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PROTECCIN DE LA CONFIDENCIALIDAD DEL EXPEDIENTEACADMIC DE LOS ESTUDIANTES

El expediente acadmico es el conjunto dedocumentos de carcter oficial y confidencial que estprotegido por una de las leyes ms rigurosas del pasen cuanto a la proteccin de cotidencialidad. Estaley se llama Farnily Educati Rigk and Privq Act,es decir, la Ley de Derechos de la Familia en laEducacin y la Confidencialidad, pero se conocetambin por la Enmienda Buckley, o mscomnmente, por su sigla en ingls FERPA. En la leyFERPA se define el expediente acadmico comotodos los registros que mantienen las escuelas 0entidades de educacin sobre los estudiantes.

La ley FERPA les confiere a los padres de estudiantes(as como a los estudiantes de nivel postsecundario) elderecho de revisar y confirmar la veracidad delcontenido del expediente acadmico. Esta y otrasleyes federales prohben la divulgacin de informacinque recopilan las escuelas y entidadesgubernamentales sobre ciudadanos, salvo para fkesespecficos establecidos por la ley. Desde que sepromulg la ley FERPA en 1974, el Congreso de losEstados Unidos ha venido fortaleciendo el mecanismolegal de proteccin de confidencialidad del expedienteacadmico mediante esta ley, refinando y aclarandolos derechos de la familia en este respecto y lasresponsabilidades de las entidades de proteger esosderechos.

Se puede encontrar el texto de la ley FERPA y detodas sus enmiendas en el cdigo de los EstadosUnidos (20 USC 1232g). Las regulaciones de la leyFERPA aparecen en el Federal Regkter [la GacetaOficial del Gobierno] (34 CFR Part 99)_. Lasenmiendas de FERPA de 1994 figuran en Ley Pblica(P.L.) 103-382.

La ley FERPA protege la confidencialidadLa ley FERPA se aplica a aquellas escuelas pblicas yentidades estatales y locales de educacin que recibenfondos Federales de educacin, y protege losdocumentos impresos o manuscritos as como loselectrnicos. Adems de las restricciones a ladivulgacin de informacin del expediente acadmicoimpuestas por las leyes federales, tambin existelegislacin en la mayora de los estados, la cual sirvepara reforzar la ley Federal FERPA. Las leyes estatalespueden complementar las disposiciones de FERPA,pero es necesario que las escuelas cumplan con lasdisposiciones de FERPA para poder seguir recibiendofondos federales de educacin.

La ley FERPA establece que todas las escuelas yentidades locales de educacin deben notificar cadaao a los padres acerca de los derechos que lesconfiere esta ley. Esta notificacin debe informar enforma efectiva a aquellos padres que tengandificultades en la comunicacin, ya sea por serdiscapacitados o porque su idioma materno no es elingls. La notificacin anual sobre los derechosconferidos por la ley FERPA debe explicar que lospadres tienen derecho de inspeccionar y revisar elexpediente y de pedir la rectificacin, si consideranque consta en l algn dato errneo. Los padrestambin tienen el derecho de consentir en ladivulgacin de informacin que pudiera revelar laidentidad del sujeto del expediente, salvo en ciertascircunstancias prescritas por la ley.

Ln casos de padres divorciados, la ley FERPA confiereal padre y a la madre igualdad de acceso a lainformacin sobre el estudiante, sin importar a cul deellos el tribunal le haya encomendado el cuidadopersonal o custodia del hijo o la hija, salvo que se haya

.1 Este documento fue preparado por Pobcy Studies Asxxiates, Inc. bajo contrato del Council ofChief3ut.e Sch Q&xrs. El documento fueimpreso por el Nti Center fbr Educmion Statistics para el Nacional Forwn on Edwurkx Sr.utistics. El Forwn representa a entidades deeducacin de los 50 estados, el Distrito de Columbia, y cinco territorias as como a las asociaciones profesionales y agencias federales que sonusuarios o proveedores de datos relacionados con la educacin. Las opiniones que se expresan en este documento no coincidennecesariamente con la poltica oficial del Departamento de Educacin de los Estados Unidos, y tampoco se debe inferir que constituyen unpronunciamiento oficial sobre el tema. El documento ha sido revisado de acuerdo con las ltimas regulaciones que dan cumplimiento a laSeccin 249 de la ley ZmproMngAmeric~s S&ool.s Act, Federal Register, Vol. 61 (226), jueves 21 de noviembre de 1996, pp. 59291-59298.

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dictado una disposicin judicial o se haya promulgadouna ley que revoque tales derechos. De acuerdo conlo establecido en la ley FERFA, al alcanzar la edad de18 aos, o bien al ingresar en instituciones deenseanza postsecundarias, los estudiantes seconsideran aptos y se les transfieren estos derechos.No obstante, los padres an se reservan el derecho deacceso al expediente acadmico de sus hijos si lossiguen declarando como dependientes para fines deimpuestos.

La ley FERPA defme el contenido delexpediente acadmicoEl expediente acadmico incluye una amplia gama deinformacin acerca del estudiante que la escuela _conserva en alguna forma, como por ejemplo enmanuscrito, imprenta, por medios electrnicos, encinta magnetofonica o de video, pelcula, enmicrofilme y tnicroficha. Esta informacin puedeincluir:

La fecha y el lugar de nacimiento, la direccin delos padres y/o el (la) tutor(a) , y la forma decomunicacin con los padres en casos deemergencia;

Las notas, calikaciones de exmenes, materiasestudiadas,especializacin y actividadesacadmk%, y cartas oficiales respecto a datos delestudian~ en la escuela;

Constancias de educacin especial;

Informes disciplinarios;

Registros mdicos o de salud, creados o recopiladosy mantenidos por la escuela;

Documentacin de asistencia, escuelas a las cualesha asistido el estudiante, materias estudiadas,premios conferidos, y ttulos recibidos;

Informacin personal como por ejemplo, el cdigode identidad del estudiante, el numero de segurosocial, una fotogr&, u otra informacin quefacilite la identificacin o localizacin delestudiante.

No se consideran parte del expediente los apuntesprivados de los profesores y otros funcionarios de laescuela. Tampoco forman parte del expedienteacadmico los registros policiales creados yconservadog por la escuela o la autoridad del distrito.

La parte del expediente acadmico conocida porinformacin de directorio [ directory in.mtion>]incluye los datos personales sobre el estudiante quepueden darse a conocer al publico segn las normassobre archivos acadmicos del sistema escolar. Estainformacin puede incluir el nombre, la direccin, eltelfono del estudiante, y otra informacin que suelefigurar en el anuario de la escuela o en los programasde eventos deportivos. Otros ejemplos deinformacin de directorio son los nombres yfotografias de estudiantes que participan en variasactividades extracurriculares o que han sidogalardonados con premios acadmicos o atlticos,fotografias de los estudiantes, la estatura y el peso delos deportistas.

Las escuelas tienen la obligacin de dar aviso pblicocada ao a los padres para indicarles qu tipo deinformacin se ha designado como informacin dedirectorio. Tras la fecha de notificacin a los padressobre sus derechos de revisin, ellos disponen decierto plazo para pedir que se omita toda o una partede la informacin sobre su hijo que no desean que sedivulgue al pblico sin su consentimiento.

La ley FERPA garantiza a los padres elderecho de revisin y apelacinSi, al revisar el expediente de su hijo, los padresconsideran que un dato es errneo o ambiguo, puedensolicitar modificaciones o correcciones y las escuelas yentidades de educacin tienen la obligacin deresponder con prontitud a estas solicitudes.

Se debe presentar la solicitud por escrito, de acuerdocon los procedimientos establecidos por la entidad ensu notificacin anual sobre cmo ejercer el derecho demodificacin del expediente. Dentro de un plazorazonable, la escuela o entidad debe decidir si lasolicitud de modificacin corresponde a su propiaevaluacin de la veracidad de ese registro. Si sedeniega la solicitud de los padres, se les debe ofrecer laoportunidad de participar en una audiencia. Sidespus de celebrada la audiencia, los padrescontinan en desacuerdo con la informacin, se lespermite incorporar al expediente una explicacin desu objecin. Las disposiciones de la ley FERPA no seaplican a las notas ni a las decisiones acadmicasadoptadas por el personal de la escuela.

Aunque los padres tienen derecho de revisar elexpediente, segn la ley Federal, las escuelas notienen la obligacin de proporcionar copias deinformacin del expediente, a no ser que sta sea lanica manera de darles acceso a los padres alexpediente. La escuela puede cobrar una cantidadrazonable por la reproduccin del expediente, y no sepermite destruir el expediente original si estpendiente una solicitud de acceso.

La ley FERPA restringe la divulgacin delexpediente acadmicoLas entidades locales de educacin y escuelas puedendivulgar informacin del expediente acadmico conprevio consentimiento escrito de los padres, enlimitadas circunstancias prescritas por la ley, 0conforme a lo establecido en las normas de la entidadsobre expedientes acadmicos. Las mismas reglas querestringen la divulgacin de esta informacin seaplican a la informacin archivada por terceros queactan de parte de las escuelas, como por ejemplo lasagencias estatales y locales de educacin, las unidadesadministrativas intermedias, investigadores,psiclogos, o personal mdico empleado o contratadoen su calidad profesional por la escuela.

Si una entidad de educacin o un distrito escolarpermite la divulgacin de informacin del expediente,dicha entidad o distrito tiene la obligacin deespecificar los criterios que se usan para determinarcules funcionarios de la entidad y maestros tienen unlegtimo inters en la educacin del estudiante. Por logeneral, se considera que un funcionario escolar tieneun legtimo inters en la educacin del estudiantecuando para cumplir sus responsabilidadesprofesionales necesita revisar un expedienteacadmico.

Tambin pueden tener acceso al expedienteacadmico, sin el consentimiento previo del padre o lamadre del estudiante, los maestros y funcionariosescolares que trabajan con los estudiantes as como lasescuelas a las cuales los estudiantes estn solicitandoadmisin. Adems, la informacin del expedienteacadmico puede divulgarse a funcionarios estatales olocales para realizar auditoras 0 inspeccionar losarchivos conforme a lo dispuesto en las leyesfederales. Las escuelas tambin pueden divulgarinformacin del expediente acadmico sin elconsentimiento de los padres en cumplimiento de unaorden judicial. En este caso, un funcionario de la

escuela tiene la obligacin de hacer un esfuerzorazonable para notificar al padre o a la madre antes decumplir con la orden judicial, a no ser que la orden sehaya dictado en cumplimiento de una ley y prohba lanotificacin de los padres. En casos de emergencia,los funcionarios de escuela pueden proveerinformacin del expediente acadmico para protegerla salud o la seguridad del estudiante u otras personas.

Se pueden presentar casos en los cuales la escuela o elsistema escolar decide que la participacin enevaluaciones de reglamentos o polticas o proyectos deinvestigacin servira a los intereses mayores delpblico. Si se divulga informacin del expedienteacadmico de estudiantes para tales fines, la escuela oel sistema escolar tienen la obligacin de obtener elconsentimiento previo del padre o de la madre. Elconsentimiento debe estar en forma escrita, firmado yfechado y debe:

l Detallar la informacin que se divulgar;

l Explicar la razn por la cual se divulga estainformacin;

l Identificar los grupos o individuos que recibirnesta informacion.

Por regla general, en el expediente debe quedarconstancia cada vez que se solicita y divulgainformacin, hasta que la escuela o la entidaddestruyan el expediente. Las personas o entidadesajenas a la escuela o la familia del estudiante quereciban informacin del expediente, deben recibirtambin una explicacin escrita sobre las restriccionesaplicables si se pretende volver a divulgar estainformacin.

Disposiciones adicionales de la ley FERPAEn 1994, la Ley de Mejoras en las Escuelas de EstadosUnidos de Amrica [Impting Amekas Schools Act ]modific varios componentes de la ley FERPA,fortaleciendo las garantas de confidencialidad paralos estudiantes y su familia. Estas enmiendas tratanlos siguientes aspectos importantes:

l Los padres tienen derecho de revisar losexpedientes acadmicos de sus hijos mantenidospor entidades de educacin estatales;

l Si una tercera persona indebidamente vuelve a gdivulgar informacin que pudiera revelar laidentidad del sujeto del expediente, esta personano tendr acceso a los expedientes acadmicos porun plazo de cinco aos.

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Se permite intercambiar con funcionarios de otrasinstituciones de educacin toda informacinrelativa a accin disciplinaria tomada en contra delestudiante, sin el consentimiento previo de lospadres;

Las escuelas pueden divulgar expedientes encumplimiento con ciertas rdenes judiciales o de lapolica sin notificar a los padres.

Estados Unidos ofrecen asistencia con relacin a la leyFERPA. Pero antes de ponerse en contacto confuncionarios federales, muchas veces se puede obteneruna respuesta inmediata y directa de los funcionariosestatales o locales de educacin.

Se puede comunicar con la Oficina de Cumplimientocon la Poltica de la Familia [F&y P&cy Corr+lianceOfie] escribiendo o llamando a la direccin o

iPreguntas? Llame al sistema local de escuelas, laagencia estatal de educacin, o la Federal FamilyPolicy Compliance Office [la Direccin Federal deCumplimiento con la Poltica de la Familia].

Los distritos escolares, agencias estatales deeducacin, y el Departamento de Educacin de los

telfono que siguen:

U.S. Department of Education400 Independence Avenue, SWWashington, DC 202024605(202) 260-3887

NCES 97-949

United States Department of EducationOffice of Educational Research and Improvement

Washington, DC 202084651

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