Manual de Compras de Computadores y Notebook

7/23/2019 Manual de Compras de Computadores y Notebook

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MANUAL DE COMPRAS DE COMPUTADORES Y NOTEBOOKS

CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES, PRODUCTOS Y SERVICIOS ASOCIADOS

División Convenios Marco.



INDICE

1.- INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3

1.1.‐ OBJETIVO Y ALCANCE ...................................................................................................................................3

1.2.‐ DESCRIPCIÓN DEL CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES SOFTWARE, LICENCIAMIENTO

CORPORATIVO Y SOLUCIONES INTEGRALES .........................................................................................................3

2.- CÓMO COMPRAR COMPUTADORES, NOTEBOOKS Y LICENCIAMIENTO: ................................ 4

2.1.‐ IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE LA ADQUISICIÓN ..................................................................................4

2.2.‐ DEFINICIÓN DE PRODUCTOS: .......................................................................................................................5

2.3.‐ COTIZACIÓN DE PRODUCTOS: ......................................................................................................................7

2.4.‐ ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA A TRAVÉS DE LA TIENDA CHILECOMPRA EXPRESS: ....................................9

2.5.‐ RECEPCIÓN CONFORME: ..............................................................................................................................9

3.- RECOMENDACIONES PARA EL COMPRADOR: .................................................................. 10



1.- INTRODUCCIÓN

El uso del catálogo electrónico ChileCompra Express, genera una mayor eficiencia a las comprasrealizadas por las Instituciones Públicas gracias a una disminución de procesos asociados a cadacontratación y horas hombres dirigidas a estas funciones. El requirente busca el producto

requerido en el catálogo electrónico, verifica las mejores condiciones (plazos de entrega, precio ydescuentos) y emite la orden de compra respectiva.

1.1.- OBJETIVO Y ALCANCE

El presente documento tiene como objetivo entregar a los encargados de abastecimiento de lasinstituciones públicas, una guía para realizar compras de Computadores, Notebooks ylicenciamiento, para así generar mayores ahorros en la adquisición de estos productos.

1.2.- DESCRIPCIÓN DEL CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES SOFTWARE, LICENCIAMIENTO

CORPORATIVO Y SOLUCIONES INTEGRALES

El Convenio Marco de Computadores se distribuye en 109 proveedores provenientes de la RegiónMetropolitana y 20 proveedores regionales, de los cuales un 56% abastece el territorio nacionalcompleto. La buena cobertura del convenio, así como el importante número de proveedoresadjudicados, permite ofrecer variadas alternativas de precios, descuentos por orden de compra,plazo de entrega, ofertas especiales para un mismo producto.

Este Convenio Marco ofrece los siguientes tipos de productos y/o categorías: carro tecnológicoeducacional, chasis de blade, computador, estación de autoservicio, laboratorio móvilcomputacional, lector de libros digitales, licencia educativa, licencia gobierno, PDA, servicio de

configuración, servidor, software, solución integral (Hardware + software instalado, no consideraimplementación, costumización, capacitación ni consultoría), storage y tablet.

Las características de este convenio buscan entregar mejores servicios y alternativas decontratación para los usuarios de la tienda electrónica, entre éstos se destacan:

24 meses de garantía para hardware Hasta 40% de Descuento en la orden de compra. Entrega de los productos en 48 horas. Establecer acuerdos complementarios entre el comprador y el proveedor para regular losaspectos particulares de la adquisición de acuerdo a lo estipulado en la normativa aplicable.



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Conectarse a la redInternetSoftware de Diseño

Una buena definición de la necesidad le permite al requirente optimizar los recursos, ya que unamejor selección de las especificaciones técnicas y el licenciamiento de los equipos reduce loscostos asociados a la selección de equipos cuya finalidad ha sido mal dimensionada.

2.2.- DEFINICIÓN DE PRODUCTOS:

Para que el encargado de abastecimiento pueda realizar una buena compra de computadores, lomás importante es la definición de los requerimientos técnicos del producto. Para ello serecomienda que el comprador se asesore técnicamente en la definición de los productos queresponden a las necesidades definidas en el paso anterior (se sugiere que esta asesoría sea dadapor el departamento de informática u otra área que realice las tareas de soporte informático)

Una buena definición del producto debe indicar claramente el tipo de Producto (Computador deescritorio o portátil), procesador, memoria RAM, Capacidad de Almacenamiento, tarjetas de video,periféricos, tipo de licencias, entre otros, como se muestra en el siguiente ejemplo:

Definición de Especificaciones técnicas

EspecificaciónTécnica

PerfilSecretaria

Perfil Directivo

PerfilJefaturas

PerfilTécnicos

PerfilDiseñador

PerfilDesarrollador

Video Estándar Estándar Estándar EstándarAlta

Resolución Estándar

Disco Duro 320 GB 500 GB 500 GB 500 GB 500 GB 500 GB

Sistema

operativo

Windows

PRO (32 o64 Bits)

Windows Pro

(32 o 64 Bits)

Windows

Pro (32 o64 Bits)

Windows

Pro (32 o64 Bits)

MAC IOS+Windows

Pro (32 o64 Bits)

Windows Pro

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MemoriaRAM 4 GB

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8 GB8 GB osuperior

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Teclado Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido

Mouse Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido

Procesador Intel I5 osimilar

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I5 oSuperior o

similar

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Monitor 15’’ 15’’ 15’’ 17’’ 17’’ 17’’

RequierePortabilidad

NO SI SI NO SI NO

Procesa AltoVolumen deDatos

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GARANTÍA

Debe sermayor o

igual a 24Meses

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Casos de negocios para la compra de licenciamiento:

Microsoft tiene dos modalidades de venta de licenciamiento:

Licencias OPEN: esta modalidad de venta es abierta a cualquier tipo de persona yasea persona natural o empresa, en la cual puede adquirir en forma unitaria lossoftware de esta empresa para uno o más productos.

Licencias Enterprise Agreement: contrato de licenciamiento con un mínimo de 250equipos licenciados y que incluye actualizaciones de versión por un periodo de 3años, esta modalidad de venta es sólo para empresas.

Caso 1: Compra Software sin Mantención en Convenio Marco licencias OPEN

Desea comprar una licencia de software sin acceder a nuevas versiones del producto, para esto nodebe comprar licenciamiento Software Assurance (contrato de pago anual por el cual se puedeacceder a las nuevas versiones del software). Esta implica la compra de un producto de softwareen una versión específica, que no puede ser actualizada a una nueva versión en el futuro, por loque debe volver a comprarse si quiere pasar a una nueva versión.

No obstante el comprar software sin mantenimiento le permitirá obtener accesos a lasmantenciones de los productos tales como: Services Pack, HotFix, Updates, a través de losservicios del proveedor, como por ejemplo, Windows Update.

Este tipo de licenciamiento es recomendado para las instituciones que no realizan actualizacionesde productos en forma periódica de los softwares adquiridos.

Caso 2: Software con Mantención en Convenio Marco licencias OPEN

Desea Comprar la licencia del software y también la mantención, que consiste en poder acceder anuevas versiones del software y los servicios de Actualización (Windows Update). Por ejemplo seencuentra operativa la licencia de Windows 7 y se desea migrar a Windows 8.

Para poder acceder a nuevas versiones del Sistema Operativo se requiere adquirir ellicenciamiento que corresponde a Software Assurance (contrato de pago anual por el cual sepuede acceder a las nuevas versiones del software), para lo cual Microsoft indica que puedeadquirir estas licencias de manera independiente, sólo si el computador tiene menos de 90 días.En caso contrario es necesario adquirir el upgrade de versión + la licencia de software assurance.

Para este caso es importante tener en cuenta que: El software assurance en modo de Licenciamiento Open tiene una vigencia de 2 años.

Usted puede comprar a través de la tienda electrónica todos los softwares de Microsoft conla modalidad Software Assurance.

Asegúrese en caso que su computador requiera acceder a cualquier servidor (EjemploExchange), debe tener correctamente licenciado las CAL (Client Access Licence o Licencia



de Acceso a Cliente). Las CAL son licencias que dan derecho a utilizar los servicios quepresta el servidor.

Caso 3: Software Con Mantención en Convenio Marco licencias Enterprise Agreement

El contrato Enterprise Agreement requiere de una base instalada mínima de 250 equipos y abarcala totalidad de los computadores que mantiene operativos la institución que requiera Software

Assurance, dado que el Software Assurance se agrega por defecto a las licencias del EnterpriseAgreement.

Los beneficios del Enterprise Agreement son: Compra Directa a Microsoft (Ahorro de IVA). Pago Anualizado del Contrato

Es Importante tener en cuenta que:

Para poder acceder a nuevas versiones del sistema operativo se requiere adquirir ellicenciamiento que corresponde a upgrade (actualización) de versión + SoftwareAssurance.

El software assurance en Enterprise Agreement tiene una vigencia de 3 años. Y se puedeadquirir dentro del convenio marco bajo el modo de licenciamiento Enterprise Agreement.

Para licenciar el acceso del computador a diferentes servidores se requiere adquirir lacorrespondiente CAL (Client Access License). En Enterprise Agreement se requiere la CoreCAL que integra las siguientes CALs: Windows CAL Std, Exchange Std CAL, Sharepoint StdCAL, Lync Std CAL, System Center Conf Client y Forefront Endpoint Protection (antivirus).

Caso 4: Software Office 365 en Convenio Marco Licencias Enterprise Agreement

Dentro de las licencias Enterprise Agreement del convenio marco, existe el código de servicio enla nube “Office 365”, el cual se puede contratar mediante un pago mensual por usuario en tres

modalidades Plan E1, plan E2 y plan E3. Este tipo de licenciamiento permite al usuario acceder víaweb a las últimas versiones de los siguientes softwares:

Office Pro. Exchange. Lync. Sharepoint.

Esta modalidad es ideal cuando la organización no posee infraestructura propia o quiere extenderservicios hacia la nube.

Para Mayor Información visite la siguiente página:

http://office.microsoft.com/es-hn/government/plan-para-el-gobierno-de-microsoft-office-365-FX103046199.aspx

2.3.- COTIZACIÓN DE PRODUCTOS:

Una vez que se encuentran plenamente definidos los productos que se desean adquirir elencargado de abastecimiento debe seleccionar en la tienda electrónica los equipos quecumplen con las especificaciones definidas y realizar un cuadro comparativo de losdistintos productos, considerando precios y condiciones comerciales, tales como Garantías de losproductos, plazos de entrega y recargos por despacho.



Para complementar este comparativo de precios el encargado de abastecimiento debe revisar losprecios de mercado considerando las mismas especificaciones técnicas y condiciones comercialescomo se muestra en la siguiente tabla:

Tabla N°1: Ejemplo de Comparación de Precios:Para realizar una comparación eficiente, que le permita tomar la mejor decisión, el encargado de

abastecimiento siempre debe comparar productos de iguales características.En el ejemplo que se muestra a continuación, se han tomado las siguientes consideraciones:

1. Estandarización de los atributos y características que identifican la configuración delproducto.

2. Garantía 24 meses, cuando el equipo cotizado consideraba esta cualidad, se agregó elvalor de la garantía correspondiente a valor de mercado.

3. Cuando el equipo cotizado no consideraba algún componente periférico, su valor fueagregado al precio del equipo.

4. El análisis fue realizado la última semana de abril del presente año.

Fuente

Producto en

catálogo deconvenios

marco

Precio en portalOmnitec

Precio en portalOnak.

A t r i b u t o s

DISCO DURO 500 GB 500 GB 500 GB

TARJETA DE VIDEOIntel HDGraphics

Intel HDGraphics

Intel HDGraphics

SISTEMAOPERATIVO

Win 7 Pro 64 Win 7 Pro 64 Win 7 Pro 64

RAM 8 GB 8 GB 4 GBTECLADO Incluido Incluido No incluyeMOUSE Incluido Incluido No incluyePROCESADOR I5-3570 I5-3570 I5-3470

Monitor 17” Sin monitor Sin monitorGarantía 24 meses 24 meses 6 mesesPrecio IVA Incluido $ 446.397 $ 468.000 454.500

O t r o s P r e c i o s

q u e

d e b e n

c o n s i d e r a r s e

Garantía** $ 67.485Monitor** $ 85.360 $ 85.360Memoria Ram* $ 21.220TECLADO y Mouse* $ 11.990

Despacho Sí CobraNo Cobradespacho

Si Cobra

Precio Final Comparable $ 446.397 $ 553.360 $ 640.555*Precios de PC Factory** Precio Monitor Lenovo 17”

***valor garantía en Falabella

Para establecer una correcta comparación, se recomienda que iguale las especificaciones técnicasy condiciones comerciales cuando no encuentra un precio para el producto fuera de Mercadopúblico que cuente con las mismas características técnicas y condiciones comerciales. Para estoello debe adicionar al valor el precio de referencia encontrado para el equipo los costos de igualarel producto , como se muestra en el ejemplo en donde al precio de consideraron como referencia,los valores de PC Factory y Falabella para obtener los precios de los componentes que se debenadicionar al valor del equipo para comparar productos iguales



2.4.- ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA A TRAVÉS DE LA TIENDA DE CONVENIOS MARCO:

Una vez que se realizaron los pasos anteriores, es decir el encargado de abastecimiento haidentificado la necesidad, ha definido el producto y realizado la comparación de precios, elencargado de abastecimiento debe enviar la OC. Para ello debe tener en consideración losiguiente:

Para adquisiciones menores a UTM 1.000: El encargado de Abastecimiento puede enviardirectamente la Orden de Compra al proveedor, seleccionando la ficha e indicandoclaramente cantidad y lugar de entrega.

Para adquisiciones mayores a UTM 1.000: El encargado de Abastecimiento debe realizar unproceso de Gran Compra a través del módulo “Grandes Compras” disponible en elescritorio del Comprador. Para ello se debe adjuntar el documento denominado “Intenciónde Compra”, el cual debe contener como mínimo las especificaciones de los productos oservicios que se desean contratar, la cantidad de ellos, las condiciones de entrega y loscriterios de evaluación con los cuales se seleccionará la mejor oferta, de acuerdo a lo queestablece el artículo 14 bis del “Reglamento de Compras” y la directiva N°15.

Una vez seleccionada la oferta ganadora se envía automáticamente la Orden de Compra alproveedor seleccionado.

2.5.- RECEPCIÓN CONFORME:

Al momento de recepcionar los productos, la persona encargada de esta acción debe registrar lafecha de recepción de los bienes y verificar que las cantidades y los productos correspondan alo solicitado en la Orden de Compra.

En caso que durante la recepción de los bienes el encargado detecte que no concuerdan lascantidades o los productos no se deben recibir estos bienes y deben ser devueltos

inmediatamente al proveedor. El proveedor tiene la obligación de entregar exactamente loque se solicitó por tanto debe volver a realizar el envío de forma correcta y completa.

Si el proveedor no cumple con los plazos de entrega, rechaza la OC por algún motivo que no estéconsiderado en las bases o incumple alguna de las cláusulas definida en las bases, la instituciónestá facultada a proceder a la aplicación de multa y/o solicitar a esta Dirección, que aplique lassanciones correspondientes de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación 2239-4-LP10.



3.- RECOMENDACIONES PARA EL COMPRADOR:

1. El proceso de compra consta de 5 etapas: Identificar Necesidades de la adquisición,definición del o los Productos a adquirir, cotización de los productos (dentro y fuera deCM); envío de la orden de compra por Convenio Marco; recepción conforme del producto.

2. Una buena definición de la necesidad le permite al requirente generar ahorros importantespara la institución.

3. Al definir el producto debe identificar claramente el tipo de Producto, sus especificacionestécnicas y las condiciones comerciales del bien que desea adquirir.

4. Para realizar una comparación eficiente, el encargado de abastecimiento siempre debecomparar productos de iguales características que cumplan con la necesidad de laInstitución.

5. El proceso de envío de orden de compra depende del monto total de la adquisición.

6. Si la compra es menor a 1.000 UTM, los encargados de Abastecimiento pueden contactarsecon los proveedores y solicitar ofertas especiales y mejoras en las condiciones comercialesde la oferta y enviar directamente la OC.

7. Si la compra es mayor a 1.000 UTM los encargados de Abastecimiento deben realizar unproceso de grandes compras de acuerdo a lo que establece el artículo 14 bis del “Reglamento de Compras” y directiva N°15

8. El encargado de abastecimiento se debe contactar con el proveedor para corroborar larecepción y solicitar la aceptación de la orden de compra.

9. Con el fin de determinar si el producto fue entregado dentro los plazos de entregaofertados o acordados, se entenderá notificada y aceptada la OC 24 horas posterior a la

fecha y hora de envío.

10. Recuerde que, en caso de incumplimiento del proveedor, su institución está facultada acobrar multa y/o solicitar a esta Dirección que aplique las sanciones correspondientes deacuerdo a lo estipulado en las bases de licitación.

11. El encargado de abastecimiento siempre debe informar a la Dirección ChileComprarespecto de las condiciones más ventajosas obtenidas fuera de la tienda electrónicaChileCompra Express indicando claramente el código ID de producto comparado y elcuadro de comparaciones realizado.

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