INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE TRABAJO IET-01-1

AUXILIAR DE ARCHIVO FEBRERO 2011

GESTION ADMINISTRATIVA VERSION 01

MODULO: SERVICIO AL CLIENTE

TECNOLOGO EN ADMINISTRACION

DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

“SENA” 2011

Calle 13 Av. El Bosque No. 3E-278 Barrio Caobos – Cúcuta – Norte de Santander – Teléfono 582 84 84

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TECNOLOGO EN ADMINISTRACION

DOCUMENTAL

INTEGRANTES

CLAUDIA MILENA CARVAJAL

ELISA MARIA GARCIA CARRILLO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

“SENA” 2011

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CONTENIDO

INTRODUCCION

OBJETIVO

QUE ES LA ENTREVISTA DE TRABAJO

CLASES DE ENTREVISTA

FASES DE LA ENTREVISTA DE SELECCIÓN

ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA LA SELECCION

FORMATO DE ENTREVISTA

REFLEXION

GLOSARIO

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INTRODUCCION

La entrevista de trabajo es el momento clave en un proceso de selección, por lo

tanto se debe preparar con anticipación, en el momento de aplicar la entrevista se

debe evitar el estrés, la inseguridad y debe de ser una persona que transmita

sencillez, tranquilidad, familiaridad, honestidad, confianza, para que el entrevistado

se sienta más tranquilo, en confianza y se pueda desenvolver de la manera más

honesta y franca frente al entrevistador.

En la entrevista todo tiene importancia desde que se llega a la empresa hasta que

se va de la misma el entrevistado y además es donde se tiene la única

oportunidad de mostrar la mejor imagen y de convertirse en el centro de atención.

La utilización de un cuestionario permite recoger información de manera

estandarizada sobre cuestiones importantes. La confiabilidad del cuestionario

depende del comportamiento de los entrevistadores. Por ello, es importante que

las preguntas se lean exactamente como están impresas para no dar otras pistas

a los entrevistados.

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OBJETIVO

Averiguar si el entrevistado es adecuado o competente para el cargo

Descubrir si puede y quiere ocupar de verdad el puesto

Predecir el rendimiento en el mismo y cuáles son sus expectativas

Verificar sus estudios y formación

Evaluar su experiencia profesional

Conocer sus intereses actuales y su motivación

Obtener más datos sobre el entorno familiar y otros aspectos personales

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QUE ES LA ENTREVISTA DE TRABAJO

Es la única oportunidad que se tiene de mostrar la mejor imagen, impresión y de

establecer desde el primer momento una buena relación entre el entrevistado y el

entrevistador. Se debe procurar respetar el ritmo que propone inconscientemente

el entrevistador desde el principio, recordando estar atento a las palabras y al

lenguaje no verbal. El resultado de una muy buena presentación y la forma en que

se actúa, se habla y los gestos, decidirá si finalmente son o no aptos para el

cargo.

Antes, la entrevista y la selección de las personas se basaban principalmente en

una exposición de la experiencia del candidato, con uno u otro aspecto personal

involucrado.

Actualmente, la entrevista laboral es un trámite situacional de total implicación

personal, tanto para el entrevistado como para el entrevistador. Es una evaluación

en vivo y directo (de parte y parte) con claros aspectos abstractos involucrados, de

forma que todo será muy relativo y dependerá en gran parte de lo que vean,

sientan, perciban y reciban los entrevistadores por parte del postulante.

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Por otro lado, también se ha convertido en un acto meramente psicológico en

donde el equilibrio juega un papel tan importante y tan influyente que seguro

determinará el resultado final, ya sea a favor o en contra.

Hoy por hoy, los directivos y otros representantes de las empresas, buscan y

desean contar con personas que posean talento y capacidad para resolver

problemas y que al mismo tiempo puedan ser perfectamente autónomas, flexibles

y apropiados.

El desafío para cualquier candidato consiste entonces en demostrar, probar e

incluso hacer creer a los entrevistadores, que se poseen las habilidades para

afrontar el puesto, la capacidad para lograr los resultados esperados, la integridad

para superar los objetivos y la posibilidad de otorgar valor agregado a las tareas

que se realizan. Si logra transmitir eso, habrá conseguido su objetivo.

CLASES DE ENTREVISTAS

Aunque existen varias versiones sobre los tipos de entrevista que existen nos

podemos apoyar en la siguiente estructura:

Según el número de participantes:

1. Entrevista Individual: Es donde participa un único postulante y

entrevistador. Es la más “fácil” de controlar, pues sólo se tiene que

impresionar a una sola persona.

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2. Entrevista de panel: Aquí intervienen varios entrevistadores, en lugar de

uno. Si es la primera, normalmente forman parte del departamento de

Recursos Humanos de la empresa y si es la segunda o tercera, serán por lo

general posibles supervisores y jefes. Son las más complicadas debido a

que se debe manejar varios frentes a la vez. Lo único bueno, es que no se

aplican más entrevistas. No existe un orden preestablecido ni unas

temáticas determinadas, éstas dependen íntegramente de los

entrevistadores. Se puede alcanzar una gran profundidad en el diálogo,

siempre que se supere la más que probable intimidación inicial que supone

enfrentarse a varios entrevistadores a la vez.

3. Entrevista Grupal: Escasas, pues sólo algunas empresas convocan a

varios candidatos para que compitan a la vez dentro del mismo espacio

físico y de tiempo. La utilizan sólo algunos sectores comerciales muy

concretos. Lo más seguro es que casi nunca nos vayamos a ver

involucrados en una de este tipo. En general este tipo de metodología se

utiliza para observar las conductas de los postulantes y el desenvolvimiento

dentro de un grupo, ya que se les pide que resuelvan diferentes problemas

de forma individual o conjunta.

Según el procedimiento de la entrevista:

1. La entrevista estructurada: Es la más común de todas, también conocida

como entrevista preparada. Es la más estática y rígida de todas, ya que se

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basa en una serie de preguntas predeterminadas e invariables que deben

responder todos los aspirantes a un determinado puesto.

2. No estructurada: En este tipo de reunión el entrevistador solo tiene una

idea aproximada de lo que se va a preguntar y va improvisando las

cuestiones dependiendo del tipo y las características de las respuestas.

Además, el énfasis se pone más en el análisis de las impresiones que en el

de los hechos. Son poco frecuentes.

3. La entrevista mixta o semi estructurada: Como su propio nombre lo

indica, el entrevistador despliega una estrategia mixta, alternando

preguntas estructuradas con preguntas espontáneas. Mientras la parte

preparada permite comparar entre los diferentes candidatos, la parte libre

permite profundizar en las características específicas de cada uno. Por ello,

permite una mayor libertad y flexibilidad en la obtención de información.

FASES DE LA ENTREVISTA DE SELECCIÓN

En el proceso de selección en una entrevista encontramos tres fases: La inicial, la

de desarrollo y el cierre de la misma.

1. Fase Inicial: Es de suma importancia en el proceso de la entrevista ya que

en esta fase el objetivo es incrementar la empatía y reducir la ansiedad del

entrevistado. Por ejemplo, se suele comenzar la conversación con una

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charla sobre un tema no comprometido, que aunque no sea relevante para

el proceso selectivo nos permita reducir la ansiedad del entrevistado.

Posteriormente, de manera resumida se explica el desarrollo de la

entrevista, así como se le dirá que durante el proceso se tomaran algunas

notas.

2. Fase de Desarrollo: Tras la fase inicial, se pasara de manera natural y

espontanea a la fase de desarrollo, en la que será el candidato quien la

mayor parte de tiempo nos esté hablando. Aquí procedemos a plantear

preguntas de interés para la empresa, estas preguntas se refieren a datos

que se encuentran en su hoja de vida y son respuestas que él ya va a tener

preparadas y empezara a sentirse menos ansioso. El orden de estas

preguntas puede ser el mismo al del currículum pasando de los puntos

básicos a aspectos personales y familiares, u otros que consideremos de

interés.

Paulatinamente vamos aumentando su nivel conforme avanzamos en la

entrevista, las preguntas trataran sobre aspectos como su historial

académico, éxitos y fracasos, carencias, compatibilización de los estudios

con trabajos (remunerados o no remunerados), análisis de las empresas en

las que ha trabajado (características de la empresa, tareas que realizaba,

niveles de responsabilidad y autonomía, etc.)

Otras preguntas que se podrían formular después son, expectativas del

puesto de trabajo, motivación para presentarse a la oferta, conocimiento de

la empresa, afinaciones e intereses. Sin embargo, no existen nunca dos

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procesos de entrevista idénticos, por lo que el entrevistador debe saber

utilizar distintas estrategias para lograr su objetivo.

3. Fase de Cierre: En esta última fase la dificultad seria es cómo podemos

cerrar la entrevista de manera no abrupta. Además se le puede ofrecer al

entrevistado la posibilidad para que pregunte aquellas dudas que tenga

sobre el proceso o el puesto a ejercer. Como en cualquier interacción

social, los últimos momentos son importantes, por lo que debemos finalizar

la entrevista de manera amable y cordial, agradeciendo al candidato el

tiempo que nos ha dedicado.

Al finalizar, es conveniente rellenar la ficha de la entrevista en la que

recojamos puntos fuertes y débiles, a favor y en contra del candidato,

señalando si es idóneo para el puesto. Hemos de ser conscientes de tener

en cuenta sólo aspectos relacionados con los criterios de selección que

emanan de la descripción y análisis del puesto, no realizando inferencias y

atribuciones sobre otras características.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA LA

SELECCIÓN

ACTIVIDAD TIEMPO PONDERACION

Entrevista personal: Se realiza cara a cara con

el aspirante, en donde se registra la información

45 minutos 50%

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básica.

Prueba de conocimiento: Taller practico para

reconocer las habilidades relacionadas al cargo30 minutos 25%

Prueba/Test Psicológico: Se determina el perfil

psicosocial y personal del aspirante30 minutos 25%

FORMATO DE PREGUNTAS PARA SELECCIÓN

PERSONAL AUXILIAR DE ARCHIVO

NOMBRE DEL ENTREVISTADO: ______________________________________

DOCUMENTO DE IDENTIFICACION: ___________________________________

SEXO: ______ EDAD: ________

VACANTE SOLICITADA: _____________________________________________

HORA DE INICO: ___________ HORA DE FINALIZACION: ___________

ENTREVISTA PERSONAL RESPUESTAS

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1. ¿Hábleme acerca de usted mismo?

2. ¿Se considera usted una persona exitoso(a)?

3. ¿Qué sabe acerca de nuestra empresa?

4. ¿Por qué quiere trabajar para nosotros?

5. ¿Por quién o porque se enteró de la vacante?

6. ¿Por qué cree que lo debemos contratar?

7. ¿Cuál es su mayor fortaleza y cuál es su mayor debilidad?

8. ¿Tiene disponibilidad de tiempo completo, incluso los fines de semana en caso de que nuestra empresa lo necesitara?

9. ¿Cómo prefiere trabajar en grupo o individualmente?

10.¿Ha llegado a supervisar el trabajo de alguien?

CONOCIMIENTO RESPUESTAS

1. ¿Qué experiencia tiene usted en este campo?

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2. ¿Qué ha hecho para mejorar sus

conocimientos en el último año?

3. ¿Sabe cómo se debe Clasificar, ordenar,

organizar y foliar?

4. ¿Sabe o conoce de las TRD y la TVD?

¿Cómo aplicarlas en la entidad?

5. ¿Sabe cómo se hacen las Transferencias

Documentales? ¿Explique?

SPICOLOGICO RESPUESTAS

1. ¿La relación con su familia es?

2. ¿Cómo es la relación con sus jefes?

3. ¿Se relaciona fácilmente con sus

compañeros de trabajo?

4. ¿Ha tenido o tuvo algún problema con

sus superiores?

5. ¿En alguna oportunidad a sentido ganas

de golpear a alguien sin motivo?

6. ¿Realiza las tareas que se le asignan o

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las pospone porque no le agradan?

7. ¿Cuándo se le encomienda dos o tres

tareas al tiempo las soluciona con

facilidad o dificultad?

8. ¿Es una persona abierta o tímida en

cuestión de sentimientos?

REFLEXION

Se debe ser consciente de que una entrevista es una situación única y totalmente

diferente a cualquier otra que se haya vivido, así que se debe actuar de forma

diferente a la que comúnmente se actúa en situaciones normales.

Hay algo muy importante relájese y sobre todo siéntanse seguros de sí mismo.

Pues ya se cumplió un gran objetivo al impresionar el entrevistador y todo esto un

gran logro solo el hecho de que lo llamen para esa primera entrevista.

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Superarla ya depende de otros factores relacionados con situaciones que no se

podrán anticipar y con información que no se posee sobre la empresa, el puesto

de trabajo y el propio proceso de selección (incluyendo al entrevistador) y que no

será fácil de conseguir; incluso en caso de conseguirse, se será difícil de utilizar;

porque no existe una fórmula mágica que nos llegue ayudar a superar la prueba.

GLOSARIO

Actitud: Es la forma de actuar de cada persona, el comportamiento que emplea

un individuo para hacer las cosas.

Aptitud: Capacidad de una persona para hacer correctamente una labor o

actividad; Don natural para aprender cierta disciplina, materia o arte, y

desempeñarse en ella con habilidad; Idoneidad para asumir cierta función o

empleo.

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Entrevista: Es un dialogo en el que la persona (entrevistador), hace una serie de

preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de conocer mejor sus ideas, su

forma de actuar.

Entrevistado: Es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia

importante que transmitir para la vacante.

Entrevistador: Es el que dirige la entrevista y quien debe dominar el dialogo, hace

preguntas adecuadas y cierra la entrevista.

Honesto: Es una cualidad de calidad humana que consiste en comportarse y

expresarse con coherencia y sinceridad, y de acuerdo con los valores de verdad y

justicia.

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