Los distintos sistemas de gestion de calidad
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LOS DISTINTOS SISTEMAS DE CONTROL DE CALIDAD : Aspectos básicos
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LOS DISTINTOS SISTEMAS DE CONTROL
DE CALIDAD: Aspectos básicos
Manuales de procedimiento de la organización
Los manuales de procedimiento son instrumentos para la gestión de las políticas de la empresa en cualquiera de sus ámbitos.
Son costosos pero indispensables para generar unos mecanismos de actuación de acuerdo con la cultura empresarial y con las decisiones estratégicas.
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En los aspectos de comunicación externa cobra mayor importancia por la necesidad de dar una imagen hacia el exterior coherente con las políticas empresariales.
El departamento de compras o de materiales tiene una relación mercantil con el exterior y debe tener escrita de una forma muy exhaustiva como debe realizarla.
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Una normativa en forma de manual facilita la supervisión y se ahorran explicaciones y consultas.
Se asegura que las decisiones y acciones están de acuerdo con el director de materiales.
Ayuda a minimizar los olvidos y evita la degeneración de ciertas tareas.
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Concede autoridad al actuar de la forma indicada, ya que está aprobado por la dirección.
Dedicar tiempo a la elaboración y a la actualización del manual es dedicar tiempo a su revisión y mejora con los beneficios que eso conlleva en la gestión, ya que se estarían evaluando de manera constante los procesos.
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El manual se convierte a la vez en guía de formación para los nuevos empleados.
El contenido debe estar distribuido de forma coherente siendo aconsejable ir de lo general a lo particular, de este modo se podría distribuir de la siguiente forma:
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Prólogo: del Director General presentándolo y legitimándolo, dando autoridad al documento.
Se pueden presentar los objetivos del manual, hacer una exposición de motivos y mostrar sus partes y componentes.
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Informaciones de índole general en las que se incluyan objetivos específicos del departamento de materiales, se desglosa la responsabilidad de cada puesto y la línea de autoridad.
E s i n t e r e s a n t e q u e i n c l u y a organigramas con departamentos y estructura de la empresa.
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Informaciones particulares de índole especifica del departamento de materiales con políticas relativas a:
o Selección y trato de proveedores. o Solicitudes de ofertas. o Confección de pedidos. o Contactos con los proveedores. o Gestión de existencias. o Principios de calidad, cantidad,
precio y valor. o Estandarización. o Aspectos legales de las compras.
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Procedimientos, es el momento de detallar las acciones específicas del personal designado para realizar las tareas.
Explicar la manera de hacer las cosas.
El director de materiales debe desarrollar los procedimientos de acuerdo a cuatro conceptos fundamentales.
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Principios procedimentales
Definición
Los procedimientos son medios y no fines en si mismos
Procedimientos que marquen medios que simplifiquen y aclaren el proceso. Se especifican por escrito para asegurar su permanencia.
Deben facilitar la comunicación y la coordinación de esfuerzos
Trabajo de integración de procedimientos de distintos equipos de trabajo que garanticen la unificación de esfuerzos.
Especificar responsabilidades
Hay que evitar las lagunas de responsabilidad y el cruce de las mismas.
Alcanzar la dirección por excepción
Un buen manual de procedimientos evita las consultas a los superiores que solo aparecerían en hechos extraordinarios. Lo
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