MACROPROCESO ESTRATÉGICO Código: E-SGE-FM-008 ...

MACROPROCESO ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL Código: E-SGE-FM-008

PROCESO SISTEMAS DE GESTIÓN Versión: 6.0

FORMATO ACTA DE REUNIÓN Vigencia desde: Febrero de 2019

DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA REUNIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - OAP TEMA A TRATAR: Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD, Resolución 277/2018 FECHA: marzo 25 de 2021 HORA INICIO: 2:00 pm

LUGAR: https://meet.google.com/zua-rwjs-emm?authuser=0

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el repositorio de documentos SIG del DASCD.

Carrera 30 No 25 – 90, Piso 9 Costado Oriental. Tel: 3 68 00 38 Código Postal: 111311 www.serviciocivil.gov.co Página 1 de 13

Departamento Administrativo del Servicio Civil

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. GESTIÓN PÚBLICA

ORDEN DEL DÍA 1. Aprobaciones - Aprobación modificación de cronograma Plan de comunicaciones con lenguaje incluyente - Aprobación modificación de cronograma Plan de comunicaciones 2021 - Bienes para baja y enajenación a título gratuito 2. Seguimientos - PAI-Febrero - PQRS - Ejecución presupuestal - Compromisos 3. Informativos - Informe de revisión por la dirección con corte a 31 de diciembre de 2020 DESARROLLO Y CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación - OAP en su calidad de Secretaria Técnica de la instancia, realiza la verificación del quórum para iniciar la sesión. El orden del día se desarrolla así: 1. Aprobaciones Aprobación modificación de cronograma Plan de Comunicaciones 2021 y Plan de Comunicación con Lenguaje Incluyente - La profesional María Fernanda Cristancho de la Subdirección Corporativa y Control Disciplinario – SGCyCD y líder del equipo de Comunicaciones, informa que debido a la aprobación del Plan Estratégico de Comunicaciones y de la revisión de las actividades y productos se modificaron los cronogramas de 1. Plan de Comunicaciones 2021 y 2. Plan de Comunicación con Lenguaje Incluyente. El Comité aprueba las nuevas versiones del Plan de Comunicaciones 2021 y del Plan de comunicación con lenguaje Incluyente. Se iniciará su implementación a partir del siguiente mes. Nota: las presentaciones de cada Plan hacen parte integral de la presente acta. Bienes para baja y enajenación a título gratuito - Desde la SGCyCD presentan los bienes devolutivos y de consumo controlado que deben ser dados de baja, así:

http://www.serviciocivil.gov.co/










El Comité aprueba la baja de los bienes inservibles y la enajenación a título gratuito de los bienes servibles. 3. Seguimientos - PAI Slendy Contreras, Jefe de la OAP, informa al Comité que a partir de la fecha se mostrará el reporte en la herramienta Power BI que es un servicio de análisis empresarial de Microsoft donde su objetivo es proporcionar visualizaciones interactivas y capacidades de inteligencia empresarial con una interfaz lo suficientemente simple como para que los usuarios finales creen sus propios informes y paneles. Es el mismo servicio que se ha venido utilizando para mostrar cifras y análisis del Empleo Público en Bogotá y para los informes del Índice de Desarrollo del Servicio Civil Distrital, entre otros. El reporte permitirá revisar por dependencia los planes que se encuentran en sobre cumplimiento, rezago, cumplimiento y los que aún no han iniciado, así como por meta establecer el avance. Se exponen los proyectos que su avance está por debajo del proyectado mensual. Los Jefes y Subdirectores dieron a conocer las razones de los rezagos.











En general, son 60 proyectos los que conforman el Plan de Acción Institucional – PAI de la entidad. Con corte al 28 de febrero se tenía programado realización de actividades para un avance del 16,27%, acorde a los pesos porcentuales de cada proyecto se logró un cumplimiento del 15,29%, que equivale al 93,99%. Del seguimiento realizado a los 60 proyectos, se tiene: - Por iniciar en meses posteriores: 5 proyectos es decir el 8% - En Cumplimiento de lo programado: el 42% correspondiente a 25 proyectos - En Rezago: 37% equivalente a 22 proyectos - En Sobre Cumplimiento: 8 proyectos es decir el 13% Para ampliar la información se puede consultar el siguiente enlace: https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiODhkNDY5MjEtNjM2YS00MWU4LWJiMGQtMjRjOGJmNDlhYjU0IiwidCI6IjYyZDk5M2ViLTZkODktNDRhYy05NDRkLWJmNjNjZTRkNzUxZSIsImMiOjR9


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- PQRSD El profesional César Riaño, líder del Proceso Atención al Ciudadano expone el comportamiento mensual de: • Requerimientos por dependencia responsable: En el segundo mes del año se registraron el

aplicativo Cordis un total de 1011 requerimientos. La OAP ha recibido 609 requerimientos y es la dependencia con más solicitudes asignadas,

seguida de la SBDD con 471. El mes de febrero de 2021 se convierte en el periodo en el que más solicitudes se han recibido

por parte de la ciudadanía, dentro del lapso de enero 2020 a febrero 2021. • PQRS recibidas 2020 y 2021: Las causas del incremento continúan siendo el aumento en las

solicitudes relacionadas con SEVCOM y publicación de Hoja de vida (SBDD) y por el registro en Cordis de la peticiones recibidas a través del buzón: [email protected] (OAP)

• PQRS tramitadas: El indicador mensual sobre PQRS tuvo como resultado 61,1% de respuesta oportuna de acuerdo al estándar de tiempo establecido en CORDIS.

El tiempo promedio de respuesta para el mes de febrero fue de 9 días. Aumentó dos días en comparación a enero.

• PQRS en trámite: A 28 de febrero de 2021 estaban en trámite 477 requerimientos, de los cuales 63 que corresponden al 13.2% se encontraban fuera de los términos establecidos para dar respuesta.

- Ejecución Presupuestal El profesional Camilo Jurado de la SGCyCD expone que el contenido del presente informe se elaboró con base en lo plasmado en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) y los datos de la ejecución presupuestal según BogData, disponibles a la fecha de corte 25 de marzo. Del cruce de la anterior información se generan los siguientes resultados:


mailto:[email protected]










Observaciones normativas referentes al PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) El PAC es el instrumento de gestión de la ejecución presupuestal cuyo objetivo es optimizar el manejo de los recursos y la liquidez de la caja, por lo que requiere un ejercicio de planeación riguroso, en el cual se integran las operaciones de caja y la adquisición de los compromisos, acorde a un cronograma mensual. El PAC puede ser modificado en los siguientes casos: a) Cuando se presenten compromisos inaplazables de pago. b) Cuando el recaudo proyectado no se hizo efectivo. c) Cuando los bienes y servicios derivados de los compromisos proyectados para pagar no se recibieron a satisfacción. d) Por modificaciones o ajustes al presupuesto de la Entidad. El saldo de PAC no utilizado en un mes y que no fue objeto de reprogramación para los meses siguientes, se acumula como "PAC no ejecutado”. La programación inicial del PAC y sus reprogramaciones mensuales son imprescindible para una completa y correcta gestión presupuestal y administrativa de acuerdo a lo establecido en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario, numeral 3: todo servidor público debe











“…formular, decidir oportunamente o ejecutar oportunamente los planes de desarrollo y los presupuestos y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público”, en concordancia con el numeral 16 del artículo 35 de la misma Ley. Además, el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, en su literal e) del artículo 89, establece como fiscalmente responsables a los “…Ordenadores del Gasto que no informen oportunamente los compromisos legalmente adquiridos o gastos legalmente ejecutados”. En igual sentido, en el artículo 4, numeral 13 de la Resolución DDT-001 del 31 de diciembre de 2008 se establece que cuando la DDT “…determine que alguna entidad no está observando o atendiendo correctamente la obligación de programar adecuadamente el PAC asignado dentro de los términos o indicaciones contenidas en esta Resolución, o detecte que se presentan unos indicadores de PAC no Ejecutado inusualmente altos, reducirá los montos de PAC que han sido programados por la entidad hasta tanto la misma adopte los correctivos necesarios que conduzcan a un mejoramiento sustancial de la programación, así como de los indicadores establecidos. Referencias: Manual Operativo Presupuestal del D.C.; Decreto 714 de 1996; artículo 19 del Decreto 216 de 2017; Circular DDT 7 de 2019; artículo 34 de la Ley 734 de 2002; Resolución DDT-001 de 2008; Ranking de ejecución acumulada de PAC - Administración Central https://www.shd.gov.co/shd/ejecucion-pac 4. Informativos - Informe de revisión por la dirección con corte a 31 de diciembre de 2020 El profesional Jhon Gómez de la OAP realiza la exposición del informe de revisión por la dirección con corte a 31 de diciembre de 2020 con el objetivo de determinar los niveles de adecuación, conveniencia, eficacia y apoyo a las metas institucionales del Sistema de Gestión de la Calidad. La periodicidad del informe es semestral y corresponde al intervalo 1 - Febrero (Periodo de revisión julio-diciembre). Este proceso es liderado por la alta dirección y la OAP. La responsabilidad es: - Preparación: OAP, Subdirectores, Jefes y líderes operativos - Instancia y ejecución: Comité Institucional de Gestión y Desempeño - CIGD Se debe tener en cuenta que: • Se Identificaron siete (7) oportunidades de mejora que aportan a la gestión de la entidad y que

están orientadas a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad. • Se Identificó una (1) necesidad de cambio en el Sistema de Gestión de Calidad relacionada con

Diseño y Desarrollo, requisito de la norma ISO 9001:2015 que se tenía excluido en el certificado











SC-CER431153 otorgado por ICONTEC, para que sea evaluado en la visita de renovación para la vigencia 2021.

• La auditoría de renovación que realizará el Organismo de Certificación (ICONTEC) en la vigencia 2021 requiere mantener el presupuesto $7.280.000 como el asignado en la vigencia 2020, dado a que el tiempo de evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad será de 4.5 días, tres (3) días adicionales a los de la vigencia 2020 que significan un incremento en los costos de evaluación.

• De acuerdo con los resultados presentados se puede concluir que se verificó la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación del Sistema de Gestión de Calidad con el Direccionamiento Estratégico de la Entidad así:

I. Se verificó que el Sistema de Gestión es conveniente para la Entidad, como un instrumento que contribuye a la estandarización y mejora de los procesos.

II. El sistema está diseñado de manera adecuada para las necesidades de la Entidad. III. Las actividades planificadas y el logro de los resultados planificados muestran el grado de eficacia

del Sistema de Gestión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos y a la satisfacción de los requisitos de los usuarios y partes interesadas.

Desde la OAP, a través del Líder del Sistema de Gestión de la Calidad se realizará seguimiento a las oportunidades de mejora y al mantenimiento y mejora de los resultados. Se levanta la sesión a las 7:00 pm. Nota: A la presente acta se adjuntan las presentaciones expuestas para cada tema. COMPROMISOS DE LA REUNIÓN No. ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA

Sin compromisos ASISTENTES

NOMBRE APELLIDO CARGO ENTIDAD ó

DEPENDENCIA TEL FIRMA

NIDIA ROCÍO VARGAS DIRECTORA Dirección

JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA

SUBDIRECTOR SGDBDD

Subdirección de Gestión Distrital de Bienestar, Desarrollo y Desempeño

GINA PAOLA SILVA VÁSQUEZ

SUBDIRECTORA STJ

Subdirección Técnico Jurídica del Servicio Civil Distrital











MARCO ANTONIO MACHADO BLANDÓN

SUBDIRECTOR SGCyCD

Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

SLENDY CONTRERAS AMADO

JEFE OAP Oficina Asesora de Planeación

LUIS FERNANDO MONTERO LANCHEROS

JEFE OTIC’s

Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

YOLANDA CASTRO SALCEDO JEFE OCI Oficina de Control

interno Hora de terminación de la reunión: 11:00 pm Acta elaborada por: Diana Marcela Puerto Salamanca Acta revisada por: Slendy Contreras Fecha próxima reunión: por definir


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