Manual básico sobre Microsoft Onedrive (trabajo en la Nube - 2016)

Tutorial de OneDrive (Cursos Mainfor)

Cloud computing:

Microsoft OneDrive

Unidad 1. Microsoft OneDrive

Unidad 2. Aplicaciones OneDrive

Unidad 3. Outlook.com, Contactos y Calendario

Unidad 4. Office Online

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Unidad 1. Microsoft OneDrive

Actualmente son varios los servicios de almacenamiento en la nube que nospermiten almacenar nuestros archivos en Internet. Microsoft OneDrive es uno de ellos ynos ofrece además una suite de aplicaciones de gran utilidad.

Este tipo de herramientas nos permite acceder a nuestros archivos y documentosdesde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

1. ¿Qué es OneDrive?

El 18 de febrero de 2014, Microsoft lanzó al mercado su nuevo servicio dealojamiento de archivos en la nube llamado OneDrive, compitiendo así con otros servicioscomo Google Drive o Dropbox.

Este servicio de Microsoft nos permite almacenar cualquier archivo odocumento en la nube a través de nuestra cuenta de usuario, siendo accesiblesdesde cualquier dispositivo con conexión a Internet. OneDrive nos ofrece un espacio dealmacenamiento gratuito de 5GB, ampliables mediante una tarifa mensual.

¿Sabías que...?Junto con OneDrive, Microsoft nos ofrece una serie de aplicaciones online,

conectadas entre sí, que proporcionan una experiencia de usuario más amplia y completa:

• Outlook: servicio de correo electrónico. • Contactos: aplicación de gestión de nuestros contactos. • Calendario: permite gestionar un calendario online, sincronizándolo con el resto

de aplicaciones. • Paquete ofimático online: compuesto por Word, Excel, Power Point y One Note.

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2. ¿Qué es la nube?Ya hemos comentado que OneDrive es un servicio de alojamiento en la nube,

pero... ¿qué es la nube?

La nube, computación en la nube o cloud computing es un concepto que hacereferencia a lo que puede ofrecer un sistema informático como servicio a través deInternet, sin necesidad de que los usuarios conozcan los requisitos o recursos necesariospara su funcionamiento.

Uno de los grandes beneficios de la nube es la capacidad de acceso desdecualquier sitio, ya que su funcionamiento se basa en Internet.

Accede a tus archivos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con MicrosoftOneDrive. Comparte y trabaja conjuntamente con otros usuarios en el trabajo y en tu díaa día, trabajando en equipo y compartiendo archivos y fotos

Colabora con Word, Excel, PowerPoint y OneNote desde el escritorio, el dispositivo móvil yla web.

OneDrive está preinstalado en Windows 10 y eso permite que los documentos y lasfotografías se guarden automáticamente en OneDrive. Además funciona perfectamente entodos tus dispositivos. Obtén acceso a archivos y fotos en PC, Mac, iOS y Android.

La característica de anotación de PDF de tu dispositivo iOS te permite resaltar, dibujar yfirmar cualquier archivo PDF que tengas en OneDrive.

Las fotos guardadas en OneDrive se etiquetan de forma automática en función de loselementos visuales. Además, los álbumes de OneDrive te permiten mantener esas fotosorganizadas y buscarlas con mayor facilidad.

Las notificaciones en tiempo real te avisan sobre cuándo un documento se está editando yquién lo está haciendo.

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3. Registro en OneDrive

Para poder acceder al servicio será necesario disponer de una cuenta Microsoft. Encaso de tener un correo electrónico Outlook o de Hotmail, ya dispondremos de una.

Si no disponemos de una cuenta, seguiremos estos pasos:

1º.- Accedemos a la página de Microsoft OneDrive y pulsaremos sobre el botón"Suscríbete gratuitamente":

2º.- Nos aparecerá un mensaje preguntándonos el tipo de cuenta que queremos crear.Pulsaremos sobre la opción "Crear una cuenta Microsoft". Nos aparecerá un formulariode registro que debemos cumplimentar con nuestros datos. Con este último paso yatendremos creada nuestra cuenta:

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3.1 Acceso a OneDriveUna vez que tengamos nuestra cuenta de Microsoft, a partir de un correo existente

o tras haber creado uno nuevo, accederemos de nuevo a la página página de OneDrive ypulsaremos esta vez sobre el botón "Inicia sesión".

Aparecerá unaventana solicitándonosnuestra dirección de correo.Tras introducirla y pulsar"Siguiente", accederemosal formulario de inicio desesión, donde deberemosintroducir nuestracontraseña y pulsar sobreel botón "Iniciar sesión".

La primera vez que entramos en OneDrive nos ofrece la opción de seguir unospasos a través de los que podremos conseguir 20GB de almacenamiento extra,además de disponer de un vídeo explicativo sobre OneDrive, para conocer sufuncionamiento básico.

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https://onedrive.live.com/


4. Interfaz de OneDriveLo primero que veremos al entrar en OneDrive serán los archivos y carpetas que

hayamos subido a este servicio con anterioridad. Al crear una cuenta nueva, lógicamenteno tendremos nada subido, por lo que OneDrive genera automáticamente tres carpetaspredefinidas: "Documentos" y "Imágenes" para poder organizar nuestros archivos.Podemos utilizarlas o eliminarlas, para crear otras y gestionar nuestros archivos .

4.1 Crear archivos y carpetas

Como hemos visto en el apartado anterior, desde OneDrive es posible crearcarpetas para organizar el contenido que vayamos subiendo, así como creararchivos relacionados con las aplicaciones adicionales que nos proporciona Microsoft, quese han comentado en la introducción y que veremos en próximas unidades.

Pulsando sobre el botón "Nuevo" se despliega un menú en el que seleccionaremosel tipo de archivo a crear. Seleccionando "Carpeta" aparece un nuevo cuadro de diálogodonde introduciremos el nombre que queramos darle. El nombre de una carpeta es muyimportante, pues nos facilitará la gestión de nuestros archivos.

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4.2 Cargar archivos y carpetas

Para subir nuestros archivos desde el ordenador a OneDrive disponemos de dos métodos:

• Mediante la opción "Cargar": Debemos pulsarsobre la opción "Archivos" si vamos a subir unarchivo o "Carpeta" en el caso de que sea unacarpeta. Tras esto nos aparecerá el explorador dearchivos de nuestro ordenador para realizar laselección de archivos a cargar.

• Arrastrando desde nuestro ordenador los archivos hacia OneDrive:Pulsando sobre un archivo o carpeta de nuestro ordenador, arrastrándolo y soltandosobre la ventana de OneDrive, subiremos dicho archivo o documento.

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Una vez comenzada la carga del archivo o carpeta aparecerá un indicador del progreso:

Pulsando sobre una carpeta entraremos en su contenido, siendo posible cargar archivoso carpetas dentro de otras.

• Si arrastramos un archivo o carpeta y lo soltamos sobre una carpeta de OneDrive,se almacenará dentro de ésta.

4.3 Gestión de archivos y carpetasDesde OneDrive es posible realizar ciertas acciones sobre los archivos o

documentos que hayamos subido. Seleccionando un elemento, por ejemplo undocumento, aparece en la parte superior una barra con las acciones disponibles.

• Abrir: Si hemos seleccionado una carpeta, al pulsar este botón entraremos en sucontenido; por el contrario, si es un archivo que permite editarse a través deOneDrive, se abrirá con la aplicación específica o se abrirá una vista previa deldocumento.

• Compartir: Este botón permite compartir nuestros archivos o carpetas con otraspersonas, permitiendo la edición del documento. Detallaremos esta opción másadelante.

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• Descargar: Mediante este botón podremosdescargarnos el elemento que tengamosseleccionado. Si es una carpeta, se descargaráen formato comprimido.

• Eliminar: Al emplearla, borraremos de nuestrodirectorio de OneDrive el elementoseleccionado.

• Mover a: Usando esta opción, moveremos elarchivo o carpeta de sitio. Así, se abrirá unexplorador de archivos de OneDrive dondeindicaremos el destino.

• Copiar en: Similar a la opción anterior, nospermitirá mantener una copia del original en eldirectorio inicial. Realiza una copia del elementoseleccionado a un directorio que le indiquemos.

• Insertar: Si tenemos un blog o una páginaweb, es posible insertar nuestro archivo ocarpeta. Pulsando sobre este botón podremosgenerar un código HTML que deberemos copiaren nuestro blog o página y que permitirá queotros usuarios vean el documento o contenidode la carpeta sin necesidad de iniciar sesión. Tras usar este botón y pulsar sobre el botón"Generar",aparecerá en una ventana de diálogo, donde podremos copiar el códigoHTML generado.

• Cambiar nombre: Con ella, modificaremos el nombre del archivo o carpetaseleccionado.

1. Es posible seleccionar más de un archivo o carpetay realizar acciones sobre el conjunto de elementosseleccionados. Estas acciones se limitan acompartir, eliminar, descargar, copiar en o mover.

2. Otra forma de acceder a estas opciones de gestiónde los ficheros y carpetas, si usamos un PC, eshacer clic con el botón derecho sobre un elemento,y aparecerá un menú contextual con las mismasopciones.

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4.4 Propiedades de archivos y carpetasComo ocurre con cualquier archivo o carpeta de nuestro ordenador, en OneDrive es

posible consultar las propiedades de un archivo en concreto o de una carpeta.

Al pasar el cursor sobre un archivo o carpeta, aparece un área en su esquinasuperior derecha. Pulsando sobre él, el elemento quedará seleccionado, apareciendo en ellateral derecho un panel con información al respecto. Si no apareciera dicho panel,deberemos pulsar sobre el icono "i" que se encuentra debajo de la foto de perfil.

En este panel aparece la siguiente información:• Descripción: Es posible agregar una descripción del elemento pulsando sobre el

texto "Agregar una descripción". • Compartir: Aquí se indican las personas con las que hemos compartido el archivo

o carpeta. Más adelante veremos cómo podemos hacerlo. • Tipo: Indica si es una carpeta, archivo de texto, hoja de cálculo, documento pdf,

etc. • Modificado: Indica la fecha y hora de la última modificación que ha sufrido el

archivo. • Agregado: Indica la persona que subió el archivo o carpeta a OneDrive. • Fecha de creación del documento.• Ruta de acceso: En OneDrive es posible crear directorios y subdirectorios al igual

que en nuestro ordenador, creando carpetas anidadas. Este dato indica la ruta delfichero o carpeta desde la pantalla inicial.

• Tamaño: Aquí aparece el tamaño del archivo en cuestión. En caso de ver laspropiedades de una carpeta, indicará el tamaño total del contenido.

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4.5 Ordenación y visualización

Ordenar archivos y carpetasEs posible ordenar los archivos

almacenados en OneDrive dependiendo delcriterio seleccionado, como por ejemplo, ordenarpor nombre, fecha de modificación o tamaño.

Para ello, pulsaremos sobre el desplegable"Ordenar:" y seleccionaremos el criterio deordenación que deseemos.

Modo de visualizaciónTambién es posible especificar el modo de

visualización de los archivos, seleccionando entre tres modos: Vista Lista, Mosaicos yFotos.

Para alternar entre estos tres modos, usaremos los botones situados a la derecha deldesplegable de ordenación que hemos visto antes.

Seleccionando Vista Lista, los documentos y carpetas sevisualizarán en forma de lista, como vemos en la imagen,mostrando ciertas propiedades como la fecha demodificación, con quién lo estamos compartiendo y sutamaño. Por otro lado, si seleccionamos Vista mosaicos,nos mostrará una previsualización de los archivos. La VistaFotos es igual que la Vista mosaicos pero mostrando lasfotos más grandes.

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4.6 Archivos recientesEn OneDrive, al igual que en muchas aplicaciones, es posible consultar aquellos

documentos con los que hemos trabajado recientemente.Para ello, pulsaremos sobre el apartado "Recientes" del menú lateral izquierdo.

Aparecerá un listado con todos los documentos con los que hemos trabajado,mostrando la fecha de última apertura, fecha de última modificación, ubicación del archivoy tamaño si estamos en la vista Lista.

Pulsando sobre el nombre de un elemento de la lista, lo abriremos con la aplicaciónrelacionada.

4.7 FotosEn OneDrive, además de nuestros documentos, es posible guardar nuestras fotos y

crear álbumes digitales que podemos compartir con amigos y familiares. Para ello,pulsaremos sobre el apartado "Fotos" del menú lateral izquierdo. Aparecerá una nuevasección donde se mostrarán todas las fotos que hayamos subido.

Para crear un álbum, pulsaremos sobre"Álbumes" en el menú superior y luego en Nuevoalbum. Aparecerá un asistente de creación,mediante el que seleccionaremos las fotos quequeramos agregar al álbum y le daremos un nombreal Album.

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OneDrive etiquetará de forma automática todas las fotos que subamos mediante unalgoritmo informático, para poder encontrarlas de forma más sencilla en caso de disponerde un gran número de ellas. Accediendo al menú "Etiquetas" podremos consultar todasnuestras fotos a través de ellas.También es posible añadir etiquetas personalizadas. Para hacerlo, simplementeseleccionaremos la foto, accederemos a sus propiedades y usaremos la opción"Editar etiqueta". Añadimos la etiquetas y pulsamos en la tecla Entrar.

5. Compartir archivos y carpetasAdemás de la posibilidad de

almacenar todos nuestros archivos en lanube y tenerlos disponibles desde cualquierdispositivo, OneDrive permite compartirtodo o parte de nuestro contenido conterceras personas, siendo posible lacreación de una red colaborativa.

Existen tres permisos con los quecompartir nuestros archivos y carpetas:

1. Solo lectura: El resto de usuariossolamente podrán visualizar elarchivo.

2. Editar: Las personas que puedan acceder al elemento podrán editarlo. 3. Público: Escogiendo este permiso, cualquier persona puede buscar y ver el archivo

compartido, incluso si no lo compartimos expresamente.

Así mismo, debemos diferenciar los dos mecanismos existentes para compartir con otrosusuarios:

• Invitar a personas: Usando este método, escribiremos la dirección de la personacon quien queremos compartir el archivo o carpeta.

• Obtener un vínculo: De esta manera, generaremos un enlace que podremospasar a las personas con las que queremos compartir el archivo.

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5.1 Invitar por Correoelectrónico

Al usar este método para compartir,deberemos especificar los contactos a losque queremos enviar una invitación anuestro documento.

Para ello, haremos clic con el botónderecho sobre el archivo o carpeta acompartir y aparecerá un menú contextualen el que pulsaremos sobre "Compartir".

Aparecerá la pantalla donde podremosespecificar el método para compartir.

A través del enlace "Permitir laedición”, podremos permitir la edición denuestros archivos y carpetas.

Si escogemos el método Correoelectrónico aparecerá una ventana,donde escribiremos la dirección de correo electrónico de las personas con las quequeremos compartir el archivo o carpeta en el campo “Para”. Si tras escribir la direcciónpulsamos la tecla tabulación, podremos seguir introduciendo más direcciones. Es posibleescribir un mensaje que acompañará al correo electrónico que se manda a loscontactos indicados.

Una vez establecidas las opciones y cumplimentado el formulario, pulsaremos sobreel botón "Compartir".

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5.2 Obtener un vínculoPara generar un enlace

que podamos compartir encualquier sitio, accederemos ala opción de compartir vista enel apartado anterior. Una vezen la pantalla "Compartir",seleccionaremos la opción"Obtener unvínculo".Aparecerá el enlace,que podremos copiar ycompartir con quienqueramos.

Además, OneDrive permitecompartir a través de lasredes sociales pinchando en laopción Más.

5.3 Consultar los archivos compartidosPara consultar los archivos y carpetas que hemos compartido con otros usuarios,

además de los que han compartido con nosotros, accederemos al apartado"Compartido" a través del menú lateral izquierdo.

Aquí aparecerán todos los archivos y carpetas compartidos por nosotros y por otraspersonas. Pulsando con el botón derecho sobre un archivo y seleccionando "Detalles",podremos saber con quién lo estamos compartiendo. Es posible editar cómo y con quiéncompartimos un elemento de la lista Compartir, pulsando en las propiedades del archivoo carpeta.

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6. Papelera de reciclajeLos archivos y carpetas que eliminemos no se borrarán inmediatamente, sino que

serán enviados a la papelera de reciclaje.Para acceder a ella, usaremos el enlace "Papelera de reciclaje" situado en el

menú lateral izquierdo. Una vez pulsado, nos llevará a un listado donde aparecerán todoslos archivos y carpetas que hayamos borrado.

Es posible restaurar los archivos pulsando el botón derecho del ratón sobre un elemento yseleccionando "Restaurar". Así recuperaremos un archivo que hayamos borradoaccidentalmente.Por el contrario, si deseamos borrar definitivamente el archivo, pulsaremos sobre la opción"Eliminar".

7. Opciones de almacenamientoOneDrive nos ofrece 5GB de almacenamiento online de

forma totalmente gratuita; pero es posible ampliar dicho espacioademás de configurar ciertos aspectos sobre nuestra cuenta deOneDrive. Para ello, pulsaremos sobre el enlace "Másalmacenamiento" situado en la esquina inferior izquierda. Nosllevará a otra pantalla cuyo menú lateral izquierdo es el siguiente:

8. Formatos de archivo

Junto a OneDrive tenemos acceso a determinadasaplicaciones de ofimática de forma online como Word, Excel oPowerPoint.

Dentro del apartado Más almacenamiento podremos configurar el formato de losarchivos que creemos en OneDrive, escogiendo entre el formato de Microsoft Office(por defecto) o de OpenDocument, si buscamos su compatibilidad con programasgratuitos como Open Office.

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Escogiendo una de las dos opciones, la próxima vez que creemos un nuevodocumento, lo haremos con el formato seleccionado.

7.3 Etiquetado

En el apartado de fotos, hemos visto la posibilidad de etiquetar las fotos quesubíamos, además del etiquetado automático por parte de OneDrive.

Dentro de esta configuración, estableceremos algunas opciones relacionadas con laprivacidad de esta característica, como por ejemplo, permitir o no el etiquetadoautomático, quién nos puede etiquetar en las fotos y quién puede agregar etiquetas depersonas en nuestras fotos.

7.4 Copia de seguridad de configuración de dispositivosSi disponemos de un dispositivo móvil dotado con Windows Phone, es posible

configurar una copia de seguridad de nuestros datos y de la configuración del dispositivotras enlazarlo con nuestra cuenta de Microsoft. En este apartado se listarán losdispositivos configurados para realizar una copia de seguridad asociados a nuestra cuenta.

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Unidad 2. Aplicaciones OneDrive

OneDrive, además de ofrecernos su servicio a través de su página web, dispone deuna serie de aplicaciones orientadas para los distintos dispositivos (ya seandispositivos móviles u ordenadores), que integran un directorio enlazado con nuestracuenta de OneDrive.

A través de estas aplicaciones podremos sincronizar de manera muy sencillanuestros archivos almacenados, sin necesidad de acceder cada vez a la página web.

Qué aplicaciones integran OneDrive. • Gestionar OneDrive desde la aplicación de escritorio. • Compartir ficheros y carpetas desde la aplicación de escritorio.

1. Obtener aplicaciones OneDrive

En la unidad anterior vimos cómo usar OneDrive desde la página web, pero esta noes la única forma de poder acceder al servicio de almacenamiento.

Así, existen una serie de aplicaciones en dispositivos móviles y ordenadores con lasque acceder y gestionar nuestra cuenta de OneDrive. Accediendo a nuestra cuenta deOneDrive, y pulsando sobre el enlace "Obtener las aplicaciones de OneDrive" iremosa un apartado desde el que podremos descargar la aplicación específica para nuestrodispositivo.

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1.1 Descargar la aplicación

Una vez hayamos accedido a la pantalla de las aplicaciones, podremos seleccionarel dispositivo donde queramos instalarlo y pulsar sobre el botón azul de descargar.

Las versiones para Windows y Mac son las llamadas versiones de escritorio.

Localizamos el fichero ejecutable OneDriveSetup, hacemos doble clic sobre él ypinchamos en el botón Ejecutar. Esperamos que la instalación se complete.

2. Versiones de escritorio

Configuramos OneDriveescribiendo nuestro correo electrónico ypinchando en Iniciar sesión. Nospedirá la contraseña.

Las versiones para Windows yMac crean un nuevo directorio ennuestro ordenador donde se sincronizantodos los archivos que se encuentrendentro de dicha carpeta.

Podemos cambiar dicha ubicaciónpinchando en el enlace Cambiarubicación.

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Debemos tener en cuenta que la sincronización se basa en la comunicacióncontinua del servidor con nuestro equipo, por lo que para su correcto funcionamientorequiere de una conexión a Internet, ya que el programa comprobará el índice de archivosalmacenados en busca de cambios. Los archivos almacenados en OneDrive, que no esténen nuestro ordenador, se descargarán y los archivos que copiemos a la carpeta deOneDrive se subirán a nuestra cuenta.

La versión de escritorio, si no indicamos lo contrario, descargará todos los archivosque encuentre en nuestra cuenta, por lo que ocuparán espacio en el disco duro de nuestroordenador.

Una vez instalada la aplicación de escritorio para nuestro ordenador, aparecerá en labandeja de notificaciones un icono representativo de OneDrive en el que, si hacemos clic,comprobaremos el estado de la sincronización.

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Esto abrirá una ventana en nuestro ordenador con el directorio de OneDrive.

2.1 Sincronización de archivos

Todos los archivos que copiemos en eldirectorio de OneDrive de nuestro ordenador sesubirán a nuestra cuenta, siendo posible acceder aellos desde cualquier navegador.

Dado que esto requiere unatransferencia de datos, si el archivo esdemasiado grande tardará más tiempo y consumirámayor ancho de banda, lo que puede provocar unalentitud en la conexión a Internet hasta que secomplete la sincronización.

Para pausar la sincronización temporalmente,haremos clic sobre el botón derechoen el icono de notificación OneDrive y seleccionaremos "Pausar la sincronización". Parareiniciarla, seleccionaremos "Reanudar la sincronización".

Los archivos se descargarán automáticamente desde nuestra cuenta de OneDrive anuestro ordenador, ocupando así espacio.

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2.2 Compartir archivos y carpetas

Para compartir un archivo o capeta a través de la aplicación de escritorio,buscaremos el elemento que queramos compartir y pulsaremos con el botón derechosobre él.

Aparecerá el menú contextual de acciones permitidas por nuestro sistema yseleccionaremos la opción "Compartir un vínculo de OneDrive". Este vínculo secopiará en el portapapeles y estará listo para pegarse.

Si pinchamos en Más opciones de uso compartido de OneDrive, se abrirá unaventana en nuestro navegador, en la que procederemos del mismo modo que al compartirdesde la web.

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3. Versiones para dispositivos móviles

Además de la aplicación de escritorio para Windows y Mac, existen las versionescorrespondientes para nuestros dispositivos Android, iOS y Windows Phone, así comouna aplicación para la consola Xbox.

Para descargar la versión correcta, accederemos a la tienda de aplicaciones denuestro dispositivo y descargaremos la aplicación de Microsoft OneDrive.

A diferencia de las aplicaciones de escritorio, en las versiones para dispositivosmóviles los archivos no se descargarán a nuestro dispositivo de forma automática, ya quede ser así podrían saturar la memoria de nuestro terminal. Su funcionalidad se basa enmostrar todos los archivos almacenados, al igual que si navegáramos por carpetas. Paradescargar un archivo, simplemente deberemos pulsar sobre él.

En el menú "Configuración" es posible establecer algunos parámetros de laaplicación. Las más útiles son las relacionadas con la copia de seguridad de la cámara y laclave de acceso:

• Copia de la cámara: Activando esta opción, todas nuestras fotos se guardarán,además de en nuestro dispositivo, en nuestra cuenta de OneDrive.

• Clave de acceso: Como medida de seguridad, es posible establecer una clave decuatro dígitos numéricos para garantizar el acceso a la aplicación.

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Unidad 3 Outlook.com, Contactos y Calendario

Con nuestra cuenta de Microsoft, además de tener acceso a OneDrive, podremosusar una serie de aplicaciones interconectadas entre sí. Nos centraremos en 3 de ellas:

• Outlook.com: El servicio de correo electrónico de Microsoft. • Contactos: Aplicación que nos permite gestionar todos nuestros contactos, similar

a una agenda electrónica. • Calendario: Para gestionar nuestros eventos, reuniones, citas, etc.

1. Outlook.comOutlook.com es el actual servicio de correo electrónico ofrecido por Microsoft,

totalmente gratuito y accesible a través de su página web o de distintas aplicaciones paradispositivos móviles.

No debemos confundirlo con el programa de gestión de correo de escritorioOutlook, de nombre similar y con el que presenta las siguientes diferencias:

• Outlook.com es el servicio gratuito de correo electrónico ofrecido porMicrosoft al crear una nueva cuenta, basado en web.

• Outlook es un sistema de gestión de correos que integra, además del serviciode correo electrónico, varias aplicaciones como Calendario o el paquete Office 365 yofrece la posibilidad de gestionar cuentas de correo de otros proveedores comoGmail o Yahoo.

Podemos acceder a Outlook.com escribiendo su dirección web en el navegadorhttp://outlook.com o usando nuestra cuenta de OneDrive y siguiendo estos pasos:

• Desde la pantalla inicial denuestro OneDrive, observamosque en la esquina superiorizquierda hay un icono conforma de pequeñoscuadraditos. Pulsando sobre élse despliegan las aplicaciones alas que tenemos acceso connuestra cuenta de Microsoft demanera online.

• Pulsaremos sobre el icono deOutlook.com y accederemos anuestro correo electrónico.

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http://outlook.com/


1.1 Interfaz inicialAl acceder a Outlook.com aparecerá un listado con todos los correos electrónicos

que hayamos recibido. A continuación, se explican algunos componentes de la interfaz:

1. A través de este campo de búsqueda es posible filtrar los correos escribiendo lapalabra a buscar.

2. Estas son las carpetas donde se organiza nuestro correo:a) Bandeja de entrada: Aquí es donde se almacenan todos los correos

recibidos. Los correos no leídos aparecerán resaltados. b) Correo no deseado: El correo considerado como spam se filtrará hacia esta

carpeta. c) Borradores: Aquí se almacenan los correos que estemos escribiendo o que

hayamos guardado para enviarlos más adelante. Esto es útil si queremosdisponer, por ejemplo, de un email tipo, que nos sirva de plantilla.

d) Elementos enviados: Los correos que enviemos a otras personas seclasifican en esta categoría. Lo mismo ocurre cuando respondamos a uncorreo.

e) Elemento eliminados: Aquellos correos que deseemos borrar sealmacenarán en esta carpeta. Entrando en ella, podremos eliminardefinitivamente un correo.

f) Nueva carpeta: Si deseamos crear nuevas carpetas para organizar nuestrocorreo por más categorías, podremos hacerlo pulsando sobre la cruz que haya la derecha de la Opción Carpetas.

3. Este es el listado de correos electrónicos. Dependiendo de la carpetaseleccionada se mostrarán por ejemplo, los correos recibidos, no deseados,enviados, etc.

4. Nuevo: Usando este botón, accederemos a la redacción de un nuevo correoelectrónico.

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5. Filtrar: Outlook.com nos permite filtrar los correosque aparecen en el listado según unas categoríaspredefinidas. A través de este desplegable podremoselegir que nos muestre solo los correos no leídos,boletines, correos de actualizaciones sociales, correosde contactos o grupos.

6. Ordenar por: Esta opción permite escoger cómo seordenará el listado de los correos. Por ejemplo,podemos ordenarlos por fecha, tamaño o asunto.

1.2 Acciones sobre los correosSobre un correo electrónico es posible realizar una serie

de acciones que vamos a detallar a continuación.

Haciendo clic sobre el botón derecho sobre uno deellos, desplegaremos un menú contextual a través del quepodremos realizar la operación que deseemos, como porejemplo, responder al remitente o a todos los componentesdel correo o reenviar el correo a otro contacto. Tambiénpodremos marcarlo como no leído y moverlo a cualquiera delas carpetas que tengamos creadas para organizar nuestrocorreo.

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1.3 Crear reglas

Es posible crear unos filtros para los correos recibidos y realizar una organizaciónautomática por carpetas. Esto es útil, por ejemplo, si recibimos muchos correoselectrónicos de un ámbito o una misma persona y queremos agruparlos por carpetas.

Para ello, sobre cualquier correo electrónico sobre el que queramos establecer unfiltro, pulsaremos con el botón derecho y seleccionaremos la opción "Crear regla".También es posible acceder a través del menú superior que aparece cuando vemos uncorreo en particular, pinchando en el icono más comandos representado por tres puntos yseleccionamos la opción “Crear regla”.

En el apartado "Cuando llega el mensaje y cumple todas estas condciones"estableceremos cuándo debe ejecutarse la regla, empleando el filtro (el primercampo) y la coincidencia o valor del filtro (segundo campo). Si, por ejemplo, queremosfiltrar los correos electrónicos de una persona en concreto, seleccionaremos "Se recibióde.." y en el segundo campo escribiremos el correo electrónico a filtrar. Esto hará que,para cada correo electrónico donde en el remitente aparezca lo que hayamos escrito, seejecute la acción indicada.

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Además de filtrar por remitente, podemos establecer hacerlo por fecha,destinatarios, palabras claves, tamaño y archivos adjuntos. Dependiendo del filtro elegido,deberemos de escribir la coincidencia o escogerla de un menú desplegable.

En el apartado "Siga todos estos procedimientos" especificaremos qué debehacer la regla con los correos que cumplan el filtro. En el desplegable seleccionaremos laacción a ejecutar. Por ejemplo, si queremos eliminar el correo, clasificarlo en una categoríao moverlo hacia una carpeta.

En el apartado “Excepto si cumple cualquiera de estas condiciones”podemos agregar excepciones que si se cumpliesen anularían la orden especificada.

Es posible agregar más de una condición, acción o excepción pulsando sobre lasopciones "agregar condición", “agregar acción” y “agregar excepción”.

Pulsando sobre el botón "Aceptar" finalizaremos la creación. Cada vez que llegueun correo electrónico y cumpla los criterios establecidos, se ejecutará la ordenespecificada.

1.4 Redactar correo electrónico

Para redactar un correo electrónico, pulsaremos sobre el botón "Nuevo" en la partesuperior de la interfaz principal de Outlook.com y se abrirá la pantalla de redacción.

Además de todas lasopciones que podemos realizar alredactar un correo, en Outlook.comes posible insertar directamentenuestros archivos almacenados enOneDrive, compartiendo así con laspersonas destinatarias sucontenido.

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Para ello, pulsaremos en el menú "Adjuntar". Desde la ventana que se abrirápodremos explorar nuestros archivos en Onedrive y seleccionar aquellos que queramosincluir en el mensaje. Tras seleccionarlos, pulsaremos el botón "Siguiente".

Escogeremos una de las dos opciones que nos aparecen: Adjuntar como un archivode OneDrive o Adjuntar como una copia.

La ventaja de adjuntar archivos almacenados en OneDrive es que no tendremosque subirlos cada vez que mandemos un nuevo correo, ya que lo habremos hecho sólouna vez cuando lo sincronizamos a nuestro OneDrive.

También podemos adjuntar archivos desde Google Drive, Dropbox, Facebook odesde nuestro ordenador.

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