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Recopilar

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Mi sistema GTD, de la A a la Z Por: Jerónimo Sánchez del blog http://jeronimosanchez.com/

Con este artículo doy comienzo a una serie dedicada a mi implementación de GTD, el

método de productividad personal ideado por David Allen. En un principio tenía

pensando describir el método paso a paso. Pero después de pensarlo un poco me dije

que no merecía la pena escribir un curso más (otro) de GTD. La verdad es que hay ya

varios blogs que han hablado mucho y bien sobre el asunto, y no creo poder aportar

nada realmente nuevo a lo ya dicho. (Ver la sección Blogs recomendados en la barra

lateral.)-

Así que, finalmente, decidí que sería más interesante mostrar cómo funciona un

sistema GTD en la práctica: mi propio sistema Ver una implementación particular

creo que puede aportar más que volver a repetir por enésima vez las mismas cosas. Por

tanto, sólo repasaré los conceptos clave de GTD muy rápidamente, según vayan

surgiendo, y me centraré principalmente en cómo hago yo las cosas, para bien o para

mal.

A lo largo de la serie explicaré cómo llevo a cabo las cinco fases típicas del

método: recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión.

También explicaré cómo realizo la gestión creativa de proyectos, un tema que

considero de vital importancia pero que es muchas veces olvidado al hablar de GTD. Al

final haré un repaso rápido de qué técnicas adicionales utilizo, tomadas de otros

sistemas derivados como ZTD o Simply GTD, y de otros estudiosos de la productividad.

Mi sistema GTD: recopilación

Organizarse de forma efectiva no es difícil, sólo requiere un poco de sentido común y

algo de disciplina. En nuestro viaje por GTD, el método de productividad de David

Allen, pasaremos por 5 procesos que deben realizarse de forma independiente, pero

que están todos conectados en un ciclo sin fin: recopilar las cosas por hacer,

procesarlas, organizarlas, ejecutar el trabajo que resulte y, finalmente, revisarlo todo

periódicamente.

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Como vemos, todo empieza con la recopilación. Sin recopilación no hay nada que

procesar, organizar o hacer. ¡Empecemos nuestro viaje!

¿Qué hay que recopilar?

Es muy sencillo: hay que recopilar las cosas que hay que hacer. Pero, ¿qué son

las cosas que hay que hacer? Bueno, cualquier cosa que requiera una actuación por

nuestra parte, bien sea por obligación o porque nosotros asumimos esa

responsabilidad. La forma más sencilla de identificar esas cosas por hacer es pensar en

todo aquello que continuamente ocupa nuestra mente porque hay algo que hacer al

respecto y todavía no está hecho.

Algunos ejemplos de cosas por hacer son: la declaración de impuestos, cambiarle las

pilas al mando a distancia, planear las vacaciones, entregar un reporte de ventas, hacer

la mudanza de la casa, formar una empresa, hacer la compra del super, enviar un

correo a un amigo, escribir un artículo del blog, llevar el coche al taller, aprender a

tocar el piano… En fin, creo que captas la idea. Como puedes ver, dentro de “cosas por

hacer” entran cosas muy sencillas y muy complejas, cosas que se pueden hacer en 1

minuto, o que pueden llevar meses, cosas que hay que hacer inmediatamente o que ni

siquiera estamos seguros de si algún día las haremos, pero en este momento queremos

tenerlas en cuenta.

El identificar y no olvidar todas las cosas que tenemos y queremos hacer es la base de

nuestra productividad.

¿Cómo recopilar?

El problema es que tratar de mantener en la cabeza una lista con todos esos

“pendientes” es una locura, y la causa principal de que la mayor parte de la

humanidad sufra de estrés, no cumpla a tiempo o, sencillamente, se olvide

de sus metas y de hacer lo que tiene que hacer. Por eso, una buena recopilación

gira entorno a un único concepto: recopilar los pendientes en un sistema físico que esté

fuera de la cabeza.

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A continuación describiré mi forma de recopilar, diferenciando dos contextos: cuando

estoy en mi mesa de trabajo (en casa o en la oficina), y cuando estoy en la calle, ya que

uso diferentes técnicas y herramientas de recopilación en cada caso.

1. Recopilar en la mesa de trabajo

La mayor parte de la recopilación la realizo en una bandeja de entrada, tanto en la

oficina como en casa. Cualquier cosa que llega a mis manos y que representa algo que

debo hacer, va a parar a la bandeja. Casi siempre son papeles, pero muchas veces son

objetos, como pilas descargadas (que me recuerdan que tengo que cargarlas), tarjetas

de presentación para registrar en mi agenda, cartuchos gastados de la pluma

estilográfica (que me recuerdan que tengo que comprar cartuchos nuevos), etc. Si la

“cosa” por hacer es simplemente una idea que me viene a la cabeza, la anoto en una

hoja de mi libreta recopiladora, le pongo la fecha y la echo en la bandeja junto con

todo lo demás.

Como ves, es algo bastante mecánico. La recopilación es un proceso continuo que

puede suceder, y de hecho sucede, mientras estoy trabajando en otras cosas. Nunca,

repito, NUNCA dejo de hacer lo que estoy haciendo. Cuando llega algo de lo que me

tengo que ocupar, simplemente pongo un recordatorio en la bandeja de entrada y me

olvido. El analizar lo que eso significa es parte del procesamiento, el segundo de los

procesos de GTD. Aquí sólo estoy recopilando para que no se me olviden las cosas.

Dos bandejas de entrada implícitas son las del correo electrónico y la de mensajes

de voz del teléfono móvil. Las cosas llegan ahí solitas, por lo que la recolección se

realiza automáticamente. No hay mucho qué hacer ni de qué preocuparse en estos

casos

Otra bandeja de entrada no tan obvias pueden ser la del lector de feeds, que no

representan más que material que quiero revisar y leer

2. Recopilar en la calle

En la calle utilizo básicamente dos herramientas: la libreta recopiladora de la que ya

hablé, y la grabadora de notas de voz de mi teléfono. Dependiendo de la situación

en la que me encuentre, uso una u otra. Normalmente prefiero escribir, pero si voy

conduciendo, grabo una nota de voz. En cualquier caso, siempre incluyo la fecha.

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Cuando estoy fuera, no sólo recopilo ideas que me vienen a la cabeza,

también recopilo mis gastos. Este hábito es parte fundamental de mi sistema de

finanzas personales. A fin de cuentas, las notas con los gastos pueden ser tratados

exactamente igual que cualquier otra cosa por hacer (en este caso, gastos que tengo que

registrar en mi sistema contable).

Cuando llego a casa o la oficina, saco todas las notas de mi libreta y las pongo en la

bandeja de entrada física. De nuevo, esto lo hago de forma automática; no me pongo a

procesar o a ejecutar el trabajo que representan, simplemente saco las hojas, las dejo

en la bandeja y me pongo a hacer lo que tuviera previsto hacer (escribir un artículo del

blog, ponerme un café o preparar el reporte de ventas).

Obviamente, las notas de voz se quedan guardadas en el teléfono, igual que las fotos y

los vídeos que haya podido grabar. El teléfono es la propia bandeja de entrada, y ahí se

quedarán hasta que les llegue el momento de ser procesados, como veremos más

adelante.

Listo para el siguiente paso

Recopilar es un proceso continuo que no requiere mucho esfuerzo, pero sí un poco de

disciplina. La idea principal con la recopilación es que puedas estar seguro de que no se

te escapa nada. No importa cuándo vayas a empezar a trabajar en cada cosa, lo

importante es que, llegado el momento, puedas estar seguro de que todo está ahí.

Con una buena recopilación ya no tienes que estar continuamente tratando de recordar

dónde dejaste aquella tarjeta de presentación, o qué era lo que tenías que incluir en el

reporte de ventas. O peor aún, pensando que tenías que hacer algo pero sin recordar el

qué.

Ahora bien, puedes estar recopilando todo el día, pero en algún momento tendrás

que revisar lo que hay en las bandejas de entrada y decidir qué es

exactamente lo que hay que hacer al respecto de cada cosa. Como veremos,

esto ya no es tan sencillo como parece. Es el llamado procesamiento de las bandejas de

entrada, y de ello me ocuparé en la siguiente entrega de la serie.

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Procesar

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Mi sistema GTD: procesamiento

En el artículo anterior de la serie expliqué cómo recopilar todas las cosas que tenemos

o que queremos hacer, de manera que no se nos escape nada. Después de haber

recopilado tendrás las distintas bandejas de entrada llenas de papeles, objetos varios,

notas de voz, fotos digitales y todo lo que se te pueda ocurrir que representen asuntos

pendientes.

Ahora ha llegado el momento de revisar esas bandejas una a una, y de tomar la

decisión de qué es lo que hay que hacer al respecto de cada cosa que encuentres.

¡Empecemos!

Bueno, antes de empezar tengo que hacer una aclaración: procesar las cosas de las

bandejas no es hacer el trabajo que representan. Uno de los errores más

comunes de los GTD-ianos neófitos es pensar que tienen que hacer algo con todo lo

que encuentran en las bandejas en ese preciso momento. Eso les genera estrés y, en

muchos casos, les termina disuadiendo de implementar el sistema.

En este paso sólo se toman decisiones, no se hacen las tareas en sí mismas. Un buen

procesamiento debe ser muy fluido, y sólo requiere pensar rápido y bien.

Las 3 reglas del procesamiento

Para hacer un buen procesamiento debes tener en cuenta estas 3 reglas:

1. Tomar las cosas de la bandeja una a una. A la hora de procesar debes tomar

cada cosa de la bandeja por orden, de arriba a abajo. No es necesario aplicar

prioridades o tomar primero lo más urgente. Una vez que te pongas a procesar todo

saldrá de la bandeja, y habrás decidido qué hacer con todo ello en cuestión de minutos.

¿Para qué molestarse en priorizar? (Las prioridades pueden ser un concepto útil

cuando te pongas a ejecutar el trabajo, no en este momento.)

2. Lo que sale no vuelve a entrar. Es muy tentador tomar algo de la bandeja, y al

ver que no puedes decidir fácilmente qué hacer con ello, devolverlo y tomar otra cosa.

¡Error! Si tomas algo ya no debe regresar, o corres el riesgo de que ciertas cosas nunca

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salgan de la bandeja. A veces no es fácil tomar una decisión… ¡pero ese es precisamente

tu trabajo!

3. Procesar cada bandeja las veces que sea necesario. Hay que entender que

cada bandeja tiene su ritmo. Seguramente el correo del trabajo lo procesarás al menos

una vez al día (o puede que más), mientras que las fotos de tu teléfono móvil pueden

quedarse ahí varios días sin causar mayores problemas. Por tanto, tienes que crear

rutinas que te permitan procesar cada bandeja con la frecuencia adecuada. Ni más, ni

menos.

Un lector me preguntaba en el artículo anterior si no me preocupaba dejar notas

personales en la bandeja del trabajo cuando me iba a casa, o viceversa. Y la respuesta

es no, ya que siempre proceso mis bandejas físicas al final del día, de forma que cuando

salgo de casa o de la oficina ya tengo toda la información integrada en mi sistema GTD.

(En otro artículo os contaré qué herramienta uso para llevar siempre conmigo mi

sistema GTD.)

¿Qué hacer con cada cosa?

Tienes las bandejas rebosantes de cosas. Ha llegado el momento de la verdad. Acabas

de sacar algo de una bandeja de entrada y tienes que decidir. Bueno, estás de suerte

Sólo hay 5 cosas que puedes hacer con ella:

1. Tirarla. No sé por qué hay tanta gente que tiene alergia a tirar cosas. Muchas más

veces de las que te imaginas lo mejor que puedes hacer con algo es tirarlo. ¿No tiene

valor actual, ni tampoco vas a hacer nada con ello en el futuro? Entonces, ¡tíralo! Sin

remordimientos. Es rápido y sencillo, y dejará de estar ocupando espacio y tiempo.

Truco: Si de verdad eres incapaz de tirarlo “no vaya a ser que luego”, entonces…

2. Guardarla. Muchas cosas no requieren que hagas nada con ellas, simplemente

quieres conservarlas para referencia futura, como por ejemplo la declaración de

impuestos, un artículo de una revista, o los mapas de tu último viaje a Praga. En ese

caso guárdalo, pero guárdalo ahora mismo, no esperes.

Cuando lleguemos al proceso de organización veremos algunas técnicas y herramientas

para construir sistemas de archivo eficaces y rápidos de usar, en función del tipo de

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material a archivar. Que sean fáciles y rápidos de usar es crítico si no queremos tener la

tentación de dejar la tarea de archivar para luego (es decir, nunca).

3. Delegar. Está bien, has decidido que hay que hacer algo al respecto. Entonces,

antes de seguir adelante averigua si es posible delegarlo en alguien más. Igual que hay

gente que tiene alergia a tirar cosas, hay gente que tiene alergia a delegar.

Si conoces a alguien que lo puede hacer mejor que tú, o más rápidamente, o

simplemente no quieres hacerlo tú mismo y tienes la autoridad para delegarlo, no lo

dudes: delega la tarea y anota un recordatorio en tu sistema. (Cuando lleguemos al

proceso de organización veremos cómo registrar recordatorios.)

4. Hacer. No te has desecho de la cosa ni la has podido delegar. Bueno, entonces aquí

es donde entra en juego la celebérrima regla de los 2 minutos, que reza así:“si el tiempo

estimado para hacerlo es menor a 2 minutos, hazlo ahora”. ¿Por qué? Por una simple

cuestión de eficiencia. Es más costoso registrarlo y darle seguimiento en tu sistema

GTD que hacerlo en este mismo momento.

Algunos ejemplos típicos de cosas que puedes hacer en menos de 2 minutos son

responder un correo rápido, hacer una cita por teléfono, archivar un documento, etc.

Truco: En realidad los 2 minutos son orientativos. Se trata de que evalúes el tiempo

que te llevará hacer algo, y si no es mucho, hazlo inmediatamente. De todos modos

vas a terminar haciéndolo, así que ¿por qué esperar?

5. Diferir. Finalmente has decidido que la cosa representa algo que tienes que hacer

personalmente y, además, no se puede hacer rápidamente. En ese caso, y sólo en ese

caso, tendrás que registrarlo en tu sistema GTD para hacerlo en cuanto sea posible,

según un sistema de listas de proyectos y siguientes acciones que veremos en el

próximo artículo.

Como has podido comprobar, el procesamiento de las bandejas de entrada es una tarea

puramente intelectual. Aquí no hay herramientas, sólo tu propio cerebro. Como seguro

ya intuyes, el procesamiento va de la mano de la organización, especialmente si hay

que guardar el material de consulta, o delegar o diferir el trabajo. Sin embargo, es

importante distinguir ambos pasos para fijar el orden correcto de actuación y poder

dominar el método.

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Organizar

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Mi sistema GTD: organización (I)

En el artículo anterior vimos cómo realizar el procesamiento de nuestra bandejas de

entrada. Nos deshicimos de algunas cosas, pero la mayoría de ellas significaban trabajo

por hacer o material de referencia para guardar. Vimos cómo tomar la decisión de qué

había que hacer con cada cosa, pero no dijimos nada sobre cómo organizarlo en un

sistema sencillo y eficiente.

Como ya te estás dando cuenta, el procesamiento va siempre de la mano de la

organización. Cuando procesamos un elemento de la bandeja de entrada debemos

organizarlo inmediatamente, es decir, integrarlo al sistema de productividad.

Dependiendo de la decisión que hayamos tomado, utilizaremos unas herramientas u

otras. Veamos cómo hacerlo.

Organizar material de referencia

Si decidimos que algo debe ser guardado, hay que guardarlo en ese mismo momento.

No se te ocurra dejarlo en un montón para guardarlo después, o corres el riesgo de que

se quede ahí para toda la eterninad y, por supuesto, que no lo encuentres cuando lo

necesites.

Por eso es muy importante que tengamos sistemas de archivo sencillos y muy

rápidos de utilizar. En mi caso, tengo dos sistemas:

1. En el ordenador. La mayor parte del tiempo uso el ordenador para trabajar, así

que tengo un sistema de carpetas diseñado para dar cabida a todo el material

electrónico que me llega. Las cosas que organizo en el ordenador incluyen archivos

adjuntos en correos electrónicos, manuales de aparatos, reportes, resguardos de

operaciones por internet y un largo etcétera.

Siempre que puedo, procuro mantener las cosas en formato electrónico, en lugar de en

papel. No sólo ocupan menos espacio y es más rápido buscar cosas, sino que también

estoy ayudando a conservar al medio ambiente.

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Como explicaba en un artículo anterior, en una carpeta del ordenador llamada “Mi

Referencia” tengo subcarpetas por cada empleo que he tenido, así como una

subcarpeta para archivos personales, otra para la documentación general de referencia

(manuales, libros, cursos, etc.), y varias para los distintos proyectos no profesionales

que son lo suficientemente complejos como para tener su propia subcarpeta. Dentro de

ellas no hago muchas subdivisiones; prefiero utilizar una herramienta de búsqueda

(como Windows Search) que se encarga de encontrar lo que necesito en cada

momento.

2. En archivadores físicos tipo A-Z para lo que tengo que guardar en papel

obligatoriamente. Tengo dos, uno en la oficina (ver la foto del encabezado), y uno

pequeño, portátil, en casa. La organización es idéntica en los dos casos. A pesar de lo

que dice David Allen, a mi me funciona muy bien el sistema de carpetas colgantes, cada

una con una carpeta manila en su interior. Funciona así:

Cuando quiero guardar algo, lo pongo en una carpeta manila vacía, luego creo dos

etiquetas iguales con el asunto (por ejemplo, “COCHE”), y las pego en las carpetas.

Finalmente, pongo la carpeta manila dentro de la carpeta colgante, y las guardo en el

archivador por orden alfabético de asunto.

Si por algún motivo tengo que trabajar con algún material, saco la carpeta manila y

dejo la carpeta colgantes en el archivador. Puedo tener la carpeta manila unas horas o

unos días, pero cuando acabe de usarla sé perfectamente donde tiene que ir archivada:

exacto, en la carpeta colgante con el mismo nombre

Para que el sistema sea eficiente es importante no intentar utilizar categorías

para clasificar las carpetas, ya que tarde o temprano dejarán de ser adecuadas y te

obligarán a reclasificar una y otra vez. Cada carpeta debe contener material relativo a

un único asunto, el cual debe ser bien visible en la pestaña de la carpeta colgante.

Un truco que utilizo para que no me de pereza archivar es tener en el archivador una

carpeta colgante de diferente color (naranja), donde guardo carpetas manila vacías.

Detrás del separador cuelgo 10 ó 12 carpetas colgantes también vacías. Así no tengo

que buscar nada, y archivar cualquier cosa me lleva menos de 1 minuto: pienso un

nombre apropiado para el asunto, imprimo dos copias de la etiqueta en mi

etiquetadora electrónica, las pego en las carpetas y las guardo en el archivero.

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Registrar recordatorios con fecha

Si lo que tengo que recordar tiene una fecha fija, como una cita, una reunión o el

comienzo de una feria, entonces lo anoto directamente en el calendario. He utilizado

varios calendarios a lo largo del tiempo, como el calendario de mi teléfono móvil y el de

mi programa de correo electrónico. En realidad sirve cualquiera, siempre que sea fácil

de actualizar y consultar.

En el calendario SOLO van recordatorios con fecha fija, no las buenas

intenciones. Está completamente prohibido utilizar el calendario para

programar el trabajo, es decir, no debemos anotar lo que QUEREMOS hacer hacer

cada día, sino lo que TENEMOS que hacer. Programar el trabajo es la causa principal

de que fallen la mayoría de los sistemas de productividad. Normalmente los

imprevistos echan por tierra cualquier intento de programación, así que no programes.

(En otros artículos de la serie veremos cómo ordenar y priorizar las tareas para hacer a

tiempo todo lo que es realmente importante para nosotros.)

El calendario debe mostrar de un vistazo los compromisos fijos. He comprobado que si

el calendario tiene demasiada información pierde efectividad. Por eso, algunos

recordatorios, como los aniversarios y los cumpleaños, prefiero llevarlos en listas, no

en el calendario.

Como veremos más adelante, utilizar listas y revisarlas periódicamente es fundamental

en GTD. De momento basta decir que en mi sistema GTD portátil tengo una lista

separada para los aniversarios y cumpleaños, que reviso periódicamente para saber a

quién tengo que felicitar. Sólo si implica algún tipo de preparación, como comprar un

regalo, lo anoto en el caledario con la suficiente antelación.

David Allen propone además un sistema de 43 carpetas para organizar los

recordatorios, especialmente si trabajas mucho con papel (tendremos ocasión de

profundizar en ello en otro artículo). Yo, sin embargo, sólo utilizo un calendario

electrónico y listas en el ordenador.

Registrar las tareas delegadas

Cualquier cosa que no vayas a hacer tú, pero que tiene que ser hecha, tienes que

delegarla en alguien. Y si la delegas en alguien, tienes que tener una forma de llevar la

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cuenta de qué has delegado, cuándo, quién lo hará y, en su caso, para cuándo tiene que

estar listo. Llevar este control es la única forma de poder hacer revisiones de lo que

está pendiente, y pedir cuentas a las personas en que delegaste las tareas.

De nuevo, para esto utilizo una lista. David Allen la llame la lista “A la espera”, es decir,

la lista de cosas que estás esperando que hagan otras personas.

La forma en que lleves esta lista no es importante, siempre que la revises y la

mantengas actualizada (eso lo veremos en próximos artículos de la serie). En mi caso,

además de la lista de aniversarios y cumpleaños, tengo otra lista de cosas a la espera.

Ahí es donde anoto todo lo que delego, de forma que nunca se me olvide nada.

Como truco te diré que el título de cada una de estas tareas empieza siempre por el

nombre de la persona que tiene que hacerlo, seguido de una descripción breve de lo

que espero recibir, y la fecha en que lo delegué. Por ejemplo, si el día 5 de octubre le

encargué a mi amigo Pedro que me comprara el nuevo libro de productividad de Berto

Pena, anotaría algo así:

“Pedro – Libro de productividad de Berto Pena – 5 Oct”

En la lista de “A la espera” no sólo debes anotar lo que delegas expresamente,

sino lo que está delegado de forma implícita. Es decir, lo que tú no has pedido

pero que de todos modos tienes que recibir de un tercero. Un ejemplo típico es la

declaración de ingresos que te tiene que dar tu empresa para hacer la liquidación de

impuestos anual.

Y aquí vamos a dejar esta primera parte dedicada a la organización. Como vemos,no

necesitamos muchas cosas para organizarnos: un archivador, un

calendario y listas. De hecho, la mayor parte del tiempo te lo pasarás trabajando con

listas, añadiendo, modificando y eliminando elementos de ellas. Por eso es importante

que elijas una forma de manejar listas que te sea práctica, ya sea en hojas de papel o en

un programa en el ordenador. Hay literalmente miles de opciones. El método GTD no

te dice con qué herramienta debes trabajar (eso debes decidirlo tú), sino cómo trabajar

con las listas.

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Mi sistema GTD: organización (y II)

Si recordáis, en el artículo anterior de la serie dejamos la organización a medias. Nos

ocupamos de cómo organizar el material de referencia, cómo registrar los

recordatorios con fecha y cómo llevar el control de las tareas que delegamos en terceras

personas. Ahora nos toca meternos de lleno en cómo organizar el trabajo que nos toca

hacer a nosotros.

Ya dijimos que para el trabajo que tenemos que hacer nosotros mismos sólo hay dos

opciones: 1) si estimamos que nos llevará menos de 2 minutos, lo hacemos

inmediatamente y nos olvidamos del asunto, o 2) si nos va a llevar más tiempo, lo

diferimos para hacerlo lo antes posible.

Pero, ¿cómo organizamos el trabajo diferido? De eso nos vamos a ocupar ahora.

Acciones y proyectos

En la terminología GTD hablamos de acciones cuando lo que hay que hacer

es una tarea simple, y de proyectos si lo que hay que hacer involucra dos o

más tareas simples. Puede parecer un poco exagerado, pero en realidad es una

definición muy práctica, como veremos después.

Así que lo primero que tienes que hacer antes de organizar algo para diferirlo es

responder a la pregunta: ¿el trabajo se puede llevar a cabo mediante una tarea simple o

necesitaré crear un proyecto? O dicho de otro modo, ¿tengo todo lo que necesito

para hacerlo o hay otras cosas que debo hacer primero?

Una de las partes que resultan más complicadas para llegar a dominar GTD es saber

hacer una correcta distinción entre acciones y proyectos. Una vez realiza la

clasificación es muy fácil organizar el trabajo. Pero diferenciarlos no siempre resulta

fácil.

Supongamos que tienes que cambiar una bombilla fundida de la habitación. A priori

parece algo simple, así que decides que se trata de una acción. Pero enseguida te das

cuenta de que no tienes bombillas de repuesto, y que ni siquiera sabes de qué potencia

debe ser. Así que, lo que parecía una tarea simple en realidad no es tan simple, sino un

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mini-proyecto compuesto de varias acciones: “Averiguar la potencia de la bombilla”,

“Comprar una bombilla de repuesto” y “Cambiar la bombilla”.

Si hubieras registrado simplemente “Cambiar bombilla de la habitación” en tu lista de

tareas, probablemente te hubiera costado mucho tiempo hacerlo. Cada vez que vieras

esa tarea en la lista te darías cuenta de que no tienes la información ni los elementos

necesarios para llevarla a cabo, así que te la saltarías e irías a la siguiente tarea que sí

pudieras hacer. Y así una y otra vez, quién sabe por cuánto tiempo (quizá para

siempre). Es lo que yo llamo el “síndrome de la procrastinación forzada”, y es

muy común cuando no tienes en marcha un sistema de organización como GTD.

Como ves, una de las claves de GTD es definir correctamente las tareas como

acciones concretas y físicas que puedas llevar a cabo de manera directa. En

mi caso, para ayudarme a la hora de definir proyectos y acciones aplico los siguientes

tres pasos:

1. Empiezo definiendo el objetivo que quiero conseguir, asumiendo que es un

proyecto. Por ejemplo, “Bombilla de la habitación cambiada” (fijaos que empiezo con

un sustantivo, no un verbo).

2. Analizo las posibles acciones que tendré que llevar a cabo para

conseguir el objetivo, definidas como verbos. Por ejemplo: “averiguar la potencia”,

“comprar un repuesto”, “cambiar la bombilla” (todas las acciones son verbos).

3. Si no consigo desglosar el supuesto proyecto en acciones, entonces muy

probablemente se trata de una tarea simple. Por ejemplo, si ya sé que la

bombilla es de 100W y tengo bombillas de repuesto, entonces reformulo el proyecto y

lo convierto en tarea así: “Cambiar la bombilla de la habitación”.

Al principio, estos tres pasos los hacía por escrito la mayoría de las veces, pero con el

tiempo he terminado haciéndolo mentalmente y en cuestión de segundos. Como todo,

la práctica es la que te ayuda a dominar la técnica.

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Organizar los proyectos

Los proyectos representan simplemente los frentes abiertos que tienes en un momento

dado. En realidad, los proyectos no son trabajo por hacer. El verdadero trabajo

está representado por las acciones que forman esos proyectos.

Aún así, es necesario mantener una lista de esos frentes abiertos para tener una visión

general de nuestro trabajo. Y en GTD a esa lista se la llama, sorprendentemente,

“Proyectos” Así de sencillo. No hay más que contar.

En próximos artículos de la serie veremos cómo manejar esta lista para asegurarnos de

que todos los proyectos tienen tareas definidas y avanzan adecuadamente.

Organizar las acciones

Las acciones representan el trabajo real que tenemos que hacer: comprar, revisar,

llamar por teléfono, enviar un correo, lavar, escribir un artículo, etc. Podríamos

mantener todas las tareas en una sola lista llamada “Tareas” (de hecho, eso es lo que

hacemos normalmente cuando no tenemos un método), pero David Allen descubrió

que la forma más eficiente para organizar las tareas es utilizar contextos.

No tiene sentido que tengas juntas las cosas que sólo puedes hacer en la oficina, con las

que sólo puedas hacer en casa, con las que sólo puedes hacer cuando andas en la calle…

Es muy ineficiente, y complica muchísimo las cosas, el tener que buscar en una lista

larguísima donde tienes todo mezclado. Por eso, en GTD se alienta el uso de diferentes

listas de tareas, una por cada contexto. Por ejemplo “@Casa”, “@Oficina”, “@Recados”,

etc. (El signo de arroba delante del nombre del contexto significa “at”, o “en” en inglés,

y se usa mucho en GTD.)

Cada uno de nosotros debemos definir qué contextos se adaptan mejor a

nuestras actividades, y crear las listas correspondientes. Los anteriores son

contextos muy comunes, pero mucha gente tiene además otros contextos específicos

para la escuela (“@Escuela”), para cuando tiene un teléfono a mano (“@Teléfono”),

etc. Una vez definidos los contextos que más te convengan, simplemente debes añadir

cada tarea a la lista adecuada. Así, cuando te encuentres en un contexto determinado

sólo tendrás que revisar la lista de ese contexto y decidir qué hacer a continuación (lo

veremos en el artículo dedicado a la ejecución del trabajo).

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La lista “Algún día/Quizá”

Pero, ¿qué pasa con los proyectos que quieres hacer y no tienes tiempo en este

momento, o simplemente no estás seguro de si vas a querer hacerlos alguna vez? En

esta categoría caen cosas como aprender a tocar el piano, obtener una certificación

profesional, hacer un viaje a China, o pintar de rojo el salón de tu casa. Son cosas que

no quieres que caigan en el olvido, pero ahora no tienes tiempo o ganas de trabajar en

ellas.

Para este tipo de cosas se utiliza una lista llamada “Algún día/Quizá”. Como la lista de

“Proyectos”, esta lista no representa trabajo por hacer, es sólo una forma de

aparcar temporalmente nuestras ideas e inquietudes a la espera de un

momento adecuado para trabajar en ellas. Mover proyectos de la lista

“Proyectos” a “Algún día/Quizá” es todo un arte, y dominarlo es uno de los secretos

para reducir el estrés diario.

Como veremos en otro artículo de la serie, la lista “Algún día/Quizá” deberá ser

revisada con la frecuencia adecuada, de modo que podamos “despertar” estos

proyectos dormidos llegado el momento, transfiriéndolos a la lista de “Proyectos”.

Conclusión

Si te das cuenta, para organizar el trabajo sólo hemos utilizado listas: una para los

proyectos o frentes abiertos, varias listas contextuales para las acciones siguientes que

tenemos que ejecutar, y una más para aparcar futuros proyectos e ideas interesantes.

De todas ellas, sólo las listas contextuales representan trabajo real por hacer.

En el próximo artículo veremos cómo manejar estas listas para llevar a cabo el trabajo,

y descubriremos las ventajas de haber separado correctamente los proyectos de las

tareas, y de haber clasificado las tareas según sus contextos.

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Ejecutar

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Mi sistema GTD: ejecución

Por fin ha llegado la hora de la verdad Hasta ahora hemos recolectado las cosas

pendientes, las hemos procesado para averiguar qué es lo que significan realmente

para nosotros, y las hemos organizado en un sistema confiable en forma de listas de

proyectos y siguientes acciones. Pero todo ese esfuerzo no sirve para nada si no

completamos el círculo y ejecutamos realmente el trabajo, que en definitiva es para lo

que estamos usando GTD.

Vamos a echar un vistazo a cómo es un día de trabajo típico usando GTD. Pero antes

veamos un par de criterios que David Allen sugiere utilizar en lugar de un sistema de

prioridades tradicional, y por qué hacerlo.

Cómo elegir el trabajo a realizar

Como dijimos en el artículo anterior de esta serie, todo el trabajo está representado por

tareas en las listas de siguientes acciones, divididas por contextos. Para decidir qué

hacer en este momento no debemos mirar ni la lista de proyectos, ni la lista de “algún

día/quizá”; sólo las listas de siguientes acciones y, quizá, la lista de tareas “a la espera”.

En los métodos de productividad tradicionales es muy común establecer prioridades

para cada tarea, e ir seleccionando cada una por orden: primero las más prioritarias,

luego las menos. Sin embargo, esta forma de trabajar tiene algunos problemas. En

primer lugar, la asignación de prioridades es algo bastante subjetivo, y lo que

unas veces parece prioritario puede dejar de serlo en otras circunstancias. Además, es

muy fácil confundir lo prioritario con lo urgente, lo que hace aún más difícil

establecer una escala de prioridades realmente objetiva que permanezca constante en

el tiempo. Para empeorar las cosas, no siempre estamos en la situación más adecuada

para afrontar ciertas tareas, por falta de medios o de la energía necesaria.

Entonces, ¿cómo elegir el trabajo a realizar en cada momento? Debemos partir de un

hecho claro: si hemos realizado una buena recopilación, procesamiento y organización

del trabajo, no importa lo urgente o “prioritario” de cada una de las tareas de nuestras

listas: todas ellas deben hacerse lo antes posible, sin excepción. Y la forma más

eficiente de hacerlo es teniendo en cuenta dos criterios:

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1. El contexto de trabajo. No tiene sentido obsesionarnos con una llamada

telefónica importantísima que tenemos que hacer, si en este momento no tenemos un

teléfono disponible. Igualmente, si te encuentras revisando tu correo electrónico

resulta estúpido dejar de autorizar una compra (que te lleva menos de 1 minuto), sólo

porque el informe de tu jefe es más prioritario.

Es por eso que en el artículo anterior de la serie hicimos una división de las “siguientes

acciones” teniendo en cuenta los contextos. De esa forma podemos tener rápidamente

a la mano una lista de todo el trabajo que tenemos que hacer según el entorno oen que

nos encontremos.

2. Nuestro nivel de energía. No siempre tenemos la misma energía para hacer

ciertas cosas. Por ejemplo, al final del día solemos estar más cansados. Quizá no sea

una buena idea trabajar en la planeación de un nuevo proyecto, que requiere mucha

concentración y capacidad creativa. En lugar de ello, es más inteligente ocupar esos

momento de baja energía en hacer tareas rutinarias, repetitivas y que requieran poca

concentración, como archivar documentos, hacer llamadas telefónicas rápidas, o leer

un artículo de un blog que te interesó.

Un día de trabajo usando GTD

Ahora sí, con estos dos criterios presentes, veamos cómo es uno de mis días de trabajo

usando GTD:

La primera actividad siempre es revisar las bandejas de entrada(principalmente

el correo electrónico y los mensajes de voz), para procesar todas las nuevas tareas y

organizar el trabajo que resulte. La idea es tener un conjunto de listas actualizado,

incluido lo que haya podido surgir desde el día anterior, como notas de voz o correos

de mis compañeros de Europa, antes de decidir por donde empezar.

Inmediatamente después es hora de echar un vistazo a la lista de tareas “a la

espera” y enviar los recordatorios necesarios, dependiendo de la urgencia y la

antigüedad de cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que el trabajo

delegado no caiga en el olvido, y que los responsables sientan la “presión” necesaria

para que terminen el trabajo lo antes posible.

22

Con el trabajo organizado, empiezo a moverme. Teniendo en cuenta mi nivel de

energía y el contexto en que me encuentro, tomo las listas de siguientes acciones y

dedico un bloque de tiempo de entre 1 y 2 horas a trabajar en una o varias tareas

relacionadas con los proyectos que son más importantes para mi. Por

ejemplo, planear los recursos de un nuevo proyecto, preparar una auditoría interna,

instalar y configurar un nuevo sistema, o escribir el manual para un curso de

formación.

En este punto no hay recetas. Cada uno, teniendo en cuenta sus objetivos profesionales

y personales, es el único responsable de decidir qué tiene que atacar primero en cada

momento. Quizá sea ahora cuando el concepto de urgencia pueda influir un poco más.

Pero si se hace bien, tendremos que realizar todo el trabajo que está recogido en las

listas contextuales en un período de tiempo razonable.

En general, suelo crear 2-3 bloques de trabajo “pesado” a lo largo del día, en

los que hago avanzar mis proyectos importantes, y otros 2-3 bloques de

trabajo menos pesado, en los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de

resolver, y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer llamadas, archivar,

etc.

Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños descansos de 5 minutos

para recuperar fuerzas. Por ejemplo, charlando con un compañero en la máquina

de café, dando un pequeño estirón fuera de la oficina, o leyendo un artículo de mis

blogs preferidos. Además de descansar, estas pausas sirven como pequeños premios

que me doy por el trabajo bien hecho.

Cuando inicio un bloque de trabajo pesado elimino todas las distracciones, como

el correo electrónico e Internet. Es más, si llega un compañero y me obliga a

interrumpir lo que estoy haciendo, lo atiendo rápidamente, tomo nota de lo que quiere,

lo pongo en la bandeja de entrada y continúo con lo que estaba haciendo.En ningún

caso dejo de hacer lo que estoy haciendo hasta terminar lo que me había

propuesto para ese bloque de trabajo.

Al final de la jornada procuro reservar uno de los bloques de trabajo de baja intensidad

para hacer una revisión rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso

lo que haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el día (incluido el

correo electrónico), depuro las listas de siguientes acciones (eliminando el trabajo ya

23

completado), y le doy otro repaso a la lista de tareas a la espera. De esa forma puedo

“cerrar el kiosko” con la tranquilidad de que todo está bajo control.

Por supuesto, hay mucho más que decir con respecto a la ejecución del trabajo, como

iremos viendo en otros artículos, pero espero que esto te haya servido para captar la

idea general, y empezar a aplicar los principios fundamentales que descansan detrás de

una buena gestión del trabajo.

En el próximo artículo de la serie veremos un aspecto muy importante del trabajo al

que se le suele prestar poca atención, y que a mi juicio es una de las grandes

aportaciones de GTD: la gestión creativa de proyectos. Dado que la mayor parte del

trabajo está formado por pequeño y grandes proyectos, saber gestionarlos de forma

adecuada resultará de gran ayuda.

Mi sistema GTD: gestión de proyectos

Nos aproximamos al final de la serie. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que

tenemos que hacer, cómo procesarlas y organizarlas, y cómo ejecutar el trabajo que

representan. Precisamente a la hora de ejecutar el trabajo nos dimos cuenta de que

muchas de las tareas no eran en realidad tareas, sino proyectos. Por eso merece la pena

detenernos un momento en la explicación del método y profundizar un poquito en

cómo manejar esos proyectos.

David Allen propone una estrategia para la gestión creativa de proyectos que muchas

veces es ignorada por los aprendices de GTD por considerarla superficial. En realidad

se trata de una herramienta muy poderosa que nos permite “atar” perfectamente

cualquier cabo suelto, especialmente las maromas de los grandes proyectos que a veces

tenemos que afrontar. Pero, ¿en qué consiste esta forma de gestionar proyectos?

Las 2 verdades sobre los proyectos

Antes de seguir, veamos 2 grandes verdades sobre los proyectos que a lo mejor te

hacen abrir los ojos:

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Verdad #1. La mayor parte del trabajo no está formado por tareas simples,

sino por proyectos. Aunque no lo parezca, la mayor parte del trabajo que hagas

serán proyectos, al menos según la definición de proyecto de GTD. De forma

consciente o inconsciente, siempre estás gestionando proyectos, desde cambiar una

bombilla (como veíamos en el artículo anterior de la serie), hasta organizar una boda.

Casi todo son proyectos.

Verdad #2. Para gestionar el 99% de los proyectos no necesitas

herramientas especiales (ni siquiera para muchos de los considerados

grandes proyectos). Salvo contadísimas excepciones, nunca necesitarás

herramientas del tipo Microsoft Project (o cualquier de las opciones libres como,

Planner o GanttProject). Bastará papel, lápiz y…

El modelo de planificación natural

Para planificar un proyecto adecuadamente debes utilizar los 5 pasos que sigue la

mente de forma natural para afrontar cualquier problema:

1. Definir el propósito del proyecto (qué queremos conseguir);

2. Visualizar el resultado (cómo queremos que sea el producto final);

3. Generar una lluvia de ideas (qué tareas y recursos necesitaremos);

4. Organizar las tareas y los recursos (para asegurar la consecución del objetivo)

y;

5. Identificar las acciones siguientes según se vayan completando las anteriores.

Por muy lógico que parezca a primera vista, constantemente nos empeñamos en

trabajar justo al contrario, empezando a identificar las acciones mucho antes de definir

el resultado, visualizarlo, generar ideas y organizarlas. Es lo que se llama

planificación reactiva, porque se utiliza cuando ya tienes los problemas encima, y

lejos de ser la excepción, se ha convertido en el estándar de muchas personas.

25

Cómo planificar un proyecto en la práctica

Los proyectos pequeños resultan bastante sencillos de gestionar. Como ya vimos

cuando hablaba de la ejecución del trabajo, un proyecto no es más que un conjunto de

dos o más acciones físicas que hay que llevar a cabo. Cuando un proyecto tiene un

número manejable de acciones bien definidas, basta con mantener una

lista de las acciones de forma que sea fácil revisarlas, eliminar las que ya están

completadas, y añadir otras nuevas si fuera necesario. (Afortunadamente, la mayoría

de los proyectos que afrontamos diariamente son de este tipo.)

Cuando el proyecto ya tiene cierta complejidad, entonces hay que aplicar el modelo

natural. En primer lugar es necesario definir el objetivo y el resultado. En mi caso

dedico una sesión de trabajo a poner por escrito lo más detalladamente posible qué es

lo que quiero conseguir, por qué, y qué criterios debo usar para considerar

el proyecto terminado (para lo que uso mi libreta ecológica tamaño A4/carta). Por

ejemplo, si estoy diseñando un curso pongo por escrito los contenidos a impartir, a

quién va a ir dirigido, por qué es necesario el curso y cuáles son los factores de éxito

(número de personas capacitadas, tiempos, costos máximos, etc.)

Con el qué y el porqué claros, es hora de empezar con el cómo. Y una de las formas más

efectivas es utilizar la lluvia de ideas junto con los mapas mentales(los mapas mentales

merecen su propio artículo). Se trata de liberar la mente y anotar cualquier idea

relacionada con el proyecto, por loca o absurda que parezca. Después nos

encargaremos de ordenarlas, pulirlas, desarrollarlas y descartar aquellas que no sean

aplicables. El objetivo en esta fase es crear un plan, con acciones, tiempos y

responsables, para llevar a cabo el proyecto.

Salvo para proyectos realmente grandes, mis planes están compuestos por simples

listas de siguientes acciones, aunque eso sí, listas que pueden ser muy largas. Si alguna

actividad no está clara todavía o puede ser compleja, en su lugar coloco un

subproyecto. Al final, el truco está en que las acciones y subproyectos

aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los

responsables de cada uno de ellos y, en su caso, las fechas límites.

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El último paso consiste en empezar a ejecutar el trabajo de la lista, de arriba a abajo. Es

la parte más fácil y mecánica de la gestión del proyecto. Pero para llegar a ello, hemos

tenido que pasar primero por los 4 pasos anteriores.

Conclusiones

La gestión de la mayoría de los proyectos no necesita de pompa y boato. Unos minutos

de pensamiento creativo utilizando el modelo de planificación natural, y una lista, es lo

único que necesitarás para tener todo bajo control. Sólo en proyectos realmente

grandes (menos del 1%, si es que alguna vez llegas a enfrentarte a uno de ellos),

necesitarás técnicas y herramientas especiales para gestión de proyectos.

27

Revisar

28

Mi sistema GTD: revisión

Hasta ahora hemos visto cómo recopilar, procesar, organizar y ejecutar el trabajo.

Parecería que ya no hay mucho más que hacer, que ya tenemos todas las herramientas

que necesitamos para ser productivos. ¡Craso error! Precisamente creer que ahí

termina todo es el problema de otros métodos de productividad personal.

Uno de los puntos fundamentales de GTD y, no voy a negarlo, también una de las cosas

que más disciplina requiere, es la revisión permanente de todo el sistema. Una revisión

frecuente y adecuada permite renovar el sistema, pulirlo, refrescarlo, dejarlo listo para

seguir trabajando con él un día más.

Adquirir el hábito de la revisión es la última pieza del rompecabezas. Pero, ¿qué revisar

y cada cuánto tiempo?

Por qué revisar

Si no hacemos “limpieza” de las listas llegará un momento en que ya no estaremos

seguros de si lo que aparece en ellas es trabajo real pendiente de hacer o trabajo ya

terminado. Si se nos olvida “mover” siguientes acciones de un proyecto a la lista

contextual correspondiente, es muy posible que se nos olvide realizar el trabajo. Si no

borramos los proyectos terminados y añadimos nuevos proyectos de la lista “Algún

día/Quizá”, no progresaremos en nuestros objetivos.

En resumen, si no revisamos nuestro sistema regularmente, empezará a descontrolarse

bajo una especie de entropía. Empezará a ser poco fiable y, más temprano que tarde,

dejaremos de utilizarlo.

Por tanto, revisar el sistema nos permite tener en todo momento una “fotografía”

exacta de los compromisos, los objetivos y el trabajo que tenemos por delante.

Qué hay que revisar

Básicamente tenemos que revisar dos cosas: las listas y el calendario. Las listas,

especialmente las de siguientes acciones, cambian constantemente. Lo ideal sería

poder eliminar las acciones en el momento que se completan, y añadir nuevas en

tiempo real. Pero la realidad es que la actividad diaria casi nunca nos permite realizar

29

este trabajo sobre la marcha, y en muchas ocasiones es casi contraproducente desde un

punto de vista productivo. Por eso, es necesario fijar ciertos momentos para revisar y

depurar las listas, eliminando aquellas acciones que ya están completadas, y añadiendo

nuevas acciones para hacer avanzar los distintos proyectos.

La lista de proyectos cambian mucho más despacio, pero en algún momento

tendremos que revisarla para eliminar los proyectos que ya han sido terminados, y

pasar nuevos proyectos de la lista “Algún día/Quizá” a la lista de proyectos vivos.

El calendario también cambia, quizá a mayor velocidad que la lista de proyectos,

aunque no tan rápidamente como las listas de siguientes acciones. Hay que eliminar

los compromisos cubiertos, y quizá reprogramar algunos que han cambiado de fecha.

Como podemos ver, son varias las cosas que tenemos que revisar, cada una con un

ritmo de cambios distinto, por lo que habrá que decidir cuándo y cómo revisar cada

una de ellas.

Cómo revisar

David Allen hace mucho hincapié en la revisión semanal, donde teóricamente

deberíamos revisar todos y cada uno de los elementos de nuestro sistema de

productividad. Yo, sin embargo, soy más partidario de realizar pequeñas revisiones

diarias, y una revisión semanal global, lo que permite hacer más fácil y rápido el

mantenimiento de las listas.

Para que te hagas una idea de cómo realizar una revisión, te cuento a continuación lo

que yo hago cada día al final de la jornada:

1. Recopilo, proceso y organizo. Para estar seguro de que mi sistema es esa

“fotografía” fiel de mis obligaciones, primero recopilo todo lo que me pueda quedar

pendiente, como tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc. Luego

procuro dejar mis bandejas de entrada limpias, incluído el correo electrónico y las

notas de voz de mi teléfono móvil, procesando y organizando lo que resulte. Como

hago esto todos los días, generalmente no me lleva más de 5 minutos.

2. Actualizo las listas de siguientes acciones. Una vez estoy seguro de que todo

está organizado en mis listas, procedo a repasarlas una a una para eliminar todas las

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acciones que ya fueron completadas a lo largo del día. Luego repaso la lista de

proyectos, y me aseguro de que cada proyecto tiene al menos una siguiente acción

definida en alguna de las listas contextuales. Es la forma de asegurarme de que todos

los proyectos seguirán avanzando mañana.

3. Reviso el calendario. Antes de irme compruebo cuáles serán mis compromisos

del día siguiente, por si tengo que preparar algo de antemano, o para confirmar

reuniones o citas.

4. Selecciono las tareas más importantes (TMIs). Hablaremos más de esto en el

próximo artículo, pero básicamente consiste en seleccionar 2-4 siguientes acciones de

las listas contextuales que me obligaré a completar el día siguiente. Selecciono estas

tareas teniendo en cuenta su urgencia y los objetivos que quiero alcanzar a corto y

medio plazo. (Este es el único mecanismo de priorización que utilizo para ejecutar el

trabajo.)

Además de las actividades anteriores, que hago todos los días, una vez a la semana

(generalmente los viernes) realizo además otras tareas destinadas a pulir la lista de

proyectos y la planificación a medio plazo:

5. Actualizo la lista de proyectos. Después de una semana de trabajo es posible

que algunos proyectos ya estén terminados, así que los elimino de la lista. Y dado que

la lista empieza a disminuir de tamaño, quizá sea el momento de “activar” nuevos

proyectos, por lo que reviso la lista “Algún día/Quizá” para ver qué es lo que voy a

mover a la lista de proyectos. (En la revisión semanal, este paso es el segundo, entre la

recopilación y la actualización de las listas de siguientes acciones.)

6. Actualizo el calendario. Elimino todos los compromisos completados de la

semana, reprogramo para la siguiente semana lo que haya quedado pendiente, y reviso

lo que voy a tener que hacer la próxima semana por si hay que preparar algo por

adelantado. (Este paso es, en realidad, un paso 3 ampliado, así que los llevo a cabo al

mismo tiempo.)

7. Hago una lluvia de ideas. Por último, me tomo unos minutos para pensar en

todas las cosas que andan por mi cabeza y las vuelco a un papel. Trato de realizar una

lluvia de ideas, anotando todo lo que se me viene a la cabeza, por muy absurdo que

parezca. Es el momento de ser creativos, sacando a la luz ideas locas, proyectos que

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siempre hemos querido llevar a cabo, o asuntos que nos preocupan. Una vez terminada

la lluvia de ideas, lo paso todo al sistema, ya sea como proyectos “Algún día/Quizá”

(hacer un viaje a Australia), próximas acciones (se me olvidó recoger el traje del tinte)

o compromisos (el viernes voy a ir a la Feria del Libro).

Conclusión

Tomarte el tiempo para hacer una pequeña revisión diaria, y una revisión completa

una vez a la semana, es la diferencia entre ser productivo y trabajar sin ver avanzar tus

proyectos. Si adquieres el hábito de la revisión GTD diaria, hacer una revisión semanal

completa no debería llevarte más de 30 minutos. Así que no hay excusa para dejar que

tu sistema se descontrole y, por ende, no sirva para nada.

32

Técnicas adicionales

33

Mi sistema GTD: técnicas adicionales

Después de haber recorrido el método de productividad de David Allen paso a paso,

llegamos al último de los artículos de esta serie. (No os preocupéis, este no será ni

mucho menos el último artículo sobre GTD y productividad; hay mucho más que decir,

y lo diremos en próximos artículos.)

Para terminar con broche de oro, profundizaremos en algunas técnicas adicionales que

muchos GTD-ianos utilizamos frecuentemente al implementar el método. Alguna no

forma parte del método propiamente dicho, pero se ha hecho tan popular que

frecuentemente se termina considerando parte de él. Otras son simplemente ideas

geniales que he conocido por otros “productivos”. En fin, espero que os resulten tan

útiles e interesantes como a mi.

Las tareas más importantes

Basado en una idea de Stephen R. Covey (entre otros), y popularizada entre los

“productivos” por Leo Babauta de Zen Habits, consiste en realizar todos los días una

lista de 2-3 tareas más importantes que debemos llevar a cabo al día siguiente, sin

excusas.

Como ya he comentado en otros artículos, esta es la única forma de priorización

que yo utilizo. Cada tarde, como parte de mi revisión diaria, busco las siguientes

acciones relacionadas con mis proyectos más importantes, aquellos que quiero hacer

avanzar en primer lugar porque están relacionados a su vez con mis objetivos clave.

Además, identifico las siguientes acciones que son urgentes (por ejemplo, una llamada

telefónica que me comprometí a hacer). De entre todas selecciono finalmente las 2-3

tareas más importantes (TMIs), las que debo hacer sin falta al día siguiente.

En realidad, el número exacto de TMIs no es tan importante. Hay días en que sólo

tengo 2 de ellas, y otras 4 o incluso 5, dependiendo de los frentes que tenga

abiertos. La clave es organizarme de modo que estas tareas salgan lo antes

posible a lo largo del día (generalmente una a primera hora, otra a lo largo de la

mañana, y la última a primera hora de la tarde). La idea que se esconde detrás de ello

es que si dejamos que las tareas rutinarias vayan ocupando el tiempo, al final nos

podemos encontrar con que no tenemos tiempo para lo realmente importante.

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Las bandejas “en curso” y “leer/revisar”

Hemos hablado mucho de la bandeja de entrada física, pero en realidad tengo tres

bandejas físicas: una para todo lo relacionado con el trabajo en curso, y otra para el

material que tengo pendiente de leer o revisar, como revistas o informes técnicos.

La bandeja de trabajo en curso tiene una carpeta manila por cada proyecto en

que estoy trabajando en este momento. No es muy práctico tener que guardar y

sacar las carpetas del archivo de referencia todo el tiempo, así que las mantengo en su

propia bandeja, accesible simplemente con alargar el brazo. Sólo cuando cierro un

proyecto definitivamente paso la carpeta al archivo de referencia.

La bandeja “leer/revisar” no es más que una especie de lista contextual, que representa

lo que tengo que hacer cuando estoy en el modo “lectura”. En lugar de crear un

contexto en mi sistema GTD, y escribir cada nueva revista, informe o documento que

tengo que leer, lo pongo en la bandeja. La propia bandeja es la lista

contextual. Así, cuando tengo un rato para leer, o si voy a salir y preveo que tendré

algún tiempo “muerto” (en el metro, en el dentista, etc.), puedo tomar algo de la

bandeja y llevármelo.

Las bandejas portátiles

Es relativamente común que cuando estoy de viaje, o simplemente ando fuera de la

oficina o de casa, me encuentre con algún papel que tengo que procesar, como mapas

turísticos, recibos de compras, notas rápidas, etc. ¿Qué hacer si no tenemos la bandeja

de entrada con nosotros? Bueno, en mi caso tengo una bandeja de entrada portátil.

Mi bandeja de entrada portátil no es más que un sobre manila un poco más

resistente y grande que los de tamaño A4 o carta. Lo llevo siempre en mi

mochila, en la sección para documentos, y voy echando en ella cualquier cosa que debo

procesar después. Cuando llego a casa o a la oficina, vuelco el contenido en la bandeja

física y, en su momento, lo proceso.

Además de la bandeja de entrada portátil también tengo una “bandeja” de documentos

en tránsito, un sobre de plástico transparente con cierre hermético donde

transporto temporalmente los documentos que tengo que sacar de mi archivo de

referencia, por ejemplo, cuando tengo que hacer una fotocopia, o presentarlo para

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alguna gestión. Cuando regreso a casa o la oficina, vacío el contenido y lo vuelvo a

archivar.

Los pseudo-contextos

Un concepto que yo aprendí de José Miguel Bolívar, en su blog Optima Infinito. Si

bien hemos visto que podemos crear una lista por contexto o situación posible en que

nos podemos encontrar (en casa, en la oficina, en la calle, etc.), no tenemos por qué

limitarnos sólo a ellos.

José Miguel propone crear también pseudo-contextos para una herramienta específica

(por ejemplo, “al correo electrónico”), una persona (“con el jefe”), un lugar (“el

supermercado”) e incluso un nivel de energía (“alto”, “medio” o “bajo”), o el tiempo

que tengamos disponible antes de que tengamos que hacer otra cosa (“5 minutos”, “15

minutos”, etc.).

Sólo hay que tener cuidado de no sobre organizar el sistema. Si tenemos 25

siguientes acciones, no tiene sentido crear 20 pseudo-contextos diferentes. Los

pseudo-contextos son muy útiles si tenemos muchas acciones siguientes que organizar,

y facilitan mucho el trabajo por lotes.

Los perfiles personales

Otro concepto que aprendí de un gran “productivo” como es Alex Bergonzini deGTD

Bergonzini. Consiste en mantener un registro de los datos más importantes de la gente

con las que mantienes algún tipo de relación: cumpleaños, gustos, nombre de la pareja

e hijos, anécdotas personales…

Como dice el propio Bergonzini, no se trata tanto de mantener comunicaciones

mecánicas y frías, basadas en un registro en el ordenador, sino de mejorar las

relaciones personales, hacerlas más ricas y próximas, gracias a la información que

registramos en los perfiles. De hecho, no puedo imaginar mejor halago para

alguien que el saber que te tomas la molestia de registrar esos pequeños

detalles, que mantienes una especie de diario de la relación. Se me hace simplemente

una idea genial.

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Créditos. Información recopilada del blog de JeronimoSanchez.comJeronimoSanchez.comJeronimoSanchez.comJeronimoSanchez.com, uno de

los principales blogueros que versan sobre la temática de

productividad personal y GTD, compartiendo conocimientos, tips,

experiencias.

Al mismo tiempo me permito recomendar el blog, en base a su

diseño minimalista y su contenido correctamente estructurado, el

cual permite adentrarse dentro del tema de la productividad

personal.

La presente recopilación es simplemente un extracto de todo lo

escrito.

Saludos.

Miguel Ángel (licmigguel@gmail.com)