Instructivo Compra Corporativa

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“DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERU “Año de la Promoción de la Industria Responsable y del

Compromiso Climático”

www.dares.minsa.gob.pe

PROGRAMACION DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y OTROS PRODUCTOS PARA LA COMPRA CORPORATIVA PARA

EL ABASTECIMIENTO DEL AÑO 2015 INSTRUCTIVO

I. ANTECEDENTES

La Ley del Ministerio de Salud, otorga al Ministerio de Salud la competencia de rectoría sectorial en el análisis, formación y evaluación de las políticas públicas de salud, siendo la promoción del ahorro en el precio de los medicamentos una política pública que permite que la población pueda acceder a estos a un menor precio. La Dirección de Abastecimiento de Recursos Estratégicos en Salud – DARES, es un órgano desconcentrado del Ministerio de Salud que se encarga de la programación, adquisición, almacenamiento y distribución de recursos estratégicos como son productos farmacéuticos, insumos médicos y odontológicos, material de laboratorio, material de ayuda al diagnóstico, instrumentales y equipos médicos no considerados como inversión, entre otros, para la red asistencial de salud pública a nivel nacional, que garantice la calidad y precios para asegurar la accesibilidad de estos a la población. El artículo 15° de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 modificada con la Ley N° 29873, estable que los mecanismos de contratación se realizan a través de licitación pública, concurso público, adjudicación directa y adjudicaciones de menor cuantía, las cuales podrán realizarse de manera corporativa o sujeto a las modalidades de selección de Subasta Inversa o Convenio Marco; asimismo el reglamento de la referida Ley aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, modificados con los Decretos Supremos N°138-2012-EF y N° 080-2014-EF respectivamente; estable en su artículo 80° que las Entidades podrán contratar bienes y servicios en forma conjunta, a través de un proceso de selección único, aprovechando los beneficios de las economías de escala en las mejores y más ventajosas condiciones para el estado. La Directiva SISMED aprobada con Resolución Ministerial N° 1753-2002 SA/DM , modificada con Resolución Ministerial N° 367-2005/MINSA, estable en el Numeral 7.3.2 entre otros aspectos que el Director de Medicamentos o quien haga sus veces en la DISA/DIRESA/GERESA/IGSS, Hospital Unidad Ejecutora o Instituto Especializado, remitirá bajo responsabilidad su programación anual de medicamentos e insumos médicos quirúrgicos en los plazos que esta Dirección establezca”, también señala en el numeral 7.4.2 que la compra nacional tiene por finalidad adquirir los productos farmacéuticos y afines de mayor consumo en los establecimientos de salud y de impacto en el presupuesto nacional. Por otro lado con Decreto Supremo N° 003-2010-SA, se crea la Dirección de Abastecimiento de Recursos Estratégicos en Salud-DARES “quien se encargará de la programación, adquisición, almacenamiento y distribución de los recursos estratégicos como son , productos farmacéuticos, insumos médicos y odontológicos, material de laboratorio, material de ayuda al diagnóstico, instrumentales y equipos médicos y odontológicos no considerados como inversión, así como plaguicidas y productos veterinarios de uso en salud”. En ese sentido, esta Dirección General a través de la Unidad Funcional de Programación ha estructurado una matriz en archivo Excel “CC2015”, en la cual las DISAS/DIRESA/GERESA/IGSS, Hospital Unidad e Instituto Especializado participante de la Compra Corporativa remitirá la programación anual a ser incluida en dicho proceso de selección para el abastecimiento del año 2015. Por lo señalado es necesario señalar algunas recomendaciones y procedimientos que deben seguir las DISAS/DIRESAS/GERESAS/IGSS, para la programación de los medicamentos que forman parte de la compra corporativa 2015, siendo necesario que a través de los equipos técnicos que participarán en esta etapa se evalúen aspectos relacionados a la disponibilidad de los medicamentos, contratos vigentes, futuros ingresos, existencia, observando la vida útil de los medicamentos, aspectos que tendrán incidencia en la información que remitirán para ser


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considerada en la compra corporativa, evitando el desabastecimiento, sobre stock, costos elevados y uso inadecuado de los recursos de su Entidad. II. PROGRAMACION DE NECESIDADES – MATRIZ DE PROGRAMACIÓN DE

PRODUCTOS FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y OTROS PRODUCTOS 2015

En ese sentido, la matriz a ser empleada por las DISAS/DIRESAS/GERESAS participantes de la compra corporativa son:

1. HOJA DE “DATOS”

Se deben registrar todos los datos solicitados de la institución y de sus representantes, a fin de efectuar la correcta identificación de sus autoridades responsables. Es muy importante que se consigne toda la información solicitada en el formato, en virtud a que ello permitirá realizar el contacto inmediato con la persona responsable y solucionar de ser el caso algún impase.

2. HOJA “ANEXO A”

Relación de DISA/DIRESA/GERESA /IGSS, Unidad Ejecutora o Punto de Entrega que corresponda los Participantes en la Compra Corporativa de Medicamentos, Dispositivos Médicos y Otros Productos para el año 2015.

Contiene los códigos de las DISA/DIRESA/GERESA/IGSS, Unidad Ejecutora o Punto de Entrega que corresponda, colocar con una “X” mayúscula en la columna A para que automáticamente jale la relación en los Formato 1A y 1B – Formato 2A y 2B.

3. DE LA HOJA DE “ANALISIS”

Consta de información relevante para la definición del Requerimiento Final para la Compra Corporativa 2015, cuyos valores deberán tener correlación con los valores del criterio de redondeo por Forma Farmacéutica establecidos para cada ítem.

a) Código SISMED (b): Los códigos SISMED consignado en esta hoja de cálculo, son los

únicos que la DARES incluirá en el consolidado nacional, no pudiendo ser modificados ni incluir otro producto adicional.

b) Descripción de los Productos Farmacéuticos (c): Nombre del listado de medicamentos a ser programados, según la descripción en la Resolución de la Compra Corporativa de Productos Farmacéuticos para el Abastecimiento del año 2015.

c) Stock a junio del 2014 (i): Stock disponible del medicamento al corte del 30 de junio del 2014. Este valor es ingresado por la DISA/DIRESA/GERESA/IGSS u Hospital – UE.

d) Entregas Pendientes de los Productos Adjudicado (g): Entrega pendiente del medicamento adjudicado hasta marzo del año 2015. Este valor es ingresado por la DISA/DIRESA/GERESA/IGSS u Hospital – UE

e) Consumo Promedio Mensual (i): Consumo promedio mensual del medicamento en el año 2014. Este valor es ingresado por la DISA/DIRESA/GERESA/IGSS u Hospital – UE

f) N° de Meses de Stock de Seguridad (n): Numero de meses programados como stock de seguridad del medicamento, según su necesidad. Este valor es ingresado por la DISA/DIRESA/GERESA/IGSS u Hospital – UE

g) Consideración (p): La fórmula calcula “SI PROGRAMAR”, si el valor de la necesidad total proyectada para el 2015, caso contrario “NO PROGRAMAR” en color rojo.

h) Cantidad Requerida para el año 2014 (s): Requerimiento final del medicamento solicitado en el año 2014 para ser distribuido en el año 2014. Este valor es ingresado por la DISA/DIRESA/GERESA/IGSS u Hospital – UE

i) Requerimiento para la Compra Corporativa 2015 (u): El valor registrado debe ser similar al requerimiento calculado para el año 2015 “Columna T”. Este valor es ingresado por la DISA/DIRESA/GERESA/IGSS u Hospital – UE


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j) Criterio de redondeo por Forma farmacéutica (v): Valor de criterio de redondeo del medicamento según la Forma Farmacéutica, y está en función al múltiplo y/o unidad.

k) No es Múltiplo de la Columna Criterios por Medicamento (AA): La fórmula calcula “OK”, si el valor del Requerimiento Final Compra Corporativa 2015 es múltiplo de su forma farmacéutica (u), caso contrario calcula “NO ES MULTIPLO” en color rojo.

4. DE LA HOJA “REQUERIMIENTO – ENTREGAS”: Luego de haber registrado la cantidad total a ser adquirida para el abastecimiento del año 2015, esta cantidad se copiara automáticamente en la columna “H” de la hoja de cálculo “Requerimiento – Entregas”, las cuales deberán ser distribuidas en las celdas de color verde, según necesidad, considerando el criterio de redondeo por forma farmacéutica para cada ítem. A medida que se registren los datos en la hoja de “Requerimiento – Entregas”, dicha información se visualizara automáticamente en la hoja “Formato 1A y 1B” y su valorización respectiva en la hoja “Formato 2A y 2B” Recomendaciones: - Para los medicamentos programados en cantidades pequeñas, considerar el menor número

de entregas; es decir, no dividir un requerimiento pequeño de 12 entregas, salvo otro criterio técnico del responsable de programación, como por ejemplo en el caso de algunos medicamentos oncológicos. Las entregas pueden ser desde UNA (entrega única) hasta DOCE.

- Luego de realizar la distribución de entregas, verificar que los mensajes visualizados en la columna “AB”, “AD” y “AF” sobre validaciones de las distribuciones efectuadas, no tengan observaciones, caso contrario efectuar la corrección respectiva.

5. DE LA HOJA “FORMATO 1A y 1B” – COMPRA COPORATIVA DE MEDICAMENTOS PARA

EL AÑO 2015 SEGÚN ENTREGAS:

Al haber concluido satisfactoriamente la distribución de entregas del medicamento, vinculando automáticamente los valores registrados y calculados en el proceso anterior “Requerimiento – Entregas”, formato que debe ser visado y firmado por las autoridades responsables.

6.- DE LA HOJA “FORMATO 1B y 2B” – CERTIFICACION DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL:

En el marco de la Ley de administración financiera en el sector publico aprobado con Ley N° 28112 y en concordancia con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y teniendo en cuenta que el gasto como consecuencia de la compra corporativa será afectado en el ejercicio presupuestal 2015, se debe tener en cuenta que “En el caso de ejecuciones contractuales que superen el año fiscal, el documento de certificación emitida por la Oficina de Presupuesto, o la que haga sus veces en el pliego, deberá ser suscrito además por el Jefe de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces, a fin que se garantice la programación de los recursos suficientes para atender el pago de las obligaciones en los años fiscales subsiguientes, a la fecha de convocatoria.

En ese sentido, luego de haber efectuado la distribución de entregas de las cantidades programadas, deberá evaluar los montos mensuales que se visualizan en la hoja “Formato 1B - Subasta” y “Formato 2B – Clásico”. De ser necesario efectuar ajustes en la hoja “Requerimiento – Entregas” a fin de distribuir los montos valorizados según su disponibilidad presupuestal proyectada.

7.- DE LA INCLUSION DEL PROCESO EN EL PAC – SEACE

Cada DISA/DIRESA/GERESA/IGSS o Unidad Ejecutora que corresponda; deberá incluir por cada tipo de proceso en su Plan Anual de Contrataciones – PAC y publicarlo en el portal del SEACE (http://www.seace.gob.pe) para ser considerado en la Compra Corporativa de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Otros Productos año 2015, por lo cual deberá registrar la información según se señala en la siguiente tabla:

http://www.seace.gob.pe/


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MEDICAMENTOS CON FICHA TÉCNICA EN EL LISTADO DE BIENES COMUNES – SUBASTA INVERSA

Descripción Detalle Entidad Año 2014 Versión del Plan Nro. de referencia Tipo de Procesos Objeto del Proceso OTROS

Síntesis de Especificaciones técnicas ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS POR COMPRA CORPORATIVA – SUBASTA INVERSA

Objeto BIENES Mes tentativo Noviembre Moneda Soles Valor estimado compra Fuentes de financiamiento ?Es compra corporativa o por encargo? COMPRA CORPORATIVA FACULTATIVA

UNIDAD EJECUTORA DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTO DE RECURSOS ESTRATEGICOS EN SALUD

?Es un proceso que viene del Plan Anual del a?o anterior? NO

Tipo de convocatoria SUBASTA INVERSA PRESENCIAL Órgano o entidad encargada de la adquisición o contratación

DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTO DE RECURSOS ESTRATEGICOS EN SALUD

Lugar de compra LIMA / LIMA / JESUS MARIA Observación Compra Corporativa de Medicamentos

MEDICAMENTOS SIN FICHA TÉCNICA APROBADA EN EL LISTADO DE BIENES COMUNES – PROCESO CLÁSICO

Descripción Detalle Entidad Año 2014 Versión del Plan Nro. de referencia Tipo de Procesos Objeto del Proceso OTROS

Síntesis de Especificaciones técnicas ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS POR COMPRA CORPORATIVA – PROCESO CLÁSICO

Objeto BIENES Mes tentativo Noviembre Moneda Soles Valor estimado compra Fuentes de financiamiento ?Es compra corporativa o por encargo? COMPRA CORPORATIVA FACULTATIVA


?Es un proceso que viene del Plan Anual del año anterior? NO

Tipo de convocatoria PROCESO CLASICO Órgano o entidad encargada de la adquisición o contratación


Lugar de compra LIMA / LIMA / JESUS MARIA Observación Compra Corporativa de Medicamentos


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DISPOSITIVOS MÉDICOS Y OTROS PRODUCTOS SIN FICHA TÉCNICA APROBADA EN EL LISTADO DE BIENES COMUNES – PROCESO CLÁSICO

Descripción Detalle Entidad Año 2014 Versión del Plan Nro. de referencia Tipo de Procesos Objeto del Proceso OTROS Síntesis de Especificaciones técnicas ADQUISICIÓN DE DISPOSITIVOS MEDICOS Y OTROS PRODUCTOS Objeto BIENES Mes tentativo Noviembre Moneda Soles Valor estimado compra Fuentes de financiamiento ?Es compra corporativa o por encargo? COMPRA CORPORATIVA FACULTATIVA


?Es un proceso que viene del Plan Anual del año anterior? NO

Tipo de convocatoria PROCESO CLASICO Órgano o entidad encargada de la adquisición o contratación


Lugar de compra LIMA / LIMA / JESUS MARIA Observación Compra Corporativa de Dispositivos Médicos y Otros Productos

Nota: Los datos no indicados en la presente tabla, corresponde a la información propia de cada Unidad Ejecutora participante. 8.- DOCUMENTO A OFICIALIZAR:

8.1. Para la Programación de Medicamentos de la Compra Corporativa – año 2015

Mediante documento oficial, cada DISA/DIRESA/GERESA/IGSS, Unidad Ejecutora o Punto de Entrega que corresponda deberá remitir a DARES, hasta el 24 de julio del 2014, sus formatos y archivo magnético de los respectivos Hospitales Unidades Ejecutoras e Instituto Especializado de su jurisdicción que participan del proceso de Compra Corporativa para el abastecimiento del año 2015.

a) Los formatos corresponden a:

Formato 1A y 2A: Requerimiento de Medicamentos para la Compra Corporativa

según Entregas programadas. Este formato debe ser firmado y sellado por el Director General de la Unidad Ejecutora y el Director de Medicamentos o jefe de Farmacia según corresponda. Ninguna hoja deberá ser remitida sin tener el V°B°.

Formato 1B y 2B: Certificación de Disponibilidad Presupuestal:

Este formato debe ser firmado y sellado por el Director de Planeamiento Estratégico o quien haga sus veces, Director de

Administración y Director General de la Unidad Ejecutora.

b) El archivo magnético renombrado:

Cada DISA/DIRESA/GERESA/IGSS, Unidad Ejecutora o Punto de Entrega que corresponda, debe renombrar el archivo magnético Excel “CC2015” agregando al final


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del nombre del archivo, el código de la DISA/DIRESA/GERESA/IGSS y el código del Punto de Entrega detallada en el Anexo A.

Por ejemplo: en el caso de la Unidad Ejecutora Hospital Goyeneche Código Punto de Entrega 128 Código Unidad Ejecutora 766 Código de la GERESA – AREQUIPA 004 Archivo renombrado “CC2015” La información contenida en el archivo magnético deberá contener la misma información oficializada a la DARES, mediante documento oficial, según los formatos 1A - 2A y 1B -2B correspondientes.

c) Referencia de la inclusión del Proceso de Selección en el PAC de su entidad: Cada DISA/DIRESA/GERESA/IGSS o Unidad Ejecutora que corresponda, debe remitir el impreso del reporte del SEACE del N° de PAC respectivo. Este formato debe ser firmado y sellado por el Director Administración y Director Logística o quien haga sus veces.

9.- DE LA INFORMACIÓN MAGNETICA

Los archivos renombrados de cada entidad participante de la Compra Corporativa año 2015, deberán ser remitidos, hasta el día 24 de julio del año 2014, a los siguientes correos electrónicos: [email protected] , Q.F. Roxana Paredes Fernández [email protected], CPC. Ana Rosario Sifuentes

10.- CONFORMIDAD DE RECEPCION DE INFORMACION SOLICITADA:

Para que una DISA/DIRESA/GERESA/IGSS se considere remitida y aceptada su información, la DARES dará la conformidad de la recepción, teniendo en cuenta que:

a) Los formatos remitidos en medio magnético “CC2015”, no deberá ser modificados en su

estructura básica, caso contrario se dará por no presentada.

b) La información remitida en el archivo magnético debe corresponder lo consignado en los Formatos 1A – 2A y 1B – 2B oficializados, en el caso de no remitir el archivo magnético respectivo o este no corresponda al impreso oficial, se considera como recepción de información “No Conforme”, situación que será publicada en el portal de la DARES.

c) Los formatos 1A – 2A y 1B – 2B y el respectivo reporte del SEACE de cada una de las unidades ejecutoras deben contar con las firmas y V°B° respectivos.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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