Manual Calidad a GL M04

7/24/2019 Manual Calidad a GL M04

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MACROPROCESO: ADMINISTRATIVOSPROCESO: GESTIN DE LABORATORIOS

MANUAL

Cdigo : A-GL-M04 Versin : 06 Pgina 1de 20

DEFINICIN

El manual de calidad del instituto para la investigacin y la innovacin en ciencia ytecnologa de los materiales INCITEMA de la universidad pedaggica y tecnolgica deColombia describe y desarrolla los numerales de la norma NTC - ISO/IEC 17025:2005 y lasdirectrices orientadas a la poltica de calidad, objetivos de calidad, estrategia de calidad de

los ensayos y/o pruebas.

1. OBJETIVOS

Presentar la estructura y el alcance del sistema de gestin que dar cumplimiento a losrequisitos de la Norma NTC - ISO/IEC 17025:2005, donde se describen la poltica decalidad, objetivos de calidad, componentes de gestin y tcnico para los laboratorios delInstituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de MaterialesINCITEMA.

2. ALCANCE

Este manual aplica para el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC - ISO/IEC17025:2005 por parte de los laboratorios de ensayo en el instituto de investigacin einnovacin en ciencia y tecnologa de materiales INCITEMA de la Universidad Pedaggica yTecnolgica de Colombia.

3. DEFINICIONES / ABREVIACIONES

AUDITORIA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener registros,

declaraciones de hechos u otra informacin pertinente y evaluarlos objetivamente paradeterminar en qu medida se cumplen los requisitos especificados.

CALIDAD: Capacidad de un conjunto de caractersticas inherentes de un producto, sistemao proceso para cumplir los requisitos de los clientes y de otras partes interesadas.

OBJETIVO DE CALIDAD: Lo que se busca, o lo que pretende relacionado con el sistema degestin de calidad.


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MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de calidad de unaorganizacin.

PROCEDIMIENTO:Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un producto.

PRODUCTO: Resultado de un proceso.

POLTICA DE CALIDAD: Intenciones y direccin global de una organizacin, relativas a lacalidad enfocado a las directrices por la alta direccin.

RESPONSABILIDADES: Son las que se asumen en la actividad laboral, pueden estarrepresentadas en el manejo de equipos, dinero, maquinaria, personal, informacin.

INSPECCIN: Examen de diseo de un producto, proceso o instalacin y determinacin desu conformidad con requisitos especficos o, sobre la base del juicio profesional, conrequisitos generales.

REVISIN: Verificacin de la aptitud, adecuacin y eficacia de las actividades de selecciny determinacin, y de los resultados de dichas actividades, con respecto al cumplimientode los requisitos especificados por un objeto de evaluacin de la conformidad.

3.1 CONTENIDO

El Manual de Calidad del Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia yTecnologa de Materiales INCITEMA establece el componente del sistema de gestin de

calidad y componente tcnico de acuerdo a los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC17025:2005.

3.2 EXCLUSIONES A LA NORMA NTC-ISO/IEC 17025:2005

El sistema de gestin del Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia yTecnologa de Materiales INCITEMA en su facultad de prestacin de servicios de ensayosde laboratorio no aplica los requisitos de la Norma NTC- ISO/IEC 17025:2005 que serelacionan a continuacin:

4.5 Subcontratacin de ensayo:

Los laboratorios que hacen parte del Instituto para la Investigacin y la Innovacin enCiencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA no subcontratan ensayos.

5.4.4 Mtodos no normalizados:


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Los mtodos aplicados para la realizacin de los ensayos ofrecidos por el Instituto para laInvestigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA, sonmtodos normalizados soportados en Normas nacionales e Internacionales.

5.7 Muestreo (numerales 5.7.1, 5.7.2 y 5.7.3 NTC/ISO/IEC 17025:2005)

Los laboratorios que hacen parte del Instituto para la Investigacin y la Innovacin enCiencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA no aplican muestreo para el desarrollo delos ensayos.

5.10.4 Certificados de calibracin

Los laboratorios que hacen parte del Instituto para la Investigacin y la Innovacin enCiencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA no emiten certificados de calibracin.

4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIN

4.1 ORGANIZACIN

4.1.1 El Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa deMateriales INCITEMA de la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia, se creamediante Acuerdo No. 057 del 22 de Septiembre del 2010.

As mismo el plan maestro de desarrollo institucional de la UPTC 2007-2019, lineamiento2, programa 1, proyecto 1, contempla la conformacin de Grupos de Investigacingenerados a partir de los laboratorios de electroqumica y corrosin, anlisis de falla y

caracterizacin de materiales que hacen parte del INCITEMA.

El Instituto para la Investigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de MaterialesINCITEMA se encuentra conformado por las siguientes reas: el rea de electroqumica ycorrosin, la cual a su vez se encuentra dividida en: laboratorio de electroqumica ylaboratorio de corrosin, rea de fluidos que est dividida en: laboratorio de preparacinde muestras y laboratorio de etapa de anlisis y rea de materiales que est dividida enlaboratorio de caracterizacin de materiales y laboratorio de anlisis de falla.

4.1.2 Los laboratorios que hacen parte del INCITEMA se responsabilizan de llevar cabo sus

actividades de ensayo de tal forma que cumplen con los requisitos de la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005, requisitos del cliente, legales y reglamentarios conforme su polticade calidad.

Para asegurar que las actividades de ensayo de los laboratorios de extensin seanincluidas dentro de la pliza de responsabilidad civil extracontractual se debe realizarcomunicacin con el Comit Tcnico de Seguros de la Universidad Pedaggica y


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Tecnolgica de Colombia, cuya oficina se encuentra en el edificio administrativo, dichaactividad debe iniciarse cada ao en el mes de Febrero.

4.1.3 El sistema de gestin comprende el trabajo que se realiza en las instalacionespermanentes de los laboratorios del INCITEMA ubicados en la Universidad Pedaggica y

Tecnolgica de Colombia.

4.1.4 El INCITEMA es una dependencia de la Universidad Pedaggica y Tecnolgica deColombia. Dado que la universidad desarrolla actividades distintas a las de Ensayo, elINCITEMA ha identificado los potenciales conflictos de intereses que pudieranpresentarse, mediante el procedimiento confidencialidad, imparcialidad y proteccin de lainformacin A-GL-P17 para asegurar la confidencialidad, imparcialidad e integridad delpersonal que hace parte de los laboratorios del INCITEMA

4.1.5El INCITEMA cuenta con un Concejo Directivo y Tcnico, que independientemente deotra responsabilidad, tiene la autoridad y los recursos necesarios para desempear sustareas, incluida la Implementacin, mantenimiento y la mejora del SGC NTC-ISO/IEC17025:2005 (Anexo: Organigrama UPTC-INCITEMA)

El INCITEMA toma las medidas necesarias para asegurarse de que la Direccin delINCITEMA y su personal estn libres de cualquier presin o influencia indebida, interna oexterna que pueda perjudicar la calidad de los servicios.

El INCITEMA tiene polticas y procedimientos para asegurar la proteccin de lainformacin confidencial y los derechos de propiedad de sus clientes, incluidos losprocedimientos para la proteccin del almacenamiento y la transmisin electrnica de

resultados. (Ver matriz de confidencialidad, imparcialidad y proteccin de la informacinpara ensayos de laboratorio A-GL-P17-F05)

El INCITEMA tiene polticas y procedimientos para evitar intervenir en cualquier actividadque pueda disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridadoperativa.

El INCITEMA, tiene definido su organigrama y su ubicacin al interior de la UniversidadPedaggica y Tecnolgica de Colombia, de igual forma cuenta con un mapa de procesos,que define las interacciones entre los diferentes procesos del SGC. (Ver organigrama:

UPTC-INCITEMA, y portal SIG)

El INCITEMA, provee adecuada supervisin al personal encargado de los ensayos, incluidoslos que estn en formacin, por personas familiarizadas con los mtodos yprocedimientos, el objetivo de cada ensayo y con la evaluacin de los resultados de losensayos.


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El INCITEMA cuenta con coordinador cientfico, quien lidera los aspectos relacionados conproyectos de investigacin e innovacin del instituto.

El INCITEMA cuenta con un experto tcnico, con la responsabilidad total de lasoperaciones tcnicas, que garantiza la provisin de los recursos necesarios para asegurar

la calidad requerida en las operaciones del laboratorio quien hace las veces decoordinador de rea.

El INCITEMA cuenta con un coordinador de calidad, quien independientemente de otrasobligaciones y responsabilidades, tiene definidas la responsabilidad y autoridad paraasegurarse del cumplimiento y mejoramiento continuo del sistema de gestin en cuanto aNTC-ISO/IEC 17025:2005. El coordinador de calidad del INCITEMA tiene acceso al niveldirectivo ms alto para tomar decisiones en cuanto a la poltica de calidad y recursos delaboratorio.

El INCITEMA asigna su personal sustituto, para cada uno de los cargos relacionados con loslaboratorios dando cumplimiento al perfil requerido para cada cargo (ver A-GL-M06manual de perfiles y responsabilidades del INCITEMA y acta de asignacin de cargosvigente).

El INCITEMA, se asegura de que su personal es consciente de la pertinencia e importanciade sus actividades y de la manera en que contribuyen al logro de los objetivos del SGCNTC-ISO/IEC 17025:2005

4.1.6 Los laboratorios del INCITEMA utilizan los siguientes medios para obtener unacomunicacin eficaz y oportuna:

Pginas Web de la Universidad www.uptc.edu.co, pagina web del INCITEMA enella se dan a conocer los eventos diarios y servicios ofrecidos a todos clientes

Correos electrnicos, SCOD, correos fsicos, llamadas telefnicas, comunicacindirecta con los clientes, proveedores y las diferentes dependencias al interior de laUniversidad.

Las reuniones referentes al sistema de calidad quedan registradas en actas y/oregistros de asistencia o varios.

Comunicacin verbal.

4.2 SISTEMA DE GESTIN

4.2.1 El Manual de Gestin del INCITEMA es el documento principal que define el SGCbajo los requisitos de NTC - ISO/IEC 17025:2005 de los laboratorios de INCITEMA, en l sereferencian las polticas, procedimientos, formatos, Mtodos de Ensayos e Instructivos, detal forma que se asegure la calidad de los resultados de los ensayos.
http://www.uptc.edu.co/http://www.uptc.edu.co/http://www.uptc.edu.co/


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Las polticas del SGC se documentan para establecer y mantener la continuidad de cadaactividad o funcin que afecta la calidad. El Coordinador de Calidad, asegura que ladocumentacin del SGC se comunique, se comprenda y est disponible fcilmente para elpersonal que corresponda y tenerla como referencia e implementarla.

VISIN

INCITEMA ser un institutoreconocido a nivel Nacional e Internacional, en la investigacine innovacin en tecnologa de materiales, lder en la formacin de doctores en materialesy de reconocida confianza y prestigio en la innovacin y transferencia tecnolgica de granvalor agregado en la Industria.

MISIN

INCITEMA, se constituye como un instituto dedicado al desarrollo y coordinacin de lainvestigacin e innovacin en ingeniera y tecnologa de los materiales. Su actividadinvestigadora, ser base para el desarrollo de programas de maestra y doctorado y cursosespecializados para la Universidad y la industria, propendiendo para ello, con laarticulacin con otros institutos de investigacin e investigadores nacionales einternacionales de prestigio. Los resultados de la investigacin y la infraestructuracientfica y tecnolgica, sern componentes de transferencia para servicios de asesoras,anlisis y desarrollo especializado.

4.2.2 Polticas y Objetivos de Calidad

Poltica de Calidad

La Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia mediante el Instituto para laInvestigacin y la Innovacin en Ciencia y Tecnologa de Materiales INCITEMA , secompromete con la prestacin del servicio de pruebas en electroqumica, corrosin,fluidos y materiales, teniendo presente la buena prctica profesional, garantizando lacompetencia del personal, la validez de los ensayos y resultados, la utilizacin de medios yequipos conformes y la disposicin de instalaciones adecuadas; para lo cual cuenta con elpersonal competente y familiarizado con la documentacin y polticas del sistema degestin. Actuando siempre con responsabilidad y transparencia, garantizando laimparcialidad, confidencialidad y compromiso de satisfacer las necesidades de los clientes.

Dando cumplimiento con los requisitos de la norma NTC - ISO/IEC 17025:2005, legales,reglamentarios y del cliente; contando con el compromiso de la alta direccin para elmejoramiento continuo de la eficacia del sistema de gestin de calidad

Objetivos de calidad

Mantener el Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio, conforme a los requisitosde la Norma Tcnica NTC-ISO/IEC 17025:2005.


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Garantizar la calidad y veracidad de los resultados, asegurando la trazabilidad de losmismos, a travs de la buena prctica profesional.

Promover el desarrollo integral del talento humano mediante programas decapacitacin que contribuyan a potencializar sus competencias.

Garantizar los requisitos del cliente y generar acciones que tiendan al cumplimiento

de los mismos.

Igualmente dentro del INCITEMA se aplican las siguientes polticas de calidad con base enel requisito de la Norma NTC/ISO/IEC 17025:2005:

POLTICAS DEL SISTEMA DE GESTION DEL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACION Y LAINNOVACION EN CIENCIA Y TECNOLOGIA DE MATERIALES - INCITEMA - DE LAUNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA

De confidencialidad

(4.1.5 c)

Los laboratorios del INCITEMA de la

Universidad Pedaggica y Tecnolgica deColombia tienen como poltica asegurar laproteccin de la informacin confidencial ylos derechos de propiedad de los clientes. Sedescribe en el ProcedimientoConfidencialidad, Imparcialidad y Proteccinde la Informacin A-GL-P17

De imparcialidad(4.1.5 d)

Los laboratorios del INCITEMA de laUniversidad Pedaggica y Tecnolgica deColombia tienen como poltica evitarintervenir en actividades que puedan

disminuir la confianza en su competencia,imparcialidad, juicio o integridad operativa.Se describe en el ProcedimientoConfidencialidad, Imparcialidad y Proteccinde la Informacin A-GL-P17

De revisin de pedidos. oferta ycontratos(4.4.1)

Los laboratorios del INCITEMA de laUniversidad Pedaggica y Tecnolgica deColombia tienen como poltica asegurar laadecuada revisin de los pedidos, ofertas ycontratos para cumplir y satisfacer los

requisitos de los clientes con relacin amtodos, capacidad y recursos. Verprocedimiento de revisin solicitudes ofertasy contratos(A-GL-P15)

De compras(4.6.1)

Los laboratorios del INCITEMA de laUniversidad Pedaggica y Tecnolgica deColombia tienen como poltica para la


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realizacin de las compras seguir con loslineamientos de los proceso de Gestin deAdquisicin de Bienes y Servicios de laUniversidad mediante el procedimientocompras y servicios, ver A-AB-P01.

De quejas (4.8) Los laboratorios del INCITEMA de laUniversidad Pedaggica y Tecnolgica deColombia, tienen como poltica resolverquejas y reclamos relacionados con laprestacin de los servicios de ensayo, para unmejoramiento continuo de los procesos y laprestacin de servicios en forma oportuna, Atravs del procedimiento, Quejas, Reclamos,Sugerencias y Consultas, ver (A-ED-P04)

De control de trabajo no conforme

(4.9.1)

Los laboratorios del INCITEMA de la

Universidad Pedaggica y Tecnolgica deColombia tienen como poltica identificar ydar tratamiento al trabajo de ensayo noconforme, para dar cumplimiento a losrequisitos establecidos y lograr la satisfaccinde las partes interesadas. Mediante elprocedimiento Trabajo de Ensayo noConforme, Ver (A-GL-P21)

De acciones correctivas(4.11.1)

Los laboratorios del INCITEMA de laUniversidad Pedaggica y Tecnolgica deColombia, tienen como poltica identificar y

corregir las condiciones adversas a la calidadeliminando las causas de las noconformidades reales o potnciales que segeneren; determinar las acciones a tomarmediante el uso de acciones correctivas queaseguren la eficacia y evitar que vuelva aocurrir. Mediante el procedimiento AccionesCorrectivas y Preventivas, Ver (V-EI-P04)

De identificacin de necesidades deformacin (5.2.2)

Los laboratorios del INCITEMA de laUniversidad Pedaggica y Tecnolgica de

Colombia, tienen como poltica identificar lasnecesidades de formacin de personal a finde desarrollar destrezas, estar actualizados yser competentes en la realizacin deactividades que son pertinentes a su cargo.(A-GH-P09 Capacitacin y Personal deLaboratorio de Extensin A- GL- P25 )


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Adopcin de polticas del enteacreditador

Es poltica de los laboratorios del INCITEMArealizar la planificacin de todas lasactividades que permitan dar cumplimiento alos criterios establecidos por el enteacreditador.

4.2.3 Compromiso de la direccin

La Alta Direccin del INCITEMA, proporciona evidencia del compromiso con el desarrollo yla implementacin del SGC de acuerdo a NTC-ISO/IEC 17025:2005, con la mejora continuay la eficacia, a travs de la poltica de calidad y los objetivos de calidad del INCITEMA,expresados en el numeral 4.2.2

4.2.4Comunicacin de la direccin

La Alta Direccin del INCITEMA comunica a la organizacin la importancia de satisfacertanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios; mediante la poltica decalidad y su portafolio de servicios.

4.2.5Estructura de la documentacin

La estructura de la documentacin del INCITEMA, es la aplicable a la de la UniversidadPedaggica y Tecnolgica de Colombia, dentro del sistema Integrado de Gestin, en elprocedimiento P-DS-P04 Elaboracin y Control de Documentos,

Manuales

procedimientosInstructivosFormatosGuas

Para el caso del proceso Gestin de Laboratorios, los documentos se encuentranpublicados en el mapa de procesos del SIG, en el linkhttp://aplica.uptc.edu.co/SigmaII/Paginas/MapadeProceso.aspx APOYO GESTIN DELABORATORIOS

4.2.6 Perfiles y Responsabilidades

Las funciones y responsabilidades del personal de INCITEMA sern las indicadas segn elManual de perfiles y responsabilidades del INSTITUTO PARA LA INVESTIGACION Y LAINNOVACION EN CIENCIA Y TECNOLOGIA DE LOS MATERIALES - INCITEMA A-GL-M06.
http://aplica.uptc.edu.co/SigmaII/Paginas/MapadeProceso.aspxhttp://aplica.uptc.edu.co/SigmaII/Paginas/MapadeProceso.aspxhttp://aplica.uptc.edu.co/SigmaII/Paginas/MapadeProceso.aspx


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4.2.7 Integridad del sistema de gestin de calidad

Para asegurar que se mantiene la integridad del sistema de gestin de calidad, los cambiosen el sistema de gestin se controlan y verifican en la oficina del Sistema Integrado deGestin, mediante el procedimiento, Elaboracin y Control de Documentos y con la

Revisin y aprobacin de los documentos por parte de la alta direccin ver (P-DS-P04) dela Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia.

4.3CONTROL DE DOCUMENTOS

4.3.1 Generalidades

Para verificar los documentos que hacen parte del sistema de gestin de calidad(generados internamente o de fuentes externas), tales como regulaciones, normas y otrosdocumentos normativos, los mtodos de ensayo, instructivos, formatos y manuales, secontrolan a travs de un sistema de informacin, en la oficina del SIG de la Universidad.

La revisin de los documentos para el sistema de laboratorios se realiza mnimo una vez alao y se registra en el formato cronograma y verificacin de documentos paralaboratorios de extensin P-DS-P04-F03.

4.3.2 Aprobacin y emisin de los documentos

Los documentos emitidos deben ser revisados y aprobados, los documentos emitidos porel laboratorio los avala y revisa el coordinador de rea, finalmente son revisados por eladministrador documental de la oficina de SIG como lo menciona el procedimiento de

Elaboracin y control de documentos P-DS-P04

4.3.3 Cambios a los documentos

Los cambios y/o modificaciones en los documentos los revisa el coordinador de rea y loaprueba el Administrador documental o persona autorizada de la oficina de SIG como lomenciona el procedimiento de Elaboracin y control de documentos P-DS-P04

4.4 REVISIN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS

El INCITEMA cuenta con un portafolio de servicios y con los procesos de apoyo de laUniversidad (Gestin de Servicios Generales Institucionales, Gestin de Adquisicin deBienes y Servicios) y se soporta en el procedimiento de revisin de solicitudes, ofertas ycontratos A-GL-P15


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4.5 SUBCONTRATACIN DE ENSAYOS Y/O CALIBRACIONES

El INCITEMA no subcontrata servicios a menos que alguna situacin fuera de control en ellaboratorio se requiera la subcontratacin de algn servicio, dicha subcontratacin tendrque cumplir con polticas de trazabilidad y los requisitos de la norma NTC: ISO/IEC

17025:2005

De igual forma el laboratorio informar debidamente al cliente y asumir laresponsabilidad frente a los resultados emitidos por los servicios que subcontrate.

4.6 COMPRAS DE SERVICIOS Y SUMINISTROS

Las compras y suministros del INCITEMA, se realizan de acuerdo al criterio establecido porla Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia.

La adquisicin de bienes y servicios se realiza de acuerdo a los procedimientos yparmetros del proceso Gestin de Adquisicin de Bienes y Servicios. La seleccin yseguimiento de proveedores se establece de acuerdo al tipo de contratacin que serealice, siguiendo los lineamientos del procedimiento de compras y servicios A-AB-P01

Como parte del aseguramiento de la calidad el INCITEMA, inspecciona y verifica losinsumos adquiridos para la realizacin de ensayos, mediante el formato de verificacin desuministros y materiales de referencia A-GL-P19-F04.

4.7 SERVICIO AL CLIENTE

El INCITEMA, coopera con los clientes o sus representantes para los pedidos de losclientes, adems permite al cliente observar el desempeo del laboratorio con respecto altrabajo, siempre y cuando se asegure la confidencialidad a otros clientes. Dichacooperacin puede incluir pero no se limita a, permitir el acceso a las reas importantesdel laboratorio para observar la realizacin de ensayos y la preparacin, empaque y envode los artculos necesarios de ensayo para que el cliente pueda inspeccionar.

El INCITEMA obtiene informacin de retorno de sus clientes, a travs de correoelectrnico, llamadas telefnicas, encuestas de satisfaccin, entre otras. Esta informacines analizada y empleada para mejorar el sistema de calidad, las actividades de ensayo y el

servicio al cliente.

4.8 QUEJAS

El INCITEMA, tiene definida una poltica y resuelve las quejas, reclamos, sugerencias yconsultas recibidas por parte de los clientes, de igual forma se mantienen los registros detodas las quejas y reclamos, de las investigaciones y de las acciones correctivasimplementadas por el laboratorio. La resolucin de las quejas se realiza mediante el


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procedimiento quejas reclamos sugerencias y consultas A-ED-P04 y el instructivo: tramitede peticiones, quejas y reclamos unidades acadmico administrativas A-ED-P04-I01.

4.9 CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYO NO CONFORMES

El INCITEMA, tiene definida una poltica y un procedimiento para el manejo de trabajo deensayo no conforme mediante el procedimiento, A-GL-P-21, Trabajo de Ensayo NoConforme, para cuando cualquier aspecto del trabajo no es conforme de acuerdo a losrequisitos del cliente o de la norma NTCISO/ IEC 17025:2005

4.10 MEJORA

El INCITEMA, con el propsito de mejorar continuamente el sistema de gestin de calidadse compromete a mantener la poltica de calidad, los objetivos de calidad, los resultadosde las auditorias, el anlisis de datos, las acciones preventivas y correctivas y la revisinpor la direccin, si representa una mejora se ejecuta como se establece en elprocedimiento acciones correctivas y preventivas V-EI-P04, del proceso de evaluacinindependiente de la Universidad.

4.11 ACCIONES CORRECTIVAS

4.11.1 Generalidades

El INCITEMA tiene establecida e implementada una poltica y procedimiento de accionescorrectivas V-EI-P04 a travs de la Unidad de Evaluacin Independiente de Control

Interno.

4.11.2 Anlisis de las causas

El INCITEMA cuenta con la gua para la identificacin de causas y anlisis de datos V-EI-P04-G01, establecidos por el proceso de evaluacin independiente de control interno dela Universidad para identificar las acciones correctivas resultado de las fuentes deseguimiento.

4.11.5 Auditorias Adicionales

Cuando sea pertinente los laboratorios del INCITEMA, programarn auditorias adicionalesal generarse dudas en el cumplimiento del sistema de calidad o luego de una auditoriainterna para verificar el cumplimiento de los planes de accin establecidos.


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4.12 ACCIONES PREVENTIVAS

Para establecer las potenciales causas de no conformidades el INCITEMA tiene unprocedimiento para acciones correctivas y preventivas V-EI-P04.

4.13 CONTROL DE REGISTROS


Para controlar los registros de calidad en los laboratorios de ensayo que hacen parte delINCITEMA, se siguen los lineamientos del procedimiento de Control de Registros A-ED-P01.

Todos los registros generados de los laboratorios del INCITEMA son almacenados en sitiosadecuados para protegerlos de factores que pueden ocasionar su dao o deterioro, comohumedad, polvo, temperatura y adems que se encuentren seguros y que dancumplimiento al procedimiento de confidencialidad, imparcialidad y proteccin de lainformacin A-GL-P17.

Para llevar un control del correcto diligenciamiento por parte del personal de laboratorioSe realiza una verificacin del diligenciamiento de los registros generados, mnimo dosveces al ao y se deja evidencia mediante el formato A-ED-P01-F04 Verificacin deregistros para laboratorio de extensin.

4.13.2 Registros Tcnicos

Los registros tcnicos proporcionan evidencia de conformidad con los requisitos de loslaboratorios de ensayo del INCITEMA para el buen funcionamiento del sistema de gestinde calidad. Se tienen registros tcnicos en cada uno de los laboratorios para as soportar lainformacin pertinente e identificar los factores que afectan la incertidumbre, losresultados y la buena prctica del personal tcnico en la ejecucin de ensayos.

La conservacin de registros proporcionados por los laboratorios de INCITEMA seestablece de acuerdo a la tabla de retencin documental del Incitema con cdigo 1909.

Las observaciones, los datos y los clculos obtenidos en el desarrollo del ensayo sondiligenciados en su momento en el formato respectivo y pueden ser constatados con lasoperaciones realizadas en el ensayo.

Los errores cometidos en el diligenciamiento de los registros se marcan con una lneaoblicua sobre s mismos, la correccin debe ser diligenciada enseguida o al margen delerror con la respectiva firma de quien comete el error (no pueden eliminarse ni volver


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ilegibles los datos). En caso de errores en medio digital stos deben ser marcados en colorrojo y presentar a continuacin la correccin. De acuerdo al procedimiento Control deRegistros A-ED-P01.

4.14 AUDITORAS INTERNAS

El INCITEMA cuenta con el procedimiento de auditora interna V-EI-P03, para proporcionarlas instrucciones de programacin, planeacin, ejecucin, reporte y seguimiento de lasauditoras internas al sistema de calidad de los laboratorios de ensayo.

4.15 REVISIN POR LA DIRECCIN

Las revisiones al sistema de calidad del INCITEMA por parte de la alta direccin seestablecen mediante el procedimiento revisin por la direccin para laboratorios A-GL-P22.

5. REQUISITOS TECNICOS

5.1 GENERALIDADES

Los laboratorios del INCITEMA determinan factores que dan confidencialidad a losensayos de los cuales sobresalen: recurso humano competente, instalaciones ycondiciones ambientales adecuadas para el tipo de ensayo que cumplen con los requisitosestablecidos en las normas tcnicas, ensayos realizados mediante mtodos normalizadosy/o mtodos y tcnicas avalados nacional e internacionalmente, equipos necesarios para

el tipo de ensayo, trazabilidad y una correcta manipulacin de los tems de losprocedimientos establecidos para cada ensayo.

Cada laboratorio del INCITEMA, realiza los clculos de incertidumbre pertinentes y losfactores que contribuyen con l, los cuales se establecen por medio de la calibracin delos equipos utilizados, la competencia del personal y el procedimiento utilizado en elensayo mediante procedimiento de estimacin de la incertidumbre de la medicin A-GL-P10.

5.2 PERSONAL

Para garantizar la competencia e idoneidad del personal que hace parte de loslaboratorios del INCITEMA en operar equipos especficos, realizar los ensayos, evaluar losresultados y firmar los ensayos, se hace necesario aplicar los perfiles y responsabilidadespara cada actividad que desarrollen los laboratorios (ver manual de perfiles yresponsabilidades A- GL- M06).


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Los laboratorios del INCITEMA tienen dentro de la poltica de formacin, mantener unplan de capacitacin del personal a travs de seminarios, congresos, etc., de carcternacional e internacional que permitan fortalecer la MISIN y la VISIN del sistema degestin del Instituto. Ver procedimiento capacitacin A-GH-P09 y procedimiento dePersonal de Laboratorio de Extensin A- GL- P25.

Los laboratorios del INCITEMA emplean personal profesional y en formacin bajo contratoestablecido. El personal de los laboratorios est sujeto a supervisin y evaluacinapropiada por parte del coordinador de rea respectivo mediante procedimiento dePersonal de Laboratorio de Extensin A- GL- P25.

Los perfiles del personal de los laboratorios del INCITEMA se tienen definidos en el manualde funciones y responsabilidades del Instituto. La direccin de INCITEMA autoriza alpersonal para el desempeo de sus responsabilidades segn lo establecido en elprocedimiento de Personal de Laboratorio de Extensin A- GL- P25.

Los aspectos relacionados con las funciones y responsabilidades del personal de INCITEMAse encuentran en el Manual de Perfiles y Responsabilidades del INCITEMA A-GL-M06

5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES

Los laboratorios de ensayo del INCITEMA cuentan con instalaciones y condicionesambientales adecuadas para la ejecucin de ensayos, para ello se cumple con losrequisitos de normas tcnicas, se tiene identificado y se controla el acceso a reasespecificadas, se tiene una separacin eficaz entre reas vecinas para evitar lacontaminacin cruzada y se cuenta adems con sealizacin apropiada y acorde a las

actividades que se realizan en los laboratorios y orientados en el procedimiento deInstalaciones y condiciones ambientales de laboratorios A-GL-P13.

5.4 MTODOS DE ENSAYO Y DE CALIBRACIONES Y VALIDACIN DE LOS MTODOS.

5.4.1 Generalidades

Los laboratorios de ensayo del INCITEMA utilizan mtodos que cumplen con normastcnicas avalados para llevar a cabo los ensayos apropiados en alguna rea especfica,adems cuenta con procedimientos propios para facilitar la comprensin de las

actividades en la ejecucin de los ensayos, as como la manipulacin del tem, el correctouso de equipos, la estimacin de incertidumbre para evitar cualquier desviacin quepuedan comprometer los resultados.


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5.4.2 Seleccin de Mtodos

Los mtodos utilizados para la realizacin de ensayos por parte de los laboratorios delINCITEMA estn establecidos en las normas tcnicas. La eleccin del mtodo es notificadaal cliente.

5.4.3 Mtodo desarrollado por el laboratorio

El INCITEMA, no aplica ningn mtodo desarrollado por los laboratorios.

5.4.4 Mtodos no normalizados

Para los laboratorios del INCITEMA, no aplica ningn mtodo no normalizado.

5.4.5 Validacin de mtodos

Para los laboratorios del INCITEMA se realiza la validacin o confirmacin de los mtodosdesarrollados mediante el procedimiento de validacin de los mtodos de ensayo A-GL-P12

5.4.6 Estimacin de la incertidumbre de medicin.

Cada laboratorio que hace parte del INCITEMA realiza el clculo de incertidumbre deacuerdo al tipo de ensayo y las fuentes generadoras de la misma mediante elprocedimiento estimacin de la incertidumbre de medicin A-GL-P10.

5.4.7 Control de los datos

Los datos obtenidos mediante los ensayos de los laboratorios de INCITEMA se verificanmediante procesamiento de hojas de clculo (Excel) y se mantiene el cumplimiento delprocedimiento de confidencialidad, imparcialidad y proteccin de la informacin A-GL-P17.

5.5 EQUIPOS

Los laboratorios del INCITEMA cuentan con los equipos requeridos para los ensayos. Para

el manejo de equipos y su correcto funcionamiento se aplica el procedimiento A-GL-P08manejo y seguimiento de equipos en laboratorios acreditados en NTC - ISO/IEC 17025: Asmismo se estipula el tipo y periodicidad de mantenimiento de los equipos en el plan demantenimiento y calibracin de equipos.

El personal de los laboratorios del INCITEMA es autorizado para operar, verificarcalibracin y mantener en condiciones ptimas los equipos del laboratorio. Se cuenta con


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manuales de uso por parte del fabricante de cada uno de los equipos y adicionalmente setienen procedimientos internos para la verificacin de calibracin de equipos.

Los equipos utilizados en ensayos son identificados mediante la Hoja de vida de equiposA-GL-P08-F01 adems de incluir toda la trazabilidad de uso, mantenimiento,

verificaciones, transporte y reporte de fallas.

5.6 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES

5.6.1 Generalidades

Los patrones y equipos que intervienen directamente en los ensayos y que afecten losresultados estn sujetos a calibracin de acuerdo al programa de mantenimiento,calibracin y verificacin de equipos de acuerdo al procedimiento A-GL-P08 manejo yseguimiento de equipos en laboratorios acreditados en NTC - ISO/IEC 17025

5.6.2 Requisitos especficos

Para los laboratorios del INCITEMA no aplican los requisitos especficos de laboratorio decalibracin.

5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia.

Los laboratorios de ensayo cuentan con un procedimiento y plan de mantenimiento ycalibracin aplicable al manejo y seguimiento de materiales de referencia A-GL-P06 y los

parmetros establecidos en el procedimiento de aseguramiento de la calidad A-GL-P19

5.7 MUESTREO

Para los laboratorios que hacen parte del INCITEMA, no se aplica actividades de muestreopara los ensayos desarrollados.

5.8 MANIPULACIN DE LOS TEMS DE ENSAYOS O DE CALIBRACIONES

El manejo de los tems de ensayo se describe para los laboratorio del INCITEMA a travs

del procedimiento A-GL-P20 recepcin, proteccin, almacenamiento y disposicin final deltem de ensayos.

5.9 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS RESULTADOS DE ENSAYO.

Con el propsito de controlar y asegurar la calidad de los ensayos en laboratorios delINCITEMA se realiza el procedimiento de aseguramiento de la calidad para laboratorios deextensin A-GL-P19, y la verificacin de cumplimiento de los requisitos evaluados.


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5.10 INFORME DE RESULTADOS


Los resultados de cada ensayo, o serie de ensayos efectuados son emitidos en forma

exacta, clara, no ambigua y objetiva, de acuerdo con las instrucciones especficas de losmtodos de ensayo. Los resultados son emitidos en un Informe de Ensayo que incluyetoda informacin requerida por el cliente y necesaria para la interpretacin de losresultados del ensayo, as como toda la informacin requerida por el mtodo utilizado.

5.10.2 Informes de ensayo

Los informes de resultados de los ensayos realizados por los laboratorios del INCITEMAcontienen un ttulo, informacin del cliente y del laboratorio, trazabilidad de la muestra(fecha de recepcin, anlisis, entrega de resultados), tambin contiene la identificacinnica del informe y descripcin del ensayo. En cada caso se presentan las unidades demedida de los resultados. Todos los informes de ensayo son revisados y autorizados por elanalista y el coordinador de rea con su respectiva firma antes de ser entregados alcliente.

5.10.3 Informes de Ensayo

Los informes de ensayo emitidos por los laboratorios de INCITEMA adems de cumplir conlo mencionado en 5.10.2 tambin incluyen si es necesario para la interpretacin deresultados lo siguiente:

Las desviaciones, adiciones o exclusiones del mtodo de ensayo e informacinsobre condiciones de ensayo especficas, tales como las condiciones ambientales.

Cuando corresponde, una declaracin sobre el cumplimiento o no cumplimientocon los requisitos o las especificaciones cuando es aplicable, una declaracin sobre laincertidumbre de medicin estimada; la informacin sobre la incertidumbre es necesariaen los informes de ensayo cuando es pertinente para la validez o aplicacin de losresultados de los ensayos, cuando as lo requiere la instruccin del cliente, o cuando laincertidumbre afecta el cumplimiento con un lmite de especificacin;

5.10.4 Certificados de calibracin

Para los laboratorios del INCITEMA no aplica en certificados de calibracin

5.10.5 Opiniones e interpretaciones

Cuando sea necesario incluir en un informe de resultados opiniones e interpretaciones, loslaboratorios de ensayo del INCITEMA harn una comunicacin oportuna y clara.


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5.10.6 Resultados de ensayo y calibracin obtenidos de subcontratistas

Para los laboratorios que hacen parte del INCITEMA, no se realiza subcontratacin.

5.10.7 Transmisin electrnica de los resultados

Para los laboratorios que hacen parte del INCITEMA, la transmisin electrnica deresultados se realiza de acuerdo a las pautas descritas en el numeral 5.4.7

5.10.8 Presentacin de los informes y de los certificados

La presentacin de informe de ensayo de los laboratorios de INCITEMA es clara y concisapara evitar mal uso o interpretacin de la informacin y est determinada por losprocedimientos internos de cada ensayo.

5.10.9 Modificacin a los informes de ensayo y a los certificados de calibracin

La modificacin de informe de ensayo se emite solamente en forma de un documentonuevo, especificando la identificacin del informe seguido de la palabra modificado.

6. ORGANIGRAMAS

Anexo 1.Organigrama INCITEMA-UPTC

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTO

NORMA NTC/ISO/IEC 17025:2005 REQUISITOS GENERALES PARA LACOMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACION

NORMA NTC/ISO/IEC 17000 EVALUACION DE LA CONFORMIDAD, VOCABULARIO YPRINCIPIOS GENERALES

8. GLOSARIO

ENSAYO / PRUEBA: Determinacin de una o ms caractersticas de un objeto deevaluacin de la conformidad, de acuerdo a un procedimiento.

INSPECCION: Examen de diseo de un producto, proceso o instalacin y determinacin desu conformidad con requisitos especficos o, sobre la base del juicio profesional, conrequisitos generales.
http://aplica.uptc.edu.co/SigmaII/Documents/2015/ORGANIGRAMA%20INCITEMA.pdfhttp://aplica.uptc.edu.co/SigmaII/Documents/2015/ORGANIGRAMA%20INCITEMA.pdfhttp://aplica.uptc.edu.co/SigmaII/Documents/2015/ORGANIGRAMA%20INCITEMA.pdf


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MUESTREO: Obtencin de una muestra representativa del objeto de evaluacin de laconformidad, de acuerdo con un procedimiento.

PROCEDIMIENTO:Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un producto.

PRODUCTO:Resultado de un proceso.

REQUISITO ESPECIFICADO:Necesidad o expectativa establecida.

Manual Calidad a GL M04

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