INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO EFECTUADO EN ...

MUNICIPALIDAD VÁZQUEZ DE CORONADO

Central telefónica: 2216 0718 Fax: 2229-4578

AUDITORÍA INTERNA Correo: [email protected]

AI 003/2018

24 de mayo, 2018

noviembre……………

…Junio, 2016

INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO EFECTUADO EN

RELACIÓN CON LA LIQUIDACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE LA

COMISIÓN DE FESTEJOS POPULARES 107 AÑOS DEL CANTÓN

VÁZQUEZ DE CORONADO.

2018




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…Junio, 2016

CONTENIDO





RESUMEN EJECUTIVO Nº de página

1. INTRODUCCION

Origen del estudio…………….……….……………………………………….……………1

Objetivos y alcance del estudio…..…………………………………………………….…...1

Comunicación verbal de resultados…....................................................................................1

Limitación al alcance……………………………………………………………………..…2

2. RESULTADOS......................................................................................................................2

Reglamento para la Comisión de Festejos Populares del Cantón de Vázquez de

Coronado………………………………………………………………………………...

2

Riesgos asociados con la ejecución de festejos populares en el Cantón……………….. 3

Actas de la Comisión de Festejos del 107 años del Cantón Vázquez de Coronado……. 4

Debilidades observadas en el control de la correspondencia enviada por la Comisión 7

Gestión de compras y contrataciones para el desarrollo de los Festejos 8

Ingresos percibidos de los Festejos Populares 10

Egresos generados en el desarrollo de los festejos en el Cantón 11

3. CONCLUSIONES………………………........................................................................ 14

4. RECOMENDACIONES..….………..…………………………………………………. 14

Al Concejo Municipal………………………………………………………………... 14




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…Junio, 2016 Al contralor interno…………………………………………………………………... 14

Al alcalde municipal…………………………………………………………………. 15

Al tesorero de la Comisión de Festejos………………………………………………. 16




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…Junio, 2016 RESUMEN EJECUTIVO





El presente resumen se refiere a los resultados del estudio efectuado sobre la liquidación de

ingresos y egresos de la Comisión de Festejos Populares de 1os 107 años del Cantón.

El objetivo de este estudio consistió en auditar la información financiera contenida en la

liquidación de ingresos y gastos correspondiente a los festejos populares por los 107 años del

cantón Vázquez de Coronado llevados a cabo en noviembre 2017, con el fin de emitir una

opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco

normativo aplicable.

Según los resultados de este estudio, la Municipalidad no cuenta con normativa interna

aplicable a los festejos populares en el Cantón. El Concejo Municipal llevó a cabo la

aprobación y publicación de una propuesta de reglamento para regular los festejos populares,

sin embargo, dicho reglamento no fue aprobado, ni publicado conforme lo requiere la

normativa vigente.

Asimismo, la Administración no ha considerado en la valoración de riesgos institucional,

riesgos asociados al desarrollo de festejos en el Cantón, lo que incrementa la probabilidad de

errores en el proceso de organización de este tipo de eventos.

Además, el libro de actas presenta una serie de debilidades en su presentación, las cuales

ponen en riesgo la validez de los acuerdos tomados por la Comisión de Festejos. De igual

manera, se observaron debilidades en el control de la correspondencia enviada por esta

Comisión.

Por otro lado, las contrataciones llevadas a cabo por la Comisión para el desarrollo de las

actividades en los festejos populares no se llevaron a cabo de conformidad con la normativa

vigente en materia de contratación administrativa.

Finalmente, el registro de ingresos y egresos presenta algunas deficiencias, las cuales podrían

afectar el resultado de la utilidad generada de las actividades llevadas a cabo por la Comisión.

En conclusión, esta Auditoría Interna considera que se deben establecer controles adecuados

que aseguren que la Municipalidad cuenta con las regulaciones internas, el conocimiento, las




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…Junio, 2016 herramientas y la experiencia necesarias para llevar a cabo eventos de este tipo en el Cantón,

de conformidad con la normativa vigente.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el

artículo 12 de la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las

recomendaciones pertinentes para que el Concejo Municipal, el alcalde municipal, el contralor

interno y la Comisión de Festejos realicen las acciones correspondientes.

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1. INTRODUCCIÓN:

Origen del estudio

1.1. El presente estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual de Auditoría Interna para el año

2018.

Objetivo y alcance del estudio 1.2. Auditar la información financiera contenida en la liquidación de ingresos y gastos

correspondiente a los festejos populares por los 107 años del cantón Vázquez de Coronado

llevados a cabo en noviembre 2017, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de

dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.

1.3. El estudio se realizó de acuerdo a lo establecido en la ley 4286 y sus reformas, así como otras

normas legales y técnicas aplicables, teniendo como base la liquidación de ingresos y egresos

emitida por la Comisión de Festejos Populares y la revisión selectiva de documentación aportada.

1.4. El estudio se efectuó de conformidad con el Manual Normas para el Ejercicio de la Auditoría

Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009) y las Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público (R-D-064-2014) entre otras normas legales y técnicas vigentes.

Comunicación verbal de resultados.

1.5. La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones

producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo el 24 de abril del 2018 con

la presencia de la Comisión de Festejos y del contralor interno, actividad a la que se convocó

mediante oficio AU-101-092 -18 del 20 de abril del presente año.

Limitación al alcance

1.6. En el desarrollo de la revisión de la liquidación de la Comisión de Festejos Populares 107 Años

del Cantón Vázquez de Coronado, se presentó como limitación al alcance:

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La información se entregó a esta Auditoría interna desorganizada y sin controles adecuados. No

se presentó un control de acuerdos ni de correspondencia, por lo que esta Auditoría debió trabajar

en organizar dicha información, previo a su revisión y análisis.

No se presentaron a esta Auditoría los informes necesarios para llevar a cabo la revisión y análisis correspondiente, por lo que se debió buscar en las actas de la Comisión el informe final y

en la documentación física la información necesaria, elaborar cédulas de trabajo y con base en

esta documentación, determinar la razonabilidad de los ingresos y gastos.

Algunas respuestas a consultas planteadas por esta Auditoría Interna fueron presentadas

tardíamente, lo que retrasó el proceso de revisión que se llevaba a cabo.

1.7. En vista de lo anterior, no fue posible para esta Unidad de Auditoría Interna, dar cumplimiento al

artículo 1 de la Ley 4286 el cual indica: “La auditoría o la contaduría municipal tendrán un plazo

de sesenta días, como máximo, para revisar la liquidación y trasladarla al concejo”.

2. RESULTADOS

2.1 De conformidad con el estudio realizado sobre los festejos populares por los 107 años del cantón

Vázquez de Coronado, se observaron algunas debilidades de control las cuales se mencionan a

continuación:

Reglamento para la Comisión de Festejos Populares del Cantón de Vázquez de

Coronado.

2.2 La Municipalidad no cuenta con normativa interna que regule los festejos en el Cantón. De

conformidad con la investigación efectuada por esta Auditoría, se observó que en la Gaceta 72

del 14 de abril del 2014 se publicó una propuesta de reglamento, el cual indica en artículo 24: “El

presente reglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta, una vez

aprobado por el Concejo Municipal, previa consulta pública no vinculante, conforme lo

estipulado por el artículo 43 del Código Municipal”.

2.3 Manifiesta la abogada adjunta en oficio LE-202-017-2018 su desconocimiento con respecto a la

segunda publicación, la cual daría efecto jurídico para terceros.

2.4 Al respecto, indica la secretaria del Concejo Municipal en oficio CM-100-143-18 que su última

publicación se realizó en La Gaceta 72 del 14 de abril del 2014 y después de éste no se registra

ninguna otra. Cabe mencionar que el Concejo Municipal no aprobó ni llevó a cabo la publicación

del citado reglamento.

2.5 El artículo 15 de la Ley General de Control Interno manifiesta que serán deberes del jerarca y de

los titulares subordinados, entre otros, documentar, mantener actualizados y divulgar

internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el

cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que

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conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus

funciones.

2.6 Asimismo, las “Normas de Control Interno para el Sector Público” (N-2-2009-CO-DFOE), en el

Transitorio III indica que “Las corporaciones municipales, considerando cada una de las

disposiciones contenidas en esta normativa y puesto que los festejos populares constituyen una

actividad más respecto de los sistemas de control interno institucionales, deberán adoptar, dentro

de los tres meses siguientes a la publicación de estas normas, las regulaciones necesarias de

acuerdo con el enfoque de la presente normativa para que las comisiones de festejos populares

planifiquen, organicen y administren la realización de los festejos populares de conformidad con

el ordenamiento y para los fines procedentes, y para que se garantice que los recursos recaudados

se trasladen en forma oportuna a su destinatario último.”

2.7 La ausencia de reglamento debidamente publicado conforme lo requiere la normativa vigente,

podría originar errores en los procesos que lleva a cabo esta Comisión por no contar con

normativa actualizada, aprobada, publicada y puesta en conocimiento de los miembros de la

Comisión

Riesgos asociados con la ejecución de festejos populares en el Cantón.

2.8 La Administración no consideró en la valoración de riesgos institucional el tema de los riesgos

asociados al desarrollo de festejos en el Cantón. Según manifiesta el contralor interno en oficio

CI 208-106-2018, no existe en el SEVRI (Sistema de Evaluación y Valoración de Riesgo

Institucional) riesgos relacionados con los festejos populares debido a que generalmente la

Institución no se involucraba directamente en los mismos sino que autorizaba a un tercero a

realizarlos.

2.9 El artículo 14 de la Ley General de Control Interno establece que serán deberes del jerarca y los

titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas

institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de

mediano y de largo plazos.

b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que

ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.

2.10 La ausencia de riesgos asociados al desarrollo de festejos en el Cantón podría generar que se

lleven a cabo actividades propias de estas celebraciones que comprometan la integridad,

seguridad y transparencia de la Municipalidad por no contar con riesgos identificados, ni

establecer acciones que minimicen la probabilidad de que esos riesgos se materialicen.

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Actas de la Comisión de Festejos por la celebración del 107 aniversario del

Cantón Vázquez de Coronado.

2.11 De conformidad con la revisión efectuada a las actas de la Comisión de Festejos, se observaron

las siguientes debilidades de control:

Las actas no se encuentran empastadas en un libro. Las mismas fueron entregadas en un fólder a

esta Auditoría Interna para su revisión.

La Auditoría Interna llevó a cabo la apertura del libro el 19 de octubre del 2017, sin embargo, la primer acta impresa presenta fecha 4 de octubre del mismo año, lo que indica que se realizaron

actas antes de proceder con la legalización del libro.

Se observaron errores de impresión en el libro de actas de esta Comisión, según se detalla a continuación:

Folios Actas

1 Apertura del libro de actas, realizado por la Auditoría Interna el 19 de octubre del

2017.

2-29 Se imprimieron del acta ordinaria 01-2017 a la 12-2017.

30 Se encuentra en blanco.

31-38 Fueron anulados.

39-50 Fueron impresas el acta ordinaria 13-2017 y las actas extraordinarias 01-2017 y 02-

2017.

Las actas 06-2017 y 07-2017 presentan un error en el párrafo inicial con respecto al número de sesión, dado que se indica que inicia la sesión ordinaria 05 de la Comisión de Festejos 2017.

Existen diferencias entre los miembros presentes según consta en algunas de las actas y la lista de asistencia; así por ejemplo, en el siguiente cuadro se muestran esas diferencias:

No. de acta Presentes según acta Según lista de asistentes

02-2017 4 miembros presentes 3 miembros presentes, la secretaria se encuentra

ausente.

10-2017 Todos los miembros presentes 4 miembros presentes, el tesorero se encuentra

ausente.


ausente.


ausente.

No se encontró evidencia en actas de que existiera deliberación por parte de los miembros de la Comisión de diferentes temas y contrataciones referentes a la actividad que se planeaba. Así por

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ejemplo, se acordó contratar a algunos grupos artísticos y musicales, no obstante, no se encontró

en actas la propuesta, ni los grupos que eventualmente se podían contratar. Se llevó a cabo la

solicitud de los permisos correspondientes, no obstante, no quedó evidencia en actas quién

llevaría a cabo el proceso, se contrataron diferentes proveedores, pero en muy pocas ocasiones se

delibera acerca de los posibles oferentes para realizar estas actividades. Las actas, en su mayoría

reflejan directamente el acuerdo de pago, no obstante se omite el proceso de negociación. Por

otro lado, no se documenta en actas las gestiones llevadas a cabo para contar con los permisos

necesarios para llevar a cabo el evento con las diferentes instancias que así lo requieren.

Se observaron acuerdos con alguna inconsistencia en su contenido, así por ejemplo, mediante acuerdo 2017-06-02 la Comisión acuerda contratar a la Cimarrona Costa Rica y con el acuerdo

2017-06-03 acuerda contratar la Marimba Los Domingueños para una presentación el 15 de

noviembre; en la sesión 07-2017 se toman dos acuerdos para contratar los mismos profesionales

en la misma fecha, pero con el patrocinio de Coopealianza, no obstante, no derogaron los

acuerdos tomados en la sesión anterior.

De acuerdo con el contenido de las actas, no se recibieron informes periódicos de Tesorería con

los movimientos de ingresos y egresos respectivos. Únicamente se observa un informe final

presentado en la sesión 13 del 9 de enero del 2018. Esta Auditoría considera que como una sana

práctica, el tesorero debería brindar informes periódicos a la Comisión, con el fin de llevar un

control y monitoreo de los gastos que se van realizando durante el desarrollo de los festejos y

tomar decisiones al respecto.

Las actas mencionan en los acuerdos tomados, las contrataciones que se iban a llevar a cabo para el desarrollo de las diferentes actividades, a saber, grupos musicales y artísticos, alimentación,

compra de camisetas, artículos varios, alquileres de sillas y mesas, tarimas, entre otros, sin

embargo, no consta en actas que se haya llevado a cabo procesos de contratación conforme lo

establece la normativa aplicable al sector público en materia de contratación administrativa.

No existe claridad con respecto al manejo que se debe dar tanto a los patrocinios como a las donaciones y regalías recibidas por la Comisión para el desarrollo de los festejos en el Cantón.

Así por ejemplo en el acta 7 de la Comisión se menciona el patrocinio de Coopealianza por

¢400.000 para el pago de algunos grupos artísticos, la cual canceló directamente a los grupos

contratados; otro caso refiere a la adquisición de un potro en ¢300.000 para la premiación del

tope el cual fue cancelado directamente por Depósito de Materiales Irazú como patrocinador de

los festejos (acta 8). De igual manera, el Banco Nacional llevó a cabo un patrocinio por

¢5.000.000 entregados a la Comisión mediante recibo 015 y mencionado en el acta 10-2017 y el

Camposanto La Piedad aportó ¢300.000 mediante recibo 014, no obstante, no se indica en actas,

ni existe expediente en el cuál se indique en qué consiste el patrocinio y el costo beneficio. Por

otro lado en el acta 8 se menciona un ofrecimiento de la señora Sunny Calderón por ¢500.000,

sin embargo, este dinero no fue entregado a la Comisión y no quedó constancia de que este

aporte no se efectuó. De igual manera, la comisión recibió algunas donaciones y regalías para el

desarrollo de las actividades de los festejos, las cuales no constan en las actas, tal es el caso de

donaciones efectuadas por La Curacao, Gollo y Dos Pinos.

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La mayoría de acuerdos de pago reflejados en actas, no registran el número de cheque o vale de

caja chica con el que se va a cancelar la erogación. A continuación se detallan algunos de estos

casos:

Sesión Acuerdo Detalle pago No. cheque Monto

07-2017 2017-07-11 Contratación y pago por transferencia de

comida y atención de desayuno para

compartir con la Comunidad.

No registra ¢600.000

09-2017 2017-09-02 Compra de silla que se quebró en

actividad del 15 de noviembre 2017.

No registra No

registra

09-2017 2017-09-03 Pago del 50% a los grupos musicales

(pago transferencia)

No registra 250.000

10-2017 2017-10-02 Alquiler de 37 mesas y 300 sillas

recepción Tope ( pago vale)

No registra 107.000

10-2017 2017-10-03 Alquiler de 1 toldo con paredes para el

desfile del Boyero.

No registra No

registra

10-2017 2017-10-06 Alquiler de 2 toldos sin paredes para

recepción del tope.

No registra No

registra

10-2017 2017-10-07 Gacillas para prensar los números de los

caballistas y boyeros.

No registra No

registra

10-2017 2017-10-09 Pago al señor Errol Arroyo confección de

cintas, afiches y banderines del tope.

No registra No

registra

10-2017 2017-10-10 Compra de 30 camisetas para

colaboradores del Banco Nacional por

participación como patrocinador.

No registra No

registra

10-2017 2017-10-12 Compra de comida para recepción de

Boyeros a Soda Lyss (Vale).


11-2017 2017-11-03 Compra de 17 kg. De carne para comida

de recepción del Tope.

No registra No

registra

11-2017 2017-11-12 Contratación de veterinario Fernando

Zúñiga para revisión de caballos de tope

solicitada por SENASA.


11-2017 2017-11-11 Cancelación de presentación de grupo

Son Mayor (transferencia)


No se encontró evidencia en actas de la firma de contratos con los diferentes participantes en las actividades llevadas a cabo en el evento. Solamente consta en el acta extraordinaria 01-2017

mediante acuerdo EXT 2017-01-02 de la firma de contrato con la persona a quien se adjudicó la

venta de chinamos en ¢19.000.000.

2.12 El artículo 56 de la Ley General de Administración Pública indica que de cada sesión se levantará

una (sic) acta, que contendrá la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias

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de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y

resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

2.13 Los errores anteriormente mencionados, podrían generar invalidez en los acuerdos tomados por la Comisión, por no cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente.

Debilidades observadas en el control de la correspondencia enviada por la

Comisión.

2.14 De conformidad con la revisión efectuada a la correspondencia enviada por la Comisión de

Festejos a las distintas instancias en la organización de este evento se observó lo siguiente:

La correspondencia archivada en el expediente de “Correspondencia enviada” no se encuentra en

orden cronológico.

La correspondencia no se encuentra centralizada en dicho expediente; algunos oficios se encuentran en un expediente denominado “Documentos importantes” y otros están archivados en

un expediente denominado “Permiso de Ministerio de Salud”.

La Comisión no lleva un control de la correspondencia, por lo que se determinó la ausencia de oficios según su numeración.

El expediente de “Correspondencia Recibida” no refleja un seguimiento de la correspondencia

enviada. Al respecto, solo se observaron algunas respuestas emitidas por el Club Sport Uruguay y

la directora del Liceo Hernán Zamora Elizondo a oficios de la Comisión.

2.15 La norma 5.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público establece que el jerarca y

los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los

sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que

se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera

oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.

2.16 Las debilidades observadas en el manejo y custodia de la correspondencia generada por la

Comisión de Fiestas en la organización de los festejos populares podría originar que no se le

hubiera dado el trámite correspondiente a algunos de los oficios presentados.

Gestión de compras y contrataciones para el desarrollo de los Festejos.

2.17 Conforme a la evaluación de los procesos de contratación llevados a cabo por la Comisión de

Festejos en la organización de los festejos, se observó lo siguiente:

No se llevaron a cabo procesos de contratación conforme a lo establecido en la Ley de

Contratación Administrativa y su Reglamento.

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No existen expedientes de contratación con la documentación que respalde cada una de estas

contrataciones.

En actas queda constancia de la aprobación de las contrataciones, no obstante, no se encontró evidencia de la deliberación o análisis por parte de los miembros de la Comisión, de las opciones

de proveedores para contratar.

No se encontró evidencia de la existencia de carteles de invitación a los diferentes proveedores. Se observaron algunos correos electrónicos enviados a diferentes proveedores los cuales se

mencionan a continuación:

Fecha Proveedor Bien o servicio solicitado Solicitante 12/11/2017 Entretenimiento

Universal Presentación Los Tenores Secretaria Comisión de

Festejos 20/11/2017 Alquileres de menaje

Olguita S.A Toldos y tarimas Secretaria Comisión de

Festejos

20/11/2017 GM Eventos Especiales Toldos y tarimas Secretaria Comisión de Festejos

6/12/2017 Protección Vital Seguridad Secretaria Comisión de Festejos

6/12/2017 Seguridad ISASECA S.A Seguridad Secretaria Comisión de Festejos

La mayoría de las contrataciones se llevaron a cabo de manera verbal, por lo que no es posible

observar documentación que respalde el proceso de contratación, de igual manera se observaron

algunas cotizaciones de contrataciones llevadas a cabo en las cuales la Comisión contó solamente

con una o dos alternativas para decidir por la mejor opción, las cuales se mencionan a

continuación.

Fecha Nombre del

proveedor

Bien o servicio cotizado Monto

cotización

Validez

oferta

13/12/17 La Kuarta Presentación grupo musical

La Kuarta

¢1.430.000 30 días

20/11/2017 Tekila Band Presentación grupo musical

Tekila Band

400.000 No indica

06/11/2017 Cimarrona y

mascaradas Costa Rica

Presentación cimarrona para

el 15 de noviembre 2017

90.000 No indica

30/01/2017 Seguridad Protección

Vital

Servicios de seguridad 700.000 No indica

06/12/2017 Seguridad ISASECA

S.A

Servicios de seguridad 725.000 No indica

20/11/2017 Alquileres de menaje Tarima, toldos y alas 2.120.000 No indica

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Olguita S.A

21/11/2017 GM Eventos especiales Tarima y toldo 1.500.000 6-18 dic.

11/10/2017 Grupo Nación Espacio publicitario

(4.97x7.37 cm)

54.489 No indica


(10.37x7.37 cm)

124.594.20 No indica


(4.97x3.49 cm)

29.629 No indica

S/Fecha Diario Extra Afiche de precios varios Precios

varios

No indica

2.18 La Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento establecen los lineamientos que deben

llevar a cabo las instituciones públicas en los procesos de contratación de bienes y servicios. Al

ser la Comisión de Festejos una instancia nombrada por el Concejo Municipal para llevar a cabo

actividades propias del quehacer municipal, deberá desarrollar sus funciones en estricto apego a

esta normativa vigente.

2.19 La anterior situación podría generar que se hayan contratado proveedores que no califican dentro

de la gestión pública por su falta de apego a la normativa vigente, así como pérdidas monetarias

por llevar a cabo contrataciones al margen de la legislación.

Ingresos percibidos de los Festejos Populares.

2.20 De conformidad con la revisión efectuada a los ingresos percibidos por la Comisión durante la

ejecución de los Festejos Populares 2017, se determinaron algunas debilidades de control, las

cuales se mencionan a continuación:

Se observaron algunas inconsistencias en las fechas establecidas para el pago de la suma adjudicada por el remate de chinamos. De acuerdo con el acta extraordinaria 01-2017 del 9 de

noviembre del 2017, en la cual se llevó a cabo el remate de chinamos, se establece en el

documento del remate que: “El monto de la oferta adjudicada es por la suma de ¢19.000.000

(diecinueve millones de colones exactos) pagaderos en dos tractos. El primer tracto el día del

remate y la cancelación del saldo pendiente al 30 de noviembre de 2017, como fecha máxima”.

Asimismo, la cláusula segunda del contrato de adjudicación CF-CON-001-2017 indica: “ […] El

primer tracto el día del remate y la cancelación del saldo pendiente al 04 de diciembre de 2017,

como fecha máxima. No obstante, los pagos se efectuaron en las siguientes fechas:

Fecha No. recibo Monto

13/11/2017 1 ¢10.000.000

7/12/2017 5 3.000.000

18/12/2017 12 3.000.000

18/12/2017 13 3.000.000

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De acuerdo con la información presentada en el Estado de Resultados de la Comisión de Festejos,

el ingreso percibido por la actividad del Tope fue de ¢2.939.000, sin embargo, en revisión

efectuada por esta Auditoría, algunos recibos no especifican que correspondan a ingresos

propios de esta actividad, los cuales se detallan a continuación:

Fecha No.

recibo

Monto Detalle según recibo

17/12/2017 101 ¢15.000 Patente ambulante

17/12/2017 102 15.000 Comida

17/12/2017 120 400.000 Donación Sr. Edgar Méndez

17/12/2017 229 155.000 Entradas recepción

Total ¢585.000

Según aclaran los miembros de la Comisión en la Comunicación de Resultados de este informe,

estos ingresos sí corresponden a la actividad del tope, por lo que sí deben tomarse en cuenta

como parte de los ingresos generados por este evento, sin embargo es importante que en cada uno

se indique para que el proceso de rendición de cuentas sea más claro para el ciudadano.

Algunas donaciones y patrocinios efectuados por establecimientos comerciales de la Comunidad durante la ejecución de los Festejos, no se reflejan en el informe final, entre ellos:

Comercio Destino del aporte Monto

Coopealianza Cancelación grupos artísticos ¢400.000

Depósito de materiales Irazú Cancelación de potro para premiación Tope 300.000

La Curacao Premiación (artefacto eléctrico) No indica

Gollo Premiación (artefacto eléctrico) No indica

Cabe mencionar que es de suma importancia que, aunque el dinero no haya ingresado

directamente a los recursos de los festejos porque estos comercios efectuaron directamente el

pago respectivo, deben quedar reflejados en el informe final de la Comisión, de tal forma que

queden revelados dichos aportes.

En acta de la Comisión se indicó que el monto a cobrar por la participación en el tope sería de ¢12.000, sin embargo, no se tomó ningún acuerdo al respecto. De la revisión efectuada se

observaron recibos por ¢12.000, ¢25.000, ¢40.000 y en algunos casos se indica que se omitió el

cobro por tratarse de invitados especiales.

2.21 La norma 4.5.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen que El jerarca

y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, mantener, perfeccionar y

evaluar las actividades de control necesarias en relación con los bienes y servicios provenientes

de donantes externos, sean estos obtenidos bajo la modalidad de donación, cooperación técnica o

cooperación financiera no reembolsable. Lo anterior, de manera que sobre esos bienes o servicios

se ejerzan los controles de legalidad, contables, financieros y de eficiencia que determina el

bloque de legalidad. Como parte del control ejercido, deben velar porque tales bienes y servicios

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cumplan con la condición de satisfacer fines públicos y estén conformes con los principios de

transparencia, rendición de cuentas, utilidad, razonabilidad y buena gestión administrativa.

2.22 La falta de revelación de información en los ingresos de la Comisión de Festejos podría generar

pérdida de confianza o falta de transparencia en la información que se divulga, así como error en

el monto de las utilidades estimadas por la Comisión.

Egresos generados en el desarrollo de los festejos en el Cantón.

2.23 La revisión efectuada a los egresos generados en el desarrollo de los festejos en el Cantón,

muestra las siguientes debilidades de control:

En la ejecución de los festejos populares, también la Municipalidad llevó a cabo otras actividades con recursos municipales. Según el detalle de egresos de la Comisión de Festejos, los gastos

llevados a cabo durante los festejos ascienden a ¢6.599.804, y los gastos de las actividades

llevadas a cabo por la Municipalidad son ¢8.107.107.75 según el siguiente detalle:

No. orden Monto Concepto

12550 3.900.000,00 Sonido e iluminación

12560 573.750,00 Tamales

12562 1.228.525,00 Premiación

12563 609.742,75 Premiación

12564 400.000,00 Tekila Band

No. vale Monto Concepto

17082 132.044,00 Toldos

17113 65.000,00 Alquiler de toldos

17115 99.690,00 Premios

17119 40.000,00 Misa cantonato

17122 1.185,00 Candelas

17154 66.022,00 Toldos

17157 290.000,00 Confección toldo

17173 35.000,00 Vasos/platos

17175 99.400,00 Telas

17180 135.000,00 Alquiler de toldos

17182 190.000,00 Toldo tarimas

17183 46.500,00 Sillas y mesas

17184 70.000,00 Banner

17185 125.249,00 Alimentos

Total 8.107.107,75

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Cabe mencionar que en el Plan Anual Operativo (PAO) no queda claramente definido que estos

recursos iban a ser destinados para la ejecución de los festejos cantonales, o si se direccionaban a

otro tipo de eventos a realizar conforme a la meta establecida, por lo que se considera

conveniente definir en este documento el monto y actividad que se pretende realizar.

La Comisión no consideró entre los gastos generados durante el desarrollo de los festejos, el pago

de tiempo ordinario y extraordinario de los funcionarios municipales que participaron directa e

indirectamente en estos eventos. Así por ejemplo, la Unidad de Recursos Humanos suministró a

esta Auditoría un reporte de horas extra de funcionarios de la Policía Municipal, Estacionamiento

con boleta y Edificios que desarrollaron labores durante estas actividades. De igual manera, la Unidad de Obras y Servicios tuvo participación activa en este evento mediante el servicio de

recolección de desechos sólidos, no obstante, este tiempo laborado por estos funcionarios, no se

consideró dentro de los gastos generados.

Se observó que otros funcionarios municipales además de los de las áreas mencionadas llevaron a

cabo labores durante los festejos populares, no obstante, no se les cancelaron tiempos

extraordinarios. No queda claro ni existe documento que indique cuáles funcionarios iban a

laborar para los festejos para efectos que los cubrieran las respectivas pólizas y porqué a algunos

sí se les pagó y otros no este tiempo laborado.

Por otro lado, se omitió dentro de los gastos propios del evento realizado el pago extraordinario que debió llevar a cabo la Municipalidad por el incremento de desechos sólidos en el Cantón.

Según manifiesta el Coordinador de Servicios Públicos en oficio SP-251-014-2018 “No se llevó a

cabo un control o medición de desechos sólidos producidos durante dichas celebraciones, ni una

estadística del gasto generado por estos desechos ni el monto a que ascendió este servicio.

Manifiesta además que se cuenta con una estadística diaria, mensual y anual por el traslado y la

disposición final de los desechos sólidos, aunque no está seguro que pueda reflejar un incremento

ocasionado de los desechos sólidos durante los días festivos. Es por ello que esta Auditoría no

cuenta con elementos suficientes para determinar el costo de este servicio originado por los

eventos realizados durante los festejos.

Durante los festejos populares de noviembre y diciembre 2017, se adquirió una póliza de Responsabilidad Civil General por un monto de ¢2.347.840 la cual tenía una vigencia del

07/12/2017 al 17/12/2017. El documento expedido por el Instituto Nacional de Seguros indica

que la Municipalidad tendría 20 días hábiles para concretar el pago respectivo a partir de la fecha

de expedido este documento, sin embargo, a la fecha de este estudio dicha póliza no ha sido

cancelada. Cabe mencionar que esta erogación también afecta el monto de las utilidades

generadas de las actividades realizadas por esta Comisión.

Mediante cheque 14-1 se cancela la compra de 120 caballos de palo, gamarrón caballo, cordón

nylon grueso y Bozal caballo por un monto de ¢236.694 para la actividad para niños; no obstante,

este evento solamente generó ¢25.000 de ganancia. Es conveniente valorar qué tipo de

actividades podrían generar una utilidad que sea beneficiosa para el objetivo que se persigue

alcanzar.

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Algunos vales emitidos por la Comisión no se encuentran justificados, así por ejemplo se

observan facturas de compra de cebollinos, grapas 3/8, mortadela, queso, pollo, artículos de

oficina, guantes para limpieza, entre otras, que no justifican la razón por la cual se llevan a cabo.

2.24 El artículo 5 de la Ley 4286 “Nombramiento Comisiones de Festejos Populares” manifiesta que

“Todos los egresos deberán ser autorizados por la comisión, excepto en los casos que la comisión

sea integrada por funcionarios municipales, en cuyo caso los egresos serán autorizados por el

concejo municipal, según corresponda”.

2.25 En el oficio DAGJ-0885-2009, la Contraloría General de la República menciona: “[…] el servicio de recolección de desechos y otros que se citan, corresponden a un gasto, que si bien, ya

la Municipalidad tiene dentro de sus funciones esta labor, lo hace para la recolección de desechos

domésticos de la población que reside en el lugar. Mientras que cuando se lleva a cabo la

actividad económica de los Festejos Populares, esa actividad como tal, genera una demanda de

este servicio propia, que no puede compararse con la labor que ordinariamente ejecuta la

Municipalidad; por lo tanto, este gasto de recolección de desechos en las zonas en donde se

realizan los Festejos Populares y sus alrededores, es propio de esta actividad lucrativa. En

consecuencia, para poder determinar la utilidad o pérdida real que han generado los Festejos

Populares, este gasto debe ser tomado en cuenta al momento de hacer la liquidación y por ende,

disminuirlo de los ingresos generados en esa actividad.

Aprobación de egresos efectuados en la organización de los Festejos Populares.

2.26 El Concejo Municipal mediante acuerdo 2017-76-24 aprobó la conformación de la Comisión de

Festejos Populares para llevar a cabo la organización de los Festejos Populares del 107

Aniversario del Cantón de Vázquez de Coronado, la cual se encuentra constituida por cuatro

funcionarios municipales y un miembro externo.

2.27 Esta Comisión aprobó todos los egresos llevados a cabo durante las gestiones realizadas para la

organización de este evento, no obstante, manifiesta la Ley 4286 Nombramiento Comisiones de

Festejos Populares en su artículo 5 que, cuando los miembros de la Comisión son funcionarios

municipales, los egresos deberán ser aprobados por el Concejo Municipal.

2.28 El desconocimiento de la normativa aplicable podría generar que se tomen decisiones fuera del

alcance de la ley que podrían traer consecuencias al municipio.

Rubros que podrían afectar la utilidad obtenida de las actividades realizadas

en los Festejos Populares

2.29 De conformidad con el estudio realizado por esta Auditoría Interna, se determina que existen

algunos rubros que pueden disminuir la utilidad obtenida de las actividades que se llevaron a

cabo durante los festejos populares del 107 Aniversario del Cantón.

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2.30 Del análisis de la información proporcionada y de la revisión efectuada por esta Auditoría, se

determinó lo siguiente:

Concepto Monto

Según dato contable

Ingresos ₡27.839.000

Egresos 6.599.804

Utilidad según Contabilidad 21.239.196

Ajustes según Auditoría

Póliza de Responsabilidad Civil General 2.347.840

Total ajustes propuestos por Auditoría Interna ₡2.347.840

Utilidad según Auditoría ₡ 18.891.356

2.31 La utilidad producto de los ingresos y egresos de la Comisión de Festejos, según auditoría

ascendió a un monto de ¢18.891.356 (dieciocho millones ochocientos noventa y un mil

trescientos cincuenta y seis colones con 00/100).

2.32 Como se mencionó en el apartado denominado “Egresos generados en el desarrollo de los

festejos en el Cantón”, algunos gastos que se llevaron a cabo, como por ejemplo pago de horas

extra y recolección de desechos sólidos, no fue posible identificar cuales correspondían

directamente a labores realizadas en los festejos y por consiguiente, no se dedujeron de la

utilidad, sin embargo, estos rubros debieron ser considerados en los resultados de la actividad.

2.33 El pago de póliza de Responsabilidad Civil General que cubría los festejos, por un monto de

¢2.347.840, le correspondía a la Comisión de Festejos cancelarlo, no obstante, la Municipalidad

cubrió ese rubro, por lo que esta Auditoría Interna considera que debe deducirse de las utilidades

reportadas por la Comisión y reintegrarla a la Administración Municipal.

3 CONCLUSIONES

3.1 Los resultados obtenidos del estudio de la liquidación de ingresos y egresos de la Comisión de

Festejos, con motivo de los festejos populares de la celebración del 107 Aniversario del Cantón

de Vázquez de Coronado, permiten concluir que se dieron importantes debilidades de control en

el proceso de organización y ejecución de estos eventos.

3.2 La ausencia de un reglamento que definiera los lineamientos, pautas y regulaciones a seguir por

la Comisión durante su gestión, obstaculizaron que la labor de esta Comisión se llevara a cabo de

forma más eficiente y eficaz. De ahí la necesidad de contar con normativa que contemple

aspectos regulatorios y de control que permitan una adecuada gestión de futuras comisiones de

festejos populares.

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3.3 Es por ello que se considera conveniente fortalecer los controles y la reglamentación necesaria

para el buen desempeño de una comisión organizadora.

4 RECOMENDACIONES

Al Concejo Municipal

4.1 Llevar a cabo las acciones necesarias para que esta Municipalidad cuente con un reglamento para

la organización de festejos populares en el Cantón, en el cual se consideren todos los aspectos

mencionados en este informe y se establezcan los controles necesarios para que las futuras

comisiones de festejos que sean nombradas, cuenten con la normativa adecuada para el buen

desempeño de su gestión y en estricto apego a la legislación vigente. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación se hará mediante el envío a esta Auditoría Interna de un

oficio en el cual se consigne que dicho reglamento fue aprobado y publicado conforme lo

requiere la legislación vigente, a más tardar el 31 de octubre del 2018. Ver párrafos del 2.2 al 2.7;

del 2.11 al 2.13; del 2.14 al 2.16 del 2.20 al 2.22; del 2.23 al 2.25 y del 2.26 al 2.28 de este

informe.

4.2 Aprobar la liquidación determinada por esta Auditoría en el punto 2.30 de este informe por un

monto ¢18.891.356 (dieciocho millones ochocientos noventa y un mil trescientos cincuenta y seis

colones con 00/100) a fin de dar cumplimiento al artículo 1 de la Ley 4286 y sus reformas. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante el envío a esta Auditoría

Interna de un oficio en el cual se consigne que el dinero fue depositado en las arcas municipales,

a más tardar el 15 de junio del 2018. Ver párrafos del 2.29 al 2.33 de este informe

Al contralor interno.

4.3 Coordinar con la Comisión de Festejos la identificación de los riesgos asociados a la

organización y desarrollo de festejos populares en el Cantón, así como la elaboración de un

expediente en el que se definan las acciones necesarias para administrar dichos riesgos. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a

la Auditoría Interna en el que se consigne que dichos riesgos fueron identificados y se elaboró el

expediente de su administración, a más tardar el 30 de junio del 2018. Ver párrafo 2.8 al 2.10 de

este informe.

Al alcalde municipal

4.4 Velar porque la Comisión de Festejos cumpla con los procedimientos de contratación

administrativa, de conformidad con la normativa vigente. La acreditación del cumplimiento de

esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se

consigne las acciones que llevará a cabo para asegurar a esta Auditoría que futuras comisiones

darán cumplimiento a esta recomendación, a más tardar el 31 de julio del 2017. Ver párrafo 2.17

al 2.19 de este informe.

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Al tesorero de la Comisión de Festejos

4.5 Incorporar en los registros contables de la Comisión de Festejos la información pertinente a

donaciones y patrocinios que corresponda, incluyendo aquella cuya valuación monetaria no es

posible pero que debe ser considerada a modo de revelación en el estado respectivo. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a

la Auditoría Interna en el que se consigne la inclusión de esta información en los registros

contables, a más tardar el 4 de junio del 2018. Ver párrafo 2.20 al 2.22 de este informe.

4.6 Incluir en la información contable los datos de los egresos no considerados en la elaboración de

informes contables de la Comisión a fin de reflejar una utilidad real generada por las actividades

realizadas en los festejos populares del Cantón. La acreditación del cumplimiento de esta

recomendación se realizará mediante la remisión a la Auditoría Interna de los informes contables

con los ajustes pertinentes, a más tardar el 4 de junio del 2018. Ver párrafo 2.23 al 2.25 de este

informe.

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