IV - Propuesta de Sistema de ion Integrado

8/3/2019 IV - Propuesta de Sistema de ion Integrado

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PROYECTO “SIINTEL” UNHEVAL

CYBERSOL S.R.L. 1

PROYECTO “SIINTEL”Sistema Integrado

Inteligente - UNHEVAL Etapa 1: Arquitectura Organizacional SistémicaEsta etapa 1 se desarrolla en cuatro entregables necesarios para la definición de la “Arquitectura Organizacional

Sistémica”, el cual tiene como objetivo identificar las necesidades de sistematización mediante la Gestión por

Procesos en el marco del Modelo de Sistema Viable (MSV) de la Universidad Nacional “Hermilio Valdizán”

(UNHEVAL). Los entregables abarcan desde una aproximación primaria al entorno, hasta la identificación del

MSV, tal como se detalla a continuación:

I. MARCO REFERENCIAL: Se identifica y describe los principales elementos constitutivos del entorno y se

presenta una descripción general de la UNHEVAL.

II. CONCEPTUALIZACIÓN DE LOS SUB SISTEMAS DEL MODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA UNHEVAL: Se genera

un marco de estructura viable que sirva a la definición del sistema integrado de la UNHEVAL.

III. IDENTIFICACIÓN Y MAPEO DE PROCESOS: Se presenta el mapa de procesos versión 0.9 con su respectiva

documentación, luego de revisiones documentarias, trabajo de campo y validaciones con los involucrados.

IV. PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO: Del análisis del mapa de procesos y los sistemas de

información en el marco del MSV de la UNHEVAL, se propone la integración del sistema de información.

El Proyecto SIINTEL se alinea a los trabajos realizados por Calidad y Acreditación Universitaria y la Dirección de

Informática de la UNHEVAL, en un esfuerzo conjunto de gestionar la complejidad.

2010Entregable: 4

JHON ARTURO APOLINARIO SEBASTIANCYBERSOL S.R.L.

05/02/2010




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CYBERSOL S.R.L

PROYECTO “SIINTEL”

ENTREGABLE Nº : IV

TITULO : PROPUESTA DE SISTEMA DEINFORMACIÓN INTEGRADO

EQUIPO DE TRABAJO

Gerente del Proyecto : Jhon Arturo Apolinario Sebastian

Equipo Técnico :

- Carlos Alberto Santacruz Zevallos- Jimmy Daza Ángel- Juan Millán Gonzales

Equipo de Desarrollo (*) :

- Álvaro Daniel Livia Aguilar- Dick Johnny Primo Godoy- Jhon Wilder Lama Alcedo- Juan Obed López Rojas- Mirtha Nino Salvador- Walter Justo Capcha

- Yudith Nedi Nolasco Jorge

*EN CALIDAD DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

Huánuco – Perú

2010




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CYBERSOL S.R.L.

CYBERSOL S.R.L., es un grupo de investigación y desarrollo orientado a la creación de objetostecnológicos para la mejora de situaciones problemáticas complejas. CYBERSOL S.R.L., sedesempeña en distintos ámbitos y niveles, desde organizacionales, hasta estudios del entorno.Todas las aplicaciones se basan en la sistémica como herramienta de acceso a los sistemascomplejos.

En el ámbito organizacional, estamos orientados al estudio, diagnóstico y diseño organizacional.En este campo se cuenta con múltiples herramientas como las del Planeamiento estratégico, BSC,Gestión por/de procesos, Gestión de Proyectos, Sistemas de Información, Herramientamulticriterio, Modelo de Sistema Viable, entre otros, dependiendo del problema organizacionalpresentado.

Para el abordamiento de sistemas complejos, análisis del entorno y requerimientos de propuestasintegrales en el accionar de una determinada entidad, se aplica herramientas como la Prospectiva,Dinámica de Sistemas, Simulación, Investigación Operativa, entre otros. Del mismo modo seconcretan propuestas específicas para el sector público mediante los Proyectos de InversiónPúblicos.

El equipo de trabajo de CYBERSOL S.R.L. ha venido participando de diversos eventos comoCongresos Internacionales, Nacionales y Regionales en calidad de expositores y participantes.Además se ha participado en proyectos importantes a nivel internacional, como el proyectoFONDECYT y apoyo al INNOVA CHILE orientados al desarrollo sostenible y la energía. Por otraparte se viene participando en iniciativas y propuestas integrales de gestión organizacional y parala conservación del medio y el desarrollo sostenible en la región de Huánuco, Perú.




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PROYECTO “SIINTEL”

El Proyecto “Sistema Integrado Inteligente (SIINTEL)”, es una propuesta completa para latransición del enfoque tradicional al enfoque de sistema viable para la gestión de la UniversidadPública peruana.Este Proyecto consta de 4 etapas:

• ETAPA I: “Arquitectura Organizacional Sistémica” es la Identificación y mapeo de procesosen el marco del Modelo de Sistema Viable. Esta primera etapa contempla la descripción del funcionamiento de la universidad de manera integral mediante un modelo de procesos,el cual se muestra a través del mapa de procesos. Los procesos identificados dan cuenta del quehacer de la universidad tanto en los aspectos estratégicos, de apoyo, misionales y de autoevaluación con fines de acreditación y mejora. Este modelo o mapa que representa la funcionalidad del sistema se elaborará según los estándares establecidos por la Metodología del IDEF0. La arquitectura de procesos relevada se enmarca posteriormente al Modelo de Sistema Viable por ser un modelo de organización integral e inteligente,

permitiendo así plantear requerimientos de integración en base al análisis del modelo obtenido.• ETAPA II: Diagnóstico de procesos y del MSV. Esta etapa contempla el seguimiento y

control de los procesos y mecanismo de viabilidad en base la identificación de la arquitectura organizacional integrada planteada en la etapa anterior. Esta etapa consta de cuatro pasos:

o CONTROL DE PROCESOS: se realiza una descripción adecuada de los procesos a controlar mediante el cuadro y la matriz de control de procesos.

o DIAGNOSTICO DE PROCESOS: se sistematiza la situación actual de los procesos, mediante la hoja de diagnóstico, el cuadro de actividades y datos con toma de tiempos, el análisis de datos (diagrama de pescado, tabla de frecuencias e histogramas)

o IDENTIFICACIÓN DE MEJORAS Y MECANISMO DE VIABILIDAD: se reconocen

procesos, áreas y acciones de mejora, mediante la hoja de trabajo para análisis de procesos mejorados, las tablas de mejora con tiempos y el registro de acciones de mejora. Además se identifican los mecanismos de atenuación, amplificación,transductores y autorregulación que presenta el modelo viable de la universidad, y la pertinencia de la estructura del modelo.

o PLANIFICACION DE LA MEJORA: aquí se programa las actividades de mejora identificadas y se muestra mediante el diagrama Gantt y el plan de acciones de mejora de procesos y mecanismo.

• ETAPA III: Rediseño de procesos en el marco del Modelo de Sistema Viable. Esta etapa comprende el trabajo en equipo por procesos identificados según el plan de mejora planteado. Además se desarrolla el diseño de propuestas de implementación de mecanismos de viabilidad. Las actividades a realizarse contemplan el rediseño de la arquitectura de procesos, procedimientos, datos y mecanismos de funcionamiento viable de la UNHEVAL.

• ETAPA IV: Diseño del Sistema Integrado Inteligente. Es el resultado final del proyecto, el cual pretende poner en funcionamiento una universidad viable o inteligente. Esta abarca la propuesta para el inicio del Sistema de Gestión de Calidad de la UNHEVAL con miras a la acreditación y mejora de los servicios según estándares ISO, y la propuesta para el diseño del sistema de información integrado, para su posterior desarrollo.

La UNHEVAL ha dado el primer paso en este proceso de cambio hacia la viabilidad. Aquí sedesarrollará sólo la PRIMERA ETAPA DE SIINTEL, es decir el relevamiento de la“ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL SISTEMICA”. LA SEGUNDA Y TERCERA ETAPA NO SEIMPLEMENTARÁ POR SER UNA PROPUESTA GENERADA POR EL PROYECTO, CON MIRASA LA MEJORA DE LA CALIDAD DEL SERVICIO QUE OFRECE LA UNHEVAL. DICHAIMPLEMENTACION REQUIERE DEL COMPROMISO DE LA COMUNIDAD VALDIZANA.




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SIINTEL – ETAPA I

ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL SISTÉMICA

La etapa 1 del proyecto SIINTEL se desarrolla en cuatro entregables necesarios para la definiciónde la “Arquitectura Organizacional Sistémica”, el cual tiene como objetivo identificar lasnecesidades de sistematización mediante la Gestión por Procesos en el marco del Modelo deSistema Viable (MSV) de la Universidad Nacional “Hermilio Valdizán” (UNHEVAL). Los entregablesabarcan desde una aproximación primaria al entorno, hasta la identificación del MSV, tal como sedetalla a continuación:

I. ENTREGABLE I (MARCO REFERENCIAL): Se identifica y describe los principales elementos

constitutivos del entorno primario (sus componentes) y secundario (sus factores).Adicionalmente se presenta una descripción general de la UNHEVAL. Este marco referencialsirve de base para la conceptualización del MSV (II) y la identificación y mapeo de procesos(III).

II. ENTREGABLE II (CONCEPTUALIZACIÓN DE LOS SUB SISTEMAS DEL MODELO DESISTEMA VIABLE DE LA UNHEVAL): Se define y contextualiza los subsistemas mediante laaplicación del método VIPLAN, para generar un marco de estructura viable que sirva a ladefinición del sistema integrado de la UNHEVAL.

III. ENTREGABLE III (IDENTIFICACIÓN Y MAPEO DE PROCESOS): Se releva informaciónorganizativa y estándares de calidad y acreditación universitaria para la formulación de unprimer modelo que contempla macroprocesos básicos y estandarizados. Con la primera

aproximación teórica se inicia el trabajo de campo en las diferentes unidades académicas yadministrativas de la universidad. Producto de este trabajo de mejora continua del modelo yluego de validaciones independientes y mediante talleres, se obtuvo el mapa de procesosversión 0.9 que se presenta en este proyecto, con su respectiva documentación.

IV. ENTREGABLE IV (PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO): Luego dehaber analizado el modelo de procesos, se enmarcan estos en el MSV de la UNHEVAL. Delmismo modo se analizan los sistemas de información o aplicativos que vienen funcionando enla universidad. De estos dos análisis, se propone los módulo necesario que integren elfuncionamiento de la universidad de manera automática.

El Proyecto SIINTEL se alinea a los trabajos realizados por la Dirección de Calidad y AcreditaciónUniversitaria y la Dirección de Informática de la UNHEVAL, en un esfuerzo conjunto de gestionar la

complejidad.




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PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMA DE

INFORMACIÓN INTEGRADO

Después de haber analizado todos los procesos que funcionan en la universidad, con su respectivadocumentación, se observó que existen procesos que pueden automatizarse, otras automatizadasque en algunos casos requieren un cambio total de sistemas de información y en otras mejoraralgunos procesos y actividades.

Esto nos sirve como base para realizar una propuesta sobre las mejoras que se pueden hacer enlos procesos y plantear la necesidad de tener un sistema de información integrado, basándonos enla transición que se realizará del enfoque de procesos al Modelo de Sistema Viable con la finalidadde tener un universidad que funcione y se adapte rápidamente a los cambios permanentes que se

dan en el entorno.Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive actualmente, requiere de promover yrediseñar los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas ante losmás fuertes competidores.

Desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y sualineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio.

Hoy más que nunca la universidad requiere de herramientas que le proporcionen control ycentralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos yestrategias de negocios.

En el presente informe se inicia con una breve y concisa definición de un sistema de informaciónintegrado (ERP) que nos ayudará a entender mejor la propuesta que se plantea. Posteriormentemencionamos algunas de las características del mismo que darán mayor sustento a la propuestade sistema de información integrado.

Como siguiente paso realizamos un marco metodológico donde explicamos cómo se realizará latransición del enfoque de procesos al modelo de sistema viable.

Luego de haber realizado el marco metodológico, se analizan cada uno de los sistemas deinformación existentes en la UNHEVAL para determinar el estado actual de los mismos, y verificarsi los mismos ayudan a lograr la misión de la universidad. Así mismo analizamos brevemente losmacroprocesos y su definición.

Finalmente, después de haber analizado los macroprocesos con su respectiva definición listamoslas observaciones más importantes hechas a las mismas y que se encuentren relacionados con lanecesidad de automatizar o mejorar algunos de los procesos.




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PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

INTEGRADO

Según Microsoft (2007) uno de los factores de mayor importancia al determinar la calidad de unsistema de gestión de la información es la integración de los datos. Un sistema integrado en el quelos datos se ingresen una sola vez y asegura información confiable para la toma de decisiones. Sineste nivel de integración, solo existen conjuntos de datos que no tiene coherencia entre ellos.

En el caso de la UNHEVAL se observa que esta integración de los datos mencionadaanteriormente no existe, ya que por ejemplo se duplican esfuerzos al ingresar los datos de losalumnos en el proceso de admisión y matricula.

Entonces surge la pregunta ¿Por qué no se integran los datos de la universidad?, y es más si aesto le agregamos la existencia de muchos procesos que no funcionan integrándose a losprocesos misionales de la universidad; surge entonces la necesidad de contar con un sistema deinformación integrado de la UNHEVAL.

I. CONCEPTOS

• Enterprise Resource Planning (ERP)

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar yautomatizar la mayoría de procesos en la empresa, su misión es facilitar la planificación de todoslos recursos de la empresa (www.adpime.com).

Por otro lado, Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como"paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la informacióna través de áreas funcionales de la organización".

Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP)como un “sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la Empresa”.

De lo anterior podemos concluir que un ERP son sistemas de gestión de información que integrany automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos oproductivos de una empresa. Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda lainformación de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista deforma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura.

Para definir correctamente a un ERP hace falta mencionar claramente sus características, lascuales son:- Son sistemas integrales.- Son sistemas modulares.- Son adaptables.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:- Optimización de los procesos empresariales.- Acceso a información confiable, precisa y oportuna.- La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.- Eliminación de datos y operaciones innecesarias.- Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.




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El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidosde respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la tomaoportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

En la siguiente Figura 1, se observan algunas de las relaciones posibles entre los módulos, ya seacompartiendo o intercambiando información.

Figura 1: Relaciones entre algunos de los módulos de un sistema de información integrado(Elaboración propia)

En la figura 1, podemos observar que existe una comunicación permanente entre los distintosmódulos a través del sistema ERP, lo que facilita el control e integración de datos que puedan serutilizados en el respectivo modulo y así mismo ayude a la gerencia a la toma óptima de decisiones.Los módulos comparten archivos e intercambian datos entre sí.

Después de haber visto al ERP en la forma como interactúa con los diferentes módulos, ahoraidentificamos cuales son los principales componentes de un sistema ERP.




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Figura 2: Componentes del ERP (Navarro, 2005)

* SCM: Supply Chain Management

** CRM: Customer Relationship ManagementComo podemos apreciar en la figura 2 tomada del libro "Sistemas de Información Integrados,(ERP)" los ERP incluyen varios componentes:

El hardware, en el que el requerimiento mínimo es un servidor, pero son frecuentes las llamadasgranjas de servidores multiprocesador con requerimientos de seguridad, tolerancia a fallos,redundancia, etc.

El software. Los sistemas operativos predominantes hoy en día son Windows, Unix, en distintasversiones, AS/400 y Linux.

Gestor de base de datos. Suele ser común entre los fabricantes de software ofrecer la posibilidadde escoger entre distintos motores de base de datos.

Aplicación. Este componente es el corazón del sistema, ya que proporciona la funcionalidadrequerida por el usuario, reflejando los procesos internos de la empresa. En cuanto a qué móduloscontiene un ERP, de nuevo el abanico de posibilidades es amplio como puedes ser:

Gestión Financiera (agrupa típicamente las funciones de Contabilidad, Tesorería, Presupuestos yActivos Fijos).

Ventas/Compras/SCM (incluye la funcionalidad referida a la gestión de la cadena de suministro,aprovisionamientos, gestión del ciclo de ventas desde la presentación de ofertas hasta lafacturación, etc).




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Fabricación (control y gestión de los procesos de fabricación);

Gestión de Almacenes/Logística (permite al usuario la gestión de almacenes en sus distintasvariantes);

Gestión de Proyectos (Control y gestión de los proyectos en sus distintas fases.)

CRM (Gestión de la empresa con sus clientes, como clientes potenciales, gestión documental,datos e informes, referencias, marketing, ofertas, pedidos, etc.);

Recursos Humanos (Gestión de la empresa con sus empleados, como datos personales,carreras, control de presencia, etc).

Interfaz de Usuario. Todos los componentes anteriores no servirían de nada sin una adecuadainterfaz que permita al usuario trabajar con la aplicación. Hoy en día es cada vez más habitual quesea el propio navegador web, es decir el Explorer o Firefox.

II. METODOLOGÍA

2.1. Descripción de la metodología

Para realizar la transición del enfoque de procesos de la UNHEVAL al Modelo de Sistema Viablesy plantear la necesidad de tener un sistema de información integrado, utilizamos la metodología dela Figura 3.

Figura 3: Metodología (Elaboración propia)

A continuación detallamos cada uno de los pasos de la metodología:




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2.1.1. Análisis de los Sistemas de Información

Una vez identificados los sistemas de información existentes en la UNHEVAL, de acuerdo al Planestratégico de Tecnología de Información de la Dirección de Informática de la Universidad NacionalHermilio Valdizan (Malpartida, 2009), lo describimos brevemente mostrando las principalesfunciones que realizan cada uno de ellos.

Tabla 1: Función de los sistemas de información (Elaboración propia) SISTEMA DEINFORMACIÓN FUNCIONES

Sistema de caja

• Registra ingresos.• Registra egresos.• Emite comprobantes y cheques por concepto de ingresos y

egresos para la rendición de cuentas a tesorería.

Sistema académico

• Registra datos generales, notas e imágenes de los alumnos.• Registra carga académica de los docentes.• Registra cursos.• Emite reportes de datos generales, notas, cursos, promedios

ponderados de los alumnos.• Emite actas.• Emite estadísticas de matriculados.• Controla imágenes y datos generales de los alumnos.• Controla cursos y notas.• Verifica matricula.• Verifica condición del alumno (Regular o irregular).

Sistema de admisión

• Inscripción de postulantes.• Emite ficha de inscripción y carnet del postulante.• Lectura de ficha óptica.• Publicación de resultados generales e ingresantes.• Entrega de constancia de ingreso.

Sistema de biblioteca

• Registra material bibliográfico.• Clasifica y codifica material bibliográfico.• Inscripción y registro de usuarios.• Emite préstamo del material bibliográfico.

Sistema de tesorería

• Elabora comprobantes y cheques.• Realiza consolidaciones bancarias.• Realiza pagos a proveedores.• Introduce datos al SIAF• Elabora informe• Recepciona pagos.•

Recepciona recibos.• Realiza depósitos en los bancos.

Sistema de escalafón

• Registra tiempo de servicios.• Registra el historial de los recursos humanos.• Registra meritos, dependencias y cargos.• Registra y emite niveles remunerativos.• Emite relaciones del personal que labora en la UNHEVAL.

Sistema de planilla

• Elabora y reporta planillas.• Elabora cuadros presupuestales.• Reporta remuneraciones asignables y bruto.• Registra cuota patronal.• Emite información a la SUNAT, PDT y AFP.




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• Base de datos: SQLServer 2000 Enterprise.

Sistema de biblioteca • Uso deficiente uobsoleto

•

Lenguaje deprogramación: ISIS yWINISIS

Sistema de tesorería • Uso normal

• Lenguaje deprogramación: VisualBasic.

• Base de datos: SQLServer 7.

Sistema de escalafón • Uso normal • Lenguaje deprogramación: Access.

Sistema de planillas • Uso deficiente uobsoleto

• Lenguaje deprogramación: VisualFox Pro 6.0

Sistema electrónico decontratación del estado (SEACE) • Uso normal

•

Lenguaje deprogramación: VisualBasic 6.0.

Sistema de inventario demobiliario institucional • Uso óptimo


Sistema integrado deadministración financiera (SIAF) • Uso normal


Programa de declaracióntelemática (PDT) • Uso normal

• Lenguaje deprogramación: VisualBasic, Access.

Sistema de logística • Uso normal

• Lenguaje de

programación: VisualBasic.Sistema de auditoríagubernamental (INFOPRAC) y(SAGU)

• Uso normal• Lenguaje de

programación: Access,Fox Pro.

Confrontación de operacionesauto declaradas (COA) • Uso normal

• Lenguaje deprogramación: Fox Pro6.2.

En esta tabla podemos observar que los distintos sistemas de información que funcionan en laUNHEVAL tienen un uso normal, existiendo dos que quedaron obsoletos y requieren decambios inmediatos como es el sistema de biblioteca y el sistema de planillas. Lo que significa

que algunos de los procesos involucrados al utilizar estos sistemas de información tienen unafuncionalidad deficiente.

2.1.2. Análisis de los macroprocesos

En esta parte describimos brevemente cada uno de los macroprocesos identificados en laUNHEVAL, mencionando el objetivo principal del mismo y su descripción; para posteriormenteubicarlos de acuerdo a la función que cumple cada macroproceso en cada uno de lossubsistemas de modelo de sistema viable.




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Tabla 3: Descripción de los macroprocesos (Elaboración propia)

MACROPROCESO OBJETIVO DESCRIPCIÓN

A11. PlanificaciónEstratégica

Implementar el marcoestratégico de la UNHEVAL,que conduzca alcumplimiento de losobjetivos institucionales.

Que: Formula, programa ydifunde objetivos y accionesestratégicas a mediano y largoplazo, las cuales deben estarenmarcados en las normativassectoriales e internas.Para que: Orientar y trazar lalínea directriz de gestióninstitucional, para darcumplimiento a las expectativasde las autoridades y comunidadgeneral.Para quien: Para el proceso A11:

Planificación Operativa y paratodas las unidades académicas yadministrativas de la UNHEVAL.

A12. PlanificaciónOperativa

Conducir al cumplimiento de

los objetivos estratégicos ymisionales.

Que: Formular objetivos y plan deacciones a corto plazo, alineadasal PEI, con su respectivopresupuesto.Para que: Implementar uninstrumento de direccionamientoque organiza con la debidaanticipación su gestióninstitucional, con el presupuestonecesario para el cumplimiento

de sus objetivos y funcionesinstitucionales.Para quien: Para las unidadesejecutores (centros de costos)tales como las; unidadesadministrativas y académicas dela UNHEVAL, y para losmacroprocesos; A2: Gestión delos procesos misionales, A3:Gestión de procesos de apoyo,A4: Gestión de la mejora.

A13. AlianzasEstratégicas yConvenios

Formalizar las relaciones deapoyo mutuo entre lasinstituciones y la UNHEVAL.

Que: Suscribe alianzasestrategias y convenios con las

instituciones para satisfacer losrequerimientos de la UNHEVAL.Para que: Formalizar lasrelaciones de apoyo mutuo entrelas instituciones y la UNHEVAL.Para quien: Unidadesacadémicas y administrativas ycomo información a los procesosmisionales.

A21. Investigación

Generar conocimientoscientíficos en diversas áreasque aporten a la solución deproblemas del entorno.

Que: Gestiona, desarrolla ydifunde proyectos deinvestigación.Para que: Fortalecer la actividad




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información para los procesosA2244: Desarrollo y Evaluaciónde Actividades de EnseñanzaAprendizaje, A123: Programacióndel Presupuesto, A132:Formulación de Proyecto deConvenio, A311: Evaluación derequerimiento de normatividad,A312: Formulación del proyectode diseño organizacional ydocumentación normativa,A3322: Evaluación derequerimiento de personal,A3441: Organización deexpediente para la adquisición debienes y servicios.

A31. Gestión de laNormatividad

Implementar el marconormativo general (normastécnica de gestión,reglamentos, procedimientosy directivas), necesario parael cumplimiento de la misiónde la UNHEVAL.

Que: Analiza los requerimientos,formula, actualiza y diseña laestructura organizacional y elmarco normativo general de lainstitución, y los reglamentos ydirectivas de las unidadesadministrativas.Para que: Implementar el marconormativo general para ayudar alcumplimiento de las funcionesmisionales de la universidad.Para quien: Para las unidadesacadémicas y administrativas,

interesados y para losmacroprocesos: A1: GestiónEstratégica. A2: Gestión de losprocesos A3 Gestión de procesosde apoyo, Misionales, A4:Gestión de la mejora de losservicios.

A32. GestiónEconómica yFinanciera

Proveer a la universidad derecursos financieros, para elcumplimiento de susfunciones

Que: Administra la ejecución delPresupuesto Anual, y contabilizatodas las operaciones contableque realiza la institución.Para que: Proveer a launiversidad de recursos

financieros.Para quien: Rector, DirecciónNacional de Presupuesto Público- MEF, Interesados, unidadesadministrativas y académicas,Contaduría Pública, SUNAT ypara los procesos: A322. GestiónContable, A343: Consolidaciónde información de bienes yServicios, A344: Ingreso deBienes y Servicios, A332:Ingreso de personal.




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A33. Gestión deRR. HH.

Lograr que el desempeño delpersonal sea el másadecuado para elcumplimiento de losobjetivos de la UNHEVAL.

Que: Organiza y controla eltalento humano dentro de launiversidad, teniendo en cuentalas leyes, reglamentos y decretosvigentes.Para que: Lograr que eldesempeño del personal sea elmás adecuado para elcumplimiento de los objetivos dela UNHEVAL.Para quien: Para los siguientesprocesos; A3213.Ejecución degastos, A311.Evaluación derequerimiento de normatividad,A312.Desarrollo del proyecto deformulación de normas, directivas

y reglamentos internos,A123.Programación delpresupuesto, A3451.Inventario debienes, Unidades académicas yadministrativas,A2311.Organización derepresentantes en EUyPS.

A34. Gestión debienes y servicios

Contar con bienes y serviciosadecuados que se van autilizar en la UNHEVAL.

Que: Cuida la adquisición y usode los bienes y servicios sea elmás óptimo mediante laaplicación adecuada de las leyesvigentes.Para que: Contar con bienes y

servicios adecuados que se vana utilizar en la UNHEVAL y evitarel mal uso de los recursoseconómicos.Para quien: Para realizar lossiguientes procesos;A123.Programación delpresupuesto, A3213.Ejecución degastos, A364.Gestión debienestar universitario,A311.Evaluación derequerimiento de normatividad,A312.Desarrollo del proyecto de

formulación de normas, directivasy reglamentos internos,A322.Gestión contable,A3215.Evaluación delpresupuesto ejecutado.

A35. Gestión deMaterialesBibliográficos

Apoyar a las actividadesacadémicas de enseñanza,investigación y proyecciónsocial.

Que: Planifica, administra ybrinda el servicio de préstamo dematerial bibliográfico.Para que: Contribuir a laformación del estudiante.Para quien: A123 Programacióndel presupuesto,A2241Planificación de las




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actividades de enseñanza -aprendizaje, A3441:Organización de expediente parala adquisición de bienes yservicios.

A36. Desarrollohumano ybienestaruniversitario

Proporcionar bienestar físicoy mental a la comunidadvaldizana.

Que: Organiza actividades dedesarrollo humano y brindaservicios de bienestaruniversitario.Para que: Proporcionar bienestarfísico y mental a la comunidadvaldizana.Para quien: Para los alumnos,docentes y administrativos, asícomo información para losprocesos A11: Planificación

estratégica, A344: Ingreso debienes y servicios, A345 Controlde bienes y servicios.

A41. Gestión de laCalidad y laAcreditaciónUniversitaria

Mejorar la calidad educativay de servicios.

Que: Promueve, conduce, facilitay desarrolla el proceso deautoevaluación y acreditación delas carreras profesionales ymejorar la calidad de los serviciosadministrativos que brinda laUNHEVAL.Para que: Mejorar la calidad delos servicios que brinda laUNHEVAL.

Para quien: CONEAU, Rector,Facultades, así como informacióna los procesos A412:Formulación de planes, proyectosy convenios relacionados a lacalidad, A311: Evaluación deRequerimientos de Normatividad,A312: Formulación del proyectode diseño organizacional ydocumentación normativa A132:Formulación de Proyecto deConvenio, A123: Programacióndel Presupuesto.

A42. ControlInterno

Monitorear el desempeño delas unidades académicas yadministrativas para lamejora de la gestióninstitucional y al logro de losobjetivos y metasinstitucionales trazadas.

Que: Evalúa y verifica lasactividades que realiza lainstitución, tanto a los procesosde formación como para losdemás procesos deadministración, en base alSistema de Control Interno de laUNHEVAL.Para que: Lograr que la gestiónde sus recursos, bienes yoperaciones se efectúe demanera correcta yeficientemente.




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Para quien: Contraloría Generalde la República, Alta Dirección(Rector, Vicerrector Académico yAdministrativo), las unidadesadministrativas y académicas ycomo información para losprocesos A3441. Organizaciónde expediente para la adquisiciónde bienes y servicios.

Leyenda:: Macroprocesos estratégicos : Macroprocesos misionales: Macroprocesos de apoyo : Macroprocesos de evaluación

En esta tabla 3, están los catorce macroprocesos identificados en la UNHEVAL, las cualesestán descritos brevemente con la finalidad de compararlos con cado uno de los subsistemas

del Modelo de Sistema Viable, para posteriormente lograr su transición. Es decir esta tabla nosayudará a identificar y ubicar cada uno de los macroprocesos de la UNHEVAL dentro de lossubsistemas del Modelo de Sistema Viable.

2.1.3. Descripción de los subsistemas del Modelo de Sistema Viable

En la figura 4 se observa cada uno de los subsistemas que componen el Modelo de SistemaViable, ahora definimos de manera breve y concisa a cada de ellos, para ir comparándolo conla descripción de cada uno de los macroprocesos de la UNHEVAL.

Figura 4: Modelo de Sistema Viable (del modelo de Stafford Beer, 1985)

• SUBSISTEMA 1: Función de Operación, que hace posible que la organización generesus productos o servicios. El resto de los sistemas, del dos al cinco, tienen comomisión servir al Sistema Uno.

• SUBSISTEMA 2: Función de Coordinación, se ocupa de las actividades decoordinación, siendo su principal función amortiguar las oscilaciones que se producencomo consecuencia del funcionamiento de las operaciones elementales contenidas enel Sistema Uno y sus interacciones.

• SUBSISTEMA 3: Función de Cohesión, es el responsable de la estabilidad interna dela organización. Éste sistema es el encargado de velar por lo interno y el ahora,proporcionando la sinergia entre las actividades primarias del sistema. Solamente y porexcepción, cuando las actividades primarias no pueden llegar a acuerdo, el control por




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parte de la función de cohesión debe ser ejercido. Representa las estructuras ycontroles dispuestos para establecer las reglas, recursos, derechos yresponsabilidades del sistema 1, y para proveer de una interfaz con los subsistemas 4y 5.

• SUBSISTEMA 4: Función Inteligencia, este sistema debe contribuir a crear uncontexto apropiado en la organización a fin de prever escenarios de acción querespondan a retos y externalidades en forma oportuna. Debe permitir visualizar el“afuera y el mañana”, para ser capaz de responder a los retos percibidos en el entorno.Para ello debe proporcionar a la organización la información relevante sobre el entornoen el cual opera. En otras palabras, se preocupa del entorno de la organización y de sudesarrollo futuro, por lo que es el fundamento para la adaptación de la organización.En consecuencia, es la que desarrolla filtros para monitorear la información del entornoque le permita reconocer los patrones de tendencias futuras, con base en loscomportamientos históricos.

• SUBSISTEMA 5: Función Política, el sistema 5 se encarga de definir la identidad de laorganización. Después de recoger toda la información que le llega de la empresa,

define sus políticas y estrategias, con el objetivo de balancear las demandas de lasdiversas partes de la organización y dirigir la organización en su totalidad. La funciónpolítica es normativa y da clausura a los ciclos de aprendizaje de la organización,cuidando la integridad e identidad organizacional del sistema.

Para el desarrollo de los siguientes apartados se basó en la conceptualización del modelo desistema viable de la UNHEVAL, el cual se detalla en el ENTREGABLE II – SIINTEL.

2.1.4. Transición de los macroprocesos a los subsistemas del MSVUna vez ya definidos los macroprocesos ahora pasamos a ubicarlos en cada subsistema deacuerdo al Modelo de sistema viable como se muestra a continuación:

Tabla 4: Transición de los macroprocesos (Elaboración propia)

MACROPROCESO DESCRIPCIÓN (Que) SUBSISTEMA1 2 3 3* 4 5

A11. PlanificaciónEstratégica

Formula, programa y difunde objetivos yacciones estratégicas a mediano y largoplazo, las cuales deben estar enmarcadosen las normativas sectoriales e internas.

X

A12. PlanificaciónOperativa

Formular objetivos y plan de acciones acorto plazo, alineadas al PEI, con surespectivo presupuesto.

X

A13. AlianzasEstratégicas yConvenios

Suscribe alianzas estrategias y convenioscon las instituciones para satisfacer losrequerimientos de la UNHEVAL.

X

A21. Investigación Gestiona, desarrolla y difunde proyectosde investigación. X

A22. FormaciónProfesional

Realiza la gestión y control de lasactividades académicas que permitencumplir la correcta difusión deconocimiento a los estudiantes.

X

A23. Extensiónuniversitariay proyección social

Realiza la extensión universitaria yproyección social. X

A31. Gestión de laNormatividad

Analiza los requerimientos, formula,actualiza y diseña la estructuraorganizacional y el marco normativo

X




CYBERSOL S.R.L. 21

general de la institución, y losreglamentos y directivas de las unidadesadministrativas.

A32. GestiónEconómica yFinanciera

Administra la ejecución del PresupuestoAnual, y contabiliza todas las operacionescontable que realiza la institución.

X

A33. Gestión deRR. HH.

Organiza y controla el talento humanodentro de la universidad, teniendo encuenta las leyes, reglamentos y decretosvigentes.

X

A34. Gestión debienes y servicios

Cuida la adquisición y uso de los bienes yservicios sea el más óptimo mediante laaplicación adecuada de las leyesvigentes.

X

A35. Gestión deMaterialesBibliográficos

Planifica, administra y brinda el servicio

de préstamo de material bibliográfico.X

A36. Desarrollohumano y bienestaruniversitario

Organiza actividades de desarrollohumano y brinda servicios de bienestaruniversitario.

X

A41. Gestión de laCalidad y laAcreditaciónUniversitaria

Promueve, conduce, facilita y desarrollael proceso de autoevaluación yacreditación de las carreras profesionalesy mejorar la calidad de los serviciosadministrativos que brinda la UNHEVAL.

X

A42. Control Interno

Evalúa y verifica las actividades querealiza la institución, tanto a los procesos

de formación como para los demásprocesos de administración, en base alSistema de Control Interno de laUNHEVAL.

X

En la tabla 4 se logra ubicar cada de los macroprocesos de la UNHEVAL en función a cadauno de los subsistemas del Modelo de Sistema Viable con la finalidad de identificar lasfalencias del mapa de procesos para con el Modelo de Sistema Viable y nos permita hacerpropuestas de sistemas automatizados.

2.1.5. Relación de los Sistemas de Información con los macroprocesos

Después de haber descrito y analizado los sistemas de información en las tablas 3 y 4, losubicamos de acuerdo a la relación que tienen con los macroprocesos, es decir la tabla 5 nosmostrará que un mismo sistema de información interactúa con uno o más macroprocesos yviceversa en el caso de los macroprocesos.

Tabla 5: Relación de los sistemas de información con los macroprocesos (Elaboración propia)

MACROPROCESO SISTEMAS DE INFORMACIÓNA11. Planificación Estratégica No existeA12. Planificación Operativa No existe A13. Alianzas Estratégicas y Convenios No existe A21. Investigación No existe

A22. Formación Académica • Sistema académico




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• Sistema de admisiónA23. Extensión universitariay proyección social No existe

A31. Gestión de la Normatividad No existe

A32. Gestión Económica y Financiera

• Sistema de tesorería• Sistema de caja• Sistema integrado de administración

financiera.• Sistema de inventario de mobiliario

institucional.• Programa de declaración telemática• Sistema de logística• Sistema de auditoría gubernamental• Confrontación de operaciones

autodeclaradas.

A33. Gestión de RR. HH.

• Sistema de escalafón• Sistema de planillas• SEACE• Sistema de tesorería• Sistema de caja

A34. Gestión de bienes y servicios• Sistema de logística• Sistema de inventario de mobiliario

institucional.A35. Gestión de Materiales Bibliográficos • Sistema de bibliotecaA36. Desarrollo humano y bienestaruniversitario No existe

A41. Gestión de la Calidad y laAcreditación Universitaria

No existe

A42. Control Interno No existe

En la tabla 5 se observa claramente que la mayoría de los macroprocesos de la universidad nocuentan con un sistema de información, lo que hace suponer una deficiente y retardada acciónen los diferentes tramites que se realizan en la misma. Y es más se puede observar tambiénque la UNHEVAL no cuenta con un sistema de control que monitoree las funciones que sellevan a cabo en la misma para que las labores que se realicen en ella se den de la maneramás óptima, lo que significa que la universidad viene funcionando en algunos casos de maneramuy intuitiva con la finalidad de que sólo cumpla con las funciones las para los cuales se lacreo y pueda ciertamente “sobrevivir” y no tanto para lograr su desarrollo y adaptación a loscambios inmediatos que se dan en el entorno.

Si a todo esto le agregamos la existencia de dos sistemas de información obsoletas en laUNHEVAL, tenemos pues urgencias en replantear la manera de trabajar y automatizar losdiferentes procesos en la UNHEVAL.

III. PROPUESTA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO

En el apartado 2 de este informe se describieron cada uno de los macroprocesos y los Sistemas deInformación que funcionan en la UNHEVAL, pero sigue quedando un vacio pues aun no se tienelas observaciones más importantes hechas a cada uno los macroprocesos; para esto se hizo unarevisión de cada una de las fichas de procesos, encontrando muchas observaciones que nosayudarán a entender de mejor manera la necesidad de contar con un Sistema de InformaciónIntegrado.




CYBERSOL S.R.L. 23

3.1. Propuesta de diagnostico y automatización de los macroprocesos

Aquí se detallan las observaciones realizadas a los macroprocesos con miras a proponer sistemasde información para la UNHEVAL, para ello se elaboró una ficha de diagnostico y automatizaciónde cada macroproceso en función a las deficiencias encontradas al recopilar información para laelaboración del mapa de procesos.

Esta ficha de diagnostico y automatización de los macroprocesos tiene partes fundamentales quenos ayudarán a entender mejor la necesidad de realizar un rediseño de procesos y en otros lanecesidad en algunos casos inmediata de plantear un sistema de información, estas partesfundamentales son:

• Estado actual: Donde se mencionan a los elementos y las interrelaciones que se dan en elmacroproceso en la actualidad.

o Elementos: Los cuales identifican a los procesos involucrados en el

macroproceso, para luego determinar cuáles de ellos están alineados al logro delobjetivo del macroproceso y cuáles no; esto nos permitirá tener una idea generalsobre en qué medida el macroproceso está trabajando eficientemente de acuerdoal objetivo para el cual se la creó con respecto a los procesos que la involucran.

o Interrelaciones: En esta parte se trata de identificar como se están dando en laactualidad las interrelaciones entre los procesos, con la finalidad de saber si existeo no una comunicación fluida y eficiente entre las mismas.

• Iniciativas: Aquí mencionamos dos iniciativas como son las modificaciones planteadas y laautomatización que se podría realizar:

o Modificaciones: En esta parte se plantea las modificaciones que se podríanrealizar a los procesos, en base al estado actual, como son la eliminación (E),aumento (A) y rediseño (R); todo con la finalidad de mejorar la manera de trabajar

y lograr una mayor eficiencia del macroproceso.o Automatización: Aquí determinamos las necesidades de automatización de

algunos o todos los procesos del macroproceso, teniendo como esquema urgente(U) si el proceso requiere de manera inmediata la implantación de un sistema deinformación con la finalidad de que pueda lograr sus objetivos para los cualesexiste; y posterior (P) si la implantación de un sistema de información se puederealizar a uno o más procesos para lograr eficiencia y eficacia en el logro de susobjetivos.

• Análisis del sistema de información: Aquí se mencionan si el macroproceso cuenta o nocon un sistema de información, en el caso que cuente con uno o más, se analiza demanera descriptiva la forma como se encuentra trabajando (estado) el o los sistemas deinformación con los cuales interactúa u opera el macroproceso.

• Recomendaciones: En esta parte se detallan algunas recomendaciones generales para elmacroproceso que permita mejorar su forma de trabajo y alcance sus objetivos; y a la vezayude a lograr que la universidad se transforme en una institución que brinde unaeducación de calidad.

Ahora detallamos cada una de las fichas de diagnostico y automatización:




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CÓDIGO A11 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Planificación Estratégica

OBJETIVO Implementar el marco estratégico de la UNHEVAL, que conduzca al cumplimientode los objetivos institucionales.

PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS

• A111:Programación deactividades paraformular el PEI

•

A112: Diagnósticoinstitucional• A113: Formulación

del PEI• A114: Aprobación

y difusión del PEI

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso “Planificación Estratégica”:- Los procesos del macroproceso A11: Planificación Estratégica, se

encuentran casi en su totalidad orientados en el cumplimiento delobjetivo del macroproceso (tres de sus cuatros procesos), ya queel proceso A112: Diagnóstico organizacional, realiza las accionesprevias para la formulación de los objetivos estratégicos, y elproceso A113: formulación del PEI, se encarga de definir lasestrategias, así mismo el proceso A114: aprobación y difusión delPEI, se encarga de su distribución.

- Mientras que el proceso A111: Programación de actividades paraformular el PEI, no aporta en su totalidad al cumplimiento delobjetivo del macroproceso, ya que el proceso no cuenta conlineamientos ni directivas para la conformación de la comisión dedesarrollo y para la formulación del PEI.

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Planificación Estratégica:- No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera

en el cumplimiento de los objetivos generales.

INTERRELACIONES

- El macroproceso A11: Planificación Estratégica no se relacionacon las demás macros, tanto en la recopilación de la información ydifusión del plan, a excepción de la interrelación con elmacroproceso A12: Planificación Operativa.

- No existe retroalimentación de información entre los procesos delmacroproceso A11: Planificación Estratégica, es decir, en losprocesos que se realizan de manera secuencial no existe unarelación entre el proceso A114: Aprobación y difusión del PEI y elproceso A111: Programación de actividades para formular el PEI.Este último debería de proveer de información sobre lasdeficiencias del PEI evaluadas para la nueva programación. Demanera similar se da en los demás procesos.

A MODIFICACIONES• ELIMINAR (E)• AUMENTAR (A)• REDISEÑO (R)

- Diseñar e implementar un proceso que se encargue del“Seguimiento y Evaluación del PEI”, de tal manera que midalos avances y logros de la gestión institucional y permitaintegrar los procesos y además conducir a un cambio decomportamiento del macroproceso, de reactivo a proactivo.

A




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- Rediseñar el proceso A114: Aprobación y Difusión del PEI, detal manera que dicho proceso no se encargue sólo de laaprobación y distribución del plan, sino de involucrar a todaslas unidades organizacionales en el cumplimiento de lasmetas propuestas, mediante el alineamiento y ejecución desus planes operativos.

- Rediseñar el proceso A111: Programación de Actividadespara Formular el PEI, de tal manera que busque elinvolucramiento de las unidades organizacionales tanto en laelaboración como en la ejecución del plan estratégicoinstitucional. Con el rediseño del proceso, puede aumentar lasfunciones del proceso y por ende una variación del nombredel proceso.

R

AUTOMATIZACION• URGENTE (U)• POSTERIOR (P)

- Si se crea el proceso “Seguimiento y Evaluación del PEI”,

éste requerirá tener información en tiempo real, para la tomade decisiones de la alta dirección. Por ello se recomiendaimplementar un modulo de un sistema de información que seencargue de medir los indicadores del plan estratégico ygenerar información esencial para el direccionamiento de launiversidad.

P

ANÁLISIS DE SISTEMASDE INFORMACIÓN

- No existe ningún software que se usa actualmente, a excepción delos aplicativos de OpenOffice.

- Es necesario la implementación de un sistema de información dePlaneamiento Institucional. La implementación de un tablero decomando sería de gran ayuda para el desarrollo de la gestiónestratégica en general. Aquí se debe hacer énfasis en elseguimiento del PEI.

CÓDIGO A12 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Planificación Operativa

OBJETIVO Conducir al cumplimiento de los objetivos estratégicos y misionales.PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS• A121: Planificación

del proyecto deformulación del POI

•

A122:Sensibilización yCapacitación

• A123: Programacióndel Presupuesto

• A124: Formulacióndel Presupuesto

• A125:Consolidación delPOI

• A126: Aprobación yDifusión del POI

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Planificación Operativa:- Los procesos del macroproceso A12: Planificación Estratégica,

se encuentran en su totalidad orientados en el cumplimiento del

objetivo del macroproceso, ya que estos contribuyen en laformulación del plan operativo desde organización del procesohasta la difusión de sus resultados.

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Planificación Operativa:No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta maneraen el cumplimiento de los objetivos generales.




CYBERSOL S.R.L. 26

INTERRELACIONES

- Existe una débil interrelación entre los macroprocesos A11:Planificación Estratégica y A12: Planificación Operativa, debido aque el PEI actualmente no es un componente indispensable parala formulación del POI, ya que sólo se requiere unos lineamientosbásicos en el cual enmarcar la materialización del plan de cortoalcance para la UNHEVAL como es el POI. Esto se puedeexplicar debido a que a diferencia del PEI, actualmente el POI sies obligatorio.

I N I C

I A T I V A S

MODIFICACIONES• ELIMINAR (E)• AUMENTAR (A)• REDISEÑO (R)

- Diseñar e implementar un proceso que se encargue del“Seguimiento y Evaluación del POI”, de tal manera que midalos avances y logros de la gestión institucional y permitaintegrar los procesos y además conducir a un cambio decomportamiento del macroproceso, de reactivo a proactivo.La creación de este proceso es opcional, debido a queexiste un proceso similar pero enfocado en la evaluación ycontrol al presupuesto ejecutado (subproceso que se

encuentra en el proceso A311: Administración delPresupuesto).

A


- Los procesos A123: Programación del Presupuesto y elnuevo propuesto “Seguimiento y Evaluación del POI”, necesitan ser automatizados para realizar un mejormonitoreo.

P

ANÁLISIS DE SISTEMAS DEINFORMACIÓN

- Actualmente se usa el Software SIAF – SP suministrada por elMEF, el cuál esta en continuo mejoramiento, año tras año.

- Así mismo se usa los aplicativos OpenOffice.- Es opcional la construcción de un módulo de “Planificación

Operativa” que conformaría parte del Sistema de Planeamientoinstitucional, con las opciones de realizar: el seguimiento yevaluación de los objetivos y metas a corto plazo; y, la evaluación

de los objetivos a corto plazo de los planes operativos de lasunidades administrativas y académicas. Cabe resaltar que elmodulo referente al presupuesto lo contiene el SIAF, por ello sepuede crear otro modulo que se encuentra relacionado con elmódulo de planificación operativa o que se manejen en formaseparada.




CYBERSOL S.R.L. 27

CÓDIGO A13 VERSIÓN 2 FECHA 28-12-09MACROPROCESO Alianzas Estratégicas y Convenios

OBJETIVO Suscribir alianzas estrategias y convenios con las instituciones, para satisfacer losrequerimientos de la UNHEVAL.

PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS- A131.

Establecimiento de

relacionesinterinstitucionales

- A132. Formulaciónde proyecto deconvenio

- A133. Suscripciónde convenios

Procesos orientados al cumplimiento de los objetivos delmacroproceso Alianzas Estratégicas y Convenios:

- El proceso A131: Establecimiento de relacionesinterinstitucionales se encuentra orientado al cumplimientodel objetivo del macroproceso de manera parcial, ya queno siempre se realiza la búsqueda de instituciones para lasuscripción de un convenio.

- El proceso A132: Formulación de Proyecto de Convenio se

encuentra orientado al cumplimiento del objetivo delmacroproceso de manera parcial, cumple con formular elproyecto salvaguardando los intereses de la universidad.

- El proceso A133: Suscripción de convenios se encuentraorientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso,su objetivo es lograr la suscripción de convenios entre lasinstituciones.

Procesos no orientados al cumplimiento de los objetivos delmacroproceso Alianzas estratégicas y convenios:- No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta

manera al cumplimiento de los objetivos generales.

INTERRELACIONES

- El macroproceso A13: Alianzas estratégicas y convenios serelacionan con los demás macros de manera parcial, los flujosde información son de una sola dirección.

- No existe retroalimentación de información entre los procesosdel macroproceso A13: Alianzas estratégicas y convenios; esdecir en los procesos que se realizan de manera secuencial noexiste una relación entre el proceso A133: Suscripción deconvenios y el proceso A131: Establecimiento de relacionesinterinstitucionales.Este último debería de proveer de información a los demásprocesos sobre instituciones que necesitan algún tipo desuscripción de convenio con la universidad.

I N I C I A T

I V A S MODIFICACIONES

• ELIMINAR (E)• AUMENTAR (A)• REDISEÑO (R)

E- Diseñar e implementar el proceso que se encargue del

control y monitoreo de los convenios suscritos; no hayrelación de comunicación y flujos de información con lasinstituciones con las que la universidad firmo convenios.

A




CYBERSOL S.R.L. 28

- Rediseñar el proceso A133: Suscripción de convenios;

Eliminando tramites innecesarios que lo único que hacenes atrasar la suscripción de convenios.- Rediseñar el proceso A131: Establecimiento de relaciones

interinstitucionales; crear un manual de procedimientoscon el objetivo de conseguir firmar alianzas estratégicas yconvenios con universidades y centros de investigación.

R


- Crear un software de gestión de documentos paraadministrar el flujo de documentos de todo tipopermitiendo la recuperación de información de ellos ydeterminando el tiempo que se encuentran losdocumentos.Este software también debe contener los flujos de

información que vienen desde otras dependencias.

P


- No existe ningún software que se usa actualmente a excepciónde los aplicativos de OpenOffice y algunas utilitarios de oficina.

- Es necesario implementar un software de gestión documentariapara la administración del flujo de información y el rediseñode la pagina web, esta página web debe estar actualizándosea diario con las ofertas de becas, cursos, convenios que otrasuniversidades e instituciones ofrece.

CÓDIGO A21 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10

MACROPROCESO Investigación

OBJETIVO Generar conocimientos científicos en diversas áreas que aporten a la solución deproblemas del entorno.

PROPUESTA

ELEMENTOS• A211: Gestión de

la Investigación• A212:Desarrollo de

Proyectos deInvestigación

• A213: Difusión deResultados deInvestigación

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Investigación:- El proceso A211: Gestión de Investigación, está parcialmente

orientado al cumplimiento del objetivo del macroprocesoinvestigación, debido a que los subprocesos que éste contienepresentan ciertas debilidades en el cumplimiento de sus objetivos.

- En el proceso A212: Desarrollo de Proyectos de Investigación lossubprocesos: A2122: Ejecución de Proyectos y A2123: Evaluaciónde Proyectos de Investigación se orientan al cumplimiento deobjetivos del macroproceso Investigación.

- En el proceso A213: Difusión de Resultados de Investigación elproceso A2133: Publicación de Revistas de Investigación, aporta alcumplimiento del objetivo del macroproceso Investigación.

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Investigación:No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera en elcumplimiento de los objetivos generales.




CYBERSOL S.R.L. 29

INTERRELACIONES

- Entre los macroprocesos de A21: Investigación, y el macroprocesode A22: Formación Profesional, no se realiza coordinacionesnecesarias para considerar aspectos de investigación en loscurrículos de estudios de pregrado.

- Entre los macroprocesos de A21: Investigación y el macroprocesode A23: Extensión Universitaria y Proyección Social, no existenmecanismos de coordinación. Los resultados de investigación sedeberían transferir mediante las actividades de proyección yextensión universitaria.

- El proceso de A211: Gestión de Investigación no tiene una estrechavinculación con los organismos de desarrollo del ámbito regionalque ayude a la formulación de alternativas de solución pertinentes ala problemática social. Lo cual dificulta que el proceso A212:Desarrollo de Proyectos de Investigación, oriente sus proyectos adichas alternativas.


- Implementar un proceso de “Transferencia de Resultados de

Investigación” a fin de que dichos resultados puedan serutilizados en la solución de problemas. Dicho Proceso debecontemplar identificación de beneficiarios además demecanismos de transferencia.

- Implementar un proceso que se encargue de llevar un controlde los proyectos que pueden ser presentados a entidadesque brindan financiamiento o cofinanciamiento a proyectos deinvestigación (“Gestión para el Financiamiento de Proyectosde Investigación”).

- Implementar el subproceso “Selección de InvestigadoresUniversitarios” dentro del proceso A212: Desarrollo deProyectos de Investigación, que se encargue de coordinar laparticipación de los alumnos en el desarrollo de proyectos

con los institutos de investigación.

A

- En el subproceso A2113: Establecimiento de Líneas deInvestigación, se debe considerar actividades que realicen lapriorización de las líneas de investigación en los Institutos deInvestigación.

- En el subproceso A2121: Elaboración de Propuestas deProyectos de Investigación, se hace necesario rediseñar lasactividades de evaluación de las propuestas a fin deseleccionar proyectos de impacto social, productivo yempresarial.

- Rediseñar el proceso de A213: Difusión de Resultados deInvestigación considerando la presentación de los trabajosde investigación en certámenes que conduzcan a la

divulgación y confrontación de nuevos conocimientosademás de la realización de eventos científicos. Además sedebe considerar mecanismos de evaluación de la eficacia delos medios de difusión.

- En el subproceso A2111: Planeación de las Actividades deInvestigación, del proceso A211: Gestión de la Investigación,se nota la ausencia de actividades que contrarresten ladebilidad organizativa en los institutos de investigación paraimpulsar las investigaciones a través de las facultades. Elsubproceso A2112: Actualización del RGI y Formatos deInvestigación, presenta ciertas deficiencias ya que no estácumpliendo con adecuarse a los estándares internacionalesde investigación. El subproceso A2113: Establecimiento de

R




CYBERSOL S.R.L. 30

Líneas de Investigación, no considera mecanismos queposibiliten que estas líneas se formulen de acuerdo a lasolución de problemas. Por último las propuestas que se hantrabajado en el subproceso A2114: Elaboración de Propuestade Convenios, son por iniciativa de las entidades interesadas.

- En el subproceso A2121: Elaboración de Propuestas deProyectos de Investigación, del proceso A212: Desarrollo deProyectos de Investigación, se hace necesario implementarmecanismos de calificación y selección de proyectos deinvestigación relevantes y de impacto social y empresarial enla región o en el quehacer académico de la UNHEVAL.

- El proceso A213: Difusión de Resultados de Investigación noestá considerando la presentación de los resultados deinvestigación en eventos de trascendencia y la organizaciónde certámenes que conduzcan a la divulgación yconfrontación de nuevos conocimientos. Mientras que en el

subproceso A2131: Organización de la difusión no existe unaadecuada difusión de la ejecución de las jornadas deinvestigación a la comunidad universitaria.

AUTOMATIZACIÓN• URGENTE (U)• POSTERIOR (P)

- Implementar un sistema de información que gestione lainformación de las principales necesidades de proyectos deinvestigación según las prioridades de la región.

- Se hace necesario contar con un sistema de información quepermita ingresar el contenido de los proyectos deinvestigación y ayude a categorizar e identificar los posiblesbeneficiarios de los proyectos de investigación según losresultados de éstos.

- Es necesario la implementación de un sistema de informaciónque gestione información sobre las instituciones que

financien proyectos de investigación.- Automatizar la presentación y evaluación de los avances y

artículos finales de los proyectos de investigación.

U

ANÁLISIS DEL SISTEMA

DE INFORMACIÓN

- La Dirección Universitaria de Investigación hace uso de un softwarepara la revisión de los artículos científicos, dicho software espropiedad del editor.

- En la actualidad la Dirección Universitaria de Investigación cuentacon un software que está en proceso de implementación para elingreso de resultados de investigación.

- De acuerdo a las consideraciones anteriormente detalladas, sepropone un sistema que contenga tres módulos básicos sobre loscuales se puede añadir funcionalidades; el primer módulo degestión se debe encargar principalmente de establecer los

lineamientos, cronogramas y restricciones de modo que se puedacontrolar el avance de las actividades de investigación realizadas;el segundo módulo de desarrollo debe manejar las propuestas, losproyectos de investigación en ejecución, por etapas y según locronogramado; y finalmente el tercer módulo de evaluación debecontar con formatos de calificación y software para la verificación deoriginalidad y otros requerimientos definidos por el administrador.Este módulo debe de contar principalmente con un banco deproyectos, en el cual se registrarán los proyectos aprobados y demanera adicional las propuestas.




CYBERSOL S.R.L. 31

CÓDIGO A22 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10

MACROPROCESO FORMACIÓN PROFESIONAL

OBJETIVOFormar profesionales a través de la asimilación, producción, aplicación y difusiónde conocimientos científico, humanístico, tecnológico; que aborden eficazmente lasolución de los problemas del desarrollo humano integral de la región y del país.

PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS:• A221: Elaboración o

Actualización deDocumentosNormativos y deGestión Académica

• A222: Admisión• A223: Matrícula• A224: Enseñanza -

Aprendizaje• A225: Registro de

DocumentosAcadémicos

• A226: Graduación yTitulación

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Formación Profesional:- El proceso A221: Elaboración o Actualización de Documentos

Normativos y de Gestión Académica, está parcialmenteorientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso (dosde sus tres sub procesos), porque contribuye a la formaciónprofesional ya que norma y programa las actividades mediantereglamentos, directivas y calendario académico para el correctofuncionamiento de los procesos de apoyo internos, y el procesoprincipal de enseñanza - aprendizaje (A224).

- El proceso A222: Admisión, está orientado al objetivo, ya quecontribuye con la selección de los postulantes para suformación en las diferentes carreras profesionales.

- El proceso A223: Matrícula, está orientado al objetivo, ya queacredita la condición del estudiante para brindarle el servicio deformación.

- El proceso A224: Enseñanza – Aprendizaje: está orientado alobjetivo, pero no en su totalidad, ya que éste difunde y aplicaconocimientos, mas no lo genera (sub proceso A2244).

- El proceso A226: Graduación y Titulación: está orientado alobjetivo, ya que refuerza o complementa a la formación, con laaplicación de los conocimientos adquiridos durante los años deestudios ya sea en la realización de las prácticas preprofesionales o en las investigaciones realizadas en el proyectode tesis.

- El proceso A225: Registro de Documentos Académicos,contribuye al objetivo del macroproceso, ya que almacenainformación de los procesos de apoyo (A222, A223, A226) yoperativo (A224) de formación profesional, además generadocumentación importante.

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Formación Profesional:

No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta maneraen el cumplimiento de los objetivos generales.

INTERRELACIONES

- El macroproceso A22: Formación Profesional no recibe lacontribución del otro macro A21: Investigación, ya que lasinvestigaciones son realizadas por docentes más no poralumnos.

- El macroproceso A22: Formación Profesional se relacionaparcialmente con el macroproceso A23: ExtensiónUniversitaria y Proyección Social, ya que sólo algunos alumnosrealizan proyección social esporádicamente y en el desarrollode una asignatura cuyo docente está encargado de laproyección social.

- En el proceso A222: Admisión, la información que se obtiene




CYBERSOL S.R.L. 32

de los ingresantes no son compartidas con el proceso dematrícula (A223), y con el proceso de gestión de materialesbibliográficos (A3513) necesarios para el registro de losestudiantes y la obtención del carnet de biblioteca.

I N I C I A T I V A S MODIFICACIONES


- En el proceso A221: Elaboración o Actualización deDocumentos Normativos y de Gestión Académica, sedeben modificar las actividades con la finalidad deestablecer mecanismos para elaborar el plan de formaciónprofesional con la participación de las facultades. Delmismo modo para la elaboración del calendarioacadémico, ya que sólo se coordina con la dirección deadmisión y la unidad de procesos académicos.

- Rediseñar el proceso A222: Admisión, ya que todos losdatos de los ingresantes deberían pasar al proceso dematrícula, y al proceso de gestión de material bibliográfico(se evitaría la toma de fotos para obtención del carnet).

- En el proceso A223: Matrícula, se debería asesorar a lascomisiones de asuntos académicos de las facultades paraque solucionen los casos que se presentan y no lleguehasta la dirección de asuntos académicos.

- Rediseñar los subprocesos de A224: Enseñanza –Aprendizaje, ya que se debería capacitar y asesorar a lascomisiones de currículos de las facultades para laactualización y seguimiento de currículo de estudios.También se debe evaluar los objetivos, instrumentos deenseñanza y la metodología de evaluación que plantean

los docentes y realizar su seguimiento.

- En el proceso de registro de documentos académicos sedebería tener acceso al software de registro de notas parafacilitar la elaboración de los certificados de estudios (seevitaría pedir los reportes de notas a los alumnos, y evitarla espera del trámite administrativo, firma de lasautoridades, entre otros).

- En el sub proceso A2264: Emisión del Diploma Grado deBachiller o Título Profesional del proceso de A226:Graduación y Titulación, la actividad enviar el expedienteal vicerrector, no genera valor en el proceso.

R




CYBERSOL S.R.L. 33


- Automatización del control del grado de cumplimiento delos sílabos, en el proceso de enseñanza aprendizaje.

- En el proceso de registro de documentos académicos, sepuede automatizar, la actividad elaboración decertificados de estudios, desde el registro de lassolicitudes que actualmente se realiza manualmente.

- En el sub proceso sustentación de informe de PPP, tesis,informe de experiencia profesional o examen desuficiencia profesional (A2263), del proceso A226:Graduación y Titulación, se debería contar con una basede datos para registrar a los egresados que aprobaron lasustentación e iniciar el trámite para otorgar el diploma debachiller o título profesional, así como el registro deinformes de PPP, tesis e informes de titulación aprobados,

para luego facilitar la verificación de la existencia de losmismos en el nuevo proceso evaluación de propuestaspara obtención de grado de bachiller o título profesional(proceso A2261).

U

- En el sub proceso A2264: Emisión del Diploma Grado deBachiller o Título Profesional del proceso de A226:Graduación y Titulación, la actividad de “caligrafiado deldiploma” que se demora de 7 a 8 días, se debería realizarde manera automática y no de forma manual.

P


- Actualmente existen dos sistemas de información en elmacroproceso A22: Formación Profesional; uno en el procesoA222: Admisión (software para inscripción y calificación de

exámenes) y el otro en el proceso A225: Registro deDocumentos Académicos (software para realizar matrícula yregistro de notas). El software de registro de notas solamentees utilizado para generar reporte notas, emitir actas de notas,más no para la elaboración de certificados.

- A los programas existentes se les puede añadir los siguientesmódulos: Para registrar el currículo de estudios, registrar lossílabos que entregan los docentes, y realizar su evaluación y elseguimiento para el cumplimiento del desarrollo de los sílabos.Así como el registro de los egresados aptos para obtener elgrado de bachiller o título profesional, para facilitar el trámite, alos cuales tendrían acceso las facultades y la unidad de gradosy títulos.




CYBERSOL S.R.L. 34

CÓDIGO A23 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Extensión Universitaria y Proyección Social.

OBJETIVO Ayudar a la población necesitada y transferir conocimientos a los diferentesprofesionales de las organizaciones públicas y privadas.

PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A

L

ELEMENTOS- A231: Gestióndel desarrollo dela EUyPS

- A232: Desarrollode la ExtensiónUniversitaria

- A233: Desarrollode la ProyecciónSocial

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Extensión Universitaria y ProyecciónSocial:- El proceso A231: Gestión del desarrollo de la EUyPS, se

encuentra orientado al cumplimiento del objetivo demacroproceso, ya que sus subprocesos contribuyen aldesarrollo de la gestión.

- El proceso A232: Desarrollo de la Extensión Universitaria,también se encuentra casi en su totalidad orientado alcumplimiento del objetivo del macroproceso (dos de sustres subprocesos), ya que el subproceso A2321:Coordinación de eventos y acciones de EU, realiza lasacciones previas para la ejecución y el subproceso A2322:Desarrollo de eventos y acciones de EU, ejecuta loplanificado.

- Por último el proceso A233: Desarrollo de la ProyecciónSocial, se encuentra orientado al cumplimiento del objetivodel macroproceso, ya que sus subprocesos se encargande realizar todas sus actividades desde la organización,hasta su difusión.

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Extensión Universitaria y ProyecciónSocial:

Existe un subproceso (A2323: Difusión de eventos y accionesde EU) perteneciente al proceso A232: Desarrollo de laExtensión Universitaria, el cual no difunde los resultados y elimpacto de las capacitaciones realizadas, sino se orienta a ladocumentación que en casos excepcionales se publican.

INTERRELACIONES

- El macroproceso A23: Extensión Universitaria yProyección Social, no se viene realizando en formacoordinada con el macroproceso A22: FormaciónProfesional. Esto se refleja en la carencia de actividadesde EUyPS en la mayoría de las carreras profesionales,siendo avalado por la inexistencia de normatividad referidaal tema. Además, la información obtenida como resultadode los procesos A232: Desarrollo de la Extensión

Universitaria y A233: Desarrollo de la Proyección Social,no aportan a la información que maneja el macroprocesoA21 Investigación, motivo por el cual no se consiguensoluciones que sean producto de una proyección de launiversidad hacia su entorno mediante el desarrollo deproyectos científicos para la sociedad. Estasirregularidades confirman la existencia de una universidadno orientada hacia el desarrollo de los tres procesosmisionales como transformación obligatoria por el cualtienen que pasar todos los estudiantes valdizanos,coadyuvando a una formación deficiente. Se puedemanifestar que la UNHEVAL no brinda una formaciónintegral, ya que se orienta en su mayoría a la formación




CYBERSOL S.R.L. 35

académica.- Las relaciones de comunicación y flujo de información

del proceso A231: Gestión del desarrollo de la EUyPS conlos procesos A232: Desarrollo de la Extensión Universitariay 233: Desarrollo de la Proyección Social, se realiza enforma parcial. Estos debido a que no se cuentamecanismos de monitoreo durante el proceso de ejecuciónde la EUyPS.

- El proceso A232: Desarrollo de la Extensión Universitaria,no tiene una relación directa con el proceso A233:Desarrollo de la Proyección Social, pero debería tener demanera complementaria de acuerdo al objetivo delmacroproceso A23: Extensión Universitaria y ProyecciónSocial. Esto se sustenta en la necesidad de manejarproyectos que abarquen módulos de apoyo y capacitaciónpara el desarrollo de determinada población objetivo.

I N I C I A T I V A S

MODIFICACIONES• ELIMINAR (E)

• AUMENTAR (A)• REDISEÑO (R)

- En el proceso A232: Desarrollo de la ExtensiónUniversitaria, existen inconvenientes en ladisponibilidad, manejo de los recursos e incumplimientode los objetivos y resultados a obtener. Se debe deimplementar un subproceso de “Monitoreo de laEUyPS” dentro del proceso A231: Gestión delDesarrollo de la EUyPS, el cual contribuirá alcumplimiento de los objetivos propuestos mediante elseguimiento de las actividades realizadas por losprocesos de desarrollo de la EUyPS (A232 y A233).

- Existen deficiencias para contar con entidadescooperantes y recursos para el desarrollo de lasactividades de EUyPS, por lo cual se debería de

implementar el proceso de “Gestión de Requerimientosde EUyPS”, el cual ayudará a la captación de entidadescooperantes y la adquisición de recursos, para elbeneficio de las empresas y sociedad.

A

- La información, del subprocesos A2323: Difusión deeventos y acciones de EU, es manejado internamentecon poca difusión a la sociedad. Es por eso que sedebe rediseñar cumpliendo sus objetivos establecidos.

- El subproceso A2311: Organización de representantesen EUyPS, debe considerar asignación previaevaluación considerando los resultados obtenidos porlas actividades realizadas en experiencias de añosanteriores.

R


Los subprocesos A2322: Desarrollo de Eventos y Accionesde EU, A2332: Ejecución de Proyectos y Programas de PSy A2313: Planificación de la EUyPS, deben automatizarsemediante un tablero de indicadores en línea que permitanmonitorear la información resultante de los procesos deejecución de EUyPS para la planificación de actividades y latoma de decisiones. Esta automatización también debeincluir al nuevo subproceso “Monitoreo de la EUyPS”.

U




CYBERSOL S.R.L. 36


- En el proceso de A231: Gestión del desarrollo de laEUyPS, se muestran deficiencias en el manejo de lainformación (informes, documentación, resultados),obtenido de los procesos: de Desarrollo de la Extensión yDesarrollo de la Proyección Social. El manejo de unsistema de información para gestionar dicha informaciónayudaría a superar los inconvenientes señalados.

- Los procesos de A232: Desarrollo de la ExtensiónUniversitaria y A233: Desarrollo de la Proyección Social,se realizan de una manera independiente de acuerdo a losprofesionales que lo realizan. Sería convenienteuniformizar la documentación de la información que semaneja, detallando actividades que se están realizando ypuedan ser manejados a través de un gestor de base dedatos o de información.

- Para un mejor desarrollo de la EUyPS, y en base a las

consideraciones anteriormente detalladas, se proponetrabajar en función a tres módulos; el módulo de gestión, elcual se encargará de establecer objetivos, cronogramas yrestricciones y otros necesarios para la gestión de laEUyPS, así como también debe incorporar la funcionalidadde monitoreo; el módulo de EU, registrará las actividadesrealizadas y el porcentaje de avances y cumplimiento deobjetivos, el cual facilitará las funcionalidades de control;finalmente el módulo de PS, el cual debe contar consimilares funcionalidades que el anterior por ser laautomatización de un proceso de ejecución.

CÓDIGO A31 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Gestión de la normatividad

OBJETIVOImplementar el marco normativo general (normas técnica de gestión, reglamentos,procedimientos y directivas), necesario para el cumplimiento de la misión de laUNHEVAL.

PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS

• A311: Evaluaciónde Requerimientosde normatividad

• A312: Formulacióndel proyecto dediseñoorganizacional ydocumentaciónnormativa

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso “Gestión de la Normatividad”:

- Los procesos del macroproceso A31: Gestión de laNormatividad, se encuentran en su totalidad orientados en elcumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que los procesoA111: Evaluación de Requerimientos de Normatividad, A112:Formulación del Proyecto de Diseño Organizacional yDocumentación Normativa y el proceso A313: Aprobación yDifusión del Diseño Organizacional y Documentación Normativa,se encargan de evaluar el requerimiento de actualización y/ocreación de una documentación normativa y del diseñoorganizacional, hasta su formulación y aprobación.




CYBERSOL S.R.L. 37

• A313: Aprobacióny difusión deldiseñoorganizacional ydocumentaciónnormativa:

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión de la normatividad:

No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera enel cumplimiento de los objetivos generales.

INTERRELACIONES - Todos los procesos se encuentran relacionados.

A MODIFICACIONES• ELIMINAR (E)• AUMENTAR (A)• REDISEÑO (R)

- El proceso A312: Formulación del Proyecto de DiseñoOrganizacional y Documentación Normativa, debe deimplementar procedimientos para la elaboración de unaamplia variedad de normatividad, ya que algunos resultados(documentos normativos) son transcripciones de otra.

R


- En el proceso A312: Formulación del Proyecto de DiseñoOrganizacional y Documentación Normativa, se debeautomatizar la actividad “levantamiento de información parala elaboración de la documentación normativa”, permitiendoque la comunicación, la cual puede ser una solicitud de unrequerimiento de información digital con las unidadesadministrativas y académicas se realice en forma rápida yconfiable, por medio de una plataforma que funcione enINTRANET.

P


- Solo se usan los aplicativos OpenOffice.- No es necesaria la implementación de módulos para este macro,

pero se recomienda tener una interfaz de registrosdocumentarios y base de datos que permita la publicación ybúsqueda de los documentos que son elaborados.




CYBERSOL S.R.L. 38

CÓDIGO A32 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Gestión Económica y Financiera

OBJETIVO Proveer a la universidad de recursos financieros para el cumplimiento de susfunciones.

PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS• A321:

Administración delPresupuesto.

• A322: GestiónContable.

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión Económica y Financiera:- El proceso A321: Administración del Presupuesto, se encuentra

orientado casi en su totalidad en el cumplimiento del objetivo delmacroproceso, ya que los subprocesos A3211: Programación dePresupuesto Mensual y A3214: Modificación del PresupuestoInstitucional, se encargan de la programación y modificación delpresupuesto, mientras que el subproceso A3215: Evaluación alPresupuesto Ejecutado, se encarga de evaluar y analizar laejecución del presupuesto. Los subprocesos A3212:Recaudación de Ingresos y el proceso A3213: Ejecución deEgresos, realizan la ejecución del presupuesto previamenteplanificado y sujeto en ocasiones al dinero recaudado de lainstitución. Todos estos subprocesos se encuentran alineados almacroproceso debido a que están regulados por el MEF, peroalgunas de ellas se encuentran con algunas deficiencias en sudesempeño; tal es caso del proceso A3211: Programación dePresupuesto Mensual, ya que la mayor parte de la programacióndel presupuesto lo realiza en base de estimaciones y datoshistóricos; y del subproceso A3215: Evaluación del PresupuestoEjecutado, la evaluación lo realiza con información registrada enel SIAF, en la mayoría de los casos.

- El proceso A322: Gestión contable, se encuentra orientado en su

totalidad en el cumplimiento del objetivo del macroproceso, yaque sus actividades se encargan de integrar toda la informacióncontable.

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión Económica y Financiera:No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera enel cumplimiento del objetivo del macroproceso.

INTERRELACIONES

- El subproceso A3215: Evaluación del Presupuesto Ejecutado,presenta problemas en la interrelación con los procesosencargados de ejecutar el presupuesto, ya que estos noinforman directamente a dicho proceso.

I N I C I A T I V A

S

MODIFICACIONES• ELIMINAR (E)

• AUMENTAR (A)• REDISEÑO (R)

- Rediseñar el proceso A3215: Evaluación del PresupuestoEjecutado, el cuál debe enfocarse no solo a la evaluación

del presupuesto ejecutado, sino también evaluar el logro delos objetivos establecidos en el POI.

R





CYBERSOL S.R.L. 39


- Actualmente se usa el Software SIAF – SP suministrada por elMEF (modulo contable y presupuestario), el cual se encuentra encontinuo mejoramiento, año tras año.

- Paralelo al SIAF- SP se usan los sistemas de información deSistema de Caja y el Sistema de Tesorería (*)

- Así mismo se usa los aplicativos OpenOffice.- El macroproceso debe tener dos módulos: Presupuesto y

Contable, donde se registran todas las afectaciones delpresupuesto.

- (*) Por el momento no se puede recomendar, ya que no se hananalizado dichos sistemas de información en el presenteproyecto, por ello se recomienda evaluar dichos aplicativosinformáticos, de acuerdo a los requerimientos del macroproceso.

CÓDIGO A33 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Gestión de Recursos Humanos (RR.HH.)

OBJETIVO Lograr que el desempeño del personal sea el más adecuado para el cumplimientode los objetivos de la UNHEVAL.

PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS• A331:Consolidaciónde Información deRecursos Humanos

• A332: Ingreso dePersonal

• A333: Rotación yAscensos Personal

• A334: Control dePersonal

• A335: Elaboraciónde Planillas

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión de RR. HH.: • El proceso A331: Consolidación de Información de Recursos

Humanos, cumple de manera parcial porque los planesoperativos que envía a la alta dirección se realizan sin tener undiagnostico situacional y los requerimientos generalmente sonsolo transcripciones de los años pasados, lo mismo para las

actualizaciones de los documentos de gestión, no se realiza undiagnostico de la situación actual.

• El proceso A332: Ingreso de Personal, cumple con realizar laadecuada selección para los contratos, ampliación de contratosy nombramientos de personal.

• El proceso A333: Rotación y Ascensos Personal, cumpleparcialmente con la evaluación para la adecuada distribucióndel personal dentro de la universidad, debido a que los cargosde confianza se asignan sin previa evaluación de capacidades.

• El proceso A334: Control de Personal, cumple con el control delpersonal que labora dentro de la universidad.

- El proceso A335: Elaboración de Planillas, cumple con laelaboración de los resúmenes de planillas para el pago de las

remuneraciones del personal que labora en la UNHEVAL.Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión de RR. HH.: No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta maneraen el cumplimiento de los objetivos generales.

INTERRELACIONES

- A nivel de macroprocesos, no existe una relación definida deforma explícita entre el proceso que distribuye las resolucionesde cambio de estado del personal, y las unidadesorganizacionales afectadas.

- Las interrelaciones dentro del macroproceso gestión de RR.HH. no presentan problemas críticos en la información quefluye entre los procesos, sino en el tiempo en que tarda cadaproceso en emitir una respuesta, sobre todo en lo que es




CYBERSOL S.R.L. 41

2. Hay tener en cuenta la compatibilidad con los software queprovee el estado como son el SIAF, SIGA y otros con los quedebería ser capaz de interactuar amigablemente.

3. En el control de asistencia todo debe ser automatizado paraoptimizar el tiempo del personal encargado de verificar laasistencia del personal, y si es posible que el software seencargue de todo los procedimientos.

4. En caso de inasistencias injustificadas, cada jefe debe sercapaz de verificar si uno de sus subordinados registro o no suingreso para laborar desde la comodidad de su oficina sinnecesidad de tener que acercarse a la oficina de recursoshumanos, esto para evitar que los trabajadores registren suingreso con otra persona.

5. En caso de la asistencia de docentes se debería incluir alsoftware su horario de clases para registrar su ingreso y salida.

6. Se debe implementar un software para el control de licencias y

permisos. Teniendo en cuenta que si los jefes inmediatos sonlos que dan el visto bueno de los permisos a la dirección depersonal, sólo debe llegar la información del permiso y elsoftware debe almacenar el tiempo que le queda para permisoa cuenta de vacaciones y establecer parámetros para licenciaspor salud y capacitaciones.




CYBERSOL S.R.L. 42

CÓDIGO A34 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Gestión de Bienes y Servicios

OBJETIVO Contar con bienes y servicios adecuados que se van a utilizar en la UNHEVAL.PROPUESTA

E S T A D

O A

C T U A L

ELEMENTOS• A341: Formulación de

proyectos de inversión• A342: Desarrollo de

proyectos de inversión• A343: Consolidación

de información debienes y servicios

• A344:Aprovisionamiento deBienes y Servicios

• A345: Control debienes y servicios

•

A346: Supresión deBienes

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión de Bienes y Servicios: - El proceso de formulación de proyectos de inversión cumple

con la adecuada evaluación de requerimientos de PIP,elaboración de perfiles y evaluación de los mismos.

- El proceso de ejecución de proyectos de inversión cumplede forma parcial debido a que en algunos proyectosincumplen lo estipulado dentro del perfil y existe muchosretrasos.

- El proceso de consolidación de información de bienes yservicios cumple de manera parcial por que los planesoperativos y las actualizaciones para los documentos degestión que envía a la alta dirección se realizan sin tener undiagnostico de la situación actual, y en la elaboración delcalendario de adquisiciones aun no se capacita al personalde la universidad en usar el software SIGA, que facilitarealizar los requerimientos de bienes.

- El proceso de aprovisionamiento de bienes y servicioscumple con la adquisición de lo que se requiere en launiversidad

- Control de bienes y servicios cumple de manera parcial conel control de bienes porque cuando existe la perdida debienes en muy pocas ocasiones se realizo el reintegro de losbienes y por lo general el proceso se prolonga demasiado

sin ubicar el responsable de la perdida; esto sucede con másfrecuencia en los centros de producción.

- El proceso supresión de bienes cumple con dar de baja ydisponer de los bienes que ya no se usan en la universidad.

No se encuentran alineados a lograr el objetivo delmacroproceso Gestión de Bienes y Servicios: No existen procesos innecesarios, todos aportan de ciertamanera en el cumplimiento de los objetivos generales.

INTERRELACIONES

• El Macroproceso de A34: Gestión de Bienes y Servicios no

se relaciona de manera explícita con los procesos deFormación académica para comunicar de la existencia de losbienes solicitados para la adquisición.

• Internamente la información que fluye dentro de esteMacroproceso es la adecuada, aunque la velocidad con quese transmite esta información no es la mas optima por lo quelas mejoras deben comenzar por este punto, como es eloptimizar los tiempos de respuesta ante una solicitud deinformación ya sea de otro proceso o de un cliente externo.

MODIFICACIONES• ELIMINAR (E)• AUMENTAR (A)

• Diseñar e implementar un proceso que se encargue dela “Elaboración de Planes de Bienes y Servicios”, yaque en la actualidad no se realizan estudios paradeterminar las mejoras en la gestión de bienes y

A




CYBERSOL S.R.L. 43

• REDISEÑO (R) servicios por lo que este proceso se debería deencargar de elaborar lo planes operativos y losdocumentos de gestión necesarios para el buendesempeño de las tareas dentro de la gestión debienes y servicios teniendo en cuenta los planes yobjetivos de la institución; podría incluirse en el procesode consolidación de información de bienes y servicios ocrear otro en el mismo nivel de jerarquía.

• Rediseñar el proceso A344: Aprovisionamiento deBienes y Servicios, con el fin de reducir los trámitespara compras de bajo costo.

• Rediseñar el proceso A343: Consolidación deInformación de Bienes y Servicios, para no confundirlocon elaboración de planes de bienes y servicios, encaso que este se implemente.

• Rediseñar el proceso A342: Desarrollo de Proyectos deInversión, para tener un mejor control de los proyectosde inversión pública que se van ejecutando. Estodebido a que en algunos casos no se cumple con loestablecido en el expediente técnico y el proceso decontrol no es muy eficiente.

• Rediseñar el proceso A345: Control de Bienes yServicios, para evitar la pérdida de bienes que se dacon mucha frecuencia en los centros de producción.Aquí se debería implementar mecanismos máseficientes de control de bienes.

R


Implementar sensores o detectores en los equipos y en laspuertas de la UNHEVAL, para reducir las pérdidas debienes, así también implementarlos en los centros de

producción ya que la tasa de pérdida de bienes es alta yresulta muy difícil y costoso adquirir nuevos equipos. Estapropuesta abarca la automatización de los procesos deA344: Aprovisionamiento de Bienes y Servicios, y, A345:Control de Bienes y Servicios.

U


Los software que vienen funcionando para la gestión de bienes yservicios dentro de la universidad son:• Sistema de inventario de mobiliario institucional (Visual Fox

Pro 6.0)• Sistema de logística (Visual Basic)• SIGAAl igual que la mayoría de software que funciona en laUNHEVAL vienen trabajando de forma muy independiente de lo

cual genera mucha variedad que dificulta la integración, para elmejor funcionamiento de la gestión de bienes u servicios sepuede tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:1. Usar un administrador de base de datos más potente y de

preferencia de código abierto que puede reducir los gastosen licencias teniendo en cuenta la integración con los demásprocesos como son; recursos humanos, gestión económicafinanciera y gestión estratégica.

2. Realizar una capacitación en el uso del software SIGA quese viene implementando en la oficina de logística parafacilitar sobre todo lo que es material de oficina

3. Descentralizar el registro de semovientes (ganado), para quelos centros de producción agilicen sus trámites.




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CÓDIGO A35 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Gestión de Materiales Bibliográficos

OBJETIVO Apoyar con información bibliográfica a las actividades de formación académica,investigación y proyección social.

PROPUESTA

A C T U A L

ELEMENTOS• A351:

Planificación deMaterialesBibliográficos

• A352:Codificación deMaterialesBibliográficos

• A353: Préstamode MaterialesBibliográficos

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión de Materiales Bibliográficos:- El proceso A351: Planificación de Materiales Bibliográficos,

se encuentra parcialmente orientado al cumplimiento delobjetivo del macroproceso, ya que dos de sus subprocesosestán orientadas al objetivo (subproceso A3511:Elaboración del Plan Operativo de la Gestión de MaterialesBibliográficos y el subproceso A3513: Gestión paraAdquisición de Material Bibliográfico).

- El proceso A352: Codificación de Materiales Bibliográficos,se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo demacroproceso, ya que sus subprocesos contribuyen alregistro y control de los materiales bibliográficosdisponibles.

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión de Materiales Bibliográficos: - Existe un subproceso (A3512: Elaboración o Actualización

de Reglamentos y Directivas de la Gestión de Materiales)perteneciente al proceso A251: Planificación de Materiales

Bibliográficos, el cual no se viene actualizando a las nuevasmodalidades de gestión de los materiales bibliográficos,ocasionando la insatisfacción de los usuarios en el procesoA353: Préstamo de Materiales Bibliográficos.

INTERRELACIONES

- El macroproceso A35: Gestión de Materiales Bibliográficos,cumple su objetivo con el apoyo del macroproceso A34:Gestión de Bienes y Servicios, para el trámite de losrequerimientos de materiales bibliográficos. Pero no seviene realizando en forma coordinada con losmacroprocesos A21: Investigación, A23: ExtensiónUniversitaria y Proyección Social, ya que no cuenta con losinformes que estas disponen. Sólo el macroproceso A21:Formación Profesional, envía sus informes de PPP y Tesis.

- El proceso A351: Planificación de Materiales Bibliográficos,viene cumpliendo con los requerimientos de materialesbibliográficos coordinadamente con el proceso A352:Codificación de Materiales Bibliográficos, para su registro ydisponibilidad. Los reglamentos internos de servicios noestán de acorde a los requerimientos del proceso A353:Préstamo de Materiales Bibliográficos.

A T I V A S


- Debido a la poca disponibilidad de los recursosbibliográficos en el proceso A353: Préstamo deMateriales Bibliográficos, que no satisface lasnecesidades de los usuarios, se implementaría unproceso de “Gestión del Servicio Bibliográfico Virtual”.

A




CYBERSOL S.R.L. 45

- En el subprocesos A3512: Elaboración o Actualizaciónde Reglamentos y Directivas de la Gestión deMateriales, se deben considerar actividades querealizan estudios de las modalidades de gestión yservicio de los materiales bibliográficos.

- Los materiales bibliográficos que se disponen no cubrenalgunos requerimientos de los usuarios, es por eso quese debe establecer actividades en el subprocesoA3513: Gestión para Adquisición de MaterialBibliográfico, donde se consideren la informaciónbibliográfica de Investigación y Extensión Universitaria yProyección social, así como algunas modalidades deadquisición de los informes de tesis y PPP del procesoFormación profesional.

R


- El subproceso A3513: Gestión para Adquisición deMaterial Bibliográfico, debe involucrar criterios deselección de acuerdo a las carreras profesionales.

U

ANÁLSIS DE SISTEMASDE INFORMACIÓN

- En el procesos A352: Codificación de MaterialesBibliográficos, existen los subproceso A3522: Clasificación,catalogación y Etiquetado del Material Bibliográfico yproceso de A3524: Registro del Material Bibliográfico, quemanejan el Software Micro ISIS, para la catalogaciónregistros. Se debe considerar un software de clasificaciónde acorde a la estructuración de la formación profesional delas facultades y que de soporte para la modalidad delservicio bibliográfico virtual.




CYBERSOL S.R.L. 46

CÓDIGO A36 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPRO

CESO

Desarrollo humano y bienestar universitario

OBJETIVO Planificar y desarrollar actividades físicas y servicios, satisfaciendo losrequerimientos de la UNHEVAL

PROPUESTA

E S T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS- A361. Gestión de

talleres formativos. - A362. Gestión de

servicios decomedoruniversitario.

- A363. Desarrollode servicios desalud.

Procesos orientados al cumplimiento de los objetivos del macroproceso desarrollo humano y bienestar universitario:- El proceso A361 Gestión de talleres formativos se encuentra

orientado al cumplimiento del objetivo de macroproceso demanera parcial, cumple con elaborar planes en arte y deporte, yel desarrollo de planes.

- El proceso A362 Gestión de servicios de comedor universitariose encuentra orientado al cumplimiento del objetivo de macro

proceso, cumple con entregar becas a los alumnos quesolicitan comedor universitario así como también crear el plande actividad nutricional.

- El proceso A363 Desarrollo de servicios de salud se encuentraorientado al cumplimiento del objetivo de macro proceso demanera parcial, cumple con brindar atención médica a lospacientes que acuden al centro médico.

Procesos no orientados al cumplimiento de los objetivos delmacro proceso desarrollo humano y bienestar universitario:- No existen procesos innecesarios, todos aportan de alguna

manera en el cumplimiento de los objetivos generales.

INTERRELACIONES

- El macroproceso A36: Desarrollo humano y bienestaruniversitario no se relaciona con las demás macros, a excepcióncon formación profesional, quien le provee de información sobrelos alumnos beneficiarios de Bienestar universitario.

- No existe retroalimentación de información, ni flujo deinformación entre los procesos A361: Gestión de talleresformativos, A362 Gestión de servicios de comedor universitario,A363 Gestión de servicios de salud, del macro proceso A36:Desarrollo humano y bienestar universitario.



- Diseñar e implementar un proceso que se encargue de laadministración del personal en Bienestar Universitario; noexiste control del personal que labora en la dirección deBienestar Universitario.

- Diseñar e implementar un proceso que se encargue delprograma de vigilancia epidemiológica.- Diseñar e implementar un proceso que se encargue de la

evaluación y seguimiento de servicios de salud prestados.

A

- Rediseñar el proceso A361: Gestionar talleres formativos; nocuenta con procedimiento para el desarrollo de susactividades.

- Rediseñar el proceso A362: Gestionar servicios de salud, nocuenta con procedimientos estructurado para el desarrollo desus actividades.

- Rediseñar el proceso A363: Gestión de servicios de comedoruniversitario pues no cuenta con procesos estructurados parael desarrollo de sus actividades y cumplir con su objetivo.

R




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- Si se crea el proceso “Administración del personal deBienestar universitario”, “Evaluación y seguimiento de losservicios de salud” y “Programa de vigilancia epidemiológica”esta deberá ser almacenado y que dicha información seaobtenida en tiempo real para la generación de información yla toma de decisiones del interesado.Para ello se recomienda implementar un modulo de sistemade información que se encargue de la gestión documentaria.

P

ANÁLISIS DE SISTEMASDEINFORMACIÓN

- No existe ningún software que se usa actualmente a excepción delos aplicativos de Office.

Es necesario crear un software para control de los beneficiarios delcomedor universitario y control de la asistencia de los mismos, y através de una comunicación en tiempo real con el sistemaacadémico verificar que los alumnos con mayor rendimientoacadémico sean beneficiarios del comedor. También este sistemapermitiría registrar la participación de todos los alumnos en los

diferentes talleres formativos y lograr que el alumno logre sudesarrollo integral.

CÓDIGO A41 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Gestión de la Calidad y la Acreditación Universitaria

OBJETIVO Mejorar la calidad educativa y de servicios.PROPUESTA

E S

T A D O A

C T U A L

ELEMENTOS

• A411:Actualización,Implementación yControl de laDocumentación

• A412:Formulación dePlanes paraPromover laCalidadUniversitaria

• A413:Sensibilización yAsesoramiento

• A414: Desarrollode laAutoevaluación delas CarrerasProfesionales

• A415: Seguimientodel Avance de

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión de la Calidad y la Acreditación

Universitaria:- El proceso A411: Actualización, Implementación y Control de la

Documentación, se encuentra orientado casi en su totalidad alcumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que sussubprocesos se centran sólo en la actualización de ladocumentación normativa relacionada a la autoevaluación yacreditación de la EAP, dejando de lado la documentación sobrela calidad. En este mismo caso se encuentran los procesosA412: Formulación de Planes para Promover la CalidadUniversitaria y el proceso A413: Sensibilización yAsesoramiento.

- El proceso A414: Desarrollo de la Autoevaluación de lasCarreras Profesionales, se encuentra orientado en su totalidad al

cumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que se encargade desarrollar todo el proceso de autoevaluación y de solicitar laacreditación de las carreras profesionales.

- Por último el proceso A415: Seguimiento del Avance deAcreditación, al igual que los demás procesos se encuentra casien su totalidad orientado al cumplimiento del logro del objetivodel macroproceso, por dos razones; se enfoca sólo en laautoevaluación y acreditación de las carreras profesionales y porrealizar un seguimiento parcial a dichas actividades.




CYBERSOL S.R.L. 48

Acreditación Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Gestión de la Calidad y la AcreditaciónUniversitaria:Todos los procesos contribuyen en su totalidad o parcialmente en elcumplimiento del objetivo del macroproceso, es decir no existeningún proceso innecesario ni apartado del objetivo delmacroproceso.

INTERRELACIONES

- El proceso A414: Desarrollo de la Autoevaluación de lasCarreras Profesionales, se encuentra casi aislado de todos losprocesos de este macroproceso, ya que el desarrollo de dichoproceso es autónomo por cada EAP y por ende no está sujeto aningún seguimiento y evaluación.

- El macroproceso A41: Gestión de la Calidad y la AcreditaciónUniversitaria no se relaciona con el macroproceso A42: ControlInterno, por más que ambos buscan el mismo objetivo (mejorarla calidad de los servicios que brinda la universidad).

I N I C I A T I V A S


- Rediseñar e implementar los proceso A415: Seguimientodel Avance de Acreditación, A414: Desarrollo de laAutoevaluación de las Carreras Profesionales, de maneraque ambos procesos se retroalimenten y generen mejoresresultados.

- Rediseñar los procesos A411: Actualización,Implementación y Control de la Documentación y A412:Formulación de Planes, Proyectos y ConveniosRelacionados a la Calidad, orientándose en brindar unmarco normativo y estratégico para la mejora de la calidaduniversitaria, mas no en algo específico. A consecuenciadel rediseño se requiere crear nuevos procesos que seencarguen de la ejecución de los planes y proyectos decalidad.

R


- El proceso A414: “Desarrollo de la autoevaluación de lascarreras profesionales”, requiere de automatización de sussubprocesos, para que ayude en la recopilación deinformación y en procesamiento de la información obtenida.

P

ANÁLISIS DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

- No existe ningún software que se usa actualmente, a excepciónde los aplicativos de OpenOffice.

- Se recomienda la construcción de un aplicativo que contenga el

módulo de autoevaluación de las carreras profesionales, concapacidad de almacenar la información del proceso y monitorearsus actividades.




CYBERSOL S.R.L. 49

CÓDIGO A42 VERSIÓN 0.6 FECHA 05-02-10MACROPROCESO Control Interno(*)

OBJETIVOMonitorear el desempeño de las unidades académicas y administrativas para lamejora de la gestión institucional y al logro de los objetivos y metas institucionalestrazadas.

PROPUESTA

E S T A D O A

C T

U A L

ELEMENTOS

• A421: Planeaciónde laImplementacióndel SCI.

• A422:Implementacióndel Sistema deControl Interno.(**)

• A423: Evaluaciónde laimplementacióndel SCI.

Procesos orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Planificación Operativa:- Los procesos existentes; A421: Planeación de la Implementación

del SCI. y A423: Evaluación de la implementación del SCI, aún nocontribuyen en su totalidad al cumplimiento del objetivo delmacroproceso, ya que estos procesos solo se encargan deimplementar el Sistema de Control Interno de la UNHEVAL.

Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo delmacroproceso Planificación Operativa:Todos los procesos contribuyen en el cumplimiento del objetivo delmacroproceso, a excepción del proceso A422: Implementación delSistema de Control Interno, el cual aún no se implementa.

INTERRELACIONES- El macroproceso A42: Control Interno, debe buscar la interrelación

con el macroproceso A41: Gestión de la Calidad y la AcreditaciónUniversitaria, ya que los dos se orienta a la mejora de la calidaddel servicio que brinda la UNHEVAL.



- Se recomienda el diseñar e implementar el proceso A422:Implementación del Sistema de Control Interno, el cual debeestar enmarcados a la directiva vigente y al plan de trabajodesarrollado en el proceso A421: Planeación de laimplementación del SCI.

A



- Los aplicativos que se usan para el procesamiento de informacióny redacción de informes son los aplicativos de licencia gratuitaOpenOffice.

(*) El presente macroproceso se encuentra en plena implementación. Por tal razón se recomiendadiseñar todo sus procesos, teniendo en cuenta la normatividad existente.

(**) El presente proceso no se encuentra en funcionamiento actualmente, pero se consideró por laexistencia de la normatividad.

Las versiones de la ficha de diagnostico y automatización, mostradas anteriormente tuvieron unavariación de acuerdo a:

• La versión 0.1 se encontraba dentro de la ficha de los macroprocesos y sólo se detallanalgunos comentarios u observaciones del macroproceso.

• La versión 0.2 se estructura la ficha también dentro de la ficha de macroprocesos pero queya constaba de dos partes: el estado actual y las propuestas.




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• La versión 0.3 hace necesaria la propuesta de una ficha independiente teniendo comoestructura la versión 0.2 debido a que se hacía demasiado extenso y no manejable la fichade los macroprocesos.

• La versión 0.4 tiene una propuesta de estructura de diagnostico y propuesta a losmacroprocesos.

• La versión 0.5 se trata de una ficha que estaba estructurada en 3 partes: estado actual,interrelación y automatización.

• La versión 0.6 que es la actual consta de las partes ya explicadas anteriormente, antes depresentar a cada una de las fichas de diagnostico y automatización de cada macroproceso.

3.2. Propuesta para la UNHEVAL

De las observaciones percibidas al realizar el mapa de procesos de la UNHEVAL, y después dehacer un análisis de cada una de ellas según la ficha de diagnostico y automatización, resalta lanecesidad de automatizar algunos procesos y en algunos casos mejorar los ya existentes, y asítener un Sistema de Información Integrado de la UNHEVAL.

Este Sistema de Información Integrado de la UNHEVAL debe tener las siguientes característicasesenciales en función a la realidad de la universidad:

• Usar un administrador de base de datos más potente y de preferencia de código abierto quepuede reducir los gastos en licencias.

• Debe ser capaz de interactuar amigablemente con los Sistemas de información queproporciona el gobierno (SIAF, SIGA, SEACE, PDT, INFOPRAC y SAGU) y con los que cuentala UNHEVAL, de forma que se evite esencialmente la duplicidad de datos y permita obtenerinformación en tiempo real.

• El sistema debe de contar con un sistema de indicadores integral en la UNHEVAL, para asípoder lograr una gestión adecuada y tener la información oportuna y precisa para la toma dedecisiones en tiempo real, ya que actualmente la gran mayoría de los procesos identificados nocuentan con un sistema de indicadores para evaluarlos y tampoco se cuenta con un sistemaautomatizado que permita verificar el comportamiento y evolución de dichos indicadores con lafinalidad de buscar la mejora en la universidad.

En base a estas características fundamentales el Sistema de Información de acuerdo a la realidadde la UNHEVAL, se plantea el siguiente esquema, donde se muestra con que módulos trabajaría.(Figura 5)




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Figura 5: Sistemas de Información para la UNHEVAL (Elaboración propia)

En esta parte se explican de manera descriptiva algunos de los módulos que deberían de funcionaro implementarse.

o Sistema académico en línea

Debería de implementarse un sistema web que funcione en Internet y entre otras cosaspermita: a los estudiantes consultar sus calificaciones académicas, contenidos de cursos,revisión de carpeta, horario de clases, etc.; a los profesores consultar el historial académico delos estudiantes; a los directores de las escuelas realizar de manera automatizada la gestión delprograma académico; al público obtener información sobre el plan de estudios.

El sistema permitiría compartir información entre diferentes unidades tanto académicas comoadministrativas de la Universidad.

Para esto este sistema se tendría que integrar principalmente con el sistema de académico yde admisión.

o Sistema de biblioteca

El sistema que funciona actualmente en la biblioteca es un sistema obsoleto que no cumplecon muchas de las funciones como búsquedas inteligentes.

Este sistema Cliente/Servidor de biblioteca que se plantea permitiría el manejo integral de todoel sistema de la biblioteca. El sistema permite efectuar la gestión de catalogación, Control deseriales, Circulación y administración de usuarios, aspectos de mantenimiento, registro dedeudas y todos los procesos de búsqueda típicos de un sistema bibliotecario; así mismo este




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sistema debería funcionar también en Internet y mediante la gestión del conocimiento rescatarlos libros más solicitados por los usuarios, con la finalidad de ponerlos a disposición de ellos enarchivos electrónicos.

o Sistema de información de recursos humanos

Este sistema debería de reemplazar al sistema de planillas de la UNHEVAL que se encuentraobsoleta.

El sistema integrado de información y manejo de recursos humanos, sería sistema web quefunciona en red y entre otras cosas permitiría consultar y procesar información referente ahojas de vida de empleados y dependientes, la estructura de la planta de personal, liquidaciónde nómina, pagos y descuentos de nómina, aportes a entidades externas, liquidación deprestaciones sociales, interfaz presupuestal, interfaz contable, selección y contratación, cuotaspartes, cesantías, seguridad social, vacaciones, evaluación de desempeño, concursos,

embargos, jubilaciones, certificados y procesos de gestión de la Oficina de RecursosHumanos.

o Sistema de control de proyectos de investigación

Este es un sistema que permitiría el registro de la información de los proyectos deinvestigación que alientan las diferentes facultades y profesores de la Universidad. Permitiría elregistro y control de la información de los proyectos patrocinados por la Universidad y porentidades externas tanto nacionales como internacionales.

o Sistema de registro académico

Este sistema permitiría manejar la información de los estudiantes desde que se inscriben hastaque se gradúan, realizar de la programación académica, matrícula, adiciones y cancelaciones,registro de calificaciones, procesos para grados, certificados, homologaciones y transferenciasde los estudiantes y producir diversos informes estadísticos en forma de texto y gráficamentesobre los procesos propios de registro académico. Igualmente permitiría el manejo de todos losprocesos de admisiones como las solicitudes de ingreso a la Universidad, calificaciones deexámenes especiales, manejo de excepciones, publicación de admitidos y demás resultadosdel proceso de admisión.

Este sistema también debería contener un modulo especial donde se registre la evaluación alos docentes por parte de los estudiantes, con la finalidad de mejorar las estrategias deenseñanza-aprendizaje y contar con docentes idóneos y adecuados para lograr un sistema

educativo de calidad en la UNHEVAL.

o Sistema económico financiero

Este sería un sistema cliente servidor cuyos principales módulos serian el de Gestión delPresupuesto, Gestión de Tesorería y Gestión contable; este sistema debría de integarase a losque ya viene funcionando en la universidad como son el SIAF, SEACE, SIGA, etc.

El sistema de Gestión del presupuesto, es un sistema que apoya al usuario desde laformulación del presupuesto (de ingresos y egresos) por cada una de las dependencias hastael trámite y ejecución del mismo.




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Este sistema debe ser capaz de efectuar seguimiento a los trámites realizados sobre elpresupuesto: Formulación, Apropiación, Registros y ejecuciones, Ajustes, Modificación,

Anulaciones y Reversiones. El sistema además debe proveer históricos de las modificacionesrealizadas al proyecto de presupuesto y de las vigencias pasadas de presupuesto para realizaranálisis de apropiaciones o ejecuciones.

El módulo Gestión de Tesorería permitiría administrar las obligaciones contraídas por y ante laorganización: Cuentas por pagar, Portafolios de Inversiones Financieras, ObligacionesFinancieras ó Deuda Pública. Optimizar y agilizar las actividades relacionadas con tesorería:Generación automática de pagos, Conciliación Bancaria, Emisión de cheques, Manejos derecibos y Consignación, Pagos a Proveedores en medio magnético, Planeación a través deFlujos de Caja, Control y flujo de documentos valores.

El módulo de Gestión Contable, apoyaría las actividades del área contable como registro o

contabilización automática de las operaciones generadas en otras áreas, de comprobantescontables en forma automática, generación de ajustes por inflación, depreciaciones,valorización y gastos diferidos, entre otros. Adicionalmente debe permitir la obtención deInformes de balances y análisis financieros para determinar el marco económico de laorganización, y la clasificación de movimientos contables por: Centros de costos, Centros deUtilidad, Centros de Información o Eventos.

o Sistema de apoyo universitario

Este sistema permitiría registrar a los alumnos beneficiarios del comedor y verificar laasistencia de los mismos, y a través de una comunicación en tiempo real con el sistemaacadémico verificar que los alumnos con mayor rendimiento académico sean beneficiarios del

comedor. También este sistema permitiría registrar la participación de todos los alumnos en losdiferentes talleres formativos y lograr que el alumno logre su desarrollo integral.

3.3. Relación de los macroprocesos con los sistemas de información

En esta parte mostraremos después de haber propuesto los sistemas de información (módulos)que debe de tener la universidad, las relaciones que estos tienen con uno o más de los catorcemacroprocesos de la UNHEVAL.

Tabla 6: Relación de los macroprocesos con los módulos (Elaboración propia)

MÓDULO MACROPROCESOSSistema académico en línea • Formación profesional

• Gestión de la normatividad.• Gestión de materiales bibliográficos.• Gestión de RR.HH• Extensión universitaria y proyección social.• Gestión económica y financiera.• Planificación operativa.• Desarrollo humano y bienestar universitario.

Sistema de biblioteca • Gestión de bienes y servicios.• Gestión de materiales bibliográficos.• Gestión de RR.HH• Gestión económica y financiera.• Planificación operativa.




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Sistema de información de recursos humanos • Gestión de RR.HH• Gestión económica y financiera.•

Planificación operativa.• Extensión universitaria y proyección social.Sistema de control de proyectos de investigación • Investigación

• Gestión de RR.HH• Gestión económica y financiera.• Planificación estratégica.• Planificación operativa.• Planificación estratégica.• Extensión universitaria y proyección social.

Sistema de registro académico • Formación profesional• Gestión económica y financiera.• Gestión de RR.HH• Desarrollo humano y bienestar universitario.• Extensión universitaria y proyección social.

Sistema económico financiero • Gestión de RR.HH• Gestión económica y financiera.• Planificación operativa.• Extensión universitaria y proyección social.

Sistema de apoyo universitario • Desarrollo humano y bienestar universitario.• Gestión de RR.HH• Gestión económica y financiera.• Planificación operativa.• Planificación estratégica.

En esta tabla se puede observar cómo se relacionan los siete módulos o sistemas de informacióncon los catorce macroprocesos de la UNHEVAL, permitiéndonos entender que existirá unacomunicación permanente y fluida entre ellas haciendo que la funcionalidad de los procesos de laUNHEVAL mejoren significativamente.




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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

- Del análisis realizado al mapa de procesos se concluye que la UNHEVAL presenta un malfuncionamiento de sus procesos estratégicos, misionales y de mejora. Con respecto losprocesos de apoyo, éstas muestran un funcionamiento regular, ya que en su gran totalidadestán normadas.

- Es preciso señalar que la propuesta detallada en el presente informe tiene como base elanálisis del MAPA DE PROCESOS DE LA UNHEVAL y LA CONCEPTUALIZACION DELMODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA UNHEVAL

- La validez de la propuesta se fundamenta en el concepto de la integridad del sistemaviable y el análisis de estado actual de la universidad.

- ES NECESARIO CONTINUAR CON LA SIGUIENTE ETAPA DEL PROYECTO SIINTEL,YA QUE NO ES POSIBLE GESTIONAR LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS, NI TAMPOCOFORMULAR UN PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO SIN HACER

UN DIAGNÓSTICO Y MEJORA DE LOS PROCESOS IDENTIFICADOS POR ELPRESENTE PROYECTO.




REFERENCIAS:

•

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• Orton y Marlene (2004). Summit: ERP software. Summit, desde:http://www.findarticles.com/p/articles/mi_qa3993/is_200409/ai_n9449287

• Tomas Navarro (2005). Sistemas de Información Integrados (ERP).• Malpartida Garay, Katherine (2009). Plan estratégico de tecnología de información de la

dirección de informática de la Universidad Nacional Hermilio Valdizan

IV - Propuesta de Sistema de ion Integrado

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