7Las normas de descripción del Consejo Internacional

de Archivos (CIA)

NORMALIZACIÓN EN LA DESCRIPCIÓN de los documentos

Según Pedro González “el retrasoretraso en adoptar un sistema de normalizaciónnormalización en la descripción de los documentos de archivo se ha debido al carácter único del carácter único del documentodocumento y al aislamientoaislamiento del trabajo del archivero”.

EEUUEEUU ha sido uno de los países que, indirectamente, ha ejercido más influencia en el proceso de normalización de la descripción archivística internacional.

SchellenbergSchellenberg data los primeros trabajos normativos de descripción archivística en el último cuarto del siglo XIX; exactamente en 1876, cuando el historiador Justin Winsor elaboró las reglas para la descripción de manuscritos históricos en la Massachussets Historical Society. Se trataba, sin embargo de unas instrucciones particulares, comunes a las que elaborarían otras instituciones durante el resto del siglo XIX y a lo largo del XX.

Otros autores, como BernerBerner, opinan que el primer trabajo de normalización de carácter general se debe a FordFord y a CutterCutter. Estos autores a finales del XIX abordaron el problema de la codificación de la descripción de manuscritos (Rules for a printed dictionary catalogue, publicadas y conocidas posteriormente como Rules for a dictionary catalogue ).

Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de EEUUEvolución de las normas de descripción archivística: el caso de EEUU

La creación de los archivos nacionales de EEUUarchivos nacionales de EEUU en 1934 y su posterior organización; influyó en la aparición de las primeras directrices de descripciónprimeras directrices de descripción.

Entre 1941 y 1948, tras una labor de reorganización de estos archivos, fueron emitidas un serie de circulares para el control, organización y descripción de los documentoscirculares para el control, organización y descripción de los documentos; que pueden considerarse como auténticas directrices técnicas de actuación. No obstante, estas directrices no dejan de ser, de nuevo, unas normas individuales.

En 1940 incidirá más positivamente en la normalización, el inicio de los primeros trabajos para la elaboración del National Union Catalogue of Manuscripts CollectionsNational Union Catalogue of Manuscripts Collections (NUCMC) (catálogo colectivo de colecciones de manuscritos de los EEUU) .

El proyecto fracasó hasta que en 1951 se ofreciera la Library of CongressLibrary of Congress como centro coordinador del trabajo de recopilación de información.

Para definir el formato de descripción se tomó como base el formato utilizado por los archivos nacionales. Así, cada registro se componía de cinco partes:

- La primera parte proporcionaba información sobre la entrada principal, el título, la descripción física y los instrumentos de descripción, publicados o no, sobre la colección descrita.- El resto de partes recogían información sobre entradas secundarias y notas de contenido.

Existían dos formatos de presentación diferentes:

- Un formato detallado para colecciones completas de manuscritoscolecciones completas de manuscritos.- Un formato abreviado para colecciones pequeñas y documentos individualescolecciones pequeñas y documentos individuales.

En cualquier caso, de cada colección se ofrecían como mínimo:

En 1954, bajo los auspicios de la Library of CongressLibrary of Congress, fueron publicadas las “Rules for “Rules for descriptive cataloguing in the Library of Congress: Manuscripts”descriptive cataloguing in the Library of Congress: Manuscripts”. Estas reglas, que eran una adaptación de las existentes para monografías, fueron adoptadas posteriormente por la American Library Association (ALA) en las Reglas de Catalogación Angloamericanas (1967).

Esta Reglas de Catalogación AngloamericanasReglas de Catalogación Angloamericanas (AACR) incluía entre un apartado dedicado a la descripción de manuscritosdescripción de manuscritos.

La 1ª ed. de estas reglas tuvo una vigencia muy cortavigencia muy corta debido a la aparición de las ISBD a principios de los 70.

- Título de la agrupación documental.- Fechas extremas.- Extensión o número de items.- Tipos documentales.- Materias, personas, lugares y acontecimientos tratados en los documentos.

En 1974 se crea una comisión de revisión integrada por representantes de EEUU, Canadá y Reino Unido. Fruto del trabajo de la misma, en 1978, se publica la 2ª ed. de las AACR, exactamente las AACR2AACR2.

Si la 1ª ed. dedicaba un apartado a la descripción de manuscritos, esta segunda lo hace ya de forma más detallada. Es el capítulo 4 de las reglas el dedicado a la descripción de este tipo de material y aunque se estructura en 7 áreas, sólo se emplean 4 para la descripción de manuscritos:

4.0 Reglas generales.

4.1 Área de título y de mención de responsabilidad.4.2 Área de edición (no se usa para manuscritos).4.3 Área de los detalles específicos del material (o tipo de publicación) (no se usa para manuscritos).4.4 Área de fecha.4.5 Área de descripción física.4.6 Área de la serie (no se usa para manuscritos).4.7 Área de notas.

Aunque las AACR2AACR2 proporcionaban un conjunto detallado de normas para la descripción; su ámbito de aplicación, sin embargo, era parcial, ya que estaban limitadas a la descripción de limitadas a la descripción de manuscritosmanuscritos, pero no al resto de materiales archivísticosno al resto de materiales archivísticos.

Es por esto, por lo que Steven HensenSteven Hensen, tomando como base el capítulo 4 de las AACR2, intenta elaborar un manual general que:

Es en 1983 cuando aparece ya la primera edición de Archives, Personal Papers and Archives, Personal Papers and Manuscripts – APPMManuscripts – APPM (la 2ª ed. en 1989).

La APPM es la primera obra de carácter normativo específicamente archivística pero su origen (ACCR2) ha marcado notablemente su estructura y sus elementos; dando lugar a un código de descripción archivístico con una fuerte influencia bibliográficafuerte influencia bibliográfica.

• permitiera describir cualquier tipo de documento de archivo y

• que destacara los aspectos de la descripción archivística frente a los de la descripción bibliográfica.

La mayoría de los elementos que pueden ser usados como posibles notas en APPM (17 elementos) coincidirá con los elementos que posteriormente prescribirá la norma ISAD (G).

APPM (área de notas) ISAD (G)

Nota Biográfica / Histórica Historia Institucional / Biográfica

Alcance y contenido / Resumen Alcance y contenido

Relaciones de complejidad de la entrada

Forma física adicional disponible Existencia y localización de copias

ReproducciónExistencia y localización de los

originalesLocalización de originales / duplicados

Organización y ordenación Organización

LenguaLengua / escritura de la

documentación

Procedencia Nombre del o de los productores

Fuente inmediata de adquisición Forma de ingreso

Restricciones sobre el acceso Condiciones de acceso

Términos que rigen el uso y la reproducción

Condiciones de reproducción

Índices acumulativos / Finding aids Instrumentos de descripción

Citación Nota de publicaciones

Forma preferida de citar los materiales descrito

Publicación Nota de publicaciones

Nota general Nota

Este formato nace con la idea de sustentar la creación de un sistema nacional de información sistema nacional de información archivísticaarchivística.

El USMARC AMC, en líneas generales, presenta la misma configuración que el resto de los formatos MARC, integrados por tres tipos de datos:

Aunque mantiene la misma estructura que la familia de los MARC, presenta cambios importantes en la parte de contenido. Las modificaciones realizadas han sido de tres tipos:

1. Estructura o forma general de disposición de los datos.

2. Identificadores de contenido, sistema de códigos que identifica de forma unívoca cada uno de los elementos de contenido.

3. Contenido, datos que se incluyen en el sistema.

1. Eliminación de áreas y campos innecesarios (área de serie, datos de publicación, de edición, etc.).

2. Adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística.

3. Creación de nuevos campos, sobre todo en el área de notas. Ésta área es la que se aprovechó para incluir la mayoría de los cambios que exigía la descripción archivística.

USMARC AMCUSMARC AMC

Campo Título Descripción

1xx Entrada principal Nombre del creador de los documentos.

2xx Título El título será, generalmente, un título facticio, creado por la persona responsable de la descripción según las normas seguidas.

300 Descripción física La descripción física se hará según las normas usadas.

351 Organización Indicación del sistema de clasificación y de ordenación.

506 Nota de restricciones de acceso Restricciones para acceder al contenido de los documentos.

52052453x

ResumenForma preferente de citar el material descritoNota de reproducción

Resumen del contenido de los documentos descritos.Forma preferida por el centro que custodia los documentos para que los documentos sean citados.Indicación de los materiales que han sido reproducidos en microforma o por cualquier otro medio de reproducción.

540 Nota de condiciones de uso y reproducción Información sobre las condiciones que regulan el uso de los documentos siempre que el acceso sea concedido.

541 Nota de fuente de adquisición inmediata Nombre de la fuente de adquisición de los materiales.

544 Nota de localización de materiales asociados

Información sobre otros centros que custodian documentos relacionados con los que son descritos, por tener una procedencia común.

545 Nota biográfica o histórica Información sobre la persona o entidad que creó los documentos

555 Nota de Finding aid Instrumentos de control y descripción existentes relativos a los documentos.

561 Nota de procedencia (antiguos propietarios) Historia de la conservación de los materiales hasta la fecha de su adquisición.

580 Nota de enlace de entradas Descripción de una parte componente que sirve de nexo con la unidad mayor en la colección. Se trata de un campo que se indica en el campo subordinado de la jerarquía.

600 Nombre personal como materia Nombres de personas que son materia de los documentos.

610 Nombre de entidad como materia Nombres de entidades que son materia de los documentos.

650 Asunto como materia Nombres comunes sobre asuntos tratados por los documentos.

651 Nombre geográfico como materia Nombres geográficos representados en los materiales.

655 Término de indización de género o forma Tipo documental

656 Término de indización de ocupación Ocupaciones reflejadas en los materiales descritos.

657 Término de indización de función Indicación de la actividad o función por la que fueron creados los documentos.

773 Entrada del documento fuente Datos que relacionan los documentos que son descritos con la agrupación documental de la que forman parte.

7xx Entradas secundarias Creadores adicionales.

851 Localización Localización del centro que conserva los documentos.

Frente a los EEUU y Canadá, donde tanto APPM como las reglas de descripción canadienses están basadas en las reglas de catalogación angloamericanas; en Gran Bretaña el Manual of Archival Descripction (MAD2)Manual of Archival Descripction (MAD2) presenta una estructura y una terminología diferentes en numerosos aspectos.

Este manual ha influido considerablemente en el desarrollo de la norma ISAD(G).ISAD(G).

El proceso de normalización de la descripción en Gran Bretaña se ha desarrollado de forma más rápida que en los dos países norteamericanos, aunque su implantación ha sido menor. Dos hechos han condicionado el desarrollo del proceso:

La falta de una amplia base teórica previa, como punto de partida para iniciar la redacción de unas normas, como había ocurrido en EEUU.

El control del proceso de normalización por parte de los archivos, de forma individual y aislada; sin respaldo inicial de la Administración y las asociaciones profesionales.

Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Gran BretañaEvolución de las normas de descripción archivística: el caso de Gran Bretaña

Fruto del proyecto Archival Description ProjectArchival Description Project de la Universidad de Liverpool.

Objetivo principalObjetivo principal: formular normas específicas para la descripción archivística.

1986: 1ª ed. del Manual of archival description (MAD1)

1989:MAD User GuideMAD User Guide (una breve guía general de la 1ª ed. del MAD).

2ª ed. del MAD, el MAD2MAD2

2000: 3ª ed. del MAD, el MAD3MAD3

Manual of Archival Description (MAD)

Esta dividido en 5 partes:

1.- Una introducción general, con:

2.- Los elementos y la estructura de la descripción archivística.

3.- Formatos de descripción recomendados para la elaboración de diferentes presentaciones de los instrumentos de descripción.

4.- Ejemplos prácticos de diferentes niveles de descripción archivística.

5.- Recomendaciones para la descripción de algunos tipos documentales concretos (títulos de propiedad y correspondencia) y de documentos en soportes especiales (fotografías, planos y documentos cartográficos, archivos sonoros, archivos fílmicos y vídeos y archivos informáticos).

- los principios teóricos que rigen la descripción archivística,- los requisitos para el desarrollo de un programa descriptivo y- los problemas generales de la descripción.

ESTRUCTURA del MADESTRUCTURA del MAD, los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores: el sector de descripción archivísticasector de descripción archivística y el sector de sector de información de gestióninformación de gestión.

El sector de descripción archivísticasector de descripción archivística está integrado por las siguientes áreas y subáreas:

Subárea de registro de acceso.Subárea de registro de publicaciones.Subárea de materiales relacionados.Subárea de registro de exposiciones.

Subárea de código de referencia.Subárea de título.Subárea de número de nivel de descripción.

Subárea de historia administrativa.Subárea de historia de la custodia.Subárea de nota del archivero.

Subárea de resumen de contenido.Subárea de descripción diplomática.Subárea de descripción física.

Área de mención de identidad.

Área de historia administrativa y

de custodia.

Área de contenido y

carácter.

Área de acceso, publicación y

referencia.

Los datos recogidos en el sector de información de gestiónsector de información de gestión son datos de uso exclusivamente interno. Se encuentran agrupados en tres áreas:

Subárea de registro de entrada.Subárea de registro de localización.

Subárea de registro de organización.Subárea de registro de descripción.Subárea de registro de indización.Subárea de registro de uso.Subárea de registro de peticiones de información.Subárea de registro de préstamos.Subárea de registro de evaluación.

Subárea de administración.Subárea de registro de conservación.

Área de información de

control administrativo.

Área de control del proceso.

Área de conservación.

El proceso de normalizaciónproceso de normalización de la descripción archivística canadiensecanadiense se ha desarrollado de forma diferente a EEUU y Gran Bretaña.

En estos países, las obras de descripción, APPM y MADAPPM y MAD:

• fueron concebidas como manuales de descripción, no como normas, • y fueron elaboradas por pequeños grupos de trabajo, gracias al desarrollo de

iniciativas particulares.

En Canadá, en cambio, las Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)(RDDA)

• tienen un valor normativo, como consecuencia del consenso alcanzado por la comunidad archivística canadiense para su aplicación,

• y han sido redactadas por varias comisiones de archiveroscomisiones de archiveros pertenecientes a las asociaciones profesionalesasociaciones profesionales que, en última instancia, respaldan el contenido de las reglas.

Aunque la publicación de las RDDARDDA fue iniciada en 1990, el proceso de normalización comenzó a principios de los 80 y ha seguido un largo procedimiento consultivo previo entre los archiveros canadienses.

Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de CanadáEvolución de las normas de descripción archivística: el caso de Canadá

La publicación de los manuales de descripción británico y estadounidense y el inicio de las actividades de normalización de Canadá demostraron a la comunidad archivística internacional la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.

PROBLEMAPROBLEMA: dificultad de unificar las diferentes prácticas descriptivas de todos los países; éstas contaban con una metodología de trabajo, unos instrumentos de descripción y una terminología diferentes entre sí.

Por esta razón, para que la norma de descripción archivística contara con consenso general era necesario que:

• Fuera dictada por un organismo internacional cuya autoridad fuera reconocida por la comunidad archivística mundial (CIA).

• Cada país aportara su punto de vista, tanto desde el punto de vista oficial (administraciones nacionales de archivo) como desde el punto de vista profesional (archiveros de todos los países, bien individualmente, bien a través de asociaciones).

La norma ISAD (G): su desarrollo (2000)

La información descriptiva se organiza en 7 áreas7 áreas, estructuradas en 26 26 elementos descriptivoselementos descriptivos de los que solamente 6 son obligatorios6 son obligatorios (código de referencia, título, productor, fecha(s), extensión de la unidad de descripción y nivel de descripción).

ISAD (G): estructuraISAD (G): estructura

La descripción archivística, según la ISAD (G), parte de una técnica de descripción denominada “descripción multiniveldescripción multinivel”.

La norma establece un grupo de 5 niveles de descripción que van de lo general a lo especifico. No obliga el nivel de descripción al que se debe llegar.

DESCRIPCIÓN MULTINIVEL

1.- Nivel de fondo (fonds)

2.- Nivel de subfondo (sub-fonds)

3.- Nivel de serie (series)

4.- Nivel de expediente (file)

5.- Nivel de unidad documental (item)

Entre los factores que influyen a la hora de decidir el nivel de profundidad de nuestras descripciones destacan:

• La complejidad de la estructura del fondo documental.• El volumen del fondo.• Las demandas de información de los usuarios.• El valor histórico de los documentos.

Para una correcta aplicación de la descripción multinivel, la ISAD (G) propone cuatro reglas generales:

• Regla de descripción de los general a lo particular.Regla de descripción de los general a lo particular.

• Regla de información pertinente para el nivel de descripción.Regla de información pertinente para el nivel de descripción.

• Regla de vinculación de las descripciones.Regla de vinculación de las descripciones.

• Regla de no repetición de la información.Regla de no repetición de la información.

Las reglas de la DESCRIPCIÓN MULTINIVEL

Regla de descripción de los general a lo particular.Regla de descripción de los general a lo particular.

FINALIDAD: representar la estructura jerárquica de un fondo y de las partes que lo integran mediante la descripción.

En el nivel de fondo: proporcionar información sobre éste como un todo. En los niveles siguientes: proporcionar información de las partes que se están describiendo.

Regla de información pertinente para el nivel de descripción.Regla de información pertinente para el nivel de descripción.

Señala la necesidad de proporcionar sólo aquélla información adecuada al nivel que se está describiendo.

Resulta difícil establecer con precisión qué elementos descriptivos deben ser usados para cada nivel de descripción.

No obstante, los archiveros andaluces proponen utilizar las siguientes áreas y elementos en cada nivel.

NIVEL DE FONDO

Todos los elementos propuestos por la ISAD que sean adecuados a las características del fondo, con algunas salvedades. Por ejemplo, el elementoelemento nuevos ingresos nuevos ingresos sólo se indicará en el caso de que se estén describiendo fondos abiertos.

NIVEL DE SERIE

• Área de identificación.

• Área de contexto, indicando sólo: “forma de ingreso”.

• Área de contenido y estructura.

• Área de condiciones de acceso y uso, indicando sólo:

• Condiciones de acceso.• Condiciones de reproducción.• Lengua / escritura del material• Características físicas y requisitos técnicos.• Instrumentos de descripción.

• Área de documentación asociada:

• Unidades de descripción relacionadas.• Documentación complementaria en otros archivos.

NIVEL DE UNIDAD DOCUMENTAL

• Área de identificación.

• Área de contexto (posiblemente no sea necesario indicar ningún elemento).

• Área de contenido y estructura (salvo el elemento “nuevos ingresos”).

• Área de condiciones de acceso y uso.

• Área de documentación asociada:

Vinculación de las descripciones.Vinculación de las descripciones.

Vincular cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripción

Registro Descripción Nivel Superior Niveles Inferiores

1 Fondo ... 2 | 9

Registro Descripción Nivel Superior Niveles Inferiores

2 Sección ... 1 3

Registro Descripción Nivel Superior Niveles Inferiores

3 Serie ... 2 4 | 5

Registro Descripción Nivel Superior Niveles Inferiores

5 Expediente... 3

Registro Descripción Nivel Superior Niveles Inferiores

4 Expediente... 3

Registro Descripción Nivel Superior Niveles Inferiores

6 Sección ... 1 7

Registro Descripción Nivel Superior Niveles Inferiores

7 Serie ... 6

Registro nº 950

Nivel Superior 870

Nivel Inferior 1145

Código de Ref.

Título

Fecha(s)

Nivel de descripción

Extensión y soporte

ES ADP49 SCDA

Documentación de archivo

1610-1880

Sección

15 libros

Condiciones de acceso [Nivel superior]

Registro nº 870

Nivel Superior

Nivel Inferior 950

Código de Ref.

Título

Fecha(s)

Nivel de descripción

Extensión y soporte

ES ADP49 FN AVG

Archivo del Vizconde de Garcigrande

1760-1923

Fondo

66 cajas y 75 legajos

Condiciones de acceso Consulta libre, regulada por la Ley 16/85 …

Registro nº 1145

Nivel Superior 950

Nivel Inferior

Código de Ref.

Título

Fecha(s)

Nivel de descripción

Extensión y soporte

ES ADP49 SLB

Libros Becerros

1759-1783

Serie

2 libros

Condiciones de acceso [Nivel superior]Nivel superior del

registro 1145

Nivel superior del registro 950

Regla de no repetición de la informaciónRegla de no repetición de la información..

OBJETIVO: evitar la repetición de información en los distintos niveles de la descripción.

Áreas y elementos

1.- ÁREA DE CONTROL DE AUTORIDAD

Utilidad: establece la entrada autorizada y la relaciona con otras entradas.

Elementos:

- Código de identificación.

- Tipo de encabezamiento autorizado archivístico.

- Entrada autorizada.

- Entrada (s) paralela (s).

- Forma (s) excluida (s).

- Entrada (s) autorizada (s) relacionada (s).

Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias (2004).

La Norma ISAAR (CPF)

2.- ÁREA DE INFORMACIÓN

Utilidad: proporciona información sobre las entidades, personas y familias identificadas en la entrada autorizada.

Entidades Personas Familias

- Nº de matriculación- Nombres- Fechas y lugares de existencia- Sede- Estatuto jurídico- Fines, funciones, esfera de act.- Organigrama- Relaciones- Otra información significativa

- (----------)- Nombres- Fecha(s) y lugar(es) de existencia- Lugares y/o áreas geográficas de residencia- Nacionalidad- Ocupaciones desempeñadas, esfera de act.- (----------)- Relaciones- Otra información significativa

- (----------)- Nombres- Fecha(s) y lugar(es) de existencia- Lugares y/o áreas geográficas - Nacionalidad- Ocupaciones desempeñadas, esfera de act.- Árbol genealógico- Relaciones- Otra información significativa

Elementos

3.- ÁREA DE NOTAS

Utilidad: informa sobre la creación y actualización del encabezamiento autorizado.

Elementos:

- Nota del archivero.

- Reglas o convenciones.

- Fecha

ISDF: Norma internacional para la descripción de funciones (2007)(2007)

ISDIAH: Norma internacional para la describir instituciones que custodian fondos de archivo (2008)(2008)

Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripción archivística de los archivos estatales (julio 2010) (julio 2010)

Paralelismo entre los instrumentos de descripción y las agrupaciones documentales

Guía Fondos y secciones

Inventarios Series

Catálogos Unidades documentales

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓNINSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative Commons

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