La comunicación escrita en la empresa

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1. La comunicación escritaEste tipo de comunicación posee, en la empresa, una doble vertiente:

Ventajas:• Carácter perdurable.• Permite analizar con detenimiento el texto.

Inconveniente:• El emisor no está presente.

Etapas para elaborar un texto escritoLa comunicación escrita requiere gran preparación para que el mensaje sea comprendido, ya que no permite retroalimentación.

Principios de la comunicación escrita

A la hora de redactar un documento Hay que tener en cuenta los siguientes principios para que la comunicación sea efectiva:

Principios de la comunicación escrita

Adecuación Escrito bien presentado. Vocabulario adaptado a receptor.

Concisión Frases cortas. Texto breve.

Corrección Respetar normas ortográficas y sintácticas.

Coherencia Ser claro y ordenado.

Cohesión Conectar entre sí oraciones y párrafos.

Énfasis Resaltar la idea principal.

2. Producir o reproducir documentosMedios para la producción de documentos:

Medios para la reproducir documentos:

Hay que conseguir una «oficina sin papeles» y para ello hay que:• Reducir el uso del papel y potenciar la documentación electrónica.• Reciclar el papel usado.• Reutilizar los papeles que no es necesario conservar.

Escritura manual

Máquinade escribir

Ordenador

Telégrafo

FotocopiadoraImpresora Fax

Escáner

Las tres R: reciclar, reducir y reutilizar

3. Modelos de documentos escritos

Una carta comercial es, en sentido amplio, cualquier comunicación escrita entre empresas.

Estructura de la carta comercial.

• Inicio, presentación o encabezamientoLugar y fechaDatos del receptor y destinatarioMotivo de la cartaSaludo

• ContenidoAquí se desarrollan las ideas que se quieren comunicar

• FinalDespedida (breve fórmula de cortesía)

Firma

La carta comercial (I)

Estilos de cartas comerciales

El estilo es la forma en que se distribuye el contenido de una carta.

Estilos de cartas comerciales

Moderno Comienzan en el margen izquierdo del papel y no usan sangría.

Moderno modificado

La despedida, al antefirma y la firma se escriben en el margen derecho.Si es un sobre con ventana, los datos del destinatario también van a la derecha.

ProfesionalUtiliza sangría para el saludo y comienzo de párrafos.El destinatario y la despedida aparecen a la derecha.

EvolucionadoPrescinde del saludo y la despedida.La distribución puede ser de cualquiera de los estilos anteriores.

La carta comercial (II)

Abreviaturas, siglas y acrónimos

Personalización de las cartas comerciales y los sobres.

Aplicaciones informáticas y formatos de correspondencia.

Abreviatura: representación gráfica reducida de una palabra a grupo de palabras.

Para que la comunicación sea eficaz el receptor debe conocer el significado de las abreviaturas.Por ello, salvo que sean muy conocidas, deberemos evitarlas.

Las cartas comerciales deben transmitir la identidad corporativa, por tanto el membrete y el logo deben incluirse tanto en el papel como en el sobre.

Los documentos que genera la empresa suelen redactarse con el apoyo de aplicacionesinformáticas que facilitan su edición y corrección.

La carta comercial (III)

3. Modelos de documentos escritos

Un documento mercantil es aquel que se genera como consecuencia de la entrega de bienes o prestaciones de servicios por parte de las empresas.

Documentos de compraventa

Documentos mercantiles (I)

Solicitud de oferta o información

La envía una empresa que desea adquirir un producto o contratar un servicio a otra empresa.

Documentos mercantiles (II)

Ofrecimiento de servicios profesionales

Permite dar a conocer los servicios profesionales que presta una empresa o profesional.

Se trata de un documento publicitario en el que se ponderan las ventajas de contratar el servicio y las desventajas

de no hacerlo.

Documentos mercantiles (III)

Documentos mercantiles (IV)

Documentos mercantiles (V)

Convocatoria de reuniónLa convocatoria de reunión es un documento por el que se cita, de forma oficial, a

determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea.

Debe constar: fecha, hora y lugar de la reunión y orden del día.

Acta de reuniónEl acta es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión.

Deberá reflejar al menos los siguientes aspectos:• Lugar, fecha y hora de la reunión.• Nombre de los asistentes.• Asuntos tratados en el orden del día de la convocatoria.• Resultados obtenidos en las deliberaciones• Acuerdos alcanzados.• Intervenciones de los asistentes realizadas en el punto de ruegos y preguntas.• Hora de finalización de la reunión y firma de los asistentes.

Documentos internos (I)

Nota interna La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos o secciones de una empresa se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc., que surjan entre ellos.

Saluda

Documento que normalmente usan lasempresas, organismos públicos y autoridades para expresar agradecimiento,invitar a actos, informar de tomas de posesión, cambios de domicilio social, etcétera.

Documentos internos (II)

Memorándum El memorándum es una breve comunicación entre departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada o para recordar algo a alguien.

Su estructura, es muy parecidaa la de una carta, pero suextensión es generalmente inferior. Además no se emplean las acostumbradas formas de saludo y despedida de una carta.

Documentos internos (III)

Instancia o Solicitud La instancia o solicitud es un documento que se utiliza para pedir algún servicio al

organismo o persona que puede concederlo.

Encabezamiento

Cuerpo

Petición

Despedida

Pie

Documentos internos (IV)

Certificado El certificado es un documento expedido por una persona con autoridad mediante el cual se constata un determinado hecho o situación (servicios prestados, estudios realizados, pagos efectuados, etcétera).

Documentos internos (V)

Los textos de promoción tratan de motivar al público para que adquieran un producto o servicio. Puede contener texto, imágenes, sonidos…

La estrategia que pueden seguir estos mensajes puede ser:• Informativa: cuando se pretenden exponer las características de un producto.• Persuasiva: cuando se apela a los sentimientos del público.

Textos de promoción. El mensaje publicitario (I)

Tarjeta de empresa Función: darse a conocer y conseguir que los clientes tengan la posibilidad de recordar nuestros datos de contacto.

Presentación de la empresa La presentación de la empresa es el documento en el que la empresa muestra a sus potenciales clientes, entre otras cuestiones:• Datos básicos de la empresa: nombre, NIF, dirección…• Productos o servicios que presta.• Trabajos realizados que sirvan de referencia.• Datos adicionales, como medios técnicos o diferencias con la competencia.

Contenido: Nombre de la empresa, logotipo, actividad, forma de contacto.Si es la tarjeta de un empleado: nombre y cargo del mismo y datos de contacto.Contenido: Nombre de la empresa, logotipo, actividad, forma de contacto.Si es la tarjeta de un empleado: nombre y cargo del mismo y datos de contacto.

Textos de promoción. El mensaje publicitario (II)

Folleto informativo Un folleto informativo es un documento en el que la empresa ofrece información sobre

sus productos y las condiciones en que se pueden adquirir.

A diferencia del folleto publicitario, que solo es una lista de productos y precios, en el folleto informativo se detallan las características y condiciones del producto o servicio ofertado.

Los folletos informativos pueden adoptar diversas formas:

Flyers o volantes Pequeños folletos de papel de una sola hoja con poco gramaje (fino). Se distribuyen en grandes cantidades y a menudo en la propia calle.

Folletos simples Se diferencia del volante por su mayor tamaño y calidad del papel.

Dípticos Folletos plegados por la mitad. Un díptico tendrá, por lo tanto, una portada y una contraportada, como los libros.

Trípticos Folletos que se pliegan dos veces de forma que quedan tres partes.

Textos de promoción. El mensaje publicitario (III)

Catálogo publicitarioUn catálogo publicitario es un listado de los productos o servicios de la empresa con sus

correspondientes precios.

Nota de prensa

Una nota de prensa es un documento por el cual la empresa envía información sobre un tema, persona o producto a los medios de comunicación para su difusión pública.

Textos de promoción. El mensaje publicitario (IV)

El informe es un tipo de comunicación que se emplea para transmitir información de la empresa tanto a nivel interno como externo.

Generalmente se prepara a petición de un superior o de un cliente, y la información que contiene suele ser muy útil para la toma de decisiones.

Tipos de informes

Según el contenido

Personales Información referida a personas.

Comerciales Se refieren a la actividad propia de la empresa.

Según el ámbito

Internos Elaborados por personal de la empresa, información interna.

Externos El informante es una persona o entidad ajena a la empresa.

Según la implicación

Expositivos Expone los hechos de forma clara y objetiva.

Valorativos Los hechos se analizan e interpretan de forma subjetiva.

Demostrativos Tratan de convencer de una tesis o idea.

El informe (I)

Pasos para elaborar un informe1. Elaborar esquema.2. Determinar fuentes.3. Recopilar datos.

4. Seleccionar lo importante.5. Organizar la información.6. Redactar el informe.

Estructura del informe

Encabezamiento

Portada

Índice

Introducción

Resumen

CuerpoCuerpo

Conclusión

ApéndicesAnexos

Bibliografía

Su estructura. con independencia de la información que contenga, se puede dividir en tres partes, y estas, a su vez, en varios apartados:

El informe (II)

4. El correo electrónicoEl correo electrónico se caracteriza por la emisión del mensaje mediante Internet.

El funcionamiento del correo electrónico se produce a través de dos vías:

- Por medio de programas o software que se llaman «clientes de correo electrónico» (como Microsoft Outlook; Mozilla Thunderbird, Eudora, etcétera.)

- Directamente a través de portales web de Internet; en este caso se llama «correo web» (Gmail; Yahoo; Hotmail y otros).

Todas las direcciones de correo electrónico tienen el siguiente formato: nombredelusuario@compañía.extensión

La netiqueta es el conjunto de normas de cortesía que debemos respetar cuando nos comuniquemos a través de Internet.

Si se usa el correo electrónico de la empresa se deben verificar las condiciones de uso.

A no ser que se use un encriptador, evitaremos enviar información confidencial.

Hay que tener en cuenta el copyright a la hora de reproducir documentos.

Identificación clara del destinatario.

Firmar el correo para dar a conocer de quién procede (emisor).

Tener en cuenta la privacidad: el mail no es tan privado como parece.

Tener empatía y pensar las respuestas.

Subjet: jamás debemos enviar nunca un mensaje sin Asunto.

No incluir todo el mensaje original en la respuesta: dejar solamente lo necesario para darle contexto.

Borrar todas las direcciones que aparecen en el mensaje si se va a reenviar.

Utilizar el campo CCO o BCC (copia oculta) para escribir las direcciones cuando se quiera enviar un mail a varias personas.

Evitar las MAYÚSCULAS: en el argot de Internet, significan que se está gritando.

La netiqueta