Instructivo para el trámite de Procedimientos de ... · Para el año presupuestario 2016, se...
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Elaboró
MLE Marjorie Morales Aguilar Departamento Programación y Control
Revisó MBA Rosa Chacón Alvarado
Jefe, Dpto de Programación y Control
MSC Jenny Mena Ugalde Jefe, Dpto Contratación Administrativa
Aprobó Lic. Mario Umaña Mora
Director Proveeduría Institucional
Instructivo para el trámite de Procedimientos de Contratación Administrativa
Código DPI-MA01G01-PC
Ministerio de Seguridad Pública
Versión No. 01 Fecha en que rige 2016
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
CODIGO DPI-MA01G01-PC
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1 Contenido y Revisiones
1.1 Contenido
1 Contenido y Revisiones ............................................................................................ 1
1.1 Contenido ................................................................................................................. 1
1.2 Control de Revisiones ............................................................................................... 5
2 Presentación ............................................................................................................. 6
3 Objetivo .................................................................................................................... 7
4 Alcance ..................................................................................................................... 7
5 Disposiciones Generales .......................................................................................... 8
5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) .................................................... 9
5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones ............................................................. 10
5.3 Requisitos previos .................................................................................................. 11
5.3.1 Delimitar el Objeto Contractual y la Partida respectiva ......................................... 11
5.3.2 Creación de Códigos de Identificación ................................................................. 11
5.3.3 Determinar las especificaciones, según el reconocimiento de la necesidad ......... 12
5.3.4 ¿Se encuentra incluido en el Plan de Adquisiciones publicado a inicios del año? 14
5.3.5 ¿El trámite no corresponde a un trámite por reserva? ......................................... 15
5.3.6 ¿Se han tramitado compras por el mismo objeto contractual durante el mismo
periodo presupuestario, provocando un fraccionamiento? ............................................ 15
5.3.7 ¿El Objeto Contractual a adquirir está disponible en Convenio Marco ? ...... 15
5.3.8 Definir la Estimación Contractual ......................................................................... 16
5.3.9 ¿Se cuenta con Disponibilidad Presupuestaria? .................................................. 20
5.3.10 Definir el Tipo de Trámite ................................................................................ 21
5.3.11 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones del
Programa o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad Técnica Especializada .. 24
5.3.12 Cumplir con lo dispuesto en la Directriz No. 023-H 4, dirigida al Sector Público
“Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión Presupuestaria de la
Administración Pública” ................................................................................................. 25
5.4 Decisión Inicial ........................................................................................................ 26
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5.4.1 Perfil de acceso al Sistema ..................................................................................... 30
5.4.1.1 Sistema Comprared 2.0 ................................................................................. 30
5.4.1.2 SICOP ............................................................................................................ 30
5.4.2 Inclusión de la Solicitud de Contratación y de los Anexos en el Sistema respectivo 31
5.4.3 Inclusión de los Aprobadores de las Solicitudes de Contratación en el sistema
SICOP ............................................................................................................................. 32
5.4.4 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma ................................................. 32
5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial ..................................................................... 32
6 Disposiciones Específicas ...................................................................................... 34
6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo ................................................................... 35
6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos ............................................... 36
6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo ................................................................. 40
6.4 10104 – Alquiler y Derechos de Telecomunicaciones ............................................. 40
6.5 10302 – Medios de Comunicación .......................................................................... 41
6.6 10401 – Servicios Médicos y de laboratorio, Internamiento de Animales ................ 42
6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos ..................................... 42
6.8 10406 – Servicios Generales Fumigación ............................................................... 43
6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos) .............................. 43
6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas) ............................. 43
6.11 10503 – Tiquetes Aéreos ........................................................................................ 45
6.12 10701 – Actividades de Capacitación ..................................................................... 46
6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service ................................................................ 47
6.14 10801 – Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones ................. 47
6.15 10805 – Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos y/o Motocicletas .................. 48
6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas de
Información ...................................................................................................................... 49
6.17 20101 – Compra de Aceites y Fluidos Lubricantes ................................................. 49
6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales ................................................... 49
6.19 20103 – Productos Veterinarios .............................................................................. 50
6.20 20204 – Alimentos para Equinos y Canes .............................................................. 50
6.21 20402 – Repuestos y Accesorios (Llantas y Balanceo)........................................... 50
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6.22 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo ................................................. 50
6.23 29904 – Textiles y Vestuarios ................................................................................. 51
6.24 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad .......................................... 51
6.25 29999 – Compra de Herraduras para Equinos ........................................................ 51
6.26 50102 – Equipo de Transportes .............................................................................. 51
6.27 50103 – Equipo de Comunicación .......................................................................... 52
6.28 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina ................................................................... 53
6.29 50105 – Equipo y Programas de Cómputo ............................................................. 53
6.30 50199 – Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración Electrodomésticos y
Equipos de Refrigeración Comerciales ............................................................................ 54
6.31 50201 – Obras por Construcción de Edificaciones .................................................. 54
6.32 50207 – Instalaciones ............................................................................................. 56
6.33 59903 – Bienes Intangibles ..................................................................................... 57
6.34 Reparaciones Indeterminadas ................................................................................ 58
APÉNDICES .................................................................................................................... 61
APÉNDICE No. 1: Guía de Partidas Presupuestarias ...................................................... 63
APÉNDICE No. 2: Tabla de equivalencias ....................................................................... 67
ANEXOS .......................................................................................................................... 69
ANEXO No. 1 .................................................................................................................. 71
Formulario No. DPI-FO14O00-PC .................................................................................. 71
Requisitos para registro de códigos en SICOP ................................................................ 71
ANEXO No. 2: Cuenta Especial ....................................................................................... 75
ANEXO No. 3: Canje ....................................................................................................... 77
ANEXO No. 4: Entrega según demanda .......................................................................... 79
ANEXO No. 5 .................................................................................................................. 83
Jurisprudencia y lineamientos sobre solicitud de muestras .............................................. 83
ANEXO No. 6 .................................................................................................................. 85
Cláusula Penal................................................................................................................. 85
ANEXO No. 7: Tipos de trámite ....................................................................................... 89
4.1 Artículo 130 y Artículo 131 ...................................................................................... 89
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4.2 Artículo 131 Prorrogable ......................................................................................... 91
4.3 Artículo 200 ............................................................................................................ 92
4.4 Artículo 201 ............................................................................................................ 93
4.5 Convenio Marco ..................................................................................................... 94
4.6 Inyección de Contenido .......................................................................................... 95
4.7 Trámites con permiso de la Contraloría General de la República ........................... 96
4.8 Pagos por reajuste .................................................................................................. 96
ANEXO No. 8 .................................................................................................................. 97
Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones .................................... 97
ANEXO No. 9 .................................................................................................................. 99
Formulario Referencial de Precios ................................................................................... 99
ANEXO No. 10............................................................................................................... 103
Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado ......................................... 103
en la Directriz No. 023-H ................................................................................................ 103
ANEXO No. 11............................................................................................................... 105
Formularios con requerimientos, según tipo de Trámite ................................................. 105
ANEXO No. 11 .............................................................................................................. 135
Documento de Aceptación de Condiciones para Rendir Garantía de Cumplimiento ..... 135
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1.2 Control de Revisiones
Revisión Fecha de Revisión Modificación realizada o
comentarios
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2 Presentación
La Proveeduría Institucional en uso de las competencias que le confiere la Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito y demás normativa conexa, la Ley General de Administración Pública, la Ley
General de Control Interno, así como las Directrices emitidas por la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y la Contraloría General de la
República, ha elaborado el presente “Instructivo para el trámite de Procedimientos de
Contratación Administrativa” con el fin de colaborar en el proceso de Compra de Bienes,
Servicios y Obra, bajo las diferentes modalidades.
Departamento de Programación y Control
Proveeduría Institucional
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3 Objetivo
Proporcionar una guía que contenga los requisitos mínimos que se deben cumplir en el
trámite de las solicitudes de contratación que se remiten a la Proveeduría Institucional
para garantizar de la forma más óptima posible el éxito de los procedimientos de compra.
4 Alcance
Proveer a los Programas y Subprogramas Presupuestarios de un instructivo para el
trámite de procedimientos de Contratación Administrativa y sus diferentes modalidades el
cual permita satisfacer las necesidades a partir del entorno que afronta cada uno.
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5 Disposiciones Generales
Partiendo de que todo lo concerniente a la actividad contractual que implique uso de
recursos públicos se encuentra regulado por La Ley de Contratación Administrativa y su
Reglamento, y haciendo uso de la plataforma informática vigente, se recuerda que todo
procedimiento de Contratación Administrativa debe ir acorde con los principios generales
que rigen esta materia, entre los cuales se encuentran los de eficiencia, eficacia,
publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad patrimonial, entre otros,
según el régimen jurídico establecido en el artículo 4 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
Así mismo es responsabilidad de los Programas y Subprogramas presupuestarios
administrar en forma adecuada su presupuesto lo cual implica no solo brindar el
seguimiento al momento de la ejecución sino garantizar que se satisfacen las
necesidades de la Institución; reiterando la participación de la Proveeduría Institucional en
este proceso, cuya función principal es ejercer como órgano rector del procedimiento de
adquisición de bienes y servicios, a partir de los requerimientos de cada Programa o
Subprograma.
Todo lo anterior encauzado al objetivo institucional de todas las áreas de coadyuvar en la
protección de la soberanía nacional, la vigilancia, el mantenimiento del orden público y la
seguridad de los habitantes, cumpliendo con transparencia lo instaurado en el
ordenamiento jurídico.
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5.1 Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)
Según Decreto No. 38830-H-MICITT firmado el 15 de enero de 2015, por jerarcas del
Ministerio de Hacienda y del MICITT, y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 19,
del 28 de enero de 2015, se establece “La creación del Sistema Integrado de Compras
Públicas como Plataforma Tecnológica de uso obligatorio de la Administración Central
para la tramitación de los procedimientos de Contratación Administrativa”
Lo anterior, en busca de una integración del proceso de compras públicas dando inicio
con la definición de una plataforma de compras única para las instituciones de la
Administración Central.
La implementación de este sistema denominado SICOP por sus siglas, se hará en forma
gradual, iniciando en el 2016 con las cuatro instituciones que por su volumen de compra y
sus niveles de complejidad son más representativas, incluidas entre ellas el Ministerio de
Seguridad Pública.
Importante Cabe destacar que como parte de la transición del sistema Comprared 2.0 hacia SICOP, los siguientes trámites deberán ser generados en el sistema Comprared 2.0, siempre y cuando el contrato original (contrato marco) haya sido tramitado en ese mismo sistema, estos son:
Objetos de Convenios Marco vigentes en esa plataforma
Inyecciones de Contenido de contratos vigentes, de solicitudes creadas en esa plataforma
Modificaciones Contractuales (Art. 200 RLCA)
Contratos Adicionales (Art. 201 RLCA)
Reajustes de Precios
Pagos por rebajos en SIGAF Así mismo se recuerda que estas solicitudes se deben ingresar como Nulas Sin Contenido, lo anterior en acatamiento a la Circular No CCAF-0007-2016, sobre uso de reserva de recurso.
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5.2 Publicidad del Programa de Adquisiciones
Es importante que los Directores de los Programas y Subprogramas realicen una
adecuada planeación de las compras públicas para que se desarrollen y ejecuten durante
el año presupuestario con el fin de favorecer al logro de los objetivos institucionales, esto
mediante el Programa de Adquisiciones.
Para el año presupuestario 2016, se emitió el oficio Circular No. DPI-45-2015, del 1 de
setiembre de 2015, solicitando la remisión del Plan Anual de Adquisiciones para dicho
periodo.
La publicación del extracto, tal como lo señala el Artículo 7° del Reglamento a La Ley de
Contratación Administrativa, se realizó el día 2 de diciembre de 2015 en el Diario Oficial
La Gaceta No. 234.
Esta información se encuentra disponible en la dirección electrónica
http://www.sicop.go.cr, Avisos por Instituciones, desde el mes de diciembre de 2015 así
como en Comprared desde el mes de enero de 2016.
Este proceso es imprescindible para emprender cualquier procedimiento de compra para
el año vigente.
Artículo 7 - Publicidad del Programa de Adquisiciones En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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5.3 Requisitos previos
Los Programas y Subprogramas deben cumplir y gestionar adecuadamente los diversos
requerimientos presentes en la fase previa de todo proceso de compra pública, a fin de
lograr mejores resultados en las fases posteriores de trámite del procedimiento de
contratación administrativa y de ejecución contractual, procurando de mejor manera la
satisfacción del interés público así como el uso eficaz y eficiente de los recursos
económicos, materiales y humanos a veces tan limitados con los que dispone la
Administración, todo de previo a la inclusión de las solicitudes de contratación en el
sistema electrónico de Compras Públicas respectivo.
Lo anterior evitará además, tener que solicitar información adicional o tramitar
devoluciones o rechazos de las mismas, lo cual implica un reproceso por cuanto el
procedimiento de contratación administrativa no inicia hasta tanto se corrija la solicitud de
contratación 1, debido a la integración del sistema electrónico de Compras Públicas
respectivo con el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF).
1 Según Circular No. DGABCA-NP-019-11, del 10 de enero de 2011, de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa
5.3.1 Delimitar el Objeto Contractual y la Partida respectiva
Una vez se tenga delimitado el objeto contractual que se desea adquirir y cuya naturaleza
obedece a la satisfacción de una necesidad, se debe asociar a la partida correspondiente.
5.3.2 Creación de Códigos de Identificación
En aquellos casos en los que las características técnicas del objeto no coincidan con los
de alguna Ficha Técnica creada en el SICOP, la Unidad Solicitante deberá realizar el
siguiente procedimiento:
Remitir debidamente lleno el Formulario No. DPI-FO14O00-PC denominado “Requisitos
para registro de códigos en SICOP. (Ver Anexo No. 1)
Partida Presupuestaria
Ver guía de Partidas en el Apéndice No. 1
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5.3.3 Determinar las especificaciones, según el reconocimiento de la
necesidad
Adicionalmente, se deben definir las especificaciones del objeto contractual, con la
finalidad de satisfacer en un 100% la necesidad de la Administración. Tales como los que
se detallan a continuación:
Tipo de Solicitud
General Ministerio de Seguridad Pública
Con Contenido Presupuestario
Sin Contenido Presupuestario
Cuenta Especial (Ver Anexo No. 2)
Canje (Ver Anexo No. 3)
Responsables
(de la Contratación, del Análisis
Técnico, del Seguimiento y del
Contrato)
Nombre del funcionario, teléfono de contacto y correo
electrónico
(según lo designe el Programa o Subprograma)
Unidad de Medida Unidad, litros, metros, kilogramos, centímetros cúbicos,
horas, etc. (Utilizar el sistema métrico decimal).
Embalaje o presentación
requerida
Ejemplo: rollos, galones, cajas, paquetes, estañones,
etc.
Cantidad
En el caso de servicios, se debe indicar un (1) servicio
con el detalle de lo que corresponda
Ejemplo: 1 servicio de alquiler de 25 computadoras
Tallas XS, S, M, L, XL
Colores
Dimensiones Alto, largo, ancho, grosor, espesor, profundidad, rango
(máximo, mínimo)
Material Ejemplo: madera, metal, etc.
Modelo, código
Forma Ejemplo: rectangular, cilíndrico, etc.
Peso
Calibre
Capacidad Almacenamiento, potencia, resistencia, volumen
Fuente de financiamiento
001: Ordinaria
280: Extraordinaria
Cuentas Especiales (fondos de pesca)
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En caso de contratos Plazo de vigencia
Posibles prórrogas
Forma de Pago
Contra entrega
Por periodo (mensual, bimestral, etc.)
Por avance
Modalidad de entrega
Una sola entrega
Cantidad definida (entregas parciales)
Entrega según demanda (Ver Anexo No. 4)
Ejecución por consignación
Solicitud de muestras
Indicar tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones,
autoridad encargada del estudio, así como el destino,
considerando la dimensión de las mismas
(Ver Anexo No. 5, Jurisprudencia y lineamientos sobre
solicitud de muestras)
Posibles causas de
incumplimiento contractual
Cláusula Penal Porcentaje aplicable (Ver Anexo No. 6)
Otras especificaciones Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo:
Especificaciones según partida
Importante - Recordar que al momento de definir las especificaciones, en lo que corresponde a
las medidas del objeto, se debe hacer uso del Sistema Métrico Decimal.
Para Longitud Para Masa Para Capacidad
Metros Gramos Litros ** Y sus equivalencias: Kilo, Hecto, Deca, Deci, Centi, Mili **
La unidad de medida del objeto contractual debe coincidir con el precio unitario indicado en la solicitud de pedido. En el Apéndice No. 2, se adjunta una Tabla de Equivalencias, para uso de los Programas y Subprogramas en el caso de que lo requieran.
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De acuerdo a la naturaleza del objeto contractual o a la cuantía del negocio se define el
tipo de procedimiento que se va a tramitar, por lo cual es importante tener en
consideración los existentes.
5.3.4 ¿Se encuentra incluido en el Plan de Adquisiciones publicado a inicios
del año?
Tener en cuenta que se debe indicar el número de Gaceta en el que se realizó la
publicación correspondiente al Plan de Adquisiciones del objeto contractual en cuestión,
así como la fecha del Diario Oficial.
Tipos de trámite
Alquiler de inmueble
Artículo 130 2
Artículo 131 2
Artículo 131 prorrogable 2
Artículo 200 2
Artículo 201 2
Convenio Marco 2
Inyección de Contenido 2
Trámites con permiso de la Contraloría General de la República 2
Pagos por reajuste 2
CD: Contratación Escasa Cuantía
LA: Licitación Abreviada
LN: Licitación Pública
2 Referirse al Anexo No. 7 para mayor información sobre los requerimientos
¿Qué hacer si no está incluido? Solicitar la Modificación al Plan de Adquisiciones (ver Anexo No. 8)
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5.3.5 ¿El trámite no corresponde a un trámite por reserva?
5.3.6 ¿Se han tramitado compras por el mismo objeto contractual durante el
mismo periodo presupuestario, provocando un fraccionamiento?
5.3.7 ¿El Objeto Contractual a adquirir está disponible en Convenio
Marco ?
Es primordial realizar la revisión respectiva a fin de verificar si el Objeto Contractual se
encuentra dentro del Convenio Marco, de modo que al momento de generar el trámite se
ingrese en forma adecuada.
Recordando que este tipo de trámites se solicitan directamente a la Dirección Financiera, e incluye lo que señala la Circular No. CCAF-010-2011
Con excepción de tiquetes aéreos y servicios de limpieza en Convenio Marco
Artículo 13 - Fragmentación La Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 115 - Convenio Marco “…Los integrantes de un convenio marco, están obligados a consultarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio y obligados a utilizarlo, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como, precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien…” (El destacado no corresponde al original) Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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5.3.8 Definir la Estimación Contractual
La Ley de Contratación Administrativa en sus artículos 8 y 31, así como su Reglamento en los artículos 8 y 12, establecen como un requisito previo de toda compra pública, que la Administración estime el monto aproximado del costo del objeto contractual, lo cual deberá realizarse en términos razonables bajo responsabilidad de la unidad solicitante o titular subordinado.
La Contraloría General de la República en el año 2004, publicó en el Diario Oficial La Gaceta Nº 221 del 11 de noviembre, algunos lineamientos a seguir en materia de compras públicas, entre los cuales se encuentra el siguiente:
“(…) a) Al amparo de los artículos 8 y 31 de la Ley de Contratación Administrativa, las administraciones públicas deben establecer el monto estimado por reservar de sus presupuestos para una determinada contratación. Como parte de la estimación se impone realizar un estudio técnico o de mercado para obtener - en términos razonables - el posible precio por pagar. Los documentos que amparan tal estimación y el estudio técnico o de mercado deberán constar en expediente administrativo; asimismo, será obligación del jerarca referirse a ellos en la decisión que da inicio al procedimiento de que se trate, según lo ordena el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa.” (El destacado no corresponde al original)
Más recientemente el Órgano Contralor ha reiterado mediante múltiples pronunciamientos administrativos, que para realizar una estimación actualizada del costo del objeto conforme a las reglas de la estimación del negocio, se puede recurrir a realizar una revisión de precios promedios de mercado del objeto
Importante Las instituciones del Sector Público que en este momento compran a través de los Convenios Marco vigentes, podrán continuar adquiriendo los bienes y servicios hasta su vencimiento, esto implica por lo tanto el uso de la plataforma Comprared 2.0 para ingresar solicitudes de pedido en el caso de que sean compras de objetos de Convenios Marco aún vigentes en esa plataforma (Directriz No. DGABCA-NP-03-2015, del 23 de marzo de 2015) Los Convenios Marco vigentes se pueden verificar en la página de Comprared 2.0 https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED.
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contractual o a utilizar otros mecanismos de actualización o proyección de precios mediante otras alternativas que resulten razonables según la naturaleza del objeto, conforme se establezca a lo interno de cada Administración, indicando entre otros que:
“(…) Sobre la necesidad de realizar la estimación actualizada del objeto contractual, debemos aclarar que es una obligación para todos los procedimientos concursales, sean ordinarios o de excepción; pero consideramos que la forma en cómo lo realice cada Administración es a fin de cuentas un tema de control interno en función de los montos invertidos y con base a una lectura razonable de tal suerte que no podría ser la misma solución para todos los casos.” (Contraloría General de la República, oficios 03660 del 28 de abril de 2008 (DCA-1167-2008), R-DCA-302-2011 de las nueve horas del veintiuno de junio del dos mil once). (El destacado no corresponde al original)
En razón de ello, se recomienda que los Programas o Subprogramas promedien los precios obtenidos en los estudios de mercado que realicen a efecto de estimar un objeto contractual, tomando en cuenta su razonabilidad en atención al posible valor de mercado de los bienes o servicios que van a licitar. Vale recalcar que la estimación contractual, costo del objeto o estimación del negocio, es un tema fundamental que tiene múltiples consecuencias prácticas y jurídicas, entre ellas la finalidad de cumplir cuatro propósitos fundamentales: primero, proporcionarnos un monto aproximado del valor del objeto contractual a adquirir; segundo, proporcionarnos un monto de compra para determinar el tipo de procedimiento de contratación administrativa que corresponde tramitar por cuantía; tercero, nos proporciona el alcance del contenido presupuestario a garantizar para cada periodo presupuestario, pudiendo así programar el procedimiento de contratación para no sub ejecutar monto alguno, dividir el objeto en etapas de ejecución o simplemente tener certeza sobre el contenido presupuestario que se debe garantizar para el siguiente periodo presupuestario; y cuarto, se constituye en un parámetro para valorar en una fase posterior como lo es la fase de análisis de ofertas, si el precio ofertado por las empresas participantes, amerita un análisis de estructura de costos u otro, capaz de determinar su razonabilidad o no. En atención a lo anterior, se establecen dos lineamientos en esta materia: 1. En fase de análisis de ofertas, el área técnica designada por el Programa o
Subprograma gestor para determinar el cumplimiento o elegibilidad de las ofertas presentadas a concurso, deberá de una vez referirse a la
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razonabilidad de los precios ofertados para cada línea, debiendo el Programa o Subprograma implementar las medidas necesarias para verificar y garantizar de manera oportuna, que el contenido disponible en esa solicitud de contratación resulta suficiente para proceder a dictar acto final, incluso si ello implica sustituir dicha solicitud de contratación para inyectar el contenido presupuestario faltante según los montos que se van a adjudicar.
2. Esta Proveeduría Institucional considera que un exceso en los precios
presentados a concurso que supere el 25% del monto estimado en la solicitud de contratación, no resulta razonable para el interés público por cuanto es público y notorio que los precios que cotizan las empresas o posibles oferentes en un sondeo de precios de previo a un concurso público, no corresponden a la realidad de mercado por cuanto se “inflan” o cotizan con una tendencia a la alta en el tanto a los posibles oferentes no les interesa revelar con exactitud el monto que presentarían en una fase posterior como lo es la de concurso; siendo que en fase de procedimiento se debería acreditar una tendencia a la baja, y no un incremento que supere el porcentaje que se establece en este punto. Sin embargo esto no excluye la posibilidad de realizar un análisis en cada caso en particular.
La estimación contractual se podrá realizar por medio de facturas proforma,
sondeos de precios o consultando a proveedores: sean por medio de llamadas
telefónicas, correo electrónico o visitas, siempre y cuando se acredite por el
funcionario responsable.
Para efectos de la elaboración formal del Estudio Referencial de Precios, la
información se debe plasmar en el Formulario Referencial de Precios (Ver
Anexo No. 9), el cual se adjuntará posteriormente al expediente digital en el
sistema electrónico de Compras Públicas respectivo como un anexo a la solicitud
de contratación. Debe indicarse expresamente el nombre de la la empresa
consultada, la cual debe estar inscrita y activa en el Registro de Proveedores de
SICOP.
Este instrumento constituye una declaración bajo fe de juramento, mediante la
cual, el responsable de su realización debe llevar a cabo el estudio de mercado en
cada Unidad solicitante y hacer constar que los datos ahí consignados son
fehacientes en todos sus extremos, por lo que la Dirección de Proveeduría
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Institucional, bajo el principio de buena fe, tomará como legítima toda la
información consignada en dicho formulario, debiendo el Programa o
Subprograma solicitante conservar la documentación de respaldo
respectiva.(Circular No. DPI-48-2015, del 25 de setiembre de 2015).
¿Qué información se debe incluir en el Formulario Referencial de Precios?
Descripción, características y/o especificaciones técnicas del objeto contractual.
Referencia del costo del objeto contractual mínimo por parte de tres proveedores
(preferiblemente incluidos en el registro de proveedores de SICOP).
Nombre y número de cédula del funcionario que elabora el estudio.
Se recuerda que el Estudio Referencial de Precios y la información detallada en él,
no debe exceder los tres (3) meses desde su elaboración hasta el ingreso a la
Dirección de Proveeduría, como parte de la solicitud de contratación.
Es responsabilidad del Jefe de Programa o Subprograma, verificar que la información
remitida por los proveedores comerciales (especificaciones técnicas, características, o
condiciones) corresponda al objeto contractual que indican que satisface la necesidad.
Trámites para los cuales es posible prescindir del Estudio Referencial de Precios
- Convenio Marco - Artículo 130 (Actividad Contractual desarrollada entre sujetos de Derecho
Público) - Artículo 131 (Objetos de naturaleza o Circunstancia concurrente incompatibles
con el Concurso, RLCA) - Artículo 200 (Modificación Unilateral del Contrato, RLCA) - Artículo 201 (Contrato Adicional, RLCA) - Inyecciones de Contenido - Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones & Obras por
Construcción de Edificaciones 3 - Pagos por reajuste de precios - Pagos por rebajos en SIGAF
3 Para estos objetos, suministrar criterio técnico de precios (Según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe Departamento de Obras Civiles)
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5.3.9 ¿Se cuenta con Disponibilidad Presupuestaria?
El Programa o Subprograma Presupuestario es responsable de respaldar el respectivo
pago que derive de cada contratación administrativa dentro del periodo presupuestario en
el que se estime que se llevará a cabo su ejecución, de conformidad con la normativa
vigente.
Lo que procura la norma, es que de previo al inicio del procedimiento de
contratación administrativa, y como resultado de un proceso de planificación, se
disponga de los recursos presupuestarios suficientes para garantizar el pago o
cualquier erogación derivada de dicho procedimiento, debiendo así, no solo
garantizar que los recursos están asignados o reservados sino que además
estarán disponibles para garantizar el respectivo pago en fase de ejecución. No
se trata así de un requerimiento de forma, sino de un prerrequisito que debe
planearse y administrarse ligándolo preferiblemente con los resultados obtenidos a
raíz del ejercicio de elaborar el cronograma del proceso de compra, el cual podrá
colaborar con la toma de decisiones necesarias para garantizar en el momento
procesal oportuno tanto el contenido suficiente para el pago efectivo así como que
no se sub ejecutarán recursos presupuestarios por garantizar una contratación
administrativa que desde la fase previa tenemos la certeza de que iniciará su
ejecución hasta el siguiente ejercicio económico y no en el que se inicia, siempre y
Artículo 9 - Disponibilidad Presupuestaria Cuando se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, éste se desarrolle por más de un período presupuestario, la Administración, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar, en los respectivos años presupuestarios el pago de las obligaciones. Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República, dispondrá de un plazo de diez días hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia. En este supuesto no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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cuando no nos encontremos ante el supuesto de que el contenido presupuestario
que garantizará esa contratación particular es objeto de una modificación
presupuestaria.
En los casos en los que el contrato se ejecute en el periodo siguiente o se desarrolle por
más de un periodo, el Jefe de Programa o Subprograma Presupuestario deberá acreditar
que se compromete a realizar la reserva presupuestaria para el periodo económico
siguiente.
En los casos en los que el procedimiento se inicie sin contenido presupuestario, el
Programa o Subprograma presupuestario procederá a crear una nueva Solicitud de
Contratación con el contenido suficiente, según corresponda.
5.3.10 Definir el Tipo de Trámite
Una vez estimado el costo del objeto contractual, el cual debe tomar en cuenta las
cantidades a requerir así como el monto de todas las formas de remuneración incluyendo
el costo principal, los fletes, los seguros, los intereses, los tributos y cualquier otra suma
que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación, se debe definir el tipo de
procedimiento de contratación.
Lo anterior según los Límites Generales de Contratación Administrativa para el año en
vigencia, los cuales se emiten y comunican por la Contraloría General de la República.
Para el año 2016, los límites corresponden a los siguientes:
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Límites Generales de Contratación Administrativa
Ministerio de Seguridad Pública
Estrato B
(Excluye Obra Pública)
Año 2016
Licitación
Pública Licitación Abreviada
Contratación
Directa
Recurso de
Apelación
Artículo 84
LCA
Igual o más de Menos de Igual a o más
de Menos de A partir de
₡ 542.000.000,00 ₡ 542.000.000,00 ₡ 28.140.000,00 ₡ 28.140.000,00 ₡ 223.400.000,00
Límites Generales de Contratación Administrativa
(Para Obra Pública)
Año 2016
Licitación
Pública Licitación Abreviada
Contratación
Directa
Recurso de
Apelación
Artículo 84
LCA
Igual o más de Menos de Igual a o más
de Menos de A partir de
₡ 842.000.000,00 ₡ 842.000.000,00 ₡ 43.700.000,00 ₡ 43.700.000,00 ₡ 347.000.000,00
Según Resolución No. R-DC-014-2016, emitida por la Contraloría General de la República, publicada en el
Diario Oficial La Gaceta No. 41, Alcance Digital No. 28, del 29 de febrero de 2016 y comunicado mediante
Circular No. DPI-21-2015, del 7 de marzo de 2016
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Al momento de definir el límite se debe tener en cuenta que si la necesidad justifica que la
adquisición del bien o servicio sea prorrogable, esto se debe indicar y adicionalmente
tomarse en consideración a efecto de realizar la estimación contractual y por ende el tipo
de procedimiento, puesto que la prórroga implica que el monto se incremente.
Por otro lado en el caso de precios en dólares, el Programa o Subprograma bajo su
responsabilidad debe considerar un rango de diferencial cambiario a fin de que sea
posible soportar la fluctuación del dólar y no entrabar el trámite, por lo que se recomienda
que este sea de un 10%. Si el contenido no es suficiente implica para el Programa o
Subprograma sustituir la Solicitud de Contratación para inyectarle contenido, lo cual no es
lo óptimo dado que se puede prever con anterioridad.
Adicionalmente, es importante considerar que según el tipo de procedimiento, el cual
responde a la naturaleza o al costo del objeto contractual se debe tener en cuenta las
fechas límites definidas por la Dirección de Proveeduría para la recepción de solicitudes
de contratación, las cuales se detallan a continuación:
Fecha Límites para la Recepción de
Solicitudes de Contratación
Tipo de Trámite Fecha
Licitación Pública 11 de Marzo de 2016
Licitación Abreviada 1 de Julio de 2016
Contratación de Escasa Cuantía 28 de Octubre de 2016
Trámites mediante al Artículo 201
del RLCA, Convenio Marco y
Contrataciones Excepcionadas
11 de Noviembre de 2016
Según Circular No. DPI-57-2015, del 22 de diciembre de 2015
Por experiencia de años anteriores se recomienda apegarse a estas fechas lo
mayormente posible y planificar cada procedimiento de compra pública en atención a la
naturaleza del objeto contractual, al tipo de procedimiento y a sus elementos esenciales
(especialmente su plazo de entrega o ejecución) con la finalidad de cumplir con los plazos
señalados para el trámite de los procedimientos de contratación administrativa, garantizar
el pago efectivo dentro del periodo presupuestario en el que se hace la reserva, evitar
arrastres y disminuir el riesgo de la sub ejecución presupuestaria el cual es de exclusiva
responsabilidad de los Programas y Subprogramas.
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5.3.11 Determinar si en atención al objeto contractual y a las disposiciones
del Programa o Subprograma se requiere Criterio de una Unidad
Técnica Especializada
Si por la naturaleza del objeto contractual se requiere algún criterio de este tipo, se debe
coordinar su obtención con la instancia competente.
Departamento de Comunicaciones Policiales
Departamento de Obras Civiles o Unidad de Proyectos
Departamento de Transportes
Departamento Salud Ocupacional
Dirección General de Armamento
Dirección de Tecnologías de Información
La información consignada debe venir con el nombre y la firma del responsable del área
técnica respectiva.
Referirse a la Sección 6 del presente Instructivo Disposiciones específicas para la Adquisición de Bienes, Obras y Servicios de especial naturaleza
Importante Según Circular No. 013-DTI-2015, del 4 de noviembre de 2015 emitida por la Licda. Jacqueline Sequeira Torres, se remitió el Formulario No. DTI-FC01 denominado Solicitud de Aprobación de Compra y/o Alquiler de Recursos Informáticos. Lo anterior para efectos de las partidas que se indican a continuación:
10103: Alquiler de equipo de cómputo
10104: Alquiler y derechos de telecomunicaciones
10405: Servicios de desarrollo de sistemas informáticos
10808: Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información
29901: Útiles y materiales de oficina y computo, sub clase 445 cinta magnética y de respaldo
50103: Para las subclases 005 centrales y teléfonos, y la 035 proyectores
50105: Equipo y programas de cómputo
59903: Bienes intangibles
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5.3.12 Cumplir con lo dispuesto en la Directriz No. 023-H 4, dirigida al Sector
Público “Sobre la Eficiencia, Eficacia y Transparencia en la Gestión
Presupuestaria de la Administración Pública”
Según la Directriz mencionada se establecen requisitos adicionales para toda entidad que
requiera ejecutar determinadas subpartidas.
Esta información debe ser bajo el formato de resolución según lo consignado en el oficio
No. DVA-367-2015, del 12 de mayo de 2015, suscrito por la Máster Bernardita Marín
Salazar, y así mismo firmados por ella, siempre y cuando se siga el procedimiento
respectivo, tal como se indica en el oficio señalado.
Ver Anexo No. 10 Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado en la Directriz No. 023-H
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5.4 Decisión Inicial
Artículo 8 – Decisión Inicial La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución. Esta decisión se adoptará una vez que la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente: a) Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. b) La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. La Administración Central de manera obligatoria, y facultativamente las demás instituciones del Sector Público, utilizarán el catálogo de mercancías de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. c) Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. d) La estimación actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento en cuanto a la estimación del negocio. e) En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. f) Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. g) La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Tal como lo estipula el artículo 8 citado, esta decisión se adoptará una vez que la
unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y
financiera, según corresponda, haya acreditado, al menos, lo siguiente:
La especificación, determinación y alcance del objeto contractual, ya sea que se
trate de bienes, servicios u obras indicando la necesidad que se pretende
satisfacer; el análisis de requerimientos, la planificación y programación de las
compras de manera que se detallen cantidades, modalidades de entrega, formas
de pago en atención a la naturaleza del objeto, entre otras.
Asimismo debe verificarse el contenido económico con que se cuenta según los
resultados reflejados por el estudio referencial de precio o estudio de mercado
realizado al efecto y que sea suficiente para garantizar el pago respectivo en fase
de ejecución. (Artículo N°8 y N°9 de la Disponibilidad presupuestaria de la Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento).
De la misma forma tal cual lo señala el inciso c) del artículo 8 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa indicado, las Circulares No. DGABCA-NC-02-
2016 y No. DPI-014-2016, reiteran la importancia de que en los procesos de
Contratación Administrativa se observe en todos sus extremos de los
requerimientos necesarios para satisfacer el interés público, un enfoque de
eficiencia y mejoramiento continuo, con el fin de que las compras públicas
cumplan con las especificaciones de calidad.
Además de incluir en las condiciones cartelarias de admisibilidad de los
concursos, las normas impuestas por los reglamentos oficiales que son de uso
obligatorio, los cuales buscan promover el cumplimiento de objetivos sociales,
económicos y ambientales, todo en un marco de calidad y mejora continua.
En ese sentido, se les instruye para que cada unidad programática perteneciente a
esta Cartera Ministerial, vele para que en los procedimientos de contratación
administrativa se cumpla con la implementación de las normas de calidad
emitidas por los órganos competentes, las cuales deben de tomarse en
consideración para ser aplicada ya sea en los criterios de admisibilidad o en los
factores de evaluación de los pliegos cartelarios, según corresponda.
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Se advierte que para que en un procedimiento de contratación administrativa de
compra de bienes o suministros proceda la aplicación de lo dispuesto en el
segundo párrafo del artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, el Jefe de cada Programa o Subprograma deberá indicar desde la
solicitud de contratación o decisión inicial, además de la cantidad de bienes para
la que garantiza el contenido económico y solicita la compra, la cantidad real de
bienes que satisface al 100% la necesidad institucional descrita, por lo que en
caso de que si al momento de adjudicar, la oferta ganadora presentara un precio
menor al monto presupuestado, solicita adjudicar una cantidad mayor de bienes
hasta el máximo indicado.
En caso de omisión de dicha indicación, y ante este supuesto fáctico al momento
de adjudicar, el Jefe de Programa o Subprograma, podrá requerir a la Proveeduría
Institucional la aplicación del citado artículo, indicando bajo su responsabilidad,
que la necesidad así lo justifica. En este último caso se aumentarán cantidades
hasta un máximo del 50% adicional.
Todo lo anterior, bajo el entendido de que en estos supuestos el adjudicatario
antes de que el acto final adquiera firmeza, tiene el derecho de renunciar a ese
excedente en la adjudicación por las razones que él le indique a la Administración.
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Importante Como apoyo a la gestión se recuerda que el Departamento de Programación y Control desarrolló para las áreas usuarias, en este caso los Programas y Subprogramas, una serie de Formularios con los requerimientos, para los siguientes tipos de trámite:
- DPI-FO04O01-PC: Requisitos para solicitudes de tramites concursales
- DPI-FO05O01-PC: Requisitos para solicitud de contrato adicional según artículo 201
- DPI-FO06O01-PC: Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B
- DPI-FO07O01-PC: Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 - DPI-FO08O01-PC: Requisitos para solicitudes de inyección de contenido
- DPI-FO09O01-PC: Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200 - DPI-FO10O01-PC: Requisitos para solicitudes de Convenio Marco
- DPI-FO11O01-PC: Reajustes de precios o pagos de diferencias
- DPI-FO15O00-PC: Requisitos para actividad contractual desarrollada entre
sujetos de derecho público artículo 130
Ver Anexo No. 11, para efectos de su uso y aplicación los mismos son documentos diseñados en formato digital, en Excel. Una vez completados deben ser guardados en formato PDF y ser firmados digitalmente por el Jefe de Programa respectivo (con el fin de fomentar lo instaurado por el gobierno digital). Posteriormente se deben subir al sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, como parte de los Anexos. Una vez que se publique para el año en curso la versión respectiva del presente Instructivo, los mismos serán remitidos vía electrónica a los encargados de manejo presupuestario, de igual forma pueden ser solicitados por medio de los correos [email protected] y [email protected]. En el caso de trámites para los cuales no se haya establecido un Formulario, el procedimiento se debe realizar mediante oficio el cual deberá detallar toda la información respectiva, firmado por el Jefe de Programa o Subprograma Presupuestario e incorporarse al expediente digital.
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5.4.1 Perfil de acceso al Sistema
5.4.1.1 Sistema Comprared 2.0
Para efectos de cualquier transacción en el sistema Comprared 2.0, es necesario contar
con un perfil el cual tiene una serie de roles que determinan los accesos y limitaciones del
usuario, esto según la responsabilidad que tenga dentro del proceso de contratación
administrativa, entiéndase todo lo relativo a solicitudes de pedido y trámites.
Este perfil lo valida la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativa del Ministerio de Hacienda contra la firma digital y por lo tanto tiene la
misma vigencia.
La gestión de este trámite se canaliza a través de la Dirección de Proveeduría, remitiendo
inicialmente un oficio de solicitud debidamente firmado por la Jefatura de forma tal que
una vez recibido, se irá guiando al solicitante en el proceso.
5.4.1.2 SICOP
Para la obtención de roles y perfiles requeridos por los funcionarios para el uso del
Sistema, éstos deberán gestionarse a través del funcionario que cada Institución designe
como Administrador del Sistema SICOP, una vez que se inicie el proceso de
implementación en cada institución. (Directriz No. DGABCA-NP-06-2015, del 11 de mayo
de 2015)
Contacto - Funcionarios designados como Administradores del Sistema SICOP Ingeniero Sergio Merino Rodríguez Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected] Máster Rosa Eugenia Chacón Alvarado Dpto de Programación y Control, Dirección de Proveeduría Institucional Teléfono: 2586-4041 E-mail: [email protected]
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El trámite que corresponde a los Programas y Subprogramas es remitir mediante correo
electrónico la solicitud del tipo de perfil requerido para uso del sistema.
5.4.2 Inclusión de la Solicitud de Contratación y de los Anexos en el
Sistema respectivo
Los Programas y Subprogramas Presupuestarios deben ingresar la Solicitud de
Contratación en el sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, hasta que hayan
cumplido con todos los requisitos indicados en los párrafos anteriores.
Se deben adjuntar todos los documentos correspondientes al trámite, los cuales deben:
Ser legibles
Ser consecutivos
No estar invertidos
No estar duplicados
Adicionalmente se debe tener presente para documentos como certificaciones, estudios
de mercado, facturas proforma, personerías, poderes, entre otros; la vigencia de los
mismos.
Importante
- En caso de que persistan dudas o consultas antes de ingresar una solicitud de contratación en el sistema electrónico de Compras Públicas respectivo, se recomienda aclarar las mismas con los funcionarios del Departamento de Programación y Control, este departamento llevará un control mediante la boleta de Consultas de Revisión de Solicitudes de Pedido, para consultas presenciales.
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5.4.3 Inclusión de los Aprobadores de las Solicitudes de Contratación en el
sistema SICOP
Una vez incorporados los requisitos a la solicitud, el encargado en el Programa o Sub
Programa debe seleccionar a las personas encargadas de aprobar la solicitud de
contratación.
5.4.4 Aprobación del Jefe de Programa o Subprograma
Reiterar la responsabilidad del Jefe del Programa o Subprograma al momento de realizar
la aprobación de la Solicitud de Contratación, la cual implica que está brindando la
autorización para la ejecución del trámite. Adicionalmente, el principio de integralidad
señala que toda la documentación anexa a la solicitud de contratación se entiende
avalada en su totalidad por el Jefe de Programa o Subprograma, una vez se apruebe la
solicitud.
Cabe señalar que hasta tanto no se apruebe la solicitud de contratación por el Jefe de
Programa o Subprograma no se tiene por finalizada, impidiendo con ello su continuación.
5.5 Trámite posterior a la Decisión Inicial
Artículo 10 – Trámite posterior a la decisión inicial Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de contratación administrativa (…) Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Importante
Para solicitudes de contratación sin contenido presupuestario, NO se debe incluir
para aprobación al Director Financiero, sólo debe registrarse al Jefe de Programa o
Subprograma y al Proveedor Institucional.
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La solicitud de contratación aprobada por el Jefe de Programa o Subprograma inicia
en la Dirección de Proveeduría con la revisión por el Departamento de
Programación y Control, el cual cuenta con un plazo de cinco (5) días hábiles.
Una vez notificado el Programa o Subprograma sobre las deficiencias a corregir o a
adicionar en la solicitud de contratación, éste cuenta con un plazo máximo de cinco
(5) días hábiles para subsanar lo señalado por este Departamento según Circular
No. 16-2013-DPI del 7 de junio de 2013. En el caso de que vuelva a reincidir sobre
errores, tendrá un plazo de dos (2) días hábiles para subsanar lo señalado, caso
contrario se procederá a su anulación.
En caso de que la solicitud de contratación sea anulada, el Departamento de
Programación y Control procederá a notificar mediante correo electrónico dirigido al
Jefe de Programa o Subprograma y al encargado de la Gestión de Compras,
haciendo mención al número de solicitud de contratación y el motivo por el cual se
anuló, esto para el debido respaldo para las áreas pertinentes.
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6 Disposiciones Específicas
En el proceso de adquisición de bienes y servicios es importante considerar que debido a
la particularidad de algunos objetos contractuales así como a las características propias
de SICOP, podrán exigirse requerimientos adicionales, a efecto de realizar el
correspondiente procedimiento de contratación administrativa.
A continuación, se especifican los requisitos que deben ser incluidos en el expediente
digital para determinadas partidas.
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6.1 Mantenimiento Preventivo y Correctivo
Para la inclusión de la solicitud de contratación, se debe ingresar el mantenimiento
preventivo y el correctivo en dos líneas por separado utilizando la modalidad según
demanda, aún y cuando sepamos que la modalidad de ejecución del Mantenimiento
Preventivo es por cantidades definidas. Esto debido a una errada clasificación que
presenta SICOP respecto a los tipos de procedimiento.
6.1.1 Mantenimiento Preventivo
Incluye una programación con una determinada frecuencia de visitas que implique
determinadas actividades y componentes como mano de obra, repuestos, etc., que sean
necesarias para garantizar la óptima conservación de los equipos objeto del servicio; las
cuales deben ser descritas de forma expresa y completa. Su modalidad de ejecución es
por cantidades definidas con entregas programadas.
6.1.2 Mantenimiento Correctivo
Inicia su ejecución en el momento en el que se reporta un daño en los equipos objeto de
servicio que debe ser atendido por el contratista, por lo que resulta necesario aportar en la
solicitud de contratación, un listado de posibles reparaciones indicando las demás
condiciones de ejecución como plazos máximos de respuesta, lo que incluye, etc., lo
anterior, con la finalidad de poder comparar ofertas en igualdad de condiciones y
adjudicar precios unitarios. Su modalidad de ejecución es según demanda.
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6.2 10101 – Alquileres de Edificios, Locales y Terrenos
Se insta a los Programas y Subprogramas a tramitar este objeto contractual
mediante concursos público, según lo establece el artículo 159 del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa, sin embargo, bajo responsabilidad del Jefe
de Programa o Subprograma, estos podrán tramitar el arrendamiento de
inmuebles considerados por ellos “bienes únicos” debiendo acreditar la debida
justificación, y demás requerimientos establecidos a continuación, en aplicación
del artículo 131 inciso j), del citado Reglamento.
Artículo 159 – Arrendamiento de inmuebles
La Administración podrá tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con o sin opción
de compra, mediante el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o
contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin
perjuicio de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de bienes único
de este Reglamento.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Artículo 131 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
Inciso j) – Arrendamiento o compra de bienes únicos
La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza,
condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta. En
estos casos, el precio máximo será el que fije el personal especializado de la
Institución o en su defecto, de la Dirección General de Tributación.
La Administración podrá pactar el arrendamiento de inmuebles por construir o en
proceso de construcción, cuando ello convenga a sus intereses institucionales o
comerciales, según los términos que las partes convengan.
En el caso de la compra de inmuebles se requiere adicionalmente de la autorización
de la Contraloría General de la República, quien cuenta con un plazo máximo de diez
días hábiles para analizar la gestión.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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Como parte de la decisión inicial los Programas y Subprogramas deben tomar las
acciones necesarias para coordinar con la Proveeduría Institucional, la publicación de “la
necesidad de contratar en arrendamiento un bien inmueble” en al menos, dos medios
de comunicación masivo; como una alternativa para darle transparencia al procedimiento
de contratación y aprovechar otras opciones que puedan resultar elegibles. (Informe de
Control Interno de la Auditoría General No. 01-36-2015 CI/SA del 20 de julio del 2015,
comunicado mediante oficio circular No. DPI-044-2015, del 1 de setiembre de 2015
1. Al momento de incluir la solicitud de contratación en el sistema se debe:
Incluir el monto en una sola línea para efectos del primer pago
Indicar en la descripción: la provincia, el cantón y el distrito donde se
encuentra ubicado el inmueble
2. Especificar los requerimientos a satisfacer de acuerdo a:
El área geográfica de cobertura
Cantidad de funcionarios que laboran o que van a laborar (en el caso de
delegaciones nuevas) para el momento que surge la necesidad y proyección
de crecimiento
Área estimada requerida
Condiciones mínimas deseables de acceso al inmueble y parqueo
Cumplimiento de normativa legal en materia de salud ocupacional y
discapacidad
Otras características consideradas relevantes para la prestación eficiente de
los servicios institucionales.
Según Informe de Control Interno de la Auditoría General No. 01-36-2015 CI/SA, del
20 de julio del 2015, comunicado mediante oficio Circular No. DPI-044-2015, del 1
de setiembre de 2015
3. A partir de los requerimientos mínimos, identificar las posibles edificaciones idóneas
según los cuales la Administración pueda elegir la mejor opción para ser tomada en
arrendamiento y de ser necesario, deberá solicitar apoyo de las áreas técnicas
(Departamento de Obras Civiles y Departamento de Salud Ocupacional)
Lo anterior a través de un Estudio Referencial de Precios, con al menos tres
cotizaciones de alquiler de inmuebles idóneos, señalando las razones técnicas para
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justificar el más apto o de lo contrario las razones por las cuales alguna de las
alternativas no lo es.
4. Oferta o Factura Proforma en original, debidamente firmada, que indique lo
siguiente:
Calidades del Propietario o Apoderado Generalísimo
Descripción del Inmueble
Monto mensual del Alquiler
Indicar el nombre o la razón social según sea el caso, para efectos de la
emisión de la orden de compra y el respectivo pago (si el inmueble tiene más
de un propietario, indicar el nombre de la persona que asumirá esta
responsabilidad)
Número de Cuenta Cliente a donde se depositaría el pago mensual
Vigencia de la Oferta
Las leyendas de aceptación sobre:
La forma de pago usual de Gobierno
La cancelación de los timbres requeridos para el trámite de contratación
Sobre realizar las modificaciones propuestas por: el Departamento de Obras
Civiles, el Departamento de Salud Ocupacional, la Dirección de Informática y
la Dirección General de Armamento, así como el plazo en el que se obliga a
realizarlas
Indicar si el inmueble será ocupado una vez el contrato sea eficaz o hasta una
vez realizadas las remodelaciones
5. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales
Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales
No le afectan las disposiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la
Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa
Que se encuentra al día con el pago del Impuesto de Sociedades Anónimas,
sólo si corresponde a una Sociedad Anónima
6. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Certificación de inscripción en el registro de proveedores del Ministerio de
Hacienda
Fotocopia de la Cédula, en caso de persona física
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Certificación de cuenta cliente, por parte de la entidad bancaria
Plano Catastrado
Certificación Registral del Inmueble 4
Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 4
Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S.) donde se
indique que se encuentra al día con las cuotas obrero patronales 4
Certificación de la Municipalidad de que se encuentra el día con los
impuestos4
Certificación de Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares
(FODESAF) 4
Si la propiedad a alquilar está hipotecada, deben presentar un documento de
la entidad bancaria con la cual tiene la hipoteca, donde conste que está al día
con los pagos 4
------------------------ 4 Estos documentos tienen vigencia de 30 días ------------------------
7. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles o el representante
profesional del Programa o Subprograma, donde remitan un avalúo del inmueble
que se desea alquilar, así como indicar las modificaciones propuestas que el mismo
requiere, de forma tal que se ajuste a las necesidades de la Administración, dando
fe de que se realizaron todas las coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes
(Departamento de Salud Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General
de Armamento, en caso de requerirse), según oficio Circular No. 0012/2015-DOC-
SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina, Jefe
Departamento de Obras Civiles.
Importante
Los Informes correspondientes al Criterio Técnico para efectos de contratación
administrativa tienen vigencia de un año.
Para efectos de validez de la oferta presentada, el monto por el alquiler mensual que
se consigne en la misma debe ser menor o igual al monto determinado según el
Criterio técnico del Departamento de Obras Civiles
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6.3 10103 – Alquiler de Equipo de Cómputo
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el servicio
3. Indicar si se requiere de capacitación y para cuántas personas
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del equipo
informático.
5. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software
6. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones
6.4 10104 – Alquiler y Derechos de Telecomunicaciones
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el servicio
3. Indicar si se requiere de capacitación y para cuántas personas
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar
5. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
Lo anterior aplicable a:
Renovación/configuración certificado seguridad, uso página de internet
Alojamiento de página web
Otros (a valorar por parte de la D.T.I)
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6.5 10302 – Medios de Comunicación
1. Indicar el objetivo específico para el cual se gestionó la contratación.
2. Indicar especificaciones de los anuncios, horarios y duración de las pautas.
3. Adicionalmente un plan en el cual se definan las pautas generales a seguir para la
selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades institucionales y
costos.
4. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Monto
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno
5. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Certificación de FODESAF
Certificación de Personería Jurídica, en caso de Sociedades Anónimas 5
------------------- 5 Estos documentos tienen vigencia de 30 días hábiles -------------------
6. Declaración Jurada debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales con la CCSS
Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
Artículo 131 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
Inciso c) – Medios de comunicación social:
La contratación directa de medios de comunicación social para la difusión de mensajes
relacionados con la gestión institucional.
En estos casos se deberá realizar un plan en el cual se definan las pautas generales a
seguir para la selección de los medios, atendiendo al público meta, necesidades
institucionales y costos. La contratación de agencias de publicidad deberá realizar por
los medios de contratación ordinarios.
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No le afectan las disposiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la
Ley de Contratación Administrativa y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
Que se encuentra al día con el pago del Impuesto de Sociedades Anónimas,
sólo si corresponde a una Sociedad Anónima.
6.6 10401 – Servicios Médicos y de laboratorio, Internamiento de Animales
1. Especificaciones técnicas del servicio a adquirir o características de la clínica o el
centro especializado, avalados por el Veterinario de la Unidad.
2. El Estudio Referencial de Precios para este tipo de trámite, debe realizarse con
oferentes que estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de Costa
Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA).
3. Asegurarse de que los oferentes cuentan con un regente técnico, para efectos de la
emisión de recetas médicas.
4. Cumplir con lo señalado en la Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal.
6.7 10405 – Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el servicio.
3. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.
4. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
Importante
Se recuerda a los Programas y Subprogramas considerar para este tipo de trámites el
“Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre Sistema Nacional de Radio
S.A. y el Ministerio de Seguridad Pública”
El Programa o SubPrograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre
inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el
trámite de contratación solicitado
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6.8 10406 – Servicios Generales Fumigación
6.9 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Tanques Sépticos)
1. Ubicación de lugar adonde se realizará el servicio.
2. Para la limpieza de tanques sépticos, indicar las medidas aproximadas de los
tanques.
6.10 10406 – Servicios Generales (Limpieza de Jardines u Oficinas)
Importante
- Trámite se realiza a través de la Licitación de Convenio Marco para el servicio de
Limpieza, Jardinería, Fumigación, Lavado de Vehículos y Lavado de Motor, para las
instituciones públicas que utiliza Comprared, 2013LN-000009-CMBYC
- Se recomienda verificar la vigencia de la Licitación, previo a iniciar el trámite
Importante
- Trámite se realiza a través de la Licitación de Convenio Marco para el servicio de
Limpieza, Jardinería, Fumigación, Lavado de Vehículos y Lavado de Motor, para las
instituciones públicas que utiliza Comprared, 2013LN-000009-CMBYC
- Se recomienda verificar la vigencia de la Licitación, previo a iniciar el trámite
- Trámite NO se realiza mediante solicitud de contratación, por lo cual la información
se debe remitir vía electrónica a los correos [email protected] y
- Según el Contenido Presupuestario, se recomienda a los Programas evaluar el
periodo por el cual se requiere el servicio, de modo que se evite realizar varias
solicitudes por periodos cortos y más bien se realice una sola por el periodo requerido
- Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con un mes de
anticipación
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1. Oficio de justificación, que indique:
Ubicación del lugar adonde se realizará el servicio
Área de limpieza en metros cuadrados
Precio por metro cuadrado y precio total
Plazo a contratar por parte de la Administración, el cual debe estar expresado
en meses (mínimo un mes)
Fecha de inicio del servicio
2. Reserva del Contenido Presupuestario, que cubra el periodo.
3. Oferta de la empresa indicando los puntos a), b), c) y d).
Importante
Se les recuerda que para efectos de computar un año calendario se debe tener en cuenta que este finaliza el mismo día de la fecha de inicio: Ejemplo: Inicia 07/02/2016 Finaliza 07/02/2017 Si existieran prórrogas, las mismas finalizan el día natural anterior al de la fecha de inicio: Ejemplo: Inicia 07/02/2016 Finaliza 06/02/2017
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6.11 10503 – Tiquetes Aéreos
1. Oficio de remisión debidamente firmado por el Jefe de Programa o Subprograma en
el cual se detalle el motivo del viaje, periodo que contempla, hora de salida, hora de
llegada y nombre del aeropuerto de destino.
2. Acuerdo de viaje donde se acredite el día de salida y llegada.
Este rango de fechas se debe respetar para efecto de tramitar las fechas de compra
de los tiquetes de salida y regreso (Circular No. DCD-006-2017-SB del 10 de
febrero del 2014).
3. Reserva de contenido presupuestario emitida por la Dirección Financiera.
4. Documento emitido por el país anfitrión en el cual curse la invitación a la actividad a
realizarse.
5. Número de cuenta de viajero frecuente del participante, esto para el registro de
millas en el trámite de reservación y compra de boletos aéreos 6
6 Las Millas otorgadas de forma personal a cada funcionario por las aerolíneas, según sus
políticas por concepto de compra de boletos aéreos mediante Convenio Marco, con
recursos del Ministerio de Seguridad Pública, deben ser considerados y acreditados por el
funcionario para nuevas adquisiciones de tiquetes aéreos a su nombre, con la finalidad de
reducir los costos en procura del uso eficiente de los fondos públicos. (Circular No. 212-
2013 DF).
Importante
- Trámite se realiza a través del Convenio Marco para la Emisión de Boletos Aéreos,
2014LN-000001-CMBYC
- Se recomienda verificar en primera instancia la vigencia de la Licitación, previo a
iniciar el trámite
- Este tipo de contratación NO se realiza mediante solicitud de compra, por lo cual la
información se debe remitir vía electrónica a los correos
[email protected] y [email protected]
- Este trámite se realiza concursado entre los oferentes del Convenio Marco
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6.12 10701 – Actividades de Capacitación
1. Indicar nombre y número de cédula de los funcionarios participantes.
2. Objetivo específico para el cual se está solicitando la capacitación.
3. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo de la actividad
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación que indique: la Forma de pago usual de Gobierno
4. Certificación del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica,
que haga constar que el oferente, está debidamente inscrito ante ellos, esto en el
caso que aplique. (Según Ley Orgánica 7105 de ese Colegio).
5. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales
Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales
No le afectan las prohibiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la
Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa
Artículo 131 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
Inciso e) – Servicios de capacitación:
Los servicios de capacitación únicamente en los supuestos de capacitación abierta,
entendida como aquella en la que se hace invitación al público en general y no es
programada en atención a las necesidades puntuales de una Administración y en la
cual se justifique su necesidad en función del cumplimiento de los fines institucionales.
Las necesidades de capacitación específicas de cada entidad y que requieren de una
contratación para esos fines deberán concursarse atendiendo a la estimación que se
haga, a excepción del supuesto en el que la empresa y el instructor sean extranjeros,
idóneos y por su especialidad, se considera fuera de competencia, en cuyo caso podrá
hacerse de manera directa.
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Que se encuentra al día con el pago del Impuesto de Sociedades Anónimas,
sólo si corresponde a una Sociedad Anónima
6.13 10701, 10702, 20203 – Catering Service
Al momento de crear la Solicitud de Contratación el Programa o Subprograma debe
adjuntar el documento denominado Plan de Servicio de Alimentación, en el cual se
selecciona el tipo de servicio que se requiere. Este debe estar completo con los
requerimientos del Programa y Subprograma, y estar firmado por el Jefe.
Adicionalmente se debe anexar este documento en formato de Excel. Este tipo de
contratación se debe de solicitar con quince días de anticipación a su realización
6.14 10801 – Obras por Remodelación Internas de Oficinas o Delegaciones
1. Indicar la especialidad requerida del profesional responsable de la obra, por parte
del contratista.
2. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o
el representante profesional del Programa y Subprograma, donde remitan las
especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las
coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud
Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso
de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,
emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.
Importante
Este tipo de Solicitud de Contratación, debe realizarse como mínimo con quince días
hábiles, esto previo a la realización de la actividad de capacitación, caso contrario
será rechazada
El Programa o Subprograma se debe asegurar de que el oferente se encuentre
inscrito como Proveedor Comercial en SICOP, de lo contrario se imposibilita realizar el
trámite
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3. Si la obra de la remodelación incluye la adquisición de equipo, el Programa o
Subprograma debe incluir la lista de la totalidad de los artículos dentro de las
especificaciones técnicas, para que se incluya en el pliego de condiciones, y por lo
tanto sean cotizados por los posibles oferentes. De modo que la oferta refleje el
desglose de precios de los artículos, para efectos del patrimonio. (Circular No. DPI-
45-2014 del 14 de noviembre de 2014).
4. Si la remodelación se realiza en un bien inmueble que no pertenezca al Ministerio, la
misma debe ser removible para que pueda ser retirada en el momento que se
requiera desocupar dicho inmueble.
6.15 10805 – Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos y/o Motocicletas
1. Indicar el número de patrimonio, número de placa, modelo y cilindraje.
2. Descripción detallada de los repuestos que se necesitan, identificando de forma
clara la unidad de medida y especificaciones técnicas del producto.
3. Si se trata de repuestos originales, justificar debidamente a qué obedece (plazo de
inicio y vencimiento de la garantía, número de contrato, etc.)
4. Si se acepta la cotización de repuestos originales y genéricos, se debe remitir una
metodología para evaluar y comparar ofertas en estos casos en igualdad de
condiciones.
Importante
Se recuerda que en sustitución del Estudio Referencial de Precios para esta partida,
se debe suministrar criterio técnico de precios donde debe incorporarse: el
presupuesto global de las actividades constructivas (tabla de actividades)
sustentándose también el valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías
del Ministerio de Hacienda, Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según
Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene
Soto Urbina, Jefe del Departamento de Obras Civiles.)
Los Informes correspondientes al Criterio Técnico para efectos de contratación
administrativa tienen vigencia de un año
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5. Adjuntar la descripción detallada del mantenimiento y/o reparación de los vehículos
y motocicletas y una evaluación de las características técnicas emitida por la
Dirección de Transportes sobre los requerimientos de los vehículos.
6. Adjuntar copia del Acta del Instituto Costarricense sobre Drogas (I.C.D), si el
vehículo se encuentra en calidad de préstamo, con el nombre actualizado de la
persona o departamento bajo el cual se encuentra prestado o acta de donación, si
aún tiene placa particular.
6.16 10808 – Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas
de Información
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la
Dirección de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el servicio.
3. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del
servicio informático.
5. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.17 20101 – Compra de Aceites y Fluidos Lubricantes
1. Descripción detallada de las especificaciones técnicas de los aceites emitidas por el
por el Departamento de Transportes.
2. Solicitud expresa por parte del Área Técnica indicando que el oferente se obliga -en
caso de resultar adjudicatario- a retirar de la Administración, el aceite usado en las
mismas cantidades de compra mediante transporte y la logística de recolección
adecuadas, así el compromiso de su debida disposición final.
6.18 20102 – Productos Farmacéuticos y Medicinales
1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir avaladas por el médico
encargado.
2. Plazo mínimo de vencimiento que debe garantizar el producto.
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6.19 20103 – Productos Veterinarios
1. Especificaciones técnicas de los medicamentos a adquirir avaladas por el
Veterinario de la Unidad.
2. El Estudio Referencial de Precios para este tipo de trámite, debe realizarse con
oferentes que estén registrados ante el Colegio de Médicos Veterinarios de Costa
Rica y ante el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA).
3. Asegurarse de que los oferentes cuentan con un regente técnico, para efectos de la
emisión de recetas médicas.
6.20 20204 – Alimentos para Equinos y Canes
1. Cantidad de alimento requerido expresado en kilogramos
2. Especificaciones técnicas del alimento avaladas por el Veterinario de la Unidad.
6.21 20402 – Repuestos y Accesorios (Llantas y Balanceo)
6.22 29901 – Útiles, y Materiales de Oficina y Cómputo
1. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información
con las debidas aprobaciones.
2. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
3. Indicar la garantía que requiere el servicio.
4. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.
5. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del
servicio informático
Importante
- Trámite se realiza a través del Convenio Marco para la Compra de Llantas para
Vehículos de las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, 2014LN-000002-
CMBYC
- Se recomienda verificar la vigencia de la Licitación, previo a iniciar el trámite
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6.23 29904 – Textiles y Vestuarios
1. Para esta compra se requiere cumplir con lo dispuesto en el punto 3.1.2. del
“Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos
de ejecución presupuestaria en el proceso de visado”, cuando se trate de compra de
uniformes.
2. Indicar el tipo de tela, los colores, la cantidad, el tipo de prendas y las tallas que se
van a solicitar.
6.24 29906 – Útiles y Materiales de Resguardo y Seguridad
1. Especificaciones técnicas de la Dirección General de Armamento o del técnico
especializado del Programa o Subprograma Presupuestario.
2. Indicar la garantía que requiere el equipo.
6.25 29999 – Compra de Herraduras para Equinos
1. Indicar el tamaño de las herraduras.
2. Especificaciones técnicas emitidas por el veterinario de la unidad.
6.26 50102 – Equipo de Transportes
Importante
- Trámite se debe realizar mediante a través de la Licitación de Convenio Marco para
la Adquisición de Vehículos Policiales para las Instituciones Públicas que utilizan
Comprared, 2011LN-000005-CMBYC, de conformidad con su respectiva directriz de
uso
- Se recomienda verificar la vigencia de la Licitación, previo a iniciar el trámite
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1. Indicar de manera clara el tipo y color de los vehículos a adquirir.
2. Cumplir con lo establecido en el Artículo No. 56 de la Ley General de Policía en lo
que respecta a los colores, de manera que en aquellos casos que sean de
excepción (colores diferentes a azul y blanco) sean justificados.
3. Los vehículos que se importen deben ser obligatoriamente importados a nombre del
Ministerio de Seguridad Pública.
4. En el caso de que el Jefe de Programa o Subprograma requiera la adquisición de un
equipo móvil al cual sea necesario modificarle las especificaciones de fábrica,
deberá cumplir con lo comunicado mediante Circular No. DPI-03-2014 del 20 de
enero de 2014.
5. Distribución que se realizará sobre el equipo de transporte, es decir, las
delegaciones u oficinas que serán beneficiadas, incluyendo la cantidad por cada
tipo.
6. Argumentos que justifican razonablemente la adquisición de los vehículos, según
tipo.
7. Si los vehículos a adquirir son de uso policial, verificar que los mismos cuenten con
las características técnicas para esta función.
6.27 50103 – Equipo de Comunicación
1. Especificaciones técnicas del equipo de comunicación a adquirir, emitidas por el
Departamento de Comunicaciones Policiales o el Área Técnica especializada.
2. Indicar la garantía que requiere el equipo.
3. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.
4. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
Lo anterior, para las sub clases 005 Centrales y Teléfonos y la 035 Proyectores.
Importante
Una vez que los vehículos ingresen al Almacén Institucional, los Programas y
Subprogramas deben asegurarse de que en el expediente digital de la contratación
consten las actas de recibido del Almacén Institucional, sean provisionales o definitivas
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6.28 50104 – Equipo y Mobiliario de Oficina
Fotocopiadora
Para la compra de este tipo de bien se requiere lo siguiente:
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el producto
3. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del
servicio informático
Equipos de Aires Acondicionados
1. La adquisición de este tipo de objetos debe realizarse en cumplimiento de la
Directriz No. 011-MINAE denominada “Directriz dirigida a los Jerarcas de todas las
instituciones de la Administración Pública incluyendo aquellos órganos, entes,
empresas e instituciones del sector público centralizado, descentralizado
institucional y territorial, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir
equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de
electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal
que ocupe el sector público” 7
2. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidas por el
Departamento de Obras Civiles.
3. Indicar las garantías que requiere el producto.
7 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014, ver Apéndice No. 4
6.29 50105 – Equipo y Programas de Cómputo
1. Especificaciones técnicas y Estudio Referencial de Precios emitido por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar la garantía que requiere el producto.
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3. Indicar si se requiere de capacitación y para cuantas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del equipo
informático.
5. Para las impresoras multifuncionales indicar si requiere de hardware y/o software.
6. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información,
con las debidas aprobaciones.
6.30 50199 – Equipo de Iluminación, Equipos de Refrigeración
Electrodomésticos y Equipos de Refrigeración Comerciales
1. La adquisición de este tipo de objetos debe realizarse en cumplimiento de la
Directriz No. 011-MINAE, denominada “Directriz dirigida a los Jerarcas de todas las
instituciones de la Administración Pública incluyendo aquellos órganos, entes,
empresas e instituciones del sector público centralizado, descentralizado
institucional y territorial, mediante la cual se establece la prohibición de adquirir
equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de
electricidad para ser utilizados en los edificios e instalaciones de tránsito peatonal
que ocupe el sector público” 8
2. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidas por el
Departamento de Obras Civiles.
3. Indicar las garantías que requiere el producto.
8 Publicado en La Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014, ver Apéndice No. 4
6.31 50201 – Obras por Construcción de Edificaciones
1. Oficio remitido por el Departamento de Obras Civiles avalando los aspectos
relacionados al trámite que se va a realizar, así como manifestación expresa en
caso de requerirse sobre los siguientes aspectos:
Se cuenta con un estudio de suelos. En caso de no ser necesario, se deberá
justificar técnicamente
Sobre el visado de planos (CFIA)
Sobre permisos en general (de construcción, municipales, de sistema contra
incendios, sanitarios, etc)
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Indicación según las especificaciones técnicas requeridas (Leyes y
Reglamentos del CFIA, Código de Cimentaciones de Costa Rica, Código de
Instalaciones Hidráulicas y sanitarias en Edificaciones de Costa Rica, Código
Eléctrico de Costa Rica, Código Sísmico, Código Urbano de Costa Rica,
Reglamento de Seguridad en Construcciones, Reglamento sobre el Manejo
de Residuos Sólidos Ordinarios, Reglamento para el trámite de visado de
planos para la Construcción, Reglamento para el Reajuste de Precios en
Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento, Normas de la
NFPA (National Fire Protection Association), Regulaciones de la
Municipalidad donde se ubica el inmueble, y cualesquiera otras que sean de
aplicación del contrato que se solicita)
Sobre la debida inscripción del Director de Proyecto ante el CFIA.
Sobre la bitácora oficial, el programa de trabajo, la tabla de pagos, las
pólizas de riesgos del trabajo, las pólizas de seguros (tipos, cobertura, etc.).
Sobre la necesidad o no de una reunión de pre-inicio, su antelación a la
emisión de la orden de inicio, las actividades a realizar en dicha reunión
(revisión de subcontratos, de planillas de empleados, de aprobación
definitiva del programa de trabajo, de los diseños estructurales, eléctricos y
electromecánicos, de las pólizas de seguros, de la bitácora del proyecto,
etc.).
Si requiere estudio de viabilidad ambiental o impacto ambiental, de una
regencia o de una garantía ambiental
Definición de las condiciones a establecer en el pliego respecto de la
participación en consorcio, según la naturaleza y complejidad de la obra
2. Las siguientes Certificaciones o Documentos oficiales:
Certificación Registral Nacional, a fin de garantizar que el inmueble es
propiedad del Estado y/o del Ministerio de Seguridad Pública
Plano Catastrado, certificado con los visados y debidamente firmados por el
responsable
Certificación de cualquier otro permiso estatal del Ministerio de Salud,
SETENA (si el trámite lo requiere), INVU, ICE, CNFL
Si se presentan los planos eléctricos, planos constructivos, firmados en
original o copia certificada, debidamente visados y con el número de registro
del profesional responsable, quien debe ser miembro activo del Colegio
Federado de Ingenieros y Arquitectos.
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3. Documento emitido por el Departamento de Obras Civiles, la Unidad de Proyectos o
el representante profesional del Programa o Subprograma, donde remitan las
especificaciones técnicas del proyecto, dando fe de que se realizaron todas las
coordinaciones con las áreas técnicas pertinentes (Departamento de Salud
Ocupacional, Dirección de Informática y Dirección General de Armamento, en caso
de requerirse), según Circular No. 0012/2015-DOC-SP, del 5 de mayo de 2015,
emitida por la Arq. Irene Soto Urbina.
4. En caso de que como parte de la remodelación se incluya la adquisición de equipo o
mobiliario se debe requerir al oferente que indique en su plica el desglose de dichos
activos, así como su valor económico, para facilitar posteriormente el proceso de
patrimoniado de dichos bienes.
6.32 50207 – Instalaciones
Construcción de Planta de Tratamiento de Aguas Residuales
1. Asegurarse que los oferentes cuenten con un regente como profesional
responsable, que sea:
En Química, Ingeniería Química o profesiones afines, inscrito en el Colegio de
Ingenieros Químicos y Profesionales Afines (CIQPA)
Importante
Se recuerda que en sustitución del Estudio Referencial de Precios para esta partida se
debe suministrar criterio técnico de precios, donde debe incorporarse: el presupuesto
global de las actividades constructivas (tabla de actividades) sustentándose también el
valor del metro cuadrado tomado de: Valores de Tipologías del Ministerio de Hacienda,
Ofertas de referencia y Cotizaciones de referencia (Según Circular No. 0012/2015-
DOC-SP, del 5 de mayo de 2015, emitida por la Arq. Irene Soto Urbina)
Los Informes correspondientes al Criterio Técnico para efectos de contratación
administrativa tienen vigencia de un año
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O un Ingeniero Civil, inscrito en el Colegio Federado de Ingenieros y
Arquitectos (CCFIA)
6.33 59903 – Bienes Intangibles
1. Especificaciones técnicas, Estudio Referencial de Precios emitidas por la Dirección
de Tecnologías de Información.
2. Indicar las garantías que requiere el producto.
3. Indicar si se requiere capacitación y para cuantas personas.
4. Oficio en el cual se indique la distribución planificada que se va a realizar del equipo
informático.
5. Formulario No. DTI-FC01, denominado “Solicitud de Aprobación de Compra y/o
Alquiler de Recursos Informáticos” de la Dirección de Tecnologías de Información
con las debidas aprobaciones.
Importante
Según oficio No. DACIQPA047-2016, suscrito por el Ing. Adrián Jiménez Brenes,
Director Administrativo del Colegio de Ingenieros Químicos y Profesionales Afines,
para toda contratación administrativa que tenga por objeto “Plantas de Tratamiento de
Aguas Residuales”, también los Ingenieros Químicos posees competencia para actuar
como profesionales responsables, por lo que no es competencia exclusiva de un
Ingeniero Civil colegiado al CFIA realizar esa función.
Por tanto esta información se debe incorporar al pliego cartelario.
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6.34 Reparaciones Indeterminadas
Se recuerda que este procedimiento es de naturaleza excepcional por lo que se insta a
todos los Programas y Subprogramas a realizar las acciones correspondientes para licitar
mediante procedimientos ordinarios de concurso según las estimaciones contractuales,
todas las posibles reparaciones de equipo móvil mediante la figura del mantenimiento
correctivo, aprovechando las prórrogas automáticas al plazo de ejecución hasta por un
máximo de tres, para un total de cuatro años.
Es así que adicional a la información general, el Jefe de cada Programa o Subprograma
deberá incluir en la solicitud de contratación correspondiente, lo siguiente:
1. Descripción completa de los equipos a reparar indicando al menos: el número de
patrimonio, el número de placa, modelo y cilindraje.
2. Certificación de que el taller a contratar está acreditado ante las instancias
correspondientes y constituye una garantía técnica de servicio, eficiencia y
responsabilidad.
3. Acreditar la razonabilidad del precio propuesto por la empresa contratista, debiendo
al menos tomar en cuenta el valor fiscal del vehículo, los precios de mercado y el
monto de la reparación.
Artículo 131 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
Inciso g) – Reparaciones Indeterminadas:
Los supuestos en los que, para determinar los alcances de la reparación sea necesario
el desarme de la maquinaria, equipos o vehículos. Para ello deberá contratarse a un
taller acreditado, que sea garantía técnica de eficiencia y de responsabilidad, sobre la
base de un precio alzado, o bien, de estimación aproximada del precio para su
oportuna liquidación a efectuar en forma detallada. Queda habilitada la Administración
para precalificar talleres con base en sistemas de contratación que garanticen una
adecuada rotación de los talleres que previamente haya calificado como idóneos
siempre y cuando se fijen los mecanismos de control interno adecuados, tales como
análisis de razonabilidad del precio, recuperación de piezas sustituidas, exigencia de
facturas originales de repuestos, entre otros. En este caso es indispensable garantizar
la incorporación de nuevos talleres en cualquier momento.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
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4. Indicar las condiciones esenciales del contrato, plazo de entrega máximo, lugar de
entrega del vehículo, tipo de repuestos, condiciones de entrega y recepción del bien
al contratista y a la Administración, garantía de reparación y repuestos requeridos,
etc.
5. Adjuntar un prediagnóstico de las posibles reparaciones y el costo aproximado,
emitido y firmado por el Departamento de Transportes o el responsable de emitirlo.
6. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo aproximado de las reparaciones
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno
Garantía de las reparaciones
7. Oficio de la Dirección de Transportes o el responsable de emitirlo, indicado las
razones técnicas que imposibilitan a esa dependencia a realizar el diagnóstico
correspondiente en esa reparación particular.
APÉNDICE No. 1: Guía de Partidas Presupuestarias
Número y Nombre de la Partida
10101 Alquiler de edificios, locales y terrenos
10102 Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario
10103 Alquiler de equipo de cómputo
10104 Alquiler y derechos de telecomunicaciones
10199 Otros alquileres
10201 Servicio de agua y alcantarillado
10202 Servicio de energía eléctrica
10203 Servicio de correo
10204 Servicio de telecomunicaciones
10299 Otros servicios básicos
10301 Información
10302 Publicidad y propaganda
10303 Impresión, encuadernación y otros
10304 Transporte de bienes
10305 Servicios aduaneros
10306 Comisiones y gastos por servicios financieros y comerciales
10307 Servicios de transferencia electrónica de información
10401 Servicios médicos y de laboratorio
10402 Servicios jurídicos
10403 Servicios de ingeniería
10404 Servicios en ciencias económicas y sociales
10405 Servicios de desarrollo de sistemas informáticos
10406 Servicios generales
10499 Otros servicios de gestión y apoyo
10501 Transporte dentro del país
10502 Viáticos dentro del país
10503 Transporte en el exterior
10504 Viáticos en el exterior
10601 Seguros
10603 Obligaciones por contratos de seguros
10701 Actividades de capacitación
10702 Actividades protocolarias y sociales
10703 Gastos de Representación Institucional
10801 Mantenimiento de edificios y locales
10802 Mantenimiento de vías de comunicación
10803 Mantenimiento de instalaciones y otras obras
10804 Mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo de producción
10805 Mantenimiento y reparación de equipo de transporte
10806 Mantenimiento y reparación de equipo de comunicación
10807 Mantenimiento y reparación de equipo y mobiliario de oficina
10808 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas d
10899 Mantenimiento y reparación de otros equipos
10901 Impuestos Sobre Ingresos Y Utilidades
10902 Impuestos sobre bienes inmuebles
10903 Impuestos Sobre Patentes
10999 Otros impuestos
19901 Servicios De Regulación
19902 Intereses moratorios y multas
19903 Gastos De Oficinas En El Exterior
19905 Deducibles
19999 Otros servicios no especificados
20101 Combustibles y lubricantes
20102 Productos farmacéuticos y medicinales
20103 Productos veterinarios
20104 Tintas, pinturas y diluyentes
20199 Otros productos químicos
20201 Productos pecuarios y otras especies
20202 Productos agroforestales
20203 Alimentos y bebidas
20204 Alimentos para animales
20301 Materiales y productos metálicos
20302 Materiales y productos minerales y asfálticos
20303 Madera y sus derivados
20304 Materiales y productos eléctricos, telefónicos y de cómputo
20305 Materiales y productos de vidrio
20306 Materiales y productos de plástico
20399 Otros materiales y productos de uso en la construcción
20401 Herramientas e instrumentos
20402 Repuestos y accesorios
20501 Materia Prima
20503 Energía Eléctrica
20599 Otros bienes para la producción y comercialización
29901 Útiles y materiales de oficina y cómputo
29902 Útiles y materiales médico, hospitalario y de investigación
29903 Productos de papel, cartón e impresos
29904 Textiles y vestuario
29905 Útiles y materiales de limpieza
29906 Útiles y materiales de resguardo y seguridad
29907 Útiles y materiales de cocina y comedor
29999 Otros útiles, materiales y suministros
30101 Intereses sobre títulos valores
50101 Maquinaria y equipo para la producción
50102 Equipo de transporte
50103 Equipo de comunicación
50104 Equipo y mobiliario de oficina
50105 Equipo y programas de cómputo
50106 Equipo sanitario, de laboratorio e investigación
50107 Equipo y mobiliario educacional, deportivo y recreativo
50199 Maquinaria y equipo diverso
50201 Edificios
50202 Vías de comunicación terrestre
50203 Vías Férreas
50204 Obras marítimas y fluviales
50205 Aeropuertos
50206 Obras Urbanísticas
50207 Instalaciones
50299 Otras construcciones, adicciones y mejoras
50301 Terrenos
50302 Edificios preexistentes
59901 Semovientes
59902 Piezas y obras de colección
59903 Bienes intangibles
59999 Otros bienes duraderos
APÉNDICE No. 2: Tabla de equivalencias
Longitud Unidad Sistema Métrico Decimal
Milímetros Centímetros Metros
Sistema Inglés
1 pulgada 25.4 2.54001 0.025400
1 pie 304.801 30.4801 .3048
1 yarda 914.402 91.4402 .9144
1 millas 1609.35
Capacidad Unidad Sistema Métrico Decimal
Litros
Sistema Inglés
1 galón
3.785
Peso Unidad Sistema Métrico Decimal
Gramos Kilogramos
Sistema Inglés
1 onza 28.35 .028350
1 libra 453.592 .4536
1 tonelada
métrica
1000
Versión: 00
Página: 1 de 1
Ítem
Nombre:
Firma:
Código
Requisitos para registro de códigos en SICOP DPI-FO14O00-PC
Lic. Mario Alberto Umaña MoraFecha que Rige:
Dirección de Proveeduría Institucional
1
2
Indicar código de clasificación:
Indicar nombre del bien o servicio:
3
Elaborado por:
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
Enviar este formulario a los correos [email protected] o [email protected]
Justificar porqué se está solicitando la creación del código del bien o servicio a adquirir.
Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Descripción detallada del bien o el servicio (mínimo 4 atributos o especificaciones técnicas )
Aprobado por:
Rubro
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
ANEXO No. 2: Cuenta Especial
Corresponde a fondos externos, en algunos casos los mismos se incluyen en el
presupuesto ordinario, tales como:
Impuesto de Casinos
Impuesto por Caja de Banano Exportada
Con respecto a las compras que se realicen con el Impuesto por Caja de Banano
Exportada, la Auditoría General se pronunció mediante el Informe No. AGSP/EE-A01-49-
2012 con el fin de que especifiquen en las solicitudes de contratación y los
documentos de ejecución presupuestaria, el desglose y monto utilizado en las
compras que sean financiadas.
Artículo 5 - Los recursos provenientes de la recaudación de todos los tributos y las multas establecidos en esta ley serán destinados a financiar los programas de seguridad ciudadana, a fin de que sean invertidos, exclusivamente, en infraestructura física de los centros penitenciarios del país, a cargo del Ministerio de Justicia y Paz y en mantenimiento de equipo y material policial del Ministerio de Seguridad Pública. Ley de Impuestos a Casinos y Empresa de enlace de llamadas a apuestas electrónicas
Artículo 2 - Del impuesto establecido por la Ley Nº 5515, se destinarán US$ 0,03 para la seguridad ciudadana de las poblaciones aledañas a las fincas bananeras de la Zona Atlántica y otras zonas productoras de banano, así como para la seguridad de la población de la provincia de Limón en general y toda instalación productiva de dicha provincia.
Decreto 34028-H-MAG-MSP, publicado en La Gaceta No. 21 del 30 de enero de 2088
Impuesto de Sociedades Anónimas (declarado inconstitucional en enero de 2015,
rigiendo a partir del año 2016)
O los que corresponden a una cuenta independiente del presupuesto, como:
Derechos de Pesca
Si un Programa o Subprograma Presupuestario hace uso de uno de estos fondos, debe
indicar tanto en la Solicitud de Contratación y el Plan de Adquisiciones el
porcentaje de la compra que será financiada con estas cuentas.
Artículo 11 – Destino del Impuesto
Los recursos provenientes de la recaudación de este impuesto serán destinados a financiar los siguientes rubros: b) Un noventa y cinco por ciento (95%) de la recaudación total de este impuesto será asignado al Ministerio de Seguridad Pública para que sea invertido en sus programas de seguridad ciudadana y combate a la delincuencia. Ley 9024 Impuesto a las Personas Jurídicas
Artículo 51 –
Del producto que se obtenga por los cánones por concepto de registro y licencia de pesca de los barcos atuneros con bandera extranjera, así como de las multas y los comisos generados por la pesca que realicen esos barcos en aguas de jurisdicción costarricense, le corresponderá:
c) Un diez por ciento (10%) para el Servicio Nacional de Guardacostas.
Ley 8436 Ley de Pesca y Acuicultura
ANEXO No. 3: Canje
La solicitud de contratación para el Canje de Vehículos, debe presentar:
1. Informe del Departamento de Avalúos de la Dirección General de Tributación del
Ministerio de Hacienda o del funcionario competente perteneciente a la Dirección de
Transportes
2. Certificación emitida por el Registro Nacional de los vehículos, donde conste que
están libres de gravámenes, anotaciones, infracciones o colisiones. En caso de que
alguno de los vehículos presenten gravámenes, anotaciones, infracciones o
colisiones debe existir un documento emitido por el Jefe de Programa o
Subprograma, donde se acredite el compromiso de liberarlos indicando el plazo en
el que se hará efectivo
3. Número de patrimonio, número de placa, modelo y cantidad de vehículos para canje
4. Características técnicas necesarias para la compra del equipo automotriz nuevo
5. El Programa o Subprograma debe valorar el canje utilizando el Convenio Marco
aplicable a vehículos
Artículo 32 – Bienes como parte del Pago
La Administración, podrá ofrecer como parte del pago, bienes muebles de su
propiedad, siempre que sean de libre disposición y afines al objeto que se pretende
adquirir. Para ello habrá de enlistarlos en el cartel y contar con un avalúo que
determine su valor a fin de que éste sea conocido por los potenciales oferentes. En
todo caso, el avalúo no podrá exceder los tres meses anteriores a la respectiva
invitación. Los bienes podrán ser inspeccionados por los interesados, antes de la
presentación de su propuesta, para lo cual la Administración, tomará las medidas que
faciliten el acceso a éstos.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
ANEXO No. 4: Entrega según demanda
La modalidad de ejecución según demanda procede cuando por las condiciones que
presenta el Programa o Subprograma o por la naturaleza del objeto contractual, no resulta
posible establecer una cantidad definida de bienes o servicios a requerir en fase previa
dado que la necesidad surge en fase de ejecución sin previa planificación.
La solicitud de contratación donde se utilice la modalidad de entrega según demanda,
debe contemplar lo siguiente:
1. Justificación de la necesidad por parte del Jefe de Programa o Subprograma
2. Documento anexo en formato de Word con las especificaciones técnicas y
características del objeto contractual, firmado por los responsables
3. Si corresponde a textiles, indicar tallas y cantidades
4. Formulario Referencial de Precios
Artículo 154 – Modalidad del contrato de suministros b) Entrega según demanda: cuando las condiciones del mercado, así como el alto y frecuente consumo del objeto lo recomienden, en suministros tales como alimentos, productos para oficina y similares, se podrá pactar no una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los suministros periódicamente, según las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución. En este supuesto la Administración incluirá en el cartel, a modo de información general, los consumos, al menos del año anterior. Las cotizaciones se harán sobre la base de precios unitarios formulados con fundamento en una proyección de los consumos mensuales y totales aproximados. El cartel deberá definir con toda claridad, entre otros: el plazo de la contratación, el cual no podrá ser superior a cuatro años, incluyendo plazo inicial y eventuales prórrogas, las condiciones de revisión periódicas de precios, sea en aumento o disminución según comportamiento del mercado, las reglas sobre la eventual exclusividad, la metodología de ejecución del contrato, incluyendo los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega y los máximos en los que éste debe entregar, sistemas del control de calidad, causas de resolución contractual, reglas para excluir un producto y demás asuntos pertinentes. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
5. Nombre, teléfono de contacto y cédula de los responsables: de la contratación, del
análisis técnico, del seguimiento en etapa de ejecución, de las muestras y de
administrar el contrato.
6. Los recursos humanos o materiales para verificar la correcta ejecución del objeto
contractual
7. Los procedimientos de control de calidad para la recepción de obras, suministros
o servicios, para ser utilizados en la ejecución del contrato
8. La solicitud de muestras, si se requieren. Así como el destino, tipo de pruebas y
verificaciones o valoraciones a realizar
9. La demanda de consumo de al menos el año anterior, o la proyección a futuro si se
compra por primera vez
10. El criterio que se desea utilizar para evaluar las ofertas
11. Plazo máximo de entrega según cantidad
12. Plazos mínimos de notificación al contratista para las entregas
13. Posibles causas para la aplicación de multas durante la ejecución, para ser incluidas
en el pliego cartelario
14. Si se requiere solicitar a las empresas participantes alguna capacidad financiera, el
criterio de evaluación, los aspectos y el monto que se requiere
15. Tope presupuestario anual (Hasta límite de Escasa Cuantía, de Licitación Abreviada
o de cuantía inestimable)
16. Si el contenido presupuestario de la Solicitud de Contratación corresponde a: la
sumatoria de precios unitarios, a un monto global anual, que coincide con la
estimación contractual o garantiza un solo periodo o primera inyección de contenido
económico
17. En caso de inclusión de líneas: indicar la justificación, el cumplimiento con el
procedimiento establecido en el pliego cartelario, el estudio referencial de precios,
acreditación de que el precio ofertado es razonable, consumo histórico de mínimo
un año, fe de que el producto cumple con los certificados de calidad, plazos
máximos y mínimos de aviso al contratista para una siguiente entrega, valoración y
cumplimiento técnico de muestras y de que las nuevas líneas cumplen técnicamente
con los requisitos establecidos por el Programa o Subprograma presupuestario, todo
de conformidad con el Artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de
su Reglamento.
Importante - Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO06O01-PC,
denominado Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154
inciso b) del RLCA
- Adicionalmente se debe tomar en cuenta que independientemente del tipo de
procedimiento ya sea este ordinario o excepcionado, si la modalidad de ejecución
requerida es según demanda a la solicitud de contratación deberán anexársele los dos
formularios (sea el No. DPI-FO04O01-PC O el No. DPI-FO07O01-PC, y el No. DPI-
FO06O01-PC específico para según demanda)
- Se reitera tal cual lo señala el inciso c) del artículo No. 8 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa indicado anteriormente, la Circular No. DGABCA-NC-02-
2016 y la Circular No. DPI-014-2016, la importancia de que en los procesos de
Contratación Administrativa se observe en todos sus extremos de los requerimientos
necesarios para satisfacer el interés público, un enfoque de eficiencia y mejoramiento
continuo, con el fin de que las compras públicas cumplan con las especificaciones de
calidad. Así como de incluir en las condiciones cartelarias de admisibilidad de los
concursos, las normas impuestas por los reglamentos oficiales que son de uso
obligatorio, los cuales buscan promover el cumplimiento de objetivos sociales,
económicos y ambientales, todo en un marco de calidad y mejora continua.
ANEXO No. 5
Jurisprudencia y lineamientos sobre solicitud de muestras
En cuanto a la solicitud de muestras, según el artículo 57 anteriormente mencionado, las
resoluciones No. RC-156-2000 y No. RC-546-2001 de la Contraloría General de la
Republica, dependiendo del tipo de prueba a realizar, no debe de perderse la perspectiva
de la importancia de contar con los equipos especializados y el personal adecuado para
realizar dichas pruebas, todo con el fin de garantizar la objetividad que requiere los
procedimientos de Contratación Administrativa.
El tener certeza y claridad en el fundamento de solicitud de muestras, le permitirá a la
Administración aumentar la posibilidad de realizar un procedimiento de contratación
exitoso, ya que como parte de las garantías que ofrecen a los oferentes, es la posibilidad
de impugnar esta solicitud a través del Recurso de Objeción al Cartel, al cual se deberá
adjuntar “la prueba que se estime conveniente y debidamente fundamentada” (Ver
resolución No. RC-323-2001 de la Contraloría General de la República)
Una vez presentadas las muestras, en la hora y lugar establecido por la Administración, el
área técnica encargada de realizar las pruebas, debe de ofrecer una garantía de su
objetividad, que deberá quedar plasmada en su recomendación técnica, la cual resultará
como principal elemento a considerar para adjudicar el procedimiento de contratación
administrativa. Sobre lo mencionado, la Contraloría General de la República en su
resolución No. RC-313-2001, señalo entre otras cosas que:
Artículo 57 – Muestras La solicitud de muestras, deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y
proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para
verificar el cumplimiento de las especificaciones del cartel y asegurar el cumplimiento
de la finalidad propuesta.
(…) El cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo
de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad
encargada de estudio.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
1. Debe reconocerse la autoridad técnica de quienes realizas las pruebas.
2. La Administración debe establecer parámetros en el cartel que dispongan una
metodología que debe de seguir el área técnica para la ejecución de las pruebas.
3. El experimento o prueba que se aplique debe de realizarse en un ambiente que
garantice la objetividad, de tal forma que, si la presencia de interesados en el
proceso pueda aplicar un factor cuestionable en el proceso de selección de las
mismas, la Administración puede justificar la decisión de denegar el acceso de los
participantes a las instalaciones durante las pruebas.
Además, cuando como resultado de las pruebas se descarte una de las ofertas, es
necesario “demostrar que los incumplimientos verificados en las muestras son
infracciones a aspectos esenciales de las bases de la licitación o disconformes con el
ordenamiento…” (Ver resolución No. RC-478-2000 de la Contraloría General de la
República)
Por consiguiente, con el fin de cumplir con los principios de eficacia, eficiencia, igualdad,
libre competencia, transparencia y publicidad que establece la Ley de Contratación
Administrativa, se solicita que en el expediente digital de la contratación conste el criterio
técnico de análisis de muestras emitido por cada una de las áreas técnicas de este
Ministerio, o en su defecto, por la Unidad Ejecutora, para selección de ofertas.
Finalmente, esta Dirección de Proveeduría ha detectado en sus controles internos, una
serie de oportunidades de mejora con respecto a este tema en específico, para que se
tome en consideración por cada una de las dependencias que presentan sus trámites
ante este Órgano Rector en materia de Contratación Administrativa:
1. Indicar el destino que se dará a las mismas al momento de finalizar la revisión por
parte del área técnica.
2. Definir claramente y en detalle el tipo de pruebas (en especial si las pruebas a
aplicar son organolépticas o destructivas).
3. Definir claramente si se van a solicitar muestras para todas las líneas del trámite o
para algunas de ellas.
4. En el caso específico de muestras de uniformes y calzado, debe de definirse la
cantidad y la talla requerida.
5. De requerirse análisis de laboratorio sobre especificaciones técnicas del objeto
contractual, valorar si es necesario la solicitud de muestras.
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I Parte. Información general
III Parte. Firma del encargado de completar el formualrio
Nombre completo y firma del Jefe de Programa/Subprograma o quien éste faculte
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige: 01-jul-15
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Cálculo del porcentaje de multa y cláusula penal DPI-FO13O00-PC
Elaborado por: Ing. Javier Steven Vargas Segura Fecha Aprobación: 29-jun-15
Este formulario es una herramienta diseñada por la Dirección de Proveeduría Institucional. El mismo tiene como fundamento el cálculo de la cláusula penal a aplicar, el cual
es aquella cláusula que puede pactarse en los contratos, por la que se acuerda de manera anticipada, el pago de una determinada indemnización para el caso de que alguna
de las partes incumpla el contrato.
Analista de compras a cargo:
II Parte. Identificación de porcentajes complementarios del estudio
Instrucciones: Marque en los espacios de color, la información pertinente sobre los elementos necesarios para el cálculo de la cláusula penal.
Programa/ Subprograma Presupuestario:
Objeto contractual a adquirir:
El nivel de impacto es menor
Monto de la cláusula penal a aplicar por día
Determinación del monto. Selección única . Seleccione el monto del tipo de solicitud de pedido a tramitar.
Monto hasta el límite de una escasa cuantía (CD)
Monto hasta el límite de una Licitación Abreviada (LA)
Monto superior al límite de una Licitación Abreviada (LN)
Determinación del nivel de importancia. Selección única . Seleccione el nivel de importancia del tipo de objeto para la satisfacción del interés institucional.
El nivel de impacto es mayor
La adquisición del bien, obra o servicio es Trascendental
La adquisición del bien, obra o servicio es Urgente
La adquisición del bien, obra o servicio es Importante
Determinación del nivel de impacto. Selección única . Seleccione el nivel de impacto o repercusiones por un eventual incumplimiento en la entrega del objeto
contractual.
El nivel de impacto es crítico
ANEXO No. 7: Tipos de trámite
4.1 Artículo 130 y Artículo 131
Es primordial que los Programas y Subprogramas tomen en cuenta que los trámites que
se realicen al amparo del artículo 130 y el artículo 131, deben cumplir con los principios
que contempla el artículo 2 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
(eficiencia, eficacia, publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad
patrimonial).
El Programa o Subprograma debe velar porque aspectos como condiciones generales,
garantías, estructura de precios, causales de multas y/o cláusula penal, entre otros;
queden plasmados en el trámite.
Artículo 130 – Actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público.
Los sujetos de derecho público, podrán celebrar entre sí contrataciones sin sujeción a
los procedimientos de contratación, siempre y cuando la actividad desplegada por
cada uno se encuentre habilitada dentro de sus respectivas competencias. En sus
relaciones contractuales, deberán observar el equilibrio y la razonabilidad entre las
respectivas prestaciones. Los convenios de colaboración suscritos entre entes de
derecho público, en ejercicio de sus competencias legales, no estarán sujetos a las
disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
En general este tipo de trámites requiere de:
1. Oferta en original, firmada por el Representante Legal de la empresa, la misma debe
indicar:
Costo de la actividad
Vigencia de la Oferta
Leyenda de aceptación que indica: la Forma de pago usual de Gobierno
Condiciones o requerimientos del Programa o Subprograma (plazo de
entrega, garantía de productos y de reparación o mano de obra, etc.)
2. Certificaciones o Documentos oficiales, según el tipo de objeto o artículo aplicable
(referirse a la sección 6 Disposiciones Específicas)
3. Declaración Jurada, debidamente firmada que indique las siguientes leyendas:
Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales
Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales
No le afectan las disposiciones establecidas según artículos 22 y 22 bis de la
Ley de Contratación Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa
Que se encuentra al día con el pago del Impuesto de Sociedades Anónimas,
sólo si corresponde a una Sociedad Anónima
Que se encuentra al día con el pago a FODESAF
Artículo 131 – Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el
concurso
La Administración, podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios
que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene
adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General
de la República:
a) Oferente Único
c) Medio de comunicación social
e) Servicios de capacitación
g) Reparaciones indeterminadas
i) Interés manifiesto de colaborar con la Administración
j) Arrendamiento o compra de bienes únicos
k) Situaciones imprevisibles
(Se mencionan únicamente los incisos más utilizados)
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
4. El Oferente debe estar inscrito en el Registro de Proveedores del Gobierno Digital
5. Documento de Aceptación de Condiciones para rendir Garantía de Cumplimiento,
firmada por el Representante Legal de la empresa, para efectos de aplicación en
caso de incumplimientos (Ver Anexo No. 11)
6. Estudio de Razonabilidad de Precio
4.2 Artículo 131 Prorrogable
En el caso de contrataciones sujetas a prórrogas con fundamento en el artículo cita, de
previo a convenir una de ellas los Programas o Subprogramas se encuentran obligados
a estudiar el mercado para determinar si han surgido nuevas opciones idóneas, en cuyo
casos han de adoptarse las medidas oportunas tendientes a iniciar el procedimiento
concursal que corresponda.
Importante Para estas solicitudes de contratación utilizar los Formularios:
Artículo 130 Formulario No. DPI-FO15O00-PC, denominado Requisitos para
actividad contractual desarrollada entre sujetos de derecho público
artículo 130
Artículo 131 Formulario No. DPI-FO07O01-PC, denominado Requisitos para
solicitudes de trámites excepcionados según artículo 131 RLCA
4.3 Artículo 200
El Programa o Subprograma debe estudiar el trámite vigente antes de crear la solicitud
amparada al artículo 200, de modo que se asegure que efectivamente la compra obedece
a un criterio de imprevisibilidad, pues de lo contrario por un tema de incumplimiento de
la ley y su reglamentación la misma será rechazada, y deberá ser tramitada bajo alguna
otra modalidad (Informe de Auditoría No. AGSP/SA-02-06-2011 del 31 de enero de 2011)
La solicitud de contratación debe incluir la justificación respectiva, haciendo referencia a la
solicitud inicial, adicionalmente se debe incluir la oferta del contratista (que incluya
vigencia, leyenda de aceptación que indica “la Forma de pago usual de Gobierno”, etc.) y
el Estudio de Razonabilidad de Precio.
Artículo 200 – Modificación unilateral del contrato
La Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto estos se
perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta, bajo las siguientes
reglas:
a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza,
ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto.
b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares.
c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o
revisiones según corresponda.
d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea
que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de
planificación mínimas cuando definió el objeto.
e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público.
f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio,
y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento
tramitado
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Importante Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO09O01-PC, denominado
Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200
RLCA
4.4 Artículo 201
Para la aplicación de este artículo es indispensable que en la Solicitud de Contratación se
incluya la siguiente información:
1. Indicar por medio de oficio que el bien fue recibido a satisfacción y que en fase de
ejecución no hubo incumplimiento grave
2. Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional
3. Aportar las entradas a bodega
4. Oficio de la Empresa contratista donde acepta mantener las mismas condiciones de
la contratación original
Se advierte que esta modalidad no es aplicable a contratos de obra.
Artículo 201 – Contrato adicional Si ejecutado un contrato la administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza podrá obtenerlos del mismo contratista siempre que éste lo acepte y se cumplan las siguientes condiciones. a) Que el nuevo contrato se concluya sobre las bases del precedente b) Que se mantengan los precios y condiciones con base en los cuales se ejecutaron las
obligaciones, pudiendo el contratista mejorar las condiciones iniciales. c) Que el monto del nuevo contrato no sea mayor al 50% del contrato anterior,
contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté contemplado los reajustes o revisiones y modificaciones operadas. Cuando el objeto del contrato original esté compuesto por líneas independientes, el 50% se calculará sobre el objeto y estimación general del contrato y no sobre el monto o cantidad de alguna línea en particular. En los contratos de objeto continuado el 50% se considerará sobre el plazo originalmente convenido sin considerar las prórrogas.
d) Que no hayan transcurrido más de seis meses desde la recepción provisional del objeto. Cuando la recepción provisional del objeto coincida con la definitiva, el plazo comenzará a contar a partir de esta fecha. En contratos con plazos de entrega diferidos, contará a partir de la última entrega de bienes. Se excluyen del cómputo de este plazo la ejecución de prestaciones subsidiarias de la principal, como el plazo de garantía sobre bienes o servicios de soporte y mantenimiento derivado del principal.
e) Que en el contrato precedente no se hubiera incurrido en ningún incumplimiento grave.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
4.5 Convenio Marco
Para efectos de hacer uso de la modalidad de Convenio Marco, se deben considerar los
siguientes puntos:
Prestar atención al estado de la vigencia de las Licitaciones disponibles
La Solicitud de Contratación debe consignar únicamente productos de un solo
Convenio, no se deben mezclar convenios distintos
Cuando en el convenio se establezca una “opción a escoger”, el Programa o
Subprograma debe definir la especificación a requerir según sea la necesidad.
(Ejemplo: color de pintura o vehículos, leyenda de fechadores, etc.)
Si el Programa o Subprograma requiere de una cantidad mayor de productos al
rango establecido en el Convenio Marco, debe coordinar con el encargado del
Convenio en la Dirección General de Administración de Bienes, de modo que
corrobore que es factible y se debe indicar en la Solicitud de Contratación. Esto con
el fin de que una vez revisada en el Departamento de Programación y Control se
realice la ampliación de la misma y transcurra sin mayor inconveniente. (Circular
No. DGABCA-NP-66-2014 del 1 de Agosto de 2014, Contactos de los encargados)
Importante Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO05O01-PC, denominado
Requisitos para solicitudes de contrato adicional según artículo 201 RLCA
Artículo 115 – Convenio Marco
Los integrantes de un convenio marco, están obligados a consultarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio y obligados a utilizarlo, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como, precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
Si el Programa o Subprograma elige una opción dentro del Convenio que es distinta
a la No. 1 o a la de menor precio, debe ajustarse a la directriz de uso
correspondiente a cada convenio, justificando en el caso respectivo de manera
razonada porque está escogiendo una opción diferente a la señalada.
Para la adquisición de productos de similar naturaleza a los establecidos en el
Convenio Marco, se debe realizar mediante concurso y aportar el visto bueno de la
señora Viceministra mediante resolución según Circular No. DMCG 104-2014, del
16 de mayo de 2014, y lo señalado en el artículo 115 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa
4.6 Inyección de Contenido
Este tipo de trámite se utiliza en casos de contratos prorrogables o en donde la modalidad
de entrega sea según demanda.
Para el mismo se requiere:
1. Adjuntar el contrato, la Aprobación Interna o el Refrendo
2. Corroborar que el código presupuestario sea el mismo usado en la contratación
original
3. Validar que la inyección sea acorde con la Aprobación Interna o el Refrendo, caso
contrario se procederá a rechazar
4. Indicar por medio de oficio que el bien fue recibido a satisfacción y que en fase de
ejecución no hubo incumplimiento grave
Importante Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO10O01-PC, denominado
Requisitos para solicitudes de convenio marco
Importante Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO08O01-PC, denominado
Requisitos para solicitudes de inyección de contenido
4.7 Trámites con permiso de la Contraloría General de la República
En los casos en los que los Programas o Subprogramas determinen la necesidad de
utilizar este tipo de trámites, según instrucciones de la señora Viceministra Administrativa
deberán remitir a esta Proveeduría Institucional el respectivo borrador con la finalidad de
que sea revisado y remitido al Despacho del Ministro, tanto físico como digital, pues el
documento oficial dirigido a la Contraloría debe ser aprobado y firmado por dicha
autoridad.
4.8 Pagos por reajuste
En el caso de pagos por reajuste de precios, el Programa o Subprograma deberá adjuntar
en la Solicitud de Contratación la respectiva resolución de pago tramitada por la Asesoría
Jurídica y firmada por el Presidente de la República y el Ministro del ramo.
En el caso de pagos por reajustes por rebajos en SIGAF, deben justificar de forma clara la
razones por la cuales se dio dicha situación en el sistema. En el caso en el que lo
tramiten junto con una inyección de contenido a un contrato en ejecución, deberán
desglosar de forma clara ambos rubros, adjuntando los respectivos formularios.
Adicionalmente se recuerda que la Solicitud de Contratación, debe mantener el mismo
código de la solicitud original, así como hacer referencia a la misma.
Importante Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO11O01-PC, denominado
Reajuste de precios o pago de diferencias
Importante Para este tipo de solicitudes, utilizar el Formulario No. DPI-FO11O01-PC, denominado
Reajuste de precios o pago de diferencias y el Formulario No. DPI-FO08O01-PC,
denominado Requisitos para Solicitudes de Inyección de Contenido
ANEXO No. 8
Trámite de Solicitud de Modificaciones al Plan de Adquisiciones
Es importante que al momento de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones se tomen en
cuenta las previsiones respectivas, esto a fin de que la información remitida responda a
las necesidades presupuestarias de la forma más óptima posible, considerando que
únicamente lo plasmado en este Plan es lo que sería posible adquirir durante el año
presupuestario vigente.
Sin embargo, en el eventual caso de que por algún motivo se omita un bien o servicio de
alguna de las partidas descritas en el Plan de Adquisiciones es posible utilizar la
herramienta de la “Modificación al Plan Anual de Compras”, con el fin de incorporar los
que se hayan omitido.
Se debe remitir a los correos electrónicos [email protected] y
[email protected], los siguientes documentos:
Oficio de solicitud de modificación firmado en digital, por el Jefe de Programa o
Subprograma
Archivo en formato de Word o Excel con el extracto de la modificación
Reserva Presupuestaria
Descripción
Contacto Contacto Contacto Contacto
No. de Partida: ______________________Correo
electrónico
Correo
electrónico
Correo
electrónico
Correo
electrónico
Teléfono Teléfono Teléfono Teléfono
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Importante
1. La Unidad de Medida debe ser la misma para todos los objetos cotizados (litros, metros, gramos, etc.)
2. Recordar el uso del Sistema Métrico Decimal
3. Los precios a indicar, debe ser precios unitarios
4. Los precios deben ser en una sola moneda (sean colones o dólares)
Dirección de Proveeduría Institucional
Formulario Referencial de Precios
Fecha
Observaciones:
El suscrito/a ____________________________________________________ , portador/a cédula de identidad No. ____________________ como funcionario/a encargado/a de elaborar el Estudio de Mercado de la contratación
requerida, apercibido/a de las consecuencias legales y de las penas con que la ley castiga el delito de perjuicio según artículo 318 del Código Penal, declaro bajo fe de juramento que he efectuado las acciones pertinentes con el fin
de obtener los datos necesarios para consignar el estudio referencial de precios señalados por los potenciales oferentes, cuya gestión se encuentra debidamente documentada y custodiada por el/la suscrito/a, según los
requerimientos de Control Interno de este Ministerio, y sobre lo cual se detalla la siguiente información:
Precio Empresa No. 1 (indicar nombre de la empresa)
Precio Empresa No. 4 (indicar nombre de la empresa)
Precio Empresa No. 3 (indicar nombre de la empresa)
Precio Empresa No. 2 (indicar nombre de la empresa)
Ítem
Elaborado por
Código
DPI-F012000-PC
Elaborado por:
Aprobado por: Fecha que rige:
Fecha Aprobación:
1 de 1
00
Página:
Versión:
ANEXO No. 10
Detalle de Subpartidas que deben cumplir con lo instaurado
en la Directriz No. 023-H
Según la Directriz mencionada se establecen requisitos adicionales para toda entidad que
requiera ejecutar las siguientes subpartidas:
Artículo 25
10101 Alquiler de edificios, locales y terrenos
10102 Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario
10103 Alquiler de equipo de cómputo
10104 Alquiler y derechos de telecomunicaciones
10199 Otros Alquileres
Artículo 26
10301 Información
10302 Publicidad y propaganda
Artículo 27
10401 Servicios médicos y de laboratorio
10402 Servicios jurídicos
10403 Servicios de ingeniería
10404 Servicios en ciencias económicas y sociales
10405 Servicios de desarrollo de sistemas informáticas
10406 Servicios generales
10499 Otros servicios de gestión y apoyo
Artículo 28
10701 Actividades de capacitación
10702 Actividades protocolarias y sociales
Artículo 29
10801 Mantenimiento de edificios, locales y terrenos
10803 Mantenimiento de instalaciones y otras obras
10808 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y
sistemas de información
Artículo 30
50101 Maquinaria y equipo para la producción
50102 Equipo de transporte
50103 Equipo de comunicación
50104 Equipo y mobiliario de oficina
50105 Equipo y programas de cómputo
50106 Equipo sanitario, de laboratorio e investigación
50107 Equipo y mobiliario educacional, deportivo y recreativo
50199 Maquinaria y equipo diverso
Artículo 31
50301 Terrenos
50302 Edificios preexistentes
50399 Otras obras preexistentes
Artículo 32
90101 Gastos Confidenciales
Versión: 01
Página: 1 de 6
Ítem
Indicar partida:
Línea 1: Línea 11:
Línea 2: Línea 12:
Línea 3: Línea 13:
Línea 4: Línea 14:
Línea 5: Línea 15:
Línea 6: Línea 16:
Línea 7: Línea 17:
Línea 8: Línea 18:
Línea 9: Línea 19:
Línea 10: Línea 20:
Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por:
Rubro
3
Indique donde se encuentra contemplado el bien o servicio a adquirir:
2
Indicar monto:
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
Nota: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de
medida requerida.
1
Indicar número de oficio:
Indicar objeto contractual:
Indicar cantidad que satisface al 100%:
Indicar el número de Gaceta:
Nota: Es de carácter obligatorio presentar las especificaciones adicionales en formato Word y PDF.
Si su respuesta es No, Indique Porque:
Línea 21:
Línea 22:
Línea 23:
¿Se indica que la necesidad de bienes es mayor que la cantidad por la que se emite la Solicitud de Pedido, por lo que se solicita aplicar el
segundo párrafo del artículo 86 del RLCA?
Fecha:
Indicar el número de modificación: Fecha:
De requerirse especificaciones técnicas adicicionales/descripción general del objeto contractual adicionales a las establecidas en la ficha
técnica.
¿Se adjunta documento firmados por los responsables ?
Línea 24:
Línea 25:
Línea 26:
Línea 27:
Línea 28:
Línea 29:
Línea 30:
4
SI
NO
El plan de compras del año en curso
En modificación presupuestaria
SI
NO
Versión: 01
Página: 2 de 6
Ítem
5.1
Otros:
Otros:
Otro:
Nota: Todas las empresas consultadas obligatoriamente deben estar registradas como
proveedores ante el Ministerio de Hacienda10
Nota: Si no desea evaluar el plazo de garantía del bien o el servicio, debe indicar
el plazo mínimo que se requiere:
5.3
5.4
Seleccione el plazo de vigencia de la contratación (en caso que lo requiera)
¿Adjunta documento de estudio de mercado, firmado por el funcionario que lo realizó o un documento para estimación del precio (para
construcción y remodelaciones)?
6
Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Seleccione el tipo de modalidad de ejecución:
Seleccione el o los criterios que desea sean contemplados en el Sistema de Evaluación de Ofertas (SEO).
5.2
Generalidades del Objeto Contractual:
Datos a requerir sobre plazos y condiciones de garantía ( fabrica, funcionales, etc.)
Plazo máximo de entrega:
Otros:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Indicar si en fase de ejecución requieren actualización tecnológica (Opcional):
Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PCElaborado por:
Debe completar y adjuntar el formulario No. DPI-FO06O01-PC "Requisitos para
solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA"
8
Seleccione la forma de pago según la naturaleza del objeto contractual:
Lic. Mario Alberto Umaña Mora
Rubro
Fecha que Rige:Aprobado por:
5
9
7
Contrato anual
Contrato prorrogable hasta por 3 periodos iguales
SI
NO
Una sola entrega
Entregas parciales
Usual de gobierno
Carta de crédito
Por avance de obra
El precio
Experiencia de la empresa
Experiencia de la persona
Plazo de la garantía del bien o servicio
Técnicos certificadas
Según Demanda
Versión: 01
Página: 3 de 6
Ítem
4. Otros:
Lugar donde se van a recibir:
Responsable de la Contratación:
1. Responsable de las muestras y procedimiento (opcional):
2. Detalles de las muestras:
Nombre:
Teléfono
Cédula:
Cantidad:
Responsable del Análisis Técnico:
Nombre:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
11
¿Se requieren muestras?
13
¿Es posible adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto contractual, por falta de presupuesto o interés público?
14
¿Se incluye procedimientos de control de calidad que se aplicará durante la ejecución del contrato y para la recepción de obras, suministros o
servicios, para ser utilizados en la ejecución del contrato?
15
Fecha donde se van a recibir:
Indicar si las pruebas son:
Indicar el tipo de verificación y valoraciones que se les va a aplicar:
3. En caso de muestras para textiles o vestuario:
Nota: Ver Circular No. DPI-008-2016 del 11 de enero de 2016
Indicar Tallas:
Cantidad por talla:
12
Indicar los recursos humanos o materiales a utilizar para verificar la correcta ejecución del objeto contractual
Rubro
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora
Teléfono
Cédula:
Fecha que Rige:
Nombre:
Teléfono
Cédula:
Si su respuesta es NO indique porqué:
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Destructivas Organolépticas Procede la devolución de la muestra
Versión: 01
Página: 4 de 6
Ítem
20.1
Indicar tallas Indicar cantidad por talla
20.2
Indicar la divisibilidad del objeto contractual
20.3
Dirección de Proveeduría Institucional Código
16
17
¿Se adjunta Formulario "Cálculo de porcentaje de multa y clausula penal" DPI-FO13O00-PC ?
Indicar y Justificar Porcentaje de Clausula Penal:
Fecha que Rige:
19
¿Se requiere solicitar a las Empresas Participantes alguna capacidad financiera?
Indicar criterio de evaluación:
20
Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora
18
¿Los bienes o servicios a adquirir se encuentran dentro de las partidas incluidas en la Directriz 23-H del Presidente de la República y el
Ministerio de Hacienda?
Adjuntar el documento con requisitos y especificaciones técnicas emitido por Obras Civiles, Unidad de Proyectos o el
Representante profesional del Programa (donde se coordinó con todas las instancias involucradas).
Indicar los posibles defectos en la ejecución para establecerlos en el pliego cartelario como causales de multa. (Según lo establecido en la
Circular DPI-010-2016 del 18 de enero de 2016)
Consideraciones según la naturaleza del Objeto Contractual
Nota: Se deben considerar los requisitos básicos para servicios sanitarios accesibles, instrumentos de revisión de
cumplimiento de accesibilidad de edificios.
Rubro
Textiles o Vestuarios (uniformes, camisetas, chalecos, pantalones, zapatos, botas)
Equipo de computo, equipo de comunicación, autobuses, obras de infraestructura, alarmas contra incendios.
Remodelación, construcción o reestructuración
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Versión: 01
Página: 5 de 6
Ítem
Indicar las etapas en que va a ser dividido el proyecto de obra pública:
#
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
20.4
20.5
1
2
3
4
5
Monto total Anual
20.6
Indicar el plazo de garantía de las reparaciones
Nombre de la Etapa
#Indicar todas las posibles reparaciones que incluyan (mano de obra,
traslados, repuestos, etc.)
Plazo de Ejecución
Total de precios unitarios
Tiempo de respuestaPrecio Estimado
Rubro
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PC
Elaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Monto estimado anualFrecuenciaIndicar todas las actividades necesarias para la atención del bien#
20
Servicios o instalaciones
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento Correctivo
Con Transporte
Con Transporte e Instalación
Versión: 01
Página: 6 de 6
Ítem
20.7
Se requiere como:
20.8
Indicar Justificación
Nombre:
Firma:
Indicar porcentaje:
¿Se requiere como requisito de admisibilidad el cumplimiento de la Directriz No. 11-Minae publicada en la Gaceta No. 163
de 26 de agosto de 2014?
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
20
Rubro
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites concursales DPI-FO04O01-PC
Elaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
Equipo de Iluminación, Refrigeración o Aires Acondicionados
SI
NO
Productos incluidos en convenio marco con características diferentes
Requisito de admisibilidad
Porcentaje de evaluación de ofertas
Versión: 01
Página: 1 de 2
Ítem
Indicar partida:
Rubro
1
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitud de contrato adicional según artículo 201 RLCA DPI-FO05O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
3
¿Se adjunta documento con oferta donde el contratista esta de acuerdo en la entrega adicional y de mantener las mismas condiciones del
contrato original ?
2
Indique donde se encuentra contemplado el bien o servicio a adquirir:
Fecha:
Fecha:
Indicar el número de
Gaceta:
Indicar el número de
modificación:
Indicar número de oficio:
Indicar objeto contractual:
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
Nota: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de medida
requerida.
Indicar monto:
6
¿No han pasado 6 meses después de la recepción definitiva de los bienes o servicios?
Indicar el tiempo transcurrido:
7
¿En la fase de ejecución del contrato original existieron incumplimientos graves?
4
¿Se adjunta documento donde el Programa le solicita al Contratista que acepta las condiciones del Contrato Original?
Indicar Líneas:5
Indicar si la aplicación del Artículo 201 RLCA es por:
SI
NO
Monto global de la contratación
Líneas
SI
NO
SI
NO
El plan de compras del año en curso
En modificación presupuestaria
SI
NO
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
Página: 2 de 2
Ítem
Nombre:
Firma:
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
8
¿El bien o el servicio fue recibido a satisfacción por el Programa Presupuestario?
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitud de contrato adicional según artículo 201 RLCA DPI-FO05O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
11
Indicar los posibles defectos en la ejecución para establecerlos en el pliego cartelario como causales de multa. (Según lo establecido en la
Circular DPI-010-2016 del 18 de enero de 2016)
12
¿Se adjunta Formulario "Cálculo de porcentaje de multa y clausula penal" DPI-FO13O00-PC ?
Indicar y Justificar Porcentaje de Clausula Penal:
Rubro
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
9
¿Se adjunta el registro contable?
10
¿Los bienes o servicios a adquirir se encuentran dentro de las partidas incluidas en la Directriz 23-H del Presidente de la República y el
Ministerio de Hacienda?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
Página: 1 de 4
Ítem
Indicar partida:
¿Adjunta documento de estudio de mercado, firmado por el funcionario que lo realizó?
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
Nota1: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de
medida requerida.
Indicar el número de
Gaceta: Fecha:
Indicar el número de
modificación: Fecha:
Nota2: Se debe indicar el monto unitario del bien o servicio a adquirir
4
¿Se van a comprar textiles o vestuarios (uniformes, camisetas, chalecos, pantalones, zapatos, botas)?
Indicar tallas:
Nota: Todas las empresas consultadas obligatoriamente deben estar registradas como proveedores ante el
Ministerio de Hacienda
5
Rubro
De requerirse especificaciones técnicas adicionales a las establecidas en la ficha técnica.
¿Se adjunta documento firmados por los responsables ?
3
Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA DPI-FO06O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por:
1
Nota: Es de carácter obligatorio presentar las especificaciones adicionales en formato Word y PDF.
Indicar número de oficio:
Indicar objeto contractual:
Indicar monto:
2
Indique donde se encuentra contemplado el bien o servicio a adquirir:
SI
NO
SI
NO
SI
NO
El plan de compras del año en curso
En modificación presupuestaria
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
Página: 2 de 4
Ítem
7
Complete la siguiente información:
Obligatoriamente se debe adjuntar la demanda de al menos 1 año atrás.
11
Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA DPI-FO06O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por:
Rubro
Indicar los recursos humanos o materiales a utilizar para verificar la correcta ejecución del objeto contractual
Obligatoriamente se debe adjuntar la proyección a futuro.9
Seleccione el o los criterios que desea sean contemplados en el Sistema de Evaluación de Ofertas (SEO).
Nombre:
Teléfono
Cédula:
Responsable del Análisis Técnico:
8
¿Se incluye procedimientos de control de calidad que se aplicará durante la ejecución del contrato y para la recepción de obras, suministros o
servicios, para ser utilizados en la ejecución del contrato?
10
Nota: Si no desea evaluar el plazo de garantía del bien o el servicio, debe indicar el
plazo mínimo que se requiere:
12
Indicar los plazos máximos en que se debe entregar:
Cédula:
Otros:
¿El bien a adquirir se compra por primera vez?
Indicar los plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega:
6
Responsable del seguimiento en etapa de ejecución (opcional):
Nombre:
Teléfono
SI
NO
SI
NO
El precio
Experiencia de la empresa
Experiencia de la persona
Plazo de la garantía del bien o servicio
Técnicos certificadas
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Versión: 01
Página: 3 de 4
Ítem
4. Otros:
¿Se adjunta Formulario "Cálculo de porcentaje de multa y clausula penal" DPI-FO13O00-PC ?
Indicar y Justificar Porcentaje de Clausula Penal:
¿Se requieren muestras?
1. Responsable de las muestras y procedimiento (opcional):
Nombre:
Teléfono
Cédula:
Indicar Tallas:
Cantidad por talla:
Nota: Ver Circular No. DPI-008-2016 del 11 de enero de 2016
2. Detalles de las muestras:
Cantidad:
Indicar el tipo de verificación y valoraciones que se les va a aplicar:
13
Rubro
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
14
Indicar los posibles defectos en la ejecución para establecerlos en el pliego cartelario como causales de multa. (Según lo establecido en la Circular
DPI-010-2016 del 18 de enero de 2016)
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA DPI-FO06O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Lugar donde se van a recibir:
Fecha donde se van a recibir:
Indicar si las pruebas son:
3. En caso de muestras para textiles o vestuario:
15
SI
NO
Destructivas
Organolépticas
Procede la devolución de la muestra
SI
NO
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
Página: 4 de 4
Ítem
Otros:
Nombre:
Firma:
Rubro
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA DPI-FO06O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
20
¿Se requiere como requisito de admisibilidad el cumplimiento de la Directriz No. 11-Minae publicada en la Gaceta No. 163 de 26 de agosto de
2014?
21
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
18
Indicar el tope presupuestario anual:
17
¿Se adjunta documento con los aspectos señaldos en el "Instructivo para el trámite de procedimientos de contratación administrativa" y el
monto de la capacidad económica que se solicita?
19
El Contenido Presupuestario de la Solicitud de Pedido corresponde a:
16
¿Se requiere solicitar a las Empresas Participantes alguna capacidad financiera?
¿Los bienes o servicios a adquirir se encuentran dentro de las partidas incluidas en la Directriz 23-H del Presidente de la República y el Ministerio
de Hacienda?
Indicar criterio de evaluación:
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Hasta el límite de Compra Directa
Hasta el límite de Licitación Abreviada
Hasta el límite de Licitación Pública (Cuantía inestimable)
Garantiza solo 1 periodo presupuestario
Sumatoria de precios unitarios (Según Demanda)
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Versión: 01
Página: 1 de 6
Ítem
Indicar partida:
Elaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
2
Indique donde se encuentra contemplado el bien o servicio a adquirir:
Indicar el número de Gaceta:
Nota: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de medida
requerida.
Indicar el número de modificación:
Fecha:
Fecha:
Rubro
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 RLCA DPI-FO07O01-PC
3
¿Los bienes o servicios a adquirir se encuentran dentro de las partidas incluidas en la Directriz 23-H del Presidente de la República y el Ministerio
de Hacienda?
6
4
Seleccione el tipo de modalidad de ejecución:
Debe completar y adjuntar el formulario No. DPI-FO06O01-PC "Requisitos para
solicitud de entrega según demanda por artículo 154 inciso B RLCA"
5
Indicar los posibles defectos en la ejecución para establecerlos en el pliego cartelario como causales de multa. (Según lo establecido en la Circular
DPI-010-2016 del 18 de enero de 2016)
1
Indicar número de oficio:
Indicar objeto contractual:
Indicar monto:
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
¿Se adjunta Formulario "Cálculo de porcentaje de multa y clausula penal" DPI-FO13O00-PC ?
Indicar y Justificar Porcentaje de Clausula Penal:
SI
NO
El plan de compras del año en curso
En modificación presupuestaria
SI
NO
Una sola entrega
Entregas parciales
Según Demanda
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
Página: 2 de 6
Ítem
Otros:
9
Indicar la justificación del inciso que desea aplicar
8
Seleccione el inciso del Artículo 131 de La Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, que desea tramitar:
¿Se adjunta declaración jurada debidamente firmada?
Debe indicar las siguientes leyendas:
* Se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales.
* Se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
* No le afectan las disposiciones establecidas según artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación
Administrativa, y Artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
* Que se encuentra al día con el pago del Impuesto de Sociedades Anónimas (sólo si corresponde a una
sociedad anónima).
Rubro
7
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 RLCA DPI-FO07O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
10
Seleccione la forma de pago según la naturaleza del objeto contractual:
A. Oferente único
B. Bienes o servicios artísticos o intelectuales
C. Medios de comunicación social
D. Suscripciones y compra de material bibliográfico
E. Servicios de capacitación
F. Atención urgente de gestiones judiciales
G. Reparaciones indeterminadas
H. Objetos que requieren seguridades calificadas
I. Interés manifiesto de colaborar con la Administración
J. Arrendamiento o compra de bienes únicos
K. Situaciones imprevisibles
L. Arrendamiento de vehículos de los funcionarios
N. Combustibles
O. Patrimonios
P. Asesoría a Auditorías Internas
M. Servicios de arbitraje o conciliación
Usual de gobierno
Carta de crédito
Por avance de obra
SI
NO
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Versión: 01
Página: 3 de 6
Ítem
Otro:
Rubro
14
¿Se adjunta carta del fabricante del producto o servicio que certifique que el oferente que esta ofreciendo el servicio es el representante único y
exclusivo del mismo?
¿Se adjunta declaración jurada del oferente que certifica que es el distribuidor único y exclusivo autorizado en Costa Rica?
¿Se adjunta documento donde el proveedor acepta las clausulas por incumplimiento? Ver Anexo No. 11 "documento de aceptación de
condiciones" del Instructivo para el trámite de procedimientos de contratación administrativa.
Si seleccionó el inciso E: Servicios de capacitación
¿Se adjunta la oferta de la empresa debidamente firmada por el representante legal con todos los requisitos, el programa de capacitación y los
horarios?
¿Se adjunta oferta del proveedor con todos los requisitos?
¿La empresa se encuentra en el registro de proveedores del Ministerio de Hacienda?
Si seleccionó el inciso G: Reparaciones indeterminadas
¿Se adjunta documento con el precio estimado por el servicio?
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 RLCA DPI-FO07O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
13
11
Seleccione el plazo de vigencia de la contratación (en caso que lo requiera)
12
Si seleccionó el inciso A: Oferente Único
¿Se considera razonable el precio estimado por la empresa que está ofreciendo el servicio?
Justifique:
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
Contrato anual
Contrato prorrogable hasta por 3 periodos iguales
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Página: 4 de 6
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Indicar: Provincia
Cantón
Distrito
15
Justifique:
17
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 RLCA DPI-FO07O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
16
¿Se considera razonable el precio estimado por la empresa que está ofreciendo el servicio?
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Si seleccionó el inciso I: Interés manifiesto de colaborar con la Administración
Rubro
Defina claramente el alcance del Objeto Contractual:
¿Se adjunta estudio de mercado que comprueba que el valor resulta inferior al 30% o más del valor real mínimo de mercado?
¿Se indica el nombre o razón social de la persona a quien se le va a pagar el alquiler o servicio?
¿El proveedor se encuentra inscrito en el registro de proveedores del Ministerio de Hacienda?
¿Cuales de los siguientes detalles están contenidos en la oferta?
Si seleccionó el inciso J: Arrendamiento o compra de bienes únicos
¿Se adjuntan los estudios necesarios para determinar si el bien es el más apto para la finalidad propuesta?
¿El objeto fue ingresado en la solicitud de pedido en una sola línea, una única unidad de medida y especificada en colones?
Nota: Ver Circular No. DPI-044-2015 del 01 de setiembre de 2015
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
La oferta original está firmada por el propietario del inmueble o representante legal y sellada
Se indican las calidades del propietario o apoderado generalísimo
Monto mensual del alquiler
Descripción del inmueble
Se indica la vigencia de la oferta
El propietario o apoderado indica que acepta la forma de pago usual del gobierno
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Versión: 01
Página: 5 de 6
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Nota: este documente tiene vigencia de 30 días.
Nota: este documente tiene vigencia de 30 días.
Nota: este documente tiene vigencia de un año.
¿Se adjunta documento con criterio Técnico favorable de la Dirección General de Armamento (en caso de requerirse).
Nota: este documente tiene vigencia de un año.
Nota: este documente tiene vigencia de 30 días.
Nota: este documente tiene vigencia de 30 días.
Código
Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 RLCA DPI-FO07O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora
¿Se adjunta documento de criterio técnico favorable del Departamento de Salud Ocupacional ?
¿Se adjunta documento del avalúo y criterio técnico favorable realizado por el Departamento de Obras Civiles?
¿Se adjunta documento con criterio Técnico favorable de la Dirección de Informática, que indique si el lugar es apto o no ?
¿Se adjunta certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social que se encuentra al día con las cuotas obrero patronales (actualizada)?
¿Se adjunta certificación registral del inmueble?
¿Se adjunta documento de personería jurídica o fotocopia de cédula de identidad (personas físicas)?
¿Se indica la cuenta cliente del propietario donde se le depositarán los pagos?
Se indica si el inmueble será ocupado una vez que el contrato sea eficaz o hasta una vez realizadas las remodelaciones? (para efectos de pago).
Dirección de Proveeduría Institucional
Fecha que Rige:
¿Se adjunta Certificación de la Municipalidad de que se encuentra al día con los impuestos (actualizada)?
# De cuenta Cliente:
¿Se adjuntan al menos 3 cotizaciones de alquiler de inmuebles idóneos y las razones técnicas para justificar el más apto?
¿Se adjunta copia del plano catastrado?
Rubro
17
El propietario o apoderado indica que acepta la forma de pago usual del gobierno
Se indica la aceptación de cancelación de timbres requeridos en el trámite de contratación
Indica que el propietario o apoderado acepta realizar las modificaciones propuestas por el Departamento de Obras Civiles, o departamento según corresponda y el plazo en el que se obliga a realizarlas
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
Página: 6 de 6
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Nota: este documente tiene vigencia de 30 días.
Justifique:
Nombre:
Firma:
17
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
Indicar la forma en que fue seleccionado el contratista:
¿ Se adjunta Certificación de Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares FODESAF?
¿El monto de la oferta es menor o igual al valor determinado por en el avalúo realizado por el Departamento de Obras Civiles?
¿Se adjunta Declaración Jurada que indica: que se encuentra al día con el pago de las cuotas obrero patronales, con el pago de impuesto de
sociedades anónimas (en caso de requerirse) y con el pago de todo tipo de impuestos nacionales, que no le afectan las prohibiciones establecidas
según artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa?
En caso de que la propiedad a alquilar está hipotecada, ¿Se adjunta documento de la entidad bancaria con la cual tienen el préstamo, donde
indiquen que se está al día con los pagos?
Si el inmueble tiene más de un Propietario Registral, ¿se indica en la oferta el nombre de la persona que va salir en la orden de compra?
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
Rubro
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de tramites excepcionados según artículo 131 RLCA DPI-FO07O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
Precalificado
Idoneidad
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
Página: 1 de 2
Ítem
Indicar partida:
Porque no aplica:
6
¿Se adjunta?
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
2
¿Se adjunta contrato?
Indicar si la ejecución ha transcurrido conforme a las clausulas del contrato original, y según la normativa vigente.
Porque no aplica:
5
4
7
¿Se va a prorrogar contrato?
Rubro
Si el trámite se genera en Comprared: Indicar justificación de la necesidad del objeto contractual. (Sino omitir este punto)
3
Indicar expresamente que se trata de una inyección de contenido de la contratación administrativa N°:
1
Indicar número de oficio:
Indicar objeto contractual:
Indicar monto:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de inyección de contenido DPI-FO08O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Aprobación interna
Referendo Contralor
No Aplica
Si
No aplica
Si
No
SI
NO
Primera prórroga
Segunda prórroga
Tercera prórroga
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
Página: 2 de 2
Ítem
Nombre:
Firma:
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
9
¿El bien o servicio a adquirir se encuentra contemplado dentro del plan de compras del año en curso ?
Indicar el número de Gaceta:
Rubro
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
Indicar:
8Fecha de inicio en que rige el contrato:
Fecha máxima en que rigue el contrato con prorrogas:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de inyección de contenido DPI-FO08O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
NO
SI
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Versión: 01
Página: 1 de 3
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Indicar partida:
Rubro
Si el trámite se genera en Comprared (sino omitir este punto): Indicar justificación (o referencia del documento donde consta justificación) de la
necesidad del objeto contractual.
3
¿La modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambia su naturaleza, ni tampoco le impide cumplir con su funcionalidad o fin
inicialmente propuesto?
1
Indicar número de oficio:
Indicar objeto contractual:
Indicar monto:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200 RLCA DPI-FO09O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
2
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
Nota: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de medida
requerida.
5
Indicar el monto de la modificación (incluyendo reajustes o revisiones según corresponda)
4
Seleccionar el elemento que va a ser modificado:
SI NO
Especifique:
Precio (monto)
Plazo Estimado
Objeto Contractual
Inclusión de Líneas
Otro
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6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7 Indicar :
Plazos máximos de aviso al contratista para la siguiente entrega:
Plazos mínimos de aviso al contratista para la siguiente entrega:
6.8
6.9
6.10¿Las nuevas líneas a incluir en el contrato cumplen técnicamente con los requisitos establecidos por el programa
presupuestario?
Indicar el consumo del nuevo producto al menos del año anterior.
¿El nuevo producto cumple con los certificados de calidad?
¿Se acredita que el precio ofertado es razonable?
¿Se valoraron muestras?
¿Las muestras cumplieron técnicamente?
¿Se desea hacer una inclusión de líneas?
Indicar justificación de la inclusión de la nueva línea.
¿Se cumple con el procedimiento establecido en el pliego cartelario para la inclusión de líneas?
DPI-FO09O01-PC
Elaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Rubro
6
¿Se adjuntan estudios de mercado o estudio referencial de precios sobre el producto de al menos 3
oferentes y donde se demuestra cuál es la mejor oferta?
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200 RLCA
SI
NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
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Nombre:
Firma:
Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora Fecha que Rige:
Rubro
Dirección de Proveeduría Institucional Código
¿Es la mejor forma de satisfacer el interés público?
9
¿La suma del monto a aumentar no supera el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado?
Requisitos para solicitud de modificación unilateral del contrato según artículo 200 RLCA DPI-FO09O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla
7
¿Se comprueba que se trata de causas imprevisibles?, indicar cuáles:
10
¿El bien o servicio a adquirir se encuentra contemplado dentro del plan de compras del año en curso publicado en Comprared?
Indicar el número de Gaceta:
8
Justificación:
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
SI NO
SI NO
SI
NO
SI NO
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Indicar partida:
Nombre del convenio marco que va a ser
aplicado:
Número:
Nota: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de
medida requerida.
Indicar el número de modificación:
Fecha:
Fecha:
Justificar porque no se seleccionó el de menor precio:
5
¿Se seleccionó el artículo o servicio de menor costo? (excepción: tiquetes aéreos, servicios de limpieza y catering service)
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de Convenio Marco DPI-FO10O01-PCElaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora
Fecha que Rige:
Rubro
3
Indicar:
4
Si el trámite se genera en Comprared: Indicar justificación de la necesidad y la procedencia del objeto contractual o servicio solicitado. (Sino
omitir este paso)
2
Indique donde se encuentra contemplado el bien o servicio a adquirir:
Indicar el número de Gaceta:
1
Indicar número de oficio:
Indicar objeto contractual:
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
Indicar monto:
6
¿Los bienes o servicios a adquirir se encuentran dentro de las partidas incluidas en la Directriz 23-H del Presidente de la República y el
Ministerio de Hacienda?
SI
NO
SI
NO
El plan de compras del año en curso
En modificación presupuestaria
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1
2
3
4
7
2. Indicar aeropuerto destino:
1. Indicar fecha de salida:
3. Seleccionar el horario de salida:
4. Indicar fecha de llegada:
8. ¿Se adjunta documento con invitación para el viaje?
Elaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla
7. Indicar: # de viajero frecuente
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora
Fecha que Rige:
Nombre
5. Seleccionar el horario de llegada:
¿Se van a comprar tiquetes aéreos?
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de Convenio Marco DPI-FO10O01-PC
6. ¿Se adjunta el acuerdo de viaje con autorización del Ministro?
Rubro
¿Es un servicio de limpieza o fumigación?
7
1. Indicar los meses en que se va a utilizar el servicio:
Nota: La cantidad mínima permitida es de 1 mes
Fecha Aprobación:
SI
SI NO
Mañana
Tarde
Noche
Tarde
Noche
Cualquiera de los anteriores
SI
NO
SI
NO
NO
Cualquiera de los anteriores
Mañana
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Nombre:
Firma:
Aprobado por: Lic. Mario Alberto Umaña Mora
Fecha que Rige:
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
¿Es un servicio de catering service?
1. ¿Se adjunta el plan de alimentación firmado por el Jefe del Programa junto con una copia en formato de Excel?
8
Rubro
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos para solicitudes de Convenio Marco DPI-FO10O01-PC
Elaborado por: Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
SI
NO
SI
NO
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Versión: 01
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Nombre:
Firma:
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
1
Rubro
Indicar justificación de la realización del pago
Lic. Mario Alberto Umaña MoraFecha que Rige:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Reajuste de precios o pago de diferencias DPI-FO11O01-PCElaborado por:
3
Si es un reajuste de precio:
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
2
Indicar número de contratación y número de orden de compra a la cual se le va a realizar el pago:
Nota: Se debe adjuntar resolución
Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por:
Indicar número de resolución de la aprobación de la Presidencia para realizar el pago:
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Versión: 00
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Indicar partida:
Nombre:
Firma:
Se cuenta con el contenido presupuestario para respaldar esta Solicitud de Contratación durante el presente año
programático, y esta Unidad Ejecutora se compromete a dar el contenido económico en caso de arrastre.
Ing. Seidy Chaves Bonilla Fecha Aprobación:
Aprobado por:
Rubro
Si el trámite se genera en Comprared: Indicar justificación de que la actividad desplegada se encuentra dentro de sus respectivas
competencias (Sino omitir este punto).
Lic. Mario Alberto Umaña MoraFecha que Rige:
Dirección de Proveeduría Institucional Código
Requisitos actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Público Artículo 130 RLCA
Indicar monto:
Nota: El precio unitario del objeto contractual debe estimarse en concordancia con la unidad de
medida requerida.
DPI-FO15O00-PCElaborado por:
Este documento debe contener la firma digital del Jefe del Programa
En caso contrario debe indicarse el nombre completo del Jefe del Programa o el Responsable asignado.
LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN ESTE FORMULARIO ES COMPLEMENTARIA A LA INDICADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO DE SICOP
2
1
Indicar número de oficio:
Indicar objeto contractual:
Sistema de Gestión de Calidad Dirección de Proveeduría Institucional
Solicitud de Contratación/Pedido No. __________
Objeto Contractual: ___________________________________________
El que suscribe ________________________, cédula de identidad No.
_________________ representante legal de la Empresa ________________________,
en este acto se compromete a:
1. Depositar a favor del Ministerio de Seguridad Pública, una garantía de cumplimiento
correspondiente al ______ % (xxx por ciento, del monto total de la oferta presentada
para la solicitud de contratación No. __________, objeto contractual
_________________________________________________.
Para rendir esta Garantía se debe de tomar en consideración lo siguiente:
a) Esta garantía puede ser rendida por cualquiera de los medios que permite
expresamente el numeral 40 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,
en la misma moneda que presentó la oferta, y con una vigencia no menor a noventa
(90) días hábiles adicionales a la fecha probable de la entrega del objeto contractual.
b) En caso de dinero en efectivo, éste deberá depositarse a la orden del Ministerio de
Seguridad Pública, cédula jurídica 2-100-042011, en el Banco de Costa Rica en las
cuentas No. 001-0120404-1 (cuenta cliente 15201001012040415), si es en colones o
No. 001-0220193-3 (cuenta cliente 15201001022019333), si es en dólares, indicando
el número de contratación a la que respalda la garantía, así como el nombre de la
empresa que realiza el depósito.
c) Una vez transcurrido el plazo de vigencia de la garantía de cumplimiento, el
Ministerio procederá con su devolución dentro de los veinte (20) días hábiles
siguientes a que se presente la solicitud por parte del contratista, siempre que no se
encuentre pendiente un proceso por incumplimiento contractual.
ACEPTACION DE CONDICIONES
PARA RENDIR GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
d) Los bonos y certificados se recibirán por su valor real del mercado y deberán
acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas
de valores legalmente reconocidas, se exceptúan de presentar dicha estimación los
certificados de depósito a plazo emitidos por bancos estatales.
2. Cancelar un monto correspondiente al 0.25% (cero punto veinticinco por ciento), del
monto total adjudicado por concepto de especies fiscales, más el monto aplicable por
concepto de reintegro de papel, los cuales deben ser cancelados mediante entero a
favor del Gobierno de Costa Rica. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el
artículo 272 del Código Fiscal
3. Cláusula Penal y Multas
a) Si existiera atraso imputable al contratista en la entrega de los bienes
objeto de la contratación que le fueron notificados mediante una orden de compra,
éste autoriza al Ministerio de Seguridad Pública para que por concepto de cláusula
penal, le rebaje del pago respectivo la suma correspondiente al ______ %
( __________________ por ciento) del valor de la factura en trámite
correspondiente al bien entregado, por cada día hábil de atraso en la entrega de los
bienes (con respecto al plazo ofrecido), hasta un máximo de 25% (veinticinco por
ciento) del importe total de dicha orden de compra.
b) En el caso de que el contratista entregue bienes que no cumplan con lo
requerido en la orden de compra y no proceda a realizar las correcciones que le
indique la Administración en el plazo de cinco (5) días hábiles, se procederá a
cobrar una multa equivalente al ______ %
( __________________ por ciento) sobre el monto de la compra por cada día de
atraso en la corrección de lo indicado, hasta un máximo del 25% (veinticinco por
ciento) del monto de la compra luego de la cual se procederá a realizar el proceso
para determinar la eventual ejecución de garantía de cumplimiento, valoración de
posibles daños y perjuicios, resolución del contrato.
4. Causas para Resolución Contractual
a) El Ministerio de Seguridad Pública podrá disponer del procedimiento de
resolución contractual cuando el contratista incurra en algunas de las siguientes
faltas, incumplimiento en el tiempo de entrega, entregas incompletas de materiales,
entregas de materiales defectuosos, siempre y cuando se acredite que estamos
ante un incumplimiento grave.
b) Una vez que se haya dado alguno de los anteriores supuestos, se
procederá a realizar el respectivo procedimiento de ejecución de garantía de
cumplimiento, resolución contractual (si la falta lo amerita) cobro de daños y
perjuicios (si el costo de la falta supera lo redimido por la garantía) y proceso de
sanción administrativa según los artículos 99 y 100 de la Ley de Contratación
Administrativa
___________________________________ ____________________
Firma del Representante Legal Cédula No.