M XX I· MIC · Herramientas online para mejorar la gestión
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Gestión del trabajo con
herramientas informáticasMIC
domingo 28 de agosto de 2011
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Gestión del trabajo con herramientas informáticas
1. Necesidades reales y entorno.
2. Esquema conceptual.
3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo.
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información.
5. Herramientas y estrategias de cocreación6. Herramientas de comunicación.
7. Herramientas y estrategias de difusión.
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1. Necesidades reales y entorno
Gestión del trabajo con herramientas informáticas
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A successful tool is one that was used to do something undreamed of by its author.
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Trabajo
Tiempo
Tiempo
Trabajo
Tiempo Trabajo
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Las herramientas deben facilitarnos el trabajo en una situación equilibrada
que propicie la búsqueda de la excelencia
1. Necesidades reales y entorno
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2. Esquema conceptual
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Nos enfrentamos a un mar de programas... ¡Seleccionarlos se puede convertir en un trabajo añadido!
http://www.mindmeister.com/es/12213323/best-online-collaboration-tools-2011-robin-good-s-collaborative-map
2. Esquema conceptual
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gestión de la información
cocreación
comunicación difusión
gestión de la producción
2. Esquema conceptual
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gestión de la información
cocreación
comunicación
difusión
gestión de la producción
conjunto de actividades, recursos y procesos dirigidos a la creación colaborativa de un producto o servicio
interaccion entre personas que comparten intereses, preocupaciones o necesidades y que establecen vínculos profesionales o personales con el principal objetivo de la conversación y el desarrollo de relaciones más o menos sólidas
actividades dirigidas a promocionar, comunicar, difundir, publicitar un espacio, proyecto, producto o persona. Se pretende capturar la atención, la adhesión o la fidelidad a una marca o concepto
procesos de intercambio , almacenamiento, búsqueda y organización de la información que permite generar un nuevo conocimiento, mejorar la aplicación del que ya existe y ayudar a los usuarios a desarrollar o mejorar competencias y habilidades
estrategias para la optimización del tiempo y las mejoras de eficiencia y eficacia en la gestión de las actividades diarias del trabajo.
2. Esquema conceptual
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Tendencias
Cocreación Comunicación Difusión
CC BY Jordi Graells 'Innovación pública y trabajo colaborativo'. Jornada de Innovación Colaborativa en Osakidetza.Bilbo, 22.04.2009
Información
Cuadro resumen de herramientas colaborativas
2. Esquema conceptual
Cuadro resumen de herramientas colaborativas
http://www.slideshare.net/jordigraells/innovacin-pblica-y-trabajo-colaborativo
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2. Esquema conceptual
The Project Tool LAB
http://www.theproject.ws/es/lab/toolab
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3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo
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Dispositivos que permitan detectar las urgencias de todo tipo, para no paralizar el trabajo diario, pero poder concentrarnos en un proyecto concreto.
Programas que faciliten realizar los proyectos en el mínimo tiempo con la máxima calidad.
3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo
¿Qué necesitamos cuando debemos concentrarnos en un proyecto concreto y atender los temas urgentes?
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• Detectar mails importantes Gmail
apunte metodológico: ETIQUETADO
Google Calendar• Saber si tengo actividades programadas
Establecimiento de alertas para las cosas urgentes
Detectar y clasificar “ENTRADAS EXTERNAS” DE TAREAS
3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo
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GOOGLE CALENDAR
Organización de agendas personales y compartidas
http://www.youtube.com/watch?v=qgU17hg0Q8I
3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo
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GOOGLE CALENDAR
Organización de agendas personales y compartidas
http://www.youtube.com/watch?v=qgU17hg0Q8I
3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo
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Agenda única, siempre accesible
Google Calendar
UTILIZAR CALENDARIOS COMPARTIDOS CON NUESTROS GRUPOS DE TRABAJO O CON PERSONAS ESPECÍFICAS. YA SEA EN MODO LECTURA O EN MODO CONTROL
COMPLETO.
SINCRONIZAR NUESTRO CALENDARIO ONLINE CON LA AGENDA QUE
UTILICEMOS HABITUALMENTE (SOPORTA MICROSOFT OUTLOOK, iCAL y SUNBIRD)
APROVECHAR AL MÁXIMO SU CAPACIDAD PARA INVITAR Y COMPARTIR EVENTOS CON NUESTROS CONTACTOS, DE
FORMA QUE SEPAMOS SIEMPRE NO SOLO EL QUÉ Y EL CUÁNDO, SI NO TAMBIÉN EL QUIÉN HA CONFIRMADO SU
ASISTENCIA
3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo
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GMAILGestión del correo: la utilidad de filtros y carpetas
http://www.youtube.com/watch?v=hPWuY3-DgSc
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GMAILGestión del correo: la utilidad de filtros y carpetas
http://www.youtube.com/watch?v=hPWuY3-DgSc
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GMAILGestión del correo: la utilidad de filtros y carpetas
http://www.youtube.com/watch?v=hPWuY3-DgSc
3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo
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Mail organizado de forma que los correos urgentes y/o importantes, para nosotros no se mezclen con el resto
Gmail
TENER CARPETAS PARA LOS TEMAS QUE NOS INTERESEN: SI PARTICIPAMOS EN UN
PROYECTO, ES IMPORTANTE HACER UN SEGUIMIENTO CONTINUO Y SABER SI NOS
ENVÍAN NOVEDADES
TENER CARPETAS PARA LAS PERSONAS QUE ES URGENTE ATENDER: NO ES LO
MISMO UN MAIL DE UN COLABORADOR O UN CLIENTE QUE UNA NOTIFICACIÓN DE
BORRAR CADA DIA LO QUE YA SE HA LEÍDO Y NO NECESITAMOS CONSERVAR:
ARCHIVARLO TODO ES LO MÁS PARECIDO A NO ARCHIVAR NADA
3. Herramientas y estrategias de gestión del tiempo
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4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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Tener elaborado un mapa mental previo:
Tener biblioteca de feeds y no necesitar hacer búsquedas generales en Internet excepto en casos especiales:
Tener una “estantería” donde guardar trabajos archivados, con fragmentos destacados:
Diigo
Planificación y material de consulta
MindMeister
Google Reader
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
Para facilitar la realización de los proyectosTiempo < Calidad
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MINDMEISTERPLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Y
“TORMENTAS DE IDEAS”http://w
ww
.youtube.com/w
atch?v=yc1LTuOezx0
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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MINDMEISTERPLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Y
“TORMENTAS DE IDEAS”http://w
ww
.youtube.com/w
atch?v=yc1LTuOezx0
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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Representación de ideas, tareas y conceptos en forma de diagrama radial
MindMeister
ÚTIL PARA LA GENERACIÓN, VISUALIZACIÓN, ESTRUCTURA Y
CLASIFICACIÓN TAXONÓMICA DE IDEAS
FACILITA EL ESTUDIO, LA PLANIFICACIÓN, LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS, LA TOMA
DE DECISIONES Y LA REDACCIÓN
ELEMENTOS ORGANIZADOS POR CLASES, RAMAS O ÁREAS. SIMILAR A LAS REDES
SEMÁNTICAS.
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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GOOGLE READER
Nuestra biblioteca en Internet
http://www.youtube.com/watch?v=dF7as5wiNaw
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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GOOGLE READER
Nuestra biblioteca en Internet
http://www.youtube.com/watch?v=dF7as5wiNaw
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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Agregador de noticias que permite suscribirse a fuentes en formatos RSS, Atom y derivados
Google Reader
PERMITE AGRUPAR LAS NOVEDADES POR TEMAS. SIGUIENDO LA ESTRUCTURA DE CARPETAS
DESTACA ACTUALIZACIONES DESDE LA ÚLTIMA LECTURA
EL TIEMPO DEDICADO A ORGANIZAR UN BUEN ÁRBOL DE CARPETAS NO ES UNA
PÉRDIDA, ES UNA INVERSIÓN
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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DIIGO
Repositorio de documentos de trabajo
http://www.youtube.com/watch?v=I6WPBlIaOTs
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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DIIGO
Repositorio de documentos de trabajo
http://www.youtube.com/watch?v=I6WPBlIaOTs
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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DiigoRepositorio documental, con facilidad para resaltar párrafos
importantes y acceder a los repositorios documentales de personas o grupos que compartan contenido de interés.
ETIQUETAR PARA PODER RECUPERAR LOS DOCUMENTOS FÁCILMENTE CUANDO SEA NECESARIO:
NO ENCONTRAR ALGO ES LO MÁS PARECIDO A NO TENERLO
SER SELECTIVO A LA HORA DE GUARDAR DOCUMENTOS EN NUESTRA LIBRERÍA:
GUARDARLO TODO ES LO MÁS PARECIDO A NO GUARDAR NADA
SEGUIR SOLO A PERSONAS O GRUPOS QUE SELECCIONES RECURSOS DE INTERÉS
PARA NOSOTROS: NO ES UNA RED SOCIAL, ES UN LUGAR PARA COMPARTIR
CONOCIMIENTO
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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Poder archivar y enviar documentos “pesados” en cualquier formato, para que todo el equipo los consulte y trabaje, sin necesidad de enviarse mails:
DropBox
apunte metodológico: TRABAJO CON VERSIONES
Para facilitar la realización de los proyectosTiempo < Calidad
ARCHIVO
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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DROPBOX
Para guardar documentos, compartirlo y enviar enlaces
http://www.youtube.com/watch?v=1rhf8ymGHHg
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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DROPBOX
Para guardar documentos, compartirlo y enviar enlaces
http://www.youtube.com/watch?v=1rhf8ymGHHg
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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Almacenar en Internet significa tener el contenido disponible y actualizado en cualquier momento y lugar
TENER LOS DOCUMENTOS REALIZADOS EN CUALQUIER FORMATO, CLASIFICADOS DE
MANERA ORDENADA
ES UN LUGAR DE ARCHIVO, NO UN LUGAR DE TRABAJO: BAJAR LOS FICHEROS,
TRABAJAR EN EL ORDENADOR Y SUBIRLOS UNA VEZ MODIFICADOS
SUS DOS POTENCIALIDADES MÁS INTERESANTES SON: LA POSIBILIDAD DE COMPARTIR CARPETAS Y/O
DOCUMENTOS Y EL HECHO DE QUE FACILITA UNA DIRECCIÓN URL DE LOS DOCUMENTOS DEPOSITADOS EN
LA CARPETA “PÚBLICA”
Dropbox
4. Herramientas y estrategias de gestión de la información
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5. Herramientas y estrategias de cocreación
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Poder trabajar con uno o varios colaboradores en un documento conjunto, elaborado en cualquier formato:
Trabajo colaborativo con guardado de versiones:
Google Docs
WIKISPACES
5. Herramientas y estrategias de cocreación
Para facilitar la realización de los proyectosTiempo < Calidad
COCREACIÓN
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GOOGLE DOCS
Para cocrear conocimiento
http://youtu.be/l5vb_7-NMWU
5. Herramientas y estrategias de cocreación
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GOOGLE DOCS
Para cocrear conocimiento
http://youtu.be/l5vb_7-NMWU
5. Herramientas y estrategias de cocreación
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Creación de documentos en línea de forma colaborativa
Google Docs
ESTRUCTURA DE CARPETAS PERMITE AUTORIZACIÓN DE COMPARTICIÓN POR
CARPETAS O POR DOCUMENTOS
HERRAMIENTA MUY ADECUADA ELABORACIÓN RÁPIDA DE DOCUMENTOS
QUE NECESITAN SER CONSENSUADOS: P.E. ACTAS DE REUNIONES
NO ES RECOMENDABLE UTILIZARLO COMO ARCHIVO DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS Y EL CREADOR DEL
DOCUMENTO PUEDE ELIMINARLO O RESTRINGIR LOS PERMISOS SIEMPRE QUE LO DESEE
5. Herramientas y estrategias de cocreación
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WIKISPACES
Para redactar documentos colaborativos, guardando versiones
http://www.youtube.com/watch?v=df2rC2QfvFc
5. Herramientas y estrategias de cocreación
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WIKISPACES
Para redactar documentos colaborativos, guardando versiones
http://www.youtube.com/watch?v=df2rC2QfvFc
5. Herramientas y estrategias de cocreación
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Sitio web con páginas realizadas de manera colaborativa
Wikispaces
SI SE ESCRIBE EL TÍTULO DE UNA PÁGINA WIKI ENTRE DOBLES CORCHETES, LA PALABRA SE CONVIERTE
AUTOMÁTICAMENTE EN UN ENLACE WEB A LA PÁGINA WIKI
LOS USUARIOS AUTORIZADOS PUEDEN CREAR, MODIFICAR O BORRAR UN MISMO
TEXTO QUE COMPARTEN
HISTORIAL DE VERSIONES QUE PERMITE RECUPERAR CUALQUIER ESTADO ANTERIOR Y VER QUÉ USUARIO
REALIZÓ EL CAMBIO
5. Herramientas y estrategias de cocreación
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6. Herramientas de comunicación
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Comunicación
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VIDEOCHATS
Skype
Google Talk
6. Herramientas de comunicación
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GOOGLE TALKHablar desde la pantalla del mail
http://www.youtube.com/watch?v=JFGJRfoK9xQ
6. Herramientas de comunicación
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GOOGLE TALKHablar desde la pantalla del mail
http://www.youtube.com/watch?v=JFGJRfoK9xQ
6. Herramientas de comunicación
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SKYPEHablar y chatear en la misma pantalla
http://www.youtube.com/watch?v=m1mflr-kQlk
6. Herramientas de comunicación
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SKYPEHablar y chatear en la misma pantalla
http://www.youtube.com/watch?v=m1mflr-kQlk
6. Herramientas de comunicación
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7. Herramientas y estrategias de difusión
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Difusión
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REDES SOCIALES
Facebook: + social
Twitter: diseminación
Linkedin: imagen profesional
Google +: + red
BLOGS
Blogger: + usabilidad
Wordpress: imagen + profesional
7. Herramientas y estrategias de difusión
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BLOGGERDifusión escrita de la información
http://www.youtube.com/watch?v=rA4s3wN_vK8
7. Herramientas y estrategias de difusión
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BLOGGERDifusión escrita de la información
http://www.youtube.com/watch?v=rA4s3wN_vK8
7. Herramientas y estrategias de difusión
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WORDPRESS
http://www.youtube.com/watch?v=ZjZ0jq-wlhU
7. Herramientas y estrategias de difusión
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WORDPRESS
http://www.youtube.com/watch?v=ZjZ0jq-wlhU
7. Herramientas y estrategias de difusión
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TWITTERMicroblogging - Mensajes “de estado”
http://www.youtube.com/watch?v=_8y79gnc35E
7. Herramientas y estrategias de difusión
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TWITTERMicroblogging - Mensajes “de estado”
http://www.youtube.com/watch?v=_8y79gnc35E
7. Herramientas y estrategias de difusión
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FACEBOOKRed social
Difundir información donde está el cliente
http://ww
w.youtube.com
/watch?v=kiqjLN
9zL0g
7. Herramientas y estrategias de difusión
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FACEBOOKRed social
Difundir información donde está el cliente
http://ww
w.youtube.com
/watch?v=kiqjLN
9zL0g
7. Herramientas y estrategias de difusión
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GOOGLE+
+ RED / -SOCIAL
http://www.youtube.com/watch?v=7T52AF8KqAY
7. Herramientas y estrategias de difusión
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GOOGLE+
+ RED / -SOCIAL
http://www.youtube.com/watch?v=7T52AF8KqAY
7. Herramientas y estrategias de difusión
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LINKEDINPresencia profesional en red
http://www.youtube.com/watch?v=R5n7Or0ab_0
7. Herramientas y estrategias de difusión
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LINKEDINPresencia profesional en red
http://www.youtube.com/watch?v=R5n7Or0ab_0
7. Herramientas y estrategias de difusión
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Lenguaje común
dirección grupos de trabajo
tecnología
Indicadores y métricasVisión estratègica
ProcesosFunciones
Aceleración objetivosPlan estratégico inversión
2. Esquema conceptual
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La dirección debe ser capaz de transmitir a la organización el proyecto colectivo que les cohesiona.
Debe compartir los planes estratégicos y dar a los departamentos, áreas y equipos de trabajo la información necesaria para generar una visión común de los objetivos y de las estrategias para alcanzarlos.
A menudo nos encontramos que los grupos trabajan de forma eficiente, incluso son capaces de medir este rendimiento, pero están desconectados de la estrategia global y desconocen cómo sus resultados contribuyen a los objetivos comunes a toda la organización.
Este hecho, no sólo es desmotivador para los grupos sino que también tiene un efecto negativo sobre el apoyo y la complicidad de la dirección, que, en el mejor de los casos, se inhibe y deja hacer, con una actitud más cercana a la condescendencia que a la implicación necesaria. La actitud adecuada, en cambio, sería aprovechar el entusiasmo y canalizar la energía de los grupos para los objetivos estratégicos de la organización que lideran.
1. Alinear el proceso operativo con el estratégico
2. Esquema conceptual
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2. Medir con criterios cuantitativos y cualitativos
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Los procesos de trabajo colaborativo no pueden vivir al margen de estos objetivos y debe ser posible responder, en un lenguaje comprensible desde un punto de vista gerencial, a unos indicadores que permitan valorar cómo sus resultados soportan los objetivos globales de la organización.
Históricamente el retorno de la inversión en tecnologías se medía principalmente en la reducción de costes o de puestos de trabajo (medidas afines a las prácticas tradicionales de la gerencia). En la era de colaboración, la tecnología se utiliza de forma diferente ya que multiplica las interacciones y amplía las capacidades de los trabajadores del conocimiento. Estos nuevos usos de la tecnología contribuyen indirectamente a mejoras de la productividad, a la rapidez en el desarrollo de productos y servicios, a la aceleración de los procesos de innovación, la mejora de clima sociolaboral, a la mejora de las relaciones con sus agentes...
2. Esquema conceptual
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3. Tecnología aplicada a procesos reales y necesidades específicas
Entre la tecnología y los grupos de trabajo hay una fuerte relación necesaria entre los procesos que estos grupos necesitan para trabajar y las funciones que las plataformas tecnológicas aportan para dar respuesta a estos procesos.Durante todo este estudio hemos intentado establecer un modleo que facilite la evaluación de las diferentes plataformas colaborativas a partir de la cobertura funcional a estos grupos y según sus objetivos principales.La tecnología utlizada debe formar parte de los ciclos de trabajo (workflows) de la actividad diaria de los usuarios y no una tarea más añadida al trabajo que se desarrolla.
La calidad de los procesos colaborativos y la racionalización de la aplicación de tecnologías requiere:
Clasificar los trabajadores por el tipo de trabajo que desarrollan.
Identificar qué procesos están implícitos en estos grupos.
Contrastar estos procesos con las herramientas tecnológicas que pueden contribuir a la mejora de su desarrollo.
2. Esquema conceptual
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4. Coherencia y visión estratégica en la política de adopción de tecnología
La dirección, dentro de sus planes estratégicos, deberá definir los criterios de inversión en tecnología según corresponda a cada contexto y situación:
Equilibrio e integración de aplicaciones orientadas a la automatización de las transacciones con la emergencia del software social y del trabajo colaborativo. Esta combinación de tecnología y sociabilidad será clave en las futuras tomas de decisiones sobre la inversión en tecnología de las organizaciones.
Se deberá valorar también el equilibrio entre invertir en una plataforma corporativa o en herramientas del mercado o en una combinación de ambas estrategias. Las plataformas corporativas aseguran la privacidad y la seguridad para residir en un entorno securizado y libre de publicidad. Responde mejor a las necesidades específicas de la organización y la implantación está normalmente acompañada de asesoramiento, servicio de asistencia (helpdesk) y tutela. COSTE ELEVADO.
Las plataformas libres aportan una masa crítica y un nivel de participación mucho más alto. Con la interacción con las comunidades externas a la organización se facilita y se obtiene claramente más difusión. en contra, no controlamos el desarrollo de nuevas prestaciones y la capacidad de servicio es limitada. AHORRO EN EL COSTE.
Respecto a modalidades en el nivel de servicio. Un aspecto a considerar son la consolidación de tendencias como SaaS (Software as a Service) y cloud computing.
2. Esquema conceptual
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5. La organización como sistema
A la dirección finalmente le corresponde crear un entorno, cultural y operativo, donde las dinámicas del trabajo colaborativo puedan emerger:
Hay que capacitar al personal tanto en las herramientas como en las actitudes que harán posible la colaboración.Crear espacios par compartir las experiencias.Fomentar la investigación, la innovación y la investigación, sin penalizar el error, estimulando el ensayo y la iniciativa de las personas implicadas en los diferentes proyectos.Hay una política clara sobre el uso de las herramientas (corporativas vs. abiertas) para garantizar una coherencia departamental y una coordinación operativa de los equipos. Crear protocolos de comunicación y formación sobre la adopción de herramientas colaborativas.Determinar los datos técnicos de la organización que deben estar disponibles para la organización misma y hacia el exterior.Criterio para elegir herramientas concretas para problemas concretos, en el sentido que hemos ido desarrollando en este documento (metafunciones).
2. Esquema conceptual
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Muchas gracias
Material elaborado por The ToolLAB (THP)
Telf. +34 646 47 90 60
Alvaro LlosaMaria Jesús Salido Rojo Mónica Poza
Francesca Cañas Ana Rodera David Alcubierrewww.TheProject.ws www.TheProject.ws www.TheProject.ws
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http://www.flickr.com/photos/katerha/5746905652/
Créditos de imágenes
A successful tool is one that was used to do something undreamed of by its author, por Katerha
Rainbow colored buckets, por TanakaWho
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Calendar, por Dafnecholet
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domingo 28 de agosto de 2011
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Gestión del trabajo con herramientas informáticas
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File cabinets, por Jessica Mullen
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Two Hands and My Letters, por indi.ca
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Telephone Pole, por Nicholas Smale
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0927 HMV Speaker, por Crabchick
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