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Estrategias para realizar un informe oral eficaz mediante el uso de

PowerPoint

Preparado por.

Prof. Ivette Maldonado Rivera

octubre de 2012

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RECORDAMOS…• 20% de lo que oímos

• 30% de lo que vemos

• 50% de lo que vemos y oímos

• 80% de lo que decimos

• 90% de lo que decimos y hacemos

Tomado de: Cintrón (2010)

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Objetivos• Conocer los asuntos a considerar antes y durante la

realización de un informe oral mediante el uso de Power

Point.

• Conocer los componentes que interactúan en una

presentación eficaz.

• Desarrollar la destreza de comunicación eficaz.

• Desarrollar la capacidad de los participantes para hablar en

público logrando que al presentar su informe oral se haga de

forma interesante.

Tomado de: Cabán (s.f.a)

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AgendaEtapas de la presentación

– Antes de la presentación

– Durante la presentación

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Aspectos a considerar antes del informe oral en

Power Point

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Aspecto a considerar antes del informe oral

• Preparación

• Audiencia

• Formato

• Tiempo

• Componentes de la Presentación

• Ética

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Preparación• Preparar una presentación requiere tiempo y

dedicación.

• Establezca el tema organizando la presentación

alrededor de una idea central y desarrolle un bosquejo.

• Busque personas que estén dispuestos a criticar sus

defectos u omisiones.

• Establezca un título que sea provocativo y al punto.

Adaptado de: Solsona (2000), Seguí (s.f.) y Lizzi (2005)

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Preparación• Recopile y organice la información.

• Seleccione las actividades y diseñe los recursos audiovisuales.

• Tenga todo el material impreso para ofrecer a la audiencia.

• Prepare una presentación alterna en caso de que el equipo

electrónico falle, ejemplo: “handouts”.

• Estudie la presentación antes de exponerla.

Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

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Audiencia• Determine el tipo de audiencia:

– Establezca género, edad, intereses, conocimientos y

nivel socio-cultural.

– Estos aspectos influirán en el grado de complejidad.

• Utilice vocabulario adecuado de acuerdo con la audiencia.

Adaptado de: González (2006) y Lizzi (2005)

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• Organice la presentación alrededor de los detalles que la

audiencia le interesa.

• Prepárese para contestar las posibles preguntas de la

audiencia.

Audiencia

Adaptado de: Lizzi (2005)

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Formato • Letras

• Fondos (colores)

• Animaciones

• Imágenes

• Videos

• Slides

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Formato: Letras• Use un máximo de dos colores y estilos de letras.

• Tamaño mínimo

– Títulos-36 puntos

– Subtítulos-32 puntos

– Texto-24 puntos

• El 48.2 de la audiencia no tolera la letra muy pequeña.

• Los títulos deben ser al menos dos o cuatro puntos más

grandes.

Adaptado de: Solsona (2000), Cabán (s.f.b) y Cintrón (2010)

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Formato: Letras•No use letra cursiva.

•Se recomienda utilizar fuentes sencillas como:

Sans Serif (Arial, Tahoma, Comic Sans MS) para

los títulos

Serif (Times new Roman, Courier New,

Garamond) para el resto del texto.

Tomado de: Cintrón (2010)

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• Evite presentar el texto todo en letras mayúsculas, pues

confunde y dificulta la lectura.

• Se acepta el uso de letras mayúsculas en títulos cortos.

• En títulos largos use letras mayúsculas solo en la primera letra

de cada palabra.

• Use bold para enfatizar.

Formato: Letras

Adaptado de: Solsona (2000), Cintrón (2005), Rivera y Celpa (2009) y González (2006)

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Fondos (Colores)• Los fondos deben combinar con el color de los dibujos o de

las letras.

• Nunca se deben emplear más de 3 colores y su

combinación debe ser adecuada.

• El 33% de la audiencia no tolera el uso de colores

inadecuados.

Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2010)

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Formato: Fondos (Colores)• Es preferible usar fondo claro y letras obscuras.

• Por bonito que sea un fondo oscuro, no es adecuado para

una presentación profesional.

• Es aconsejable que haya algún elemento identificativo de la

presentación que rompa con la monotonía de un fondo

blanco.

Adaptado de: Agudo Ortíz y Zamora (s.f.)

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Formato: Imágenes vs. palabras• Utilice de forma balanceada: diagrama, gráficos y dibujos.

– Es una forma de mayor impacto para evitar la lectura

como medio auxiliar al hablar sobre una idea.

• Seleccione los gráficos que utilice de modo que vayan de

acuerdo con el material que se está presentando.

– No use los gráficos solamente por tener algo en las

transparencias.

Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2005)

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Formato: Imágenes y animaciones• Los gráficos llamativos distraen la audiencia.

• No siempre las imágenes sustituyen las expresiones.

• El tamaño implica la importancia.

• El uso de objetos animados distrae.

– Se recomienda usar animaciones para enviar mensajes

subliminales.

• Las transiciones deben ser simples y no se recomienda que

tengan sonidos.

Tomado de: Cintrón (2010), González (2006) y Rivera y Celpa (2009)

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Formato: Tablas VS Gráficas• No utilice tablas complejas con números pequeños difíciles de

leer.

• El límite para las tablas es de 20 cuadros (no debe tener más de

5 cuadros o 4 cuadros o el equivalente).

• Preferiblemente presente gráficas en vez de tablas.

• Si escribe algo en el eje de una gráfica, asegúrese de que sea

legible.

• El 27.9% de la audiencia no tolera las gráficas muy complejas.

Adaptado de: Solsona (2000), González (2006) y Cintrón (2010)

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Formato: Videos

• Son muy útiles para presentar productos, campañas de

divulgación y comparar.

• Permiten narrar un hecho con imágenes.

• Se puede optar por grabar el discurso o hablar a medida que se

presenta el video.

• No son medios aptos para proporcionar datos estadísticos,

informar cifras o variables.

Tomado de: Lizzi (2005)

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Formato: “Slides” o Transparencias• Coloque una idea principal por “slide”.

• Mantenga la cantidad de líneas por página entre cinco y ocho.

• No acumule el texto en un lugar del “slide”.

– Distribuya los espacios en blanco eficientemente.

• El primer “slide” debe incluir el título, nombre , curso, sección, profesor y fecha.

Adaptado de: Cabán (s.f.b)

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• Use el formato horizontal (cubre todo el área de la proyección).

• Si se hacen varios “slides” de un mismo tema deben ser

consistentes y uniforme en su apariencia.

• Coloque títulos en todos los “slides” (transparencias).

• Use “bullets” o números.

• El 48% de la audiencia no tolera el no usar bullets.

Formato: “Slides” o Transparencias

Adaptado de: Cintrón (2005) y Cintrón (2010)

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• Coloque los “slides” en el orden en que se van a presentar.

• Puede presentar el texto cuando columnas cuando sea apropiado.

• No lea.

– Añada la información al slide presentado y sea espontáneo.

– El 69.2 % de la audiencia no tolera que se lea las

diapositivas.

• Cada “slide” se debe mantener en pantalla por un periodo no

mayor de dos minutos.

Formato: “Slides” o Transparencias

Adaptado de: Cintrón 2005, Lizzi (2005) y Cintrón (2010)

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Formato: “Slides” o transparencias• Use a lo sumo dos efectos de transición entre “slides” en cada

presentación.

• Confeccione dos “slides” en lugar de presentar uno por

porciones.

• No subraye pues puede ser confundido con enlaces (links).

• Enumere los “slides”.

Tomado de: Cintrón (2010), González (2006), Rivera y Celpa (2009) y Lizzi (2005)

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Tiempo de preparación • Una buena presentación debe ser ensayada.

• Dicho ensayo incluirá la medición del tiempo

exacto requerido.

• Fije una determinada cantidad de minutos para

cada parte del informe y deje un lapso de tiempo

libre para circunstancias imprevistas.

Adaptado de: Solsona (2000) y Lizzi (2005)

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Componentes de Presentación en Power Point

• Apertura

• Objetivos

• Contenido

• Conclusión

• Referencias

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En esta etapa se recomienda:

• Estimular el interés de la audiencia.

– Saludar, agradecer la asistencia y presentarse.

• Aclarar los términos nuevos.

• Explicar como se va estructurar la presentación.

Por ejemplo: “ Se expondrá durante 20 minutos y luego ser

darán 10 minutos para contestar preguntas”.

Componentes: Apertura

Adaptado de: Lizzy (2005)

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Componentes: AperturaFormas de iniciar una presentación • Cita fascinante

• Estadística llamativa

• Pregunta retórica

– Ej: ¿Existe en Estados Unidos el derecho al aborto?

• Anécdota humorística

• Historia de enganche

• Ejercicio rompehielo

Tomado de: Cabán (s.f.a)

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• Deben ser específicos y medibles.

• Deben tener un verbo o una palabra de acción que describa

un comportamiento o una actividad.

• Se obtienen los temas y subtemas a tratar.

Componentes: Objetivos

Adaptado de: Cintrón 2005, 114

Componentes: Objetivos• Deben contestar la siguiente pregunta: ¿ Qué vamos a hacer

en específico en el trabajo o tarea?

• Ejemplos que se pueden utilizar en la redacción de un

objetivo: conocer, explicar, identificar, utilizar, organizar,

describir, completar, distinguir, entre otros.

Tomado de: Cintrón 2005, 114

Componentes: Contenido• Asegúrese de cumplir con los criterios de evaluación del

curso.

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Componentes: Conclusión o Cierre• Resumen de los puntos más importantes del tema investigado.

• Tienen como propósito grabar en la mente de la audiencia las

ideas presentadas.

• Se recomienda alinear esta parte con los objetivos.

• Puede mostrar gráficas o cuadros que destaquen los temas

centrales o que resuman lo expuesto de modo que se facilite a

los oyentes el recordar y relacionar la información

suministrada.

– Esto promoverá una reflexión posterior.

Adaptado de: Cabán (s.f.a)

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• Recalque la relación de los temas tratados con los intereses de los

oyentes.

• Es un momento decisivo en la presentación. Es necesario que los

oyentes reconozcan que están ante una conclusión. Utilize frases

sintetizadoras como:

- Para terminar….

- En conclusion….

- Por lo tanto…..

- En consecuencia….

Componentes: Conclusión o Cierre

Adaptado de: Lizzy (2005)

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Componentes: Conclusión o Cierre• Agradezca la participación de los presentes y mencione que se

sintió honrado de compartir la presentación con los oyentes.

• Es útil emplear una frase que logre que el público se convenza

del beneficio de conocer sobre el tema. Ejemplos de cierres:

Adaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a)

- Pregunta retórica

- Estadística llamativa

- Historia emotiva

- Cita

- Anécdota humorística

- Frase que se haga eco del

objetivo.

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Sea ético• Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un

argumento sólido que cubra los tópicos a discutir, por lo cual

es necesario investigar.

• Respete los derechos de autor citando las fuentes de las cuales

obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentación.

Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

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Logística• Coteje que el salón esté organizado.

• Asegúrese que haya la cantidad de sillas requeridas para

ubicar la audiencia.

• Familiarícese con el uso del equipo necesario para poder

proyectar su presentación.

• Verifique que el equipo que se va a utilizar esté disponible y

funcione.

Tomado de: Cabán (s.f.b)

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Aspectos a considerar durante el informe oral en

Power Point

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Aspectos a considerar durante el informe oral en Power Point

• Imagen

– Apariencia

– Vestimenta

• Comunicación Verbal

• Comunicación No Verbal

– Postura

– Gestos

– Ruidos

• Duración

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Imagen: AparienciaVestimenta

• Vista en consonancia con la audiencia (no exagere frente a un

público sencillo)

• Use vestimenta “business casual” en un estilo acorde con su

personalidad y use colores neutrales.

• No use brazaletes, cadenas muy grandes o tacones altos.

• Use peinado adecuado.

Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

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Imagen: Comunicación verbal• Use lenguaje directo, conciso y llano.

– Evite rodeos.

• Establezca conexión con la audiencia.

– Personalice la presentación.

– Hable como si estuviera conversando.

• La actitud debe ser la de un colega o compañero.

• Sea sincero

Adaptado de: Lizzi (2005), Cabán (s.f.b) y González (2006)

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Imagen: Comunicación verbal• Hable a una rapidez y tono adecuado.

– Evite hablar demasiado rápido ni con grandes pausas.

• Pronuncie claramente y de forma correcta.

• Articule correctamente y evite las muletillas. (“ah”,”eh”).

Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

42

Imagen: Comunicación verbal• Evite frases vacías de significado como: y nada, ¿viste?, ósea,

este….

• Evite el uso de terminología culta o especializada desconocida

por la audiencia, por ejemplo: epistemología.

Adaptado de: Lizzi (2005)

43

Imagen: Comunicación verbal• No utilice palabra inventadas como: manipuleo (por

manipulación).

• No utilice palabras extraídas de la jerga juvenil, por ejemplo:

esta cool, flasheó, en un bajón, etc.

• No utilice expresiones tipo mensajes de texto.

Adaptado de: Lizzi (2005)

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Imagen: Comunicación VerbalPreguntas y Objeciones

• Póngase en el lugar del auditorio.

• Demuestre interés en la pregunta.

• Durante la presentación aclare puntos que puedan convertirse

en inquietudes futuras.

• No permita ni promueva discusiones.

Adaptada de: Lizzi (2005)

45

Imagen: Comunicación verbalPreguntas y Objeciones

• Admita que desconoce la respuesta.

• Reformule la pregunta si no es clara.

• Reduzca la extensión de la interrogación.

• Observe la reacción del público.

Adaptada de: Lizzi (2005)

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Imagen: Comunicación no verbalPostura

• No se recueste.

• No de la espalda a la audiencia.

• No se pare detrás de la audiencia

• No se pare frente a los visuales

• No mire la pantalla detenidamente.

Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

Imagen: Comunicación no verbal

Postura

• Asuma una postura relajada

– Descanse bien antes de la presentación.

– Llegue una hora antes para poder organizar el material y

las áreas.

– No coma alimentos pesados.

– Revise su material y notas para que no le falte nada.

Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

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Imagen: Comunicación no verbalPostura

• Comuníquese con seguridad.

– El público recibe más información por lo que

observa en su cara, manos y gestos mediante las

mismas palabras.

Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)

Imagen: Comunicación no verbal

Postura

• Establezca conexión con la audiencia.

– Mantenga contacto visual con toda la audiencia. Si le

causa nerviosismo hacerlo mire por encima de la gente.

– Sea natural y sonría pues se transmite confianza.

• No mire hacia el piso ni hacia el techo.

Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)

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Imagen: Comunicación no verbal

Gestos

• Use las manos y los brazos para hacer énfasis de forma

moderada sin emplear ademanes teatrales pues adiciona un

elemento de convicción a las palabras.

• Observe la retroalimentación no verbal de la audiencia.

Tomado de: Solsona (2000) y Rivera y Celpa (2009)

Imagen: Comunicación no verbal

Ruidos

• Evite ruidos que distraigan

- Prendas tales como: pulseras

- Celulares

- otros

Adaptado de: Cabán (s.f.b.)

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Duración

• Respete el tiempo asignado,

ya que afecta a la

administración efectiva del

mismo.

Adaptado de: Solsona (2000)

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ReferenciasAgudo Ortíz, R. & Zamora, J. J. (s.f.) Presentaciones

corporativas: Microsoft PowerPoint: normas básicas.

[Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado.

Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.

Cabán, J. (s.f.a). Estrategias para preparar presentaciones

efectivas: primera parte. [Presentación en PowerPoint].

Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en

Bayamón, Puerto Rico.

54

ReferenciasCabán, J. (s.f.b). Estrategias para preparar presentaciones

efectivas: segunda parte. [Presentación en PowerPoint].

Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en

Bayamón, Puerto Rico.

Cintrón, I. (2010). Presentaciones efectivas en el salón de clases

[Power Point]. Universidad de Puerto Rico en Bayamón,

Bayamón, PR.

Cintrón, I. (2005). Técnicas para adiestrar (2ª ed. rev.). Hato Rey,

PR.: Publicaciones Puertorriqueñas.

55

ReferenciasGonzález, J. (2006). Asignación de PowerPoint. Recuperado el 15 de

agosto de 2007, del sitio web del Colegio de Ciencias del

Departamento de Física-Matemáticas de la Universidad Católica

de Puerto Rico:

http://www.pucpr.edu/facultad/jgonzalez/Asignaciones-CC210/As

ig%20Powerpoint%20Deporte%20o%20Cantante.doc 

Lizzi, S. (2005). Cómo realizar presentaciones exitosas. Buenos

Aires: Longseller.

56

ReferenciasRivera, W. y Celpa, N. (2009). Presentaciones orales efectivas

[Power Point]. Centro de Recursos para el Aprendizaje,

Universidad del Este, Carolina, PR.

Seguí, C. (s.f.) El ABC del diseño efectivo de carteles (posters)

creativos y efectivos para exhibiciones y conferencias [Power

Point]. Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas,

San Juan, PR.

Solsona, F. (2000). Consejos útiles para mejorar las presentaciones

técnicas audiovisuales [versión electrónica] Revista Cubana de

ACIMED 8 (3), 239-243.