1. Objeto Este instructivo tiene por objeto establecer los pasos que deberán cumplirse para la autorización, creación y registro de salida de un artículo del inventario de un Punto de Venta ó Centro de Distribución para asignarlo como activo fijo. 2. Alcance Este instructivo es de aplicación en los Puntos de Venta, Centros de Distribución, Área de Activos Fijos y el área de control de Inventarios. En los Puntos de Venta aplica para el Gerente y Administrador del Punto de Venta. 3. Definiciones Activo Fijo: Es un bien que se adquiere para ser utilizado por la empresa para operar normalmente o que son necesarios para el funcionamiento de la misma y que no se destinan a la venta. 4. Condiciones Generales

Para la ejecución de este documento se debe previamente aplicar la Política para la Determinación y Tratamiento a Novedades que Afectan Inventarios.

Todo traslado de un artículo que está en el inventario disponible para la venta y que se destinará como activo fijo, se dará solamente en los siguientes casos:

o Que sea necesario para el funcionamiento normal de la Compañía.

o Que no haya sido posible realizar la compra del activo de manera centralizada por el área correspondiente (Proyectos Locativos, Sistemas o Servicios Generales)

INSTRUCTIVO SALIDA DE ARTICULOS DEL

INVENTARIO PARA ASIGNARLO COMO ACTIVO FIJO

Código: IOGDI 04

Versión: 1

Proceso: Gestión de Inventarios

Macroproceso: Gestión de

Almacenamiento

DOCUMENTO NO CONTROLADO

Fecha: Noviembre 11 de

2016

Elaboró: Rafael Guerrero Méndez

Revisó: Carlos Lacera/ Juan Carlos Martínez

Aprobó: Vicky Manotas

Rol: Profesional Gestión de Riesgo y Control

Cargo: Profesional de Activos Fijos Analista de Inventarios

Cargo: Gerente de Proyectos Locativos y Mantenimiento

o Que el valor a costo supera los 2 SMLV. Para aquellos casos en que no supere este valor, cada Gerente / Director / Jefe del Área a la que pertenece el artículo deberá evaluar junto con el Área Comercial y emitir su autorización.

o Que el artículo no presente agotados en el Punto de Venta

De acuerdo a la necesidad que se presente, el Gerente o Administrador de un Punto de Venta, Centro de Distribución y Jefes / Directores de Área de las Oficinas Administrativas solicitarán la autorización para que un artículo se asigne como activo fijo a la Gerencia de Proyectos Locativos, Gerencia Nacional de Sistemas ó del Jefe del Departamento de Servicios Generales según el grupo al que corresponde el artículo relacionando los datos del código SAP, código Sicol, descripción, valor costo y centro destino.

Para crear un artículo del inventario como activo fijo, debe estar previamente autorizado mediante la carta de autorización de la Gerencia de Proyectos Locativos, Gerencia Nacional de Sistemas ó Jefe del Departamento de Servicios Generales según el grupo al que corresponde.

El Coordinador de activos fijos debe remitir por correo electrónico copia de la autorización al área de control de inventarios, en la cual debe estar especificado el PLU SAP, descripción, costo, centro del cual se va a retirar el artículo y centro al cual va a ser asignado.

El Analista de control de Inventarios verificará que la autorización emitida este alineada con los cargos definidos en el presente documento, para activar en el sistema SAP el artículo y así poder registrar la salida del inventario en el centro de donde se retirará el artículo.

Una vez registrada la salida del artículo del inventario en el sistema SAP, el Gerente o Administrador del Punto de Venta debe confirmar mediante correo electrónico al Profesional de activos fijos el registro, enviando el número de salida de mercancía generada por SAP para que sea bloqueado el activo asignado.

5. Descripción De Actividades 5.1 CREACIÓN DEL ACTIVO FIJO Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Coordinador de Activos Fijos para la creación de un activo fijo con el artículo que se retira del inventario del Punto de Venta o Centro de Distribución, previamente autorizado: 5.1.1. Ingresar a la transacción AS01 de SAP

5.1.2. Hacer clic en la pestaña Crear, se refleja la siguiente pantalla en la cual se debe registrar en cada campo el dato según corresponda: Clase de activos fijos: Colocar la clase de activo que corresponda según la lista despegable. Sociedad: Colocar 1000 para Olímpica.

Cantidad: Colocar las cantidades de activos fijos teniendo en cuenta que si son superiores a 1 unidad deben ser iguales.

5.1.3. Cuando se establecen estos datos, proceder a dar Intro, refleja otra pantalla de datos generales o maestros del activo (Descripción, Marca, Modelo, etc.).

5.1.4. En la pestaña “General” diligenciar los siguientes datos:

Denominación: Colocar la descripción del activo Numero de serie: Colocar número de serie del artículo que se va asignar como activo Numero de inventario: Colocar el número de activo asignado (placa de activo) Cantidades: Colocar cantidad del activo

5.1.5. Dar Intro 5.1.6. En la siguiente pestaña “Dependiente tiempo”: indicar el centro de coste donde quedará cargado el activo, para su registro posterior del gasto de depreciación.

5.1.7. En la siguiente pestaña de “Asignaciones” se encuentran los “Criterios de clasificación”, que se van a utilizar de la siguiente manera: Determinar la sub clase del activo, dar F4 (Criterio 1), Determinar tipo de activo, dar F4 (Tipo Activo Criterio 2), Determinar su ubicación física en el Negocio u oficina, dar F4 (Ubicación), Determinar la marca del Activo, dar F4 (Marca)

5.1.8. En la siguiente pestaña de “Origen” se debe indicar el modelo del Activo

5.1.9 Dar clic en guardar. Una vez llenados todos los campos anteriores, el sistema nos suministrara el número del activo.

5.2 CREACIÓN DE LA RESERVA DEL ACTIVO FIJO Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Coordinador de Activos Fijos para la creación de la reserva en el sistema SAP del artículo que se va a retirar en el Punto de Venta o Centro de Distribución para asignarlo como activo fijo: 5.2.1. Emitir carta de autorización por email al área de control de inventarios. 5.2.2 Ingresar a la transacción MB21 de SAP

5.2.3. Se muestra la siguiente pantalla, en la cual se debe indicar la clase del activo, que para este caso, siempre será 241 y el centro de donde saldrá el Activo

. 5.2.4 Una vez indicados estos campos, se procede a oprimir INTRO y aparecerá la pantalla siguiente; donde se indicará el código del Activo Fijo (Es el No. Activo que se creó), se indica el código Artículo SAP (El cual viene en la carta de autorización), se indica la(s) Cantidades; (unidad medida); se indica el Almacén "5001" y se selecciona con flag el indicador "M" (movimiento para reserva).

5.2.5. Una vez asignados estos campos se procede a guardar la información en el botón guardar

5.2.6. El sistema una vez guardado, generará el No. de Consumo, el cual se debe enviar al Punto de Venta o Centro de Distribución de donde saldrá el artículo para que lo registre y éste quede contabilizado como activo fijo.

5.3 ACTIVACION DE ARTICULOS PARA ACTIVO FIJO Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Analista Control de Inventarios para la activación de los artículos para asignarlo como activo fijo, previa validación de la carta de autorización: 5.3.1. Ingresar a la transacción ZVU_T156 de SAP

5.3.2 Seleccionar la opción de modificar vista clase de movimiento y hacer clic en posicionar

5.3.3. Colocar 241 (salida activo fijo) en el campo “clase de movimiento” y clic en el recuadro

tomar

5.3.4. Se visualiza la siguiente pantalla en donde se le da clic en la flecha del centro

5.3.5. Se despliega pantalla en donde se debe colocar el grupo de artículos que se activará para el registro de salida para activo fijo

5.3.6. Se da clic en ejecutar , quedando activado el artículo para el registro como activo fijo

5.4 REGISTRAR LA SALIDA DEL ARTÍCULO PARA ACTIVO FIJO EN EL PUNTO DE VENTA O CENTRO DE DISTRIBUCIÓN Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Gerente o Administrador del Punto de Venta o Administrados del Centro de Distribución de donde se va a retirar el artículo del inventario asignado como activo fijo en el sistema SAP, con el número de reserva previamente enviado por el área de Activos Fijos y la activación del artículo por parte del Analista Control de Inventarios: 5.4.1. Ingresar a la transacción MIGO de SAP

5.4.2. Seleccionar las opciones “A07 Salida de mercancías” y “R09 Reserva” como se muestra a continuación:

5.4.3. Posteriormente ingresar el número de la reserva (número de consumo enviado al Punto de Venta o Centro de Distribución por Área de Activos Fijos) en el campo sombreado como se indica en la pantalla:

5.4.4. Una vez ingresada la reserva oprimir Enter en la pantalla, apareciendo los artículos que están contenidos en dicha reserva.

5.4.5. Posteriormente, si las cantidades son las correctas, se marca la casilla de la columna “OK”, como se muestra a continuación:

5.4.6. Seguidamente se hacer clic en el botón “Verificar” con el fin de identificar errores o confirmar que el proceso no presenta inconvenientes.

5.4.7. Finalmente para realizar la salida de mercancías, hacer clic sobre el botón “Contabilizar” arrojando el sistema un mensaje en la parte inferior de la pantalla, informando el número del documento material.

5.4.8. Imprimir el documento material generado, firmarlo por parte del Gerente del Punto de Venta o Administrador Centro de Distribución y proceder a realizar la entrega física del artículo al Centro o Área solicitante, archivando dicho documento con la autorización impresa. 6. Diagrama De Flujo No aplica. 7. Anexos No aplica. 8. Control De Cambios

Versión Fecha Descripción Del Cambio

01 Noviembre 11 De 2016 Primera Emisión Del Documento