INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL …...15 23/10/2018 699 SANABRIA RAMOS LUZ MERY...

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, La Jefe de Control Interno de la Empresa de Servicios Públicos de Acacias ESPA E.S.P., a continuación presenta informe detallado de avances en cada uno de los dos (2) Módulos de Control (Módulo de Planeación y Gestión) Módulo de (Evaluación y Seguimiento) y Eje Transversal: (Información y Comunicación) del Modelo Estándar de Control Interno MECI, conforme al Decreto 943 de mayo 21 de 2014. Para la elaboración del presente informe, así como la ejecución de las funciones de la Oficina de control interno de gestión de la Empresa de Servicios Públicos de Acacias ESPA E.S.P., se hace necesario indicar que dicha no cuenta con un equipo de apoyo, es decir no tiene equipo multidisciplinario como lo emana la Ley 87 de 1.993 y el estatuto anticorrupción.

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno,

o quien haga sus veces: LINA YOHANA PARDO ABRIL

Período evaluado: JULIO A OCTUBRE

DE 2018

Las variables que contribuyen al avance y mantenimiento de los componentes y elementos del módulo de control de Planeación y Gestión durante el periodo comprendido del 01 de Julio de 2018 al 31 de Octubre de 2018 son:

1. COMPONENTE DE TALENTO HUMANO 1.1. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS

En cumplimiento a lo establecido en el código de ética y ejecución del programa de cultura autocontrol de la Oficina de Control Interno de la Empresa de Servicios Públicos de Acacias ESPA E.S.P., la Oficina de control interno compartió folletos los cuales fueron enviados a los correos institucionales de la mayoría de los funcionarios y en la página web de la ESPAE.S.P.,

I. MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

1.2. ACCIONES REALIZADAS FRENTE AL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO:

PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS: Para el periodo (01 de julio de 2018 al 31 de Octubre de 2018), se ejecutaron las siguientes acciones:

Para la vigencia 2018 no se contrató este apoyo logístico. pero se realizó una actividad de Concurso de cometas el día 31 de Agosto en la villa olímpica. adicional a esto se efectuó se obsequió a cada funcionario el día de cumpleaños un mug decorado con su nombre.

COMISIONES: Durante el periodo comprendido (01 de Julio de 2018 al 31 de Octubre de 2018) del presente informe se realizó las siguientes comisiones, a través de las cuales se pagaron gastos de viaje y/o viáticos:

No FECHA No

RESOLICION NOMBRE DEL FUNCIONARIO VALOR

1 18/09/2018 321 CLAVIJO GUEVARA LUZ EDIT 470,794

2 25/07/2018 432 PINZON LOPEZ YINNA DANIELA 223,598

3 10/08/2018 483 MANRIQUE CARDENAS MAURICIO 223,598

4 10/08/2018 490 PEÑA CHACON GUSTAVO ADOLFO 300,128


6 14/08/2018 507 MANRIQUE CARDENAS MAURICIO 291,898

7 23/08/2018 515 PARDO ABRIL LINA YOHANA 44,000

8 30/08/2018 515 PALMA MARIN LEIDY JOHANNA 61,785


10 10/09/2018 579 ROJAS SALGAR RAUL ENRIQUE 370,794



13 18/09/2018 621 ROJAS SALGAR RAUL ENRIQUE 370,794

14 18/09/2018 622 PARDO ABRIL LINA YOHANA 470,794

15 23/10/2018 699 SANABRIA RAMOS LUZ MERY 1,351,156

16 23/10/2018 699 TAYO PARDO SIRLEY 1,351,156

17 23/10/2018 699 ALDANA GARCIA EURIPIDES 1,351,156

TOTAL 8,576,813

LICENCIAS: Para el periodo (del 01 de Marzo de 2018 al 30 de Junio de 2018), se otorgaron las siguientes: LICENCIAS POR LUTO: por luto se otorgaron 13 licencias todas estas fueron remuneradas

NOMBRE No. RESOLUCION MOTIVO

YEFERSON FABIAN DIAZ ROMERO 021 15 DE ENERO 2018 POR LUTO

ADELMO HERNANDEZ CASTRO 021 15 DE ENERO 2018 POR LUTO

EDWAR ALEXANDER CUESTAS ARTEAGA 105 26 DE FEBRERO 2018 POR LUTO

WILSON ANDRES PRADA GRISALES 108 26 DE FEBRERO 2018 POR LUTO

JAIR PARRA MUÑOZ 281 15 DE MAYO DE 2018 POR LUTO

CARLOS ANDRES GUTIERREZ MARIN 287 17 DE MAYO DE 2018 POR LUTO

LUIS FERNANDO BOLIVAR CALDERON 288 18 DE MAYO DE 2018 POR LUTO

AMALIA MENESES ARDILA 300 21 DE MAYO DE 2018 POR LUTO

ALEJANDRA MARIA PARRADO HERNÁNDEZ

366 20 DE JUNIO DE 2018 POR LUTO

FERNANDO GALVIS QUINTERO 388 29 DE JUNIO DE 2018 POR LUTO

RIGOBERTO CARDENAS ORTEGON 389 03 DE JULIO DE 2018 POR LUTO

HELBERT ANTONIO JARA MORENO 517 21 DE AGOSTO 2018 POR LUTO

VICTOR HUGO CARVAJAL LOAIZA 541 30 DE AGOSTO 2018 POR LUTO

LICENCIAS POR MATERNIDAD: por este concepto se generaron 4 licencias.


EDWAR ALEXANDER CUESTAS ARTEAGA

625 20 DE SEPTIEMBRE 2018 POR PATERNIDAD

ELBERT JOSE VARELA VARGAS 847 10 DE DICIEMBRE DE 2018 POR PATERNIDAD

HECTOR ANDRES RIVEROS RIOS 878 19 DE DICIEMBRE DE 2018 POR PATERNIDAD

GUSTAVO ADOLFO PEÑA CHACON DECRETO 257 DEL 27/11/2018 POR PATERNIDAD

LICENCIAS POR CALAMIDAD: por este concepto se generaron 4 licencias, cabe recordar es estas licencias son reconocidas monetariamente.


HELBERT ANTONIO JARA MORENO 499 13 DE AGOSTO DE 2018 POR CALAMIDAD

HELBERT ANTONIO JARA MORENO 514 16 DE AGOSTO DE 2018 POR CALAMIDAD

SIRLEY TAYO PARDO 564 04 DE SEPTIEMBRE 2018 POR CALAMIDAD

BEATRIZ ELENA HOLGUIN ACEVEDO 659 01 DE OCTUBRE DE 2018 POR CALAMIDAD

AUXILIOS EDUCATIVOS: Se generaron 11 auxilios en el periodo del 1 de enero al 31 de octubre del 2018.

No FECHA No

RESOLICION NOMBRE DEL FUNCIONARIO VALOR

8 18/01/2018 31 CUESTAS ARTEAGA EDWAR ALEXANDER

582,931

1 18/01/2018 32 OVIEDO CARRILLO ANA MARIA 1,344,800

6 18/01/2018 33 GUEVARA BAQUERO LUIS CARLOS 1,202,000

4 18/01/2018 34 CONTRERAS PULIDO GUILLERMO 1,337,760

7 06/07/2018 393 GUEVARA BAQUERO LUIS CARLOS 1,334,800

5 19/07/2018 423 CONTRERAS PULIDO GUILLERMO 1,485,600

2 26/07/2018 438 VILLALOBOS REY MARIA RICARCINDA 1,035,360

9 26/07/2018 439 CUESTAS ARTEAGA EDWAR ALEXANDER

600,000

3 30/07/2018 459 OVIEDO CARRILLO ANA MARIA 2,561,600

10 30/08/2018 542 ACEVEDO VELEZ FRANCISCO JAVIER

424,160

TOTAL

11,909,011

VACACIONES: Para el periodo (del 01 de Julio de 2018 al 31 de Octubre de 2018), se concedió lo siguiente:

PERIODO DE DISFRUTE

FECHA DE VACACIONES

RESOLUCION

N. NOMBRE CEDULA INICIAL FINAL INICAL FINAL No. FECHA

1 BOLIVAR CALDERON LUIS FERNANDO

17413665 03-ene-17 02-ene-18 12-jul-18 02-ago-18 378 21-jun-18

2 GARCIAMORALESMARTHA ESTELLA

40428218 05-feb-17 04-feb-18 03-jul-18 25-jul-18 123 21-jun-18

3 GARCIA MORALES ANGEL ALBERTO


4 SANABRIA RAMOS LUZ MERY


5 RIVEROS RIOS HECTOR ANDRES

1122136410 01-mar-17 28-feb-18 03-jul-18 24-jul-18 123 21-jun-18

6 LOPEZ CORREA FERNANDO

17446541 29-mar-17 28-mar-18 04-jul-18 26-jul-18 373 21-jun-18

7 TAYO PARDO SIRLEY 40428853 18-abr-17 17-abr-18 06-jul-18 30-jul-18 376 21-jun-18

8 RONCANCIO HERNANDEZ CESAR AUGUSTO

17416803 29-jun-17 28-jun-18 03-jul-18 24-jul-18 123 21-jun-18

9 ROJAS FERNANDEZ HECTOR


10 PRADA GRISALES WILSON ANDRES


11 RAYO RAMIREZ BAUDELINO


12 CARRILLO SAENZ JOSE NORBEY

1108929253 04-jul-17 03-jul-18 10-jul-18 31-jul-18 377 21-jun-18

13 DIAZ DUARTE JOSE RAMIRO

17446336 04-feb-16 03-feb-17 08-ago-

18 30-ago-18 420 17-jul-18

14 GARZON BLANCA MARINA 39761940 29-jun-16 28-jun-17 25-jul-18 15-ago-18 413 17-jul-18

15 REYES JIMENEZ HENRY 17411138 29-jun-16 28-jun-17 06-ago-

18 28-ago-18 417 17-jul-18

16 AMAYA CRISTANCHO JOSE JOAQUIN

93385691 31-ene-17 30-ene-18 26-jul-18 16-ago-18 415 17-jul-18

17 MENDOZA TABORDA ALFREDO

79233065 05-feb-17 08-feb-18 01-ago-

18 24-ago-18 416 17-jul-18

18 ESPINOS BELTRAN JOSE ANTONIO

17411951 09-feb-17 08-feb-18 26-jul-18 17-ago-18 414 17-jul-18

19 DIAZ PIÑEROS JORGE URIEL

17420443 29-jun-17 28-jun-18 25-jul-18 15-ago-18 427 23-jul-18

20 MENESES GUTIERREZ JORGE ARMANDO

17422589 29-jun-17 28-jun-18 03-ago-

18 27-ago-18 418 17-jul-18

21 RICO ROJAS JOSE VICENTE

17415368 29-jun-17 28-jun-18 03-ago-

18 27-ago-18 419 17-jul-18

22 TOVAR ORDOÑEZ DIEGO ARMANDO

17421747 29-jun-17 01-jul-18 25-jul-18 15-ago-18 123 17-jul-18

23 HERNANDEZ GONZALEZ VICTOR EMILIO

17414642 29-jun-15 28-jun-16 04-sep-

18 24-sep-18 522 22-ago-18

24 ESPINOSA BARACALDO EDILSON

17413910 18-ene-16 17-ene-17 10-sep-

18 01-oct-18 523 22-ago-18

25 DUARTE MORA MIGUEL ANGEL

1123086615 05-abr-16 04-abr-17 22-ago-

18 11-sep-18 487 10-ago-18

26 RICO NOVOA LUIS ELICIO 17411400 05-feb-17 04-feb-18 03-sep-

18 24-sep-18 521 22-ago-18

27 DIAZ MALDONADO LUZ MANARY

40430960 16-mar-17 15-mar-18 21-ago-

18 10-sep-18 486 10-ago-18

28 GALINDO MAHECHAYERLY JHOVANA

40360701 17-mar-17 16-mar-18 21-ago-

18 10-sep-18 484 10-ago-18

29 RIVEROS MAYORGA DANILO

17416548 04-abr-17 03-abr-18 22-ago-

18 11-sep-18 488 10-ago-18

30 CORTES LOZADA MILTON ALEX

17418761 10-may-17 09-may-18 21-ago-

18 10-sep-18 485 10-ago-18

31 SIERRA ACEVEDO RAFAEL

19278431 29-jun-16 28-jun-17 10-oct-18 31-oct-18 618 18-sep-18

32 POLANIA SANABRIA MARISOL

40432246 05-nov-16 04-nov-17 11-sep-

18 01-oct-18 561 03-sep-18

33 ACEVEDO VELEZ FRANCISCO JAVIER

1122132557 01-dic-16 30-nov-17 12-sep-

18 02-oct-18 574 06-sep-18

34 ACEVEDO TORRES ELIECER ANTONIO

6427616 05-feb-17 04-feb-18 12-oct-18 06-nov-18 616 18-sep-18

35 VACA GARZON GERVEL MARTIN

86043500 07-feb-17 06-feb-18 12-sep-

18 02-oct-18 562 03-sep-18

36 QUEVEDO MORENO ALEXANDER

17423050 08-feb-17 07-feb-18 11-sep-

18 01-oct-18 560 03-sep-18

37 RICO RICO CARLOS JULIO 17413172 12-feb-17 11-feb-18 01-oct-18 22-oct-18 612 18-sep-18

38 BOBOYA ROSAS MARY LUZ

40433366 01-abr-17 31-mar-18 14-sep-

18 04-oct-18 563 03-sep-18

39 GARCIA PINZON HELBERT LEANDRO


40 GARZON BLANCA MARINA 39761940 29-jun-17 28-jun-18 08-oct-18 29-oct-18 614 18-sep-18

41 MARTIN VILLALOBOS JAIR FERNEY


42 ACOSTA JAIRO 17415592 29-jun-17 28-jun-18 10-oct-18 31-oct-18 617 18-sep-18

43 CARVAJAL LOAIZA VICTOR HUGO


44 GARCES FRANCO LEYDY JOHANA

21854792 07-sep-17 06-sep-18 17-sep-

18 05-oct-18 575 06-sep-18

75 JARA MORENO HELBERT ANTONIO

79599787 05-abr-17 04-abr-18 24-oct-18 15-nov-18 675 16-oct-18

CAPACITACIONES: Para el periodo (del 01 de Julio de 2018 al 31 de Octubre de 2018), se realizaron las siguientes capacitaciones:

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION PIC

ÍTEM PERSONAL A CAPACITAR

TEMA

CAPACITACIÓN 2017

INTERNA

EXTERNA

MES

1

operarios del área de aseo y acueducto y alcantarillado

Capacitación de riesgo biológico y hábitos y condiciones inseguras.

X

Agosto

2

Operarios del área de aseo y funcionarios del área administrativa

Rumbo terapia

X Septiembre y octubre

y aprendices Sena y contratistas

3 Brigadistas de la Espa

Capacitación de primeros auxilios y vigilancia y control.

X

Octubre

4 Operarios del contratista de corte de cesped

Capacitación en seguridad y salud en el trabajo

X Octubre

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Para la vigencia 2018 se elaboró el contrato No 015 de 2018 con el objeto de la

evaluación médica periódica de los trabajadores y los exámenes de ingreso y egreso de los mismos.

Los siguientes trabajadores están reubicados por lo que no pueden cumplir con las funciones de su cargo por recomendaciones médicas:

La siguiente es la relación de personal de la empresa que se encuentra

reubicado, incapacitado, con recomendaciones médicas y/o en tratamiento,

de la empresa de Servicios Públicos ESPA a 31 de Octubre de 2018.

CONS. ADMINISTRATIVO N. IDENT. NOMBRE DEL CARGO OBSERVACIONES

1 GALVIS QUINTERO FERNANDO

86002025 CONDUCTOR MECANICO

RESTRINCIONES – ESTA EL PTAP -BLANCAS

2 JARA MORENO HELBERT ANTONIO

79599787 CONDUCTOR MECANICO

TERMINO FIJO – RESTRINCIONES ACCIDENTE DE TRANSITO

3 MENDOZA TABORDA ALFREDO

79233065 OPERADOR DE BARRIDO

TIENE RECOMENDACIOES LABORALES

4 POLANIA SANABRIA MARISOL

40432246 OPERADOR DE BARRIDO


5 VELASCO SONIA INES 40392201 OPERADOR DE BARRIDO


Dentro del marco del contrato No. 010 de 2018 y contrato No 047 de 2018 , cuyos objetos son PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA EJECUCION DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE ACACIAS ESPA E.S.P, se ha ejecutado dentro del periodo objete del presente informe, lo siguiente:

IMPLEMENTACION SG-SST VIGENCIA 2018

COMPONENTE SG-SST EJECUTADO - DIRIGIDO O REALIZADO A:

CAPACITACIONES Personal administrativo, área de acueducto, alcantarillado y de aseo

PAUSAS ACTIVAS Administrativa y Operativa

CHARLAS DE 5 MINUTOS Realizadas a los operario de Acueducto y Alcantarillado y operarios de barrido

ACTIVIDADES EJECUTADAS Identificar peligros y realizar la evaluación y valoración de los riesgos (Matriz de Riesgos). Inspección de seguridad entregada a los operarios que se

encontraban realizando cambio de tuberías en el barrio la Independencia.

Diligenciar Análisis seguro de trabajo (AST), listas de chequeo, abrir y cerrar permisos de trabajo de actividades de alto riesgo; realizando el debido acompañamiento en el desarrollo de las mismas.

Inicio de las capacitaciones propuestas en las matrices de riesgos.

Inspección semanal de EPI operadores de planta de tratamiento y aseo.

Capacitación en Riesgo Biológico y hábitos y Condiciones Inseguras para operarios de Barrido y Recolectores.

Capacitación en Riesgo Biológico y Hábitos y Condiciones

Inseguras para operarios de Acueducto y Alcantarillado. Inspección de seguridad realizada con los integrantes del

Copasst. Inspección de papeles vigentes a los vehículos de los operarios

que reciben auxilio de rodamiento Creación del reglamento de seguridad para Visitantes. Certificación de apoyo a las actividades de alto riesgo (poda)

de la empresa contratista de la ESPA, Hidro Urbanos Inspección de seguridad al tanque elevado de almacenamiento

de agua potable del centro poblado de Dinamarca. Inspección a los lugares de trabajo sobre los elementos de

protección personal.

FORMATOS Creación del Formato para inspecciones de instalaciones eléctricas.

Formato de entrega de EPI por primera vez Diligenciar formatos para remisión a exámenes médicos

ocupacionales a los empleados dependientes de la ESPA que me solicita la Auxiliar Administrativa encargada de Recurso Humano.

Diligenciar formatos para remisión a exámenes médicos ocupacionales periódicos a los empleados dependientes de la ESPA.

Formato de entrega de EPI por reposición. Formato de Inspecciones diarias de EPI Diligenciar listas de chequeo para actividades de alto riesgo

OTRAS ACTIVIDADES Se realizó la valoración de las matrices de riesgos las cuales ya se encuentran actualizadas todas

Actualización de las fichas técnicas de condiciones de salud. Apoyo en temas de reubicación y reintegro laboral Se realizaron inducciones y reinducciones a todos los

trabajadores de la Empresa de Servicios Públicos de Acacias ESPA E.S.P.

Visita realizada por estudiantes de modalidad del colegio María Montessori, a la Planta de Tratamiento de Residuos Sólidos.

Visita de un Asesor de Prevención al puesto de trabajo del

recolector José Joaquín Amaya. Apoyo al diseño del estudio previo, análisis del sector, estudio

de mercado del contrato para recarga y mantenimiento de extintores.

Revisión y aportes al reglamento interno de trabajo. Acompañamiento del Trabajo en alturas realizado en el tanque

elevado de agua potable de Dinamarca. Acompañamiento Trabajo en alturas realizado sobre la vía

nacional frente a la bomba Texaco salida hacia Guama

2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2.1 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

A continuación se relaciona los planes y programas de la ESPA E.S.P., los cuales fueron objeto de seguimiento y evaluación por parte de la Oficina de Control Interno OCI, durante el periodo comprendido desde el 01 de Julio de 2018 al 31 de octubre de 2018.

PLANES Y PROGRAMAS ACTUALES EN LA ESPA E.S.P.

No. NOMBRE SEGUIMIENTO / AVANCES

1 Programa de cero papel

Para el periodo comprendido se realizó seguimiento a la política de cero papel en la ESPA E.S.P., para lo que va corrido del año se ha aumentado un poco el consumo de papel en todas las oficinas de la empresa, pero a igual se ha utilizado las tecnologías y las comunicaciones, evitando así el impreso, en su defecto se escanea y se graba en CD´S, también se hace ccombinación de documentos (Físicos y electrónicos).

CONSUMO DE RESMAS POR DEPENDENCIA

DEPENDENCIA

No. RESMAS (Periodo anterior)

No. RESMAS (Periodo actual)

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA 14 33

PQR 12 29

JURÍDICA Y CONTRATACIÓN 0 0

GERENCIA 5 4

ALMACÉN 4 6

PLANEACIÓN 4 1

FACTURACIÓN 0 0

ARCHIVO 0 1

TESORERÍA 6 3

CONTABILIDAD 0 3

SUBGERENCIA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

10

7

SUBGERENCIA DE ASEO 4 7

LABORATORIO 7 9

CONTROL INTERNO 0 0

CUENTAS CONTRATOS 0 0

TOTAL

66

103

Por otro lado, la dependencia que más consumió papel es la oficina de Subgerencia Administrativa comercial seguida por la oficina de Atención al cliente y de la subgerencia de alcantarillado y subgerencia de Aseo.

2 Plan uso de las tecnologías y las comunicaciones

La ESPA E.S.P., los medios a través de los cuales se comunica internamente son:

La red

BigAnt Messenger

Software Sysman – módulo de correspondencia

Teléfono fijo para lo que cada dependencia cuenta con extensión, falta la oficina de servicio al cliente.

WhatsApp: Grupo administrativo, grupo directivo, grupo operativo.

Correos institucionales

La ESPA E.S.P., los medios a través de los cuales se comunica externamente son:

Página web de la empresa: web www.espa-esp.com.co la cual es administrada por el ingeniero de sistemas de la ESPA E.S.P., a través de ella se realizan publicaciones de las diferentes dependencias dirigidas al público, grupos de interés, entes de control, usuarios, entre otros, sin embargo lo sugerido por el responsable del área de sistemas se hace necesario el cambio de página web, por una página más dinámica, con lenguajes de programación más actualizados, proceso en el cual está en revisión de la gerencia, con este cambio se espera una mejora notablemente, al igual se hace necesario adquirir un Reuter administrable.

La Empresa cuenta con treinta y cuatro (34) correos corporativos o institucionales de las diferentes dependencia, los cuales son responsabilidad de cada funcionario operante, solicitar y/o sugerir las necesidades de los mismos, al igual de su revisión constantemente, se genera la necesidad por parte del ingeniero de sistemas del cambio de correos con Plataforma de Gmail el cual ofrece mejores características al que cuenta actualmente la empresa.

Twitter: ESPA-ACACIAS @espacacias

Facebook: https://www.facebook.com/ESPAesp/

A través de los contratos No. 024 y 053 de 2018, PRESTAR LOS SERVICIOS DE ASESORIA Y APOYO A LAPROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACACIAS E.S.P.

EL Total de equipos de Cómputo que tiene la Empresa es de cuarenta y Siete (47) y trece (13) Impresoras y dos portátiles y 2 scanner.

http://www.espa-esp.com.co/

https://twitter.com/espacacias

https://www.facebook.com/ESPAesp/

EQUIPOS POR DEPENDENCIA

Dependencia Escritorio Portátil Impresoras Escáner

Servicio Al Cliente

5 1

Vigilancia 1

Subgerencia Administrativa

3 1 1

Contabilidad 3 2

Sistemas 4 1

Gestión Documental

2 1

Archivo 2

Cuenta Contrato 1 1

Comercial 3

Facturación 1

Almacén 2 1

Gerencia 1

Secretaria Gerencia

1 1

Planeación 2 1

Subgerencia Acueducto

5 1

Subgerencia Aseo

3 1

Jurídica 3 1 1

Cuentas Contrato

1

Correspondencia 1 1

Control Interno 1

Seguridad y Salud en el trabajo

2

Planta las Blancas

1

TOTAL 47 2 13 2

Respecto a la seguridad de la Información de todos los equipos de la ESPA E.S.P., actualmente, el ingeniero de sistemas saca copias de seguridad del programa sysman diaria y de los equipos con una frecuencia de cada 8 días.

FALTA:

No se ha elaborado e implementado un plan de contingencia o plan de recuperación del sistema en caso de siniestro o una falla total del datacentrer.

3 Plan de mejoramiento de seguridad y salud en el trabajo de la ESPA E.S.P.

Dentro del Plan de Mejoramiento, existen actividades que NO se han cumplido, tales como:

1. El reglamento interno de trabajo no se ha aprobado, ni se ha implementado, el cual se actualizo mediante contrato No. 077 de 2016, cuyo objeto es “CONSULTORÍA PARA LA ACTUALIZACIÓN, IMPLEMENTALIZACION Y SOCIALIZACION DEL MANUAL DE CONTRATACION Y DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE ACACIAS ESP”

2. Elaborar, adoptar, socializar e implementar el Programa Institucional de Gestión Ambiental PIGA.

3. Continuar con la implementación del SG –SST.

4 Plan de mejoramiento de aseo

Mediante Contrato No. 012 de 2018, cuyo objeto es “PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS SÓLIDOS ORDINARIOS PRODUCIDOS EN EL MUNICIPIO DE ACACÍAS -META”.

Esto quiere decir que la ESPA E.S.P., está disponiendo en la Ciudad de Villavicencio en BIOAGRICOLA, no obstante se debe operar ambientalmente en la Planta de Residuos Sólidos de la ESPA E.S.P., tales como el manejo de los lixiviados, clausura y pos clausura de las celdas que están colmatadas y que ya no están en operación, así las cosas se evidencia el no cumplimiento del plan de mejoramiento en lo siguiente:

Deterioro en algunas rejas de las canales de líquidos lixiviados y en algunos sectores hay faltante de rejillas.

No se ha resanado el módulo de maduración #5, pese a que no está en operación es una actividad del plan de mejoramiento y por tanto es un compromiso a cumplirse.

Pese a que se clausuraron las celdas no se ha ejecutado pos clausura.

Se han adelantado acciones para dar manejo adecuado a los lixiviados; no obstante no se cuenta con una planta para el manejo de éstos.

No se ha construido la escombrera municipal, en cumplimiento al PGIRS, aunque es una actividad de responsabilidad de la Alcaldía, se hace necesario que desde la subgerencia de aseo o desde la Gerencia se esté atento a dicho cumplimiento, en virtud a que finalmente es esta prestadora quien debe operar el servicio y coadyuvar a la implementación del PGIRS.

5 Manuales de operaciones – actualizar los de las plantas

A la fecha ya se actualizaron dos manuales que son los de Planta las Blancas y Dinamarca quedando pendiente por actualizar planta playón, Acaciítas y los dos residuos.

6 Programa de responsabilidad social y empresarial

Está programado para revisión del Comité MECI y asignación de recursos

7 Concesiones La ESPA E.S.P., cuenta con las siguientes Concesiones: 1. Elaboración y aprobación PSMV Centro Poblado Chichimene : La actualizacion

de PSMV y PGRMV se esta formulando mediante el contrato de consultoria No 028 de 2018 el cual esta en un cumplimiento del 90% a la espera de la aprobacion final por parte de CORMACARENA.

2. Elaboración y aprobación PSMV Centro Poblado Quebraditas : A

CORMACARENA se entrego el documento que inicia el tramite de concesion para la aprobacion de captacion de agua del pozo profundo en la PTAP en el centro poblado Quebraditas.

3. PSMV Acacias: La actualizacion del PSMV Acacias esta a cargo de Empresa

Departamental De Servicion Publicos-Edesa S.A. E.S.P. bajo el contrato de

consultoria 112 del año 2018 actualmente se tiene adelantado un 30% de avance

donde se realizo el respectivo trabajo en campo recolectando informacion.

4. PGRMV Acacias: La elavoracion y aprobacion del PGRMV de Acacias se

encuentra en proceso de reformulacion por parte de la Empresa Departamental De

Servicion Publicos-Edesa S.A. E.S.P. bajo el contrato 112 del año 2018

actualmente se le otorgo una prologa de tiempo la cual esta proyectada para el

2019.

5. PUEAA Centro Poblado Quebraditas: La elaboracion del PUEAA de Quebraditas

se realizada una vez aprobado la concesion de aguas subterraneas por parte de

CORMACARENA.

6. PUEAA Centro Poblado Chichimene: La elaboracion y aprobacion del PUEAA la

realiso la empresa Acua 7 la cual fue aprobada por parte de CORMACARENA en el

año 2015.

7. PUEAA Centro Poblado Dinamarca: El PUEAA de Dinamarca esta en proceso de

aprobacion acargo de CORMACARENA la cual ya se realizo el respectivo pago para la evaluacion del documento.

8. Concesion de aguas superficiales Fresco Valle: En este momento se consiguió

la autorizacion sanitaria por parte de Secretaria de la Salud del Meta la cual es un anexo que solicita CORMACARENA para otorgar la concesion de aguas superficiales.

9. Concesion de aguas superficiales Quebraditas: Actualmente se encuentra

radicado en CORMACARENA para la aprobacion de la concesion de aguas subterraneas.

8 Plan de mejoramiento del proceso de servicio al cliente:

El punto del geófono ya fue solucionado ya que se adquirió uno de mejor tecnología al existente.

No se ha identificado, ni depurado del sistema en su totalidad aquellos usuarios que registra y factura el sistema; pero que en la realidad son lotes, generando así una cartera irreal.

No se carga en tiempo real los medidores instalados, lo que genera la NO lectura de los mismos y por ende un facturado por promedio, siendo éste un consumo NO real, infiriendo directamente con el Índice de Agua No Contabilizada IANC.

9 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano

En el plan del presente numeral hizo falta lo siguiente:

Realizar talleres de concientización y charlas motivacionales que conlleven al mejoramiento de la cultura empresarial.

Recolección de sugerencias semanales e implementación de acciones para satisfacer la necesidad del cliente y/o usuario

Se está aplicando una encuesta de satisfacción del cliente. Que tiene como objetivo medir el grado de aceptación del usuario frente a los servicios prestados por la Espa.

No se ha actualizado los manuales de procesos y procedimientos, ni el de funciones.

10 Planes de Desarrollo de Talento Humano

Dentro de los planes de talento humano se elaboró y ejecutó lo siguiente: Plan Institucional de Capacitación PIC El de Bienestar Social De Seguridad y salud en el Trabajo.

11 Plan de emergencias y contingencias

Se elaboró y adopto mediante Resolución No. 375 del 14 de Julio de 2016, pendiente actualización.

12 Plan de riesgos por procesos

La empresa si cuenta con el plan de riegos de corrupción y de atención al ciudadano, vigentes a la fecha.

13 Planes de Desarrollo de Talento Humano

Estos planes ya fueron elaborados. Plan de incentivos Programa de inducción y reinducción.

14 Portafolios de Se realizó la actualización del portafolio de Servicios al 30 de Enero de 2018.

servicios

15 Plan mensualizado de caja

No existe

16 Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA

No existe

17 Manual de correspondencia

No existe

18 Manual y/o política de viáticos y gastos de viaje

No existe

19 Manual de nomina

No existe

El compromiso de la alta dirección se evidencia en la realización de reuniones permanentes y coordinadas con cada uno de los responsables de los procesos, donde se establecen tareas o actividades a ejecutar en pro de un mejoramiento continuo, también se realizan comités gerenciales, mesas de trabajo, reuniones de los diferentes comités existentes en la empresa, entre ellos a saber: Comité de conciliación y defensa judicial, de PQR´S, de control interno, así mismo se evidencia en la participación de las actividades referentes a la empresa, prestación del servicio, talento humano, legales, normativas y demás inherentes a los procesos y funciones de la ESPA E.S.P.

Los funcionarios de la ESPA E.S.P., realizan sus sugerencias a través de los informes de gestión o en los diferentes comités de la empresa, lo cual son atendidos en la medida que se puede por la Gerencia o en el comité que según corresponda.

Durante este periodo objeto del informe que es desde el 1 de julio al 31 de Octubre de 2018 realizaron 31 contratos necesarios para cubrir con el buen funcionamiento de la entidad.

2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

A continuación se ilustra imágenes de la red de macro procesos, el mapa de procesos y la matriz de procesos y procedimientos de la Empresa de Servicios Públicos de Acacías ESPA E.S.P.

El manual de procesos y procedimientos esta formalmente aprobado y adoptado mediante Acuerdo de Junta Directiva de la ESPA E.S.P., No. 004 del 20 de Junio

de 2.011 y adoptado en la empresa a través de la Resolución No. 171 del 29 de Junio de 2.011.

Una vez evaluado el manual de procesos y procedimientos de la ESPA E.S.P., por parte de la Oficina de Control Interno OCI de la ESPA, se tiene que actualmente la empresa cuenta con cuatro (04) macro procesos, trece (13) procesos y setenta y cinco (75) procedimientos, los cuales como observación y recomendación de la OCI, deben actualizarse y documentarse los procedimientos que hacen falta en algunos procesos, también se deben elaborar los formatos a que haya lugar correspondientes a cada procedimiento, elaboración de instructivos, planes y manuales.

Existe un plan de mejoramiento suscrito entre la Oficina de Planeación y la Oficina de Control Interno, sin que a la fecha se haya dado cumplimiento, toda vez que no se ha actualizado el manual de procesos y procedimientos de la ESPA E.S.P., no se han documentado los procesos y procedimientos que en la realidad se ejecuta.

2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

PLANTA DE PERSONAL

A continuación se da a conocer el organigrama de la ESPA E.S.P.

ORGANIGRAMA DE LA ESPA E.S.P., CON LA CODIFICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD

Una vez aprobadas las TRD por parte del Archivo Departamental, la Empresa, mediante Resolución No. 334 de 2017 se adoptan y se aprueban las Tablas De Retención Documental TRD de la Empresa De Servicios Públicos de Acacías E.S.P.

Mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 05 del 20 de Junio de 2.011, fue aprobada la actual planta de cargos de la Empresa de Servicios Públicos de Acacías ESPA E.S.P. y mediante Resolución No. 161 del 28 de Junio de 2.011 se distribuyó los cargos en la empresa, para lo cual a la fecha no han realizado modificaciones ni ajustes totales ni parciales a la planta de cargos, es decir ni se han creado ni se han eliminado cargos.

A continuación se detalla la planta de personal de la entidad.

INFORME DE TALENTO HUMANO:

Del análisis de los cargos que están autorizados por el acuerdo 005 de 2011 o sea 98, se encuentran los siguientes cargos sin nombramiento:

Ocupación Planta corte 31 de Octubre de 2018

Nivel Autorización

Acuerdo 005/2011

Directivo 4

Profesional 9

Técnico 6

Auxiliar administrativo 8

Asistencial 1

Auxiliar operativo 70

Total 98 Fuente: Talento Humano – ESPA E.S.P.

Resumen de la Planta de Personal a 31 de Octubre de 2018

CENTRO DE COSTO CONTRATO A TERMINO

INDEFINIDO EMPLEADOS

PÚBLICOS CONTRATO A TERMINO

FIJO APRENDICES

SENA

ADMINISTRACIÓN 10 11 5 6

ACUEDUCTO 22 1 11

ALCANTARILLADO 22 1 6

ASEO 21 1 19

TOTAL PERSONAL A DICI-2018 75 14 41 6

PLANTA DE PERSONAL

SEGÚN ACUERDO 005/2011 83 15

VACANTES 8 1

Nota: existen 8 vacantes, sin embargo hay 41 trabajadores a término fijo.

Se encuentran 6 aprendices SENA y 41 cargos contratados a término fijo que no están autorizados por el acuerdo y que son los siguientes: ADMINISTRACION 5

Personal a Término fijo del área Administración a 31 de Octubre de 2018

NOMBRE CARGO DURACIÓN

FECHA DE

VENCIMIENTO

BOBOYA ROSAS MARY LUZ AUXILIAR ADMINISTRATIVA 1 AÑO 31/03/2019

MARTINEZ ACUÑA VIVIANA AUXILIAR ADMINISTRATIVA 4 MESES (1P) 22/03/2019

HOLGUÍN BEATRIZ ELENA AUXILIAR ADMINISTRATIVA 6 MESES (3P) 22/01/2019

RODRIGO ALFONSO MOLINA VARGAS AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES 6 MESES (3P) 06/02/2019

VILLALOBOS CARDONA TATIANA AUXILIAR ADMINISTRATIVA 4 MESES (1P) 26/032019

ACUEDUCTO: 11

Personal a Término fijo del área Acueducto a 31 de Octubre de 2018


FECHA DE

VENCIMIENTO

AMADO CHACON MILTON JAVIER AUXILIAR OPERATIVO II 6 MESES (3P) 07/02/2019

JIMENEZ BUITRAGO LUIS JAVER AUXILIAR OPERATIVO II 6 MESES (3P) 12/02/2019

RICO RICO CARLOS JULIO AUXILIAR OPERATIVO II 6 MESES (3P) 12/022019

PARRA MUÑOZ JAIR AUXILIAR OPERATIVO II 6 MESES (3P) 09/02/2019

RODRIGUEZ PEÑA WILMER NOE CONDUCTOR MECANICO 4 MESES (2P) 11/07/2019

MUÑOZ ROJAS MICHAEL STTIVEN AUXILIAR OPERATIVO II 6 MESES (3P) 19/02/2019

MOSQUERA CASTELLANOS EMMER AUXILIAR OPERATIVO II 6 MESES (3P) 07/02/2019

ORTEGA SANCHEZ EDWIN YOVANI AUXILIAR OPERATIVO II 6 MESES (3P) 30/02/2019

OLARTE JULA REY DUMAR AUXILIAR OPERATIVO II 2 MESES (3P) 03/01/2019

CARDONA QUINTERO ANDRES HORACIO AUXILIAR OPERATIVO II 3 MESES (3P) 03/02/2019

FORERO REY REINALDO AUXILIAR OPERATIVO II 2 MESES (3P) 03/01/2019

ALCANTARILLADO: 6

Personal a Término fijo del área Alcantarillado a 31 de Octubre de 2018


FECHA DE

VENCIMIENTO

MANCERA PEÑUELA CARLOS HUMBERTO AUXILIAR OPERATIVO II 4 MESES (1 P) 22/03/2019

OROZCO HERRERA DIDIER LEONARDO AUXILIAR OPERATIVO II 4 MESES (1 P) 22/03/2019

AVILA RAMOS HAMMERLY AUXILIAR OPERATIVO II 4 MESES (1 P) 23/03/2019

RICO VIRGUEZ JESUS ALEJANDRO AUXILIAR OPERATIVO II 4 MESES (1 P) 02/04/2019

GARNICA GARCIA VLADIMIR AUXILIAR OPERATIVO II 4 MESES (1 P) 07/04/2019

CLAVIJO EFREN AUXILIAR OPERATIVO II 4 MESES (1 P) 13/04/2019

ASEO: 19

Personal a Término fijo del área Aseo a 31 de Octubre de 2018

NOMBRE CARGO DURACIÓN FECHA DE VENCIMIENTO

JARA MORENO HELBERT ANTONIO CONDUCTOR MECÁNICO 1 AÑO 31/03/2019

RIVEROS MAYORGA DANILO RECOLECTOR 1 AÑO 31/03/2019

AMAYA CRISTANCHO JOSÉ JOAQUÍN RECOLECTOR 1 AÑO (6 P) 02/10/2018

QUEVEDO MORENO ALEXANDER CONDUCTOR MECÁNICO 6 MESES (3P) 07/02/2019

RIVEROS RIOS HECTOR ANDRES OPERARIO DE BARRIDO 6 MESES (1P) 28/02/2019

DUARTE MORA MIGUEL ÁNGEL RECOLECTOR 1 AÑO 05/08/2019

GUTIERREZ MARIN CARLOS ANDRES RECOLECTOR 1 AÑO (1 P) 19/12/2019

GALINDO MAHECHA YERLY JHOVANA OPERARIA DE BARRIDO 3 MESES (3P) 16/12/2019

DIAZ MALDONADO LUZ MANARY OPERARIA DE BARRIDO 3 MESES (3P) 16/12/2019

CORTES LOZADA MILTON ALEX CONDUCTOR MECANICO 1 AÑO 09/05/2019

GARCES FRANCO LEYDY JOHANA OPERARIA DE BARRIDO 4 MESES (2P) 06/01/2019

QUINTERO AMADO CLAUDIA

JOHANNA

OPERARIA DE BARRIDO

2 MESES (1P) 18/01/2019

VARON ORTIZ DIANA MILENA OPERARIA DE BARRIDO 3 MESES 05/02/2019

MONROY DOMINGUEZ YIMMY YAIR

RECOLECTOR 2 MESES 11

DIAS (2P) 16/03/2019

PAZ GONZALEZ JOSE MIGUEL CONDUCTOR MECANICO 3 MESES 6

DIAS (2P) 25/04/2019

GAITAN BOHORQUEZ MODESTA OPERARIA DE BARRIDO 4 MESES (1P)

12/02/2019

MUÑOZ FLOREZ JUAN FELIPE RECOLECTOR 4 MESES (1 P) 03/04/2019

VARON OBANDO EUDREY OPERARIA DE BARRIDO 2 MESES (2P) 15/04/2019

SANCHEZ JOSE LUIS RECOLECTOR 4 MESES (1P) 03/04/2019

El balance en cuanto a la nómina inicial es el siguiente:

PERSONAL AUTORIZADO SEGÚN ACUERDO 005 DE 2011 89

MENOS: CARGOS VACANTES -8

MÁS: CARGOS CONTRATADOS PERO NO CREADOS 46

TOTAL PERSONAL QUE LABORA 136

En la actualidad laboran tres (03) personas que vienen contratadas a término fijo desde el año 2012, a quienes se les venció el contrato el día 31/03/2018, no obstante fue prorrogado por un (01) año, es decir hasta el 31/03/2019.

MARY LUZ BOBOYA ROSAS AUXILIAR ADMINISTRATIVA HELBERT ANTONIO JARA MORENO CONDUCTOR MECÁNICO DANILO RIVEROS MAYORGA RECOLECTOR

INFORME DE EVALUACION PARCIAL POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTION DE LA ESPA E.S.P., A LA PLANTA DE

PERSONAL DE LA EMPRESA. En atención a la ejecución de las funciones de la Oficina de Control Interno de Gestión de la ESPA E.S.P, se realizó informe de evaluación parcial realizado a la estructura organizacional de la Empresa; pero a la Fecha la ESPA E.S.P., no ha realizado los ajustes necesarios en cumplimiento a lo establecido en el Decreto 785 de 2005, reglamentado por el Decreto 2484 de 2014, adicional a ello, la sugerencia de creación de cargos y cambio de niveles de algunos cargos según lo emanado por la Ley aplicada a la materia. 2.4 INDICADORES DE GESTION

INDICADORES EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACACIAS ESP – ESPA

La Empresa, de acuerdo a la información suministrada por la subgerencia administrativa, comercial y financiera de la empresa, según los datos encontrados en el programa Stefanini Sysman, software que opera la empresa, en cuanto a la situación presupuestal de la Empresa de Servicios Públicos de Acacías E.S.P., con corte a 31 de Octubre de 2018. EJECUCION ACTIVA

VIGENCIA A 31 DE OCTUBRE DE 2018

CONCEPTO

PRESUPUESTADO RECAUDADO %

CUMPLIMIENTO %

PARTICIPACION

DISPONIBILIDAD INCIAL 216,406,973 216,406,971 100%

ACUEDUCTO 6,106,214,070 4,015,188,903 66% 39.07%

ALCANTARILLADO 2,364,431,444 1,820,651,630 77% 17.72%

ASEO 4,854,166,222 3,493,604,550 72% 34.00%

OTROS INGRESOS CORRIENTES 13,000,000 20,169,930 155% 0.20%

CONVENIOS 1,153,976,128 576,988,064 50% 5.61%

REDIMIENTOS FINANCIEROS 1,500,000 1,335,414 89% 0.01%

CUENTAS POR COBRAR 64,657,343 64,657,343 100% 0.63%

RECAUDO A RECICLADORES (SECRETO 596 DE 2016 -

67,425,946 0.66%

INGRESOS PROPIOS 13,620,376,052 9,632,014,741 7

TOTALES 14,774,352,180 10,276,428,751 7 1

A continuación se hace un comparativo del recaudo de la vigencia 2018 frente al 2017:

COMPARATIVO VIGENCIA A 31 DE OCTUBRE 2017-2018

CONCEPTO RECAUDO 2017 RECAUDO 2018 %

CUMPLIMIENTO %

PARTICIPACION

DISPONIBILIDAD INCIAL 414,653,002

216,406,971 52%

ACUEDUCTO 3,131,601,147

4,015,188,903 128% 39.07%

ALCANTARILLADO 1,363,851,334

1,820,651,630 133% 17.72%

ASEO 2,220,374,389

3,493,604,550 157% 34.00%

OTROS INGRESOS CORRIENTES 79,273,747

20,169,930 25% 0.20%

SUBSIDIOS 1,896,536,961 - 0%

CONVENIOS -

576,988,064 100% 5.61%

REDIMIENTOS FINANCIEROS 4,722,347

1,335,414 28% 0.01%

CUENTAS POR COBRAR 194,924,102

64,657,343 33% 0.63%

RECAUDO A RECICLADORES (SECRETO 596 DE 2016

67,425,946 100% 0.66%

INGRESOS PROPIOS

9,305,937,029

9,632,014,741 6

TOTALES

9,305,937,029

10,276,428,751 8 1

Comparando el % de cumplimiento en el recaudo de las vigencias 2017 y 2018 se observa que este aumento en los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo pero que debido a la nueva estructura presupuestal ya no existen códigos como transferencias y aportes ya que estos están dentro de los rubros principales de cada servicio.

EJECUCION DE GASTOS

También realizo un una análisis a la ejecución de gastos del 1 de Enero de 2018 al

31 de Octubre de 2018.

INFORME EJECUCION DE GASTOS A 31 DE OCTUBRE DE 2018

PRESUPUESTO DEFINITIVO PRESUPUESTADO COMPROMETIDO %

COMPROMETIDO

GASTOS FUNCIONAMIENTO

7,607,355,810.00

5,590,156,226.50

73.48

GASTOS ASOCIADOS A LA NOMINA

4,658,720,943.00

3,277,835,139.00

70.36

SISTEMA ADMINISTRATIVO

1,295,881,189.00

922,250,513.50

71.17

SISTEMA ACUEDUCTO

1,174,354,476.00

830,052,864.50

70.68

SISTEMA ALCANTARILLADO

894,004,706.00

577,707,211.50

64.62

SISTEMA ASEO

1,294,480,572.00

947,824,549.50

73.22

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS

473,250,254.00

436,628,409.00

92.26


196,444,848.00

177,774,409.50

90.50

SISTEMA ACUEDUCTO

89,443,867.00

86,394,166.50

96.59


94,443,867.00

86,322,666.50

91.40

SISTEMA ASEO

92,917,672.00

86,137,166.50

92.70

GASTOS GENERALES

2,475,384,613.00

1,875,692,678.50

75.77


1,072,168,778.00

898,620,424.50

83.81

SISTEMA ACUEDUCTO

395,594,817.00

244,544,863.00

61.82


289,981,791.00

186,590,789.50

64.35

SISTEMA ASEO

717,639,227.00

545,936,601.50

76.07

GASTOS DE OPERACIONALES

2,834,359,446.00

2,426,823,258.00

85.62

SISTEMA ACUEDUCTO

1,370,556,861.00

1,089,829,451.72

79.52


181,992,589.00

145,555,085.64

79.98

SISTEMA ASEO

1,281,809,996.00 1,191,438,720.64 92.95

GASTOS DE INVERSION

1,279,145,204.00

969,084,607.00

75.76


13,200,002.00

13,200,000.00

100.00

SISTEMA ACUEDUCTO

657,945,200.00

526,096,498.00

79.96


558,000,001.00

379,788,109.00

68.06

SISTEMA ASEO

50,000,001.00

50,000,000.00

100.00

CONVENIOS

1,153,976,128.00

-

-

En la gráfica anterior podemos evidenciar que a la fecha ya se ha comprometido el 73.48% de los gastos aprobados para la vigencia 2018. INFORME DE CONTABILIDAD: A continuación se hace entrega de la información contable de la empresa al 31 de Octubre de 2018. CIFRAS TOMADAS DEL BALANCE GENERAL:

CONCEPTO VALOR ( Pesos Colombianos)

Vigencia Fiscal a 31 de Mayo de 2018

Activo total 9.280.926.230.59

Corriente 3.848’260.564 No corriente 4.766’265.797

Pasivo total 2.263.196.072.53

Corriente 1.756’492.232

No corriente 244’264.951

Patrimonio 7.017.730.158

Se observa que las cifras que se expresan mediante el balance general la empresa de servicios públicos cuenta con un patrimonio que respalda la operación del ente económico.

BIENES MUEBLES E INMUEBLES:


Reporte del periodo comprendido entre el 1 de Enero y al 31 de Diciembre de 2017

Terrenos 634’089.499

Edificaciones 600’759.055

Construcciones en curso 86’560.840

Maquinaria y equipo 471’407.718

Equipo de transporte, tracción y elevación 594’644.554

Equipo de Comunicación y computo 244’503.847

Muebles Enseres y Equipos de Oficina 350’220.329

Equipo médico y científico 180’070.169

Redes, Líneas y cables 2.452’934.396

Plantas, Ductos y Túneles 1.720’380.896

Depreciación Acumulada -4.312’068.628

TOTAL

3.024’065.173

La empresa de Servicios Públicos de Acacias E.S.P realizo inversión en lo referente a los bienes muebles e inmuebles para cumplir con sus objetivos misionales, lo que con lleva también a un incremento en sus respectivas depreciaciones


Reporte del periodo comprendido entre el 1 de Enero y al 31 de Diciembre 2017

Ingresos Operacionales 10.507’678.171

Gastos Operacionales 2.711’260.162

Costos de Venta y Operación 7.906`233.411 Resultado Operacional -109’815.402

Ingresos Extraordinarios 381’286.523

Gastos Extraordinarios 83’245.642 Resultado no operacional 298’038.057

Resultado neto. 188’222.655

En la tabla anterior se evidencia que la empresa de Servicios Públicos de Acacias E.S.P para la vigencia fiscal obtuvo una pérdida operacional debido a las obligaciones adquiridas para cumplir con su objeto social, es de aclarar que al

cierre de la vigencia por los otros ingresos no operacionales la empresa obtuvo una utilidad de $ 188’222.655 INFORME DE TESORERIA:

INFORME DE BANCOS HASTA EL 31 DE MAYO DE 2018

CODIGO NOMBRE CUENTA NO. CUENTA SALDO

111005 CUENTA CORRIENTE 325,278,736.01

11100501 BANCO POPULAR 235,262,554.43

1110050101 POPULAR DOAC 362 CTA No. 11041102113-2 110411021132 25,823.45

1110050103 POPULAR DOAC 188/06 CTA NO. 11041102121-5 110411021215 10,734,232.24

1110050108 POPULAR DOAC 311/08. CTA CTE 41102135-5 110411021355 1,270,234.49

1110050111 POPULAR DOAC 486/2009 CTA CTE. 110411021413 CONVEINIO TRIPARTITA 110411021413 6,178,860.50

1110050112 POPULAR DOAC198/2009 CTA CTE. 11041101421 CONVEINIO TRIPARTITA 110411021421 618,557.56

1110050113 POPULAR DOAC 238/2011 CTA CTE 411021769 110411021769 34,615,390.00

1110050115 POPULAR CTA NO. 41102103-3 RECAUDOS 110411021033 181,819,456.19

11100502 MEGABANCO 14,991,912.71

1110050202 MEGABANCO DOAC 195/2006 CTA CTE NO. 354040511 354040511 5,539,817.49

1110050203 MEGABANCO DOAC 042 CTA CTE NO. 354040578 354040578 9,452,095.22

11100503 BANCO BOGOTA 736,201.36

1110050301 BOGOTA CTA. CTE. 108-05077-4 RECURSOS PROPIOS 108050774 530,474.46

1110050302 BOGOTA DOAC 185/10. CTA CTE 10819801-1 108198011 205,726.90

11100505 BANCO CAJA SOCIAL 1,779,074.41

1110050507 CAJA SOCIAL DOAC 464/09 CTA CTE. 21500400758 21500400758 1,723,808.49

1110050508 CAJA SOCIAL DOAC 444/09 CTA CTE. 21500401009 ECOPETROL Y ALCALDIA 21500401009 55,265.92

11100506 BANCOLOMBIA 8,838,425.44

1110050603 BANCOLOMBIA RECAUDO CTA CTE 89098521318-........33651246-cte 00037507251 89098521318 8,838,425.44

11100508 BBVA 63,649,407.66

1110050801 BBVA CTA. CTE. 296-005317 296-0005317 61,190,821.76

1110050802 BBVA FONDO DE INVERSION CONTRATO 296-47000000433 29647000000433 2,458,585.90

11100509 BANCO DE OCCIDENTE 21,160.00

1110050901 B-OCCIDENTE 647-00002-5 647000025 21,160.00

111006 CUENTA DE AHORROS 194,126,290.26

11100601 BANCO POPULAR AHORROS 116,586,202.85

1110060103 POPULAR DOAC 198/2009 220-411-111420 220411111420 9,854,278.83

1110060104 POPULAR DOAC 362 CTA NO. 220411020704 220411020712 12,484.04

1110060106 POPULAR DOAC 188 CTA NO. 2204110034-0 220411100340 75.00

1110060113 POPULAR DOAC 311/08 CTA. AH. 41110749-3 220411107493 87,573,359.83

1110060116 SRVICIOS ESPECIALES ESPA- 220-411-12928-1 220-411-12928-1 19,146,005.15

11100602 MEGABANCO 48,848,593.51

1110060203 MEGABANCO DOAC 042 CTA AH No.354038127 354038127 48,848,593.51

11100603 BANCO BOGOTA 8,658,215.09

1110060301 BANCO BOGOTA CTA NO. 108124587 108124587 8,658,215.09

11100605 BANCO CAJA SOCIAL 17,204,947.81

1110060502 CAJA SOCIAL CTA AHORROS 26507033503 ACUEDUC-ALCAN Y VARIOS 36507033503 17,204,947.81

11100606 BANCOLOMBIA 1,614,537.00

1110060603 BANCOLOMBIA RECAUDOS CTA AHORROS 89094322074 89094322074 1,614,537.00

1110060604 CONVENIO RECAUDOS 89058306526 89058306526 0.00

11100608 BBVA 1,213,794.00

1110060801 BBVA RECAUDO CTA AHORROS 296-0200076508 2960200076508 576,368.00

1110060802 BBVA CTA AHORROS No. 0296-087927 637,426.00

TOTALES 519,405,026.27

Según estado de tesorería emitido por el software de sysman a 31 de Mayo del 2018, el cual se puede evidenciar en el cuadro anterior, hay en bancos un saldo de Quinientos diecinueve millones cuatrocientos cinco mil veintisiete pesos mcte ($519.405.027.27), de los cuales $216.708.603.47 son saldos de convenios Doac y $302.696.422.80 de cuentas en recursos propios, existen en total veintiocho (28) cuentas bancarias, 16 son de DOAC (5 de ahorros y 11 corrientes) y 13 cuentas de recursos propios (6 de ahorros y 6 cuentas corrientes), y una (1) del Fondo de Inversión.

Lo que queda claro es que la empresa durante la vigencia fiscal 2018 presenta déficit presupuestal lo que se espera recuperar para el segundo semestre del 2018. Ahora bien, si por efecto de menores recaudos en el ingreso corriente y no obstante las condiciones especiales para la celebración de contratos, persistiere el déficit, la entidad deberán proponer

La máxima autoridad para tal fin, los traslados o las reducciones presupuestales indispensables para corregir dicho desequilibrio”.

Aunado a lo anterior frente a la adición presupuestal, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el estatuto de presupuesto, así “El mayor valor del recaudo de las rentas sobre promedio de los cómputos presupuestados no podrá servir de recurso para la apertura de créditos adicionales. No obstante, si después del mes de mayo de cada año el recaudo de las rentas globalmente consideradas permite

establecer que éste excederá al calculado en el Presupuesto Inicial, ese mayor valor estimado, podrá ser certificado como un excedente en el Presupuesto de Rentas y servir para la apertura de créditos adicionales. En caso de que existiere déficit fiscal en la vigencia anterior, el mayor recaudo de rentas se destinará, en primer lugar, a cancelarlo.”

Lo anterior dado a que en la vigencia fiscal 2017 se presentó un DEFICIT y nuevamente en el 2018 se presenta la misma situación tenemos la probabilidad de incurrir en actuaciones administrativas, disciplinarias, fiscales y/o penales según sea el caso y a lo que haya lugar, por la determinación de los entes de control y vigilancia, en cuanto a incumplir con los principios presupuestales de planeación, especialidad y homeostasis, adicional si se expide Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP sin respaldo económico. Para lo que la Oficina de Control Interno OCI de Gestión de la ESPAE.S.P., solicitó a la subgerencia administrativa, comercial y financiera de la empresa informar a la Gerencia de tal novedad y tener presente que en el segundo semestre del año 2018 se tomen las medidas necesarias para poder superar dicha situación y que junto a un equipo Directivo en el respectivo comité se trate el tema y se accione sobre el particular, además de hacer partícipes a los miembros de la Junta Directiva de la ESPA E.S.P., sobre cualquier decisión a tomar del tema en comento.

Solo quedó establecer una Función de Advertencia de la probabilidad de incurrir en acciones por parte de los entes de control y vigilancia, si no se ejecuta acciones necesarias tendientes a subsanar la probabilidad de cerrar la vigencia 2018 en déficit.

INDICADORES DE GESTION DE LA SUBGERENCIA DE ACUEDUCTO Y

ALCANTARILLADO 2017-2018

USUARIOS DE ACUEDUCTO

Comportamiento de Usuarios

SUSCRIPTORES 2017 2018

MAYO MAYO

TOTAL 20.825 21.395

Fuente: Información Sistema Único de Información SUI

El total de usuarios de acueducto a mayo de 2018 finaliza con 21.395 usuarios, representando una variación de 3.00% respecto a mayo de 2017, equivalente a 570 nuevos usuarios. En materia de Calidad y Cobertura del servicio de acueducto en la cabecera del municipio y el sector rural que opera la Empresa.

SECTOR

ACUEDUCTO

may-17 may-18

URBANO 98.52% 98.76%

RURAL 22.10% 23.35%

TOTAL 102.56% 103.01%

Fuente: Información Sistema Único de Información SUI Con el incremento de usuarios presentados anteriormente, la ESPA alcanza una cobertura de Acueducto para el mes de Mayo de 2018 de 98.76% para urbano y 23.35% rural en el centro poblado de Dinamarca y en las veredas el Centro, Diamante, la Esmeralda, San José, Cola de Pato, entre otras, el cálculo de la

cobertura se realiza con relación a la población proyectada por el DANE en el censo de 2005. Es pertinente anotar que la ESPA no presta el servicio de acueducto en el Centro Poblado de San Isidro de Chichimene en la actualidad, porque este lo opera directamente la Comunidad de dicho sector a través de una organización comunal. De igual manera se viene trabajando con el personal técnico y profesional de la Subgerencia de Acueducto y Alcantarillado en la estandarización de procesos de las PTAP.

COBERTURA DE ALCANTARILLADO. En materia de Cobertura del servicio de Alcantarillado en la Cabecera del municipio, centros poblados y zona rural es: Frente a la cobertura del servicio de alcantarillado debemos numerar que a pesar del gran crecimiento poblacional en nuestro municipio, como efecto del incremento de las actividades de la industria petrolera, se ha presentado de manera geométrica un aumento en el desarrollo de proyectos urbanísticos y alta demanda de construcción de áreas o sectores urbanizables no urbanizados, que reclaman mayores esfuerzos por parte de la ESPA, más sin embargo a pesar de esta situación al cierre del mes de mayo de 2018 la cobertura de alcantarillado para el sector urbano se encuentra en un 98.70% y rural del 5.67%.

Fuente: Información Sistema Único de Información SUI

COMPARATIVO DE TOTAL DE USUARIOS A 31 DE MAYO DE 2018 FRENTE A

2017

El total de usuarios de alcantarillado a mayo de 2018 finaliza con 20.714 usuarios, representando una variación de 3.00% respecto a mayo de 2017, equivalente a 543 nuevos usuarios.

INDICADORES DE GESTION DE LA SUBGERENCIA DE ASEO 2018

Con el incremento de usuarios presentados anteriormente, la ESPA alcanza una cobertura de aseo para el mes de Mayo de 2018 de 100.27% para urbano y 46.97% rural en los centros poblados de Dinamarca y San Isidro de Chichimene y así mismo en las veredas el Centro, Diamante, la Esmeralda, San José, Cola de Pato, el Carmen, la Cecilita, el Resguardo, San Nicolás, Santa Rosa, Santa Teresita, Rancho Grande, Montebello, Loma de Tigre, Caño Hondo, Sardinata, la Blancas, la Palma, el Playón, el Rosario y San Jorge, las el cálculo de la cobertura se realiza con relación a la población proyectada por el DANE en el censo de 2005.

Usuarios de Aseo Vs Toneladas

El incremento de usuarios de aseo en cada uno de los años reflejados en la gráfica, denotan la disminución en los últimos años de las toneladas de disposición final, situación que se relaciona a la cultura que se han venido desarrollando en la separación en la fuente, manejo integral de los residuos sólidos a través de la reutilización, el reciclaje, entre otros.

El indicador promedio de usuarios vs. Toneladas corresponde a 17.547 usuarios y 15.673 toneladas al año, tomando como referencia las vigencias 2011 a 2015, para el año 2017 a diciembre se refleja un aumento de 353 toneladas frente a diciembre de 2016, que representan el 2,20% respectivamente. La Empresa de Servicios Públicos de Acacias ESP, brinda el servicio de recolección de Residuos Sólidos (RS) que se encuentra en cabeza de la subgerencia de aseo, en este sentido, actualmente en el área urbana se realiza la prestación del servicio en barrios, espacios públicos y en sitios turísticos a los que se realiza barrido y limpieza. Igualmente es de mencionar la prestación de estos servicios llega a las veredas y Centros Poblados.

Actividad del

servicio

Departamento Municipio Localidad, comuna y

similares

Recolección Meta Acacias Totalidad zona urbana y

Veredas

Transporte Meta Acacias Totalidad zona urbana y

Veredas

Barrido y limpieza

de vías y áreas

publicas

Meta Acacias Totalidad zona urbana,

Veredas de Chichimene

y Dinamarca Fuente: Empresa De Servicios Públicos De Acacias

Para el periodo del 1 de Enero al 30 de junio de 2018 se realizó una recolección de servicios de:

SERVICIOS ESPECIALES

2018

MES CANTIDAD

ENERO 47

FEBRERO 31

MARZO 38

ABRIL 42

MAYO 45

JUNIO 47

Total 250

En el marco de los convenios con las instituciones educativas, nos encontramos en la primera fase que es la sensibilización y educación ambiental, para posteriormente adelantar juntos con ellos y la comunidad afectada la instalación de los mismos.

En la cuantificación de los residuos sólidos de los puntos críticos identificados, se evidencian distintos tipos de residuos como:

Fuente: Subgerencia de Aseo/ESPA.

Por parte de la ESPA, la subgerencia de Aseo está realizando una estrategia de recuperación de puntos críticos, con apoyo de los Estudiantes de las Modalidades (Colegio Santa Teresita de la modalidad Técnico Ambiental) Ambientales. Al respecto el día 5 de Julio en la vereda el Resguardo, se adelantó la Recuperación del Punto crítico se instaló jardín con llantas usadas.

En el periodo comprendido del presente año, como se muestra a continuación en la gráfica, se ha ejecutado en áreas públicas urbanas operaciones en césped, mantenimiento en poda de árboles, la cobertura del 80%, para un total ejecutado de 189 emplazas (sitios o sectores de áreas públicas); correspondiente a 96 parques, 43 áreas verdes, 25 andenes peatonales, 20 separadores viales y 5 canchas de futbol. Una vez identificados los puntos criticos, se procedio a evaluar los lugares donde seran instalados 10 puntos ecologicos, que corresponden a:

N° Ubicación Cantidad

1 Trébol 2 2

2 Alborada 1

3 La Tiza 1

4 Brisas del Playón 1

5 Cimarrón 1

6 Mancera 1

7 Coliseo las ferias 1

8 Cale 12 con carrera 33-19 1

9 Calle 16 con carrera 18 Centro zona de tolerancia

1

Total Puntos Ecológicos a Instalar

10

Fuente: Subgerencia de Aseo

Teniendo en cuenta la identificación de puntos críticos en el sector suburbano del Municipio de Acacias, la ESPA realizó el acompañamiento a los operadores del sistema de acueductos rurales ARVUDEA y AQUA7, en busca de generar una política comercial con el fin de llevar a cabo convenios que permitan una mayor cobertura en la prestación del servicio de aseo.

A finales de la vigencia 2017 a los acueductos veredales ARVUDEA y AQUA7, le confirman la viabilidad de acceder a los subsidios para la vigencia 2018, en la cual los usuarios obtendrán beneficios econ ómicos, subsidios estipulados para los estratos 1, 2 y 3, con el 70%, 30% y 10%, respectivamente.

Con la estructuración tarifaria de cada uno de los acueductos verdales de Acacias los habitantes de las zonas rurales logran, cubrir los costos operativos y de administración necesarios para realizar la prestación eficiente y con calidad de este servicio público.

Así mismo, de la mano la Empresa de Servicios Públicos de Acacias E.S.P, como prestadora del servicio público de aseo en zona rural durante la vigencia 2017 realizó acercamiento con cada una de las Asociaciones viendo la necesidad de realizar el cobro de dicho servicio por medio de una factura conjunta, teniendo en cuenta que es un servicio de interés social y sanitario para el bienestar de la comunidad y en consecuencia no se puede suspender su prestación, de esta manera se garantiza la continuidad en la prestación del servicio de aseo.

Por lo anterior, la ESPA requirió que el cobro del servicio de aseo se realice conjuntamente con el servicio de acueducto de cada una de las Asociaciones, donde dicha inclusión del servicio de aseo junto con los subsidios logrados por cada una de ellas no generará impacto negativo a sus usuarios, teniendo en cuenta que el valor a pagar de sus usuarios incluso para el estrato 1 será inferior al valor que se viene cancelando solo por el servicio de acueducto.

Finalmente, la comunidad rural con la gestión de cada una de las Asociaciones y de la ESPA gozará de los servicios de acueducto y aseo con los estándares de calidad, continuidad y cobertura por un valor inferior en su tarifa.

El presente para conocimiento y fines pertinentes de la Gerencia, Comité de coordinación de control interno, equipo operativo MECI, funcionarios en general de la Empresa de Servicios Públicos de Acacías ESPA E.S.P. y comunidad en general dado a que se publicara en la página web de la empresa en el menú control interno, submenú informes MECI – Informes pormenorizados, en cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción. Cordialmente,

LINA YOHANA PARDO ABRIL Jefe de Control Interno Empresa de Servicios Públicos de Acacias Espa

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL …...15 23/10/2018 699 SANABRIA RAMOS LUZ MERY...

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