Informe Tecnologico Hvca II Modulo

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA

SECRETARIADO EJECUTIVO 1

EL PRESENTE INFORME VA DEDICADO A MIS PADRES, DOCENTES Y PERSONAS QUIENES SE INTERESAN POR MI BIENESTAR; POR BRINDARME SU APOYO, SABIDURIA Y MUCHO CARIÑO INCONDICIONAL


INTRODUCCION

Pongo a su disposición el segundo informe de prácticas pre profesionales

correspondiente al SEGUNDO MODULO “GESTION DE ACTIVIDADES SECRETARIALES”

de la carrera profesional de secretariado ejecutivo realizado en la SUB GERENCIA DE

TRANSITO ,TRANSPORTES Y SEGURIDAD VIAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIALDE

HUANCAVELICA, con el propósito de dar cumplimiento al reglamento de prácticas

profesionales.

El principal propósito es dar a conocer metódicamente las acciones

desarrolladas en la institución de prácticas, los cuales contribuyen satisfactoriamente

en mi formación profesional.

El presente informe consta de tres capítulos, en el CAPITULO I, Se ha

considerado los datos informativos, objetivos y métodos utilizados, en el CAPITULO II,

trata sobre la descripción del centro de prácticas, en el CAPITULO III, se describe las

actividades realizadas dentro de la institución de prácticas, culminando con las

conclusiones, sugerencias, bibliografía y anexo.



Por ultimo aprovecho para agradecer a todas las personas quienes me

brindaron su apoyo incondicionalmente durante la ejecución de mis prácticas pre

profesional.

LA ALUMNA.

INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES DEL SEGUNDO MODULO “GESTION

DE ACTIVIDADES SECRETARIALES” REALIZADO EN LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

DE HUANCAVELICA.

DEDICATORIA

INTRODUCCION

SUMARIO O INDICE

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

1. DATOS INFORMATIVOS:


SUMARI


1.1.Institución de Estudio

1.2.Carrera Profesional

1.3.Tipo de practica

1.4.Centro de practica

1.5.Área

1.6.Nombre del practicante

1.7.Duración

1.8.Nombre del asesor

1.9.Jefe de área académica

1.10. Director

2. FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:

2.1.Fundamentación del modulo

2.1.1. Competencia general

2.1.2. Capacidades profesionales

2.1.3. Unidad de competencia del módulo técnico profesional

2.2.Objetivos de la practica

2.1.1. Objetivos generales

2.1.2. Objetivos específicos

2.3. Justificación

2.4. Planificación

2.5. Metodología

CAPITULO II

DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRÁCTICA

1. BREBE DESCIPCION DE LA EMPRESA

Razón social



Nombre

Dirección

Teléfono

Nombres de los responsables de la empresa

2. ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD

1.1.Ubicación geográfica

1.2.Plano de ubicación

3.NATURALEZA DEL CENTRO DE PRÁCTICA

1.3. Reseña histórica del centro de práctica

1.4. Fines del centro de práctica

1.5. Funciones del centro de práctica y de la oficina

1.6. Estructura organizacional del centro de práctica

CAPITULO III

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL CENTRO DE

PRÁCTICA

1. ANTECEDENTES DE LA PRÁCTICA

1.1 Descripción de la funciones

1.1.1 De la secretaria

1.1.2. De la practicante

2. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA

2.1. Actividades frecuentes realizadas en el centro de práctica

2.2. Actividades eventuales realizadas en el centro de práctica

2.3. Bienes utilizados en el centro de práctica

2.3.1. Equipos de oficina



2.3.2. Mobiliarios utilizados

2.3.3. Materiales de escritorio, limpieza.

2.3.4 Documentos

2.3.5 Accesorios

2.4. Cumplimiento de horario.

3. DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

3.1. LOGROS

3.2. DIFICULTADES

CONCLUSIONES

SUGERENCIAS

BIBLIOGRAFIA

ANEXO

ASPECTOS GENERALES

1. DATOS INFORMATIVOS:

1.1 INSTITUCION DE ESTUDIOS : Instituto de Educación

Superior Tecnológico de

Huancavelica

1.2 CARRERA PROFESIONAL : Secretariado Ejecutivo


CAPITUL


1.3 TIPO DE PRACTICA : II Modulo

1.4 CENTRO DE PRÁCTICA : Municipalidad

Provincial de Huancavelica

1.5 AREA : Sub Gerencia de

Transito, Transportes y Seguridad vial

1.6 NOMBRE DEL PRACTICANTE:Miriam Soledad Escobar

Canales

1.7 DURACIÓN : 290 Horas

Cronológicas

-FECHA DE INICIO :18 de enero

-FECHA DE TÉRMINO : 15 de Marzo

1.8 NOMBRE DEL ASESOR : Lic. Vilma lloclla

Pariona

1.9 JEFE DE AREA ACADEMICA :

1.10 DIRECTOR : Ing. FedericoEspinoza villa

2. FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:

2.1 Fundamentación del modulo

2.1.1.Competencia General:

Planificar, organizar, ejecutar y evaluar la

recepción y manejo de información en el

desarrollo de las actividades secretariales, así



como asistir a la dirección o gerencia de acuerdo

a las normas de seguridad integral demostrando

asertividad, pro actividad, ética profesional y

actitud de cambio en las organizaciones.

2.1.2.Capacidades profesionales:

Capacidades técnico transformadoras:

Redactar todos los documentos de las

entidades en forma eficaz y

eficientemente.

Clasificar, ordenar, coordinar y archivar

documentos de diversa índole, obteniendo

una mejor organización documentaria.

Transcribir e interpretar dictados de

acuerdo a técnicas establecidas con

precisión y exactitud.

Digitar con precisión y exactitud todo tipo

de documentos.

Manejar diversos programas de

computación que ayudan a ejecutar el

trabajo de la oficina con eficiencia y

eficacia.

Utilizar diversos equipos de oficina para

optimizar el buen funcionamiento de la

misma.

Aplicar el manejo de la contabilidad básica

y computarizada correctamente.



Demostrar capacidad para el desarrollo de

eventos y certámenes con diplomacia.

Aplicar marketing secretarial dentro y fuera

de la organización.

Elaborar y traducir documentos en idioma

extranjero con exactitud.

Manejar adecuadamente los fondos

económicos.

Capacidades de organización:

Poseer una visión general para organizar

eventos sociales y culturales dentro y fuera

de la institución.

Diseñar, adecuar y operativizar el sistema

de archivo manual y computarizado para

lograr fluidez en el trabajo.

Organizar y administrar la oficina de

acuerdo a técnicas y criterios básicos

establecidos.

Evaluar el plan de trabajo de la oficina

contrastando los resultados obtenidos con

las metas y objetivos de la institución,

proponiendo alternativas de solución.

Organizar la agenda en coordinación con el

jefe, concertando y confirmando citas.

Organizar la correspondencia remitida y

recibida de acuerdo a normas establecidas.



Capacidades de cooperación y

comunicación:

Establecer comunicación efectiva en el

desarrollo de su trabajo, empleando un

lenguaje claro y conciso.

Mantener buenas relaciones

interpersonales dentro y fuera de la

organización.

Optimizar las relaciones públicas para

mejorar la imagen organizacional.

Demostrar fluidez comunicativa entre las

organizaciones.

Recepcionar y transferir información,

estableciendo una eficiente comunicación.

Responsabilidad y autonomía:

La profesión de secretariado ejecutivo

trabaja bajo la supervisión de su jefe

inmediato superior de la organización.

Es responsable de recepción y manejo de la

información, el desarrollo de actividades

secretariales y la asistencia institucional

gerencial.

Tiene autonomía en el trabajo de la oficina,

aplicar técnicas de archivo, la operación de

equipos electrónicos e informáticos.



Puede asistir en la verificación de las

condiciones adecuadas de los ambientes y

operatividad de los equipos utilizados en el

ámbito laboral.

Debe asistir en la determinación de

estrategias administrativas, el

establecimiento del sistema de control y

seguridad de la información. La

implementación de los cambios en los

métodos de trabajo, los criterios para la

organización de reuniones y eventos.

2.1.3.Unidad de competencia:

Realizar la recepción y manejo de información de

las comunicaciones así como la atención al

público, teniendo en cuenta las normas y

procedimientos establecidos por la organización.

2.2 Objetivos de la práctica:

2.2.1. Objetivos Generales:

Aplicar y desarrollar los conocimientos adquiridos

en el II segundomódulo de función

profesional”GESTIÓN DE ACTIVIDADES

SECRETARIALES”en la Municipalidad Provincial

de Huancavelica, como en la trayectoria de mi

propia experiencia, mostrando responsabilidad,

eficiencia y eficacia en la oficina designada.



Coadyuvar en la planeación, organización,

coordinación y vigilancia de los recursos con que

cuenta en el centro de práctica, a fin de

proporcionar oportunamente los servicios

administrativos que se requieran para el

desarrollo de las funciones sustantivas de la

dependencia.

2.2.2. Objetivos Específicos:

Realizar la recepción y manejo de información

Identificarse como miembro de su centro laboral

y por ende con su profesión y las actividades que

desempeñan.

Ejecutar y dar seguimiento a los documentos

administrativos de la oficina con eficiencia.

Mantener un alto nivel de motivación hacia el

trabajo, así como buenas relaciones laborales y

humanas con el personal de su entorno.

Administrar de manera eficiente, los recursos

humanos, financieros y materiales que hayan

sido puestos a su disposición.

Determinar el grado de responsabilidad de las

funciones de la secretaria.

Acumular experiencias que consolide el perfil

profesional de la carrera de secretariado

ejecutivo en su primer módulo.

2.2. Justificación:



La práctica pre profesional tiene como finalidad de

consolidar la situación real de trabajo durante el

proceso formativo en el 2º modulo“GESTION DE

ACTIVIDADES SECRETARIALES”correspondiente al

III Y IV semestre de formación. Cuyo requisito

indispensable para la certificación modular.

2.3. Planificación:

Presentación de cartas _orientación

N

º

ORIENTACION D E F M A M J

0

1

Orientación de practicas X

0

2

Ubicación de control de practicas x

0

3

Gestiona de cartas de

presentación

x

0

4

Presentación de cartas x

0

5

Ejecución de practicas x

0

6

Culminación de practicas X

0

7

Elaboración de informe x x x



2.4. Metodología:

Método Descriptivo:

Destinado a la observación directa de la situación

(actividades que se desarrolla en el centro laboral) en

tanto se trata de describir el comportamiento y

características de las diversas actividades dentro de la

oficina.

Método Analítico científico:

Es un método que obtiene conclusiones generales

a partir de premisas particulares, se trata de

métodocientífico más usual, que se caracteriza por

cuatro etapas básicas: la observación de los hechos; la

diversión inductiva de una generalización a partir de los

hechos; y la contratación.

2.5.1. Técnicas :

Es un procedimiento o conjunto de reglas, normas

o protocolos, que tienen como objetivo obtener un

resultado determinado, ya sea en el campo de la

ciencia, de la tecnología, del arte, del deporte, de

la educación o en cualquier otra actividad.

De Observación:

La observación, como técnica de investigación,

consiste en "ver" y "oír" los hechos y fenómenos



que suceden dentro del Órgano de Control

Institucional del Gobierno Regional de

Huancavelica para poder aprender de los errores y

superarlos

De Información Bibliográfica:

Durante las prácticas se consultó varias

bibliografías teniendo en cuenta la utilización de

instrumentos como fichas bibliográficas y de

resumen anotando en ellas cada una de las

actividades realizadas y por realizar en el centro de

prácticas.

DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRÁCTICA

1. BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Razón Social : Municipalidad Provincial


CAPÌTUL


Nombre : Municipalidad provincial de

Huancavelica.

Dirección : Av. Manchego muñoz

Teléfono : 067-452870

Nombre de los responsables de la Empresa:

Dr. Leoncio Huayllani Taype (alcalde)

2. ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD

1.11 Ubicación geográfica:

La ciudad de Huancavelica está ubicada en la parte central

del departamento homónimo, al que pertenece. La capital distrital

se localiza a 12° 47’ 06” de latitud sur, 74° 58’ 17” de longitud oeste

y a 3.676 msnm.

Noroeste: distrito de Ascensión

Norte: distrito de

Ascensión, distrito de

Palca y distrito de Acoria

Noreste: distrito de

Acoria y distrito de

Yauli

Oeste: distrito de Chupamarca, dist

rito de Aurahuá y provin

cia de Castrovirreyna

Este: distrito de Yaul

i,provincia de

Angaraes

Suroeste distrito de

Castrovirreyna yprovincia de

Castrovirreyna

Sur: distrito de Castrovirreyna,

distrito de Santa

Ana yprovincia de

Castrovirreyna

Sureste: distrito de

Ccochaccasa

Está en un valle rodeado de montañas rocosas y es cruzado por el río

Ichu.31 Forma parte de la Cadena occidental andina, conocida como

"Cordillera de Chonta", formada por una serie de cerros dentro de los

que destacan Citaq (5328m), Huamanrazo (5298m) y Altar (5268m).


http://es.wikipedia.org/wiki/Huancavelica#cite_note-Correo_Rio_Ichu-31

http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Ccochaccasa



http://es.wikipedia.org/wiki/Provincia_de_Castrovirreyna



http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Santa_Ana



http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Castrovirreyna







http://es.wikipedia.org/wiki/Provincia_de_Angaraes



http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Yauli






http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Aurahu%C3%A1



http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Chupamarca

http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Chupamarca




http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Acoria





http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Palca



http://es.wikipedia.org/wiki/Distrito_de_Ascensi%C3%B3n





http://es.wikipedia.org/wiki/Msnm

http://es.wikipedia.org/wiki/Departamento_de_Huancavelica

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Rosa_de_los_vientos.svg


3.-NATURALEZA DEL CENTRO DE PRÁCTICA

3.1 Reseña Histórica del Centro de Prácticas:

La región donde hoy se levanta Huancavelica fue

dominada en un comienzo por los huancas. Durante la

época incaica fue objeto de disputas con los chancas.

Según Garcilaso de la Vega, fue dividida en tres partes a

las que denominaron Jauja, Marcavilca y Llacsapallanca;

esta última se llamaría Huancavelica durante la llegada

de los españoles.

En el virreinato se descubren las minas de azogue

de Santa Bárbara y su destino cambia radicalmente,

convirtiéndose en uno de los más famosos centros

mineros de su tiempo. Tal fue su apogeo que el virrey

Teodoro la Croix calificó a sus minas como la "maravilla

más grande del mundo". Sin embargo, su esplendor se

fue apagando hacia el siglo XVIII cuando se produjeron

derrumbes en dicho yacimiento y los trabajos se fueron

paralizando debido a las difíciles condiciones de

producción.

La pérdida del esplendor económico y social no

fue obstáculo para que sus hijos abrazaran

fervorosamente la causa de la libertad. Con gesto viril y

decidido se levantaron en armas contra las autoridades

españolas, apoyando la revolución de Pumacahua.

3.2 ORIGEN DE LA PALABRA HUANCAVELICA

Diversas versiones se dan acerca de la verdadera

etimología de la palabra Huancavelica, como ocurre con

la mayoría de nuestras más antiguas regiones y

ciudades. Al respecto se mencionan las siguientes:



Fray Martín de Morúa dice que un jefe Huanca

sostuvo una gran batalla al lado de un cerro llamado

Vilca.

Mario Felipe Paz Soldán afirma que la palabra viene

de Huanca y Vilca, que significa adoratorio del sol

construido con piedras grandes.

Garcilazo anota que a la provincia Huanca le

añadieron Uillca (grandeza).

Se recoge tambié;n la versión de Huanca (piedra) y

Huillca (Sagrado).

Otra que proviene de famoso curaca chanca

WankoHuillca

Pero la más generalizada es la que relaciona el

nombre de una mujer huanca llamada Isabel a la que

todos conocían por Belica. Al referirse a ella siempre

le decían la “Huanca Belica

3.2 FINES DEL CENTRO DE PRÁCTICA:

Lograr eficiente formación de los futuros

profesionales en armonía con la aplicación

del sistema modular dentro de la política

educativa y los planes de desarrollo

regional.

Promover la participación de la comunidad,

empresas, públicas, privadas y otros en la

preparación de los futuros profesionales

técnicos.

Orientar e impulsar al futuro profesional en

el conocimiento y realización de la



investigacióntecnológica y la

experimentación.

Fomentar una permanente inquietud de

actualización profesional, dentro de la

aplicación del sistema modular.

3.3 FUNCIONES DEL CENTRO DE PRÁCTICAS Y DE

LA OFICINA:

Recepción y manejo de información internos y

externos

Empadronamiento de vehículos

Foliar diversos documentos.

Registro de los documentos recibidos y emitidos

en los libros correspondientes.

Clasificar los documentossegún su naturaleza

para el archivo correspondiente ya sea en forma

cronológica o numérica.

Clasificar los documentos recepcionados para su

atención inmediata

Guardar con mucha seguridad los sellos de la

oficina.

Limpieza y cuidado de la oficina

Atender adecuadamente a las personas que

acuden a la oficina

otras funciones asignadas por los miembros de la

oficina




http://www.munihuancavelica.gob.pe/es/data/multimedia/905213357415050.jpg


DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

EN EL CENTRO DE PRÁCTICA

1. ANTECEDENTES DE LA PRACTICA:

1.1 Descripción de las funciones.

1.1.1. De la Secretaria:

Las funciones de la secretaria son como a

continuación detallo:

recepcionar, analizar, sistematizar y

archivar la documentación clasificada.

ordenar documentación para enviar a la

oficina de coactiva desde el mes de enero

hasta el mes de abril del 2013.

Elaboración de constancias para adjuntar a

las resoluciones de sanciones.

Elaboración de caratulas de las

resoluciones.

Elaboración de constancias de no adeudar

del conductor y vehículos.


CAPITUL


Ingresar papeletas al sistema para el pago

respectivo de los usuarios.

Redactar documentos con criterio propio

de acuerdo a indicaciones generales.

Efectúa un control y seguimiento de los

documentos.

Realizar previsión de materiales de

escritorio para el normal funcionamiento

de la oficina.

Otras funciones que le asigne el director de

la oficina.

1.1.2 De la Practicante:

Atención al publico

Recepción de documentos

Registro del documento

Registro de documentos emitidos

Registro de documentos recibidos

Proceso de los documentos

recepcionados

Documentos redactados

Manejo de documentos

Archivo de documentos

Atención de llamadas telefónicas

Limpieza y cuidado de la oficina

Agenda.

2. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA.



1.12 Actividades frecuentes realizadas en el centro de

práctica:

ATENCION AL PÚBLICO:

Es importante brindar un buen servicio al cliente

o usuario. que posee en práctica los

siguientes aspectos que fueron necesarios para

un unabuena intención al público: cortesía,

atención rápida, confiabilidad, atención

personalizado, y brindarle una información

acertada y siempre responder a sus necesidades

con entusiasmo y cordialidad. Siempre se debe

iniciar con un saludo de cortesía.

RECEPCION DE DOCUMENTOS:

Consiste en recibir los diferentes documentos que

provienen de las oficinas de la institución y de las

instituciones públicas o privadas. Para ello se

tiene en cuenta los siguientes: Recibir el

documento original y respectivo cargo. Sellamos

con el sello de recepción ambos documentos. El

sello tiene las siguientes indicaciones las cuales

deben llenarse correctamente: Nº de expediente,

fecha, hora, folio y firma.

Luego es devuelto el cargo del documento al

interesado.

REGISTRO DEL DOCUMENTO:



Consiste en anotar los datos más resaltantes de

los documentos recepcionados en el de registro

previamente legalizado por el asesor

jurídico de la institución, con la finalidad de

controlar y ubicar fácilmente y agilizar el trámite.

Existen dos tipos de registro de documentos:

a. REGISTRO DE DOCUMENTOS EMITIDOS:

Son documentos que se generan dentro de la

oficina y son emitidos hacia las

diferentesáreas de la institución o fuera de

ellas. para tal efecto se consignan los

siguientes datos en el cuaderno de registro.

El Nº de documento

Fecha de emisión

Asunto

Destinatario

Fecha de entrega

Nº Fecha

de

emisión

Asunto destinat

ario

foli

o

Fecha

de

entreg

a

00

1

17/02/

13

Viaje

de

comisi

ón de

servici

o

Sr.

Óscar

choque

Alarcón

02 18/02/

13



b. REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS:

Se consigan los datos más resaltantes de

aquellos documentos que se provienen de las

diferentes instituciones y de las diferentes

áreas. Estos datos son:

NUMERO DE EXPEDIENTE: Se coloca

un número consecutivo asignado a cada

documento según el orden de ingreso.

Los números deben tener tres dígitos

estos son enumerados con la finalidad

de llevar un buen control en todos los

documentos que ingresan.

FECHA DE RECEPCION: se coloca el

día, mes y año de la recepción del

documento.

PROCEDENCIA: Se consigna los datos

de la persona quien firma el

documento así mismo se considera el

cargo.

TIPO DE DOCUMENTO: Se anota el

tipo de documento, quiere decir que

debo trascribir el código del documento

ejemplo:

OFICIO Nº

039-2011-OEPE-SOS/GOB-REG-HVCA

ASUNTO: Se trascribe l documento

recepcionado. Si en caso no tuviera se



lee el documento y se extrae los datos

más importantes del fundamente o

exposición del documento.

FOLIOS: al momento de recibir un

documento siempre es necesario contar

la cantidad de hojas adjuntas que trae

consigo el documento y se debe

registrar.

DERIVADO A: una vez que los

documentos tengan el respectivo

proveído se procede a descargar y

entregar a su destino o puede ser

archivado; entonces son esos datos los

que se consignan; tales como la oficina,

el que te recepciono el documento, la

firma y fecha de entrega.

Nº FECHA

PROCEDENCI

A

TIPO DE

DOCUMENT

O

ASUNT

O

FOLIO DERIVADO FIRM

A

FECH

A

00

1

03/02/13 Leoncio

huayllani

Taype

presidente

regional de

hvca

OFICIO Nº

143-2013-

SGTTSV-MPH

Solicita

reporte

especifi

co de

població

n

02 A las redes

con OFICIO

Nº 032

03/02/

13

PROCESO DE LOS DOCUMENTOS

RECEPCIONADOS.



Una vez registrado los documentos, se entrega al

jefe inmediato estampan pando el sello de

proveído .

Luego es devuelta con la indicación del jefe, para

ser derivado a otra oficina, exención en la misma

oficina, o para el archivo.

Inmediatamente se procede a descargar y derivar

según corresponde cada uno de los documentos,

previamente haciendo firmar y anotando algunos

datos de interés en el cuaderno de cargo.

DOCUMENTOS REDACTADOS.

Consiste en redactar los documentos con criterio propio,

de acuerdo a las indicaciones generales. Para esta

actividad se utilizo una computadora con respectiva

impresora, utilizando el programa Word 2007. Dentro de

ello citaremos los documentos mas importantes que se

utilizaron durante el tiempo de práctica

MEMORANDOS

Son documentos breves que se emplean dentro

de la institución, para hacer conocer o informar

diversos asuntos como:

Comisión de servicios

Comunicar disposiciones, etc.

OTROS DOCUMENTOS



Estos documentos han sido utilizados

frecuentemente de acuerdo a las indicaciones del

jefe.

Constancia

Comprobante de salida

Requerimiento de materiales

MANEJO DE DOCUMENTOS.

Una vez redactados los documentos por órdenes del

supervisor se imprime dos copias.

Luego se estampa con el sello redondo y pos firma del

jefe.

Se pasa al jefe para su respectiva firma.

Luego se le da el trámite correspondiente al documento.

Posteriormente se hace el seguimiento del documento.

Luego se archiva el cargo del documento

Se usa el papel A4 para todos los documentos

administrativos excepto al memorando que se usa papel

A3.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS:

ARCHIVO: es un proceso sistemático que consiste en la

organización, descripción, codificación y control de

documentos, consignado todos los datos necesarios.



El archivo de documentos se realiza diariamente de

acuerdo al orden de llegada y salida. Para ello antes de

archivar se debe clasificar y ordenar utilizando un

sistema de archivo. Por lo que dentro de esta área se

utilizo el sistema cronológico para los documentos

recibidos y el sistema numérico para los documentos

emitidos. Así mismo es preciso mencionar que dentro de

la institución de prácticas se utilizaron 10 archivadores

con palanca.

ATENCION DE LLAMADAS TELEFONICAS.

La oficina de prácticas cuenta con un teléfono que sirve,

para decepcionar la llamada proveniente de las

diferentes aéreas y fuera de la localidad. Así mismo se

realizaban las llamadas telefónicas previa autorización

del jefe inmediato superior con la finalidad de realizar

coordinaciones relacionándonos netamente con la

actividad laboral.

LIMPIEZA Y CUIDADO DE LA OFICINA.

La secretaria vela por la apariencia de la oficina,

tratando en lo posible su cuidado y mantenimiento del

mismo, por lo que era necesario primero con la limpieza

de los equipos de oficina y los muebles antes de iniciar

con el trabajo. Esta actividad se realiza todos los días.



AGENDA:

El uso de la agenda también fue un aspecto muy

importante en la actividad laboral, se anoto los datos de

interés para la oficina para ello de efectuaba las

revisiones permanentes con el fin de poder recordarle a

mi jefe las actividades que debe realizar durante el día,

igualmente debe darle relación a los encargos que le

hicieran

1.13 Actividades eventuales realizadas en el centro de

práctica:

Apoye para la amnistía vehicular.

Apoye a la oficina de personal.

1.14 Bienes utilizados en el centro de práctica:

2.3.1. EQUIPO DE OFICINA:

Computadora

Fotocopiadora

Impresora

Scaner

2.3.2. MOBILIARIOS UTILIZADOS:

Sillas

Mesas

Muebles para la computadora



Estantes para archivar

Estantes para los bienes materiales, etc

2.3.3. MATERIALES DE ESCRITORIO:

Papel bond

Lápices

Lapiceros

Archivadores

Engrapadores

Perforador

Tijera

Fechador

Tajador

Cuaderno de actas

Porta sellos

Porta clips

Porta papelera

Corta papel, etc.

Sellos de recepción

Sello de posfirma

2.3.4. MATERIALES DE LIMPIEZA:

Limpia vidrio

Ambientador

Otros

2.3.5. DOCUMENTOS:


http://www.google.com.pe/imgres?start=310&biw=1024&bih=587&tbm=isch&tbnid=Kucw7hO9YOVoUM:&imgrefurl=http://www.manipapel.es/&docid=pK0s9nzkGTXsiM&imgurl=http://www.manipapel.es/archivos/150x200xtrodatsellosnuevos.png.pagespeed.ic.-4dICN8c9v.png&w=693&h=887&ei=VeZFUv7yLJPU9AS5q4HoBA&zoom=1&iact=hc&vpx=2&vpy=178&dur=910&hovh=254&hovw=198&tx=62&ty=181&page=15&tbnh=158&tbnw=123&ndsp=23&ved=1t:429,r:14,s:300,i:46


Memorando

Constancias vehiculares

Constancias de no adeudar

2.4 Cumplimiento de Horario:

Mi permanencia en la Municipalidad Provincial de

Huancavelica fue a partir del 18 de enero al 15 de marzo del

2013 cumpliendo una jornada laboral de 290 horas

cronológicas, asistiendo puntualmente y cumpliendo

estrictamente con el siguiente horario establecido por la

Institución de prácticas.

De lunes a viernes:

Mañanas : 8:00 am a 1:00 pm

Tardes : 2:30 pm a 5:30pm

2 DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

2.10LOGROS:

He aprendido a ganar experiencia aplicando todo

el caudal de conocimiento a las tareas

encomendadas de la sub Gerencia de Tránsito y

Transportes y Seguridad Vial.

Aprendí a redactar documentos como oficios,

memorando, constancia, etc.

Logre realizar mis objetivos como realizar mis

practicas pre profesionales para así optar mi

título profesional.

2.11DIFICULTADES:



Me dificulte al principio a redactar documentos

no tenía experiencia.

También me dificulte en realizar un libro de

actas.

Las dificultades fueron pocos porque luego me fui

adaptando al trabajo de la oficina.

He aprendido a ganar experiencia aplicando todo el

caudal de conocimiento a las tareas encomendadas por

el gerente de tránsito.


CONCLUSIONES


También gane experiencia en redactar documentos,

recepcionar y archivar cada uno de los documentos.

Las practicas pre profesionales es una oportunidad,

porque nos permite adquirir experiencia, ampliando

nuestros conocimientos y desarrollándose como un buen

profesional.

Mantener una excelente comunicación es vital para el

desarrollo de nuestro trabajo.


SUGERENCIAS


En la medida que la secretaria empieza a evolucionar en

su desempeño; ella puede empezar a sugerir y

encargarse de algunas actividades que saliendo un poco

de su rutina, promueve el desarrollo y la buena imagen.

Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima

confianza, su formación, solidez, discreción, carácter,

personalidad, es clave para que exista una relación de

confianza absoluta y sea coparticipe de las fortalezas y

debilidades de la empresa.

Tener siempre en cuenta las debidas actualizaciones de

convenios con las instituciones para evitar futuros

problemas con el personal practicante.

Garantizar el buen acogimiento y trato de parte de los

servidores y/o trabajadores de la institución para con los

practicantes quienes sin condiciones brindas su labor con

entusiasmo.



BIBLIOGRAFIA

L a secretaria moderna Elizabeth

Mc Millan

Hágase secretaria Ud. Misma Jorge

Diaz Mosto

Nueva guía para la investigación científica

Dieterich.Heinz

Reglamento de organizaciones y funciones de la

institución de práctica.

Manual de organización y funciones de la institución de

prácticas.

Folletos.

http://www.municipalidadehuancavelica.




ANEXO


FOTOS EN LA SUB GERENCIA DE TRANSITO Y TRANSPORTES Y SEGURIDAD VIAL


Informe Tecnologico Hvca II Modulo

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