La Gestión del Conocimiento en las Universidades Miguel A. Esteban Dptmto. Ciencias de la...

La Gestión del Conocimiento en las Universidades

Miguel A. Esteban

Dptmto. Ciencias de la

Documentación

Universidad de Zaragoza

Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05

Sistema de conocimiento

Interacción dinámica de elementos organizados– Personas.– Estructuras organizativas.– Normas de funcionamiento.– Recursos humanos y materiales.– TICs.– Métodos y procesos.

Con el fin de producir, conservar, transformar y aplicar valores, saberes y técnicas.


La Universidad es un sistema de conocimiento

Sistema de conocimiento de su comunidad. Su materia es el conocimiento:

– Función investigadora: crea conocimiento.– Función educadora: transmite y forma conocimiento.– Función gestora: administra conocimiento.

La Universidad debe estar en la vanguardia de las nuevas técnicas de gestión de conocimiento.– Coinciden docencia e investigación.– Para mantener su influencia social.


Iniciativas con la etiqueta “gestión del conocimiento” en las universidades /1

Generales de acceso y difusión de información.– Portales.– Intranets.

Administración.– Repositorios de documentos y FAQs.– Automatización de procesos académicos.– Relación académica estudiante-Universidad.– Sistemas de racionalización administrativa.



Docencia y aprendizaje.– Sistemas de información de campus.– Repositorios de materiales educativos.– Aula virtual.– Comunidades de práctica y aprendizaje.

Investigación.– Acceso a recursos de información biblioteca digital.– Identificación de capacidad científica.– Fomento de grupos y redes de investigación.– Promoción y difusión de resultados de investigación.– Creación de empresas spin-off.



Dirección estratégica.– Plan estratégico.– Plan de calidad.– Sistemas de contabilidad analítica.– Oficina de sugerencias y reclamaciones.– Sistemas de apoyo para la toma de decisiones.


¿Qué les falta a esas iniciativas para ser gestión del conocimiento?

Identificación como iniciativas de GC. Planificación global. Inserción en una estrategia destinada a:

– Identificar conocimientos.– Organizar recursos de información.– Valorar y evaluar conocimiento e información.– Crear una cultura de compartir.

Convencimiento real por la dirección del carácter estratégico de la información.


Fin de la Gestión del Conocimiento en la Universidad

Crear un sistema de producción, conservación, organización y circulación de conocimiento

Destinado a la mejora y la efectividad de– La toma de decisiones.– La resolución de procesos estratégicos de negocio.

En las tres dimensiones del conocimiento:– Su producción.– Su docencia y aprendizaje.– Su administración.


Claves de un Plan de GC en la Universidad

Consideración de acción estratégica.– Mediado por valores corporativos.– Determinado por objetivos institucionales.– Incluido en el Plan Estratégico.

Vinculación con política de calidad. Asunción efectiva por el Rectorado.

– Fijación de responsables.– Dotación de recursos suficientes.– Establecimiento de un calendario.

Evaluación y rendición de cuentas.


Contenido del Plan de GC

Identificación y valoración de– Capital intelectual.– Recursos de información.

Con el fin de– Explicitar su existencia reunir y medir.– Incrementar su uso y comparto.– Mejorar la calidad de los procesos que sostienen.

Con intervención de las TICs para su:– Organización.– Acceso.


Áreas fundamentales del Plan de GC en una Universidad

Aumento de la capacidad de acceso, análisis y uso de información y conocimiento por la comunidad universitaria.

Reingeniería de procesos y actividades con el fin de mejorar– Administración.– Enseñanza y aprendizaje.– I+D+I.

Implementación de TICs como apoyo.


Por dónde comenzar el Plan de GC

Saber elegir los campos pioneros.– Centrarse en ámbitos muy concretos

de las tres áreas de la Universidad, con participación de diversas estructuras y miembros. con posibilidad de obtener resultados con prontitud.

– Orientación hacia el proceso. Incidir en la creación de sistemas de recursos

de información convierte en prioritarias:– Auditoría de necesidades y recursos de información.– Explicitación de capital intelectual.


Procedimiento de implantación de un SRI

Formación del equipo. Auditoría de recursos de información. Fijación de directrices y procedimientos. Estimación y organización de recursos. Diseño de TICs de apoyo. Definición de procedimientos de gestión. Transferencia de recursos al sistema. Formación del personal. Evaluación y corrección del sistema.


Fines de la auditoría de recursos de información

Identificar la información disponible.

Descubrir qué información es esencial,

por qué y para quién.

Diagnosticar cómo se usa y comparte.

Proponer cambios para la mejora de la

gestión de la información.


Etapas de la auditoría de recursos de información

Análisis de la organización. Análisis del entorno informativo. Decisión de los recursos a auditar. Identificación y localización. Inventario. Valoración. Evaluación.


ARI: 1. Análisis de la organización

Determinación de su misión, fines y objetivos.

Descubrimiento de su cultura y valores.

Situación en el entorno mediante un análisis DAFO.

Descripción de la estructura orgánico-funcional.

Identificación y análisis de los procesos estratégicos

de negocio o de prestación de servicios.

Fijación de procedimientos, flujos de trabajo y trámites

administrativos asociados a los PEN.


ARI: 2. Análisis del entorno informativo

Identificación de las necesidades de información:– Generales de la organización.– Generales de tipos de usuarios.– Particulares de usuarios relevantes.

Descubrimiento de:– Fuentes.– Canales de circulación.– Restricciones de acceso.

Todo en una doble dimensión:– Entorno interno (la propia organización).– Entorno externo (donde actúa la organización).


ARI: 3. Decisión de los recursos de información a auditar

Elección de los recursos de información presentes en los PEN que serán auditados.

– Datos.– Información en bruto.– Flujos de información.– Documentos.– Información documental.

Elección de los elementos asociados a esos objetos también a auditar:

– Tecnologías.– Procesos y trámites.– Flujos de trabajo.– Personas.


ARI: 4. Identificación y localización de recursos

De almacenes o depósitos.

De modos de presentación o codificación.

De medios de comunicación.

De canales de circulación.


ARI: 5. Inventario de recursos

Denominación. Definición. Descripción de caracteres y estructura. Análisis de la dinámica de

– producción,– uso,– circulación.

Representación gráfica de la dinámica en el PEN. Clasificación en una taxonomía de recursos.


ARI: 6. Valoración

Valoración de la utilidad de– cada recurso de información de modo individual,– la totalidad de los recursos.

Para satisfacer las demandas y necesidades de información que motivan su creación y uso.

Teniendo en cuenta los siguientes factores:– Costes de creación, mantenimiento y circulación.– Los resultados de las decisiones y acciones.– Carácter e importancia del PEN en el que participa.


ARI: 7. Evaluación

Resumen sintético para cada recurso de información que pone en relación– Sus caracteres.– Su dinámica de producción, uso y circulación.– Su valor utilitario

Se acompaña de una propuesta de– medidas de corrección o de mejora de su

naturaleza, su dinámica y su modo de gestión,– con el fin de aumentar su valor potencial.


ARI: Criterios de evaluación

La evaluación no se realiza mediante unos criterios universales.

Se evalúa en el contexto de cada organización, de acuerdo con sus– fines,– valores,– necesidades– y modos de actuación.


Seis sugerencias para el diseño de un Plan de GC

Tener en cuenta el contexto de la organización. Sacar partido de las prácticas existentes. Centrarse en las personas y sus necesidades. Explicitar la información usada en los procesos. Mejorar los resultados. Auxiliarse de la tecnología pero sin plegarse a

su dirección.


Tener en cuenta el contexto de la organización

Atender a necesidades reales. Aprovechar y dar respuesta al análisis DAFO. Lo pequeño es hermoso.

– Proyectos muy concretos.– Límites precisos.– Ambición limitada.– Mancha de aceite.


Sacar partido de las prácticas existentes

Cómo elegir la práctica.– Que tenga valor estratégico.– Donde ya se funcione.– Donde existan líderes reales para apoyarse.– Donde haya personas motivadas.

Ampliar el horizonte de una práctica.– Integración en un programa.– Corregir disfunciones reales e importantes.– Realizar con más efectividad.

Motivar. Crear espíritu de emulación.


Centrarse en las personas y sus necesidades

Responder a necesidades reales. Adaptarse a las posibilidades. Animar al uso y comparto. Formar en la práctica del uso de información. Mejorar y facilitar el trabajo.


Explicitar la información usada en los procesos

Incentivar y mejorar el uso de recursos de información.

La espiral del conocimiento– Del conocimiento tácito individual– al conocimiento explícito organizacional.

La auditoría de recursos de información como técnica fundamental.

Evitar aplicar modelos ideales por irreales.


Mejorar los resultados

Necesidad de obtener evidencias de mejora. Fin último: aumentar la calidad de los

servicios. Consecuencia para la medidas:

– Instrumentales.– Para su contexto.– De validez local.


Auxiliarse de la tecnología pero sin plegarse a su dirección

La Universidad ha sido pionera en la implantación de TICs en sus procesos.

La decepción ante TICs implantadas sin una intervención previa en el entorno de aplicación:– Resistencias a la docencia virtual.– Escepticismo ante procesos académicos de gestión

cada vez más compleja y larga.

Necesidad de avance simultáneo de cultura tecnológica y cultura informacional.


Conclusión: ¿quién se ocupa de la GC en las Universidades?

Responsabilidad diluida entre los protagonistas de las iniciativas:– Vicerrectores de modo autónomo.– Gerencia y mandos administrativos.– Responsable de planes

estrátegico, de calidad.

– Director del sistema de información y comunicaciones.– Dirección de centros.– Profesores individuales.– Bibliotecarios.


Conclusión: ¿quién debe ocuparse de la GC en las Universidades?

Necesidad de una oficina de gestión del conocimiento. Dependencia directa del Rector. Con relaciones para planificar y coordinar proyectos

con:– Vicerrectorados.– Gerencia.– Centros, Departamentos e Institutos.

Trabajo conjunto con:– Sistema de información y comunicaciones.– Mandos administrativos intermedios.– Biblioteca.– Archivo.

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