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Gestió

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Volunt

ariad

o

Emilio Guerra DíazLos Mochis, SinaloaNoviembre 26, 2010

Taller

Los participantes detectarán herramientas básicas para una adecuada gestión del voluntariado en una institución sin fines de lucro.

Conocerán las etapas de la administración exitosa: 1) Convocatoria, 2) Selección y Capacitación y Desarrollo de un Sistema de Retención y Reconocimiento

Objetivos del Taller

Discutamos por qué…

Por qué la gente se hace voluntaria

2

Discutamos por qué y para qué…

Por qué una institución necesita voluntarios

En conocer técnicas y procedimientos adecuados para que las personas den lo mejor de sí, encuentren su causa social, se identifiquen con la institución, reciban apoyo para desarrollar sus inquietudes, deseos y sueños de crecimiento profesional y personal.

De esta manera las instituciones filantrópicas con un adecuado manejo de sus recursos humanos, son capaces de alcanzar sus metas, dar más servicios y movilizar recursos

En qué consiste la Gestión del Voluntariado

Reglas de Oro

Ideas que te harán el camino más sencillo

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1. Para convocar voluntarios, hay que prospectar 2. Un adecuado manejo de recursos humanos, como es el

voluntariado, requiere de políticas y procedimientos3. Aceptar a alguna persona como voluntario sólo cuando se

cuente con una política y una oferta de trabajo concreta4. Primero necesitamos definir la función, luego escoger a la

persona5. Un voluntario mal tratado puede alejar personas de la

institución 6. Debe existir solo un General (Coordinador de Voluntariados) y

mucha Tropa (voluntarios)7. Asignar responsabilidades adecuadas a un voluntario8. Pensar en un Ganar-Ganar, construir una relación de beneficio

para todos 9. Recordar que “Voluntario trae Voluntario”10.Desarrollar un Sistema de Reconocimiento y Retención

Reglas de Oro

Prospección

Por qué no procuramos recursos ni convocamos voluntarios

• No pedimos

• No sabemos pedir,

• No sabes qué pedir

• No sabemos a quién pedir

• No planeamos

• El pedir, me da vergüenza

• Me van a decir que NO

• Nos enfocamos sólo a pedir dinero

• No sé cómo pedir (qué argumentos y herramientas utilizar)

• No hay cultura de donación, ni compromiso social, etc.

• Desconfían del sector y de nosotros

• Odio procurar fondos, por lo tanto, sufres estas actividades

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•Prospecta

•Atiende sus necesidades

•Pon a jugar sus habilidades y destrezas

•Ayuda a su descubrir su causa

•Atiende sus sueños

•Acepta una de las mil y un razones

•Da salida a sus hobbies

•Todavía no se cierra el círculo del convencimiento

•Maréalo

•Cánsalo

•No lo sueltes

•Pre –juzgalo

•Intenta tocar sus sentimientos

•Vas a informar y rendir cuentas, serás transparente

•Suelta el escopetazo

•Insiste hasta agotar

•Presenta a la institución y sus soluciones para que te ayuden

•Piensa sólo en la institución

•Que asuma una responsabilidad

•Es su deber cívico

•Hazlo como lo has venido haciendo

•Pide lo imposible

•Lanza la red

•Cita a la Divina Providencia

•Presenta Problemas

•Conmueve

•Convoca a la “obligación de dar”

•Pon cara de abnegado

SÍQuizáPor el momento no puedo

No

Pleno conocimiento

Conocimiento parcial

Nulo conocimiento del

posible donante

DaPide

T e r r e n o d e l…

Prospectar.

(Del ingl. to prospect, este de prospect, terreno apropiado para un yacimiento mineral, y este del lat. prospectus, part. pas. de prospicĕre, mirar, examinar).

1. tr. Realizar prospecciones en un terreno, explorar sus yacimientos minerales.

Prospectar

Etapas de la Prospección y uso a favor de una OSC

1) Estudie, conozca a las personas / empresas / fundaciones

2) Desarrolle una Estrategia

3) Cree un Proceso de Sintonía

4) Obtenga Materia prima para el Sistema de Retención y R.

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• Quién es

• Cuál es su historia (estudios, gustos aficiones, éxitos, etc.)

• Qué interés tiene en la comunidad

• Qué puede dar

• Qué le podemos pedir

• Qué es lo que él-ella gana

• Qué necesidades tiene, cuáles son sus sueños

• Qué motivación podría tener de sumarse al sector

• Posibles conflictos de interés

1) Estudie, conozca a las personas / empresas / fundaciones

• Qué pedir

• Cuándo es más oportuno pedir

• Cómo le pedimos

• Alternativas para involucrarlo

• Trabajar para que sea parte de la institución

• Mostrarle resultados (valor agregado)

• Piense en él-ella, qué va a ganar

• Juntos qué ganamos

2) Desarrolle una Estrategia

• Conocer la coyuntura

• Cuidar conflictos de interés

• No olvidar que la institución es un medio, no un fin

• Muestre otros ejemplos de quienes ya participan con usted en la institución

3) Cree un Proceso de Sintonía

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• Organice la información en un expediente electrónico (base de datos)

• Enriquézcalo con información ampliada de su familia o logros personales / institucionales

• Tenga sed de información acumulable en el tiempo

• Cultive a sus prospectos y donantes regulares

• “Entrégueles la institución”

• Despierte y canalice su compromiso

• Invite a quien tenga méritos a dirigir a la organización como patrono o consejero

• Vincule los beneficios de la institución a sus donantes

4) Obtenga materia prima para el Sistema de Retención y R.

Herramientas para prospectar• Entrevista directiva

• Periódicos (todas las secciones)

• Investigación por Internet, cruzar datos

• Por un tercero, asociación o subalternos

• Compañeros de trabajo

• Fiestas y reuniones

• Eventos del sector

• Relaciones públicas institucionales

• Base de datos

• Creación de un grupo de amigos convencidos en la causa de la organización

Patrimonio Institucional

A. Convocatoria

B. Selección y Capacitación

C. Reconocimiento y Retención

Etapas en la Administracióndel Trabajo Voluntario

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Detección de necesidades:

¿Qué se necesita hacer?

¿Quién lo puede hacer?

¿Cómo se puede hacer?

¿Dónde se puede hacer?

Perfil del puesto

Perfil de la persona

Cualidades y habilidades

Tipo de voluntario

1

2

3

4

Construir un Programa de Voluntariado Institucional“Hay mucho trabajo que hacer y pocas manos para hacerlo”

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

CLARIDAD PARA CONVOCAR VOLUNTARIOS

Perfil del puesto (1)1

Vincular el puesto a los objetivos que se

pretenden alcanzar

Actividades y tareas a realizar (puntuales)

Autoridad que guiará a los voluntarios

Objetivos y Metas

Nombre del puesto, Dignidad del puesto (que

genere interés a otros al escucharlo)

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

Perfil del puesto (2)1

Tiempo dedicado a la semana, mes o día; turno

(matutino, vespertino, sabatino/dominical);

continuo o discontinuo

Periodo

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

8

Perfil de la persona2

Edad

Sexo

Hobbies y aficiones

Experiencia

Conocimientos técnicos

Conocimientos del sector filantrópico

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

Cualidades y habilidades requeridas3

Habilidades y destrezas requeridas

Profesión*

Persona introvertida-extrovertida

Tipo de liderazgo personal

Disposición a trabajar con niños, ancianos,

mujeres; o con discapacidad, contra la

violencia, etc.

* Nunca hay que olvidar que toda persona tiene algo que aportar

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

Tipo de voluntario4

Posición fija Tradicional (requiere un lugar, equipo de cómputo, papelería, etc.)

Ocasional Puede apoyarnos algún día o en una actividad determinada

Vacaciones Se ofrece en periodos específicos y puede convocar a extranjeros

Virtual Internet facilita contar con apoyo remoto e implica significativos ahorros

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

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Sensibilización interna

Aportes del voluntariado

Necesidad de voluntarios para los programas

Respeto y reconocimiento

Ambiente laboral

Sintonía y empatía

Responsable del programa

Cuidar la comunicación organizacional con los

voluntarios, no darla por entendida

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

Convocatoria pública

Usar Hacesfalta

Periódicos

“Voluntario trae voluntario” (cara a cara)

Tableros tiendas comerciales y universidades

Estudiantes Universitarios y Servicio social

Volantes

Empresas (empleados y directivos)

Iglesias

Organizaciones profesionales

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

¿Qué hacer cuando una persona insiste en ser voluntaria en la organización, cuando no se tiene un

perfil u oferta de trabajo voluntaria concreta?

Tu, ¿Qué harías?

A) ConvocatoriaPreparación Institucional

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Recepción de solicitudes

Entrevista

Presentación e inducción

1

2

3

Capacitación4

Evaluación mutua5

B) Selección y CapacitaciónPreparación Institucional

Recepción de solicitudes1

Datos personales*

Motivos de interés para ocupar esa posición

Referencias personales

Pre-selección e invitación a entrevista

Notificación a quienes no cumplen con el perfil**

*Hacesfalta te las manda por correo electrónico**Hacesfalta te permite actuar rápido y fácilmente

B) Selección y CapacitaciónPreparación Institucional

Entrevistas2

Entrevista por cuando menos 2 miembros del

equipo. Es prospección

Detección de motivación personal (existen varias

teorías psicológicas útiles)

Compatibilidad con el puesto de trabajo

Selección sustentada y argumentada

Carta de Aceptación

Carta compromiso (renuncia a relación laboral)

Código de ética de la Institución

B) Selección y CapacitaciónPreparación Institucional

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Presentación y capacitación3

Manual del voluntario

Curso de Inducción:

Presentación al Consejo Directivo o Patronato y al equipo operativo

Corazón ideológico, programas, áreas, servicios, impacto de la institución en la comunidad, aportes, historia, restricciones, manejo en crisis, procedimientos, explicación del logotipo, etc.

B) Selección y CapacitaciónPreparación Institucional

Presentación y capacitación3

Manual del voluntario:Carta de bienvenida personalizada del Director

Presentación institucional (misión, visión, etc.)

Directorio

Reglamento de trabajo

Organigrama

Historia de la Institución, aportes, impacto, etc.

Informe anual

Calendario de eventos

Derechos del voluntario

Derechos del donante

B) Selección y CapacitaciónPreparación Institucional

Ganar-Ganar

Sistema de Reconocimiento

1

2

Desarrollo Profesional3

C) Sistema de Reconocimiento y RetenciónPreparación Institucionals

Fortalecimiento voluntariado4

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Ganar-Ganar1

Asignación de funciones

Supervisión / Acompañamiento

Expectativas personales y profesionales

Retroalimentación de ida y vuelta

Evaluación (primeros 3 meses: ¿Cómo nos hemos

sentido mutuamente?)

De voluntario a posición remunerada*

* La institución debe considerar si a futuro se le puede contratar. Mantenerlo en silencio.

C) Sistema de Reconocimiento y RetenciónPreparación Institucional

Acciones de agradecimiento2

Filosofía de “dar 7 veces Gracias”

Creatividad institucional para agradecer

Nombre en Informe Anual y página web

Cartas personales de recomendación, cartas a familiares

Artículos promocionales

Servicios subsidiados

Gastos de transporte y comida en eventos especiales

Seguro médico

Favores especiales

Diplomas

Celebraciones y fiestas

C) Sistema de Reconocimiento y RetenciónPreparación Institucional

Acciones de agradecimiento2

Celebrar el Día del Voluntario (5 de diciembre)

Postularlos al Premio Nacional de Acción Voluntaria y

Solidaria y otros certámenes públicos y OSC

Distinciones desde el Consejo Directivo o Patronato

Desarrollo de proyectos con sus iniciativas

Eventos Públicos

Todas las que genere, pero que sistematice y personalice

para cada voluntario

Premio Institucional (si procede)

Contratación

Posible miembro del consejo en el futuro

C) Sistema de Reconocimiento y RetenciónPreparación Institucional

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Desarrollo profesional3

Misión personal

Proyecto de vida

Crecimiento y Desarrollo Humano

Compromiso permanente de la institución y del voluntario

C) Sistema de Reconocimiento y RetenciónPreparación Institucional

Fortalecimiento de un Voluntariado ya existente (1)4

Encuesta (anónima y periódica) de satisfacción de voluntarias

con el objetivo de captar sugerencias para mejorar el Sistema

de Retención

Desarrollar el liderazgo de las voluntarias de mayor veteranía

(coexistencia del liderazgo individual y el institucional), hay

más compromiso personal. Pensar en un modelo

Contar con una Pizarra de Veteranía en la institución

Otorgar una Insignia por años de servicio

Voluntarias que participen en programas de capacitación

ampliados (es decir, de conocimiento del sector)

C) Sistema de Reconocimiento y RetenciónPreparación Institucional

4

Voluntarias que impartan capacitación

Preparar sus testimonios, sistematizar sus experiencias y

conocer percepciones familiares para

Publicar experiencias de voluntariado en

Construir un documento “Historias de

Servicio a través del Voluntariado” y

publicarlas en folleto, libro, internet, etc.

Considerar que algunas voluntarias de Gorra

Azul pasen a ser Gorra Roja (miembro del

Patronato)

Fortalecimiento de un Voluntariado ya existente (2)

C) Sistema de Reconocimiento y RetenciónPreparación Institucional

enriquecerlos

14

¡Much

as g

racia

s!

Emilio Guerra DíazLos Mochis, SinaloaNoviembre 26, 2010

Emilio Guerra DíazAv. Ignacio Zaragoza 200, Edificio B; Planta Baja Col. Siete de Julio, Delegación Venustiano Carranza, C. P. 15390, México D. F. Tel. 5133 25000 ext. 3334 rguerrad@grupoado.com.mxwww.fundacionado.org.mxwww.expoksintesis.com.mx

Sociólogo. Tiene un libro publicado por la UAM-Xochimilco.

Ha colaborado en crear 4 fundaciones empresariales

Fue Subdirector de la Fundación Cultural Bancomer

Coordinador de Información y Servicios del Centro Mexicano para la Filantropía

Es consejero en varias instituciones. Es voluntario en Amnistía Internacional desde 1989

Fue becado por el Consejo Británico para conocer el sector filantrópico inglés

Fue catedrático en la FCPyS de la UNAM por 18 años y en la U. Albert Einsteinpor 8 años

Becado por The Center on Philanthropy de la U. de Indiana para Curso Piloto de Fundaciones Comunitarias

Desde 1988 es articulista para diversos periódicos de circulación nacional y colaborador de la Revista Ganar-Ganar.

En 2001 fue Jurado del Premio Nacional al Voluntario

Fue responsable del desarrollo de la edición mexicana del portal Hacesfalta

Actualmente es Gerente de la Fundación ADO y Consultor en Desarrollo Institucional para organizaciones sin fines de lucro

Emilio Guerra Díaz