Introducció a la Gestió de Projectes

Curs TIC per empleats públics . Curs 2008/2009Professor. Alex Araujo i Batlle

Diapositiva núm. 1

Curs TIC per a empleats públics

Eines Informàtiques


Diapositiva núm. 2

1 Aplicatius Gestors de Projectes

• Al mercat hi ha diferents aplicatius informàtics que ens ens ajudaran a gestionar el nostre projecte.

• Característiques a tenir en compte a l’hora de triar-ne un :– Necessitats del Projecte– Requisits del sistema– Costos


Diapositiva núm. 3

1.1 Eines de Workflow

• Anomenem eines de Workflow aquelles que ens permeten generar i seguir un flux de treball.– Alguns exemples d’aplicacions d’aquest tipus

poden ser :• aplicatius de gestió de projectes com MS Project

– ( http://office.microsoft.com/project )

• aplicatius de ERP (Enterprise Resource Planning) com SAP

– ( http://www.sap.com/spain/index.epx )

• aplicatius CMS (Content Management System)– Alfresco (http://www.alfresco.com/ )

http://office.microsoft.com/project





http://www.sap.com/spain/index.epx







http://www.alfresco.com/





Diapositiva núm. 4

1.1 Aplicatius Gestors de Projectes (II)

• Algunes aplicacions existents al mercat són :

– Microsoft Project : • Programari de pagament• S.O. : Windows• http://office.microsoft.com/project

– Gantt Project : • Programari lliure• S.O. : Windows, Linux, MacOs• http://ganttproject.sourceforge.net/


http://ganttproject.sourceforge.net/


Diapositiva núm. 5


Diapositiva núm. 6

1.1 Aplicatius Gestors de Projectes (III)

– Planner : • Programari lliure• S.O. : Linux• http://live.gnome.org/Planner

– Open Workbench : • Programari lliure• S.O. : Windows• http://www.openworkbench.org/

http://live.gnome.org/Planner

http://www.openworkbench.org/


Diapositiva núm. 7


Diapositiva núm. 8


Diapositiva núm. 9

1.2 Eines de Groupware

• Anomenem eines de Groupware aquelles que ens permeten dur a terme tasques de manera col·laborativa i agrupen diferents recursos.– Alguns exemples d’aplicacions d’aquest tipus

poden ser :• entorns d’elearinig com Moodle

– ( http://moodle.org )

• la combinació de diferents recursos – Lotus Notes (http://www-306.ibm.com/software/lotus/

)– eGroupware (http://www.egroupware.org/)– Phproject (http://www.phprojekt.com/)– MS Outlook, Eudora, etc...

http://moodle.org/

http://moodle.org/

http://moodle.org/

http://www-306.ibm.com/software/lotus/

http://www-306.ibm.com/software/lotus/

http://www.egroupware.org/

http://www.phprojekt.com/




Diapositiva núm. 10



Gestió Informàtica de Projectes

Introducció



2. Sistemes de gestió

• Quan parlem de sistemes de gestió de projectes, ens trobem que amb tres patrons o sistemes generals de gestió segons la manera amb la que necessitem gestionar el nostre Projecte :

– Traditional Project Management ( TPM ) – Adaptative Project Framework ( APF ) – Extreme Project Management ( xPM )



2. Fases del projecte

• Fases d’ un projecte

– Anàlisi i premises• Objectiu, abast, DAFO, riscos, etc...

– Planificació• Pert, WBS, etc...

– Execuxió i Seguiment• Gannt, Caixes, etc..

– Finalització• Informes, indicadors



2. El triangle del projecte

• A l’hora de plantejar un projecte trobarem tres elements clau a tenir en compte : – L’abast

• Caldrà especificar quines accions i elements queden inclosos dins del nostre projecte i quins en queden fora

– El cost• Aquest element inclou tant el cost dels recursos

materials com el cost dels recursos humans i personal.

– El temps• Aquest és l’espai temporal que ha de transcórrer des

de l’inici del projecte fins a la seva finalització.




• Finalment, apareix un quart element que serà el resultant de la relació definida entre els tres anteriors la qualitat. La relació entre aquests elements es representa amb l’anomenat triangle del projecte.

Temps Cost

Qualitat

Abast




• Vist que l’abast de qualsevol projecte vindrà condicionat pels altres dos elements, caldrà valorar les possibles restriccions que apareguin.– Limitació en el Cost

• Aquesta limitació farà que necessitem augmentar al màxim l’eficiència a l’hora de treballar ja que no disposem de recursos il·limitats.

– Limitació temporal • Si disposem d’un temps limitat, caldrà planificar de

forma eficient cadascuna de les tasques i organitzar-les de manera que la majoria d’elles es puguin realitzar de manera paral·lela.



• Podem acotar de forma genèrica les fases clau a l’hora de gestionar un projecte :

– Fase 1. Anàlisi i premises – Fase 2. Planificació de tasques i

recursos– Fase 3. Execució– Fase 4. Seguiment– Fase 5. Finalització



3.1 Anàlisi i premises ( I )

– Valoració d’oportunitats i necessitats• Estudi de l’entorn

– Benchmarking, estudi de mercat, DAFO, etc...– Enquestes, qüestionaris, etc...

– Riscos i Contingències• els factors de risc seran aquells factors que

d’alguna manera o una altra podran aparèixer al llarg del projecte i alterar la planificació prevista.

• Quant als factors de contingència, hi podem incloure aquells imprevistos que realment se’ns escapen i dels que som incapaços de fer-ne una previsió.



3.1 Anàlisi i premises ( II )

• Per tal de valorar els factors de risc més perillosos, cal elaborar un llistat per identificar els de més risc.

– Avaluació del Risc

• Risc = (Probabilitat del succés) x (incidència del succés)

• Els factors que tinguin un risc més elevat seran els que haurem de tractar i minimitzar tant com sigui possible.



3.1 Anàlisi i premises ( III )

• També caldrà definir què n’esprem obtenir i com esperem obtenir-ho.

– Objectiu del Projecte• L’objectiu serà allò que pretenem aconseguir amb

la realització del projecte.

– Abast del Projecte• Entenem per abast tant el recull de condicions o

particularitats que caldrà assolir com l’entorn al que volem que arribi el projecte.



3.2 La planificació

• Haurem de definir quines tasques caldrà dur a terme.– Planificació de tasques

• Work breakdown structure ( WBS )

1.- Tasca Principal 100%

1.- Tasca principal 100%1.1 – Tasca secundaria1 30%1.2 – Tasca secundaria2 60%1.3 – Tasca secundaria3 10%...

1.- Tasca principal 100%1.1 Tasca secundaria1 30%1.1.1 – Subtasca1 15%1.1.2 – Subtasca2 15%1.2 Tasca secundaria2 60%1.2.1 – Subtasca1 10% 1.2.2 – Subtasca2 10%1.2.3 – Subtasca3 10%1.2.4 – Subtasca4 20%1.2.5 – Subtasca5 10%1.3 Tasca secundaria3 10%1.3.1 – Subtasca1 8% 1.3.2 – Subtasca2 2%

...

Nivell 1 Nivell 2 Nivell 3



3.2 La planificació – PERT ( I )

• Per tal de poder organitzar les tasques descrites de manera temporal utilitzarem la següent tècnica :

– PERT (Project Evaluation and Review Technique )

• Aquesta és una tècnica pensada per analitzar i representar les tasques que formen part del projecte tenint en compte el temps que consumeix cadascuna d’elles.



3.2 La planificació – PERT ( II )

• El primer pas per dur-la a terme, és dividir les accions a fer entre tasques i esdeveniments.

– Tasca• requerirà tenir uns recursos associats per dur-la a

terme i caldrà que tingui assignada una durada temporal.

– Temps esperat ( te ) = ( To + Tp + 4* Tb ) / 6

– Esdeveniment• és aquella acció que no requereix cap temps ni

recurs, simplement és un punt de control anotat per determinar el començament o la finalització d’algun procés.



3.2 La planificació – PERT ( III )

• Finalment, les tasques i els events, poden tenir altres tasques associades com a predecessores que condicionin el seu inici a la finalització de la tasca anterior.

Tasca predecessor To Tp Tb Te

A -- 2 4 3 3

B A 1 3 2 2

C A 6 10 7 7,33

D B 3 8 5 5,16

Aquest és un exemple d’una taula de planificació usant PERT



3.2 La planificació – Recursos ( I )

• Seguidament, caldrà organitzar els recursos :– Assignació de recursos

– Responsibility assignment matrix (RAM) – RACI (Responsible, Accountable, Consult and Inform)

Recurs A Recurs B Recurs C Recurs D

Tasca 1.1.1 X X

Tasca 1.1.2 X X

Tasca 1.2.1 X

Tasca 1.2.2 X

Tasca 1.2.3 X X

Exemple de taula Responsibility assignment matrix (RAM)



3.2 La planificació – Recursos ( II )

Exemple de taula RACI (Responsible, Accountable, Consult and Inform)

A Rol A ( per exemple : Responsable )

B Rol B ( per exemple : Consultor )

C Rol C ( per exemple : Desenvolupador )

D Rol D ( per exemple : Ajudant )

Persona A Persona B Persona C Persona D

Tasca 1.1.1 A C D

Tasca 1.1.2 A B C D

Tasca 1.2.1 A C

Tasca 1.2.2 B A C

Tasca 1.2.3 A B C



Fases del Projecte2a Part



• Podem acotar de forma genèrica les fases clau a l’hora de gestionar un projecte :

– Fase 1. Anàlisi i premises – Fase 2. Planificació de tasques i recursos

– Fase 3. Execució– Fase 4. Seguiment– Fase 5. Finalització



3.3 L’execució

• Un cop finalitza la planificació, s’inicia l’execució del projecte.

• L’element més important per poder dur a terme aquesta fase és la comunicació amb tots els membres encarregats de dur a terme el projecte. – Caldrà difondre de manera eficient la

planificació elaborada.– garantir que la informació arriba a les

persones adients



3.4 El seguiment – Diagrames ( I )

• Per tal de representar gràficament els valors d’aquesta taula, trobem diferents tècniques.– Diagrama de GANTT

• Es tractarà d’una banda, de situar les tasques com a files i a la part superior, establir una escala temporal. D’aquesta manera, a la part central hi disposarem les tasques definides i relacionades anteriorment usant la tècnica de PERT.

Tasca Ant. To Tp Tb Te

A -- 2 4 3 3

B A 1 3 2 2

C A 6 10 7 7,33

D B 3 8 5 5,16



3.4 El seguiment – Diagrames ( II )

– Diagrama de Xarxa• Ens mostrarà més informació que un diagrama de

GANTT però depenent de la complexitat del projecte pot ser més costos d’interpretar i seguir pel que fa al progrés temporal.



3.4 El seguiment – Ruta Crítica ( I )

• Anomenarem Ruta Crítica a aquella seqüència de tasques vinculades la suma del temps de les quals marquen la data de finalització del projecte.– Si ens fixem en el diagrama de Gannt i el

diagrama de Caixes anteriors, notem en vermell les tasques que estaran incloses a la ruta crítica.



3.4 El seguiment – Ruta Crítica ( II )

• Com podem reduir la ruta crítica?

– retallant temps de cadascuna de les tasques incloses a la Ruta Crítica.

• Implica una disminució en la qualitat final

– dividint algunes de les tasques incloses a la Ruta Crítica

• Implica l’augment del cost degut a l’augment de recursos necessaris



3.5 Finalització

• Dins d’aquesta última fase, haurem de ser capaços d’obtenir els informes i valoracions que ens permetin poder decidir si hem assolit l’objectiu del projecte amb l’abast definit.

• Per dur a terme aquest procés podem definir:– Indicadors

• D’ús general ( estàndards de qüalitat )• D’ús particular

– Nivell de referència

Introducció a la Gestió de Projectes

Technology

Transcript of Introducció a la Gestió de Projectes