AUDITORIA INTERNA - MGP

19
A.I. 0055-2015 1 AUDITORIA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN DE LIBROS Y REGISTROS 1. CONCEPTUALIZACIÓN Y OBJETIVO. El proceso de autorización de libros es una responsabilidad asignada de manera específica a la auditoría interna, que consiste en el acto de otorgar la “razón de apertura” y la “razón de cierre”, de los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse en la institución respectiva. Así también, aquellos otros libros o registros que a criterio de la auditoría interna deban cumplir con este requisito. Este proceso cumple con el propósito de garantizar razonablemente a los usuarios de la información, que al menos los libros que la incorporan no han sufrido o puedan sufrir manipulación que ponga en duda su autenticidad. Este manual permite dar a conocer el trámite que por Ley General de Control Interno compete a la Auditoría Interna, de autorización de “apertura y cierre” de libros contables y de actas que legal o reglamentariamente deben llevar las diferentes instancias del Ministerio de Gobernación y Policía y los Órganos adscritos. 2. FUNDAMENTO LEGAL. De conformidad con lo establecido por el artículo No. 22, inciso e), de la Ley No. 8292 Ley General de Control Interno, del 31 de julio del 2002, una de las competencias de la Auditoría Interna la siguiente: “Autorizar mediante apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del Control Interno en operación”. En consecuencia, todos los órganos públicos deberán legalizar los libros de contabilidad y de actas que sean necesarios para la gestión y que en materia de Control Interno garanticen las actuaciones del Jerarca y los Titulares subordinados que realicen o autoricen actos públicos.

Transcript of AUDITORIA INTERNA - MGP

Page 1: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

1

AUDITORIA INTERNA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN DE LIBROS Y REGISTROS

1. CONCEPTUALIZACIÓN Y OBJETIVO.

El proceso de autorización de libros es una responsabilidad asignada de manera específica a la auditoría interna, que consiste en el acto de otorgar la “razón de apertura” y la “razón de cierre”, de los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse en la institución respectiva. Así también, aquellos otros libros o registros que a criterio de la auditoría interna deban cumplir con este requisito.

Este proceso cumple con el propósito de garantizar razonablemente a los usuarios de la información, que al menos los libros que la incorporan no han sufrido o puedan sufrir manipulación que ponga en duda su autenticidad. Este manual permite dar a conocer el trámite que por Ley General de Control Interno compete a la Auditoría Interna, de autorización de “apertura y cierre” de libros contables y de actas que legal o reglamentariamente deben llevar las diferentes instancias del Ministerio de Gobernación y Policía y los Órganos adscritos.

2. FUNDAMENTO LEGAL.

De conformidad con lo establecido por el artículo No. 22, inciso e), de la Ley No. 8292 Ley

General de Control Interno, del 31 de julio del 2002, una de las competencias de la

Auditoría Interna la siguiente: “Autorizar mediante apertura, los libros de contabilidad

y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y

otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento

del Control Interno en operación”.

En consecuencia, todos los órganos públicos deberán legalizar los libros de contabilidad y

de actas que sean necesarios para la gestión y que en materia de Control Interno garanticen

las actuaciones del Jerarca y los Titulares subordinados que realicen o autoricen actos

públicos.

Page 2: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

2

3. PROCESO PARA AUTORIZAR LIBROS 3.1. Delimitación de Responsabilidades:

La autorización de apertura de libros de contabilidad, de actas y los que la Auditoría Interna considere necesarios, es un requisito de validez de las actuaciones de la Administración Activa, tendiente a proporcionar una garantía razonable de la confiabilidad y oportunidad de la información que en ellos se incorpore.

La apertura de libros no supone validación previa por parte de la Auditoría Interna, de lo que la Administración Activa proceda a registrar con posterioridad a esa apertura, ya que ello es responsabilidad exclusiva de la Administración. En los casos en que la apertura no sea por primera vez, no implica la revisión o validación respecto del contenido de los libros anteriores, o de las justificaciones de la Administración en caso de robo, hurto, extravío, destrucción de libros, o cualquiera otro acto semejante.

Tampoco es un medio por el cual la Auditoría Interna ejerce sus competencias de realizar auditorías o investigaciones, reguladas en los artículos 22 y 35 de la Ley General de Control Interno, por lo que la información que aporta la Administración se presume veraz, todo bajo responsabilidad de los funcionarios encargados del manejo de los libros y de suministrar la información a la Auditoría Interna, quienes estarán sujetos al derecho facultativo de fiscalización posterior que éste órgano podría realizar.

3.2. Dependencias obligadas a presentar solicitudes de autorización de libros o

registros.

En general, el proceso se circunscribe a realizar las autorizaciones de apertura y cierre, llevar el registro de esos eventos y fiscalizar el uso y custodia, de los libros de : Administración Central, Tribunal Administrativo Migratorio, Dirección General de Migración y Extranjería, Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería y de la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad y el Consejo Nacional de Desarrollo de la Comunidad; relacionados con:

• Libros contables (Diarios, Mayores, Caja, Auxiliares, Estados financieros, Contratación Administrativa y en general todos los relacionados con el registro de eventos financieros).

• Libros de Actas (Juntas Administrativas, órganos colegiados y comisiones nacionales).

Page 3: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

3

• Cualquier otro administrativo, operativo o de otra materia, que a juicio del Auditor Interno o Auditora Interna, se requiera.

• Cuando por disposición interna, reglamentaria o de control interno la Administración Activa decida solicitar la apertura de libros o registros que sustituyan o mejoren el Sistema de Control Interno instaurado, someterá a la Auditoría Interna las justificaciones correspondientes, debiendo en estos casos, resolver el Auditor(a) Interno(a) sobre la procedencia o rechazo de la solicitud de legalización.

Para cumplir con dicha labor, la Auditoría Interna ha dispuesto centralizar el trámite respectivo en las Oficinas Centrales ubicadas en la Administración Central del Ministerio de Gobernación y Policía, en la que se ha designado un funcionario técnico, que se encarga de efectuar las autorizaciones solicitadas para lo cual se empleará el sistema de logística de la oficina, para mantener la custodia y seguridad de los libros, registros y sellos empleados, cuyo acceso está restringido para terceros, permitiéndose sólo con la autorización del Auditor Interno o Auditora Interna y en razón de estudios especiales, o por requerimiento de Autoridad Judicial o de la Contraloría General de la República.

4. PROCEDIMIENTOS A SEGUIR POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA.

4.1. Solicitud de trámite de apertura de libro o registro.

Para todos los casos, sea trámite por primera vez o renovaciones de libros o registros, el Órgano que solicite apertura de un libro, deberá llenar y remitir el formulario denominado “Solicitud Razón de Apertura de Libros” (el cual se incluye en Anexo No. 1 de este Manual), que deberá presentar junto con el libro a legalizar y que reúna la siguiente información mínima:

Fecha de la solicitud, nombre de la dependencia solicitante, nombre del registro, su propósito y la unidad donde se utilizará, se deberá adjuntar el o los libros u hojas sueltas a autorizar, los cuales deben estar debidamente identificados, foliados consecutivamente y en limpio (no estar iniciados, ni tener anotaciones ajenas al formato del libro) y en el caso de hojas sueltas, deberán también incluir el logotipo de la institución.

- Tipo de libro y la cantidad de folios numerados que contiene. - Además, se indicará el nombre del Titular Subordinado (Presidente, Jefe,

Coordinador o Encargado) que gestiona el trámite y del funcionario del área responsable de la custodia y uso del libro, número de cédula y cargo que desempeña, y las firmas de ambos funcionarios. Debe entenderse en este acápite, que el funcionario responsable de uso del libro, es el titular subordinado, quien podrá delegar formalmente en un funcionario operativo la función de transcripción de actas o anotación de registros al libro que

Page 4: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

4

se legaliza. Copia de la designación formal deberá ser enviada a la Auditoría Interna para su respectivo control. La solicitud podrá presentarse ante las oficinas de la Auditoría Interna ubicadas en la Administración Central, DINADECO o Migración y Extranjería. Aquellas solicitudes que sean presentadas en las oficinas distintas de la Administración Central serán remitidas a ésta para su debido trámite. Requisitos del Libro o registro a legalizar

a) Reunir la totalidad de los folios que se estime permitan el uso del libro por un

tiempo razonable, debidamente numerados en forma consecutiva.

b) El libro deberá estar en buen estado de limpieza y conservación. No se aceptarán libros iniciados.

c) Los Libros conformados por hojas sueltas deben agruparse en un archivador

manual, debidamente identificado, con el logotipo y nombre completo de la Dependencia u Órgano impreso en el encabezado de cada hoja y con el nombre del Órgano o Departamento de que se trate.

d) El primer folio debe contener la razón de apertura firmada por los funcionarios

responsables. (El formato sugerido de “razón de apertura” se incluye en Anexo No.3 de este Manual)

4.2. Solicitud de renovación de libros por finalización del existente y su consecutividad. Cuando se trate de aperturas de libros o registros por finalización del existente, se requiere que el libro anterior, “se haya cerrado”, o bien puede remitirse simultáneamente en nota adicional, en la que se realiza la solicitud de cierre y el respectivo libro o registro. Es requisito indispensable para la apertura de un libro, que se efectúe primero la razón de cierre del tomo anterior si es que existe, para garantizar la cronológica de los hechos registrados y un control adecuado sobre los libros.

En casos excepcionales de urgencia o de reposición de libros, deberá presentarse junto con la solicitud de apertura del nuevo libro una “Declaración Jurada” suscrita por el funcionario que lleva a cabo el trámite, en la que indique bajo su entera responsabilidad, que está en trámite el proceso de encuadernación del libro anterior o que se trata de una reposición del libro por robo, hurto, extravío o destrucción. Para el primer caso, se adjuntará fotocopia del último folio usado del libro vigente a la

Page 5: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

5

fecha de la solicitud. (El formato de Declaración Jurada se incluye en Anexo 5 de este Manual)

Estos elementos serán evaluados por el Auditor(a) Interno(a), para determinar si aprueba o rechaza el trámite solicitado. Para las renovaciones motivadas por la finalización del libro existente, se deberá cumplir lo indicado en el punto 4.1 anterior y adicionalmente se debe indicar el número del libro que correspondería al nuevo y los datos referentes al cierre del libro anterior, si ya lo tramitó.

La solicitud pertinente, se debe requerir con un mínimo de diez días hábiles antes de su utilización, sólo en casos muy calificados y urgentes, justificados debidamente en la nota de la solicitud de apertura, se aceptarán fuera de ese plazo. Cualquier criterio de oportunidad o conveniencia que propicie una mejora en el Sistema de Control Interno, será valorado por el Auditor(a) Interno(a) quien determinará lo procedente.

4.3. Solicitud de renovación de libros por robo, hurto, extravío o destrucción.

Se requerirán los mismos requisitos para la apertura por renovación, agregando fotocopia certificada de la denuncia ante las instancias judiciales, en los casos de robo, hurto y extravío; una certificación del Instituto Nacional de Seguros, en situaciones de incendio y una declaración jurada ante Notario Público o Acta de la Asesoría Legal, acompañada de prueba fehaciente de los hechos, para los casos, relacionados con la destrucción de registros. Para las precitadas circunstancias, se deberá incluir constancia de haber realizado al menos dos publicaciones en La Gaceta y una en un diario de circulación nacional, informando sobre la situación y reposición de los libros. Ver puntos 4.21 al 4.25 de este Manual.

4.4. Revisión preliminar a la gestión de apertura

La Auditoría Interna evaluará preliminarmente el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 4.1, 4.2, y 4.3 anteriores, con el propósito de atender o rechazar la solicitud de apertura, para lo cual dispone de un plazo de diez días hábiles.

4.5. Rechazo de la gestión de apertura

El incumplimiento de uno o más requisitos detallados en lo indicado en los puntos 4.1, 4.2 y 4.3, del presente Manual, podrá dar lugar al rechazo de plano del trámite. El rechazo de la gestión de apertura se comunicará mediante informe de Auditoría

Page 6: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

6

Interna dirigido al jerarca o titular subordinado, el que tendrá un plazo de diez días hábiles para corregir las deficiencias que originaron tal rechazo.

4.6. Sellos de apertura

La Auditoría Interna utilizará por lo menos dos sellos en el proceso de apertura de libros: el sello de la Auditoría Interna y el sello de apertura.

a- El sello de la Auditoría Interna puede ser blanco o de tipo corriente y será

estampado en la esquina superior derecha de cada folio por el funcionario a cargo del trámite de apertura, quien estampará su firma sobre dicho sello.

b- El sello de razón apertura se estampará en el primer folio de cada Tomo.

4.7. Materialización de la apertura

La autorización de apertura se materializa con el sello que la Auditoría Interna coloca en el folio inicial de cada uno de los libros que lo requieran.

En dicho sello se hará constar el número de asiento, el número de tomo, el total de folios que lo integran, el tipo de libro que se legaliza, la dependencia que lo utilizará, la fecha de apertura y la firma del funcionario responsable de su autorización.

4.8. Plazo para resolver

La Auditoría Interna resolverá la solicitud de apertura del libro en un plazo de diez (10) días hábiles a partir de su recibo. Durante el trámite podrá requerir información adicional que estime necesaria para continuar con la gestión, lo cual suspenderá el plazo antes señalado. En caso de que la Administración no atienda los requerimientos en un plazo máximo de 10 días hábiles, se procederá con el archivo de la gestión.

4.9. Retiro de libros

Los libros serán devueltos a las instancias solicitantes, de forma directa por parte de la Auditoría Interna, mediante el proceso de envió de correspondencia ordinario. En caso de urgencia, los libros podrán ser retirados por el funcionario responsable del Órgano solicitante, o en su defecto, podrán entregarse a un tercero debidamente autorizado por las respectivas instancias.

Page 7: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

7

Serán destruidos aquellos libros que no se retiren en un plazo de tres meses contados a partir de la fecha en que se comunicó su apertura. En forma previa se levantará un acta sobre tales hechos.

4.10. Servicio de advertencia

Dentro de los servicios de advertencia, la Auditoría Interna podrá acompañar un informe con recomendaciones tendientes a fortalecer la operación del Sistema de Control Interno respecto de las anotaciones en el nuevo Libro, su manipulación y custodia.

4.11. Solicitud de cierre de libro. El Órgano que solicite el cierre de un libro o registro, deberá llenar y remitir el formulario denominado “Solicitud Razón de Cierre de Libros” (El formato se incluye en Anexo No. 2 de este Manual), que deberá presentar junto con el libro a cerrar por parte de la Auditoría Interna y que reunirá, al menos la siguiente información:

- Fecha de solicitud, dependencia solicitante, tipo de libro, número de tomo del libro

a cerrar, cantidad de folios que contiene, número y fecha del acta inicial y del acta final que contiene.

- Nombre, cédula y firma del responsable del área que gestiona el trámite; nombre,

cargo, número de cédula. Así como el nombre del funcionario designado como responsable de la custodia y uso del libro.

El formulario deberá entregarse en la Auditoría Interna junto con el Libro a cerrar. Además los libros o registros entregados para su cierre deberán contener lo siguiente:

• El penúltimo o último folio debe contener la razón de cierre firmada por los funcionarios responsables. (El formato sugerido de “razón de cierre” se incluye en Anexo No.4 de este Manual)

• Deberá dejarse al menos un cuarto de página en el último folio para insertar el sello de cierre de la Auditoría Interna.

• Encontrarse debidamente identificados en su cubierta.

• Sin páginas desprendidas, omitidas ni alterado sus contenidos, en caso de que se hubiera incurrido en ese hecho, deben estar anuladas y con las explicaciones que justifiquen razonablemente de lo ocurrido, en el folio correspondiente.

• Si son libros, con sus cubiertas originales o sustituidas en buen estado.

• Si se trata de hojas sueltas o impresos de fórmula continua, debidamente encuadernados, es decir, unidas sus hojas mediante cosido o pegado, con sus respectivas cubiertas.

• Con el último folio en blanco para incluir el sello de cierre.

Page 8: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

8

• Anular las hojas en blanco que se encuentren sin utilización antes del folio final, en los casos que la administración considere conveniente hacer el cierre unas hojas antes de su finalización. Cuando se proceda a realizar anulaciones de folios, éstos deberán llevar la firma del funcionario responsable.

• Cuando queden más de 10 folios en blanco, se estampará el sello de anulado omitiendo la firma del funcionario.

• Para todos los casos, en el penúltimo folio se indicará una razón de justificación de los folios anulados.

• No se tramitará el cierre de libros que esta Auditoría no haya abierto.

• Cuando por circunstancias especiales o motivos justificados, se presente un libro con ausencia de algunas firmas, la Administración Activa deberá remitir a la Auditoría Interna un compromiso de cumplimiento para el firmado de dichas actas o registros, para lo cual establecerá un plazo razonable que será valorado por la Auditoría Interna

Sólo se recibirán para trámite de cierre aquellos libros que previamente fueron autorizados en la Auditoría Interna. Si existiera algún libro que en su oportunidad fue autorizado por la Contraloría General de la República o por la Dirección General de la Tributación Directa, la dependencia que requiera el cierre del libro deberá realizar el trámite ante la institución que corresponda.

4.12 Sello de cierre

La Auditoría Interna usará un sello de cierre donde conste por lo menos la siguiente información: número del tomo que finaliza, tipo de libro que se cierra, nombre del órgano solicitante, fecha de cierre y firma del funcionario de la Auditoría Interna responsable del trámite.

4.13 Cierre de libro conformado por hojas sueltas

El libro conformado por hojas sueltas deberá presentarse encuadernado; es decir, deben estar unidas mediante cosido o pegado con sus respectivas cubiertas debidamente rotuladas.

En caso de que la dependencia solicitante requiera con urgencia la apertura de un nuevo Tomo para no interrumpir sus operaciones administrativas o contables, deberá proceder conforme lo dispuesto en el artículo 7 de este Reglamento.

4.14 Verificaciones previas al cierre del Libro

Page 9: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

9

Previo a emitir la razón de cierre, la Auditoría Interna verificará que el libro cuente con todos los folios autorizados, incluyendo los anulados, y que tanto el foliado como la encuadernación no hayan sufrido alteración alguna.

Cuando uno o varios folios se anulen, deberán continuar figurando en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden numérico. En cada folio que se anule se deberá consignar la siguiente información:

a) Sello o nota de “Anulado”. b) Motivo de la anulación. c) Fecha de anulado. d) Firma del funcionario responsable del libro.

De igual manera, se verificarán aspectos formales sobre manipulación de libros: cronología de las anotaciones, firmas de los funcionarios responsables, que no hayan alteraciones de texto, tachones y borrones, que las enmiendas se hayan realizado mediante nota al pie en el folio respectivo, el estado general de conservación del libro y cualquiera otra verificación que la Auditoría Interna estime conveniente.

Los hallazgos subsanables se comunicarán por escrito a la Administración con las recomendaciones que correspondan, las que deberá atender en un plazo de 10 días hábiles, en el transcurso de los cuales enviará de nuevo el Libro a la Auditoría Interna para verificar su cumplimiento. Caso contrario, se emitirá una resolución de advertencia sobre las responsabilidades inherentes.

4.15 Otras posibles situaciones deficientes

Si se observa alguna otra situación que se considere deficiente, dentro del proceso de verificación dispuesto en el artículo anterior, la Auditoría Interna solicitará información a la dependencia que presentó el trámite, sobre las razones por las que se incurrió en dicha falta. Luego de analizar la situación y si lo considera conveniente, recomendará la apertura de un procedimiento administrativo para conocer la verdad real de los hechos y se determinen las responsabilidades respectivas y se dicten las sanciones correspondientes.

En estos casos, antes de efectuar el cierre se dejará constancia en el libro de lo sucedido e inmediatamente después se estampará el sello de la Auditoría Interna. Seguidamente, firmarán tanto el funcionario de la Auditoría Interna a cargo del trámite, como el funcionario responsable de la respectiva dependencia.

4.16 Ubicación de la razón de cierre

Page 10: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

10

El sello con la razón de cierre del libro no debe estamparse necesariamente en el último folio habilitado.

Si la dependencia solicitante llegara a utilizar la totalidad de los folios habilitados, deberá prever espacio suficiente en el último folio, de un cuarto de página como mínimo, para que la Auditoría interna estampe el sello inmediatamente después de la última anotación.

4.17 Razón de nulidad

El último folio legalizado en cada libro, llevará el sello de cierre de la Auditoría Interna, por tanto, toda anotación posterior a esa razón de cierre será completamente nula.

De igual manera, será totalmente prohibido efectuar cambios en la encuadernación o en la foliación del libro, en forma posterior al cierre efectuado por la Auditoría Interna. En caso de que el responsable de la dependencia autorice el uso posterior o permita la manipulación del libro o registro que cambien su encuadernación o haga dudar de la legitimidad del registro legalizado y cerrado por la Auditoría Interna, podría hacerse acreedor de sanciones administrativas, civiles o penales según lo dispone la Ley General de Control Interno y el ordenamiento jurídico aplicable.

4.18 Plazo

La Auditoría Interna resolverá la solicitud de cierre del libro en un plazo de 15 días hábiles a partir de su recibo.

4.19 Disposición del libro en uso y de los que hayan sido cerrados

El órgano solicitante deberá disponer las condiciones sobre custodia, seguridad y ubicación física del libro en uso y de los que hayan sido cerrados por la Auditoría Interna, con el fin que su localización sea ágil, que se cumpla con el ordenamiento jurídico que rige en materia archivística y que se evite la presunción de que constituyen documentos carentes de valor informativo.

Lo dispuesto en este artículo podrá ser verificado en cualquier momento por la Auditoría Interna.

4.20 Acciones de control, custodia y conservación a establecer de forma previa,

por la administración activa, para los libros autorizados:

Page 11: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

11

4.20.1 Dar a conocer el presente manual a todos los titulares subordinados de la dependencia, para que cuando lo requieran cumplan con los procedimientos y acciones que se indican en este aparte.

4.20.2 Que los titulares subordinados de cada unidad administrativa, según sea el caso

y de previo a la solicitud de los trámites de apertura o cierre de libros o registros:

4.20.2.1 Analicen, consulten y dispongan, cuáles libros o registros a utilizar por dicha unidad, deben enviarse a autorizar a la Auditoría Interna y cuáles son de control de operaciones y que por ley se excluyen o no se han dictaminado por el Auditor(a) Interno(a), como sujetos a la autorización requerida por ley y manejada en este Manual.

4.20.2.2 Designen al funcionario encargado de controlar el uso del libro. 4.20.2.3 Designen el funcionario encargado de custodiar los libros cerrados. 4.20.2.4 Establezcan el lugar donde se ubicará y las condiciones de protección y

seguridad adecuadas, en las que se mantendrán los libros en uso y cerrados. 4.20.2.5 Definan políticas sobre el uso de los libros, relacionadas con que antes de

su autorización deben estar en limpio, foliados y con el logotipo de la institución y después de ésta, no deben arrancar u omitir folios, deben ser llevados sin tachones, espacios en blancos o entrerrenglones, completados con toda la información requerida, en español, con claridad, en orden progresivo de fechas y letra legible, anularse y justificar los folios no válidos y velar porque no se altere su contenido, ni deteriore su portada.

4.20.2.6 Especifiquen situaciones o necesidades especiales, según tipo de registro, como casos de aperturas simultáneas, plazos de encuadernación y remisión para el cierre.

4.20.2.7 Establecer tiempos de conservación del registro, en los diferentes niveles de archivo institucional.

4.20.2.8 Dictaminen las políticas y el procedimiento para la destrucción de libros.

4.21 Reposición de libros autorizados. Naturaleza

La Auditoría Interna tramitará solicitudes de reposición de libros previamente autorizados, cuando concurran hechos excepcionales: robo, hurto, extravío, o destrucción por incendio o desastre natural u otras causas.

4.22 Requisitos para la reposición de libros

4.22.1 Presentar denuncia ante la autoridad judicial competente, en caso de robo, hurto extravío.

4.22.2 Publicar un Edicto dos días en La Gaceta y un edicto en un Diario de

mayor circulación nacional.

Page 12: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

12

4.22.3 En caso de pérdida por incendio, aportar certificación del Instituto Nacional de Seguros y gestionar las publicaciones antes señaladas.

4.22.4 Gestionar un nuevo Libro con las mismas características del que se

pretende reponer.

4.23 Plazo para presentar requisitos en la Auditoría Interna

Una vez cumplidos los requisitos, la dependencia interesada en la reposición de un libro contará con un plazo de diez días hábiles para presentar los documentos ante la Auditoría Interna, acompañados de una declaración suscrita por el responsable del área con las razones que motivan la reposición del libro y con el nuevo Tomo que se repone.

En el caso de los edictos, presentar original o copia certificada de las hojas completas de los diarios que contienen las publicaciones.

El plazo para cumplir con la presentación de requisitos ante la Auditoría Interna, comenzará a regir a partir de la fecha de la última publicación de los edictos.

4.24 Plazo para resolver

Cumplidos los requisitos para reposición del libro, la Auditoría Interna contará con un plazo de diez días hábiles para tramitar la solicitud, que comenzará a regir a partir de la fecha de recibo de los documentos de parte del órgano interesado.

4.25 Traslado del caso para investigación

Concluido el proceso de reposición del libro, el caso se trasladará a la Administración con el fin de que se investiguen las causas que mediaron en la pérdida o extravío del libro que se repone, para determinar presuntas responsabilidades de los funcionarios a cargo de la custodia del libro y de otros posibles involucrados en los hechos.

4.26 CONTROLES DE LIBROS O REGISTROS

4.27 Controles de la Auditoría Interna

La Auditoría Interna llevará registros de cada libro o registro autorizado y cerrado, tanto a nivel general como a nivel individual.

Page 13: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

13

4.28 Control general de libros o registros

En el control general de libros la Auditoría Interna consignará en forma cronológica y consecutiva todos los libros que se reciben y autorizan, que reúna por lo menos la siguiente información:

1. Número de asiento y fecha.

2. Dependencia solicitante.

3. Tipo de libro autorizado.

4. Fecha de recibo y entrega del libro.

5. Firma del funcionario de la Auditoría Interna a cargo del proceso.

4.29 Control individual de libros o registros

En el control individual la Auditoría Interna registrará la apertura y cierre de cada tipo de libro o registro, donde consignará la siguiente información:

1. Dependencia solicitante

2. Tipo de libro o registro

3. Número de tomo

4. Fecha de recibo y entrega

5. Número de asiento y fecha

6. Tipo de solicitud

4.30 Verificaciones in situ

De conformidad con lo señalado en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno 8292, la Auditoría Interna podrá requerir para su revisión, los Libros de Actas o Registros Legalizados que se encuentren en custodia de los órganos responsables.

4.31 DISPOSICIONES FINALES

Situaciones no previstas

Page 14: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

14

Cualquier situación no prevista en este reglamento se someterá a consulta del Auditor(a) Interno(a), quien resolverá de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

4.32 Modificaciones

El presente Reglamento podrá ser modificado por la Auditoría Interna del Ministerio de Gobernación y Policía en lo que considere oportuno.

4.33 Derogaciones

El presente Manual de Legalización de Libros de la Auditoría Interna del Ministerio de Gobernación y Policía deroga el Manual emitido mediante Oficio A.I.0556-2011 de fecha 03 de agosto de 2011.

4.34 Vigencia Rige a partir del 01 de febrero de 2015.

Elaborado por: Lic. Leonardo Calvo Calvo, M.D.E., Auditor Encargado Fecha: Diciembre, 2014 Revisado por: Licda. Lidia Miranda Hernández, Jefe Área Administración Central Fecha: Enero, 2015 Autorizado por: Licda. María Eugenia Barquero Paniagua, Auditora Interna Fecha: Enero, 2015 Entrega de copia al Encargado del proceso. Fecha: Febrero, 2015

LCC/lmh/mebp ci: Todos los funcionarios de la Auditoría Interna, copias por correo electrónico Expediente Compendio Manuales de la Auditoría-Manual Procedimientos-Área Migración

Expediente Compendio Manuales de la Auditoría-Manual Procedimientos-Área DINADECO Expediente Compendio Manuales de la Auditoría-Manual Procedimientos-Área Adm. Central Expediente de actividades de mejora 2015 Sr. Orlando Romero López, Encargado del proceso Archivo Copiador

PROCEDIMIENTOS A SEGUIR POR LA AUDITORÍA INTERNA DEL MINISTERIO DE GOBERNACIÓN Y POLICÍA EN EL TRÁMITE DE LEGALIZACIÓN DE LIBROS O

REGISTROS QUE TRAMITEN PARA SU APERTURA O CIERRE LAS DEPENDENCIAS DEL MINISTERIO.

1. REGISTRO DE MOVIMIENTOS:

Page 15: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

15

Debe establecerse un registro digital e impreso para anotar la autorización y cierre, tanto de los libros como de las páginas sueltas que luego serán encuadernadas, el cual llevara los siguientes encabezados:

Número de movimiento Unidad solicitante (nombre de dirección, departamento, sección o proceso) Dependencia solicitante (Administración Central que cubre Control de Propaganda, Tribunal Administrativo Migratorio, Dirección General de Migración y Extranjería, Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería y la Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad y el Consejo Nacional de Desarrollo de la Comunidad). Clase de libro o páginas (considerando su finalidad) Clase de acción (autorización o cierre) Número de asiento (en que queda registrado) Fecha del asiento Observaciones (para indicar el número de los folios del libro o de hojas sueltas, la referencia al documento de solicitud emitido por la administración, otros aspectos que se consideren importantes incluir en esta columna) Fecha de recibo y de entrega

2. ARCHIVO DE DOCUMENTOS:

Llevar el archivo en orden cronológico de los oficios mediante los cuales la administración solicita la autorización de apertura o cierre, así como de las notas con las cuales la Auditoría devuelve los libros u hojas con el trámite efectuado (apertura o cierre).

3. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE AUTORIZACIÓN:

Cuando se reciban solicitudes de autorización de libros o folios, en oficinas centrales o en las de las dependencias, el Jefe de Área, funcionario de campo o secretaria, deberá:

• Revisar que el libro o folios estén en buenas condiciones, no se encuentre iniciado, las páginas estén debidamente numeradas y si son páginas sueltas, que tengan el logotipo o nombre de la Institución.

• Para los casos nuevos, verificar que se acompañe de un oficio en el que se señale claramente la finalidad del registro, las razones que fundamentan el establecimiento del registro, el funcionario que toma la decisión de llevar dicho control y el responsable de su uso, las disposiciones definidas para su custodia y para hacer las anotaciones.

• Si se trata de cierres, que tenga el oficio en el que se requiera esa acción.

• Remitir el libro o los folios a autorizar apertura o cierre a la Secretaria, para que ésta los traslade al encargado del proceso.

Page 16: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

16

Una vez que se le trasladan los libros, al encargado del proceso o al que lo sustituya, en caso de su ausencia, procederá a:

• En caso de que los registros ya tengan antecedentes, verificar el número del libro anterior y revisar que se haya tramitado su cierre, de no ser así, indagar con la administración respectiva, en que condición se encuentra y solicitar la fotocopia del último folio utilizado; analizando si los motivos expuestos para no haberlo enviado antes y para mantener dos libros abiertos a la vez, son razonables para autorizar el que se está solicitando.

• Se previene que la apertura de un libro nuevo, sin que se cierre el anterior, es solo por excepción, lo que corresponde es que se efectué primeramente el cierre del libro o registro anterior. Si existe alguna situación particular, lo comunicara a la Auditoría Interna, para determinar lo que corresponda y si se aprueba, en el oficio de remisión, se deberá disponer las acciones a seguir para garantizar los cierres pendientes.

• Asignar el número del asiento y folio donde se registrará la autorización, colocar el sello de apertura en la página del folio No.1 y completar los campos incluidos en el mismo, indicando en el espacio de unidad solicitante, el nombre de la unidad, proceso, subproceso, departamento o sección, seguido del nombre de la dependencia a que pertenece.

• Cuando se trate de la autorización de una continuación de secuencia de folios, se

revisarán los datos de la apertura original y en el aparte de observaciones del registro,

se hará referencia a dichos datos, señalando que se sellan las páginas del número…..

al número …., que forman parte del libro……., abierto según asiento… y folio….., luego

se asignará el libro, folio y asiento en que queda registrada la continuidad de la secuencia solicitada, adicionando la fecha y firma del que autoriza (no se coloca sello de apertura, solo el sello de la auditoría en cada página) y se hará devolución a la administración de los folios.

• Hacer el registro en el sistema de control, del movimiento de autorización, anotando todos los datos que permitan su fácil identificación. Teniendo el cuidado de que cada folio no tenga más de diez registros o asientos, imprimiendo y guardando en el libro de registro cada nueva inclusión aunque no haya completado los 10 ítems permitidos y reportando al coordinador, Secretarias y demás funcionarios del Área de apoyo administrativo de la Auditoría, donde mantiene dichos documentos, de forma que en su ausencia, se pueda atender cualquier asunto de autorización de libros sin problemas.

• Sellar cada página o folio a autorizar.

• Pasar a la Secretaria el libro sellado y el oficio de su remisión, para que obtenga la firma de la Jefatura en el sello de apertura, en esa nota se hará referencia al libro, folio y

Page 17: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

17

asiento en que queda registrada la autorización y observaciones sobre el manejo y custodia del libro.

• La Secretaria de la Auditoría será la encargada de remitir el libro o folios a la unidad solicitante, junto con la nota respectiva, enviando un tanto de la nota recibida, al encargado de legalización para su debido archivo.

• Archivar el documento de devolución del libro o folios, haciendo referencia en el sistema de control de autorización, la identificación de dicho escrito, lo que contribuya a su fácil localización.

4. MODIFICACIONES Y REAPERTURAS.

Cuando la administración solicite que un libro autorizado se le modifique, se analizará las razones que se expongan, si se considera que sólo se afecta la forma y se mantiene el fondo, se podrá resellar; en caso contrario, se deberá abrir un libro nuevo. El resellado se hará debajo del otro sello, anotando una aclaración explicativa y se asignara tomo, folio y asiento a dicho resellado y se registrará como cualquier otro movimiento.

Para la solicitud de una reapertura por robo, hurto o extravío, además de verificar que cumple con los requisitos establecidos en general, debe constatar que exista una denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial, si es por motivo de incendio, que presente una certificación del Instituto Nacional de Seguros y si la causa es por destrucción, una declaración jurada ante Notario Público y en todos los casos anteriores, constatará que se hayan realizado dos publicaciones en La Gaceta y una en uno de los diarios de mayor circulación nacional.

5. CIERRES

Cuando se reciba por parte de la administración, libros para hacer su respectivo cierre, se efectuara lo siguiente:

• Revisar que el libro haya sido abierto por la Auditoría; que correspondan los datos del registro de libros; este identificado en su portada; su estado sea bueno en general (Empaste y folios completos y numerados), si son folios que estén encuadernados, foliados y completos; que si hay anulaciones, se evidencien y se agreguen las explicaciones al respecto; que los folios autorizados estén en el tomo a cerrar.

• Verificar que fue utilizado para la finalidad para la que se solicitó.

• Chequear que todos sus espacios están llenos conforme a la estructura de uso presentada o establecida por cada unidad.

• Concluido el trámite de cierre, se levantará la hoja de observaciones y se redacta el borrador del informe para presentarlo a la jefatura a revisión. Concluido el proceso se remite a la unidad respectiva.

• Colocar el sello de cierre de libros y completar la información referente al asiento, folio y libro en que se registró el cierre.

Page 18: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

18

• Hacer el registro en el sistema de control, del movimiento de autorización, anotando todos los datos que permitan su fácil identificación, cuidando de que los asientos no pasen de diez en cada folio del registro de autorización de la Auditoría, imprimir la inclusión y archivarla en el libro, que como se indicó antes, debe estar disponible para consulta o inclusión de datos, para el Jefe del Área o funcionarios de apoyo administrativo de la Auditoría.

• Entregar directamente a la Jefatura o a través de la Secretaria, el oficio de remisión con el libro o los folios, para que se proceda a su firma en el sello de cierre y en el oficio de devolución del libro o los tomos (folios), en esta nota se hará referencia al libro, folio y asiento de registro del cierre y si corresponden observaciones relacionadas en el libro y su custodia.

• La Secretaria de la Auditoría será la encargada de remitir el libro o tomos (folios) a la unidad solicitante del cierre, junto con el informe respectivo, enviando un tanto del mismo con el recibido conforme, al funcionario encargado de legalización para su archivo.

• Archivar el documento de devolución del libro o folios, haciendo referencia en el sistema de control de legalización de la identificación de dicho escrito, para contribuir a su fácil localización.

6. FISCALIZACIÓN

Se realizarán visitas y estudios semestrales sobre el manejo, control y custodia de los registros autorizados, para comprobar si las unidades de la Administración, mantienen en adecuada condición de ubicación física y custodia, los tomos en uso y cerrados, conforme al ordenamiento jurídico que rige en materia archivística; de forma que se evite la presunción de que constituyen documentos carentes de valor informativo, emitiéndose en los casos que se determinen, informes a las unidades involucradas, elaborados por el funcionario encargado del proceso, de acuerdo con la metodología y los procedimientos establecidos para esa actividad.

7. OTRAS ACTIVIDADES.

Como parte de las labores administrativas de este proceso, se deberá:

• Mantener completo y actualizado el registro en el cual se anotan los trámites de cierre y apertura que se han tramitado.

• Emitir semestralmente un informe a la jefatura y de ésta al Auditor(a) Interno(a), en la cual se indique los libros abiertos, los cerrados y los que están pendientes de ser cerrados.

• Custodiar los libros autorizados pero no entregados o retirados, hasta por tres meses, una vez cumplido ese plazo y previa investigación de las causas del no retiro, se procederá a destruirlos mediante un acta.

Page 19: AUDITORIA INTERNA - MGP

A.I. 0055-2015

19

• Cualquiera otra relacionada con esta gestión y que sea solicitada por el Auditor(a) Interno(a).

Elaborado por: Lic. Leonardo Calvo Calvo, M.D.E., Auditor Encargado Fecha: Diciembre, 2014 Revisado por: Licda. Lidia Miranda Hernández, Jefe Área Administración Central Fecha: Enero, 2015 Autorizado por: Licda. María Eugenia Barquero Paniagua, Auditora Interna Fecha: Enero, 2015 Entrega de copia al Encargado del proceso. Fecha: Febrero, 2015

LCC/lmh/mebp

CI: Todos los funcionarios de la Auditoría Interna, copias por correo electrónico Expediente Compendio Manuales de la Auditoría-Manual Procedimientos-Área Migración Expediente Compendio Manuales de la Auditoría-Manual Procedimientos-Área DINADECO Expediente Compendio Manuales de la Auditoría-Manual Procedimientos-Área Adm. Central Expediente de actividades de mejora 2015 Sr. Orlando Romero López, Encargado del proceso

Archivo Copiador