Gestión del tiempo y GTD v3

por Nacho Herranz (@nacho_herranz)

El valor del tiempo y la productividad personalGTD (Getting Things Done)11 principales pérdidas de tiempo en la oficinaHerramientas y Referencias

SINO

Falsos mitos sobre la gestión del tiempo y la productividad

Trabajar mejor Aprovechar mejor el tiempo centrándote en lo importante

Solo afecta a tu trabajo Afecta a toda tu vida

Genera estrésIr corriendo de un sitio a otro

Reduce el estrésTe ayuda a anticiparte y tener más tiempo libre

Planificar y medir todo Aplicar el sentido común para invertir tu tiempo de forma inteligente

Hacer varias cosas a la vez Priorizar de forma inteligente y centrarse en una sola cosa hasta terminarla

Trabajar másExplotar a la gente

Todos tenemos el mismo tiempo: 7 días a la semana, 24 horas al día y 60 minutos cada hora ...

... la única diferencia es cómo lo utilizamos.

El tiempo es dinerodad personal

Somos reacios a derrochar nuestro dinero pero no nos importa derrochar nuestro tiempo.

Lo podemos emplear en lo que queramos, pero hemos de ser conscientes de en que elegimos usarlo y del coste que ello conlleva.

Gestión de tiempo + Productividad personalUn sistema de gestión de tiempo te va a ayudar a emplear menos tiempo en hacer tus tareas pero ¿Y si tus tareas no son las correctas?

Nuestro problema es que atacamos las tareas según nos van llegando, según nos apetece o según cualquier otro motivo.

Necesitas marcarte unos objetivos y planificar tus tareas de acuerdo con su importancia para alcanzar estos objetivos.

Objetivos ambiciosos, realistas, alcanzables, medibles y con un tiempo fijado.

¿Qué es lo importante?Lo importante es todo aquello que es esencial para mis objetivos o los de mi empresa.

"I don't want to make decisions about what I'm eating or wearing because I have too many other decisions to make". Barack Obama

Importante

No Importante

Urgente No urgente

CrisisProyectos de última hora

Tareas clave de tu trabajoFormaciónDeporte

InterrupcionesLlamadase-mail

DistraccionesPrensa deportiva

Cómo priorizar tus tareas

Además de la importancia, ten en cuenta al priorizarContextoTiempo disponibleEnergía disponible

GTD (Getting Things Done)Se basa en el principio de que toda persona necesita borrar de su mente todas la tareas que tiene pendientes, liberar la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer y centrarse en "hacer".

4 pasos:Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

1. RecopilarCapturar ideas, tareas, recordatorios, cosas que hacer...

Todo va directo a un lugar o lista llamada Inbox.

En cuanto aparezca la idea o tarea... directa al Inbox.

No hagas nada más, sólo asegúrate de enviarla ahí.

Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

2. ProcesarSacar las tareas del inbox.

¿Requiere acción? Delégala o asígnala a lista correspondiente.

¿No requiere una acción? Archívala o elimínala.

Aplica la regla de los 2 minutos. Si puedes hacer una tarea en menos de 2 minutos, hazla ahora mismo.

Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

3. OrganizarOrganizamos en listas lo procesado anteriormente.

Calendario. Aquí van las tareas, citas o reuniones con fecha.

Listas de tareas:

Inbox. Anotar todo lo que va surgiendo durante el día.Next Actions. Próximos tareas a realizar de un proyecto, objetivo, etc.Projects. Conjunto abierto de tareas. Su revisión periódica genera tareas en Next Actions.Waiting on. Acciones delegadas o que estas a la espera de un retorno.Someday Maybe. Cosas que te interesan pero para las que ahora mismo no tienes tiempo.

Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

4. RevisarChequear el estado de tus tareas y proyectos.

Reasigna estado... o mueve de un sitio a otro.

Revisa al menos una vez al día. Prepara al final del día lo que vas ha hacer el día siguiente, planteate 1,2 o 3 objetivos para ese día.

Revisión semanal de que lo que has hecho esa semana es realmente lo que querías hacer (revisar objetivos).

Revisión anual donde te marcas los objetivos para ese año.

Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar

Ejemplo práctico con GTDRecopilar - Procesar - Organizar - Revisar

Trucos para que GTD funcioneSi dedicas más tiempo organizar que a "hacer" es que algo va mal.

Crea tu propio GTD, cada persona y cada trabajo es distinto.

Utiliza una aplicación lo más simple posible y preferiblemente online.

Ten siempre una herramienta de captura a mano, lo anotas y sigues con lo que estabas haciendo.

Trucos para crear listas de tareasCrear listas de acciones, con construcción nombre-verbo. No solo lo qué tienes que hacer, sino cómo hacerlo.

Incluir el cuando si la tarea tiene una fecha límite o bien utilizar un calendario.

Apuntar si la tarea depende de alguien o si estas esperando algo de alguien.

Las listas de tareas deben ser cortas, sino divídelo en varias listas, mejor por contexto que por importancia.

Las 11 principales pérdidas de tiempo en la oficina y cómo combatirlas

ComunicaciónElige el mejor canal dependiendo de:

Cantidad y complejidad de la informaciónUrgencia de la respuestaInterrupciones generadas

Posibles canales de comunicación:

EmailTeléfonoChatReunión

Estar pendiente del correo o del tele ́fono no te ayuda a ejecutar tus tareas.

E-mailEs una herramienta de comunicación, no es un trabajo.

No todos los correos merecen la misma atención.

Trucos para gestionar mejor el email:

Etiquetas.Filtros automáticos.Subject descriptivos.No mezclar temas distintos en un mismo e-mail.Respuestas cortas y directas, evitar preguntas abiertas.No poner en copia a gente innecesaria.Chekear a horas determinadas.No utilizar el “no leído” como método de seguimiento.

TeléfonoRonda de llamadas, tratando de concentrarlas todas en un momento del día.

Ponlo en silencio en reuniones y momentos de concentración.

ReunionesDeben tener un objetivo concreto, de una línea ¿Qué deberías conseguir al final de la reunión?

Elegir participantes que aporten y que estén interesados en el tema, evitar mucha gente.

Elegir bien la hora.

Hora de inicio y hora de fin claramente definidas.

Evitar reuniones de más de una hora.

Preparar la reunión con antelación.

Facilitador con dotes de liderazgo y educación.

Acuerdos y conclusiones al final de la reunión: qué, quién, cuándo y cómo de cada uno de los temas tratados.

NotificacionesDesactívalas, son una distracción para lo que estás haciendo.

Tu decides cuando miras tu email, tu twitter, facebook, grupo de whatsApp, etc.

Desconecta el chat o ponte "no disponible" en los momentos de concentración.

InterrupcionesNo las aceptes como algo normal.

Es importante que todos los días te reserves 1 o 2 horas de trabajo ininterrumpido.

Dile a la persona educadamente que dentro de un rato.

Comunica tus rutinas.

Respeto a los demás, no es sólo aprovechar tu tiempo sino no hacer perder el tiempo a la gente.

Internet y Redes SocialesElige muy bien la información que lees.

Limpiezas periódicas de blogs, feeds, gente a la que sigues en Twitter, etc.

Momentos fijos e inamovibles para tu actividad online.

MultitareaSe soluciona con enfoque. Si coges una tarea, quítate todo lo demás de la cabeza hasta que la termines.

Invierte más energías en terminar que en abrir nuevos frentes.

Saber decir NO.

TecnologíaSimplifica al máximo los programas que utilizas.

Domina las aplicaciones que más utilizas.

Atajos de teclado.

Mantén tu escritorio limpio y tu disco duro organizado.

Tómate un descansoHacer las cosas rápido y mal no es ser productivo.

Descansos frecuentes.

No comas en la mesa, aprovecha la comida para desconectar.

Aprovecha los tiempos muertos, pero sin obsesionarte con estar siempre haciendo cosas.

ProcrastinaciónLo que cuesta es empezar, luego seguir es más fácil.

Si es una tarea muy grande, partela en tareas más pequeñas.

Herramientas y referencias que te ayudarán a ser más productivo

Capturar notas, marcadores y organizar informaciónEvernote (Web, Extensión Chrome, Windows, Mac, Linux*, Android, iOS)

SpringPad (Web, Android, iOS, Kindle)

Listas de tareas y GTDGoogle Task (Web) Team Tasks (Android)

Trello (Web)

Evernote (Web, Windows, Mac, Linux*, Android, iOS)

Tracks (Web)

producteev (Web, Mac, Android, iPhone)

Wunderlist (Web, iPhone, iPad, Mac, Windows, Android, Kindle Fire)

PomodoroAdd-on para Gnome3

Pomodoro.me (Web)

Pomodroido (Android)

Promodoro (iOS)

Medir donde empleas tu tiempoHarvest (Web, Android, iOS)

Web Timer (Google Chrome)

Atajos de tecladoshortcutworld (Web)

Música para desconectarSimplyNoise (Web y mp3)myNoise.net (Web)

ReferenciasLibros

Getting Things Done. David Allen

How to Lead. Jo Owen ("Making the most of your time", páginas 59-65)

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Stephen R. Covey ("Tercer Hábito. Establezca primero lo primero", páginas 193-240)

Webs

Blog ThinkWashabi

GTD en la Wikipedia

Gracias a todos!!