INTRODUCCION La auditoria administrativa es una parte de la teora de la administracin que surgi hace ms de medio siglo y, sin embargo, poco se ha escrito sobre el tema. Mediante la revisin que realiza, con sus diversos enfoques, la auditoria administrativa busca evaluar objetivamente los resultados, la calidad de la administracin y la de los administradores de la empresa, para mejorar o corregir el modo de hacer las cosas. La revisin por medio de la auditoria se convierte en una retroalimentacin para la planeacin de los futuros ciclos y para el establecimiento de controles adecuados en los puntos importantes y necesarios. Por muchos aos las empresas de los pases industrializados han sido objetos de auditoras a sus estados financieros; incluso la prctica se ha ligado a requisitos fiscales y caractersticas diversas (determinacin de la utilidad para la participacin en ella de los empleados y obreros). Sin embargo, estas auditoras contables son limitadas en sus alcances y solo abarcan los recursos materiales. Los recursos humanos y tcnicos demandan otro tipo de auditora y esto ha obligado a pensar en una auditoria ms amplia que la de los estados financieros. El departamento de Auditoria de la Defensa de los Estados Unidos (una de las empresas ms grandes del mundo) se ha percatado del problema y ya no se limita a cumplir con las normas de auditora contable, si no que incluye la evaluacin del mejor uso de los recursos humanos y tcnicos utilizados. Los criterios para el tratamiento de las auditorias administrativas son variados, por lo que el libro permitir un anlisis de los trabajos ms representativos. William P. Leonard escribi el primer esfuerzo integral en este tema. Sus recomendaciones proporcionan lineamientos valiosos y permiten llevar a cabo un buen trabajo de auditora administrativa. El American Institute of Managemen (Instituto Americano de Administracin) utiliza un mtodo desarrollado por Jackson Martindell. La institucin llevo a cabo una auditoria administrativa de la iglesia catlica y realiza anualmente mltiples trabajos en grandes empresas. Los resultados obtenidos se publican en un resumen anual que lista a las 500 compaas mejor administradas en diversos pases. Las reas se clasifican en cuanto a los negocios sujetos de estudio.

La preocupacin obsesiva por el control de la calidad total de los japoneses ha derivado en mltiples sistemas de control que contemplan diversas etapas y forzosamente una auditoria exhaustiva para conocer los alcances logrados y establecer las correcciones necesarias. Contemplan dos tipos de auditoras: a) externas; b) internas. a) En las externas se analiza al proveedor, se puede hacer una certificacin, el premio Deming en Japn, o un estudio minucioso por parte de un consultor. b) En las internas se parte desde la auditoria que realiza el presidente de la empresa, in ejecutivo departamental, los componentes de una unidad de trabajo o a travs de un esfuerzo combinado. Finalmente, el autor de este libro propone la realizacin de la auditoria administrativa combinando un anlisis de los objetivos, de los recursos y del administrativo. El esquema de estudio comprende: 1) Los trabajos de la empresa | 1.1) De servicio 1.2) Social 1.3) Econmico |

2) La direccin (en sus niveles existentes) | 3) Los recursos (en su consideracin e integracin) 3.1)Humanos 4) El proceso administrativo 4.1)Planeacin 3.2)Materiales | 4.2)Implementacin 4.3)Control | |

3.3)Tcnicos |

DEFINICION DE AUDITORIA INTERNA DE ACUERDO A DIFERENTES AUTORES WILLIAM P. LEONARD La auditoria administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin, una seccin del gobierno o cualquier parte de un organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus facilidades humanas y fsicas.

Se lleva a cabo una observacin y consideracin de la organizacin con el fin de precisar: -Prdidas y deficiencias. -Mejores mtodos. -Mejores formas de control. -operaciones ms eficientes. -Mejor uso de los recursos fsicos y humanos. La auditoria administrativa pretende ayudar y complementar a la administracin en determinadas reas que requieren economas y practicas mejoradas. INSTITUTO AMERICANO DE LA ADMINISTRACION Cualquier empresa, de cualquier ndole, tiene reas generales sujetas a investigacin que permiten obtener una evaluacin de la admn. ANALISIS DE EXCELENCIA DE LA REVISTA FORTUNE Apreciacin de los ocho atributos principales que permiten valorar la reputacin de una empresa. AUDITORIA DEL CONTROL DE LA CALIDAD TOTAL Seguimiento del proceso del control de la calidad; con un diagnostico que busca las fallas en la calidad y su correccin. ANALISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MEXICO Una definicin concisa de investigacin industrial la enunciara como un anlisis de pontesialidad de la productividad. En la prctica, se trata de incrementar la eficiencia de operacin, ya sea en una empresa o en una rama industrial. MANUEL DAZAOLA La costumbre de evaluar las acciones de los hombres es muy antigua; constantemente estamos calificando los actos de las personas que nos rodean y mentalmente hacemos comparaciones con situaciones, imgenes o actos que se nos quedaron grabados. Lo ms importante en la auditoria administrativa es la determinacin del grado hasta el cual los resultados se asemejan a los objetivos. Como estos ltimos se traducen generalmente en exposiciones de poltica, la verificacin ms comn es

la que compara los resultados con la poltica igualmente, podra ser necesario revisar las exposiciones de la poltica para descubrir cuan clara y correctamente expresan los objetivos bsicos de la organizacin. El enfoque de la revisin es acorde al proceso administrativo: -planeacin -organizacin -direccin -control

VICTOR BRINK Vctor Brink cita el concepto de auditora interna del instituto de auditores internos de los EUA, en los estndares para la prctica profesional de la auditora interna: Auditora Interna es una funcin independiente de evaluacin establecida dentro de una organizacin para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organizacin. Por su parte, JUAN RAMN SANTILLANA, nos dice que: Auditora Interna es una funcin independiente de evaluacin establecida dentro de una organizacin, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organizacin. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuacin y eficiencia de otros controles. JOSE ANTONIO FERNANDEZ ARENA: La auditoria administrativa es la revisin objetiva, metdica y completa; de la satisfaccin de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerrquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participacin individual de los integrantes de la institucin. 1.- Auditar consiste en escuchar. El concepto moderno del trmino es ms amplio pues adems de or, implica la necesidad de investigar y buscar causas y efectos. Referido a la administracin, pretende evaluarlas actividades de acuerdo con los principios de su disciplina. L a administracin abarca toda la empresa y cubre los actos que buscan la solucin a problemas derivados del objeto de la institucin, o sea, la fabricacin, compra, venta u ofrecimiento de servicios. Pero se necesita una revisin basada en el mtodo cientfico.

a) De carcter objetivo, ausente de impresiones personales que contengan desviaciones de apreciacin o inclinacin extrema hacia ciertas reas. b) Medicin precisa de los fenmenos c) Estudio exhaustivo que cubra todos los ngulos del problema para evitar una falla por omisin. 2.- De la satisfaccin de los objetivos institucionales. Todas las empresas requieren de la satisfaccin de tres tipos de objetivos que a su vez cumplan con los grupos que se enumeran a continuacin:

Objetivo de servicio: CONSUMIDORES O USUARIOS: buenas ofertas a los que satisfacen sus necesidades con los productos o los servicios de la empresa.

Objetivo Social COLABORADORES: Buen trato econmico y motivacional a empleados y obreros que prestan sus servicios en la empresa. Tambin son grupo importante los familiares o dependencias de aquellos. GOBIERNO: Cumplimiento de las tasas tributarias para permitir la realizacin de las actividades gubernamentales. COMUNIDAD: Actividad de buen vecino y miembro de la localidad. ECOLOGIA: Cuidado del medio ambiente.

Objetivo econmico. INVERSIONISTAS: Pago de un dividendo razonable que sea proporcional al riesgo asumido. ACREEDORES: Reinversin de una cifra proporcional de la utilidad y que garantice el buen crecimiento de la institucin. III. Es una revisin de los niveles jerrquicos de la empresa, los cuales permiten la actuacin de la misma. Se consideran cuatro niveles sujetos a revisin:

a) Direccin, encargada de la coordinacin de la empresa en los problemas a corto y largo plazo. b) Vigilancia, para evitar desviaciones de los planes y cualquier tipo de abusos o actividades ilegales. c) Planeacin y control de los resultados obtenidos por los departamentos. d) Departamentos derivados de los objetivos. IV. Los niveles jerrquicos se evalan en cuanto a su estructura, cubriendo los aspectos de organizacin e integracin. La estructuracin demanda recursos de 3 tipos: a) Humanos. b) Materiales. c) Tcnicos. V. No basta analizar la estructura. Se necesita la intensidad de la participacin individual en la aplicacin del proceso administrativo. Los departamentos estn integrados por individuos que hacen efectiva la administracin. Cada uno tiene una tarea especfica y debe realizarla teniendo en cuenta: a) Planear. b) Implementar. c) Controlar.

JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA Define a la auditoria administrativa como: un examen detallado, metdico y completo practicado por un profesional de la administracin sobre la gestin de un organismo social. Consiste en la aplicacin de diversos procedimiento, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relacin con sus metas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales empleados; en la organizacin utilizacin y coordinacin de dichos recursos; los mtodos y controles establecidos y su forma de operar. En nuestro concepto pensamos que la auditoria administrativa puede conceptuarse de acuerdo con las ideas que presentamos en el cuadro siguiente:

Es la investigacin y anlisis, de la administracin y sus administradores, sobre el proceso administrativo de las operaciones, sea integral o parcial, de una empresa, mediante el uso de procedimientos cientficos para la evaluacin de: La planeacin, Los mtodos, procedimientos y sistemas Los resultados, El uso de los recursos y el control. Para prevenir o solucionar problemas y cumplir con la misin, visin, estrategias y objetivos establecidos.

Del concepto anterior, entendemos que la auditoria administrativa tiene propsito principal la evaluacin de la administracin de la empresa, as como la actuacin de los administradores, para lo cual descansa en la aplicacin de una metodologa de procedimientos cientficos, es decir la evaluacin en trminos medibles cuantitativamente en lo posible. El auditor administrativo, para su funcin de evaluacin, no puede descansar solo en su criterio, conocimientos o experiencia, respecto al cmo deben ser las situaciones, ya que mucho tiene que influir la cultura de la empresa. La auditoria administrativa debe considerar el cmo debieron hacerse las actividades segn la poltica de la empresa, ya que sera incorrecto evaluar al administrador de acuerdo con la ptica del auditor y no segn las polticas y normas de la empresa, a las cuales est obligado. Por su parte la administracin de la empresa tiene por objetivo en la auditoria que nos ocupa, obtener informacin que le permita prevenir y/o solucionar problemas, as como encontrar en esta herramienta un apoyo para cumplir con la misin, visin, estrategias y objetivos que se encuentran contemplados en la cultura organizacional de la empresa. La auditoria administrativa en la mayora de los casos, es solicitada y utilizados sus recursos por la administracin de la empresa, es decir en una autoevaluacin y auto critica, razn por la cual los resultados y sugerencias de la auditoria presentan un alto grado de posibles crticas.

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ANTECEDENTES Y PROPOSITOS: Los antecedentes en Mxico no son muy abundantes, citamos algunos autores que han contribuido con sus obras a esta disciplina: 1958. Nathan Grabinsky y Alfred W. Klein, El anlisis Factorial, gua para estudios de economa industrial, en la que aportan 10 factores la base para una auditoria: media ambiente; poltica y direccin (administracin general); productos y procesos; financiamiento; medios de produccin; fuerza de trabajo; suministros; actividad productora; mercadeo y contabilidad, y estadstica. 1973. Jos Antonio Fernndez Arena, La auditoria Administrativa, expone diferentes mtodos de distintos autores y aporta el suyo y cuestionarios sobre distintas funciones de la empresa. 1981. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, AC., Auditoria Operacional, que contiene el esquema, la metodologa y diversos tipos de auditora operacional. NECESIDAD Y UTILIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA: La auditoria administrativa aporta informacin sobre el cumplimiento o no de los objetivos y metas; evaluacin de los resultados reales contar los planeados; lo adecuado o no de las utilidades; lo correcto o inadecuado de las funciones y operaciones, la eficiencia o deficiencia de los sistemas de comunicacin e informacin y sobre otros aspectos de la operacin de la empresa. EVALUACION DE SISTEMAS ORGANIZACIONALES En conclusin, la auditoria administrativa busca evaluar para superar las deficiencias, pretende conocer las consecuencias de esas deficiencias de manera anticipada, antes de que ocurran para tratar de evitarlas. En el siguiente cuadro presentamos de acuerdo con William P. Leonard, las deficiencias que perjudican a las empresas. * Escasa libertad de los supervisores para actuar * Deberes y responsabilidades mal delegados * Irresponsabilidad en las operaciones * Insuficiente delegacin de autoridad a los subordinados * No mantenerse al paso de los adelantos

* No preocuparse lo bastante de valorar resultados * Definicin impropia de las principales funciones * Inadecuacin de la estructura orgnica con respecto a las metas * Falta de mediciones contables * Distribucin ineficaz de la carga de trabajo de administracin * Coordinacin ineficaz de los esfuerzos individuales * nfasis desequilibrado de la organizacin * Personal incompetente de supervisin * Mtodos deficientes para la toma de decisiones * Seleccin impropia del personal clave * Lneas de autoridad ineficaces * Funciones no especificadas con claridad * Informes a ms de un jefe * Liderazgo y conduccin dbiles * Y otros ms.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA: El objetivo fundamental es investigar y analizar a la administracin y administradores de la empresa sobre el conjunto de factores que inciden en la misma, como; factores empresariales, internos, factores externos, factores del sistema operativo, factores del proceso administrativo y factores de la organizacin de la empresa, para evaluar y verificar el funcionamiento de la planeacin, de los mtodos, procedimientos, sistemas y planes, de los resultados, del uso de los recursos, del control, entre otros, para prevenir o solucionar problemas y coadyuvar en la toma de decisiones, retroalimentacin, detectar deficiencias e irregularidades, principalmente para cumplir con la misin, visin, estrategias y objetivos.

El cdigo de tica profesional de Conla (captulo VIII) cita lo siguientes objetivos: control, productividad, organizacin, servicio, cambio, aprendizaje y toma de decisiones.

ALCANCE Y LIMITACIONES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Juan Ramn Santillana: Se refiere al alcance de la auditora interna: El alcance de la auditora interna considera el examen y evaluacin y eficiencia del sistema de control interno de la organizacin y la calidad de ejecucin en el desempeo de las responsabilidades asignadas. El alcance de la auditora interna incluye: * Revisin de la veracidad e integracin de informacin financiera y operativa * Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de polticas, planes, procedimiento y ordenamientos legales * Revisar las medidas para salvaguardar activos, y si son adecuadas, verificar la existencia de tales activos * Evaluar el aspecto econmico y la eficiencia con que los recursos estn siendo utilizados * Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes con los objetivos y metas establecidos. Ya que la auditoria administrativa no es un mtodo infalible. Existe cierta confusin en la terminologa aplicable a la auditoria administrativa, como auditora interna, auditoria opcional, auditoria funcional, auditoria de sistemas y otros trminos que han venido usndose en la prctica. Observemos que la auditoria administrativa presenta varias modalidades de acuerdo con el siguiente esquema: AUDITORIA ADMINISTRATIVA Auditoria Operacional procedimientos. Auditoria Procesal administrativo OBJETIVO: BUSCA calidad de las operaciones y Calidad de las funciones del proceso

Auditoria Funcional funcionales y los resultados Auditoria Analtica Auditoria de Proyecto o Negocio especifico Auditoria Ecolgica ecolgicos Auditoria Legal disposiciones legales

Calidad de las reas Hacia el sistema operativo Hacia un proyecto o negocio Calidad de proteccin a los factores Calidad de apego a las

ESCALA DE APRECIACIN La auditora contable eminentemente cuantitativa presenta un dictamen de tipo cualitativo que pueda respaldarse fcilmente con cifras. El caso contrario es la auditoria administrativa que trabaja con gran parte de elementos cualitativos y pretende dar una evaluacin cuantitativa. Consideramos que el enfoque que se ha dado de la auditoria administrativa es del todo atinado pues se busca dar una serie de opiniones que se integran en una calificacin final de tipo numrico. ANALISIS DE EXCELENCIA DE FORTUNE La posibilidad de precisar una reputacin o calificacin global y comparativa con otras empresas de la misma industria es la preocupacin principal de este mtodo que busca la excelencia en las empresas norteamericanas. Seleccionan ocho criterios de mxima importancia y a cada uno lo califican con la escala ms simple de cero a diez, negativo para muy mala actuacin y lo mximo para la excelencia. Consideran los ocho factores con sus calificaciones y un promedio arroja la calificacin final. Se ofrece el ejemplo de 1991: MAS ADMIRADAS | Posicin | Empresas | Actividad | Promedio |

12345678910 | MerckRubbermaidProcter & gambleWal-Mart storesPepsiCoCoca-Cola3 MJohnson & JohnsonBoeingEu Lilly | FarmacuticaHule y plsticoCosmticosMenudeoBebidasBebidasEquiposFarmacuticaAe

roespacialFarmacutica

| 8.868.588.428.358.198.128.128.017.927.90 |

MANUEL DAZAOLA Es la revisin del proceso debe hacerse una evaluacin de cada funcin para fundamentar las conclusiones de quien hizo el trabajo, pues indiscutiblemente cada una tiene valores diferentes en la contribucin de alcanzar los objetivos, aun cuando todas estn dirigidas hacia tal meta. Los principales problemas con que se tropieza en este campo provienen de la dificultad para valorizar la accin humana y de obtener datos e informes adecuados.

FACTORES DE ENFOQUES DE DIFERENTES AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS El enfoque de los factores que se usan para los diversos tipos de auditora son la escancia que distingue a cada uno de los tipos de dichas auditorias. Observemos estos factores (vase cuadro), tomando como ejemplo la auditoria mercadolgica, para dejar ms clara esta idea. DIFERENCIAS ENTRE LAS DIVERSAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS De los factores de enfoques de diferentes auditorias administrativas identificamos fcilmente el propsito de cada una de ellas. * Los Factores empresariales o factores estratgicos de la empresa se utilizan para realizar una auditora funcional de las actividades y resultados de reas funcionales, como mercadotecnia, compras, produccin, etc.,

CUADRO 1.1 FACTORES DE ENFOQUES DE DIFERENTES TIPOS DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS | Factores empresariales o factores mercadolgicos estratgicos de la empresa, para auditoria funcional sobre las actividades y resultados de reas funcionales (mercadotecnia) que son de competencia y decisin exclusiva de la empresa: | * Objetivos y estrategias * Productividad * Recursos * Eficiencia * Segmentacin | * Mezcla de mercadotecnia * Mezcla de portafolios de

productos * Ciclo de vida del producto * Nuevos productos amenazas |

* Oportunidades y

Factores del ambiente mercadolgico o factores externos para auditoria del medio ambiente, sobre las actividades y objetivos del y hacia el exterior de la empresa: | * Polticos * Econmicos * Autoridades * Demogrficos Tecnolgicos * Legales * Culturales * Naturales | | *

Factores del campo de accin de la mercadotecnia de la empresa o factores del sistema operativo, para auditoria operacional, sobre las operaciones y procedimientos. | * Estudios econmico previos * Planeacin y desarrollo de productos * Patentes y marcas * Envase * Etiqueta * Empaque * Almacn * Comercializacin * Garantas * Servicios, refacciones, mantenimiento e instalacin | * Fuerza de ventas * Ventas * Distribucin * Transportacin Publicidad * Promocin * Precio * Comunicaciones * Franquicias * Concesin, representacin y asociacin| Factores del proceso de auditora mercadolgica o factores del proceso administrativo, para la auditoria procesal: previsin, planeacin, organizacin, integracin, direccin y control. | Factores del campo de accin de la organizacin o factores de la organizacin de la empresa, para la auditoria analtica; sobre las funciones jerrquicas y obligaciones (organizacion9 del sistema operativo: | * Espacio de reas de trabajo * Estructura, organizacin/departamentalizacin * Planta, oficinas e instalaciones * Equipos para produccin y oficinas * Manuales: Organizacin, Procedimiento | * Actividades, flujos y procesos * Formas de papelera * Sistemas de informacin y archivo * Divisin del trabajo * Definicin de responsabilidades y autoridad | Factores del campo de accin de proyecto o negocio especifico o factores empresariales internos y externos del negocio, para auditoria de proyecto o negocio, sobre los aspectos de uno o varios de los enfoques de las auditorias citadas (puede ser parcial o integral) | Factores ecolgicos de la empresa, para auditoria ecolgica, de acurdo con el giro y operacin y segn las disposiciones sobre la materia : |

*

* Contaminacin de la atmosfera * Contaminacin del agua Contaminacin del suelo * Impacto ambiental. |

|

*

Los factores del proceso de auditora o factores del proceso administrativo se utilizan para llevar a cabo una auditoria procesal, como prevencin, planeacin, organizacin etc., COORDINACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Debe haber coordinacin entre los grupos de la auditora interna y externa, intercambiando documentacin e informacin, metodologa, hallazgos y planeacin para unificar procedimientos. REALIZACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Una auditoria administrativa de calidad debe planearse y organizarse adecuadamente, llevarse a cabo de manera confiable y terminar en conclusiones razonables respecto a la organizacin de la empresa, para determinar los problemas administrativos y operativos, o los defectos e irregularidades, as como presentar las recomendaciones para corregirlos. La planeacin debe considerar los siguientes aspectos: I.- ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA * La auditoria puede comprender a toda la empresa o abarcar parte de esta * Puede practicarse sobre alguna funcin, actividad o rea. * Puede referirse a una rea especializada o actividad especifica * Practicarse sobre los controles de gastos, programas, rendimiento, etc., * Referirse a las funciones de la gerencia II.- PERSONAL REQUERIDO Auditores internos o externos; auditor responsable o lder, auditores auxiliares, colaboradores y dems personal administrativo. III.- EQUIPO Y MATERIAL Deben considerarse las necesidades de equipo y material que se requieren para practicar la auditoria

IV.- FRECUENCIA La auditoria puede practicarse de manera peridica y no puede precisarse su periodicidad V.- ETAPAS Y METODOLOGIA DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoria debe sujetarse a una secuencia sistemtica en todas las etapas, fases y pasos. El auditor, como el mdico, no encontrara dos pacientes o empresas iguales, son diferentes, aun que se rigen por la universidad de los mismos principios. Para disear una auditoria administrativa, se basara en principios generales aplicados a casos especficos. Coincidimos con Rubio y Hernndez y proponemos la siguiente secuencia: ETAPA | FASE | PASO |

Previsin: definicin del objetivo de la auditoria | Estudio Previo | * Entrevistas previas * Obtencin de datos generales * Definicin de necesidades | | Diagnostico | * Definicin de alcance, objetivo, tiempo y costo * Definicin del enfoque | Planeacin: | Planeacin de auditoria | procedimientos tcnicas, pronsticos | Organizacin obligaciones | * Polticas, programas, presupuestos, | | * Funciones, jerarquas y

| Organizacin de auditoria | * Personal y equipo

Integracin | Recursos

Direccin: Realizacin de una auditoria mediante tcnicas de auditoria | Investigacin u obtencin de datos | * Entrevistas, revisin documentos y registros * Recopilacin de datos * Tabulacin de informacin * Verificacin de la informacin | | Anlisis, medicin,evaluacin,diagnostico y conclusiones | datos * Evaluacin de datos * Conclusiones | Informe de la Auditoria * Recomendaciones | Informe | | * Anlisis de

* Elaboracin y presentacin de informe

Control: Seguimiento | Ejecucin de las recomendaciones | * Implantacin y recomendaciones * Programa, recursos y ejecucin * Evaluacin |

PREVISION O IDENTIFICACION DEL OBJETIVO Nos referimos anteriormente al objetivo de la auditoria, nos resta precisar que el mismo se divide en dos fases: 1. Estudio previo; tiene por finalidad diagnosticar los problemas crticos del campo de la auditoria. a) Entrevistas previas b) Obtencin de datos generales, comerciales, financieros, volmenes, contables, de organizacin, segn sea el caso. 2. Diagnostico; que permita la definicin del alcance, objetivo tiempo y costo de la auditoria PLANEACION La planeacin de la auditoria administrativa se realiza definiendo las polticas, los programas, los presupuestos, los procedimientos y los pronsticos. La planeacin de la auditoria debe considerar tres factores: 1. Tiempo; el tiempo en que la auditoria requiere depende, en gran parte, de los directivos4 2. Costo; Ante la opinin de la empresa los resultados de la auditoria deben guardar cierto equilibrio. 3. Factor Humano; La auditoria debe afrontar los aspectos de emotividad e intereses ORGANIZACIN La organizacin de auditora descansa en definir las funciones, las jerarquas y obligaciones de la auditoria administrativa. INTEGRACION Se refiere a la obtencin de los recursos que requiere la auditoria administrativa; bsicamente, recursos humanos y materiales.

DIRECCION O REALIZACION DE LA AUDITORIA Consiste en la ejecucin de todo el proceso de la auditoria mediante la aplicacin de tcnicas de auditora, cuyas bases son: * Investigacin u obtencin de datos; los datos obtenidos sern sometidos a pruebas a) Entrevistas b) Recopilacin de datos c) Tabulacin de datos d) Resumen * Anlisis, medicin, evaluacin, diagnostico y conclusiones mediante tcnicas de anlisis y aplicacin de pruebas de auditora. Evaluacin es el procedimiento de comparar lo que es (resultados) contra lo que debe ser (planeacin) para llegar a conclusiones.

INFORME El informe presenta tres momentos: elaboracin, exposicin y presentacin. Y para su preparacin debe establecer este orden: a) Apreciacin critica de la coordinacin general en cada uno de sus niveles y con base en los resultados de los cuestionarios b) Divisin departamental, que permita anlisis especifico de cada uno de los departamentos en cuanto a su estructuracin y la participacin individual de sus componentes c) Valuacin de la empresa, considerando la escala de apreciacin para poder precisar la calificacin que le corresponda d) Recomendaciones para corregir los errores determinados en las reas estudiadas Por otra parte el informe debe contener todas las reglas de un documento de este tipo. a) Lenguaje enfocado a los lectores b) Contenido del trabajo:

-explicacin de la metodologia empleada y de sus limitaciones -definicin del alcance de la auditoria administrativa -tratamiento breve con la informacin esencial sobre la crtica y recomendaciones. c) Forma -Secuencia lgica -Disertacin escrita apropiada -convencimiento del lector -Objetividad en la presentacin -Presentacin Fsica atractiva -Uso pertinente de recomendaciones graficas

CONTROL Y SEGUIMIENTO Deben presentarse en el informe, por lo menos la manera para la implantacin de las recomendaciones, el programa, los recursos que se requieren, el plan de ejecucin y los elementos para la evaluacin de la implantacin.

VI.- GUIA Es un precepto o conjunto de preceptos para encaminar o dirigir acciones, cosas, funcin, investigacin, entrevista etc., En la auditoria se realizan guas para todas las reas, funciones, departamentos o actividades a auditar. VII.- EL CUESTIONARIO El cuestionario en la auditoria administrativa es un medio para obtener informacin que permite evaluar las operaciones o reas de una organizacin. VIII.- LA ENTREVISTA Conviene definir la actitud del entrevistado (dispuesto, escptico, impreparado o desconfiado; que presente resistencia o temor; que explaye o oculte sus opiniones.) IX.- OBSERVACIONES

Observacin personal del auditor para identificar procesos, operaciones, acontecimientos, resultados, hechos, etc., X.- INTEGRACION DE EVIDENCIAS Es la comparacin con documentos de la informacin recabada por el auditor con sus entrevistados, inclusive actos de ciertos conocimientos. XI.- HERRAMIENTAS Entre las herramientas e instrumentos usuales de recoleccin de datos se encuentran los siguientes: organigramas; cuestionarios y guas para la entrevista; diagramas de red, estudios y diagramas de tiempos, procesos y movimientos etc., XII.- PAPELES DE TRABAJO Su propsito es la planeacin, desarrollo, supervisin y control de auditora y constituirse en evidencia documental de la informacin obtenida: * Los papeles ms usuales son: formatos, cuestionarios, programas, descripcin de procedimientos, sea en forma de diagrama, graficas o redactados; de actividades de la auditoria, evaluacin del auditor, documentos de la empresa o procedimientos manuales. XIII.- PRUEBAS DE AUDITORIA Son procedimientos a usar en una auditoria, cuya aplicacin es sistemtica y ordenada sea general o especifica. Se usan para examinar o revisar informacin mediante aplicacin de procedimientos y tcnicas de auditora. METODOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS Existen diferentes mtodos para llevar a cabo la auditoria administrativa algunos son: * METODO DE WILLIAM P. LEONARD * METODO DEL AMERICAN INSTITUTE OF MANAGEMENT MANUAL OF EXCELLENT MANAGEMENTS * METODO DEL ANALISIS DE EXCELENCIA DE LA REVISTA FORTUNE * METODO DE LA AUDITORIA DEL CONTROL DE CALIDAD TOTAL Analizaremos con detalle el segundo mtodo de acuerdo a lo anterior:

METODO DEL AMERICAN INSTITUTE OF MANAGEMENT MANUAL OF EXCELLENT MANAGEMENTS.

PARA UNA INSTITUCION CON FINES DE LUCRO ESTRUCTURA: 1. Funcin econmica 2. Estructura formal 3. Utilidades 4. Atencin a los accionistas 5. Investigacin y desarrollo 6. Consejo de administracin 7. Polticas fiscales 8. Eficiencia en la produccin 9. Distribucin 10. Evaluacin de los ejecutivos

PROGRAMA DE LA AUDITORIA EN UNA INSTITUCION CON FINES DE LUCRO

FUNCION ECONOMICA: Las empresas en general, pueden fcilmente precisar el objeto de su operacin, pero no es tan sencillo determinar hasta qu punto es importante su actividad econmica. Posiblemente la mejor medida sera preguntar: Qu perderan los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera?

ESTRUCTURA FORMAL: Las empresas tienen una estructura que les permite resolver sus problemas en una forma adecuada. La administracin adecuada se caracteriza por que existe

claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibrada para asegurar eficiencia. Este concepto no se invalida aun cuando se trate de instituciones centralizadas o descentralizadas. Finalmente, los manuales de organizacin y en general las tcnicas de esta rea, se usan como instrumentos y no como factores nicos. En ellos se toma en cuenta la existencia de la organizacin final.

UTILIDADES: En esta rea se pueden considerar tendencias de tipo estadstico. Por regla general la administracin correcta genera buenas utilidades. Las utilidades son un aspecto vital en la poca actual, que demanda expansin constante para satisfacer las necesidades crecientes. El rengln de utilidad debe compararse con los resultados obtenidos por la competencia, as como con la capacidad del mercado y sus perspectivas.

ATENCION A LOS ACCIONISTAS: El consejo de administracin recibe un mando expreso de los accionistas que cubre tres requerimientos: 1. Evitar riesgos innecesarios al capital 2. Aumentar el capital contable por medio de reinversin de utilidades 3. Obtener dividendos razonables. Podra pensarse un cuarto requerimiento: Informar sobre los logros obtenidos en los tres anteriores. Los representantes de los accionistas deben mantener una actitud equilibrada entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas.

INVESTIGACION Y DESARROLLO: La investigacin y desarrollo proporcionan nuevas soluciones a los problemas, e incluso pueden determinar una orientacin distinta para el futuro de la empresa. La investigacin no se limita a un laboratorio o a una planta experimental. Se debe realizar tambin en instituciones de servicios o que no estn en el ramo de la produccin.

CONSEJO DE ADMINISTRACION: El consejo de administracin imprime el carcter de la empresa. Es el acuerdo que analiza los propsitos de la compaa y garantiza la continuidad de las operaciones. Selecciona los ejecutivos de la institucin. La composicin de este debe ser heterognea: ejecutivos y gente distinguida que no trabaje en la empresa.

POLITICAS FINANCIERAS: El manejo del dinero es uno de los problemas ms importantes y requiere el mejor uso para obtener utilidades atractivas y razonables. Deben establecerse polticas financieras a largo plazo. El abuso del crdito para obtener mejores utilidades es una medida peligrosa. En esta rea vale ms ser conservadores. En general es necesario procurar la obtencin de recursos y realizar una vigilancia estricta sobre el presupuesto.

EFICIENCIA EN LA PRODUCCION: La calidad de los productos o servicios as como su precio, son factores determinantes; no es posible pensar solo en la magnitud de ventas en la lealtad de los consumidores. En capos sujetos a competencia intensa el factor como es vital. Para estos empleados deben tomarse en cuenta: problemas laborales, estructura de sueldos y responsabilidad social de la empresa.

DISTRIBUCION: Representa un motor de la actividad de la empresa y requiere coordinacin perfecta con las diversas reas de la institucin. Deben evaluarse conceptos tales como; Seleccin y entrenamiento de vendedores, operaciones de apoyo a la venta, polticas de precios y dems puntos relacionados con este campo.

EVALUACION DE LOS EJECUTIVOS:

El funcionamiento de las actividades de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos, en relacin con los cuales principalmente interesa conocer. a) Habilidad b) Integridad c) Iniciativa y dinamismo

EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO a) Habilidad 1. conoce su trabajo? 2. puede decidir? 3. tiene capacidad intelectual? 4. ha existido inters por la competencia de sus subordinados? 5. Son concisos, precisos y ordenados sus informes? 6. selecciona las tareas en cuanto a su importancia? 7. adopta decisiones correctas en situaciones de premura? 8. tiene tacto? 9. anticipa las necesidades y se acopla en las nuevas decisiones? 10. dedica el tiempo suficiente a la determinacin de polticas? 11. ha ledo y est informado? retiene datos e ideas? 12. es competente para interpretar estadsticas, ndices y procedimientos contables? 13. delega suficiente autoridad? 14. ha obtenido subordinados legales? 15. sabe juzgar las capacidades de sus subordinados? 16. Informa a sus ayudantes sobre objetivos, logros y cambios de estructura? 17. promueve la participacin de sus subordinados?

18. Utiliza servicios de especialistas? b) Integridad 1. Contribuye con pensamientos originales? 2. acepta la autoridad de sus superiores? 3. Tiene confianza en ello? 4. tiene dedicacin suficiente? 5. Son suficientes sus mtodos? 6. Es parte integral de la organizacin? 7. Incluye en sus planes a la compaa? 8. se le respeta en la comunidad? 9. Dedica tiempo suficiente a actividades cvicas? 10. Tiene crdito razonable? 11. Acepta crticas constructivas de sus amigos y asociados? 12. Tolera otras religiones razas y costumbres? 13. Tolera otras opiniones? 14. admite la posibilidad de equivocarse? 15. Controla sus emociones? 16. sabe encauzar y manejar sus emociones? 17. Otorga crdito a quien lo merece y con la debida oportunidad? 18. promueve a sus subordinados sin consideraciones de amistad o parentescos? 19. trabaja suficientemente sin necesidad de supervisin?

c) Iniciativa y dinamismo: 1. Estudia las diferentes alternativas a los problemas?

2. trabaja sin perder ritmo? 3. inicia trabajos? 4. termina sus trabajos oportunamente? 5. es observador? 6. ha continuado estudiando? 7. se interesa por otras actividades del negocio: ventas, produccin, finanzas, etc.? 8. est preparado para la posicin superior a la propia? 9. ha asumido ms responsabilidades? 10. ha preparado un sustituto? 11. se conserva en buena salud? 12. mantiene contacto con su actividad a travs de publicaciones y asociaciones? 13. tiene metas a largo plazo? 14. est preparado con datos y cifras suficientes? 15. evita trabajo innecesario o de detalles sin importancia? 16. adopta nuevos procedimientos cuando los considera apropiados? 17. tiene deseos de triunfar? 18. realiza nuevas tareas con entusiasmo?

GENERALIDADES SOBRE EL CONTROL IMPORTANCIA DEL CONTROL: EL control en las organizaciones es importante, principalmente por las siguientes razones: * El control es la etapa que cierra el proceso administrativo e inicia el proceso del nuevo ciclo

* Permite evaluar si lo que se plane, valu, organiz, integr y dirigi se realizo bien * El control opera en todas las etapas del proceso administrativo * Ayuda de manera importante a la auditoria administrativa

AUDITORIA Y CONTROL: Los controles establecidos en una organizacin ayudan a la administracin para comprobar que se est trabajando con eficiencia y eficacia de acuerdo con lo planeado; sea, de acuerdo con los objetivos. La auditoria administrativa es un control en la organizacin. Por lo tanto, la auditoria administrativa se apoya: * Se apoya en los controles establecidos de la empresa, los cuales le son de gran utilidad para obtener informacin sobre la eficiencia y la eficacia de la administracin y sus administradores. * Conoce mediante los controles, riesgos en reas, operaciones o funciones; como riesgo de errores * Debe conocer y tener acceso a los sistemas y programas de control de la organizacin, por lo menos del rea de la auditoria que est realizando, as como conocer las polticas, estndares y dems informacin relativa.

CONCEPTO DE CONTROL: De acuerdo con lo anterior podemos decir que: control es un elemento del proceso administrativo, cuyo costo debe ser menor que el beneficio, para evaluar sistemticamente, mediante estndares prefijados, el grado de desempeo real (resultados) y compararlo con el desempeo predeterminado (planeacin) con base en la retroalimentacin del proceso de las acciones realizadas y del uso de los recursos, para conocer las desviaciones, diagnosticar sus causas y evaluar su importancia, y adoptar las medidas correctivas en su caso, que sean necesarias para lograr los objetivos.

LA AUDITORIA COMO HERRAMIENTA DE PLANEACION Y CONTROL

La auditoria administrativa es una herramienta valiosa para la planeacin y el control estratgico de la empresa. Los resultados de una auditoria administrativa ayudan a la administracin de la empresa en una autocritica, autoevaluacin y retroalimentacin para proyectar nuevos ciclos o la cultura organizacional, desde su misin y visin hasta los nuevos resultados. La auditoria es una revisin que se realiza en el presente, de la actuacin en el pasado y el presente de la administracin de la empresa para visualizar cambios hacia el futuro.

SUJETOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

SUJETOS QUE PUEDEN REALIZARLA

La auditoria administrativa puede ser practicada por despachos externos a la empresa o con personal de la misma. Dependiendo de la magnitud de la empresa y de la proporcin del costo de esta funcin y del beneficio que se obtenga, puede estructurarse el rea de auditora administrativa como un departamento, gerencia, direccin, divisin, o bien por zonas geogrficas o por especialidades. En consecuencia, el responsable jerrquico puede denominarse jefe, gerente o director de auditora administrativa. SUJETOS QUE LO SOLICITAN De acuerdo con lo anterior las personas que se benefician con los resultados de la auditoria administrativa son quienes dirigen a la empresa, directores, gerentes y personal en general; La administracin en general y el consejo de administracin; los inversionistas, clientes, proveedores, acreedores y en general toda persona interesada en la buena marcha de la administracin de la organizacin.

EL LICENCIADO EN ADMINISTRACION Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoria administrativa encuentra en el licenciado en administracin al profesionista idneo para su prctica. El licenciado en administracin tiene la preparacin acadmica que lo capacita para la realizacin de la auditoria referida.

Sobre el particular, el Conla en su cdigo de tica profesional, ART 58; expresa que: De acuerdo con su perfil, particularmente su dominio del proceso administrativo, el licenciado en administracin es en quien debe recaer en forma exclusiva la ejecucin y validacin de una auditoria administrativa

COMIT DE AUDITORIA El comit de auditora es una unidad staff, creada por el consejo de administracin para asegurar el pleno respeto y apoyo a la funcin de auditorainterna y externa.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Las caractersticas organizacionales de un departamento de auditora administrativa usualmente: Dependen de: * Consejo de administracin o director general o director d finanzas * Su estructura organizacional es: del director de auditora dependen los gerentes de auditora y de estos los supervisores, encargados de auditora, auditores auxiliares y dems personal administrativo.

FACTORES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Los diversos factores del campo de accin de la auditoria administrativa de la empresa requieren una planeacin especfica en funcin de sus caractersticas; es decir, determinar el enfoque adecuado para cada uno de dichos factores. De acuerdo con Reyes Ponce, los elementos de la administracin de empresas que aplicamos a la auditoria administrativa son los siguientes:

PREVISION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Por medio de la previsin se realiza una investigacin previa para identificar los problemas o reas u operaciones que analizara la auditoria

Concepto de Previsin de Auditoria Administrativa: Determina mediante investigaciones previas, y precisa el alcance de los objetivos de la auditoria administrativa, las condiciones de la empresa, su entorno y las evaluaciones de cada una de las alternativas para realizar la auditoria y alcanzar los objetivos de esta. Etapas de la previsin: Sus etapas son: * Investigaciones: deben llevarse a cabo entre los medios y fuentes de que se dispone * Investigaciones previas con la empresa a auditarse: es importante la investigacin previa en sus registros, reportajes, organigramas, organizacin, polticas, manuales, archivos, auditorias anteriores para conocer las opiniones de los funcionarios de la empresa. * Objetivos: son las metas que se esperan lograr en cierto tiempo * Alternativas: Es conveniente establecer siempre diversos modos, sistemas, caminos a seguir entre los que se pueda elegir para alcanzar el objetivo.

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Como todo trabajo con ndole administrativo debe ser planeada la estructuracin de todos los elementos necesarios para realizar la auditoria

Concepto de Planeacin de Auditoria Administrativa: Es la que se encarga de determinar todas las acciones que se llevan a cabo y se aplicaran durante el proceso de la auditoria

Etapas de la planeacin:

Las etapas son: polticas, procedimientos, programas, presupuestos y pronsticos.

Polticas de la auditoria administrativas. Las polticas establecen las reglas generales que ayudaran al auditor, orientando sus decisiones.

Procedimiento para realizar la auditoria. Los procedimientos establecen la secuencia cronolgica ms eficiente y los mtodos a seguir para obtener ptimos resultados.

Programas de la auditoria. Los programas establecen los planes en los que se define el tiempo de la adecuada y ordenada secuencia que se requieren para la atencin de cada una de las actividades de la auditoria.

Pronsticos. Son los juicios o criterios sobre los probables acontecimientos futuros.

Presupuestos. Son aquellos planes cuya caracterstica consiste en medir monetariamente los factores que afectan a la auditoria, de manera independiente, pero coordinados a un presupuesto general.

ORGANIZACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Las auditorias que requieran la empresa pueden ser realizadas por despachos externos o pueden llevarse a cabo por medio de la organizacin de un rea de auditora en la empresa.

CONCEPTO DE ORGANIZACIN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es la que se encarga de estructurar las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos, as como las relaciones con los ejecutivos de la empresa y con el exterior de esta para obtener las informaciones necesarias que permitan lograr los objetivos de la auditoria.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIN. Sus etapas son las siguientes. Funciones: Son la divisin de las actividades de la auditoria administrativa que se asignan a cada supervisor o personal que se utilice.

Jerarquas: Es el establecimiento del orden o grado de autoridad que cada persona debe tener dentro de la organizacin de auditora. . Obligaciones: Las obligaciones constituyen los deberes asignados a cada persona, es decir, las funciones y responsabilidades de las actividades de la auditoria.

INTEGRACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONCEPTO. Es la que se encarga de seleccionar orientar y desarrollar a todos los elementos humanos, as como de implementar los sistemas y conseguir los materiales y equipos que sean necesarios para la adecuada realizacin de la auditoria administrativa.

ETAPAS DE LA INTEGRACION. Son las siguientes: Seleccin: Tiene por objeto buscar encontrar, y reclutar o contratar a las personas que se requieran para llevar a cabo las actividades de auditora.

Introduccin: Tiene por finalidad identificar a las personas seleccionadas, recin contratadas, con las caractersticas del personal de la empresa.

Capacitacin y Desarrollo: Tiene por objeto proveer, mantener y desenvolver a quienes han de formar parte del equipo de auditora.

Integracin de equipos, sistemas y tcnicas: La integracin de cosas tiene por objeto adecuar los nuevos elementos materiales a las necesidades de auditoria.

DIRECCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONCEPTO. Es la que se encarga de realizar las actividades planeadas, organizadas e integradas, por medio de las decisiones de la autoridad, directamente o delegadas, vigilando que cumplan estas para llevar a cabo la auditoria.

ETAPAS DE LA DIRECCION. Estas son: Autoridad: Aspecto medular de una auditoria, de la que dependen los dems elementos. Comunicacin: Es necesario e indispensable medio que utiliza la autoridad, dentro del proceso de intercambio de informacin.

Supervisin: Tiene como finalidad vigilar que todas y cada una de las actividades del proceso de la auditoria sea eficaz, eficiente y oportuno. CONTROL DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONCEPTO. Es la que se encarga de interpretar los resultados de la auditoria para mejorar en lo futuro posibles deficiencias.

ETAPAS DEL CONTROL. Sus etapas son: Establecimiento del control: el establecimiento de las normas y sistemas del control sern el resultado para saber si lo que se previo, planeo y organizo se llevo adecuadamente mediante la integracin y direccin.

Operacin del control: Representa el medio para conocer si el proceso de la administracin, en el caso de la empresa, o de la auditoria se llevo a cabo con los sistemas y normas implementados.

Interpretacin de resultados: Representa el resumen y anlisis de Las experiencias obtenidas para determinar las adecuaciones o ajustes que permitan en lo futuro adoptar decisiones sobre la operacin de las auditorias.

Retroalimentacin: Es el punto de unin entre el fin del proceso y el inicio del nuevo ciclo con la previsin. Es la informacin que permite corregir y mejorar las nuevas etapas de trabajo.

MUESTREO ESTADISTICO EN AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MUESTREO ESTADISTICO: El muestreo en auditoria, como en muchas otras disciplinas, por ejemplo, los pronsticos en mercadotecnia o la programacin de la capacidad en la produccin, surgi por que revisar todo un universo o poblacin o conjunto de partidas u operaciones resultaba costoso, representaba exceso de trabajo y requera mucho tiempo. El muestreo en auditoria es un procedimiento de prueba selectiva, que tiene por objeto conocer las caractersticas, facilitar el estudio y obtener conclusiones mediante la interpretacin matemtica de un conjunto numeroso de operaciones, actividades, hechos o partidas (universo) por medio de examinar parte del grupo de partidas (muestra) de dicho conjunto.

El muestreo estadstico descansa en dos parmetros; 1. Precisin: que expresa el rango o lmites de la muestra. 2. Nivel de confianza: que es la probabilidad matemtica de que el hecho ocurra dentro de los lmites de la precisin.

INDICADORES DE EVALUACION EN AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ESCALAS DE EVALUACION. La auditoria administrativa trata de evaluar, en la medida de lo posible, con parmetros cuantitativos, para lo cual se apoya en mtodos de evaluacin numrica, que descansan en escalas de evaluacin. Una escala de evaluacin es la asignacin o calificacin numrica a cada uno de los factores motivo de la auditoria. ESCALA: Una lista de calificaciones de tipo numrico de ciertos factores o categoras, cada una con su evaluacin respectiva. La auditoria administrativa busca calificacin de tipo numrico. ETAPAS DE EVALUACION: El proceso para llevar a cabo la evaluacin mediante un sistema de puntos, podemos definirlo con los siguientes pasos: 1. Asignacin de peso especifico a cada funcin. Es el criterio para asignar un peso especifico como valor a cada funcin, segn la importancia que guardan entre si. El peso es el porcentaje que se asigna a una funcin o factor en relacin con las dems y que en conjunto deben sumar ciento por ciento. 2. Fijacin de puntos a las funciones. Prorrateamos el peso especifico dentro de una base 3. Asignacin de puntos a cada factor y funcin. Toda funcin es distinta e importante y cada factor tiene un peso diferente para la funcin, segn la respuesta de la encuesta. 4. Evaluacin. Las respuestas a cada pregunta en la escala del 1 al 5, en funcin del cumplimiento de dicha funcin.

INDICADORES CON BASE EN ESTADOS FINANCIEROS El anlisis de la situacin de una empresa es de inters para sus acreedores, ejecutivos y trabajadores de la empresa, para los competidores y para el pblico en general, as como para el auditor administrativo.

La interpretacin de los estados financieros ayudan al auditor a identificar y conocer posibles diferencias, entre otras: * Exceso de inversin en cuentas por cobrar a clientes * Exceso de inversin en inventarios * Exceso de inversin en bienes de activo fijo. * Exceso de costos de ventas * Exceso de costos en distribucin * Exceso de personal * Insuficiencia de ventas * Insuficiencia de capital * Compras inadecuadas

TECNICAS DE ESTADISTICAS DE MEJORA DE CALIDAD Las tcnicas se aplican, en trminos generales, con fines o propsitos definidos: obtener datos, convertirlos en informacin y analizar esta, para coadyuvar en sus actividades con el auditor administrativo.

En este cuadro presentamos las tcnicas y los objetivos:

OBJETIVO | TECNICA | PARA TENER INFORMACION | * Lluvia de ideas * Hoja de verificacin |

PARA AGRUPAR INFORMACION | * Estratificacin * Diagrama de afinidad * Histograma * Diagrama de paretto | PARA DIAGNOSTICO Diagrama de proceso | | * Diagrama de causa y efecto * rbol de decisin *

PARA ENCONTRAR SOLUCIONES | * Rediseo de proceso * Anlisis de proceso del cliente * Diseo de Procedimientos | OTRAS | * Diagrama de Pert * Diagramas de flujo |

CONCLUSIONES Y COMENTARIOS La auditoria administrativa abarca a toda la empresa, y por lo tanto pretende el conocimiento integral de su actuacin. Le interesa conocer la proporcin y adecuacin de sus recursos, no solo en el momento actual si no en una proyeccin a futuro. Tambin es necesario conocer hasta que punto realizan el proceso administrativo todos los componentes de la institucin. La auditoria administrativa no se limita a las empresas con fines de lucro o con caractersticas mercantiles. Desborda estas limitaciones y abarca todo tipo de instituciones. Es posible generalizar y afirmar que debe realizarse en todas las instituciones que requieran un proceso administrativo. El instituto americano de la administracin, ha realizado auditorias a la iglesia catlica, universidades, Hospitales y por su puesto a empresas industriales y mercantiles de muy diversa ndole. Este tipo de trabajo ofrece una apreciacin de todo el conjunto y permite que los lectores del informe de la auditoria tengan una idea clara y completa de la situacin administrativa de la empresa. Existen auditorias parciales que se realizan en muchas empresas, todas ellas encaminadas a ciertas reas, Tal es el caso de la auditoria de estados financieros, auditorias de personal y otras de carcter sectorial. Los resultados de estos trabajos parciales contribuyen y apoyan la realizacin de una auditoria administrativa que debe tomar en cuenta todas las reas de la empresa. Preocupan dos problemas principales:

Cmo se debe realizar? Y Quin lo debe realizar? La prctica de una revisin anual puede permitir una secuela comparativa que facilite una mejora en las reas con mayor problemtica o rezago, en relacin a otros aspectos de la institucin. La auditoria administrativa utiliza escalas de evaluacin para la asignacin o calificacin numrica de los factores que son auditados, los cuales para su comprensin se dividieron en etapas de su proceso. La auditoria tambin puede apoyarse en tcnicas estadsticas de mejora de calidad que son tiles para encontrar ideas, para recapitular, clasificar informacin, identificar causas de deficiencias, para analizar datos, identificar prioridad de problemas, elaborar diagramas que muestren las causas de problemas y sus efectos, as como arboles de decisin para mostrar alternativas. Definitivamente la auditoria administrativa nos sirve para darnos cuenta como esta en realidad la organizacin del personal administrativo de una empresa, a travs de este estudio se sabe si el personal est capacitado o no para desarrollar el puesto en el que esta y tambin nos muestra los errores en la administracin lo que nos ayuda a mejorar nuestras tcnicas y procedimientos para llegar a las metas establecidas.

BIBLIOGRAFIA

Fernndez, Arena, Jos Antonio, La auditoria administrativa, Diana, Mxico, 1981.

Montao Snchez, Francisco Arturo, auditoria administrativa, herramienta estratgica de planeacin y control, Primera edicin, sistemas de informacin contable y administrativa computarizados, S.A. de C.V., Mxico 2004