INFORME FINAL Trabajo de grado DAVID ALBERTO …

INFORME FINAL

Trabajo de grado

DAVID ALBERTO RODRÍGUEZ GIL

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Y ESTUDIO DE TIEMPOS EN EL ÁREA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

Director

CESAR VARGAS HERNÁNDEZ

Ms (c) Ingenieria Industrial

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ, D.C. 2019

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Contenido ABSTRACT. ........................................................................................................................................... 4

RESUMEN ............................................................................................................................................. 4

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 6

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.......................................................................................... 7

2. OBJETIVOS.................................................................................................................................... 8

2.1 GENERAL .................................................................................................................................... 8

2.2 ESPECÍFICOS .............................................................................................................................. 8

3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 9

4. MARCO TEÓRICO ...................................................................................................................... 10

5. ALCANCES Y LIMITACIONES ...................................................................................................... 12

5.1 ALCANCE .................................................................................................................................. 12

5.2 LIMITACIONES ......................................................................................................................... 12

6. METODOLOGÍA .......................................................................................................................... 13

7. RECURSOS Y PRESUPUESTO ................................................................................................... 14

8. CRONOGRAMA .......................................................................................................................... 15

9. IMPLEMENTACIÓN.................................................................................................................... 16

9.1 MAPA DE PROCESOS ............................................................................................................... 16

10. DIAGNÓSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE MESA DE ENTRADA .................................. 17

10.1 LOCACIONES Y HERRAMIENTAS PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA ............ 17

11. ESTUDIO DE MÉTODOS Y MOVIMIENTOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE MESA DE

ENTRADA ........................................................................................................................................... 20

11.1 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE

REGISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS ..................................................................................... 21

11. 2 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO DE

SENTENCIA .................................................................................................................................... 22

11.3 PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA ............... 23


REGISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, NUEVO MÉTODO .................................................... 25


SENTENCIA, NUEVO MÉTODO .................................................................................................... 26

12. ESTUDIO DE TIEMPOS EN MESA DE ENTRADA ..................................................................... 27

12.1 CRONOMETRAJE.................................................................................................................... 28

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13. PROPUESTA DE MEJORA MESA DE ENTRADA, CANTIDAD DE OPERARIOS ..................... 30

14. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE MESA DE ENTRADA ........ 32

15. DIAGNÓSTICO DEL PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA .............................................. 40

16. ESTUDIO DE TIEMPOS PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA ........................................ 40

16.1 FASE 1 ...................................................................................................................................... 40

16.2 FASE 2 ...................................................................................................................................... 43

16.3 FASE 3 ...................................................................................................................................... 47

16.4 RESUMEN GENERAL MESA DE SALIDA ............................................................................ 48

17. PROPUESTA DE MEJORA MESA DE SALIDA, CANTIDAD DE OPERARIOS ......................... 50

18. ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ................................................................... 50

18.1 CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE MESA DE

SALIDA ............................................................................................................................................ 51

20. CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 56

21. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 57

Anexo 1. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE

TRANSFERENCIAS ............................................................................................................................ 58

Anexo 2 CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Y

CONTROL DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES.............................................................................. 65

Anexo 3. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE

CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES CONTRACTUALES ............................................................ 72

Anexo 4. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN

DOCUMENTAL ................................................................................................................................... 80

Anexo 5. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO MESA DE ENTRADA ........................ 86

Anexo 6. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO MESA DE SALIDA ............................. 88

Anexo 7. PROPUESTA INDICADORES GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .... 90

Anexo 8. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y CONTROL DE

PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES ....................................................................................................... 93

Anexo 10. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

CONTRACTUALES ............................................................................................................................. 95

Anexo 11. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ...... 97

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ABSTRACT.

In this study, a diagnosis of the current procedures was made in the documentary management

unit of the Ministry of Justice and law with the aim of documenting these procedures and

designing a proposal for improvement, specifically in the procedures for the filing and dispatch

of documents through the analysis, characterization and study of the Times of these procedures.

The information was collected through interviews and personal consultations with the actors

involved, in order to properly characterize the procedures. The search for the improvement

proposal focused on the registration and dispatch procedures as these were the most relevant to

the dependency by invulocating users both internal and external to the Ministry. Was selected to

the officials most suited to perform the study, through the observation and determined the size of

the sample according to the cycle time of each procedure. The procedures were divided into

elements for the corresponding preparation of time recording formats. By means of the

cumulative timing technique, the times were recorded in the previously designed formats, and

the observed times were found, which were analyzed in the formats suggested by the

International Labour Organization, to calculate the Standard Times of the procedures. For the

document filing procedure, a movement study was carried out using bimanual diagrams in which

a more efficient method of performing this task was found. Through the daily demand statistics,

the standard times obtained and the proposal for improvement in the procedures, a reduction in

cycle times and a reduction in the number of officials involved in the procedures were achieved,

resulting in significant savings of time and money for the State Entity.

Key words: Study of times, study of movements, standard times.

RESUMEN

En el presente estudio, se realizó un diagnóstico de los procedimientos actuales en la

dependencia de Gestión Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho con el propósito de

documentar estos procedimientos y diseñar una propuesta de mejora, especificamente en los

procedimientos de radicación y despacho de documentos a través del análisis, caracterización y

estudio de tiempos de dichos procedimientos. Se recopiló la información por medio de

entrevistas y consultas personales a los actores involucrados, con el fin de caracterizar de manera

idónea los procedimientos. La búsqueda de la propuesta de mejora se centró en los

procedimientos de radicación y despacho al ser estos, los más relevantes para la dependencia al

invulocrar usuarios tanto internos como externos al Ministerio. Se seleccionó a los funcionarios

más idóneos para realizar el estudio, por medio de la observación y se determinó el tamaño de la

muestra según el tiempo de ciclo de cada procedimiento. Se dividieron los procedimientos en

elementos para la correspondiente elaboración de los formatos para el registro de tiempos. Por

medio de la técnica del cronometraje acumulativo, se registraron los tiempos en los formatos

5

diseñados previamente, y se hallaron los tiempos observados, que se analizaron en los formatos

sugeridos por la Organización Internacional del Trabajo, para calcular los tiempos estándar de

los procedimientos. Para el procedimiento de radicación de documentos, se realizó un estudio de

movimientos por medio de diagramas bimanuales en el que se encontró un método más eficiente

de realizar esta tarea. Por medio de las estadisticas de demanda diaria, los tiempos estándar

obtenidos y la propuesta de mejora en los procedimientos, se logró obtener una reducción en los

tiempos de ciclo y una reducción en el número de funcionarios involucrados en los

procedimientos, repercutiendo en un ahorro significativo de tiempo y dinero para la Entidad

Estatal.

Palabras clave: Estudio de tiempos, estudio de movimientos, tiempos estándar.

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INTRODUCCIÓN

Durante la segunda guerra mundial reducir el tiempo de fabricación de los aviones de combate

enviados por las naciones beligerantes, fue un factor determinante para convertirse en el

vencedor en el campo de batalla; debido a la gran cantidad de bajas y pérdida frecuente de

aeronaves, era imprescindible producir la mayor cantidad de aviones en el menor tiempo posible.

Actualmente, organizaciones, empresas y entidades buscan obtener la mayor cantidad de

utilidades disponiendo de la menor cantidad de recursos posibles. Uno de estos valiosos recursos

es el tiempo.

En este contexto, para salvaguardar este recurso, y siendo congruentes con la tendencia actual de

proliferación de las empresas dedicadas al sector de servicios, el presente documento pretende

estudiar minuciosamente los tiempos de radicación y entrega de documentos en el grupo de

gestión documental del Ministerio de Justicia y el Derecho para encontrar una propuesta de

mejora en los procedimientos, que busca repercutir directamente en la reputación del Ministerio

a través de sus tiempos de servicio garantizando la satisfacción del cliente, y en la reducción de

tiempos en los procesos que se traducen en un ahorro económico para la entidad, y mejores

condiciones para los trabajadores aumentando los índices de productividad.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La política del actual gobierno exige que cada uno de sus ministerios dentro de su organización

interna, contenga debidamente organizados y documentados sus procesos. El Ministerio de

Justicia y del Derecho no es la excepción, por esta razón, se han planteado el reto de realizar la

descripción y caracterización de los procesos que realizan en sus dependencias, específicamente

en la dependencia de gestión documental. A pesar de que dicha dependencia realiza sus

procedimientos desde hace tiempo, solo las personas que trabajan allí por su experiencia son los

únicos que conocen la forma como se hace las cosas en esta dependencia. En este orden de ideas,

se hace necesario realizar un levantamiento de estos procesos para facilitar el reentrenamiento

de nuevo personal, y adquirir herramientas que les permitan controlar dichos procesos. Por otro

lado, la política de facilitarle la accesibilidad al ciudadano del común a todas las entidades del

gobierno, ha centrado la atención en los procesos de atención, recepción y entrega de

documentos que se radican en el ministerio, en este sentido se vuelve conveniente desarrollar un

estudio de tiempos y movimientos para mejorar los tiempos de servicio garantizando la

satisfacción de los usuarios.

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2. OBJETIVOS

2.1 GENERAL

Diseñar una propuesta de mejora en los procesos de radicación y despacho del área de gestión

documental del Ministerio de Justicia y del Derecho a través de la caracterización, análisis,

estudio de tiempos y movimientos de dichos procesos.

2.2 ESPECÍFICOS

Hacer un diagnóstico de los procesos que se llevan a cabo actualmente en el área de gestión

documental en el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Recopilar información por medio de la observación de los procedimientos y por medio de

entrevistas a los actores involucrados directamente en los procesos en estudio.

Estructurar propuesta de mejora de los procesos que se llevan a cabo actualmente en el área de

gestión documental en el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Socialización del trabajo desarrollado en la pasantía al personal del Ministerio de Justicia y del

Derecho y a los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

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3. JUSTIFICACIÓN

Este proyecto adquiere una gran relevancia a nivel profesional al abordar un estudio de tiempos,

al ser ésta, el área de estudio predilecta de uno de los precursores más importantes de la

Ingeniería Industrial como Frederick Taylor, debido a que implica un análisis de Ingeniería

Industrial en su estado puro. Al ser un proyecto pensado para el sector público puede convertirse

en una guía o modelo aplicable a los otros ministerios como una herramienta útil para el nuevo

gabinete que comienza a gobernar en el periodo 2018-2022. A nivel personal adquiere un

carácter especial, al convertirse en una modalidad de grado que a diferencia de otras, me permite

una aplicación directa de los conocimientos adquiridos durante la carrera en un contexto real y

tangible, que me permitirá desarrollar mejores herramientas para desenvolverme en mi vida

profesional.

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4. MARCO TEÓRICO

Frederick W. Taylor es considerado generalmente el fundador del estudio moderno de tiempos

en Estados Unidos. Sin embargo, en Europa se realizaron estudios de tiempos muchos años antes

de la época de Taylor. En 1760, Jean Rodolphe Perronet, un ingeniero francés, hizo un gran

número de estudios de tiempos sobre la fabricación de broches comunes número 6, mientras que

60 años más tarde, el economista inglés Charles W. Babbage efectuó estudios de tiempos acerca

de la fabricación de broches comunes número 11.

En la actualidad es más reconocido y referenciado el trabajo desarrollado por Taylor acerca de

los principios de la administración científica, que logró desarrollar gracias a su experiencia

adquirida como trabajador en los talleres y compañías de acero estadounidenses, donde comenzó

a estudiar el trabajo desde un enfoque científico.

Cada tarea debía tener un tiempo estándar determinado mediante estudios de tiempos realizados

por expertos. En el proceso de asignación de tiempos. Taylor propuso dividir la tarea en

pequeños fragmentos de esfuerzo conocidos como “elementos”. Los expertos median el tiempo

de dichos fragmentos en forma individual y utilizaban colectivamente los valores para

determinar el tiempo permitido para cada tarea.

Desde entonces el estudio de tiempos se ha convertido en una técnica ampliamente utilizada en

empresas y organizaciones por sus beneficios como la disminución de los tiempos requeridos

para llevar a cabo tareas y la mejora continua de la calidad y confiabilidad de los productos y

servicios.

Este método consiste en una serie de pasos sistemáticos, que incluyen: seleccionar las tareas que

se pretenden mejorar, registrar la información acerca del trabajo, descomponer el trabajo en

actividades pequeñas o elementos, analizar los elementos y determinar el tamaño de la muestra,

medir el tiempo de cada elemento generalmente con un cronómetro, realizar el análisis de los

tiempos observados, determinar los tiempos estándar, e identificar oportunidades de mejora.

Por otro lado, el lugar de aplicación del estudio, en este caso, el Ministerio de Justicia y del

Derecho es una entidad del nivel central, cabeza del Sector Justicia y del Derecho, que lidera el

desarrollo de políticas públicas en materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, en el

marco de un Estado Social y Democrático de Derecho. El sector Justicia y del Derecho, el cual

lidera, está conformado por las siguientes entidades adscritas: La Unidad de Servicios

Penitenciarios y Carcelarios USPEC, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, la

Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado ANDJE, la Superintendencia de Notariado

y Registro SNR y la Dirección Nacional de Estupefacientes DNE.

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Adicionalmente, el Ministerio de Justicia y del Derecho es la entidad del Estado que se encarga

de coordinar las relaciones entre la Rama Ejecutiva, la Rama Judicial, el Ministerio Público y los

organismos de control para el desarrollo y consolidación de la política pública en materia de

justicia y del derecho a través de la formulación, adopción, promoción y coordinación de las

políticas y estrategias en: racionalización, reforma y defensa del ordenamiento jurídico; gestión

jurídica pública del derecho; ejercicio de la profesión de abogado; socialización de la

información jurídica; justicia transicional y restaurativa; y las que faciliten el acceso a la justicia

formal y a la alternativa, en el marco del mandato contenido en las normas vigentes, al igual que

las de lucha contra las drogas ilícitas, lavado de activos, enriquecimiento ilícito, financiamiento

del terrorismo, administración de bienes incautados y acciones de extinción de dominio.

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5. ALCANCES Y LIMITACIONES

5.1 ALCANCE

El presente estudio pretende optimizar los procesos que se llevan a cabo dentro del área de

gestión documental, dentro de los lineamientos estipulados por el archivo general de la nación

que debe cumplirse para todas las entidades públicas.

5.2 LIMITACIONES

El modelo de procedimientos que se pretende implementar es exclusivo para el Ministerio de

Justicia y del Derecho, debido a cuestiones como distribución de planta y ubicación de

dependencias. Sin embargo algunos procedimientos pueden servir de guía de implementación en

otras entidades públicas o empresas privadas.

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6. METODOLOGÍA

Para el desarrollo del proyecto se llevará a cabo la siguiente metodología

1. Fase uno: Reconocimiento de procesos. En la primera fase se recopilará información acerca de

los tipos de procesos que se llevan a cabo, así como las actividades que las componen, con el fin

de comprender el funcionamiento de los mismos. Esta indagación se realizará por medio de

entrevistas o consultas personales a los actores involucrados en los procesos con el fin de

caracterizar de manera idónea los procesos.

2. Fase dos: Seleccionar. Se identificará los procesos que son relevantes para la entidad y se

seleccionará a los operarios idóneos para hacer el estudio. Se determinará el tamaño de la

muestra según el tiempo de ciclo de cada proceso y se dividirán los procesos en elementos para

la correspondiente elaboración de los formatos para el registro de tiempos.

3. Fase tres: Registrar. Se consignarán los datos de los tiempos observados en los formatos

elaborados en la fase anterior, indicando los detalles de cada medición, como la fecha, hora,

nombre del proceso, nombre del operario y los demás detalles que se consideren pertinentes.

4. Fase cuatro: Informe Final. Consistirá en el tratamiento y análisis de los datos recolectados en

la fase anterior con el objetivo de hallar los tiempos estándar de cada proceso y realizar las

correspondientes propuestas de mejora.

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7. RECURSOS Y PRESUPUESTO

Los recursos y presupuesto estimado para este estudio se precisan a continuación:

Fuente: Autoría propia

15

8. CRONOGRAMA

De acuerdo a las fases propuestas en la metodología del proyecto, las actividades se ejecutaron

con base en el siguiente cronograma:


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9. IMPLEMENTACIÓN

9.1 MAPA DE PROCESOS

El Ministerio de Justicia y del Derecho, dentro de su mapa de procesos está conformado por los

procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Dentro de los procesos de apoyo se encuentra el

proceso de Gestión Documental identificado como P-GD, en particular unos de los

procedimientos que pertenecen al proceso de Gestión Documental y que son el objeto del

presente estudio a saber son los procedimientos de mesa de entrada identificado como recepción,

registro, radicación y distribución de comunicaciones oficiales P-GD-01, y el procedimiento de

mesa de salida identificado como gestión de la correspondencia interna con destino externo e

interdependencias P-GD-02.

Ilustración 1: Mapa de Procesos Ministerio de Justicia y del Derecho.

Fuente: www.minjusticia.gov.co

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10. DIAGNÓSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE MESA DE ENTRADA

Se realizó el diagnóstico con las personas involucradas directamente en el procedimiento de

mesa de entrada, en este caso los radicadores del Grupo de Gestión Documental del Ministerio

de Justicia y del Derecho. Se realizaron las correspondientes entrevistas a los radicadores en la

que indicaban los detalles de su actividad laboral junto con las condiciones y herramientas que

utilizan para el ejercicio de las mismas. Para adquirir dicha información se utilizó el siguiente

formato.


Posteriormente, se recogió un informe más detallado del procedimiento, indicando las

locaciones, tipo y referencia de máquinas usadas por los radicadores, para tener un conocimiento

global del procedimiento. En particular, para el procedimiento de mesa de entrada:

10.1 LOCACIONES Y HERRAMIENTAS PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA

EL funcionario radicador recibe la documentación y verifica que la misma vaya correctamente

foliada y que vaya dirigido al ministerio de justicia y del derecho, esta operación la realiza el

operario de la ventanilla.

El diligenciamiento en el formulario SIGOB lo hace cualquier funcionario radicador, que

diligencia los datos básicos del remitente en el computador,

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Figura 1: Computador utilizado por los radicadores.

Fabricante: Computador Hewlett-Packard Company

Modelo: HP EliteDesk 800 G1 SFF

Procesador: Intel(R) Core(TM) i5-4570 CPU @3.20 GHz 3.20 GHz

Memoria Instalada (RAM): 4,00 GB

Tipo de sistema: Sistema Operativo de 64 bits.

El funcionario radicador diligencia el formato electrónico Nueva correspondencia, en el que se

diligencia información adicional como la urgencia del radicado la tipología y un breve resumen

con el fin de facilitar su búsqueda.

Una vez llenado el formulario, el funcionario procede a imprimir el sello del radicado en la

validadora.

Figura 2: Validadora para la impresión de sellos.

Tipo: Validadora Impresora

Marca: Epson TMV590S

Una vez impreso el sello, el funcionario radicador procede a escanear el número de folios o

anexos que presente la solicitud, en el scanner,

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Figura 3: Scanner para la digitalización de los radicados.

Tipo: Scanner

Marca: Kodak Modelo DS860

El Funcionario radicador transfiere la versión digitalizada del documento radicado a la

dependencia correspondiente.

El funcionario radicador acumula cierto monto de papeles al lado derecho del escritorio y luego

los transporta hasta el mueble donde los engaveta.

Figura 4: Gaveta clasificadora por dependencias.

Cada dos horas otro funcionario recoge la documentación y la transporta a las respectivas

dependencias.

El funcionario imprime la planilla y distribuye la documentación en cada dependencia piso por

piso. En cada dependencia una persona recibe la documentación verificando que los documentos

recibidos coinciden con los de la planilla, y procede a firmar el recibido.

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11. ESTUDIO DE MÉTODOS Y MOVIMIENTOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE MESA

DE ENTRADA

Para el procedimiento de radicación se analizaron dos casos de estudio por medio de la

herramienta de diagramas bimanuales. En el primer caso se analizó el proceso de radicación de

un registro de Sustancias Químicas, que según las muestras de tiempo y la observación del

analista es uno de los tipos de documentos que se radica más fácilmente y en el menor tiempo.

Para el segundo caso, la muestra correspondió al proceso de radicación de una sentencia de un

proceso judicial, que por la información que contiene y la cantidad de anexos es un tipo de

documento que más tiempo requiere para su radicación en el Ministerio. En este orden de ideas,

con cada uno de los casos analizados se realizó el correspondiente diagnóstico y análisis del

procedimiento por medio de filmación y descripción de cada uno de los movimientos en que se

descompone la tarea.

Por medio de la filmación del proceso se midieron los tiempos en el video, que tomaron cada una

de las actividades, que permitieron la elaboración de los diagramas bimanuales donde se

obtuvieron los siguientes resultados:

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11.1 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN

DOCUMENTO DE REGISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS

Figura 5: Diagrama Bimanual, radicación de un registro método actual.

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11. 2 DIAGRAMA BIMANUAL PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN DE UN

DOCUMENTO DE SENTENCIA

Figura 6: Diagrama Bimanual, radicación de una sentencia método actual.

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11.3 PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCEDIMIENTO DE MESA DE ENTRADA

Para el procedimiento de radicación basado en los diagramas bimanuales, y la filmación del

procedimiento se identificaron las siguientes acciones de mejora que podrían optimizar el

procedimiento

Para el caso de la radicación de la sentencia:

1. Eliminar la actividad de sacar los ganchos del documento, por parte del radicador, debido

a la variedad de documentos, dicha actividad puede tomar bastante tiempo en algunos

casos aumentando considerablemente el tiempo de radicación. En lugar de esto, se optó

por colocar un aviso que le indicara a los usuarios que al momento de radicar sus

documentos, únicamente serían recibidos, si y solo si, los documentos estaban sin

ganchos y debidamente numerados en la parte inferior de la hoja.

2. Ubicar siempre la cosedora en la parte derecha del escritorio, facilitando el alcance y la

cómoda utilización de la misma.

Figura 7: Posición sugerida para la cosedora.

3. Ubicar la glicerina en un sitio fijo, en este caso el lugar más conveniente es entre la

validadora y el teclado, en la parte izquierda del escritorio debido a que al observar los

movimientos de la mano izquierda del radicador son repetitivos en esa zona y le facilita

su rápido alcance.

Figura 8: Posición sugerida para la Glicerina.

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4. En el momento de digitar la información del sobre, ubicar el encabezado del sobre en la

parte delantera del teclado, para que le permita al radicador digitar con ambas manos

simultáneamente mientras observa fácilmente los datos contenidos.

5. Ubicar la cosedora grande en un sitio fijo al alcance, en este caso la posición más

conveniente es en la parte derecha del escritorio delante del escáner, para que le permita

al radicador ubicarla fácilmente y evitar que se enrede con otros objetos.

Figura 9: Posición sugerida para la Cosedora grande.

Para el caso de la radicación del registro de una sustancia química:

1. Ubicar la cosedora pequeña al lado derecho del escritorio permitiéndole al radicador

acceder más fácil y rápidamente con su mano derecha.

Figura 10: Posición sugerida para la Cosedora grande.

PRUEBA PILOTO

Para comprobar la eficacia de las acciones de mejora puestas a consideración, se realizaron las

pruebas piloto con la puesta en práctica de las mejoras para cada caso de radicación, y se

obtuvieron los siguientes diagramas bimanuales.

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DOCUMENTO DE REGISTRO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, NUEVO MÉTODO

Figura 11: Diagrama Bimanual, Radicación de registro, nuevo método.

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DOCUMENTO DE SENTENCIA, NUEVO MÉTODO

Figura 12: Diagrama Bimanual, Radicación de una sentencia, nuevo método.

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Al aplicar las pruebas piloto, comparando las figuras 5 y 11, el tiempo de radicación de un

documento de registro de sustancias químicas disminuyó de 80.6 a 75.5 segundos, y al analizar

las figuras 6 y 12, el tiempo de radicación de un documento de sentencia disminuyó de 206.9 a

179.8 segundos, que se traduce un ahorro significativo de tiempo considerando que se radican un

promedio de 200 documentos diarios.

12. ESTUDIO DE TIEMPOS EN MESA DE ENTRADA

Para determinar la cantidad de muestras requeridas en el estudio de tiempos, se tomó el tiempo

de ciclo de radicación de varios documentos seleccionados aleatoriamente, en los que se

encontró que los tiempos de ciclo de radicación oscilaban alrededor del rango entre dos y cinco

minutos. Según la tabla de la General Electric, para este caso el número de muestras requeridas

debe ser a lo menos 15.

TABLA NO 1. TAMAÑO DE LA MUESTRA EN FUNCIÓN DEL TIEMPO DE CICLO

SEGÚN LA GENERAL ELECTRIC.

Por medio de la observación, se descompuso el procedimiento de radicación, en varios pasos o

pequeñas actividades más conocidas como “elementos” en el argot de los analistas de tiempos.

Para el procedimiento de radicación, se identificaron seis elementos, que junto con el tamaño de

la muestra permitieron la elaboración del formato para el registro de tiempos de radicación.

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TABLA 2.FORMATO PARA EL REGISTRO DE TIEMPOS DE RADICACIÓN


Debido a que los tiempos de ciclo son pequeños, el método de cronometraje que se decidió

utilizar fue el cronometraje acumulativo en lugar del cronometraje de vuelta a cero, con el fin de

disminuir la probabilidad de error al registrar los datos. Con este método se registra el tiempo de

terminación de cada elemento, para luego hacer las restas sucesivas y determinar el tiempo

empleado por cada elemento.

12.1 CRONOMETRAJE

La selección del operario, en este caso la radicadora, se tuvo en cuenta teniendo en cuenta el

ritmo de trabajo promedio observado y el criterio del jefe del Grupo de Gestión Documental.

Usando el cronometraje acumulativo, para la radicadora en estudio, se obtuvo los siguientes

tiempos registrados:

Tabla 3. Cronometraje Acumulativo en Radicación

Realizando las restas sucesivas se encontraron los tiempos por elementos:

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Tabla 4. Tiempos por elementos de Radicación

Una vez, identificados los tiempos por elementos, se registran en el formato para medición de

tiempos de la Organización Internacional del trabajo.

Tabla 5. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, Mesa de Entrada

Dónde:

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C: calificación del ritmo del operario

LC: Lectura de cronómetro

TO: Tiempo Observado o Tiempo por Elemento

TN: Tiempo Normal; Se calcula como el producto entre TO y C.

Para el caso del procedimiento de radicación, según los datos analizados el tiempo estándar de

radicación de un documento, es de 2,49 minutos.

13. PROPUESTA DE MEJORA MESA DE ENTRADA, CANTIDAD DE OPERARIOS

Considerando la demanda externa de radicados en el ministerio, se determinó la cantidad de

operarias necesarias en el procedimiento de radicación.

Según los datos del aplicativo SIGOB, del Ministerio la demanda diaria de tres días

seleccionados aletoriamente están dadas por:

Tabla 6. Documentos radicados por mesa de entrada

Teniendo cuenta el horario de trabajo de los funcionarios radicadores y el porcentaje de holgura

según las recomendaciones de la OIT:

Tabla 7. Turno de un radicador.

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Basándonos en el cálculo de los tiempos estándar, se estableció un rango para determinar la

capacidad de un radicador de atender un requerimiento en función del tiempo disponible:

Tabla 8. Capacidad del radicador en función del tiempo disponible

Se plantearon tres escenarios de demanda alta, media y baja, en función de la cantidad de

radicadores que el ministerio podría utilizar.

Tabla 9. Capacidad de los radicadores en un escenario de Demanda Alta.

Tabla 10. Capacidad de los radicadores en un escenario de Demanda Media.

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Tabla 11. Capacidad de los radicadores en un escenario de Demanda Baja.

Analizando las tablas anteriores, se infiere que empleando un solo radicador, no daría abasto en

los escenarios de demanda alta y de demanda media. Por otro lado, empleando tres radicadores

tendrían tiempo más que suficiente para atender en cualquiera de los tres escenarios. Por lo tanto,

la cantidad adecuada de radicadores en el procedimiento de radicación son dos, debido a que

cuenta con el tiempo aceptado para atender los requerimientos en los escenarios de media y alta

demanda, y con una capacidad holgada de tiempo en el escenario de demanda baja.

14. CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE MESA DE

ENTRADA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción, registro, radicación y distribución de

comunicaciones oficiales

CÓDIGO: P-GD-01. Donde P: representa al proceso, GD: representa a la dependencia de

Gestión Documental, y el 01 representa al procedimiento 1 dentro del proceso de gestión

documental

1. OBJETIVO: Establecer la metodología para recibir, registrar, radicar y distribuir la

correspondencia externa remitida a la Entidad.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la recepción hasta la distribución de las

comunicaciones a las dependencias de destino dentro del Ministerio de Justicia y del

Derecho.

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Toda la correspondencia física y electrónica debe ingresar por el Grupo de Gestión

Documental y por la Oficina de Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del

Derecho, ya que las dependencias no deben recibir oficios originales. A excepción de

documentación en la cual alleguen propuestas de diferentes modalidades de contratación y/o

documentación personal como regalos, tarjetas de crédito etc.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador del Grupo de Gestión Documental.

4. GLOSARIO:

- Aplicativo de Gestión de Correspondencia: Es el sistema de información utilizado por el

Ministerio para el registro, control y trámite de correspondencia.

- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso

de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a

la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,

la información, la investigación y la cultura.

- Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos producidos, y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un

proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

- Buzón de fax: El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con un buzón de correo

electrónico en el cual se reciben todas las comunicaciones enviadas por vía fax.

- Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o

públicas y correspondencia personal o privada.

- Comunicación o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicación en la que la

autoridad asienta su voluntad con intención de generar una orden o acatar una directriz, ejemplo:

Leyes, Decretos, Acuerdos, Sentencias, Resoluciones, Circulares, Directivas y afines.

- Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la

autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo:

los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e

inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y

certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los

balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los

contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.

34

- Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación que asienta una

información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas,

etc.

- Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas

durante el desarrollo de las funciones asignadas legalmente al Ministerio de Justicia y del

Derecho, independientemente del soporte y medio utilizado.

- Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a través de la

Ventanilla Única de Radicación del Grupo de Gestión Documental, dirigidas al Ministerio y a

sus funcionarios o contratistas.

- Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en

externas e internas, y enviadas y recibidas. Se considerarán oficiales las comunicaciones que

sean recibidas o producidas en el Ministerio de Justicia y del Derecho, las cuales siempre deben

ser radicadas en la Ventanilla Única de Correspondencia del Grupo de Gestión Documental; por

lo tanto, ningún empleado del Ministerio está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a

través de otras oficinas o dependencias.

- Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la

Ventanilla Única de Radicación del Grupo de Gestión Documental, dirigida al Ministerio, a sus

funcionarios o contratistas y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario

y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así,

cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial.

- Comunicación urgente certificada: Es la comunicación que de acuerdo al grado de

prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe

ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de

contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos

y documentos afines.

Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados dentro

de la presentación del sistema de gestión.

- Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo

electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Ministerio, y a sus funcionarios o contratistas.

- Correo postal: El correo postal es un sistema dedicado a transportar alrededor del mundo

documentos escritos, así como, paquetes de tamaño pequeño o mediano (encomiendas). Todo

envío a través del sistema postal es llamado correo o correspondencia. Actualmente tenemos

como ejemplo las empresas: SPN 4-72, Servientrega, Envía, Deprisa, Fedex, entre otras.

35

- Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las

entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las

instituciones.

- Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla

del Grupo de Gestión Documental, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al

destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la

contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios,

tarjetas, invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a las autoridades del

Ministerio de Justicia y del Derecho. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún

trámite, ni responsabilidad para el Ministerio de Justicia y del Derecho.

- Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros)

en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

- Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

- Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo

electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que

puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

- Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su

ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada

conforme a los principios y procesos archivísticos.

- Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

- Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

- Documento público: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su

cargo o con su intervención.

- Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos

generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo

asunto.

- Expediente Electrónico o de Archivo: Conjunto de documentos y actuaciones

Electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento,

acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la

36

integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan

electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

- Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

- Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o

comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet, el correo

electrónico, el telegrama o el telefax.

- Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el

Ministerio de Justicia y del Derecho registra la información y asigna un número único

consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas o producidas, dejando constancia de la

fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los

términos de vencimiento que establezca la ley.

5. POLITICA DE OPERACIÓN

5.1 En el actual procedimiento se aplicarán las pautas establecidas por el Consejo Directivo del

Archivo General de la Nación, correspondiente a la administración de las comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,

específicamente el acuerdo No 060 de 2001del AGN.

5.2 De acuerdo con la Directiva Presidencial de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la

Política Cero Papel en la Administración Pública; los funcionarios del Ministerio de Justicia y

del Derecho no deben generar impresión de los documentos digitalizados en el aplicativo de

gestión de correspondencia, de tal forma que todas las consultas se realizarán físicamente en el

expediente original y digitalmente en el aplicativo.

Igualmente, las notificaciones de procesos judiciales, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, o

comunicaciones electrónicas que sean remitidos a los correos electrónicos de los funcionarios o

dependencias, que requieran radicación, deben ser remitidas al correo asignado al Grupo de

Gestión Documental; quienes a su vez, realizarán la radicación de dichos documentos en el

aplicativo de gestión de correspondencia y ésta será remitida al funcionario o contratista que

tenga la competencia para dar respuesta a éstos, según los lineamientos consignados en este

procedimiento.

En este sentido, el funcionario a quien se le remite la documentación, puede identificar si es un

documento electrónico en el Aplicativo de Gestión de Correspondencia, en el campo que señala

el medio de recepción E-mail.

37

5.3 Las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (incluidas las de protección de datos

personales) recibidas en el correo asignado al Grupo de Gestión Documental, serán radicadas

bajo la codificación EXT.

5.4 Cuando existan errores en la radicación y se anulen los consecutivos, el funcionario o

contratista radicador debe solicitar la anulación del mismo con la debida justificación por correo

electrónico al Coordinador(a) del Grupo de Gestión Documental o a quien sea delegado para esta

función. El Coordinador o funcionario encargado, deberá registrar en el Aplicativo de Gestión de

Correspondencia la justificación de la anulación junto con el nuevo número de radicado.

Adicionalmente, las dependencias también pueden solicitar la anulación soportada con la debida

justificación.

5.5 El Grupo de Gestión Documental designará un funcionario o contratista responsable de

revisar a diario el buzón de fax del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien reenviará estos

mensajes al correo electrónico asignado por el Grupo de Gestión Documental, con el fin de ser

radicado como documento electrónico, tal como se evidencia en la segunda parte del presente

procedimiento.

5.6 En el caso de fallas o suspensión del Aplicativo de Gestión de Correspondencia, como plan

de contingencia, se colocará sello manual a la correspondencia recibida, y los funcionarios

radicadores relacionarán la documentación de trámite urgente en la Planilla F-GD-01-03

“Registro de Comunicaciones Oficiales Externas Urgentes y Contingencia”, realizarán la debida

digitalización y entrega original del documento, posteriormente se registrará cuando el aplicativo

se encuentre en funcionamiento. Así mismo, se solicitará el documento original para poder

ponerle el consecutivo del radicado y se informará mediante correo electrónico al ciudadano o

empresa que realizó la solicitud de radicación.

5.7 Horario de recibo y entrega de Documentación:

La Ventanilla Única de Correspondencia recibe la documentación de lunes a viernes en el

horario de: 8:00 a.m.a 03:30 p.m. en jornada continua y la radicación de documentos por parte de

los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho se realizará de lunes a viernes en el

horario de: 8:00 a.m. a 05:00 p.m. La entrega de correspondencia a las dependencias se realizará

en los siguientes horarios: 10:00 a.m., 2:00 p.m. y 4:00 p.m.

De esta manera aquellos funcionarios a los que se les haya remitido la documentación, deberán

revisar constantemente su bandeja de entrada en el aplicativo de gestión de correspondencia;

toda vez, que el documento físico será entregado en los horarios anteriormente señalados.

Si la dependencia requiere el documento físico de manera inmediata y de carácter urgente, el

funcionario responsable de recibir la correspondencia debe dirigirse personalmente a la

ventanilla única de correspondencia, con el fin de realizar la solicitud; de esta manera, se dará

prioridad a estos requerimientos y se realizará la respectiva entrega fuera del horario establecido.

38

Se dará prioridad a la entrega de documentación que contiene términos de horas como lo son:

tutelas, incidentes de desacato y habeas corpus. En el caso de recibir solicitudes del Honorable

Congreso de la República se conservará el documento físico en el Ministerio y se remitirá de

manera electrónica al Congreso de la República. Estos documentos serán entregados en la

ventanilla única de correspondencia y se utilizará la planilla automática que arroja el Aplicativo

de Gestión de Correspondencia.

5.8 Cualquier servidor público que tenga la función de radicación o sean enlace de

correspondencia en las dependencias debe leer el presente procedimiento antes de efectuar algún

tipo de radicación y debe recibir su respectiva capacitación por parte del Grupo de Gestión

Documental.

6. DESARROLLO

Tabla 12. Flujograma del Procedimiento de Mesa de Entrada

40

15. DIAGNÓSTICO DEL PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA

Para el procedimiento de mesa de salida se realizó un diagnóstico inicial con los formatos ya

mencionados para hacer el levantamiento de la información. Los involucrados en este caso hacen

referencia a los funcionarios designados para el procedimiento de mesa de salida. Entiendase

por mesa de salida, toda la correspondencia que es elaborada por cada una de las dependencias

del Ministerio con destino externo.

Los equipos de cómputo que usan los funcionarios de mesa de salida corresponden a la misma

referencia que los usados para radicación en mesa de entrada.

16. ESTUDIO DE TIEMPOS PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA

Por cuestiones prácticas, se dividió este procedimiento en tres fases:

Fase 1

Corresponde a la actividad que se realiza al recibir los oficios de las dependencias, firmar la hora

y sello de recibido, digitalizar el oficio y entregarle la copia de recibido al solicitante.

Fase 2

Corresponde a la actividad de ingresar los datos de los oficios a una planilla en excel, y generar

las órdenes de servicio por medio de un aplicativo virtual, que serán entregadas a los mensajeros

de la empresa de correspondencia contratada.

Fase 3

Corresponde a la actividad de verificar la trazabilidad de los oficios enviados por medio de un

código que identifica cada sobre enviado y que permite consultar el estado de la entrega.

16.1 FASE 1

Para la fase 1, se cronometraron los tiempos de ciclo de la actividad obteniendo valores alrededor

de 1 minuto. Según la tabla de la general electric el número de muestras recomendado para este

tiempo de ciclo es de por lo menos 30 muestras.

41

Tabla 13. Cantidad de Muestras en función del tiempo de ciclo, mesa de salida

Para la fase 1, se identificarón 5 elementos, y el cronometraje se realizó nuevamente por medio

del método acumulativo, debido a los tiempos de ciclo que son relativamente cortos. Los

tiempos obtenidos fueron:

Tabla 14. Cronometraje Acumulativo Fase 1

Posteriormente analizamos estos tiempos en el formato establecido por la OIT, con el fin de

establecer los tiempos estándar:

42

Tabla 15. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, Fase 1.

43

De esta manera, según la tabla 15, el tiempo estándar total de la Fase 1 es de 0,61 minutos.

16.2 FASE 2

En la fase 2, se realizó el cronometraje acumulativo en el cual se lograron identificar 5

elementos:

Tabla 16. Cronometraje Acumulativo Fase 2

Es apropiado, indicar que los tiempos sombreados hacen referencia a la identificación de

elementos extraños dentro del estudio, como por ejemplo atender la solicitud de un compañero o

una demora por parte del computador al procesar la información, ente otros. Al ser elementos

que pueden afectar la medición del tiempo estándar, son excluidos del análisis de datos y son

registrados en la casilla de elementos extraños del formato de la OIT, como se observa en la

Tabla 17.

De la estandarización de los tiempos de la fase 2 por medio del formato de la OIT, se obtuvo la

siguiente información:

44

Tabla 17. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, Fase 2.

45

Para el caso de la Fase 2, el tiempo estándar calculado es de 0,51 minutos

Al finalizar esta fase, se procede a realizar la impresión de las órdenes de servicio, como esta

actividad se realiza una vez al dia, se recolectaron datos durante aproximadamente un mes para

realizar el correspondiente cronometraje acumulativo:

Tabla 18. Cronometraje acumulativo en la elaboración de órdenes de servicio

De la Tabla 18, realizando las correspondientes restas sucesivas, se obtienen los tiempos

observados para cada elemento.

Tabla 19. Tiempos observados para cada elemento en órdenes de servicio.

Al consignar los tiemos observados en formato de la OIT, se calcula el tiempo estándar por

medio del tratamiento de los datos, como sigue:

46

Tabla 20. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, órdenes de servicio

47

16.3 FASE 3

En el estudio de la fase 3, que corresponde a la fase de consultar la trazabilidad del documento

enviado, se descompuso la actividad en 3 elementos, por medio del cronometraje acumulativo se

obtuvo:

Tabla 21. Cronometraje acumulativo Fase 3

Al realizar las restas sucesivas de la tabla 21, se obtienen los tiempos observados que se

observan en la tabla 22:

Tabla 22. Tienpos Observados Fase 3

Los tiempos observados, luego se analizaron en los formatos de la OIT, para su correspondiente

tratamiento y calculo del tiempo estándar.

48

Tabla 23. Formato OIT para estimación de tiempos estándar, Fase 3

Del cual se infiere que el tiempo estándar total de la fase 3 es de 0,52 minutos.

16.4 RESUMEN GENERAL MESA DE SALIDA

Al resumir toda la información de los tiempos estandarizados dentro del procedimiento de mesa

de salida se obtiene la siguiente información:

49

Tabla 24. RESUMEN GLOBAL PROCEDIMIENTO DE MESA DE SALIDA

Al totalizar los tiempos estandarizados de las fases 1 y 2, el tiempo de espera del mensajero y el

tiempo requerido para generar las órdenes de servicio, podemos calcular el tiempo promedio que

tarda un sobre salir de las instalaciones del Ministerio,

Tabla 25. Tiempo promedio que tarda un oficio en salir del ministerio

Y al sumar el tiempo estándar total de la fase 3 junto con el tiempo que la empresa de

correspondencia contratada tarda en entregar el sobre y reportarlo en el aplicativo virtual sipost,

se puede estimar el tiempo promedio que tarda el sobre desde que sale del ministerio hasta ser

entregado a su destinatario final.

Tabla 26. Tiempo promedio que tarda un oficio desde el Ministerio hasta su Destinatario

50

17. PROPUESTA DE MEJORA MESA DE SALIDA, CANTIDAD DE OPERARIOS

Al calcular los tiempos estándar de las fases 1 y 2, se obtuvieron tiempos de 0,51 y 0,61 minutos,

respectivamente. Al observar el histórico de la correspondencia enviada en un periodo

seleccionado aletoriamente, se observa:

Tabla 27. No de oficios enviados por las dependencias en un periodo aleatorio.

Al considerar el escenario donde la demanda de oficios es más alta, en este caso, la

correspondiente a la fecha de Octubre 9, en la que se despacharon 93 sobres, los funcionarios

responsables de las fases 1 y 2 al emplear 47,43 y 56,73 minutos respectivamente, dentro de su

jornada laboral, disponen de más tiempo del necesario para realizar sus labores. Al considerar

este hecho, se realizó la prueba piloto de emplear un solo funcionario en el procedimiento de

mesa de salida, que efectivamente demostró, que se podía realizar esta labor, empleando

únicamente un funcionario en la ventanilla de mesa de salida.

Con respecto, a la fase 3, que corresponde a supervisar la trazabilidad de los oficios envíados, se

consideró prescindir de esta actividad, al pasar la propuesta a Secretaría General de implentar un

gestor documental que permitiera consultar en tiempo real el estado de entrega de los sobres

enviados por cada dependencia dl ministerio.

18. ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Al organizar toda la información recopilada por medio de entrevistas, observaciónes y otras

fuentes, se estandarizaron los procedimientos describiendo sus politicas de operación, asi como

los diagramas de flujo que describen detalladamente los procedimientos, y posteriormente se

formularon indicadores para medir los procedimientos en estudio:

Toda la documentación desarrollada para todos los procedimientos restantes de Gestión

Documental del Ministerio, asi como todos los indicadores de seguimiento elaborados, pueden

ser consultados en el capitulo de anexos, del presente estudio.

51

18.1 CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE MESA DE

SALIDA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de la correspondencia interna con destino externo

e interdependencias.



documental

1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la recepción, radicación, producción,

distribución, consulta y transferencia de documentos para su conservación y disposición final

para elaborar, registrar y controlar las comunicaciones internas con destino externo.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la recepción hasta la distribución de las

comunicaciones a las dependencias de destino dentro del Ministerio de Justicia y del

Derecho.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

Coordinador(a) de Grupo de Gestión Documental

4. GLOSARIO

- Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas

durante el desarrollo de las funciones asignadas legalmente al Ministerio de Justicia y del

Derecho independientemente del soporte y medio utilizado.

- Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la



conservación.

- Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o

comunicada por medios electrónicos, tales como, el Internet, el correo electrónico y otros medios

para municipios que tengan difícil cobertura.

- Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

52

- Documento Público: Es el producido o tramitado por funcionario o empleado público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

- Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el

Ministerio de Justicia y del Derecho registra la información y asigna un número único

consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de

recibo del envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de

vencimiento que establezca la ley.

- Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en el

Ministerio de Justicia y del Derecho, las cuales siempre deben ser radicadas en el Sistema de

Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial y enviadas al Grupo de Gestión Documental; por

lo tanto ningún empleado del Ministerio está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a

través de otras oficinas o dependencias.

- Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o

públicas y correspondencia personal o privada.

- Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en

externas e internas, y enviadas y recibidas.

- Comunicaciones con destinos externos: Son las dirigidas a otras entidades públicas,

privadas, personas naturales y/o jurídicas, que registran y se tramitan por empleados

responsables en cada dependencia. Estas comunicaciones se remiten fuera de la Entidad a través

del Grupo de Gestión Documental.

- Comunicación ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la entidad a través de la

ventanilla del Grupo de Gestión Documental, dirigida al Ministerio o funcionarios en su calidad

de servidores públicos y cuyo contenido es de conocimiento público.

- Comunicaciones oficiales internas: Son las comunicaciones que se producen o elaboran

en las dependencias del Ministerio.

- Comunicaciones Interdependencias: Corresponden a las enviadas y recibidas entre

funcionarios o empleados de distintas dependencias del Ministerio por razones del servicio y en

desarrollo de las funciones a ellos asignadas.

- Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la

ventanilla del Grupo de Gestión Documental dirigida al Ministerio y/o funcionarios, cuyo

contenido es de reserva para la Entidad y el remitente. Esta comunicación sólo se definirá así,

53

cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será

registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario

institucional.

- Comunicación urgente certificada: Es la comunicación que de acuerdo al grado de

prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe

ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de

contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos

y documentos afines.

- Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados

dentro de la presentación del sistema de gestión.

- Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo

electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Ministerio, y a sus funcionarios. Las

comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico, serán administradas por el

Grupo de Gestión Documental, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su

trámite.

- Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la

autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo:

los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e

inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y

certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los

balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los

contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.

- Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación en que un sujeto

cualquiera asienta una información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines,

revistas informativas, etc.

5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.1 Las comunicaciones internas con destino externo se deben entregar al Grupo de Gestión

Documental para su respectiva radicación. Cuando estas comunicaciones respondan a derechos

de petición, quejas y/o reclamos, la respectiva dependencia debe reportar o informar

periódicamente su trámite al Despacho de Secretaría General.

6. DESARROLLO

54

Tabla 28. Flujograma, Procedimiento Mesa de Salida.

56

20. CONCLUSIONES

La propuesta de mejora implementada, definitivamente si repercurtió en la disminución de los

tiempos de radicación. Para el caso de radicación de las sustancias químicas disminuyó de 80.6 a

75.5 segundos, y el tiempo de radicación de un documento de sentencia disminuyó de 206.9 a

179.8 segundos. Esta disminución en tiempo es supremamente valiosa, al considerar que existen

usuarios que radican lotes de hasta 20 documentos simultáneamente para radicar. Como

consecuencia, repercute positivamente en la percepción de servicio al cliente.

La disminución en la cantidad de operarios utilizados en el proceso de radicación, dismuye los

costos de pago a contratistas, debido a que pasamos de tener dos operarias de planta y tres

contrastistas con nivel asistencial grado 15, a pagar y emplear exclusivamente a las operarias de

planta.

La implementación de un solo funcionario en mesa de salida, representa un ahorro significativo

en la nómina, al prescindir del pago a dos funcionarios en nivel técnico grado 11.

La propuesta de mejora les facilita el trabajo a los empleados debido a que los elementos e

implementos de trabajo han sido ubicados ergonómicamente para la comodidad de los

radicadores, creando una ambiente laboral agradable fomentando la productividad.

Gracias a la caracterización de los procesos del grupo de gestión, se obtuvo el visto bueno y el

reconociiento por parte de la dependencia de control interno de Ministerio al realizar las

auditorias de manera periódica, además de servir de guía para el personal nuevo que ingresa al

Grupo de Gestión Documental.

57

21. BIBLIOGRAFÍA

B. Niebel. Ingeniería Industrial de Niebel. Métodos, estándares y diseño del trabajo.

McGrawHill. México. 2014.

N. Alzate, J Sánchez, “Estudio de métodos y tiempos de la línea de producción de calzado tipo

“clásico de dama” en la empresa de calzado caprichosa para definir un nuevo método de

producción y determinar el tiempo estándar de fabricación” 2013.

D. Rojas Ruiz, “propuesta de estandarización de métodos y tiempos en el proceso productivo de

la empresa industrias sur EU” 2015.

M. Cardona Márquez, “Mejoramiento del tiempo de operación en procesos de ensamble

bimanual basado en técnicas de optimización computacional” 2016.

N. Rodríguez Ventura, “Mejoramiento del tiempo de operación en procesos de ensamble

bimanual basado en técnicas de optimización computacional”2015.

M. Pedro Aburto, “Estudio de tiempos y movimientos en estaciones de transferencia de residuos

sólidos” UNAM, 2015.

P. Zamora Salinas, “Estudio de métodos, tiempos, movimientos y cálculo de la capacidad de

producción en el área de bobinaje de la empresa ECUATRAN S.A.” 2014.

J. Yuqui Casco, “Estudio de procesos, tiempos y movimientos para mejorar la productividad en

la planta de ensamble del modelo Golden en carrocerías megabuss”,2016.

M. Valencia, I. Bustamante, “Medición de tiempos y movimientos en el área de producción de

Frisby, articulando la gestión del conocimiento”, 2017.

M .Cuta, L Rodríguez, “Propuesta de optimización del proceso de elaboración de chaquetas de

cuero en Casticueros E.U.”UD, 2017.

N. Tejada, V. Gisbert, A. Pérez, “Metodología de estudio de tiempo y movimiento;

introducción al GSD”, 2017.

D. Hidalgo Guillén. Aplicación del estudio de tiempos y movimientos para mejorar la

productividad en la línea de impresión serigráfica de la empresa mejor imagen E.I.R.L., 2017.

A.M. Ovalle Castiblanco, O. L. Ocampo López, J. M. Toro Galvis, Á. L. Tabares, M. Reyes

Figueroa, “Estudio de movimientos en la recolección manual de naranjas en Caldas, Colombia”.

Ingeniare, Nº. 21, pp. 45 -56, 2016.

B. Puentes Bernal. “Estudio de tiempos y movimientos para la Mejora de los procesos

productivos en La empresa Bioplast s.a en Bogotá”, 2017.

58


GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de Transferencias Documentales.



documental

1. OBJETIVO: Cumplir con el ciclo de vida de los documentos, acatando los plazos

establecidos de permanencia en el archivo de gestión, central e histórico según las tablas de

retención documental y tablas de valoración documental.

2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades administrativas, procesos, subprocesos y

procedimientos del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Transferencias Primarias:

Inicia con la elaboración y socialización del cronograma de las Transferencias primarias y

finaliza con la actualización del Formato de Inventarios Documentales unificado por el archivo

Central del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Transferencias Secundarias:

Inicia con la identificación de las series documentales a transferir que ya cumplieron el tiempo

de retención en el archivo central, según las Tablas de Retención Documental (TRD) o las Tablas

de Valoración Documental (TVD) y finaliza con la entrega de la documentación al Archivo

General de la Nación de acuerdo con el cronograma de transferencias secundarias y la

normatividad vigente estipulada para tal fin.



4. GLOSARIO

- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,






59

- Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos que a su vez han

finalizado trámite y cuando su consulta es constante.

- Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

- Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere el archivo central o del archivo de

gestión, la documentación que, por referencia de la Tabla de Retención Documental, debe

conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la

cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por

donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

- Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que pasan los documentos desde su

producción o recepción, hasta su disposición final.

- Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.

- Custodia: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona,

que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,

cualquiera que sea su titularidad.

- Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada. De manera analógica (soportes, papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y

otros) en que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

- Disposición final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo

vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración

documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un

sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

- Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o

por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional,

las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte

en parte del patrimonio histórico.

- Estantería. Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas

unidades de conservación.

- Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos

generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo

asunto.

60

- Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la



conservación.

- Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o

cultural.

- Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación

y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en

papel.

- Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los

documentos.

- Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se

asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

- Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central,

y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental

vigentes.

- Transferencia Primaria: Traslado de la documentación que ha cumplido su tiempo de

retención en el Archivo de Gestión acorde con lo estipulado en las Tablas de Retención

Documental, al Archivo Central de la Entidad.

- Transferencia Secundaria: Traslado de los documentos del archivo central al histórico, de

conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

- Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios

y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases

del ciclo vital.


5.1 GENERALIDADES

Es una obligación de todos los funcionarios de esta cartera Ministerial contribuir con el

cumplimiento de la normatividad vigente para temas archivísticos que confiere la

responsabilidad de la Gestión de Documentos en cada uno los niveles jerárquicos de la Entidad

sin importar su cargo; de igual manera, busca afianzar la transparencia para que el acceso de la

información sea más eficiente de la misma y pueda fomentarse en la gestión pública.

61

El grupo de Gestión Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho, es el responsable por

el préstamo, conservación, administración y custodia de los documentos de archivo del

Ministerio, sin perjuicio de las responsabilidades de los demás servidores públicos señaladas en

la normatividad vigente.

Así mismo el Grupo de gestión Documental es la dependencia responsable de velar por el

cumplimiento de las directrices estipuladas por el ente rector de temas archivísticos.

5.2 Pautas a tener en cuenta para realizar las transferencias

Las dependencias prepararán la transferencia según los plazos establecidos en el cronograma

socializado por Secretaría General.

Las dependencias prepararán la documentación siguiendo las directrices establecidas en el

Manual del Sistema Integrado de Conservación Documental – SIC M-GD-01, específicamente

los numerales 3.6.2.2.4 y 3.6.2.2.5 que indica los temas de Unidades de Almacenamiento y de

Rótulos respectivamente.

Las dependencias tramitarán la transferencia diligenciando el formato FUID Formato Único de

Inventario Documental, siguiendo los lineamientos definidos en el Instructivo para el

diligenciamiento del Formato único de inventario documental disponible en la página web del

Archivo General de la Nación.

Las dependencias conservarán una copia digital de los formatos actualizados, así como el soporte

virtual de la documentación transferida en cada transferencia ejecutada.

Solicitud de Préstamos

Cuando se considere necesario el préstamo temporal de los documentos que hayan sido

transferidos y que reposen en el Archivo Central del Ministerio, se debe realizar la solicitud de

préstamo como se indica en el procedimiento de préstamo de expedientes vigente P-GD-06.

6. DESARROLLO

65

Anexo 2 CARACTERIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE

GESTIÓN Y CONTROL DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión y Control de préstamos de expedientes.



documental

1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para consulta, préstamo y devolución de

documentos en el Archivo Central y Archivo de Gestión, contribuyendo a la organización,

control, conservación y recuperación inmediata de la documentación.

2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de información por parte de las oficinas productoras o

de usuarios externos y finaliza con el reintegro de la documentación a su ubicación en el Archivo

de Gestión o Archivo Central. El procedimiento aplica para todas las oficinas productoras de

documentos del Ministerio de Justicia y del Derecho como responsables de sus archivos de

gestión y al Grupo de Gestión Documental como responsable de los Archivos de Gestión y

Archivo Central.



4. GLOSARIO

ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Derecho de los ciudadanos a consultar la

información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del

talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,






ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por

los distintos archivos de gestión de la entidad, que continúan siendo vigentes y objeto de consulta

por las dependencias y los ciudadanos.

66

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA: Comprende toda la documentación que es sometida

a continua utilización y consulta derecho de petición es un derecho de la Constitución Nacional

su artículo 23 ha concebido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las

autoridades, para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y

particular.

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos.

ARCHIVO HISTORICO: Es aquel el que se transfieren los documentos que poseen valores

secundarios y que son de conservación permanente.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Conjunto de documentos que por su valor para

la historia, la investigación, la ciencia o la cultura, son declarados como tales por el legislador.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales de orden

nacional, departamental distrital, municipal y aquellos que se reciben en custodia.

ASUNTO: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su

almacenamiento y preservación.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se

identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-

funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CÓDIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras

de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de

clasificación documental establecido en la entidad.

COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el

proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término

"correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones

oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el

fin de conocer la información que contienen.

COPIA: Reproducción exacta de un documento.

67

COPIA AUTENTICADA: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el

funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de

sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización

y recuperación de la información para la gestión o la investigación.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada. De manera analógica (soportes, papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y

otros) en que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o

legal, científico, económico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una

unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados

orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FECHAS EXTREMAS: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que puede

encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al

eficiente, eficaz, efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por

una entidad desde su origen hasta su disposición final, con el objetivo de facilitar su consulta,

conservación y utilización.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y

detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales,

puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

PRESERVACIÓN: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su

gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma

de registro o almacenamiento.

PRÉSTAMO DOCUMENTAL: Salida temporal de un documento para consulta de las

dependencias o de los ciudadanos.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una

persona natural o jurídica.

RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

68

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de una

actividad ejecutada.

REGISTRO DE CONSULTAS: Es la inclusión en un formato de cada una de las soluciones de

información recibidas en los archivos de la entidad y el archivo central.

REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a un

archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de

dependencias, instituciones o personas naturales.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma

que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros

elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.


Todas las solicitudes de préstamos de expedientes se realizarán a través del medio autorizado por

el Grupo de Gestión Documental, una vez sea ubicado el expediente, el Grupo dará respuesta por

medio de un correo electrónico dirigido al solicitante.

El tiempo máximo estimado para el préstamo de expedientes en el Archivo de Gestión es de una

(1) hora hábil; sin embargo, se debe tener en cuenta el volumen de documentación a solicitar ya

que este lapso aumenta a medida que incrementa el número de expedientes a buscar y alistar.

En cuanto al tiempo de préstamo de expedientes que se encuentran en el Archivo Central, éste

tiene una duración aproximada de seis (6) horas hábiles. De tal manera, que para una mejor

eficiencia en la entrega de estos documentos, las solicitudes recibidas en horas de la mañana

serán atendidas en horas de la tarde y viceversa.

En la solicitud de préstamo es importante identificar la serie y sub serie documental la cual puede

ser consultada en las Tablas de Retención Documental publicadas en el link de transparencia de

la página web del Ministerio de Justicia y del Derecho. Igualmente, es necesario realizar una

descripción del expediente con el propósito de realizar una mejor búsqueda en los inventarios

documentales.

El Grupo de Gestión Documental podrá identificar el grado de clasificación y reserva de los

documentos a través de los diferentes instrumentos archivísticos disponibles; por lo tanto, se

informará al solicitante que el expediente es de reserva y deberá solicitar la respectiva

autorización por el custodio de la información para la respectiva consulta.

Una vez se registre el préstamo el usuario tendrá la documentación por 15 días (calendario).

Vencido este plazo, deberá devolver la documentación o hacer solicitud de renovación del

préstamo, con las debidas justificaciones al buzón electrónico del Grupo de Gestión Documental.

69

Si el funcionario no realiza la respectiva devolución, el Grupo de Gestión Documental le

informará el vencimiento del plazo y solicitará la renovación inmediata. Por otra parte, los

servidores públicos del Ministerio de Justicia y del Derecho deben ser conscientes de la

importancia de la custodia de los expedientes que sean solicitados en calidad de préstamo, para el

cumplimiento de sus funciones; toda vez, que al darse la pérdida de la documentación en

custodia, esta situación acarreará las respectivas sanciones disciplinarias y penales de acuerdo

con la normatividad vigente.

Por lo tanto, cualquier novedad que se presente respecto a la pérdida o desintegración parcial o

total de los expedientes, deberá ser comunicada al superior jerárquico y al Grupo de Control

Interno Disciplinario Interno, para los fines pertinentes. El funcionario a quien se hayan prestado

los expedientes, debe realizar la reconstrucción del mismo, de manera inmediata, en aras de

preservar la documentación de manera integral y cumplir con el deber de custodia que le asiste al


USUARIOS EXTERNOS

Para la solicitud de copias o consultas de documentos, los funcionarios de Gestión Documental,

indicarán a los usuarios externos cómo presentar sus solicitudes a la dependencia responsable de

la documentación a través de los diferentes medios de recepción definidos por la Entidad. En este

caso se tendrá en cuenta la normatividad vigente para la gestión de fotocopias de documentos

que reposan en el Ministerio de Justicia y del Derecho y el procedimiento de su expedición para

las personas naturales o jurídicas externas. Para el caso especial de solicitudes realizadas por

Historiadores e Investigadores, éstas serán autorizadas por el Secretario (a) General.

6. DESARROLLO

72


CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES CONTRACTUALES

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conformación de expedientes contractuales.



documental

1. OBJETIVO: Establecer la metodología para la adecuada conformación, organización,

ordenación e inclusión documental de los expedientes contractuales a cargo del Ministerio de

Justicia y del Derecho.

2. ALCANCE: Inicia con la entrega en custodia del expediente contractual al Grupo de

Gestión Documental y finaliza con la trasferencia primaria del expediente del contrato al

Archivo Central.



4. GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, generados

en un proceso natural, por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su

gestión, conservados respetando el orden, para servir como testimonio e información de la

persona o institución que los produce, o como elementos para la historia.

Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una

vez terminado su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de la

Entidad, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los

particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o

trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Aplicativo de Gestión Documental: Es la herramienta electrónica a través de la cual se gestionan

las comunicaciones internas y externas de la entidad.

Aplicativo de Inventarios Documentales: Es la herramienta electrónica a través de la cual se

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

73

Clasificación: Actividad archivística que consiste en la agrupación de documentos con

características similares producidos en cumplimiento de una función específica y/o que reflejan

la estructura jerárquica de la entidad o del fondo documental. Es el primer paso del proceso de

organización.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a

título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento: Toda expresión en el lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión

gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material e incluso los

soportes informáticos.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad en razón

de sus actividades o funciones.

Documentos de Apoyo: Son aquellos de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, instructivos, etc.) que por la información que contienen, inciden en el cumplimiento

de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma

institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos

documentos no se transfieren al Archivo Central y su disposición final debe ser determinada por

el Jefe de Oficina en el momento cuando pierdan utilidad o vigencia, según las necesidades de la

dependencia.

Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital, es

producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a

los principios y procesos archivísticos, lo cual es una característica esencial para que sean

incluidos dentro de una serie documental y a su vez en la TRD respectiva. Es la información

generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o

similares.

Etapa precontractual: Esta etapa tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso

contractual y comprende entre otros aspectos, la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones

definido y descrito anteriormente en este manual, la realización de estudios previos, el análisis

del mercado, la consecución de autorizaciones y/o licencias, en el evento de ser necesaria, la

elaboración de pliegos de condiciones y el desarrollo del proceso de selección de contratistas.

Etapa contractual: Esta etapa comprende la elaboración y perfeccionamiento del contrato, la

constitución y aprobación de la garantía y el pago de impuestos, cuando a ello haya lugar; la

ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.

74

Etapa de liquidación: Actos que se agotan con posterioridad al vencimiento del término pactado

en el contrato, o en el acto administrativo que así lo declare de manera anticipada. Por regla

general, hacen referencia a hechos accesorios al objeto mismo del contrato. Posterior a la

terminación del contrato.

Expediente: Es una unidad documental conformada por un conjunto de documentos o registros

que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrolla un trámite. El

expediente connota una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su

integridad. Puede estar conformado por una o más unidades documentales.

Expediente compuesto: Son las unidades documentales que están conformadas por varias

tipologías, las cuales hacen referencia a un mismo trámite.

Expediente contractual: Es el conjunto de documentos generados o allegados a la Coordinación

de Contratación con el fin de adelantar el trámite pre contractual, contractual y post contractual

en el que se reúnen los documentos que evidencian todas las actuaciones referidas a una

determinada contratación. Desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del

contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor

referencial, la disponibilidad presupuestal, su fuente de financiamiento, la ejecución, liquidación

y cierre del mismo.

Expediente electrónico: Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un

mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan,

y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos electrónicos y

documentos físico, que a pesar de estar separados conforman una sola unidad documental por

razones del trámite o actuación.

Expediente simple: Corresponden a las unidades documentales que se encuentran conformadas

por una sola tipología documental.

Folio: Hoja de un expediente.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la


entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

Hoja de Control: Instrumento en el cual se consigna la información básica de cada tipo

documental, como fecha de elaboración, nombre del tipo documental y numeración de folios.

75

Inventario Documental: Instrumento archivístico de descripción documental que permite

identificar de manera sistemática y detallada cada una de las unidades documentales, con el fin

de asegurar el control y la recuperación de la información en sus diferentes fases.

Lista de Chequeo: Esta lista es la relación de cada uno de los tipos documentales que deben estar

incluidos en los expedientes contractuales por cada modalidad de contratación, cada una está

codificada en la documentación de. Sistema Integrado de Gestión.

Ordenación: Actividad archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en

establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas dentro de las unidades documentales.

Organización: Proceso técnico archivístico aplicado a la documentación generada por la entidad

en el ejercicio de sus funciones, que consiste en el desarrollo de un conjunto de actividades

orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos.

Principio de Orden Original: Hace referencia al principio archivístico que establece que la

disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo,

siendo el primer documento el que inicia el trámite y el último el que lo finaliza.

Principio de Procedencia: Se trata de un principio archivístico fundamental por el cual se

establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben

mezclarse con los de otras.

Sistema de Información Contractual y Financiero: Sistema en el cual se carga el contrato

celebrado con el Ministerio de Justicia y del Derecho y el suscrito contratista, con su respectiva

información y sus documentos anexos para revisión y análisis respectivo de quienes compete.

Testigo Documental: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su

lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que

puede contener notas de referencias cruzadas.


De la conformación de expedientes contractuales: Para esta fase de la operación se debe aplicar

la "Guía de Organización de Archivos de Gestión G-GD-01 ", la cual da a conocer todos los

lineamientos inherentes al proceso de organización, ordenación, disposición, conservación y

custodia de los documentos producidos en cada uno de los procesos y procedimientos de las

dependencias del Ministerio.

Los sujetos intervinientes en los procesos contractuales deben utilizar el procedimiento de

elaboración de correspondencia interna P-GD-02, con el fin de utilizar de manera óptima los

servicios que ofrece el Aplicativo de Gestión de Correspondencia, con el fin que todas las

comunicaciones que se generen en torno a las fases del contrato tengan una trazabilidad en el

aplicativo.

76

Organización: El Ministerio a través de las Tablas de Retención Documental, para la serie

Contratos, determinó las sub-series documentales por Tipo de Contrato. Tal como lo dispone la

Guía de Organización de Archivos de Gestión, dicha organización corresponde a los documentos

de archivo. De tal forma, que se deben organizar los documentos generados en el desarrollo de

las funciones y que están sujetos a la aplicación de procedimientos archivísticos. De acuerdo con

lo anteriormente señalado, la organización se realizará por tipo de contrato.

Ordenación e incorporación de documentos físicos: El proceso de ordenación hace parte de la

organización de archivos, que consisten en determinar secuencias dentro de las agrupaciones

documentales definidas en la fase de clasificación; de tal forma, en esta actividad se establece el

criterio de ordenación por vigencia y por número de contrato.

Los documentos producidos en cada una de las etapas contractuales deberán ser incorporados al

expediente atendiendo la secuencia lógica de su producción y el principio de orden original, de

tal forma que se evidencie el desarrollo de los procesos o trámites en el tiempo.

El Grupo de Gestión Documental delegará dos funcionarios o contratistas al Grupo de Gestión

Contractual con el fin de realizar el apoyo para la inclusión de documentos físicos al expediente

del contrato, estas inclusiones se realizarán previa revisión y autorización por parte del Grupo de

Gestión Contractual, quien será el encargado de conformar la parte inicial del expediente hasta la

notificación de la supervisión, a partir de esta notificación el expediente estará en custodia del


La entrega del expediente contractual y la documentación para inclusión al Grupo de Gestión

Documental se realizará a través del Formato Único de Inventario Documental FUID Archivos

de Gestión F-GD-G01-05 y por correo electrónico, este formato debe ser enviado

electrónicamente en formato PDF y XML.

Incorporación de documentos electrónicos: En el entendido que se generen documentos

electrónicos en la ejecución y seguimiento de los contratos, éstos deben ser organizados

atendiendo el principio de orden original según se indica en la Guía de Organización de Archivos

de Gestión G-GD-01, y se almacenarán en la carpeta electrónica que indique el nombre del

respectivo contrato, por medio del Sistema de Información Contractual y Financiero.

Uso de la Hoja de Control: De acuerdo con el artículo 12 del acuerdo 002 de 2014 expedido por

el Archivo General de la Nación, la persona o dependencia responsable de gestionar el

expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente,

en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental.

En este sentido, el Grupo de Gestión Contractual digilenciará física y electrónicamente la Hoja

de Control FGD- G01-11 hasta la notificación del supervisor, seguidamente el Grupo de Gestión

Documental registrará en este mismo formato la inclusión secuencial que se realice respecto a la

77

documentación física, en cuanto a la relación de documentación electrónica, ésta será registrada

en los informes de actividades suscritos por cada supervisor.

Entregables: Los entregables o productos que surgen de cada uno de los contratos celebrados en

el Ministerio de Justicia y del Derecho, son parte de una serie documental específica; un ejemplo

de ello, es la contratación para la elaboración de un proyecto, el cual debe ser archivado en la

serie documental: Proyectos. Para este caso el supervisor debe indicar en el informe de

actividades al Grupo de Gestión Contractual, la descripción de esta documentación, clasificación

y ubicación física o electrónica.

En este sentido, es responsabilidad del supervisor aportar toda la documentación que se genere

en torno al contrato, e informar al Grupo de Gestión Contractual sobre la ubicación física o

electrónica de los entregables o productos del contrato a través del informe de actividades, tal

como se describe en la actividad No. 4 del presente procedimiento.

Uso del Testigo Documental: Es importante reconocer que este formato se utiliza para relacionar

la documentación que no se encuentra en el expediente y está en soporte de memoria USB, CD u

otro medio digital.

Si existen documentos que forman parte íntegra del expediente pero se encuentran diseñados en

formatos y/o soportes no convencionales tales como mapas, planos, fotografías, impresos

(periódicos, revistas) entre otros, estos se retiran del expediente y se ingresa en su lugar un

testigo documental, en el cual se debe registrar la información del documento que se extrajo. El

testigo documental permite identificar la ubicación de los documentos extraídos del expediente y

corresponde a un folio dentro del mismo.

Foliación: El proceso de foliación consiste en colocar un número ascendente en la parte superior

derecha de la hoja con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), con el fin de evitar que los

documentos sean retirados del expediente. Debe utilizarse lápiz de mina negra. No se debe foliar

con lápiz rojo o de cualquier otro color, ajeno al negro, teniendo en cuenta que cualquier otro

color impide la reprografía del documento.

5.1 FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS

CLASE TITULO DEL DOCUMENTO CODIGO

Formato Formato Único de Inventario Documental Archivo de

Gestión

F-GD-G01-05

Formato Formato Testigo Documental F-GD-G01-01

Formato Hoja de Control F-GD-G01-11

6. DESARROLLO

80


ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Eliminación Documental.



documental

1. OBJETIVO: Establecer la metodología para la eliminación del material de archivo del

Ministerio de Justicia y del Derecho, con el propósito de llevar a cabo la disposición final de la

documentación siguiendo los procedimientos establecidos en las Tablas de Retención y

Valoración Documental y la normatividad legal vigente.

2. ALCANCE: Inicia con la identificación de series y subseries documentales y finaliza con

la publicación del acta de eliminación documental. Este proceso se realiza por medio de la

aplicación de tiempos de retención estipulados en las Tablas de Retención Documental y Tablas

de Valoración Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación.

Debe ser aplicado por los responsables de los archivos de gestión y central del Grupo de Gestión

Documental.



4. GLOSARIO

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación,

dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento

humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados

en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,

conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o

institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede

entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la

investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su

trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora

que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta

administrativa.

81

Comité Institucional de Gestión y Desempeño CIGD: Grupo asesor de alta Dirección,

responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de

gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y

técnicos de los archivos.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un

material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa

del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración

documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un

sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o

privada en razón de sus actividades o funciones.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores

primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la



conservación.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de

carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también "depuración" y

"expurgo".

Tablas de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los

documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los

documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y

preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Tablas de Valoración Documental: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado

que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus

fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para la

disposición final.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del

ciclo vital.

82


5.1 GENERALIDADES

La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de

los mismos y el funcionamiento del Ministerio. Esta última se entiende como la recopilación de

la historia institucional (disposiciones legales, actos administrativos relativos a la creación o

cambios estructurales, manuales de funciones y procedimientos). Este proceso hace parte de la

elaboración e implementación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración

Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación.

La decisión sobre la eliminación de documentos, es responsabilidad del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño, el Jefe de la Dependencia y el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestión

Documental.

Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminación de

documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente, y por

medio de triturado solo cuando la información sea estrictamente confidencial.

En cuanto a la eliminación de archivos electrónicos, este procedimiento será programado y

realizado automáticamente por el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

del Ministerio.

En el caso de los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia

administrativa y que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan

pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la

correspondiente tabla de retención documental.

La eliminación de series documentales que no son objeto de ser transferidas al Archivo Central,

se realizará por la oficina productora con asesoría técnica del Grupo de Gestión Documental.

Esta documentación será parte integral del inventario general de eliminación presentado al

Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Las eliminaciones secundarias (archivo central) serán responsabilidad del Coordinador(a) del

Grupo de Gestión Documental quien deberá solicitar autorización al Comité Institucional de

Gestión y Desempeño para llevarlas a cabo. En todos los casos deberá levantarse un acta

acompañada de su respectiva relación.

El Acta de Eliminación contendrá:

• Entidad

• Dependencia

• Código de la dependencia y de la serie documental

83

• Series

• Fechas

• Volumen

• Unidades de conservación

• Nombres completos y firmas del Presidente, Secretario, y otros miembros del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño.

Adicionalmente, por un periodo de treinta (30) días hábiles se deberá publicar en la página web

del Ministerio, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que

en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar

observaciones sobre este proceso según lo estipulado en la normatividad vigente para temas

archivísticos.

Las observaciones deberán ser revisadas por el Archivo General de la Nación, para lo cual

contarán con sesenta (60) días hábiles, instancia que con base en el fundamento presentado por el

o los peticionarios, podrá solicitar al Ministerio suspender el proceso de eliminación y ampliar el

plazo de retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en el sitio Web de la

Entidad.

Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se

conservarán a perpetuidad y el Ministerio debe mantenerlos publicados en la página web para

consulta.

El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes de

suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y su

valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda

afectar el patrimonio documental del país.

La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por

tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de un

expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados.

Lo anterior, respecto a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación frente al

procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las

Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

6. DESARROLLO

85

Grupo de Gestión Documental Archivo General de la NaciónComité Institucional de Desarrollo

Administrativo/ Dependencias

¿Se reciben observaciones?

Sí: El Grupo de Gestión Documental remite observaciones al Archivo general

de la Nación. Continuar a la actividad No. 8

No: Ir a la actividad No. 9

8. Actividad de Control: El(la) funcionario(a) designado(a) por el Archivo

General de la Nación dentro de un término de sesenta (60) días hábiles

revisa las observaciones presentadas por los ciudadanos

¿El AGN suspende eliminación documental?


Sí: El AGN emite concepto de suspensión de eliminación documental con el

fin de ampliar el plazo de retención de los documentos. Fin del

Procedimiento

9. El(la) funcionario(a) designado(a) por el Grupo de Gestión Documental

elabora el informe de eliminación documental el cual será presentado a las

oficinas productoras y al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Este informe relaciona la documentación a eliminar y el procedimiento a

desarrollar.

Informe

(formato electrónico)

10. Las dependencias y el Comité CIDA realizan la revisión de este informe.

¿El Comité y las Dependencias dan Aprobación?

Sí: Continuar a la actividad No. 11


11. Una vez se reuna el Comtié Institucional de Desarrollo Administrativo se

presenta nuevamente el inventario documental a eliminar y se procede a

elaborar y firmar el Acta de Eliminación Documental.

Acta de Eliminación

Documental F-GD-07-

01


elimina la documentación registrada en el Inventario de Eliminación. Para el

caso de eliminación de archivos que se encuentran en la fase de gestión.

Esta eliminación estará a cargo de la dependencia productora, la cual

contará con la asistencia técnica y acompañamiento del Grupo de Gestión

Documental.

Formato Único de

Inventario Documental

FUID F-GD-01-05


realiza la publicación del acta de eliminación y el inventario documental en la

página web del Ministerio de Justicia y del Derecho para su respectiva

consulta.Fin del procedimiento.

Acta de Eliminación

Documental F-GD-07-

01

Formato Único de

Inventario Documental

FUID F-GD-01-05

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESFORMATOS Y/O

REGISTROSPROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

9. Elaboración y Presentación de Informe de

Eliminación Documental

10. ACTIVIDAD DE CONTROL:El Comité y las Oficinas Productoras

realizan la revisión del informe

11. Se realiza citación al Comité para elaborar y firmar la respectiva Acta

de Eliminación Documental

¿El Comité CIDA

aprueba?

¿Se reciben observaciones?

8. ACTIVIDAD DE CONTROL: Verifica observaciones

presentadas por la ciudadanía

¿Se suspendeeliminación?

12. Eliminar la documentación

13. Publicación Acta de Eliminación Documental

Fin

1

SÍ

NO

SÍ

NO

SÍ

NO

Fin

1

86

Anexo 5. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO MESA DE ENTRADA

EFICACIA

Nombre del Indicador: Documentos radicados exitosamente

Fórmula: (No de documentos radicados exitosamente/ No de documentos recibidos)*100

Deseado: 100 %

¿Qué se hace? El procedimiento de radicar los documentos para darles

un oportuno trámite a los usuarios.

¿Qué se desea medir? La cantidad de documentos que se radican

exitosamente estableciendo rangos de valoración de 0

a 100.

¿Quién utilizará la

información?

El Coordinador del Grupo de Gestión Documental

¿Cada cuánto se debe medir? Mensualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de documentos radicados exitosamente

en el periodo anterior.

EFICIENCIA

Nombre del indicador: Tiempo de radicación de documentos

Fórmula: (Cantidad de tiempo real empleado para radicar un documento / Cantidad de tiempo

estimado para radicar un documento)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de tiempo empleado para radicar un

documento estableciendo rangos de valoración de 0 a

100.


información?


87

¿Cada cuánto se debe medir? Mensualmente.

¿Con qué se compara? Con el tiempo empleado para radicar documentos en el

periodo anterior.

EFECTIVIDAD

Nombre del Indicador: Documentos radicados devueltos.

Fórmula: (No de documentos radicados devueltos por las dependencias / No de documentos

radicados devueltos por las dependencias en el periodo anterior)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de documentos radicados devueltos

estableciendo rangos de valoración de 0 a 100.


información?


¿Cada cuánto se debe medir? Mensualmente.

¿Con qué se compara? Con la cantidad de documentos radicados devueltos en

el periodo anterior.

88

Anexo 6. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO MESA DE SALIDA

EFICACIA

Nombre del Indicador: Cantidad de correspondencias cerradas

Fórmula: (No de correspondencias cerradas / No de correspondencias recibidas)*100

Deseado: 100 %

¿Qué se hace? El procedimiento de radicación de envíos de sobres en

la ventanilla de mesa de salida con destino externo.

¿Qué se desea medir? La cantidad de correspondencias cerradas



información?


¿Cada cuánto se debe medir?

Mensualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de correspondencias cerradas en el

periodo anterior.

EFICIENCIA

Nombre del indicador: Tiempo empleado para radicar un envío en mesa de salida

Fórmula: (Tiempo real empleado para radicar un envío en mesa de salida / Tiempo estimado para

radicar un envío en mesa de salida)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? El tiempo empleado para radicar un envío en mesa de

salida estableciendo rangos de valoración de 0 a 100.


información?



Mensualmente

¿Con qué se compara? Con el tiempo empleado para radicar un envío en mesa

de salida en el periodo anterior.

89

EFECTIVIDAD

Nombre del Indicador: Cantidad de devoluciones radicadas en mesa de entrada.

Fórmula: (Cantidad de devoluciones radicadas en mesa de entrada / Cantidad de devoluciones

radicadas en el periodo anterior)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de devoluciones radicadas en mesa de

entrada


información?



Mensualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de devoluciones radicadas en el

periodo anterior.

90

Anexo 7. PROPUESTA INDICADORES GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

EFICACIA

Nombre del Indicador: Transferencias realizadas exitosamente

Fórmula: (No de transferencias realizadas exitosamente/ No de transferencias planeadas)*100

Deseado: 100 %

¿Qué se hace? El proceso de transferencias primarias desde el archivo

de gestión hasta el archivo central.

¿Qué se desea medir? La cantidad de transferencias que se realizan

exitosamente estableciendo rangos de valoración de 0 a

100.


información?

El líder de Transferencias


Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de transferencias realizadas en el

periodo anterior.

EFICIENCIA

Nombre del indicador: Días transcurridos en la transferencia

Fórmula: (No de días reales empleados para realizar la transferencia/ No de días planeados para

realizar la transferencia)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de días empleados para el proceso de

transferencia estableciendo rangos de valoración de 0

a 100.


información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de días empleados en el periodo

anterior.

91

EFECTIVIDAD

Nombre del Indicador: Asistencias técnicas solicitadas.

Fórmula: (No de asistencias técnicas reales/ No de asistencias presupuestadas)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de asistencias técnicas solicitadas rangos

de valoración de 0 a 100.


información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de asistencias técnicas solicitadas en el

periodo anterior.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

EFICACIA

Nombre del Indicador: Transferencias realizadas exitosamente

Fórmula: (No de transferencias realizadas exitosamente/ No de transferencias planeadas)*100

Deseado: 100 %


central hasta el archivo histórico.

¿Qué se desea medir? La cantidad de transferencias que se realizan

exitosamente estableciendo rangos de valoración de 0 a

100.


información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de transferencias realizadas en el

periodo anterior.

92

EFICIENCIA

Nombre del indicador: Días transcurridos en la transferencia

Fórmula: (No de días reales empleados para realizar la transferencia/ No de días planeados para

realizar la transferencia)*100

Deseado: ≤ 100%


central hasta el archivo histórico.

¿Qué se desea medir? La cantidad de días empleados para el proceso de

transferencia estableciendo rangos de valoración de 0

a 100.


información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de días empleados en el periodo

anterior.

EFECTIVIDAD

Nombre del Indicador: Asistencias técnicas solicitadas.

Fórmula: (No de asistencias técnicas reales/ No de asistencias presupuestadas)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de asistencias técnicas solicitadas rangos

de valoración de 0 a 100.


información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de asistencias técnicas solicitadas en el

periodo anterior.

93

Anexo 8. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y CONTROL DE

PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES

EFICACIA

Nombre del Indicador: Préstamos realizados exitosamente

Fórmula: (No de préstamos realizados exitosamente/ No de préstamos tramitados)*100

Deseado: 100 %

¿Qué se hace? El procedimiento de préstamos solicitado por un

usuario externo o interno al Ministerio.

¿Qué se desea medir? La cantidad de préstamos que se realizan exitosamente



información?

El(la) cordinador(a) del Grupo de Gestión Documental


Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de préstamos realizados exitosamente

en el periodo anterior.

EFICIENCIA

Nombre del indicador: Tiempo empleado para atender el préstamo

Fórmula: (Tiempo real empleado para atender el préstamo / Tiempo aceptado para atender el

préstamo)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? El Tiempo empleado para recibir la respuesta a la

solicitud de un préstamo estableciendo rangos de

valoración de 0 a 100.


información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de tiempo empleado en el periodo

anterior.

EFECTIVIDAD

94

Nombre del Indicador: Usuarios satisfechos.

Fórmula: (Usuarios satisfechos al tramitar un préstamo/ Usuarios atendidos al atender un

préstamo)*100

Deseado: 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de usuarios satisfechos estableciendo

rangos de valoración de 0 a 100.


información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de ususarios satisfechos en el periodo

anterior.

95

Anexo 10. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN DE

EXPEDIENTES CONTRACTUALES

EFICACIA

Nombre del Indicador: Expedientes Contractuales transferidos exitosamente

Fórmula: (No de Expedientes Contractuales transferidos exitosamente/ No de Expedientes

Contractuales tramitados)*100

Deseado: 100 %

¿Qué se hace? El procedimiento de Conformación de Expedientes

Contractuales en el Ministerio.

¿Qué se desea medir? La cantidad de expedientes trasferidos exitosamente



información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de expedientes trasferidos

exitosamente en el periodo anterior.

EFICIENCIA

Nombre del indicador: Tiempo empleado para trasferir expedientes.

Fórmula: (Tiempo real empleado para trasferir expedientes / Tiempo estimado para trasferir

expedientes)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? El Tiempo empleado para trasferir expedientes



información?



Anualmente

¿Con qué se compara? Con la cantidad de tiempo empleado en el periodo

anterior.

96

EFECTIVIDAD


Fórmula: (Usuarios satisfechos al transferir expedientes/ Usuarios atendidos al transferir

expedientes)*100

Deseado: 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de usuarios satisfechos al trasferir

expedientes estableciendo rangos de valoración de 0 a

100.


información?



Anualmente


anterior.

97

Anexo 11. PROPUESTA INDICADORES PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN

DOCUMENTAL

EFICACIA

Nombre del Indicador: Documentación eliminada exitosamente

Fórmula: (No de documentos eliminados exitosamente/ No de documentos programados para

su eliminación)*100

Deseado: 100 %

¿Qué se hace? El procedimiento de eliminación documental en el

Ministerio de Justicia y del Derecho.

¿Qué se desea medir? La cantidad de documentos eliminados exitosamente



información?

El(la) cordinador(a) del Grupo de Gestión Documental.


Anualmente.

¿Con qué se compara? Con la cantidad de documentos eliminados

exitosamente en el periodo anterior.

EFICIENCIA

Nombre del indicador: Tiempo empleado para realizar la eliminación documental.

Fórmula: (Tiempo real empleado para realizar el procedimiento de eliminación documental /

Tiempo estimado para realizar el procedimiento de eliminación documental)*100

Deseado: ≤ 100%



¿Qué se desea medir? El Tiempo empleado para realizar el procedimiento de

eliminación documental estableciendo rangos de



información?

El (la) cordinador(a) del Grupo de Gestión

Documental.


Anualmente.

¿Con qué se compara? Con la cantidad de tiempo empleado para realizar el

procedimiento de eliminación documental en el

periodo anterior.

98

EFECTIVIDAD


Fórmula: (Usuarios satisfechos al realizar la eliminación documental/ Usuarios atendidos al

realizar la eliminación documental)*100

Deseado: 100%



¿Qué se desea medir? La cantidad de usuarios satisfechos al realizar la

eliminación documental estableciendo rangos de



información?



Anualmente


anterior.

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