INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS...

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

Fecha de Aprobación: 03/DIC/2012 Código: PA.05.GT.I01 Versión: 1.1

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Código: PA.05.GT.I01 Proceso: GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable

1.0 15/ENE/2011 Versión inicial Auxiliar de Gestión

Documental

1.1 03/DIC/2012

Ingreso del documento Resoluciones con su respectivo instructivo y ajuste a la elaboración de las cartas que van al medio externo.

Auxiliar de Gestión Documental


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CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE .......................................................................................................................................... 2

3. DEFINICIONES .................................................................................................................................. 2

4. DISEÑO Y PRESENTACIÓN PARA LOS DOCUMENTOS COMERCIALES .............................................. 3

4.1. ASPECTOS GENERALES DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES .................................................... 3

4.2 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL ................................................. 4

5. DOCUMENTOS COMERCIALES ....................................................................................................... 10

5.1 COMUNICADOS Ó DIRECTIVAS .................................................................................................... 10

5.2. CIRCULARES ................................................................................................................................ 14

5.3 CARTAS ........................................................................................................................................ 18

5.4 ACTAS .......................................................................................................................................... 22

5.5 CERTIFICADOS Ó CONSTANCIAS .................................................................................................. 28

5.6. RESOLUCIONES ........................................................................................................................... 32

5.7 SOBRES COMERCIALES ................................................................................................................ 34

5.8 MENSAJES ELECTRÓNICOS .......................................................................................................... 37

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................... 40

7. ANEXOS ......................................................................................................................................... 40


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1. OBJETIVO

Establecer los criterios fundamentales para normalizar la elaboración de los diferentes tipos de documentos comerciales generados en la Universidad de San Buenaventura, seccional Cali.

2. ALCANCE Este instructivo aplica a los documentos comerciales generados en la Universidad de San Buenaventura, seccional Cali, tales como los comunicados ó directivas, las circulares, las cartas, las actas, los certificados ó constancias, las resoluciones, los sobres comerciales y los mensajes electrónicos.

3. DEFINICIONES Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este instructivo en la Universidad de San Buenaventura, seccional Cali. ANEXO. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar. ENCABEZADO. Titulo de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento. ENCABEZAMIENTO. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento. ESPACIO. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas. FORMATO. Es una preforma o plantilla para consignar información cuantitativa o cualitativa, que genere evidencia durante la ejecución o desarrollo de las actividades de los procesos y que se convertirán en un registro.


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IMPORTAR. Traer de otra parte algo. Incorporar al documento, otro tipo de archivos que fueron creados en otra aplicación. INSTRUCTIVO. Tipo de documento que brinda orientaciones de cómo desarrollar una actividad dentro de un proceso o procedimiento en un tema en particular, estableciendo los pasos a seguir. INTERLÍNEA LIBRE. Renglón sin escritura. LÍNEAS ESPECIALES. Líneas de anexos, copia e identificación del transcriptor. MEMBRETE. Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. NORMALIZAR. Hacer que una cosa se ajuste a una norma, una regla o un modelo común. RADICACIÓN. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite. TRANSCRIPTOR. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir una comunicación. ZONA. Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

4. DISEÑO Y PRESENTACIÓN PARA LOS DOCUMENTOS COMERCIALES 4.1. ASPECTOS GENERALES DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

4.1.1 Zonas

Zona 1. Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, logo y el NIT.


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Zona 2. Espacio destinado para la impresión de dirección, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, apartado postal, lugar de origen y país.

Zona 3. Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1

4.1.2 Márgenes. Cuando se use papel con membrete o con logo importado:

Superior 5 cm. Inferior 3 cm. Derecho 3 cm. Izquierdo 3 cm. Cuando se use papel sin membrete: Superior 4 cm. Inferior 3 cm. Derecho 3 cm. Izquierdo 3 cm. 4.1.3 Estilo. Se refiere a la distribución del contenido de la comunicación, está será bloque extremo (todas las líneas parten del margen izquierdo). 4.1.4 Fuente. Para todas las comunicaciones se utilizará calibri 11 y sin negrilla. 4.2 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL 4.2.1 Identificación de las páginas subsiguientes. El encabezado y número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. El encabezado se ubica en la parte superior izquierda, a una interlinea libre de la margen superior se coloca el tratamiento y nombre del destinatario, una línea después se coloca la fecha del documento, luego en el margen derecho se coloca el número de página correspondiente. Para continuar con el texto se dejan dos interlineas libres. Ejemplo: Ingeniero Luis Facundo Cabrera Cali, 20 de enero de 2010 2


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4.2.2 Código. Sistema convencional que identifica la oficina, el departamento o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Para nuestro caso la identificación sería alfanumérica. 4.2.3 Lugar de origen y fecha de elaboración. Escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de: ciudad del lugar de origen, día, mes y año en el siguiente formato dd/mmmm/aaaa. 4.2.4 Datos del destinatario. A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento, tales como:

Tratamiento o título académico: El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial.

Ejemplos:

Señor Señora Doctor Doctora Ingeniero Ingeniera Economista

Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.

Ejemplos: Cargos Títulos Profesionales Alcaldesa Abogada

Consulesa Administradora de Negocios Decana Arquitecta

Gerenta Comunicadora Social Jefa Contadora Pública Jueza Diseñadora Textil Presidenta Ingeniera Rectora Médica Tesorera Psicóloga Vicepresidenta Socióloga


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Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con minúscula, por que se convierten en sustantivos comunes.

Ejemplos: Vendrá la ingeniera Carlina Hoyos

El diseño de la presentación se encargará la jefa de compras

Nombre del destinatario: escribirlo con mayúscula sostenida

Cargo: escribirlo con mayúscula inicial

Dirección: de acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, ya sea la nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.

Nombre del lugar de origen: se identifica el lugar de origen del destinatario, como ciudad o municipio

4.2.5 Asunto. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. Únicamente en el caso de un comunicado ó directiva, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:).

4.2.6 Saludo. Se utiliza precedido de los datos del destinatario: para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario; para los caballeros, los apellidos.

Ejemplos Apreciado señor Botero Mercado:

Distinguida arquitecta Luisa Maria Respetada ingeniera Carmen García: Señora ministra: Cordial saludo, decano Orejuela:


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Nota: El uso de Estimado o Apreciado señor se hace solamente para personas de confianza.

En el caso de comunicados y las circulares, en los cuales incluye saludo, se presentan los siguientes ejemplos.

Con agrado la saludo e informo que… Tengo el gusto de saludarla y… Con saludo cordial adjuntamos… Con nuestro cordial saludo, les solicitamos… Cordial saludo señores y les comunicamos… Los saludamos e informamos… 4.2.7 Cuerpo o texto. Es importante escribir el cuerpo del documento en forma cortés, claro, breve, directo y sencillo. Se recomienda utilizar las mayúsculas sólo en casos necesarios. 4.2.8 Despedida. Expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas. Existen despedidas breves seguidas de coma (,).

Ejemplos Atentamente,

Cordialmente, Sinceramente, Respetuosamente, También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.).

Ejemplos Agradecemos su gentil colaboración.

Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. A la espera de sus comentarios. Hasta una nueva comunicación.


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4.2.9 Datos del remitente. El nombre del remitente se debe escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos. No usar negrilla. El cargo sigue a una línea después, con mayúscula inicial. 4.2.10 Líneas especiales. Si se requieren líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a transcriptor, se deja a una interlinea libre del anterior y también alineado.

Anexos: Se detallan en el texto y al final de la comunicación. A dos interlineas libres del remitente. La palabra anexo, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continúa horizontalmente y separados de una coma (,). Ejemplos: Anexo: uno (15 folios)

Anexo: dos (ocho folios y un CD-ROM) Anexo: tres (un formulario, un cheque y un folleto)

Copia: La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlineas del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o titulo, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de organización. Todo ello sin abreviar. Ejemplo 1

Copia: Doctor, Juan Quiroz, Gerente AMS Doctora, Amelia Quiñones, Directora Administrativa, SENA

Ejemplo 2

Copia: Vicerrectoría Administrativa y Financiera Departamento de Talento Humano


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Identificación de transcriptor: A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de la persona que trascribe la comunicación. Esta línea se escribe con la misma fuente calibri y con tamaño de letra 8.

Recomendaciones generales.

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en este instructivo pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.

Utilizar el formato de “Comunicación Interna” para los siguientes casos: entrega de documentos, solicitudes de servicio de correspondencia y documentos transitorios.

Para el caso de aquellos documentos internos, se puede importar el logo ó elaborar la primera hoja con membrete y las segundas hojas con papel sin membrete.

Para el caso de aquellos documentos que van al medio externo, elaborar la primera hoja con membrete y las segundas hojas con papel sin membrete.

Todo documento Institucional que deba ser diligenciado con firma, la firma debe ser en manuscrita, NO escaneada, NO mecánica.

Referente al uso de mayúsculas y minúsculas, se debe tener en cuenta que los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos y dependencias se escriben con mayúscula inicial. En español se escriben con minúsculas los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.

Para los documentos que aparecen en la Tabla de Retención Documental (TRD), se debe imprimir en papel con gramaje entre 75 gramos y 90 gramos, libre de acidez para evitar que con el tiempo tome color amarillento, ya que son documentos que deben permanecer por años en el archivo y algunos tienen el carácter de ser históricos, cuidando de escribir sobre ellos.

El almacenamiento de los documentos debe ser en las carpetas y cajas provistas por la Universidad y debidamente etiquetadas.

Para el caso de soportes en medio magnético, se recomienda seguir las instrucciones dadas por los fabricantes; garantizando su recuperación y reproducción, estando acorde a los cambios de tecnología.


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5. DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales a los que haremos referencia en este instructivo son: los comunicados ó directivas, las circulares, las cartas, las actas, los certificados ó constancias, las resoluciones, los sobres comerciales y los mensajes electrónicos. 5.1 COMUNICADOS Ó DIRECTIVAS Los comunicados son una comunicación escrita de carácter interno que pueden ser emitidas por cualquier oficina y que se puede utilizar para transmitir información, orientaciones y pautas hacia un público en general y/o particular. Las directivas es una comunicación escrita de carácter interno emitida únicamente por las Vicerrectorías, donde se dan a conocer lineamientos, pautas u orientaciones y van dirigidas a un público en general. 5.1.1 Denominación del documento. A una interlinea, se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla COMUNICADO ó DIRECTIVA. 5.1.2 Código. A una o dos interlineas libres, consignar la codificación de la oficina productora, con el código de la serie o subserie y luego el consecutivo del comunicado ó directiva.

Ejemplo 1: OGD.3.1-XX

Ejemplo 2. VAF.24-01 5.1.3 Ciudad y fecha. A una o dos interlineas libres, anotar el nombre de la ciudad y la fecha, según el formato dd/mmmm/aaaa 5.1.4 Remitente y Destinatario. A dos o tres interlíneas libres colocar la preposición para, esta se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escribe los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlinea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escribe el nombre de la oficina productora con mayúscula inicial.


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5.1.5 Asunto. A una interlínea libre se escribe la palabra asunto, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Constituye la síntesis del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. 5.1.6 Texto con saludo. Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto. Se debe escribir el texto en forma cortés, claro, breve, directo y sencillo; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por comunicado. Para el saludo con texto incluido véase el numeral 4.2.6

5.1.7 Despedida. Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el numeral 4.2.8 5.1.8 Remitente. A cuatro o cinco interlíneas libres, se coloca los nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas y a una línea debajo, el cargo con mayúscula inicial. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente. 5.1.9 Anexos. A dos interlíneas libres se escribe la palabra anexo(s) con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo. Véase el numeral 4.2.10 5.1.10 Copia. A una interlínea libre se escribe la palabra copia con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o titulo, cargo, todo ello sin abreviar. 5.1.11 Transcriptor. A una interlínea libre se coloca el nombre de la persona que escribe y/o transcribe el documento. Debe colocarse nombre y apellido, en mayúscula inicial y con fuente calibri 8.


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1 interlinea libre COMUNICADO ó DIRECTIVA

1 a 2 interlineas libres Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha (dd/mmmm/aaaa) 2 a 3 interlineas libres PARA: __________________________ 1 interlinea libre DE: _____________________________ 1 interlinea libre ASUNTO: ________________________ 2 a 3 interlineas libres Texto con saludo incluido ___________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________ 1 a 2 interlineas libre Despedida: ______________________ 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libre Anexos: (opcional) 1 interlinea libre Copia: 1 interlinea libre

Transcriptor

3 cm 3 cm

3 cm

Grafica No. 1 Modelo de comunicado ó Directiva


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Grafico No. 2 Ejemplo de comunicado

COMUNICADO OGD.3.1-02 Cali, 25 de noviembre de 2012 PARA: Secretarias DE: Oficina de Gestión Documental ASUNTO: Instructivo de documentos comerciales Con agrado las saludo e informo que para el 20 de enero de 2013 les estaré entregando un instructivo para la elaboración de documentos organizacionales. Este instructivo permitirá normalizar la producción documental, les animo a que la repasen y que cualquier inquietud o sugerencia me la hagan saber. Agradezco su gentil colaboración, PETER NELSON DUQUE C. Auxiliar de Gestión Documental Anexo: uno (manual con 50 folios) Copia: Doctora Yaneth Díaz Campo, Directora de Talento Humano Jairo Bautista

3 cm 3 cm

3 cm


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5.2. CIRCULARES Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Puede ser utilizada para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas de la Institución. Estas serán emitidas únicamente por las siguientes oficinas: Rectoría, Secretaría, Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Talento Humano. 5.2.1 Denominación del documento. A una interlinea, se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla CIRCULAR. 5.2.2 Código. Consignar las letras que identifican la dependencia productora, seguido del código de la serie o subserie y luego el consecutivo. Ej. DTH.5.1-XX 5.2.3 Ciudad y fecha. Anotar el nombre de la ciudad y la fecha, según el formato dd/mmmm/aaaa 5.2.4 Grupo destinatario. La preposición para y el grupo destinatario se escriben en mayúscula sostenida. 5.2.5 Asunto. Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Constituye la síntesis del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. 5.2.6 Texto con saludo. Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto. Se debe escribir el texto en forma cortés, claro, breve, directo y sencillo; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por comunicado. Para el saludo con texto incluido véase el numeral 4.2.6 5.2.7 Despedida. Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el numeral 4.2.8

5.2.8 Remitente. Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas sin colocar negrilla ni subrayar, después a una interlinea se coloca el cargo. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente.


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5.2.9 Anexos. Se escribe la palabra anexo(s) con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo. Véase el numeral 4.2.10 5.2.10 Transcriptor. Se refiere a la persona que escribe y/o transcribe el documento. Debe colocarse nombre y apellido, en mayúscula inicial y con fuente calibri 8.


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Grafico No. 3 Modelo de circular

1 interlinea libre CIRCULAR

1 a 2 interlineas libres Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha (dd/mmmm/aaaa) 2 a 3 interlineas libres GRUPO DESTINATARIO 2 interlineas libres ASUNTO: ________________________ 2 a 3 interlineas libres Texto con saludo incluido ___________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. 1 a 2 interlineas libre Despedida: ______________________ 4 a 5 interlineas libres NOMBRE DEL REMITENTE Cargo 2 interlineas libre Anexos: (opcional) 1 interlinea libre Transcriptor

3 cm 3 cm

3 cm


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Grafico No. 4 Ejemplo de circular

CIRCULAR

DTH.5.1-04 Cali, 25 de enero de 2012 PARA SECRETARIAS ASUNTO: Foto para carné Con agrado los saludo e informo que para el día lunes 01 de febrero están

programadas para tomarles la foto para el carné.

El lugar será edificio los cerezos, salón 101. Adjunto el listado con la hora

asignada.

Agradecemos su gentil colaboración, JESUS CADAVID Director de Talento Humano Anexos: uno (2 folios) Rosario Villegas

3 cm 3 cm

3 cm


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5.3 CARTAS Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, sirve para tramitar o agilizar un asunto, regular o aclarar una situación, presentar solicitudes, confirmar eventos ocurridos, responder a oficios, suministrar información, presentar solicitudes, etc. Podrán ser dirigidas a nivel interno y externo: personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso.

5.3.1 Código. A una interlinea, se consignan la codificación de la oficina productora, seguido del código de la serie o subserie y luego el consecutivo. Ejemplo: FI.7-XX. 5.3.2 Ciudad y fecha. Anotar el nombre de la ciudad y la fecha, según el formato dd/mmmm/aaaa. 5.3.3 Destinatario. Los datos del destinatario deben dirigirse en forma personalizada, es decir a un funcionario especifico. Tener en cuenta los siguientes componentes: tratamiento, nombre del destinatario, cargo, denominación o razón social de la entidad, dirección y domicilio. Véase el numeral 4.2.4

5.3.4 Asunto. Esta palabra se escribe en mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). Constituye la síntesis del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. 5.3.5 Texto con saludo. Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto. Se debe escribir el texto en forma cortés, claro, breve, directo y sencillo; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por comunicado. Para el saludo con texto incluido véase el numeral 4.2.6 5.3.6 Despedida. Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el numeral 4.2.8 5.3.7 Remitente. Nombre y apellidos en mayúsculas sostenidas sin colocar negrilla ni subrayar, después a una interlinea se coloca el cargo. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente. 5.3.8 Anexos. Se escribe la palabra anexo(s) con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo. Véase el numeral 4.2.10


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5.3.9 Copia. Se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o titulo, cargo. Todo ello sin abreviar. 5.3.10 Transcriptor. Se refiere a la persona que escribe y/o transcribe el documento. Debe colocarse nombre y apellido, en mayúscula inicial y con fuente calibri 8. 5.3.11 Páginas subsiguientes. El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. El encabezado se ubica en la parte superior izquierda, a una interlinea libre de la margen superior se coloca el tratamiento y nombre del destinatario, una línea después se coloca la fecha del documento, luego en el margen derecho se coloca el número de página correspondiente. Para continuar con el texto se dejan dos interlineas libres. Parágrafo: Para el caso de los documentos que van al medio externo siga el siguiente procedimiento, después de la margen superior se deben dejar 8 interlineas libres, omitiendo el código de la oficina y la ciudad y fecha, de tal manera que la carta comience con los datos del destinatario. Los datos omitidos se colocarán directamente en la Oficina de Gestión Documental en una etiqueta que contendrá los siguientes datos:

Código: Código de la oficina, seguido de la serie y consecutivo

Radicado de despacho: Asignación de un número consecutivo a la comunicación despachada.

Ciudad y fecha: Anotar la ciudad y fecha según formato dd/mmmm/aaaa seguido de la hora.

Folio: cantidad de hojas que consta la carta.

Anexo: Cantidad de documentos adjuntos a la comunicación.


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Grafico No. 5 Modelo de carta interna

Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración (dd/mmmm/aaaa) 1 a 3 interlineas libres Tratamiento Nombre y apellido Cargo Denominación o razón social de la entidad Dirección Domicilio 2 interlineas libres Asunto: 1 a 2 interlineas libres Saludo 1 a 2 interlineas Texto: ____________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 1 a 2 interlineas libre Despedida 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libre Anexos: (opcional) 1 interlinea libre Copia: (opcional) 1 interlinea libre Transcriptor

3 cm 3 cm

3 cm


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Grafico No. 6 Ejemplo de carta al medio externo

Ingeniero MARCEL APOLANIA Coordinador de planta Café águila roja Calle 80 58-79 Yumbo, Valle Asunto: Evento semilleros de investigación Cordial saludo Ingeniero Marcel, La dirección de Investigaciones de la Universidad de San Buenaventura, llevará a cabo el XII encuentro de semilleros el día 12 de marzo de 2010, donde esperamos una asistencia de aproximadamente 500 personas, agradeceríamos su participación por medio de un stand de café águila roja para nuestros asistentes. De ser posible por favor me lo informa, al fax 4882231 para coordinar la logística en dicho evento. Agradeciendo su colaboración, ANGELA CASTELLANOS Directora de Investigaciones Amelia Guerrero

3 cm 3 cm

3 cm

DIN.7-15 Radicado de despacho: 1543 Cali, 30 de noviembre de 2012 10:20 AM Folio: 1 Anexos: 0

ETIQUETA DE LA OGD


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5.4 ACTAS Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Para la elaboración de las actas se utilizará el formato establecido identificado con el código PA.05.GT.F01. Véase anexo 7.1

Entre algunas de sus características principales están:

Debe llevar el nombre del grupo que se reúne para el caso de comités, consejos y demás grupos reconocidos en la Universidad.

Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

Se escriben en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben escribirse en tiempo presente. No deben presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

5.4.1 Titulo. En el encabezado del formato de acta PA.05.GT.F01, a una interlinea después de la palabra formato de acta, se coloca el nombre del grupo que se reúne en mayúscula sostenida y centrada cuando corresponda a reuniones de grupos reconocidos, de lo contrario se dejará como titulo acta de reunión.

Ejemplo: FORMATO DE ACTA

COMITÉ DE ARCHIVO 5.4.2 Encabezamiento. Está conformado por las palabras lugar, Acta No., fecha, hora inicio, hora final y asistentes, cada una de ellas en mayúscula sostenida y en negrilla.

Lugar: Se escribe el sitio de la reunión. Ejemplo: Vicerrectoría Administrativa y Financiera, sala de juntas


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Acta No.: Se consignan las letras que identifican la oficina productora, el código de la serie o subserie y luego el consecutivo. Ejemplo: FI.4.1-XX. (Facultad de Ingenierías. Acta de consejo. Consecutivo).

Fecha: Se coloca la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha según el formato (dd/mmmm/aaaa)

Hora: Se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.

Asistentes: Se escribe los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, el cargo se separa con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

Ejemplo 1

ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Decano Jaime Roldan, Director de programa Ejemplo 2

ASISTENTES: Gloria Ceballos, Vicerrectora Administrativa y Financiera Gustavo Salas, Vicerrector Académico Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de una reunión, se podrán enunciar con un subtitulo común a interlineado sencillo. Ejemplo 3

ASISTENTES: Juan Carlos Abadía, Vicerrector Académico Decanos Ana Isabel Moncada Luis Fabián Narváez Profesores tiempo completo Ismael Bonilla Carmen Duque En la lista de asistentes se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y cuando lleva la representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.

Ejemplo 4 ASISTENTES: Mario Restrepo, Jefe de nomina

Mario Restrepo en representación de Lilia Valdés, Jefa de Compras


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Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como primer anexo en el acta. Para este caso, el anexo debe tener el encabezado y el encabezamiento del formato de acta PA.05.GT.F01.

Ejemplo 5 ASISTENTES: Lista adjunta (20 personas)

En el caso de que se tengan invitados especiales, se escribe la palabra invitados especiales en mayúscula sostenido y en negrilla. Los nombres y apellidos completos se escriben en mayúscula inicial y después el tratamiento.

Ejemplo 6 INVITADO ESPECIAL: Pedro Noriega, asesor comercial

5.4.3 Objetivo de la reunión. En este espacio se enumeran los temas objetivos de la reunión, con mayúscula inicial e identificándolos con números arábigos. 5.4.4 Desarrollo. En este espacio se registra el desarrollo de la reunión de acuerdo a los objetivos planteados y aprobados, haciendo énfasis en las decisiones tomadas, identificándolos con número arábigo. 5.4.5 Conclusiones. En este espacio se registran las ideas principales del desarrollo de la reunión. Para cada idea principal se utiliza una viñeta. En este caso, la viñeta será un círculo relleno de color negro. Si se acuerda tener una próxima reunión, se escribe la palabra convocatoria, en mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la fecha y la hora de la próxima reunión. Ejemplo Convocatoria: La próxima reunión se realizará en la sala de juntas de Vicerrectoría Administrativa y Financiera, el 25 de enero de 2013, a partir de las 14:00 horas. 5.4.6 Compromisos. En este espacio se colocan las actividades o compromisos asumidos en la reunión, especificando responsable(s) y fecha límite de realización.


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5.4.7 Firmas y nombres. El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenido. Los nombres de los firmantes se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra la margen izquierda y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.

Ejemplo MANUEL QUINTERO JIMENA RUIZ En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben a cuatro interlíneas libres uno del otro, distribuidos por pares y en orden alfabético de su primer apellido. Si el número de firmas es impar, el último se centra. En caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión “pasan firmas” seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho. 5.4.8 Anexos. Se escribe la palabra anexo (s) con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de folios y el tipo de anexo. Véase el numeral 4.2.10

5.4.9 Transcriptor. Se escribe la palabra elaboró en mayúscula inicial y se registra el nombre de la persona que transcribió el acta, luego a una interlinea se escribe la palabra revisó y se registra el nombre de la persona que efectuó la revisión del acta. Para el caso de ambas palabras se utiliza como fuente calibri 8. 5.4.10 Páginas subsiguientes. Para identificar el documento a partir de la segunda página, esta se hará en el pie de página, al lado izquierdo se coloca la información que aparece en el encabezamiento del formato de acta PA.05.GT.F01, en el espacio que dice Acta No. y en el mismo renglón a lado derecho se identifica el numero de página según el formato 1 de XX. Ejemplo VAF.4.1-05 Página 1 de 5


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Lugar Vicerrectoría Administrativa y Financiera, sala de consejo Acta No VAF.4.1-05

Fecha Cali, 20 de noviembre de 2012 Hora

Inicio 09:00 A.M.

Hora Finalización

12:00 M.

ASISTENTES

Jaime Cáceres, Vicerrector Administrativo y Financiero Hilda Pinzón, Directora de Talento Humano Graciela Urea, Tesorera

Hernando Hoyos, Secretario INVITADO ESPECIAL Juan Ángel Mosquera, Asesor

OBJETIVO DE LA REUNIÓN

1. Lectura y aprobación del acta anterior 2. Estudio de solicitudes de préstamos 3. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Lectura y aprobación del acta anterior

El secretario leyó el acta VAF.4.1-04 de la reunión del 15 de octubre de 2012, la cual fue aprobada sin modificaciones.

2. Estudio de solicitudes de crédito El secretario informó que solo había una solicitud, la del Sr. Hugo Ramírez, por un millón de pesos ($1.000.000). La Dra. Hilda Pinzón, informó que esta solicitud no afectaba el 50% de su pago por nomina. Sin ninguna objeción, se aprobó el préstamo solicitado. 3. Proposiciones y varios El secretario, Hernando Hoyos, leyó la carta enviada por el Sr. Albeiro Caicedo, donde solicita un préstamo que excede el 50% del pago de nomina aduciendo un tratamiento médico (adjunta soportes). Discutiendo el asunto, no se acepta dicha petición, por normas legales y normativas de la empresa. Se acuerda enviarle una carta mencionándole el porqué de la negativa.


FORMATO DE ACTA CONSEJO DIRECTIVO

Fecha de Aprobación: 01/AGO/2012 Código: PA.05.GT.F01 Versión: 1.1


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CONCLUSIONES

Se aprueba el préstamo del Sr. Hugo y Ramírez y se niega la del Sr. Albeiro Caicedo

Convocatoria: la próxima reunión se llevará a cabo el día 07 de diciembre de 2012, en Vicerrectoría Administrativa y Financiera, sala de juntas a las 10:00 a.m.

COMPROMISOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA

Enviarle carta al Sr. Albeiro Caicedo Hernando Hoyos 25 de noviembre de 2012

Recordar la próxima reunión Hernando Hoyos 03 de diciembre de 2012

Firmas: _________________________________ _______________________________ JAIME CACERES HILDA PINZÓN __________________________________ _______________________________ GRACIELA URREA HERNANDO HOYOS Anexo: uno (2 folios, soportes de solicitud de crédito)

Elaboró: Hernando hoyos Revisó: Jaime Cáceres

Grafico No. 7 Ejemplo de acta


FORMATO DE ACTA CONSEJO DIRECTIVO

Fecha de Aprobación: 01/agosto/2012 Código: PA.05.GT.F01 Versión: 1.1


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5.5 CERTIFICADOS Ó CONSTANCIAS

El certificado es un documento de carácter probatorio, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Para el caso de la Universidad de San Buenaventura, Cali, se emitirán certificados académicos, laborales y administrativos, estos serán emitidos únicamente por las siguientes oficinas: Secretaría, Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Talento Humano y Oficina de Registro Académico. Parágrafo: Este instructivo no aplica a certificados en los cuales se tiene un formato prediseñado por la Universidad de San Buenaventura, seccional Cali.

5.5.1 Código. A una interlinea consignar las letras que identifican la dependencia productora, consignar el código de la serie o subserie y luego el consecutivo. Ejemplo: DTH.14-XX. 5.5.2 Cargo. El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos él o la, a una distancia de entre cuatro o cinco interlineas del lugar y fecha. 5.5.3 Identificación del documento. Las expresiones certifican o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubican a cinco interlineas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. 5.5.4 Texto. Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlineas libres de la identificación. En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad. En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario. Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlineas, según la extensión del texto.


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5.5.5 Lugar y fecha. A dos interlineas después de finalizar el texto se coloca la ciudad y la fecha. Ejemplo:

Dada en Cali, a los veinte (20) días del mes de noviembre de dos mil doce (2012) 5.5.6 Remitente. Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas sin colocar negrilla ni subrayar, no es necesario colocar el cargo. 5.5.7 Transcriptor. Se refiere a la persona que escribe y/o transcribe el documento. Debe colocarse nombre y apellido, en mayúscula inicial y con fuente calibri 8.


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Grafico No. 8 Modelo de certificado o constancia

1 interlinea libre Código 4 a 5 interlineas libres

CARGO 5 interlineas libres

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO 2 interlineas libres TEXTO Que______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2 interlinea libre Esta constancia se expide para… Lugar y fecha: Dada en… 4 a 5 interlineas libres REMITENTE 3 interlineas libre Transcriptor

3 cm 3 cm

3 cm


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Grafico No. 9 Ejemplo de certificado o constancia

DTH.14-015

EL DIRECTOR DE TALENTO HUMANO

CERTIFICA: Que él doctor JAIME DUSSAN, identificado con cédula de ciudadanía 93.275.456 de cali, trabaja en esta empresa desde el 15 de julio de 2000 y desempeña el cargo de asistente de nomina. Esta constancia se expide para trámite de visa en el Consulado de los Estados Unidos de América. Dada en Cali, a los veinte (20) días de noviembre de dos mil doce (2012). PABLO ESCOBAR SANCHEZ Lucrecia Marín

3 cm 3 cm

3 cm


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5.6. RESOLUCIONES

Es una comunicación escrita de carácter interno, donde se registran lineamientos, orientaciones y decisiones de máxima importancia, referente a la estructura y organización de la Universidad de San Buenaventura. Las resoluciones solo podrán ser emitidas por Rectoría y las Decanaturas. 5.6.1 Identificación del documento y código. A dos interlineas de la margen superior se coloca con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla la palabras RESOLUCIÓN DE… seguido del código de la serie y consecutivo. Ejemplo: RESOLUCIÓN DE RECTORÍA S.1.1.-01 5.6.2 Asunto. A tres (3) interlineas libres, se coloca el asunto de la Resolución en mayúscula sostenida y centrada. 5.6.3 Texto. A dos (2) interlineas libres del asunto, se comienza a escribir el texto de la Resolución, que se divide en tres partes:

Primera parte. Colocar el nombre del representante de la Universidad que emite la resolución, seguido de los numerales del Estatuto Orgánico que autorizan la emisión de dicha Resolución.

Segunda parte. . A una interlinea libre, se coloca la palabra considerando seguida de dos puntos (:), esta debe ser en mayúscula sostenida, centrada y en negrilla.

Luego a una interlinea libre, se colocan los incisos (primero, segundo, tercero, etc.), estos deben ser escritos con mayúscula inicial, en negrilla y seguido de un punto. El párrafo se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial y a continuación se escribe las razones que motivan la emisión de la Resolución, puede ser normatividad legal y/o Institucional. Si hubiera subtítulos, estos se colocan en mayúscula fija. Después de una interlinea libre, se comienza a escribir el texto con mayúscula inicial. En caso de que un subtitulo tenga varios puntos, estos se identifican con la viñeta punto negro ( ).

Tercera parte. A dos interlineas libres después de haber terminado la segunda parte del texto, se coloca la palabra resuelve seguida de dos puntos (:), esta debe ser en mayúscula sostenida, centrada y en negrilla.


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Luego a una interlinea libre, se colocan los incisos (artículo único, artículo primero, artículo segundo, etc.), estos deben ser escritos en mayúscula inicial, en negrilla y seguido de un punto. Seguidamente se escribe la frase de la decisión tomada en forma de verbo, escrita en mayúscula inicial.

Si hubiera subtítulos, estos se colocan en mayúscula fija. Después de una interlinea libre, se comienza a escribir el texto mayúscula inicial. En caso de que un subtitulo tenga varios puntos, estos se identifican con la viñeta punto negro ( ).

5.6.4 Despedida. A dos interlineas, se coloca la palabra comuníquese y cúmplase en mayúscula sostenida, centrado y en negrilla. Luego a una interlinea libre se coloca la fecha de la siguiente manera: La presente Resolución se expide en Cali, Valle del Cauca, el día xxxxxx (en letras), luego entre paréntesis el día en números, del mes de xxxxxx (en letras) del año xxxxxx (en letras) luego entre paréntesis el año en números. 5.6.5 Remitente. A seis interlineas libres se colocan los Nombres y apellidos de las personas que aprueban la Resolución en mayúscula sostenida, centrados y en negrilla. El cargo se coloca debajo de los nombres. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente. 5.6.6 Anexos. A dos interlineas libres se escribe la palabra anexo(s) con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de folios y/o tipo de anexo. 5.6.7 Transcriptor. A dos interlineas libre, se coloca el nombre y apellido de la persona que transcribe el documento. Debe colocarse en mayúscula inicial y con fuente calibri 8. 5.6.8 Identificación de las páginas subsiguientes. El encabezado y número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. El encabezado se ubica en la parte superior izquierda, mencionando la resolución y su respectivo código, a una interlinea debajo se coloca la fecha de la resolución, luego hacia la margen derecha se coloca el numero de página. Para continuar con el texto se dejan dos interlineas libres. Ejemplo: ANEXO EJEMPLO RESOLUCIÓN DE RECTORÍA

Resolución de Rectoría S.1.1-913 14 de febrero de 2011


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5.7 SOBRES COMERCIALES

Todos los documentos a despachar deben ir en los sobres provistos por la Universidad como son: sobre carabela, manila media carta, manila carta, manila oficio y manila doble carta, por tal motivo no es necesario colocar el remitente. La característica más importante a tener en cuenta cuando usamos sobres para el despacho de un documento de la Universidad, es el registro de los datos del destinatario que debe ser igual a los datos consignados en la comunicación, estos deben ser descritos en forma clara y completa. Los datos del destinatario deben ser elaborados en una etiqueta escrita en computador y por debajo de la mitad del sobre. 5.7.1 Tratamiento. Se escribe con mayúscula inicial. Véase el numeral 4.2.4 5.7.2 Nombre. Se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida y nombre completo. 5.7.3 Cargo. Se escribe con mayúscula inicial. 5.7.4 Organización. Se escribe con la denominación más conocida, razón social, acrónimo o sigla. 5.7.5 Dirección. La dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal, transversal o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se anota el número de la puerta. Se dejan tres espacios entre el número de la calle y el número de la puerta. Además, se debe escribir claro el piso, manzana, bloque, apartamento y otras denominaciones que sean necesarias para identificar el destino. Si los números de la dirección incluyen letras, éstas se deben escribir con mayúscula. Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, oriente, Occidente, Bis o nombres deben escribirlos en forma completa. 5.7.6 Destino. Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.


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Local: Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe este nombre en mayúscula inicial.

Nacional: Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el del departamento correspondiente separados por coma (,) y con mayúscula inicial. Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben incluir, como en el caso de Bogotá D.C. o México D.F.

Internacional: La información debe ir en el idioma oficial del destino. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida. En cuanto a la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país de destino. El país de destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad, en mayúscula inicial y preferiblemente en español, para asegurar su destino. Debe colocarse la mayor información posible, como código postal y teléfonos.

EJEMPLOS DE SOBRES COMERCIALES

Grafico No. 10 Ejemplo sobre local

Doctor ALVARO CASTRO Asesor comercial Eléctricos del valle Calle 15 32 A 14 CALI


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Grafico No. 11 Ejemplo sobre nacional

Grafico No. 12 Ejemplo sobre internacional

Doctor ALBERTO MEDINA Gerente Asomodernas Apartado 345 ENVIGADO, ANTIOQUIA

Señor DAVID M. MOORE Fox & fox Inc. 960 Fulton Drive WASHINGTON, DC 22063 Estados Unidos de América


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5.8 MENSAJES ELECTRÓNICOS El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier parte del mundo, a través de internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuenta las disposiciones de este instructivo para cada uno de estos casos.

Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se sugiere la creación de una dirección de correo con el nombre de la oficina, diferente a la dirección personal, de esta manera se podrá guardar por carpetas la información netamente laboral.

Ejemplos: [email protected] [email protected]

[email protected]

De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de internet, a continuación se identifican las partes del correo electrónico.

5.8.1 Encabezamiento.

Para: Indica la dirección del destinatario

CC.: Con copia, corresponde a las direcciones a las cuales queremos que les llegue copia del mensaje.

Asunto: Es el resumen que da una idea. Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje.

5.8.2 Cuerpo del texto. El saludo y la despedida deben ser como en una carta normal. Al escribir un mensaje debe tenerse en cuenta las reglas básicas de ortografía, se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, nombre, cargo, organización, oficina, teléfono, entre otros.

mailto:[email protected]




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5.8.2 Recomendaciones.

Evitar la informalidad y las largas colas de contestación de correos pues estas terminan siendo confusas y dispendiosas para leer.

No utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos

Utilizar las letras mayúsculas solo en los casos necesarios.

Utilizar en campo con copia oculta (CCO), cuando se envíe o se responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que después se utilicen para enviar correo basura.

No enviar copias de correo electrónico a personas que no necesitan un mensaje determinado.

Sea breve. Los mensajes deben ser cortos y concisos.

Tener cuidado con los archivos adjuntos; no adjuntar archivos con un tamaño y/o programa que no puedan recibir o descargar el destinatario.

Tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para ello se sugiere crear carpetas personales. Estas carpetas se pueden organizar por asuntos.

Tener conciencia de que el correo electrónico bajo ciertas circunstancias no es confidencial.


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Grafico No. 13 Ejemplo de mensaje electronico


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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Instructivo para la documentación del Sistema de Gestión de Calidad PA.05.GT.I01

Guía Técnica de Colombiana GTC-185 Documentación organizacional de 2009

Instructivo para la gestión de correspondencia y archivo código PA.05.GT.I02, Oficina de Gestión Documental USB Cali, 02 de agosto de 2012.

7. ANEXOS ANEXO 1. FORMATO DE ACTA ANEXO 2. EJEMPLO RESOLUCIÓN DE RECTORÍA

Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 29/DIC/2012 Firma:

Elaboró: Peter Nelson Duque Camayo Cargo: Auxiliar de Gestión Documental Fecha: 28/DIC/2012 Firma:

Aprobó: Fray Juan de la Cruz Castellanos O.F.M. Cargo: Secretario Fecha: 03/DIC/2012 Firma:


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ANEXO 2. EJEMPLO RESOLUCIÓN DE RECTORÍA


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