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Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A 10

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INFORME FINAL1 DE VISITA DE CONTROL FISCAL

INGRESOS NO FACTURADOS A DICIEMBRE DE 2017

AMERICAS BUSSINES PROCESS SERVICES S.A.

CÓDIGO DE AUDITORIA 5122

Período Auditado 2017

PAD 2018

DIRECCIÓN SECTORIAL SERVICIOS PUBLICOS

Bogotá, D.C., septiembre de 2018

1 Indicar si se trata del Informe PRELIMINAR o FINAL. El informe preliminar llevará la marca de agua que indique que es un Informe

Preliminar de Auditoría. 2 Este corresponde al Código asignado en el Plan de Auditoria PAD de la vigencia respectiva, el cual deberá ser utilizado por el sujeto de vigilancia y control fiscal al momento de registrar el Plan de mejoramiento en el SIVICOF.

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Juan Carlos Granados Becerra Contralor de Bogotá D.C.

Andrés Castro Franco Contralor Auxiliar

Paola Vélez Marroquín Director Sectorial

Diana Marcela Cifuentes Díaz Subdirectora de Fiscalización Comunicaciones

Yolima Corredor Romero Asesora

Equipo de Auditoría: Paola Gutiérrez Valencia Gerente 039-01 Alix Flórez Gutiérrez Profesional Universitario 219-03 Cecilia Bonilla Briceño Profesional Especializado 222-05 (E) Joaquín Flechas Velasco Profesional Especializado 222-05 (E)

Larissa Ramos Acevedo Pasante




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TABLA DE CONTENIDO

1.- CARTA DE CONCLUSIONES. ................................................................................... 4

2.- ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORIA ................................................................... 6

3.- RESULTADOS DE LA VISITA .................................................................................... 6

3.1. Relación de los ingresos no facturados de los clientes según Acta No. 179 del

2018. ............................................................................................................................. 6

3.1.1 Hallazgo administrativo por falta de gestión en el recaudo de los saldos de

ingresos no facturados al cierre del 2017. ................................................................. 9

3.1.2 Hallazgo administrativo por no revelar la edad de los Ingresos no Facturados

de vigencias superiores a los 3 años, en los informes obligatorios. ........................ 11

3.2. Registros contables de los ingresos no facturados del cliente Acueducto vigencia

2017 ............................................................................................................................ 12

3.2.1. Hallazgo administrativo por inconsistencias en la información reportada en el

recaudo de la gestión adelantada a los Ingresos no Facturados al cierre contable de

2017. ........................................................................................................................ 13

3.3. Gestión para recuperar los ingresos no facturados del cliente Acueducto a

diciembre de 2017....................................................................................................... 15

3.3.1. Aspectos relevantes con relación a otros clientes. ........................................ 17

4.- CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS ........................................................... 20




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1.- CARTA DE CONCLUSIONES.

Bogotá, D.C.

Doctor JUAN PABLO RUIZ HERNADEZ Gerente General AMÉRICAS BUSINESS PROCESS SERVICES S.A. Avenida El Dorado No 85D-55 Local 149D Código Postal:110931 Ciudad

Asunto: Carta de Conclusiones Visita de Control Fiscal

La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, practicó visita de control fiscal a la Compañía AMÉRICAS BUSINESS PROCESS SERVICES S.A. vigencia 2017, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en la recuperación de los ingresos no facturados de los clientes referidos en el Acta No. 179 del 2018, de la JUNTA DIRECTIVA ORDINARIA de AMERICAS BPS, conforme a lo establecido en el alcance y muestra de la visita fiscal descritos en este informe.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por

la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de la

Contraloría consiste en producir un Informe de visita de control fiscal que contenga el

concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente

aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría; de

manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro

concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las

evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el

cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran

debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos

de la Contraloría de Bogotá D.C.

CONCEPTO DE GESTIÓN SOBRE EL ASPECTO EVALUADO




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La Contraloría de Bogotá D.C. como resultado de la visita de control fiscal adelantada, conceptúa que realizada la verificación en diferentes rubros de los Estados Financieros de Américas Bussines Process Services S.A., y determinada la relación de los ingresos no facturados de los clientes referidos en el Acta No. 179, al igual que la gestión para recuperar los recursos correspondientes a los ingresos no facturados del cliente Acueducto, cumple con los principios eficiencia y eficacia, salvo los hallazgos administrativos configurados relacionados con la falta de gestión en el recaudo de los saldos de ingresos no facturados al cierre del 2017, al igual que la no revelación de la edad de los Ingresos no Facturados de vigencias superiores a los 3 años en los informes obligatorios y por las inconsistencias en la información reportada en el recaudo de la gestión adelantada a los Ingresos no Facturados al cierre contable de 2017.

PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO

Frente a los hallazgos evidenciados en el presente informe, la entidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación del informe final, debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra ejecutando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Producto de la evaluación, se anexa Capítulo resultados visita de control fiscal, que contiene los resultados y hallazgos detectados por este Órgano de Control.

Atentamente,

PAOLA VELEZ MARROQUIN

Directora Técnico Sectorial de Fiscalización

Servicios Públicos




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2.- ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORIA

OBJETIVO GENERAL Realizar la verificación en diferentes rubros de los Estados Financieros de Américas Bussines Process Services S.A., así como la identificación de ingresos no facturados, resultantes de la última auditoría de desempeño adelantada, con el fin de establecer posible afectación a la participación accionaria del Distrito Capital. ALCANCE Y MUESTRA Por tratarse de un tema evidenciado al cierre de la fase de ejecución de la auditoría de desempeño Código 194 PAD 2018 vigencia 2017, el alcance se limitó a la evaluación de los ingresos no facturados por año de servicios prestados a diciembre de 2017, para el cliente Acueducto por $1.924 millones con IVA incluido, cuyo valor representa el 30.7% del total de los ingresos no facturados hasta el 2017, por $6.267 millones con IVA incluido3.

En el marco del objetivo general, se evaluó la gestión adelantada por Américas BPS para recuperar los $1.924 millones con IVA incluido del cliente Acueducto y la posible afectación a la participación accionaria del Distrito Capital, así mismo, se verificaron los registros contables de los ingresos no facturados del cliente Acueducto vigencia 2017 y se relacionaron los saldos de los ingresos no facturados de los clientes referidos en el Acta No. 179 del 2018, de la JUNTA DIRECTIVA ORDINARIA de AMERICAS BPS.

3.- RESULTADOS DE LA VISITA

3.1. Relación de los ingresos no facturados de los clientes según Acta No. 179 del 2018.

En el Acta No. 179 de la JUNTA DIRECTIVA ORDINARIA de AMERICAS BPS suscrita el 24 de enero de 2018, se informó que se presentaban “Ingresos por facturar por año de

servicios prestados hasta diciembre de 2017 en contratos interadministrativos (…)”, de los clientes Acueducto $1.924 millones; Alcaldía $2.042 millones; Cómo Conduzco $144 millones; Encuestas de Alcaldía $72 millones; Ingenieros Residentes $643 millones; Invías $885

3 Información registrada en el Acta No. 179 de la JUNTA DIRECTIVA ORDINARIA, suscrita el 24 de enero de 2018.




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millones; Superintendencia de Notariado y Registro $557 millones, para un total de $6.267 millones con IVA. Al respecto, se solicitó información sobre la gestión realizada en el 20184 y en la respuesta Américas BPS relacionó en el siguiente cuadro identificación los clientes, el valor sin IVA, la gestión del 2018 y el saldo pendiente. Los valores registrados en las columnas Auditado Contraloría, se asocian al seguimiento realizado en esta visita fiscal al cliente Acueducto, así mismo se examinaron los saldos por facturar de los clientes Invías y Superintendencia de Puertos y Transportes - Cómo Conduzco

CUADRO 1 INFORME DE GESTION AMERICAS VS RESULTADOS CONTRALORIA

INGRESOS NO FACTURADOS 2018 Cifras en millones de pesos

CLIENTE VALOR SIN IVA

Reportado Américas

a 31/12/2017

Gestión 2018

Reportado Américas

Gestión 2018

Auditado Contraloría

Pendiente Reportado Américas

Saldos por Recuperar Auditado

Contraloría

Acueducto 1.617 1.567

1.140 50

477

Alcaldía 1.716 1.007

1.007

709

709

Como Conduzco 121 74

74

47

47

Encuestas de Alcaldía 61 -

-

61

61

Ingenieros Residentes 540 -

-

540

540

Invías 743 661

376

82

367

Superintendencia de Notariado y Registro 468 -

-

468

468

Gran Total 5.266 3.309

2.597

1.958

2.669

Fuente: Información de Américas BPS Oficio No. 25-2018 radicado 3 de septiembre 2018. Elaboración propia columnas Gestión 2018 Auditado Contraloría y Pendiente Auditado Contraloría.

En el informe de gestión la Compañía certifica un valor inicial de Ingresos por Facturar de $5.266 millones sin IVA a 31 de diciembre de 2017, que corresponde a los valores generados por la prestación de servicios a la ETB5, de los cuales se obtuvo una gestión de recaudo por $2.597 millones y no de $3.309 millones, este resultado se vio afectado porque el recaudo del cliente Acueducto fue de $1.140 millones y de Invías $376 millones, así mismo, el saldo pendiente total es de $2.669 millones y no de $1.958 como lo reportó la Compañía, porque se incrementó el saldo pendiente del cliente Acueducto al pasar de $50 millones reportados por Américas a $477 millones cifra auditada.

4 Para efectos del análisis se toma la información suministrada por la Compañía con Oficio No. 25-2018 del 3 de septiembre 2018, a

la solicitud de la Contraloría mediante oficio No. 2-2018-17305 el 30 de agosto del 2018. 5 Información suministrada por Américas mediante Oficio No. 027 del 13 de septiembre de 2018.




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La gestión realizada por valor de $2.597 millones representa el 49.32% del gran total inicial, quedando un saldo pendiente de $2.669 millones, que equivale al 50.68%. Los clientes que mayor gestión de recursos registran son Acueducto con $1.140 millones, seguido de Alcaldía $1.007 millones, Invías $376 millones y Cómo Conduzco $74 millones; mientras que se evidencia falta de gestión para saldar las cuentas pendientes de los clientes Encuestas de Alcaldía $61 millones, Ingenieros residentes $540 millones y Superintendencia de Notariado y Registro con $468 millones, este último cliente presenta procesos en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo de la ETB contra la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO y de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO contra la ETB, los cuales están pendientes de fallo. Con relación a los ingresos no facturados del cliente Superintendencia de Puertos y Transportes - Cómo Conduzco, el saldo reportado a 31 de diciembre de 2017 fue de $121 millones sin IVA, el cual presenta una gestión durante el 2018 tal como lo evidencia el Acta de conciliación No. 155 suscrita el 13 de agosto de 2018 correspondientes a ingresos no facturados de enero de 2015 por valor de $74 millones, los cuales, fueron consignados en la cuenta corriente No. 237-15008-46 de Bancolombia el 29 de agosto de 2018, quedando un saldo pendiente de $47 millones, cifras que coinciden con lo reportado por la Compañía. En cuanto a los ingresos no facturados del cliente INVIAS, el saldo reportado a 31 de diciembre de 2017 fue de $743 millones sin IVA, el cual presenta una gestión de recaudo durante el 2018 según cuenta de cobro No. 1213 y Acta de conciliación No. 71 del 16 de enero del 2018 correspondiente a ingresos no facturados de noviembre de 2017 por valor de $376 millones, los cuales fueron consignados en la cuenta corriente de Bancolombia No. 237-15008-46, el 30 de enero del 2018, en la partida global de $1.926 millones; quedando un saldo pendiente de $367 millones y no de $82 millones como lo informa la administración.

Valoración de las respuestas

Con relación a lo planteado por Américas en la respuesta sobre la diferencia presentada con el cliente Acueducto, “ABPS reporto como Gestión de recaudo en el año 2018 un valor de $1,567

millones soportado en tres cuentas de cobro: Nos 1213, 1215, y 1223. (…) información enviada por correo

electrónico)”, se manifiesta que de la cuenta de cobro No. 1215 del 26 de marzo de 2018 por valor de $665 millones sin IVA, para el Acueducto son $426 millones y $239 millones para la Alcaldía, correspondiente a la facturación del mes de enero de 2018 según el




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cuadro Excel expedido por la ETB6, sin embargo, en el acta de conciliación No. 00073 del 26 de marzo de 2018 el objeto es “Revisar y aprobar la conciliación correspondiente a la

facturación MENSUAL, de Febrero de 2018”, razón por la cual no se tiene en cuenta como gestión recuperable de los ingresos no facturados a 31 de diciembre de 2017.

Con relación al párrafo “Es importante aclarar, tal como se ha manifestado en las reuniones sostenidas

con el ente de control, que, aunque el acta de conciliación enviada por ETB, se registra como “periodo” el mes en que ETB le factura al cliente, no corresponde al mes de prestación de los servicios. (…) (folio 99

de dicha comunicación)”, del análisis de la información del folio No. 99 del Oficio No. 27-2018 del 13 de septiembre de 2018, y teniendo en cuenta que según el Acta de Junta Directiva No. 179 de 2018, a diciembre 31 de 2017 había un saldo por recuperar de $1.617 millones, se tiene en cuenta como gestión del 2018 el acta de conciliación No. 156 de 2018, por valor de $337 millones y el acta de conciliación No. 00071 del 16 de enero de 2018 por valor de $803 millones, los cuales suman $1.140 millones, quedando pendiente un saldo por facturar de $477 millones.

Por lo tanto, se mantiene el análisis efectuado por este ente de control en los párrafos observados en la respuesta. Sobre la respuesta dada por la administración del cliente INVIAS, se analizó que según el acta de la Junta Directiva No.179 de 2018, Invías presentaba un saldo de $743 millones de los cuales se tiene en cuenta como gestión del 2018 el Acta de conciliación No. 00071 del 16 de enero del 2018 por valor de $376 millones; quedando un saldo de $367 millones, tal como se enuncia en el informe. No se tiene en cuenta las Actas No. 00076 y No. 00077 suscritas en el 2018 por corresponder a facturación de los meses de mayo y junio de 2018. Por lo anterior se mantiene el análisis efectuado por la Contraloría en el párrafo anterior.

3.1.1 Hallazgo administrativo por falta de gestión en el recaudo de los saldos de ingresos no facturados al cierre del 2017. Evaluada la gestión realizada por Américas BPS para recuperar los saldos de ingresos no facturados de los clientes referidos en el Acta No. 179 de 2018, se evidenció que, de un valor inicial de Ingresos por facturar de $5.266 millones sin IVA, se recaudaron $2.597 millones que representa el 49.32% del gran total inicial, quedando un saldo pendiente por recaudar de $2.669 millones que equivale al 50.68%, por lo tanto se observa falta de gestión que permita el recaudo efectivo de los recursos que quedaron pendientes al cierre del 2017.

6 Solicitud información Contraloría Oficio No. 2-2018-17830 del 5 de septiembre de 2018, respuesta Américas BPS Oficio No. 26-

2018 radicado el 7 de septiembre 2018, numeral 4.




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Los clientes Encuestas de Alcaldía $61 millones, Ingenieros residentes $540 millones y Superintendencia de Notariado y Registro con $468 millones (este último cliente presenta procesos en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo de la ETB contra la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO y de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO contra la ETB, los cuales están pendientes de fallo), no registran recaudo durante el período en estudio para saldar las cuentas pendientes. Este resultado incide de manera negativa en el flujo de caja de la Compañía. Igualmente, mediante las comunicaciones vía correo electrónico de 2018 referente a los meses de marzo, agosto, septiembre y octubre de 2017, informan que el cliente Acueducto continua sin facturar, debido a que las facturas entregadas fueron devueltas por no estar bien diligenciadas, situación presentada desde el mes de mayo de 2017, por lo tanto, la Compañía debe propender porque la presentación de las cuentas esté debidamente diligenciadas, para minimizar inconsistencias en los tiempos de facturación y evitar mora en los correspondientes recaudos. Valoración de las respuestas Con relación a la respuesta de Américas sobre “(…) el recaudo realizado de los saldos pendientes

a diciembre de 2017 fue de $3,309 millones correspondiendo al 62,84% de total, quedando un saldo pendiente equivalente al 37,16%”.

Se confirma el saldo de $1.140 millones del cliente Acueducto manifestado en el informe como gestión de recuperación en el año de 2018, adelantada por Américas BPS, tal como se evidencia en las Actas de conciliación con la ETB Nos.156 y 00071 de 2018. No se tienen en cuenta las actas de conciliación Nos. 00070 de 2018 por cuanto el dinero se recaudó el 28 de diciembre de 2017 según extracto bancario y acta No. 00073 de 2018, por corresponder a facturación del mes de enero y/o febrero de 2018. En cuanto al cliente INVIAS, se confirma la gestión adelantada en la vigencia de 2018 según acta de conciliación No. 00071 por valor de $376 millones. No se tiene en cuenta como gestión de recuperación de los ingresos no facturados a 31 de diciembre de 2017, las actas Nos.00076 y 00077 de 2018, por corresponder a facturación de los meses de enero y/o febrero, mayo y junio de 2018 respectivamente.

Por lo tanto, se mantiene el análisis efectuado por este ente de control en los párrafos observados en la respuesta y se confirma el saldo de $2.597 millones, como gestión adelantada en el 2018 para recuperar los ingresos no facturados por valor de $6.266 millones.




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Analizada la respuesta, se observa que ETB en el correo del 21 de septiembre de 2017 le manifestó a Américas7 “En cuanto al pago del acueducto, nos manifiestan que el problema está en

información que entrega ABPS, es importante revisar este tema en esa reunión”. Al respecto Américas remite correo a la ETB el 21 de septiembre de 2017 en donde manifiesta “(…) tenemos

dificultades para conciliar los servicios de la empresa de Acueducto y Alcantarillado, este es un contrato de colaboración empresarial, situación que tenemos desde los servicios de mayo y llega a los 1.900 millones, el cliente en reuniones con los equipos de ETB y Américas ha manifestado que le han facturado, pero con errores, que no son de Américas (…) lo cual no coincide con lo manifestado por el cliente en las reuniones

que tenemos en conjunto las tres compañías”, no obstante, en la respuesta no se adjuntaron las actas de las reuniones con los equipos de las tres compañías, en donde se evidencie lo acordado al respecto. De la evaluación realizada se configura lo observado como hallazgo administrativo, para ser incluido en el plan de mejoramiento.

3.1.2 Hallazgo administrativo por no revelar la edad de los Ingresos no Facturados de vigencias superiores a los 3 años, en los informes obligatorios.

Analizada la información de los Ingresos no facturados a diciembre de 2017, registrados en el Acta No. 179 de la Junta Directiva suscrita el 24 de enero de 2018, se evidencia cartera sin recuperar superior a tres (3) años por valor de $1.099 millones sin IVA, situación no revelada en las Notas a los Estados Financieros, como tampoco se revela en el Informe de Revisoría Fiscal a 31 de diciembre de 2017. La Compañía podría verse afectada en el resultado del ejercicio, al no recuperar esos recursos. Valoración de la respuesta Evaluados los argumentos expuestos en la respuesta por el sujeto de control, se confirma lo observado en cuanto a la edad de la cartera sin recuperar, en razón a que no es lo mismo decir en su revelación superior a 180 días, a informar superior a 3 años, teniendo en cuenta que los $1.099 millones corresponden a servicios prestados por la Compañía y después de cierto tiempo se podrían volver incobrables. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo que deberá ser incorporado en el plan de mejoramiento.

7 Oficio Contraloría No. 2-2018




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3.2. Registros contables de los ingresos no facturados del cliente Acueducto vigencia 2017

Según el Acta de Junta Directiva No. 179 el saldo reportado a 31 de diciembre de 2017 fue de $1.617 millones sin IVA, el cual presenta una gestión durante el 2018 de recuperación de la cartera mediante la cuenta de cobro No. 1213 conciliada mediante Acta No. 71 suscrita el 16 de enero del 2018 corresponden a ingresos no facturados de noviembre de 2017 por valor de $803 millones, los cuales, fueron consignados en la cuenta corriente de Bancolombia No. 237-15008-46 el 30 de enero del 2018, en la partida global de $1.926 millones. La cuenta de cobro No. 1215 conciliada mediante Acta No. 73 del 22 de marzo del 2018, no se tiene en cuenta como gestión de recuperación de la cartera por cuanto corresponde al período conciliado de enero de 2018. Con relación a la cuenta No.1223 conciliada mediante Acta No. 156 suscrita el 3 de septiembre de 2018, corresponde a ingresos no facturados de la vigencia 2014 por valor de $337 millones, los cuales fueron consignados en la cuenta corriente de Bancolombia No. 237-15008-46 el 7 de septiembre de 2018. Con respecto al Acta de conciliación No. 70 suscrita el 14 de diciembre de 2017, por $469 millones, ingresos no facturados que corresponden al período de noviembre de 2017 la Compañía lo relaciona como gestión del 2018, pero realmente ese valor $469 ingresó al banco el 28 de diciembre de 2017, razón por la cual no se tiene en cuenta como gestión del 2018. De lo anterior se concluye que a 31 de diciembre del 2017 se tenía un saldo de $1.617 millones sin IVA, de los cuales se recuperaron $1.140 millones sin IVA, quedando pendiente $477 millones, por concepto de ingresos por facturar de años anteriores y no como lo informó la Compañía mediante oficios No. 25-2018 del 3 de septiembre de 2018 y No. 027 del 13 de septiembre de 2018. Valoración de las respuestas Con relación a lo planteado por Américas en la respuesta sobre la diferencia presentada con el cliente Acueducto, “ABPS reporto como Gestión de recaudo en el año 2018 un valor de $1,567


electrónico)”, se manifiesta que de la cuenta de cobro No. 1215 del 26 de marzo de 2018 por valor de $665 millones sin IVA, para el Acueducto son $426 millones y $239 millones para la Alcaldía, correspondiente a la facturación del mes de enero de 2018 según el




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cuadro Excel expedido por la ETB8, sin embargo, en el acta de conciliación No. 00073 del 26 de marzo de 2018 el objeto es “Revisar y aprobar la conciliación correspondiente a la





Por lo tanto, se mantiene el análisis efectuado por este ente de control en los párrafos observados en esta respuesta. 3.2.1. Hallazgo administrativo por inconsistencias en la información reportada en el recaudo de la gestión adelantada a los Ingresos no Facturados al cierre contable de 2017. En la respuesta remitida por Américas mediante Oficio No. 026-2018 del 7 de septiembre de 2018, numeral 2 Contratos de colaboración empresarial (folio 9 al dorso), se registra un valor de $1.603 millones columna “VALOR SIN IVA” del cliente Acueducto, sin embargo, realizada la sumatoria de ($387 + $772 = $1.159 millones) se observa que el valor es de $1.159 millones, cifra que no coincide con los $1.603 millones, reportados en dicho cuadro. Tampoco coinciden los $1.567 millones registrados en el cuadro de la información suministrada por la Compañía mediante Oficio No. 25-2018 radicado 3 de septiembre 2018, numeral 3. De otra parte, se presenta diferencia en los valores reportados del cliente Acueducto, en el recaudo de la gestión 2018, toda vez que registra el informe $1.567 millones, cuando fueron $1.140 millones, quedando un saldo pendiente de $477 millones y no de $50 millones; igual situación se presenta con el cliente INVIAS reporta un recaudo de $661 millones, cuando fue de $376 millones arrojando como resultado un saldo por recuperar de $367 millones.






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Por lo anterior se establece una observación administrativa por inconsistencias en la información reportada, en el recaudo de la gestión adelantada a los Ingresos no Facturados al cierre contable de 2017. Valoración de las respuestas Con relación a lo planteado por Américas en la respuesta sobre la diferencia presentada con el cliente Acueducto, “ABPS reporto como Gestión de recaudo en el año 2018 un valor de $1,567


electrónico)”, se manifiesta que de la cuenta de cobro No. 1215 del 26 de marzo de 2018 por valor de $665 millones sin IVA, para el Acueducto son $426 millones y $239 millones para la Alcaldía, correspondiente a la facturación del mes de enero de 2018 según el cuadro Excel expedido por la ETB9, sin embargo, en el acta de conciliación No. 00073 del 26 de marzo de 2018 el objeto es “Revisar y aprobar la conciliación correspondiente a la





Sobre la respuesta dada por la administración del cliente INVIAS, se analizó que según el acta de la Junta Directiva No.179 de 2018, Invías presentaba un saldo de $743 millones de los cuales se tiene en cuenta como gestión del 2018 el Acta de conciliación No. 00071 del 16 de enero del 2018 por valor de $376 millones; quedando un saldo de $367 millones, tal como se enuncia en el informe. No se tiene en cuenta las Actas No. 00076 y No. 00077 suscritas en el 2018 por corresponder a facturación de los meses de mayo y junio de 2018.

De acuerdo a la valoración de las respuestas, la observación se configura en hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento.






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3.3. Gestión para recuperar los ingresos no facturados del cliente Acueducto a diciembre de 2017.

Para efectos de determinar la gestión realizada por Américas sobre los ingresos no facturados del cliente Acueducto por valor de $1.617 millones sin IVA, la Compañía informó que este valor corresponde a los saldos no facturados al 201710, resultado del desarrollo de los contratos Interadministrativos Nos: 9-07-26500-0408-2013 y 9-99-30400-0882-2016 suscritos entre la ETB y la Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá, cuyo Colaborador Empresarial es Américas BPS mediante la suscripción con ETB de los anexos técnico y financiero-comercial, con el objeto de establecer los aspectos técnicos a propósito de la solución integral que ETB provee al Acueducto, para la prestación de servicios de Hardware y Software para la operación y seguimiento del Contact Center de la EAB – ESP y la prestación del servicio de plataforma, hardware y software para la operación y seguimiento de la línea 110 de la EAB-ESP. Evaluada la información en lo referente a los ingresos no facturados a 31 de diciembre de 2017, se estableció para el cliente Acueducto que de los $1.617 millones sin IVA11 se recuperaron $1.140 millones sin IVA, y no $1.567 millones quedando un saldo pendiente de $477 millones. Para recuperar los $1.140 millones (sin IVA) del cliente Acueducto, a partir del mes de noviembre del 2015 se observaron comunicaciones vía correo electrónico entre Américas BPS y la ETB, de solicitud de pago de los servicios prestados por la Compañía durante los meses de mayo, junio, agosto y septiembre de 2015, toda vez que los ingresos no facturados no fueron conciliados oportunamente. Al respecto, Américas BPS le solicita a la ETB gestionar los pagos en especial para los meses de mayo y junio de 2015, que tenían vencimiento de más de 6 meses, comunicaciones que se realizaron desde el 19 de noviembre de 2015 hasta el 12 de enero de 2016. La ETB informa sobre la gestión realizada con el cliente Acueducto mediante las comunicaciones remitidas a Américas BPS en el mes de diciembre de 2015 y en enero de 2016, sin embargo, hasta el mes de enero de 2016 no se había generado el pago correspondiente a los meses de mayo, junio, agosto y septiembre de 2015.

10 Oficio Américas BPS No. 25-2018 radicado 3 de septiembre 2018. 11 Información remitida por Américas Oficios No. 026-2018 del 7 de septiembre de 2018; No 027 del 13 de septiembre de 2018 y el

25-2018 del 3 de septiembre de 2018




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En el 2016 se relacionan comunicaciones mediante correos de los meses de enero y agosto, se insiste en la importancia de la conciliación, ETB debe llevar avances sobre la definición de los pasos a seguir para las conciliaciones de Encuestas de Alcaldía, Acueducto, etc. La ETB responde a Américas el 26 de septiembre de 2017 y aclara que la entrega de información mensual para facturación del mes inmediatamente anterior debe hacerse los cinco (5) primeros días de cada mes, para garantizar las validaciones por parte de ETB y la novedad de facturación. Lo anterior porque la información se estaba recibiendo incluso después del día diez (10) del mes, lo que generó inconsistencias en la facturación, porque se cierra con valores anteriores que no corresponden al mes facturado. El incumplimiento en la entrega oportuna de la información generó inconsistencias durante esos meses, afectando los ingresos de Américas como de ETB a lo anterior la Compañía agradece la aclaración y solicita evaluar la posibilidad de hacer los cortes de 25 a 25 de cada mes para ajustar fechas. Sobre esta petición no se evidencia respuesta por parte de ETB. Con relación a la cuenta No.1223 conciliada mediante Acta No. 156 suscrita el 3 de septiembre de 2018, corresponde a ingresos no facturados de la vigencia 2014 por valor de $337 millones, los cuales fueron consignados en la cuenta corriente de Bancolombia No. 237-15008-46 el 7 de septiembre de 2018. Las comunicaciones del 2018 corresponden a los meses de marzo, agosto, septiembre y octubre de 2017, mediante las cuales informan que el cliente Acueducto continua sin facturar, porque las facturas que le han entregado las devolvieron porque están mal, situación presentada desde mayo de 2017 que representa un valor de $1.900 millones, no obstante, Américas BPS, manifiesta que no presentan errores en la facturación. La Compañía con oficios radicados en la ETB el 13 de abril y 31 de mayo de 2018, solicitó información relacionada con los ingresos por conciliar y la gestión de facturación de los servicios prestados y según lo manifestado por Américas hasta la fecha ETB no ha dado respuesta. Américas remitió un derecho de petición a la ETB, con radicado No. 320180028694 del 12 de septiembre de 2018, mediante el cual solicita copia de todos los anexos financiero comercial, como de cualquier acuerdo interadministrativo que se encuentre pendiente de pago por parte de ETB a Américas, la relación y copia de las facturas radicadas de los contratos relacionados en la petición, sobre el estado de la gestión de cobro y de los procesos judiciales.




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Los ingresos se causaron en el respectivo período contable, lo que se generó fue la recuperación de las cuentas por cobrar que es una cuenta del Balance General, disminuyéndolas e ingresando el dinero al banco. No se genera ninguna afectación al capital accionario del Distrito Capital, debido a que Américas BPS iba causando los ingresos no facturados contra las cuentas por cobrar, afectándolos en el respectivo período contable y los reportó en el Estado de Actividad Económica y Financiera de cada período. 3.3.1. Aspectos relevantes con relación a otros clientes. En las comunicaciones de Américas a la ETB del 3 de febrero de 2016, se observan varios correos en los que solicita la certificación de la gestión de facturación de los servicios, la gestión de cobro para los servicios más antiguos y evidencia de cobro jurídico en caso de haberse presentado. Al igual Américas BPS solicita la confirmación sobre la existencia o no de algún proceso legal, ante el cliente Super Intendencia Notariado y Registro, el correo lleva adjunto los datos de los tres clientes más urgentes a la fecha Alcaldía, Invías y Super Intendencia Notariado y Registro. En este sentido, en el desarrollo de la visita se solicitó información sobre el estado de los procesos jurídicos que cursan en relación con los contratos suscritos entre la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. ESP, y la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO – SNR, por lo cual se relaciona a continuación la información suministrada por Américas12. Contrato No. 654 de 2013

Proceso Ejecutivo No. 2015-1521, adelantado por el HONORABLE CONSEJO DE ESTADO, Magistrado Ponente. Marta Nubia Velázquez Rico.

DEMANDANTE: EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. ESP DEMANDADO: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Estado: Trámite Recurso de Apelación interpuesto por Superintendencia de Notariado y Registro contra la Sentencia del 10 de diciembre de 2015, proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca. RECURSO DE APELACIÓN: Contra Sentencia de seguir adelante la ejecución del Proceso Ejecutivo No. 2015-1521) y Auto que negó el decreto de pruebas, admitido el 03/11/2017.

12 Oficio respuesta Américas No 027 del 13 de septiembre de 2018.




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El expediente se encuentra al despacho desde el 22/11/2017 (para establecer si el Consejo de Estado lleva a cabo la Audiencia de alegaciones y juzgamiento o si decreta la presentación de alegatos por escrito).

CONTROVERSIAS CONTRACTUALES No.2017-00279, adelantado en el

Tribunal Administrativo de Cundinamarca – Sección Tercera, Magistrado Ponente. Fernando Iregui Camelo. DEMANDANTE: EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. ESP DEMANDADO: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO PETICIÓN: ETB solicita liquidación judicial del contrato No.654 de 2013 y pago de la totalidad de los servicios prestados a la Superintendencia de Notariado y Registro. Estado: En trámite, esperando la contestación de la demanda de parte de la Superintendencia de Notariado y Registro.

CONTROVERSIAS CONTRACTUALES No.2016-002235, adelantado en el

Tribunal Administrativo de Cundinamarca Sección Tercera, Magistrado Ponente Henry Aldemar Barreto Mogollón. DEMANDANTE: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO DEMANDADO: EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. ESP PETICIÓN: La Superintendencia de Notariado y Registro pretende se declare el incumplimiento del contrato y la exigibilidad de la cláusula penal pactada correspondiente al 20% del valor del contrato No.654 de 2013, esto alrededor de $9.980 millones. Estado: Se encuentra pendiente de fijar fecha para audiencia inicial.

Por lo anterior se observó que en la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo cursan procesos de la ETB contra la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO y de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO contra la ETB, los cuales están pendientes de fallo. Realizada la valoración conforme a lo establecido en el Plan de Trabajo, se estableció que el tema de los ingresos no facturados por año de servicios prestados a diciembre de 2017, para el cliente Acueducto por valor de $1.924 millones IVA incluido, según lo registrado en el Acta No. 179 de Junta Directiva de Américas, se asocia con varios aspectos además de los objetivos desarrollados, que no fueron abordados en este informe como la evaluación de los contratos interadministrativos Nos: 9-07-26500-0408-2013 y 9-99-30400-0882-2016 suscritos entre la ETB y la Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá, cuyo Colaborador Empresarial es Américas BPS




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mediante la suscripción con ETB de los anexos técnico y financiero-comercial con las modificaciones surtidas durante la ejecución de los mismos. Por lo tanto, los temas que no fueron desarrollados en este informe podrán ser valorados posteriormente.




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4.- CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

ANEXO:

CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE OBSERVACIONES13 (HALLAZGOS)14

CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN15

1. ADMINISTRATIVOS

3 N.A 3.1.1.; 3.1.2.; 3.2.1.

2. DISCIPLINARIOS 0 N.A

3. PENALES

0 N.A

4. FISCALES 0 N.A

N.A: No aplica.

13 Aplica para el caso del Informe preliminar. 14 Aplica para el caso del Informe final. 15 Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.


INFORME FINAL1 DE VISITA DE CONTROL FISCAL INGRESOS NO ... · Diana Marcela Cifuentes Díaz...

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