MANEJO DE UNA HOJA ELECTRONICA MODULO I: INFORMATICA · Para el ingreso de formulas Excel presenta...

MANEJO DE UNA HOJA ELECTRONICA

I.S.T.P. “ESCUELA SUPERIOR PRIVADA DE TECNOLOGIA - SENATI” Página 1

MODULO I: INFORMATICA INDICE

Pagina

I. Introducción……………………………………………………… 2

I.1 Unidad didáctica

I.2 Aprendizaje

I.3 Tema

I.4 Objetivo principal

I.5 Objetivos secundarios

II. Balotario ……………………………………………………………. 3 - 37

III. Referencia bibliográfica …………………………………………... 38



I.- INTRODUCCION

I.1 UNIDAD DIDÁCTICA:

Reconocimiento y uso de una hoja electrónica

I.2 APRENDIZAJE:

Uso y manejo de una hoja electrónica

I.3 TEMA:

Excel

I.4 OBJETIVO PRINCIPAL:

Conocer una Herramienta de Análisis eficaz para mejorar el proceso de toma de

decisiones

I.5 OBJETIVO SECUNDARIOS:

Conocer el entorno grafico de una hoja electrónica

Utilizar eficientemente el dispositivo mouse en el ingreso de datos

Conocimiento de formatos y funciones en el manejo de una hoja electrónica



II.- BALOTARIO

1.- ¿Qué es el Excel?

Excel es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo

está basado en el concepto de hojas (con filas y columnas) para resolver todo tipo

de operaciones. Así la manipulación de listas, tablas, base de datos y gráficos se

hace de manera rápida y efectiva. Independientemente de la versión de Excel que

usted maneje, las operaciones básicas de uso y manejo de la aplicación son

estándar.

2. ¿Qué es una celda?

Es la intersección de una columna con una fila. Cada celda puede contener texto,

numero o formula.

Ejemplo: B3

3. ¿Qué es el puntero o selector de celda?

Es aquella celda que se encuentra marcada con doble línea en el borde e identifica

la posición actual de la celda activa.

3. ¿Qué es el cuadro de relleno?

Llamado también controlador, se encuentra situado en la parte inferior de una celda

u objeto seleccionado. Permite ejecutar acciones como desplazamiento, copia, etc.

4. ¿Qué formas toma el puntero del mouse en el Excel?

Cuando esta sobre las celdas, permite seleccionar celdas [<CTRL> + Click] o [<SHIFT> + Click]

Con la tecla <CTRL> para copiar selección

Para mover selección

Sobre el cuadro de relleno para copiar series

Para modificar el ancho de una columna

Para visualizar columna oculta

Puntero de

Celda

Cuadro de Relleno



5. ¿Cómo se mueve el contenido de una celda?

Señalar la celda que contenga un dato

Arrastrar (mantener presionado el botón izquierdo)

Ubicar el puntero del mouse en la celda deseada

Soltar el botón del mouse

6. ¿Cómo se mueve el contenido de un rango de celdas?

Seleccionar el rango (realizar un arrastre)

Señalar el rango por cualquier borde de la selección

Arrastrar el mouse hasta la posición de celda a mover


7. ¿Cómo se copia una selección de rango de celdas?

Seleccionar el rango

Pulsar <CTRL> + Clic (no soltar ninguno)

Arrastrar el mouse hasta la posición de celda a copiar

Soltar el botón del mouse, luego <CTRL>

8. ¿Cómo se modifica el ancho de columna?

Señalar con el mouse el encabezado de dos columnas

En el ejemplo se modificara la columna C

Arrastrar el mouse hasta el ancho deseado


9. ¿Cómo se modifica el ancho de varias columnas?

Seleccionar varias columnas (en el encabezado)

Ubicar el puntero entre el encabezado de dos columnas

Arrastrar el mouse hasta el ancho deseado


+



10. ¿Cómo se realiza la modificación automática de una columna?

Ubicar el mouse entre el encabezado de dos columnas

En el ejemplo se modificara la columna C

Hacer DOBLE CLIC

11. ¿Cómo se oculta una columna?

Ubicar el puntero en el borde derecho del encabezado de una columna

Arrastrar el mouse hasta ocultar dicha columna

12. ¿Cómo se ocultan varias columnas?

Seleccionar varias columnas


Arrastrar la izquierda hasta ocultar una columna.

13. ¿Cómo se restablecen columnas ocultas?

Seleccionar varias columnas


Arrastrar a la derecha hasta visualizar las columnas.

14. ¿Cuáles son los tipos de datos que se maneja en el Excel?

Excel reconoce los siguientes tipos de datos:

NUMERICO Se pueden ingresar cualquier valor numérico con los dígitos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

O con los símbolos especiales + - ( ) / $ % e

TEXTO Se puede ingresar cualquier grupo de caracteres entre letras y

números que no sean interpretados como un número, formula,

fecha, hora, valor lógico o error.

Una celda puede contener hasta 255 caracteres.

FECHA Y HORA Una fecha u hora se ingresa como texto entre comillas “ “

Excel convierte a un numero cuando calcula una formula.

LOGICO Excel trabaja con valores lógicos que son resultado de

condiciones, estas expresiones pueden ser VERDADERO o

FALSO



ERROR Existe un grupo de valores llamado de error el cual se refiere al

tipo de error que Excel detecta.

#N/A

15. ¿Cómo es el ingreso de datos en Excel?

En una Celda En una Selección

Hacer clic dentro de una celda

Escribir el dato

Presionar ENTER

Seleccionar bloque o rango de celdas

Escribir dato

Presionar ENTER NOTA: El puntero se desplaza solo por la selección

16. ¿Cómo se seleccionan bloques múltiples?

Seleccionar rango o bloque de celdas

Pulsar <CTRL> + CLIC

17. ¿Cómo se ingresan un dato a todas las celdas de bloques múltiples?

Seleccionar rangos o bloques múltiples de celdas

Ingresar dato a repetir

Presionar <CTRL> + <ENTER>

18. ¿Eliminar contenidos de celdas?

Seleccionar el bloque

Presionar la tecla DEL o SUPR

19. ¿Cómo se realiza la creación de series de datos?

Ingresar primer dato

Señalar con el mouse en el cuadro de relleno

Arrastrar mouse seleccionando rango de la serie.



20. ¿Cómo es la creación de series numéricas?

Ingresar primer número de la serie

Ubicar mouse en el cuadro de relleno

Presionar <CTRL> + CLIC (no soltar)

Arrastrar seleccionando la serie

Soltar MOUSE, luego CTRL

21. ¿Cómo es la creación de series con incrementos definidos?

Ingresar los dos primeros datos numéricos de la serie

Seleccionar las dos celdas

Ubicar mouse en el cuadro de relleno

NOTA: La generación de series no son aplicables a bloques rectangulares. Solo se

generan en bloques horizontales o verticales.

22. ¿Cómo se realiza el ingreso de formulas en Excel?

Excel tiene una particularidad para cualquier fórmula en la hoja de cálculo. Estas

formulas deberán estar precedidas por el símbolo =

Ejemplo:



23. ¿Cómo se realiza la copia de formula?

Ubicar el mouse en el cuadro de relleno de la celda que contiene la formula

Presionar CLIC y arrastrar hasta seleccionar el bloque necesario

NOTA:

Para el ingreso de formulas Excel presenta una serie de recursos o técnicas que se

encuentra en una barra especial para formulas.

Cuando usted ingresa el símbolo = Excel muestra en la barra las herramientas

Elimina la fórmula establecida en la formula

Confirma el ingreso de la formula en la celda activa

Es el asistente de funciones. Permite mostrar las categorías de

funciones con su sintaxis

24. ¿Cuáles son los operadores que se utiliza Excel para la construcción de sus

formulas?

Las formulas requieren de operadores para determinar la operación que realizaran.

Los operadores son de cuatro tipos:

Aritméticos

Para realizar operaciones aritméticas

Operador Operación

% Porcentaje

- Menos o resta

^ Potencia

* Multiplicación

/ División

+ Suma

= SUMA(C3: C8)

= C3 * D3



Ejemplo 1:

Calcular el valor de J = (1 – F) (1 + K) – X

Ejemplo 2:

Calcular el valor de S = P (1 + i ) n

De Texto

Para concatenar caracteres

&

Ejemplo:

De Comparación

Para verificar el estado lógico de una expresión

Operador Significado Uso

= Igual a A1 = B1

> Mayor que A1 > B1

< Menor que A1 < B1

> = Mayor igual A1 > = B1

< = Menor igual A1 < = B1

< > Diferente A1 < > B1

Ejemplo:

= A1&” “&A2&” “&A3

= 3 < 1

=(1-B2)*(1+B3)-B4

=B5*(1+B7) ^B6



De Referencia

Operador Significado Uso

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una

referencia a todas las celdas entre

dos referencias, éstas incluidas

B5:B15

; (punto y

coma)

Operador de unión, que combina

varias referencias en una sola

SUMA

(B5:B15;D5:D15)

25. ¿Qué son Formato de Celdas?

Una de las características de Excel es su gran versatilidad para el manejo de la

hoja de cálculo para obtener presentaciones diversas.

La opción del menú flotante Formato de Celdas es una forma más directa para

aplicar formatos a rangos seleccionados/

Numero Formato numérico

Alineación Formato de alineación

Fuente Formato para tipos, tamaño, estilos de letras, etc.

Bordes Formato para crear recuadros, líneas, etc.

Relleno Formato para relleno de rango seleccionado

Proteger Formato de Quitar y Protección, etc.



26. ¿En qué consiste el formato numérico y como se puede establecerlo?

Excel permite cambiar la apariencia de datos y resultados numéricos. Existen 12

categorías de las cuales las más usadas son:

Numero, Fecha, Hora, Moneda, Personalizada, etc.

PROCEDIMIENTO

Seleccionar bloque de celdas

Hacer Clic derecho sobre el rango

Del menú flotante escoger la opción Formato de celdas…

Seleccionar la ficha Número

Seleccionar el código de formato

Clic en Aceptar

Ejemplos de Código de Formato:



27. ¿Qué son las funciones?

Las funciones son formulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores

específicos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina

sintaxis. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la

función PROMEDIO calcula el promedio aritmético de un rango de celdas



= Sumar. Si(rango; condición; rango_suma)

En el ejemplo la función Sumar.Si posee 3 argumentos separados por ( ; ). Estos

argumentos deben respetar un orden establecido (sintaxis). Así:

=Sumar.Si(A10:A40; “Perú”; C10:C40)

28. ¿Cuáles son las funciones básicas?

=SUMA(rango)

Suma todos los valores de un rango de celdas. Así se podrá especificar por

ejemplo:

=Suma(B2:B4)

=PROMEDIO(rango)

Obtiene el promedio aritmético de los valores de un rango de celdas

=MAX(rango)

Muestra el valor más alto de un rango

=MIN(rango)

Muestra el valor más bajo de un rango

=CONTAR(rango)

Cuenta las celdas de un rango específico. Considera solo las celdas que contienen

números.

Las funciones pueden ser combinadas para desarrollar una tarea, así se puede

completar las notas con las formulas propuestas:

Nombre de la función argumentos



La formula de la celda obtiene el promedio de las tres mejores notas. Mientras que

la formula de la celda F9 calcula el promedio global del aula.

=ALEATORIO( )

Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Este número se actualizara

automáticamente al producirse algún cálculo. Ejemplos:

=Aleatorio( ) genera un numero entre 0 y 1 0,3844063

=Entero(Aleatorio( ) * 10) genera un numero entre 0 y 10 3

=Entero(Aleatorio( )*(100 – 10) + 10) genera un numero aleatorio entre 10 y 100 25

=FACT(numero)

Devuelve el factorial de un número. El factorial de un numero es igual a 1*2*3* …

hasta el numero.

Ejemplo:

=FACT(2) es igual a 2

=FACT(1,9) es igual a 1

=FACT(-1) es igual a

=FACT(50) es igual a 120

=POTENCIA(numero, potencia)

Eleva un numero a la potencia especificada

=PRODUCTO(numero1; numero2; …)

Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto

Ejemplo: Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30



=PRODUCTO(A2:C2) es igual a 2250

=PRODUCTO(A2:C2; 2) es igual a 4500

=RAIZ(numero)

Devuelve la raíz cuadrada de un numero

Ejemplo:

=RAIZ(16) es igual a 4

=RAIZ(-16) es igual a

=REDONDEAR(numero; pos_decimales)

A diferencia de aplicar formato que solo redondea para la vista, el resultado de esta

función será un numero solo con las posiciones decimales que se especifiquen.

Ejemplo:

Numero Funcion Resultado

3,1416 =Redondear(B5; 3) 3,142

15,63 =Redondear(B6; 0) 16

19,6 =Redondear(B7; 2) 19,6

=SUMAR.SI(rango; criterio; rango_suma)

Suma las celdas numéricas de rango_suma si rango cumple el criterio

En el ejemplo se desea calcular el total de ventas por categoría. Así:

Si se desea calcular el total de las ventas de la categoría A, use:

29. ¿Cuáles son las funciones lógicas?

Estas funciones evalúan una expresión, dando como resultado valores lógicos

Verdadero, Falso. Alguna de ellas son = SI, = O, etc.

= SI(prueba_logica; expr1; expr2)



Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y formulas. El resultado de

la prueba_logica da un valor lógico, si es verdadero se realiza expr1 y si es falso

expr2.

Ejemplo:

En la siguiente tabla:

El Básico se determina de acuerdo al Tipo. Bajo Contrato tendrán un básico fijo de

190 mientras que Destajo se pagara 0.5 por unidad producida.

La Bonificación se dará a todo trabajador que tenga una producción por encima

de las 400 unidades y será del 10% del Básico

Las pruebas lógicas para hallar el pago Básico y la Bonificación son:

Básico Bonificación

Prueba Lógica Tipo = “Contrato” Producción > 400

Valor Verdadero 190 Básico * 10%

Valor Falso Producción * 0.5 0

Entonces las formulas serán:

=SI(B4 = “Contrato”; 190; C4 * 0.5)

=SI(C4 > 400; D4 * 10%; 0)

No se olvide de copiar sus formulas para las otras celdas.

Puede usar la función =SI con otras funciones, la función para hallar el estado será

=SI(PROMEDIO(C4:C11)>350;"Normal";"Reprogramar")



La tabla debe quedar como:

Si en la función necesita evaluar o asignar algún valor de tipo texto, use las

comillas para delimitarlos.

Función Y(prueba_log1; prueba_log2; …)

Devuelve Verdadero si todas las pruebas lógicas son verdaderas.

En otro caso devuelve Falso.

Ejemplo:

=SI(Y(B6 = ”N”;C6 > 1633);(C6 - 1633) * 5%;0)

En el ejemplo se usa la función Y para evaluar las 2 condiciones que se deben

cumplir (B6 = “N” y C6 > 1633). La expresión (C6 -1633) * 5% permite aplicar el

impuesto al exceso.

El IES se aplica solo si

no presento formulario

509 y además el monto

excede de 1633. Se

aplica el exceso.



Función O(prueba_log1; prueba_log2; …)

Devuelve Verdadero si alguna prueba lógica es Verdadera. Si todas son falsas

devuelve Falso.

Ejemplo:

En el ejemplo la formula que calcula la asignación será:

=SI(O(B6 = ”C”; C6 > 0); 90; 0)

30. ¿Qué es referencia relativa y absoluta?

Cuando se crea una formula, normalmente las referencias de celda o de rango se

basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la formula. En el

ejemplo la celda C5 contiene la formula = B5 * 2%

Note en la figura que al copiar la formula las referencias cambian. A este método se

denomina referencia relativa.

Si no se desea que cambien las referencias cuando se copie una formula en una

celda diferente, utilice referencia absoluta. Puede crear una referencia absoluta

colocando un signo de dólar ($) delante de las partes de la referencia que no

cambia.

La asignación equivale a 90 si el

empleado es casado o tiene hijos

Al copiar la formula, la referencia de las celdas cambian automáticamente



Veamos el siguiente ejemplo:

31. ¿Cómo es la referencia a las celdas de otras hojas de un mismo archivo en

Excel?

Si la celda se encuentra en otra hoja del mismo libro (archivo), indique el nombre

de la hoja:

= Hoja1! A5

= Resumen ! B10 Si le cambio el nombre a la hoja por Resumen

= „Ingresos Varios‟ ! A5 Si el nombre de la hoja tiene espacios

Si la celda se encuentra en otro libro, indique el nombre del libro y de la hoja

= [Licitaciones.xls]Resumen!$A$5

32. ¿Qué es un hipervínculo y cómo se crea en Excel?

Se utiliza para obtener acceso rápido a información relacionada en otro archivo o

en una página Web (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que

se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en

World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también

pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP) en una celda

de la hoja de cálculo.

PASOS PARA ESTABLECER HIPERVINCULO

a) En una hoja de cálculo del libro de origen haga clic en la celda en la que desea

crear un hipervínculo

b) En la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo

c) En Vincular, siga uno de los procedimientos siguientes:

Al definir celdas absolutas, la referencia a la celda no cambia



Para establecer un vinculo a una ubicación del libro actual, haga clic en

Lugar de este documento

Para establecer un vínculo a una ubicación de otro libro, haga clic en

Archivo o página Web existente, busque y seleccione el libro con el que

desea crear el vínculo y, a continuación, haga clic en Marcador



d) Haga clic en la hoja con la que desea establecer el vínculo y, a continuación,

escriba la referencia de la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda y

haga clic en Aceptar.

33. ¿Excel maneja funciones de búsqueda de información?

Tenemos dos funciones que permiten buscar información en tablas

BUSCARH Busca en tablas horizontales

BUSCARV Busca en tablas verticales

La tabla horizontal o vertical debe estar ordenada

=BUSCARH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; ordenado)

=BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; ordenado)

valor_buscado valor o cadena a buscar

matriz_buscar_en Rango de valores que se van a comparar con el argumento

valor_buscado. Puede ser una referencia a un rango de celdas

o a un rango con nombres.

indicador_filas Indica en que fila o columna de la tabla se debe extraer el

valor. Debe ser mayor o igual a 1, pero siempre debe ser

menor o igual que el número de filas o columnas que tenga la

tabla.



Ejemplo 1:

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve

un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma

predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.

Ejemplo 2:

Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la

misma columna desde una fila especificada.

Ejemplo 3:

Utilizaremos la siguiente tabla:

Considerando la tabla se desea hacer la siguiente consulta:

a) El Código y las Unidades a producir son ingresados por teclado

b) La descripción y el Porcentaje deben ser buscados en la tabla

=BUSCARV(4; A1: C3; 2)

=BUSCARH(4; A1: C3; 2)



Así las formulas empleadas serán:

34. ¿Cómo se realiza una impresión de una hoja de trabajo?

Una vez terminada su tabla y definido un formato adecuado para las mismas, es

natural que desee imprimir el resultado. Para imprimir no es necesario indicar el

rango de celdas a imprimir, ya que Excel detecta las detecta automáticamente.

Además, usted podrá modificar las características de su hoja (tamaño, orientación,

márgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora.

Así usted puede imprimir sus tablas con diferentes configuraciones.

Clientes

Cod. Apellidos Area Sueldo

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

Clientes

Cod. Apellidos Area Sueldo

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

----- ---------------------- ------- ---------

Vista Preliminar

Excel muestra su tabla antes de imprimir. Así usted podrá controlar las opciones y

características de la impresión. Para tener una vista previa de lo que usted va a

imprimir, use:

Elija el Botón de Office de la opción Imprimir escoja Vista Preliminar o

=BUSCARV(B5;A14:D23;2)

=BUSCARV(B5;A14:D23;3)



Haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de acceso rápido

Excel muestra la hoja con las opciones de impresión por defecto. Si la tabla ocupa

más de una página, use las teclas Av pág. y Ret pág. para cambiar entre ellas.



35. ¿Cómo definimos el Área de Impresión?

Excel detecta automáticamente el área de la hoja a imprimir y además inserta

Saltos de Pagina si la tabla ocupa más de una página

Definir el Área de Impresión

Si usted desea personalizar el área de impresión:

Seleccione el rango de celdas que desea imprimir


En la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir

En la ventana Imprimir seleccione el boton de opcion Selección

Finalmente de un clic sobre el boton Vista previa.

Vista Previa del Salto de Pagina

Para establecer el área de Impresión puede usar también:

El botón Vista previa de salto de página de la opción Vista en la categoría

Vistas de libro.

El cuadro muestra

el rango a imprimir

Arrastre los bordes para

recortar o ampliar el área de

impresión



36. ¿Cómo se realiza la configuración de página para imprimir en Excel?

Por defecto Excel usa una página predeterminada para imprimir su tabla: tamaño

de la hoja (A4), encabezados y pies, etc. Puede controlar la apariencia o diseño de

las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del cuadro de dialogo Configurar

pagina. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal

también puede usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden

centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior, etc.


En la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en Configurar

pagina

Ficha Página: Esta ficha permite modificar: la orientación, escala y tamaño del

papel a usar. Así usted podrá controlar:

Orientación: permite elegir entre la página vertical y horizontal

Escala: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje establecido en la

caja Ajustar al. Por defecto la escala es al 100%. Si usted desea que su tabla se

imprima condensada use un porcentaje menor. En el cuadro Ajustar en, usted

podrá reducir una tabla que ocupa 4 páginas a solo 2 o una tabla que ocupa 2

páginas a solo 1.



Ficha Márgenes: Esta ficha permite controlar los márgenes de su hoja, así como

establecer los márgenes de sus Encabezados y Pies. Si desea que Excel centre

automáticamente su tabla en la hoja active las casillas Centrar Verticalmente y

Centrar Horizontalmente.

37. ¿Cómo realizo una impresión rápida?

Si desea imprimir rápidamente su tabla, use:

Elija el Botón de Office de la opción Imprimir escoja Imprimir o

La combinación de teclas CTRL + P

En cualquiera de los dos casos, Excel muestra la siguiente caja de dialogo:

Escriba los

márgenes

para su hoja

Centre su

tabla en la

página

1

2

3



En el cuadro impresora:

Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de la

impresora seleccionada como: tamaño de hoja, si la impresión será a color o

blanco y negro, la calidad de impresión, etc.

En el cuadro Intervalo de páginas:

Indique si desea imprimir todas las páginas de su tabla o solo alguna pagina en

particular.

En el cuadro Imprimir:

Seleccione la opción Hojas Activas para imprimir su área de impresión o las hojas

seleccionadas. Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opción Todo el

Libro. Si elige la opción Selección, Excel ignora el área de impresión e imprime el

rango de celdas seleccionadas..

En el cuadro Copias:

Indique la cantidad de copias que necesite

38. ¿Cómo realizo la impresión de gráficos?

Al imprimir un grafico se usan las mismas opciones que para imprimir una tabla de

la hoja de cálculo:

Seleccione el grafico

Haga clic en el botón Vista Preliminar en la barra de acceso rápido. Note que

este tipo de hojas, el grafico se imprime en toda la página.

39. ¿Qué es un grafico?

Un grafico facilita la lectura de datos, permite representar en forma clara y más

interesante los valores de una tabla, permite evaluar, comparar y observar el

comportamiento de los mismos. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los

que se crean y actualizan cuando se cambian estos. Puede crear gráficos a partir

de celdas o rangos no contiguos.



38. ¿Qué considera Excel en la elaboración de un grafico?

Excel considera dos conceptos: Serie de Datos y Categoría

Serie de Datos: es un conjunto de valores que deseamos representar

gráficamente o dibujar. Estos se pueden representar en columnas, puntos de

una línea o sectores de un círculo.

Categoría: son los encabezados de filas o columnas que se utilizan para

ordenar u organizar los valores de las series de datos.

Un grafico representa

valores de un rango de

celdas

Series de

datos

Categorias



39. ¿Cuáles son los criterios para definir un tipo de grafico?

Considere los siguientes criterios para elegir el tipo de grafico:

Para representar valores o comparar series de datos use un grafico de

Columnas. Las variantes de este tipo de gráficos son Barras, Cilindros, Cónico y

Piramidal

Use un grafico de Líneas para mostrar comportamientos, conductas y

tendencias de una serie de datos en un mismo periodo. Una variante es el tipo

Área.

El grafico Circular es útil para mostrar distribuciones o proporciones de un valor

en un conjunto de valores. Use también el de Anillos.

40. ¿Cuáles son los pasos para crear un grafico?

Se desea representar en forma grafica la comparación mensual entre las

exportaciones hacia España y Estados Unidos de calzados

Paso 1: Debe seleccionar el rango de celdas a representar. Los valores serán

usados como Series de Datos. Incluya encabezados y columnas.

Paso 2: Seleccione el Tipo y Subtipo de grafico a usar. Daremos clic en el botón

Columna de la opción Insertar en la categoría Gráficos. En el subtipo

escogeremos Columna agrupada 3D

Al seleccionar incluya

encabezados de filas y

columnas



Paso 3: Para establecer las opciones del grafico, como títulos, posición de las

leyendas cambiaremos la presentación. Para esto se selecciona el grafico y de la

opción Presentación trabajaremos con la categoría Etiquetas. En ella

observaremos los botones Titulo del grafico, Rótulos del eje

En Titulo del grafico: Encima del grafico

En Rótulos del eje: Titulo de eje horizontal primario – Titulo bajo el eje

Titulo de eje vertical primario – Titulo girado

41. ¿Qué es una Base de Datos?

Una base de datos es una serie etiquetada de filas de hoja de cálculo que

contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto

de nombres y número de teléfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una

base de datos en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los

campos. La primera fila de la lista tiene los rótulos de columna.

Ejemplo:

Título del Gráfico

Título de la

categoría X

Título de la

categoría Z



Cada renglón es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila,

que son un registro, pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo,

contiene todos los datos necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y

ordenarlos.

42. ¿Cómo se ordena una Base de Datos?

Para ordenar datos no es necesario que estén agrupados en la misma forma en

que se agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin

embargo, uno de los usos más comunes para las opciones que ordenan los datos

es en las bases de datos.

Ascendente

Descendente

Para utilizar la opción de los iconos es necesario colocarse en los registros que se

desea tomar como criterio y presionar el icono respectivo

43. ¿Excel puede ordenar usando más de un criterio?

Excel permite especificar más de un criterio para ordenar sus registros. Elija el

botón Ordenar de la categoría Ordenar y filtrar de la opción Datos.

En Ordenar por seleccione el nombre del campo y el criterio de ordenación, si

desea agregar otro criterio de orden de clic en Agregar nivel.

44. ¿Se puede aplicar filtros para seleccionar registros?

Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la

consulta. Cuando se hace una consulta, normalmente se están buscando registros



que coincidan con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa

información, los Filtros son una de ellas.

Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione el botón Filtro de la categoría

Ordenar y filtrar de la opción Datos

El comando AutoFiltro, aplica flechas para abrir menús colgantes en el

encabezado de la base de datos. Con estos menús colgantes, se pueden elegir las

opciones de consulta.

Según el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se

pueden buscar. La opción (Seleccionar todo), va a mostrar todos los registros sin

importar ningún criterio.



45. ¿Excel permite crear un filtro personalizado?

Al seleccionar Filtro de texto… aparece el siguiente menú:

A continuación escogiendo Filtro personalizado… visualizaremos la siguiente caja

de dialogo:

Con el Autofiltro personalizado se pueden determinar que registros exactamente

se están buscando. Se pueden utilizar operadores de comparación que ya se

encuentran en la lista:

Operador Comparación

> es mayor que

< es menor que

> = es mayor o igual a

<= es menor o igual a

< > no es igual a

= es igual a

Excel permite utilizar comodines como son: (?) para representar un carácter

individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los comodines

funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo:

Criterio Encuentra

F* Fermín

Fernando

Fulgencio

Federico



Fe* Fermín

Fernando

Federico

Fer* Fernando

F?r* Fermín

Fernando

?er* Fermín

Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opción Y los

criterios se suman, es decir que se tiene que cumplir con ambos criterios para que

encuentre los registros deseados. Con la opción O va a buscar cualesquiera de los

registros que cumplan con los criterios establecidos, no tiene que cumplir ambas.

En el ejemplo, se ha establecido los siguientes filtros:

APaterno: Merino

Puesto: Asistente

Ya que se estableció un filtro la pantalla puede ser similar a esta:

Los botones de los campos donde se establecieron filtros cambian de forma. En

cada uno de los campos se pueden establecer filtros y en este caso se suman los

criterios, es decir se debe cumplir con cada uno de los criterios que se marquen en

los filtros de ambos.

Para deshabilitar todos los filtros, seleccione de la opción Datos el botón Filtros.

46. ¿Puedo agregar subtotales a una Base de Datos?

Uno de los cálculos más comunes que se hacen en las listas y en las bases de

datos es de los Subtotales. Es decir, que se haga una operación parcial de los

registros que se especifiquen en el rango, así como una operación general de toda

la búsqueda. Para realizar esta operación, se selecciona el botón Subtotal de la

opción Datos y categoría Esquema apareciendo la siguiente caja de dialogo:



Esta opción va a insertar Subtotales en cada cambio de registro según se le

indique, y al final de la lista va a insertar un gran total. Para utilizar esta opción es

necesario que la base de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado.

También es conveniente que se ordene la lista antes de utilizar esta opción, pero

no es un requisito primordial para que funcione.

En la lista Para cada cambio en se determina cuando inserta el Subtotal, es decir

que se basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar función

contiene las funciones que se pueden utilizar.

Función Descripción

Suma Suma de los elementos

Cuenta Cantidad de valores que no son blancos

Promedio Promedio de los elementos en el grupo del Subtotal

Max Valor numérico más grande en el grupo del Subtotal

Min Valor numérico más pequeño en el grupo del Subtotal

Producto Producto de todos los valores del grupo del Subtotal

Contar num Cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos

Desvest Estimación de la desviación estándar

Desvestp Estimación de la varianza

Varp Varianza de una población

En la lista Agregar Subtotal a se determina que campos van a contar con

Subtotal. Se pueden seleccionar todos si así desea pero el cambio se va realizar

según lo determinado en la lista Para cada cambio en.



Reemplazar Subotales actuales, cambia los Subtotales anteriores e inserta los

nuevos. Salto de página entre grupos inserta automáticamente un salto de

pagina cada vez que termina un Subtotal. Resumen debajo de los datos va a

colocar cada Subtotal al finalizar cada rango, de otra forma lo coloca al inicio de

cada rango. Para quitar todos los Subtotales, utilice el botón Quitar todos.

A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Nótese que del lado

izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o

símbolos del esquema con la forma de y , que sirve para esconder o

aparecer las fila que contienen la información y dejar solo las de los Subtotales.

Con los botones se puede abrir o cerrar automáticamente todo un nivel del

primero al tercero.



III. BIBLIOGRAFIA

1. Curso de computación: Con las bondades de Windows 7 y Office 2010 – EL

COMERCIO.

2. Manual de Microsoft Excel 2003 – COMPUTRONIC

3. Windows Vista y Office 2007: Excel 2007 – Planeta de Agostini (CD ROM)

4. Biblia de Excel 2007 – www.aulaclic.com

5. Running Microsoft Excel 2003 – Microsoft Press

6. Microsoft Office 2003: Excel 2003 – Colección “DELTA”

http://www.aulaclic.com/

MANEJO DE UNA HOJA ELECTRONICA MODULO I: INFORMATICA · Para el ingreso de formulas Excel presenta...

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