Mdulo 1Unidad 1Lectura 1La OrganizacinUnidad 1: Las Organizacionesy su Administracin1.1 Definicin de AdministracinLa organizacinPara poder entender la administracin se debe conocer la perspectiva de lahistoria de su disciplina; los hechos acerca de lo que ha pasado ensituaciones similares anteriores, y relacionarlas con otras experiencias yotros conocimientos actuales. Es por eso la importancia de conocer lahistoria y origen de la administracin.La administracin aparece desde que el hombre comienza a trabajar ensociedad. El surgimiento de la administracin es un acontecimiento deprimera importancia en la historia social. En pocos casos, si los hay, unainstitucin bsicamente nueva, o algn nuevo grupo dirigente, han surgidotan rpido como la administracin desde el principio del siglo XX. Pocasveces en la historia de la humanidad una institucin se ha manifestadoindispensable con tanta rapidez.La administracin, que es el rgano especfico encargado de hacer que losrecursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar eldesarrollo econmico, refleja el espritu esencial de la era moderna. Es enrealidad indispensable y esto explica por qu, una vez creada, creci contanta rapidez.El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse ycooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirsea travs del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la pocaprehispnica por las tribus nmadas, donde comienza la organizacin parala recoleccin de frutas y la caza de animales, y despus con eldescubrimiento de la agricultura que da paso a la creacin de las pequeascomunidades.Si pudiramos repasar toda la historia de la humanidad encontraramosque, los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales(ejemplo los ejrcitos griegos y romanos, la iglesia catlica romana, lacompaa de las indias orientales, etc.).Tambin las personas han escrito sobre cmo lograr que las organizacionessean eficaces y eficientes, mucho antes de que el trmino "administracin"hubiera aparecido y se hubiera definido.Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos secaracterizaron por poseer formas predominantemente agrarias, donde lafamilia, los grupos informales y las pequeas comunidades eranimportantes.Posteriormente, stas se transformaron en otras de tipo industrial,impulsadas por la Revolucin Industrial y caracterizadas por el surgimientoy desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales. El cuerposistemtico de conocimientos sobre la administracin se inicia en plenaRevolucin Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandesempresas que requeran de nuevas formas de organizacin y prcticasadministrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo.A partir de all es que surgen las primeras teoras de la administracin conlos considerados padres de la misma: Frederick Taylor y Henri Fayolquienes dieron los primeros principios (verdades fundamentales) y teoras(la expresin de la realidad hecha por el hombre) sobre la administracin.Qu es una organizacin?Si se realizara esta pregunta usted seguramente me contestara: es ungrupo de personas que buscan obtener un fin comn.Este concepto se aplica a todo tipo de organizacin social.Pero si hablamos de una organizacin donde el administrador debe logar unsupervit (diferencia entre los recursos necesarios para desarrollar algo y elresultado obtenido), entonces a este concepto lo debemos reformulardiciendo que:Una ORGANIZACIN est formada por un conjunto de personas quedeben desarrollar un rol o papel para lograr el fin comn.Se considera Patrn Sinergtico al conjunto de conductas observablesentre los roles, es decir es el patrn de relaciones entre las personas quedesempean los roles.Entonces cundo existe una organizacin?, cuando existe un patrnsinergtico que la explique, por ejemplo, en una familia, existen roles: pap,mam, hijo, abuelos, tos, etc. (por darle nombres conocidos) y existe unconjunto de conductas observables entre sus miembros.Esta familia puede ser una buena o mala organizacin: depende de cmo sela analice y de cmo se la interprete desde un punto de vista lgico y tico.Mientras tanto es una organizacin. Si cambia alguno de los integrantes dela familia cambia la organizacin? No, pero si cambia el patrn sinergtico,qu sucede?, cambia la organizacin. Usted se preguntar por qu: es quese modific el conjunto de relaciones y ello provoc la modificacin de laorganizacin.Cada organizacin necesita una masa crtica para funcionar como tal y es lacantidad mnima de roles que se deben interrelacionar para lograr unobjetivo.Se administra la organizacin?La respuesta es s; ello implica que surge el fenmeno de la administracin.Por consiguiente, administrador es la persona que dirige a los individuosque ejecutan los roles.Dentro del estudio de las organizaciones est el estudio de las empresas.Posiblemente si la pregunta fuera qu es una empresa?Usted me respondera una organizacin con fines de lucro. Pero larespuesta correcta, luego de lo que hemos visto, es la siguiente:Una empresa es una interrelacin de roles (puestos de trabajo, reas odepartamentos) que buscan obtener una supervit, que por lo general eseconmico. Tambin podemos decir que: empresa es un conjunto departes que se interrelacionan para obtener un fin comn.A qu se considera un negocio?Podemos decir que un negocio es una organizacin que combina entradasde recursos (materias primas, capital, mano de obra, habilidadesadministrativas, etc.) para obtener resultados (por lo general, beneficios).La transformacin de las entradas de recursos en resultados de salida,implican el proceso de transformacin que se debe administrar.Dentro de las organizaciones que nos competen, las empresas, generanbeneficios para quienes las constituyeron y para los que desarrollan losdistintos roles.Cmo est estructurada la organizacin?Por lo general a las empresas se las puede graficar como una pirmidedonde se definen los distintos niveles jerrquicos (los niveles representan elorden preestablecido por quienes definen la estructura).El nivel superior es donde se encuentran los responsables mximosdentro de la organizacin (pueden o no estar los propietarios y/o dueos,socios, accionistas, etc. ubicados en este rol).En el nivel de mandos medios se encuentran, por lo general, losgerentes de reas.En los niveles operativos es donde se encuentran los operadores delsistema.Qu es la administracin entonces?Usted puede entrar en Internet y hacer esta pregunta, recibir tantasrespuestas como autores han escrito sobre el tema, es decir cientos deinterpretaciones. Nosotros tomaremos aquella que dice que Laadministracin es el proceso de crear, disear y mantener un ambiente enel que las personas trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metasseleccionadas. Es necesario ampliar esta definicin bsica: Como administracin, las personas (losadministradores) realizan funciones administrativasde planeacin, organizacin, integracin de personal,direccin y control. La administracin se aplica en todo tipo deorganizacin. Es aplicable a los administradores en todos losniveles jerrquicos. La meta de todos los administradores en todos losniveles jerrquicos es crear un supervit. La administracin se ocupa de la productividad; estoimplica sinergia, eficacia y eficiencia.Dentro de las organizaciones quien ejecuta o ejerce un rol debe desempeartodas las funciones administrativas, cabe aclarar que el tiempo que lededicar a cada una de ellas ser diferente en relacin directa al puesto queocupe dentro de la organizacin.Antes de continuar con el desarrollo me gustara preguntarle qu interpretausted por autoridad y qu por poder. Le podra preguntar en el grupofamiliar que usted tiene cerca, quin tiene autoridad el padre o el hijo?Posiblemente usted me dira el padre. Pero en realidad ambos tienenautoridad lo que cambia es el rol y del papel es quien depende la autoridad.Podemos definir a la autoridad como la capacidad del individuo de tomardecisiones. Es un poder limitado por el rol que se desempea en laorganizacin. Este concepto est ligado al de responsabilidad, el grado deautoridad de un individuo que ocupa un rol se mide por el nivel deresponsabilidad que tiene el mismo.Por otro lado, siguiendo con el ejemplo de la familia quin tiene poder?,el padre o el hijo? Posiblemente que si estamos en una juguetera o en unkiosco de golosinas, me dira que el hijo.El poder es la capacidad de cambiar el comportamiento del otro. El poderno es del individuo sino del cargo o rol que se ocupa. Es decir que en estecaso el padre tiene el poder por el solo hecho de ocupar ese rol, aunque elhijo con su grado de persuasin haga que el padre cambie de opinin.Las funciones administrativas se desarrollan en todos los nivelesorganizacionales: El planificar significa definir a dnde se deseallegar (objetivo o resultado esperado) y la forma paraalcanzarlo. El organizar es identificar la estructura intencionalde los roles necesarios para lograr de forma eficientelos resultados esperados a travs del caminoseleccionado. Integrar el personal implica llenar y mantenerocupados los puestos en la estructura organizacional. El dirigir consiste en influir sobre las personas paraque contribuyan en la obtencin de las metas uobjetivos de la organizacin y los individuales; serefiere a la interrelacin de las personas. El control implica medir y corregir el desempeoindividual y organizacional para asegurar que loshechos se ajusten a los planes.Lo invito a que piense en lo que hace da a da, en todas las organizacionesen las que participa, por ejemplo en un juego (ftbol, cartas, etc.), en sucasa, trabajo, etc. en todas ellas: usted siempre realiza la misma actividad?,tiene idntica autoridad?, es responsable de las mismas cosas?, tieneigual poder? Es importante que identifique los roles en cada organizacin yque se ubique en ellas en la posicin que usted personalmente ocupa, de esaforma podr analizar los componentes que seguiremos desarrollando.Los administradores tambin poseen habilidades administrativas, quese las puede identificar como: La habilidad tcnica es el conocimiento y la destrezapara realizar actividades que incluyan mtodos,procesos, procedimientos y prcticas. Es decir trabajarcon determinadas herramientas y tcnicas. La habilidad humana es la capacidad de trabajar conpersonas; representa la potencialidad para el trabajo enequipo. La habilidad conceptual es la capacidad de ver laimagen de conjunto, de reconocer los elementos de unasituacin y su nivel de relacin. La habilidad de diseo es la capacidad de solucionarlos problemas en forma tal que se beneficie laorganizacin o empresa.Como usted puede observar el administrador en todos los nivelesorganizacionales debe ejecutar tanto las funciones administrativas como lashabilidades. Es decir, que en todos los niveles jerrquicos se administra ypor ende en cada uno de ellos los administradores (ya sean gerentes uoperarios) deben construir el clima para que trabajando en grupos se logrenlas metas seleccionadas.Si ahora usted observa sus actividades en las distintas organizaciones en lasque participa cotidianamente, es posible que identifique que utiliza deforma diferente cada una de estas habilidades y funciones segn el rol queest desempeando.El administrador debe lograr supervit, es decir obtener una diferenciaentre los recursos necesarios y los resultados esperados. Muchas empresasobtienen esta diferencia siendo productivas. La productividad es larelacin ente resultados (productos) e insumos (recursos) dentro de unperodo con la debida consideracin de la calidad. Se puede expresar como:Si usted analiza este cociente, el resultado puede ser igual a 1 (uno) elloimplica que no existe supervit. Cmo se puede mejorar la productividad?Haciendo que ese cociente sea mayor que uno. Aumentando los resultadoscon la misma cantidad de insumos, al disminuir los insumos manteniendola misma produccin o aumentar la produccin y disminuir los insumospara cambiar el cociente de una forma favorable.Los conceptos de sinergia, eficacia y eficiencia colaboran para que laproductividad (organizacional e individual) se desarrolle.La sinergia (recuerde el concepto de patrn sinergtico que analizamosanteriormente) es una propiedad de los sistemas que indica que la suma delas partes es distinta al todo. Desde el punto de vista de una organizacinempresarial (considerada un sistema abierto que se relaciona con unentorno) se puede decir que los individuos que ejecutan los roles debensuperar lo esperado. Por ejemplo, cuntas veces usted debi realizar untrabajo en grupo para una materia, se reuni en una oportunidad con elgrupo, tomaron algo y se distrajeron y el resultado fue negativo -no setermin el trabajo-. Ahora bien, se reuni con el mismo grupo en otraoportunidad y terminaron el trabajo antes de lo previsto. Que sucedientonces? Existi sinergia positiva, es decir que lograron el objetivo conmenos esfuerzo.La eficacia es el logro de los objetivos.La eficiencia es el obtener los resultados esperados con la menor cantidadde recursos.Por ejemplo, estudio una carrera y me recibo diez aos despus de loprevisto. En este caso somos eficaces (de eficacia). En cambio si estudio yme recibo en el tiempo indicado, somos eficientes (de eficiencia).1.2 Evolucin del pensamientoadministrativo.Le recomiendo adems la lectura de los temas de las escuelas deadministracin de la bibliografa bsica. Esto le permitir ir ampliando suconocimiento con respecto a la construccin de la ciencia de laadministracin. Adems si desea ver como se consideraba la administraciny las organizaciones a comienzos de 1900 le recomiendo vea la pelculaTiempos modernos de Charles Chaplin, es suficiente que vea hastacuando al protagonista se lo lleva la polica detenido. En ese tramo ustedpodr analizar los conceptos de organizacin, autoridad, poder,productividad, eficiencia, eficacia, entre otros.Bibliografa Lectura 1Koontz, H. & Weihrich, H. (2004) Administracin: Una perspectivaglobal (12. Ed. En espaol) Mxico: McGraw Hill.