INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO … · Seguimiento al procedimiento: ... Planilla Digital....
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Marzo 2.017
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Marzo 2.017
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 3
3. MÉTODOLOGÍA ............................................................................................................................. 3
4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 5
5. INFORME ........................................................................................................................................ 5
5.1 EVALUACION CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL
GRUPO CORRESPONDENCIA. ......................................................................................................... 5
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO ..................... 13
5.3 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO ............................................................................................................................................... 18
6. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 23
7. RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 24
1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia nacional de Salud, en cumplimiento de sus funciones y en atención al Plan anual de Gestión – Plan Anual de auditorías y Seguimientos (PAAS), aprobado para la vigencia 2017 el cual fue aprobado por la alta Dirección Institucional mediante Resolución No 4130 del 15 de Diciembre de 2.016, realizó seguimiento y evaluación a la gestión del Grupo de Gestión Documental, cuyos procesos y procedimientos fueron aprobados mediante Resolución 4086 del 19 de Diciembre de 2014 y sus funciones se rigen a lo establecido en el Artículo 26 de la Resolución 000180 del 17 de enero de 2014.
2. ALCANCE
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de sus funciones legalmente asignadas, concentrará su atención en los tópicos que a
continuación se relacionan:
a. Seguimiento al procedimiento: ‘’Consulta y Préstamo de Documentos’’, que hace parte del Proceso de Gestión Documental.
b. Revisión de los Riesgos Asociados (institucional y de corrupción)
c. Seguimiento a recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno, en informes anteriores.
3. MÉTODOLOGÍA
La Metodología a seguir es la siguiente:
3.1 Programación del Seguimiento a la Gestión.
La programación del presente seguimiento se encuentra incorporada en el PAAS-
‘’Programa Anual de Auditoría y Seguimiento’’, de la Oficina de Control Interno para la
vigencia 2.017, el cual fue aprobado por la alta Dirección Institucional mediante
Resolución No 4130 del 15 de Diciembre de 2.016 ‘’Por el cual se aprueba el Plan Anual
de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud para la vigencia 2.017 y se hace
una delegación y las que la modifiquen o adicionen.’’
3.2 Planeación del Seguimiento a la Gestión (Equipo Seguimiento)
Con el objeto de realizar la planificación del seguimiento a la gestión a realizarse durante
el mes de marzo de 2017, el funcionario asignado como ‘’Padrino’’ del Grupo de Gestión
Documental, programó las actividades a ejecutar, estableciendo las temáticas a abordar
y que fueron enunciadas en el numeral 2. Alcance, de este documento.
3.3 Anuncio de Seguimiento
El anuncio del seguimiento y solicitud de información se presentó al Grupo de gestión
Documental, mediante NURC 3-2017-003455 del 03 de Marzo de 2.017.
3.4 Ejecución del Seguimiento
Análisis de la información enviada por la Coordinadora del Grupo de gestión Documental
mediante NURC 3-2017-003988 del 13 de Marzo de 2017.
Se programó visita in situ la cual fue realizada el 13 de marzo de 2.017, cuya lista de
asistencia se conserva en la Oficina de Control Interno dentro de los papeles de trabajo.
3.5 Elaboración y revisión Informe de Seguimiento.
Una vez realizada y analizada la información, se elabora el informe de seguimiento y se
pone a consideración y aprobación del mismo, al Jefe de la Oficina de Control Interno,
quien lo presenta al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, durante el
mismo mes de ejecución del seguimiento.
3.6 Reporte de la Actividad y Publicación del informe en la página Web.
La Oficina de Control Interno en ejercicio de su autocontrol y su autorregulación, tiene
definidas herramientas en las cuales cada funcionario debe reportar sus actividades
mensuales, información que es insumo para presentar a la Oficina Asesora de
Planeación, los avances a la Gestión del P.A.G.; y, de acuerdo con la normativa vigente,
los informes generados por esta dependencia, son publicados en el portal web de la
Entidad.
4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de
2.011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras,
corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno
esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco
al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los
controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén
adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo
con la evolución de la entidad.
5. INFORME
5.1 EVALUACION CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
DEL GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL.
La planta actual de funcionarios del Grupo de Gestión Documental está distribuida de la siguiente manera:
DENOMINACIÓN FORMACIÓN ACADEMICA TIPO DE
NOMBRAMIENTO
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
INGENIERIA INDUSTRIAL, ESPECIALIZACION EN FINANZAS PUBLICAS, ESPECIALIZACION EN DERECHO MEDICO SANITARIO
TITULAR
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
INGENIERIA DE SISTEMAS, ESPECIALIZACION EN PROYECTOS INFORMATICOS
PROVISIONAL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, ESPECIALIZACION EN ARCHIVISTICA
PROVISIONAL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, ESPECIALIZACION EN ASESORIA Y CONSULTORIA DE ORGANIZACIONES
PROVISIONAL
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
ADMINISTRACION PUBLICA TERRITORIAL PROVISIONAL
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
ADMINISTRACION PUBLICA ENCARGO
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
TECNICA PROFESIONAL EN CONTABILIDAD Y FINANZAS ENCARGO
ANALISTA DE SISTEMAS
INGENIERIA DE SISTEMAS, TECNOLOGIA EN SISTEMAS ENCARGO
SECRETARIO EJECUTIVO
BACHILLER ENCARGO
OPERARIO CALIFICADO
BACHILLER PROVISIONAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TECNOLOGIA EN GESTION DOCUMENTAL PROVISIONAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TECNICA PROFESIONAL ADMINISTRATIVA PROVISIONAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
BACHILLER PROVISIONAL
De acuerdo con el rediseño Institucional formalizado mediante Decreto 2462 de 2.013 y el artículo 29 de la Resolución 180 de 2.014, el Grupo de Gestión Documental tiene asignadas 14 funciones, las cuales se orientan al cumplimiento de los procesos definidos mediante Resolución 4086 del 19 de Diciembre de 2014, que se visualizan en el Mapa de Procesos como sigue:
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a las 8 actividades,
que conforman el procedimiento ‘’Consulta y Préstamo de Documentos’’ con el objeto de
verificar la Administración de la documentación producida en le Entidad, mediante la
disposición de un archivo organizado y clasificado.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO – CONSULTA Y PRESTAMO DE
DOCUMENTOS
1. Solicitar servicio de consulta y / o préstamo documental.
Solicitud, préstamos correo electrónico o Memorando ASFL01
Anexo 1 Correo-e
Anexo 2 ASFL01
2. Recibir solicitud de consulta y revisar la información diligenciada en la solicitud de consulta
3. Buscar Documentos
4. Prestar los Documentos
Testigo y/o GDFT06
Registro y control de Préstamo de Documentos, Planilla Digital. Código GDFT04
Control entrega física de expedientes o documentos de archivo en préstamo – Anexo 6 Código GDFT30.
5. Devolver el Documento
Registro y control de Préstamo de Documentos, código GDFT04 Anexo 5 GDFT04
Archivo fuente del Grupo de Gestión Documental allegado con el NURC 3-2017-003988 del 13 Marzo 2017.
Control Entrega Física de expedientes o documentos de Archivo en préstamo Código GDFT030.
6. Registrar y Controlar los préstamos de documentos
Registro y control de préstamo de documentos, código GDFT04
7. Devolver a Archivo Central
Acta código ASFT06
8. Realizar seguimiento a los préstamos documentales
Registro y control de Préstamo de Documentos, código GDFT04
Correo electrónico / Memorando código ASFL01 / Comunicación de notificación de devolución de documentos: No se han presentado casos.
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
En el seguimiento objeto de este Informe, se revisará un (1) riesgo operacional.
5.2.1 Riesgos Operacionales
Dentro del mapa de Riesgos, para el proceso de Administración de la Gestión
Documental, se escogió el Riesgo ‘’ Perdida de la memoria institucional por falta de
organización de los archivos de gestión el cual pertenece al Grupo de Gestión
Documental, que es la dependencia objeto de este seguimiento.
1) Al hacer el seguimiento, al profesional de la Oficina de Control Interno que realiza el mismo
se le expone que una de las formas de evitar o mitigar el riesgo seleccionado, es socializar las
políticas de Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Programa de
Gestión Documental. Estas Políticas se encuentran contenidas en actos administrativos, y
adicionalmente, se incorporan pantallazos que evidencian que por la Intranet se tiene acceso a
cada uno de los Subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la Institución,
con lo cual se cumple con la socialización como actividad tendiente a mitigar el riesgo al que
ahora se le hace seguimiento.
2) Otra acción que busca evitar y mitigar el riesgo seleccionado es la realización del Diagnostico
gestión documental 2016. A continuación, se presenta la actividad que el Grupo de Gestión
Documental ha realizado en relación con esta actividad así:
3) Otra acción que busca evitar y mitigar el riesgo seleccionado es la existencia de
Procedimientos de gestión documental, formalizados, adoptados y aplicados, lo cual se puede
evidenciar en la Intranet de la Institución, al ingresar al mapa de procesos y procedimientos,
específicamente a los que tienen que ver con el Grupo al que ahora se le realiza seguimiento.
4) Adicionalmente, se han implementado acciones que mitigan el riesgo seleccionado como es
la denominada Campaña SOL - Gestión documental: Capacitación en Gestión Documental –
Plan de Mejoramiento- procesos y Procedimientos. Seguridad – Orden – Limpieza.
5) Para efectos de evitar y mitigar el riesgo al que ahora se hace seguimiento, también, adicional
a la capacitación enunciada en el punto anterior, se ha implementado por parte del Grupo de
Gestión Documental un Plan de Capacitación, conforme se evidencia a continuación con el
siguiente recorte:
OBSERVACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO
Teniendo en cuenta los anteriormente informado, que se refiere a las actividades
ejecutadas por el Grupo de Gestión Documental, con las cuales se logra controlar el
Riesgo: ‘’Pérdida de la memoria Institucional por falta de organización de los Archivos de
Gestión’’ , en busca de evitarlo o mitigarlo, acciones que se materializan con la adopción
mediante actos administrativos; del Programa de Gestión Documental, Tablas de
Retención Documental, Tablas de Valoración Documental.
Así mismo, se pudo constatar la implantación del Diagnóstico de Gestión Documental 2016,
Procedimientos de Gestión Documental, formalizados, adoptados y aplicados, Plan de
Capacitación Gestión Documental 2016.
5.3 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO
La Oficina de Control Interno, reitera la importancia de establecer, programación de
mesas de trabajo con los enlaces de la Gestión Documental de todas las dependencias,
toda vez que los 34 contratos de prestación de servicios vigentes, en los cuales se presta
asesoría en la Gestión Documental culminan en la presente vigencia. En este orden de
ideas, es necesario determinar que contratistas continuarán apoyando con sus servicios
a la institución en lo que respecta a la gestión documental, y para ellos casos en que
algunos de aquellos no continúen, se pueda transmitir el conocimiento pertinente a
Secretarios, técnicos Administrativos y Secretarias de la Institución, a fin que la
organización de documentos hasta ahora adelantada, no decaída y por el contrario sea
fortalecida.
La Oficina der Control Interno, pudo constatar que , a pesar de haberse adelantado una
gestión de asesoría, por parte del Grupo de Gestión Documental en vigencias anteriores,
en el proceso de organización de documentos y cajas, siguiendo la normatividad
establecida por el Archivo General de la Nación a todas las dependencias de la Entidad,
fue necesario incorporar en la vigencia 2.017, 14 contratistas, como apoyo para el
mejoramiento de los Archivos de Gestión, y 1 contratistas como apoyo al Archivo Central,
con el fin de poder preservar la memoria institucional de la Superintendencia Nacional
de Salud.
En la siguiente tabla se muestra la cantidad de contratistas vinculados actualmente en la
Institución, con el objeto de aportar a las labores de Archivo de la Institución, distribuidos
por las dependencias de la Entidad:
Dependencias Número de Contratistas
1 Superintendencia Delegada para la función Jurisdiccional y de Conciliación:
6 Contratistas
2 Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales:
1 Contratista
3 Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario.
2 Contratistas
4 Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional: Dirección IPS
3 Contratistas
5 Soporte a Grupo Gestión Documental:
6 -Apoyo a los ajustes solicitados por Archivo General de la Nación, a las Tablas de retención Documental
2 Contratistas
7 -Revisado Proceso de eliminación en Archivo Central 1 Contratista
Total 15 Contratistas
Se destaca el acompañamiento realizado, por el Grupo de Gestión Documental, en las
capacitaciones dictadas a los enlaces y profesionales de las diferentes dependencias,
sobre la construcción de las Tablas de Retención Documental, de las cuales se está a la
espera que sean convalidadas por el Archivo General de la Nación, para lo cual ya fueron
remitidas a esa institución, en cumplimiento de las funciones asignadas al citado
organismo.
En lo que hace referencia a las Tablas de Retención Documental, a las que se refiere la
recomendación anteriormente transcrita, es preciso señalar que el Archivo General de la
Nación, mediante comunicación a la que se le asignó el radicado NURC 1-2016-173104
del 5 de Diciembre de 2016, remitió a la Institución un oficio; presentando concepto
técnico en el cual se determinó, que una vez realizado el proceso de evaluación y
convalidación de las Tablas de Retención Documental (TRD), de la Superintendencia
Nacional de Salud, estas no reúnen la totalidad de los requisitos técnicos que establece
la mencionada dependencia.
Igualmente, se presentan unas observaciones para realizar los ajustes en las Tablas de
Retención Documental (TRD) de la Entidad.
A continuación, se presenta recorte del documento emitido por el Archivo General de la
Nación y las observaciones de las TRD para realizar los respectivos ajustes:
OBSERVACIONES OFICINA CONTROL INTERNO
El profesional que realizó el seguimiento al Grupo de Gestión Documental, solicitó
evidencias, para verificar las acciones que se han venido implementando en la Entidad,
con el fin de realizar los ajustes requeridos por el Archivo General de la Nación, ante lo
cual a continuación se presenta:
Acciones Implementadas por el Grupo de Gestión Documental:
1. El Grupo de Gestión Documental, asistió a Mesa de Trabajo el 23 de Febrero de 2017, sobre ‘’Ajustes solicitados en concepto técnico de evaluación del 28-10-2016’’ en el Archivo General de la Nación, y en donde se trataron los siguientes temas:
Se indicó a la Entidad que para clasificar y ordenar su documentación mientras se termina el proceso de consolidación, pueda utilizar el cuadro de clasificación documental y aplicar el principio de orden original y organizar los expedientes de acuerdo al trámite.
Se aclare a la Entidad (Archivo General de la Nación) que deben realizarse Tablas de Retención Documental (TRD) para cada una de las dependencias que están creadas por acto administrativo independiente de que no aparezcan en el organigrama.
Se indicó a la Superintendencia que en el procedimiento de las series y subseries de selección se deben registrar los enlaces con los cuales se tomará la muestra además del tamaño de la muestra.
Respecto al tema de codificación se pide a la Entidad ajustar los códigos de series y subseries tendientes a organizarlos físicamente.
2. El Grupo de gestión Documental, teniendo en cuenta las observaciones presentadas
en el documento radicado por el Archivo General de la Nación, elaboró un Plan de Trabajo, el cual se viene ejecutando y a la fecha presenta unos avances los cuales se presentan en el siguiente pantallazo:
Teniendo en cuenta que con todo lo anteriormente descrito; se hace seguimiento a
recomendación presentada por la Oficina de Control Interno relativa a las Tablas de
Retención Documental. esta dependencia se permite recomendar que pueda concluirse
rápidamente el plan de trabajo diseñado por el Grupo al cual se le hace seguimiento, que
permita atender las observaciones que realizó el Archivo General de la Nación, y de esta
manera poder presentarlas nuevamente a consideración al mencionado organismo, a fin
que en desarrollo de sus competencias pueda aprobarlas.
6. CONCLUSIONES
La Oficina de Control Interno, pudo constatar que, a pesar de haberse adelantado una
gestión de asesoría, por parte del Grupo de Gestión Documental, en el proceso de
organización de documentos y cajas, siguiendo la normatividad establecida por el
Archivo General de la Nación a todas las dependencias de la Entidad, fue necesario
incorporar 15 contratistas para la vigencia 2017, como apoyo para el mejoramiento de
los Archivos de Gestión y poder preservar la memoria institucional de la
Superintendencia Nacional de Salud. Cabe señalar, que para la vigencia 2016, la Entidad
tenía 34 contratistas, lo que evidencia una disminución de 19 contratistas.
Las actividades ejecutadas por el Grupo de Gestión Documental, logran controlar en gran
medida el Riesgo: ‘’Pérdida de la memoria Institucional por falta de organización de los
Archivos de Gestión’’, logrando que el mismo no se materialice; riesgo al que se le
continuará haciendo seguimiento en futuros ejercicios que adelante la Oficina de Control
Interno en relación con el grupo anteriormente mencionado.
Se destaca la Gestión realizada, por el Grupo de Gestión Documental, en la
implementación de los controles establecidos en el Procedimiento ‘‘Consulta y Préstamo
de Documentos’’, en el cual se observa el cumplimiento de los registros incluidos en el
procedimiento, mediante el diligenciamiento de los respectivos formatos que se han
implementado para estos efectos.
7. RECOMENDACIONES
a. En cuanto a capacitaciones, se recomienda muy respetuosamente al Grupo de
Gestión Documental, que estas se mantengan, a nivel de las dependencias de la Institución, en procura que, en lo posible, se continúe con la reducción de contratistas vinculados para aspectos de Archivo Institucional (Entre la Vigencia 2.016 y 2.017 se han reducido en número 19 Contratistas- En la Vigencia 2.016 hubo 34 Contratistas Vinculados en la vigencia 2.017 se han vinculado 19 Contratistas), realizando la labor de competencia de esta dependencia, el personal de Técnicos, Secretarios administrativos, vinculados a la planta de la Institución, que conforme se pudo establecer en informe anterior, tiene dentro de sus funciones, las de Archivo de Gestión. Teniendo en cuenta las capacitaciones que se han implementado por parte del Grupo de Gestión Documental y la transmisión de conocimientos de los contratistas vinculados a la Entidad, al personal de planta, se ha logrado evidenciar una disminución de contratistas anteriormente informado, lo que lleva a esta Oficina a destacar la importancia de la capacitación en temas de archivo a los funcionarios competentes para ello al interior de la Superintendencia Nacional de Salud, con el apoyo de sus superiores inmediatos; y la colaboración de cada uno de los colaboradores de la Entidad, en procura que los Archivos de la Institución, cuenten con la debida y oportuna organización.
b. En lo que hace referencia a las Tablas de Retención Documental, la Oficina de Control Interno recomienda que pueda concluirse rápidamente el plan de trabajo diseñado por el Grupo al cual se le hace seguimiento, que permita atender las observaciones que realizó el Archivo General de la Nación, y de esta manera poder presentarlas(Tablas de Retención Documental) nuevamente a consideración del mencionado organismo, a fin que en desarrollo de sus competencias pueda aprobarlas
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud
Proyectó: Jorge Cuenca Urbina. Profesional Especializado Oficina Control Interno
