Universidad Jos Carlos Maritegui

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GESTIN EMPRESARIAL

LA COMUNICACIN EMPRESARIAL

SOLA CONTRERAS WILLY NSTOR

UNIVERSIDAD PRIVADA JOS CARLOS MARITEGUIFACULTAD DE INGENIERASINGENIERA AGROINDUSTRIAL MOQUEGUA PERU 2015ndice del Contenido

Tema PginaIntroduccin.......... 3Objetivos............7Marco Terico........2Percepcin de la Comunicacin.............8Elementos de la Comunicacin..8La pirmide de la comunicacin empresarial...11Identidad de la organizacin.....13Tipos de comunicacin empresarial..15Comunicacin interna........15Comunicacin externa...19Conclusiones......24Bibliografa....26

Introduccin

La organizacin se concibe como una unidad funcional y estructural que existe en el nivel micro social, la cual enfatiza una accin deliberada y racional de los individuos como todos los sistemas sociales; las organizaciones se originan a partir de condiciones que crean demandas o necesidades a nivel individual, grupal o institucional.

La comunicacin puede definirse como una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la interaccin y la puesta en comn de mensajes significativos, a travs de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los dems y en la organizacin y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a la comunicacin como un proceso humano de interaccin de lenguajes que se encuentra ms all del traspaso de informacin. Es ms un hecho sociocultural que un proceso mecnico.

La comunicacin cumple una serie de funciones dentro de la institucin como: proporcionar informacin de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones, soluciones de problemas, diagnstico de la realidad. El trmino funcin alude a la contribucin de una actividad respectiva, a fin de mantener la estabilidad o el equilibrio. En este caso, el trmino funcin se refiere a lo que una organizacin realiza o logra mediante la comunicacin.

En la funcin de produccin, la comunicacin incluye todas las actividades o informacin que se relacionan directamente con las formas de adiestramiento de personal, orientacin pertinente a la realizacin del trabajo, apertura de espacios para formulacin y concertacin de objetivos, la solucin de conflictos y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.

En la funcin innovadora se presentan dos tipos de innovaciones de la organizacin y en la organizacin. Las innovaciones de la organizacin cambian la empresa pero no afectan al personal que labora en ella. En la innovacin la organizacin requiere cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto ya que exige una actitud positiva y de mucha prospectiva en todos y cada uno de los niveles de la organizacin: junta de directores, gerentes administrativos y empleados. La funcin innovadora de la comunicacin tales como los sistemas de sugerencias a nivel general, el trabajo de investigacin y desarrollo, la investigacin y el anlisis de mercados, las sesiones de manifestacin de inquietudes y los comits de desarrollo de ideas.

La funcin de mantenimiento est relacionada con los espacios de socializacin de la gente que permite un contacto con el ambiente fsico y el humano a travs de la informacin oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificacin con la organizacin. La comunicacin de mantenimiento busca compensar y motivar al valioso para que se comprometa con los objetivos y las metas institucionales, reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creacin y aportacin individual. Para que la funcin sea efectiva dentro y fuera de la organizacin esta debe ser:

*Abierta: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior, sta hace referencia al medio ms usado por la organizacin para enviar mensajes tanto al pblico interno como externo.

*Evolutiva: Hace nfasis a la comunicacin imprevista que se genera dentro de la organizacin.

*Flexible: Permite una comunicacin oportuna entre lo formal e informal.

*Multidireccional: sta maneja la comunicacin de arriba abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras.

*Instrumentada: Utiliza herramientas, dispositivos; porque hoy en da muchas organizaciones estn funcionando mal, debido a que las informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicacin sea efectiva.

La comunicacin ejecutiva (empresarial) es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre esta y su medio. Es decir, dichos mensajes se intercambian entre los miembros de la organizacin y su medio; estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras.

La comunicacin empresarial (ejecutiva) contiene una gran cantidad de elementos, internos como externos, que ayudan a la proyeccin de una imagen corporativa eficiente. La comunicacin empresarial es el conjunto de mensajes que una organizacin proyecta a un pblico determinado a fin de dar a conocer su misin y visin, y establecer una empata entre la organizacin y el pblico determinado.

Esta comunicacin debe ser dinmica, planificada y concreta, lo que la convertir en una herramienta de direccin y orientacin sinrgica, basada en una retro comunicacin constante.

OBJETIVOS

El objetivo general es mejorar la comprensin de los elementos bsicos de la comunicacin empresarial (ejecutiva) y familiarizar al usuario con las ventajas que implica la preocupacin por las estrategias de comunicacin empresarial en un contexto cambiante.

Se espera aprender las nuevas estrategias para una comunicacin efectiva en el entorno organizacional.

Entender los actuales procesos de comunicacin empresarial, as como tambin las estrategias de comunicacin en el mbito organizacional.

Comprender el proceso de comunicacin en el contexto del siglo XX1.

Apreciar el marco conceptual y el impacto de unas buenas estrategias de comunicacin empresarial.

MARCO TEORICO

Percepcin de la comunicacin:

En la comunicacin empresarial, la percepcin que tengan los receptores (pblicos) es uno de los aspectos ms importantes, ya que de ello depende la comprensin y la actitud que tomarn, lo cual repercutir en la respuesta al mensaje y la forma de retro comunicacin que originara.

Son los elementos de referencia, dados por la visin y la misin de la organizacin, los que tienen que conocer todos los empleados desde los niveles altos de la estructura organizacional (alta gerencia) hasta los empleados a nivel operacional, lo que facilitar que comprendan cul es el objetivo, las metas y las tareas que se desarrollan en la organizacin en todos los niveles.

Elementos de la comunicacin:

Como se ha dicho ya, la comunicacin es un proceso en el cual participan varios elementos indispensables para que sta se lleve a cabo con eficiencia. Muchos han sido los tericos preocupados por describirlos.

Por otro lado, Se plantea un modelo de comunicacin compuesto de siete elementos bsicos: fuente o emisor, encodificacin, mensaje, medio, decodificacin, receptor y retroalimentacin.

Se presenta de manera general lo que significa cada uno de ellos:

Emisor o fuente: una o varias personas con ideas, informacin y un propsito para comunicar. Es decir, quien o quienes buscan comunicarse con otro u otros, y desde quienes inicia la transmisin de mensajes.

Encodificacin: traducir la idea a comunicar en un cdigo, ya sean palabras orales o escritas u otros smbolos que tengan un significado comn y fcil de comprender para el otro. Es decir, poner la idea en un lenguaje adecuado tanto para el que lo enva como para quien lo recibe.

Mensaje: es la forma que se le da a una idea o pensamiento que el comunicador desea transmitir al receptor. En otras palabras, es la idea estructurada sobre lo que el emisor quiere que el receptor reciba.

Medio o canal: es el vehculo por el cual viaja el mensaje del emisor al receptor.

Decodificacin: a diferencia de la encodificacin, la decodificacin es cuando se traduce el cdigo a la idea propia que el emisor quiso transmitir. Es aqu, cuando se observa si el cdigo y el medio fueron los adecuados para que el receptor interpretara el mensaje de la manera en la que el emisor deseaba. Y es en este elemento donde la retroalimentacin es eficaz o errnea.

Receptor: es quien o quienes reciben el mensaje enviado por el emisor. Y quienes respondern a ste de acuerdo a lo adecuado que hayan sido la encodificacin, el medio y la decodificacin.

Retroalimentacin: es precisamente la respuesta que el receptor dar al emisor acerca de si recibi el mensaje y si lo interpret de manera adecuada.

Se ha visto entonces, que la comunicacin es un proceso dentro del cual participan quien emite un mensaje, el cdigo en el que lo traduce para el receptor, el mensaje en s, el medio o canal en el que se transporta, quien lo recibe, cmo lo interpreta y decodifica, y la respuesta que el receptor da al emisor.

La pirmide de comunicacin empresarial

Cuando queremos presentar la estructura de una organizacin lo hacemos en forma de una pirmide. Los niveles superiores representan a la alta gerencia y los niveles inferiores a los empleados operacionales. Sobre esta pirmide encontramos otra pirmide que representa los niveles de comunicacin. Esta segunda pirmide se representa en forma de una pirmide invertida. En la pirmide invertida podemos presentar a la alta gerencia como conocedor de todo lo que ocurre en la organizacin y el trabajador solo conoce sus funciones. Dada esta situacin debemos establecer los canales de comunicacin en dos direcciones.

Los receptores de la comunicacin empresarial

Son aquellas personas a los cuales van dirigidos los mensajes que se originan en la organizacin. Los receptores pueden estar localizados dentro de la organizacin (internos) y fuera de la organizacin (externos). Los internos son los que estn directamente vinculados a ella (gerencia, empleados, junta de directores, accionistas, contratistas externos, suplidores, etc.) Los externos son los que tienen alguna relacin con la organizacin ya sea por su localizacin geogrfica, por el producto que se ofrece o por el servicio.

Comunicacin empresarial eficiente

La comunicacin empresarial eficiente es aquella que se basa en dos escenarios bsicos:

* El establecimiento de una buena poltica de comunicacin, la misma debe identificar los puntos de origen de la comunicacin, estndares de calidad en el mensaje (envo de la comunicacin) y una excelente coordinacin de toda la comunicacin que la organizacin enva.

* Identificacin de los elementos relacionados con el anlisis del problema, el desarrollo de estrategias de comunicacin, los planes de implementacin de esas estrategias y el clculo de la efectividad del ensamblaje de comunicacin organizacional.

Las organizaciones de xito son aquellas que le dan la verdadera importancia a las comunicaciones y la informacin, ya que ellas han comprendido que estas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente comunicativo y el clima laboral. Es a travs de esta comunicacin que las organizaciones cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los pblicos internos y externos; es ah donde la informacin se convierte en un instrumento de retroalimentacin para la evolucin y control de la organizacin.

Identidad de la organizacin (corporativa)

sta representa un conjunto de smbolos, comunicacin y comportamiento de una organizacin (empresa), basados en la misin y visin de la misma. Podemos me mencionar que es la personalidad de la organizacin (deseada y la real).

Para una empresa poder proyectarse con una imagen organizacional respetable y lograr una identidad corporativa debe:

1. Definir quines somos, qu hacemos y por qu lo hacemos y el resultado que logremos compararlo con la misin establecida por los accionistas y junta de directores de la empresa u organizacin.

2. Determinar la realidad comunicacional y el comportamiento interno (anlisis interno), para poder llegar a lo que conocemos como identidad real. (La necesidad deseada vs. la identidad real).

En este nivel debemos determinar la conceptualizacin que tiene el pblico interno sobre la identidad de la organizacin. Dentro de esto podemos incluir la carga emocional, los estereotipos, la tradicin, los ruidos comunicacionales, los tabes y otros elementos

La Comunicacin es Informacin

Para qu sirve la informacin en la empresaPlanea .- Hace ms rpido y confiable el proceso de toma de decisiones obtiene una slida planeacin estratgica.

Innova.- Conoce las necesidades del cliente mejorar los productos y servicios de acuerdo a necesidades del cliente, logra la satisfaccin de los clientes interno y externo

Informa.- Da a conocer de manera efectiva productos y servicios que se ofrecen Unifica criterios de la organizacin frente a misin, visin, valores y objetivos

Evala.- Resultados y procesos La informacin permite ejercer control del proceso para detectar fallas

Sobrevive.- En un mercado competitivo

Actualiza.- Los conocimientos de los miembros de la organizacin

Tipos de Comunicacin Empresarial

Comunicacin Interna

La comunicacin interna estar determinada por la interrelacin que se pueda lograr entre el personal que compone la estructura organizacional. El logro de un buen clima organizacional que es el que define la calidad duradera del ambiente interno que existe en la relacin entre sus miembros o componentes humanos.

Este ambiente es el conjunto de valores, caractersticas que se presentan, y que puede ser orientado con la utilizacin planificada de motivaciones (mensajes).

La comunicacin interna puede clasificarse en las siguientes catergoras:

Formal: La comunicacin formal es aquella comunicacin cuyo contenido est dirigido a aspectos de trabajo. En general, esta comunicacin utiliza la escritura como medio (cartas, memorandos, informes, etc.) La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades burocrticas que ocurren en las organizaciones.

Informal: La comunicacin informal es aquel tipo de comunicacin cuyo contenido utiliza canales no oficiales. (pasillos, cafetera, etc.). Es ms rpida que la formal.

Horizontal: La comunicacin horizontal es aquella que se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel organizacional. Muy pocas veces utiliza los canales oficiales y es totalmente informal (comunicacin plana).

Vertical: La comunicacin vertical es aquella comunicacin que se genera en los niveles altos de la estructura organizacional y se mueve hacia los niveles inferiores utilizando canales formales. Es importante notar que se debe promover una comunicacin vertical ascendente lo que facilitara los procesos organizacionales y un clima de comunicacin ptimo.

Rumores (grapevine): Un rumor es la comunicacin informal que se mueve en la organizacin sin pasar por los canales formales y con mucha rapidez.

La comunicacin interna debe ser asertiva. Debe tener proactividad y reactividad. Esto no indica que no slo nos fijamos en la eficiencia de la comunicacin, sino en que la comunicacin sea motivacional; o sea que la respuesta del receptor del mensaje est orientada hacia la sinergia. La comunicacin interna no est relacionada nicamente con los empleados, incluye desde los accionistas hasta los puntos de venta o distribucin del producto o servicio que la empresa ofrece.

Las comunicaciones internas son una construccin diaria: en las reuniones, en el intercambio diario, permanente, en los espacios de discusin y reflexin (seminarios, reuniones, clases), en la difusin de mensajes (notas, memorandos, correo electrnico, telfono, carteleras, afiches), en los encuentros casuales, en el reconocimiento y respeto por las expresiones del otro. Las comunicaciones institucionales internas promueven la participacin, la integracin y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.

La carencia de estrategias comunicativas al interior de la organizacin, la falta de canales o la subutilizacin de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las respuestas y desinformacin acerca de las polticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interaccin a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institucin con la realidad del ambiente o entorno organizacional.

Responsabilidades:

Establecer objetivos y estrategias comunicativas Establecer prioridades comunicativas Establecer un sistema de acceso a la informacin, determinando los flujos de la comunicacin Establecer los elementos de la comunicacin, estableciendo cmo funcionar el sistema

Objetivos:

Implicar a los miembros de la organizacin en la visin y misin de la organizacin, inculcando su confianza y lealtad Proyectar una imagen positiva de la empresa Equilibrar la informacin ascendente, descendente, horizontal y transversal Implicar al personal en el proyecto de la empresa Consolidar un estilo de direccin Favorecer la adecuacin a los cambios del entorno tanto interno como externo,ayudada lgicamente de la comunicacin externa de la organizacin

Comunicacin Externa

Es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organizacin hacia sus diferentes pblicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos; a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos o servicios

Es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer un objeto, y a travs del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interaccin de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre un objeto.

La formacin de una imagen corporativa se centra en dos reas, la interna que abarca la identidad de la empresa (su realidad) y la comunicacin interpersonal, y la externa que contempla la proyeccin de la imagen a travs de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del pblico/receptores.

Relaciones pblicas

Es un medio de comunicacin de la mercadotecnia tan importante como la publicidad. Y dice que su fin es crear una imagen favorable hacia la empresa entre sus propios productos, empleados, accionistas y el pblico en general. Su labor es permanecer en constante comunicacin con el pblico, creando una actitud positiva del consumidor y una buena predisposicin hacia la empresa

Las Relaciones Pblicas son las encargadas de romper las barreras en el entorno de las empresas, pues refuerzan el prestigio de los servicios y productos, adems de que se encargan de lidiar con las relaciones de su espacio: clientes, sociedad en general, clientes potenciales, etc. Adems de ser la herramienta mediante la cual se llega a la competencia para que conozcan nuestro lugar en el ambiente empresarial.

Tambin encontramos las relaciones con los medios de comunicacin, cuyo objetivo es que los medios se acostumbren a contar con la informacin que les damos y que la soliciten cuando la necesiten, es decir, que nos vean como una fuente veraz y fiable. As, podremos transmitir los mensajes que queramos hacer llegar a nuestros pblicos externos.

Estas relaciones deben ser:

Humanas, pues requieren un contacto directo, personalizado y peridico.

Cordiales, consecuencia de la periodicidad y la interdependencia entre ambos.

Profesionales, pues ellos saben lo que tienen que hacer y el departamento de comunicacin tambin.

Permanentes, en otras palabras, constantes y no slo cuando nos interesa o nos conviene.

Publicidad

es una forma pagada de comunicacin impersonal sobre una organizacin, sus productos, o ambas cosas, que se transmite a una audiencia seleccionada como meta mediante un medio masivo.

Plantea que las personas y las organizaciones usan la publicidad para la promocin de servicios, mercancas, ideas, temas y hasta personas. Adems propone a la publicidad como un mtodo promocional sumamente flexible pues brinda a la compaa la oportunidad de llegar a mayores audiencias metas.

La desventaja de la publicidad es que su costo por persona a la que llega puede ser bajo, contrario a lo que se invierte en ella. As, frecuentemente la publicidad no brinda una retroalimentacin rpida. Es difcil medir sus resultados. Adems en comparacin con las ventas personales, la publicidad no tiene un efecto persuasivo tan grande sobre los consumidores.

La publicidad es como un mecanismo para transmitir informacin. Y la distingue como un subconjunto de la mercadotecnia que se basa en la evolucin y coordinacin de la estrategia centrada en el producto y el consumidor. As menciona sus objetivos: presentar un producto a una porcin del mercado y animar a los compradores a aceptarlos, as como tratar de posicionar la marca, informando y persuadiendo al mercado meta con sus beneficios.

Publicidad institucional

Se concibe como una clase de publicidad: del producto e institucional. Y nos dice que se dirige a promover la imagen de la organizacin, as como su reputacin o ideas, a diferencia de la otra, que se basa en el producto en s. Adems de buscar el desarrollo o mejora de las relaciones con los clientes, otras organizaciones, miembros actuales, empleados o pblico en general.

Al proyectar una imagen corporativa podemos utilizar las siguientes estrategias:

La comunicacin verbal directa entre los superiores y empleados ser un encuentro personal en el que se genere una interrelacin, a veces sobre una tarea em particular, a veces solicitando informacin o ayuda con distintos grados de intimidad y compenetracin segn las circunstancias del momento, segn la cultura o la formacin de los implicados, segn sus intenciones, su temperamento y sus expectativas. Una buena comunicacin interpersonal deber entonces propiciar en los colaboradores la tendencia a la asociacin que consiste en realizar y comprendeer al otro, generando una conducta integradora como forma de dar satisfaccin a la necesidad de estima y la conservacin del individuo en la sociedad que pertenezca.La comunicacin verbal tambin incluye la palabra hablada, la palabra escrita; que utiliza toda serie de cdigos o signos que pueden referirse a lugares, ambientes, gestos, ademanes, posiciones del cuerpo, de la cara, de las manos, el lugar que los interlocutores ocupan en el espacio, los elementos que conforman la apariencia personal, la entonacin de la voz, el ritmo y las flexiones del discurso. Esta clase de comunicacin interpersonal ayuda a edificar la esencia del acto comunicativo, ya que por medio de sta, tanto el gerente como el empleado, puede expresar los sentimientos y actitudes espontneas de estado emocional por la que atraviesa el individuo, tales como: mover las manos, los ojos, fruncir el ceo, movimiento de los labios, rer, etc.

Con respecto al trabajo grupal la mayora de las personas optan por interactuar cooperativamente. Psicolgicamente el grupo de referencia para la mayora de la gente es el trabajo, incluyendo a los compaeros y por su puesto, al gerente o supervisor. Para que un grupo logre optimizar su efectividad es necesario que todos sus integrantes se ayuden entre s con una direccin de efectividad y compaerismo, puesto que la cabeza visible no puede cumplir con todas las funciones a cabalidad.

Conclusiones

Se llega a la conclusin de que la comunicacin organizacional, es el flujo de informacin que se da por medio de la comunicacin de una organizacin, y esta puede ser tanto interna como externa. Las teoras organizacionales nos sirven para entender los diferentes conceptos y usos que se dan dentro de las organizaciones, y se convierten en una importante herramienta en la deteccin de problemas y mejoramiento de estas.

Podemos afirmar que una adecuada comunicacin es la clave para detectar problemas, para lograr un mejor desempeo, incremento de productividad as como a generar utilidades para la empresa. Ya que por medio de esta se abarcan reas como integracin, motivacin, satisfaccin entre otras ya mencionadas.

La comunicacin organizacional es un tema nuevo para muchas compaas, pero en los ltimos aos muchas empresas comienzan a poner atencin y a darle la importancia necesaria a esta rea. Es fundamental tomar en cuenta al personal y la manera que estos son tratados, ya que sin ellos una empresa no podra operar. Por lo tanto entre ms cmodo se sienta el personal, mejores resultados se conseguirn, cabe recordad que para lograr una mayor motivacin para los empleados no solo son econmicamente ya existen muchas formas como se mencionan en el captulo anterior.

Finalmente, este trabajo fue realizado con finalidad de ser una muestra de la importancia que tiene la comunicacin organizacional para cualquier empresa que considere oportuno mejorar su comunicacin interna de manera formal y efectiva y conseguir los resultados necesarios para el crecimiento

Bibliografa

http://www.master-comunicacion.com/que_es_la_comunicacion_empresarial.htm

http://es.slideshare.net/Monimay/comunicacion-empresarial-8966170?next_slideshow=1

http://www1.uprh.edu/ccc/ADEM/Comunicacion%20empresarial%20ejecutiva/ADEM_CEE.pdf

http://www.losrecursoshumanos.com/la-comunicacion-en-la-empresa/

http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lco/bortolotti_u_jc/capitulo6.pdf

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