levantamiento procesos

Mtodo GSPpara el levantamiento de procesosParticipativo, base en la visin sistmica, los actores del proceso tienen rol principalLos analistas de procesos son facilitadoresSupone estrategia de la organizacin formal, conocida y actualizada*Gestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.GSP es Gestin Sistmica de Procesos, desarrollado por Evolucin, Centro de Estudios AvanzadosSe usa ejemplo de la empresa Linhogar, la que cuenta con una red de 40 locales, dedicada a la venta de productos de lnea blanca y electrnicaBase: libro Gestin de procesos de Juan Bravo C., 2009

Gestin de Proyectos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.

Qu es un proceso?Gestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*Ciclo completo de principio a finEs una totalidad que cumple un objetivo completo, til a la organizacin y que agrega valor para el clienteEs una competencia de la organizacin, no indica cargosEs un conjunto de actividades e interacciones entre rolesEs transversal a las unidades funcionales (lo vertical)Actividad: asocia roles y puede ser muy compleja


Mtodo GSP para el levantamiento de procesos*Gestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.ObjetivoDueoClientes y proveedoresEntradas y SalidasDescripcin del flujoObservaciones y contingencias principalesSistemas computacionales de apoyo y otras tecnologas Normas de operacin y documentos de apoyoIndicadores principalesPuntos de controlRegistros


Primera fase: Mapas de procesos global y mbitoDescriben todo el hacer de la organizacin, sin sesgo. Son base para miradas parciales vlidas (rutas dentro del mapa), tales como:Anlisis de cadena de valor y de cadena extendidaCosteo de actividad e inactividad (ABC)Definir indicadores de gestin y de riesgosImplantacin de un ERP o de normas de calidadAuditora y control de gestin, anlisis BPM y WorkflowMejora (ojal continua), rediseo y mucho ms Claves:Asegurar consistencia entre los nombres de los procesos de los mapas y flujogramasEl MP Global slo tiene macroprocesosMantiene los mapas el rea de procesos

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Mapa de procesos del mbito Vender al detalleGestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*Macroprocesos con fondo blancoProcesos operativos con fondo grisCuadrarDespacharVenderProgramarEntregarInmediatoA CrditoAl ContadoA domicilioVender al detalle


Simbologa bsica MP del mbitoGestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*


Segunda fase: Flujogramas de informacin Un FI describe un proceso operativo con un flujo claroSlo una pgina, letra grande, que en tamao carta se pueda leer a dos metros de distancia (clave el vistazo)Sigue temporalidad (hacia abajo) y criterio curso normal de los eventos de la OMG (Object Management Group)Se enfatiza la simplicidad para que sirva de gua a los actores del proceso, quienes lo mantienen y mejoranDirige el dueo del proceso, centraliza el rea GPClave: pegarlos en las paredes junto al mapa de procesos del mbitoGestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*


Gestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.Flujograma de informacin CLIENTEBODEGAFINANZASADMINISTRATIVO DE BODEGADESPACHADORPROCESO DESPACHO INMEDIATO GD3OEGD4GD3GD2GD1GD4 OEBuscarproductoGDs GD1Reservar y emitir GDRebajarsaldoGD2OE: Orden de Entrega, GD: Gua de DespachoPROCESO CUADRARPROCESOS VENDER


Simbologa bsica FIGestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*GD3 BUSCAR

INGRESAR

Archivo manual permanente, un archivador o gavetaGD4Actividad de aprobacin: el rol que corresponde slo aprueba. Actividad manualActividad con apoyo computacionalRegla de las entradas y salidas del flujo en el FIViene o sigue a otro proceso interno (indicar cul) o externo. Documento: es un formulario. El apstrofe indica valor agregado en una actividad, por ejemplo, firma del jefeentradasalidaentradasalidaGD3


Simbologa FI (otros smbolos)*

El cuadrado es una actividad de controlArchivo computacionalArchivo transitorio manual@Comunicacin electrnica: puede indicarse una sigla del sistema computacional o conos para internet o IntranetUso de siglas: GD, OC, etc.En los formularios y archivos slo la sigla. Se describen al final del FI.Podra existir un cono para el cliente del proceso cuando ste se mueve dentro del flujoInicio y trmino de procesos, sigue las reglas de E/S del flujo, al igual que los crculos y actividades


Beneficios de la descripcin visualDisminuye las contingencias en un 50% (las que slo requeran tener la gua del proceso)Facilita induccin, capacitacin y estandarizacinSe identifican los gatos amarrados (volver a la lgica del proceso)Base para control, mejora y rediseoExiste un camino metodolgico y se ahorra tiempo en ubicarse y conocer interaccionesEs una base para el trabajo en equipo al ver una totalidad comn



Tercera fase: Descripcin del procesoObjetivoDueoClientes y proveedoresEntradas y SalidasDescripcin del flujoObservaciones y contingencias principalesSistemas computacionales de apoyo y otras tecnologas Normas de operacin y documentos de apoyoIndicadores principalesPuntos de controlRegistrosNotas: En anexos el detalle de referencias extensasEl cliente puede ser interno pero siempre aparece el cliente externoLos registros son las evidencias, lo que cambi en el procesoSe requiere llevar un control de versionesEsta descripcin incluye al menos mejoras bsicas en el proceso

*Gestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.Se podra describir un conjunto de procesos operativos de un mbito, por ejemplo, vender al detalle.


Descripcin del Proceso despacho inmediatoGestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*Desde el macroproceso Vender viene el cliente con la OE.Cualquier forma de despacho sigue en el proceso Cuadrar.ObjetivoSu objetivo es entregar el producto al cliente en el mismo local.La finalidad es la satisfaccin del cliente.Dueo: Gerente de sucursalesCliente: el cliente finalProveedores: rea de ventas, incluyendo cajaEntradas y salidas:


Descripcin del flujo(quin hace qu)Gestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*El Administrativo de la bodega: Recibe la OE (emitida en el proceso Vender) y revisa en la pantalla del computador que el producto exista en el inventarioReserva la cantidad indicada del productoEmite la gua de despacho (GD) en 4 ejemplaresArchiva el ejemplar 4 junto con la OE.Guarda los ejemplares 1, 2 y 3 en la carpeta GD (al final)El despachador:Busca el producto en la bodegaRebaja el producto del inventario en el computador.Entrega el producto al cliente, quien firma los 3 ejemplares de la GDEntrega al cliente los ejemplares 1 y 2 de la GD.Enva el ejemplar 3 de la GD a finanzas


Observaciones y Contingencias principalesGestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*Si no hay stock del producto cuando consulta el administrativo de bodega, derivar al vendedor o al jefe de local (al efectuarse la venta debiera haberse hecho una reserva provisoria del producto).Si el producto no se encuentra en la bodega, el despachador puede realizar varias acciones dependiendo de la mayor conveniencia para el cliente y la empresa.Puede cambiar al despacho a domicilioPuede solicitar en otro local de la cadenaPuede comprar o pedir el producto en una tienda de la competencia (con la documentacin correspondiente)Puede cambiar el producto segn negociacin con el clientePuede solicitar el despacho directo al proveedorEntre otras acciones que estn dentro de la ley y las polticas de la empresa.Si cualquiera de las acciones le produjo molestia o prdida de tiempo al cliente, el despachador puede compensarlo con descuentos o regalos de productos hasta un valor de $ 20.000.


Sistemas computacionales de apoyo y otras tecnologas Gestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*Se trabaja con el sistema computacional Transbodegas, sus caractersticas principales sonEn el manual de usuario se muestran las pantallas utilizadas en las actividades del proceso, disponible en Intranet en Se emplean capturadores de datos tipo

Se incluye en anexo 1 norma interna 1426 que regula el ordenamiento de productos

Normas de operacin y documentos de apoyo


Gestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*Los indicadores principales del proceso son:Tiempo completo de ciclo del procesoNmero de reclamos de clientes

Se observan dos puntos de control:En la actividad reservar y emitir GD, el administrativo de la bodega parea la OE con el ejemplar 4 de la GD y las archiva.En la actividad de aprobacin el despachador junto con el cliente se aseguran que sea el producto que corresponde y que est en las condiciones convenidas.

Se incluye en anexo 2 muestra del formulario Gua de DespachoSe incluye en anexo 3 la forma que deben tener los archivos que se usan en el proceso.

Indicadores principalesPuntos de controlRegistros


Anexo 1: Norma 1426Se refiere al protocolo de retirar productos de la bodegaEs una norma para toda la empresa respecto a la entrega de productosContempla la ley respecto al uso de GD

Se incluye formulario y forma de llenar

Se incluye forma de archivar las guas de despacho junto con las rdenes de entrega, al igual que la carpeta transitoria que usa el despachador.En ambos casos se incluye hasta cuando se manejan los archivosGestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*Anexo 2: Formulario Gua de DespachoAnexo 3: Archivos


Lo que vieneOptimizacin de los procesos Mejora continuaRediseoControl de los procesosMonitoreo de los indicadores claveRobustecimiento del camino correcto a travs de prevenirY mucho msGestin de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.*


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