1. Objetivo Establecer la ruta para registrar pedidos en el sistema SAP para la adquisición suministros y/o servicios en Olímpica. 2. Alcance Este instructivo aplica para todos los funcionarios que laboren para Olímpica S.A y que tengan la calidad de generadores de gastos en Oficinas Administrativas. 3. Definiciones N.A 4. Condiciones Generales

Para poder ejecutar gastos en la compañía, se debe tener previo conocimiento de: o Matriz de Autorizaciones o Manual de Gastos

El sistema SAP controlará directamente el presupuesto de gastos en la compañía, por tal motivo solo se podrán ejecutar compras de suministros y servicios en la compañía si y solo si existe presupuesto disponible en el rubro a afectar; para esto deberá ejecutarse un pedido de acuerdo al presente instructivo.

INSTRUCTIVO PARA GENERAR EN SAP PEDIDO DE SERVICIOS Y DE SUMINISTRO

Código: IOPP 02

Versión: 1

Proceso: Gestión de

Presupuesto Macroproceso:

Financiero

DOCUMENTO NO CONTROLADO

Fecha: Agosto 18 de 2016

Elaboró: Kimberlin Porras

Revisó: Javier Quimbayo

Aprobó: Liseth Abuchaibe

Cargo: Analista de Gestión de Riesgos

Cargo: Director Nacional de Cuentas por Pagar

Cargo: Gerente de Planeación y Presupuesto

En caso tener un rubro cuyo monto se encuentra subdividido por centros y la asignación a uno de estos centros se agote, el responsable del rubro podrá realizar el traslado del monto al centro que lo requiera del rubro total asignado.

En caso de agotarse el monto asignado en el rubro total, el responsable del rubro debe solicitar autorización a la vicepresidencia administrativa para realizar el suplemento al rubro.

El presupuesto mensual asignado para cada rubro no es acumulable con meses

anteriores, ni posteriores. Se debe procurar que el gasto a ejecutar sea menor al valor presupuestado en el mes.

Obligatoriamente para todo servicio y/o suministro solicitado a un proveedor, deberá existir previamente el pedido del servicio en el sistema SAP.

5. Descripción de Actividades 5.1 REGISTRO EN EL SISTEMA SAP DE PEDIDOS DE SERVICIOS 5.1.1 Ingresar al modulo SAP_COMERCIAL

5.1.2 Realizar el logeo con el Usuario y Clave asignado

5.1.3 Ubicado en la página principal, escribir la transacción ME21N- crear pedido

Aparece la siguiente pantalla:

5.1.4 Seleccionar la casilla de clase de pedido el código ZPSR (pedido de servicio)

5.1.5 Dar Intro e ingrese el grupo de compras y el nombre del proveedor

5.1.6 Para ingresar a la generación de la orden, escoger en la casilla de imputación (I), la letra "F" que indica al sistema que el pedido estará controlado por el presupuesto por medio de una orden interna.

5.1.7 Digitar el texto del Centro o negocio correspondiente a la orden:

5.1.8 Digitar el código el código del servicio, el cual está asociado a la naturaleza del gasto:

5.1.9 Seleccionar el Grupo de artículos a los cuales pertenecen

5.1.10 Digitar la cantidad de servicios

5.1.11 Una vez colocado el numero del servicio, el sistema lo relaciona con la cuenta contable a la cual corresponde.

5.1.12 Digitar el código de la orden, el cual está conformado por doce dígitos integrados de la siguiente forma: C-Nnnn-Sss-Rrrr (Ej:110211410071).

Donde C es "1" y significa compañía Olímpica

Nnnn es código SAP del negocio ( Ej:1021 es Sto 021)

Sss es sección Ej: 141 es Gerencia de Puntos de Venta)

Rrrr es código del rubro(Ej:0071 es rubro 71 Arreglos Ornamentales)

5.1.13 Digitar la cantidad y el valor de los productos o pedidos Validar que el Precio Neto sea igual al Precio Bruto

5.1.14 Para grabar la orden en el sistema, deben validar que el centro de costo, cuenta contable y la orden interna sean consistentes y coincidan con el requerimiento realizado.

5.1.15 En los casos que el valor a registrar sea superior al saldo del presupuesto asignado, el sistema arroja el siguiente mensaje y no permite la creación del pedido.

5.1.16 En caso que el presupuesto este en un 95% de ejecución, el sistema le indicará el siguiente mensaje:

5.1.17 Realizar la grabación de la orden en el sistema, una vez verificado que no tenga

errores y se finaliza la transacción haciendo clic el icono de guardar :

5.1.18 Al final de la pantalla debe aparecer el numero del registro creado:

NOTA: Se debe tener en cuenta que en la etiqueta de posición "Factura" este marcado el check list "VersFS", el sistema debería traerlo marcado, pero en el caso que no se encuentre marcada se debe hacer. De esta forma el pedido quedara habilitado con todas la posiciones para el tratamiento de registro de facturas.

5.2 REGISTRO EN EL SISTEMA SAP DE PEDIDOS DE SUMINISTRO 5.2.1 Ubicado en la página principal, escribir la transacción ME21N- crear pedido

Aparece la siguiente pantalla:

5.2.2 Seleccionar el tipo de pedido, Escoger la opción ZPSM- pedido de suministro

5.2.3 Dar Intro e ingrese el grupo de compras y el nombre del proveedor

5.2.4 Ingresar el tipo de imputación y el código de los artículos Para ingresar a la generación de la orden, escoger en la casilla de imputación (I), la letra "F" que indica al sistema que el pedido estará controlado por el presupuesto por medio de una orden interna.

5.2.5 Ingresar las cantidades

5.2.6 Ingresar el centro de costo para cada posición.

5.2.7 Dar clic Intro para verificar que la orden no contenga errores y validar la información registrada

5.2.8 Hacer clic en el icono guardar

5.2.9 Al final de la pantalla debe aparecer el numero del registro creado:

6. Flujograma NA 7. Control de Cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

01 Agosto 18 de 2016 Emisión Inicial del Documento