INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO y lineamientos del Departamento Administrativo de la...

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Asesor con funciones de Jefe de Control Interno

Bogotá

2016-03-11

Informe pormenorizado de control interno Asesor con Funciones de Jefe de Control Interno

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1. Introducción

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 el cual modificó el artículo 14 de la Ley 87 de 1993, “el jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave”. Así, el presente documento tiene como fin establecer el estado del Modelo Estándar de Control Interno bajo los parámetros de la actualización del MECI a través del Decreto 943 de 2014 y del manual técnico del modelo estándar de control interno para el estado colombiano. Las recomendaciones expresadas se basan en los lineamientos establecidos en las guías, cartillas y lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), dando cumplimiento al Decreto 1083 de 2015, así: “Artículo 2.2.21.5.5 Políticas de control interno diseñadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Las guías, circulares, instructivos y demás documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de /a Función Pública, constituirán directrices genera/es a través cuales se diseñan las políticas en materia control interno, las cuales deberán ser implementadas al interior cada organismo y entidad del Estado. El Departamento Administrativo de Función Pública elaborará prioritariamente guías e instructivos, elaboración de manuales de procedimientos, y guías sobre diseño de indicadores para evaluar gestión institucional, los cuales se constituirán en herramientas básicas de eficiencia y transparencia de organizaciones”. (Negrilla fuera de texto).

2. Alcance

Se analizan cada uno de los compones, elementos y productos mínimos establecidos en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno. Corresponde a los meses de noviembre y diciembre de 2015 y enero a 08 de marzo de 2016.

3. Descripción metodológica

En este informe se da cuenta de productos mínimos exigidos a cada uno de los elementos de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno en el Instituto Nacional de Metrología a la luz de los lineamientos impartidos por el Gobierno Nacional. De conformidad a lo dispuesto en el Decreto 1083 de 2015 y frente a los tópicos del rol de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces se realizan sugerencias y/o recomendaciones frente a los elementos.


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Para efectos de verificación se tuvo en cuenta información dispuesta por y para la entidad a través de las diferentes áreas, intranet, página web, etc. La inspección y el análisis de los documentos estuvieron a cargo del grupo de trabajo de Control Interno.

Se toman recomendaciones del libro sobre Auditoria del Control Interno de Samuel Alberto Mantilla para sugerir mejoras en el Sistema de Control Interno del Instituto Nacional de Metrología.

4. Resultados.

Modelo estándar de control interno (actualización 2014).

1. Módulo de control de planeación y gestión 1.1 Componente Talento Humano

En el marco de este componente el INM ha establecido elementos para el desarrollo del talento humano dentro del marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos

Los documentos están planteados de manera explícita frente a la conducta que deben observar los funcionarios vinculados al INM.

Respecto a los productos mínimos el Instituto presenta:

Productos mínimos

Observaciones Comentarios

Documento con los principios y valores de la entidad

Carta de valores y políticas éticas de la entidad, decálogo de ética, código de ética

El Instituto Nacional de Metrología expidió Resolución 236 de 2013, socializado en el año 2013, mediante actividad lúdica. El documento está publicado en la página web de la entidad: http://www.inm.gov.co/index.php/normativa/resoluciones Y en la intranet http://192.168.10.84/intranet/images/Resolucion-236-2013.pdf

http://www.inm.gov.co/index.php/normativa/resoluciones

http://192.168.10.84/intranet/images/Resolucion-236-2013.pdf


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Acta de elección de valores por concertación entre las diferentes dependencias.

La versión preliminar del código de ética fue puesta a disposición del personal el 2 de mayo de 2013, para que hicieran aportes u observaciones previos a la liberación del documento.

Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad

Decreto, Resolución, Acta u otro Acto administrativo que permita evidencias la adopción de los principios y valores de la entidad

Resolución número 236-2013, de fecha 5 de julio de 2013, por la cual se adopta el Código de ética y buen gobierno del Instituto Nacional de Metrología. La resolución aquí mencionada definió 7 principios éticos y 7 valores institucionales.

Estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la entidad

Instrumentos herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de los principios y/o valores adoptados por la entidad. (Cartilla, correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros)

En diciembre de 2015 se escogió al funcionario Jorge Garcia como ganador del valor del compromiso. A continuación el reconocimiento realizado al funcionario a través de correo electrónico:

De igual manera, la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República y el Departamento Administrativo de la Función Pública convocaron a los servidores públicos a través de la Oficina de Control Interno y en ocasión del día internacional de Lucha contra la Corrupción a la suscripción de un compromiso de “Integridad y Transparencia”.

La iniciativa fue acogida por el nivel directivo (5) (Director General, Subdirectores y Secretario Genera (e)) asesores (Jefe de Control


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Interno), Profesionales (14), técnicos (1), asistenciales (2) y Contratistas (3).

Recomendación:

En el 2016, podría estudiarse la posibilidad de revisar la actual versión del código de ética como parte de las iniciativas adicionales del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. De igual manera, involucrar la creatividad del personal al servicio del INM e incentivar no solo al personal de planta sino a las demás personas vinculadas al Instituto para que se involucren y se sientan como parte activa no sólo de la mejora sino de los lineamientos éticos de la entidad.

Adicionalmente y de forma periódica continuar con la remisión correos y/o en las pantallas y carteleras dispuestas para esta difusión, información alusiva a los principios y valores éticos.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

A través de este elemento se evidencia el compromiso del Institutito Nacional de Metrología para desarrollar competencias y habilidades en los servidores vinculados a la entidad.

Productos mínimos


Manual de funciones y competencias laborales

Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de los cargos de la entidad.

En la presente vigencia se modificó el manual de funciones a través de la Resolución No. DG 069 de 2016. Se notificaron funciones a algunos funcionarios. Igualmente a través de Resolución No. DG 063 de 2016 se distribuyeron los cargos de la planta global del Instituto Nacional de Metrología - INM ".

Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual)

Plan de Formación y Capacitación formulado de acuerdo a las necesidades de los Servidores Públicos.

Mediante Resolución DG 061 de 2015 (17 de marzo) se establecen los parámetros para formular el Plan institucional de Capacitación y el Plan de Bienestar Laboral e Incentivos para los servidores públicos del INM. El Comité Interadministrativo de Desarrollo Administrativo CIDA en Acta No. 5 del 26 de febrero de 2016 aprobó los siguientes planes:


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1. Plan Institucional de Capacitación 2016. 2. Plan de Bienestar Social e Incentivos. 3. Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el

trabajo. La Secretaría General – Gestión del Talento Humano presentó a través de la Intranet del INM , http://192.168.10.84/intranet/index.php/recursos-humanos/planes-de-talento-humano/planes-2016 de dichos planes así:

Programa de inducción y reinducción

Programa de Inducción o reinducción establecido, en el cual se especifica los temas y el procedimiento de inducción para empleados nuevos o reinducción en el caso de cambios organizacionales, técnicos y/o normativos.

Dentro del programa de capacitación aprobado se observó la programación de inducción para los funcionarios del Instituto el 15 y 16 marzo, 22 y 23 de junio y 28 y 29 de septiembre de inducción y el 30 de noviembre para reinducción.

http://192.168.10.84/intranet/images/2016/Plan_de_Bienestar_Laboral_2016.pdf

http://192.168.10.84/intranet/images/2016/Plan_de_Trabajo_SG-SST_2016-v2.pdf


http://192.168.10.84/intranet/index.php/recursos-humanos/planes-de-talento-humano/planes-2016



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Programa de bienestar (Anual)

Establecer un Programa de bienestar social de conformidad con los artículos 70 y 75 del Decreto 1227 de 2005

Mediante Resolución DG 061 de 2015 (17 de marzo) se establecen los parámetros para formular el Plan institucional de Capacitación y el Plan de Bienestar Laboral e Incentivos para los servidores públicos del INM. El Comité Interadministrativo de Desarrollo Administrativo CIDA en Acta No. 5 del 26 de febrero de 2016 aprobó los siguientes planes:


trabajo. La Secretaría General – Gestión del Talento Humano presentó a través de la Intranet del INM , http://192.168.10.84/intranet/index.php/recursos-humanos/planes-de-talento-humano/planes-2016 de dichos planes así:

Plan de incentivos (Anual)

Plan de incentivos adoptado por medio de un acto administrativo.

El Comité Interadministrativo de Desarrollo Administrativo CIDA en Acta No. 5 del 26 de febrero de 2016 aprobó los siguientes planes:


trabajo.










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La Secretaría General – Gestión del Talento Humano presentó a través de la Intranet del INM , http://192.168.10.84/intranet/index.php/recursos-humanos/planes-de-talento-humano/planes-2016 de dichos planes así:

Sistema de evaluación del desempeño

Formatos de Evaluación del desempeño de acuerdo a la normatividad que aplique a la entidad.

Se tiene documentado el formato de evaluación de desempeño para gerentes públicos (A4-01F-15 / versión 1) y Formato de evaluación de desempeño laboral provisionales (A4-01-F-12 / versión 1). Mediante Resolución DG 105 de 2015 se reglamentan los factores para acceder al nivel sobresaliente en el sistema tipo de evaluación de desempeño laboral en el Instituto Nacional de Metrología.

Se adoptó la Resolución DG-056 de 2015 donde se adopta la política de Gestión del Talento Humano dentro del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Recomendación:

Se sugiere propiciar y promover la participación del personal en capacitaciones de fácil acceso por ejemplo en aquellas que originan entidades como la Escuela Superior de Administración Pública o el SENA, impartidas de forma virtual con flexibilidad de horario y/o cualquiera de las que son ofrecidas de manera gratuita a través de internet o de entidades gubernamentales.

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico




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El direccionamiento estratégico sirve de marco para los planes de cada área y tiene un alcance bastante amplio para cumplir responsabilidades específicas para cada campo de acción. El INM tiene definida la ruta organizacional a través de la cual lleva a cabo la coordinación nacional de la metrología científica e industrial.

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos

En el Instituto Nacional de Metrología la planeación está dada como insumo o fuente de proyección para la entidad.

Productos mínimos


Planeación

Planes de la entidad alineados con las Políticas de Desarrollo Administrativo.

En la página web se encuentran publicados los diferentes planes del INM (http://www.inm.gov.co) así:

http://www.inm.gov.co/


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La misión y visión institucionales adoptados y divulgados

Acto administrativo a través del cual se adoptan la misión y visión y demás documentos o elementos de carácter institucional

En el manual integrado de gestión (E1-02-M-01) está registrada la misión y visión del Instituto Nacional de Metrología, numerales 5.4 y 5.5. Z:\SIG INM\1 MAC EST\E1 DEP\E1-02 ADM SIG\MIG

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de la misión, visión y demás documentos y/o elementos de carácter institucional. (Cartillas, correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.)

La misión y visión están divulgadas en la página web de la entidad: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision

Objetivos institucionales

Los objetivos son parte integral de la planeación de la entidad, dado que los Programas y proyectos deben estar orientados a su cumplimiento

En el capítulo II del Decreto 4175 de 2011, se encuentra definido el objetivo del Instituto Nacional de Metrología. En la página web del instituto están publicados los objetivos de la entidad http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/creacion-objetivos-y-funciones

Planes de acción anuales que definen las metas a cumplir con respeto al Plan de desarrollo.

Se encuentra publicado en la página Web del INM los documentos con los siguientes nombres: 1. Plan estratégico 2015-2018 Se encuentra en la página Web el siguiente link:

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-estrategico-institucional y

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/creacion-objetivos-y-funciones

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/creacion-objetivos-y-funciones

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-estrategico-institucional

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-estrategico-institucional


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Planes, programas y proyectos

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ESTRATEGICO_INSTITUCIONAL/PEI_INM_2015-2018-v2.pdf

2. Plan estratégico del sector.

Se encuentra en la página Web el siguiente link:

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-estrategico-sectorial







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3. Planes de acción 2016: se establecen para las siguientes áreas: Oficina Asesora de Planeación, Secretaria General, Subdirección de Innovación y servicios tecnológicos, Subdirección de Metrología Física, Subdirección Metrología de Química y Biomedicina, y Dirección General. http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-accion

El programa Anual de auditorías de la Oficina de Control Interno se encuentra publicado en la Intranet del INM y en la página web, así: Intranet: http://192.168.10.84/intranet/index.php/control-interno/programa-de-auditorias

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-accion

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-accion

http://192.168.10.84/intranet/index.php/control-interno/programa-de-auditorias

http://192.168.10.84/intranet/index.php/control-interno/programa-de-auditorias


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Página Web http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/control-interno

Link programas de auditorias http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/CONTROL_INTERNO/2016/Programa_anual_auditor%C3%ACas_CI_2016.pdf

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/control-interno

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/CONTROL_INTERNO/2016/Programa_anual_auditor%C3%ACas_CI_2016.pdf

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/CONTROL_INTERNO/2016/Programa_anual_auditor%C3%ACas_CI_2016.pdf


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En el mes de enero de 2016 se realizó la verificación del plan de acción dentro de la evaluación por dependencias. 4. Plan anticorrupción y atención al ciudadano 2016.

Se encuentra en consulta pública. Se publicó el 7 de marzo de 2016 en la cuenta de twitter @inmcolombia

Por Facebook INM de Colombia el 7 de marzo de 2016 se observó:

https://twitter.com/inmcolombia


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Y por el correo electrónico institucional el 8 de marzo de 2015:

5. Plan de mejoramiento FURAG http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-furag

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-furag

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-furag


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El informe de plan de mejoramiento de octubre - diciembre no ha sido actualizado a la fecha de elaboración de este informe (9 de marzo de 2016 11:24 horas). 6. Plan de Acción Programas Ambientales – PIGA 2016. En Comité Interinstitucional de Desarrollo Administrativo del 26 de febrero se aprobó el plan PIGA (Acta No. 05 de 2016). No se encuentra publicado para la vigencia 2016. La fecha de última actualización es de abril de 2015

http://inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-accion-programas-ambientales




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Al ingresar al plan se observó que:

7. Proyectos de inversión INM - 2016. Se encuentran

publicados los proyectos de inversión en la página web del Instituto en el link: http://inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-financiera/formulacion-y-seguimiento-a-proyectos-de-inversion Así:

http://inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-financiera/formulacion-y-seguimiento-a-proyectos-de-inversion




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8. Plan Anual de Adquisiciones 2016 en la página Web del instituto se encuentra bloqueado así:

En la página de Colombia Compra Eficiente se encuentra la última versión del Plan de adquisiciones. Se aprobó a través del acta No. 03 de 2016 dicho plan. 9. Plan Gobierno en Línea en el link. En la página Web se

observa “Plan Gobierno en línea”, así:

Al ingresar al plan en el link: http://www.inm.gov.co/images/Docs/Plan_de_Gobierno_en_linea_INM_2015-v2.pdf

http://www.inm.gov.co/images/Docs/Plan_de_Gobierno_en_linea_INM_2015-v2.pdf

http://www.inm.gov.co/images/Docs/Plan_de_Gobierno_en_linea_INM_2015-v2.pdf


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10. Plan de garantía de discapacitados.

En Comité Interinstitucional de Desarrollo Administrativo del 26 de febrero se aprobó el plan de garantía de discapacitados (Acta No. 05 de 2016).

Se observa en la página Web el correspondiente al año 2015.

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-garantia-de-discapacitados

El informe es de septiembre de 2015, sin observarse un seguimiento a 31 de diciembre de 2015 y sus compromisos. 11. Proyecto Plan de Responsabilidad Social.




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En Comité Interinstitucional de Desarrollo Administrativo del 26 de febrero se aprobó proyecto de plan.

Planes Anuales mensualizados de caja (PAC), que permiten conocer las metas planificadas por año para cumplir con los ingresos y gastos de la entidad.

La Tesorería del Instituto cuenta con los formatos debidamente diligenciado con el detalle de la distribución de PAC para el 2016 (Gastos personales, Gastos generales, Transferencias corrientes e Inversión ordinaria).

Acuerdos de gestión donde se definen las responsabilidades y metas frecuentes por parte de los gerentes públicos.

Para la vigencia 2016 se realizaron las evaluaciones a los acuerdos de gestión suscritos y se realizaron los correspondientes al 2016. De igual manera, bajos los lineamientos de la Función Pública se realizó por parte de la Asesora con funciones de Jefe de Control Interno la autoevaluación a su desempeño.

Cronogramas de los diferentes comités de trabajo.

En la intranet se encuentra publicada la resolución 157-2013 por la cual se implementa de manera integrada la Planeación estratégica y las políticas de Desarrollo Administrativo y se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Instituto Nacional del Metrología, comité que según el artículo 5 de dicho acto se reúne de manera ordinaria una vez cada bimestre. La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación informó la publicación del cronograma del Comité de Desarrollo Administrativo a través de correo electrónico. De igual manera, se publicó en la intranet el programa de auditorías de Control interno y calidad, en la Web el programa de auditorías de Control Interno y se socializo el link a través de correo electrónico para conocimiento de todos los funcionarios del Instituto. Web


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Link:

Intranet


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Intranet – Calidad

Recomendación:

Al momento de diseñar la planeación estratégica institucional se sugiere familiarizar a todo nivel dicho proceso para obtener aportes los cuales al momento de consolidar pueden resultar muy interesantes para la entidad. A partir de los lineamientos del Decreto 1083 de 2015 Titulo 22 Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se sugiere revisar e incorporar en pleno las políticas como la Gestión Financiera; orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad. Integrar las actividades relacionadas con la gestión de proyectos de inversión y la programación y ejecución del presupuesto, incluir entre otros, el Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC, programación y ejecución presupuestal, formulación y seguimiento a proyectos de inversión.

El Comité de Desarrollo Administrativo como instancia de la que trata el artículo 2.2.22.6.

INSTANCIAS del Decreto 1083 de 2015, señala de manera expresa en el literal b) que el

comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal. Se recomienda que el Comité sea liderado por el Secretario


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General y la secretaria técnica sea ejercida por la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación en cumplimiento de dicha norma.

Se sugiere integrar un solo plan de acción institucional e actualizar oportunamente los planes del Instituto en la página Web.

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos

En cumplimiento de la Ley 872 de 2003, el Instituto Nacional de Metrología tiene estandarizadas las actividades en pro del cumplimiento de su misión institucional.

En concordancia con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, la representación gráfica del mapa de procesos definido para el Instituto Nacional de Metrología clasificó los procesos de la entidad como: estratégicos; misionales, de apoyo y control.

Productos mínimos


Mapa de Procesos

La entidad debe establecer un mapa de procesos donde se evidencia la interrelación de estos, articulados entre estratégicos, misionales, de apoyo, y de evaluación y seguimiento.

El Manual Integrado de Gestión (E1-02-M-01) presenta en el numeral 4.1 Requisitos Generales: alcance del Sistema de Gestión Integrado y los procesos establecidos, así:

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás

A la luz del Sistema Integrado de Gestión se evidencian debilidades al no contarse con un procedimiento específico a través del cual se den los lineamientos y/o pasos a seguir para la liberación, publicación y divulgación de la documentación del


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Divulgación de los procedimientos

actividades que demuestren la socialización y difusión del Mapa de procesos y los procedimientos de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la Entidad, Concursos, Actividades entre otros.

sistema como tal y en general de los documentos que constituyen parte integral del mismo.

De otro lado el procedimiento de control de documentos (E1-02-P-01) señala en el numeral 5.6 la publicación está a cargo de la Oficina Asesora de Planeación. Se establece que se notificará por medio de un correo electrónico a todo el personal de la entidad cada vez que se realice aprobación de documentos por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. En ese orden de ideas el procedimiento aquí mencionado es susceptible de actualización a criterio de Control Interno (toda vez que es necesario sean revisadas periódicamente por los responsables de los procesos) y señalar explícitamente la forma y/o los mecanismos de socialización para las diferentes áreas.

Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas

La entidad debe establecer procedimientos que le permitan evaluar permanentemente la satisfacción de los clientes con respecto a los servicios ofrecidos en la organización, y el seguimiento respectivo.

Está documentado el procedimiento de evaluación de la satisfacción del cliente (E4-01-P-02 / versión 4) el cual cuenta con formatos para: 1. Evaluación satisfacción cliente externo; Evaluación

Servicios de calibración; Evaluación servicios de capacitación; Evaluación cliente interno

No obstante se observó en la carpeta de documentos de calidad, están los resultados del año 2013 de encuestas evaluación cliente externo de calibración; tal cual como se aprecia en la imagen que sigue:

La carpeta de encuestas de evaluación cliente externo de capacitaciones se encuentra vacía


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En cuanto a la capeta de encuestas de cliente interno se encuentra vacía también, así:

Recomendación:

Se sugiere sean los líderes (Coordinadores y Subdirectores) de los procesos los llamados a motivar a los grupos de trabajo al interior de los procesos a realizar la verificación o validación de la consistencia de los procedimientos jugando con la visión particular y general del proceso.

Para efectos de divulgación de los procedimientos se sugiere diseñar e implementar un mecanismo de tal forma que sea estándar para todos los documentos que constituyen parte del Sistema Integrado de Gestión y uno un acta con el tratamiento de varios temas que resulta denso y dispendioso para el funcionario; familiarizar al personal con la documentación tanto de los procesos en los que están involucrados como en aquellos en los que no lo están.

1.2.3 Estructura Organizacional

Mediante Decretos 4175 de 2011(de creación), 4888 de 2011 y 2705 de 2012 el Gobierno Nacional creó y modificó la estructura y planta de personal del Instituto Nacional de Metrología determinando las funciones de las dependencias y la planta de empleos.

Productos mínimos


El artículo 8 del decreto 4175 de 2011, define para el desarrollo de sus funciones la siguiente estructura:


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Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

La entidad debe tener una estructura flexible que le permita trabajar por procesos, donde se identifiquen niveles de responsabilidad y autoridad.

Para el 2015, en la página web del INM, el link dispuesto para mostrar la estructura organizacional es la siguiente: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/estructura-organizacional/organigrama

El anexo 26 del Manual Integrado de Gestión establece la siguiente estructura organizacional:

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/estructura-organizacional/organigrama

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/estructura-organizacional/organigrama


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Sin embargo, se evidencian diferencias en las dos estructuras divulgadas. La relacionada en la página Web no cumple lo establecido en el Decreto 4175 de 2015 (de creación). Adicionalmente el 28 de octubre de 2015 se expidieron las resoluciones DG 325 de 2015, por medio de la cual se crean grupos internos de trabajo en la Subdirección de Metrología Química y Biomedicina del Instituto nacional de Metrología y sus funciones, DG 002 de 2016 "Por la cual se conforman los Grupos Internos de Trabajo del Instituto Nacional de Metrología y DG 063 de 2016 "Por la cual se distribuyen los cargos de la planta global del Instituto Nacional de Metrología - INM y se dictan otras disposiciones". Aún la estructura organizacional en el Manual Integrado de Gestión no ha sido actualizada.

Manual de Funciones y Competencias laborales

Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de los cargos de la entidad.

En la presente vigencia se modificó el manual de funciones a través de la Resolución DG 069 de 2016. En la actualidad se encuentran tres encargos de libre nombramiento y remoción, estos son: Secretaria General, Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos y Subdirección de Física. Igualmente se encuentra vacante el cargo de Asesor 1020 grado 13.


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A través de la adopción del nuevo manual de funciones se asignaron dos funcionarios al Jefe de Control Interno.

Recomendación

A partir de las publicaciones y expedición de reglamentación interna, se sugiere unificar criterios en una única representación gráfica del organigrama dado que la página web se socializa diferente a la que figura en el anexo 26 del Manual Integrado de Gestión.

1.2.4 Indicadores de Gestión

A finales de 2014, se definieron indicadores para los procesos de la entidad, esperando con otras herramientas de gestión sean fuente de análisis e identificación de oportunidades de mejora en los diferentes procesos institucionales.

Productos mínimos


Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos

Dentro de los planes, programas y proyectos de la entidad, se debe construir indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan tomar decisiones para evitar desviaciones.

Dentro del plan de acción y los proyectos de inversión se establecieron indicadores.

Debe haber indicadores por procesos que aportan a la medición de la gestión.

Existen indicadores en la carpeta Z:\200. OAP\200.64 SIG\200.64.6 Indicadores Actualizados en los meses de noviembre y diciembre de 2015, así:


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Deben existir fichas de los indicadores que permitan consultarlos de manera fácil.

Existen en la carpeta 64 fichas de indicadores.

Seguimiento de los indicadores

Los responsables y sus equipos de trabajo, deberán hacer seguimiento según la periodicidad definida en la política de operación de cada entidad, la cual no podrá ser superior a seis (6) meses

En revisión del archivo denominado 01 consolidado indicadores se observaron indicadores con periodicidad de seguimiento anual, incumpliendo lo establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno. Siendo estos:

Cons. Identificación Macroproceso Nombre del Indicador

Frecuencia de

medición Responsable

Tipo de Indicador

Aprobado

19 M1-03-IND-03

Gestión de Servicios Tecnológicos en Metrología

3. Percepción Anual

Responsable de

producción y responsable

de laboratorio

Impacto SI

27 M2-03-IND-02

Gestión de Patrones Nacionales de Medida

2. % de CMC en Proceso de Evaluación por Laboratorios que Cumplen

Requisitos para ser Sometidos a Evaluación ante el BIPM

Anual Subdirectores de metrología

física Eficacia SI

28 M2-03-IND-04


3. Documentación

de las CMC Anual

Subdirector de metrología química

Eficacia SI


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29 M2-03-IND-05


4. Producción del MRC

Anual Subdirector de metrología química

Eficacia SI

30 M2-03-IND-06


5. Participación en

Comparación Interlaboratorio

(C.I)

Anual Subdirector de metrología química

Impacto SI

35 M4-01-IND-02

Investigación, desarrollo e innovación (ID+i)

Proyectos viabilizados

Anual

Profesional especializado responsable

de I+D+i

Eficacia SI

36 M4-01-IND-03

Investigación, desarrollo e innovación (ID+i)

Productos de nuevo

conocimiento Anual

Profesional especializado responsable

de I+D+i

Eficacia SI

46 A4-01-IND-01 Gestión del talento humano

Desempeño de funcionarios

Anual Coordinador de Talento Humano

Impacto NO

Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores

Se debe revisar la batería de indicadores con el fin de establecer que los indicadores cumplan con su propósito.

La Asesora con funciones de Jefe de Control Interno recomendó en la auditoria al proceso M2 que: “Se sugiere llevar a cabo revisión exhaustiva de los indicadores de tal forma o de ser el caso se planteen los que cumplan con características de ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y con límite de tiempo, viéndose abocada la entidad al ajuste para la famosa frase: no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar”. Aún existen debilidades en el reporte oportuno de los seguimientos que hacen los diferentes responsables a sus indicadores. La Oficina Asesora de Planeación está realizando un ejercicio de acompañamiento para el reporte de estos.

Recomendación:

Hacer de la socialización el mecanismo más fácil para ponerse al tanto de lo que es importante para la entidad o en alguna de las áreas de ella.

De los indicadores definidos vale la pena revisar y tener en cuenta solo aquellos que verdaderamente generan valor y arrojen información real de la entidad; porque podría desencadenar actividades o procesos dispendiosos o engorrosos que no dan suficiente y relevante información para le entidad y/o el proceso.

Adicional a lo anterior se sugiere también revisar en forma periódica (mínimo cada seis meses) las metas para el cumplimiento de los indicadores dado que con la evolución y/o crecimiento de la entidad pueden ser objeto de ajuste respecto al diseño inicial de algunos de ellos.


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De igual manera, concientizar a los líderes de proceso de ser socializada a sus grupos de trabajo la importancia de medir su gestión y que estos se cumplan tanto en el reporte a la Oficina Asesora de Planeación como en su análisis y ejecución para que finalmente sirvan para la toma de decisiones de la Alta Dirección.

Se recomienda seguir los lineamientos de la Función Pública a través de la Guía para la Construcción y análisis de indicadores de gestión de 2015.

1.2.5 Políticas de Operación

Mediante resolución 157 del 17 de mayo de 2013, se crea el Comité de Desarrollo Administrativo del Instituto Nacional de Metrología – INM como grupo asesor interno, responsable de definir políticas que desarrollan el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Productos mínimos


Establecimiento y divulgación de las políticas de operación

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de las Políticas de Operación de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.)

La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación manifiesta la difusión y socialización de las políticas de operación serán realizadas a través del Manual Integrado de Gestión. Se actualizó la Política de Riesgos en Comité MECI del 25 de enero de 2016.

Manual de operaciones o su equivalente adoptado y divulgado

Acto administrativo a través del cual se adopta el Manual de Operaciones de la entidad (Manual de

El Manual Integrado de Gestión en su versión número 8 fue aprobado mediante acta número 4 del 15 de febrero de 2016 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Del 23 de noviembre de 2015 al 15 de febrero de 2016 el Manual Integrado de Gestión presentó 4 modificaciones, así:


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procedimientos.- Manual de Calidad) como documento de consulta.

El Manual Integrado de Gestión en su versión 8, dispuesto en la carpeta compartida de calidad del INM (Z:)

Recomendación:

Se propone efectuar recordación a la totalidad del personal vinculado al Instituto la diferencia de las políticas de operación de carácter general y las de carácter específico para quienes estén involucrados en el cumplimiento de ellas lo tengan presente de conformidad con sus intereses. De igual manera, se sugiere establecer políticas de operación en relación con los servicios de calibraciones realizadas en la Subdirección de Metrología Química y Biomedicina. Es importante resaltar que se debe adoptar una política de viáticos y gastos de viaje tras auditoria al Proceso de Gestión de Servicios Tecnológicos en Metrología (M1).

1.3 Componente administración del riesgo

Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en el Instituto Nacional de Metrología se establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo.


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1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo

La política de administración de riesgo está a cargo de la Dirección General y debe señalar que hacerse para efectuar el control y su seguimiento basándose en los planes y los objetivos institucionales.

Productos mínimos Observaciones Comentarios

Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos

Acto administrativo o documento a través del cual se definen y adoptan las Políticas de Administración del Riesgo

La NTC ISO 31000, numeral 2.4 señala corresponde a la declaración de la Dirección y las intenciones generales de la entidad con respecto a la gestión del riesgo. La gestión o administración del riesgo establece lineamientos precisos acerca del tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos.

En sesión del Comité de Coordinación de Control Interno del 25 de enero de 2016, se presentó modificación de la política de riesgos, definiéndose así: “El INM adopta los mecanismos y las medidas para asegurar que la dirección y su personal están libres de cualquier presión o influencia indebida interna o externa, comercial, financiera o de otra índole que pudieran afectar de forma adversa la calidad de sus servicios y establece los mecanismos estipulados en la ley 1010 del 2006 para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de la relación de trabajo”. Esta fue adoptada en el Manual Integrado de Gestión a través de la modificación No. 07. Igualmente se observan otras políticas como son: Política presión indebida:

“El INM tiene por política que todas las solicitudes de servicios deben ser radicados en el Sistema Único de Radicación de Documentos -SURDO y deben ser tramitadas en orden de llegada. El INM cuenta con el sistema de administración de prestación de servicios Metrológicos -SASM para administrar los servicios de calibración, ensayo, producción y certificación de materiales de referencia en el cual se realiza la cotización y programación de los servicios de acuerdo a los tiempos estimados Sin que ningún profesional


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del laboratorio pueda modificar la cotización y/o programación dentro del sistema”. Política de Imparcialidad

El personal del INM se debe regir por los principios, valores y directrices éticas, establecidas en el Código de Ética y Buen gobierno, por lo tanto están obligados a evitar participar en actividades que puedan disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa. El personal que trabaja en el INM está informado como empleado público desde su posesión en el INM, bajo la gravedad de juramento que debe cumplir con la Constitución Política de Colombia, de este mandato se deriva el cumplimiento de lo establecido en el Código Disciplinario Único - Ley 734 de 2002 y el estatuto anticorrupción ley 1474 de 2011. Política de conflicto de intereses

Todo el personal del INM en su condición de funcionarios públicos deben cumplir con lo establecido en el título IV capitulo cuarto de la Ley 734 de 2002. El SIG ha definido las directrices y criterios de identificación de conflictos de intereses en el documento E1-01-D-03 Conflictos de Interés. Adicionalmente la Oficina Asesora de Planeación ha desarrollado la Estrategia anticorrupción y atención al ciudadano E1-01-D-01 que se puede consultar en la dirección http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-anticorrupcion Política de protección de la información confidencial y los derechos de propiedad de sus clientes

El Instituto Nacional de Metrología realiza todas sus actividades en forma imparcial, ética e integra, salvaguardando estrictamente la confidencialidad de la información y los derechos de propiedad de sus clientes empleando la buena práctica profesional. A su vez la Entidad reafirma su compromiso al respecto mediante la adopción del Código de Ética y buen gobierno adoptado por, el cual se publica en la intranet

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-anticorrupcion

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-anticorrupcion


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http://192.168.10.84/intranet/index.php/normatividad/resoluciones En los casos en que el INM es sujeto de evaluación por organismos externos se establece el compromiso de confidencialidad con ellos a través del diligenciamiento del formato E1-02-F-29. La gestión de la seguridad de la información esta descrita en el manual A3-02-M-01 Infraestructura tecnológica y redes. El INM no realiza transmisión electrónica de resultados para el servicio de calibración. Política de Revisión de Pedidos, Ofertas y Contratos

El Instituto Nacional de Metrología, establece y mantiene procedimientos para atender los requisitos del cliente, y para la evaluación de la capacidad y recursos necesarios para la prestación del servicio solicitado. El INM garantiza que cualquier diferencia entre las solicitudes y las ofertas se resuelva antes de suscribir el contrato, y que cada contrato sea aceptado tanto por el usuario como por el INM. En caso que sea necesario realizar modificaciones al contrato estas deben ser acordadas con el cliente dejando evidencia documental de este acuerdo. Política de Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias- PQRSD

Atender de manera oportuna y eficaz todas las PQRSD presentadas por los canales establecidos, con el fin de mejorar continuamente la prestación de los servicios y aumentar la satisfacción de nuestros clientes y usuarios.

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión

De igual manera, en comité de Control Interno del 25 de enero de 2015 se presentó modificación al mapa de riesgo, este fue aprobado y publicado en la página Web del INM.

http://192.168.10.84/intranet/index.php/normatividad/resoluciones

http://192.168.10.84/intranet/index.php/normatividad/resoluciones


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Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas

y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de los Mapas de Riesgos de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.)

La Oficina Asesora de Planeación en dicho Comité informó que se realizaron mesas de trabajo siguiendo la metodología de la Función Pública DAFP con cada una de las áreas y responsables, refiere los documentos a modificar que son:

1. Mapa de riesgos aprobado en diciembre de 2014 acta 15 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo es de procesos,

2. Política de riesgo aprobada en marzo de 2015 aprobada en Comité MECI

3. Mapa de riesgos institucional aprobado en junio de 2015, todos en Comité Directivo de Control Interno Comité MECI.

Recomendación

Si bien se ha realizado divulgación del componente de riesgos se recomienda realizar un proceso de divulgación a todo nivel de dicha declaración para concientizar la importancia


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objeto evitar, prevenir, mitigar, compartir o transferir los riesgos de gestión con el objetivo de minimizar el impacto negativo dentro de la institución.

La política de riesgos se sugiere socializarla a la totalidad del personal vinculado al instituto para que se empiece a dar no solo el proceso de familiarización con los lineamientos; sino de contribución individual al cumplimiento de la misma desde el quehacer diario y las posibles medidas para administrar los riesgos a partir del alcance de cada quien, tanto por la Oficina Asesora de Planeación como de Dirección General.

1.3.2 Identificación del Riesgo

En esta etapa se deben establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus causas y sus consecuencias. Para el análisis se pueden involucrar datos históricos de las partes involucradas.

Productos mínimos


Identificación de los factores internos y externos de riesgo

Identificación de condiciones internas o externas que puedan generar eventos de riesgo para la entidad

En noviembre se evidenció que se realizó una tarea de revisión de riesgos por parte de la Oficina Asesora de Planeación y SIG Consultores y Constructores s.a.s para la elaboración de un nuevo mapa de riesgos, el producto presentado al Comité Interinstitucional de Desarrollo Administrativo no cumplía con los estándares establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

En ese orden mediante comunicado del 26 de noviembre la recomendación por parte de Control Interno de no aprobar en su momento el Mapa de riesgos obedeció (y queda registrado en seguimiento mapa de riesgos INM Control Interno - página 7 de 13 E1-02-F-22 (2014-10-31) ratificada) primordialmente porque la propuesta de mapa de riesgos de la entidad no evidenciaba algunos de los productos mínimos del Modelo Estándar de Control Interno (Decreto 943 de 2014) en el Componente Administración del Riesgo, conforme y bajo la orientación del Departamento Administrativo de la Función Pública.


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Así las cosas se registraron los comentarios de los productos mínimos ausentes en cada elemento del componente. Es de aclarar que a 31 de diciembre, Control Interno no tuvo conocimiento del mapa de riesgos Institucional oficial, a inicios de enero se conoció que dicho mapa era el aprobado en el mes de junio de 2015 u diciembre de 2014. En la Guía de administración del riesgo versión 3 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se establecen como factores para cada categoría del Contexto, los siguientes:

Igualmente indica que se determinan las características o aspectos esenciales del entorno en el cual opera la entidad. Se pueden considerar factores como: Políticos, Sociales y Culturales, Legales y reglamentarios, Tecnológicos Financieros y Económicos En el mapa de riesgos aprobado en enero de 2016 se contempla las fuentes o factores de riesgo, sin embargo no se observa que estén clasificados bajo estas categorías.


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Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad

Documento de identificación los riesgos de cada proceso, programas y/o proyectos que contengan las causas, descripción y las posibles consecuencias de los mismos.

Se evidenció hubo acogida e inclusión de la orientación realizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública cuando señaló los riesgos de corrupción deberían estar incluidos en la matriz de riesgos de la entidad. Se identifican riesgos en cada proceso y se definen las causas, descripción y las posibles consecuencias de los mismos.

Recomendación:

Dar a conocer a la totalidad de funcionarios vinculados a la entidad el plan de gestión del riesgo de tal forma que conozcan cual va a ser la manera de conducir la gestión del riesgo en la entidad.

Se sugiere mantener actualizados los riesgos de la entidad y hacer del proceso de administración de riesgo un verdadero proceso iterativo.

Se sugiere definir en las categorías del contexto los factores definidos en el mapa de riesgos.

Análisis y Valoración del Riesgo

Este paso del proceso permite establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el nivel de consecuencias o impacto, con el fin de estimar la zona de riesgo inicial o riesgo inherente.

La etapa de análisis de riesgos se surte una vez se tiene la estimación de la probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede causar en la materialización del riesgo.

Se sugiere identificar los factores dentro de las categorías definidas por la Función Pública.

Productos

mínimos


Análisis del riesgo

Documento de análisis del riesgo teniendo en cuenta su probabilidad y factibilidad de ocurrencia y el posible impacto en caso de materialización

A través de la matriz de riesgos integrados, publicado en la página Web del INM http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Mapa_del_Riesgos_por_proceso_INM_-2016.pdf Se infiere hubo análisis de riesgos, dado que dicha matriz presenta la probabilidad de ocurrencia, la determinación del impacto y el riesgo inherente. La clasificación del riesgo sin controles analizada por Control Interno es la siguiente:

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Mapa_del_Riesgos_por_proceso_INM_-2016.pdf

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Evaluación de controles existentes

Documento dónde se evalúe si los controles para valorar los riesgos son adecuados o no.

Control Interno observó que: Se establecieron controles y se encuentra en ejecución el primer trabajo de monitoreo y seguimiento al mapa de riesgos institucional del 2016. Aún no se observa documento donde se evalué si los controles para valorar los riesgos son adecuados o no por parte de los responsable.

Control Interno observó que existe un documento que identifica:

Nivel Zona

Riesgo Extremo

Zona Riesgo

Alto

Zona Riesgo

Moderado

Zona Riesgo

Bajo Total

Cantidad 17 28 13 41 99

% 17,2% 28,3% 13,1% 41,4% 100%


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Valoración del riesgo

Documento en el cual se analizan los riesgos frente a los controles existentes para mitigar su impacto o su probabilidad de ocurrencia.

Controles

Se deben identificar controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad para mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos

Control Interno observó en la mapa de riesgos integrado publicado en la Web, registro de controles para cada uno de los riesgos clasificados conforme a su naturaleza y con valoración de acuerdo a su probabilidad e impacto, contiene de igual forma para cada uno de los riesgos la(s) medida(s) de respuesta frente al riesgo que van desde reducir, evitar, compartir hasta asumir el riesgo.

Mapa de riesgos de proceso

La entidad debe establecer un mapa de Riesgos que contendrá toda la información establecida Anteriormente

El mapa de riesgos aprobado contiene la sumatoria de 99 riesgos. A través del acta 01 de fecha 25 de enero de 2016, se evidenció la aprobación del mapa de riesgos de acuerdo con la actualización del Decreto 943 de 2014, en el componente Administración del Riesgo.

Mapa de riesgos institucional

La entidad construirá un Mapa de Riesgos Institucional, en el cual se elevan todos los Riesgos que

En la Mapa de riesgos integrado publicado en la página Web se involucran riesgos de proceso y de anticorrupción.

( 5 )

Casi seguro

6 3 2 0 2

( 4 )

Probable

2 2 8 2 4

( 3 ) Posible

13 3 4 6 0

( 2 )

Improbable

14 1 3 2 1

( 1 )

Rara Vez10 3 5 2 1

( 1 )

Insignificant

e

( 2 )

Menor

( 3 )

Moderado

( 4 )

Mayor

( 5 )

Catastrofico

PR

OB

AB

ILID

AD

DE

OC

UR

RE

NC

IA

IMPACTO


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afecten a la entidad en su conjunto y los riesgos identificados de los procesos Misionales y se incluirán los Riesgos de Corrupción de los que trata la Ley 1474 de 2011

Recomendación

Se sugiere efectuar revisión periódica para garantizar que el plan de gestión de riesgo sigue siendo pertinente. Los dueños de los procesos son los encargados de realizar las acciones de los controles establecidos para cada uno de los riesgos identificados para su proceso de acuerdo con la periodicidad establecida en la política (mínimo cada tres meses). El monitoreo y la revisión también implica lecciones de aprendizaje debido a los procesos de gestión del riesgo, mediante la revisión de eventos, los planes de tratamiento y sus resultados.

Se recomienda la identificación de indicadores orientados al seguimiento de los riesgos, estos permiten establecer la efectividad de los controles y sus posibles ajustes, determinar nuevos riesgos o bien establecer cambios o actualizaciones a los riesgos ya identificados.

La información que se da a conocer y/o se transmite a nivel Directivo no escala a los demás niveles, dificultando la interiorización y apropiación de acciones tendientes a la mejora y en general al logro de los objetivos institucionales a partir de procesos transversales como el de riesgos. Se recomienda diferenciar entre mapa de riesgos por procesos y mapa de riesgos institucional (Guía para la administración del riesgo, versión 3). El mapa institucional de riesgos contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales está expuesta la entidad, se alimenta con los riesgos residuales altos o extremos de cada uno de los procesos que pueden afectar el cumplimiento de la misión institucional y objetivos de la entidad. En este mapa se deberán incluir los riesgos identificados como posibles actos de corrupción, en cumplimiento del artículo 73 de la ley 1474 de 2011. Mapa de riesgos por proceso: recoge los riesgos identificados para cada uno de los procesos, los cuales pueden afectar el logro de sus objetivos.

2. Módulo de evaluación y seguimiento


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A través de este módulo se realiza el proceso de verificación del nivel de desarrollo del sistema de control interno y en general la gestión de la entidad.

2.1 Componente autoevaluación institucional

La autoevaluación se convierte en un proceso periódico, en el cual participan las personas que dirigen y ejecutan los procesos, programas y/o proyectos, según el grado de responsabilidad y autoridad. Las dificultades en la aplicación de la autoevaluación pueden provenir de aspectos relacionados con la cultura organizacional: si el personal está dispuesto a colaborar con los grupos de apoyo en el suministro de la información, si existe apatía con los procesos y si no se cuenta con personal capacitado para realizarlo.

2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión

El objeto de este elemento es verificar el desarrollo y cumplimiento de acciones individuales.

Productos mínimos


Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la sensibilización sobre la autoevaluación en la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.).

La Asesora con funciones de Jefe de Control Interno, durante la vigencia 2015 mensualmente, transmitió mensajes los cuales fueron dados a conocer a través de los fondos de pantalla de los equipos de cómputo de los funcionarios con temáticas de autocontrol. De igual manera, se realizó la caminata de observación, como mecanismo para fomentar el autocontrol, cuyos desarrollo fue:


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Tras la actividad se realizó una encuesta como forma de autoevaluación, y los resultados fueron:

La caminata se realizó el 9 de diciembre especialmente escogido por ser el día internacional de lucha contra la corrupción:


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Herramientas de autoevaluación

La entidad debe determinar cómo a partir de los Riesgos, indicadores, Controles establecidos y demás elementos que le permitan tomar información, puede realizar la autoevaluación de la gestión, tomando los correctivos necesarios.

De igual manera, se solicita mensualmente por parte de la Oficina Asesora de Planeación a los subdirectores y responsables de proceso el seguimiento a los planes de acción y plan anticorrupción. La Oficina Asesora de Planeación solicita trimestralmente seguimiento a los Planes de Mejoramiento de las diferentes auditorías de calidad.

Recomendación:

Realizar en forma periódica autoevaluación para obtener una perspectiva general del comportamiento de la entidad y su desempeño y a partir de este proceso (desde la Alta Dirección) sugerir a los líderes de procesos para que motiven a los grupos de trabajo y comprendan la relevancia e importancia de sus responsabilidades, así como también la realización de actividades en relación con la creación y provisión de valor para los usuarios internos y externos.

Para aumentar la participación y motivación de las personas pueden considerarse actividades como:

Desarrollo de procesos para compartir el conocimiento Recopilar ideas de mejora


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Introducir sistemas de reconocimiento basados en evaluaciones individuales Revisar niveles de satisfacción Revisar necesidades y expectativas del personal Propiciar oportunidades de coaching

Se recomienda implementar medidas por parte de la Administración, ya que son los responsables de dicho elemento como lo establece el Manual técnico del MECI 2014, así:

2.2 Componente auditoría interna

En cumplimiento de la Ley 87 del 20 de noviembre de 1993, en el Instituto Nacional de Metrología el control interno se expresa a través de políticas a cumplir en toda la escala administrativa.

2.2.1 Auditoría Interna

El Instituto hace uso de la auditoría interna como herramienta para el seguimiento del Sistema de Control Interno en el marco del Modelo Estándar de Control Interno.

El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno es responsabilidad del representante legal, no obstante la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también es responsabilidad de los Jefes de cada una de las áreas.


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Productos mínimos


Procedimiento de auditoría Interna

Se debe definir un procedimiento de auditorías internas basado en evidencia documental que permita ejercer control permanente a la gestión administrativa.

El Instituto tiene documentado el Procedimiento de auditorías internas desde la óptica de calidad y en el marco del macro proceso de control está documentado el procedimiento de auditorías de control interno, entre otros. Adicionalmente en el último trimestre del año se modificaron los procedimientos del proceso de control interno, definiendo los siguientes:

y adoptando los siguientes formatos:

Las observaciones de auditoria contienen los siguientes elementos: condición, criterio, causa y consecuencia o efecto. Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad). - Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser). - Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia encontrada). - Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada).

La Asesora con funciones de Jefe de Control Interno presentó y obtuvo aprobación del mismo en Comité de Coordinación de Control Interno del programa de auditorías para el 2016 (de gestión y de calidad); lo cual quedo registrado en acta de Comité de Coordinación de


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Programa de auditorías - Plan de Auditoría

El programa de Auditorías debe incluir las Auditorías de Gestión y las de calidad (En caso de que la entidad cuente con el sistema de Gestión de Calidad), este debe ser aprobado por el Comité de Coordinación de Control interno. Por otra parte el plan de auditoría que entraría a planear las auditorías que se incluyen dentro del “Programa anual de auditoría”

Control Interno número 01 de fecha 29 de febrero de 2016. Los criterios para el establecimiento del programa Se basaron en un análisis inicial de la Planeación estratégica y basado en la Metodología para elaboración del programa anual de auditorías de control interno – en la guía de auditoria para entidades públicas versión 2:

Priorización de procesos por análisis de riesgos Requerimientos de la Dirección Requerimientos Entes Reguladores Plan de Rotación Informes de ley, Atención a organismos de

control, actividades de asesoría y acompañamiento, asistencia a comités, entre otros, con el fin de determinar los tiempos efectivos disponibles para la ejecución de las auditorías.

NOTA: Se sugiere contemplar tiempos de vacaciones, capacitación e imprevistos de los servidores de la oficina, que afectan los tiempos disponibles efectivos para la realización de todas las actividades del programa. En dicho Comité, se informó por parte de Control Interno sobre: el Informe de evaluación anual del Sistema de Control Interno (rendición ante el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Contaduría General de la Nación). De igual manera, cada una de las auditorias de control interno de gestión cuenta con su propio plan de auditorías y es debido modificado con anterioridad ante cualquier cambio o solicitud por parte de los interesados.


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Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

El Informe debe ser realizado de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública. Sirve como insumo para el fortalecimiento continuo y mejora del Sistema de Control Interno en la entidad.

El 27 de febrero de 2016 se rindió informe a la Función Pública bajos los lineamentos establecidos. Por cada una de las auditorías de calidad realizadas queda como soporte un informe, donde se deja detalle de las observaciones y/o hallazgos detectados. A través de un formato de Excel se documentan y/o registran los hallazgos y/o no conformidades y sobre el mismo se realiza seguimiento. De igual manera, por cada una de las auditorías de control interno realizadas queda como soporte un informe, donde se deja detalle de las observaciones o hallazgos detectados. De igual manera, se suscribe plan de mejoramiento tras las auditorías realizadas.

Recomendación:

Considerar la auditoría interna como herramienta eficaz para identificar problemas, riesgos, para verificar que las acciones tomadas han sido eficaces, identificar buenas prácticas y oportunidades de mejora, dado que los resultados de las auditorías proporcionan fuente de información que es útil para tratar problemas, promover las buenas prácticas, aumentar la comprensión de las interacciones entre procesos.

Utilizar las revisiones para evaluar resultados alcanzados frente a los objetivos propuestos y a su vez los resultados de las revisiones pueden utilizarse para identificar oportunidades de mejora, innovación y aprendizaje.

a. Componente planes de mejoramiento

Los planes de mejoramiento generados por la auditoría realizada por los entes de control operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la auditoría interna.

i. Plan de mejoramiento

En el plan de mejoramiento institucional se tiene el resultado del análisis efectuado por el ente de control así como también los planes de mejoramiento por proceso que surgen a partir de las auditorías internas de gestión.


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Productos mínimos


Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento

Debe existir un proceso, procedimiento o mecanismo a través del cual se trabajen recomendaciones y análisis generados en el desarrollo del Componente de Auditoría Interna y las observaciones del Órgano de Control Fiscal. Debe ser un Proceso, procedimiento o mecanismo documentado que permite realizar seguimiento a las acciones emprendidas por los responsables y la verificación de estas.

Está documentado el Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora el cual tiene por objeto establecer los parámetros para desarrollar actividades tendientes a eliminar las causas de no conformidades detectadas y no conformidades potenciales con el fin de prevenir su recurrencia y/o mitigar su impacto, así como documentar las ideas de mejora que se implementan en los procesos y que contribuyen a la mejora continua en el sistema. Se adoptó el procedimiento denominado seguimiento cumplimiento planes de mejoramiento auditorías Control Interno y dos formatos denominados Plan de mejoramiento por procesos y seguimiento plan de mejoramiento a través de acta No. 14 Fecha: 2015-10-02. El objetivo de este procedimiento es establecer las actividades asociadas al seguimiento y cumplimiento de los planes de mejoramiento producto de las auditorías de Control Interno.

Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el plan de mejoramiento

Se debe establecer un mecanismo para el seguimiento y evaluación de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento.

A través de la circular N0. 001 de 2016 se solicitó por parte del Director General a los diferentes responsables del cumplimiento de las acciones del plan de mejoramiento con la Contraloría General de la República, los soportes que validaran el cumplimiento de dichas acciones. Se viene realizando seguimiento en cada una de las auditorías realizadas el cumplimiento de los planes de mejoramiento por parte de Control Interno. Se realizaron reuniones con cada uno de los responsables de los planes de mejoramiento tanto el suscrito con la CGR como los que nacen productos de las auditorias de control interno; en este orden de ideas se realizaron las respectivas actas a modo de constancia del seguimiento y conclusiones llegadas con las áreas El plan de mejoramiento con la Contraloría General de la República presenta el siguiente comportamiento a 31 diciembre de 2015: N° de Hallazgos: 54 Acciones de mejora pactadas: 54


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Acciones de mejora cumplidas: 39 Acciones de mejora en proceso: 1 Acciones de mejora incumplidas: 14 Cumplimiento del plan: 74% Avance del plan: 85%

Recomendación:

Se recomienda de manera especial que los responsables del seguimiento de la ejecución de los planes de mejoramiento revisen de fondo el contenido de las acciones propuestas para la mejora y/o correctiva en el caso de los hallazgos revisando por ejemplo plazo, recursos, costo – beneficio, entre otros.

Para procesos a partir de los cuales se suscriban planes de mejoramiento con entes como la Contraloría General de la República se propone una vez se consoliden las acciones evaluar si dan lugar a la mejora de la entidad y propender siempre de controles que garanticen que no volverá a ocurrir.

2. Eje transversal: información y comunicación

La información y comunicación constituye el principal vínculo de la entidad para interactuar con el entorno y las partes interesadas; así como para la realización de las operaciones.

a. Información y comunicación interna y externa

A través de las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias el Instituto Nacional de Metrología estableció medio de información directo con la ciudadanía y aunado a esto la determinación de incumplimientos de carácter institucional.

Productos mínimos


Identificación de las fuentes de información externa

Se deben establecer mecanismos para identificar la información externa. (Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Denuncias, Buzón de sugerencias,

La entidad tiene definida una política establecida en el Manual E3-01-M-01 y un plan de comunicaciones aprobado a través de acta No. 17 de 2015 del Comité Interinstitucional de Desarrollo Administrativo. b. Cuenta por lo menos con un sistema de información para la captura, procesamiento, almacenamiento y difusión como es el Sistema Único De Radicación de Documentos. De igual manera, se difunde comunicaciones a través de televisores en cada piso de las instalaciones del Instituto. c. Cuenta con canales de comunicación externos por ejemplo sitio Web www.inm.gov.co , redes sociales como twitter: @inmcolombia y Facebook: https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts d. Cuenta con canales de comunicación internos por ejemplo la Intranet http://192.168.10.84/intranet/ , carteleras y correo electrónico.

http://www.inm.gov.co/

https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts

http://192.168.10.84/intranet/


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Encuestas de satisfacción, entre otras)

Se realizó informe de peticiones, quejas y reclamos por parte de Control Interno correspondiente al segundo semestre de 2015.

Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso

Debe existir un documento (electrónico, físico o como determine la entidad) que permita consultar toda la documentación y/o archivos de importancia para el funcionamiento y gestión de la entidad

Se cuenta con página web y esta a su vez cuenta con una política editorial. En la intranet se publica información de carácter e interés general. A través del sistema de información SURDO se puede consultar la información de entrada y salida que llega al Instituto.

Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

La entidad debe tener establecido un mecanismo donde se comunique información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos.

Se desarrolló la 3era Jornada de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía presencial el 27 de noviembre de 2015 en el marco del II Simposio Nacional de Metrología “2015 Año Internacional de la Luz y las Tecnologías basadas en la Luz”, la 3era JRCC se desarrolló con enfoque de PEI, Logros y Metas, específicamente temas presentados en: Gestión de la metrología en tecnologías basadas en la Luz, Plan Estratégico Institucional 2015 - 2018, Ejecución Presupuestal (2015 – 11 – 20), Logros (2015 – 11 – 20), Informes PQRSD (A Q3 de 2015), Canales de comunicación. En ella se priorizó y organizó temas, y se publicó por la página web y redes sociales como consulta de la agenda del 4 al 17 de noviembre. Se realizó la invitación de manera pública a través de la página web, redes sociales y correo electrónico. La jornada se desarrolló en el auditorio de la entidad, participaron 139 personas entre la alta dirección, coordinadores, funcionarios de la entidad e invitados externos, según invitación directa y correos electrónicos cursados específicamente para la participación al II Simposio Nacional de Metrología del 27 de noviembre y según correos electrónicos cursados específicamente para la 3era JRCC, se desarrollaron foros y charlas temáticas “2015 Año Internacional de la Luz y las Tecnologías basadas en la Luz”, al final de la jornada se aplicó a 30 participantes la encuesta de la evaluación de la 3era JRCC. Los resultados de la evaluación de cada Jornada de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, se encuentran en los informes, con sus respectivos anexos y soportes, publicados en la página web de la entidad, y difusión por medio de link en redes sociales

Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad

La entidad debe establecer su proceso y/o actividades de Gestión documental de acuerdo con la Ley 594 de 2000 o la norma que la

En el 2013 se documentó a través de manual Programa de Gestión Documental el cual tiene por objeto normalizar de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental dentro del proceso de archivo total, que incluyen procesos tales como: producción, recepción, recuperación y disposición final de los documentos de tal manera que se ajusten a la normatividad vigente Por expresa información de la Coordinación de Servicios Administrativos no se dio cumplimiento al programa de Gestión documental en algunas actividades


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modifique o sustituya

Se aprobó el Plan Institucional de Archivos PINAR en acta No. 15 de 2015 del Comité Interinstitucional de Desarrollo Administrativo, y los procedimientos en acta No. 20 del mismo Comité, así:

Se adoptó plan de mejoramiento con el Archivo General de la Nación en el mes de enero de 2016.

Política de Comunicaciones

La entidad debe establecer un mecanismo de comunicación con los usuarios internos y externos. Dicha política, proceso o procedimiento debe contener entre otros, los siguientes elementos: matriz de comunicaciones, guía de comunicaciones, proceso de comunicación organizacional, proceso de comunicación y convocatoria, etc.

La entidad tiene definida una política establecida en el Manual E3-01-M-01 y un plan de comunicaciones aprobado a través de acta No. 17 de 2015 del Comité Interinstitucional de Desarrollo Administrativo.

La entidad hizo mejoras a sus canales de comunicación internos y externos en el último trimestre del año, verificó la funcionalidad y efectividad de sus canales de comunicación y adoptó mejoras a través de la modificación de sus manuales (acta No. 17 de 2015) y procedimientos de comunicación externa e interna (Acta No. 20 de 2015).

Recomendación:

Se recomienda utilizar un enfoque sistemático para revisar la información disponible y asegurarse que la información se utilice para la toma de decisiones.

Adicionalmente se propone fijar como política la transmisión y propagación de la información de carácter institucional en dirección descendente, ascendente y lateral teniendo como punto de partida la Dirección General.


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De otro lado se sugiere también dar reconocimiento a la comunicación como un recurso más para la entidad dado que tiene valor porque afecta la manera de operar y porque su ausencia puede provocar la comisión de errores, la pérdida de oportunidades y la aparición de problemas de rendimiento.

Se sugiere también solicitar retroalimentación a nivel de procesos, estimulando a criticar de forma constructiva por parte de los servidores públicos asegurando que todo lo que se comunique es tomado en cuenta y los problemas son superados.

Respecto a la información publicada con anterioridad se propone llevar a cabo el diseño e implementar medios para la conservación de esta en aras de permitir facilidad al momento de acceder con posterioridad a la publicación.

b. Sistemas de información y comunicación

Productos mínimos


Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia

La entidad debe establecer directrices claras para el manejo documental de tal manera que no haya contratiempos entre la correspondencia recibida y la respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés.

El Institutito desarrolló herramienta denominada Sistema Único de Radicación SURDO en la que se administran los procesos de gestión documental. A modo de orientación para uso del mismo está documentado el instructivo que dispone de la descripción de los pasos que se deben seguir en cada una de las funcionalidades que contiene la herramienta.

Manejo organizado o sistematizado de los recursos

Los recursos físicos y humanos de la organización deben tener asociados procesos, procedimientos y guías donde se establece el

Se cuentan con sistemas internos en línea, así

Se cuenta con manual de administración de recursos físicos el cual tiene por objeto disponer de métodos políticas y procedimientos relacionados con la gestión de bienes devolutivos y de consumo y de otra parte con el manual servicios administrativos a través del cual se dan pautas de comportamiento, normas


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físicos, humanos, financieros y tecnológicos

manejo de éstos y su adecuada utilización.

básicas y procedimientos que se llevan al momento de solicitar y/o hacer uso de los servicios administrativos para el normal funcionamiento del INM. Adicionalmente se tienen documentados manuales como: manuales imagen institucional; pressure thecnical; manual técnico metrología dimensional; manual técnico laboratorio de volumen; manual técnico TF; manual calidad de fuerza; manual de datos; manual técnico laboratorio densidad; manual comunicaciones; manual técnico, manual gestión de equipos; manual gestión Red Colombiana; manual de SURDO; manual programa gestión documental; manual infraestructura redes y manual de servidores e interventores. Sin embargo se evidencian limitaciones en el sistema STONE de registro de información de activos fijos, e inventarios ya que este no genera reportes con cortes de tiempo de información (de una fecha a otra) y aún no se encuentra actualizado. Igualmente se presentan debilidades de comunicación entre diferentes procesos que suministran información al proceso contable afectando el Control Interno Contable.

Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés parar obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio.

La entidad debe identificar los usuarios y/o grupos de interés a quienes van dirigidas sus productos y/o servicios.

Existe un procedimiento de caracterización de grupo de interés (E4-01-P-05) que no es actualizado hace aproximadamente dos años. Para actualizar este procedimiento se avanzó en la determinación de las características de los ciudadanos, usuarios y otros grupos de interés. Igualmente se adelantó el estudio sobre algunas variables, el cual quedó reflejado en el documento INFORME CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS Y GRUPOS DE INTERES INM 2014-2015. Se tiene documentado instructivo de formulación e implementación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano (E1-01-P-02).

Medios de acceso a la información

La entidad debe poner a disposición de sus usuarios y/o grupos de interés diferentes medios

El Instituto cuenta con la página web y a través de la misma hay atención al ciudadano.


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con que cuenta la entidad

de acceso a la información como página Web, carteleras comunitarias, periódico oficial, buzón de sugerencias, entre otros que crea conveniente.

En el 2015 se mantienen y utilizan canales virtuales: twitter: @inmcolombia y Facebook: https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts

Recomendación: Procurar por una comunicación significativa, oportuna y continua; que incluya un mecanismo de retroalimentación y un ciclo de revisión. Procurar porque el proceso de comunicación de la entidad opere tanto vertical como horizontalmente y estar adaptado a las distintas necesidades de los destinatarios. Se recomienda a la Alta Dirección ejercer control interno y comunicación “desde arriba-hacia abajo”, es decir que sea una influencia ejercida por los máximos niveles administrativos, desde arriba hacia abajo1.

Se recomienda fortalecer la comunicación, la cultura y el clima organizacional los cuales son elementos que se interrelacionan e interactúan de manera dinámica para determinar el desarrollo exitoso de los procesos y operaciones que se llevan a cabo dentro del Instituto. Al igual que el desarrollo de los diferentes Sistemas internos de información contribuya a la toma de decisiones por parte de la Alta Dirección.

ORIGINAL FIRMADO

Sandra Lucía López Pedreros

Asesora con funciones de Jefe de Control Interno Fecha: 2016-03-11

1 Auditoria del Control Interno. Samuel Alberto Mantilla B. ECOE EDICIONES. Junio 2013.

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INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO y lineamientos del Departamento Administrativo de la...

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