8/18/2019 Elementos Del Manual de Compras

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ELEMENTOSDEL MANUALDE COMPRAS

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¿COMO ELABORAR UNMANUAL DE COMPRAS? La funcionalidad del manual de Compras se

maniesta por los aspectos que comprende,

cuya nalidad consiste en elevar la ecienciade la operación, al denir responsabilidades yfacultades de cada puesto, enmarcar accionesgenerales por medio de las políticas y al instruirrespecto a las operaciones a desarrollar, sirve

además de medio coordinador entre lasdiversas áreas de consulta para resolverconictos de operaciones de carácter rutinario!

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Integración del manual de Compras

"l manual de compras estará integrado por loscapítulos siguientes#

$! %ntroducción! &! Contenido! '! (ndice! )! *rgani+ación! ! -olíticas! .! -rocedimientos! /! %nstrucciones t0cnicas! 1! Circulares y2o boletines!

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Introducción

"n esta sección se incluye una brevedescripción de la importancia de contar

con el manual para lograr el desarrollode las actividades debidamenteencuadradas, así como contar con unaguía escrita que cubra los aspectos de

organi+ación y operación de compras!

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Contenido.

3e reere a la división del manual en susdiversos capítulos con una alocución de loque consistirá cada uno de los aspectos que

comprenderá! "n este capítulo se incluirán tambi0n

instrucciones t0cnicas relativas al mane4odel manual en cuanto a codicaciones queidentiquen en las publicaciones la forma

de sustituir 5o4as intercambiables, etc!,además del formato o secuencia adoptadopara la elaboración de las publicaciones!

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"l orden o formato que deberá contenercada publicación será!

6 7ntecedentes o referencia!6 *b4etivos!6 8reas afectadas de compras!6 9enición de t0rminos!6 :esumen!6 :esponsabilidad de las áreas involucradas!6 9esarrollo o trámite!6 7ne;os!

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Índice.

"s conveniente establecer un índice, yasea formado de acuerdo a la materia

ob4eto de la publicación, pornumeración progresiva general o pornumeración particular! La venta4a delíndice permite una rápida locali+ación

de la publicación deseada!

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Organización.

"sta sección comprende toda lainformación relativa a los lineamientos

integrantes de la misma, tales comocuadros de organi+ación

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Los principales puestos son#

>erente de ComprasComprador

7ctivadores7sistente administrativo7nalista de proveedores

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Po!tica"

La sección de políticas está destinada aincluir e;clusivamente todas las

políticas emanadas por la gerencia enlas que en algunos casos seránpreparadas en coordinación con losrepresentantes de las áreas que

integran la misma gerencia!

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Procedi#iento"

"n esta división serán incluidos todoslos procedimientos originados en la

misma área de Compras! Losprocedimientos representan el aspectomás abundante dentro del manual, yaque establecen la secuencia de los

pasos que 5an de seguir las operacionesde la gerencia, tratando de simplicar yorientar las labores respectivas!

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In"truccione" t$cnica"

3on incluidas todas aquellasinstrucciones que cubren m0todos de

operación y están delimitadas a cubrirlos aspectos de un área o parteespecíca!

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Circuare" % &oetine"

Circuare"' este apartado comprendetodas aquellas disposiciones de

aplicación general al personal de lagerencia, tales como medidasdisciplinarias y administrativas, asícomo instrucciones concretas sobre

determinados trámites de coordinacióncon otros departamentos o áreas de laempresa!

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En cuanto a &oetine", se reere aaquellas publicaciones dirigidas a losproveedores en lo relativo a sus relacionescon la empresa y trámites o aspectos quedeben conocer, para evitar confusiones y

lograr e;peditación en las operacionescontractuales! "stos boletines deben estar presentes y

debidamente ordenados e incluidos en elmanual con la nalidad de que el personal

de compras cono+ca y acuda a ellos en loscasos particulares que así se requiera!