1. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 1. PREPARACIN PREVIA Primeramente descargamos los dos archivos que se han indicado en este artculo. Integrar.mdb lectores.mdb En este tutorial abreviado se deben situar los archivos que se descargan en las ubicaciones que se indican. Si es necesario modificar algo, debe seguirse el tutorial completo donde se detalla cmo crear una integracin ms completa. Las ubicaciones de los archivos parten de que ABIES est instalado en C:/Archivo de programas/Abies 2. Si se hubiera modificado la carpeta de instalacin, deber cambiarse tambin la ruta en el primer caso con el archivo Integrar.mdb

2. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 1. PREPARACIN PREVIA Integrar.mdb Este archivo hemos de situarlo en esta ruta: C:/Archivo de programas/Abies 2 Cuando se nos pregunte si queremos sustituir el archivo respondemos S. Lectores.mdb Debemos crear esta carpeta en la unidad C: C:/Abies-Integrar La carpeta tiene que llamarse as y estar en el lugar que se indica. Es obligatorio para que funcione la integracin.

3. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIN DE DATOS En la aplicacin de gestin escolar generamos una consulta de los alumnos del curso escolar actual. Esa consulta la exportamos a una hoja de clculo (Excel, por ejemplo) o bien a una base de datos (Access preferentemente). Si pudiramos elegiremos como campos de exportacin solo estos cuatro: Apellidos, Nombre, Curso, Sexo (con valores M V). Si no pudiramos, exportaramos todos los campos, pero hay que asegurarse de que estn los cuatro indicados. Si alguno de esos cuatro campos no estuviera, nos veramos obligados a utilizar el segundo tutorial. Esta parte del tutorial no se puede explicar adaptada a cada aplicacin de gestin. Comprndase este hecho dada la amplia variedad de dichas aplicaciones

4. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIN DE DATOS CASO A Hemos exportado los datos desde la aplicacin de gestin del centro a una hoja Excel que solo contiene los cuatro campos necesarios: Apellidos, Nombre, Curso, Sexo. En el campo sexo los valores que exporta son M V. [Cualquier otro valor invalida el proceso, para arreglarlo ver diapositivas siguientes.]

5. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIN DE DATOS CASO A Las tres siguientes diapositivas solo son necesarias si en el campo Sexo figuraran valores diferentes a M V. Si figuran esos valores, puede saltarse esas diapositivas. Si figuran otros valores, por ejemplo Hombre Mujer o trminos similares, deber realizar lo que se indica a continuacin.

6. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIN DE DATOS CASO A Si en el campo sexo hay otros valores diferentes, tendremos que abrir el archivo Excel y poner para los varones el valor V y para las mujeres el valor M. Esto es muy sencillo de realizar mediante la opcin Reemplazar. En Excel vamos al men Edicin y elegimos la opcin Reemplazar.

7. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES CASO A 2. EXPORTACIN DE DATOS En la ventana que se abre, pulsamos sobre el botn Opciones. Se desplegarn todas las opciones que necesitamos configurar:

8. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIN DE DATOS CASO A Debemos marcar dos elementos: Coincidir maysculas y minsculas. Coincidir con el contenido de toda la celda. Completamos los valores Buscar (el valor que ha exportado nuestro programa) y en Remplazar solo pueden aparecer M (para mujer) y V (para varn) Pulsamos en Reemplazar todos.

9. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIN DE DATOS CASO B Hemos exportado los datos desde la aplicacin de gestin del centro a una hoja Excel, pero no hemos podido elegir las opciones de exportacin y tenemos un fichero con varios campos. En el campo sexo los valores que exporta son M V. [Cualquier otro valor invalida el proceso, para arreglarlo ver diapositivas anteriores para arreglar este problema]

10. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIN DE DATOS CASO B En caso de que tuviramos ms campos de los cuatro requeridos, si solo queremos dejar esos campos, tendramos que borrar en Excel las columnas que contiene esos datos y dejar solo las cuatro indicadas: Apellidos, Nombre, Curso y Sexo. Si no queremos borrar esos campos, porque deseamos que ABIES tenga datos completos de los lectores, tendramos que seguir el tutorial completo.

11. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Ya tenemos un archivo Excel con cuatro campos que coinciden con los cuatro que tiene el archivo que vamos a utilizar para la integracin de lectores. Abrimos el archivo lectores.mdb. Recurdese que la ubicacin obligatoria de este archivo es la ruta: C:/Abies-Integrar Para realizar este proceso necesitamos Microsoft Access o un programa gestor de base de datos que permita luego exportar en formato Access. Si al abrir nos pregunta si deseamos bloquear las expresiones no seguras, contestamos NO. Nos volver a preguntar si queremos abrir el archivo contestamos S. Finalmente pulsamos en Abrir.

12. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Se nos mostrar la base de datos

13. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES En Archivo seleccionamos Obtener Datos Externos - Importar

14. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Seccionamos el tipo de archivo: Microsoft Excel, a continuacin pinchamos en el archivo Lectores.xls y pulsamos en Importar.

15. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES En la ventana siguiente dejamos las opciones como estn. Pulsamos en Siguiente.

16. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Marcamos, si as fuera, la opcin indicada en la imagen. Siguiente.

17. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Elegimos la tabla donde queremos que importe los lectores desde Excel a la base de datos. Siguiente.

18. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Confirmamos el proceso pulsando en Finalizar.

19. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Se nos advierte del xito del proceso de importacin. Pulsamos Aceptar.

20. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Vamos a comprobar el resultado. Abrimos el archivo lectores.mdb y pulsamos sobre la tabla Alumnado.

21. 3. IMPORTACIN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Vemos que s que nos ha pasado los datos desde Excel a Access.

22. 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Ya est todo preparado para integrar los lectores en el catlogo de la biblioteca. Hemos realizado un proceso con varias fases que culminan en este ltimo apartado: 1. Exportar los datos desde la aplicacin de gestin acadmica a un archivo Excel u otra hoja de clculo (podra haber sido tambin a Access, los cambios respecto a este tutorial seran mnimos). 2. Importar los datos desde el archivo Excel al archivo llamado lectores.mdb. 3. Por ltimo nos enfrentamos a integrar los datos en ABIES.

23. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES Abrir ABIES e ir a Archivo - Integrar lectores.

24. INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES Seguir los pasos del asistente:

25. 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES

26. 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Elegimos la ltima opcin: Genrico lectores, pues esa es la creada para que podamos integrar lectores en ABIES desde otras aplicaciones de gestin. Siguiente.

27. 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Si no apareciera la ubicacin de la imagen, tendramos que buscarla pulsando en Examinar. Si est bien, pulsamos Siguiente.

28. 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Identificamos el lote. Se puede poner, incluso, la fecha en la que se hizo la integracin en ABIES. Es obligatorio precisar el tipo de lector. Siguiente.

29. 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Dejamos que realice el proceso.

30. 3. INTEGRACIN LECTORES EN ABIES INTEGRACIN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Esta pantalla nos indicar que todo ha salido bien. Pulsamos en Finalizar.