Informe Institucional de Avance Convenio de Desempeño€¦ · “Consolidar orgánica y...

División de Educación Superior Departamento de Financiamiento Institucional

Informe Institucional de Avance Convenio de Desempeño

Nombre: “Consolidar orgánica y metodología institucional para la formulación, ejecución y evaluación de impacto de Convenios de Desempeño”

Ámbito: Creación de capacidades para diseñar, postular e implementar programas y convenios basados en criterios de desempeño.

Código: FSM 1310 Fecha de Inicio Legal del Convenio de Desempeño: 20/12/2013 Período de Evaluación: (20/12/2013 al 30/06/2016) Fecha de Presentación del Informe: 15/07/2016

“Consolidar orgánica y metodología institucional para la formulación, ejecución y evaluación de impacto de

Convenios de Desempeño” FSM1310

2

INDICE 1 Estado de Avance Convenio de Desempeño ........................................................................................................................................................................3

1.1 Avance por Objetivos del Convenio de Desempeño .......................................................................................................................................................3 1.2 Avance de Indicadores del Convenio de Desempeño ..................................................................................................................................................19 1.3 Resumen Ejecución de Recursos del Convenio de Desempeño ($ Nominales) .........................................................................................................24 1.4 Inserto imagen resumen de cuentas - Sistema de Rendición Financiero UCI............................................................................................................25 1.5 Análisis de la Ejecución Financiera ...................................................................................................................................................................................26

2 Aspectos relevantes sobre implementación del Convenio de Desempeño .................................................................................................................30 2.1 Logros y desempeños notables ....................................................................................................................................................................................30 2.2 Logros tempranos y no previstos .................................................................................................................................................................................30 2.3 Dificultades para el avance (externas e internas) .....................................................................................................................................................31 2.4 Desafíos ...........................................................................................................................................................................................................................32 2.5 Acciones y estrategias para la institucionalización, proyección y sustentabilidad de la iniciativa ....................................................................33 2.6 Cumplimiento de compromisos derivados de la implementación del Convenio, señalar: .................................................................................33

3 Percepción sobre la Implementación y Avance de Logros del Convenio de Desempeño (Anual) ...........................................................................34 4 Anexos Obligatorios ...............................................................................................................................................................................................................35

4.1 Planilla Excel Indicadores Banco Mundial ..........................................................................................................................................................................35 5 Anexos Complementarios de la Institución .......................................................................................................................................................................35



3

1 Estado de Avance Convenio de Desempeño

1.1 Avance por Objetivos del Convenio de Desempeño

Objetivo General del Convenio de Desempeño: “Desarrollar capacidad para asegurar la calidad de las iniciativas que se propongan como plan de mejora, en particular respecto de compromisos que se asuma con organismos del Estado, estableciendo mecanismos de alineamiento institucional y medición objetiva del cumplimiento de objetivos”. Se ha propuesto fortalecer la orgánica de la Institución y, en particular, de la Vicerrectoría Académica (VRA), involucrada en la formulación, ejecución y evaluación de impacto de instrumentos tipo Convenio de Desempeño, tanto con unidades internas como con el MINEDUC. Dada la naturaleza de los compromisos asumidos en este tipo de proyecto, se estima necesario asegurar el liderazgo de la VRA en la gestación de iniciativas ligadas a la estrategia institucional, propiciando a su vez la participación de la comunidad académica en la creación y permanente perfeccionamiento de propuestas innovadoras. Es relevante lograr que la comunidad perciba a la VRA como una ayuda efectiva a la hora de gestionar proyectos de alta envergadura, bajo compromisos de desempeño, permitiendo que el esfuerzo de Unidades Académicas, Docentes y Administrativas se focalice en acciones claves para el logro del resultado esperado. Para ello se propone fortalecer recurso humano, rediseñar procesos e implementar un sistema de información que facilite la operación, integrando actores diversos de la Administración Central y Unidades Académicas y Docentes. Objetivo Específico 1: “Asegurar el rol de liderazgo asumido por la Vicerrectoría Académica respecto de los Convenios de Desempeño, a través del fortalecimiento de su operación que permita la efectiva canalización de iniciativas de mejora, resguardando la coherencia con lineamientos institucionales, para conformar un portfolio de proyectos en constante perfeccionamiento”. El principal resultado del Objetivo Específico 1 es el Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño USM1, lo que constituye a un procedimiento amplio y genérico para el diseño e implementación de este tipo de proyectos a nivel Institucional. Además, se tendrá un nuevo diseño de los procesos asociados a Convenios de Desempeño, de esta manera cada unidad o actor sabrá sus responsabilidades y en que etapas y/o subprocesos debe participar. Finalmente, se espera implementar un Sistema de Gestión de Convenios de Desempeño, que le permita a la Institución administrar todo proyecto ligado al Plan Estratégico Institucional.

1 Ver Anexo N1



4

2 Se debe recordar que la Asistencia Técnica 1 y 2 (originales) de este objetivos fueron fusionadas dada su relación entre los resultados esperados (junio 2014).

Hitos – Objetivo Específico 1

Descripción Hito / Actividades (según formulación del PM)

Fecha cumplimiento PROGRAMADA en

PM

Fecha cumplimiento

REAL o REPROGRAMADA

Logrado al 30/06/2016

Medios de Verificación

definidos en PM Inicio Término

Hito 1: Contratación de un Profesional con experiencia en gestación y ejecución de proyectos innovadores en la VRA.

mar-14 abr-14 feb-14 Si (1) Llamado a

concurso. (2) Contrato.

- Definir Perfil de Cargo mar-14 mar-14 jul-14 Si

- Concurso mar-14 abr-14 nov-14 Si

- Contratar abr-14 abr-14 feb-14 Si

Hito 2: Establecer un Plan de Acción detallado orientado a alcanzar un modelo institucional de gestión y seguimiento de CD. mar-14 jun-14 may-15 Si

(1) Plan de Acción para establecer un

modelo institucional de

gestión y seguimiento de CD.

- Planificación de actividades mar-14 mar-14 may-15 Si

- Socialización a través del Comité Ejecutivo Académico jun-14 jun-14 N/A N/A

Hito 3: Asistencia Técnica 1: Levantamiento de procesos asociados a CD. may-14 abr-15 oct-15 Si

(1) Informe de Asistencia Técnica.

(2) Acta de Recepción.

- Determinación de Términos de Referencia may-14 may-14 oct-14 Si

- Búsqueda de candidatos may-14 may-14 ene-14 Si

- Entrevistas may-14 jun-14 N/A N/A

- Selección jun-14 jun-14 abr-15 Si

- Desarrollo de la Asistencia Técnica jul-14 sep-14 may-15 Si

- Evaluación y Recepción oct-14 oct-14 oct-15 Si

Hito 4: Asistencia Técnica 2: Rediseño de procesos asociados a CD2. may-14 abr-15 oct-15 Si - Determinación de Términos de Referencia sep-14 sep-14 N/A N/A - Búsqueda de candidatos sep-14 sep-14 N/A N/A - Entrevistas sep-14 oct-14 N/A N/A - Selección oct-14 oct-14 N/A N/A - Desarrollo de la Asistencia Técnica nov-14 mar-15 N/A N/A - Evaluación y Recepción abr-15 abr15 N/A N/A

Hito 5: Asistencia Técnica 3: Implementación de plataforma. mar-15 nov-15 dic-16 Parcial (10%) (1) Informe de requerimientos y

diseño de arquitectura.

(2) Informe de

- Determinación de Términos de Referencia - - jul-16 N/A

- Convocatoria Asistencia Técnica mar-15 mar-15 N/A - Búsqueda de candidatos mar-15 abr-15 N/A - Entrevistas abr-15 may-15 N/A



5

Análisis Cualitativo del Avance del Objetivo Específico 1: Las principales acciones realizadas con fecha corte 31/12/2015 en este objetivo son:

Hito 1: Contratación de un Profesional con experiencia en gestación y ejecución de proyectos innovadores en la VRA. (100%) Durante el primer semestre de ejecución del PM, se define el perfil de Ingeniero Asesor acorde a las necesidades de la institución el cual tiene por objetivo contribuir técnicamente a la unidad en la gestión integral de los convenios de desempeño (internos y externos). Este perfil fue diseñado con que sus funciones no estuviesen replicadas en otras unidades y/o personas, debido a ello se trabajó con la Comisión Técnica. Definido el perfil de contratación, se realiza el primer llamado a concurso, el cual fue dado por desierto en julio del 2014 debido, principalmente, a que los concursantes no cumplieron con el perfil solicitado. En noviembre del mismo año, se efectúa el segundo llamado a concurso, luego de realizar un ajuste en el perfil del cargo. El Sr. Ricardo Pruneda fue seleccionado para el cargo, comenzando a trabajar en marzo del 2015, cabe informar que el profesional, el 6 de julio, notificó su renuncia indeclinable aduciendo motivos personales para no continuar en el proyecto. Se analizó la situación global del PM, determinando contratar un ingeniero ayudante a modo permanente en la Secretaría Ejecutiva VRA y absorber las funciones restantes entre los integrantes de la misma Unidad. Principalmente, el perfil del Asesor Metodológico (Objetivo Nº2) fue ajustado según las funciones “liberadas” y las necesidades de la Vicerrectoría Académica3. En el mes de octubre se incorpora al equipo el Sr. Gonzalo Marambio, estudiante egresado de Ingeniería Comercial, su aporte a la unidad ha sido excelente, dado que posee una alta capacidad analítica y de gestión. Además, ha demostrado el compromiso que la unidad y el proyecto necesitan.

Hito 2: Establecer un Plan de Acción detallado orientado a alcanzar un modelo institucional de gestión y seguimiento de Convenios de Desempeño. (100%) Durante el primer semestre de ejecución del PM, se realizó un proceso de socialización del proyecto entre las diversas unidades administrativas de la institución que participan en la elaboración de Convenios de Desempeño, donde se acordó conformar la Comisión

3 Ver Anexo Nº5 con la Solicitud de dotación y cambio de perfil de cargo.

- Selección may-15 may-15 N/A testing. (3) Acta de recepción.

- Análisis de requerimientos may-15 jun-15 N/A - Diseño jun-15 jun-15 N/A - Adquisición de equipos may-15 jun-15 nov-14 Si

- Implementación jun-15 sep-15 N/A - Testing oct-15 oct-15 N/A - Marcha blanca oct-15 nov-15 N/A - Recepción oct-15 nov-15 N/A



6

Técnica (de Convenios de Desempeño), la que está integrada por representantes de las unidades administrativas de la institución4 que participan en la formulación, ejecución, seguimiento y control de Convenios de Desempeño. En marzo de 2015 con la incorporación del profesional Sr. Ricardo Pruneda se revisaron distintos modelos teóricos de gestión de carteras de proyectos, control y seguimiento de proyectos, gestión de calidad e indicadores de gestión. Del mismo modo, bajo el lineamiento de hacer partícipe a los interesados en el proyecto es que se han sostenido reuniones para alinear e identificar expectativas y necesidades que el proyecto puede abarcar, tanto en el modelo como también en la plataforma. De este modo, fue posible consolidar un Plan de Acción en el cual se detallan las actividades realizadas y por desarrollar para la definición y aprobación del Modelo Institucional de Gestión de Convenios de Desempeño UTFSM, cabe señalar que las fechas propuestas en el Plan han ido cambiando dada la contingencia.

Si bien este hito está totalmente cumplido, es necesario continuar con la definición del Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño (véase Anexo Nº1), es decir con las actividades del Plan. Hoy en día se posee un borrador del modelo y, gracias a las propuestas de la AT Nº1, se ha podido avanzar en la definición de los procesos relacionados con la administración de los instrumentos tipo Convenio de Desempeño. La dificultad se encuentra en nivelar y consolidar una metodología común entre los procesos de gestión de los convenio de desempeño internos y externos, ya que poseen niveles de maduración diferentes.

Hito 3: Asistencia Técnica 1: Levantamiento de procesos asociados a Convenios de Desempeño. (100%) Con la conformación de la Comisión Técnica fue posible definir los Términos de Referencia de la Asistencia Técnica Nº1, junto con determinar que lo más adecuado era solicitar una fusión entre los dos primeros servicios, debido a: (1) están muy ligados sus productos; (2) se considera que se requiere experiencia concreta en estas temáticas; (3) además, permite acortar los plazos de cumplimiento de dichas actividades. El incluir a las unidades administrativas de la institución ha permitido generar un espacio de trabajo colaborativo donde ha sido posible analizar todas las aristas de la situación, desgraciadamente ha provocado una leve demora en el desarrollo y concreción de las actividades e hitos. En junio del 2014 se realiza el requerimiento, quedando nombrada la Asistencia Técnica Nº1 como “Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño”, y el procedimiento de selección se definió según procedimiento de “Selección Basada en Criterios de Calidad de los Consultores”. Luego de consensuar con los ejecutivos de MECESUP los detalles de los términos de referencia fue posible, en noviembre del 2014, realizar el llamado donde se obtuvieron 7 expresiones de interés de empresas consultoras. Para enero 2015, se realizó el pedido de propuesta a la empresa seleccionada la cual no cumplió con los requerimientos y hubo que solicitar a la segunda empresa su propuesta

4 Comisión Técnica: Representantes de la Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos y Dirección General de Planificación y Desarrollo.



7

de trabajo. Para la negociación y firma de contrato fue necesaria la aprobación del procedimiento anterior por parte de los ejecutivos de MECESUP, proceso que tuvo una extensión fuera de lo normal. Finalmente, en junio del 2015 se da inicio al desarrollo de la Asistencia Técnica 1 con la empresa consultora PENSUM, este hito finalizó en diciembre del 2015 con la presentación de los resultados a altos directivos de la institución y equipos de profesionales, además se entrega el informe con la “propuesta plan de mejoras”. Con dicho apartado del informe se ha definido el “Plan de Mejoramiento y Optimización de Procesos” ligados a Convenios de Desempeño5. En paralelo a la entrega final, se ha estado trabajando en homogenizar los procesos de los convenios interno y externos, generando otros análisis necesarios para definir el modelo final de gestión.

Hito 4: Asistencia Técnica 2: Rediseño de procesos asociados a Convenios de Desempeño. (100%) Como se ha comentado, en junio del año 2014, fue solicitada y aprobada la fusión de esta Asistencia Técnica con la descrita en el hito anterior.

Hito 5: Asistencia Técnica 3: Implementación de plataforma. (15%) En el 2014, siguiendo la programación presupuestaria se realizó la adquisición del servidor que soportará la plataforma, para ello se sostuvieron reuniones con la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI). Durante el primer cuatrimestre del presente año, se sostuvieron reuniones con distintas unidades para conocer y reconocer sus necesidades respecto a las potencialidades que podría suplir la Plataforma de Gestión de Convenios de Desempeño. En el año 2015, la Universidad ha aprobado la implementación de un sistema ERP, de este modo llevar toda la gestión administrativa de la institución. Se conversó con la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (VREA) al respecto y se llegó a un acuerdo de trabajo, en donde se destinarían los fondos del ítem Servicio de Consultoría (AT3: Implementación de Plataforma, $44.700.000.-) para la compra de equipamiento, tales como servidores y red-storage. Por otro lado, la VREA se comprometía a incorporar dentro del sistema ERP un módulo específico que permitiría a la institución agrupar la información necesaria para realizar el seguimiento y control de los Convenios de Desempeño, acorde al Modelo de Gestión diseñado y sus procedimientos. Durante el primer semestre del año 2016 se realizaron varias reuniones para definir las necesidades del FSM13106 en lo que implica la gestión de proyecto, además se entregó información a la VREA para que conocieran las funcionalidades mínimas requeridas. Recientemente, se le ha informado al Vicerrector Académico que el Sistema ERP, en esta etapa de implementación, no podrá tener un módulo específico para la gestión de proyectos, se adjunta en Anexo Nº4 Memorandum de la VREA informando la decisión.

5 Ver Anexo 2 del Plan de Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño. 6 Ver Anexo 3 del Levantamiento de necesidades para ERP de la VREA.



8

Estrategias y actividades para revertir los resultados. Debido a lo anterior, se ha realizado una revisión general en la web de las posibles soluciones informáticas, de las cuales se han visualizado diversos software que podrían ser de utilidad. Algunos de ellos son ofrecidos por empresas que se preocupan de la implementación, puesta en marcha y soporte del sistema, permitiendo un mejor instalación dentro de la Institución. Cabe señalar, que se está consultando al Mecesup respecto al procedimiento que se deberá utilizar para la adquisición de este software, por el momento se ha trabajado en un “Servicio de No-Consultoría” dado que la herramienta es fundamental, mientras que las actividades extras (conexas) entregan solamente mejoras y especificaciones para la Institución. Con la aprobación de pertinencia de la metodología se solicitará cambio en Sistema SEPA para poder ejecutar la actividad.

Objetivo Específico 2: “Aplicar evaluación de impacto sobre las iniciativas comprometidas a través de Convenios de Desempeño, bajo un modelo estructurado e incorporando el seguimiento de indicadores clave, con independencia del equipo de ejecución de los proyectos”. Instituciones como la UTFSM deben mantener sistemas de aseguramiento de la calidad que le indique los caminos correctos, la implementación de un sistema de Evaluación de Impacto de Convenios de Desempeños y, en general, proyectos con similares características permitirá enfocar los esfuerzos en realizar proyectos donde se visualice un transformación en el publico objetivo. Es a través de el Objetivo Específico Nº2 donde se instaurará el proceso de Evaluación de Impacto en el Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño y en el Mapa de Procesos, con el objetivo de asegurar la calidad de los proyectos implementados como a implementar.

Hitos - Objetivo Específico 2


Fecha cumplimiento PROGRAMADA en PM

Fecha cumplimiento REAL o REPROGRAMADA


Medios de Verificación definidos

en PM Inicio Término

Hito 1: Contratación de un Profesional con experiencia en modelamiento y técnicas de evaluación de impacto.

mar-14 jun-14 nov-14 Si (1) Llamado a concurso. (2) Perfil del

Cargo estándar. (3) Contrato.

- Definir Perfil de Cargo mar-14 mar-14 ago-14 Si

- Concurso mar-14 may-14 oct-14 Si

- Contratar may-14 jun-14 nov-14 Si

Hito 2: Benchmarking. jun-14 nov-14 sep-15 Si (1) Estudio prospectivo.

(2) Informe de Benchmarking.

- Definición de objetivos de la investigación jun-14 jun-14 nov-14 Si

- Conformación de equipo jun-14 jun-14 dic-14 Si

- Análisis prospectivo jun-14 ago-14 dic-14 Si

- Identificación de casos de interés jul-14 ago-14 dic-14 Si

- Preparación estadía jul-14 ago-14 jul-15 Si

- Visita Experto Internacional (Asistencia Técnica Nº2) - - abr-15 Si

- Estadía Nacional sept-14 sept-14 jul-15 Si



9



Fecha cumplimiento PROGRAMADA en PM

Fecha cumplimiento REAL o REPROGRAMADA


Medios de Verificación definidos

en PM Inicio Término

- Estadía Internacional sept-14 oct-14 ago-15 Si

- Conclusiones (Benchmarking) oct-14 nov-14 sep-15 Si

Hito 3: Implementar Modelo de Evaluación de Impacto. jun-14 oct-15 oct-16 Parcial (1) Informe de Evaluación de Impacto.

(2) Informe de Evaluación de Impacto

de CD Internacionalización de

Doctorado7. (3) Manual de

Evaluación de Impacto de CD.

- Evaluación metodología UTFSM 2011 jun-14 jul-14 nov-14 Si

- Benchmarking jun-14 nov-14 sep-15 Si

- Prototipo 1 (Asistencia Técnica Nº5) nov-14 mar-15 mar-16 Si

- Evaluación Prototipo 1 mar-15 mar-15 mar-16 SI

- Prototipo 2 (Asistencia Técnica Nº6) mar-15 jun-15 oct-16 Parcial

- Evaluación Prototipo 2 jun-15 jun-15 oct-16 No

- Piloto Convenio Desempeño Internacionalización de Doctorado ago-15 oct-15 oct-16 No

- Mejoramiento continuo del Modelo nov-15 - - No

Hito 4: Publicación de resultados parciales de seguimiento, por parte de la Unidad de Análisis Institucional.

mar-14 dic-15 dic-16 No (1) Publicación electrónica de

resultados del piloto de Evaluación de

Impacto e Indicadores de Desempeño

comprometidos.

- Levantar indicadores de desempeño comprometidos mar-14 nov-14 dic-16 No

- Publicar seguimiento de indicadores de desempeño comprometidos, 2014. dic-14 ene-15 dic-16 No

- Obtener resultado piloto de Evaluación de Impacto ago-15 oct-15 N/A N/A

- Publicar por medio electrónico resultado piloto de Evaluación de Impacto. dic-15 dic-15 dic-16 No

- Actualizar seguimiento de indicadores de desempeño, 2015 dic-15 dic-15 dic-16 No

Hito 5: Proponer al Consejo Académico modificación de reglamentos. mar-15 dic-15 dic-16 No (1) Actas de Consejo Académico.

- Preparar propuesta de reglamentos de: Evaluación de Desempeño Académico y Premio por Desempeño.

mar-15 jun-15 dic-16 Parcial

- Presentar ante Consejo Académico jul-15 dic-15 dic-16 Parcial

7 Se destaca que no es técnicamente posible realizar evaluación de impacto del Convenio de Desempeño PMI FSM1204 “Internacionalización de Doctorado” ya que es necesario que tenga a lo menos 3 años de haber finalizado. Debido a lo anterior, se esta realizando el pilotaje al Convenio de Desempeño de los Proyectos CIAC (MECE 2).



10


Hito 1: Contratación de un Profesional con experiencia en modelamiento y técnicas de evaluación de impacto. (100%) Durante el primer semestre de ejecución del PM, se define el perfil de Asesor Metodológico acorde a las necesidades de la institución, el cual tiene por objetivo contribuir técnicamente a la unidad en la gestión integral de la evaluación de impacto a Convenios de Desempeño u otros proyectos de gran envergadura. Este perfil fue diseñado para que sus funciones no estuviesen replicadas en otras unidades y/o personas, debido a ello se trabajó con la Comisión Técnica. Definido el perfil de contratación, se realiza el primer llamado a concurso en septiembre del 2014, el cual se desarrolló bajo los procedimientos institucionales y de MECESUP. En noviembre del mismo año se incorpora a la unidad el Sr. Cristian Fliess, su inserción e involucramiento con la institución y el PM fueron excepcionales aquello ha permitido avanzar adecuadamente en todas las actividades de este objetivo específico, junto con ser un aporte a todas las actividades que se desarrollan dentro de la Vicerrectoría Académica.

Hito 2: Benchmarking. (100%) El estudio prospectivo se encuentra finalizado, es por ello que ya se están realizando las acciones comprometidas para organizar las visitas nacionales e internacionales del benchmarking. Se ha generado el instrumento para levantamiento de las mejores prácticas nacionales y se dispone del método de análisis de información. Se busca conocer el sistema de seguimiento de indicadores, plataformas tecnológicas y buenas prácticas realizadas para el levantamiento de los indicadores. Asimismo, conversar con las unidades operativas encargadas de los procesos de evaluación de impacto y unidades encargadas la integración de indicadores cualitativos y cuantitativos. Para ello se programaron las siguientes visitas:

Universidad de Católica del Norte: se realiza el 30-junio reunión con el Sr. Rodrigo Alda, Vicerrector Académico y parte de su Staff, de la UTFSM participó la Srta. Constanza Morales y el Sr. Cristian Fliess (ambos de la Secretaría Ejecutiva VRA).

la Universidad de Chile: se realiza el 13-marzo reunión con el Sr. Pablo Duarte Secretario Ejecutivo del Consejo de Evaluación, de la UTFSM participaron los profesionales de la Secretaría Ejecutiva VRA, con el objetivo de entablar contacto y conocer lo que han desarrollado en evaluación de impacto. De esta manera, y con el apoyo del Sr. Duarte se programa visita de bench para el 24 y 25 de agosto, se programan varias reuniones con distintos actores relevantes de la Universidad, participan de la UTFSM profesionales de la Unidad de Coordinación de Proyectos Académicos (UCPAI) y de la Secretaría Ejecutiva VRA.

Universidad de Santiago de Chile: se realiza el 18-agosto reunión con el Sr. Luis Meza, Director de Desarrollo Institucional y Sandra Salinas, encargada Unidad de Coordinación Institucional, participan de la UTFSM profesionales de la Unidad de Coordinación de Proyectos Académicos (UCPAI) y de la Secretaría Ejecutiva VRA.

Mientras que en el ámbito internacional se visita el Tecnológico de Monterrey-México, fueron 5 días de actividades desde el 03 de agosto, se conocieron distintas áreas de la institución con más de 5 reuniones diarias. Participaron de la UTFSM el Sr. Hugo



11

Alarcón, Director de Enseñanza y Aprendizaje, la Sra. Julia Bustamante, Coordinadora de la UCPAI, la Srta. Constanza Morales, Secretaria Ejecutiva VRA y el Sr. Cristian Fliess, Asesor Metodológico de la Secretaría Ejecutiva VRA.

Se cuenta con los informes de levantamiento de buenas prácticas, donde se establecen las mejores prácticas encontradas respecto al sistema de indicadores, métodos de integración de procesos de evaluación cualitativa y cuantitativa. Asimismo, se conocieron las mejores prácticas referidas a la facilitación del cambio en la cultura organizacional. Finalmente, se identifican las mejores prácticas, que podrían resultar de interés para replicar en la USM. Complementariamente, en abril del 2015, se realizó la Asistencia Técnica Nº2 individual denominada “Desarrollo de los elementos teóricos y operacionales para el fortalecimiento de las capacidades institucionales de la evaluación de Impacto en los sistemas de gestión institucional de la Academia” permite apoyar a los 3 objetivos específicos. Este servicio estuvo dividido en un trabajo presencial y no-presencial, el primero consistió en una serie de talleres y charlas dedicados a generar un espacio de análisis entre las altas autoridades superiores, acerca de la utilidad y pertinencia de la metodología de evaluación de impacto para los modelos de desarrollo estratégico institucional. Donde el expositor profundizó en los elementos teóricos y casuísticos de alta dirección estratégica, relacionada a los diversos factores a los que las organizaciones deben hacer frente como parte de la implantación de sistemas de convenios de desempeño. Las temáticas trabajadas con los distintos estamentos y grupos fueron: metodologías de gestión para establecer el valor creado y/o impacto de los proyectos, gestión del cambio organizacional para la gestión del valor creado y medición del mismo, metodologías para la definición de los grupos de interés y beneficiarios, elementos de estrategia organizacional para la gestión del impacto y metodologías para posicionamiento competitivo y la sostenibilidad de la estrategia. Como resultado de la asistencia técnica se cuenta con un informe técnico, en el que el consultor, ha establecido un conjunto de recomendaciones técnicas para el mejoramiento y consolidación a los sistemas de gestión de Convenios de Desempeño. Entre los aspectos más destacados del informe se tiene que; 1) para el staff directivo recomendaciones en metodologías de estrategia y comunicación internas para implementar un proceso de medición del impacto y a su vez guías técnicas para desarrollar procedimientos de alineación del impacto, operaciones y estructura organizativa con los planes de desarrollo estratégico, 2) para los directivos de departamento, jefes de proyecto y profesionales recomendaciones para establecer alianzas organizativas que permitan fortalecer los impactos de los convenios de desempeño y también la importancia de la conducción de los sistemas de información para la toma de decisiones y diagnósticos que funden los convenios de desempeño. Finalmente, el consultor junto con el diagnóstico realizado a los convenios de desempeño, hizo entrega de un instrumento para las unidades profesionales a cargo de la gestión de convenios de desempeño. El instrumento consiste en una matriz de diseño técnico, financiero y metodológico para el levantamiento de indicadores de impacto destinado al trabajo directo con los grupos de interés.



12

Hito 3: Implementar Modelo de Evaluación de Impacto. (60%) Con el Asesor Metodológico inserto en el equipo de trabajo, fue posible ajustar la programación de actividades del objetivo específico Nº2 y re-definir algunos errores técnicos-conceptuales que se poseían respecto a evaluaciones de impacto. Es importante destacar que no será posible realizar el prototipo en el PMI FSM1204 de Internacionalización de Doctorados, ya que toda evaluación de impacto para su realización requerirá necesariamente, a lo menos 2 años de finalización del proyecto. Debido a ello, es que se ha decidido trabajar con los proyectos que conforman el CIAC, ya que presenta las mejores condiciones técnicas de factibilidad para la aplicación de esta metodología. Para realizar los prototipos de prueba del modelo de evaluación de impacto se han definido 2 servicios de consultoría individuales8. La primera fue adjudicada el 04 de diciembre al Sr. Pablo Cabrera, Magíster en Estadística de la PUCV y profesor de Matemáticas, de la misma institución; posee basta experiencia en consultorías estadísticas a proyectos con vínculo con instituciones de Educación Superior. Se han realizado 3 reuniones de coordinación con el equipo FSM1310, equipo CIAC y consultor, de esta manera se ha entablado un programa de actividades y las responsabilidades de cada actor, se espera finalizar a mediados de marzo 2016 con el servicio. Con los resultados obtenidos se ha realizado el levantamiento de un modelo estadístico que permite disponer de un set de estadígrafos necesarios para realizar el análisis integrado de datos cuali-cuanti destinado a la medición de impacto de convenios de desempeño. El segundo prototipo ha sido recientemente adjudicada, con fecha de revisión 01 de julio 2016, a la Sra. Inés Guerrero, Académica de larga trayectoria adscrita al Departamento de Estadísticas de la PUCV, su experiencia será de gran ayuda para la aplicación piloto del modelo estadístico de evaluación de impacto al Convenio de Desempeño FSM0813, a fin de determinar su efectividad. Estrategias y actividades para revertir los resultados. El hito contempla como medio de verificación el Manual para la Evaluación de Impacto9, es debido a ello que se ha estado trabajando en la definición de dicho manual con el objetivo de facilitar la formulación de los proyectos, su definición de indicadores y publico objetivo y control, entre otros. Sumado a lo anterior y con el propósito de mejorar el indicador relacionado a este hito, se ha propuesto trabajar en el segundo semestre de este año en preparar y evaluar cuáles proyectos serían pertinentes y factibles de realizarles evaluación de impacto. Teniendo en cuanta lo siguiente:

Proyectos en formulación (gestación): Se debe trabajar en la preparación de los instrumentos y línea base, para hacer seguimiento y asegurar una evaluación de impacto a largo plazo. Dentro de los proyectos posibles está el FSM1677 (PACE 2016), los Convenios internos y los posibles proyectos a postular este año.

8 En anexo Nº6 y Nº7 se encuentran los contratos de ambas asesorías. 9 Ver evidencias del hito.



13

Proyectos en ejecución: Se debe trabajar con los proyectos en ejecución para prepararlos para una futura evaluación de impacto, entre los proyectos factibles está el PMI FSM1402 que le queda un año aún, el PMI FSM1312 que posee un indicador de impacto y varios PM prontos a cerrar este año.

Proyectos cerrados: Dentro del grupo de proyectos cerrados se debe trabajar en analizar cuales pueden ser factibles de realizar evaluación impacto en un corto plazo, entre ellos están los PM (FSM1303, FSM1304 y FSM1303), BNA (FSM1206, FSM1313) y PACE.

Hito 4: Publicación de resultados parciales de seguimiento, por parte de la Unidad de Análisis Institucional. (0%) Este hito por ser de seguimiento depende operativamente del Objetivo Específico Nº1 esto, principalmente, por que técnicamente las evaluaciones de impacto no poseen resultados parciales ya que se realizan post-cierre de proyecto. En abril 2015 se esperaba realizar la primera publicación de los resultados de seguimiento, pero al comenzar a realizar el levantamiento y definición de las métricas se llegó al consenso de que era necesario trabajar más a fondo respecto a cuáles serán los indicadores que la institución considera de desempeño, es debido a ello que se ha realizado el mayor retraso ya que los indicadores del Plan Estratégico Institucional están aún en discusión en el Consejo Superior10, proceso que es liderado por la Dirección General de Planificación y Desarrollo (DGPD). Cabe destacar, que el principal reto de este hito es la generación de indicadores transversales pero: (1) el estado de maduración de los procedimientos utilizados en convenios internos es muy dispar a los convenios externos y (2) los indicadores de los convenios externos son definidos por los lideres de proyecto y no a nivel central.

Estrategias y actividades para revertir los resultados. Primero se debe esperar a lo definido por el Consejo Superior para luego trabajar en los proyectos y en sus indicadores de resultado e impacto.

Hito 5: Proponer al Consejo Académico modificación de reglamentos. (50%) Este hito responde a la estrategia: Incorporar a la evaluación anual de desempeño académico y a los criterios de promoción de la Carrera Académica el cumplimiento e impacto a Convenios de Desempeño suscritos por la Institución. La Institución se encuentra en un proceso de cambio y actualización de su reglamentación, se han analizado los mecanismos de aseguramiento de la calidad y trabajando en mejorar los procesos y procedimientos existentes, junto con los reglamentos que los soportan. Específicamente, en lo que respecta a la gestión del talento académico y docentes se ha actualizado el proceso de Evaluación

10 Cuerpo colegiado de mayor jerarquía y responsable de la estrategia general de la Institución.



14

de Desempeño Docente-Académico (EDDA)11, regido por reglamentación ad hoc, extendiendo su alcance a las Sedes, su objetivo principal es salvaguardar que todas las tareas y obligaciones de los profesores de la Institución se efectúen con eficiencia y calidad, de manera que su contribución sea un aporte al cumplimiento de los objetivos de su Unidad y de la Universidad. De esta manera, a través del Compromiso Anual e Informe de Actividades se identifican las principales actividades de los profesores y su distribución horaria a cada una de ellas, incluida la participación en proyectos internos y externos (Fondef, Fondecyt, Corfo y Mecesup), con ello conocer las áreas de desempeño de cada profesor y su unidad. La distribución de carga debe cumplir con el Modelo de Carga Institucional recientemente formalizado. Estrategias y actividades para revertir los resultados. Con lo anterior avanzado sería posible proponer un reglamento para el “Premio por Desempeño Académico y Docente” ya que es necesario que el profesor cumpla con el Proceso EDDA para optar Premio. El espíritu de este reconocimiento es premiar a los profesores que contribuyen, en forma destacada, por sobre su carga normal, al desarrollo de la Universidad, para ello se han definido un set de criterios que permiten una evaluación transversal de las actividades del profesor. Para Casa Central y Campus Santiago se conforma una Comisión que se encarga de la definición de dichos criterios (con actualización anual), mientras que las Sedes han definido autónomamente la distribución del premio ya que no se regían al Proceso EDDA. De esta manera, sería posible contar con un instrumento único y alineado que permita visualizar a los profesores que aportan notablemente al quehacer institucional.

Objetivo Específico 3: “Mejorar la vinculación y sinergia de las Unidades Académicas con la orgánica central asociada a los Convenios de Desempeño, incorporando a la comunidad académica y estableciendo los enlaces técnicos necesarios para la correcta formulación y ejecución de las iniciativas”. Los “Ingenieros de Apoyo a la Gestión” son los enlaces técnicos en la interacción de las unidades administrativas y de servicios con el quehacer de las Unidades Académicas y Docentes (o Departamentos), es por ello que las actividades de este objetivo se centran en estos profesionales, en la búsqueda de generar, a través de un diálogo permanente, oportunidades comunes y ámbitos de desarrollo (Sinergias). Para ello se proponen 4 acciones:

Definir el perfil de cargo de los Ingenieros de Apoyo a la Gestión.

Definir un Manual de Contenidos para el proceso de inducción de los Ingenieros de Apoyo a la Gestión.

Conformar un Comité de Gestión de Unidades (CGU) con los Ingenieros de Apoyo a la Gestión.

Realizar Talleres de Buenas Prácticas en temáticas relacionadas con labores de gestión departamental.

11 El reglamento de Evaluación de Desempeño Docente-Académico ha sido promulgado con Decreto de Rectoría Nº131/2016 se encuentra en el Anexo Nº8.



15

Además, se propone incrementar la presencia de profesionales de apoyo a la gestión en las Unidades Académicas y Docentes de Casa Central y Campus Santiago.




PM

Fecha cumplimiento

REAL o REPROGRAMADA


Medios de Verificación definidos en

PM Inicio Término

Hito 1: Contratación de Profesionales de Gestión en las Unidades Académicas, 1er año.

ene-14 jun-14 jun-15 Si (1) Llamado a concurso. (2)

Perfil del Cargo estándar. (3)

Contrato.

- Socialización del proyecto ene-14 mar-14 mar-14 Si

- Diseño de Perfil de Cargo estándar mar-14 mar-14 oct-14 Si

- Concurso abr-14 abr-14 may-15 Si

- Contrataciones may-14 jun-14 jun-15 Si

Hito 2: Contratación de Profesionales de Gestión en las Unidades Académicas, 2do año.

abr-15 jun-15 jul-15 Si (1) Llamado a concurso. (2)

Perfil del Cargo estándar. (3)

Contrato.

- Concurso abr-15 abr-15 jun-15 Si

- Contrataciones may-15 jun-15 jul-15 Si

Hito 3: Conformar Comité de Gestión de Unidades Académicas - Docentes abr-14 dic-15 may-15 Si (1) Listado de temas

prioritarios. (2) Actas del Comité.

- Convocar miembros abr-14 abr-14 abr-15 Si

- Establecer priorización de temas para el primer año abr-14 may-14 may-15 Si

- Reuniones mensuales abr-14 dic-15 - N/A

Hito 4: Inducción de profesionales de gestión a los procesos de gestión de CD. may-14 jun-14 ago-15 No (1) Manual de contenidos de

inducción. - Diseñar contenidos may-14 may-14 sep-15 Si

- Establecer procedimiento de inducción may-14 may-14 jul-16 Si

- Jornada de Inducción Comité de Gestión jun-14 jun-14 sep-15 Si

- Inducción permanente de nuevos profesionales de gestión de Unidades Académicas.

jun-14 - - N/A

Hito 5: Taller de Buenas Prácticas para la Gestión de CD, 2014. jun-14 nov-14 may-15 Si (1) Programa Taller. (2)

Presentaciones. - Organización jun-14 nov-14 abr-15 Si

- Selección Consultor y firma contrato - - abr-15 Si

- Taller nov-14 nov-14 abr-15 Si

- Visita de expertos nov-14 nov-14 abr-15 Si

- Recepción Informes - - may-15 Si

Hito 6: Taller de Buenas Prácticas para la Gestión de CD, 2015. jun-15 nov-15 abr-16 SI (1) Programa



16




PM

Fecha cumplimiento

REAL o REPROGRAMADA


Medios de Verificación definidos en

PM Inicio Término

- Organización jun-15 nov-15 abr-16 Si Taller. (2) Presentaciones. - Selección Consultor y firma contrato - - abr-16 Si

- Taller nov-15 nov-15 abr-16 Si

- Visita de expertos nov-15 nov-15 abr-16 Si

- Recepción Informes - - may-16 Si


Hito 1 y 2: Contratación de Profesionales de Gestión en las Unidades Académicas. (100%) Para la formulación del perfil se solicitó a la Dirección de Recursos Humanos, perfiles de las últimas contrataciones desarrolladas que estuviesen ligados a apoyar la gestión de las unidades académicas-docentes. De esta manera, se trabajó en un perfil que cubriera todas las actividades y aristas que ejecutan estos profesionales. En el proceso presupuestario institucional del 2014 (mes de octubre), se elevó la solicitud de incremento en la dotación de personal ligado a incorporar profesionales de apoyo a la gestión en unidades académicas-docentes para que, de esta manera, generar enlaces técnicos y un diálogo permanente entre las unidades y la administración. Durante este proceso se alcanza la validación del perfil. Para marzo del 2015 se obtuvo la aprobación de las contrataciones de los Ingenieros de Apoyo a la Gestión y los departamentos que serán beneficiados con este proceso. Cabe destacar que una de las contrataciones fue asignada al Departamento de Obras Civiles, la cual corresponde a una regularización de situación contractual de la Srta. Michele Urrutia, quien estaba contratada con fondos propios de la unidad. Durante el primer semestre 2015, se realizaron los 3 concursos pendientes, los cuales se concretaron de la siguiente manera:

1. Srta. Carolina Méndez de la Académica de Ciencias Aeronáuticas, comenzó el 01 de junio del 2015. 2. Sr. Abelardo Cuenca del Depto. de Ingeniería Eléctrica, comenzó el 01 de julio del 2015. 3. Sra. Isabel Providel del Depto. Física, comenzó el 07 de julio del 2015.

Por otro lado, el Departamento de Informática posee un profesional que ejecuta las funciones de ingeniero de apoyo a la gestión, pero no es un cargo formalizado dentro de la institución ya que depende de fondos de un plan de desarrollo anual, donde la continuidad depende año a año.



17

Hito 3: Conformar Comité de Gestión de Unidades Académicas. (100%) El 17 de abril del 2015 se realiza la primera convocatoria a los Ingenieros de Apoyo a la Gestión de las Unidades Académicas y Docentes, a los cuales se les presentan los objetivos y alcances del proyecto FSM1310, junto con la importancia de conformar este Comité de Gestión de Unidades (CGU). Los participantes mostraron una favorable acogida a la invitación y agradecieron esta nueva instancia de coordinación y trabajo, con ello se dio inicio a las actividades del CGU. Se acordó realizar las sesiones el tercer viernes de cada mes y generar una carpeta compartida con la información presentada y actas de las reuniones. A la fecha se han realizado dos convocatorias con las siguientes tabla de trabajo:

1. Reunión Nº2: viernes 15 de mayo 2015. Tabla: (1) Proceso de Nueva Oferta Académica; (2) Proyectos MECESUP vigentes; y (3) Revisión y calendarización de temas a abordar en las futuras reuniones.

2. Reunión Nº3: viernes 17 de junio 2015. Tabla: (1) Proyecto Ingeniería 2030; (2) temas varios. 3. Reunión Nº4: viernes 25 de septiembre 2015. Tabla: (1) Análisis del proceso de Inducción. 4. Reunión Nº5: viernes 23 de octubre 2015. Tabla: (1) Proceso presupuestario 2016. 5. Reunión Nº6: viernes 27 de noviembre 2015. Tabla: (1) Propuesta de mejora al proceso de Inducción. (2) Modelo de Carga. 6. Reunión Nº7: viernes 18 de diciembre 2015. Tabla: (1) Modelo de Carga. 7. Reunión Nº8: martes 12 de diciembre 2015. Tabla: (1) Síntesis del año. 8. Reunión Nº9: jueves 19 de mayo 2016. Tabla: (1) Evaluación del Taller Nº2-2016. (2) Levantamiento de temáticas para el CGU. 9. Reunión Nº10: viernes 10 de junio 2016. Tabla: (1) Modelo de Carga Institucional. 10. Reunión Nº11: viernes 15 de julio 2016. Tabla: (2) Modelo de Carga Departamentos (OC, IMM, ELO). (2) Revisión Informe de

Gestión Departamental.

Hito 4: Inducción de profesionales de gestión a los procesos de gestión de Convenios de Desempeño. (100%) Durante la sesión Nº4 del Comité de Gestión de Unidades (septiembre 2015) se realizó un análisis del proceso de inducción actual, cabe señalar que la Institución no tiene un proceso formalizado por lo que las experiencias de cada funcionario varía según su jefatura y compañeros de trabajo. De este modo fue posible realizar un levantamiento de los tópicos de interés y posibles estrategias de mejoras, finalmente se conforma una comisión que consolida la información en el Manual de Contenidos para la Inducción de profesionales. Cabe señalar, dentro de los programas del Plan Estratégico Institucional 2014-2018 se encuentra la mejora del proceso de inducción, por lo tanto, la Dirección de Recursos Humanos está preparando un instrumento online en el cual se contenga toda la información relevante y que el usuario pueda acceder. Dentro de las conversaciones del Comité se ve la necesidad de continuar este trabajo definiendo un Protocolo de Inducción que permita guiar este proceso en cada unidad de la institución, sin importar el cargo al cual se está incorporando la persona.



18

Hito 5: Taller de Buenas Prácticas para la Gestión de CD, 2014. (100%) El 30 de abril del 2015, se realizó el primer taller de buenas prácticas, dirigido por el Dr. Humberto Cantú y su temática fue “Convenios de Desempeño: La Evaluación de Impacto en los sistemas de gestión de la calidad”, desde se buscó profundizar los elementos conceptuales y operativos de la evaluación de impacto como herramienta de gestión para medir la efectividad de los proyectos, junto con propiciar un espacio de diálogo entre los participantes respecto de la temática. La jornada tuvo lugar en el auditorio principal de la Casa Central de la Universidad y participaron Directores de Departamentos e Ingenieros de Apoyo a la Gestión. La selección del experto fue realizado a través la Asistencia Técnica Nº2 “Desarrollo de los elementos teóricos y operacionales para el fortalecimiento de las capacidades institucionales de la evaluación de Impacto en los sistemas de gestión institucional de la Academia” (véase Anexo Nº9). Se modificó la figura de las visitas de expertos a servicios de consultoría individuales, con el objetivo de tener más instancias de trabajo en conjunto con ellos, y generar documentación de utilidad para el desarrollo de los resultados del programa (modelos).

Hito 6: Taller de Buenas Prácticas para la Gestión de CD, 2015. (100%) Luego de las buenas relaciones entabladas con otras instituciones de educación superior, se consideró replantear el taller interno de buenas prácticas ampliando el perfil de participantes. Debido a ello se realizó el Workshop denominado: “hacia una cultura universitaria de Impactos”. El 25 y 26 de abril del 2016, se realizó el segundo taller de buenas prácticas, dirigido por el Dr. Ariel La Paz y su temática estaba ligada a robustecer las prácticas institucionales destinadas al monitoreo de indicadores de efectividad. La selección del experto nacional fue realizada a través de la Asistencia Técnica Nº4 “Fortalecimiento de las capacidades institucionales para los procesos de seguimiento y control de gestión institucional” servicio de carácter individual (véase Anexo Nº10).

Taller jornada 1: Conducción de la jornada, destinado al levantamiento y elaboración de conclusiones significativas durante la jornada del workshop, se considera como participantes a las Unidades de Coordinación Institucional, Unidades de Efectividad Institucional y Direcciones de Evaluación Institucional, Proyectos Institucionales de Evaluación de Impacto pertenecientes a distintos planteles de educación superior invitados del País. Se realizaron 5 presentaciones: 2 de la Universidad de Chile, Universidad de la Frontera, Universidad Arturo Prat y la UTFSM.

Taller jornada 2: Taller práctico-experiencial, destinado a capacitar de los profesionales de apoyo a la gestión, VRA, VREA y DGPD vinculados al proyecto, en los elementos teóricos y operacionales del seguimiento, monitoreo y evaluación del impacto en la gestión de sistemas de información institucional.



19

1.2 Avance de Indicadores del Convenio de Desempeño

Indicadores

N° Nombre Indicador

Línea Base

Meta Año 1

Valor Efectivo

Año 1

Meta Año 2

Valor Efectivo

Año 2

Meta Año 3

Valor Efectivo

Año 3 Logrado al

30/06/2016 Medios de Verificación definidos por Convenio

2012 2014 2015 2016

1 CD suscritos con MINEDUC. 1 3 12 5 17 6 12 Si Listado MINEDUC-DFI

2 Instrumentos de alineamiento interno tipo CD.

13 18 14 22 14 25 17 No Total de Convenios Firmados.

3 Unidades Académicas con instrumentos de alineamiento interno tipo CD vigentes.

8 10 13 12 13 14 14 Si Nº Unidades Académicas con Convenios Firmados.

4 Planes de Mejora Institucional y CD con impacto evaluado.

0 0 0 1 0 3 - No Informe de resultados Evaluación de Impacto.

5 Unidades Académicas con Profesional de Gestión contratado.

8 10 11 12 15 14 15 Si Contratos.

6 Publicación de seguimiento de indicadores de desempeño comprometidos por la UTFSM.

0 1 0 2 0 3 - No Publicación electrónica.



20

Análisis Cualitativo del Avance de Indicadores 1. CD suscritos con MINEDUC.

Desde la postulación a la fecha, la UTFSM ha tenido un alto rendimiento en la adjudicación de proyectos Mecesup3, se visualiza para el futuro una disminución en lo que respecta a la adjudicación de proyectos, principalmente por la baja del número de convocatorias. Se suma a ello que en el 2015 se han cerrado 3 PM, 1 PMI y 2 BNA. Cabe destacar que se han incorporado los Programas PACE y FDI los cuales son gestionados de igual modo que los otros proyectos dirigidos por el Ministerio de Educación. Se especificado el criterio de definición de este indicador, en el cual sólo se contabilizan los proyectos en ejecución en el año presentado.

Valores Efectivos

0 1 2 3

2013 2014 2015 2016

Total 5 12 17 12

Tipo de Convenio

PMI FSM1204, UBB1203

FSM1204, UBB1203, FSM1312

FSM1204, UBB1203, FSM1312, FSM1402

UBB1203, FSM1312, FSM1402

FF FSM1299 FSM1299 FSM1299 FSM1299

PM

FSM1310, FSM1307, FSM1304, FSM1303

FSM1310, FSM1307, FSM1304, FSM1303, FSM1407, FSM1408,

FSM1412

FSM1310, FSM1407, FSM1408, FSM1412

BNA FSM1206 FSM1313, FSM1206 FSM1414, FSM1313, FSM1206 FSM1510, FSM1414

BASAL FSM1298 FSM1398 FSM1498 FSM1598

PACE FSM1477 FSM1577 FSM16771

1 En proceso de renovación.

La Institución junto a estudiantes postularon a la convocatoria FDI 2015, donde sólo se adjudicaron 6 proyectos de estudiantes. Finalmente, la institución ha suscrito Convenio de Desempeño con CORFO en el programa denominado Nueva Ingeniería para el 2030, en el cual la UTFSM va en consorcio con la Universidad Católica de Chile, específicamente con su Facultad de Ingeniería.

2. Instrumentos de alineamiento interno tipo CD y Unidades Académicas con instrumentos de alineamiento interno tipo CD vigentes. Dentro de los Convenios de Desempeño Internos encontramos los Convenios y Acuerdos Académicos, los cuales forman parte de una estrategia de cambio, que tienen como objetivo el alineamiento de la misión departamental con los lineamientos institucionales definidos en su Plan Estratégico.



21

Se puede comentar que para el mes de junio se firmaron 3 acuerdos pendientes con Departamentos de la Sede de Viña del Mar, de todos modos quedan pendientes 2 acuerdos pendientes con Departamentos la Sede de Concepción y 1 acuerdo pendiente con el Departamento de Matemática, todos por la apertura de nueva oferta académica. Por otro lado, la Dirección General de Planificación y Desarrollo se encuentra evaluando la oportunidad de firmar convenios académicos con todas las unidades académicas y docentes con el objeto de formalizar los planes de desarrollo de los departamentos. Cabe señalar que con la promulgación del Reglamento Orgánico de Sedes hubo una re-estructuración de las Unidades Docentes, debido a ello este indicador ha sido actualizado con este cambio. A continuación se presenta el listado de Convenios de Desempeño Internos vigentes:

Unidad Académica o Docente Vigentes

Fecha de Firma

1 Departamento de Obras Civiles, Casa Central

Acuerdo Académico. Extensión carrera Ingeniería Civil en Campus Santiago – San Joaquín. Convenio de Desempeño. Tiene por objetivo posicionar el Departamento de Obras Civiles como un referente nacional e internacional a través del fortalecimiento de su actividad académica en Docencia, Investigación y Extensión.

21-02-10 21-02-10

2 Departamento de Ingeniería Eléctrica, Casa Central

Acuerdo Académico. Extensión carrera Ingeniería Civil Eléctrica en Campus Santiago – San Joaquín.

21-01-10

3 Departamento de Ingeniería Mecánica, Casa Central

Acuerdo Académico. Extensión carrera Ingeniería Civil Mecánica en Campus Santiago – San Joaquín.

21-02-10

4 Departamento de Física, Casa Central

Acuerdo Académico. Extensión del Departamento en Campus Santiago – San Joaquín.

29-03-10

5 Departamento de Ingeniería Química y Ambiental, Casa Central

Acuerdo Académico. Extensión carrera Ingeniería Civil química en Campus Santiago – San Joaquín.

20-05-10

6 Departamento de Electrónica, Casa Central

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería Civil Telemática. 27-03-12

7 Departamento de Ingeniería Metalúrgica y de Materiales, Casa Central

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería Civil de Minas. 27-11-14

8 Departamento de Matemática, Casa Central

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería Civil Matemática. En espera de Firma

9 Departamento de Electricidad, Sede Concepción

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Automatización y Control.

03-05-10



22

Unidad Académica o Docente Vigentes

Fecha de Firma

10 Departamento Construcción y Prevención de Riesgos, Sede Concepción

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería en Prevención de Riesgos Laborales y Ambientales.

18-01-11

11 Departamento de Electrónica e Informática, Sede Concepción

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Robótica y Mecatrónica.

En espera de Firma

12 Departamento de Química y Medio Ambiente, Sede Concepción

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Control del Medio Ambiente.

En espera de Firma

13 Departamento Construcción y Prevención de Riesgos, Sede Viña del Mar

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería en Prevención de Riesgos Laborales y Ambientales.

23-09-10

14 Departamento de Diseño y Manufactura, Sede Viña del Mar

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Ingeniería en Fabricación y Diseño Industrial.

23-09-10

15 Departamento de Electrotecnia e Informática, Sede Viña del Mar

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera Técnico Universitario en Telecomunicaciones y Redes.

23-09-10

16 Departamento de Mecánica, Sede Viña del Mar

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario Minería y Metalúrgico. Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Diseño y Producción Industrial en Moldes y Matrices. Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Mantenimiento Industrial.

23-09-10 07-07-16 07-07-16

17 Departamento de Química y Medio Ambiente, Sede Viña del Mar

Acuerdo Académico. Apertura de la carrera de Técnico Universitario en Gestión de Calidad en Alimentos.

12-07-16

3. Planes de Mejora Institucional y CD con impacto evaluado.

En julio del 2011, se publica el primer estudio técnico en el marco del proyecto MECESUP2 FSM0713, denominado “Evaluación de Impacto de Proyectos MECESUP de Pregrado, periodo 1999-2004”. De todos modos, la meta de este indicador está ligada a la ejecución del Objetivo Específico Nº2, donde se está trabajando en una metodología institucional de evaluación de impacto con la cual se evaluarán los Convenios de Desempeño.

4. Unidades Académicas con Profesional de Gestión contratado. Se han contabilizado aquellos ingenieros que cumplen funciones similares y has sido contratados por fondos centrales o fondos propios de la unidad, no se han contabilizado aquellos contratados por planes de desarrollo anuales dado que no se visualiza continuidad. Este es



23

el caso del Departamento de Química que durante el 2013 y 2014 al Sr. Alejandro Sanhueza, mientras que el Departamento de Informática desde el 2015 está trabajando con la Srta. Daniela Larenas como apoyo al director. A continuación se presenta un diagrama que relaciona a las unidades con los ingenieros de apoyo a la gestión contratados a la fecha.

Unidad Académica o Docente 2014 2015 2016

1 Departamento de Industrias 2 PARDO ROBERTO TOLEDO EDGARD

2 PARDO ROBERTO TOLEDO EDGARD

2 PARDO ROBERTO TOLEDO EDGARD

2 Departamento de Ingeniería Comercial1 - 1 URRUTIA ANDREA 1 URRUTIA ANDREA

3 Departamento de Obras Civiles 1 URRUTIA MICHELE 1 URRUTIA MICHELE 1 URRUTIA MICHELE

4 Departamento de Química 0 - 0 - 0 -

5 Departamento de Ingeniería Mecánica 1 HERRERA JOCELYN 1 HERRERA JOCELYN 1 HERRERA JOCELYN

6 Departamento de Arquitectura 1 ARAYA JUAN PABLO 1 ARAYA JUAN PABLO 1 ARAYA JUAN PABLO

7 Departamento de Ingeniería Metalúrgica y de Materiales 1 ALVAREZ CECILIA 1 ALVAREZ CECILIA 1 ALVAREZ CECILIA

8 Departamento de Electrónica 2 IBACACHE MARIA SANHUEZA GABRIELA

2 IBACACHE MARIA SANHUEZA GABRIELA

2 IBACACHE MARIA SANHUEZA GABRIELA

9 Departamento de Matemática 1 SANCHEZ ROBERTO 1 SANCHEZ ROBERTO 1 SANCHEZ ROBERTO

10 Departamento de Ingeniería Química y Ambiental 1 MEDINA YOLANDA 1 MEDINA YOLANDA 1 MEDINA YOLANDA

11 Departamento de Física 0 - 1 PROVIDEL ISABEL 1 PROVIDEL ISABEL

12 Departamento de Ingeniería Eléctrica 0 - 1 CUENCA ABELARDO 1 CUENCA ABELARDO

13 Departamento de Informática 0 - 0 - 0 -

14 Departamento de Educación Física, Deportes y Recreación 0 - 0 - 0 -

15 Departamento de Estudios Humanísticos 0 - 0 - 0 -

16 Academia de Ciencias Aeronáuticas 0 - 1 MENDEZ CAROLINA 1 MENDEZ CAROLINA

17 Ingeniería en Diseño de Productos 1 MORALES ANA 1 MORALES ANA 1 MORALES ANA 1 Departamento aprobado el 23 de enero del 2015 por Consejo Superior (DR Nº003/2015)

5. Publicación de seguimiento de indicadores de desempeño comprometidos por la UTFSM.

Este hito está concatenado al logro de los objetivos del objetivo específico Nº1, por lo tanto se considera necesario, para concretar esta actividad, contar con la definición de los indicadores que la institución considera de desempeño, es debido a ello que se ha retrasado la publicación de este año con datos del año 2014. Definido el set de indicadores estos serán publicados en los portales pertinentes. (mayor información en el Hito 4 del Objetivo Específico Nº2).



24

1.3 Resumen Ejecución de Recursos del Convenio de Desempeño ($ Nominales)

Ítem

(1) Presupuesto Vigente $ (2) Gastos devengados $: Efectivos + Gastos por pagar al 30/06/2016 (1-2) Saldo Presupuestario $

Al 30/06/2016

Mineduc Institución Total

Mineduc Institución

Mineduc Institución Total (a) EFECTIVO

(b) (c = a+b)

DEVENGADO

(d) (e) (f = d+e)

DEVENGADO POR PAGAR

EFECTIVO POR

PAGAR

Bienes $ 74.780 $ 1.500 $ 76.280 $ 22.610 $ 0 $ 22.610 $ 75 $ 105 $ 180 $ 52.170 $ 1.320 $ 53.490

Obras menores $ 25.450 $ 4.000 $ 29.450 $ 17.663 $ 0 $ 17.663 $ 0 $ 0 $ 0 $ 7.787 $ 4.000 $ 11.787

Servicios de consultoría

$ 49.923 $ 0 $ 49.923 $ 43.923 $ 0 $ 43.923 $ 0 $ 0 $ 0 $ 6.000 $ 0 $ 6.000

Total gastos adquiribles

$ 0 $ 500 $ 500 $ 0 $ 0 $ 0 $ 333 $ 0 $ 333 $ 0 $ 167 $ 167

Transporte $ 150.153 $ 6.000 $ 156.153 $ 84.196 $ 0 $ 84.196 $ 408 $ 105 $ 513 $ 65.957 $ 5.487 $ 71.444

Seguros $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Viáticos $ 3.762 $ 1.000 $ 4.762 $ 3.762 $ 0 $ 3.762 $ 213 $ 1 $ 214 $ 0 $ 786 $ 786

Honorarios $ 136 $ 0 $ 136 $ 136 $ 0 $ 136 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Sueldos $ 4.875 $ 0 $ 4.875 $ 4.875 $ 0 $ 4.875 $ 55 $ 0 $ 55 $ 0 -$ 55 -$ 55

Gastos pedagógicos y de aseguramiento de la calidad

$ 0 $ 500 $ 500 $ 0 $ 0 $ 0 $ 380 $ 0 $ 380 $ 0 $ 120 $ 120

Mantenimiento y servicios

$ 6.000 $ 500 $ 6.500 $ 3.200 $ 2.800 $ 6.000 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 500 $ 500

Total gastos recurrentes

$ 28.525 $ 86.950 $ 115.475 $ 28.587 $ 154 $ 28.741 $ 56.443 $ 11.569 $ 68.012 -$ 216 $ 18.938 $ 18.722

Total $ $ 762 $ 2.000 $ 2.762 $ 880 $ 0 $ 880 $ 134 $ 0 $ 134 -$ 118 $ 1.866 $ 1.748



25

1.4 Inserto imagen resumen de cuentas - Sistema de Rendición Financiero UCI

(Compilado desde fecha de inicio legal al 30/06/2016)



26

1.5 Análisis de la Ejecución Financiera

Solicitudes de Reitemización: Las modificaciones a presentar permiten salvaguardar el fiel cumplimiento de los objetivos del programa. Reitemización de Recursos Nº1.

- En noviembre del 2014 se solicitó reitemización de recursos realizando traspaso de gastos recurrentes a gastos adquiribles. Lo anteriormente expuesto es producto del proceso de contratación de los objetivos específicos Nº1 y Nº2. El saldo correspondiente a estas contrataciones asciende a la suma de $39.784.000.- los cuales se solicitaron su utilización para la realización de 2 remodelaciones y la adquisición de bienes varios, con el fin de mejorar y fortalecer la infraestructura de la Vicerrectoría Académica para el correcto funcionamiento de ésta, mejorando así la distribución de espacios físicos de las distintas unidades albergadas en ésta.

- Además se solicito la adquisición de Material Bibliográfico y Equipamiento Computacional para uso de los miembros pertenecientes a la unidad.

- En lo que respecta a gastos recurrentes, se tenía contemplado para el ítem Mantenimiento y Servicios un monto de $800.000.- para lo referido a catering. A lo largo del proyecto ha surgido la necesidad de adquirir materiales varios (Papelería, tintas, entre otros), por lo que se solicitó habilitar el ítem Gastos Pedagógicos de Aseguramiento de la calidad por un monto de $500.000.- desglosado del ítem anteriormente señalado.

Reitemización de Recursos Nº2. - Dada las nuevas miradas al programa y el análisis en torno al presupuesto y actividades del segundo año de ejecución, es que se

han planteado nuevas modificaciones presupuestarias, debido además a la falta de recursos para ciertas actividades consideradas importantes para la ejecución del proyecto.

Reitemización de Recursos Nº3. - Solicitud de reitemizar desde el ítem Sueldos al de Honorarios, con el objetivo de habilitar la opción de contratar al Ingeniero

Ayudante, esto en vista de la renuncia de uno de los profesionales del proyecto. Reitemización de Recursos Nº4.

- Dada la extensión por un año del PM y los remanentes de los fondos ejecutados, fue necesario analizar las necesidades actuales y identificar las nuevas oportunidades para el proyecto y la institución.

- Se solicita destinar fondos a mejorar los espacios de trabajo de la Administración Central, a través de la habilitación de una de las dos salas del edificio principal (A-102 y A-104).

- Extensión del pago de sueldos del Asesor Metodológico hasta que el proceso institucional de provisión de personal cierre, 3 meses.



27

- Se solicita destinar el total de fondos del ítem Servicio de Consultoría (AT3: Implementación de Plataforma, $44.700.000.-) para la compra de equipos de almacenamiento, tales como servidores y red-storage. De este modo, la institución tendrá el soporte tecnológico necesario para la implementación del sistema ERP de gestión.

- Se considera la continuidad de actividades del Comité de Gestión de Unidades Académicas y Docentes que tiene programada reuniones mensuales.

- Por otro lado, se considera la realización de un evento de mayor envergadura para el primer semestre del 2016 (Workshop del OE Nº3), por lo que se deben tener recursos para la organización y ejecución del mismo.

Reitemización de Recursos Nº5. - Se solicita reitemización de los recursos dada la existencia de remanentes de gastos ya ejecutados que generan diferencias entre

los recursos programados y los comprometidos. La suma de esos montos se destinan principalmente a costear la remodelación y equipamiento de la sala A102.

Errores cometidos al presupuestar. Asistencia Técnica 3: Implementación de Plataforma:

- Este servicio ha sido programado para ser ejecutado en marzo 2015, sin embargo, el presupuesto establecido fue dividido en los 2 años de ejecución del proyecto. A modo de ordenar el presupuesto y por la falta de recursos existentes si esta fuese separada en años, es que se solicitará el traspaso de los recursos al año N°2, es decir, los $19.700.000.- existentes para ésta, sean traspasado al año 2.

Benchmarking. - La actividad principal del Benchmarking es el proceso de visitas a instituciones nacionales e internacionales, programadas en el

Año 1, se ha podido visualizar una incongruencia presupuestaria frente a dicha actividad, ya que se han dividido en 2 los fondos para visitas nacionales, con partes en cada año de ejecución. Dado el retraso general del programa no se han generado mayores complicaciones, debido a que se utilizarán de ambos fondos para realizar las visitas nacionales.

Ejecución presupuestaria a la fecha. Bienes: Considera adquisición de equipos computaciones, bibliografía, software y mobiliario.

- 1 servidor de alto desempeño valorizado en $3,5 millones requerido para sostener la plataforma informática propuesta, de los cuales la Dirección de Tecnologías de la Información aportó con $2,05 millones para adquirir un equipo de mejor calidad y eficiencia, según los parámetros institucionales.



28

- equipos computacionales, específicamente la adquisición de 10 Notebook, valorizados en $530 mil en promedio cada uno, además se adquirieron 3 equipos CPU all-in-one valorizados en $566 mil pesos en promedio cada uno. Compras que han permitido renovar los equipos antiguos y asignar a las contrataciones nuevas equipos de trabajo.

- 5 pantallas de 27’’ LED, valorizadas en $180 mil pesos. - 1 Smart-TV para habilitar sala de reuniones, valorizada en $500 mil pesos. - 3 impresoras multifuncionales, valorizada en $150 mil pesos. - 1 fotocopiadora multifuncional, con 1 año de garantía, valorizado en $1.014.142.- - Software especializados (SPSS y Atlas-Ti) para análisis cualitativos y cuantitativos ligados a las evaluaciones de impacto de

Convenios de Desempeño. - Material bibliográfico especializado en temas concordantes con el quehacer de las unidades dependientes de la Vicerrectoría

Académica. - Mobiliario para la habilitación de espacios físicos pertenecientes a la Vicerrectoría Académica. - Otras compras: accesorios para poder utilizar los equipos computacionales nuevos, tales como mouse, teclados, entre otros.

Obras menores:

- Remodelaciones menores en oficinas y espacios comunes de la Vicerrectoría Académica para mejorar los espacios de trabajo de los funcionarios.

Servicios de Consultoría:

- Asistencia Técnica Nº1 “Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño”: Consultoría de Empresa de 14 semanas de ejecución efectiva, valorizada y ejecutada en $32,5 millones. Se adjudicó a la Empresa Consultora PENSUM, y a la fecha se encuentran en el proceso de levantamiento de información.

- Asistencia Técnica Nº2 “Desarrollo de los elementos teóricos y operacionales para el fortalecimiento de las capacidades institucionales de la evaluación de Impacto en los sistemas de gestión institucional de la Academia”: Consultoría individual de 4 semanas de ejecución efectiva, valorizada y ejecutada en $4,8 millones.

- Asistencia Técnica Nº4 “Fortalecimiento de las capacidades institucionales para los procesos de seguimiento y control de gestión institucional”: Consultoría individual de 4 semanas de ejecución efectiva, valorizada y ejecutada en $2,4 millones.

- Asistencia Técnica Nº5 “Consultoría Estadística para prototipo 1 del modelo de evaluación de Impacto”: Consultoría individual de 4 semanas de ejecución efectiva, valorizada y ejecutada en $4,3 millones.

- Asistencia Técnica Nº6 “Consultoría Estadística para prototipo 2 del modelo de evaluación de Impacto”: Consultoría individual de 6 semanas de ejecución efectiva, valorizada y devengada en $6 millones (Firma del contrato en Julio 2016).



29

Transporte, Seguros y Viáticos: - Estadía en el extranjero para 4 personas durante la actividad de benchmarking internacional, por 5 días efectivos de trabajo, a la

ciudad de Monterrey-México, en total valorizado en pasajes, viático y seguro un total de $7,62 millones de pesos. - Asume presupuesto total valorizado de $3,5 millones para transporte de miembros del proyecto para visitas y/o estadías

nacionales que tengan directa relación con las actividades del proyecto, por ejemplo Benchmarking Nacional.

Salarios: - Se han ejecutado los gastos asociados a las 2 contrataciones comprometidas, quedando un saldo de MINEDUC por los siguientes

6 meses de ejecución.

Mantenimiento y servicios: - Con el saldo remanente de este ítem, se considera el pago de los coffees de los comités de gestión de Unidades para lo que resta

del año 2015

Contraparte: - Los fondos de contraparte se han destinado principalmente a la contratación de 4 ingenieros de apoyo a la gestión de Unidades

Académicas y Docentes, comprometido desde julio del 2015 por un total de $85.800.000.- Lo restante está siendo utilizado para gastos de operación varios, que no puedan ser cubiertos con fondos del MINEDUC.



30

2 Aspectos relevantes sobre implementación del Convenio de Desempeño

En la visita de seguimiento verificada durante abril 2015 se presentó la reprogramación de las actividades como respuesta a las observaciones indicadas en la evaluación anual 2014. Luego de un largo análisis se determinó solicitar la máxima extensión posible, 12 meses, para la ejecución del proyecto, de modo tal que el nuevo plazo permita alcanzar la máxima pertinencia entre los plazos y la reprogramación de actividades. Resumir los siguientes aspectos:

2.1 Logros y desempeños notables

En el objetivo específico Nº2 durante noviembre del 2014, se incorpora al equipo del proyecto el Sr. Cristian Fliess quien analiza la propuesta de actividades planteada inicialmente y formula las modificaciones metodológicas pertinentes que permitieran la plena congruencia y viabilidad para la ejecución del objetivo.

En el mes de junio del 2015 se ha recibió aprobación de MECESUP de la empresa PENSUM para realizar de la Asistencia Técnica Nº1 “Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño” procedimiento Basado en Calidad de los Consultores. Actualmente poseemos los resultados, por ende podemos comenzar a implementar un plan de mejora focalizado para nuestras necesidades.

Además, se ha comenzado a trabajar en el Modelo de Gestión de Convenios de Desempeño y su mapa de procesos, quedando para el segundo semestre avanzar en las definiciones y validaciones con las unidades y directivos pertinentes.

Se ha realizado el Benchmarking nacional e internacional permitiendo, de esta manera, diseñar el modelo de evaluación de impacto y definir buenas practicas de gestión. Con esto, ha sido posible avanzar en la realización del análisis estadístico del Modelo de Evaluación de Impacto con la realización de 2 asesorías. Además ya se ha comenzado a trabajar en el Manual del mismo.

A la fecha los hitos y actividades del objetivo específico 3 se han realizado según con la reprogramación de actividades gracias a que no están concatenados temporalmente con las otras actividades. A saber, se concretaron los procesos de contratación de los cuatro ingenieros de apoyo a la gestión, se conformó el “Comité de Gestión de Unidades Académicas y Docentes”, se están realizando las reuniones del mismo que han logrado alta motivación de los profesionales.

Finalmente, se ha realizado el Workshop “hacia una cultura universitaria de Impactos” con la participación de actores de la UTFSM, de otras universidades, de MECESUP y expertos en impacto.

2.2 Logros tempranos y no previstos

Favorable incorporación de las Unidades en el desarrollo del PM, este proceso ha permitido generar espacios de conversación y colaboración en torno a las temáticas involucradas en el programa, generando una efectiva instalación en la institución.



31

En el objetivo específico Nº3 durante julio del 2014, se incorpora al equipo del proyecto la Srta. Sandra Estay Ingeniero Asesor perteneciente a la Secretaría Ejecutiva de la Vicerrectoría Académica, sin ser esta coordinación una actividad específica de sus funciones adopta con excelente actitud la tarea, su conocimiento cabal de la institución le permiten avanzar sin mayores inconvenientes en la realización de las actividades.

En el objetivo específico Nº2 durante noviembre del 2014, se incorpora al equipo del proyecto el Sr. Cristian Fliess quien logra una rápida inserción en la Unidad, su actitud y conocimiento en modelos de evaluación de impacto e Instituciones de Educación Superior han permitido avanzar eficientemente en las actividades comprometidas en los diversos objetivos, ha sido un excelente aporte en la ejecución global del programa.

Desde el primer contacto con el Sr. Humberto Cantú, Director de la Escuela de Negocias, Ciencias Sociales y Humanidades del Tecnológico de Monterrey, se generó una optimista aceptación por invitarnos a conocer la experiencia que posee la institución en el ámbito de implementación de estrategias para la gestión de calidad y convenios de desempeño. Quién además, se adjudicó la Asistencia Técnica Nº2 (Individual) visitándonos en abril del 2015.

Las estadías nacionales han generado un vínculo y apertura a poder evaluar otras eventuales estadías de colaboración bidireccional. Es debido a lo anterior que el taller de buenas prácticas definido como una actividad interna UTFSM en el Objetivo Específico 3, se ha ampliado el Workshop con invitados de otras instituciones.

Con la implementación de la ERP de Gestión liderada por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos (VREA) se ha empezado a ajustar y mejorar la eficiencia de varios procesos de soporte a los proyectos, tales como contratación de personal, remuneraciones, adquisiciones, pago de facturas, licitaciones de toda índole, recuperaciones de gastos, pago de servicios, entre otros. Se debe hacer referencia al Plan de Mejoramiento y Optimización de Procesos ya que varios programas serán impactados con esta mejora institucional.

2.3 Dificultades para el avance (externas e internas)

Cambio en el Gobierno Universitario durante el periodo marzo – octubre del 2014, lo que significó un retraso en la instalación del proyecto en la Vicerrectoría y por ende también un retraso en la ejecución durante el primer año. A saber, durante el periodo mencionado hubo dos cambios de Vicerrector y un cambio de Secretaria Ejecutiva. En tal sentido, hubiera resultado contraproducente instalar las capacidades esperadas en el proyecto a una estructura orgánica que se esperaba que fuera también reestructurada, de modo contrario se hubiera perdido. No obstante, toda vez que se contó con las nuevas autoridades, prontamente, se inició la ejecución del proyecto y fueron completados los primeros hitos de los tres objetivos específicos del proyecto. Debido a lo anterior, es que el PM comenzó a mostrar un avance sostenido a partir el cuarto trimestre.

Ajuste de dirección en la re-itemización presupuestaria solicitada durante enero 2015 se otorga una redefinición y dirección clara de las actividades para asegurar el cumplimiento de los lineamientos estratégicos del PM. Lo anterior, emerge como resultado derivado del inicio de la ejecución del proyecto, en específico por la instalación de las nuevas capacidades profesionales y humanas. El proceso de re-



32

itemización redistribuyó los fondos con el objetivo de fortalecer las actividades débiles o metodológicamente inconsistentes, vistas hasta ese momento en el proyecto y, así con todo, asegurar el fiel cumplimiento de los objetivos propuestos. No obstante, esta reitemización también tuvo un efecto ralentizador para la conducción del proyecto, toda vez que implicó analizar, rediseñar actividades, modificar el plan propuesto y solicitar autorización.

La renuncia del Sr. Ricardo Pruneda genera dificultades para el avance, de todas maneras se logra redefinir las funciones de los profesionales de la Secretaría Ejecutiva VRA y, además, se contrata a un Ingeniero Ayudante, el Sr. Gonzalo Marambio, quién ha sido de gran apoyo para la unidad. Estas acciones han permitido corregir tempranamente la falta y no retrasar el desarrollo de las actividades.

Actualmente la Institución se encuentra definiendo los indicadores del Plan Estratégico Institucional, este proceso se ha traslapado con Proceso de Autoevaluación Institucional (re Acreditación) provocando retrasos en las programaciones ya que ambos son conducidos por la Dirección General de Planificación y Desarrollo (DGPD). De igual manera, se han realizado algunas reuniones para conocer la propuesta trabajada por DGPD, en la cual ha quedado pendiente la definición de indicadores de impacto. Se ha considerado la oportunidad de trabajar en conjunto con DGPD en la definición de una propuesta de indicadores de impacto que permitan alinear el quehacer de Institución.

2.4 Desafíos

El primer desafío fue lograr la adecuada instalación del proyecto superando los cambios de dirección del PM, situación que provocó retrasos en la ejecución de los primeros hitos y con ello en el grueso de las actividades.

El desafío constante para el equipo del proyecto es el desarrollar las actividades en los plazos re-definidos, tratando de anteponerse a las posibles dificultades y, de ser posible, ser eficientes en los plazos de trabajo sin perjudicar la calidad de los productos esperados.

Se ha logrado cumplir con los hitos y objetivos pero también será un desafío lograr el cumplimiento de los indicadores, donde existen factores externos que influyen fuertemente. El primero es la baja considerable de convocatorias ministeriales a postular proyectos, lo que afecta al número de proyectos adjudicables. Por otro lado, la situación de incertidumbre respecto a la Ley de Educación Superior ha provocado que la Universidad se ha mantenido cauta en la realización de inversiones, junto a ello la prospección de convenios de desempeño internos se ha mantenido en pausa por que se necesita asegurar los posibles fondos a comprometer.

Finalmente, las actividades que se deben desarrollar en los meses siguientes poseen un rol más estratégico, por ende será necesario que el equipo del proyecto introduzca y socialice los modelos y los planes de mejora de una manera eficaz en la institución, con el fin de resguardar su continuidad en el tiempo. Es necesario un alineamiento entre todas las áreas involucradas que permita y asegure una adecuada instalación de estos nuevos instrumentos.



33

2.5 Acciones y estrategias para la institucionalización, proyección y sustentabilidad de la iniciativa

La Institución ha aprobado la contratación de 4 ingenieros de apoyo a la gestión para las unidades académicas y docentes. La labor realizada por este proyecto ha permitido que no sólo la Vicerrectoría Académica considere este puesto como estratégico dentro de los departamentos, además otras áreas han comenzado a entablar relación directa con los profesionales, ya que son ellos los asesores expertos de la unidad en lo que es gestión. El perfil y cargo se ha validado, es reconocido.

La incorporación del cargo “Asesor Metodológico” a la Vicerrectoría Académica ha significado agregar un nuevo enfoque de trabajo, se han profesionalizado temáticas de evaluación de desempeño, indicadores de impacto, etc. Se ha aprobado la continuidad del cargo y sus funciones han sido reconocidas como aporte a la labor de la Institución en miras de ser más eficientes en la asignación de recursos con objetivos claros de desempeño. Se espera continuar con la evaluación de impacto de proyectos, no sólo tipo Convenio de Desempeño.

El Modelo Gestión de Convenios de Desempeño nos permitirá como Institución mejorar nuestros procesos y procedimientos, este es un desafío que hemos adquirido y que deberá seguir madurando en el futuro.

El Modelo de Evaluación de Impacto será un sistema que nos permitirá conocer que tan efectivos y eficientes hemos sido en el diseño y ejecución (y sustentabilidad) de un proyecto estratégico, de esta manera las autoridades y profesionales podrán prospectar más y mejores ideas para el desarrollo de la Institución.

El Comité de Gestión de Unidades Académicas y Docentes ha sido una instancia muy provechosa, no sólo en plantear temáticas de interés, además se han entablado relaciones y confianzas de trabajo. Sin duda se continuarán realizando posterior al cierre del proyecto.

Se debe señalar que el FSM1310 se encuentra inserto en el Plan Estratégico Institucional 2014-2018 a través del programa denominado “Implementación de Convenios de Desempeño en Unidades Académicas, Docentes y Administrativas” perteneciente al área de Gestión Institucional; el cual tiene por resultado aumentar la calidad y productividad en el desempeño de las unidades.

2.6 Cumplimiento de compromisos derivados de la implementación del Convenio, señalar:

En la siguiente página web se puede acceder a todos los proyectos UTFSM vigentes de MECESUP, esto se debe a una política institucional de agrupar todos los proyectos con fondos externos en un mismo sitio, para facilitar la comunicación y la búsqueda de información. El enlace es el siguiente: www.fondosexternos.usm.cl/

Se ha cumplido con los procedimientos de servicios de consultorías y de contratación, tanto internos como del Banco Mundial, según lo estipulado en el Manual de Operaciones del Programa Mecesup3.



34

3 Percepción sobre la Implementación y Avance de Logros del Convenio de Desempeño (Anual) Resumir la percepción de actores relevantes y pertinentes a la implementación de la iniciativa: Autoridades Universitarias, Académicos, Estudiantes, Funcionarios, Actores Externos, Otros. Acciones destinadas a recoger la opinión:

1. Desarrollar instrumento para levantar la opinión de los participantes en el taller de buenas prácticas Nº2 (Objetivo Nº3). La evaluación global del Workshop se desarrolló a través de una encuesta on-line a los participantes, en el Anexo Nº11 se encuentran las principales conclusiones al evento. En general, la mayoría de quienes respondieron la encuesta, afirman que cumplieron sus expectativas y les gustó la actividad. 2. Encuesta a directivos e ingenieros de apoyo a la gestión de unidades académicas y docentes. Se realizaron un set de preguntas a los Directores de Departamento e Ingenieros de Apoyo a la Gestión, con el objetivo de conocer su percepción en: el aporte de este profesional al departamento, aporte del Comité de Gestión de Unidades y aporte de los Talleres de Buenas Prácticas. Por el momento aún faltan respuestas y la generación del análisis de las mismas, de todos modos en el Anexo Nº12 se pueden revisar algunas de las respuestas obtenidas. 3. Entrevista a directivos y profesionales de las áreas que apoyan o coordinan proyectos tipo convenio de desempeño. 4. Entrevista a otros actores claves del proyecto.

Respecto a los estudiantes, ellos son beneficiarios indirectos del proyecto por lo que no sería simple levantar su percepción por el proyecto.



35

4 Anexos Obligatorios

4.1 Planilla Excel Indicadores Banco Mundial

5 Anexos Complementarios de la Institución

Anexo 1: Borrador Modelo de Gestión Convenios de Desempeño UTFSM (borrador). Anexo 2: Plan de Mejoramiento y Optimización de Procesos Asociados a Convenios de Desempeño (borrador). Anexo 3: Levantamiento de necesidades para ERP-VREA. Anexo 4: Memo VREA informando a VRA sobre ERP. Anexo 5: Solicitud Dotación Asesor Metodológico VRA con fusión de funciones. Anexo 6: Contrato Asistencia Técnica Nº5 (prototipo 1). Anexo 7: Contrato Asistencia Técnica Nº6 (prototipo 2). Anexo 8: Decreto de Rectoría promulga Reglamento de Evaluación de Desempeño (DR131). Anexo 9: Informe 1 y 2 Asistencia Técnica Nº2 (Humberto Cantú). Anexo 10: Informe Final Asistencia Técnica Nº4 (Ariel La Paz). Anexo 11: Informe de evaluación y cierre Workshop. Anexo 12: Preguntas de percepción Directores de Departamentos e Ingenieros de Apoyo a la Gestión.

Informe Institucional de Avance Convenio de Desempeño€¦ · “Consolidar orgánica y...

Documents

Transcript of Informe Institucional de Avance Convenio de Desempeño€¦ · “Consolidar orgánica y...