INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO · principios y valores de ... políticas éticas de la...

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Asesor con funciones de Jefe de Control Interno

Bogotá

2017-07-11

Informe pormenorizado de control interno Asesor con Funciones de Jefe de Control Interno

Página 2 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

1. Introducción La Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno en cumplimiento de la ley 1474 de 2011, que en su artículo 9° Reportes del responsable de control interno: … “El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.” ; presenta el informe a través del numeral 4 de este reporte. Aunado a lo anterior, es preciso comentar que las recomendaciones y sugerencias que realiza la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno se dan en cumplimiento del Artículo 2.2.21.5.5 del Decreto 1083 de 2015: “Artículo 2.2.21.5.5 Políticas de control interno diseñadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Las guías, circulares, instructivos y demás documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, constituirán directrices generales a través cuales se diseñan las políticas en materia control interno, las cuales deberán ser implementadas al interior cada organismo y entidad del Estado. El Departamento Administrativo de Función Pública elaborará prioritariamente guías e instructivos, elaboración de manuales de procedimientos, y guías sobre diseño de indicadores para evaluar gestión institucional, los cuales se constituirán en herramientas básicas de eficiencia y transparencia de organizaciones”. 2. Alcance El período objeto de este informe abarca el periodo comprendido entre el 10 de marzo y el 11 de julio de 2017. 3. Descripción metodológica Para efectos de elaboración del presente informe en donde se da cuenta de los avances del INM en los diferentes componentes del MECI, se tuvo en cuenta la información dispuesta en diversas fuentes como: Sistema Integrado de Gestión: Z:\; Página web: http://www.inm.gov.co/; Inmtranet: http://intranet/, Sistemas de Información institucionales entre otros. 4. Resultados.

http://www.inm.gov.co/

http://intranet/


Página 3 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

1. Módulo de control de planeación y gestión

Dentro de este Módulo de Control, se encuentran los componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la misma en la entidad tendrán los controles necesarios para su realización. Uno de sus objetivos principales de este módulo es introducir en la cultura organizacional el control a la gestión en los procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo y de evaluación.

1.1.1 Componente Talento Humano

Este componente tiene como propósito establecer los elementos que le permiten a la entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.1.2 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos

Este elemento busca establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad pública y frente a este elemento el Instituto Nacional de Metrología cuenta con productos mínimos como:

Productos mínimos Observaciones Comentarios

Documento con los principios y valores de la entidad

Carta de valores y políticas éticas de la entidad, decálogo de ética, código de ética

Mediante Resolución número 105-2017, del 31 de marzo de 2017, se actualiza y adopta el Código de Ética y Buen Gobierno. El 25 de abril de 2017, a través del correo de comunicaciones del INM se publica el contenido de la Resolución 105 de 2017, mediante la cual se actualiza y adopta el Código de Ética y Buen Gobierno.


Página 4 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Acta de elección de valores por concertación entre las diferentes dependencias.

A la luz de la Resolución 105-2017 quedaron definidos como valores éticos: compromiso, Honestidad, respeto, Solidaridad, Transparencia, Responsabilidad, Justicia, Lealtad, Excelencia, Honradez y calidad.

Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad

Decreto, Resolución, Acta u otro Acto administrativo que permita evidencias la adopción de los principios y valores de

la entidad

Mediante Resolución número 105-2017, con fecha del 31 de marzo de 2017, se actualiza y adopta el Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto Nacional de Metrología.

Estrategias de socialización permanente de los principios y valores de la entidad

Instrumentos herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de los principios y/o valores adoptados por la entidad. (Cartilla,

En la intranet se encuentra publicado el Código de Ética y Buen Gobierno en la pestaña de normatividad: http://intranet/index.php/normatividad/resoluciones A través de mensajes de correo electrónico, fondos de pantalla y diapositivas en INMtranet, se han transmitido mensajes e ilustraciones alusivas a principios; a saber: Mensaje correo electrónico:

http://intranet/index.php/normatividad/resoluciones


Página 5 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros)

Fondo de escritorio 20170621:

Encuesta Valor: Compromiso


Página 6 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Encuesta Valor: Transparencia

Recomendación: Más allá de dar a conocer el Acto Administrativo a través de la cual se actualizó y adoptó el Código de Ética y Buen Gobierno del INM, tal cual como se aprecia en la ilustración que sigue:


Página 7 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

se propone llevar a cabo la socialización que conduzca a la sensibilización e interiorización del Código de Ética y Buen Gobierno del INM, para la totalidad del personal, de tal forma que quienes participen de la actividad se sientan identificados con todos los Principios Éticos, Directrices Éticas, Valores institucionales, Principios de Buen Gobierno, Políticas de Buen Gobierno, consignados en el documento y logren la conectividad acorde con las funciones de la entidad y el cumplimiento de los cometidos institucionales.

1.1.3 Desarrollo del Talento Humano

Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las políticas y prácticas de gestión humana que debe aplicar. A través de este elemento se evidencia el compromiso del Instituto Nacional de Metrología para desarrollar competencias y habilidades en los servidores vinculados a la entidad.

Productos mínimos

Observaciones Comentarios

Manual de funciones y competencias

laborales

Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de los cargos de la entidad.

Mediante acto administrativo del 6 de marzo de 2017, a través de la Resolución número 074-2017 se modifica la Resolución 069 de 2016, así:

Como documento anexo a la resolución 074-2017, está el Estudio de modificación del manual específico de funciones y de competencias laborales para los empleos de la planta de personal del Instituto Nacional de Metrología adoptado mediante resolución DG-069 del 26 de febrero de 2016, con fecha 27 de febrero de 2017, elaborado por la Coordinadora Grupo de Gestión de Talento Humano: Martha Ximena Martínez Vidarte.


Página 8 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual)

Plan de Formación y Capacitación formulado de acuerdo a las necesidades de los Servidores Públicos.

Por medio de un mensaje de correo electrónico el 28 de marzo de 2017, el Grupo de Gestión de Talento Humano efectuó la socialización de: Plan de Capacitación 2017, Plan de Bienestar Laboral e Incentivos 2017 y Plan de sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 2017.

En la página web están publicados los planes http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-del-talento-humano

En la iNMtranet a través del link http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/planes-de-talento-humano/planes-2017; se publicaron los planes de

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-del-talento-humano


http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/planes-de-talento-humano/planes-2017



Página 9 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Programa de inducción y reinducción

Programa de Inducción o reinducción establecido, en el cual se especifica los temas y el procedimiento de inducción para empleados nuevos o reinducción en el caso de cambios organizacionales, técnicos y/o normativos.

El 20 y 21 de junio de 2017 se llevó a cabo jornada de inducción para 3 personas, con el siguiente temario:

Programa de bienestar (Anual)

Establecer un Programa de bienestar social de conformidad con los artículos 70 y 75 del Decreto 1227 de 2005

A través de la página web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-del-talento-humano) Gestión del Talento Humano publicó planes para el 2017, así:

En la iNMtranet se realizó publicación de los planes del 2017 en el link: http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/planes-de-talento-humano/planes-2017







Página 10 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Para efectos de publicación en la INMtranet de documentos como el Plan de Institucional de Capacitación y demás documentos denominados de interés, se sugiere

llevar a cabo la actualización incorporando los vigentes (2017) dado que figuran los de años anteriores, tal cual como se aprecia directamente en el sitio: http://intranet/index.php/bienestar/documentos-de-interes

http://intranet/index.php/bienestar/documentos-de-interes

http://intranet/index.php/bienestar/documentos-de-interes


Página 11 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Plan de incentivos (Anual)

Plan de incentivos adoptado por medio de un acto administrativo.

El Plan de incentivos en el INM es parte integral del Plan de Bienestar Laboral; documento este (Plan de Bienestar del INM) que para el 2017, según data el mismo fue aprobado en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo - CIDA el 23 de marzo de 2017.

El Grupo de Talento Humano efectuó socialización a través de correo electrónico el 28 de marzo de 2017, en los siguientes términos:

Adicionalmente a través del ciberespacio están publicados en:

Web: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-del-talento-humano)

iNMtranet: http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/planes-de-talento-humano/planes-2017







Página 12 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Sistema de evaluación del desempeño

Formatos de Evaluación del desempeño de acuerdo a la normatividad que aplique a la entidad.

Para efectos de la validación a través de las hojas de vida no se tuvo acceso a ellas pese a que mediara solicitud a través de correo electrónico, por parte de quien realizó este informe. Tal cual como se informó en el primer informe pormenorizado de Control Interno de 2017, los resultados de evaluación de desempeño y los acuerdos de gestión no han sido publicados en la página web, sitio este a través del cual se pueden consultar.

En la iNMtranet (http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/evaluacion-de-desempeno-y-acuerdos-de-gestion) se publicó Evaluación de desempeño y Acuerdos de Gestión de 2012 a 2015, tal cual como se aprecia en la imagen que sigue:

http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/evaluacion-de-desempeno-y-acuerdos-de-gestion




Página 13 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Recomendación: Se sugiere dar a conocer y/o informar al personal de la entidad acerca de resultados de evaluación de desempeño y acuerdos de gestión; así como también por ejemplo del resultado o mejor del cumplimiento en la ejecución de los planes de capacitación, laboral y de incentivos, de seguridad y salud en el trabajo, acompañando los registros de la evidencia fotográfica.

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico

Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión.

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos

Productos mínimos


Planeación

Planes de la entidad

alineados con las Políticas de Desarrollo Administrativo.

A través de la página web de la entidad están publicados los

siguientes planes:

1. Plan Estratégico Institucional: PEI 2015-2018 (http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ESTRATEGICO_INSTITUCIONAL/PEI_2015-2018-v3.pdf)

2. Plan Estratégico Sectorial:

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ESTRATEGICO_INSTITUCIONAL/PEI_2015-2018-v3.pdf




Página 14 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

http://www.mincit.gov.co/publicaciones/27/plan_de_accion_-_planeacion_estrategica_sectorial

3. Plan de Acción 2017: http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_DE_ACCION/2017/Plan_de_Accion_2017.pdf



http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_DE_ACCION/2017/Plan_de_Accion_2017.pdf

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_DE_ACCION/2017/Plan_de_Accion_2017.pdf


Página 15 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

4. Plan de Mejoramiento FURAG: correspondiente al 2016; (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-furag)

5. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano:

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-furag

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-furag





Página 16 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

6. Plan de Acción Programas Ambientales- PIGA: La última actualización que figura en la página web es del 16 de marzo de 2016. http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-accion-programas-ambientales

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-accion-programas-ambientales




Página 17 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

7. Plan de Gobierno en línea: La última actualización publicada a través de la página web corresponde al 2016. http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-gobierno-en-linea

8. Plan de garantía de discapacidad: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-garantia-de-discapacidad

9. Plan de Participación ciudadana: http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_PARTICIPACION/PlanParticipCiudadana2017.pdf

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-gobierno-en-linea

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-gobierno-en-linea

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_PARTICIPACION/PlanParticipCiudadana2017.pdf

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_PARTICIPACION/PlanParticipCiudadana2017.pdf


Página 18 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

La Oficina Asesora de Planeación periódicamente hace recordatorios a través del correo institucional, para que se realice reporte de actividades, por ejemplo:


Página 19 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

La misión y visión institucionales adoptados y divulgados

Acto administrativo a través del cual se adoptan la misión y visión y demás documentos o elementos de carácter institucional

El Manual Integrado de Gestión (E1-02-M-01) en su versión 10 registra la Misión y la Visión del INM, en los numerales 5.4 y 5.5.

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de la misión, visión y demás documentos y/o elementos de carácter institucional. (Cartillas, correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.)

En la página web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision) están publicadas la misión y la visión de la entidad, desde el 27 de octubre de 2014.

Objetivos institucionales

Los objetivos son parte integral de la planeación de la entidad, dado que los Programas y proyectos deben estar orientados a su cumplimiento

A través del Decreto 4175 de 2011, está definido en el artículo 5° el Objetivo del Instituto Nacional de Metrología, de la siguiente manera:

Adicional a lo anterior, en la página web se encuentra publicado el siguiente texto de creación, objetivos y funciones:

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision


Página 20 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Planes, programas y proyectos

Planes de acción anuales que definen las metas a cumplir con respeto al Plan de desarrollo.

En la carpeta denominada Planes Institucionales (W:) al 23 de junio de 2017, no figura lo correspondientes al 2017, tal cual como se aprecia a continuación.

El 16 de junio de 2017, la Oficina Asesora de Planeación dio a conocer a través de correo electrónico institucional el avance porcentual de los Planes de Acción de las diferentes áreas, así:


Página 21 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Planes Anuales mensualizados de caja (PAC), que permiten conocer las metas planificadas por año para cumplir con los ingresos y gastos de la entidad.

El Formato Único de Distribución 2017 registra los gastos objeto con Situación de fondos en total por $18.944.099.592.00, los cuales con detalle se tienen de la siguiente manera:

Acuerdos de gestión donde se definen las responsabilidades y metas frecuentes por parte de los gerentes públicos.

El 6 de marzo de 2017, Talento Humano a través del correo institucional recordó a la Alta Dirección:

Cronogramas de los diferentes comités de trabajo.

Mediante correo electrónico el 15 de marzo de 2017 se dio a conocer el calendario para aprobación de documentos y demás temas del Sistema Integrado de Gestión:


Página 22 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Recomendación: Se sugiere actualizar documentación dispuesta en la Inmtranet, de tal forma que se familiarice el personal con datos institucionales como por ejemplo:

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos


Página 23 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Mediante el control ejercido a través de la puesta en marcha de este elemento, las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.

Productos mínimos


Mapa de Procesos

La entidad debe establecer un mapa de procesos donde

se evidencia la interrelación de estos, articulados entre estratégicos, misionales, de apoyo, y de evaluación y seguimiento.

El mapa de procesos, que gráficamente presenta la versión número 10 del Manual Integrado de Gestión es el siguiente:

Divulgación de los procedimientos

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión del Mapa de procesos y los procedimientos de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la Entidad, Concursos, Actividades entre otros.

Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la

evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas

La entidad debe establecer procedimientos que le permitan evaluar permanentemente la

satisfacción de los clientes con respecto a los servicios ofrecidos en la organización, y el seguimiento respectivo.

El 6 de abril de 2017 fue aprobada la versión número 5 del procedimiento para evaluación de la satisfacción del cliente el cual tiene por objeto establecer los lineamientos, actividades y responsabilidades para medir y analizar la

información relacionada con la percepción de los clientes del Instituto Nacional de Metrología, respecto al cumplimiento de sus objetivos y funciones misionales. A través del correo institucional se publicó la actualización del procedimiento “Gestión de Proyectos de Inversión”, versión 3.

Recomendación:


Página 24 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Se propone estudiar la posibilidad de dar aprobación a los Procedimientos y en general la documentación del Sistema de Calidad a través de los Subdirectores, Secretaría General y/o Jefe de Oficina etc. de tal forma que haya oportunidad y celeridad en este proceso. Por lo anterior se sugiere entonces la implementación de un procedimiento para realizar de manera concreta y práctica la socialización, divulgación y publicación de los procedimientos toda vez que la información que registran las actas no es transmitida y/o no desciende en su máximo nivel de detalle por parte de los asistentes a los comités donde se aprueban documentos.

1.2.3 Estructura Organizacional

Se considera como aquel aspecto de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.

Productos mínimos

Observaciones

Comentarios

Estructura

organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

La entidad debe tener una estructura flexible

que le permita trabajar por procesos, donde se identifiquen niveles de responsabilidad y autoridad.

El Decreto 4175 por el cual se escinden unas funciones de la Superintendencia de Industria, y Comercio, se crea el Instituto Nacional

de Metrología, destina el Capítulo III para enmarcar la estructura y organización de la entidad, en donde para el desarrollo de sus funciones la tiene la siguiente estructura:

Tanto en la página web como en el Anexo 26 del Manual Integrado de Gestión está publicada la estructura que sigue:


Página 25 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Nótese a partir de la misma la desactualización a la luz de la Resolución 035 del 29 de noviembre de 2016, Por la cual se traslada el Grupo de Sistemas de Información y Redes, para los fines de la Ley 1753 del 9 de junio de 2015, mediante la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 201-2018 y el Decreto 415 del 7 de marzo de 2016 y se hace una delegación. En virtud de lo anterior y a la luz de la Resolución 035- 2016, hubo cambios en la estructura organizacional desde el 29 de noviembre de 2016, los cuales no han sido incorporados pasados 7 meses.

Manual de Funciones y Competencias laborales

Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de los cargos de la entidad.

A través de la intranet se publica Resolución 074-2017 por la cual se modifica la Resolución DG-069 de 2016, Resolución esta última a través de la cual se modifica y adopta el manual específico de funciones y de competencias laborales para los empleos de la planta.

Recomendación Si bien está definida la representación gráfica que muestra la jerarquía e interrelación de las diferentes áreas se sugiere efectuar su debida actualización en todos los documentos y/o sitios de interés. Adicional a lo anterior se propone también acentuar la comunicación entre los niveles jerárquicos, dado que existen canales directos entre los funcionarios.

1.2.4 Indicadores de Gestión

Son el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la


Página 26 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

Productos mínimos


Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos

Dentro de los planes, programas y proyectos de la entidad, se debe construir indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan tomar decisiones para evitar desviaciones.

En la carpeta denominada Planes Institucionales, no ha sido cargado lo correspondiente a 2017, una vez realizada la validación el 27 de junio de 2017.

Debe haber indicadores por procesos que aportan a la medición de la gestión.

Al 23 de junio de 2017 se pudo evidenciar la existencia de indicadores en total para los 26 procesos.

Deben existir fichas de los indicadores que permitan consultarlos de manera fácil.

Los indicadores diseñados tienen ficha a modo de hoja de vida la cual contiene: datos del indicador, datos de las mediciones y evaluación.

Seguimiento de los indicadores

Los responsables y sus equipos de trabajo, deberán hacer seguimiento según la periodicidad definida en la política de operación de cada entidad, la cual no podrá ser

A partir de la validación que se realiza en el archivo denominado Consolidado Resultados Medición se observó para el mes de mayo de 2017 hubo registro para 8 ítems.


Página 27 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

superior a seis (6) meses

Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores

Se debe revisar la batería de indicadores con el fin de establecer que los indicadores cumplan con su propósito.

Al 28 de junio de 2017, la entidad no cuenta con una batería de indicadores a modo de Cuadro de Mando Integral.

Recomendación: Como solo está disponible para consulta (Z:\200. OAP\200.64 SIG\200.64.6 Indicadores\Hojas de vida indicadores aprobados) el formato de hoja de vida de cada indicador se propone tal cual como se ha propuesto en informes anteriores a este; la construcción de un Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral de tal manera que se tenga disponible para todo el personal un instrumento de información a través del cual se pueda realizar monitoreo de la gestión tanto a nivel de procesos y por ende a nivel institucional.


Página 28 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

1.2.5 Políticas de Operación

Este elemento es fundamental para el direccionamiento dado que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

Productos mínimos


Establecimiento y divulgación de las políticas de operación

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la socialización y difusión de las Políticas de Operación de la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.)

Mediante Resolución número 105 del 31 de marzo de 2017 se actualizó y adoptó el Código de Ética y Buen Gobierno del INM. A través de correo electrónico el 25 de abril de 2017, se dio a conocer al personal de la entidad la Resolución 105 de 2017 “Por la cual se actualiza y adopta el Código de Ética y Buen Gobierno”

A partir de la actualización del Código de Ética quedaron incluidas Políticas de Buen Gobierno para la Administración de la Entidad – Fines de la Función Pública y Políticas de Buen Gobierno para la Gestión de la Entidad; así:

a. Políticas para la gestión ética b. Política anticorrupción c. Política de gestión del recurso humano d. Políticas de comunicación e información e. Políticas de confidencialidad f. Políticas con el gobierno en línea g. Política de calidad

h. Política de la contratación i. Política de gestión del riesgo j. Políticas frente a los conflictos de interés k. Políticas para la resolución de Quejas, Peticiones o Reclamos

de los Usuarios o clientes u otras partes interesadas l. Políticas de responsabilidad frente al Medio Ambiente


Página 29 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Manual de operaciones o su equivalente adoptado y divulgado

Acto administrativo a través del cual se adopta el Manual de Operaciones de la entidad (Manual de procedimientos.- Manual de Calidad) como documento de consulta.

El Manual Integrado de Gestión vigente en la versión 10, fue aprobado el 23 de agosto de 2016 en sesión del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, según registro del documento en campo de aprobación mediante acta número 19. Mediante Resolución número 105 del 31 de marzo de 2017 se actualizó y adoptó el Código de Ética y Buen Gobierno del INM el cual incluye Políticas de Buen Gobierno para la Administración de la Entidad – Fines de la Función Pública, Políticas de Buen Gobierno para la Gestión de la Entidad.

Recomendación: Se sugiere una vez más compilar en un solo documento la totalidad de políticas institucionales y volverlo un recurso técnico disponible para la totalidad del personal vinculado a la entidad. 1.3 Componente Administración del Riesgo

Es el conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo

Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basados en la valoración de las mismas, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad.

Productos mínimos


Definición por parte de la Alta Dirección

de políticas para el manejo de los riesgos

Acto administrativo o documento a través del cual se definen y

adoptan las Políticas de Administración del Riesgo

El Manual Integrado de Gestión en la versión 10, incluye la política de Administración del Riesgo, en el numeral 4.1.1.1, así:


Página 30 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestran socialización y difusión de los mapas de riesgos de la entidad. (Cartillas, correos electrónicos, cartelera de la entidad, concursos, Actividades entre otros)

A través de la página web de la entidad (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion) se publicó archivo denominado Mapa del Riesgos Institucionales y de Corrupción INM 2017; con actualización según la misma página del jueves 25 de mayo de 2017.

1.3.2 Identificación del Riesgo

Productos mínimos


Identificación de los factores internos y externos de riesgo

Identificación de condiciones internas o externas que puedan generar eventos de riesgo para la entidad

En la totalidad de los mapas de riesgos por procesos están identificados factores internos y factores externos dentro del aparte denominado Identificación, tal cual como se aprecia en la siugiente imagen

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion


Página 31 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad

Documento de identificación los riesgos de cada proceso, programas y/o proyectos que contengan las causas, descripción y las posibles consecuencias de los mismos.

El archivo publicado a través de la página web titulado Matriz de Riesgos Integrados, presenta en el aparte denominado Identificación una columna denominada Causas y otra Consecuencias, tal cual como se aprecia en la ilustración que sigue, capturada desde el archivo en comento.

1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo

Productos mínimos


Análisis del riesgo

Documento de análisis del riesgo teniendo en cuenta su probabilidad y factibilidad de ocurrencia y el posible impacto en caso de materialización

A Partir de la consulta realizada en el archivo de mapa de riesgos (Z:\200. OAP\200.64 SIG\200.64.8 Riesgos\Proceso\2017-03-28) se observó:

Evaluación

de controles existentes

Documento dónde

se evalúe si los controles para valorar los riesgos son adecuados o no.

En lo que va corrido de 2017, Control Interno emitió informe con corte a 30 de

abril de 2017 y se efectuaron recomendaciones a partir de la evaluación efectuada a esa fecha de corte (2017-04-30).

Valoración del riesgo

Documento en el cual se analizan los riesgos frente a los controles existentes para mitigar su impacto o su

A través del archivo de mapa de riesgos (Z:\200. OAP\200.64 SIG\200.64.8 Riesgos\Proceso\2017-03-28) se observó el mapa de riesgos para el primer trimestre del 2017, era:


Página 32 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

probabilidad de ocurrencia.

Controles

Se deben identificar controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad para mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos

Control Interno evidenció a través de la matriz de riesgo integrada en cada uno de los mapas de proceso a partir de los riesgos inherentes campos para Criterios ERCA (Evitar, Reducir, Compartir y/o Asumir), Controles, Tipos de Control y evaluación del riesgo residual.

Las oficinas de Control Interno a la luz del Decreto 648 de 2017 dentro de su rol en la Administración del Riesgo realiza Asesoría, Acompañamiento y Evaluación Independiente.

Mapa de riesgos de proceso

La entidad debe establecer un mapa de Riesgos que contendrá toda la información establecida anteriormente

En la página web está publicado (http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/MapaRiesgosInstitucionalesCorrupcionINM201700.pdf) un archivo denominado: Mapa del riesgos Institucionales y de Corrupción INM 2017.pdf, el cual a su vez contiene 26 matrices de riesgos para cada uno de los procesos. El libro de excel (Z:\200. OAP\200.64 SIG\200.64.8 Riesgos\Proceso\2017-03-28) denominado Mapa del Riesgo Institucional y de Corrupción está compuesto de las hojas: Matriz riesgos integrados, Seguimiento, Eval Impacto Riesgo Corrupción, 4 Mapa de riesgos y Datos de validación.

Mapa de

riesgos institucional

La entidad

construirá un Mapa de Riesgos Institucional, en el cual se elevan todos los Riesgos que afecten a la entidad en su conjunto y los riesgos identificados de los procesos Misionales y se

En la página web del INM, la publicación del mapa de riesgos está dada de

la siguiente manera:

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/MapaRiesgosInstitucionalesCorrupcionINM201700.pdf

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/MapaRiesgosInstitucionalesCorrupcionINM201700.pdf


Página 33 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

incluirán los Riesgos de Corrupción de los que trata la Ley 1474 de 2011

El libro de excel publicado en la carpeta de la Oficina Asesora de Planeación, está dado de la siguiente manera:

Hoja: Seguimiento

Hoja: Evaluación Impacto Riesgo Corrupción


Página 34 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Hoja: Mapa de Riesgos

Recomendación: Se sugiere que los líderes de los procesos involucren al personal en la administración de los riesgos, ya que son ellos quienes aplican controles y pueden determinar la efectividad de los mismos. Tal cual como se ha sugerido en diversos informes e incluso de manera verbal, se propone tener en cuenta a la hora de diseñar los controles aspectos claves en la redacción, tales como: Quién lo realiza Cómo se ejecuta, Cuándo se realiza, en Que consiste, que pasa si hay excepciones, evidencias de

la ejecución del control.

2 Módulo de Evaluación y Seguimiento


Página 35 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Este módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad.

2.3 Componente Autoevaluación Institucional

Este componente le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

2.3.1 Autoevaluación del Control y Gestión

El objeto de este elemento es verificar el desarrollo y cumplimiento de acciones individuales.

Productos

mínimos


Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación

Instrumentos, herramientas, eventos de difusión y/o demás actividades que demuestren la sensibilización sobre la autoevaluación en la entidad. (Cartillas, Correos electrónicos, Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades entre otros.).

El 31 de mayo de 2017, la Oficina de Control Interno realizó concurso para evaluar en línea, de forma lúdica los conocimientos en materia de control, contando con la participación de 29 concursantes y otorgamiento de premios para los 3 con mayor puntaje.

A través de la cuenta de twitter de la Oficina de Control Interno del INM (@InmControlintern) permanentemente se comparte información relacionada con asuntos de auditoría y Control Interno.


Página 36 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

El 4 de julio de 2017 a través de correo electrónico la Oficina Asesora de planeación remitió el primer test ambiental para que fuera realizado en línea.

La entidad debe determinar cómo a partir de los Riesgos, indicadores, Controles establecidos y demás elementos que le permitan tomar información, puede realizar la autoevaluación de la gestión, tomando los correctivos necesarios.

La Oficina Asesora de Planeación informó el 22 de mayo y 16 de junio de 2017, el estado de avance de los Planes con corte a 30 abril y a 31 de mayo de 2017.


Página 37 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Herramientas de autoevaluación

La entidad debe estar en capacidad de alimentar el proceso de autoevaluación a partir de otros sistemas que

A partir de actividades como el cargue de documentos y en general tratamiento de Planes de Mejoramiento algunas áreas realizan autocontrol en sus procesos a partir de las mismas.


Página 38 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

le permitan ejercer el proceso de manera correcta. El Aplicativo MECI (Informe Ejecutivo Anual de Control Interno), el Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión puede ser, entre otros, parte de esos sistemas.

2.4 Componente Auditoría Interna

Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.

La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces es la responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración.

En cumplimiento de la Ley 87 del 20 de noviembre de 1993, en el Instituto Nacional de Metrología el control interno se expresa a través de políticas a cumplir en toda la escala administrativa.

2.4.1 Auditoría Interna

El Instituto hace uso de la auditoría interna de gestión como herramienta para el seguimiento del Sistema de Control Interno en el marco del Modelo Estándar de Control Interno, con el fin de verificar la gestión a nivel de los procesos.

Productos mínimos Observaciones Comentarios

Procedimiento de auditoría Interna

Se debe definir un procedimiento de auditorías internas basado en evidencia documental que permita ejercer control permanente a la gestión administrativa.

En el marco del Sistema Integrado de Gestión, se tienen definidos procedimientos de control para: Programa Anual de Auditorías de Control Interno, Auditorías de Control Interno, Evaluación del Sistema de Control Interno, Elaboración de Informes, Seguimiento Planes de Mejoramiento Auditorías de Control Interno. Para cada uno de los procedimientos hay formatos asociados.


Página 39 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Programa de auditorías - Plan de Auditoría

El programa de Auditorías debe incluir las Auditorías de Gestión y las de calidad (En caso de que la entidad cuente con el sistema de Gestión de Calidad), este debe ser aprobado por el Comité de Coordinación de Control interno. Por otra parte el plan de auditoría que entraría a

planear las auditorías que se incluyen dentro del “Programa anual de auditoría”

El Plan Anual de Auditorías de Control Interno fue aprobado en sesión del Comité de Coordinación de Control Interno del 28 de febrero de 2017 y en sesión del 12 de junio de 2017 (lo correspondiente al ajuste). El Plan Anual de Auditorías de Control Interno está publicado a través de la página web en el siguiente link: http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/CONTROL_INTERNO/2017/ProgramaAuditorasBasadoEnRiesgos20170612DEFINITIVO.pdf

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

El Informe debe ser realizado de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública. Sirve como insumo para el fortalecimiento continuo y mejora del Sistema de Control Interno en la entidad.

Para la vigencia 2017 las auditorías fueron ejecutadas por La Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno y una Profesional Especializada. El 22 y 23 de mayo de 2017 el Equipo Auditor de Control Interno participó en el Curso NORMA ISO/IEC 17025 organizado por la Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial - ONUDI. La Profesional María Margarita Peña Vargas, participó de la video conferencia de actualización de temas de Control Interno – Decreto 648 de 2017; impartida por Función Pública desde la Sede Regional del SENA, de las 14:00 a las 16:00 horas.

2.5 Componente Planes de Mejoramiento

Los planes de mejoramiento generados por la auditoría realizada por los entes de control operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la auditoría interna (calidad).

2.5.1 Plan de Mejoramiento

En el plan de mejoramiento institucional se tiene el resultado del análisis efectuado por el ente de control así como también los planes de mejoramiento por proceso que surgen a partir de las auditorías internas de gestión.

Productos mínimos



Página 40 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento

Debe existir un proceso, procedimiento o mecanismo a través del cual se trabajen recomendaciones y análisis generados en el desarrollo del Componente de Auditoría Interna y las observaciones del Órgano de Control Fiscal. Debe ser un Proceso, procedimiento o mecanismo documentado que permite

realizar seguimiento a las acciones emprendidas por los responsables y la verificación de estas.

A la luz del Sistema Integrado de Gestión está documentado el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora el cual tiene por objeto: Establecer la metodología para formular, implementar, hacer seguimiento y evaluar las acciones correctivas, preventivas y de mejora, orientadas a eliminar las causas de no conformidades detectadas y no conformidades potenciales, con el fin de prevenir su recurrencia y/o mitigar su impacto, así como documentar e implementar las oportunidades de mejora que se implementan en los procesos y que contribuyen a la mejora continua en el Sistema Integrado de Gestión. Control Interno por su parte tiene implementado el procedimiento

denominado Seguimiento Planes de Mejoramiento Auditorías Control Interno con un formato asociado denominados Plan de mejoramiento por procesos y seguimiento plan de mejoramiento; siguiendo los lineamientos de Función Pública. Este procedimiento de Seguimiento Planes de Mejoramiento Auditorías de Control Interno tiene como objetivo establecer las actividades asociadas al seguimiento y cumplimiento de los planes de mejoramiento producto de las auditorías realizadas por Control Interno.

Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el plan de mejoramiento

Se debe establecer un mecanismo para el seguimiento y evaluación de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento.

De los planes de Mejoramiento a los macro procesos de Gestión Financiera (A1), Gestión de la Información (A3) y Gestión Logística y Administrativa (A5) no se realiza cargue en la herramienta dado que el de Gestión Financiera no se recibió en Control Interno el 23 de junio de 2017, ni en los días siguientes. Para los otros dos macroprocesos: Gestión de la Información (A3) y Gestión Logística y Administrativa (A5) la ampliación de plazo solicitada por la Secretaría General fue hasta el 17 de julio de 2017; es decir con posterioridad a la emisión de este informe.


Página 41 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Control Interno hace uso del Sistema de Seguimiento de Planes de Mejoramiento para realizar seguimiento a los planes de mejoramiento que se suscriben con ocasión de las observaciones

registradas en los informes de auditoría de Control Interno. El 4 de julio de 2017, de las 373 acciones registradas en el Sistema de Seguimiento de Planes de Mejoramiento; el estado de las mismas estaba dado de la siguiente manera:

Particularmente cada proceso, con corte al 4 de julio de 2017, presentaban el siguiente estado en las acciones previstas en el Plan de Mejoramiento:

97

167

12

97

Abiertas y vencidas

Cerrradas y vencidas

Abiertas dentro del plazo

Cerradas dentro del plazo


Página 42 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

3 Eje Transversal: Información y Comunicación

Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad.

ProcesosAbiertas y

vencidas

Cerrradas y

vencidas

Abiertas

dentro del

plazo

Cerradas

dentro del

plazo

Total

A3-02 1 5 410

M4-02 1 2 25

A4-01 4 1519

A5-01 11 1526

M1-01 7 1017

M1-03 3 24 1239

M1-05 3

3

A1-01 15 4 19

A5-02 8 412

E1-01 4 9 1326

E1-03 1 4 2 7

A2-01 4 6 10

M2-01 8 21 4 33

E3-01 10 2 12

E4-01 3 22 12 37

M3-01 2 1315

M1-02 1 3 1 5

M4-01 6 4 10

M1-01 3 1 37

M1-04 10 10

M2-02 4 4 2 2 12

M2-03 55

M2-01 2 2 4

M1-01 11 9 6 430


Página 43 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

3.1. Información y comunicación interna y externa

La información y comunicación interna es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

Productos mínimos


Identificación de las fuentes de información externa

Se deben establecer mecanismos para identificar la información externa. (Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y/o Denuncias, Buzón de sugerencias, Encuestas de satisfacción, entre otras)

En virtud a que Control Interno no tiene acceso de consulta al Sistema Único de Radicación de Documentos SURDO, se realizó solicitud formal a través del mismo sistema (SURDO) mediante documento de radicado número 3 17-2635-0 al Coordinador de Sistemas de Información y Redes y no se tuvo información al respecto. Según el Procedimiento Comunicación Externa E3-01-P-02 el objeto del proceso es el desarrollo de estrategias de comunicación efectivas que sean divulgadas en los medios masivos y que permitan dar a conocer a la ciudadanía en general de manera clara y efectiva la gestión desarrollada por el instituto. A través de la página web en el link de servicios al ciudadano se puede acceder a diferentes servicios como:

En el link de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias está activa la plataforma de PQRSD, que despliega así:


Página 44 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

De forma abierta está publicada la siguiente información desde el link de datos abiertos: http://www.inm.gov.co/index.php/serviciociudadano/datos-abiertos

http://www.inm.gov.co/index.php/serviciociudadano/datos-abiertos


Página 45 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Fuentes internas de información (manuales,

informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso

Debe existir un documento (electrónico, físico o como determine la entidad) que permita consultar toda la

documentación y/o archivos de importancia para el funcionamiento y gestión de la entidad

A través del Manual de Comunicaciones Interna (E3-01-M-02) se pudo determinar actualmente los canales o medios de comunicación del INM son: Carteleras virtuales, Correo electrónico institucional, Intranet, Boletín interno, Reuniones y Audiencias.

La entidad hace uso de la INMtranet para publicar documentos de carácter institucional, susceptibles de ser consultados por parte del personal como por ejemplo: Resoluciones, mensajes de recordación institucionales, tales como:


Página 46 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

La entidad debe tener establecido un mecanismo donde se comunique información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos.

Según indicación en sesión del Comité de Control Interno del 12 de junio de 2017, para el 28 de junio de 2017 quedó prevista la realización de Rendición de Cuentas a la ciudadanía; actividad esta que no se cumpliera en la fecha anunciada: 2017-06-28 No se tiene evidencia documental de la realización de rendición de cuentas entre marzo y julio de 2017, período que comprende el alcance del presente informe. Haciendo uso de procedimientos de auditoría y tras validación de la información a partir de la página web la intranet se tuvo la última en figurar corresponde al 2016, tal cual como se aprecia en la imagen que sigue, capturada desde los dos sitios: Página web: http://www.inm.gov.co/index.php/serviciociudadano/participacion-

ciudadana/informes-de-participacion-ciudadana

http://www.inm.gov.co/index.php/serviciociudadano/participacion-ciudadana/informes-de-participacion-ciudadana

http://www.inm.gov.co/index.php/serviciociudadano/participacion-ciudadana/informes-de-participacion-ciudadana


Página 47 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)


Página 48 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Nótese en la publicación de la imagen precedente no hay lo propio para entre enero y junio de 2017. INMtranet:

(La fecha resaltada es: 17 de noviembre de 2016).

Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad

La entidad debe establecer su proceso y/o actividades de Gestión documental de acuerdo con la Ley 594 de 2000 o la norma que la modifique o sustituya

A través de la página Web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-documental) el INM publicó en materia de Gestión Documental:

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-documental

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-documental


Página 49 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Política de Comunicaciones

La entidad debe establecer un mecanismo de comunicación con los usuarios internos y externos. Dicha política, proceso o procedimiento debe contener entre otros, los siguientes elementos: matriz de comunicaciones, guía de comunicaciones, proceso de comunicación organizacional, proceso de comunicación y convocatoria, etc.

Está documentado el Manual de Comunicaciones (E3-01-M-01), el cual registra en el numeral 5:

Recomendación

Se sugiere revisar los contenidos y en general la información dispuesta a través de la página web y

la INMtranet, realizando las actualizaciones del caso y/o necesarias en aras de publicar información

idónea, vigente y oportuna.

En la INMtranet se tiene por ejemplo desactualizado el contenido del siguiente link:

http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/manual-de-funciones

http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/manual-de-funciones


Página 50 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

En el caso de la página web se tiene por ejemplo un sitio destinado para chat (atención en línea),

el cual está inactivo y no media ningún mensaje y/o advertencia para que el ciudadano omita el sitio

para efectos de consulta.

3.2 Sistemas de información y comunicación


Página 51 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Productos mínimos


Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia

La entidad debe establecer directrices claras para el manejo documental de tal manera que no haya contratiempos entre la correspondencia recibida y la respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés.

El INM desarrolló herramienta de software denominada Sistema Único de Radicación SURDO y asociado a ella está el Manual del Sistema Único de Radicación Documental SURDO (A3-01-M-01), en su versión número 2, el cual contiene el procedimiento de radicación de documentos del Instituto Nacional de Metrología. Para efectos de consulta, los usuarios de Control Interno tienen denegado el acceso a la herramienta al 6 de julio de 2017:

Manejo

organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos

Los recursos físicos y humanos

de la organización deben tener asociados procesos, procedimientos y guías donde se establece el manejo de éstos y su adecuada utilización.

El INM cuenta con servicios en línea, a través de los cuales

se puede acceder desde la INMtranet en: http://intranet/index.php/servicios/servicios-en-linea

http://intranet/index.php/servicios/servicios-en-linea


Página 52 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés parar obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio.

La entidad debe identificar los usuarios y/o grupos de interés a quienes van dirigidas sus productos y/o servicios.

Además de la caracterización de Grupos de interés (E4-01-I-01) que tiene por objeto establecer los lineamientos para la identificación, priorización y caracterización de los grupos de interés del Instituto Nacional de Metrología, ha documentado y actualizó en 2016:

Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

La entidad debe poner a disposición de sus usuarios y/o grupos de interés diferentes medios de acceso a la información como página Web, carteleras comunitarias, periódico oficial, buzón de sugerencias, entre otros que crea conveniente.

El INM tiene a disposición del público y en general de la ciudanía:

Página web: http://www.inm.gov.co/ Redes sociales: twitter: (@inmcolombia) y

Facebook: (https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts)

En la recepción de la entidad está disponible el buzón de sugerencias.

Recomendación

Se sugiere actualizar el contenido de la pantalla de inicio de la página web toda vez que se observó

por ejemplo el 6 de julio de 2017, en el aparte de Temas de Interés, el último tema registrado data

del 6 de junio de 2017, es decir hace un mes no incorpora novedades el sitio de Temas de Interés.

https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts

https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts


Página 53 de 53

E1-02-F-22 (2014-10-31)

Arístides Candelario Dajer Espeleta

Asesor con funciones de Jefe de Control Interno - Encargado Fecha: 2017-07-11

Elaboró: María Margarita Peña Vargas

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO · principios y valores de ... políticas éticas de la...

Documents

Transcript of INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO · principios y valores de ... políticas éticas de la...