Manual a2Softway Herramienta Administrativa Configurable 4.20

I

Tabla de Contenido.- Tabla de Contenido ................................................................................................................................................... Pg. I MODULO a2 SISTEMA ............................................................................................................................................. Pg. 5 Introduccin a la herramienta Administrativa Configurable, ventajas y aplicaciones .........................................

Qu es a2 ..................................................................................................................................................... Pg. 7 Pg. 7

Qu ofrece a2 ............................................................................................................................................... Pg. 7 Generalidades de a2 Herramientas Administrativa Configurable ....................................................................... Pg. 7

Requisitos Mnimos de Hardware ................................................................................................................ Pg. 7 Diferentes forma de instalar a2 Herramienta Administrativa Configurable en monousuario. ............................ Pg. 8

Aplicacin Demostrativa .............................................................................................................................. Pg. 8 Licencia Final (Personalizada) ..................................................................................................................... Pg. 8

Pasos para la instalacin de a2 Herramienta Administrativa Configurable ........................................................ Pg. 9 La aplicacin a2 Herramienta Administrativa Configurable, versin 4.0. .......................................................... Pg. 11 Mejora en el Rendimiento de la Red .................................................................................................................. Pg. 11 Como Activar el Modo Cliente-Servidor.............................................................................................................. Pg. 11

Ficha Sesiones ............................................................................................................................................. Pg. 12 Ficha Status ................................................................................................................................................. Pg. 13 Ficha Configuracin ..................................................................................................................................... Pg. 13

Desde el Mdulo de a2 Sistema ......................................................................................................................... Pg. 15 Ficha Conexin ............................................................................................................................................ Pg. 16 Ficha Usuarios ............................................................................................................................................. Pg. 18 Ficha Base de Datos .................................................................................................................................... Pg. 19

Acerca de Instalar la Aplicacin Estacin y los Puntos De Venta ...................................................................... Pg. 21 Consideraciones Finales .................................................................................................................................... Pg. 21 Instalacin En Redes .......................................................................................................................................... Pg. 24 Directorios a2Softway ......................................................................................................................................... Pg. 26 Archivos de a2Softway ....................................................................................................................................... Pg. 26 Tablas de a2Softway .......................................................................................................................................... Pg. 27 Estructura de Archivos y Directorio a2Softway .................................................................................................. Pg. 28 Organizacin de a2 Herramienta Administrativa Configurable ........................................................................... Pg. 31 Entorno de Trabajo del a2 Herramienta Administrativa Configurable ................................................................ Pg. 31 Mdulo a2 Administrativo ................................................................................................................................... Pg. 31 Entorno de trabajo de a2 Usuario o Sistema ...................................................................................................... Pg. 33 Usuario Master y configuracin de la empresa .................................................................................................. Pg. 35 Ttulos y Correlativos .......................................................................................................................................... Pg. 37

Titulos y Correlativos Ficha General ......................................................................................................... Pg. 37 Entorno de la ventana Archivo de Configuracin ...................................................................................... Pg. 37 Ttulos y Correlativos - Men Detalle.- Descuentos Pronto Pago ................................................................ Pg. 39 Ttulos y Correlativos - Men Detalle.- Serie de Facturas ........................................................................... Pg. 39 Ttulos y Correlativos - Men Detalle.- Opcin Perodos ............................................................................ Pg. 41 Configuracin de Perodos. ......................................................................................................................... Pg. 44 Ttulos y Correlativos - Ficha Inventario. ..................................................................................................... Pg. 45 Configuracin de precios de la Aplicacin ................................................................................................... Pg. 46 Ttulos y Correlativos - Ficha Ventas y Clientes. ......................................................................................... Pg. 47 Titulo y Correlativos - Ficha Proveedores y Compras .................................................................................. Pg. 48 Ttulos y Correlativos - Ficha Bancos .......................................................................................................... Pg. 49 Ttulos y Correlativos - Ficha Varios ........................................................................................................... Pg. 49 Ttulos y Correlativos - Ficha Cdigos. ....................................................................................................... Pg. 50

Administracin de usuarios................................................................................................................................. Pg. 52 Ficha Bsica ................................................................................................................................................ Pg. 53 Ficha Avanzado ........................................................................................................................................... Pg. 55 Ficha Mens ................................................................................................................................................ Pg. 57 Ficha Men Recuadro Formas Disponibles .............................................................................................. Pg. 59

Configurar prefijos en las formas ........................................................................................................................ Pg. 65 Agregar una pgina a una forma. ...................................................................................................................... Pg. 70 Caractersticas de los campos, dependiendo de su tipo de dato ...................................................................... Pg. 81

Restricciones ................................................................................................................................................ Pg. 88 Ficha Polticas .............................................................................................................................................. Pg. 88

Formatos de Impresin ....................................................................................................................................... Pg. 130 Consideraciones sobre los Formatos Principales y Secundarios ................................................................ Pg. 130 Bandas de Impresin ................................................................................................................................... Pg. 130

Caractersticas de los elementos que se pueden incluir en los formatos de impresin ..................................... Pg. 132 Variables de Impresin ................................................................................................................................ Pg. 132

El Editor de Formatos de Impresin ................................................................................................................... Pg. 145 Propiedades de un formato. ........................................................................................................................ Pg. 147

II

Paleta de variables. ..................................................................................................................................... Pg. 156 Campos en formato de Cdigo de Barras ................................................................................................... Pg. 158 Frmulas. .................................................................................................................................................... Pg. 160

Pasos para crear un Formato de Impresin ....................................................................................................... Pg. 162 Cierre de perodo ................................................................................................................................................ Pg. 173 Extender el perodo de trabajo ........................................................................................................................... Pg. 175 Cierre de estadsticas ......................................................................................................................................... Pg. 175 MODULO a2 ADMINISTRATIVO .............................................................................................................................. Pg. 177 Entorno de trabajo .............................................................................................................................................. Pg. 179

Departamentos ............................................................................................................................................. Pg. 183 Men Mantenimiento .......................................................................................................................................... Pg. 183

Depsitos ..................................................................................................................................................... Pg. 191 Inventario ...................................................................................................................................................... Pg. 191 Zonas ........................................................................................................................................................... Pg. 196 Clientes ........................................................................................................................................................ Pg. 197 Vendedores .................................................................................................................................................. Pg. 200 Tarjetas de Crdito ....................................................................................................................................... Pg. 201 Monedas ....................................................................................................................................................... Pg. 201 Proveedores ................................................................................................................................................ Pg. 202 Bancos ......................................................................................................................................................... Pg. 204 Conceptos Bancarios .................................................................................................................................. Pg. 205 Beneficiarios ................................................................................................................................................ Pg. 205

Men Transacciones .......................................................................................................................................... Pg. 206

Inventario - Cargos ....................................................................................................................................... Pg. 206 Inventario ............................................................................................................................................................ Pg. 206

Procedimiento para elaborar un Cargo ........................................................................................................ Pg. 208 Inventario: Descargos .................................................................................................................................. Pg. 209 Inventario - Transferencias ........................................................................................................................... Pg. 211

Ajustes de Inventario Ajuste de Existencias ............................................................................................. Pg. 213 Ajustes de Inventario .......................................................................................................................................... Pg. 213

Ajustes de Inventario Ajuste de Seriales y Existencias ............................................................................. Pg. 215 Seriales por Deposito ................................................................................................................................... Pg. 216 Consulta de Seriales .................................................................................................................................... Pg. 217 Ajustes de Inventario Ajuste de Precios .................................................................................................... Pg. 218 Costo Referencial ......................................................................................................................................... Pg. 222 Ajustes de Inventario Ajuste de Mximos y Mnimos ................................................................................ Pg. 223 Ajustes de Inventario Ajuste de Impuesto ................................................................................................. Pg. 227 Requisiciones ............................................................................................................................................... Pg. 230

o Requisiciones ............................................................................................................................. Pg. 230 o Procesar Requisiciones .............................................................................................................. Pg. 231 o Seleccin de Multiples Proveedores al procesar una Requisicin ............................................. Pg. 234 o Despachar Requisicin .............................................................................................................. Pg. 237

Solicitudes de Cotizacin ............................................................................................................................. Pg. 238 o Solicitud de Cotizacin ............................................................................................................... Pg. 239 o Solicitud de Cotizacin basada en una Requisicin en Transito................................................ Pg. 241 o Procesar Solicitud ...................................................................................................................... Pg. 242 o Seleccin de Multiples Proveedores al procesar una Cotizacin............................................... Pg. 245

Ofertas y Presentaciones ............................................................................................................................. Pg. 246

Clientes Cuentas por Cobrar ..................................................................................................................... Pg. 257 Clientes ............................................................................................................................................................... Pg. 256

Pagos o Abonos ........................................................................................................................................... Pg. 260 Notas de Credito .......................................................................................................................................... Pg. 260 Aplicar Nota de Credito ................................................................................................................................ Pg. 260 Nota de Credito Pendiente ........................................................................................................................... Pg. 261 Aplicar Documentos Pendientes .................................................................................................................. Pg. 261 Facturas ....................................................................................................................................................... Pg. 262 Notas de Debito ............................................................................................................................................ Pg. 262 Elaborar Notas de Debito por Cheque Devuelto .......................................................................................... Pg. 263 Giros ............................................................................................................................................................. Pg. 264 Pagos adelantados ....................................................................................................................................... Pg. 265 Anular Ultima operacin ............................................................................................................................... Pg. 266 Retenciones ................................................................................................................................................ Pg. 268 Intereses de Mora ........................................................................................................................................ Pg. 271 Guas de Despacho ...................................................................................................................................... Pg. 273 Planificacin de Cobranza ........................................................................................................................... Pg. 278

Proveedores Cuentas por Pagar .............................................................................................................. Pg. 281 Proveedores ....................................................................................................................................................... Pg. 281

Emisin de Ordenes de Pago ...................................................................................................................... Pg. 281 Pagos ........................................................................................................................................................... Pg. 284 Notas de Debito ............................................................................................................................................ Pg. 284

III

Aplicar Documentos Pendientes .................................................................................................................. Pg. 282 Facturas ....................................................................................................................................................... Pg. 285 Notas de Crdito .......................................................................................................................................... Pg. 285 Giros ............................................................................................................................................................. Pg. 285 Pagos adelantados ....................................................................................................................................... Pg. 285 Anular Ultima operacin ............................................................................................................................... Pg. 285 Retenciones Ordinarias ................................................................................................................................ Pg. 285 Reportes ....................................................................................................................................................... Pg. 285 Retenciones de I.V.A. ................................................................................................................................... Pg. 286

Manejo de Seriales ............................................................................................................................................. Pg. 287

Comprobantes contables .................................................................................................................................... Pg. 288

Manejo de Caja Chica ........................................................................................................................................ Pg. 290

Mensajeria de Texto ........................................................................................................................................... Pg. 295

Facturas ....................................................................................................................................................... Pg. 300 Men Ventas ....................................................................................................................................................... Pg. 300

Impresora Fiscal ........................................................................................................................................... Pg. 306 Resumen de Ventas ..................................................................................................................................... Pg. 308 Cargos Automticos ..................................................................................................................................... Pg. 309 Apartados ..................................................................................................................................................... Pg. 311 Facturas en Lote .......................................................................................................................................... Pg. 314 Devoluciones ................................................................................................................................................ Pg. 315 Presupuestos ............................................................................................................................................... Pg. 316 Notas de Entrega ......................................................................................................................................... Pg. 317 Pedidos ....................................................................................................................................................... Pg. 317 Plantillas de Ventas ...................................................................................................................................... Pg. 318 Reimpresiones ............................................................................................................................................. Pg. 300

Compra de Mercanca .................................................................................................................................. Pg. 323 Men Compras ................................................................................................................................................... Pg. 323

Devoluciones ................................................................................................................................................ Pg. 332 Ordenes de compra ...................................................................................................................................... Pg. 332 Ordenes de Servicio ..................................................................................................................................... Pg. 333 Notas de Entregas de Proveedores ............................................................................................................. Pg. 334 Reimpresiones ............................................................................................................................................. Pg. 335

Pasos para crear un producto ensamblado ................................................................................................. Pg. 337 Ensamblaje de Productos. .................................................................................................................................. Pg. 337

Configuraciones iniciales para el ensamblado ............................................................................................. Pg. 340 Elaborar formato de Impresin ..................................................................................................................... Pg. 342 Crear la plantilla de Ensamblaje del Producto ............................................................................................. Pg. 343 Creacin de Ordenes de Ensamblaje .......................................................................................................... Pg. 345 Consultar Ordenes ....................................................................................................................................... Pg. 349 Cierre de Orden ............................................................................................................................................ Pg. 350 Anular orden de Produccin ......................................................................................................................... Pg. 352 Informes disponibles .................................................................................................................................... Pg. 353 Informes Plantillas de Ensamblaje ............................................................................................................... Pg. 353 Informe Ordenes de Ensamblaje .................................................................................................................. Pg. 354 Informe Consumos del Periodo .................................................................................................................... Pg. 357

Transacciones .............................................................................................................................................. Pg. 356 Men Bancos ...................................................................................................................................................... Pg. 356

Reimpresiones ............................................................................................................................................. Pg. 368

Generalidades de los Informes .................................................................................................................... Pg. 369 Informes .............................................................................................................................................................. Pg. 369

Informe Movimiento de Unidades ................................................................................................................. Pg. 371 Informe de Ventas Diarias (Cierre de Caja) ................................................................................................. Pg. 372 Informe de Libro de Ventas (I.V.A) ............................................................................................................... Pg. 374 Informe de Libro de Compras (I.V.A) ........................................................................................................... Pg. 375 Informe Resumen de Operaciones .............................................................................................................. Pg. 375 Generador de Informes Personalizados....................................................................................................... Pg. 377

Acerca de... .................................................................................................................................................. Pg. 378 Men Sistema ..................................................................................................................................................... Pg. 378

Ayuda ........................................................................................................................................................... Pg. 378 Respaldo de Datos ....................................................................................................................................... Pg. 379 Recuperacin de Datos ................................................................................................................................ Pg. 381 Cambio de fechas ........................................................................................................................................ Pg. 383 Cierre de Estadisticas .................................................................................................................................. Pg. 383 Cierre de periodos ........................................................................................................................................ Pg. 383 Mantenimiento de archivos .......................................................................................................................... Pg. 384 Reconversin monetaria .............................................................................................................................. Pg. 384 Asignar controles .......................................................................................................................................... Pg. 384 Anular documentos ...................................................................................................................................... Pg. 385 Consultar anulaciones de Ventas................................................................................................................. Pg. 387

IV

Consultar Anulaciones de Compras ............................................................................................................. Pg. 388 MDULOS CASA MATRIZ Y SUCURSALES .......................................................................................................... Pg. 390

Mdulo Casa Matriz ............................................................................................................................................ Pg. 391

Generar Sucursales ............................................................................................................................................ Pg. 392

Mdulo Oficinas o Sucursales ............................................................................................................................ Pg. 395

Envi de Precios y Productos de Casa Matriz a Sucursal ................................................................................. Pg. 397

Envi de Transacciones desde Casa Matriz a Sucursales ................................................................................ Pg. 399

Recepcin en Sucursal de los Precios y Productos enviados desde la Casa Matriz ......................................... Pg. 401

Recibir Transacciones en la Sucursal Enviadas por Casa Matriz ...................................................................... Pg. 402

Recibir Transacciones enviadas por la Sucursal en la Casa Matriz ................................................................... Pg. 405

Enviar Transacciones desde la Sucursal a la Casa Matriz ................................................................................ Pg. 407

Reportes disponibles en Casa Matriz ................................................................................................................. Pg. 408

Resumen de los procesos de Envi y Recepcin de datos entre las dos aplicaciones ..................................... Pg. 408

Consideraciones ................................................................................................................................................. Pg. 409

HERRAMIENTAS ADICIONALES ............................................................................................................................ Pg. 410

a2 VISTA ............................................................................................................................................................ Pg. 411

Utilidades de la Base de Datos .................................................................................................................... Pg. 436 DBISAM .............................................................................................................................................................. Pg. 436

Modificar Tablas ........................................................................................................................................... Pg. 437 Comandos SQL ms Utilizados ................................................................................................................... Pg. 439 Lista de operadores y ejemplos prcticos para realizar selecciones ........................................................... Pg. 440 Otras opciones importantes del DBISAM ..................................................................................................... Pg. 442

ANEXAR LIBRERIAS DLL Y PROGRAMAS EJECUTABLES EN EL MEN DE a2

.............................................. Pg. 445

PUNTO DE VENTAS

............................................................................................................................................... Pg. 449

Instalacin ........................................................................................................................................................... Pg. 449

Instalando con Mapeo de Unidades ................................................................................................................... Pg. 451

Instalando con Direccin de Servidor ................................................................................................................. Pg. 455

Ventana Principal del Punto de Venta cuando se apertura la caja .................................................................... Pg. 456

Botones disponibles en el punto de venta cuando se apertura la caja .............................................................. Pg. 456 Configuracin del Punto de Venta ...................................................................................................................... Pg. 462

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Mdulo a2 Sistema - Versin 4.2

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NOTA IMPORTANTE. Antes de instalar el sistema a2 debe configurar la resolucin de la pantalla en 800 x 600 pxeles

Introduccin a la Herramienta Administrativa Configurable, ventajas y aplicaciones Qu es a2? Es una marca de fbrica, que nace de la motivacin de un grupo de profesionales comprometidos desde hace muchos aos con el cambio tecnolgico y principalmente con soluciones de calidad en diferentes reas del quehacer nacional. a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team comprometidos con los retos de la globalizacin y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas poderosas que le permiten trabajar y crecer en un ambiente placentero. Los productos a2 son dinmicos, compactos, abiertos, altamente escalables y principalmente asequibles. Para poder obtener todas estas caractersticas, se selecciono el desarrollador (compilador) ms potente, rpido y eficiente como Borland y Delphi. Dentro de los Software diseados y servicio se puede mencionar: a2 Herramienta Administrativa configurable a2 Herramienta Administrativa Bsica a2 Manager de Punto de Venta a2 Suite Administrativa a2 Manager a2 Contabilidad a2 Nmina a2 Alimentos y bebidas a2team Que ofrece a2. Interfaz grfica amigable al usuario. Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable. Bases de datos configurables. Formas (pantallas) configurables (interfaz, amigables). Formatos de impresin adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear mltiples documentos de salida por transaccin. Construccin de slidos perfiles de usuarios con la ayuda de polticas por transacciones que permiten una fcil administracin y mantenimiento. Estadstica, proyecciones y grficos acumulables hasta 36 meses. Manejo de imgenes (fotos, logos) en todos los archivos. Privacidad del documento, protegiendo as informacin confidencial. Mdulo, men o departamento relacionados de manera lgica: Inventario, ventas y clientes, vendedores, compra y proveedores, banco, reportes de sistema, mdulo de administracin del usuario. Cierre de perodo y cambio de fecha Generalidades de a2 Herramienta Administrativa configurable La Herramienta Administrativa Configurable a2. Es un sistema administrativo de alta tecnologa, cuya versatilidad lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un entorno grfico amigable, con una estructura del programa muy sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de ejecucin con requerimientos mnimos de hardware. Fue desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versin 5.0 Enterprise Edicin y el manejador de archivos de bases de datos utilizado fue el DBISAM versin 2.01, proporcionando un producto confiable y fcil de usar, tanto para el usuario final como para el usuario administrador del sistema. Es una herramienta administrativa configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un slido concepto y una amigable interfaz que la convertir en la mejor aliada de la gerencia moderna, proporciona la funcionalidad y la habilidad incomparable de adaptarse a la solucin rpidamente e incluso a los cambios ms complejos. Adems cuenta con un mdulo de administracin de usuarios, que rene una serie de caractersticas que lo convierte en un producto nico en su estilo, siendo esta una de las bondades ms resaltantes del sistema ya que le brinda al usuario un sinfn de posibilidades para adaptarlo a sus propias necesidades. Requisitos Mnimos de Hardware segn el sistema operativo Para todo tipo de instalacin Instalacin Monousuario 64 Mb de espacio disponible de disco duro. Unidad de CD-ROM o DVD-ROM. Para Windows 98, Millennium Edition, NT Workstation 4.0 (Servipack 6 o superior), 2000 Profesional, XP Home

Edition o XP Profesional, Novell, Windows Vista, Windows 7. Intel Pentium a 133 MHz o superior, para Windows 98, NT, Workstation 4.0 , 2000 Profesional. Intel Pentium a 150 MHz o superior, para Windows ME. Intel Pentium a 300 MHz o superior, para Windows XP Home Edition y Profesional. 64 Mb de Memoria RAM para Windows 98, ME, y NT Workstation 4.0 . 128 Mb de Memoria RAM para Windows 2000 Profesional. 256 Mb de Memoria RAM para Windows XP Home Edition y

Profesional. 1Gb de Memria RAM para Windows Vista, Windows 7.


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Diferentes formas de instalar a2 Herramienta Administrativa Configurable. Aplicacin Demostrativa La clave por defecto del usuario Master debe ser cambiada, ya que por defecto es la misma en todas las versiones de a2. Si la clave o el usuario no son vlidos, no podr entrar en la aplicacin, recibir el mensaje usuario no registrado o clave incorrecta.

Licencia Final (Personalizada) 14. Copie el archivo a2admin.a2 en el directorio donde instalo la aplicacin (Este archivo lo obtienen de a2 va email.)

15. Ejecute el mdulo de sistema como Usuario Master, Clave 1234, vaya al men de ayuda, opcin Acerca de, en la pantalla aparecer el botn Registrar, efectuar clic en l y automticamente quedar personalizado su sistema. Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio destino, para que la aplicacin pueda ejecutarse. En caso de no hacerlo cuando trate de ejecutar la aplicacin recibir el siguiente mensaje: "La aplicacin no puede ser inicializada". En el caso que sea una licencia en uso, en esta ventana no aparecer el botn registrar, esto solo se observa la primera vez que entra a la aplicacin, al ejecutar este botn la aplicacin quedar personalizada. La licencia Demostrativa, tiene una limitacin de 50 transacciones. 16. Entre en el mdulo de sistema (Administracin de Usuarios), como Usuario Master, Clave 1234.

a. Ubicar y abrir la carpeta a2 Softway, ubicada en el directorio de la raz principal. b. Ejecutar el mdulo usuarios, (est ubicado en el directorio raz de la aplicacin), hacer dos clic al icono .

Nota. Si el archivo que recibe va email, contiene la extensin diferente a .a2 (Serial de la licencia) este debe renombrarlo por a2admin.a2, a2contab.a2 o a2cash.a2 segn sea el caso).

Nota. Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio destino para que la aplicacin pueda ejecutarse.

Nota. El usuario solo tiene tres oportunidades para ingresar la contrasea correcta, si no logra ingresar la contrasea correcta en ese lapso, es sacado del sistema.

Recuerde: En programas Demostrativo: Usuario: Demo Usuario: Master Clave: 1234 Clave: Hola

Recuerde: Producto Final: Usuario: Master Clave: 1234


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Master

1234

Nota. El instalador no crea un acceso directo al mdulo de administracin de Usuarios, para evitar el uso indebido del mdulo por parte de usuarios inexpertos

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17. Acceder el mdulo a travs del usuario Master y la clave por defecto 1234. La clave por defecto del usuario Master debe ser cambiada ya que por defecto es la misma en todas las versiones de a2.

18. Seleccionar el Men de Ayuda y ejecutar la opcin de Acerca de... Al ejecutar el botn de registrar logr la personalizacin definitiva de la aplicacin. Establezca las configuraciones, perfiles

y poltica con la cual desea trabajar (en el transcurso del manual se explicara como personalizar la aplicacin).

19. Ejecutar la aplicacin a2 Administrativo a travs de su acceso directo y

comenzar a trabajar. Pasos para la instalacin de a2 Herramienta Administrativa Configurable. Paso a Paso. 2. Para instalar solo debe colocar el CD Original de a2, en la unidad correspondiente. 3. Este contiene un archivo AUTORUN que ejecuta automticamente la instalacin, si no se ejecuta abra la unidad de CD y ejecute el archivo INSTALAR.EXE. 4. Una vez que aparezca la ventana instalando a2 hacer Clic en el botn COMENZAR, si la instalacin se desea efectuar en la carpeta que el programa crea por omisin, de lo contrario, se debe crear una carpeta antes de comenzar la instalacin y estando en esta ventana, hacer Clic en el botn examinar para seleccionar el nombre del directorio destino y luego Clic en el botn Comenzar. 5. Espere mientras la aplicacin se instala (Tiempo aproximado 2 minutos).Se debe esperar que la barra de progreso de la ventana Instalando a2 herramienta Administrativa llegue al 100%. 6. Una vez que el software se haya instalado 100% presione el botn de ACEPTAR

7. Aparece la ventana del Mdulo Administrativo donde debe introducir los datos de la empresa como son: N.I.T., R.I.F., Direccin, Representante, R.I.F. Telfonos y efectuar Clic en el botn siguiente. 8. En esta ventana introduzca la Direccin Postal, Fax, E-Mail, Website y seleccione si es Contribuyente Especial la empresa que est instalando la aplicacin.


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Nota. Toda fecha que no est ubicada en el rango seleccionado para el perodo, se considera no valida

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9. Hacer Clic en el botn Siguiente. 10. Introduzca las fechas de duracin del perodo, vlidas para las transacciones. 11. Efectuar Clic en el Botn Siguiente. 12. Introduzca la nomenclatura del impuesto, la alcuota que retiene su empresa, debe dejar la tilde en la opcin Activo. Es de carcter obligatorio, dejar activo el primer impuesto, aunque los clientes de la empresa no cancelen impuesto, posteriormente en la ficha del cliente, se le indica que ese cliente est exento de impuesto. Indique el impuesto del Dbito Bancario y hacer Clic en el Botn Siguiente.

13. Si desea que el sistema genere los cdigos en forma automtica, debe dejar tildada las opciones pertinentes de la ventana siguiente y cuando termine de seleccionar, hacer Clic en el Botn Finalizar. 14. Aparece una ventana indicando que los datos fueron guardados con xito, aqu debe hacer Clic en el Botn Salir.

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La aplicacin a2 Herramienta Administrativa Configurable, versin 4.0. Esta nueva versin permite ejecutarse de modo cliente servidor o en la modalidad tradicional como se conoce hasta ahora. Al instalar la aplicacin por primera vez, se instala por defecto de modo tradicional, recomendada para clientes con poco volumen de datos y necesidades bsicas, pero si se desea, se puede configurar en la arquitectura Cliente Servidor. Mejora En El Rendimiento De La Red. La arquitectura cliente/servidor elimina la necesidad de mover grandes bloques de informacin por la red hacia los ordenadores personales o estaciones de trabajo para su proceso. Los servidores controlan los datos, procesan peticiones y despus transfieren slo los datos requeridos a la mquina cliente. Entonces, la mquina cliente presenta los datos al usuario mediante interfaces amigables. Todo esto reduce el trfico de la red, lo que facilita que pueda soportar un mayor nmero de usuarios. Como Activar el Modo Cliente-Servidor. Paso A Paso. 1. Primero debe efectuar los pasos antes explicado de la instalacin monousuario. 2. Se prosigue con los siguientes pasos, DESDE EL SERVIDOR.

Seleccionar la carpeta a2Softway y efectuar doble clic sobre ella para abrirla. Seleccionar la carpeta Server y efectuar doble clic sobre ella para abrirla.

En la carpeta Server se encuentra el archivo a2Server.exe, proceda ejecutarlo efectuando Doble clic sobre l.

Luego de ejecutarlo se observar en la barra de tarea de Windows un icono en la parte inferior derecha del monitor del servidor, como se muestra en la siguiente ventana, que indicar que el servidor entro en funcionamiento.


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Al hacer doble clic sobre este icono se despliega la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS a2Server, que est compuesta de varias fichas como la Ficha Sesiones, Ficha Status, Ficha Configuracin.

Ficha Sesiones. La Ficha Sesiones (Cuando est instalado y configurado el a2servidor, muestra las sesiones iniciadas, muestra informacin de los usuario que han logrado la conexin, como el nombre User, la Direccin IP de cada estacin y la fecha/hora que los usuarios lograron atacharse al servidor.).


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Ficha Status. Muestra informacin del servidor como el Motor de BD (DBISAM Versin 4.29 Build 1. Tiempo conectado, indica el tiempo que tiene activo el servidor. Direccin Principal (Es la Direccin IP del servidor donde se instalo la aplicacin), este valor lo cambia en forma automticamente la aplicacin despus de configurar las opciones que se encuentra en la ficha Configuracin y si no ha efectuado modificaciones en la ficha de configuracin se observara en este campo Todas las direcciones. Puerto Principal (Puerto principal que utiliza el servidor para comunicarse), por defecto viene con un valor (12005) Direccin Administracin Indica la Direccin IP de la Administracin. valor lo cambia en forma automticamente la aplicacin despus de configurar las opciones que se encuentra en la ficha Configuracin, y si no ha efectuado modificaciones en la ficha de configuracin se observara en este campo Todas las direcciones. Puerto de Administracin (Indica el puerto de comunicacin de Administracin), la aplicacin trae por defecto con un valor 12006. Botn Detener, botn que se debe ejecutar despus de efectuar modificaciones en la configuracin de la aplicacin y posteriormente reiniciar el servidor efectuando clic al botn Iniciar para que asuma los cambios.

Ficha Configuracin. La Ficha Configuracin, muestra el Nombre del Servidor (Aqu se le indica el nombre del Servidor o la Direccin IP donde se instalo la aplicacin), por defecto la aplicacin trae configurado el nombre del servidor de a2 en el DBISAM, se recomienda no modificar el nombre del servidor A2SERVER, en el caso que lo desea modificar recuerde que es el nombre del servidor o la Direccin IP del equipo donde se instalo la aplicacin Cliente-Servidor de a2.


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La Direccin Principal, indica la Direccin IP donde se instalo la aplicacin Cliente-Servidor. Este es el valor que se va observar en la ficha de Status cuando se le asigno la direccin IP. Puerto Principal, indicar el nmero del puerto principal de comunicacin, Direccin Administracin (Indica la Direccin IP de la Administracin, donde se instalo la aplicacin Cliente-Servidor. Puerto de Administracin, Valor que por defecto trae la aplicacin, indica el puerto de comunicacin de Administracin. 3. Se procede activar la aplicacin en modo cliente servidor, para esto debe incluir:

a. En la Ficha de Configuracin en el campo Nombre del Servidor, debe indicar el Nombre del Servidor o la Direccin IP del servidor donde se instalo la aplicacin. Ejemplo. Reyes

b. En el campo Direccin Principal, indicar la direccin IP del servidor donde est instalada la aplicacin. Ejemplo, 10.10.1.105 c. En el campo Direccin Administracin, indicar la direccin IP del servidor. Ejemplo, 10.10.1.105. d. Tanto para el campo Puerto Principal como el Puerto de Administracin, indicar el nmero correspondiente al puerto de comunicacin con el servidor, la aplicacin trae por defecto un valor previamente establecido.

La ventana Detalles de la conexin de red es una ventana de Windows, donde se observa la direccin IP de la mquina donde se instalo la aplicacin, esta misma direccin es la que debe tener en la Direccin Principal y Direccin Administracin de la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS a2Server.

Nota. Si lo desea no efectu modificaciones en la ventana a2SERVIDOR DE DATOS a2Server (Paso Nmero3) dejndola por defecto como lo trae la aplicacin, efectuando solo las modificaciones indicada en el paso nmero 6, en el punto b, que se observa a continuacin.


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En la siguientes ventanas se muestra los pasos a seguir en Windows (Clic en Botn Inicio de Windows, Clic Derecho en el botn Red, seleccionar la opcin Propiedades, opcin Administrar conexiones de red, seleccionar el icono de la Conexin de la red y efectuar clic Derecho sobre l, seleccionar la opcin Estado, Clic al botn Detalles.) para observar la Direccin IP que posee el servidor, esta es la misma direccin que debe poseer el servidor en la ficha de configuracin de la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS a2Server.

Desde El Mdulo De a2 Sistema 4. Una vez que el servidor entra en funcionamiento Ubicarse en el mdulo de a2Sistema, Ejecutar el men Archivos y seleccionar la opcin Datos de la Empresa, seleccionar la ficha Directorios y tildar el campo Activar conexin cliente servidor.


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5. Al activar el campo anteriormente mencionado Activar conexin cliente servidor, se despliega una nueva ficha llamada Conexin.

Ficha Conexin. 6. Seleccionar la ficha Conexin, los datos que se deben cambiar son los que corresponden a:

a. Nombre del Host. El host o anfitrin es un ordenador que funciona como el punto de inicio y final de las transferencias de datos, donde tiene una direccin nica (direccin IP) y un nombre de dominio nico o nombre de host. El servidor de datos puede ser referenciado a travs de su direccin IP o su nombre en la red. El sistema internamente utiliza la direccin IP para identificar el servidor, ahora bien, si al crear alguna aplicacin adicional y quiere hacer referencia al nombre, este debe ser colocado en esta seccin.

b. La Direccin IP Para El Puerto De Conexin Y Direccin IP Para El Puerto Administrativo. (La Direccin IP deben ser las mismas que coloco en la aplicacin del servidor).

Se recomienda para una instalacin rpida y prctica efectuar solo modificaciones en la direccin IP que se encuentra en la ventana Archivo de Empresas, colocando en ella la direccin IP del servidor, donde se instalo la aplicacin, y dejando en blanco el campo Nombre del Host., sin necesidad de efectuar otras modificaciones como la explicada en el paso nmero tres


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c. Usuario Aplicacin Y Usuario Administrador. El servidor de DBISAM hace una distincin entre los usuarios que acceden al servidor y las funciones que realizan. Usuario Aplicacin. Es el usuario comn de la aplicacin es aquel que realiza las funciones normales dentro de la aplicacin como pueden ser consultas, modificaciones e inclusiones de nuevos registros, por defecto la aplicacin lo trae configurado con el nombre User y la clave es interna no es modificable segn el diseo y la configuracin establecida por a2. .

El usuario administrador es aquel que realiza las funciones que competen al manejo de la seguridad, estructura y gestin de la base de datos. Es por ello que existen 2 conjuntos de datos que especficamente le dan acceso a los usuarios dentro de las bases de dato para cumplir con sus funciones, la aplicacin lo trae por defecto como admin y la contrasea es interna no es modificable segn el diseo y la configuracin establecida por a2.

Cada vez que un usuario hace login en el servidor, utiliza los datos que aparecen en esta ventana para autenticar con el servidor (Puerto-Direccin IP-Usuario-Clave).

d. TimeOut. Cantidad de tiempo en segundos que una sesin remota debe esperar respuesta del servidor, por defecto viene configurado para 30 Segundos.

e. Activar Pinging. El pinging es una herramienta que le permite hacer ping a un anfitrin de manera continua o con un ping simple utilizando distintos volmenes de datos. Este puede darle una indicacin del rendimiento de la ruta hacia su anfitrin. El ping comprueba el estado de la conexin con uno o varios equipos remotos por medio de los paquetes de solicitud de eco y de respuestas de eco (ambos definidos en el protocolo de red ICMP) para determinar si un sistema IP especfico es accesible en una red. Es til para diagnosticar los errores en redes o enrutadores IP. Esta propiedad le permite al servidor prevenir bloqueos cuando una estacin interrumpe abruptamente una sesin de trabajo y deja una sesin abierta en el servidor. El intervalo de tiempo le indica al servidor, cunto tiempo debe esperar antes de verificar que la conexin todava sigue activa.

f. Intervalo Indica el intervalo de tiempo que va probar con el ping para verificar la sesin abierta, muchas veces se utiliza para medir la latencia o tiempo que tardan en comunicarse dos puntos remotos o latencia de su conexin, la tardanza en conectarse con el pin del servidor, por defecto est configurada para 60 segundos. Se puede cambiar el intervalo de ping desde 2 a 60 segundos utilizando varios tiempos de espera. El tiempo de espera es siempre mas pequeo que el intervalo de ping.

g. Compresin. El termino compresin son diversas tcnicas para la disminucin del tamao de archivos, imgenes, sonidos, la compresin pretende, en principio, transferir o almacenar la misma informacin empleando la menor cantidad de espacio, esto permite ahorrar espacio de almacenamiento y disminuir el tiempo en la transferencia de datos. En la aplicacin se debe colocar un valor comprendido entre 0 y 9, el valor por defecto es 0 y 6 es el valor ideal para tamao y velocidad. La compresin por defecto es ZLib.

7. Botn Conectar. Para verificar la correcta conexin se presiona el botn de "Conectar" y aparecen 2 nuevas fichas "Usuarios" y "Base de Datos".


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Ficha Usuarios. Usuarios Disponibles. En esta ficha en el rea Usuarios Disponibles, se observan los usuarios creados y que estn autorizados para el uso de la aplicacin, en la parte inferior de esta rea se encuentra el Botn Incluir, Botn Editar, Botn Borrar.

Botn Incluir Botn que permite incluir nuevos usuarios, al efectuar clic sobre l, se procede a incluir los datos en los campos Nombre, Clave, Confirmar clave, Descripcin, Administrador, Max # de Conexiones, finalizando efectuando clic al botn Guardar. Botn Editar. Permite efectuar modificaciones en los datos del usuario seleccionado. Botn Borrar. Permite borrar el usuario seleccionado. Campo Nombre. En este se observa el nombre del usuario que se encuentra seleccionado en el rea Usuario disponible.


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Campo Clave. En este campo se encuentra la contrasea del usuario. Campo Confirmar la Clave. Campo que se utiliza para confirmar la contrasea antes introducida. Campo Descripcin. Campo que permite elaborar cualquier comentario del usuario. Campo Administrador. Este campo se debe tildar cuando el usuario que se est creando tiene el perfil de Administrador. Campo Max # de Conexiones.

Campo que indica el nmero mximo de conexiones de estaciones permitidas para ese usuario al servidor de a2 server, entendindose que cada usuario que logre efectuar login al servidor va aparecer en la ficha llamada Sesiones del icono del servidor que aparece en la barra de tarea de Windows, los datos que se visualizara son los siguientes en la columna Usuario observara el nombre User, repetido tantas veces como estaciones que se lograron atachar al servidor, en la columna Direccin se observa la direccin IP que tiene cada estacin, y en la columna Creado el, indica la fecha y hora que ese usuario logro la conexin con el servidor. Observe la siguiente ventana a2 SERVIDOR DE DATOS a2Server en la ficha Sesiones.

Ficha Base De Datos. Las configuraciones que vienen por defecto hechas en estas secciones permiten el funcionamiento de la aplicacin sin problemas, ahora bien, en caso de tener la necesidad de disear nuevas aplicaciones se necesita generar nuevos usuarios o bases de datos adicionales, puede hacerlo desde aqu.

a. Incluir una nueva bases de datos. Para incluir una nueva base de datos, debe efectuar clic en el botn Incluir, habilitando as los diferentes campos de la ventana de la ficha Base de Datos.

Campo Nombre. Permite incluir un nombre a la base de datos.

Campo Descripcin. Permite efectuar una breve descripcin de la base de datos

Botn Seleccionar. Al efectuar clic en este botn, para avanzar a la ventana Buscar carpeta, donde se debe seleccionar el directorio.


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Campo Directorio. En este campo se visualiza la ruta o path de la carpeta que se selecciono a travs del botn Seleccionar.

Botn Guardar. Permite guardar la configuracin efectuada en la ficha Base de Datos

Una vez completado estos pasos, la aplicacin queda lista para ser ejecutada


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Crear un Acceso Directo en la Carpeta Inicio. Despus de culminada la instalacin del servidor se debe crear un acceso directo de la aplicacin a2Server y dejarlo en la carpeta Inicio, para que se ejecute automticamente. Paso a paso

En el botn de Inicio de Windows efectuar clic. Efectuar clic en la opcin Todos los programas Ubicar la carpeta Inicio y efectuar clic derecho sobre ella. Seleccionar la opcin Abrir Todos los usuarios. Efectuar clic derecho sobre el rea de la ventana Inicio, para que se despliegue un men

contextual. De la ventana contextual seleccione la opcin Pegar Acceso Directo.

Acerca de Instalar la Aplicacin Estacin y los Puntos De Venta: Cuando se utiliza la aplicacin Estacion.exe o se instala un Punto de Venta, es necesario que se efectu previamente los pasos anteriores, el resto el proceso de instalacin es el mismo.

Consideraciones Finales. 1. Crear un acceso directo a la aplicacin a2Server.exe en el servidor y ubicarlo en carpeta de Inicio de Windows, para que se ejecute automticamente al reiniciar el equipo, sin el servidor en ejecucin la aplicacin no funciona, para esto debe seguir los siguientes pasos: Paso a paso

a. Si esta en trabajando con Windows Vista, efectuar Doble Clic al icono Equipo que se encuentra en el escritorio. b. Efectuar Doble Clic al disco local C: c. Efectuar Doble clic a la carpeta a2Softway para abrirla. d. Efectuar Doble Clic a la carpeta Server. e. Ubicarse sobre el archivo a2Server.exe y efectuar clic derecho y efectuar clic sobre la opcin copiar que se encuentra en la ventana contextual. f. Efectuar clic al botn Inicio de Windows y posteriormente efectu clic en la opcin Todos los programas. g. Ubicar la carpeta Inicio y abrirla. h. Efectuar clic derecho sobre la ventana de inicio que abri, para que aparezca la ventana contextual. i. Seleccione de la ventana contextual la opcin Pegar Acceso directo.

2. Se debe tener el Dbsys versin 4.28 para el manejo de las tablas de la versin Cliente/Servidor de a2 Herramienta Administrativa Configurable. 3. Los migradores de datos que estn actualmente disponibles a utilizar en esta versin son de la versin DBISAM 4.28, y los migradores 2.08 por lo tanto van a funcionar en el a2 Herramienta Administrativa Configurable versiones anteriores a esta. 4. Los desarrollos de terceros que existen actualmente en el mercado deben funcionar con la nueva versin de DBISAM 4.28 o superiores. 5. Tomar en cuenta que algunas de las configuracin relacionada con proteccin en Windows que afectan la conexin de las estaciones con el servidor de la aplicacin a2Server, impidiendo la comunicacin entre ella, dentro ellos se menciona Firewall con seguridad avanzada, donde en el perfil de dominio en la conexiones entrantes se debe seleccionar la opcin permitir, para esto debe seguir los siguientes pasos:

Paso a paso 1. Efectuar clic al botn Inicio de Windows. 2. Clic en la opcin Panel de Control.


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3. En la ventana de panel de control seleccionar la opcin Programas

4. En La ventana Panel de control/Programas. Efectuar clic a la opcin Activar o Desactivar las caractersticas de Windows.


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5. En la ventana Firewall de Windows con seguridad avanzada, seleccione la opcin Propiedades de Firewall de Windows.

6. En la ventana Firewall de Windows con seguridad avanzada, en la opcin Conexiones entrantes seleccione Permitir y para finalizar efectu clic al botn Aceptar. De esta forma evitara Firewall de Windows no impida la conexin de las estaciones con el servidor.


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Usuario 1 f:\a2softway\directorio de trabajo Usuario 2 g:\a2softway\directorio de trabajo

Existen varias modalidades para instalar a2 en ambiente de redes, dependiendo de la red y del nmero de usuarios: Caso No. 1. 1 Instale el a2 en el servidor. Siga las instrucciones de la instalacin monousuario. 2 Comparta el recurso (la carpeta del a2softway) 3 Cree los accesos directos al a2admin.exe desde las estaciones. Caractersticas. 1 Es la manera ms fcil de realizar la instalacin. 2 Es el rendimiento ms lento del sistema. No se recomienda. 3 Todos los usuarios se crean en el servidor, son locales y se pueden visualizar desde cualquier estacin o desde el servidor. Caso No. 2. 1 Instale el a2 en el servidor, Siga las instrucciones de la instalacin monousuario, ubicando en la unidad su CD, los instaladores de la aplicacin. 2 Comparta el recurso (la carpeta del a2softway). 3 A todas las estaciones asgnele la misma unidad de red para conectarse al servidor. 4 Utilice el programa Estacin.exe para instalar estaciones, ubicado en su CD y cree el usuario de la estacin. Caractersticas Solo crea un usuario por estacin. Para agregar nuevos usuarios de la estacin, es necesario crear un acceso directo al mdulo a2sistema, ejecutarlo y al crear los usuarios, asignarle los directorios de la ruta. Al utilizar este esquema, los usuarios creados en la red, no pueden ser accesados en el servidor de manera local. Si usted visualiza la tabla de usuarios, podr notar que los usuarios tienen la direccin de acceso con su unidad de red. Si existen diferentes letras asignadas en su unidad de red, los usuarios no podrn ejecutar el sistema desde una estacin con una unidad en red diferente a la que l tiene en su ruta. Ejemplo. Caso No. 3. Otra manera de instalar en red, es crear direcciones relativas con el nombre de la mquina del servidor \\nombre de la mquina\nombre del recurso compartido\ruta del sistema (a todos los usuarios). Ejemplo. Si el nombre de la mquina es Servidor y usted instal el sistema en la unidad D (disco duro D), en la carpeta llamada a2softway, comparta y escriba lo siguiente: \\Servidor\a2softway\ruta de datos que le corresponda segn el campo en la tabla. Ejemplo Detallado. 1. Crear una carpeta en la raz del disco C:\ con el nombre TMP, en el servidor y la estacin. 2. Compartir la carpeta de C:\a2softway con el nombre a2softway. 3. Puede observar en el entorno de red de Windows el nombre del equipo que hace las veces del servidor, donde esta el recurso compartido a2softway. 4. Ejecute a2sistema, seleccione el botn Datos Empresa. En direcciones, cambie los direccionamientos de la siguiente manera: Directorio Local: C:\Temp. Directorio Datos: servidor\a2softway\empre001\data. Directorio Histricos: servidor\a2softway\empre001\Historia. Directorio Formas: servidor\a2softway\empre001\Userconfig. Directorio Configuracin: servidor\a2softway\empre001\FileConfig. Directorio Formatos de Impresin: servidor\a2softway\empre001\ConfigR.

Nota. Para acceder a este recurso se ejecuta el siguiente comando:\\\a2softway. Se recomienda colocar como nombre del computador que hace las veces de servidor. Ej.: Servidor.

Instalacin En Redes


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Directorio Reportes: servidor\a2softway\empre001\Reports. Estas rutas solo funcionan si realizo los pasos anteriores. 5. Luego de poner a punto el servidor, proceda a crear los usuarios de la aplicacin. 6. Proceda en la estaciones de la siguiente manera: a) Crear en la raz del disco duro C:\ de cada estacin, una carpeta llamada TMP. b) Proceda a instalar el modulo administrativo o punto de ventas. c) Si es el punto de ventas, al correr el instalador pregunta donde estn ubicados:

a2 administrativo: \\servidor\a2softway\ d) Datos a2 administrativos: \\a2softway\empre001\data

.a2 punto de ventas: < segn sea el caso>. Se recomienda copiarlo en el directorio local y leerlo de all.

Tip. Ruta relativa para los formatos: \\.

Nota. En caso de tener varios usuarios creados, modifique los directorios de cada uno, con las especificaciones anteriores.


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Crear usuario de la estacin. Si no desea crearlo, desmarque la opcin en la parte inferior de la ventana, de lo contrario haga Clic en el botn Iniciar. En este caso, la tabla de temporales, ya no ser ...\Empre001\Tmp. En los casos C y D, la tabla Sempresas se debera modificar con las nuevas rutas, para que al agregar un usuario nuevo, automticamente se creen con las rutas ya establecidas, (en el modulo de sistema, Datos de la empresa, directorios).

Directorio a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway). Se almacenan los archivos ejecutables de la aplicacin, las extensiones de la aplicacin, archivos DLL, los archivos de configuracin de la empresa. a2dll00.dll: Se refiere a las rutinas de inicializacin. a2dll01.dll: Son los reportes de departamento. a2dll02.dll: Son los reportes de inventario. a2dll03.dll: Son los reportes de ventas. a2dll04.dll: Son los reportes de compras. a2dll05.dll: Son los reportes de vendedores. a2dll06.dll: Son los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. a2dll07.dll: Son los reportes de editor de formatos de impresin. a2dll08.dll: Mdulo de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos. a2dll09.dll: Son los reportes de bancos. a2dll10.dll: Consolidador. a2dll11.dll: Generador de informes a2dll13.dll: Maneja datos comprimidos, se instala en casa matriz y sucursal. Archivos de a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway). a2Admin.exe. Archivo ejecutable, con el cual se ejecutan todas las operaciones administrativas. a2Sistema.exe. Archivo ejecutable, que sirve para personalizar los datos de la empresa, configuracin del programa y utilidades del sistema. a2Admin.a2. Archivo de la licencia del producto final. (PERSONALIZACION)

Directorios a2Softway


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Tenga cuidado de modificar estos archivos, ya que despus del nombre de la variable tiene un nmero que representa el tipo de dato: 0: Es un string. 1: Representa un campo numrico. 2: Es un campo memo. 3: Es un campo fecha.

Tablas de a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway). Sempresas.DAT. Tabla de datos de personalizacin de la empresa. Funciona en conjunto con Sempresas.blb, el cual est formado por los datos encriptados tipo BLOB de la base de datos, y sempresas.idx, el cual contiene la configuracin de los archivos ndices. Carpeta a2Help Aqu se graba la ayuda del sistema. Carpeta Metrics. Se almacenan los archivos que se generan cuando se configura el grid de las transacciones, las teclas, la configuracin de los mrgenes, el tipos de letras de los reportes y los campos Detalles de las transacciones. Si usted elimina esta carpeta no podr realizar dichas configuraciones. Si la elimin, solo tiene que crearla de nuevo. Carpeta Configr. Contiene las formas de impresin creadas con el Editor de Formatos de Impresin en su respectiva carpeta que representa un formato de impresin. Si el usuario crea o modifica alguna forma, se almacena en su carpeta correspondiente. Algunos formatos no tienen formas de impresin, si se necesitaran, se pueden crear en el mdulo usuarios, archivo Formatos de Impresin. Los archivos que contiene esta carpeta, son las variables globales de las formas de impresin, tienen formato PFG. El listado de archivos PFG se muestra a continuacin: VIMP_BANCOS: Variables del mdulo bancos. VIMP_COMPRAS: Variables del archivo Compras. VIMP_COMPRASI: Variables de los tems del archivo Compras. VIMP_CUENTASCXC: Variables del archivo Cuentas por cobrar. VIMP_CUENTASCXP: Variables del archivo Cuentas por pagar. VIMP_ETIQUETASCLIE: Variables del archivo Etiquetas de clientes. VIMP_ETIQUETASINV: Variables del archivo Etiquetas de productos del inventario. VIMP_GENERAL: Variables generales para todas las formas de impresin. VIMP_INVENTARIO: Variables del archivo departamento de inventario. VIMP_INVENTARIOI: Variables de los tems del inventario. VIMP_VENTAS: Variables del archivo Ventas. VIMP_VENTASI: Variables de los tems de ventas.

Adems, contiene los archivos necesarios para utilizar el generador de informes personalizados: GenIndex.mfr: Los ndices que se utilizan en ordenado por. GenMenu.mfr: Gua para incluir los informes personalizados en men de informes a2. GenRelations.mfr: Relaciones entre los archivos de a2. Los GenIndex + GenRelations se utilizan para agrupado por. Cuando se crean campos memos en a2 y se utilizan como ndices secundarios de bsquedas, se pueden utilizar en ordenado por y agrupado por. Archivos .cfr. Son los campos que se leen en la configuracin del respectivo archivo Directorio Data. Es el directorio ms importante del sistema desde el punto de vista del usuario, ya que es aqu donde se almacenan todos los datos de la empresa. Contiene las tablas: Sclientes, Sproveedor, Sbancos, SOperacionInv, SdetalleInv, Sprovinvent, Svendedores, Scargosfijos, Sinventario, Ssistema, Sfixed, Sdepositos, Stransbanco, Sseriales, Sbeneficiario, Sconvenios, Sautorizados, SAuto, Susuarios, Scuentasxpagar, Scategoria, Sperfiles, SAjustesTmp, Scompuesto, SinvDep, SinvOferta, Starjetas, Scuentasxcobrar, Sinvlote, Sconceptos, Szonas, Smoneda, Stransclieprov, Stranscuentas, Sinstitucion, Scalendario, Sclasificacin y Spagosfijos. Si se daa o elimina alguna tabla, el sistema no funcionar correctamente. Si sospecha que existe una tabla corrupta, inmediatamente se puede reparar corriendo la opcin Repair del Database System Utility (DBSYS.EXE) sobre las tablas daadas. Las tablas de datos son susceptibles a corrupcin causada por el mal apagado de la mquina o prdida fsica de la electricidad. Las circunstancias en las cuales puede ocurrir, son por ejemplo, cuando el DBISAM est en el medio del proceso de agregar un registro a la tabla fsicamente en el disco o volumen, aunque en este caso, puede que no ocurra ningn dao, ya que primero las guarda en un bffer para luego vaciarlas en el disco. El dao ocurre cuando el bffer se vaca y no se haba terminado el proceso de escribir en el disco.


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FMASTER00.SYS: forma del archivo de departamento de inventario. FMASTER01.SYS: forma del archivo de inventario. FMASTER02.SYS: forma del archivo de depsito. FMASTER03.SYS: forma del archivo de proveedores. FMASTER04.SYS: forma del archivo de clientes. FMASTER05.SYS: forma del archivo de autorizados. FMASTER06.SYS: forma del archivo de tarjetas de crdito. FMASTER07.SYS: forma del archivo zonas. FMASTER08.SYS: forma del archivo de vendedores. FMASTER09.SYS: forma del archivo de bancos. FMASTER10.SYS: forma del archivo de conceptos. FMASTER11.SYS: forma del archivo de beneficiarios. FMASTER80.SYS: forma del archivo de configuracin. No es modificable, por lo tanto no se muestra en el mdulo usuarios. FMASTER81.SYS: forma del archivo de moneda. No es modificable.

Carpeta FileConfig Esta carpeta guarda la configuracin de los archivos, las cuales se crean con la opcin de configuracin de archivos del mdulo usuarios. Esta carpeta tiene copia en FileConfigOriginal, ya que si por accidente u otra razn se daa o elimina algn archivo, se pueda restituir con la configuracin de los archivos originales. Contiene 14 archivos: Sautorizadosconfig, Sbancosconfig, Sbeneficiarioconfig, Scategoriaconfig, Sclientesconfig, Sconceptosconfig, sdepositosconfig, Sinventarioconfig, Smonedaconfig, Sproveedorconfig, SSistemaConfig, STarjetasConfig, Svendedoresconfig y Szonasconfig. Carpeta Historia Aqu se almacenan los archivos histricos del sistema, creados a partir de la ejecucin del primer cierre de periodo. Cuando se realiza un cierre de periodo, se crea la carpeta del periodo con las siguientes tablas: HIST_Scuentasxcobrar, HIST_Scuentasxpagar, HIST_SdetalleInv, HIST_SoperacionINV y Resumen. Directorio Html. Se utilizar para futuras actualizaciones. Carpeta Reports. Guarda los reportes creados por el usuario con el Generador de Informes Personalizado. Adems de los informes exportados a tipo texto, .doc y Excel. Directorio Tmp Se utiliza para guardar los archivos temporales que se crean dinmicamente cuando el usuario est trabajando en el sistema. Se puede remover todo su contenido, y es recomendable que est direccionado en el disco duro local, si el sistema est en red. Nunca se debe tomar como directorio de datos. Adems se almacenan los informes exportados al a2 Visor. Carpeta UsersConfig Almacena las formas o archivos del men Mantenimiento del mdulo administrativo. Se modifican en el mdulo usuario o de sistema, en el men Usuario, opcin Administracin de usuarios, en la ventana configuracin de usuarios, se efecta un clic al botn Editar, se escoge el usuario al cual se le va efectuar la configuracin, hacer clic en la ficha men, en el recuadro Formas Disponibles, se selecciona la forma a modificar, posteriormente se efecta clic en el botn Configurar. Esta carpeta tiene copia en UsersConfigOriginal, ya que si por accidente u otra razn se daa o elimina algn archivo, se pueda restituir la configuracin original del sistema. Los archivos originales son: Cuando se crea o modifica una forma, se almacena los cambios por usuario. Al generarse una nueva forma, se crea un archivo con el nombre SCUSERxxyy.SYS, donde xx representa el nmero de la forma maestra que est modificando y yy el nmero del usuario. Se almacena en este directorio. Los archivos se pueden abrir con un editor de textos para ser modificado, pero no es recomendable. El nmero del usuario slo se visualiza usando est creando o modificando usuarios con el usuario MASTER. Estructura de Archivos y Directorios a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway). Archivos Ejecutables


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Carpeta a2Softway Archivos de Personalizacin Carpetas de a2Softway Carpeta de datos de la Empresa Directorios de la carpeta de a2Softway


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Directorios de la carpeta de a2Softway

Directorios de la carpeta de a2Softway


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Organizacin de a2 Herramienta administrativa configurable Entorno de Trabajo del a2 Herramienta Administrativa Configurable.

La primera pantalla que presenta a2, es la ventana que solicita la contrasea, est se accede de acuerdo al tipo de usuario, si es demo o mster.

a2 Herramienta administrativa configurable. Est conformada por los mens: (Mantenimiento, Transacciones, Ventas, Compras, Ensamblaje, Bancos, Informes, Sistema, Sucursales), todos relacionados de manera lgica.

Nota. La aplicacin cuenta con un mdulo de administracin de usuarios que rene una serie de caractersticas que lo convierte en un producto nico en su estilo, entre ellas estn: Bases de datos configurables. Posibilidad de crear campos adicionales a las bases de datos e incorporarlas fcilmente al sistema y a los formatos de impresin. Directorios de datos asignados por el administrador del sistema. Mdulo de a2 Herramienta Administrativa Configurable. (a2 Mdulo Administrativo, a2 Mdulo Sistema o de usuarios.) Al introducir la contrasea da paso a la venta principal, encontrndose los siguientes elementos:

Barra de Men y Barra de Acceso Rpido. En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Barra de Men (Mantenimiento, Transacciones, ventas, compras, ensamblaje, bancos, informes, sistema.) y debajo de esta, la Barra de Acceso Rpido (Barra de Herramientas). Opciones de la Barra de Men. Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer Clic con el ratn en la opcin que se desee abrir o presionar la combinacin de teclas ALT + la letra que est subrayada, ejemplo ALT + M le dar acceso al men mantenimiento.

Ventana principal del Mdulo a2 Administrativo.


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Botones de Acceso Rpido (Barra de Herramientas) del mdulo a2 Administrativo. Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opcin de la aplicacin de una manera rpida y practica, aunque no son todas la opciones son las que comnmente el usuario interacta. Botones asociados a operaciones con Inventario: Archivo de Departamentos Archivo de Depsitos o Bodegas Archivo de Inventario Botones asociados a operaciones con los Clientes: Archivo de Clientes Mdulo de Presupuestos a Clientes Mdulo de Facturacin (Ventas) Botones asociados a operaciones con Proveedores: Archivo de Proveedores Mdulo de Elaboracin de Ordenes Mdulo de Compras Botones asociados a operaciones con Bancos: Archivo de Bancos Mdulo de Transacciones de Bancos Botn asociado a la operacin de Salir de la aplicacin: Barra de Estado. En esta barra aparece el nombre del Usuario que est trabajando con el sistema y es de gran utilidad, porque en algunos casos muestra algunos mensajes de ayuda. Adems, este mdulo tiene las siguientes teclas de acceso rpido:

Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario Ctrl. + S: Informacin del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones

El entorno de trabajo del a2 Usuario o Sistema. El mdulo a2 Sistema tiene la capacidad de construccin de perfiles, esto se logra con la ayuda de polticas por transacciones, que permiten implementar toda la permisologa, que afectan considerablemente la operatibilidad de a2 Herramienta Administrativa Configurable, permitiendo establecer que puede hace y que no puede hace, cada usuario del sistema, aplicando controles de seguridad, con la aplicacin de claves de seguridad, asegurando as la proteccin y confidencialidad de la informacin. Elementos de la Barra de Acceso Rpido o Barra de Herramientas del mdulo a2 usuario.

Datos de la empresa Ttulos y correlativos Respaldo

Formatos Usuarios Recuperacin

Salir


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Nota. El sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el nico con capacidad para configurar las bases de datos.

Usuario Master y la configuracin de la Empresa. Luego de instalar el sistema, para personalizar la empresa que va ser manejada por la aplicacin. Debe seguir los siguientes pasos: 1. Estando en el Mdulo a2 Usuario, efectuar un Clic en el comando Archivo, que est ubicado en la barra de men y luego en Datos Empresa, o botn Datos empresas

. El usuario Master adems de ser el nico con capacidad para insertar campos en la base de datos, visualiza el nmero del usuario que se desea crear o modificar. En la aplicacin comercial su clave de acceso es 1234 y en la aplicacin demostrativa es HOLA.

En el Men Archivos opcin Datos Empresas o presionando el botn Datos Empresas se muestra la ventana "Archivo de Empresas", la cual tiene su presentacin en dos Fichas: "Datos Bsicos" y "Directorios". 1. En la ficha Datos Bsicos se introducen los datos de la empresa (Siglas, Direccin, Representante, Rif, Direccin, Representante, telf., e-mail) y se configuran las tablas del sistema en el botn Configurar. 2. En la ficha directorio, se encuentran los directorios, donde estn ubicadas las carpetas con los datos, que el sistema coloca como predeterminado. En la ficha Directorio se modifica las rutas de las carpetas creadas por el sistema, al momento de su instalacin, como son las carpetas de los datos, Histricos,

Formas, la configuracin, formatos de impresin, Reportes, el directorio donde se guarda los datos de Contabilidad, el directorio donde se va a consolidar los datos del a2 Administrativo con el a2 Contabilidad y la carpeta donde est la informacin que va a monitorear el manager de los puntos de ventas. Adems se tiene una nueva opcin Activar conexin Cliente Servidor, cuando se activa esta opcin aparecer una nueva ficha cuya funcin fue explicada en la seccin de instalacin modo Cliente Servidor. Ventana de la ficha Directorio Resumen Paso a paso como agregar campos 1. Hacer Clic en el men Archivo, opcin Datos de la Empresa o en el botn datos de la empresa que se encuentra en la barra de herramientas. 2. Ficha Datos Bsicos. 3. Botn Configurar. 4. En la ventana de advertencia que se presenta, hacer Clic en el botn NO.


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NOTA. SI USTED NO POSEE LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES, PARA AGREGAR CAMPOS A LA ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS, NO PROCEDA A HACERLO, DE LO CONTRARIO PODRIA OCASIONAR MAL FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIN.

Nota. Esta opcin es crucial y delicada ya que altera las tablas. si usted no posee los conocimientos suficientes, para agregar campos a la estructura de las bases de datos, no proceda a hacerlo, de lo contrario podra ocasionar mal funcionamiento de la aplicacin.

Seleccione el Archivo donde se va agregar el campo. (Ejemplo archivo de Proveedores) 5. Observe la ventana siguiente, est dividida por tres columnas (Titulo, Mensaje, Tipo), debe desplazar el cursor hacia el ultimo campo y hacer dos Clic en la lnea en blanco. 6. Escriba el nombre del campo (Cdigo de rea), Hacer Clic en la columna del mensaje y escribir el mensaje que desea que aparezca (Indique el cdigo de rea), Clic en la columna Tipo y seleccione el tipo de datos (Numrico). Cuando termine de agregar los datos, debe bajar a la siguiente lnea, si no lo hace la informacin se perder. 7. Hacer Clic en el botn Grabar. Aparece la ventana de advertencia, preguntando si desea cancelar la operacin, conteste que NO, si est seguro.

El resultado de esta accin altera las tablas de configuracin de la transaccin y su respectiva tabla de definicin de datos. En la tabla de configuracin (directorio FileConfig) se agrega un registro cuyo nombre del c

Manual a2Softway Herramienta Administrativa Configurable 4.20

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