Expedientes Académicos

2013-14

Acceso a la aplicación A Través de la página de hezkuntza:

www.hezkuntza.net

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acceso a aplicaciones.

Navegador recomendado:

Mozilla Firefox lo más actualizado posible.

Identificarse

Se clica enlace:

Haga click aquí para identificarse mediante usuario y contraseña.

E introducimos nuestro usuario XLNET. Suele ser un usuario de 8 dígitos que mezcla nombre y apellido.

Si no sabemos nuestro usuario:

Centro público: El director puede consultarlo en la aplicación de administración delegada.

Centro concertado: Llamar al CAU.

Si conocemos el usuario, pero no recordamos la contraseña, solicitar a través del formulario.

Se clica el icono a la derecha de:

Solo las siguientes aplicaciones

Permisos

Si tenemos usuario, pero al acceder no nos aparece a la izquierda la aplicación de:

“Expedientes Académicos”, es porque nos falta permiso para esa aplicación, en caso de ser concertado solicitar a:

Al acceder a Expedientes Veremos tres columnas:

Alumnos/ Carga Expedientes Académicos/ Expedientes Académicos

Columna 1: Alumnos Registro alumnos:

- Nos aparecerá un buscador de alumnos, donde podemos poner distintos filtros de búsqueda: nombre, nivel, curso académico....

-Lo que hace este apartado es mostrar los datos básicos de Matrícula, sin necesidad de salir de expedientes académicos para ir a matricula.

- Si algún dato personal es erróneo puede modificarse desde aquí.

Columna 1: Alumnos Resultados de registro alumnos

● 6 Opciones del submenú: ● Datos personales: Seleccionando el alumno y clicando esta opción podrás visualizar y editar sus datos de matrícula.

● Descarga Excel: Se podrá descargar un excel con los datos que están en pantalla.

● Exportar: generará un excel con los datos (personales, domicilios, relaciones) de cada uno de los alumnos seleccionados, para la exportación a otros sistemas. Se recomienda emplear la exportación de gestión académica.

● Informe de verificación de datos: Para corregir y/o complementar los datos personales del alumnado matriculado. Ver modelo. Imprimir-entregar al alumno- indica modificaciones en la zona color salmón- y subsanar en el aplicativo.

● Certificado euskera nuevo: Para alumnos que NO estén en el sistema. (*)

● Certificado euskera alumno: Para alumnos que SI estén en el sistema. Ver modelo.

– (Para la correcta visualización de los documentos excel se deben tener los Macros con seguridad baja) Ver Instrucciones:

– En Excel 2007

– En Excel 2010

(*) matriculados en gestión académica V56. Se ha detectado que si no hay ningún alumno en resultados da error al generar el C.E.Nuevo, con que haya un alumno cualquiera en resultados ya se genera correctamente.

Columna 2: Carga Expedientes Académicos

● 2 opciones: manual y automática. ● OBJETIVO: Completar los datos del expediente académico del nivel que actualmente cursa el alumno

● Carga Manual: ● ¿En qué casos y para qué se empleará? ● A) NO hemos cerrado actas 12-13, y NO tenemos una aplicación externa que generé un fichero adaptado: haremos toda la

carga a través de esta opción.

● B) Sí cerramos actas 12-13, y NO tenemos una aplicación externa: usaremos esta opción únicamente para completar las notas anteriores al curso 12-13 que correspondan en cada caso.

● C) NO hemos cerrado actas 12-13, y Sí tenemos una aplicación externa, que generé un fichero adaptado, pero preferimos hacer toda la carga a través de esta opción, en lugar de la carga automática.

● D) SÍ hemos cerrado actas 12-13, y Sí tenemos una aplicación externa, que generé un fichero adaptado, pero preferimos completar las notas anteriores al curso 12-13 que correspondan en cada caso. a través de esta opción, en lugar de la carga automática.

● E) Si cerramos algunas actas y otras no en el curso 12-13, desde inspección nos dieron la opción de que:

– La carga no se efectuase desde calificaciones y faltas de asistencia a expedientes académicos hasta el curso 13-14: podremos hacer toda la carga de forma manual o automática.

– Que la carga desde calificaciones y faltas de asistencia fuera desde el curso 12-13: podremos hacer la carga hasta el curso 12-13 de forma manual o automática pero desde el curso 12-13, éste incluido, se cargará desde notas y faltas, por tanto, si faltan notas se deberán corregir desde Calificaciones y faltas de asistencia.

● F) Nos permite consultar, revisar, editar y modificar los datos cargados a través de carga automática.

Columna 2: Carga Manual

● Buscador alumnos actualmente matriculados: Introducir filtros deseados, por ejemplo: plan/nivel/especialidad/ curso y buscar.

● Opciones del submenú: 1) Leyenda: si colocamos el ratón encima nos indica los estados en que puede encontrarse un expediente:

2) Expedientes académicos: selección individual o grupal. Detalle en diapositiva siguiente.

3) Datos personales: Permite ver y editar los datos personales del alumno seleccionado.

4) Imprimir: Nos genera un Listado con los expedientes que tengamos en resultados indicando su estado (por nivel y alumno). Ver modelo.

Columna 2: Carga Manual Seleccionamos al alumno y clicamos expedientes académicos:

Nos aparecerá una pantalla dividida en 3 apartados principales:

Niveles, cursos y calificaciones:

1º introducir nivel: Plan loe/logse

Nivel: primaria/ secundaria...

Y fecha de apertura de expediente

2º introducimos los cursos ya cursados.

Nuevo: seleccionamos si en dicho curso estaba en la CAE, en

otra comunidad o en el extranjero.

Si pertenecía a la CAE se hará una “escritura sensitiva”

comenzamos a escribir y seleccionamos. En el resto de los

casos una escritura ordinaria.

Seleccionamos curso académico/ciclo/curso/ y fecha promoción.

La fecha de promoción no es un campo obligatorio.

En los cursos que NO generan acta nos impedirá introducir

calificaciones, pero podemos dar de alta el curso.

En los cursos que generan acta , seleccionaremos el curso y a la

derecha introduciremos las calificaciones.

3º En calificaciones: introducir dando a Nuevo.

Seleccionamos materia, si tiene ACI o refuerzo (si no se deja en

blanco) y la calificación. Para guardar: ENTER

Nuevo para introducir la siguiente.

Clicando en la lupa también podremos ver y editar los datos del alumno en matrícula.

Estas flechas sirven para pasar de un expediente a otro en caso de selección múltiple

Calificaciones: Especiales: CO: Convalidado. EX: exento. NE: No evaluado. NP: no presentado. RE: renuncia. AP: apto. NA: No apto. A la derecha de las calificaciones tendremos la pestañita de medidas: Sirve para completar, si se quiere, la información del ACI , o bien indicar otros refuerzos educativos o flexibilizaciones. A la derecha de la pestaña curso podrán incluirse observaciones y diligencias propias del expediente. Prestar atención al tipo de asignatura al seleccionarla: Pendientes: una P delante Optativas: OPT Optativa Autorizadas a centro: AUT Común: COM Etc.

Columna 2: Carga Manual

Columna 2: Carga Automática

¿ En qué casos y para qué se empleará? A) No hemos cerrado actas 12-13, y sí tenemos una aplicación externa que generé un fichero adaptado, queremos hacer toda la carga a

través de esta opción.

B) Si hemos cerrado actas 12-13 y sí tenemos una aplicación externa que generé un fichero adaptado, queremos completar las notas anteriores al curso 12-13, que correspondan en cada caso, a través de esta opción.

Pasos a seguir: 1. Contactaremos con la empresa privada de nuestra aplicación externa para que nos indiquen como extraer el fichero para la carga automática en Expedientes Académicos del Gobierno Vasco.

2. Una vez tengamos el fichero o los ficheros generados iremos a carga automática: daremos a examinar-seleccionamos el fichero y clicaremos subir fichero de expedientes. (El proceso puede durar unos pocos minutos u horas, en función de la cantidad de información: se puede cerrar el aplicativo y apagar el ordenador, el proceso de carga continuará )

3. Para ver los posibles errores: clicar sobre descarga de errores.

* Si tenemos actas 12-13 cerradas y se carga fichero que incluye además de cursos previos datos del 12-13: no hay ningún problema, el centro tendrá activa la carga automática o manual hasta el curso 2011-12 los datos del 12-13 serán ignorados.

•* Si se suben varios ficheros: no se borra lo que ya está, pero si se sobrescribe si es coincidente.

• IMPORTANTE: REVISAR TODOS LOS DATOS QUE SE HAN CARGADO AUTOMATICAMENTE. ESTO LO PODREMOS HACER DESDE CARGA MANUAL.

Columna 3: Mantenimiento

Expedientes académicos 2 opciones: Mantenimiento y Consulta e impresión. Objetivo: Tener una visión completa del historial académico del alumno

Buscador alumnos actualmente matriculados en nuestro centro

Introducir filtros deseados, por ejemplo: nombre y buscar.

En resultados tendremos dos opciones en el submenu:

Expedientes Académicos y datos personales Datos personales:

- Al igual que en registro de usuarios y carga manual, sirve para consultar o editar los datos personales del alumno.

Expedientes académicos:

- Seleccionando al alumnos o alumnos y clicando expedientes académicos veremos el expediente del alumno tanto lo cargado por carga manual y automática como lo datos de las actas cerradas 12-13 y lo del curso actual desde las actas cerradas de 13-14.

- Desde este apartado podremos editar, borrar y dar de alta las notas cargadas desde el aplicativo de Expedientes académicos. No las cargadas desde actas cerradas, esas quedarán bloqueadas.

- Pero no se pueden dar de alta cursos, ni borrar niveles. Salvo para introducir cursos que el alumnado haya cursado en el extranjero o en otra comunidad.

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Columna 3: Mantenimiento E incluye, en función del nivel, la opción de extraer el historial, el certificados parcial y el certificado final SIN VALIDEZ ACADÉMICA

para gestión interna del centro.

● Historial de primaria, eso y bachiller.

● Certificado final/parcial de FP

● Los centros concertados tendrán disponibles los informes de los alumnos de bachiller y FP hasta el próximo curso académico una vez finalicen la etapa.

Columna 3:Consulta e impresión Consulta e impresión: ● Objetivo: Emisión e impresión de historiales/certificados para entregar al alumno.

● Buscador alumno.

● Opciones del submenú : Ver/ Certificado euskera nuevo/ Certificado euskera.

● Centros concertados:

● Primaria: Historial de primaria, con validez académica, de alumnos actualmente matriculados o de aquellos que terminaron la etapa en su centro.

● Secundaria: Historial de secundaria, con validez académica, de alumnos actualmente matriculados o de aquellos que terminaron la etapa en su centro.

● Bachiller: El alumno debe ir al centro público adscrito a solicitar el historial de bachiller con validez académica.(centro adscrito al centro donde terminó bachiller)

● FP: El alumno debe ir al centro público adscrito a solicitar el certificado parcial o final con validez académica. (centro adscrito al centro donde termino FP o si aun lo está cursando a donde este actualmente)

● Centros públicos:

● Primaria: Historial de primaria, con validez académica, de alumnos actualmente matriculados o de aquellos que terminaron la etapa en su centro.

● Secundaria: Historial de secundaria, con validez académica, de alumnos actualmente matriculados o de aquellos que terminaron la etapa en su centro.

● Bachiller: Historial de bachiller, con validez académica, tanto de alumnos actualmente matriculados, como los que terminaron la etapa, en su centro o en concertados adscritos,

● FP: Certificado parcial o final de FP, con validez académica, tanto de alumnos actualmente matriculados como de los que terminaron la etapa, en su centro o en concertados adscritos.

Gracias por su atención

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Cau de Educación: 901101132 ( opción 1)

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