Levantamiento de Procesos y Automatización de Módulos Críticos

Levantamiento de Procesos y

Automatizacin de Mdulos Crticos

Alumnos:

CARLOS ANDRS GUTIRREZ LUENGO

MARA INS ACEVEDO OSORIO

Ao Acadmico: 2011

Profesores Guas: SABINO RIVERO FLORES

Escuela de Ingeniera Informtica

Empresarial

Universidad de Talca, Talca, Chile

Contraparte:

JAVIER RODRGUEZ

Mundo Constructor

Talca, Chile

Resumen. El proyecto se desarroll en Mundo Constructor,

empresa talquina dedicada a la fabricacin de estructuras de

cerramientos para edificaciones de todo tipo, incluyendo

colegios, casas, tiendas comerciales, etc. Para abarcar la

problemtica que afectaba a la empresa, se trabaj

identificando y documentando los procesos de la empresa e

identificando los mdulos crticos para su posterior

automatizacin. La empresa encontraba una demora

significativa en los tiempos de elaboracin de presupuestos.

Lo cual la posicionaba en lugar poco ventajoso en relacin a

sus competidores. Por lo tanto el proyecto realizado por los

alumnos de Ingeniera Informtica empresarial se enfoc en

la bsqueda de una solucin integral y tambin proporcionar

las herramientas adecuadas para acortar la brecha con sus

competidores. Durante el proyecto se trabaj con todos los

miembros de la organizacin comprendiendo su

preocupacin de encontrar la forma de aumentar el valor

que se entregaba a los clientes, al ser oportunos en los

tiempos de entrega de presupuestos. La industria en la que

se desenvuelve Mundo Constructor es pequea y la

competencia es fuerte, por lo que la ms mnima ventaja

puede significar beneficios valiosos para la empresa que

busca ascender su cuota de mercado en la Regin del

Maule.

Palabras claves: gestin de procesos empresariales (BPM),

automatizacin, optimizacin.

1.

INTRODUCCIN

Comercial Arroas Ltda, nace de la iniciativa de tres

profesionales jvenes de la regin, como lo son Javier

Rodrguez, Gerardo Astete y lvaro Arnguiz, todos ellos

de profesin ingeniero civil industrial, que forman un

proyecto, el cual se crea bajo el nombre de Mundo

Constructor.

Mundo constructor nace en el mes de abril de 2010, en

respuesta a la necesidad de construccin y/o reconstruccin

de viviendas post terremoto. La organizacin se encuentra

ubicada en Longitudinal Sur Km 257 s/n en la comuna de

Talca.

Su objetivo en primera instancia es proveer y abastecer

a la zona de aluminios, cristales y termo paneles (estn

compuestos por dos o ms vidrios separados entre s por un

espacio de aire seco y quieto, hermticamente cerrados, que

evita el paso de la humedad y al vapor de agua,

caracterizndose por ser un aislante acstico y trmico) para

el sector de la construccin. Dedicndose especialmente al

desarrollo de estructuras como los son ventanas, puertas,

(llamados tambin cerramientos) entre otros.

De los primeros acercamientos a la empresa se obtuvo

la siguiente informacin:

Necesidad de la Organizacin

Conocer el flujo de informacin que existe en

Mundo Constructor.

Identificar la interaccin entre procesos dentro de la

organizacin. Actualmente no se conoce la relacin

existente entre los diversos procesos de la

organizacin.

Control de inventario. Mundo Constructor maneja

varios tipos de materiales, por esto es adecuado un

buen control para el manejo de stock entre otras

actividades.

Automatizar e integrar las reas funcionales. Se

pretende que la automatizacin sea parcial,

comenzando por los mdulos ms crticos que en

estos momentos es presupuesto y ventas.

Optimizar el tiempo de la elaboracin de

presupuesto. Esto le permitira atender a un mayor

nmero de clientes durante un periodo de tiempo

similar.

El proyecto pretende satisfacer las necesidades de la

empresa, considerando las capacidades de los estudiantes y

la cantidad de tiempo disponible, se establecen las

siguientes necesidades para el proyecto:

2011UTALCA-2007419036-2007419004

Universidad de Talca

Escuela de Ingeniera Informtica Empresarial

Figura N1. Representacin Problemas Mundo Constructor

Conocer el flujo de la informacin que existe en

Mundo Constructor. La informacin es un recurso

muy importante que debe ser manejado de forma

adecuada.

Identificar la interaccin entre procesos dentro de la

organizacin. Est relacionado con el punto anterior.

Se necesita conocer la forma que las diversas

actividades de la empresa se enlazan.

Mejorar el tiempo de la elaboracin de presupuesto.

Adems de aumentar el nmero de presupuestos , al

reducir el tiempo de elaboracin se pretende

aumentar la satisfaccin del cliente

Integrar presupuestos y ventas. Lograr el vnculo

entre ambas actividades siempre buscando la

eficiencia y eficacia.

Previo a la realizacin del proyecto, se deben conocer

los sectores de la industria donde se han realizado proyectos

similares. Respecto a los procesos de las empresas la

informacin es celosamente guardada, solo se conocen las

soluciones informticas que ofrece el mercado a empresas

del rea de la construccin, sistemas informticos, como

Explorer Software o ERP. Tambin, hay empresas como

Asis (Anlisis y sistemas S.A) que se dedican al desarrollo

de sistemas para constructoras, los sistemas buscan ser un

apoyo para los gerentes en el registro y control de la

informacin. Sus mdulos son Nomina de presupuesto,

plantillas de control de activo fijo e inventario de materiales

y suministro de contabilidad. Cada modulo cumple los

requerimientos de su rea pero todos forman un solo

sistema.

Retomando a la empresa, Mundo constructor tiene dos

tipos de clientes, constructoras y clientes particulares. Una

vez que la empresa contacta a sus clientes y estos estn

interesados en trabajar con la empresa le envan el plano y

las especificaciones de un pedido a Mundo Constructor para

que el jefe de operaciones se encargue de preparar el

presupuesto.

Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

Para presupuestar un pedido se deben considerar los

aluminios, quincalleras y cristales, es importante cotizar los

materiales que se necesitaran para tener presente los precios

actuales y comprar los materiales que sean requeridos para

satisfacer el pedido, adems de la mano de obra necesaria y

el porcentaje de comercializacin.

Una vez realizado la anterior el presupuesto es enviado

al cliente, y si este lo aprueba los operarios deben comenzar

con el armado de las estructuras, para esto se requiere el

pedido y los materiales para las estructuras. Respecto a los

materiales, el encargado de bodega y operaciones debe

controlar la entrada y salida en general y por pedido. Si el

presupuesto no es aprobado el gerente comercial procede a

negociar con el cliente hasta llegar a un acuerdo mutuo.

La empresa debe cumplir con los requisitos

especificados en el pedido, adems de satisfacer los

estndares de calidad que se establecen como empresa, para

esto el jefe de operaciones debe supervisar el armado de las

estructuras. Posteriormente el gerente comercial debe

acordar con el cliente los tiempos de instalacin, donde debe

ser supervisada por el jefe de operaciones para solucionar

posibles problemas que se puedan presentar, si la evaluacin

es satisfactoria se continua con el trabajo. Una vez que el

trabajo ha finalizado el gerente comercial coordina la

cobranza con el cliente para que finalmente el gerente de

administracin y finanzas gestione la cobranza segn el

medio y la forma de pago.

Actualmente Mundo Constructor requiere de mucho

tiempo para preparar los presupuestos, que causa prdidas

de clientes y falencias en la entrega de informacin porque

no existe una conexin entre presupuesto y bodega, lo que

provoca que flujo de informacin entre ambos sea lento, y

contengan falencias que disminuyen el valor que le entregan

al cliente.

La empresa Mundo Constructor recibir como

producto final la elaboracin de un mapa de procesos

orientado a toda la organizacin (ventas, bodega,

Carlos Gutirrez y Mara Ins Acevedo

132


presupuesto, entre otros a identificar) adems de un sistema

informtico que corresponde a los mdulos crticos de la

organizacin como es presupuesto y ventas, adems de un

sistema informtico que satisfaga las necesidades

principales de la empresa, el cual tendr su manual tcnico y

de usuario correspondiente a cada modulo, as como

tambin un libro que se confeccionara durante la realizacin

del proyecto, lugar en el cual abarcara todo el estudio

detallando objetivos, metas, plazos, metodologas utilizadas

y toda aquella informacin que haya sido relevante para la

construccin de este.

2.

ENFOQUE TCNICO

Los objetivos del proyecto son los siguientes:

Objetivo General

Definir los procesos de la organizacin y

automatizar presupuestos y ventas.

Objetivos Especficos

Levantar procesos de la organizacin.

Desarrollar la integracin entre procesos de

presupuestos y ventas.

Construir e implementar sistema informtico de


Disminuir el tiempo de elaboracin de presupuesto

en un 10%.

Los objetivos presentados se justifican con lo siguiente:

La figura anterior muestra los principales problemas de

Mundo Constructor los cuales pueden ser tratados si los

procesos de la empresa son establecidos. Para comenzar la

inexistencia de procesos formales provoca desorden en la

informacin porque no es posible manejar el flujo de

informacin, lo que lleva a una dualidad de la informacin,

ya que al no establecerse los procesos formales no se siguen

parmetros preestablecidos para ejecutar las actividades,

porque no hay un acuerdo comn sobre cmo se deben

realizar las actividades, puesto que generalmente el proceso

solo es conocido por quien lo ejecuta, esta carencia produce

ineficiencia en la entrega de informacin al cliente, por

posibles ambigedades en la informacin que se entrega. A

esto se suma la demora en la fabricacin de presupuesto y

registro de ventas porque el proceso implcito no permite

manejar posibles mejoras porque no se podra establecer la

actividad que provoca la demora, o posiblemente provenga

de otro proceso, pero al no conocer las interacciones entre

estos es ms difcil detectar los puntos que producen

problemas. Al no entregar la informacin de manera rpida

y oportuna y demorar la entrega de los presupuestos, la

insatisfaccin de los clientes es prcticamente inevitable.

Por lo tanto al establecer los procesos es posible aumentar el

valor para los clientes.

Actualmente los presupuestos y las ventas se hacen en

una planilla Excel y ambas cosas se ven por separado,

siendo que una es consecuencia de la otra, es decir los

presupuestos concretados se transforman en ventas, adems

es difcil manejar de este modo la gran cantidad de artculos

que pueden ser incluidos en el presupuesto, a esto se suma

la inexistencia de un procedimiento estndar y conocido por

todos, por lo cual esta actividad depende un 100% del jefe

de operaciones, pero Qu ocurrira si el jefe de operaciones



no puede hacer los presupuestos por cualquier motivo?,

eventualmente esta situacin puede provocar ms de un

dolor de cabeza ha Mundo Constructor.

Se propone desarrollar un levantamiento de proceso de

la empresa, para todos aquellos procesos de las reas

funcionales que estn relacionados con presupuesto y ventas

como es el caso de bodega, tesorera, entre otros. De esta

forma se establecern las bases para un gran sistema

integrado que cumpla con los objetivos de la organizacin y

permitan continuar con la estrategia que desarrollan hoy en

da. El levantamiento de proceso permitir realizar un mejor

manejo de la informacin para aprovechar adecuadamente

este preciado recurso, donde se determinaran las personas,

actividades e informacin claves para los procesos de

presupuesto y ventas.

Unas vez elaborado el mapa de procesos, se comenzara

con la confeccin de un modelo de datos para mdulos

crticos que se mencionaron con anterioridad (presupuesto y

registro de ventas), con esto se busca obtener un proceso

que sea reconocido por todos los involucrados del rea,

respetando actividades y procedimientos a realizar. Es

importante mencionar que el sistema informtico a

desarrollar solo es una parte del mapa de procesos, este

modulo fue elegido por ser el que provoca ms problemas y

situaciones desfavorables como se menciono en prrafos

anteriores, este nuevo sistema de presupuesto y ventas ser

usado por el jefe de operaciones principalmente, pero con la

automatizacin y el manual de instrucciones cualquier

funcionario de la empresa con conocimientos similares

podr utilizarlo sin ningn problema.

Para lograr las metas se trabajara con los involucrados y

los avances sern sometidos a la retroalimentacin de la

empresa y correcciones y comentarios de los profesores del

mdulo y del profesor gua.

El objetivo general y los especficos se trabajaran

primero con el levantamiento de los procesos, para esto lo

primordial es el acercamiento a la empresa, entender el

negocio, y realizar las reuniones que sean necesarias para

detectar problemas y posibles soluciones, esta informacin

debe ser trabajada por ambas partes para analizar su causa y

efecto, es decir contextualizar la problemtica y corroborar

que los requerimientos de la gerencia sea la causa y no el

efecto, de este modo se atacar directamente al origen del

problema.

Una vez levantados los procesos, se desarrollara un

benchmarking para analizar el mejor sistema de presupuesto

existente, y segn los resultados obtenidos se tomara la

decisin de trabajar con un software ya desarrollado o

desarrollar uno propio para la empresa, el objetivo es crear o

trabajar con un sistema donde el jefe de operaciones pueda

hacer los presupuesto a los diferentes clientes que lo

necesiten, si el presupuesto se acepta se transformara en una

venta, la cual debe ser registrado en el sistema de venta para

tener respaldo de lo realizado, logrando informacin

relevante para la alta direccin con el objetivo de tomar

decisiones al respecto del que hacer y no hacer.

Luego realizar el benchmarking se suman los

requerimientos por parte de la empresa para el sistema

informtico, denominado sistema de presupuesto y registro


133



Figura N2. Representacin de Simple Diagrama

de ventas, formulando los requerimientos funcionales y no

funcionales, estableciendo la base operacional del sistema,

para lo cual se utilizara el modelo relacional y casos de uso,

teniendo en cuenta los elementos de hardware, software y

personas que necesita la empresa para un adecuado

almacenamiento y procesamiento de datos que permitan

tomar decisiones posteriormente.

El trabajo ser supervisado por la empresa, profesores

del modulo y el profesor gua, en lo que respecta a la

empresa se trabajara semanalmente en ella y se mostraran

los avances para obtener las correcciones y

retroalimentacin necesarias, dejando por escrito los

acuerdos tomados en cada una de las reuniones. El profesor

del mdulo realizara las supervisiones segn lo estipulado

en el syllabus del modulo, y con el profesor gua se realizan

reuniones y analizara el avance de manera continua y

constante para lograr los objetivos formulados en el estudio.

3.

PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIN

El levantamiento de los procesos consiste en estudiar la

organizacin y a sus miembros para describir las actividades

de una manera que permita ser entendible para todos, por

esto, se pretende entregar un mapa de procesos con todos los

procesos de la empresa y las respectivas relaciones entre

estos. Es importante dejar en claro que solo se levantaran los

procesos y se documentaran para poder disear el mapa de

procesos. Slo se profundizara en el proceso de presupuesto

y ventas, para esto se desarrollara el modelo de datos para

posteriormente trabajar en el sistema informtico. Levantar

los procesos de Mundo Constructor permitir conocer como

fluye la informacin por toda la organizacin. Adems

ayudara a las personas a llegar a un consenso sobre la forma

de actuar, en pro de un servicio ms eficiente y eficaz para

los usuarios.

Para el desarrollo del sistema de presupuesto y ventas

se har un benchmarking analizando la empresa que utilice

el mejor sistema de presupuesto y registro de ventas, ya que

la automatizacin de estas actividades ser una etapa nueva

en la organizacin, se harn las investigaciones necesarias

para localizar la empresa y el mejor sistema sin importar al

rubro que pertenezca ni su localizacin fsica.


El sistema informtico se basara en los mdulos ms

crticos de la empresa que es presupuesto y registro de

ventas, para esto se establecern y analizaran los respectivos

procesos para lograr un buen funcionamiento del sistema. El

sistema se desarrollara en pro de los objetivos de la

empresa con los requerimientos funcionales y no

funcionales que soliciten. Adems constara con su

apropiado manual de instrucciones que explicara

detalladamente el uso del sistema y bajo qu circunstancias

debe utilizarse, adems presentara soluciones a posibles

problemas. Junto con lo anterior se realizara un capacitacin

a al personal de la empresa involucrado con el sistema para

dar a conocer el sistema y estas personas logren verlo como

una parte de la organizacin y lo reconozcan como tal.

Para la realizacin del proyecto se busco una

metodologa flexible, que permitiera realizar cambios

durante las fases de desarrollo sin daar el producto final.

Esto permite ahondar en la problemtica de empresa y su

continuo anlisis ya que al momento del primer diagnstico

la empresa aun no contaba con un conocimiento total de la

envergadura del problema que produce le desconociendo de

procesos establecidos. Por lo tanto se necesita evaluar

paulatinamente los progresos del proyecto y detectar en

forma temprana errores o cambios que sean necesarios. Por

estos motivos se ha elegido trabajar con una metodologa

incremental iterativa que permite entregar mdulos

funcionales del proyecto.. Este modelo se caracteriza por

su plan que afronta la modificacin del producto esencial

con el fin de satisfacer de mejor manera las necesidades del

cliente y la entrega de caractersticas y funcionalidad

adicionales. Este proceso se repite despus de la entrega de

cada incremento mientras no se haya elaborado el producto

completo (Pressman, 2005).

La metodologa que se utilizara para la construccin del

proyecto es iterativa incremental, ya que los usuarios con

los que interactuaremos no tienen bien definido lo que

desean, por lo cual se debe realizar el estudio mediante un

subconjunto de tareas de tal forma de finalizar en el

proyecto completo. Primero se debe descubrir los problemas

y requerimientos durante el proceso de creacin de uno de

los subsistemas, lo que puede ser fcilmente incluido en una


134


Cuadro N1. Documentacin proceso de presupuesto


Titulo

Presupuesto

Objeto

Entregar al cliente un documento con el valor de la obra solicitada

Responsable

Jefe de operaciones

Gerente comercial

Poltica

Toda venta debe tener un presupuesto

Procedimientos

Los presupuestos pueden ocurrir bajo dos situaciones, la primera de ellas ocurre cuando el cliente se acerca a la empresa

para solicitar el presupuesto para alguna obra y la otra situacin ocurre cuando el gerente comercial busca empresas que se

interesan en el trabajo de la empresa y solicitan presupuestos.

1. El gerente comercial se contacta con el cliente y le enva el presupuesto, si el cliente acepta la propuesta le debe enviar

el plano para continuar con el trabajo, de lo contrario se termina el proceso.

2. Una vez que el gerente comercial recibe el plano, debe enviarlo al jefe de operaciones

3. El jefe de operaciones revisa el plano, si este no es entendible debe visitar la obra

4. El siguiente paso es preparar el presupuesto, para esto debe solicitar precios, dando comienzo al proceso de cotizacin.

5. Se recibe la cotizacin, y se deben detectar posibles detalles.

6. El jefe de operaciones debe enviar el presupuesto al gerente comercial

7. El gerente comercial revisa el presupuesto, si no es aceptable, debe enviar el presupuesto al jefe de operaciones para

corregirlo, una vez que sea editado el jefe de operaciones lo enva la gerente comercial para una nueva revisin. Si el

presupuesto es aceptable, este es despachado al cliente.

8. El cliente evala el presupuesto, si lo acepta debe enviar la aprobacin del presupuesto, de lo contrario puede negociar

los valores. Cuando esto ocurre el gerente comercial debe revisar nuevamente el presupuesto para realizar todos los

cambios que sean apropiados para la aceptacin del cliente.

9. Una vez que el cliente aprueba el presupuesto y enva la aprobacin, el gerente comercial la recibe con lo que da por

finalizado el presupuesto dando paso al proceso de compra y pago a proveedores.

iteracin posterior que permite no desechar lo avanzado

hasta el momento.

La metodologa iterativa incremental que se utilizara

consta de las actividades en:

Identificar la necesidad

Divisin de sub-proyectos

Seleccin de un sub-proyecto

Realizar y analizar estudios

Construccin de sub-proyectos

Retroalimentacin y verificacin del usuario

Aprobacin del sub-proyecto

Aprobacin del proyecto.

Ahora que la metodologa este clara, se procede a la

divisin de los sub-proyectos. En este caso el proyecto se

divide en tres sub-proyectos los que son: levantamiento de

procesos, benchmarking y sistema informtico. Finalizacin

de un sub-proyecto es el comienzo del sub-proyecto

siguiente.

Una vez que se haya logrado identificar los procesos, es

necesario traspasarlos a una grafica que permita el fcil

entendimiento de los procesos, adems al representar

grficamente los procesos es ms fcil ver las interacciones

entre estos.

Se recomienda para estos fines utilizar BPMN, la sigla

significa Business Process Modeling Notation. Esta

notacin permite graficar los procesos, describiendo la

secuencia de las actividades que componen cada proceso,

adems permite detallar las relaciones entre procesos, los

mensajes entre los involucrados en las actividades de los

procesos. En otras palabras BPMN es capaz de representar


una gran cantidad de niveles de detalle y diferentes tipos de

diagramas para diferentes propsitos (White & Miers,

2009). Esta notacin permite representar los procesos sin

importar si son pequeos o grandes, es unificada y

estandarizada, permitiendo que los miembros de la

organizacin entiendan los procesos.

Para modelar los procesos mediante la notacin BPMN,

es necesario utilizar Bizagi process modeler (Bizagi, 2011)

que es una interfaz amigable que permite modelar y

documentar procesos. Permite identificar las interacciones

entre los procesos, a los participantes de las actividades, los

tiempos de duracin, entre otros atributos tiles a la hora de

levantar procesos. Todos los diagramas de procesos que se

presenten en este libro han sido modelados en Bizagi.

Adems de modelar los procesos, tambin se

documentaran donde se detallan los responsables de los

procesos, los objetivos, polticas y procedimientos. Esto se

complementa con los modelos grficos para abarcar el

proceso desde todos los aspectos sin dejar nada a la

subjetividad.

4.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Para levantar los procesos se llevo a cabo una

metodologa muy sencilla, como primer paso se entrevisto a

los principales miembros de la organizacin, en el caso de

Mundo Constructor las primeras entrevistas fueron

realizadas al gerente de administracin y finanzas, gerente

comercial y al jefe de operaciones. La entrevista fue para

esclarecer y comprender las actividades de la empresa.

135




Figura N3. Procesos de Mundo Constructor diagramados con notacin BPMN

De los primeros acercamientos se establecieron las

principales actividades, al profundizar en estas se logro

establecer la secuencia de actividades que conforman los


procesos. Luego se entrevisto a las personas encargadas de

los procesos como los gerentes mencionados con

anterioridad, el jefe de operaciones y el encargado de


136


bodega y adquisicin. En cada entrevista se les solicito

relatar en qu consistan los procesos, las personas

participantes, los objetivos, las polticas y procedimientos.

Una vez obtenida la informacin mencionada en el

prrafo anterior, se procede a diagramar los procesos de

forma sencilla como la siguiente figura:

Estos simples diagramas permitan que los dueos de

los procesos, observaran los procesos de una forma sencilla

y clara, para facilitar la retroalimentacin y las

modificaciones necesarias. Esto se realiza porque suele

ocurrir que la persona que diagrama los procesos no los ve

como los ven sus dueos. Una vez que el diagramador y el

dueo del proceso llegan a un consenso sobre el proceso,

este pasa a ser diagramado en notacin BPMN usando la

interfaz BIZAGI. Una vez que los procesos sean modelados

son revisados por ltima vez por sus respectivos dueos. A

continuacin se muestra el proceso de presupuesto en la

Figura N3

Al completar la diagramacin de los procesos de

Mundo Constructor, este diagrama se imprimir y ser

utilizado por la empresa para explicar los procesos a sus

trabajadores, apoyndose en la documentacin de los

procesos. La documentacin de los procesos se realizo con

una notacin sencilla con el objetivo de completar los

diagramas y facilitar el entendimiento de los procesos. Para

cada proceso existe un documento que contiene el titulo del

proceso, la descripcin con los objetivos del proceso, el

responsable del proceso, las polticas y procedimientos. El

responsable del proceso corresponde al cargo y no a la

persona, las polticas son las condiciones y reglas que debe

cumplir el proceso y por ltimo los procedimientos es una

descripcin cronolgica de las actividades el proceso. En el

siguiente cuadro muestra la documentacin correspondiente

el proceso de presupuesto

5.

BENCHMARKING

La realizacin del benchmarking corresponde al

segundo sub-proyecto del proyecto, el objetivo del

benchmarking es una forma de determinar qu tan bien se

desempea una empresa (o una unidad de esta), comparado

otras empresas (o unidades) (Melton Technologies, 2011) .

En este caso se comparar a Mundo Constructor con otras

empresas similares para analizar el uso de sistemas

informticos para la elaboracin de presupuestos. Con el

resultado del benchmarking se debe decidir si se adquiere

una solucin comercial o si el sistema informtico de

presupuesto y ventas es realizado por los alumnos a cargo

del proyecto.

Las empresas que participaron del estudio fueron

Bastro Ltda., Tupyalum y Aluminios del Maule. Las tres

empresas son buenos representantes de la industria, primero

Bastro Ltda, es una empresa se mayor tamao en

comparacin a Mundo Constructor y su gama de productos

tambin en mayor, lo que implica que los presupuestos sean

de mayor complejidad. Segundo Tupyalum es una empresa

de tamao similar a Mundo Constructor pero se diferencian

claramente en cuanto a publicidad, ya que no tienen un sitio

web donde muestren sus productos y faciliten el contacto

con el cliente. Y tercero Aluminios del Maule es una



empresa Talquina de gran prestigio, que compite junto a

Mundo Constructor dentro de la misma industria.

El anlisis del benchmarking identifica que Tupyalum

es una empresa ms informal que Bastro Ltda. y Aluminios

del Maule, solo estas ltimas cuentan con sistema de

presupuesto de fabricacin propia o externa, pero solo se

enfoca en la cotizacin por lneas y cristales en el caso de

Bastro Ltda. . Ambas tienen procesos claros, pero solo

Bastro Ltda. Y Aluminios del Maule los han formalizado,

en Tupyalum el proceso es conocido solo por la persona que

lo realiza. Y la diferencia ms grande que Bastro Ltda.

Cuenta con un rea de valorizacin dedicada a realizar las

cotizaciones, a diferencia de las otras empresas en la que

solo una o dos personas se dedican a la cotizacin. Por

ltimo para Bastro Ltda. y Tupyalum presupuesto y ventas

son actividades totalmente distintas y no hacen la relacin

entre ambos cuando la venta se concreta, a diferencia de

Aluminios del Maule que reconoce el lazo que existe entre

ambas actividades, conexin que tambin reconoce Mundo

Constructor.

Con esta informacin podemos recomendar que Mundo

Constructor necesite un sistema de presupuesto y ventas de

fabricacin propia, ya que actualmente el mercado no cuenta

con la solucin a la medida para la empresa, por eso es

necesario modificar el posible sistema lo que aumentara los

costos y no asegura un buen funcionamiento del sistema.

Adems este sistema seria la base de un sistema mayor que

paulatinamente una ms mdulos al sistema informtico.

Anteriormente a la realizacin de este benchmarking, se

levantaron los procesos de la empresa, ese representa unos

de los primeros pasos para lograr el establecimiento de los

procesos de la empresa, de la forma en que lo hacen otras

grandes empresas de la industria.

SISTEMA INFORMTICO

Anteriormente se menciono que el sistema informtico

para presupuesto y ventas debe ser de fabricacin propia,

por lo tanto los alumnos encargados del proyecto sern los

responsables de disear un sistema que satisfaga las

necesidades de Mundo Constructor.

El primer paso para el diseo consiste en levantar los

requerimientos del sistema, la empresa expresa que espera

que el futuro sistema sea amigable, rpido y fcil de

interpretar, recalcando la importancia de la informacin del

cliente ya que estos datos son necesarios para hacer la

facturacin. Los siguientes puntos conforman el resto de los

requerimientos del sistema:

El presupuestos deben ser presentados en Word o en

PDF, antes el gerente comercial era el encargado de

transformar el presupuesto de Excel a Word.

La hoja del presupuesto debe tener acceso a muchas

celdas, ya que existen presupuestos que son bastante

extensos.

En el presupuesto los valores de los productos debe

hacer la diferencia entre valor neto e IVA, es decir

en una celda se coloca el valor neto y en la siguiente

el IVA, este es necesario para poder modificar los

valores de los presupuestos ya que a los clientes les


6.

137



PERSONAL

CLIENTE

VENTA

MANO_OBRA

DET_ALUMINIO

PRESUPUESTO

DET_CRITAL

DET_QUINCALLERIA

ALUMINIO

CRISTAL

QUINCALLERIA

Figura N4. Modelo de Datos Mundo Constructor

gusta cambiar los porcentajes para obtener

presupuestos ms convenientes.

El sistema debe permitir la visualizacin de informes

que muestren los presupuestos ejecutados, los

presupuestosconcretados(ventas),cuales

presupuestos fueron facturados y por ultimo cuales

fueron enviados.

Se espera que el sistema permita ordenar los

presupuestos por orden de prioridad y estas son las

siguientes segn su importancia: plazo de entrega,

cliente, monto, disponibilidad de material.

El presupuesto debe mostrar el estado en que se

encuentra los cuales son: efectuados, no efectuados,

enviados, modificados, adems el presupuesto debe

tener la fecha de entrega, y en aspectos ms tcnicos

el presupuesto debe contar con atributos como

observacin y prioridad.

En cuanto a las ventas, es de suma importancia

almacenar la fecha de pago y la forma, las formas

pueden ser: 50%-50%, anticipos, facturacin por

parte del cliente, facturacin por parte de Mundo

Constructor y pago del trabajo una vez que este ha

finalizado.

Adems a las ventas se les debe asignar el nmero de

boleta, nmero de documento (presupuesto) y guas

de despacho (una factura puede tener varias guas).

Luego de conocer el funcionamiento y los

requerimientos de la empresa, se debe disear el modelo de

datos, como se observa en la figura N3

Considerando los recursos de la empresa, se ha

decidido utilizar para la elaboracin del sistema SQL server

2005 express y Visual Basic 2008 express, ambos son

software que permitirn el desarrollo y posterior uso del

sistema sin preocuparse por las licencias de las plataformas.


Cabe destacar que SQL server express es una creacin de

prototipos rpida, est disponible de forma gratuita y su

redistribucin con aplicaciones tambin es gratuita

(Microsoft, 2006) a lo igual que Visual Basic 2008 express

(Microsoft, 2006) que permite la creacin de aplicaciones

amigables para los usuarios.

El siguiente paso consiste en desarrollar los casos de

uso, que le permiten al usuario entender el funcionamiento

del sistema principalmente en lo referente a la relacin

usuario-sistema. Los casos de uso se pueden elaborar

mediante diagramas o en forma escrita. Para este proyecto

se han utilizado las dos tcnicas pero en este caso solo se

mostrara el caso de uso correspondiente a la elaboracin de

un presupuesto.

Al momento de escribir este documento, el sistema

informtico se encuentra en fases de desarrollo, por lo tanto

no se puede aventurar a mostrar ms detalles del sistema ni

resultados de su funcionamiento.

RESULTADOS

Antes de entregar el sistema de presupuesto y ventas a

la empresa, este debe pasar por varias pruebas para ser

aprobada, primero se fabricara una base del sistema que se

enfocara principalmente en los requerimientos ms

importantes, una vez realizado esto el gerente de

administracin y finanzas retroalimentar el sistema para

agregar poco a poco las dems funcionalidades del sistema.

A medida que se desarrolle el proyecto se realizaran

pruebas unitarias para despus realizar pruebas de

integracin cuando se unan mdulos como presupuesto y

ventas.

Cuando el sistema este completo se realizaran pruebas

para medir el tiempo que se necesita para la confeccin de

un presupuesto, para lo cual se crearan presupuestos para


7.

138


Cuadro N2. Caso de uso Mundo Constructor


Nombre: Presupuesto

Actor: Encargado de presupuesto

Descripcin: El encargado de presupuesto se dedica a la creacin del presupuesto que consiste bsicamente en un listado

con los productos ofrecidos y el valor monetario de estos

Pre condiciones:

1. Para realizar el presupuesto se necesitan las medidas obtenidas de los planos que enva el cliente o de la visita en

terreno realizada por la empresa

2. Los materiales deben estar ingresados en el sistema.

3. Los clientes deben estar registrados en el sistema.

4. Todo el personal de la empresa debe estar registrado en el sistema

Post condiciones:

Flujo Normal

1. Para comenzar a confeccionar el presupuesto, se deben ingresar los datos bsicos como la fecha del da actual y la

fecha de entrega, adems del estado. Con el pasar de los das, el estado del presupuesto puede variar adems de un

atributo adicional que se llama ejecutado, de esta forma se podr saber ms adelante si el presupuesto se transformo

en una venta.

2. Despus se debe identificar al cliente. (E-1).

3. Luego, se deben elegir los materiales que se utilizaran para esto se contara con la informacin de aluminios y

quincallera. (E-2).

4. Una vez seleccionados los materiales, se debe seleccionar la mano de obra necesaria para el trabajo. (E-3).

5. Por ltimo se establecen los valores de comercializacin.

6. El cliente puede pedir modificar ciertos valores del presupuesto, para esto se deber editar el presupuesto, todos los

valores del presupuesto se pueden modificar menos el nmero de presupuesto que es su nmero de identificacin.

Excepciones:

1. (E-1) No es posible encontrar al cliente o los datos no coinciden, al ocurrir esto se debe contactar con el gerente de

administracin y finanzas o con el gerente comercial para verificar los datos, luego estos datos se modificaran en el

registro de los clientes.

2. (E-2) Los materiales no son encontrados en el sistema o los datos no son los esperados, para solucionar esto el

encargado de presupuesto debe verificar los registros de los materiales, si el material no existe, este debe ser

ingresado, o si los datos no coinciden se debe modificar el registro.

3. (E-3) Las personas necesarias para realizar el trabajo no se encuentran en el registro del personal, se puede deber a

una nueva incorporacin o a despidos, por lo que el encargado de presupuesto se debe contactar con el gerente de

administracin y finanzas para revisar los registros y agregar, editar o borrar informacin segn corresponda el caso.

constructoras (presupuestos grandes) y presupuestos para

clientes particulares.

Anteriormente se menciono la medicin de los tiempos

de elaboracin de presupuestos, actualmente la empresa

demora en promedio 3 das en elaborar un presupuesto, por

lo tanto cualquier cifra inferior a estos 3 das es satisfactoria,

aunque se espera que esta cifra bordee los 2,5 das.

Al reducir los tiempos en la elaboracin de presupuesto

mediante la elaboracin del sistema informtico, cumple y

satisface los objetivos al momento de realizar pruebas de

desempeo, lugar en el cual el principal objetivo del sistema

es integrar procesos y automatizar presupuesto y venta, con

el fin de reducir tiempos de elaboracin y dependencias.

CONTRIBUCIN EN GESTIN

En todas las empresas la informacin fluye mediante

los procesos, y al estar estos establecidos es posible conocer

y manejar la informacin para obtener mayores beneficios,

permite tambin realizar optimizaciones de los procesos

conociendo las posibles reacciones ante los cambios porque

sern conocidas las interacciones entre los procesos.

Respecto a las optimizaciones, conocer el proceso permite

medirlo, as como manejar los resultados esperados y

realizar las comparaciones que permitan saber cundo

mejorar el proceso, y una vez efectuadas las mejoras, el

8.

proceso se puede volver a medir para estimar la eficiencia

de las mejoras y efectuar los seguimientos posteriores.

En cuanto al desempeo humano, los empleados

pueden sentir mayor inters por la empresa si conocen los

procesos, sentirn que son parte de empresa, y al estar

documentados los procesos existir un respaldo de las

actividades lo que brindar mayor confianza sobre las

actividades que realizan.

El sistema de presupuesto y ventas disminuir los

tiempos de preparacin de presupuestos, de este modo ya no

perdern clientes por no tener el tiempo necesario para

enviar los presupuestos, esto provocara un mayor flujo de

clientes lo que aumenta tambin los ingresos de la empresa.

Cualquier empresa al observar que existe una demora

en los presupuestos creera que la mejor solucin es adquirir

o fabricar un sistema informtico que automatice la

preparacin de presupuestos para agilizar los tiempos, esta

maniobra puede ser efectiva aunque es riesgosa porque el

foco del problema puede encontrarse en otra rea de la

empresa, siendo el presupuesto solo la consecuencia.

Elaborar un sistema sin analizar el problema y sin conocer

la empresa y su entorno, puede demorar demasiado tiempo y

se arriesga a no satisfacer los requerimientos de la empresa.

Por eso es necesario acercarse al problema, analizar las

causas y buscar la mejor forma de resolverlos, esto se

puede observar a lo largo del documento ya que se comenz



139


analizando las necesidades de la organizacin y los

problemas que se generan actualmente. Esto no solo permite

solucionar los problemas actuales sino que tambin abre una

puerta para trabajar los otros problemas que puede presentar

la empresa enlazndolos al problema tratado en este

documento o tambin a la estrategia en desarrollo.

EL TRABAJO FUTURO O LA DIRECCIN FUTURA

Este proyecto solo es el principio de muchos proyectos

que puede realizar la empresa. En cuanto al levantamiento

de procesos, al estar estos ya diagramados y difundidos

entre los miembros de la empresa ya es posible enfocarse en

la mejora de los procesos, enfocndose en aquellos procesos

ms dbiles, o en aquellos que provoquen conflictos para la

empresa.

La creacin del sistema informtico tambin es el

primer paso para implementar otros sistemas informticos

para otras reas y actividades de la empresa, adems se

puede trabajar mejorando el sistema aadiendo ms

funcionalidades si la empresa lo requiere, esta tarea se ver

facilitada por los documentos anexos al sistema, como

modelo de datos, casos de uso, diagrama de clases de

secuencia, manual tcnico y otra informacin de desarrollo.

10. CONCLUSIN

En relacin a lo escrito con anterioridad, el proyecto

pretende generar un impacto significativo en la empresa

donde quedara instaurado por escrito el levantamiento e

integracin de los procesos, logrando un correcto flujo de la

informacin y actividades dentro de las reas

organizacionales. Adems cabe destacar que se construir

un sistema informtico para presupuestos y ventas con su

respectivo manual de usuario y manual tcnico, el cual a

nivel organizacional lograra una reduccin en el tiempo de

elaboracin de presupuesto en un 10% aproximadamente, ya

que ser ms sencillo para utilizar y no tan solo una persona

podr realizar presupuestos si no que tambin empleados

capacitados, a su vez mediante el manual tcnico facilitara

posibles integraciones de otros sistemas en un futuro.

La propuesta y ejecucin del proyecto se ha ido

logrando cumplir los objetivos, donde el objetivo general el

cual es:

Definir los procesos de la organizacin y automatizar

presupuestos y ventas

Y los especficos:

Levantar procesos de la organizacin.

Desarrollar la integracin entre procesos de


Construir e implementar sistema informtico de


Disminuir el tiempo de elaboracin de presupuesto

en un 10%.

Han ido cumpliendo las perspectivas de la empresa a

cabalidad desde el levantamiento de procesos hasta la

construccin e implementacin del sistema, los cuales a su

vez cumplen y satisfacen las necesidades del objetivo

general.

Dentro de un proyecto siempre se ha preguntado, se ha

logrado resolver el problema planteado en un comienzo? Lo


9.


cual se puede confirmar que se ha logrado, ya que las

propuestas planteadas en un comienzo han contribuido al

logro de los problemas dentro de la empresa.

A la fecha de creacin de este documento aun no se

finaliza la fabricacin del sistema informtico, por lo que

aun no es posible observar los resultados. En cuanto al

levantamiento de procesos, se ha confirmado que la demora

en la preparacin de presupuestos se provoca por la falta de

comunicacin de los procesos de presupuestos y los

procesos relacionados con la cotizacin y compra de

materiales. Claramente si ahora se logro descubrir esto

mediante el levantamiento de procesos, no se descarta

realizar otras mejoras en Mundo Constructor.

AGRADECIMIENTOS

Colaboraron en la realizacin del proyecto y de este

documento:

Mundo Constructor

Empresas participantes del benchmarking: Tupyalum,

Bastro Ltda., Aluminios del Maule

Profesor Sabino Rivero, profesor de la Universidad

de Talca, Director de la Escuela de Ingeniera

Informtica Empresarial.

Profesor Rodolfo Schmal, de la Universidad de

Talca, de la Escuela de Ingeniera Informtica

Empresarial.

Profesor Trung Pham, de la Universidad de Talca,

de la Escuela de Ingeniera Informtica Empresarial.

BIBLIOGRAFA

[1]

[2]

[3]

Booch, Jacobson, & Rumbaugh. (2000). El lenguaje unificado de

modelado. Madrid: Addison Wesley.

Bravo, J. (2005). Gestin de procesos. Editorial Evolucin S.A.

Melton Technologies. (2011). Gerencia y negocio. Recuperado el

18 de Octubre de 2011, de Gerencia y negocio:

http://www.degerencia.com/tema/benchmarking

Microsoft. (25 de Enero de 2006). Microsoft Downland Center.

Recuperado el 18 de Octubre de 2011, de Microsoft Downland

Center:http://www.microsoft.com/downloads/es-

es/details.aspx?FamilyID=220549b5-0b07-4448-8848-

dcc397514b41

Pressman. (2005). Ingenieria del software un enfoque practico

(Sexta edicin ed.). McGraw-Hill.

White, S., & Miers, D. (2009). Gua de referencia y modelado

BPMN. Florida: Future Strategies.

[4]

[5]

[6]

AUTORES

Carlos Andres Gutirrez Luengo es un

ingeniero en informtica empresarial

egresado de la Universidad de Talca.

Actualmente se desempea como

ingeniero en el rea de tecnologa de

informacin en Santiago, Chile.

Mara Ins Acevedo Osorio es una

ingeniera en informtica empresarial

egresado de la Universidad de Talca.

Actualmente se desempea como

ingeniero en el rea de tecnologa de

informacin en Santiago, Chile.

140


Levantamiento de Procesos y Automatización de Módulos Críticos

Documents

Transcript of Levantamiento de Procesos y Automatización de Módulos Críticos