Control de expedientes 123doc
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD YACAMBU GERENCIA MENCION SISTEMAS DE INFORMACION CATEDRA DE ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS SISTEMA DE AUTOMATIZACION DE REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO DE CREDITO DEL BANCO LATINOAMERICANO DE DESARROLLO (B.L.D - 2014) Profesor: Lic. Jesús Contreras G Alumno: Ymanol Caires V-6.321.499 JULIO, 2014 CARACAS – VENEZUELA
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBU
GERENCIA MENCION SISTEMAS DE INFORMACION
CATEDRA DE ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
SISTEMA DE AUTOMATIZACION DE REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO DE CREDITO
DEL BANCO LATINOAMERICANO DE DESARROLLO (B.L.D - 2014)
Profesor: Lic. Jesús Contreras G Alumno: Ymanol Caires
V-6.321.499
JULIO, 2014 CARACAS – VENEZUELA
INDICE PPRESUMEN IINTRODUCCION IICAPITULO I 1PROBLEMA DE INVESTIGACION 1
Planteamiento del Problema 1Formulación del Problema 3Objetivos de la Investigación 3
Objetivo General 3Objetivo Específicos 3Justificación 4
CAPITULO II 5MARCO TEORICO 5
Antecedentes 5CAPITULO III 7MARCO METODOLOGICO 7
Tipo de Investigación 7Diseño de la Investigación 7Entrevista 8Modelo Cascada 8
Ingeniería y Análisis de Sistema 8Análisis de los Requerimientos del Software 8Diseño 8Modelo UML 9Codificación 9Prueba 9Mantenimiento 9
Herramientas Gerenciales 9Microsoft Project 9Balanced Scorecard 9
CAPITULO IV 11SISTEMA ACTUAL 11
Descripción del Sistema Actual 11Diagrama de Caso de Uso del Sistema Actual 11
CAPITULO V 13SISTEMA PROPUESTO 13
Descripción del Sistema Propuesto 13Metodología, Análisis y Diseño del Sisterma 13
Metodología 13Modelo de Objetos 13Modelo de Caso de Uso utilizado en el proyecto 14Modelo de Clases 15Modelo UML 15Tabla y Glosario de Datos 16Manual de Uso y Pantallas 17
Acceso al Sistema 17Panel de Control 18Módulos 18Módulo de Registro de Empleado 19Módulo de Registro de Expediente 20Módulo de Control Ubicación y Préstamo 22
CONCLUSIONES 25Conclusiones 25Bibliografía 26
INDICE DE GRAFICOS Y TABLAS
PPCAPITULO IV 11Diagrama de Caso de Uso del Sistema Actual 11
Gráfico 1. Caso de Uso Registro y Ubicación de Expediente 11Gráfico 2. Caso de Uso Solicitud de Expediente 12Gráfico 3. Caso de Uso Devolución de Expediente 12Gráfico 4. Cado de Uso Perdida de Expediente 12
CAPITULO V 13Modelo de Caso Utilizado en el Proyecto 14
Gráfico 5. Caso de Uso Registro y Ubicación de Expediente 14Gráfico 6. Caso de Uso Solicitud de Expediente 14Gráfico 7. Caso de Uso Devolución de Expediente 14
Modelo de Clase 15Gráfico 8. Modelo UML Clase 15Gráfico 9. Modelo UML Clase – Relación 15
Tabla y Glosario de Datos 16Tabla 1. Tabla y Glosario de Datos 16
ANEXO 27Grafico 10. Balanced Scoredcard Dirección de Análisis de Crédito 27Grafico 11. Diagrama de Gantt 27
I
RESUMEN
Banco Latinoamericano de Desarrollo (B.L.D), que tiene como objetivo el
otorgamiento de créditos, o cualquier otra facilidad, así como ofrecer planes de
ahorro mediante cuentas bancarias.
Dentro de sus instalaciones se encuentra el archivo de crédito, el cual tiene la
necesidad de registrar y controlar la ubicación de los expedientes y el préstamo de
los mismos, se ha solicitado la implantación de un sistema automatizado que
optimice las operaciones de este ente.
El objetivo general de este trabajo fue implementar un sistema automatizado
para el registro y control de los préstamos de expedientes. El objetivo general y los
objetivos específicos se lograron alcanzar, en vista de que se implanto
satisfactoriamente la aplicación para el Departamento de Archivo de Crédito. Este
trabajo estuvo enmarcado por un proyecto factible con un diseño de campo y con
el apoyo de UML como herramienta de modelado y la herramienta de gestión
denominada Balaced Scorecard.
II
INTRODUCCION
Según Senn (1922) “un sistema de información es un conjunto de elementos
que nos permiten llevar de manera automatizada un grupo de datos que se
relacionan entre sí de manera masiva, rápida y efectiva haciendo uso de las
tecnologías de información· (Pág 10).
Los sistemas de información. Forman parte esencial de cualquier compañía de
mediano y gran tamaño en nuestros días, en los que el volumen de clientes hace
imposible llevar un sistema de control manual en cualquier departamento de la
empresa, ya que la cantidad de información disponible solo en papel y relacionada
entre si satura los departamentos en cuanto a espacio de almacenaje, control y
seguimiento de la misma.
Las corporaciones han optado por migrar progresivamente todos y cada uno de
sus sistemas manuales a sistemas automatizados que permiten el almacenaje,
control y visualización digital de la data a nivel masivo, así como la generación de
diversos reportes y estadísticas que permuten la toma de decisiones en diversos
ámbitos laborables y de negocios para el mejoramiento de los procesos internos,
optimizando así el rendimiento de la empresa aumentando las ganancias
económicas.
Banco Latinoamericano de Desarrollo es una institución que se encarga del
otorgamiento de créditos, o cualquier otra facilidad, así como ofrecer planes de
ahorro mediante cuentas bancarias. Dentro de sus instalaciones cuenta con el
Departamento de Archivo de Crédito donde tiene precisión de ubicar cada
expediente de crédito de los clientes ya sean clientes naturales o clientes jurídicos,
sim embargo, se presentan deficiencias, debido a que sus procedimientos en el
archivo de crédito son llevados de forma manual, originándose un alto volumen de
III
expedientes a su cargo, lo cual a su vez genera un colapso organizacional, en el
área.
Por consiguiente este trabajo proporciona material de gran beneficio para el
lector y principalmente para los usuarios que deseen emplear una herramienta
administrativa que disminuya costos para la Institución, manteniendo y manejando
información actualizada de interés para la Institución.
El propósito de este trabajo fue automatizar el proceso de registro y control de
préstamos de expedientes en el archivo del Departamento de Crédito de la
Institución Banco Latinoamericano de Desarrollo.
Este trabajo está estructurado en cinco (5) Capítulos, cuyo contenido de se
describe a continuación.
El Capítulo I presenta el planteamiento del problema, en este capítulo presente
el análisis del problema objeto de estudio del proyecto, y se estructura por la
formulación del problema, justificación y objetivos.
El Capítulo II comprende el marco teórico, incluye los antecedentes del trabajo.
El Capítulo III se refiere al marco metodológico, la muestra de estudio, los
instrumentos para obtener los datos de la investigación, así como metodología.
El Capítulo IV explica la descripción del sistema actual, es decir como se lleva
a cabo los procesos funcionales del Departamento de Archivo de Crédito y el
diagrama de caso de uso del sistema actual.
El Capítulo V se diseña y de desarrolla la propuesta, es decir se describe y se
explica con detalles, el sistema a implementar para dar soluciones a la
problemática planteada.
IV
Para finalizar se presentan las conclusiones obtenidas al término de la
investigación
1
CAPITULO I
PROBLEMA DE INVESTIGACION
Planteamiento del Problema
A medida que pasa el tiempo las empresas invierten tiempo, dinero y recurso
humano para planificar y coordinar cualquier tipo de proceso administrativo que se
lleve a cabo. La sociedad venezolana actual está adaptándose rápidamente al
crecimiento de la tecnología y a la automatización de procesos que esto implica,
dejando atrás el uso del recurso humano para la mayoría de los procesos, ganado
así tiempo, dinero, optimización de dicho recurso y mayor confiabilidad en las
operaciones.
Banco Latinoamericano de Desarrollo (B.L.D), que tiene como objetivo el
otorgamiento de créditos, o cualquier otra facilidad, así como ofrecer planes de
ahorro mediante cuentas bancarias. Dentro de su organigrama cuenta con el
Departamento de Archivo de Crédito, el cual tiene la necesidad de controlar la
ubicación y préstamo de los expedientes de cada una de las empresas o personas
naturales que mantienen un préstamo con la Institución.
Dentro del proceso que lleva a cabo el Departamento de archivo de crédito se
encuentra en resguardo y estado los expedientes de crédito de la Institución, el
préstamo de los mismos a diferentes departamentos de la Institución que trabajan
con los mismos.
El propósito de este departamento es asegurar el registro de todos los
expedientes de crédito que ingresan al archivo y el control de los mismos, así
como su ubicación.
En la actualidad, las actividades que efectúa el archivo del Departamento de
Crédito, se ven acumuladas debido al procedimiento llevado de manera manual,
2
generándose un alto volumen de expedientes a su cargo, esto trae como
consecuencia que los procesos de trabajo procesados en forma manual se vena
afectados como por ejemplos: la búsqueda y préstamo de los expedientes,
actualización de documentos, copias, etc.
Los expedientes de la empresas no se encuentran registrados en un sistema,
por lo que hay que recurrir al único recursos existente, carpetas que contienen la
información de ubicación y prestamos de los mismos.
Ejecutar todos los procedimientos de una forma manual, almacenando la
información únicamente de forma física en hojas organizadas por carpetas
numeradas, invierten una cantidad de tiempo considerable en ubicar y ordenar la
información requerida.
Tomando en consideración la problemática antes descrita, se plantea un
sistema para atender, usando la herramienta ofimática denominada Access 2010,
ya que la Institución cuenta con esta herramienta para desarrollar el registro y
control de préstamo de expedientes en el Archivo del Departamento de Crédito de
la Institución Banco Latinoamericano de Desarrollo.
El propósito es asegurar el cumplimiento oportuno de la entrega de la
información para la toma de decisiones, con la finalidad de mantener registros
actualizados, de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos por
el Archivo de Departamento de Crédito (B.L.D).
El sistema presentará como fortaleza que sus actividades ya no serán
realizadas de forma manual, las oportunidades de almacenamiento de registro de
los expedientes, ofrece como ventajas realizar consultas automatizadas cuando se
requiere acceder al mismo.
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Formulación del Problema
El planteamiento del problema es un proceso de división conceptual que
consiste en fijar la idea principal, los supuestos básicos en que se fundamenta la
argumentación inicial en relación con el problema planteado, los supuestos
accesorios y accidentales que van surgiendo al usar la lógica para precisar el
razonamiento por lo anteriormente expuesto de plantea la siguiente interrogante.
¿Qué requerimientos, normas, procedimientos, actividades y tecnología se
deben considerar en un sistema automatizado para el registro y control de
préstamos de expedientes en el archivo del departamento de crédito de la
Institución Banco Latinoamericano de Desarrollo (B.L.D)?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Desarrollar un sistema automatizado para optimizar el registro y control de
préstamo de expedientes en el archivo del Departamento de Crédito en la
Institución Banco Latinoamericano de Desarrollo (B.L.D).
Objetivos Específicos
Determinar los requerimientos técnicos y administrativos de los entes
involucrados en el proceso de la aplicación del sistema automatizado para el
registro y control del Archivo del Departamento de Crédito.
Analizar, diseñar y desarrollar módulos, que serán el resultado de la
automatización de procesos que se realizan actualmente de manera manual.
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Normalizar y mejorar la base de datos actual (manual). Así como migrarla a
una nueva estructura bajo Microsoft Access 2010, para que posea una mejor
administración de datos.
Documentar el sistema de tal manera que esté orientado tanto para
administradores del sistema, como para el personal de la Institución.
Justificación
Se justifica en la importancia del avance en la automatización del registro y
control de préstamo de expedientes en el Archivo del Departamento de Crédito,
debido a que la compañía realiza el proceso manual, que con el sistema propuesto
puede realizarse de forma automatizada, ahorrando tiempo en la planificación de
logística, horas hombre así como del recurso económico.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes
Tomando en consideración, la definición del planteamiento del problema y
precisados los objetivos generales y específicos que determinan los fines de este
trabajo, fue necesario establecer los aspectos teóricos que sustentas esta
investigación.
Este trabajo hace referencia a diversos antecedentes que suministraron
aportes de información y orientación acerca del sistema de registro y control, así
como la necesidad de automatizar los procesos manuales de determinada
compañía, organismo o institución a continuación se muestran diversos
antecedentes.
Pérez M Johnnie., Pérez M José (2005) “Sistema Automatizado para el Control
de los Procesos Operacionales de la Biblioteca de la Universidad Nueva Esparta”.
Este trabajo se enfoca en la automatización del préstamo de libros, tesis, folletos y
computadores de la Biblioteca de la Universidad Nueva Esparta planteando una
solución con interface web.
Aporte: Este trabajo aporta un conocimiento automatizado del proceso de
préstamo de información físico, mediante una interfaz web.
Mora Veruska (2007), “Sistema Automatizado para el Control de Asistencia de
los funcionarios de cada Departamento de la Onidex”, en resumen el proyecto se
basa en crear un Sistema Automatizado de Información que permita de manera
rápida y eficaz llevar el control de acceso de cada uno de los empleados de la
ONIDEX.
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Aporte: Este trabajo se toma como antecedente ya que el mismo al presentar
una estructura de control de entrada y salida sirviendo al objetivo planteado como
modelo para la estructura del presente trabajo.
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CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Balestrini, (2006) expresa que el marco metodológico “esta referido al conjunto de
procedimientos lógicos, tecno-operacionales implícitos en todo proceso de
investigación, con el objeto de ponerlo de manifiesto y sistematizarlos.
Por consiguiente el Marco Metodológico se incorporó como la instancia referida a
las técnicas, procedimientos y métodos que son anexados con la finalidad de que
acompañe una investigación que demuestre su factibilidad o posibilidad de
realización.
Tipo de Investigación
De acuerdo al problema referido al trabajo ha sido aclarado en su complejidad,
se procedió a delimitar el tipo de estudio, se inició los objetivos propuestos. Se
enmarcó el tipo de proyecto en la modalidad de factible, sustentado en un modelo
operativo factible, orientado a resolver un problema planteado o a satisfacer
necesidades en la institución.
En tal sentido los proyectos factibles, están orientados a la solución de
problemas o la satisfacción de sus necesidades dentro de una organización, la
necesidad de solventar los problemas administrativos en el Archivo del
Departamento de Crédito.
Diseño de la Investigación
Este trabajo es de tipo documental, el cual permitió el estudio del problema con
el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo
8
principalmente, en documentos, trabajos previos pertenecientes al archivo del
departamento de crédito.
En segundo lugar la investigación de campo facilitó la obtención de la
información en el contexto donde se enfocó el problema de estudio, es decir. Así
mismo esta forma de investigación permitió conocer los requerimientos
funcionales exigidos por el personal responsable de los procesos antes señalados
con respecto al Sistema Automatizado planteado en este trabajo y determinar los
requerimientos técnicos para su desarrollo y pruebas de funcionamiento.
Entrevista
La entrevista esta dirigida al Archivo del Departamento de Crédito de la
Institución Banco Latinoamericano de Desarrollo (B.L.D), los cuales fueron
seleccionados como muestra representativa de la población, para tal fin, aflorando
la información necesaria para el desarrollo del trabajo.
Modelo de Cascada
Ingeniería y Análisis del Sistema: Establecimiento de los requisitos de todos
los elementos del sistema una vez realizada la entrevista procediéndose a la
asignación de los subconjuntos de estos requisitos al software.
Análisis de los requisitos del software: Se procedió a la recopilación de los
requisitos centrándonos en comprender el ámbito de la información, así como la
función, el rendimiento y las interfaces requeridas, por parte de los usuario.
Diseño: En esta etapa se trabajó en la estructura de los datos, la arquitectura
del software, el detalle procedimental y la caracterización de la interfaz asi como
las presentaciones de las pantallas.
9
Modelo UML: Se implementó como necesidad un lenguaje que fuese gráfico,
a fin de especificar y documentar un sistema de software, de un modo estándar
incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de interfaces y funciones
del sistema, para ello se desarrolló los diagramas de uso y casos a través del
Modelado UML.
Codificación: En esta etapa el diseño se tradujo en una forma legible las
tablas y variables, para la base de datos, las cuales serán bajo Microsoft Access y
programación VBA.
Prueba: La prueba se centró en la lógica interna del software, y en las
funciones externas, realizando pruebas que aseguren que la entrada definida
produce los resultados que realmente se requieren sobre los formularios,
consultas e informes requeridos por los usuarios.
Mantenimiento: El software sufrirá cambios después de que se entrega al
cliente. Los cambios ocurrirán debido a que hayan encontrado errores, a que el
software deba adaptarse a cambios del entorno externo, o debido a que el cliente
requiera ampliaciones funcionales o del rendimiento.
Herramientas Gerenciales
Microsoft Project: Se utilizó la herramienta ofimática de administración de
proyectos desarrollado project 2010 el cual está diseñado para asistir en la
administración de este proyecto en cuanto al desarrollo de los procesos, planes,
asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso de proyecto del
Sistema Automatizado de registro y control de Expedientes de Crédito.
Balanced Scorecard: Como objetivo de la Dirección de Análisis de Crédito
incluyeron dentro del Balanced Scorecard el Diseño, Desarrollo e Implementación
del Sistema Automatizado de Registro y Control de Expedientes de Crédito para el
10
2do semestre 2014, el cual tiene un valor del 20% y se encuentra enmarcado
dentro de la perspectivas de innovación y mejoras.
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CAPITULO IV
SISTEMA ACTUAL
Descripción del Sistema Actual
En la actualidad las actividades en el Archivo del Departamento de Crédito se
ven acumuladas debido al procedimiento llevado de manera manual, esto trae
como consecuencia que los procesos se vean afectados por el colapso
organizacional como por ejemplo la búsqueda y préstamo de expedientes.
Las operaciones en el Departamento se realizan de la siguiente manera: A)
cuando el expediente se ingresa por 1ra vez, se chequea el mismo y el mismo es
registrado de forma manual y se ubica el expediente en un lugar en el archivo. B)
cuando un empleado solicita el expediente, lo solicita vía correo y busca el mismo
al archivo, el usuario de archivo ubica el expediente en la hoja de datos, coloca la
fecha de préstamo y la fecha de entrega del mismo. C) El empleado puede llevar
el expediente al final de la fecha del préstamo o ser llamado por el área de archivo
para su devolución, pero esto depende si el empleado se acuerda de devolver el
mismo, y archivo se acuerda de solicitar el mismo o lo solicita por que otro
empleado solicito el mismo expediente. Por lo que su puede observar es muy
compleja la operativa.
Diagrama de Caso de Uso del Sistema Actual
Grafico 1. Diagrama de Caso de Uso registro y ubicación de expedientes
12
Grafico 2. Diagrama de Caso de Uso solicitud de expedientes
Grafico 3. Diagrama de Caso de Uso devolución de expedientes
Grafico 4. Diagrama de Caso de Uso perdida de expedientes
13
CAPITULO V
SISTEMA PROPUESTO
Descripción del Sistema Propuesto
La aplicación a desarrollar tiene el propósito de automatizar los procesos
relativos al registro y préstamo de los expedientes de crédito que originalmente se
procesan de forma manual. De esta forma se logran mantener los expedientes
dentro de una base de datos con el control de la ubicación de los mismos y por lo
tanto un acceso mucho más rápido a la información requerida en el momento
preciso.
El sistema desarrollado tiene como fin facilitar a los empleados de la empresa
Banco Latinoamericano de Desarrollo, el cumplimiento oportuno e la entrega de la
información, con la finalidad de mantener los registros actualizados, de acuerdo a
las normas y procedimientos establecidos por el Departamento de Archivo de
Crédito.
Metodología, Análisis y Diseño del Sistema
Metodología: Modelo en Cascada.
Modelo de Objetos.
El Modelo de Objetos utiliza un Diagrama de Configuración de Clases (DCC)
para definir y mostrar la estructura y comportamiento de todas las clases
identificadas en el dominio del problema, así como sus relaciones. El DCC es un
modelo semántico extendido.
Una clase se representa gráficamente como una caja dividida en tres áreas:
Nombre: contiene la declaración del nombre de la clase.
14
Atributo: contiene la definición de los atributos que representan el estado de
los objetos de la clase. Los atributos podrán ser constantes, variables y derivados.
Método u Operaciones: contiene la declaración de los servicios de la clase.
Cada servicio se declara especificando su nombre y argumentos (con sus tipos
respectivos). Se distinguirá (gráficamente) entre los eventos de creación, borrado
y los eventos compartidos con otras clases.
Modelo de Casos de Uso utilizado en el proyecto
Grafico 5. Diagrama de Caso de Uso registro y ubicación de expedientes
Grafico 6. Diagrama de Caso de Uso solicitud de expedientes
Grafico 7. Diagrama de Caso de Uso devolución de expedientes
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Modelo de Clases
Grafico 8. Modelo UML Clases
Modelo UML
Grafico 9. Modelo UML Clases Relación
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Tablas y Glosario de Datos
TABLA EMPLEADO
Campo Descripción Longitud Tipo
No. Carnet Id del empleado 8 Entero
Nombre Nombre del Empleado 10 Carácter
Apellido Apellido del Empleado 10 Carácter
Departamento Departamento donde Labora el Empleado 12 Búsqueda
Extensión Número de Teléfono 4 Numérico
E‐mail Correo Electrónico del Empleado 18 Carácter
TABLA DE EXPEDIENTES
Campo Descripción Longitud Tipo
No. Expediente Id del Expediente 9 Entero
Rif o Cedula Cedula o Rif del cliente 9 Entero
Nombre Nombre del Cliente 15 Carácter
Sector Económico Actividad Económica 15 Búsqueda
Banca Banca a la cual está asociado el cliente 10 Búsqueda
Ubicación‐Archivo Ubicación del Expediente en el Archivo 11 Búsqueda
TABLA BANCA
Campo Descripción Longitud Tipo
Banca Banca a la cual está asociado el cliente 10 Búsqueda
TABLA SECTOR ECONOMICO
Campo Descripción Longitud Tipo
Sector Económico Actividad Económica 15 Búsqueda
TABLA DEPARTAMENTO
Campo Descripción Longitud Tipo
Departamento Departamento donde pertenece el empleado 15 Búsqueda
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TABLA ACCESO
Campo Descripción Longitud Tipo
Clave Clave de Usuario 6 Alfanumérico
TABLA CONTROL Y PRESTAMO
Campo Descripción Longitud Tipo
No. Expediente Id del Expediente 9 Entero
No. Carnet Id del empleado 8 Entero
Fecha Préstamo Expediente Fecha donde el Empleado Solicita el Expediente en Préstamo
10 Fecha
Fecha Devolución Expediente Fecha donde el Empleado debe Devolver el Expediente en Situación de Préstamo
10 Fecha
Alerta Devolución Expediente Empleado con Excedente de días de Préstamo
n/a VBA
Tabla 1. Tabla y Glosario de Datos
Manual de Procedimiento y Pantallas
Acceso al Sistema Doble click en el archivo conrol123.accdb
18
Introducir la clave de acceso al panel de control la clave es 270668 y click en
botón acceder, de introducir una clave errada automáticamente saldrá del sistema.
Panel de Control
Una vez en la pantalla de panel de control, el usuario podrá acceder a los
diferentes módulos de dicho panel como se muestra en la pantalla.
Módulos
Los módulos no varían en características entre uno u otro los módulos que
haremos hincapié en los módulos de registro de expediente, registro de empleado,
control de ubicación y préstamo de expedientes
19
Módulo de Registro de Empleado
El usuario deberá de registrar al empleado como se indica, click en agregar
empleado e introducir el No. De carnet, así como el Nombre, Apellido,
Departamento, Extensión del Empleado y el E-mail de empleado, una vez
introducido los datos click en el botón de guardar empleado.
Si el usuario quiere buscar el empleado deberá sombrear la casilla del No. De
Carnet y click en el botón buscar empleado colocar el No de Carnet del empleado
y aceptar, adicionalmente si el usuario quiere ver los empleados registrados debe
de dar click al botón abrir informe y podrá ver todos los empleados registrados
como se muestra a continuación.
20
Si el usuario quiere eliminar un empelado, debe de sombrear la casilla de No.
De Carnet y colocar el No. De Carnet más click y click en el botón eliminar o
sombrear la casilla de No. De Carnet click en el botón buscar y luego click en
eliminar empelado.
Para salir del formulario click en el botón salir.
Módulo de Registro de Expediente
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El usuario deberá de registrar el expediente como se indica, click en agregar
expediente e introducir Nombre del Cliente, Rif o Cedula, Banca, Sector, Ubicación
de empleado, una vez introducido los datos click en el botón de guardar
expediente.
Si el usuario quiere buscar el expediente deberá sombrear la casilla del No. De
Carnet y click en el botón buscar empleado colocar el Número de Rif o Cedula del
expediente y aceptar, adicionalmente si el usuario quiere ver los expedientes
registrados debe de dar click al botón abrir informe y podrá ver todos los
empleados registrados como se muestra a continuación.
Si el usuario quiere eliminar un expediente, debe de sombrear la casilla de
Número de Rif o Cedula y colocar el Número de Rif o Cedula más enter y click en
el botón eliminar o sombrear la casilla de Número de Rif o Cedula click en el botón
buscar y luego click en eliminar expediente.
Para salir del formulario click en el botón salir.
22
Módulo de control de ubicación y préstamo de expedientes
Una vez en este módulo el usuario podrá verificar si el expediente se encuentra
prestado, para esto se ubica en la Casilla Número de Expediente la sombrean
click en el botón buscar y colocar el número de expediente y aceptar, si el mismo
se encuentra prestado deberá indicar el empleado quien tiene el mismo en el Sub-
Formulario Empleado, de no estar prestado no aparece el empleado.
Para registrar un préstamo debe de dar click en agregar préstamo y colocar el
número de expediente y numero de carnet, al colocar estos datos debería de salir
que tanto el expediente como el empleado se encuentran registrados de los
contrario deberá de registrarlos en el módulo de expedientes o en el de
empleados, luego colocar la fecha de solicitud y la fecha de devolución y dar click
en el botón de guardar préstamo.
Para eliminar un préstamo por devolución de expediente o por mal registro de
ubica en la casilla de número de expediente la sombrea más enter o una vez
23
sombreado click en el botón buscar y colocar número de expediente y aceptar
luego click en el botón eliminar.
Adicionalmente se encuentran los botones de Estatus de Expedientes el
cual nos indica si el expediente esta prestado y tiene que ser devuelto o esta
prestado y el tiempo de devolución no ha caducado.
Por otra parte se encuentran los botones de informes de solicitudes vigentes y
vencidas donde nos indican los expedientes presados vigentes y prestados no
vigentes como se indica en esta pantalla.
Para salir del formulario click en el botón salir.
24
Los otros módulos se trabajan idénticamente para agregar, guardar, búsqueda,
eliminación y abrir informes
25
CONCLUSIONES
La visión primordial para la realización de esta investigación fue proporcionar
una herramienta con la cual el área de archivo del Departamento de Crédito de la
Institución Banco Lationoamericano de Desarrollo, pudiera mejorar la calidad de
su trabajo en pro del beneficio de los usuarios.
Por medio del estudio preliminar realizado, se evidencio la falta de una
herramienta óptima para el registro y control de préstamos de expedientes dentro
del Departamento de Archivo de Crédito.
Los objetivos propuestos para este trabajo fueron alcanzados en su totalidad,
gracias a la utilización de la metodología de desarrollo de sistemas utilizada, la
cual permitió unificar los procesos en gran parte de las necesidades planteadas;
completándose con la metodología de investigación que permitió presentar los
resultados del trabajo realizado.
En conclusión las tareas implicadas dentro de este desarrollo, ayudaron
notablemente al establecimiento y experiencia de los conocimientos adquiridos en
la catedra de Análisis y Diseño de Sistemas, así como el encuentro de nuevos
espacios de investigación y estudio de la ciencia de la computación en los
diversos aspectos del que hacer humano.
26
BIBLIOGRAFIA
Ferreira, Luis y Vivas (2005). Desarrollo de un Sistema de Información de Gestión de Expedientes Ubicados en el Archivo de la G.R.T.I. Trabajo especial de grado. Pérez M, Johnnie y Pérez B, José (2004). Sistema Automatizado para el Control de los Procesos Administrativos y Operacionales de la Biblioteca de la Universidad Nueva Esparta. Trabajo especial de grado. Sampieri, R., Fernández C. (1998). Metodología de la Investigación (2da edición). México. Senn, J (2005). Análisis y diseño de sistemas de información. Mc Graw Hill. México. Pérez M Johnnie., Pérez M José (2005) “Sistema Automatizado para el Control
de los Procesos Operacionales de la Biblioteca de la Universidad Nueva Esparta”.
Mora Veruska (2007), “Sistema Automatizado para el Control de Asistencia de
los funcionarios de cada Departamento de la Onidex”.
27
ANEXOS
Grafico 10. Balanced Scoredcard Dirección de Análisis de Crédito
Grafico 11. Diagrama de Gantt
