GTD + iCENTAIdeas · Correo · Eventos · Notas · Tareas · Archivos v1.0

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¿?Qué es el método

GTD ¿?

Getting Things Done GTD es un método de gestión de actividades que se basa en el principio

de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se

puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

Fue ideado por David Allen y a diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, no se centró en el establecimiento de prioridades sino que insta a

la creación de listas de tareas específicas para cada contexto entre otras técnicas.

1. Recopilar

2. Procesar

3. Organizar

4. Revisar

5. Hacer

Rutina GTD

1. RECOPILARDebes capturar todo aquello que puede representar algo que hacer y registrarlo en un sistema fiable que revisarás posteriormente. De este modo, las cosas no estarán rondando por tu cabeza.

Tienes que recopilar el 100% de las cosas que consideres incompletas, ya sean personales o del trabajo, grandes o pequeñas, urgentes o de menor importancia. ¡Todo!

Rutina GTD

2. PROCESAREsta etapa consiste que pensar qué es cada uno de los elementos recopilados y decidir qué hace falta hacer con ellos:

Si no hay que hacer nada:- Si no lo necesitas más, tíralo a la basura.- Si contiene información útil, archívalo.

Si hay que hacer algo- Si requiere menos de dos minutos, hazlo.- Si no eres la persona para hacerla, delégala.- Si requiere más de dos minutos, a la lista de “próximas”

Rutina GTD

3. ORGANIZARLista de proyectos. Trabajos que requieren más de una acción.

Una zona para almacenar el material de consulta.

Una agenda, donde anotar las acciones asociadas a una fecha.

Una o más listas de próximas acciones, donde anotarás las acciones que deben hacerse tan pronto como sea posible.

Una lista de cosas que estás esperando que terminen otras personas.

Rutina GTD

4. REVISAREs necesario revisar el estado en que se encuentran tus proyectos a intervalos regulares y a los niveles adecuados.

Debes revisar diariamente tu agenda, bastante a menudo tus listas de próximas acciones, con cierta frecuencia las listas de proyectos en espera y con la frecuencia que se quiera los proyectos de algún día/tal vez.

Rutina GTD

5. HACER Se sigue el modelo de los cuatro criterios:

Contexto. Tareas que necesiten estar en un lugar o de elementos concretos, por ejemplo herramientas.

Tiempo disponible. Tareas que necesiten un tiempo determinado.

Energía disponible. Tareas que necesiten de una cierta energía.

Prioridad. Después de todo lo anterior queda la criticidad.

Rutina GTD

Paco de Lucía aprendió las escalas de improvisación cuando grabó un disco con

McLaughlin & Larry Coryell...

Paco de Lucía aprendió las escalas de improvisación cuando grabó un disco con

McLaughlin & Larry Coryell...

... 18 años después de haber grabado su primer

disco.

Cuesta coger el ritmo...

Cuesta coger el ritmo...... pero el resultado merece la pena. ¡Te

sientes libre!

Cada uno lo adapta como quiere...

Cada uno lo adapta como quiere...

... esta es mi adaptación.

Introducción a GTD + iCENTA

1. Prepara tu entorno de trabajo

1. GESTOR DE TAREASEl objetivo es vaciar nuestro cerebro de las tareas que tenemos que hacer y para ello necesitamos un gestor de tareas, un lugar donde nosotros controlamos la entrada de información.

Este gestor de tareas tiene que estar dividido por Contextos (Trabajo, Casa, Grupo de música). Cuando estemos en un contexto no podemos preocuparnos por otro. Dentro de cada contexto hay cuatro listas:

- Acciones próximas organizadas por contexto- Acciones en seguimiento (alguien las está ejecutando)- Acciones de “Algún día / Quizás”- Acciones de “Read It Later”

2. PROYECTOSToda tarea inconclusa que requiere más de una acción para ser realizada se considera un proyecto. Este método es efectivo para gestionar tareas “sencillas”. La planificación de proyecto requiere otro tipo de metodologías y herramientas más específicas y que aporten más información (dependencia, cálculo de desviación, revisión de hitos...)

Cuando el proyecto se puede dividir en tareas sencillas habría que generar tantas tareas como requiera el proyecto.

3. PRIORIDADESEn esta metodología no existen las prioridades por definición. La realización de tareas está sujeta al modelo de los cuatro criterios:

1. Contexto. Escoger tareas que requieran estar en este lugar o necesitar, por ejemplo, herramientas.

2. Estrellita. Escoger tareas marcadas como destacadas.

3. Tiempo disponible. Escoger tareas que tengas tiempo para hacer.

4. Energía disponible. Escoger tareas que tengas energía para hacer.

2. Crea tu rutina de trabajo

Inbox Listas Hacer

Revisar

Ideas

Correo

Eventos

Tareas

Notas

Archivos

Inbox Listas Hacer

Revisar

1. Recopilar

2. Procesar

3. Organizar

4. Revisar

5. Hacer

Rutina GTD

1. Recopilar + Organizar

2. Procesar + Hacer

3. Revisar

Rutina GTD + iCENTA

1. Sincronizar

2. Real-Time Work

3. rePlan

Rutina GTD + iCENTA

1. RECOPILAR + ORGANIZAR (SYNC)Ya no es eficiente descargar lo que uno tiene en la mente en diferentes soportes sino que lo que hay que hacer es descargarlo en un solo: el gestor de tareas. Además, hay que hacerlo de manera inteligente, aportando la mayor información posible:

- Contexto- Lista (próximas, seguimiento o algún día)- Fecha- Criticidad

IDEASEn cualquier momento se nos puede encender la bombilla y tener una idea. En ese momento, lo que hay que hacer es generar una tarea con una nota asociada en el gestor de notas.

IDEASEn cualquier momento se nos puede encender la bombilla y tener una idea. En ese momento, lo que hay que hacer es generar una tarea con una nota asociada en el gestor de notas.

¿Qué ocurre cuando se te ocurre una idea mientras estás tomando un café y no tienes a mano tu gestor de notas?

Normalmente llevarás un smartphone encima, ¿no? Escoge siempre un gestor de notas que sea multidispositivo.

Si por cualquier motivo no puedes generarla, envíala a algún sitio que sepas que vas a verlo en alguna de las revisiones (email o nota)

CORREOCada correo electrónico (acción) tiene que desembocarnos siempre en una respuesta (reacción) . Esa respuesta puede ser:

- Llevar a cabo una tarea (si es menos de 2 minutos)- Generar una tarea- Generar un evento- Generar un archivo o nota- Pasarlo a la lista Read It Later”

Cualquier de estas acciones tendrá como consecuencia archivar ese correo. Es importante que la bandeja de entrada esté lo más vacía posible. El objetivo: que la bandeja esté vacía al final del día.

Hay que fijar momentos para ver el correo. Se puede usar la técnica Pomodoro (tramos de trabajo de 25 minutos).

“ Your career will be made on your ability to get things done, not your ability to answer emails immediately. 

(Fuente)

Aporta siempre valor en las respuestas.

Prioriza las respuestas

Deja los vídeos y los artículos para después (Read It Later)

Juega con el “24-hour-turnaround”

No todos los correos tienen que ser contestados.

“ Your career will be made on your ability to get things done, not your ability to answer emails immediately. 

(Fuente)

Aporta siempre valor en las respuestas.

Prioriza las respuestas

Deja los vídeos y los artículos para después (Read It Later)

Juega con el “24-hour-turnaround”

No todos los correos tienen que ser contestados.Cosas que hay que evitar en los emails:

- Tomar decisiones importantes.- Notificar a alguien de algo urgente y esperar que lo haga en el momento.- Intentar cuadrar convocatorias multitudinarias.- Enviar emails que escribirlos lleve mas tiempo que decírselo a su(s) destinatario(s).- Sepultar la información importante con texto descriptivo (usa los @, negritas y subrayados)- No nombrar al destinatario o usar el “To” y el “CC”

EVENTOSLos eventos son hitos en el tiempo a los que tienes que atender. Pueden ser reuniones internas, externas, citas con amigos o eventos de networking. En cualquier caso deben de estar agendadas y siempre deben generar un output.

Por ejemplo si es un evento de networking debes agregar a los contactos a LinkedIn; o si es una cita... Lo que surja :)

Si es una reunión se deberá:

- Pasar las notas a un gestor de notas- Almacenar los archivos en el gestor de archivos- Generar las tareas correspondientes en el gestor de tareas

EVENTOSLos eventos son hitos en el tiempo a los que tienes que atender. Pueden ser reuniones internas, externas, citas con amigos o eventos de networking. En cualquier caso deben de estar agendadas y siempre deben generar un output.

Por ejemplo si es un evento de networking debes agregar a los contactos a LinkedIn; o si es una cita... Lo que surja :)

Si es una reunión se deberá:

- Pasar las notas a un gestor de notas- Almacenar los archivos en el gestor de archivos- Generar las tareas correspondientes en el gestor de tareas

¿Os pasa que tomáis notas en una reunión, en una pizarra o una libreta, y no las enviáis porque no os da tiempo de pasarlas?

La clave es tomarlo directamente en un entorno digital y lo más cercano posible a la versión final. Así cuando termines, simplemente tendrás que copiar y pegar.

En el caso de haber notas en pizarras, saca una buena foto (¡cuidado con los reflejos!) y envíala.

2. PROCESAR + HACER (Real-Time Work)Las tareas son todas aquellas cosas que debemos llevar a cabo. El proceso de ellas es muy similar al de la GTD.

- Sólo hacer caso a un sólo contexto- Empezar siempre por las destacadas (críticas)- Filtrar por las fechas de entrega- Valorar tiempo y energía

Para hacer una tarea fíate de Eisenhower ;)

rePlan

TAREASA medida que procesas tareas puedes encontrarte con lo siguiente:

- Si se finaliza: se archiva, se notifica si hiciera falta y se pasa a la lista de seguimiento si fuera necesario.

- No se finaliza:- Se rePlanifica (reprioriza y recalendariza)- Se segmenta

Nunca se debe dejar una tarea abierta a medias. Tampoco se debe procesar más de un elemento a la vez.

TAREASA medida que procesas tareas puedes encontrarte con lo siguiente:

- Si se finaliza: se archiva, se notifica si hiciera falta y se pasa a la lista de seguimiento si fuera necesario.

- No se finaliza:- Se rePlanifica (reprioriza y recalendariza)- Se segmenta

Nunca se debe dejar una tarea abierta a medias. Tampoco se debe procesar más de un elemento a la vez.

¿Os habéis encontrado con que tenéis 10 correos en borrador porque otros compañeros no paran de interrumpirte?

Las interrupciones y sobre todo la necesidad o sentimiento de urgencia es el enemigo. Hay que aprender a respetar los tiempos de otras personas al igual que todos deberían respetar los tuyos (“método del semáforo”)

Si alguien te interrumpe y es realmente urgente (juicio complicado) antes de dejar la tarea a la mitad, ciérrala y replanifica para cuando retomes.

NOTASLas notas son información en texto necesaria para una tarea.

Las notas se suelen tomar en el “dispositivo” que se tiene más cerca: libreta, Evernote, notas del iPhone, TextEdit... Todas deberían estar centralizadas en un mismo punto. ¡Elige tu gestor de notas y traspásalas!

Lo mejor que puedes hacer es acostumbrarte almacenarlo todo en un mismo sitios y sincronizar los diferentes dispositivos. Genera una forma de etiquetarlas.

En el caso de que otras personas vayan a necesitarlas, usa una herramienta colaborativa.

NOTASLas notas son información en texto necesaria para una tarea.

Las notas se suelen tomar en el “dispositivo” que se tiene más cerca: libreta, Evernote, notas del iPhone, TextEdit... Todas deberían estar centralizadas en un mismo punto. ¡Elige tu gestor de notas y traspásalas!

Lo mejor que puedes hacer es acostumbrarte almacenarlo todo en un mismo sitios y sincronizar los diferentes dispositivos. Genera una forma de etiquetarlas.

En el caso de que otras personas vayan a necesitarlas, usa una herramienta colaborativa.

¿Os ha pasado que buscáis en vuestro correo lo que ha dicho un cliente o un compañero sobre un proyecto concreto?

Esta información debería estar en el gestor de notas, etiquetada y accesible en cualquier momento. El correo no puede ser un gestor de notas.

ARCHIVOSLos archivos es información en formato descargable y almacenable.

La clave de los archivos está en tres parámetros:

- Almacenamiento: entornos colaborativos, servidor...- Nomenclatura: autodescriptiva, control de versiones...- Envío: ¡cuidado con el tamaño!

ARCHIVOSLos archivos es información en formato descargable y almacenable.

La clave de los archivos está en tres parámetros:

- Almacenamiento: entornos colaborativos, servidor...- Nomenclatura: autodescriptiva, control de versiones...- Envío: ¡cuidado con el tamaño!

¿Os ha pasado que buscáis en vuestro correo un archivo adjunto o un Wetransfer que ha caducado de un proyecto concreto?

Esta información debería estar en el gestor de archivos, etiquetada y accesible en cualquier momento. El correo no puede ser un gestor de archivos.

3. REVISAR (rePlan)La revisión consiste en repasar las listas de tareas, los eventos y las notas. Existen al menos tres niveles:

- Diario: final del día para preparar el siguiente (próximas). También se revisa la agenda.- Semanal: final de la semana. Ver los seguimiento, las notas y los “Read It Later”. También se revisa la agenda.- Cuando se estime: revisar las listas de algún día

Es importante la gestión de alarmas, tanto para las tareas como para los eventos. A nivel de tarea es un nivel más de “destaque” y a nivel de eventos ayuda a controlar tiempo invertido en cada uno.

3. REVISAR (rePlan)La revisión consiste en repasar las listas de tareas, los eventos y las notas. Existen al menos tres niveles:

- Diario: final del día para preparar el siguiente (próximas). También se revisa la agenda.- Semanal: final de la semana. Ver los seguimiento, las notas y los “Read It Later”. También se revisa la agenda.- Cuando se estime: revisar las listas de algún día

Es importante la gestión de alarmas, tanto para las tareas como para los eventos. A nivel de tarea es un nivel más de “destaque” y a nivel de eventos ayuda a controlar tiempo invertido en cada uno.

¿Os pasa que no tenéis tiempo de leer esa carpeta o etiqueta de “Read It Later” donde guardas enlaces interesantes?

Seguro que parte es por falta de tiempo pero otra parte es por el rePlan o seguimiento. Hay que reservar momentos en el día para poder darle salida a estas lecturas y visionados.

REPASO1. RECOPILAR + ORGANIZAR (SYNC)

- Ideas + Correo + Eventos- Acción - Reacción

2. PROCESAR + HACER (REAL-TIME)- Tareas + Notas + Archivos- Eisenhower

3. REVISAR- Diario + Semanal + Cuando sea- Gestión de alarmas

3. Usa herramientas que te ayuden

GMAILCorreo electrónico

Google CalendarEventos

Evernote // iNotasIdeas / Notas

WunderlistTareas

Google Drive // Servidor // WetransferArchivos

Software & GTDJose Miguel Martínez

1. Sistema Operativo (MacOS)Shortcuts & Navegación

2  - Gestión de Archivos

3  - NavegadoresShortcuts, Sesiones, Marcadores...

4  - Google DrivePersonal & Co-working

5  - Correo ElectrónicoEtiquetas, Inbox y Labs

Ver Presentación

david.alayon@socialnoise.com@pisitoenmadrid

¡Gracias!