ILa función de operaciones en la empresa

Al término de esta lección usted podrá:

• Identificar los objetivos y características del área operacional de la empresa

• Conocer la relación del área operacional con otras áreas funcionales

• Aprender sobre las decisiones estratégicas y operativas del área

1. Definiciones y características del área operaciones

1.1 Áreas funcionales de la empresa

Antes que nada debemos comenzar explicando, que son las áreas funcionales. Un

área funcional es la actividad más importantes en la empresa, por medio de la cual se

alcanzan las metas y objetivos.

Sabemos que una empresa es una SISTEMA, ya que esta constituida por un

conjunto de elementos interrelacionados que forman una unidad. Generalmente una

empresa consta de al menos 5 aéreas funcionales básicas de trabajo.

Área de Dirección General de la empresa

Esta es la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario.

Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma,

se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que

toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la

empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en el

equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los

trabajadores de la misma.

Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de

trabajo y una comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que

conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de

su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se

identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los

clientes.

Área de Administración y operaciones

Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la

empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación

del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques,

verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los

proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del

negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se

encargará de esta área en su fase inicial.

Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del

negocio sin que él, como propietario esté presente todo el tiempo.

Área de Mercadeo y Ventas

En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será

el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es

decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio, la

distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se

podrá incluir a la persona que atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se

dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida

en el negocio.

Área de Producción

En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y

trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la

persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas están dentro de esta área

aunque pueden ser puestas en el área de operación, es mas apropiado el área de

producción pues en este caso se está produciendo un servicio al cliente: su alimentación.

En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los encargados del

despacho pueden ir bajo el área de administración y operaciones.

Área Contable y Financiera.

Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y

egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente,

ante la Servicio de Impuestos Internos –SII - los impuestos según los resultados de los

libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de

ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en

cuenta en esta área. La empresa puede escoger ser una empresa individual o

comerciante individual, por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables

o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora.

Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios.

Esquema organizativo de las áreas funcionales básicas de una empresa

1.2 Administración de la producción versus administración de operaciones

Normalmente, en el caso particular de las empresas manufactureras o creadoras

de productos, este sector es conocido como “Área de Producción”, El concepto de

operaciones es extensible a la producción de Servicios, en cuyo caso el área recibe el

nombre de “Área de Operaciones”. Se puede determinar entonces, que la principal

función del área de operaciones consiste en administrar todos los recursos de un sistema

de producción requeridos para producir los bienes y/o servicios que una empresa.

PRODUCTO O BIEN : artículo físico tangible (ejemplo: refrigerador)

SERVICIO : prestación intangible, que NO se ve físicamente (ejemplo:

seguro de vida)

1.3 Objetivos y características del área operacional

a) El objetivo Básico del subsistema de operaciones es la obtención de los bienes y

servicios, destinados a satisfacer las necesidades de los consumidores

b) En todos los casos en que exista la función de operaciones, hay elementos en

común

o INSUMOS ( entrada al proceso, que incluye materias primas, energía,

personal, maquinaria, información y todo elemento que se requiere para

realizar la conversión)

o PROCESO DE CONVERSIÓN ( donde se realiza la transformación de los

materiales en cierto producto con un valor agregado, lo que constituye la

corriente de salida)

o PRODUCTOS ( salida del proceso)

o RETROALIMENTACIÓN ( es un mecanismo de control que puede ser de

carácter informativo)

1.4 Relación del área operacional con otras áreas funcionales

La administración de operaciones es la responsable de la producción de bienes y

servicios de las organizaciones. El proceso de operaciones consiste en planificar,

organizar, gestionar personal, dirigir y controlar, a los efectos de lograr optimizar la

función de producción.

Se relaciona con el área de Marketing y ventas, ya que este es responsable de la

creación de la demanda y de generar las ventas, por lo consiguiente la función de

operaciones es el que crea la oferta a través de sus productos ya que sin esto no habría

que vender. También se relaciona con el área de finanzas ya que este se encarga de la

adquisición y distribución del capital para obtener los recursos. Con el área de compras

por este es quien adquiere la materia prima que se utiliza para la elaboración de los

productos. Con el área de personal por que aporta la mano de obra calificada para cada

tipo de puesto de trabajo. Con contabilidad por que los resultados de la producción se ven

reflejados en los estudios contables para luego tomar una decisión sobre alguna falla o

mejora dentro del sistema con el área de ventas, por que este es que distribuye la

mercancía en el mercado para su consumo. Así como también se apoya de metodologías

de áreas de disciplina básica como son: análisis cuantitativos, concepto de sistemas,

conducta organizacional, economía, principio generales de administración, leyes

empresariales. Como podrán notar todas las áreas de una empresa se afectan unas a

otras por lo cual es necesario la participación, el apoyo y coordinación de esfuerzos para

lograr óptimos desempeños.

1.5 Decisiones estratégicas y operativas del área

La estrategia de operaciones es parte importante de la Administración de

operaciones que depende de la dirección (o la gerencia) para la toma de decisiones. La

estrategia de operaciones debe dar como resultado un patrón consistente en la toma de

decisiones y una ventaja competitiva para la empresa.

El responsable de la administración de operaciones debe hacer frente a decisiones

estratégicas, de las cuales destacan las siguientes:

• Gestión de la calidad

• Estrategia de procesos

• Recursos humanos

• Gestión del abastecimiento

• Gestión del inventario

Gestión de Calidad. La administración de operaciones es a menudo la

responsable de la calidad de los bienes y servicios producidos. La calidad es una

importante responsabilidad que requiere del apoyo total de la organización, ya que deben

asegurar que esta, se mantenga en el producto en todas las etapas de las operaciones.

Para ello se deben establecer estándares de calidad, diseñar equipo a utilizar,

capacitar al personal e inspeccionar el producto o servicio durante todo su proceso para

obtener el resultado esperado.

Proceso. En esta categoría se establece el proceso físico que se utilizará para

producir el producto o servicio. Las decisiones incluyen el tipo de maquinaria, equipos

y tecnología, la distribución de planta o lay out, el flujo de proceso, así como todos los

demás aspectos de las instalaciones .Muchas de estas decisiones deben ser muy bien

pensadas y analizadas, pues contemplan las actividades que la empresa desarrollará

durante mucho tiempo y por tanto no son fáciles de modificar una vez realizadas,

sobretodo cuando su implementación ha sido económicamente muy costosa. Por lo tanto,

resulta importante que el proceso físico se diseñe con relación a la postura estratégica de

largo plazo de la empresa y la capacidad de producción requerida.

Recursos Humanos. La administración del personal es un aspecto

tremendamente delicado en el área de las operaciones, debido a que nada se hace sin la

gente que elabora el producto o presta el servicio. Las estrategias utilizadas sobre el

personal de operaciones incluyen aspectos como saber seleccionar según el perfil

deseado (RRHH), las condiciones del contrato, una adecuada inducción (periodo de

entrenamiento) y capacitación constante, supervisión y un apropiado sistema de

compensaciones y bonos por producción (motivación). Estas decisiones las toman los

gerentes de línea de

operaciones, con frecuencia con la asistencia o en forma mancomunada con

la gerencia de recursos humanos

Capacidad. Las decisiones relacionadas a la capacidad se refieren a la cantidad

correcta, en el lugar correcto y en el momento exacto (just in time). Vale decir que el

abastecimiento vaya en relación a la capacidad de almacenamiento y de producción

(trazabilidad). Y que a su vez tanto la capacidad como la velocidad de producción sean

concordantes con la venta o salida del producto. La capacidad puede estar determinada el

tamaño de las instalaciones físicas que se construyen, y en ocasiones se puede

aumentar la capacidad por medio de subcontratos, turnos adicionales o arrendamiento de

espacio. La planificación estratégica de la capacidad determina no sólo el tamaño de las

instalaciones sino también el número apropiado de personal ligado a funciones de

operación. Se ajustan los niveles de personal para satisfacer las necesidades de

la demanda del mercado y el deseo de mantener una fuerza de trabajo estable (planificar

los horarios de trabajo).

Inventarios. Las decisiones estratégicas tomadas sobre los inventarios, dan como

resultado lo que se debe ordenar a los proveedores, cuanto pedir y cuándo solicitarlo. Los

sistemas de control de inventarios se utilizan para administrar los materiales desde su

compra, a través de los inventarios de materia prima, de producto en proceso y de

producto terminado. Los gerentes de inventarios deciden cuánto gastar en inventarios,

dónde colocar los materiales y numerosas decisiones más relacionadas con lo anterior