INFORME

“Ejercicio de preparación del PAT por caída de ceniza

de PbP”

Antecedente

El Plan de Acción Temprana por caída de ceniza volcánica del proyecto Preparación basada en

Pronósticos en Ecuador fue aprobado en mayo del 2019 por la Federación Internacional de la

Cruz Roja (FICR). En el mejor de los casos, la Sociedad Nacional dispone de un plazo de siete

días hasta el inicio del evento de caída de ceniza, lo que permite a cada uno de los equipos llevar

a cabo sus actividades de manera progresiva, de acuerdo con el plan. Pero también existe la

posibilidad de un escenario con una activación repentina con tan sólo 3 días de anticipación.

Aún en este escenario se realizarán las actividades del Protocolo de Acción Temprana, pero

debido a su carácter abrupto se requerirá que todas las acciones se lleven a cabo de una manera

más rápida y eficiente.

Objetivo General

Evaluar el mecanismo de activación del Plan de Acción Temprana (PAT) de caída de ceniza

del proyecto Preparación basada en Pronósticos (PbP) a través de un ejercicio práctico de

preparación comunitaria en el cual se identifique la ejecución de actividades descritas en el PAT

y su operatividad dentro de la logística y estructura de la Cruz Roja Ecuatoriana para identificar

problemas clave y las brechas a resolver.

Objetivos Específicos

• Evaluar las condiciones de seguridad y acciones de preparación en las comunidades a

intervenir durante el ejercicio.

• Socializar en las comunidades de San Agustin, Romerillos y El Progreso la importancia

y funcionalidad de participación en acciones de preparación comunitaria enfocado a

mejorar el nivel de atención y respuesta ante una eventual reactivación del volcán

Cotopaxi.

• Coordinar el desarrollo de las actividades entre los equipos técnicos de Sede Central,

Junta Provincial de Cotopaxi y Sociedades Nacionales invitadas en calidad de

observadores y evaluadores.

• Identificar fortalezas y debilidades en la toma de decisiones y ejecución de acciones

realizadas durante el desarrollo del ejercicio.

• Evaluar la capacidad de coordinación y respuesta entre Cruz Roja y las instituciones

locales de apoyo como Cuerpo de Bomberos, Policía Nacional, Prefectura de Cotopaxi

y Municipio de Latacunga.

• Fomentar cultura de prevención y preparación como un proceso inherente que requiere

trabajo permanente.

Descripción

El ejercicio de preparación se apegó a lo descrito en el guión (adjunto), con un ligero cambio

en las distribuciones en San Agustín y El Progreso donde se tuvo que dividir dos equipos para

cumplir con los horarios pactados previamente con la comunidad.

Sin embargo, en esta contingencia los voluntarios y ENI’s se acoplaron a la dinámica de la

actividad y se llevó con solvencia las distribuciones planeadas.

• El PTE en San Agustín se lo llevó a cabo con éxito a través del mecanismo dinero en

mano.

• En Romerillos no se pudo ejecutar la entrega de tarjetas de la FICR, las mismas que no

llegaron de acuerdo a lo planeado en tiempo real desde su despacho en Lima.

• Las delegaciones de las Sociedades Nacionales visitantes se incorporaron en los equipos

evaluadores en base a la experticia de cada representante.

• Los voluntarios se desplegaron con éxito y las comunidades participaron activamente

durante el ejercicio

Metodología

La modalidad del simulacro fue avisada y socializada, garantizando así la seguridad de cada

familia en las comunidades intervenidas, la realización del ejercicio fue eminentemente

participativa en la cual se pudo identificar el nivel de responsabilidad y organización de las

comunidades y de las instituciones a nivel local.

Escenario

El ejercicio parte del supuesto de reactivación del Volcán Cotopaxi. Empieza a generar

actividad interna fuera de parámetros normales como sismicidad y desgasificación.

- El Instituto Geofísico de la Escuela de la Politécnica Nacional genera un Informe

Especial A el 25 de octubre del 2019. Continúa el incremento de actividad del volcán

superior a los niveles presentados en el 2015.

- El Instituto Geofísico genera un Informe Especial B el 30 de octubre del 2019.

- El volcán incrementa su actividad y el IGEPN genera un Informe Especial C el 5 de

noviembre del 2019, donde se detalla la actividad interna y se presentan escenarios

eruptivos probables.

- La población posiblemente será afectada por caída de ceniza proveniente del volcán

Cotopaxi en el sector de Romerillo, El Progreso y San Agustín de Callo.

Con la llegada del Informe A del 25 de octubre, se dará inicio al simulacro desencadenándose

las acciones planteadas en el Plan de Acción Temprana.

Supuestos:

- El ejercicio es progresivo no hay saltos en el tiempo.

- El ejercicio de preparación trata de acercarse lo más posible a la realidad, no se tiene

preseleccionadas las familias que serán beneficiarias de la Asistencia Humanitaria, en

lugar de eso, a partir de la llegada del informe A, se realizará un levantamiento de

información utilizando la herramienta Open Data Kit (ODK en las comunidades que

participarán en el ejercicio para de esta manera hacer un filtrado de familias con mayor

condición de vulnerabilidad con las que trabajaremos en el ejercicio.

- No se tienen tiempos de realización de actividad definida, sólo se especifica el día.

Productos entregables:

- Informe Especial A

- Notificaciones de acción temprana

- Informe de talleres con comunidad

- Censo familiar

- Informe Especial B

- Mapas de intervención

- Mail de Términos de Referencia de alerta Equipos Nacionales de Intervención.

- Mail informativo de convocatoria para la mesa técnica del Comité de Operaciones de

Emergencia.

- Mail de consulta a la FICR sobre disponibilidad y ubicación de recursos económicos

- Informe Especial C

- Mail de convocatoria de Gobierno Autónomo Descentralizado local a Grupo de Trabajo

2 o Comité de Operaciones de Emergencia activado.

- Mail de solicitud de estado de inventario en bodegas de CRE

- Hoja de salida de bodega de kits de Asistencia Humanitaria

- Memo de solicitud de fondos y vehículos

- Mail de bodegas reportando embarque y envío de kits de Asistencia Humanitaria

- Informe de estado de equipo ODK y MEGA V

- Reportes de Sala de monitoreo

- Mail o mensaje de recepción de kits de Asistencia Humanitaria en Juntas Provincial

Local

- Informe Especial o modelo Ash3D actualizado

- Informe de actividades de armado de refugios con shelter kit en la comunidad

- Actas de reunión con el GAD local y líderes comunitarios

- Informe de distribución de Asistencia Humanitaria y talleres impartidos a la comunidad.

- Registro fotográfico de sobrevuelo con Dron

- Informe de situación del evento de caída de ceniza en las comunidades beneficiarias de

la Asistencia Humanitaria

- Informe de la evaluación del ejercicio.

Evaluación

Los días del ejercicio en los cuales se coordinó el trabajo comunitario se realizó

retroalimentaciones a cada equipo (ENI´s, ODK, PTE, evaluadores), la evaluación general se

realizó al final del ejercicio en la cual se valoró la participación de cada uno de los actores

involucrados en calidad de coordinadores y evaluadores, quienes aportaron con sus puntos de

vista de lo que se realizó correctamente, que cosas se pudieron evitar y que cosa se podría

mejorar.

Componentes Evaluados

➢ Flujo de activación

➢ Operatividad de la logística de Cruz Roja Ecuatoriana

➢ Proceso de distribución de Asistencia Humanitaria

➢ Flujo de financiamiento

➢ Sistema de informes y comunicación.

➢ Coordinación con el Sistema Nacional Descentralizado de Gestión de Riesgos

Hallazgos

Activación, flujo comunicación

- El primer informe (Informe A) fue enviado el 25 de octubre, en horas de la mañana a la

sala de monitoreo, área en la cual no se contó con la respuesta inmediata, en horas de la

tarde enviaron un informe de situación sin respetar el flujo de comunicación.

- Se pudo evidenciar que desde Sala de Monitoreo no entendieron las acciones del PAT,

no tenían claro el flujo de información así como el análisis de información emitida por

el IGEPN.

- Se identificó muchos silencios en varias etapas, comentarios que son sencillos se

respondían en un largo lapso de tiempo, especialmente en el flujo de comunicación, ya

que el PAT fue un documento previamente aprobado por lo que no se debe emitir

preguntas, reflexiones sino activarlo inmediatamente.

- A nivel de Sede Central y Federación, se presentó una confusión del procedimiento al

llamar estos fondos como DREF.

Flujo Financiero

- Para cumplir con los estándares solicitados por la FIRC se debe complementar con

información más detallada ya que no había coherencia entre lo requerido para la

activación y lo establecido en el PAT.

- Al contar con todo el equipo técnico en terreno no se disponía de un back up en Sede

Central para coordinar la activación y envío de tarjetas.

- La información no tenía relación con la activación en el PAT, esta fue muy general.

- En la carta de acuerdo, está aprobada la estructura del protocolo y todo el proceso menos

la activación. El proceso de activación temprana debe ser activado por Ginebra mientras

que la aprobación financiera es a través del envío de unos códigos que activan el

mecanismo de soporte a nivel operacional y se envían las tarjetas.

- No se pudo adaptar los procesos de la federación para la aprobación, desde Sociedad

Nacional no se consideró al área financiera, pero si la disponibilidad de fondos propios

disponibles.

- El proceso de comunicación para la solicitud de la activación fue lento ya que se lo

realizaba por medio de email institucionales, lo importante en este proceso es la

comunicación de arranque.

Coordinación Institucional, COE

- En el desarrollo de las actividades el trabajo desarrollado por la Junta Provincial se dio

desde la planificación hasta la ejecución, aspecto que fue muy importante ya que en un

evento real se activan los COE a nivel local y la coordinación inicial la realiza la junta

provincial.

- Para el desarrollo del ejercicio se contó con el apoyo de Gobierno Autónomo

Descentralizado Provincial de Cotopaxi y el Grupo de Trabajo dos (seguridad) desde la

planificación hasta la ejecución y retroalimentación para la evaluación.

- El nivel de coordinación con instituciones durante el proceso de distribución fue bajo,

se realizó la invitación a directores y técnicos que manejan la temática de gestión de

riesgos a nivel local, pero se envió a delegados que no conocían de la temática y no

participaron en las reuniones de socialización del ejercicio de preparación.

Distribución

- Durante el proceso de distribución se presentaron varios inconvenientes a pesar que se

coordinaba con equipos de avanzada a cada comunidad no se cumplió con el tiempo

establecido (por esperar la llegada de la presidenta y secretario general), el lugar para la

distribución era muy pequeño lo que limitaba coordinar el aspecto logístico adicional

no se contaba con las condiciones de protección ante las condiciones meteorológicas y

o en el caso de caída de ceniza para el personal de CRE y voluntarios.

- El equipo ENI dio soporte a la Junta Provincial, lo que permitió que los voluntarios

lideren y se empoderen del proceso logrando que la Junta Provincial trabaje en acciones

de fortalecimiento comunitario.

- Uno de los integrantes no conocía sobre el proyecto PbP a pesar de solicitar en los

términos de referencia de activación de los ENI´s conocimiento sobre el mismo.

- Durante la entrega de kits de salud, herramientas no se garantizó el bienestar de los

beneficiarios en especial de personas que requerían de atención prioritaria, así como

también se identificó el triple registro de identificación lo que demoró el proceso de

entrega.

- No se pudo diferenciar a los observadores y evaluadores del ejercicio.

- No se contó con un plan de seguridad así como también la entrega de equipos de

protección individual para evaluadores, observadores, reporteros e involucrados

externos (cascos, mascarillas, equipos de protección para voluntarios).

- Días previos al desarrollo del ejercicio, en el país se suscitaron diversos problemas de

tipo social en la cual se registró la movilización de comunidades de la región central del

país, este ocasionó el rechazo a instituciones que trabajan en el ámbito de seguridad

durante el ejercicio.

Conclusiones y Recomendaciones

- Desarrollar un taller o charla dirigido al personal de Sala de Monitoreo que permita

socializar las acciones establecidas en el PAT y cual es el proceso a seguir en el manejo

de información una vez se realice la activación del mismo.

- Mejorar el manejo de información a través de email institucionales especialmente con

el Instituto Geofísico de la Escuela Politécnica Nacional y la FICR.

- En el PAT se debe detallar las funciones que debe cumplir la Sala de Monitoreo y

cambiar en las funciones que desarrolla el coordinador de GRED la convocatoria del

COE por la de grupos de trabajo o mesas técnicas.

- En las acciones descritas en el PAT modificar el uso del Visor Geográfico 510 por GIS

y el mapa probabilístico VEI3 al 50%.

- Elaborar un formato previo del Early Action Notidication

- Revisar y adaptar a los procedimientos internos que maneja de FICR, considerando que

Cruz Roja Ecuatoriana tiene un jefe financiero y dispone de fondos para el desarrollo

de actividades en terreno, las mismas que deben estar planteadas en un documento de

respaldo para el reembolso.

- Definir si el uso de las tarjetas es considerado parte de plan A, B, C e incluirlas en el

PAT, adicional es importante anclar las metodologías que se manejan localmente como

el Cash Transfer.

- Debemos impulsar el tema del preposicionamiento de las tarjetas en la Sociedad

Nacional considerándose la fecha de caducidad (2 años), si estas no son activadas se

deben actualizar nuevamente y se requiere de los fondos readiness.

- Designar punto focal o responsable en el área encargada para dar continuidad al flujo

de información y procedimiento con la federación para activación de tarjetas.

- Es importante considerar para el proceso de activación de tarjetas no es necesario

solicitarlo por email, también se lo puede realizar a través de una llamada telefónica y

posteriormente respaldarlo con un email institucional.

- Para la activación se debe tener listo el informe detallando todas las acciones que se van

a realizar durante la intervención.

- Colocar las actividades relacionadas a la activación del PAT, incluyendo la del

escenario, fecha del evento, zona de riesgo, zona de intervención y mapa en alta

resolución.

- Se debe tener dos requerimientos de gestión operacional y gestión en terreno hasta tener

el Go completo, para la aprobación y salvaguardar que todos los gastos financieros sean

válidos.

- Para todo proceso de desarrollo de ejercicios de preparación y activación del PAT se

debe trabajar conjuntamente con las Juntas Provinciales involucradas desde la

planificación, ejecución y evaluación.

- Para la activación de los equipos ENI´s es importante la revisión de los términos de

referencia así como los perfiles de quienes postularon para dar apoyo en la actividad y

considerar se incluya el PAT como un documento de estudio previo.

- Para el plan de distribución considerar la atención a grupos que requieren de atención

prioritaria (personas con discapacidad, adultos mayores).

- Involucrar a las áreas de soporte y operativas de la Sociedad Nacional

- Elaborar un documento anexo al PAT en el cual se indique la actualización de

información de las personas encargadas en activar el PAT.

- Difusión de PAT para la Red Territorial a través de medios institucionales como la

intranet asignando una carpeta de PbP con los respectivos respaldos y documentos de

ayuda y soporte.

Anexos

Visita y preparación logística (Bodega

Estratégica- Quito)

Socialización del ejercicio de preparación

(JP Cotopaxi)

Distribución realizada en la comunidad

San Agustín Beneficiarios con Kit Salud

Ejercicio de Shelter en Romerillos. Fin del ejercicio de preparación