LA AUDITORIA INTERNA

La Auditoría Interna es una actividad administrativa de evaluación independiente, dentro de la organización, cuya finalidad es el examen de las actividades contables, financieras, administrativas y operativas, cuyos resultados constituyen la base para la toma de decisiones en los más altos niveles de la organización.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

El departamento de auditoría interna es la unidad o dependencia que tiene la función de evaluar permanente e independientemente en cada organización si el SCI está operando efectiva y eficientemente. Su objetivo primordial es asesorar a la alta gerencia para fortalecer los controles internos existentes, sugerir nuevos procedimientos existentes.

DEFINICIÓN DE AUDITORIA INTERNA

“La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.”

CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Es una función inscrita en la estructura de la organización. Analiza la veracidad de la información que se reporta a la gerencia. Informa sobre el cumplimiento y mantenimiento de la eficacia, eficiencia y economía en

los sistemas y procedimientos dentro de la organización

FUNCIONES BÁSICAS DE LA AUDITORÍA INTERNA

* Diseñar y ejecutar un plan de auditoria.

* Presentar informes a la gerencia de la organización y al comité de auditoría, con los resultados de gestión y en donde se establezcan las recomendaciones en materia de control interno que se deben desarrollar a corto y mediano plazo.

* Informar por escrito a la gerencia y al comité de auditoría y a cualquier otro organismo que ejerza inspección, control y vigilancia sobre la organización, según el caso, en relación con las irregularidades que se presenten en el funcionamiento de la organización. Lo anterior es aplicable especialmente a entidades del sector público.

* Impartir las instrucciones necesarias para que las operaciones de la organización se adelanten de conformidad con lo establecido en la ley y en los reglamentos de la organización.

* Colaborar con los organismos que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y rendirles los informes a que haya lugar o sean solicitados en el ejercicio de sus funciones.

*Verificar que la administración de la organización, al desarrollar su actividad, se ajuste a las políticas y los procedimientos financieros de gestión y de resultados.

*Realizar cualquier tipo de trabajo especial relacionado con la evaluación del control interno que le sea encomendado por la gerencia de la organización.

* Examinar y apreciar la solidez y la suficiencia en la aplicación de los controles contables, financieros y operacionales y promover un control eficiente a un costo razonable.

GESTIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Evalúa actividades de: * Administración *Contabilidad * Financieras * Operativas

Optimización de recursos, Recomendaciones a la dirección, Protección del Patrimonio

¿CUALES SON LAS ATRIBUCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA?

Tener libre acceso a las dependencias y servicios de la organización para las prácticas de pruebas de auditoría.

Examinar el contenido de todos los libros, registros, documentos y actas Verificar la existencia de bienes, valores y demás activos de la organización Requerir cooperación de cualquier empleado de la organización en asuntos de auditoría Actuar con independencia frente a las demás dependencias de la organización

FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Complejidad Creciente de las operaciones de la organización Complejidad creciente entorno Dar seguridad garantía a terceros Necesidad de conocer la calidad del control interno de la organización

CARACTERISTICAS DE LA FUNCION DE AUDITORIA

es un examen que se practica generalmente con posterioridad a la ejecución y registro de operaciones; sin embargo, su valor disminuye en proporción directa con la demora en el correspondiente examen de las operaciones. por lo tanto, si es posterior, la auditoria debe ser oportuna

exige la aplicación de técnicas y procedimientos diseñados y establecidos para cada tipo de examen.

requiere amplitud de criterio para analizar, interpretar y dictaminar el desarrollo y registro de las operaciones.

se requiere independencia mental y funcional del personal encargado de practicarla. Comprende la revisión y verificación, con base en pruebas selectivas, de las transacciones,

documentos, comprobantes, registros, libros, informes, incluyendo la inspección física de activos con el fin de obtener evidencia comprobatoria.

Es altamente profesional, por lo cual exige sólidos conocimientos profesionales en diferentes disciplinas por parte del personal responsable de su ejecución.

Evalúa el cumplimiento de disposiciones legales y políticas administrativas de todo orden, aplicables a la organización o área examinada

NORMAS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA

Las Normas están constituidas por:

Normas sobre atributos

1.1 Propósito, Autoridad y Responsabilidad

1.2 Independencia y Objetividad

1.3. Pericia y Debido Cuidado Profesional

1.4. Programa de Aseguramiento de Calidad y Cumplimiento.

Normas de desempeño

2.1. Administración de la Actividad de Auditoría InternaPlanificación, Comunicación y Aprobación. Administración de Recursos. Políticas y Procedimientos. Coordinación.

2.2 Naturaleza del Trabajo:Gestión de Riesgos, Control y Gobierno

2.3. Planificación del Trabajo:Consideraciones sobre Planificación. Objetivos del Trabajo. Alcance del Trabajo. Asignación de Recursos para el Trabajo. Programa de Trabajo.

2.4 Desempeño del Trabajo:Identificación de la Información. Análisis y Evaluación. Registro de la Información. Supervisión del Trabajo.2.5 Comunicación de Resultados:Criterios para la Comunicación. Calidad de la Comunicación. Errores y Omisiones. Declaración de Incumplimiento con las Normas. Difusión de Resultados

2.6 Supervisión del Progreso2.7 Decisión de Aceptación de los Riesgos por la Dirección

Normas de Implantación

Las normas sobre atributos y sobre desempeño se aplican a todos los servicios de auditoría en general, mientras que las Normas de Implantación se aplican a determinados tipos de trabajos.Hay múltiples grupos de normas de implantación. Las normas de implantación han sido establecidas para las actividades de aseguramiento (A) y actividades de consulta (C).

DIFERENCIAS ENTRE EL AUDITOR INTERNO Y EXTERNO

Auditor Externo:

Es contratado por los accionistas o por los consejos de administración.

Emite una opinión acerca de la razonabilidad de los estados financieros de la organización; así mismo evalúa el control interno como base para la determinación de la naturaleza, extensión y oportunidad de sus procedimientos de auditoría.

Tiene que realizar su actividad en un tiempo relativamente corto, mediante visitas interinas y una visita final de auditoría.

Está más interesado en los resultados que en los procedimientos que llevan a dichos resultados.

Comienza con el resultado final, trabajando retrospectivamente, con la amplitud suficiente que le permite satisfacer la razonabilidad de dicho resultado.

Auditor Interno:

Es responsable ante la gerencia de la organización; depende de ella.

Está interesado, fundamentalmente en evaluar el control interno para asegurarse de que funciona de acuerdo con la forma en que fue establecido, y dar sus recomendaciones a la gerencia.

Evalúa continuamente las actividades de la organización.

Comienza su trabajo analizando los procedimientos y las transacciones a partir del hecho de que si los procedimientos son adecuados y operan con efectividad, los resultados finales serán correctos o razonables

Fundamentos y Elementos de la Auditoría Externa

Evaluación del sistema de control interno, Fundamentos de la función de auditoría, Planeación de

la auditoría, Programas de auditoría, Papeles de trabajo, El informe de auditoría

Aspectos de carácter general en las empresas que deben ser objeto de conocimiento y análisis por parte de los auditores:

¿Existe una estructura organizacional y/o del área que se va a evaluar?

¿Se encuentran las funciones de control, registro y custodia debidamente definidas y segregadas?

¿Existe un sistema de contabilidad y un paquete de sistematización?

¿Se utiliza un plan de cuentas escrito, actualizado y normalizado?

Se utilizan manuales de funciones y procedimientos escritos, actualizados y normatizados?

¿Se preparan y entregan a la gerencia estados financieros mensuales acompañados de análisis y comentarios apropiados?

¿Se revisan y discuten los estados financieros mensuales en cuanto a variaciones importantes con cifras estándares, presupuestos, ejercicios o períodos anteriores?

¿Existe algún control de los costos y gastos a través de presupuesto?

Con respecto a los asientos de diario, ¿están todos debidamente explicados y documentados y aprobados por un empleado de responsabilidad?

¿Qué control se ejerce sobre las sucursales? (Si las hay)

¿Se exige a todos los empleados tomar vacaciones anuales y se asignan a otros empleados las funciones correspondientes en caso de ausencia por vacaciones u otro motivo?

¿Se mantiene, mediante algún empleado de responsabilidad, un calendario con respecto a la fecha de vencimiento de declaraciones impositivas y de informes especiales y otros aspectos e información de importancia?

¿Qué procedimientos se siguen para determinar el cumplimiento de las políticas establecidas?

Diagnóstico del Control Interno

¿Qué problemas tenemos? ¿Qué está pasando? ¿Cómo van las cosas? ¿Qué decisiones se van a tomar?

El auditor debe conocer, revisar y evaluar La extensión y eficiencia del SCI en funcionamiento. Determinar el grado de confianza, basado en: Evidencia de las operaciones, Evidencia de los documentos justificativos que las amparan, Con el objeto de determinar Naturaleza

procedimientos auditoría aplicar cada examen, Período más apropiación para aplicación de estos procedimientos (oportunidad), El alcance o extensión de los procedimientos.

SEIS ELEMENTOS BÁSICOS PRESENTES EN TODAS LAS ÁREAS, PROCESOS Y OPERACIONES PARA QUE EXISTA UN BUEN CONTROL

La misión: la organización debe estar definida, comprendida y aceptada por todas y cada una de las personas que la conforman, además tiene una misión y cada área tiene una específica; y ambas deben guiar la acción de todos los procesos que se establezcan en la organización.

Sistemas de planeación: Incluyen la formulación y el desarrollo de planes y programas y el establecimiento de mecanismos de seguimiento y su evaluación.

La organización: Comprende la existencia de una estructura con funciones, responsabilidades y autoridades definidas y delimitadas, la aplicación de normas y procedimientos y la utilización de sistemas de coordinación en los diferentes niveles o áreas.

Los Recursos: Físicos, financieros y humanos, ubicados de manera adecuada, suficiente y oportuna en cada área y en cada proceso.

La información: Comprende los mecanismos y formatos para el registro de información y rendición de informes, los sistemas de correspondencia y los sistemas integrados de información.

Sistemas de verificación: Comprende técnicas y mecanismos de inspección, revisión, seguimiento, auditoría, supervisión y comprobación

Los Sistemas de verificación se concretan a través de: Presupuesto, Programación anual, Sistema de archivo, Diagnósticos externos e internos, Estructura Organizacional, Controles de supervisión y seguridad física, Manuales de procedimientos, Informes de ejecución, Formas preimpresas, Controles de correspondencia interna y externa, Normas y reglamentos.

Los Sistemas de verificación se concretan:

En cuanto al recurso humano, planes de capacitación, reportes de novedades, planillas de nómina, de horas extras, reportes estadísticos.

Para los recursos físicos, control de materiales, planes e informes de producción por centros de costos, formatos de pedidos y de órdenes de trabajo, planes de compras, cotizaciones, sistemas de inventarios, Kárdex de existencias.

En lo referente a recursos financieros, recibos de caja, libros de tesorería, informes diarios de caja, bancos e inversiones, extractos bancarios, listados de registros contables y presupuestal, conciliaciones bancarias...

En cuanto a los sistemas de verificación, las comprobaciones, conciliaciones y revisiones.

Pasos generales para realizar un diagnóstico de control interno

Definir el alcance (donde comienza y donde termina)

Preparar papeles de trabajo (normas documentos, matriz de análisis, hacer levantamiento de la información).

Realizar los flujogramas de la información comparándolos con los principios y normas establecidos.

Sintetizar las fortalezas y debilidades.

Recomendar mejoras del sistema de control.

FUENTES DE INFORMACION ADECUADAS PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Estructura organizacional que muestre líneas de autoridad y separación de responsabilidades.

Plan de cuentas que indique la finalidad y el uso de cada cuenta.

Manuales de procedimientos que describan el flujo de operaciones.

Manual de funciones que detalle las diferentes responsabilidades y actividades de los empleados.

Entrevistas con personal directivo y empleados clave.

Informes de auditoría externa, interna o revisoría fiscal.

Registros contables, documentos, balances, informes estadísticos, conciliaciones, etc.

Observación personal.

Actas de asamblea, junta directiva, comités, ect.

Estatutos.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO POR EL METODO DE CUESTIONARIOS

Cuestionario del Control Interno se basa en procedimientos para lograr adecuado funcionamiento.

Consiste en convertir en preguntas todas las normas de control interno de tal manera que una respuesta afirmativa indique la existencia y observación de la norma y una respuesta negativa indique su ausencia o incumplimiento.

El auditor deberá considerar los siguientes aspectos:

No copiar cada año el cuestionario ni agregar las mismas respuestas del año anterior sin hacer evaluación alguna.

No contestar mecánicamente el cuestionario.

Tomarlo como un medio y no como un fin, es decir, que en las áreas donde se detecte la deficiencia del control se amplíe el alcance de los procedimientos de auditoría.

Metodología para el uso de cuestionarios en la evaluación del control interno

El auditor es el responsable de obtener la información para la evaluación del control interno.

Para el uso de los cuestionarios se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

Entrevistas de los auditores con los empleados responsables de la entidad o del área por auditar.

Diligenciamiento del formulario en presencia de quien está respondiendo las preguntas.

Inclusión de preguntas adicionales, de ser necesario durante el trabajo de campo.

Determinar durante el curso de las entrevistas si las preguntas son las correctas; en caso negativo, hacer las correcciones en forma inmediata.

Determinar la incidencia del estado del control interno en el alcance del examen y su relación con el programa de auditoría.