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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL



INSTITUTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO

POLITÉCNICO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LASNACIONAL UNIDADES RESPONSABLES DEL IPN

I N D I C E

PÁGINA

INTRODUCCIÓN 1

I. OBJETIVO DEL MANUAL 2

II. POLÍTICAS GENERALES 2

III. PROCEDIMIENTOS: 4

III.1 Revisión, Recepción, Registro y Control de Correspondenciade Entrada 1/1 - 5

III.2 Clasificación, Catalogación y Apertura de Expedientes dede Archivo de Trámite 2/1 - 17

III.3 Control de Correspondencia en Trámite 3/1 - 24

III.4 Análisis de Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos 4/1 - 33

III.5 Préstamo de Documentos Activos 5/1 - 41

III.6 Recepción, Caracterización, Registro, Tasa, Franqueo yDespacho de Correspondencia de Salida 6/1 - 52

III.7 Registro y Tramitación de Transferencia Primaria y Recepciónde Documentación Concentrada 7/1 - 72

III.8 Préstamo de Expedientes Concentrados en el ArchivoGeneral del Instituto 8/1 - 81

III.9 Cancelación de Documentación Semiactiva 9/1 - 92

IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS 98



INSTITUTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA Hoja: POLITÉCNICO CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES

NACIONAL RESPONSABLES DEL IPN De:

INTRODUCCIÓN

En respuesta a las acciones emprendidas en el ámbito de la Administración Pública Federal,

en lo relativo a la modernización de los servicios archivísticos y documentarios se elaboró el

presente manual, que sentará las bases para el desarrollo coherente y homogéneo de las

actividades inherentes a la administración de la documentación en las unidades

responsables del Instituto Politécnico Nacional, que resuelva efectivamente las demandas al

respecto.

La modernización de los servicios archivísticos de la institución, adquiere una singular

importancia, en virtud del carácter estratégico que estos servicios poseen con relación a la

actividad regular de las unidades responsables que integran al Instituto y consecuentemente,

respecto al propio desarrollo del proceso de modernización de la Administración Pública en

su conjunto.

A la par del valor que los archivos revisten como depósitos de información indispensablepara el eficaz desempeño de las tareas administrativas, es innegable su importancia como

factor institucionalizador y catalizador de la gestión pública, ya que la existencia y el

adecuado funcionamiento de los archivos soportan tanto la atingencia como la continuidad

de la acción de la institución, relacionándose con todos los aspectos y eventos del proceso

administrativo, que sirve como memoria de la vida del Politécnico y como acervo de datos y

antecedentes que en algunos casos son únicos; asimismo, fungen como instrumentos

directos para la regulación de las actividades cotidianas y como fuentes de información para

la toma de decisiones, constituyéndose como testimonio del curso concreto de la gestión

institucional y de las particularidades y resultados de los procesos que implica, por lo que la

continuidad y calidad de las labores de la administración requiere de eficientes sistemas de

archivo.

Hoja: 1

De: 106





I. OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables delInstituto Politécnico Nacional un instrumento técnico administrativo que contenga losprincipales procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, conservación,transferencia, préstamo, selección y control de la documentación manejada por la unidad,así como de la generada por la misma.

II. POLÍTICAS GENERALES

• El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo yMantenimiento de la Dirección Administrativa, será la instancia responsable de larecepción oficial de la documentación dirigida al Instituto, debiendo establecer losmecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia deentrada; sin embargo, a efecto de promover un tratamiento más ágil y eficaz de losdocumentos que ingresan al Instituto, sus unidades responsables podrán recibir descentralizadamente los documentos dirigidos a éstas.

• Todo documento que ingrese al área de correspondencia y archivo de las unidadesresponsables se considerará oficial, de acuerdo con la legislación vigente, y se le dará el

trámite que institucionalmente le corresponda con la debida discreción y eficiencia.

• El servicio de despacho de correspondencia constituye una actividad de alta significaciónpara el desarrollo ordenado y culminación satisfactoria de la gestión institucional, por loque será esencial garantizar que los documentos generados por la unidad responsablesean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, resguardando ypromoviendo los intereses del Instituto y de sus unidades responsables ante las diversasinstancias de gestión intra e interinstitucionales.

• El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo yMantenimiento de la Dirección Administrativa será la instancia responsable del despacho

de los documentos del Instituto, siendo la única autorizada para distribuir por intercambiogubernamental, franqueo o valija la correspondencia de salida de las diversas unidadesresponsables, la cual le será entregada directamente. En el caso de las escuelas, centrosy unidades ubicadas en el interior de la República podrán manejar también el servicio devalija. Asimismo, dados los recursos asignados para el franqueo de correspondencia sedeberán llevar los registros contables correspondientes, para acreditar el correcto empleodel presupuesto.

• Las unidades responsables deberán conservar todos los documentos oficialmentegenerados o recibidos en el curso de sus trámites, así como mantenerlos correctamenteorganizados, integrando sistemáticamente las fuentes de información documentaria para

su efectivo aprovechamiento y consulta dentro de las gestiones institucionales, siendo

Hoja: 2

De: 106





indispensable para ello mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos atrámite hasta su integración final al archivo; auspiciar que al archivo ingresen sólodocumentos oficiales; y conservar permanentemente organizados los documentosgestionados, al ordenar lógicamente los antecedentes y garantizar su fácil localización yconsulta.

• Las unidades responsables para garantizar la agilidad de los servicios archivísticosdeberán transferir sistemáticamente al Departamento de Archivo y Correspondencia de laDivisión de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa ladocumentación archivada que concluye su ciclo vital para el desahogo de los trámites. La

identificación y transferencia es una actividad sumamente delicada, por lo que al llevarla acabo se tendrá cuidado en que sea entregada completa y oportunamente; en que sólo seadocumentación que así lo amerite y que sea rápida y correctamente organizada parafacilitar su localización y consulta cuando se requiera.

• El adecuado control de la documentación oficial será responsabilidad de todos y cada unode los servidores públicos que laboren en el Instituto, en la perspectiva de queinstitucionalizar la conservación y uso de la documentación oficial representa unanecesidad prioritaria para la administración, ya que contribuye a hacerla más eficiente yracional.

• La Dirección Administrativa a través del Departamento de Archivo y Correspondencia dela División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento será la responsable de supervisar elcorrecto tratamiento y control de la documentación oficial en el Instituto, quien creará yestablecerá los elementos preventivos y correctivos necesarios para garantizar que laproducción, manejo y uso de los documentos oficiales se lleve a cabo de acuerdo con lasnormas legislativas, reglamentarias o técnicas vigentes al respecto.

• Las acciones que se efectúen para controlar los documentos oficiales deberándesarrollarse de manera coordinada con las instancias afines ya existentes en el Instituto(Control de Gestión, Contraloría Interna), aprovechando al máximo los recursos einstrumentos disponibles, en una perspectiva de cooperación institucional y apoyo

recíproco.

• Las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables deberán controlar eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando la sustracción, destrucción,ocultamiento o inutilización indebidas de la documentación oficial, notificando cualquier irregularidad que detecten al respecto, para que se proceda de acuerdo a lasdisposiciones legales y administrativas vigentes.

.

Hoja: 3

De: 106





III. PROCEDIMIENTOS

Hoja: 4

De: 106



INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE

NACIONAL CORRESPONDENCIA DE ENTRADA De:

OBJETIVO

Contribuir a que en las unidades responsables del Instituto se realicen de manera expedita yeficiente la revisión, recepción, registro y control de la correspondencia que ingresa a lamisma, para evitar demoras en el desahogo de los trámites de su competencia.

FUNDAMENTO LEGAL

− Ley Orgánica del Servicio Postal Mexicano

− Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 47, fracción IV.

− Código Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Común y para toda laRepública en Materia del Fuero Federal. Artículo 234 fracción IV.

− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidadcentral y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos ehistóricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2o. fracciones II y III

− Lineamientos del Servicio Postal Mexicano.

− Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Dirección deDesarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

− Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos dela Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

NORMAS DE OPERACIÓN

− Las unidades responsables al recibir la documentación oficial deberán elaborar deinmediato las fichas de control respectivas, estableciendo el mecanismo de seguimiento

administrativo de la gestión a que da lugar la pieza ingresada.− Las unidades responsables deberán enviar, al término del año correspondiente, las fichas

de registro general de las piezas recibidas durante el periodo al Departamento de Archivoy Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la DirecciónAdministrativa.

− La documentación que ingrese a la unidad responsable deberá ser distribuida con lamayor rapidez posible, en especial la correspondencia con carácter de urgente,manteniéndose cerrada y con controles adicionales la correspondencia confidencial o convalores y riesgos.

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− En la documentación que se reciba en la unidad responsable sin envase y sea entregadapor el propio interesado o su representante se deberá verificar lo siguiente:

Que las piezas estén dirigidas a la unidad responsable o a los servidores públicos quelaboran en la misma;

Que el asunto de que trate el documento sea competencia de la unidad responsable;

Que los documentos estén firmados autográficamente o autorizados con huella digital por el remitente;

Que la fecha de los documentos sea actual;

Que los documentos citen el domicilio del remitente, en caso contrario, no se aceptará eldocumento;

Que si en el documento se menciona la remisión de anexos, éstos acompañen a la pieza,ya sea adheridos tratándose de otros escritos o por separado cuando son muyvoluminosos, si no vienen, se reclamará a quien entrega la pieza, asentándose en eldocumento las aclaraciones pertinentes; y

Que el documento no contenga expresiones injuriosas o términos inconvenientes.

− En la documentación que se reciba en la unidad responsable por servicio postal,telegráfico, autotransporte o mensajería particular, en sobre cerrado, bajo cubierta o valijase deberá verificar lo siguiente:

Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el número de piezas facturadas, yque los datos de los envases correspondan con los de las facturas;

Que en los envases de las piezas se especifique que están dirigidas a la unidadresponsable o a servidores públicos que trabajan en ella, en caso contrario, sedevolverán inmediatamente al servicio respectivo, para que se les dé el cauce adecuado;y

Que los envases de las piezas estén en buenas condiciones, de no ser así, se revisará elcontenido y, de encontrarse faltantes, sobre todo si es valija, se levantará un acta quehaga constar tal anomalía, asentándolo en la factura respectiva para cualquier aclaraciónsubsecuente.

− Sobre cualquier pieza que ingrese a la unidad responsable deberá establecerse unseguimiento y control efectivos, abriéndola en caso de que sea entregada bajo cubierta.

− Cuando la pieza ingresada sea de carácter confidencial o con valores y riesgos, antes deabrir los envases se deberá consultar a la instancia que corresponda dentro de la unidad

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responsable, para que resuelva sobre el tratamiento de deba dársele a tal documentación,aplicando puntualmente las instrucciones recibidas en este sentido.

− Al abrir una pieza, ya ingresada a la unidad responsable, que viene envasada se deberáverificar lo siguiente:

Que los documentos estén dirigidos a la unidad responsable o a los servidores públicosque laboran en ella, en caso contrario, se regresarán al remitente;

Que el asunto de que traten los documentos sea competencia de la misma;

Que si los documentos indican la remisión de anexos, éstos se adjunten efectivamente,de no ser así se asentará lo procedente en el propio documento; y

Que en los documentos se cite la dirección del remitente, si no, se anexará el sobre a lapieza, cuidando de no desprender los timbres postales.

− Las unidades responsables deberán promover la sistematización del registro y control dela correspondencia de entrada.

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7 de 106





RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES TMPO FORMA Y/O DOCTO.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AUTORIZÓ Vo. Bo. ELABORÓ

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ C.P. HERIBERTO OBESO MONTOYA

DIRECTOR ADMINISTRATIVOING. BENJAMIN LÓPEZ SOLANO

JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO YMANTENIMIENTO.

LIC. ERIC G. CONDE LÓPEZJEFE DEL DEPTO. DE ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIADIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

AUTORIZÓ Vo. Bo. ELABORÓ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

LIC. JORGE HERRERA ESPINOSADIRECTOR DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN LIC. ALEJANDRO SÁNCHEZ BORDESJEFE DE LA DIVISIÓN DE ORGANIZACIÓN YMÉTODOS

LIC. HERLINDA NÁJERAJEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGÁNICOFUNCIONAL

INTERESADO 1. Entrega correspondencia en la unidad responsabledestinataria del Instituto Politécnico Nacional.

DOCUMENTO

SERVICIO DE TRANSPORTE

2. Entrega correspondencia y la factura correspon-diente en la unidad responsable destinataria delInstituto Politécnico Nacional.

DOCUMENTOFACTURA

ÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LAUNIDAD RESPONSABLE

3. Recibe la correspondencia y, en su caso, facturadirigida a la unidad responsable y examina lacorrespondencia entregada, de acuerdo a sucarác-ter y los conductos de la propia

correspondencia (entrega en ventanilla yrecolección).¿Es entregada sin envase por el propio interesadoo su representante (mensajero)?

4. Sí, verifica que cumpla con los requisitos esta-blecidos.¿Están correctos los requisitos?

5. No, consulta al interesado y realiza modificacioneso en el caso de que no corresponda a la unidadresponsable se lo devuelve para que lo encaucedebidamente.

6. Sí, otorga el acuse de recibo de las piezas deentrada, imprimiendo en el original y las copias deldocumento el sello de recibido de la unidadrespon-sable, marca la hora y la fecha de surecepción e inmediatamente imprime también en eloriginal y las copias del propio documento el foliode registro correspondiente. Entrega al interesadola copia res-pectiva y procede a la caracterizacióndel original y las copias dirigidas restantes. Pasa ala actividad número 16.

INTERESADO 7. Recibe copia del documento como acuse de reciboo la correspondencia, en caso de que no corres-ponda al destinatario.


8. No, es entregada por servicio postal, telegráfico,autotransporte o mensajería particular en sobrecerrado, bajo cubierta o valija, verifica que estécompleta y que cubra los requisitos establecidos.¿Está completa y cubre requisitos?

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9. No, asienta las anomalías detectadas en la facturay, en caso de que no esté dirigida a la unidad res-ponsable la devuelve.

SERVICIO DE TRANSPORTE

10. Recibe factura como acuse de recibo o documen-tación y factura para que le dé el cauce correcto.

ÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LAUNIDAD RESPONSA

BLE

11. Sí, ingresa a la unidad responsable las piezasrecibidas y abre, en su caso, el envase, siguiendolos lineamientos marcados para la correspondencia

confidencial o con valores y riesgos; y verifica quelos requisitos estén correctos.¿Están correctos los requisitos?

12. No, devuelve al remitente para las modificacionespertinentes.

INTERESADO 13. Recibe documentación y realiza las modificacionescorrespondientes. Reinicia en la actividad número1.

ÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LA

UNIDADRESPONSA BLE

14. Sí, imprime en todas las piezas de entrada el sellode la unidad responsable, marcando la fecha y la

hora de su recepción.15. Imprime en el documento de entrada el folio de

registro correspondiente, siguiendo al efecto unanumeración sucesiva para toda la unidad respon-sable o, en su caso, del área respectiva, en seriesque iniciarán cada año.

16. Elabora para cada una de las piezas de entrada un juego de “Fichas de Control de Correspondenciaen Trámite” en original y dos copias, anotando losda-tos generales del documento según proceda yla fecha en que el documento fue recibido para sutrámite.

FICHA DE CON-TROL DE CORRES-PONDENCIA ENTRÁMITE(FORMATO UCC-1)

17. Engrapa a cada documento de entrada el juego defichas de control correspondiente, debidamenterequisitado y entrega al responsable del área decorrespondencia.

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RESPONSABLE DELÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LAUNIDAD RESPONSA-BLE

18. Revisa las piezas de entrada, acompañadas por sus respectivas fichas de control y verifica quecada juego de fichas de control se encuentrecompleto y bien adherido a la pieza correspon-diente, así como que los datos que las fichas con-tienen coincidan con los documentos; que todaslas piezas hayan sido selladas y registradas y quelos anexos mencionados en las piezas esténcomple-tos, bien adheridos y en buenascondiciones.¿Están correctas?

19. No, devuelve piezas y fichas para las modificacio-nes correspondientes.


20. Efectúa modificaciones y entrega. Se conecta conla actividad número 18.

RESPONSABLE DELÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LAUNIDAD RESPONSA-BLE

21. Sí, desprende el original de la ficha de registrogeneral del juego respectivo, la agrupa con las yareunidas para la remisión anual de fichas de regis-tro general al Departamento de Archivo y Corres-pondencia de la División de Servicios de Apoyo y

Mantenimiento de la Dirección Administrativa parasu integración al registro general del Instituto.

22. Remite la pieza de entrada, acompañada por laficha de registro local y las dos copias de la fichade control de correspondencia en trámite respec-tiva al área de archivo de trámite de la propia uni-dad responsable, allegándose los elementos de se-guimiento que sean necesarios para evitar demo-ras o extravíos. Se conecta con el Procedimientode Clasificación, Catalogación y Apertura de Expe-dientes de Archivo de Trámite.

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1

DOCUMENTO O

INSTITUTOPOLITÉCNICO

NACIONAL

Hoja 1/7 de 12

11 de 106

INTERESADO SERVICIO DE TRANSPORTEUNIDAD RESPONSABLE

ÁREA DE CORRESPONDENCIA RESP. ÁREA DECORRESP.

INICIO

ENTREGA CORRESPON-DENCIA EN LA UNIDADRESPONSABLE DEL IPN

DESTINATARIA

DOCUMENTO O

INICIO

ENTREGA CORRESPON-CIA Y FACTURA EN LA UNI-DAD RESPONSABLE DESTI-

NATARIA DEL IPN

1

DOCUMENTO O

RECIBE Y EXAMINA LACORRESPONDENCIA CONBASE A SU CARÁCTER YLOS CONDUCTOS DE LA

MISMA

1

¿ENTREGA SINENVASE POR

INTERESADO OMENSAJERO?

1

DOCUMENTO O

VERIFICA QUE LOS REQUI-SITOS ESTÉN DE ACUERDO

A LO ESTABLECIDO

¿ESTÁNCORRECTOS LOS

REQUISITOS?

1

DOCUMENTO O

CONSULTA ALINTERESADO, REALIZA

MODIFICACIONES O, EN SUCASO, DEVUELVE

1

DOCUMENTO O

IMPRIME EN ORIG. Y COPIASELLO, HORA Y FECHA DERECEPCIÓN, ASÍ COMO No.

DE FOLIO Y ENTREGAACUSE DE RECIBO

1

DOCUMENTO O

RECIBE COPIA COMOACUSE DE RECIBO O

DOCUMENTO QUE NOCORRESPONDE

PROCEDIMIENTO:REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

FACTURA

FACTURA

A

SÍ

1 2 3

4

5

67

NO

NO

SÍ

I




NACIONAL

Hoja 1/8 de 12

12 de 106


ÁREA DE CORRESPONDENCIA RESP. ÁREA DECORRESP.

1

DOCUMENTO O

VERIFICA QUE ESTÉ COM-PLETA Y QUE CUBRA LOS

REQUISITOSESTABLECIDOS

¿ESTÁ COMPLETA YCUBRE LOSREQUISITOS?

1

DOCUMENTO O

ASIENTA LAS ANOMALÍASDETECTADAS EN FACTURAO EN EL CASO DE QUE EL

DESTINATARIO ESTÉEQUIVOCADO DEVUELVE

¿ESTÁNCORRECTOS LOS

REQUISITOS?

1

DOCUMENTO O

INGRESA LAS PIEZAS RECI-BIDAS Y, EN SU CASO, ABREEL ENVASE Y VERIFICA QUECUMPLA CON LOS REQUISI-

TOS ESTABLECIDOS

DOCUMENTO O

DEVUELVE AL REMITENTEPARA LAS MODIFICACIONES

PERTINENTES

DOCUMENTO O

RECIBE DOCUMENTACIÓNY REALIZA LAS

CORRECCIONESCORRESPONDIENTES

1

DOCUMENTO O

RECIBE FACTURA COMOACUSE DE RECIBO O

DOCUMENTO QUE NOCORRESPONDE

1



A

B

FACTURAFACTURA

FACTURA

8

910

11

1213

SÍ

NO

SÍ

NO

ASIENTA LAS ANOMALÍAS



1


NACIONAL

Hoja 1/9 de 12

13 de 106


ÁREA DE CORRESPONDENCIA RESP. ÁREA DE CORRESP.

DOCUMENTO O

IMPRIME EN EL DOCUMEN-TO DE ENTRADA EL FOLIORESPECTIVO, DE ACUERDOA LA NUMERACIÓN SUCESI-

VA PARA EL EFECTO

O

DOCUMENTO O

REVISA LA PIEZAS DE EN-TRADA Y QUE LAS FICHASRESPECTIVAS ESTÉN BIENADHERIDAS Y LLENADAS

3

¿ESTÁNCORRECTAS?

DOCUMENTO O

IMPRIME EN TODAS LASPIEZAS DE ENTRADA EL

SELLO, FECHA Y HORA DERECEPCIÓN

2

1

O

DOCUMENTO O

DEVUELVE PIEZAS Y FICHASPARA QUE SE REALICEN

LAS MODIFICACIONESCORRESPONDIENTES

2

1

O

DOCUMENTO O

DESPRENDE ORIGINAL DELA FICHA Y LAS AGRUPA

PARA LA REMISIÓN ANUALAL DEPTO. DE ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA

2

1

DOCUMENTO O

REMITE PIEZAS DE ENTRA-DA CON LAS DOS COPIASDE LA FICHA DE CONTROL

ACTI VIDAD 1

DEL PROC. 2/1

2

1

0

DOCUMENTO O

ELABORA PARA CADA PIEZAUN JUEGO DE FICHAS DE

CONTROL DE CORRESPON-DENCIA, ANOTA DATOS GE-NERALES Y FECHA RECEP.

2

1

O

DOCUMENTO O

ENGRAPA A CADA DOCU-MENTO DE ENTRADA EL

JUEGO DE FICHAS YENTREGA

2

1

O

DOCUMENTO O

EFECTÚA MODIFICACIONESY ENTREGA

2

3



B

14

15

16

17

20

18

19

21

22

SI

NO

FICHA

FICHA

FICHA

FICHA

FICHA

FICHA

FICHA

2





REGISTRO GENERAL (ORIGINAL)

FICHAS DE CONTROL DECORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

REMITENTE (1)

UNIDAD DESTINATARIA (3)

FECHA DE RECEPCIÓN

(2)

NÚMERO DE REGISTRO

(4)

FECHA DE RECEPCIÓN

DÍA MES(6)

AÑO

(7)

NOMBRE Y FIRMA DELRESPONSABLE

ASUNTO:

(5)

CARÁCTER DEL TRÁMITE (8) URGENTE ( ) BREVEDAD POSIBLE ( )

CLASIFICACIÓN(9)

TÚRNESE A: (10)

RESPUESTA

REQUERIDA

DÍA MES (11)

AÑO

REAL

DÍA MES(12)

AÑO

ACUERDO:

(13)

SEGUIMIENTO (14) FECHA1.-____________________ ____________2.-____________________ ____________3.-____________________ ____________

4.-____________________ ____________

RESOLUCIÓN FINAL:

(17)

FECHA DE RECEPCIÓNÁREA TRAMITADORA

DÍA MES (15)

AÑO

(16)

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE

UCC-1

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE (COPIA 1)

REGISTRO LOCAL (COPIA 2)

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NACIONAL



INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL


FICHAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

Objetivo: Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario yefectivo sobre los documentos recibidos por las unidadesresponsables para su tramitación, apoyando el seguimiento delas gestiones a que den lugar los documentos y que induzcan ala recuperación y conservación oportuna y completa de laspiezas tramitadas.

Clave de Control: UCC-1

Elabora: Unidades responsables del Instituto Politécnico Nacional.

Fuente de Datos: Las piezas de correspondencia de entrada.

Número de Formulación: Tres: original “registro general” para el control general dedistribución de correspondencia: copia 1 “control de correspon-dencia en trámite”, permanece como control de asuntospendientes en trámite hasta su resolución final; copia 2 “registrolocal” para su integración en el registro local de correspondenciade entrada.

Tamaño: 13X17 centímetros.

(1) Remitente: Nombre, cargo, domicilio completo y localidad del remitente.

(2) Fecha de Recepción: Día, mes y año de recepción del documento.

3) Unidad Destinataria: Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.

(4) Número de Registro: Número de folio de entrada del documento.

(5) Asunto: Extracto del asunto de que trata el documento.

6) Fecha de Recepción: Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le diri-ge el documento.

(7) Nombre y Firma del Nombre y firma del receptor de la unidad responsable.Responsable:

(8) Carácter del Trámite: En su caso, instrucciones para el manejo especial del documen-to ingresado.

(9) Clasificación: Clave de clasificación completa del documento y sus anteceden-tes.

Hoja: 1/11 de 12

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO REVISIÓN, RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL


(10) Túrnese a: Identificación del área a la que se le entregará el documentopara su trámite, de acuerdo a las indicaciones del órgano deinstrucción para trámite de la unidad responsable.

(11) Respuesta Día, mes y año indicada por el órgano de instrucción al área tra-Requerida: mitadora para su desahogo.

(12) Respuesta Real: Fecha de descargo del documento atendido.

(13) Acuerdo: Modalidades de trámite definidas por el órgano de instrucción de

la unidad responsable.

(14) Seguimiento: Nombre del área o persona por las que, en su caso, circula eldocumento dentro del área tramitadora.

15) Fecha de Recepción Día, mes y año en la que el área tramitadora recibe el documen-del Área Tramitadora: to para su atención.

(16) Nombre y Firma Nombre y firma del receptor del área tramitadora.del Responsable:

(17) Resolución Final: El número de oficio de atención, en el caso de que hayarespuesta, o extracto breve del resultado del trámite desarro-llado.

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO CLASIFICACIÓN, CATALOGACIÓN Y APERTURA DE

NACIONAL EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE De:

OBJETIVO

Clasificar, catalogar e integrar los expedientes correspondientes a la documentación de launidad responsable para agilizar su localización, seguimiento y archivación.

FUNDAMENTO LEGAL



− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidadcentral y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos ehistóricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2o. fracciones II, III y IV.


− Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de

la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.


− El seguimiento de los documentos en trámite de la unidad responsable se hará por mediode las fichas de control confeccionadas para cada pieza en el momento de su recepción.

− Se deberá reducir al máximo el tiempo necesario para el establecimiento de los controlesy clasificación de los materiales ingresados, sobre todo en el caso de correspondenciaurgente.

− La clasificación de la documentación deberá realizarse de acuerdo con el Catálogo deClaves de las Unidades Responsables del Instituto vigente, por área de competencia y seanotará en la parte superior derecha del documento correspondiente.

− Para la catalogación de las unidades documentales se elaborará una tarjeta provisionalque contendrá el nombre del expediente, extracto del asunto, la clave identificadora yclasificadora, y la fecha de apertura del expediente.

− En la apertura de un nuevo expediente se deberán elaborar las cédulas de inventario y dereferencia correspondientes.

Hoja: 2/1 de 7

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LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA

DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

LIC. ALEJANDRO SÁNCHEZ BORDES

JEFE DE LA DIVISIÓN DE ORGANIZACIÓN YMÉTODOS

LIC. HERLINDA NÁJERA

JEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGÁNICOFUNCIONAL

ÁREA DE ARCHIVODE TRÁMITE DE LAUNIDAD RESPONSA-BLE

1. Recibe los documento(s) y las copias de la(s) fichasde control de correspondencia, procede a su clasi-ficación, lee cuidadosamente el documento en cues-tión para determinar el asunto, tema o materia de quetrata, así como la persona física o moral, lugar geo-gráfico, etcétera, del mismo.

2. Identifica los números o símbolos que le corres-ponden dentro del cuadro de clasificación (clave deunidad responsable por ámbito de competencia en elCatálogo de Claves) vigente en el Instituto al asunto,

tema o materia de que trata el documento.

CATÁLOGO DE CLA-VES DE LAS UNIDA-DES RESPONSABLES

3. Anota en las copias de las fichas la clave correspon-diente y en el documento en la parte superior derecha del mismo.

4. Investiga en los catálogos de la unidad responsablesi ya existen antecedentes del documento(s) precisa-do(s).¿Existen antecedentes?

5. Sí, anota tanto en el documento como en las fichasde registro local y de control de trámite interno, en el

caso de correspondencia de entrada, después de ladiagonal que los separa de los clasificadores, losnúmeros identificadores del expediente. Pasa a laactividad número 1 del Procedimiento de Control deCorrespondencia en Trámite.

6. No, procede a la catalogación de la unidad documen-tal y elabora en original y copia una tarjeta provisionalcon los datos de catalogación y apertura de la nuevaunidad documental.

TARJETA PROVISIO-NAL

7. Anota tanto en el documento en cuestión como en laficha de registro local y de control de trámite (en casode correspondencia de entrada), después de ladiagonal que los separa de los clasificadores losnúmeros identificadores del nuevo expediente.

8. Revisa y confronta cuidadosamente los datos de latarjeta provisional con los del documento sujeto acatalogación.

CATÁLOGO-INVEN-TARIO

Hoja: 2/2 de 7

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LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA

DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

LIC. ALEJANDRO SÁNCHEZ BORDES


LIC. HERLINDA NÁJERA

JEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGÁNICOFUNCIONAL

ÁREA DE ARCHIVODE TRÁMITE DE LAUNIDAD RESPONSA-BLE

9. Turna documento y fichas de control de correspon-dencia al área de correspondencia de la propia uni-dad responsable. Pasa a la actividad número 1 delProcedimiento de Control de Correspondencia enTrámite.

10. Integra como corresponda la copia de la tarjetaprovisional en el catálogo-inventario de la unidad co-mo control para evitar demoras, extravíos o incorrec-ciones.

11. Elabora las cédulas de inventario y de referencia ylos marbetes del nuevo expediente, con base a losdatos asentados en la tarjeta provisional, de acuerdocon las características y el número prescritos.

CÉDULA DE REFE-RENCIAMARBETECÉDULAS DE INVEN-TARIO

12. Destruye la copia de la tarjeta provisional y coloca ensu lugar las cédulas catalográficas, previa revisión,en el catálogo inventario.

CATÁLOGO-INVENTARIO

13. Adhiere los marbetes según corresponda en lascarpetas respectivas y destruye el original de la tar-

jeta provisional.

14. Mantiene las carpetas ordenadas y separadas delcuerpo del archivo, con el objeto de tener conocimien-to preciso de los documentos por integrar a los nue-vos expedientes, así como para incorporar inmediata-mente la documentación ya tramitada asus carpetas, agilizando la archivación. Se conectacon la actividad número 1 del Procedimiento deAnálisis de Trámite, Expurgo y Glosa deDocumentos.

Hoja: 2/3 de 7

19 de 106



PROCEDIMIENTO:CLASIFICACIÓN, CATALOGACIÓN Y APERTURA DE

EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE



REMITENTE (1)


FECHA DE RECEPCIÓN

(2)

NÚMERO DE REGISTRO

(4)

FECHA DE RECEPCIÓN

DÍA MES(6)

AÑO

(7)


ASUNTO:

(5)


CLASIFICACIÓN(9)

TÚRNESE A: (10)

RESPUESTA

REQUERIDA

DÍA MES (11)

AÑO

REAL

DÍA MES(12)

AÑO

ACUERDO:

(13)


4.-____________________ ____________

RESOLUCIÓN FINAL:

(17)


DÍA MES (15)

AÑO

(16)


UCC-1




NACIONAL

Hoja: 2/5 de 7

21 de 106














(3) Unidad Destinataria: Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.



(6) Fecha de Recepción: Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le diri-ge el documento.




Hoja: 2/6 de 7

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(15) Fecha de Recepción Día, mes y año en la que el área tramitadora recibe el documen-del Área Tramitadora: to para su atención,


(17) Resolución Final: El número de oficio de atención, en el caso de que hayarespuesta, o extracto breve del resultado del trámite desarrolla-do.

Hoja: 2/7 de 7

23 de 106



INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

NACIONAL De:

OBJETIVO

Llevar un efectivo seguimiento y control de la documentación de las unidades responsablesdel Instituto para el correcto y oportuno desahogo de los trámites y asuntos de sucompetencia.

FUNDAMENTO LEGAL



− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidadcentral y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos ehistóricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2o. fracciones II, III y IV.


−

Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos dela Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.


− Las unidades responsables deberán mantener el seguimiento y control de los documentossujetos a trámite hasta su integración final al archivo.

− En las unidades responsables se deberá integrar la base de datos para registrar las fichasde control de correspondencia en trámite, que tendrán anotado el tiempo máximo degestión.

− Se deberá revisar diariamente en la base de datos de las fichas de control decorrespondencia en trámite de la unidad responsable que no haya documentos noatendidos por las áreas tramitadoras en los plazos establecidos, a efecto de determinar oportuna y correctamente el tratamiento que corresponda a la documentación de acuerdocon su utilidad administrativa inmediata.

− Los documentos captados por la unidad responsable deberán ser integrados rápida ycorrectamente al expediente respectivo, una vez liberados por las áreas que seencargaron de gestionarlos.

Hoja: 3/1 de 9

24 de 106




NACIONAL De:












1. Recibe el documento y las dos copias de la ficha decontrol de correspondencia en trámite y solicita alárea competente de la unidad responsable lasinstruc ciones para trámite.

RESPONSABLE DEINSTRUCCIÓN TRÁ-MITE

2. Analiza el documento en cuestión, da instruccionessobre el área de la unidad responsable a la que de-berá entregarse el documento, las modalidades detrámite y el tiempo máximo para la gestión res-pectiva.


3. Anota en las fichas de control de correspondencia entrámite las instrucciones proporcionadas respecto alárea tramitadora, el tiempo máximo de gestión yasienta también en la ficha, las indicacionesrecibidas sobre las modalidades de trámite.

4. Separa las piezas por áreas tramitadoras, según elcurso que deba dárseles y verifica si procede el trá-mite.¿Procede el trámite?

5. No, recibe la instrucción de “archívese” oequivalente, desprende la copia 2 de la ficha de

control de correspondencia en trámite, la integra alregistro local de correspondencia y turna eldocumento para su archivación. Se conecta con laactividad número 1 del procedimiento de Análisis deTrámite, Expurgo y Glosa de Documentos.

REGISTRO LOCAL DECORRESPONDENCIA

DE ENTRADA

6. Sí, entrega el documento y las copias de la ficha alárea tramitadora.

ÁREA TRAMITADO-RA DE LA UNIDADRESPONSABLE

7. Recibe las piezas para su trámite, previa revisión,asienta en el lugar correspondiente de las fichas decontrol la fecha de recepción; desprende la copia 1de la ficha de control de trámite, la firma en el sitiorespectivo y entrega como constancia de recibo.Pasa a la actividad número 10.


8. Recibe del área tramitadora, debidamente requi-sitada la copia 1 de la ficha de control, la registra enla base de datos de control de asuntos pendientesde trámite, según el orden establecido.

Hoja: 3/2 de 9

25 de 106




NACIONAL De:












9. Revisa que no haya documentos no atendidos en elplazo establecido y archiva temporalmente la copia 1de la ficha de control.


10. Verifica que la copia 2 se encuentre bien adherida aldocumento, procede a su atención y, en su caso,ela-bora documento de respuesta y entrega juntocon la documentación fuente.

DOCUMENTO DECONTESTACIÓN

ÁREA DE CORRES-

PONDENCIA DE LAUNIDAD RESPONSABLE

11. Recibe del área tramitadora el documento que fue

entregado para su trámite, acompañado por la copia2 de la ficha de control respectiva, registra en la basede datos de control de asuntos pendientes de trámitela fecha de entrega, y en la ficha de control detrámite asienta la firma de descargo y entrega al áreatramitadora.

BASE DE DATOS


12. Recibe la copia 1 de la ficha de control con la firmade descargo y archiva para su control.


UNIDAD RESPONSABLE

13. Desprende la ficha de registro local del documentotramitado y la integra, según el orden establecido, en

el registro local de correspondencia de entrada.

REGISTRO LOCAL DECORRESPONDENCIA

DE ENTRADA

14. Revisa el documento tramitado para su archivación,según proceda.¿Hubo respuesta por parte del área tramitadora?

15. No, se remite directamente para su integración en elexpediente correspondiente. Pasa a la actividad nú-mero 1 del procedimiento de Análisis de Trámite,Expurgo y Glosa de Documentos.

16. Sí, remite el documento tramitado acompañado por una copia del documento de contestación para suintegración al expediente correspondiente. Pasa a laactividad número 1 del procedimiento de Análisis deTrámite, Expurgo y Glosa de Documentos.

Hoja: 3/3 de 9

26 de 106




NACIONAL

Hoja 3/4 de 9

27 de 106

PROCEDIMIENTO:CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

¿PROCEDE ELTRÁMITE?

UNIDAD RESPONSABLE

RESPONSABLE INSTRUCCIÓN TRÁMITE ÁREA TRAMITADORAÁREA DE CORRESPONDENCIA

INICIO

2

1

DOCUMENTO O

RECIBE DOCUMENTO Y CO-PIAS DE FICHA Y SOLICITA

INSTRUCCIONES PARATRÁMITE

FICHAS

2

1

DOCUMENTO O

ANOTA EN LAS FICHAS LASINSTRUCCIONES

RECIBIDAS

FICHAS

2

1

DOCUMENTO O

SEPARA LAS PIEZAS PORÁREA TRAMITADORA Y

VERIFICA SI PROCEDE ELTRÁMITE

FICHAS

2

1

DOCUMENTO O

INTEGRA LA COPIA 2 DE LAFICHA AL REGISTRO LOCALDE CORRESPONDENCIA YTURNA EL DOCUMENTO

PARA SU ARCHIVO

FICHAS

ACTIVIDAD 1

DEL PROC. 4/1

2

1

DOCUMENTO O

ANALIZA DOCUMENTO,SEÑALA MODALIDADES DE

TRÁMITE, ÁREATRAMITADORA, TIEMPO DE

GESTIÓN Y ENTREGA

FICHAS

1

3

2

4

SÍ

NO 5

A



2

1

DOCUMENTO O

RECIBE, REGISTRA ENBASE DE DATOS LA FECHA

DE ENTREGA Y EN LACOPIA 1 DE LA FICHA FIRMADE DESCARGO Y ENTREGA


NACIONAL

Hoja 3/5 de 9

28 de 106


UNIDAD RESPONSABLE


2

1

DOCUMENTO O

ENTREGA EL DOCUMENTOY LAS COPIAS DE LA FICHA

AL ÁREA TRAMITADORA

FICHAS

1

REGISTRA LOS DATOS DELA FICHA EN LA BASE DEDATOS DE CONTROL DE

ASUNTOS PENDIENTES DETRÁMITE

FICHA

2

DOCUMENTO O

DESPREN DELDOCUMENTO LA COPIA 2

DE LA FICHA Y LA ARCHIVAEN EL REGIS- TRO LOCALDE CORRES- PONDENCIA

DE ENTRADA

FICHA

2

1

DOCUMENTO O

REVISA, ANOTA EN FICHASLA FECHA DE RECEPCIÓN,

FIRMA LA COPIA 1 DE LAFICHA COMO ACUSE Y

ENTREGA

FICHAS

A

1

REVISA QUE NO HAYADOCUMENTOS SIN

ATENCIÓN Y ARCHIVA ENFORMA TEMPORAL LA

COPIA DE LA FICHA

FICHA

FICHAS

DOCTO.

RESP.

DOCTO.

RESP.

B

1

DOCUMENTO O

PROCEDE A SU ATENCIÓN,EN SU CASO, ELABORA

RESPUESTA Y ENTREGACON DOCUMENTOS

FUENTE

FICHAS

DOCTO.RESP.

1

RECIBE COPIA 1 DE LAFICHA CON LA FIRMA DEDESCARGO Y ARCHIVA

PARA SU CONTROL

FICHA

6 7

8

9

10

12

11

13




NACIONAL

Hoja 3/6 de 9

29 de 106


UNIDAD RESPONSABLE


DOCUMENTO O

REVISA EL DOCUMENTOTRAMITADO PARA SU

ARCHIVACIÓN Y VERIFICA SIHUBO RESPUESTA

B

DOCTO.RESP.

¿HUBO RESPUESTADEL ÁREA

TRAMITADORA?

DOCUMENTO O

REMITE DOCUMENTO PARAQUE SEA INTEGRADO AL

EXPEDIENTECORRESPONDIENTE

ACTIVIDAD 1DEL PROC. 4/1


DOCUMENTO O

REMITE DOCUMENTOTRAMITADO Y COPIA DE LARESPUESTA PARA QUE SE

ARCHIVEN EN ELEXPEDIENTE RESPECTIVO

DOCTO.RESP.

14

SÍ

NO15

16






REMITENTE (1)


FECHA DE RECEPCIÓN

(2)

NÚMERO DE REGISTRO

(4)

FECHA DE RECEPCIÓN

DÍA MES(6)

AÑO

(7)


ASUNTO:

(5)


CLASIFICACIÓN(9)

TÚRNESE A: (10)

RESPUESTA

REQUERIDA

DÍA MES (11)

AÑO

REAL

DÍA MES(12)

AÑO

ACUERDO:

(13)


4.-____________________ ____________

RESOLUCIÓN FINAL:

(17)


DÍA MES (15)

AÑO

(16)


UCC-1




NACIONAL

Hoja: 3/7 de 9

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NACIONAL De:










(3) Unidad Destinataria: Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.



(6) Fecha de Recepción: Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le diri-ge el documento.




Hoja: 3/8 de 9

31 de 106




NACIONAL De:







(15) Fecha de Recepción Día, mes y año en la que el área tramitadora recibe el documen-del Área Tramitadora: to para su atención,


(17) Resolución Final: El número de oficio de atención, en el caso de que hayarespuesta, o extracto breve del resultado del trámite desarrolla-do.

Hoja: 3/9 de 9

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO ANÁLISIS DE TRÁMITE, EXPURGO Y GLOSA

NACIONAL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO

Organizar y preservar en forma ordenada los antecedentes documentales de las gestionesrealizadas por la unidad responsable para su efectivo aprovechamiento y consulta.

FUNDAMENTO LEGAL



− Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables.

− Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda. Artículos 3 fracción VII; 11 13, 17 y18.

− Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Artículos 8 y102

−

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidadcentral y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos ehistóricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2o. fracciones II, III y IV.




− Se deberán conservar todos los documentos oficialmente recibidos o generados por lasunidades responsables de manera ordenada y organizada, ya sea en orden cronológico opor trámite.

− En el archivo sólo ingresarán documentos oficiales, captando íntegra y oportunamente losdocumentos recibidos o producidos por la unidad responsable en el curso de susgestiones regulares, reuniendo sistemáticamente los antecedentes de los trámites.

− Dentro de las unidades responsables deberán existir catálogos completos y precisos delos expedientes que se encuentran en el acervo.

Hoja: 4/1 de 8

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NACIONAL DE DOCUMENTOS

− Todos los documentos que se integren a los archivos deberán estar perfectamenteclasificados.

− Cada documento existente dentro del archivo deberá estar debidamente catalogado,ubicado en el sitio preciso que le corresponda y asegurado de manera adecuada.

− A los expedientes dados de baja dentro de los archivos de la unidad responsable se lesdeberá efectuar el expurgo correspondiente, que consistirá en el retiro de los documentosrepetidos, copias fotostáticas excedentes o que no tienen ningún valor administrativo,legal y fiscal dentro de un expediente determinado.

− La conservación de la documentación activa se apegará a las necesidades ycaracterísticas del trámite de la propia unidad responsable.

Hoja: 4/2 de 8

34 de 106




NACIONAL DE DOCUMENTOS De:











ÁREA DE ARCHIVODE TRÁMITE DE LAUNIDAD RESPON-SABLE

1. Recibe los documentos que son remitidos paraarchivación, los analiza cuidadosamente paradeterminar si dan por terminado el asunto al quese refieren o si el asunto en cuestión no hallegado a su término.¿Está concluido el asunto?

2. Sí, retira del cuerpo del archivo el expediente alque corresponde el documento en cuestión, secerciora de que su apreciación ha sido la correc-ta y localiza en el catálogo-inventario de la uni-

dad responsable la cédula correspondiente alexpediente.

EXPEDIENTE

3. Asienta en la portada de la carpeta respectiva yen la cédula correspondiente la anotación “bajaparcial”, así como una breve justificación de taldeterminación y la fecha en que se da por cerra-do el expediente; y deja la tarjeta en el lugar donde se encontraba.

4. Revisa el expediente concluido, retira las copiasinnecesarias de documentación duplicada quecontenga, y lo remite al área de glosa de la uni-

dad responsable.

CATÁLOGO INVENTA-RIO

ÁREA DE GLOSA DELA UNIDAD RESPONSABLE

5. Verifica que los documentos que contiene esténordenados, integra el nuevo documento en el lu-gar respectivo, asegura el expediente, completala foliación del mismo y anota en el documentorecién glosado el número que le correspondedentro de la secuencia establecida.

6. Entrega los expedientes de baja parcial al áreade archivo de trámite de la propia unidad res-ponsable para que se les dé el curso correspon-diente, así como los expedientes para su reinte-gración en el archivo de la unidad responsable.

ÁREA DE ARCHIVODE TRÁMITE DE LAUNIDAD RESPONSABLE

7. Recibe los expedientes por integrar al archivode la unidad responsable, revisa que seencuentren debidamente glosados, completos yen buenas condiciones, localiza el lugar exactoque le co-rresponde, de acuerdo con su

Hoja: 4/3 de 8

35 de 106















clasificación en el cuerpo del archivo y loscoloca precisamente en ese sitio.


8. No, turna la pieza para su glosa en elexpediente respectivo.

ÁREA DE GLOSA DELA UNIDAD RESPONSABLE

9. Recibe los documentos que deben integrarse alos expedientes activos que les correspondan,localiza la carpeta respectiva, sea que se con-

serve dentro del cuerpo del archivo, en caso dedocumentos que cuentan con antecedentes, oque se dé inicio a expediente.¿Se inicia expediente?

10. Sí, toma la carpeta que conserva para laintegra-ción del documento de apertura delexpediente y asegura en ella la pieza encuestión y procede a su foliación.

11. No, localiza el expediente correspondiente aldo-cumento por glosar.¿Está prestado el expediente?

CARPETA

12. Sí, toma la carpeta supletoria respectiva, colocaen ella la pieza en cuestión y la devuelve allugar en donde estaba.

13. No, retira el expediente y verifica que los docu-mentos que contiene estén ordenados, integrael nuevo documento en el lugar respectivo,asegu-ra el expediente, completa la foliación delmismo y anota en el documento recién glosadoel nú-mero que le corresponde dentro de lasecuen- cia establecida.

14. Entrega los expedientes para su reintegraciónen el archivo de la unidad responsable.

CARPETA SUPLETO-RIA

ÁREA DE ARCHIVODE TRÁMITE DE LAUNIDAD RESPON-SABLE

15. Recibe los expedientes por integrar al archivode la unidad responsable, revisa que seencuentren debidamente glosados, completos yen buenas condiciones, localiza el lugar exacto

Hoja: 4/4 de 8

36 de 106















que le co-rresponde, de acuerdo con suclasificación en el cuerpo del archivo y loscoloca precisamente en ese sitio.

Hoja: 4/5 de 8

37 de 106




NACIONAL

Hoja 4/6 de 8

38 de 106

PROCEDIMIENTO:ANÁLISIS DE TRÁMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS

C

DOCTO. TRAM.

ANALIZA PIEZAS RECIBIDASPARA ARCHIVO Y DETER-

MINA SI SE DA PORCONCLUIDO EL ASUNTO

C

DOCTO. TRAM.

RETIRA EXPEDIENTE DELARCHIVO Y LOCALIZA CÉ-DULA RESPECTIVA EN ELCATÁLOGO-INVENTARIO

DOCTO.

ENTREGA EXPEDIENTES DEBAJA PARCIAL PARA QUE

SE LES DÉ EL CURSO RES-PECTIVO Y EXPEDIENTES

PARA ARCHIVO

EXPEDIENTE

ÁREA DE GLOSAÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE

INICIO

DOCTO.RESP.

¿ESTÁ CONCLUIDOEL ASUNTO?

RESP.

EXPED.

CÉDULA

C

DOCTO. TRAM.

ANOTA EN PORTADA DECARPETA Y CÉDULA "BAJAPARCIAL", ASÍ COMO JUS-TIFICACIÓN Y FECHA DEBAJA Y ARCHIVA CÉDULA

DOCTO.

RESP.

EXPED.

CÉDULA

C

DOCTO. TRAM.

REVISA EXPEDIENTE, LOEXPURGA Y LO REMITE

PARA SU GLOSA

DOCTO.

RESP.

EXPED.

C

DOCTO. TRAM.

VERIFICA EL ORDEN DELEXPEDIENTE, INTEGRA YASEGURA DOCUMENTO,FOLIA Y ANOTA NÚMERO

CORRESPONDIENTE

DOCTO.

RESP.

EXPED.

B

A

2

3

4

5

6

SÍ

1

NO

UNIDAD RESPONSABLE




NACIONAL

Hoja 4/7 de 8

39 de 106


UNIDAD RESPONSABLE

EXP. BAJA PARCIAL

REVISA QUE ESTÉN BIENGLOSADOS, COMPLETOS Y

EN BUEN ESTADO YARCHIVA CON BASE A

CLASIFICACIÓN


EXPEDIENTE

EXPED.

A

FIN

B

C

DOCTO. TRAM.

ENTREGA PIEZAS PARA SUGLOSA EN EL EXPEDIENTE

CORRESPONDIENTE

DOCTO.

RESP.

C

DOCTO. TRAM.

RECIBE DOCUMENTOSACTIVOS PARA SU GLOSA Y

REVISA SI HAY ANTECE-DENTES O SE ABRE

EXPEDIENTE

DOCTO.

RESP.

¿SE INICIAEXPEDIENTE?

C

DOCTO. TRAM.

TOMA CARPETA PARAABRIR EXPEDIENTE,ASEGURA PIEZAS Y

PROCEDE A FOLIARLO

DOCTO.

RESP.

C

DOCTO. TRAM.

LOCALIZA EL EXPEDIENTEDEL DOCUMENTO POR

GLOSAR

DOCTO.

RESP.

CARP. SUP.

C

DOCTO. TRAM.

TOMA CARPETA SUPLE-TORIA, INTEGRA DOCU-

MENTOS Y LA COLOCA ENSU LUGAR

DOCTO.

RESP.

¿ESTÁ PRESTADOEL EXPEDIENTE?

C

7

9

10SÍ

NO

8

11

NO

SI 12




NACIONAL

Hoja 4/8 de 8

40 de 106


UNIDAD RESPONSABLE


C

EXPED.

C

DOCTO. TRAM.

RETIRA EXPEDIENTE,REVISA QUE ESTÉ

ORDENADO, ASEGURADOCUMENTOS Y

COMPLETA FOLIACIÓN

DOCTO.

RESP.

ENTREGA LOS EXPEDIEN-TES PARA SU REINTEGRA-CIÓN AL ARCHIVO DE LAUNIDAD RESPONSABLE

EXPEDIENTE

RECIBE Y REVISA QUEESTÉN BIEN GLOSADOS,

INTEGRA EN ARCHIVO CONBASE EN CLASIFICACIÓN

EXPEDIENTE

FIN

13

1415



INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES ACTIVOS

NACIONAL De:

OBJETIVO

Brindar el apoyo informativo indispensable a los órganos que conforman a la unidadresponsable, así como a personas externas a ella que lo soliciten para la correcta y oportunaatención de las actividades cotidianas.

FUNDAMENTO LEGAL

− Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 47 fracción IV.

− Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículo 20.





− Todos los expedientes que se encuentren archivados en la unidad responsable estarán adisposición de las diversas áreas de ésta, que los podrán recibir en préstamo, previaautorización y presentación del vale de préstamo debidamente requisitado.

− Ningún expediente podrá ser prestado sin que se realice la certificación de la identidad delsolicitante y sobre la procedencia de la petición.

− El préstamo de expedientes se deberá realizar únicamente si el vale de préstamo

correspondiente esta correctamente requisitado, con el objeto de garantizar surecuperación una vez concluido el plazo de consulta.

− En el vale de préstamo deberá estar anotado el nombre de la instancia solicitante; elnombre de la persona que recibe bajo su responsabilidad el expediente solicitado; la fechaen que se solicita el expediente en préstamo; el asunto al que se refiere el expediente; laclave de identificación del expediente; la fecha de devolución y deberá estar firmadoautográficamente.

− Se deberá revisar constantemente el registro de expedientes en préstamo para verificar sihay expedientes con atraso en la entrega para proceder a su recuperación.

Hoja: 5/1 de 11

41 de 106




NACIONAL De:

− Cuando un expediente prestado es devuelto se deberá verificar que viene completo y enbuen estado, de no ser así se llevará a cabo el reclamo correspondiente y, en su caso,para que se apliquen las sanciones legales o administrativas correspondientes.

Hoja: 5/2 de 11

42 de 106




NACIONAL De:








AUTORIZÓ Vo. Bo. ELABORÓ

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA

DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓNLIC. ALEJANDRO SÁNCHEZ BORDES


LIC. HERLINDA NÁJERAJEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGÁNICO

FUNCIONAL

SOLICITANTE 1. Solicita el préstamo de expediente(s) del archivo dela unidad responsable y presenta identificaciónvigen-te y oficial.

IDENTIFICACIÓN

ÁREA DE PRÉSTA-MO DE LA UNIDADRESPONSABLE

2. Efectúa las certificaciones, respecto a la identidaddel solicitante y sobre la procedencia de la peticióndel préstamo de expediente(s) del archivo.¿Procede el préstamo?

3. No, indica al solicitante las razones por las que no sele puede prestar el expediente solicitado y devuelve

identificación.

SOLICITANTE 4. Recibe indicaciones sobre las razones por las que nole prestaron el expediente y conserva su identifica-ción.


5. Sí, entrega vale de préstamo al solicitante para quesea requisitado en original y copia.

VALE DE PRÉSTAMO(FORMATO UDT-1)

SOLICITANTE 6. Recibe el vale de préstamo, lo requisita en original ycopia y lo entrega al área de préstamo de la unidadresponsable.


7. Revisa que tanto el original como la copia del vale depréstamo se encuentre debidamente requisitado ybusca el expediente(s) requerido(s) dentro del acer-vo.¿Se encuentra el expediente en el acervo?

8. No, efectúa las investigaciones procedentes respectoa su ubicación en el registro de expedientes en prés-tamo por si se encuentra prestado y en el catálogo-inventario por si ha sido transferido a otra unidadresponsable.

CATÁLOGO-INVENTA-RIO

9. Cancela el original y la copia del vale de préstamo, lebrinda al solicitante toda la orientación necesaria pa-ra facilitar su acceso al expediente(s) requerido(s) ydevuelve cancelados al solicitante el original y lacopia del vale de préstamo.

SOLICITANTE 10. Recibe original y copia del vale cancelados yprocede de acuerdo a las indicaciones.

Hoja: 5/3 de 11

43 de 106




NACIONAL De:













FUNCIONAL


11. Sí, retira el expediente(s) de su sitio y en el mismolugar coloca una carpeta supletoria, en cuyo interior deja el original del vale de préstamo correspondienteal expediente(s) retirado(s), anota previamente en eloriginal y la copia del vale, el número de fojas conque cuenta el expediente en cuestión.

12. Entrega al solicitante del préstamo el expediente(s)requerido(s), le pide que tome nota de la fecha dedevolución establecida; integra la copia del vale depréstamo en el registro de expedientes en préstamo,

mismo que revisará para determinar si algún expe-diente no fue devuelto en el plazo establecido.

REGISTRO DE EXPE-DIENTES ENPRÉSTAMO

SOLICITANTE 13. Recibe el expediente(s) solicitado(s), lo consulta, en-trega dentro del plazo establecido.


14. Recibe el expediente y verifica que se encuentrecompleto y en buen estado.

15. Localiza dentro del registro de expedientes enpréstamo la copia del vale de préstamo correspon-diente, y dentro del acervo el lugar que correspondaal expediente devuelto, retira la carpeta supletoria

respectiva, saca de la carpeta el original del vale depréstamo y anota la fecha de devolución del expe-diente.

16. Cancela el original y la copia del vale de préstamo,firma como acuse de recibo en el original y entrega.

SOLICITANTE 17. Verifica la cancelación del original y la copia del valede préstamo respectivo, recibe y conserva el originalcomo factor de descargo.


18. Integra la copia del vale cancelada en el registro deexpedientes prestados siguiendo el orden de clasi-ficación del expediente respectivo y verifica si serecibieron durante el préstamo más documentosrela-tivos al expediente.¿Existen documentos por glosar?


19. Sí, turna para su glosa el expediente devuelto conlos documentos recibidos. Se conecta con laactividad número 11 del procedimiento de Análisis de

Hoja: 5/4 de 11

44 de 106




NACIONAL De:













FUNCIONAL

Trámite, Expurgo y Glosa de Documentos.

20. No, se archiva el expediente en el lugar respectivo.

Hoja: 5/5 de 11

45 de 106




NACIONAL

Hoja 5/6 de 11

46 de 106

PROCEDIMIENTO:PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES ACTIVOS

A

O

SOLICITA EL PRÉSTAMO DEEXPEDIENTE Y PRESENTA

IDENTIFICACIÓN VIGENTE YOFICIAL

IDENTIFICACIÓN

O

RECIBE INDICACIONES PORLAS QUE NO PROCEDE ELPRÉSTAMO Y CONSERVA

IDENTIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN

INICIO

O

EFECTÚA CERTIFICACIÓNDE IDENTIDAD Y ORIGEN

DE LA PETICIÓN DELPRÉSTAMO

IDENTIFICACIÓN

¿PROCEDE ELPRÉSTAMO?

O

INDICA RAZONES POR LASCUALES NO PUEDE

PRESTAR EXPEDIENTE YDEVUELVE IDENTIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN

1

VALE PRÉSTAMO O

ENTREGA VALE DEPRÉSTAMO EN ORIGINAL Y

COPIA PARA QUE SEAREQUISITADO

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE VALE DEPRÉSTAMO, LO REQUISITA

ENTREGA

1

VALE PRÉSTAMO O

REVISA QUE ESTÉ BIENREQUISITADO EL VALE Y

LOCALIZA EXPEDIENTE ENEL ACERVO

¿SE ENCUENTRA ELEXPEDIENTE EN EL

ACERVO?

B

SOLICITANTEUNIDAD RESPONSABLE

ÁREA DE PRÉSTAMO

1 2

34

6

5

7

NO SÍ

SÍ

NO




NACIONAL

Hoja 5/7 de 11

47 de 106


1VALE

VALE PRÉSTAMO O

RETIRA EXPEDIENTE, ANO-TA EN VALE EL NÚMERO DEFOJAS Y COLOCA CARPETA

SUPLETORIA CONORIGINAL DEL VALE EN SU

LUGAR

CARPETA

SUPLET.


ÁREA DE PRÉSTAMO

A

1

VALE PRÉSTAMO O

EFECTÚA LAS INVESTI-GACIONES EN EL

REGISTRO DEEXPEDIENTES EN

PRÉSTAMO Y EN ELCATÁLOGO-INVENTARIO

1

VALE PRÉSTAMO O

CANCELA VALE DEPRÉSTAMO, LO DEVUELVEAL SOLICITANTE Y LE DA

INDICACIONES ALRESPECTO

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE INFORMACIÓN YVALE DE PRÉSTAMO

CANCELADO Y PROCEDEDE ACUERDO AINSTRUCCIONES

BACTIVIDAD 1DEL PROC. 8/1

PRÉSTAMO

VALE PRÉSTAMO 1

ENTREGA EXPEDIENTE,INDICA FECHA DE DEVO-

LUCIÓN E INTEGRA COPIADEL VALE EN EL REGISTRO

DE EXP. EN PRÉSTAMO

EXPEDIENTE

RECIBE EXPEDIENTE, LOCONSULTA Y DEVUELVE EN

LA FECHA ESTABLECIDA

EXPEDIENTE

RECIBE EXPEDIENTE,REVISA QUE ESTÉ

COMPLETO Y EN BUENESTADO

EXPEDIENTE

C

8

10 9

11

12

13

14

X

X

X

X




NACIONAL

Hoja 5/8 de 11

48 de 106



ÁREA DE PRÉSTAMO

C

1

VALE PRÉSTAMO O

LOCALIZA COPIA DEL VALEEN EL REGISTRO DE EXPE-DIENTES EN PRÉSTAMO YCARPETA SUPLETORIA Y

ANOTA FECHA DEDEVOLUCIÓN

1

VALE PRÉSTAMO O

CANCELA ORIGINAL YCOPIA DEL VALE, FIRMA DE

ACUSE EN ORIGINAL YENTREGA

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE ORIGINAL DEL VALECANCELADO COMO

DESCARGO Y CONSERVA

D


VALE PRÉSTAMO 1

INTEGRA LA COPIA DELVALE CANCELADO EN ELREGISTRO DE EXPEDIEN-TES EN PRÉSTAMO, Y RE-VISA SI HAY DOCTOS. POR

GLOSAR

EXPEDIENTE

TURNA EL EXPEDIENTE YLOS DOCUMENTOS

RECIBIDOS PARA SU GLOSA

EXPEDIENTE

15

17 16

¿EXISTENDOCUMENTOS POR

GLOSAR?

18

19

NO

SÍ




NACIONAL

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49 de 106



ÁREA DE PRÉSTAMO

D

FIN

ARCHIVA EXPEDIENTE ENLUGAR

CORRESPONDIENTE

EXPEDIENTE

20




VALE DE PRÉSTAMO

(1)

ÁREA SOLICITANTE

VALE AL ARCHIVO

POR EL EXPEDIENTE: (3)(ASUNTO DE QUE TRATA)

(4) FOJAS (5)

(CLAVE Y NÚMERO DE EXPEDIENTE)

DÍA MES (6) AÑO DÍA MES (7) AÑOFECHA DE SOLICITUD FECHA DE DEVOLUCIÓN

(8) (9)

FIRMA DE AUTORIZACIÓN NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE

(2)

UDT-1


NACIONAL

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50 de 106




NACIONAL De:

VALE DE PRÉSTAMO

Objetivo: Asegurar que los expedientes activos y que fueron pres-tados, sean devueltos completos y en forma oportuna al ar-chivo de trámite de la unidad responsable para evitar pér-didas y sustracciones de la documentación que los integra.

Clave de Control: UDT-1

Elabora: Las unidades responsables del Instituto Politécnico Nacio-

nal.

Fuente de Datos: Expedientes activos de las unidades responsables.

Número de Tantos: Dos, original y copia.


(1) Área Solicitante: Identificación oficial del área de la unidad responsable o dela dependencia solicitante.

(2) Vale al Archivo: Identificación oficial del área responsable a que se solicita elexpediente en préstamo.

(3) Por el Expediente: Identificación del asunto de que trate el expediente solicita-do.

(4) Clave y Número de Clave de clasificación y número de identificación del expe-Expediente: diente solicitado.

(5) Fojas: Total de hojas que integran el expediente solicitado.

(6) Fecha de Solicitud: Día, mes y año en que se entrega el expediente al solicitante

del préstamo.

(7) Fecha de Devolución: Día, mes y año máxima en que deberá ser devuelto elexpediente por el solicitante del préstamo.

(8) Firma de Autorización: Firma del funcionario de la unidad responsable solicitanteque se encuentre registrado para autorizar el préstamo deexpedientes.

(9) Nombre y Firma del Nombre y firma del empleado que físicamente recibe elEmpleado que Recibe: expediente bajo su responsabilidad.

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA,

NACIONAL FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE De:DE SALIDA

OBJETIVO

Distribuir la documentación generada por la unidad responsable para garantizar que searecibida oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del procesocontinuo de tramitación y comunicación intra y extrainstitucional.

FUNDAMENTO LEGAL







− Se procurará que los documentos entregados por las áreas tramitadoras cumplan con lossiguientes requisitos:

Que esté formulada en papel con sello o membrete oficial;

Que en el ángulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores de la unidadresponsable, del área remitente y el número de oficio;

Que la fecha de la comunicación sea actual;

Que los datos del destinatario estén escritos en forma correcta y completa;

Que el original esté firmado autográficamente, indicando de manera precisa y completa elnombre y el cargo del servidor público remitente;

Que las copias dirigidas estén debidamente marcadas, completas y firmadasautográficamente;

Que se anexen tres copias adicionales para expeditación y control, llevando estampado elfacsímil correspondiente;

Hoja: 6/1 de 20

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Que si llevan la anotación de anexos en el margen izquierdo, éstos se encuentrencompletos y bien adheridos, si se anexan expedientes o legajos, se indicará al margen dela comunicación el número de fojas de cada uno y si son documentos con valores seanotarán los datos necesarios para su identificación;

Que si se menciona la remisión de objetos voluminosos, éstos vayan debidamenteempacados, y con la anotación al margen de la comunicación respectiva “paquete por separado”;

Que las piezas que se reciben bajo cubierta lleven inscritos los datos del remitente, la

dirección completa del destinatario, el contenido y el sello oficial;

Que si se desea algún servicio en especial para el despacho de las piezas éstas lleveninscrito el nombre de la clase de servicio (urgente, confidencial, correo aéreo, etcétera); y

Que si la pieza por despachar es contestación a algún documento tramitado, éstaacompañe a la pieza en cuestión, la cual llevará en el ángulo superior derecho, ademásde los datos ya señalados, el número identificador del expediente a que corresponde eldocumento.

− Las unidades responsables establecerán un registro local de la correspondencia de salida

generada por los órganos de la misma.− El servicio de despacho de correspondencia de salida se efectuará con la máxima agilidad

y control en la tramitación y entrega de los documentos despachados, aplicando losrecursos existentes en la distribución de la documentación oficial que la unidadresponsable genere en el desarrollo de sus actividades.

− Para el control de la documentación de salida se utilizará numeración sucesiva para todala unidad responsable o, en su caso, del órgano respectivo, en series que se iniciaráncada año.

− En el despacho de la correspondencia se deberá elaborar la factura de correspondenciade salida, en donde se asentarán los datos de las piezas recibidas en un periododeterminado de acuerdo con la vía de despacho y en donde se anotará lo siguiente:

Denominación de la dependencia destinataria;

Fecha de elaboración y número de folio de la factura;

Numeración por pieza facturada;

Número de registro de salida de cada pieza;

Cargo y nombre del destinatario;

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Domicilio de la dependencia destinataria;

Número total de piezas facturadas; e

Importe de franqueo por pieza y total.

− En el caso de las unidades responsables foráneas deberán, además de la señalada en elpárrafo anterior, elaborar la factura de correspondencia por valija en donde anotarán losdatos de las piezas de salida dirigidas a las Oficinas Centrales del Instituto en un periododeterminado y que contendrá:

La Entidad Federativa en que se encuentran ubicadas las Oficinas Centrales;

Nombre y dirección exacta del Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisiónde Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa.

Número de remesa;

Fecha de recepción de las piezas de salida;

Número de registro de la documentación que se despacha;

Nombre del área tramitadora de la unidad responsable que envía la documentación;

Numeración por pieza facturada;

Número de anexos, especificando si se trata de valores o sobres cerrados; y

Número de guía otorgada por el servicio de transporte

− Toda la correspondencia que se entregará a un mismo receptor deberá facturarse junta,independientemente de la localización de su destinatario, al igual que las que se remitenpor los servicios de transporte; en cambio, la correspondencia exterior local que se

despacha por mensajero de la propia unidad se facturará de acuerdo a la dependenciadestinataria.

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NACIONAL FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA De:DE SALIDA













FUNCIONAL


1. Entrega la pieza de correspondencia para su despa-cho.

DOCUMENTO


2. Recibe la pieza que le es entregada para su despa-cho por el área tramitadora de la unidad responsabley verifica que la documentación cumpla con losrequisitos establecidos.¿Requisitos correctos?

3. No, turna al área tramitadora para que realice las

mo-dificaciones pertinentes.


4. Recibe la correspondencia de salida, realiza las ade-cuaciones necesarias y entrega. Se conecta con laactividad número 2.


5. Sí, estampa en el original y las copias del documentode salida el sello o firma oficial de la unidad res-ponsable, entrega al área tramitadora una de las co-pias como acuse de recibo, en el caso de que la pie-za por despachar sea un paquete voluminoso se o-torgará el acuse de recibo en la factura que presenteel solicitante del servicio.


6. Recibe copia del documento de salida como acusede recibo y archiva.


7. Verifica si el documento da respuesta a otro recibidoy tramitado en la unidad responsable.¿Da respuesta a otro?

8. No, inicia una comunicación de la unidad respon-sable, clasifica y anota en el documento original ysus copias los números identificadores de la unidaddo-cumental e integra una copia en el expedienteres-pectivo.

9. Sí, registra en la base de datos de control de asuntospendientes de trámite la fecha de respuesta, comodescargo del asunto.

ÁREA DE CORRES- 10. Separa la correspondencia de salida de acuerdo al

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55 de 106

















FUNCIONAL

PONDENCIA DE LAUNIDAD RESPONSABLE

carácter de servicio (ordinario, urgente, confidencial,con valores y riesgos) y la vía de despacho (correo,telégrafo, servicio de transporte terrestre o aéreo, va-lija, mensajero).

11. Asienta en la pieza de salida, mediante sello, la iden-tificación establecida respecto a la clase de servicioa utilizar (entrega inmediata, correo aéreo,certificado, ordinario, etc.)

12. Imprime en la pieza de salida el número de folio

correspondiente, de acuerdo a la numeración suce-siva, integra la copia sobrante de la pieza en el regis-tro local de correspondencia de salida de la unidadresponsable.

REGISTRO LOCAL DE

CORRESPONDENCIADE SALIDA

13. Verifica si la documentación será enviada por valija.¿Envío por valija?

14. No, elabora en original y copia la factura de corres-pondencia de salida, asentando los datos de las pie-zas de salida recibidas en un periodo dado, deacuer-do a la vía de despacho, excepto las que seenvían por valija.

FACTURA DE CO-RRESPONDENCIA DESALIDA(FORMATO UCC-3)

15. Sí, elabora la etiqueta identificadora y la factura decorrespondencia por valija, en original y dos copias;y revisa si el envío implica costo de franqueo.¿Tiene costo el envío?.

FACTURA DE CO-RRESPONDENCIAPOR VALIJA(FORMATO UCC-4)ETIQUETA IDENTIFI-CADORA

16. No, entrega la documentación y factura respectiva.

MENSAJERO 17. Recibe de conformidad las piezas por despachar,previo examen del material, firma autográficamenteel original y la copia de la factura respectiva y anotaen el lugar correspondiente la fecha y la hora en laque los documentos le son entregados para sudespacho.

18. Conserva el original de la factura y devuelve la copiacomo acuse de recibo.


19. Recibe copia de la factura, la conserva para su con-trol en el registro de distribución y verifica que no ha-

Hoja: 6/5 de 20

56 de 106

















FUNCIONAL

UNIDAD RESPONSABLE

ya documentos demorados en su entrega.

MENSAJERO 20. Entrega directa y exclusivamente a la dependenciarespectiva o al órgano oficial de manejo de corres-pondencia acreditado en el caso de destinatarios aje-nos a la Administración Pública.

DESTINATARIO 21. Recibe correspondencia y revisa que esté correcta.¿Está correcta?

22. No, devuelve documentos y el original de la factura.

23. Sí, imprime sello y/o firma en el original de la facturay entrega.

MENSAJERO 24. Recibe la factura original sellada y/o firmada y, en sucaso, la factura y los documentos devueltos y entre-ga.


25. Recibe las facturas de la correspondencia despacha-da y entregada y verifica si hay documentación de-vuelta.¿Hay documentos devueltos?

26. Sí, analiza los motivos por los cuales no fue recibidaen despacho, efectúa los ajustes necesarios y entre-ga. Se conecta con la actividad número 2.

27. No, integra la factura original debidamente selladay/o firmada en forma definitiva en el control de des-pacho de correspondencia y la copia la entrega almensajero como constancia de la entrega.

MENSAJERO 28. Recibe copia de la factura como descargo de la do-cumentación despachada y entregada.


29. Sí, Tasa las piezas de salida de acuerdo con la tarifavigente por el medio a utilizar, la clase de servicio ysu peso, franquea y verifica si es por valija.¿Envío por valija?

30. No, anota en la factura de correspondencia de salidael importe del franqueo de cada pieza, así como eltotal del gasto implicado por el despacho de todas

Hoja: 6/6 de 20

57 de 106

















FUNCIONAL

las piezas amparadas por la factura y entregadocumen-tación y factura.


31. Sí, recaba la firma de visto bueno del responsabledel envío de la correspondencia en la factura, colocadentro de la valija las piezas a despachar y una delas copias de la factura.

32. Elabora y coloca la etiqueta identificadora, así comoel candado de la valija, revisa que quede bien cerra-da y entrega.

MENSAJERO 33. Recibe de conformidad las piezas y la valija por des-pachar, previo examen del material, firma autográfi-camente el original y la copia de la factura respectivay anota en el lugar correspondiente la fecha y la horaen la que los documentos le son entregados para sudespacho.

34. Devuelve la copia y conserva el original de la factura.

ÁREA DE CORRES-PONDENCIA DE LAUNIDAD RESPONSA

BLE

35. Recibe copia de la factura, la conserva para sucontrol en el registro de distribución y verifica que nohaya documentos demorados en su entrega.

MENSAJERO 36. Entrega la correspondencia de salida a los recep-tores de la misma.

SERVICIO DETRANSPORTE

37. Recibe correspondencia por franqueo y/o valija, en-trega la guía(s) correspondiente(s) y el original de lafactura debidamente sellada o firmada.

GUÍA

MENSAJERO 38. Recibe la(s) guía(s) y la factura original sellada y/ofirmada, anota en ella la fecha y hora de entrega ydevuelve al área de correspondencia de la unidadresponsable.


39. Recibe la(s) factura(s) sellada(s) y/o firmada(s) yla(s) guía(s) de las piezas de envío, y telegrafía aldestinatario los datos del envío.

DESTINATARIO 40. Recibe telegrama con datos de envío y conserva pa-ra cualquier aclaración.

Hoja: 6/7 de 20

58 de 106

















FUNCIONAL


41. Archiva en el control de despacho de correspon-dencia la(s) factura(s) y la(s) guía(s) y la copia retira-da, firmada de visto bueno cuando hubo franqueo ogastos de transporte, la entrega al área de contabi-lidad para su registro.

Hoja: 6/8 de 20

59 de 106




NACIONAL

Hoja 6/9 de 20

60 de 106

PROCEDIMIENTO:RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO

Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

UNIDAD RESPONSABLE

ÁREA TRAMITADORA ÁREA CORRESPONDENCIA MENSAJERODESTINATARIO SERVICIO DE TRANSPORTE

INICIO

COPIAS

DOCUMENTO O

ENTREGA PIEZA DECORRESPONDENCIA PARA

SU DESPACHO

COPIAS

COPIAS

DOCUMENTO O

VERIFICA QUE LADOCUMENTACIÓN POR

DESPACHAR CUMPLA CONLOS REQUISITOSESTABLECIDOS

COPIAS

1

¿REQUISITOSCORRECTOS?

COPIAS

DOCUMENTO O

TURNA PARA QUE SEREALICEN LAS

MODIFICACIONES

COPIASCOPIAS

DOCUMENTO O

REALIZA LASADECUACIONES

NECESARIAS Y ENTREGA

COPIAS

1

COPIAS

DOCUMENTO O

ESTAMPA EN EL ORIGINAL YCOPIAS DEL DOCUMENTOEL SELLO O FIRMA OFICIAL

Y ENTREGA UNA COPIACOMO ACUSE DE RECIBO

COPIAS

DOCUMENTO 1

RECIBE COPIA DELDOCUMENTO DE SALIDA

COMO ACUSE DE RECIBO YARCHIVA

COPIAS

DOCUMENTO O

VERIFICA SI ELDOCUMENTO DA

RESPUESTA A OTRORECIBIDO Y TRAMITADO ENLA UNIDAD RESPONSABLE

COPIAS

¿DA RESPUESTA AOTRO?

A B

1 2

34

56

7

SÍ

SÍ

NO

NO




NACIONAL

Hoja 6/10 de 20

61 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


DOCUMENTO O

INICIA UNA COMUNICACIÓNDE LA UNIDAD, CLASIFICA Y

ANOTA LOS NÚMEROSIDENTIFICADORES Y

ARCHIVA COPIA EN ELEXPEDIENTE RESPECTIVO

COPIAS

COPIAS

DOCUMENTO O

REGISTRA EN LA BASE DEDATOS DE CONTROL DE

ASUNTOS PENDIENTES DETRÁMITE LA FECHA DE

RESPUESTA COMODESCARGO DEL ASUNTO

COPIAS

COPIAS

DOCUMENTO O

IMPRIME EN LA PIEZA ELNÚMERO DE FOLIO

CORRESPONDIENTE EINTEGRA COPIA SOBRANTEEN EL REGISTRO LOCAL DE

CORRESPONDENCIA DESALIDA

COPIAS

DOCUMENTO O

SEPARA LA CORRESPON-DENCIA DE SALIDA DE

ACUERDO AL CARÁCTERDE SERVICIO Y LA VÍA DE

DESPACHO

COPIAS

COPIAS

DOCUMENTO O

ASIENTA EN LA PIEZA DESALIDA, MEDIANTE SELLO,

LA IDENTIFICACIÓNRESPECTO A LA CLASE DE

SERVICIO A UTILIZAR

COPIAS

C

A

2

B

3

8

9

10

11

12




NACIONAL

Hoja 6/11 de 20

62 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


DOCUMENTO O

VERIFICA SI LADOCUMENTACIÓN SERÁ

ENVIADA POR VALIJA

COPIAS

DOCUMENTO O

ELABORA FACTURA DECORRESPONDENCIA DESALIDA CON LOS DATOS

DE LAS PIEZAS DEACUERDO A LA VÍA DE

DESPACHO, A EXCEPCIÓNDE LAS DE VALIJA

E

C

¿ENVÍO PORVALIJA?

FACTURA

O Y 1

DOCUMENTO O

ELABORA ETIQUETAIDENTIFICADORA, FACTURA

DE CORRESPONDENCIAPOR VALIJA Y REVISA SI

IMPLICA COSTO

FACTURA

O Y 2

ETIQUETA

¿TIENE COSTO ELENVÍO?

D

DOCUMENTO O

ENTREGA LADOCUMENTACIÓN Y

FACTURA RESPECTIVA

FACTURA

O Y 2

ETIQUETA

DOCUMENTO O

RECIBE PIEZAS DE SALIDA,REVISA, FIRMA FACTURA,ANOTA FECHA Y HORA DE

RECEPCIÓN

FACTURA

O Y 2

13

14

15

16 17

NO

SÍ

SÍ

NO




NACIONAL

Hoja 6/12 de 20

63 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


FACTURA 1

RECIBE COPIA DE LAFACTURA Y CONSERVA

PARA SU CONTROL EN ELREGISTRO DEDISTRIBUCIÓN

D

¿HAYDOCUMENTOSDEVUELTOS?

RECIBE COPIA DE LAFACTURA COMO

DESCARGO DE LADOCUMENTACIÓN

DESPACHADA YENTREGADA

FACTURA O

RECIBE LA FACTURAORIGINAL FIRMADA Y/O

SELLADA Y, EN SU CASO,LOS DOCUMENTOS

DEVUELTOS Y ENTREGA

DOCUMENTO

19

DOCUMENTO O

CONSERVA EL ORIGINAL DELA FACTURA Y DEVUELVELA COPIA COMO ACUSE DE

RECIBO

FACTURA

O

DOCUMENTO O

ENTREGA PIEZADIRECTAMENTE AL

DESTINATARIO

FACTURA

O

DOCUMENTO O

RECIBECORRESPONDENCIA Y

REVISA QUE ESTÉCORRECTA

FACTURA

O

¿ESTÁ CORRECTA?

DOCUMENTO O

DEVUELVE DOCUMENTOS YEL ORIGINAL DE LA

FACTURA

FACTURA

O

DOCUMENTO O

IMPRIME SELLO Y/O FIRMAEN EL ORIGINAL DE LAFACTURA Y ENTREGA

FACTURA

ODEVUELTO O

FACTURA 1

FACTURA O

RECIBE LAS FACTURAS DELA CORRESPONDENCIA

DESPACHADA YENTREGADA Y VERIFICA SIHAY DOCTOS. DEVUELTOS

DOCUMENTODEVUELTO O

ANALIZA LOS MOTIVOS PORLOS QUE NO FUERON

RECIBIDOS, EFECTÚA LOSAJUSTES NECESARIOS Y

ENTREGA

DOCUMENTO DEVUELTO O

1

FACTURA O

INTEGRA LA FACTURADEBIDAMENTE SELLADAY/O FIRMADA EN FORMA

DEFINITIVA EN EL CONTROLDE DESPACHO DE

CORRESPONDENCIA YENTREGA COPIA

1

18

20 21

22

2324

25

26

27 28

NO

SÍ

SÍ

NO




NACIONAL

Hoja 6/13 de 20

64 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


E

FACTURA O

RECIBE GUÍAS Y FACTURACON ACUSE DE RECIBO Y

ENTREGA

GUÍA

RECIBECORRESPONDENCIA POR

FRANQUEO Y/O VALIJA,FIRMA FACTURA COMO

ACUSE Y ENTREGA CON LAGUÍA

FACTURA

O

¿ENVÍO PORVALIJA?

FACTURA O

ANOTA EN LA FACTURA DECORRESPONDENCIA EL

IMPORTE DEL FRANQUEO YENTREGA

DOCUMENTOO

DOCUMENTO O

TASA LAS PIEZAS CONBASE A TARIFA VIGENTE

POR EL MEDIO A UTILIZAR,LA CLASE DE SERVICIO YSU PESO, FRANQUEA Y

VERIFICA SI ES POR VALIJA

FACTURA

O Y 2

ETIQUETA

DOCUMENTO O

REVISA PIEZAS Y VALIJA,FIRMA DE RECIBO Y ANOTAEN LA FACTURA LA FECHA

Y HORA DE RECEPCIÓN

FACTURA

O Y 1

VALIJA

DOCUMENTO O

CONSERVA EL ORIGINAL DELA FACTURA Y DEVUELVE

COPIA

FACTURA

O

VALIJA

DOCUMENTO O

ENTREGA LACORRESPONDENCIA DE

SALIDA A LOSRECEPTORES

FACTURAO

VALIJA

GUÍA

DOCUMENTO O

RECABA VISTO BUENO ENLA FACTURA, COLOCA

DENTRO DE LA VALIJA LASPIEZAS A DESPACHAR Y

UNA DE LAS COPIAS DE LAFACTURA

FACTURA

O Y 2

VALIJA

GO Y 1

ELABORA ETIQUETAIDENTIFICADORA Y LA

COLOCA JUNTO CON ELCANDADO EN LA VALIJA YENTREGA BIEN CERRADA

FACTURA

VALIJA

29

30

31

32

33

34

36

37

F

38

SÍ

NO

2

2

2

ETIQUETA




NACIONAL

Hoja 6/14 de 20

65 de 106



UNIDAD RESPONSABLE


F

GUÍA

ARCHIVA EN EL CONTROLDE DESPACHO DE

CORRESPONDENCIA LASFACTURAS Y LAS GUÍAS

FACTURA

O

FACTURA 1

CONSERVA COPIA DE LAFACTURA PARA SU

CONTROL EN EL REGISTRODE DISTRIBUCIÓN DE

CORRESPONDENCIA YVERIFICA QUE NO HAYADOCTOS. DEMORADOS

FACTURA O

RECIBE GUÍAS Y FACTURA,Y TELEGRAFÍA AL

DESTINATARIO LOS DATOSDEL ENVÍO

GUÍA

TELEGRAMA

G

TELEGRAMA

RECIBE TELEGRAMA CONLOS DATOS DEL ENVÍO Y

CONSERVA PARACUALQUIER ACLARACIÓN

GUÍA

35

39 40

41

FIN

GUÍAS



PROCEDIMIENTO:RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA,

FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

DEPENDENCIA DESTINATARIA (1) FOLIO (3)

VÍA DE DESPACHO (2) FECHA (4)DÍA MES AÑO

No.PIEZA

No. DEREGISTRO

DE SALIDA

CARGO Y NOMBREDEL DESTINATARIO

LOCALIZACIÓNDEL DESTINATARIO

IMPORTEFRANQUEO

(5) (6) (7) (8) (9)

(10) PIEZAS FACTURADAS TOTAL IMPORTE FRANQUEO (11)

UCC-3

(12)

FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN

(13)

NOMBRE Y FIRMA DEL MENSAJERO

(14)

FECHA Y HORA DE ENTREGA

(15)

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE


NACIONAL

Hoja: 6/15 de 20

66 de 106



INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA


FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

Objetivo: Asegurar el despacho oportuno, completo y seguro de laspiezas de correspondencia emitidas por las diversasunidades responsables del Instituto.



Fuente de Datos: Las piezas de correspondencia de salida.

Número de Tantos: Dos: original y copia.

Tamaño: 21.5X28 centímetros.

(1) Dependencia Destinataria: Nombre de la dependencia a la cual se remiten losdocumentos.

(2) Vía de Despacho: Identificación de la vía de despacho a utilizar (correo,intercambio gubernamental, entrega directa, etcétera).

(3) Folio: Número de folio de la factura, en serie que se iniciará conel año.

(4) Fecha: Fecha en que se elabora la factura.

(5) Número de Pieza: El número consecutivo de cada pieza facturada por cadafactura.

(6) Número de Registro de Número de folio de salida de cada pieza.Salida:

(7) Cargo y Nombre del Nombre y cargo de la persona a la que va dirigida la pie-Destinatario: za.

(8) Localización del Destinatario: Domicilio de la entidad administrativa a que se envía lapieza, consignando la ciudad, estado o país de destino.

(9) Importe Franqueo: Costo, en su caso, del despacho de la pieza.

(10) Piezas Facturadas: Total de piezas amparadas por la factura.

(11) Total Importe Franqueo: Suma de los gastos de franqueo de las piezas despacha-das.

Hoja: 6/16 de 20

67 de 106



INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA


(12) Fecha y Hora de Recepción: Fecha y hora en que recibe el mensajero las piezas parasu despacho.

(13) Nombre y Firma del Nombre completo y firma autográfica de quien recibe lasMensajero: piezas para su distribución.

(14) Fecha y Hora de Entrega: Fecha y hora de entrega al destinatario o a la vía dedespacho de las piezas facturadas.

(15) Nombre y Firma de Quien Nombre, sello y/o firma autógrafa de la instancia recepto-

Recibe: ra.

Hoja: 6/17 de 20

68 de 106



PROCEDIMIENTO:RECEPCIÓN, CARACTERIZACIÓN, REGISTRO, TASA,

FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

UNIDAD DESTINATARIA (1) No. FACTURA (4)

DOMICILIO (2) No. REMISIÓN (5)

ENTIDAD (3) FECHA (6)DÍA MES AÑO

FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA

No.PIEZA

No. REG.DOCUMENTO

FECHA DELDOCUMENTO

UNIDADREMITENTE ANEXOS

(12) PIEZAS FACTURADAS NÚMERO DE GUÍA (13)

(14)NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE

ENVIÓ POR VALIJA CERRADA

FECHA (15)DÍA MES AÑO

(16)NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE RECEPTOR

DE LA VALIJA CERRADA

FECHA (17)DÍA MES AÑO

(7) (8) (9) (10)(11)

UUC-4


NACIONAL

Hoja: 6/18 de 20

69 de 106




NACIONAL FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA De: DE SALIDA

FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA

Objetivo: Asegurar el despacho oportuno, completo y controlado dela correspondencia dirigida por las escuelas, centros yunidades foráneas del Instituto a las Oficinas Centrales yviceversa.


Elabora: Unidades responsables foráneas y el Departamento de

Archivo y Correspondencia del Instituto PolitécnicoNacional.

Fuente de Datos: Las piezas de correspondencia de salida interior foránea.

Número de Tantos: Tres: original y dos copias.

Tamaño: 21.5X28 centímetros.

(1) Unidad Destinataria: Denominación oficial de la unidad responsable a que seremite la valija o, en su caso, del Departamento de Archi-vo y Correspondencia de la Dirección Administrativa delInstituto.

(2) Domicilio: Domicilio exacto de la unidad destinataria.

(3) Entidad: Entidad Federativa a la que se remite la valija.

(4) Número de Factura: Folio de la factura, según numeración sucesiva para elInstituto, que se iniciará con el año.

(5) Número de Remisión: Número de remisión en serie exclusiva para la unidadresponsable a que se remite la valija, por secuencia que

se iniciará con el año.

(6) Fecha: Fecha en que se elabora la factura.

(7) Número de Pieza: El número consecutivo de cada pieza facturada por cadafactura.

(8) Número de Registro del Número de folio de salida de cada pieza facturada.Documento:

(9) Fecha del Documento: Fecha del documento a remitir.

Hoja: 6/19 de 20

70 de 106




NACIONAL FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA De: DE SALIDA

(10) Unidad Remitente: Identificación oficial de la unidad responsable que produjola pieza.

(11) Anexos: Número de anexos, especificando claramente si se tratade valores o sobres cerrados.

(12) Piezas Facturadas: Total de piezas amparadas por la factura.

(13) Número de Guía: Número de la guía entregada por la línea transportadorade la valija.

(14) Nombre y Firma del Nombre y firma del responsable de entregar la valijaResponsable del En- a la línea transportadora.vío de Valija Cerrada:

(15) Fecha: Fecha en que el responsable recibe la valija para suentrega a la línea transportadora.

(16) Nombre y Firma del Nombre y firma autógrafa del receptor de la valija enResponsable Receptor la línea transportadora.de la Valija Cerrada:

(17) Fecha: Fecha en que la valija es recibida por la líneatransportadora.

Hoja: 6/20 de 20

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO REGISTRO Y TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA

NACIONAL PRIMARIA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN De: CONCENTRADA

OBJETIVO

Detectar y transferir sistemáticamente la documentación archivada que deja de tener utilidadinmediata en la atención de los trámites de la unidad responsable para que el manejo seamás eficiente y racional.

FUNDAMENTO LEGAL




− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidadcentral y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos ehistóricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2 fracción IV.




− Instructivo para la Solicitud de Transferencias y Dictamen de Baja Documental del ArchivoGeneral de la Nación.


− En las transferencias primarias se deberá garantizar que sea documentación que carezcade utilidad inmediata para los trámites de la unidad responsable; que sea entregadacompleta y oportunamente y que sea rápida y correctamente organizada, de modo quepueda ser fácilmente localizada y consultada cuando se requiera.

− La instancia responsable de la captación y conservación de la documentación semiactivaserá el Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyoy Mantenimiento de la Dirección Administrativa, quién recibirá directa y exclusivamente delas unidades responsables del Instituto los documentos cuya utilidad inmediata para lasgestiones haya concluido.

Hoja: 7/1 de 9

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− Las unidades responsables deberán detectar y promover la transferencia inmediata de losmateriales susceptibles de ser dados de baja en su propio acervo, de acuerdo con elCatálogo de Disposición Documental vigente para el Instituto.

− Toda transferencia de documentación semiactiva deberá ser organizada conforme a laserie documental a que pertenece cada expediente y su año de tramitación, asimismo seles colocarán tapas de identificación donde se asentará:

El número del legajo dentro de la remesa;

La identificación de la unidad responsable de adscripción que transfiere;

La serie a que corresponden los expedientes por transferir; y

El número de identificación del expediente inicial y final del legajo.

− Las unidades responsables deberán de llevar un registro completo y preciso de lastransferencias que efectúen, para lo cual elaborarán la relación de transferencia primariaque irá numerada secuencialmente, de acuerdo a la remesa respectiva, en series queiniciarán cada año y en donde se anotará:

El número de legajos; La serie a que corresponden los expedientes que contienen;

La clave de clasificación de cada uno de los expedientes; y

El periodo que cubre cada uno de los expedientes de los legajos.

− La documentación transferida por las unidades responsables deberá estar ordenada encajas de cartón de medidas estándar 50 X 36 X 25 centímetros.

− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y

Mantenimiento de la Dirección Administrativa deberá revisar y, en su caso, validar ladocumentación transferida.

Hoja: 7/2 de 9

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1. Revisa los expedientes que integran el acervo de launidad responsable para identificar los de poca con-sulta y cuyo plazo máximo de conservación en ar-chivo de trámite se haya cumplido, de acuerdo al Ca-tálogo de Disposición Documental del Instituto yretira del cuerpo del archivo.

CATÁLOGO DE DIS-POSICIÓN DOCU-MENTAL

2. Localiza las cédulas correspondientes en elcatálogo-inventario y les anota la leyenda “bajaparcial por ca-ducidad”, así como la fecha del retiro yrecaba la firma del responsable. Archiva el catálogo

inventario.

CATÁLOGO-INVEN-TARIO

3. Reúne los expedientes dados de baja y los agrupade acuerdo a la serie documental a que pertenececada expediente y el año de tramitación de cadauno, de tal manera que queden reunidos losexpedientes de una misma serie documental, cuyoplazo de conser-vación en el archivo deconcentración concluirá en el mismo año.

4. Forma legajos con la documentación, de acuerdo ala secuencia numérica de los expedientescontenidos, por serie documental y año de

tramitación; y les colo-ca tapas con los datos deidentificación.

TAPAS DE IDENTIFI-CACIÓN

5. Elabora en original y dos copias la relación de trans-ferencia primaria, numera las hojas de la relación, deacuerdo a la numeración sucesiva para las transfe-rencias de la unidad responsable y el número de re-mesa.

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA(FORMATO UAC-1)

6. Anota en la relación el nombre y la firma del respon-sable de la ordenación y registro de los expedientesa transferir y recaba la firma de autorización deltitular de la unidad responsable para la transferencia.

7. Solicita por escrito al Departamento de Archivo y

Correspondencia de la División de Servicios de Apo-yo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa seasigne día y hora para la remisión del material, yane-xa copia de la relación de los expedientes por trans-ferir.

OFICIO

Hoja: 7/3 de 9

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DEPTO. DE ARCHI-VO Y CORRESPON-DENCIA DE LA DIVI-SIÓN DE SERVICIOSDE APOYO Y MAN-TENIMIENTO

8. Recibe oficio de solicitud y copia de la relación de losexpedientes por transferir y notifica día y hora para latransferencia.

ÁREA DE ARCHIVODE TRÁMITE DE LAUNIDAD RESPONSA

BLE

9. Recibe notificación, solicita transporte para el tras-lado de la documentación y traslada en la fecha yhora establecida al Archivo General, presenta en el

momento de la entrega el original y una copia de larelación respectiva, debidamente requisitada.

DEPTO. DE ARCHI-VO Y CORRESPON-DENCIA DE LA UNI-DAD RESPONSABLE

10. Recibe la documentación y la relación, coteja ladocumentación contra la relación, integra la copia dela relación de transferencia en su registro de docu-mentación transferida, de acuerdo con el número deremesa correspondiente y entrega la copia 2 de lare-lación como acuse de recibo.

REGISTRO DE DOCU-MENTACIÓN TRANS-FERIDA

ÁREA DE ARCHIVODE TRÁMITE DE LAUNIDAD RESPONSA

BLE

11. Recibe la segunda copia de la relación con el acusede recibo y la integra a su registro de documentacióntransferida.


Hoja: 7/4 de 9

75 de 106




NACIONAL

Hoja 7/5 de 9

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PROCEDIMIENTO:REGISTRO Y TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONCENTRADA

EXPEDIENTE

REVISA LOS EXPEDIENTESPARA IDENTIFICAR LOS DEPOCA CONSULTA Y CUYOPLAZO DE CONSERVACIÓN

SE HAYA CUMPLIDO

1111

O

EXPEDIENTE

ELABORA RELACIÓN DETRANSFERENCIA PRIMARIA,

NUMERA LA HOJAS YANOTA EL NÚMERO

CONSECUTIVO DE REMESA

RELACIÓN

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIAÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE

INICIO

TRANSF.

1

LOCALIZA CÉDULA EN ELCATÁLOGO-INVENTARIO,

ANOTA "BAJA PARCIAL PORCADUCIDAD", FECHA DERETIRO Y RECABA FIRMA

EXPEDIENTE

REÚNE EXPEDIENTESDADOS DE BAJA Y AGRUPA

POR SERIE Y AÑO DETRAMITACIÓN

EXPEDIENTE

FORMA LEGAJOS CON LADOCUMENTACIÓN POR

SERIE DOCUMENTAL Y AÑODE TRAMITACIÓN, YCOLOCA TAPAS DE

IDENTIFICACIÓN

111

1

2

1111

O

EXPEDIENTE

ANOTA EN RELACIÓN ELNOMBRE Y LA FIRMA DEL

RESPONSABLE DE LAORDENACIÓN Y RECABA

FIRMA DEL TITULAR PARALA TRANSFERENCIA

RELACIÓN

TRANSF.

1

2

A

2

3

4

5

6

CATÁLOGO

INVENT.

EXPEDIENTE

UNIDAD RESPONSABLE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA



O


NACIONAL

Hoja 7/6 de 9

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PROCEDIMIENTO:REGISTRO Y TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONCENTRADA

1111

O

EXPEDIENTE

ELABORA OFICIOSOLICITANDO SE LE ASIGNE

DÍA Y HORA PARA LAREMISIÓN DEL MATERIAL Y

ANEXA COPIA DE LARELACIÓN

RELACIÓN

TRANSF.

1

2

A

OFICIO

1

OFICIO O

NOTIFICA DÍA Y HORA PARAQUE SE REALICE LA

TRANSFERENCIA

RELACIÓN

TRANSF.

1111

O

EXPEDIENTE

RECIBE NOTIFICACIÓN,SOLICITA TRANSPORTE YTRASLADA EN LA FECHA Y

HORA ESTABLECIDA YPRESENTA RELACIÓN

RELACIÓN

TRANSF.

2 1111

O

EXPEDIENTE

COTEJA LA DOCUMENTA-CIÓN RECIBIDA CONTRA LARELACIÓN, INTEGRA COPIA

EN REGISTRO DE DOCU-MENTACIÓN TRANSFERIDA,ENTREGA COPIA DE ACUSE

RELACIÓN

TRANSF.

2

RELACIÓN TRANSF. 2

RECIBE LA COPIA 2 DE LARELACIÓN CON ACUSE DERECIBO Y LA ARCHIVA A SUREGISTRO DE DOCUMEN-

TACIÓN TRANSFERIDA

FIN

7 8

109

11

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIAÁREA DE ARCHIVO DE TRÁMITE

UNIDAD RESPONSABLE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA



PROCEDIMIENTO:REGISTRO Y TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONCENTRADA

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

HOJA (2) DE

No. DE TRANSFERENCIA (3)

UNIDAD REMITENTE (1) No. DE REMESA (4)

No. DELEGAJO

SERIEDOCUMENTAL

CLAVE DECLASIFICACIÓN

PERIODO DETRAMITACIÓN

CLAVETOPOGRÁFICA

PLAZO DE CONSERVACIÓNPRECAUCIONAL

(5) (6) (7) (8) (9)

(10)

FECHA: (13)(11) (12)

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMAUNIDAD RESPONSABLE DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESP. UAC-1


NACIONAL

Hoja: 7/7 de 9

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RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Objetivo: Asegurar un control efectivo y ordenado sobre ladocumentación semiactiva en transferencia al ArchivoGeneral del Instituto, estableciendo a la vez un registrocompleto y preciso de estos materiales para suconservación y manejo.

Clave de Control: UAC-1


Fuente de Datos: Expedientes liberados por las unidades responsables delInstituto.

Número de Tantos: Tres: original y dos copias.


(1) Unidad Remitente: Nombre de la unidad responsable que transfiere.

(2) Hoja__De__: Número de foja que corresponda en el conjunto de larelación de envío.

(3) Número de Transferencia: Número general de transferencia, de acuerdo alconsecutivo del Instituto, asignado por el Departamento deArchivo y Correspondencia.

(4) Número de Remesa: Número local de transferencia, de acuerdo al consecutivoasignado por la unidad responsable.

(5) Número de Legajo: Numeración sucesiva por legajo de documentaciónamparado por la relación de transferencia.

(6) Serie Documental: Identificación de la serie documental a que correspondenlos expedientes agrupados en cada uno de los legajosamparados por la relación.

(7) Clave de Clasificación: Clave y número de identificación de cada uno de losexpedientes contenidos en los legajos que se transfieren.

(8) Periodo de Tramitación: Año(s) de tramitación de cada uno de los expedientes por transferir.

Hoja: 7/8 de 9

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(9) Clave Topográfica: Clave de localización de cada legajo dentro del acervo delArchivo General.

(10) Plazo de Conservación Periodo estipulado dentro del Catálogo de Disposición Do-Precaucional: cumental del Instituto para la conservación precaucional de

materiales de la serie a que correspondan los expedientescontenidos en cada legajo.

(11) Nombre y Firma: Nombre y firma del responsable de la unidad responsableque transfiere.

(12) Nombre y Firma: Nombre y firma del responsable del Departamento deArchivo y Correspondencia.

(13) Fecha: Fecha en que se realiza la operación entrega-recepción de ladocumentación transferida.

Hoja: 7/9 de 9

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS

NACIONAL EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO De:

OBJETIVO

Prestar y proporcionar los expedientes concentrados en el Archivo General del Instituto, a losusuarios que lo soliciten para contribuir eficazmente al desarrollo de sus actividades.

FUNDAMENTO LEGAL







− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo yMantenimiento de la Dirección Administrativa deberá mantener a disposición de lasunidades responsables los documentos que se encuentran bajo su custodia para quesean consultados en el curso de las gestiones institucionales.

− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo yMantenimiento de la Dirección Administrativa prestará los expedientes únicamente a launidad responsable que los haya transferido.

− La unidad se hará responsable junto con el solicitante por la oportuna y completadevolución de los materiales recibidos.

− El representante designado por la unidad responsable para recoger el expediente en elArchivo General deberá presentar ante éste una identificación vigente y oficial para suacreditación, en caso contrario no se le entregará.

Hoja: 8/1 de 11

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INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS EN

NACIONAL EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO De:











SOLICITANTE 1. Solicita el préstamo de expediente(s) del archivo dela unidad responsable y presenta identificación oficialvigente.


2. Efectúa las certificaciones correspondientes respectoa la identidad del solicitante y sobre la procedenciade la petición del préstamo de expediente(s) delarchivo.¿Procede el préstamo?

3. No, indica las razones al solicitante de por qué no se

le puede prestar el expediente solicitado y devuelveidentificación.

SOLICITANTE 4. Recibe razones del por qué no le prestaron el expe-diente y conserva la identificación presentada.


5. Sí, entrega vale de préstamo al solicitante para quesea requisitado en original y copia.

VALE DE PRÉSTAMO(FORMATO UDT-1)

SOLICITANTE 6. Recibe el vale de préstamo y lo requisita en original ycopia, y lo entrega al área de préstamo de la unidadresponsable.


7. Revisa que tanto el original como la copia del vale depréstamo se encuentre debidamente requisitado ybusca el expediente requerido dentro del acervo.¿Está en el acervo?

8. Sí, localiza el expediente y lo entrega al solicitante.Ver a partir de la actividad número 13 del Procedi-miento de Préstamo de Expedientes Activos.

9. No, efectúa las investigaciones respecto a suubicación en el registro de expedientes en préstamopor si se encuentra prestado y en el catálogo-inven-tario por si ha sido dado de baja en forma parcial.¿Baja parcial?

10. No, devuelve debidamente cancelados al solicitanteel original y la copia del vale de préstamo, y le brindala orientación necesaria para facilitar su acceso alexpediente requerido.

Hoja: 8/2 de 11

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SOLICITANTE 11. Recibe orientación y original y copia del vale cance-lado.


12. Sí, informa al solicitante sobre este particular y lafecha en que se retiró el expediente del archivo localo de trámite, pide se dirija comunicación oficial conlos datos de identificación y la fecha de retiro delexpediente respectivo, para que se gestione al Archi-vo General el préstamo del material requerido.Cancela vale de préstamo y devuelve al solicitante.

SOLICITANTE 13. Recibe información, elabora oficio solicitando el prés-tamo del expediente, indica los datos de identifi-cación y la fecha de retiro del expediente y entrega.

OFICIO


14. Recibe oficio y recaba el número de transferenciacon que quedó registrada la remesa, así como elnúmero de legajo y el número de caja en que quedóel expediente requerido, con estos datos elaboraoficio dirigido al Archivo General, solicitando el prés-tamo del material y lo turna con un representante au-torizado de la propia unidad responsable para que lopresente personalmente. Conserva copia de oficiopara su control.

OFICIO

REPRESENTANTEDESIGNADO DE LAUNIDAD RESPONSABLE SOLICITANTE

15. Recibe oficio, firma de acuse de recibo en copia yentrega personalmente el original del oficio.

ARCHIVO GENERALDEL IPN

16. Recibe oficio, verifica que el material en cuestiónhaya sido concentrado por la unidad responsableque lo requiere, entrega vale de préstamo en originaly dos copias y archiva oficio.

VALE DE PRÉSTAMO(FORMATO UAC-2)


17. Recibe vale de préstamo, lo requisita en original ydos copias y entrega.


18. Recibe el vale de préstamo debidamente requisitadoen original y dos copias, localiza el expediente re-querido, anota en el vale de préstamo el número defojas de que consta y entrega expediente junto con

Hoja: 8/3 de 11

83 de 106















las dos copias del vale de préstamo.


19. Recibe expediente y dos copias del vale de préstamoy entrega a la unidad responsable.


20. Recibe expediente y copias del vale de préstamo,verifica que esté correcto y notifica al solicitante queel material requerido se encuentra a su disposiciónpara que sea recogido a la brevedad posible.

SOLICITANTE 21. Recibe notificación, se presenta a recoger el expe-diente solicitado y presenta identificación oficialvigente.


22. Realiza certificaciones sobre la identidad de lapersona que se presenta a recoger el expediente ysobre su autorización para hacerse cargo del ma-terial, anota en las dos copias del vale de préstamola fecha en que el expediente es entregado,

23. Recaba el nombre y firma de la persona que recoge,entrega el expediente junto con una copia del vale de

préstamo y pide que tome nota de la fecha de devo-lución del expediente.

24. Integra dentro del registro de expedientes en présta-mo de la unidad responsable, la copia del vale depréstamo correspondiente y revisa que no existanexpedientes no devueltos en la fecha establecida.


SOLICITANTE 25. Recibe expediente y copia del vale de préstamo, rea-liza las consultas necesarias y entrega dentro delpla-zo establecido.


26. Recibe expediente, retira del registro de expedientesen préstamo la copia del vale correspondiente, revisaque el expediente se encuentre completo y en buenestado y cancela las dos copias del vale de présta-mo.


27. Anota la fecha en que el material fue devuelto, en-trega al solicitante una copia del vale debidamente

Hoja: 8/4 de 11

84 de 106















cancelada y la otra junto con el expediente al repre-sentante designado para su remisión al Archivo Ge-neral.

SOLICITANTE 28. Recibe la primera copia del vale de préstamo cance-lada como constancia de descargo y archiva para cu-alquier aclaración.

REPRESENTANTEDESIGNADO DE LAUNIDAD RESPONSA

BLE SOLICITANTE

29. Recibe la segunda copia del vale de préstamo can-celada y el expediente y entrega.


30. Recibe el expediente junto con la copia del vale depréstamo y procede a retirar del registro deexpedien-tes en préstamo el original del valecorrespondiente y revisa que el expediente seencuentre completo y en buen estado.


31. Cancela el original del vale de préstamo, anota lafecha en que el material fue devuelto, entrega alrepresentante de la unidad responsable solicitante eloriginal del vale debidamente cancelada y archiva lacopia y el expediente.

REPRESENTANTEDESIGNADO DE LAUNIDAD RESPONSABLE

32. Recibe original cancelado del vale de préstamocomo factor de descargo, la conserva y se cerciorade la cancelación de la copia.

Hoja: 8/5 de 11

85 de 106




NACIONAL

Hoja 8/6 de 11

86 de 106

SOLICITANTE

¿PROCEDE ELPRÉSTAMO?

PROCEDIMIENTO:PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS

EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO

ÁREA DE PRÉSTAMO REPRESENTANTE DESIGNADO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVAUNIDAD RESPONSABLE

IDENTIFICACIÓN O

SOLICITA PRÉSTAMO DEEXPEDIENTE Y PRESENTAIDENTIFICACIÓN OFICIAL

VIGENTE

INICIO

IDENTIFICACIÓN O

EFECTÚACERTIFICACIONES SOBRE

IDENTIDAD YPROCEDENCIA DE

PETICIÓN DEL PRÉSTAMO

IDENTIFICACIÓN O

INDICA MOTIVOS POR LOSQUE NO PROCEDE EL

PRÉSTAMO Y ENTREGAIDENTIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN O

RECIBE INDICACIONES DEPORQUE NO PROCEDIÓ ELPRÉSTAMO Y CONSERVA

SU IDENTIFICACIÓN

1

VALE PRÉSTAMO O

ENTREGA EL VALE DEPRÉSTAMO PARA QUE SEAREQUISITADO EN ORIGINAL

Y COPIA

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE EL VALE DEPRÉSTAMO, LO REQUISITA

EN ORIGINAL Y COPIA YENTREGA

1

VALE PRÉSTAMO O

REVISA QUE EL VALE DEPRÉSTAMO ESTÉ

DEBIDAMENTEREQUISITADO Y BUSCA ELEXPEDIENTE SOLICITADO

¿ESTÁ EN ELACERVO?

1 2

SÍ

NO 34

6 5

7

SÍ NO

A B

ARCHIVO GENERAL




NACIONAL

Hoja 8/7 de 11

87 de 106

SOLICITANTE





1

VALE PRÉSTAMO O

LOCALIZA EL EXPEDIENTE YLO ENTREGA AL

SOLICITANTE

¿BAJA PARCIAL ?

A

ACTI VIDAD 13DEL PROC. 5/1

B

1

VALE PRÉSTAMO O

EFECTÚA LAS INVESTI-GACIONES EN EL REGIS-TRO DE EXPS. EN PRÉS-

TAMO Y EN EL CATÁLOGO

INVENTARIO POR SI ESBAJA PARCIAL

1

VALE PRÉSTAMO O

CANCELA VALE DEPRÉSTAMO, LE BRINDA

ORIENTACIÓN Y ENTREGAVALE CANCELADO

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE ORIENTACIÓN

PARA ACCEDER ALEXPEDIENTE Y CONSERVAVALE CANCELADO COMO

DESCARGO

A

C

8

9

1011

SÍ

NO

X

XX

X

ARCHIVO GENERAL



2

O


NACIONAL

Hoja 8/8 de 11

88 de 106

SOLICITANTE





1

VALE PRÉSTAMO O

INFORMA AL SOLICITANTESOBRE EL PARTICULAR E

INDICA LA FECHA DERETIRO DEL EXP. Y QUE SE

DIRIJA ESCRITO CONDATOS DE IDENTIFICACIÓN

A

D

C

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE VALE CANCELADO,ELABORA OFICIO

SOLICITANDO EXPEDIENTECON DATOS DE IDENTIFI-

CACIÓN, FECHA DE RETIROY ENTREGA

OFICIO

O

1

OFICIO O

RECABA NÚMERO DEREMESA, LEGAJO Y CAJA

DONDE QUEDO ELEXPEDIENTE, ELABORA

OFICIO Y ENTREGA

OFICIO

2

VALE PRÉSTAMO 1

REVISA QUE ELEXPEDIENTE ESTÉ

CORRECTO Y NOTIFICA ALSOLICITANTE PARA QUE

PASE A RECOGERLO

EXPEDIENTE

X

X

XX

OFICIO O

RECIBE OFICIO, FIRMA DERECIBIDO EN COPIA Y

ENTREGAPERSONALMENTE

1

0

OFICIO O

RECIBE OFICIO, REVISAQUE EL MATERIAL ESTÉ

CONCENTRADO YENTREGA VALE DE

PRÉSTAMO

VALE PRÉS.

2

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE VALE DEPRÉSTAMO, LO REQUISITAEN ORIGINAL Y 2 COPIAS Y

ENTREGA

2

1

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE VALE DEPRÉSTAMO, LOCALIZA EL

EXPEDIENTE, ANOTANÚMERO DE FOJAS DEÉSTE Y ENTREGA

EXPEDIENTE

2

VALE PRÉSTAMO 1

RECIBE EL EXPEDIENTESOLICITADO, COPIAS DEL

VALE Y ENTREGA

EXPEDIENTE

2

VALE PRÉSTAMO 1

CERTIFICA IDENTIDAD YAUTORIZACIÓN, Y ANOTAEN EL VALE LA FECHA EN

QUE SE ENTREGA ELEXPEDIENTE

EXPEDIENTE

IDENTIFICACIÓN O

RECIBE NOTIFICACIÓN Y SEPRESENTA CON

IDENTIFICACIÓN VIGENTE

2

VALE PRÉSTAMO 1

RECABA NOMBRE Y FORMADE LA PERSONA QUE

RECOGE EL EXPEDIENTE,INDICA FECHA DE

DEVOLUCIÓN Y ENTREGA

EXPEDIENTE

VALE PRÉSTAMO 1

RECIBE EXPEDIENTE YCOPIA DEL VALE, REALIZACONSULTA Y ENTREGA EN

LA FECHA ESTABLECIDA

EXPEDIENTE

1213

14 15 16

18

17

2021

22

19

2325

E

ARCHIVO GENERAL




NACIONAL

Hoja 8/9 de 11

89 de 106

SOLICITANTE





VALE PRÉSTAMO 2

INTEGRA COPIA DEL VALEEN EL REGISTRO DE

EXPEDIENTES ENPRÉSTAMO Y REVISA QUE

NO HAYA PENDIENTES

A

D

2

VALE PRÉSTAMO 1

RETIRA COPIA DEL VALEDEL REGISTRO DEEXPEDIENTES EN

PRÉSTAMO Y CANCELA LASCOPIAS DEL VALE

EXPEDIENTE

VALE PRÉSTAMO 2

RECIBE EXPEDIENTE Y LA

COPIA 2 DEL VALECANCELADA Y ENTREGA

2

VALE PRÉSTAMO O

RETIRA DEL REGISTRO DEEXPEDIENTES EN

PRÉSTAMO EL ORIGINALDEL VALE Y REVISA QUE ELEXPEDIENTE ESTÉ EN

BUEN ESTADO

EXPEDIENTE

VALE PRÉSTAMO O

RECIBE ORIGINAL DEL VALECANCELADO Y CONSERVA

COMO FACTOR DEDESCARGO

24

E

26

XX

2

VALE PRÉSTAMO 1

ANOTA LA FECHA DEDEVOLUCIÓN, ENTREGA

COPIA DEL VALECANCELADA Y EXPEDIENTE

Y OTRA COPIA AREPRESENTANTE

EXPEDIENTE

XX

VALE PRÉSTAMO 1

RECIBE COPIA CANCELADADEL VALE COMO

CONSTANCIA DEDESCARGO Y ARCHIVA

XEXPEDIENTE

X

X

2

VALE PRÉSTAMO O

CANCELA EL ORIGINAL DELVALE, ANOTA LA FECHA DEDEVOLUCIÓN Y ENTREGA.

ARCHIVA COPIA YEXPEDIENTE

EXPEDIENTEX

X

X

ARCHIVO GENERAL

FIN

2728 29 3O

31

32





VALE DE PRÉSTAMO

(1)

ÁREA SOLICITANTE

VALE AL ARCHIVO

POR EL EXPEDIENTE: (3)(ASUNTO DE QUE TRATA)

(4) FOJAS (5)

(CLAVE Y NÚMERO DE EXPEDIENTE)

DÍA MES (6) AÑO DÍA MES (7) AÑOFECHA DE SOLICITUD FECHA DE DEVOLUCIÓN

(8) (9)

FIRMA DE AUTORIZACIÓN NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE

(2)

UDT-1


NACIONAL

Hoja: 8/10 de 11

90 de 106



INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS

NACIONAL EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO De:

VALE DE PRÉSTAMO

Objetivo: Asegurar que los expedientes activos y que fueron pres-tados, sean devueltos completos y en forma oportuna al ar-chivo de trámite de la unidad responsable para evitar pér-didas y sustracciones de la documentación que los integra.

Clave de Control: UDT-1

Elabora: Las unidades responsables del Instituto Politécnico Nacio-

nal.

Fuente de Datos: Expedientes activos de las unidades responsables.

Número de Tantos: Dos, original y copia.


(1) Área Solicitante: Identificación oficial del área de la unidad responsable o dela dependencia solicitante.

(2) Vale al Archivo: Identificación oficial del área responsable a que se solicita elexpediente en préstamo.

(3) Por el Expediente: Identificación del asunto de que trate el expediente solici-tado.

(4) Clave y Número de Clave de clasificación y número de identificación delExpediente: expediente solicitado.

(5) Fojas: Total de hojas que integran el expediente solicitado.

(6) Fecha de Solicitud: Día, mes y año en que se entrega el expediente al solicitante

del préstamo.(7) Fecha de Devolución: Día, mes y año máxima en que deberá ser devuelto el

expediente por el solicitante del préstamo.

(8) Firma de Autorización: Firma del funcionario de la unidad responsable solicitanteque se encuentre registrado para autorizar el préstamo deexpedientes.

(9) Nombre y Firma del Nombre y firma del empleado que físicamente recibe el expeEmpleado que Recibe: diente bajo su responsabilidad.

Hoja: 8/11 de 11

91 de 106



INSTITUTO PROCEDIMIENTO: Hoja: POLITÉCNICO CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA

NACIONAL De:

OBJETIVO

Retirar oportunamente los materiales documentales de las unidades responsables, cuyautilidad primaria haya prescrito y que carecen de la importancia que justifique su ulterior conservación para asegurar la preservación de aquellos con valor permanente.

FUNDAMENTO LEGAL




− Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidadcentral y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos ehistóricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2 fracción IV.




− Instructivo para la Solicitud de Transferencias y Dictamen de Baja Documental del ArchivoGeneral de la Nación.


− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo yMantenimiento de la Dirección Administrativa deberá efectuar la selección final de losdocumentos que le hayan sido transferidos y cuyo plazo de conservación precaucionalhaya concluido, en el entendido de que ninguna otra instancia tendrá facultades paradictaminar acerca del destino final de la documentación caduca, o para promover latransferencia o baja de la misma.

− El Departamento de Archivo y Correspondencia de la de la División de Servicios de Apoyoy Mantenimiento Dirección Administrativa registrará en un calendario de caducidadestodos los legajos que le sean transferidos por las unidades responsables, a efecto de

detectar y retirar oportunamente la documentación caduca que conserve.

Hoja: 9/1 de 6

92 de 106




NACIONAL De:

− Los plazos de conservación y las modalidades de depuración de la documentación de lasunidades responsables se deberán aplicar conforme al Catálogo de DisposicionesDocumentales del Instituto.

− Antes de proceder a la depuración de la documentación inactiva que conserva elDepartamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo yMantenimiento de la Dirección Administrativa, recabará la aprobación de la unidadresponsable que haya transferido los materiales en cuestión para garantizar la prescrip-ción efectiva de los valores primarios de tales documentos.

− Cuando no se conceda prórroga para la conservación de la documentación transferida, launidad responsable procederá a la cancelación y baja definitiva de las cédulas dereferencia de los materiales depurados y conservará las cédulas de inventario comoregistro local permanente.

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NACIONAL De:












1. Elabora oficio notificando a la unidad responsable elvencimiento de documentación concentrada en elArchivo General del Instituto. Archiva copia del oficiocon acuse de recibo.

OFICIO

UNIDAD RESPONSABLE

2. Recibe oficio del Archivo General del IPN relativo alvencimiento de documentación concentrada en éste,revisa y solicita opinión al área tramitadora respectoa si se solicita extensión para el proceso dedepuración.


3. Emite opinión con apego al Catálogo de DisposiciónDocumental y a la utilidad de la documentación por depurar.

UNIDAD RESPONSABLE

4. Recibe opinión y determina si se destruye.¿Se destruye?

5. Sí, localiza en el registro de documentación transfe-rida la relación de la transferencia correspondiente almaterial que será depurado y coteja los legajos y lasclaves identificadoras de los expedientes por depu-rar.


6. Retira de los catálogos de la unidad responsable lascédulas de referencia de los expedientes en cuestióny las empaqueta para baja definitiva.

CÉDULAS DE REFE-RENCIA

7. Elabora oficio para comunicar que procede la depu-ración del material correspondiente, entrega, recabaacuse de recibo en la copia y archiva.

OFICIO


8. Recibe oficio y realiza la depuración de la documen-tación correspondiente.

UNIDAD RESPONSABLE

9. No, Elabora oficio para solicitar no se lleve a cabo elproceso de depuración correspondiente, en dondese explique de manera precisa y detallada lasrazones que fundamentan tal requerimiento, asícomo el plazo de conservación adicional propuesto,turna, recaba acuse en copia del oficio y archiva.

OFICIO


10. Recibe oficio, revisa justificación y determina siprocede la extensión del plazo de conservación.

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NACIONAL De:











¿Se concede plazo de extensión?


11. Sí, elabora oficio notificando la extensión del plazode conservación de la documentación, en donde seseñale el plazo durante el cual será conservada,turna, recaba acuse de recibo en copia y archiva.

OFICIO

UNIDAD RESPONSABLE

12. Recibe oficio, establece en las cédulas correspon-dientes el nuevo plazo de conservación de la docu-mentación con tinta roja y archiva oficio.

ARCHIVO GENERALDEL IPN 13. No, elabora oficio en el cual notifica a la unidadresponsable que no existe motivo justificado parasolicitar la extensión del plazo, turna, recaba acusede recibo en copia y archiva.

OFICIO

UNIDAD RESPONSABLE

14. Recibe oficio con notificación de que no procede laextensión del plazo, localiza en el registro de docu-mentación transferida la relación de la transferenciacorrespondiente al material que será depurado y co-teja los legajos y las claves identificadoras de losexpedientes por depurar.

15. Retira de los catálogos de la unidad responsable las

cédulas de referencia de los expedientes en cuestióny las empaqueta para baja definitiva..16. Elabora oficio para gestionar la baja definitiva de

este material, como de desecho, entrega, recabaacuse de recibo en copia y archiva.

OFICIO


17. Recibe oficio y realiza la depuración de la documen-tación correspondiente.

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OFICIO O


NACIONAL

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PROCEDIMIENTO:CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA

UNIDAD RESPONSABLE

UNIDAD RESPONSABLE ÁREA TRAMITADORAARCHIVO GENERAL DEL IPN

1

OFICIO O

ELABORA OFICIONOTIFICANDO

VENCIMIENTO DEDOCUMENTACIÓN

CONCENTRADA

A

¿SE DESTRUYE?

CÉDULAS

RETIRA DE LOSCATÁLOGOS LAS CÉDULAS

DE REFERENCIA DE LOSEXPE- DIENTES Y LAS

EMPAQUETA PARA BAJADEFINITIVA

INICIO

FIN

OFICIO O

RECIBE OFICIO, REVISA YSOLICITA OPINIÓN

RESPECTO A SI SESOLICITA EXTENSIÓN PARA

EL PROCESO DEDEPURACIÓN

OFICIO O

EMITE OPINIÓN CON APEGOAL CATÁLOGO DE

DISPOSICIÓN DOCUMENTALY A LA UTILIDAD DE LA

DOCUMENTACIÓN

OFICIO O

RECIBE OPINIÓN YDETERMINA SI SE

DESTRUYE

OFICIO O

LOCALIZA EN EL REGISTRODE DOCUMENTACIÓN

TRANSFERIDA LARELACIÓN DE

TRANSFERENCIA Y COTEJADATOS

RELACIÓN

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO DONDECOMUNICA QUE PROCEDELA DEPURACIÓN, ENTREGA

Y RECABA ACUSE DERECIBO Y LO ARCHIVA

OFICIO O

RECIBE OFICIO Y REALIZALA DEPURACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓNCORRESPONDIENTE

1 2 3

4

NO

SÍ5

6

7

8



OFICIO O


NACIONAL

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PROCEDIMIENTO:CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA

UNIDAD RESPONSABLE

UNIDAD RESPONSABLE ÁREA TRAMITADORAARCHIVO GENERAL DEL IPN

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO DONDEJUSTIFICA QUE NO SE

REALICE LA DEPURACIÓN,TURNA Y RECABA ACUSE

A

¿CONCEDE PLAZODE EXTENSIÓN?

FIN

OFICIO O

LOCALIZA LA RELACIÓN DETRANSFERENCIA

CORRESPONDIENTE ALMATERIAL POR DEPURAR

Y COTEJA DATOS

RELACIÓN

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO DONDECOMUNICA QUE PROCEDE

LA DEPURACIÓN,ENTREGA Y RECABA

ACUSE DE RECIBO ENCOPIA

CÉDULAS

RETIRA LAS CÉDULAS DEREFERENCIA DE LOS

CATÁLOGOS YEMPAQUETA PARA BAJA

DEFINITIVA

NO

SÍ

OFICIO O

RECIBE OFICIO, ANALIZAJUSTIFICACIÓN Y

DETERMINA SI PROCEDELA EXTENSIÓN DEL PLAZO

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO NOTIFI-CANDO EL PLAZO DE

CONSERVACIÓN, TURNA YRECABA ACUSE

OFICIO

OFICIO O

ESTABLECE EN LASCÉDULAS

CORRESPONDIENTES ELNUEVO PLAZO DECONSERVACIÓN Y

ARCHIVA OFICIO

CÉDULA

1

OFICIO O

ELABORA OFICIO NOTIFI-CANDO NEGATIVA DE

EXTENSIÓN DE PLAZO,TURNA Y RECABA ACUSE

OFICIO O

RECIBE OFICIO Y REALIZALA DEPURACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓNCORRESPONDIENTE

910

11 12

13 14

15

1617





IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS

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Abreviatura.- Representación de unapalabra por medio de una o varias de susletras. En clasificación, una abreviaturase tiene en cuenta como si estuviera es-crita la palabra completa.

Acervo.- Conjunto de documentos.

Acuerdo.- Resolución tomada por variosfuncionarios sobre un asunto en particu-

lar.

Alfabetizar .- Ordenar en secuencia de a-cuerdo con las letras del alfabeto.

Almacenar .- Colocar documentos en unarchivo o gabinete.

Análisis de Formas.- Estudia la ne-cesidad de un formulario, la informaciónestadística que debe contener, en qué

orden y el diseño.

Archivadores.- Muebles para guardar documentos: gabinetes, estantes abier-tos, cajas o cualquier otro tipo de muebledestinado para este fin.

Archivar .- Procedimiento para conser-var los documentos en orden lógico alclasificarlos y ordenarlos, de tal maneraque puedan ser localizados fácilmente

cuando se requieran.Archivero.- Mueble destinado a contener los expedientes (archivero vertical, late-ral, estante, gaveta, etcétera).

Archivista.- Persona con amplios cono-cimientos en la materia y cultura en ge-neral.

Archivo Activo.- Gabinete de archivo re-servado para documentos que se utilizan

con frecuencia.

Archivo Alfabético.- Cualquier sistemaen el cual los encabezamientos son nom-bres de personas, empresas o letras delalfabeto.

Archivo de Estantería Abierta.- Métodode archivo en el cual se utilizan estantesen vez de gabinetes con gavetas paraguardar los documentos.

Archivo de Formas.- Archivo utilizadopara el almacenamiento de formulariosen blanco o ya tramitados.

Archivo de Nombres.- Tarjetero quecontiene información para identificar cier-tos nombres.

Archivo Departamentalizado.- Archivoen el cual los documentos de un departa-mento se guardan separados de los o-

tros.

Archivo Geográfico.- Arreglo alfabéticopor localidad geográfica.

Archivo Lateral.- Gabinete en el cual losdocumentos se almacenan perpendicu-larmente al sitio por donde se abre el ar-chivador.

Archivo Numérico.- Archivo de corres-

pondencia o tarjetas por orden numérico.Archivo o Caja de Transferencia.- Em-paque que sirve para guardar documen-tos. Este empaque está hecho general-mente de cartón o materiales metálicos ysirve para guardar documentos de trans-ferencia.

Archivo por Asuntos.- Arreglo alfabéti-co de documentos por nombres de te-mas o cosas.

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Archivo Vertical.- Almacenamiento dedocumentos sobre su borde.

Archivo Visible.- Almacenamiento detarjetas en equipo especialmente diseña-do para que la información que quedecerca de los bordes se pueda leer fácil-mente.

Archivonomía.- Materia que estudia los

diferentes sistemas de archivo (alfabé-tico, geográfico, cronológico, por asuntosy numérico).

Arreglo Alfabético.- Listas de nombreso temas en secuencia de acuerdo con elalfabeto. El procedimiento se denominaalfabetizar.

Arreglo de Tipo Diccionario.- Organiza-ción de un archivo por asuntos con títu-

los que no tienen divisiones o subdivisio-nes.

Arreglo Enciclopédico.- Organizaciónde un archivo por asuntos con títulosprincipales, divisiones y subdivisiones.

Arreglo Índice.- Orden en el cual seconsideran las unidades de un nombrepara el archivo.

Canaletas.- Dobleces a lo largo de laparte delantera de una carpeta que per-miten su expansión.

Carpeta de Salida o Supletoria.- Carpe-ta que se emplea para guardar la corres-pondencia mientras la carpeta originalesta fuera.

Carpeta de Seguimiento.- Carpeta confechas a lo largo del borde superior paramarcarlas claramente como señal indica-

dora de que se debe tomar una decisiónacerca de los documentos contenidos enella.

Carpeta Individual.- Carpeta que contie-ne solamente correspondencia de un in-dividuo.

Carpeta Miscelánea.- Carpeta que con-tiene documentos de corresponsales o a-

suntos que no son lo bastante activos co-mo para necesitar carpeta individual.

Carpeta.- Recipiente de diferentes mate-riales y colores que se utiliza para guar-dar la correspondencia y documentos enlos archivadores. También se conoce co-mo folder y file.

Catálogo.- Series ordenadas de todaslas materias o asuntos que maneja un

archivo o bien de las entidades físicas omorales que intervienen en la tramitaciónde ellos.

Catálogo Topográfico.- En los registrosse indica el lugar en el cual se conservael material documental, lo que permiteconocer con rapidez y precisión la colo-cación que le corresponde.

Cédula de Catalogación.- Registro de

cada uno de los expedientes para locali-zarlos con mayor rapidez y para llevar uncontrol de ellos.

Cédula de Extensión.- Se utilizancuando la superficie de una cédula dedi-cada al asunto no es suficiente para con-tenerlo completamente, por lo que secontinúa en otra que lleve exactamentelos mismos elementos pero con la modifi-cación de contener la parte del asuntoque no cupo en la primera cédula.

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De: 106





Cédula de Referencia.- Remiten a lascédulas que correspondan al encabeza-miento con que originalmente se abrió elexpediente.

Clasificación.- Arreglo en grupos deacuerdo con un plan determinado. Desig-nar a un documento la clave que corres-ponda a los asuntos de la misma especieo de acuerdo al ámbito de competenciade las áreas dentro del Catálogo de Cla-ves de las Unidades Responsables delInstituto.

Codificación.- Procedimiento de marcar la correspondencia con el encabezami-ento bajo el cual debe ser archivada.

Comprobante de Requisición.- Formu-lario utilizado para solicitar documentosde los archivos.

Copia.- Reproducción exacta de un es-crito (fotocopia).

Correspondencia.- Comunicación escri-ta (carta, oficio, memorándum, circular,telegrama, entre otros), que se envía ose recibe y que no ha sido diseñada paraser colocada en una tarjeta o en un for-mulario.

Correspondencia Interior .- Es toda a-quella que se recibe y despacha entre lasunidades responsables del Instituto.

Correspondencia Exterior .- Es toda a-quella que se recibe o dirige a entidadesajenas al Instituto.

Correspondencia de Salida.- Es la quese origina como producto de un trámite yque se remite a un destinatario.

Corte.- Tamaño de la pestaña en la par-te posterior de la carpeta, generalmenteexpresada en una fracción. Por ejemplo,el corte de un medio significa que la pes-taña se extiende hasta la mitad de la par-te posterior de la carpeta.

Cronológico.- En secuencia de acuerdocon la fecha. Cuando los documentos searchivan cronológicamente, el documen-to que tiene la fecha más reciente se co-loca al frente.

Charolas.- Dispositivos que se colocansobre los escritorios para la correspon-dencia de entrada y salida.

Depuración.- Acción de retirar los docu-mentos que han perdido su valor admnis-trativo, legal contable o fiscal, término delciclo vital del documento.

Directo.- Sistema de archivo que permitela localización de documentos sin tener que consultar un índice.

Diskette.- dispositivo magnético de al-macenamiento, el disco flexible tiene di-ferentes tamaños (3 ½ y 5 ¼ pulgadas).

Disposición.- Destrucción o eliminaciónde documentos cuando ya no se necesi-

tan.Distribución.- Arreglo de documentos enorden después de que han sido clasi-ficados y codificados para facilitar su al-macenamiento.

División Política.- Área creada por laley, por ejemplo, un municipio, una ciu-dad, un condado, un estado, una nación,etc.

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De: 106





Documento.- Escrito que contiene infor-mación, se puede archivar en carpetas,rollos de película, transparencias, discoflexible o en el disco duro de la compu-tadora. Toda la información que guardauna organización en forma de correspon-dencia, tarjetas, cintas o microfotografí-as.

Eléctrico.- Se refiere al funcionamientode archivadores automáticos y a las má-quinas procesadoras de datos por mediode corriente eléctrica y un mínimo departes movibles.

Eliminación.- Destrucción de los docu-mentos que ya no se utilizan en una or-ganización, se puede realizar en diferen-tes formas, pero la más adecuada es por medio de la destructora de documentos.

Empleado de Archivo.- Personal cuyotrabajo especializado es inspeccionar,clasificar, codificar, distribuir y almacenar documentos, localizarlos y sacarlos delos archivos cuando los solicitan.

Encabezamiento.- Nombre, letra o nú-mero bajo el cual se archivan los docu-mentos.

Entrada.- Información que se coloca

dentro de un sistema comercial.Equipo.- Gabinetes, muebles y dispositi-vos misceláneos que se utilizan para ma-nejar y almacenar los documentos.

Expediente.- Conjunto de documentosordenados en una carpeta, la cual tienela pestaña rotulada.

Expurgo.- Acción de retirar los docu-mentos en copia al carbón o fotostáticasrepetidas o sin valor.

Folio.- Número consecutivo que se asig-na a cada documento que integra un expediente o registro.

Formulario para Volver a Cargar .- Comprobante que se utiliza para cargar docu-

mentos cuando se pasan de una per-sona a otra sin devolverlos a los archi-vos.

Gabinete.- Muebles con una o más ga-vetas para almacenar documentos archi-vados.

Gráfica de Flujo.- Diagrama de una ope-ración en el papel que señala el segui-miento de la operación desde su comien-

zo hasta su terminación, de tal maneraque todos los pasos puedan ser fácilmente visualizados y evaluados.

Guía de Salida.- Guía empleada paraindicar que una carpeta ha sido sacadade los archivos.

Guía de Envío.- Formato que utilizan losservicios de transporte para controlar laremisión de paquetes y documentos.

Guía Primaria.- Guía principal para unasección de documentos archivados.

Guía Secundaria.- Guía que subdivide lasección de un archivo controlado por unaguía primaria o principal.

Guía.- Es de cartón resistente y tiene u-na pestaña que siempre va al frente delos expedientes para indicar cómo estánarchivados los documentos. Hoja de car-

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De: 106





tón resistente con una pestaña y encabe-zamiento que se emplea para indicar lasección deseada en una gaveta de archivo. Una guía también sirve como soportepara los expedientes en la gaveta y pue-de ser con diferentes posiciones.

Inactivo.- Documento que no está sujetoa utilización frecuente. Se guardan en e-quipo menos costoso y en lugares me-

nos accesibles que los documentos acti-vos. Expedientes que no se utilizan confrecuencia y se archivan en gavetas decartón o se microfilman almacenándoseen el archivo muerto.

Índice Relativo.- Lista alfabética de to-dos los títulos y subtítulos de un archivopor asuntos.

Indirecto.- Sistema de archivo que gene-

ralmente requiere consultar un índice an-tes de poder encontrar los documentos.

Iniciales de Autorización.- Anotaciónque indica que un documento ha recibidola atención necesaria y está listo para ser archivado.

Inspección.- Revisión de la correspon-dencia para buscar la marca de libera-ción antes de clasificarla.

Legajo.- Una o varias partes en las quese puede dividir un expediente.

Manejo de Documentos.- Planeación.organización y control de la creación,protección, utilización, almacenamiento yeliminación de documentos.

Métodos para Cargas.- Procedimientoutilizado para responder por documentosque han sido sacados del archivo.

Microfilm.- Información microfilmada quese almacena en rollos de película otransparencias que posteriormente sepueden consultar.

Microfotografía.- Fotografía de docu-mentos para reducirlos considerablemen-te en tamaño con el fin de que puedanser almacenados en películas, tarjetas orollos.

Nombre Compuesto.- Nombre de un in-dividuo u organización que consta de dospalabras o letras conectadas por un gui-ón. Un apellido con guión se consideracomo una sola unidad para clasificación,mientras que las palabras del nombre deuna compañía unidas por un guión seconsideran como unidades separadas.

Nombre de Pila.- Nombre bautismal o

primer nombre de un individuo.

Nombre Legal.- 1) El nombre completode una persona. 2) El nombre completode una mujer soltera. 3) El primero y elsegúndo nombre de una mujer combina-dos con el del esposo, o el primer nom-bre, el apellido de soltera y el apellido delesposo. En algunos países se utiliza lapartícula “de” para unirlos. Ejemplo: Bea-triz Daza de Cárdenas.

Numérico Decimal.- Sistemas por asun-tos utilizado ampliamente en bibliotecas,en el cual los títulos, divisiones, subdivi-siones, etc. se identifican por un número,etc. Algunos sistemas numéricos dúplexutilizan una combinación de números yletras y otros sólo números (por ejemplo:44-01/142.51; 2a.-4-85-71; 201.1 “79”; 3-1-1).

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De: 106





Periodo de Archivo.- Cantidad de tiem-po durante el cual permanecen los docu-mentos en el archivo activo.

Periodo de Retención.- Cantidad detiempo que se guardan los documentosantes de descartarlos.

Pestaña.- Parte que se proyecta delcuerpo de una guía o carpeta y sobre la

cual aparece el encabezamiento. Salien-te de una carpeta o guía, la cual se rotu-la.

Posición.- Localización, contando de iz-quierda a derecha, de la pestaña de unaguía o carpeta.

Prefijo de Apellido.- Parte de un apelli-do que precede al cuerpo de éste. Por ejemplo: De, Del, Du, La, Le, Mac, etc.

Éstos se clasifican como parte del apelli-do.

Preposición y Conjunción.- Palabrasutilizadas como nexos. Las preposicio-nes y conjunciones como “y”, “para”, “en”y “de” del idioma español y “and”, “&”,“for”.

Referencia Cruzada.- Anotación en unarchivo o en un índice que señala que el

documento buscado está almacenado enotra parte, o archivar el duplicado deldocumento original en otro sitio dondepueda ser buscado. Se elabora cuandoun documento se puede archivar en doso más expedientes, por lo que es necesario elaborar una referencia cruzada.

Referencia.- Dirigir la atención de un individuo hacia una fuente de información.

Registro.- Lista de corresponsales y delos números que se les han asignado enun archivo de correspondencia numérica.

Rótulo.- Papel engomado que se fija enuna pestaña de una guía o carpeta y so-bre el cual aparece el encabezamiento.

Seguidores.- Soportes movibles que sir-ven para ensanchar o acortar el espacio

útil dentro de una gaveta de archivo.

Seguimiento.- Sistema de revisión delos documentos prestados para su devo-lución al archivo.

Sello Fechador .- Anotación hecha sobrela correspondencia con un reloj fechador o con un sello especial que indica la fe-cha y a menudo la hora de su recibo.

Sigla.- Palabra que se construye con lasiniciales o partes de otras palabras. Por ejemplo: ONU Organización de las Nacio nes Unidas.

Sistema de Archivo.- Arreglo de equipoy suministros que permiten el almacena-miento de documentos de acuerdo conun plan definido.

Supervisor .- Persona responsable del

funcionamiento y mantenimiento de losarchivos en un sistema de archivo.

Tarjeta de Archivo.- Cartulina de dimen-sión pequeña que se emplea en archivosverticales y visibles.

Tarjetas Índice de Registro.- Tarjetaque se utiliza principalmente como refe-rencia para otra información. Por ejem-plo: una tarjeta para archivo de direc-ciones.

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De: 106





Tarjeta de Registro de Datos.- Tarjetasobre la cual se escribe información co-mo parte de las operaciones diarias deuna organización.

Tarjeta de Sustitución.- Tarjeta que seutiliza para reemplazar documentos sacados de una carpeta de archivo. Esta tar-

jeta indica el nombre de la persona a qui-en se le prestaron los documentos.

Título.- Palabra que indica rango, oficio,o privilegio. Un título se considera comu-nidad de clasificación solamente cuandose precede a un solo nombre. Por ejem-plo: Reyna Isabel.

Transferencia.- Extracción de documen-tos de los archivos activos para pasarlosa los inactivos.

Transferencia Periódica.- La extracciónde documentos a intervalos previamentedeterminados para pasarlos a los archi-vos inactivos o de transferencia.

Transferencia de un Periodo.- Plan enel cual los archivos activos contienen es-pacio para los documentos del periodode archivo actual y del anterior. En el momento de transferencia, solamente se sa-can los documentos antiguos.

Transferencia Perpetua.- Transferenciade documentos de los archivos actualesa los inactivos con base en la actualidady no en periodos de archivo predetermi-nados.

Ubicar .- Colocar, poner, situar, hallarse,estar, encontrarse.

Ulterior .- Subsiguiente, posterior, siguiente, consecutivo, accesorio y último.

Último.- Postrero, final, zaguero, poste-rior, v, ulterior, lejano, actual.

Uncir .- Atar, sujetar, amarrar, unir, jun-tar, aparear, acoplar.

Único.- Solo, singular, exclusivo, uno, puro, peculiar, característico, escaso.

Unidad.- Número, cifra, cantidad, uno,

comparación. Entidad, esencia, ser, suje-to.

Uniforme.- Parejo, regular, equilibrado,similar, análogo, liso, llano, regular, fino,monótono.

Unir .- Mezclar, fusionar, reunir, acercar, juntar, agrupar, ligar, vincular, soldar, a-tar, ensamblar.

Urgente.- Apremiante, necesario, obliga-torio, precipitado, rápido, apresurado.

Uso.- Empleo, utilización, aplicación, pro-vecho, menester.

Vacante.- Desocupado, libre, expedito,disponible, vacío, abierto, abandonado,ausente.

Vacío.- Desocupado, libre, descargado,despejado, limpio, evacuado, desagota-do, solitario. Ausencia, carencia, falta, enrarecimiento.

Válido.- Legal, legítimo, justo, vigente,efectivo, permitido.

Valija.- Maleta, baúl, maletín.

Valor .- Precio, estimación, coste, costo,importe, total, cuantía, monto, gasto. Mé-rito, beneficio, provecho, utilidad, impor-

tancia, trascendencia.

Hoja: 105

De: 106





Vital.- Trascendental, grave, importante,indispensable, valioso.

Volúmen.- Masa, espacio, dimensión,bulto, magnitud, mole. Capacidad, cabi-da, tonelaje.

Voluminoso.- Corpulento, abultado, am-plio, grande, considerable, vasto.

Xerografía.- Reproducción de materialesen soporte de papel.

Xerográfica.- Equipo que se utiliza en lareproducción de materiales en soporte depapel.

Yuxtaponer .- Juntar, adosar, arrimar, enfrentar, acercar.

Zafarse.- Soltarse, liberarse, desembara-zarse.

.

Hoja: 106

De: 106



Este documento se elaboró conjuntamente entre la Dirección Administrativa y la Dirección dePlaneación y Organización, para cualquier modificación será imprescindible que se someta ala consideración de esta última.

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