INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN EKOGUI · ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA ... 11.2 Procesos...
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1 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN EKOGUI OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, junio de 2.018
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN EKOGUI
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Bogotá, junio de 2.018
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Tabla de contenido
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 4
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 4
3. METODOLOGÍA ........................................................................................................................ 4
3.1. Programación del Seguimiento a la Gestión. ......................................................................... 4
3.2. Planeación del Seguimiento a la Gestión (Equipo Seguimiento). ......................................... 5
3.3. Anuncio del seguimiento ......................................................................................................... 5
3.4. Ejecución del seguimiento ...................................................................................................... 5
3.5. Elaboración y revisión Informe de seguimiento. .................................................................... 5
3.6. Reporte de la actividad y publicación del informe en la página Web. .................................. 6
4. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 6
5. FORTALEZAS ........................................................................................................................... 6
6. LIMITANTES .............................................................................................................................. 6
7. NOMBRAMIENTO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA ...................................................... 7
8. INFORME ................................................................................................................................... 7
8.1. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA
ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO -"eKOGUI" ........................................................................... 7
8.2. USUARIOS DEL SISTEMA ...................................................................................................... 11
8.3. FUNCIONES COMUNES PARA LOS USUARIOS DEL SISTEMA .......................................... 11
8.4. GESTIÓN DE PROCESOS ...................................................................................................... 11
9. INGRESO Y RETIRO DE LOS USUARIOS: ABOGADO DE LA ENTIDAD, JEFE DE CONTROL
INTERNO, JEFE JURÍDICO, SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN ............ 13
9.1. Usuarios de la Entidad creados en el sistema ..................................................................... 13
9.2. Usuarios que se retiraron de la Entidad desactivados en el sistema ................................. 14
10. CAPACITACIÓN ...................................................................................................................... 14
10.1 Usuarios capacitados por el Administrador del sistema eKOGUI en la Entidad o la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado durante la vigencia de la
certificación…………………………………………………………………………………………………...14
11. PROCESOS JUDICIALES O SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN PREJUDICIAL PARA LA
ENTIDAD DURANTE LA VIGENCIA DE LA CERTIFICACIÓN ........................................................ 15
11.1 Procesos Activos que tiene a cargo la Entidad al 30 de junio de 2018 radicados en el Sistema……………………………………………………………………………………………………….................15
3
11.2 Procesos arbitrales activos que tiene a cargo la entidad radicados en el sistema…………………………………………………………………………………………………………15 11.3 Procesos judiciales que se terminaron procesalmente tienen registrado en el sistema el sentido del fallo (favorable/desfavorable) al 30 de junio de 2018……………………………………………………………………………………………………………16 11.4. Procesos judiciales que se terminaron procesalmente tienen registrado en el sistema el sentido del fallo (favorable/desfavorable) al 30 de junio de 2018……………………………………………………………………………………………………………16
11.5 Solicitudes de Conciliación extrajudicial Analizadas por la Entidad que tienen Registrado
en el Sistema si Procedió la Conciliación o No…………………………………………......................17
11.6 Procesos Registrados en el Sistema con Provisión Contable al 30 de junio de
2018……………………………………………………………………………………………………………17
11.7 Procesos Registrados en el Sistema entre el 1 de enero al 30 de junio de 2018 con
Calificación del Riesgo…………………………………………………………………….......................17
11.8 Procesos arbitrales registrados en el sistema que tengan incorporado el documento que
soporte la actuación respectiva…………………………………………………………….....................19
11.9 Casos Estudiados en Sede del Comité de Conciliación con las Fichas Técnicas Registradas
en el Sistema al 30 de junio de 2018……………………………………………………………….19
12. SEGUIMIENTO A PAGO DE SENTENCIAS ............................................................................ 21
12.1 Pagos de Sentencias adversas a la Institución, producidos entre el 1 de enero al 30 de junio de 2.018, que ha motivado convocar al Comité de Conciliación de la Entidad para el Estudio del Posible Inició de Acción de Repetición……………………………………………………23
13. COMUNICACIÓN DE INCIDENTES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA A LA ANDJE EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2018…24
14. ELIMINACIÓN Y CORRECCIÓN DE INFORMACIÓN POR LA ANDJE EN EL SISTEMA
eKOGUI EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE
2.018……………………………………………………………………………………………………………24
15. PROCESOS JUDICIALES Y TRAMITES ARBITRALES CUYO VALOR DE LA PRETENSIÓN
SUPERÓ LOS 33.000 SMLMV Y FUERON REPORTADOS A LA ANDJE EN EL PERIODO
COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2018……………………………….27
16. AUSENCIA ABSOLUTA O TEMPORAL DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA Y SU REPORTE
DENTRO DE LOS 5 DÍAS SIGUIENTES A LA OCURRENCIA DE LA NOVEDAD A LA ANDJE, EN
EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2.108.................... 27
CERTIFICACION eKOGUI ................................................................................................................ 28
17. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 30
19. RECOMENDACIONES ............................................................................................................ 30
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1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones y a fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Decreto No 2052 del 16 de octubre de 2014 que reglamentó la implementación del SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO “eKOGUI”, realizó seguimiento y evaluación a dicha herramienta tecnológica a cargo de la Oficina Asesora Jurídica, responsable de coordinar su registro oportuno y la actualización permanente de la información de la actividad litigiosa de la Entidad, de conformidad con los lineamientos, protocolos e instructivos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE).
La ANDJE cuya estructura fue desarrollada por el Decreto Ley 4085 de 2011, en concordancia con el Decreto 1069 del 26 de mayo de 2015 y la Circular Externa 04 del 09 de julio de 2018, proferida por la misma Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, le asignó la función de desarrollar, implementar y administrar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado, que se desarrolló y adoptó para la gestión integral de la actividad litigiosa de las entidades públicas y que permite obtener información para la formulación, aplicación y evaluación de las políticas de prevención del daño antijurídico, así como la defensa y protección efectiva de los intereses litigiosos de la Nación, en las actuaciones judiciales de las entidades públicas, en procura de la reducción de la responsabilidad patrimonial y la actividad litigiosa.
2. ALCANCE
De conformidad con lo anterior la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, procedió a examinar la completitud y veracidad de la información en lo que respecta a la actualización de los registros de las actuaciones surtidas por los apoderados; de los procesos asignados y las conciliaciones extrajudiciales dispuesta en el Sistema de Información en el periodo comprendido entre el 1 de enero al 30 de junio de 2.018.
3. METODOLOGÍA En esa medida, la metodología empleada desarrolla los siguientes tópicos:
3.1 Programación del Seguimiento a la Gestión.
La programación del presente seguimiento está incorporada en el PAAS – “Programa Anual de Auditoría y Seguimiento” de la Oficina de Control Interno para la vigencia de 2.018, aprobado por la Alta Dirección Institucional con Resolución No 005920 del 15 de diciembre de 2017 “Por la cual se aprueba el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud para la vigencia 2.018”.
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3.2 Planeación del Seguimiento a la Gestión (Equipo Seguimiento).
El Jefe de la Oficina de Control Interno de esta Superintendencia adoptó un esquema de seguimiento que permitiera la recolección y análisis continuo y sistemático de la información, para confrontar y verificar en el periodo del 1 de enero al 30 de junio de 2.018 los datos registrados en el eKOGUI con la evidencia física que se exigió a la Oficina Asesora Jurídica y que cargó el 6 de julio del año en curso en el enlace https://supersalud.sharepoint.com/sites/evidencias/Oficina%20Asesora%20Juridica/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fsites%2Fevidencias%2FOficina%20Asesora%20Juridica%2F0030%20142%2005%20Ekogui%20Julio%202018&FolderCTID=0x0120008518713F4B7D21
458D6EA84698123F79&View=%7B308ED035%2DEE8F%2D410A%2DAE4D%2D4C24D0FC0337%7D creado para ese propósito.
3.3 Anuncio del seguimiento
Es menester señalar que el anuncio sobre el seguimiento al eKOGUI y la solicitud de información necesaria para determinar el grado de exactitud de la misma, se comunicó al correo institucional del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y la Coordinadora del Grupo de Defensa Judicial de la Superintendencia Nacional de Salud el 19 de junio de 2018.
3.4 Ejecución del Seguimiento
Con el objeto de atender los requerimientos de la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado y dar cumplimiento al mandato del artículo 14 del Decreto 2052 de 2014, que establece: “Verificación. Los jefes de control interno de cada entidad verificarán el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente decreto a través de los procedimientos internos que se establezcan y de conformidad con los protocolos establecidos por la Dirección de Gestión de Información de la Agencia y enviarán semestralmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, certificación sobre el resultado de la verificación, sin perjuicio de las acciones que se estimen pertinentes dentro de los planes de mejoramiento institucionales para asegurar la calidad de la información contenida en el Sistema”, se procedió a recepcionar la información en el link anteriormente citado, posteriormente, se adelantó el análisis sobre la documentación enviada por parte de la Oficina de Control Interno.
3.5 Elaboración y Revisión Informe de Seguimiento.
Al margen de lo anterior, la Oficina de Control Interno elaboró el “INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN EKOGUI” que presenta al señor Superintendente Nacional de Salud y a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado Colombiano junto con la certificación de cumplimiento correspondiente.
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3.6 Reporte de la Actividad y Publicación del Informe en la Página Web.
La Oficina de Control Interno en cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias derivadas de la expedición de la Ley de Transparencia (Ley 1712 del 6 de marzo de 2014), específicamente, lo prescrito en el literal e) del artículo 11 que estableció la obligación de publicar en la página web de la Entidad “Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado” procedió en tal sentido.
4 JUSTIFICACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en las Leyes 87 de 1993 y 1474 de 2011 y los Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otros, corresponde a la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la Entidad. En ese orden de ideas, dicho seguimiento comprende el control a la actividad de los responsables de gestionar procesos judiciales y conciliaciones extrajudiciales de la Entidad, así como de diligenciar las fichas que son presentadas ante el Comité de Conciliación a través del registro de dicha información por los usuarios activos o que en su momento lo estuvieron en el periodo evaluado, en el sistema de información que se creó con ese objeto por la ANDJE.
5 FORTALEZAS
Exalta la Oficina de Control Interno la colaboración y coordinación del talento humano al servicio de esta dependencia en la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad, tanto en la oportunidad como en la claridad de la información suministrada para la consecución del fin reglamentariamente legítimo, de conformidad con lo previsto en el Decreto 2052 del 16 de octubre de 2014 y que se constituyó en la fuente de abastecimiento de insumos para la elaboración del presente informe.
6 LIMITANTES
Durante el proceso de seguimiento y evaluación al SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO “eKOGUI”, no se detectaron limitantes que impidieran conseguir el objetivo inicialmente marcado y que conllevaran en esta oportunidad a sugerir soluciones para mejorar o reducir oportunidades de mejora.
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7 NOMBRAMIENTO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
Advierte la Oficina de Control Interno que la administradora del eKOGUI en la Superintendencia Nacional de Salud, es la doctora Piedad Cristina Correa Bedoya, nombramiento que se efectuó con Resolución No 002775 del 22 de diciembre de 2015.
8 INFORME
El ejercicio del seguimiento tiene como objetivos realizar control posterior e ilustrar a la Alta Dirección en lo relacionado con la gestión judicial de la Entidad al interior del SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO “eKOGUI”, encaminado a fortalecer la defensa legal de la Nación y en concreto de la Superintendencia Nacional de Salud, para lo cual se considera importante que toda la información de la actividad litigiosa del Estado se vea reflejada en este Sistema, para la toma de decisiones que permitan adoptar los correctivos que resulten pertinentes apoyadas en criterios y situaciones reales y comprobables que surgen de la verificación a cargo de la Oficina de Control Interno de la Entidad a las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado.
8.1 Aspectos Generales del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad
Litigiosa del Estado -"eKOGUI"
El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, como fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado, debe ser empleado y alimentado por las entidades y organismos públicos del orden nacional, cualquiera que sea su naturaleza y régimen jurídico, y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos. Es así, que cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información sobre la materia, o a los ciudadanos en general, deberá coincidir con la información contenida en el eKOGUI. Como punto de partida se debe señalar que para ingresar a la herramienta tecnológica se debe acceder a la página oficial de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y posteriormente a la ventana que corresponde al eKOGUI, conforme se ilustra en las imágenes que se plasman a continuación:
8
▪ AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
(https://www.defensajuridica.gov.co/Paginas/Default.aspx):
9
▪ SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO
(http://www.ekogui.gov.co/Pages/inicio.aspx):
10
A lo anterior, se añade que, los usuarios de la herramienta pueden entrar al sitio “Comunidad Jurídica” que conduce al link http://www.conocimientojuridico.gov.co/ para obtener de manera gratuita material para capacitarse en temas relacionados con la defensa jurídica del Estado Colombiano y/o a través de conferencias virtuales. Ahora bien, en el caso concreto del ingreso al Sistema de Información por el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, se despliegan las opciones de consulta que se advierten en la imagen. Véase:
▪ ACCESO POR EL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA SNS
(https://app.ekogui.gov.co/eKogui/reportesK/reportes.jsp):
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8.2 Usuarios del Sistema Conforme al artículo 6 del Decreto 2052 de 2014 los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI en cada una de las Entidades, serán aquellos funcionarios que ocupen los siguientes cargos o designaciones: 1. Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces. 2. Administrador del Sistema en la entidad. 3. Apoderado de la Entidad. 4. Secretario Técnico de Comité de Conciliación. 5. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces. 6. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces En tal sentido, se debe señalar que los usuarios habilitados para ingresar al eKOGUI en la Superintendencia Nacional de Salud, son: 1. Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces. 2. Administrador del Sistema en la entidad. 3. Apoderado de la Entidad. 4. Secretario Técnico de Comité de Conciliación. 5. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces
8.3 Funciones Comunes para los Usuarios del Sistema
El artículo 13 ibidem prevé como funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUl, las siguientes:
1. Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema, que convoque la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el administrador de entidad.
2. Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la confidencialidad de la información contenida en el Sistema y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
3. Responder dentro del marco de sus competencias funcionales, por la veracidad y oportunidad de la información que reporten.
8.4 Gestión de Procesos
Como lo pone de presente la ventana “Gestión de Procesos y Casos” en el eKOGUI a las 02:32 de la tarde del 18 de julio de 2018, la Superintendencia Nacional de Salud tenía a cargo 869 procesos judiciales activos por un valor total de seis billones sesenta y dos mil dos millones ochocientos diez mil ciento sesenta y un pesos m/cte. ($6,062,002,810,161):
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En el siguiente cuadro se detallan los procesos activos y los terminados, así como las conciliaciones extrajudiciales en la misma fecha y hora referida en el apartado anterior, que se extraen de la herramienta y que da cuenta de 869 procesos judiciales activos y 82 conciliaciones extrajudiciales para un total de 951 actuaciones, así:
Al respecto cabe señalar que, si bien es cierto que, el número de conciliaciones extrajudiciales que reportó la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad el 6 de julio de 2018, es superior, como se verá más adelante, en comparación al registro que se observa en la tabla anterior, se debe a que la rendición que se efectuó comprende tantos las conciliaciones extrajudiciales activas como terminadas entre el 1 de enero al 30 de junio de 2018 a diferencia del eKOGUI que solo alude a las activas.
Lo anterior, se puede constatar en la imagen que se reproduce a continuación:
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9 INGRESO Y RETIRO DE LOS USUARIOS: ABOGADO DE LA ENTIDAD, JEFE DE
CONTROL INTERNO, JEFE JURÍDICO, SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE
CONCILIACIÓN:
9.1 Usuarios de la Entidad creados en el sistema
USUARIOS CREADOS EN EL SISTEMA CONFORME AL REPORTE DEL eKOGUI Y LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DE LA
ENTIDAD
USUARIO PERFIL FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN
DIEGO MAURICIO PEREZ
LIZCANO
ABOGADO 22/01/2018 _
EDWIN MIGUEL ALFONSO
MURCIA MORA
ABOGADO 25/02/2016 _
GILMA PATRICIA BERNAL
LEON
ABOGADO 22/03/2013 _
HANS JOACHIM WALDMANN
GAMBOA
ABOGADO 25/08/2017 _
JOSE MANUEL SUAREZ
DELGADO
JEFE DE LA OFICINA
ASESORA JURÍDICA
23/03/2018 _
JOSE MIGUELDE LA CALLE
RESTREPO
ABOGADO 22/09/2014 _
JUAN DAVID LEMUS
PACHECO
JEFE OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13/07/2015 _
14
MARIA MERCEDES
GRIMALDO GOMEZ
ABOGADO 16/03/2016 _
NANCY ROCIO VALENZUELA
TORRES
ABOGADO Y
SECRETARIO TÉCNICO DEL
COMITÉ DE CONCILIACIÓN
04/05/2015
07/02/2018
_
PIEDAD CRISTINA CORREA
BEDOYA
ABOGADO Y
ADMINISTRADOR DE
ENTIDAD
18/12/2015
22/12/2015
_
9.2 Usuarios que se retiraron de la Entidad fueron inactivados en el sistema
USUARIOS INACTIVADOS EN EL SISTEMA CONFORME AL REPORTE DEL eKOGUI Y LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DE LA
ENTIDAD
USUARIO PERFIL FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN
ERNESTO HURTADO
MONTILLA
ABOGADO 06/06/2013 31/01/2018
FRANCISCO MORALES
FALLA
JEFE DE LA OFICINA
ASESORA JURÍDICA
07/02/2018 02/03/2018
Observa la Oficina de Control Interno que, en el asunto bajo examen, existe coincidencia entre los datos extraídos del eKOGUI y los reportados por la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad.
10 CAPACITACIÓN 10.1 Usuarios capacitados por el Administrador del sistema eKOGUI en la Entidad o la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado durante la vigencia de la certificación. En lo relativo a los usuarios capacitados por el administrador de la Entidad o la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en el periodo comprendido entre el 1 de enero al 30 de junio de 2018, la Oficina Asesora Jurídica reportó la siguiente información:
USUARIOS CAPACITADOS ENTRE EL 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2018 CONFORME AL REPORTE POR LA OFICINA ASESORA
JURÍDICA
USUARIO PERFIL POR EL
ADMINISTRADOR
DEL SISTEMA
FECHA DE LA
CAPACITACIÓN
POR LA
AGENCIA
NACIONAL DE
DEFENSA
JURÍDICA
FECHA DE LA
CAPACITACIÓN
JOSE MANUEL
SUAREZ
DELGADO
JEFE DE LA
OFICINA
ASESORA
JURÍDICA
X 25/04/2018 X X
DIEGO
MAURICIO
PEREZ
LIZCANO
ABOGADO X 26/01/2018 X X
15
Resalta la Oficina de Control Interno que, respecto de los usuarios que se reseñaron en el cuadro que antecede, se aportaron las planillas de asistencia que datan de las fechas que se refieren. También, se debe precisar que la funcionaria de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, Viviana Osorio Ocampo, asistió a la capacitación sobre los ajustes a las nuevas funcionalidades del sistema e-KOGUI el día 12 de julio del año en curso en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, con miras a la presentación del informe que ahora nos ocupa.
11. PROCESOS JUDICIALES O SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN PREJUDICIAL PARA
LA ENTIDAD DURANTE LA VIGENCIA DE LA CERTIFICACIÓN.
11.1. Procesos Activos que tiene a cargo la Entidad al 30 de junio de 2018 radicados en el Sistema:
PROCESOS ACTIVOS A CARGO DE LA ENTIDAD CONFORME AL
REPORTE DEL eKOGUI Y POR LA OFICINA ASESORA JURÍDICA
797
Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno tomó una muestra de cuatro (04) procesos de los reportados por el eKOGUI que coincidieron con los reseñados por la Oficina Asesora Jurídica, para el caso, los identificados con el ID 110246; ID 347797; ID 348767 y ID 379325 respecto de los cuales se pudo constatar la sincronía del registro y su estado en el Sistema.
11.2 Procesos arbitrales activos que tiene a cargo la entidad radicados en el sistema. No aplica a la Superintendencia Nacional de Salud
16
11.3 Solicitudes de Conciliación extrajudicial allegadas a la Entidad al 30 de junio de
2018 radicadas en el eKOGUI:
SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN
122
De conformidad con lo dispuesto, la Oficina de Control Interno tomó una muestra de cuatro (04) conciliaciones de las reportadas por el eKOGUI que coincidieron con las reseñadas por la Oficina Asesora Jurídica, para el caso, las identificadas con el ID 1190910; 1151619; 1125323 y 1121456 respecto de las cuales se pudo corroborar la similitud del registro y estado en el Sistema.
11.4 Procesos judiciales que se terminaron procesalmente tienen registrado en el sistema el sentido del fallo (favorable/desfavorable) al 30 de junio de 2018
TOTAL ID DE PROCESOS
FALLADOS (SEGUNDA
INSTANCIA)
ID TERMINADOS EN SEGUNDA INSTANCIA
11
FAVORABLE FAVORABLE
DESFAVORABLE
10 1
A continuación, se plasma la relación de los expedientes reportados como fallados en
segunda instancia. Véase:
17
18
En consideración a lo anterior, la Oficina de Control Interno encontró en el periodo que se examina fallados en segunda instancia once (11) procesos de los cuales tomó una muestra de cuatro (04) procesos terminados, cuyo ID coincidió entre el reporte generado por la Oficina Asesora Jurídica y el eKOGUI a fin de constatar su registro en el Sistema de Información, para el caso, los procesos que se identificaron así: ID 327736; 508670; 1134916 y 339623 el estado de la situación procesal actual es “sentencia ejecutoriada”.
11.5 Solicitudes de Conciliación extrajudicial Analizadas por la Entidad que tienen
Registrado en el Sistema si Procedió la Conciliación o No:
SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN SENTIDO
122
FALLIDAS PENDIENTE DE AUDIENCIA
77
45
Al respecto, es preciso tomar en consideración que, la Oficina de Control Interno tomó una muestra de cuatro (04) conciliaciones de las reportadas por el eKOGUI que coincidieron con las reseñadas por la Oficina Asesora Jurídica, para el caso, las identificadas con el ID 1190910; 1151619; 1125323 y 1121456 respecto de las cuales se pudo constatar su registro en el Sistema.
11.6 Procesos Registrados en el Sistema con Provisión Contable al 30 de junio de
2018: PROCESOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA CON PROVISIÓN CONTABLE
TOTAL PROCESOS ACTIVOS CON PROVISIÓN CONTABLE
797 8
La Oficina de Control Interno consultó en el eKOGUI una muestra de cuatro (04) expedientes para constatar la provisión contable en comparación con la reportada por la Oficina Asesora Jurídica; es decir de aquellos con una probabilidad de pérdida calificada como superior al 50% para el caso, los identificados con los ID 449512; 109941; 778492 y 684031 comprobándose su coincidencia en el Sistema.
11.7 Procesos Registrados en el Sistema entre el 1 de enero al 30 de junio de 2018 con Calificación del Riesgo:
PROCESOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA CON CALIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESAL
TOTAL PROCESOS
ACTIVOS
RIESGO PROCESAL
679
ALTO BAJO MEDIO ALTO MEDIO BAJO
14 279 35 352
19
En este punto la Oficina de Control Interno no advirtió imprecisiones en la calificación del riesgo de la muestra que tomó de cinco (05) expedientes entre el eKOGUI y los datos suministrados por la Oficina Asesora Jurídica, los cuales se reseñan a continuación ID 883380; 407327; 656337; 659712 y 613824. 11.8 Procesos arbitrales registrados en el sistema que tengan incorporado el
documento que soporte la actuación respectiva:
No aplica a la Superintendencia Nacional de Salud
11.9 Casos Estudiados en Sede del Comité de Conciliación con las Fichas Técnicas
Registradas en el Sistema al 30 de junio de 2018:
CASOS ESTUDIADOS EN SEDE DE COMITÉ DE CONCILIACIÓN
TOTAL SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN CASOS ESTUDIADOS EN COMITÉ DE
CONCILIACIÓN
122 221
La Oficina de Control Interno advierte entonces de la muestra de las solicitudes de conciliación que fueron tratadas en Comité su correspondiente registro en el eKOGUI con ese propósito. A continuación, se exhibe la imagen de las fichas identificadas en el este orden: ID 71220; 73369 y 68962:
▪ ID 71220
20
▪ ID 73369
▪ ID 68962
21
12. SEGUIMIENTO A PAGO DE SENTENCIAS
La Oficina de Control Interno solicitó información a la Oficina Asesora Jurídica sobre el pago de sentencias entre el 1 de enero al 30 de junio de 2018, ante lo cual contestó: “R/ Durante el periodo solicitado, la Superintendencia Nacional de Salud, realizó los siguientes pagos de sentencias:
• Proceso de Pedro Arturo Sánchez vs Superintendencia Nacional de Salud, Rad. 2015-00157, con ocasión de la sentencia proferida por el Juzgado 41 Administrativo del Circuito de Bogotá, la cual fue confirmada por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca. Valor del pago: $13.646.107 Fecha: 28/05/2018. Se adjuntan soportes de pago.
• Proceso de E.S.E Centro de Salud de Sachica vs Superintendencia Nacional de Salud, Rad. 2014-00231, con ocasión de la sentencia proferido por el Juzgado Quinto Administrativo de Boyacá, la cual fue confirmada en segunda instancia por el Tribunal Administrativo de Boyacá. En este proceso, la SNS solo fue condenada al pago de las costas y agencias en derecho, liquidación que fue aprobada por el despacho de conocimiento mediante providencia del 24/08/2017; sin embargo, fue necesario requerir en varias oportunidades a la parte demandante para que aportara los documentos requeridos para el pago, quien solo lo hizo hasta el 28/03/2018 a través del NURC 1-2018-048138. Se canceló un total de $ 3.367.200, el 22/05/2018. Se adjuntan soportes de pago”. Lo expuesto se logró constatar con la siguiente evidencia:
▪ PEDRO ARTURO SÁNCHEZ VS SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
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Comprobante de pago
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▪ E.S.E CENTRO DE SALUD DE SACHICA VS SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Comprobante de pago:
12.1. Pagos de Sentencias adversas a la Institución, producidos entre el 1 de enero al 30 de junio de 2.018, que ha motivado convocar al Comité de Conciliación de la Entidad para el Estudio del Posible Inició de Acción de Repetición.
Sobre el particular la Oficina Asesora Jurídica informó: “R/ De conformidad con lo establecido en el Artículo 3 del Decreto 1167 de 2016, el apoderado del proceso tendrá un término máximo (4) meses contados a partir del pago de la sentencia o conciliación para presentar el caso ante el Comité de Conciliación, en esa medida, los procesos con sentencia condenatoria cuyo pago se realizó dentro del primer semestre de 2018, se encuentran dentro del término para ser estudiados por el Comité, y serán presentados en sesión extraordinaria que se programará en el mes de julio”.
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13. COMUNICACIÓN DE INCIDENTES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA A LA ANDJE EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2018.
Al respecto, señaló la Oficina Asesora Jurídica que: “R/ No se presentaron incidentes que fueran objeto de reporte en el periodo solicitado”.
14. ELIMINACIÓN Y CORRECCIÓN DE INFORMACIÓN POR LA ANDJE EN EL SISTEMA eKOGUI EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2.018.
Sostuvo la Oficina Asesora Jurídica que: “R/ Si. Durante el periodo del 01 de enero al 30 de junio de 2018, se solicitó la corrección y o eliminación de casos que presentaban duplicidad en la herramienta a través del medio dispuesto para tal fin. Como prueba de ello se adjuntan una muestra de 5 correos electrónicos que contienen este tipo de solicitudes”.
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15. PROCESOS JUDICIALES Y TRAMITES ARBITRALES CUYO VALOR DE LA
PRETENSIÓN SUPERÓ LOS 33.000 SMLMV Y FUERON REPORTADOS A LA ANDJE
EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2018.
Indicó la Oficina Asesora Jurídica que: “R/ Durante el periodo solicitado, la entidad fue
notificada de 1 proceso cuyas pretensiones superan los 33.000 SMLMV, que corresponde al
proceso de nulidad y restablecimiento del derecho promovido por la Equidad Seguros vs
Superintendencia Nacional de Salud, el cual fue informado a la ANDJE, remitiendo las piezas
procesales correspondientes. Se adjunta correo electrónico, a través del cual se informó a la
ANDJE”.
16. AUSENCIA ABSOLUTA O TEMPORAL DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA Y SU
REPORTE DENTRO DE LOS 5 DÍAS SIGUIENTES A LA OCURRENCIA DE LA
NOVEDAD A LA ANDJE, EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO
AL 30 DE JUNIO DE 2.018.
Advirtió la Oficina Asesora Jurídica que: “R/ Frente a las ausencias de usuarios, se realiza la inactivación de los mismos en la herramienta Ekogui, conforme las instrucciones impartidas por la ANDJE”
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CERTIFICACION eKOGUI
Bogotá D.C, 25 de julio de 2.018 La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, conforme a la legislación vigente y la normativa que regula el Sistema eKOGUI se permite emitir la siguiente certificación. PERIODO: Vigencia: 1 de enero al 30 de junio de 2018
1. Ingreso y retiro de Apoderados a la Entidad.
% de Cumplimiento
Creación de Nuevos Usuarios en el Sistema. Se crearon tres (03) nuevos usuarios.
100%
Inactivación de Usuarios Se inactivaron dos (02) Usuarios
100%
Argumentos de ser necesario el resultado: Durante el primer semestre de 2.018 se desactivaron dos (02) Usuarios los doctores Ernesto Hurtado Montilla y Francisco Morales Falla y fueron creados tres (03) usuarios nuevos: Diego Mauricio Pérez Lizcano, José Manuel Suárez Delgado y Nancy Rocío Valenzuela Torres.
2. Capacitacion
Número de Usuarios Capacitados / Número de Usuarios Activos en la Vigencia
Usuarios capacitados por el administrador de la Entidad o la Agencia Nacional Jurídica del Estado Durante la vigencia de la certificación: 3 funcionarios.
100%
3. Demandas o Solicitudes de Conciliación para la Entidad durante la vigencia de certificación.
% de Cumplimiento
Verificar que los procesos activos que tiene a cargo la Entidad están radicados en el Sistema.
100%
Verificar que los procesos que se terminaron tienen registrados en el sistema el sentido del fallo. (Favorable/Desfavorable)
100%
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4. Revisión Aleatoria de Registro de Movimientos del proceso y Actuaciones de las solicitudes
La Oficina de Control Interno verificó como muestra cuatro (04) procesos fallados en segunda instancia, con sentencia favorable a la Superintendencia Nacional de Salud; encontrándose terminados, coincidiendo su clasificación y registro con la emitida por el eKOGUI.
5. Provision Contable
Se informó que en el periodo comprendido entre el 1 de enero al 30 de junio de 2.018 se empleó la metodología adoptada por Resolución No 004213 del 23 de diciembre de 2016, para el cálculo de la provisión contable por actividad litigiosa.
Lo anterior, se expuso en los siguientes términos:
“Durante el periodo señalado La Superintendencia Nacional de Salud ha venido dando aplicación a lo establecido en la Resolución No. 4213 de 2016, "Por medio de la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable por actividad litigiosa", mediante la cual se adoptaron los lineamientos que por parte de la ANDJE fueron puestos a disposición de las entidades a través de la Resolución No. 353 del 1 de noviembre de 2016 y la Circular 09 del 17 de noviembre de 2017, ajustadas al nuevo marco normativo señalado por la Contaduría General de la Nación”.
FERNANDO ALFONSO MANTILLA GONZÁLEZ Jefe Oficina de Control Interno (E)
Superintendencia Nacional de Salud
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17. CONCLUSIONES
El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud puede colegir que, la Oficina Asesora Jurídica utiliza el eKOGUI de manera adecuada a través del Grupo de Defensa Judicial adscrito a la dependencia, lo que permite afirmar que la información que allí se encuentra es veraz, confiable y actualizada y sobre todo hay que destacar que dicha labor permite que la herramienta cumpla el fin al cual debe orientarse, esto es, brindar seguridad jurídica y constituirse en la fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado.
18. RECOMENDACIONES
Luego de realizar el seguimiento presentado en este informe, la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud recomienda a la Oficina Asesora Jurídica y al administrador del eKOGUI, continuar con el óptimo desempeño en el manejo de la herramienta orientado siempre al mejoramiento continuo de la Entidad. Adicionalmente, se sugiere adelantar mesas de trabajo con la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado a fin de que se unifiquen los ID de los expedientes judiciales y de conciliación, atendiendo a lo indicado por el auditado, según el cual, las veces que se radica una solicitud se genera un ID distinto pese a tratarse del mismo asunto o ID inicial. De esta manera la Oficina de Control Interno deja presentado informe de seguimiento a la herramienta eKOGUI.
Cordialmente
FERNANDO ALFONSO MANTILLA GONZÁLEZ Jefe Oficina de Control Interno (E)
