LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

1.Planeamiento de la investigación administrativa.

2.Metodología de la investigación administrativa

1. Planeamiento de la investigación administrativa

Planear la investigación de campo, esto comprende: Esbozar un plan de acción futuro, con las ventajas y

desventajas de realizar la investigación, con ciertos métodos y modelos, en cierto plazo y lugar y con determinados recursos.

Se analiza la prefactibilidad de la investigación.

Elaborar la factibilidad de la investigación. Este constituye el plan detallado que tiene como eje al

modelo (serie de variables a analizar) y método del trabajo de campo (procedimiento para abordar el estudio).

ETAPAS DEL PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

El problema u objeto de estudio.

El diagnóstico. El objetivo El modelo Los recursos. El método.

La estrategia. El informe. La prueba piloto. El cronograma de

implantación. El seguimiento y El desarrollo organizacional

1.1. El problema u objeto de estudio

El problema es la idea central calificada de la investigación con variables directas. Situación anormal compuesta de innumerables variables

interactuantes, activadas por determinadas causas y produciendo efectos sensibles y notorios, en el medio o en el sujeto.

Las acciones o hechos que riñen con las normas establecidas, las conductas humanas y sociales aceptadas, los valores, culturas, patrimonios y derechos adquiridos, se consideran “problema”.

Ejs: Desmotivación del personal, ineficiencia, altercados personales entre empleados e indisciplina, entre otros.

1.1. El problema u objeto de estudio

El objetivo es el otro norte alternativo de una investigación.

En este caso no existe “situación anormal”, existe un interés especial del investigador por conocer más sobre un determinado aspecto u objeto. Está de por medio la curiosidad, la inventiva con propósito científico.

Ejs: Técnicas de motivación, reingeniería administrativa, la gerencia estratégica, entre otras cosas.

1.1. El problema u objeto de estudio

Todo problema u objeto de estudio debe ser adecuadamente identificado o definido al inicio de la investigación, para dar paso apropiado a la siguiente etapa, que es el diagnóstico concreto del problema y medio afectado.

(Debe delimitarse en tiempo, espacio y ámbito de influencia)

1.2. El Diagnóstico

En la etapa del planeamiento de la investigación, solo se prevé realizar un diagnóstico y se consideran las alternativas y viabilidad para efectuarlo.

Es en la etapa de la investigación donde el diagnóstico debe realizarse

1.3. El Objetivo

Por lo general un objetivo se define como un deseo a lograr, es algo a lo que se quiere llegar.

Se deben estructurar gramaticalmente como un verbo en infinitivo y un predicado.

La jerarquía de objetivos comprende dos niveles: objetivos generales y objetivos específicos o particulares.

1.3. El Objetivo

Los objetivos generales, definen a grandes rasgos la estrategia de la empresa.

Los objetivos específicos, aclaran o dividen el propósito del objetivo general, para hacerlo más fácil de lograr, medir e instrumentar y no salirse de su intención original.

Ej. Objetivo general: “Aumentar la producción agraria en Costa Rica”

Objetivos específicos: “Aumentar la producción de granos básicos” y “Aumentar la producción de flores”

1.4. El Modelo

Dependiendo del tamaño y complejidad de la investigación, se debe contar con un “modelo” de investigación existente, o bién diseñarlo para tal efecto.

El modelo consiste en un conjunto de variables a estudiar, relacionadas entre sí e interactuantes, que en conjunto conducen a solucionar un problema específico u obtener un resultado predeterminado.

1.4. El Modelo

Todo modelo está constituido por:

-El objetivo terminal, perfila el lineamiento, para definir el resultado esperado de la aplicación del modelo.

-Las variables, son elementos actuantes del modelo que asumen valores cuantitativos y cualitativos, según sea el momento histórico y la naturaleza de la materia a la cual se aplica el modelo.

-Una característica importante de los modelos es que no son rígidos, permiten variantes en su estructura, para resolver demandas específicas. Ej. el “Software”.

1.5. Los Recursos

En esta fase se identifican, ubican y cuantifican la cantidad y calidad de los recursos que son necesarios para realizar la investigación.

Es necesario considerar factores de plazo de la investigación, para prever en forma precisa, los recursos requeridos.

Por lo general intervienen, recursos humanos, financieros, equipo y mobiliario, materiales, espacio o planta física y tiempo.

1.6. El Método

El tipo de método a emplear en la investigación es otro aspecto a determinar en la fase de planeamiento.

El método consiste en una sucesión de pasos o etapas lógicas que conducen a lograr un objetivo predeterminado.

En el intervienen el problema, el diagnóstico, la recolección y análisis de datos, las conclusiones y recomendaciones.

1.6. El Método

Se dispone entre otros del método científico, pero puede optarse por otro método más específico y particular al caso que se va a estudiar. El método está asociado a la metodología que se usará. Se trata del procedimiento a seguir y los instrumentos que se van a utilizar.

Método científico en la administración:

• - Definición del problema. - Aplicación y seguimiento - Recopilación de datos - Análisis crítico de los hechos - Consideración de las soluciones.

1.6. El Método (Otros métodos)

El método cartesiano: - La regla de la

evidencia. - La regla del análisis. - La regla de la síntesis. - La regla de la

clasificación.

El Hexámetro de Quintiliano:

- ¿ Quién ? - ¿ Qué ? - ¿ Dónde ? - ¿ Cómo ? - ¿ Por qué medios ? - ¿ Por qué ? - ¿ Cuando ?

1.6. El Método (Otros métodos)

Método del ICAP: - Planificación del estudio. - Recopilación de datos. - Análisis de datos. - Formulación de

recomendaciones. - Implantación. - Evaluación del sistema.

Método de MIDEPLAN

- Determinación de la finalidad del estudio.

- Diagnóstico ( estudio preliminar )

- Planeamiento del estudio.

- Recopilación de datos. - Análisis de la

información. - Preparación

conclusiones. - - - -

1.6. El Método (Otros métodos) Método de Alfonso Palacios: - Definición del problema. - Hipótesis inicial de de solución. - Reconocimiento del problema. - Hipótesis final de solución. - Proyecto piloto. - Investigación porpiamente dicha. - Recopilación y estructuración de datos. - Revisión de la información obtenida. - Presentación del informe. - Implantación y seguimiento de soluciones

1.7. La Estrategia

Conjunto de reglas armónicas adoptadas para garantizar la decisión efectiva en cada momento del desarrollo de la investigación.

Se trata de considerar la manera y el momento más oportuno para realizar la investigación.

En ella se toma en cuenta la localización y teatro de operaciones del estudio, así como la clase de personas que participarán en el trabajo, ya sea como investigadores o como investigados.

La estrategia permite despejar el camino hacia la consecución fluida del objetivo de la investigación.

1.7. La Estrategia

La estrategia considera los “pro” y los “contra” de hacer o no realizar una acción para la finalidad propuesta.

En la implementación de las recomendaciones, es propio adoptar una estrategia que debe considerar la fecha y plazo y la forma total, parcial o gradual de hacerlo, la infraestructura organizacional y de equipamiento disponible y el ámbito laboral afectado, además de una ardua tarea de divulgación y de logro de aceptación.

1.8. El Informe

En esta fase del planeamiento de la investigación hay que contemplar la elaboración del informe final del trabajo que se va a realizar.

Este informe debe ser definido en forma, tamaño, volumen y calidad dependiendo de los usuarios que va a tener.

1.8. El Informe (Estructura y contenido)

Carátula, portada, epígrafe, dedicatorias y agradecimientos.

Introducción.

Índice general.

Índice de cuadros.

Glosario de términos.

Importancia de la investigación.

Objetivos de la investigación.

Alcances y limitaciones.

Hipótesis.

Tipo de investigación.

1.8. El Informe (Estructura y contenido)

Universo o muestra estudiada.

Tiempo y lugares de trabajo.

Recursos (humanos, técnicos, metodológicos y materiales).

Lista de comprobación del asunto investigado.

Descripción detallada del proceso de investigación seguido.

Resultados.

Discusión de resultados.

Conclusiones y recomendaciones.

Anexos (cuestionarios aplicados).

Bibliografía.

1.9. Prueba Piloto

Luego de definidas las fases anteriores de la investigación es importante efectuar un ejercicio de simulación, tomando en cuenta:

El objetivo del trabajo.

El momento.

El plazo.

Las técnicas.

Recursos.

Sistemas.

Productos esperados.

1.9. Prueba Piloto

La prueba piloto, aporta una idea figurada de los posibles resultados y evidencia virtudes y defectos del plan trazado.

Este recurso permite al analista introducir correcciones a tiempo y no arriesgarse o exponer tanto en el momento del trabajo investigativo.

Las simulaciones con prueba de hipótesis ayudan a obtener mejores conclusiones.

1.10. Cronograma de implantación

Todo plan debe ejecutarse y para ello hay que decidir cuando hacerlo y como ordenar las distintas tareas del plan de la investigación, de modo que el tiempo disponible sea suficiente y no haya retrasos, ni desorden en su ejecución.

Se recomienda utilizar la “Matriz de Gantt”, para desagregar todas las actividades del planeamiento del trabajo en forma secuencial lógica, señalando a la vez, para cada una, el tiempo y responsable asignado.

1.11. Seguimiento y desarrollo organizacional

Finalmente, debe contemplarse como se va a dar seguimiento y control a la ejecución de la investigación.

Esto es, definir los métodos de supervisión y control, los instrumentos, los momentos, la cantidad y naturaleza de los reportes, su destino y usuarios y la forma de realimentación informativa; para esto, la gráfica Gantt o cronograma de actividades es un efectivo instrumento de seguimiento y control en la ejecución del trabajo.

1.11. Seguimiento y desarrollo organizacional

Igualmente debe definirse con anticipación como se va brindar desarrollo organizacional al ente afectado, una vez implantadas las recomendaciones de la investigación.

El DO, se ocupa permanentemente de supervisar el desarrollo y avance de las medidas implantadas, para introducir ajustes operativos necesarios y oportunos o incorporar nueva tecnología, conocimientos y capacitación a las partes de la organización elegida, conforme pasa el tiempo.

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

1.Metodología de investigación, para instituciones públicas, propuesta por Guillermo Guevara y Johnny Meoño, de la División de Reforma Administrativa de MIDEPLAN (1979):

2.1. El problema u objeto de estudio.

2.2. El diagnóstico.

2.3. La prognosis. consiste en un enjuiciamiento crítico de la información obtenida en el diagnóstico. Se debe evaluar entonces:

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

2.4. Objetivos y funciones departamentales básicos.

1. Una vez, efectuada la prognósis y definido el objetivo deseado, corresponde evaluar la división del trabajo, por medio de la definición de funciones y objetivos de la departamentalización básica de la organización.

En una organización clásica el trabajo se divide en:

1. 1- Producción o servicios; 2- Compras o proveeduría;

3- Ventas o entrega de servicios; 4- Administración general ( superior, financiera y de recursos humanos );

1. 5- Servicios generales (vigilancia, mantenimiento y ornato, conserjería y mensajería).

2.

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

2.5. Diagramación de estructuras. Luego que se ha evaluado la definición de todas

las funciones generales y básicas que debe cumplir la organización, estas dan origen a una departamentalización estructural que representamos por medio de una gráfica de rectángulos (unidades organizativas) y líneas (relaciones de autoridad ) que conocemos como organigrama.

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

2.6. Definición de sistemas y subsistemas básicos. Corresponde en este paso, enjuiciar la existencia o

ausencia de los sistemas generales y subsistemas de trabajo departamental.

Los sistemas de servicios generalmente son cadenas de puestos ubicados en distintos departamentos y niveles jerárquicos, por donde fluye el proceso de producción o de servicios, hasta lograr un resultado tangible y predefinido.

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

2.7. Diseño de fórmulas y manuales administrativos.

Los formularios contribuyen a la eficiencia, ahorrando tiempo a las operaciones, si son bién diseñados, con objetivos y usuarios concretos y en cantidad razonable.

Los manuales, deben reunir información actual y autorizada sobre determinados procesos o normas. Su existencia contribuye a democratizar la información técnica y operacional horizontal, disminuir el error y favorecer la confianza y la eficiencia.

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

2.8. Sistema de puestos de trabajo. El sistema de puestos tiene que ver con las clases,

nomenclaturas , categorías y salarios en que se clasifican los puestos de la organización, según complejidad y especialización. Los sistemas de puestos estarían dados por cadenas de puestos que se ocupan de un proceso completo que conduce a resultados concretos.

Hay que asegurar que los sistemas de puestos, produzcan algo “sumable” al esfuerzo total de la organización. Por lo tanto, deben evaluarse. (Puesto = conjunto de deberes y responsabilidades a cumplir por una persona que posee ciertos requisitos a cambio de una determinada remuneración)

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

2.9. Asignación de recursos. En este aspecto se evalúa la cantidad y clase de recursos empleados para brindar producción o servicios, según el tamaño de la organización , las jornadas laborales, las demandas enfrentadas y la capacidad de oferta de la institución (técnica instalada).

Debe enjuiciarse adecuadamente la congruencia entre el nivel de especialización y categoría del puesto con las funciones departamentales a las cuales va a servir.

La evaluación tecnológica de los recursos en el momento actual es muy importante para lograr mayores índices de eficiencia y eficacia. (Recursos clásicos de la organización: humanos, financieros, mobiliario y equipo, materiales, planta y tiempo)

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

2.10. Sistema normativo. Otro elemento importante de considerar en la evaluación general, son las normas (leyes, reglamentos, e instructivos) vigentes, de modo que se conozca si facilitan o entorpecen el trabajo.

2.11. Estrategia de implantación. La implantación de medidas sucede posterior a la aprobación

de las recomendaciones ofrecidas, en el respectivo informe final de la investigación; para lo cual, debe definirse y adoptarse una estrategia.

2.12. Desarrollo organizacional (DO). Se ocupa de brindar permanente a la organización un mantenimiento racional sobre todos los procesos y estructuras adoptadas para el cambio.